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UNIVERSIDAD VERACRUZANA Facultad de Contaduría y Administración “Manual de Organización Contable de una Empresa

UNIVERSIDAD VERACRUZANA

Facultad de Contaduría y Administración

“Manual de Organización Contable de una Empresa Fabricante de Licores”

M O N O G R A F I A

Para obtener el título de:

Licenciado en Contaduría

Presenta:

Gudelia de los Angeles Araujo Ayala

Asesor:

M.A.P. Alicia Eguía Casis

Xalapa – Enríquez, Veracruz

Marzo 2009

DEDICATORIAS Y/O AGREDECIMIENTOS

Gracias a dios, por

Gracias a mi mama, por su amor, cuidado, y protección que siempre me ha brindo, a mi hermano, mi abuelo, mis tías, a mi familia, por su cariño y la unión que siempre existirá entre nosotros. Y a mis amigos y compañeros por su ayuda.

darme

salud,

protección, por haberme

permitido llegar a cumplir esta meta tan deseada. Gracias por dejarme compartir estos momentos con las personas que quiero estimo.

 

Gracias a mi asesora, M.A.P. Alicia eguía por su atención, ayuda y tiempo, que siempre me brindo para la

Gracias

a

mis

sinodales,

el

C.P.

Ernesto Cobos Escudero

y

C.P. Silvia Nassar

Molina

por

sus

realización

de

la

atenciones

y

ayuda

presente monografía.

recibida.

3

ÍNDICE

Pág. RESUMEN………………….………………………….…………………………… 1

INTRODUCCIÓN…………………………………….………………………………2

CAPÍTULO I. ORGANIZACIÓN DE UNA EMPRESA FABRICANTE DE LICORES ………………………………………………………………………… 6

2.1 Constitución de la empresa…………………………………………………….7

2.2 Misión…………………………………………………………………………….7

2.3 Valores………………………………………………………………………… 8

2.4 Visión…………………………………………………………………………… 8

2.5 Objetivos generales…………………………………………………………….8

2.6 Objetivos específicos…………………………………………………………

2.7 Descripción de las funciones del personal………………………………… 9

2.8 Productos……………………………………………………………………… 17

2.8.1 Proceso de producción………………………………………………… 17

8

2.8.2 Mercado………………………………………………………………… 19

2.8.3 Riesgos y oportunidades de mercado……………….…………………20

2.9 Aspectos legales……………………………………………………………… 21

2.9.1 Ley Impuesto Especial sobre Producción y Servicios……………… 21

2.9.2 Ley del Impuesto Sobre la Renta……………………………………….24

2.9.3 Retenciones de ISR………………………………………………………27

2.9.4 Retenciones de IVA……………………………………………………….28

2.9.5 Ley del Impuesto Empresarial a Tasa Única………………………… 29

2.9.6 Impuesto Sobre Nóminas……………………………………………… 30

2.9.7 Ley del seguro social………………………………………………………31

CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN CONTABLE ………………………………………………………………… ………32

1.1 Definición de manual …………………………………………………… …….33

……34

1.2 Importancia de los manuales ……………………………………………

1.3

Objetivos de los manuales ……………………………………………… ……35

1.4 Limitaciones de los manuales ……………………………………… ………

1.5 Etapas para la elaboración de manuales ……………………….……………37

1.5.1 Planeación del trabajo ………………………………….………………

37

36

1.5.2 Aplicación de técnicas de investigación……………

1.5.3 Análisis de la información………………………………… ……………44

1.5.4 Estructuración………………………………….…………….……………45

1.5.5 Validación de la información………………… …………………………45

1.5.6 Autorización del manual…………….………………… ………………

45

…………………38

1.5.7 Distribución……………………………… ……………………………….45

1.6 Manual de contabilidad……………….………………………………………

46

1.6.1 Definición del manual de contabilidad…………… ……………………46

1.6.2 Objetivos del manual de contabilidad……………….………………….46

1.6.3 Importancia del manual de contabilidad………….…………………….47

1.6.4 Como elaborar un manual de contabilidad …………………………….47

1.6.5 Contenido del manual de contabilidad …………………………………48

1.6.6 Descripción del contenido del manual de contabilidad……………….49

1.6.7 Catálogo de cuentas ………………………………… …………………52

1.6.7.1 Objetivos e importancia del catálogo de cuentas…… … …52

1.6.7.2 Clasificación del catálogo de cuentas …………………………52

1.6.7.3 Definiciones de los elementos que conforman el catálogo de cuentas……………………………………………………………………………… 53

1.6.8 Cuentas de mayor ……………….………………………………………54

1.6.9 Pólizas…………………………………………………… …………… 55

1.6.9.1 Definición de pólizas…………………………….………………55

1.6.9.2 Tipos de pólizas… …………………….……………………….56

1.7 Control interno ……… …………………………………………………………57 1.7.1 Definición de control interno… ……………………………………….57 1.7.2 Objetivos del control interno… ……….………………………………57

DE ORGANIZACIÓN

CONTABLE………………………………………………………………………… 58

3.1 Introducción………………………………………………………………………60

CAPÍTULO

III.

MANUAL

3.2

Objetivos del manual de organización………………………………………

60

3.3 Organigrama general……………………………………………………………61

3.4 Catálogo de cuentas…………………………………………………………….62

3.5 Instructivo del catálogo de cuentas……………………………………………65

3.6 Guía contabilizadora………………………………………………………… 95

3.7 Políticas contables…………………………………………………………… 134

3.8 Diagrama de flujo………………………………………………………………135

3.9 Documentos fuente…………………………………………………………….137

3.10 Estados financieros………………………………………………………… 166

3.11 Glosario……………………………………………………………………… 171

CONCLUSIONES………………………………………………………………… 174 FUENTES DE INFORMACIÓN……………………………………………………178

RESUMEN.

El siguiente trabajo consiste en la realización del manual de organización contable de una fábrica de licores, el primer capítulo se menciona la empresa fabricante de licores, su historia, misión, valores, visión, objetivos generales y específicos, descripción de las funciones, productos, proceso de producción, mercado, riesgos y oportunidades de mercado, aspectos legales.

Dentro del segundo capítulo, definición de un manual, importancia, objetivos, etapas de elaboración de los manuales, definición de manual de contabilidad:

(objetivos, importancia, contenido, descripción del contenido), catálogo de cuentas, cuentas de mayor, pólizas, control interno.

El tercer capítulo consiste en el manual de organización contable, introducción, objetivos del manual, organigrama, clasificación del catálogo de cuentas, instructivo del catálogo de cuentas, guía contabilizadora, políticas contables, diagrama de flujo, documentos fuente, estados financieros.

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo trata del estudio del manual de organización contable,

desde sus principales características, elaboración y utilización para el buen funcionamiento de la empresa.

La realización del manual tiene como propósito, servir de guía para solucionar problemas, es una herramienta de trabajo, que proporciona información sobre cada una de las operaciones que se realizan en la empresa.

Cualquier negocio, ya sea grande o pequeño, necesita para su comprensión de un manual; conceptuando este como un documento en el cual se concentra de forma clara y precisa instrucciones, permitiendo el registro en forma ordenada y sistemática de las actividades de la empresa.

Las personas responsables de cada área deben tener el conocimiento y dominio de los manuales, como un medio de analizar la situación presente y formular un proyecto para la organización en el futuro, dependerá de su previsión el que la empresa siga su proceso y esté preparada para cualquier cambio.

El manual de contabilidad indica el correcto registro de cada una de las operaciones que van surgiendo con motivo de las operaciones de la empresa, utilizándose como guía contabilizadora sujeta a las políticas contables, para la presentación de estados financieros.

En el primer capitulo conocerá la historia, sus objetivos, los productos, el proceso de producción, mercado, aspectos legales de la empresa.

La administración de esta empresa tiene determinadas particularidades

especiales que deben ser conocidas por todas las personas que intervienen en

su operación. Las áreas de operación son diferentes de acuerdo al producto de

elaboración y al número de personas empleadas en cada una de las áreas,

quienes deben tener conocimientos especiales y adecuados, ya sea en forma

general o específica, interviniendo también en el trabajo que debe desempeñar

en particular dentro de la misma.

La prioridad en este tipo de empresa es la elaboración de sus productos con

alto grado de calidad, y la satisfacción del cliente, tiene como función social de

toda organización la generación de empleos, el desarrollo regional y la

trascendencia social que a futuro debe tener.

Es importante la planeación adecuada de la comercialización y organización de

sus funciones de manera correcta, a través de una buena administración, para

obtener el máximo rendimiento, reduciendo costos, mediante procedimientos

de control que impidan fugas, y que permitan la fijación de precios razonables.

Para el logro de estos objetivos, se debe contar con una adecuada información,

que sólo es posible obtener estableciendo una organización eficiente a través

de una adecuada técnica administrativa – contable, ya que nos proporcionará

la base suficiente y apropiada para una mejor toma de decisiones, que permita

corregir fallas en la operación o hacer que se eleve la eficiencia de la misma.

El segundo capítulo da a conocer de forma generalizada los conceptos que

integran el manual, se hace mención de los conceptos de manual, la

importancia así como el objetivo del mismo; en el cual parte de lo general a lo

particular.

El tercer capitulo es la aplicación del manual de contabilidad, implementado

para las empresas de producción, en el cual se crea información detallada,

ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones,

sistemas

responsabilidades e información sobre políticas,

funciones,

procedimientos de las distintas operaciones o actividades que realiza la empresa.

Se presentan los procedimientos integrales, los cuales forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente las actividades, estableciendo responsabilidades, generando información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, políticas y control interno, que participen en cumplimiento de cada función.

El sistema de control interno se constituye como una herramienta de apoyo para los directivos de cualquier empresa para modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia.

Cabe mencionar que en función del control con el que se lleva la transparencia de los registros, es fundamental que tenga autenticidad para la presentación, confiable de los estados financieros y así tener la certidumbre, que las decisiones que se tomen sean las más benéficas para la empresa.

El presente manual además de contener información ordenada y sistematizada, explica datos muy interesantes que sirven de base en la estructura de una empresa para la correcta toma de decisiones. El manual de organización contable esta sujeto a ser actualizado o, en su caso, modificado según las necesidades de cada empresa de producción.

CAPÍTULO I

ORGANIZACIÓN DE UNA EMPRESA FABRICANTE DE LICORES

2.1 Historia de la empresa.

La empresa “PRONASA” surgió de la idea de crear productos naturales, sin conservadores, ni colorantes artificiales. Considerando que en esta región es fácil encontrar la materia prima para la elaboración de licores de frutas. En el año 2000 se registró, ante la secretaria de economía la marca, y desde ese año se inició la elaboración del producto. Mismo que se comenzó a promover a nivel local. Cabe señalar que las materias primas utilizadas en la elaboración, son seleccionadas cuidando su calidad para obtener en el producto terminado la confianza y seguridad que se desea brindar al consumidor. Se elaboran en forma artesanal utilizando lo indispensable en cuanto a mano de obra. Respecto a lo financiero, se hace mención que en se invirtió exclusivamente en lo necesario para una mínima producción, y de acuerdo al éxito obtenido y la aceptación de los productos en el mercado, la inversión ha crecido. Hoy en día, el factor clave en el éxito de esta empresa ha sido la innovación en sus productos y en la presentación de éstos ante el consumidor, para mantener su competitividad. Otro de los logros fue envasar su producto en botellas de cristal para no peder las propiedades de su esencia, en cuanto a sabor, olor y consistencia. Con el propósito de obtener información financiera que contribuya a su expansión, se pensó en implementar un manual de organización contable, adaptado a las necesidades de las operaciones propias de la empresa.

2.2 Misión.

Producir bebidas tradicionales, siendo líder en calidad sabor y servicio, proporcionando una alternativa a los consumidores más exigentes, que gustan

de los sabores naturales sin conservadores artificiales que se ha comprobado que dañan el organismo.

2.3 Valores.

Promoviéndolo como un gran producto orgullosamente mexicano, exaltando su origen típico regional. Siendo guiados por valores y principios de honestidad, confianza y calidad.

2.4 Visión.

Ser una empresa líder y competitiva que se mantenga en el interés del cliente, de tal forma que pueda expandir su mercado a nivel estatal y nacional. Mediante la promoción de los productos naturales y tradicionales en nuestra región.

2.5 Objetivos generales.

1) Permanecer dentro de las preferencias del consumidor. 2) Crecer de pequeña a mediana y en un futuro lograr una gran empresa. 3) Mantener la calidad y accesibilidad de los productos. 4) Lograr la expansión mediante sucursales.

2.6 Objetivos específicos.

1) Satisfacer la demanda local. 2) Incrementar ventas. 3) Generar un margen de utilidad, sin perder la calidad del producto. 4) Contar con un establecimiento, para la comercialización del producto. 5) Promover el producto en el mercado local. 6) Comercializar el producto a un precio razonable para incrementar las ventas. 7) Hacer estudio de mercadotecnia para ofrecer el producto a los consumidores. 8) Supervisar el cuidado del producto que este en condiciones adecuadas de su consumo. (No olvidar que el producto no tiene conservadores)

9) Controlar las operaciones de todo lo que conlleva el registro y transacciones contables.

2.7 Descripción de funciones del personal.

Nombre del puesto: Gerente general.

Objetivo del puesto: Tomar dediciones de lo que se relaciona con la empresa.

Supervisa a: contador, supervisor, jefe de de ventas, cajera, almacenista, auxiliar contable, empleado de ventas.

Función general:

Puesto imprescindible, ya que es la máxima autoridad dentro de la empresa y sobre él esta la responsabilidad de los sucesos que acontezcan dentro de la misma. Es el responsable de vigilar el cumplimiento de las políticas generales de acción.

Actividades específicas:

Coordinar las actividades que realiza la empresa en general y tomar decisiones pertinentes en el momento adecuado para el cumplimiento de objetivos previamente establecidos. Responsable de supervisar que todos los departamentos lleven a cabo de manera eficiente y eficaz sus actividades para así lograr el óptimo funcionamiento de la empresa.

Actividades diarias: Revisar y autorizar documentos referentes a las operaciones de la empresa, resolver conflictos internos con el personal integrante de la empresa y supervisar que todo marche bien.

Actividades periódicas: Supervisar inventarios, realizar arqueo de caja, pagar servicios públicos contratados, entrevistarse con el consejo administrativo, realizar juntas con los jefes de los departamentos, determinar estrategias de ventas, determinar oferta y demanda, hacer investigaciones de mercado, escoger publicidad adecuada, capitación del personal contratado.

Nombre del puesto: Contador.

Depende de: Gerente general

Coordina con: Gerente general, jefe de ventas, cajera.

Objetivo del puesto: Registrar todas las operaciones realizadas en la empresa y proporcionar la información financiera.

Función general:

Persona encargada de registrar las transacciones realizadas en un periodo determinado, tiene a sus órdenes a los auxiliares contables e informa al Gerente General sobre el análisis de operaciones contables como la depreciación, amortización, corrección de pólizas de ingresos y egresos que se tienen en el período.

Función especifica:

Actividades diarias: Llevar relaciones bancarias, registrar las operaciones realizadas en el día, supervisar las cobranzas.

Actividades periódicas: Realizar los Estados financieros correspondientes al periodo. Dar el informe completo sobre la situación financiera de la empresa al Gerente General (por lo menos cada mes), calcular la nomina y realizar el cálculo y pago de impuestos.

Nombre del puesto: Supervisor

Depende de: Gerente general

Coordina con: Jefe de ventas, almacenista.

Objetivo del puesto: Verificar que las actividades de la empresa se realicen con normalidad.

Función general:

Revisar

complicaciones.

y

coordinar

las

funciones

se

lleven

con

regularidad

y

sin

Función especifica:

Actividades diarias: Llevar un control de las actividades de la empresa.

Nombre del puesto: Jefe de ventas.

Depende de: Gerente general

Coordina con: Gerente general, almacenista, cajera, empleado de ventas.

Objetivo del puesto: Llevar acabo las actividades necesarias y requeridas para el incremento de las ventas.

Función general:

Llevar un control y orden en la realización de las ventas.

Función especifica:

Actividades diarias:

proporcionar información.

Llevar un control

de

los

productos a su custodia y

Actividades Eventuales: Realizar un inventario de los productos que maneja informar al departamento de ventas en caso de existir algún faltante.

Nombre del puesto: Cajera.

Depende de: Gerente general.

Coordina con: Jefe de ventas.

Objetivo del puesto: Llevar acabo las actividades necesarias y requeridas para atender con calidad y rapidez al cliente.

Función general:

Este puesto es importante para la realización de ventas directas con orden y rapidez ya que son quienes tienen relación directa con los clientes.

Función especifica:

Actividades diarias: Llevar a cabo el cobro de la venta de los productos de una manera directa con los clientes.

Nombre del puesto: Almacenista

Depende de: Gerente general

Coordina con: Jefe de ventas.

Objetivo del puesto: Llevar acabo las actividades necesarias y requeridas para tener siempre surtido el almacén y los departamentos.

Función general:

Este puesto es importante para la realización de las ventas y satisfacción de los clientes ya que siempre debe estar surtido el almacén así como también los departamentos.

Función especifica:

Actividades diarias: Llevar a cabo un inventario en los diferentes departamentos para saber que productos son los que faltan y poder surtir esos productos.

Actividades periódicas: Llevar un control de los productos a su custodia y proporcionar información a la gerencia de aquellas circunstancias que puedan afectar a la empresa.

Actividades Eventuales: Realizar un inventario de los productos que maneja informar al departamento de ventas en caso de existir algún faltante.

Nombre del puesto: Auxiliar contable

Depende de: Contador

Objetivo del puesto: Tener conocimientos para la realización de las actividades de contabilidad.

Función general: Auxiliar a su jefe inmediato en la elaboración de los registros contables relativos a ingresos, egresos, nóminas y demás actividades de su área.

Actividades especificas:

Actividades diarias: Establecer conjuntamente con su superior inmediato las actividades a realizar, elaborar pólizas cheque, pólizas de diario, pasar cargos y abonos de las pólizas a los registros de pólizas.

Actividades periódicas: elaborar conciliaciones bancarias, calcular sueldos y salario de empleados, calcular la nómina total a pagar.

Nombre del puesto: Empleado del área de ventas.

Depende de: Gerente general

Coordina con: Jefe de ventas.

Objetivo del puesto: Llevar acabo las actividades necesarias y requeridas para atender con calidad y rapidez al cliente.

Función general:

Este puesto es importante para la realización de ventas directas con orden y rapidez ya que son quienes tienen relación directa con los clientes.

Función especifica:

Actividades diarias: Llevar a cabo la venta de los productos de una manera directa con los clientes.

Actividades periódicas: Llevar un control de los productos.

Actividades Eventuales: Ayudar a realizar un inventario de los productos que maneja informar al departamento de ventas en caso desistir algún faltante.

2 .8 Productos.

Licor de:

1) Café

2) Mora

3) Maracuyá

4) Nanche

5) Limón

6) Naranja

7) Anís

2.8.1 Proceso de producción.

1) Licor de café Ingredientes:

Licor de café, Alcohol etílico, granos de café tostado, Agua destilada, azúcar. Procedimiento:

Coloque en un frasco de vidrio con cierre hermético los granos de café, el alcohol. Deje macerar por lo menos cinco días en un lugar bien oscuro y, de ser posible, con poca humedad. Los granos tomarán un tono blancuzco. Posteriormente se prepara el jarabe con el agua y el azúcar. Déjelos hervir por algunos minutos, hasta que tenga consistencia almibarada. A continuación, filtre el alcohol y mezcle con el almíbar frío. Embotelle y cierre herméticamente para posteriormente dejar reposar en un lugar seco y oscuro.

2) Licor de mora. Ingredientes:

Mora, Alcohol, Agua destilada, Azúcar. Procedimiento:

Se lava la mora en una coladera y se exprime únicamente el jugo en una tela manta de cielo, con las manos. Se deja de 8 a 10 días hasta que fermente. Cuando forme una capa de espuma se la va quitando durante 2 o 3 días. Para cortar la fermentación se le añade alcohol y se deja el tiempo que desee. Después se le agrega el dulce, poniendo a hervir miel con azúcar y agua. Se embotelle y cierre herméticamente para posteriormente dejar reposar.

3) Licor de maracuyá. Ingredientes:

Maracuyá, Alcohol, Agua destilada, Azúcar. Procedimiento:

Se lava el maracuyá y se extrae la pulpa, se incorpora el alcohol, posteriormente se prepara un jarabe con agua y azúcar. Después, filtre el alcohol y mezcle con el almíbar frío. Embotelle y cierre herméticamente para posteriormente dejar reposar.

4) Licor de nanche. Ingredientes:

Nanches, Alcohol, Agua destilada, Azúcar. Procedimiento:

Se lava el nanche y se incorpora los nanches con el alcohol, se deja reposar, posteriormente se prepara un jarabe con agua y azúcar. Después, filtre el alcohol y mezcle con el almíbar frío. Embotelle y cierre herméticamente.

5) Licor de limón Ingredientes:

Limón, Alcohol, Agua destilada, Azúcar. Procedimiento:

Cuidadosamente separada la pulpa, de la cáscara de limón y la cáscara es macerada en alcohol de caña, se prepara el jarabe con el agua y el azúcar. Después, filtre el alcohol y mezcle con el almíbar frío. Embotelle y cierre herméticamente para posteriormente dejar reposar.

6) Licor de naranja. Ingredientes:

Naranjas, Alcohol, Azúcar, Agua destilada. Procedimiento:

Cuidadosamente separada la pulpa, de la cáscara de naranja y la cáscara es macerada en alcohol de caña, se prepara el jarabe con el agua y el azúcar.

Después, filtre el alcohol y mezcle con el almíbar frío. Embotelle y cierre herméticamente para posteriormente dejar reposar.

7) Licor de anís. Ingredientes:

Alcohol etílico, agua destilada, Azúcar, semillas de anís, Anís estrella para aromatizar. Procedimiento:

Ponga el alcohol y las semillas de anís machacadas a macerar. También, si lo desea, colocar un poco de anís estrella para aromatizar. Deje macerar la preparación por 15 días. Posteriormente filtre y reserve. Prepare un almíbar con el agua y el azúcar, hirviéndolos hasta que obtener la consistencia deseada. Una vez que esté frío, mezcle el alcohol filtrado con el almíbar y embotelle. Resérvelo por unas semanas hasta que esté listo para disfrutar.

2.8.2 Mercado. Nuestro mercado es local. Hacer llegar el producto al sector de consumidores en potencia.

es local. Hacer llegar el producto al sector de consumidores en potencia. Figura 1.1 Macro localización

Figura 1.1 Macro localización de la empresa.

Figura 1.2 Micro localización de la empresa. Xalapa, Enríquez. Latitud: 19º 32' 24". Longitud: 96º

Figura 1.2 Micro localización de la empresa.

Xalapa, Enríquez. Latitud: 19º 32' 24". Longitud: 96º 55' 39", Altitud: 1,427 metros sobre el nivel del mar Población Total: 390,58 habitantes. Superficie: 118.45 k ms2 El municipio de Xalapa colinda al norte con los municipios de Banderilla, Jilotepec y Naolinco; al este con Naolinco, Emiliano Zapata, al sur con Emiliano Zapata y Coatepec; y al oeste con Coatepec, Tlalnehuayocan y Banderilla.

2.8.3 Riesgos y oportunidades de mercado.

Oportunidades.

Está dirigido al público en general que habita la zona de la cuidad de Xalapa y sus alrededores.

Amenazas.

No contar con un local establecido. Apertura de otros negocios con el mismo giro.

Fortaleza.

Calidad y sabor del producto. Ser productos naturales (artesanales). Atención personalizada.

Debilidades.

Somos poco conocidos. La competencia

2.9 Aspectos legales

2.9.1 Ley del Impuesto Especial Sobre Producción y Servicios. Impuesto de una empresa fabricante de licores.

De acuerdo al artículo 1 de la ley del impuesto especial sobre producción y

servicios están obligados al pago del impuesto, las personas físicas y morales que realicen los actos o actividades siguientes:

I. enajenación en el territorio nacional o, en su caso, la importación definitiva, de los bienes señalados en esta ley.

II. la prestación de los servicios señalados en esta ley.

El impuesto se calculará aplicando a los valores a que se refiere este ordenamiento, la tasa que para cada bien o servicio establece el articulo 2 del mismo o, en su caso, la cuota establecida en esta ley.

Artículo 2.- Al valor de los actos o actividades que a continuación se señalan,

se aplicarán las tasas siguientes:

I. En la enajenación o, en su caso, en la importación de los siguientes bienes:

A) Bebidas con contenido alcohólico y cerveza:

1. Con una graduación alcohólica de hasta 14°G.L

25%

2. Con una graduación alcohólica de más de 14°y hasta

30%

3. Con una graduación alcohólica de más de

50%

Artículo 3.- Para los efectos de esta Ley se entiende por:

I. Bebidas con contenido alcohólico, las bebidas alcohólicas y las bebidas

refrescantes, de acuerdo con lo siguiente:

a) Bebidas alcohólicas, las que a la temperatura de 15°centígrados tengan una

graduación alcohólica de más de 3°G.L., hasta 55°G.L., incluyendo el

aguardiente y a los concentrados de bebidas alcohólicas aun cuando tengan

una graduación alcohólica mayor.

b) Bebidas refrescantes, las elaboradas con un mínimo de 50% a base de vino

de mesa, producto de la fermentación natural de frutas, pudiéndose adicionar

agua, bióxido de carbono o agua carbonatada, jugo de frutas, extracto de

frutas, aceites esenciales, ácido cítrico, azúcar, ácido benzoico o ácido sórbico

o sus sales como conservadores, así como aquéllas que se elaboran de

destilados alcohólicos diversos de los antes señalados.

Artículo 5.- El impuesto se calculará mensualmente y se pagará a más tardar el

día 17 del mes siguiente a aquél al que corresponda el pago, excepto en el

caso de importaciones de bienes en el que se estará a lo dispuesto en los

artículos 15 y 16 de esta Ley, según se trate. Los pagos mensuales se

realizarán en los términos que al efecto se establezcan en esta Ley y tendrán el

carácter de definitivos.

El pago mensual será la diferencia que resulte de restar a la cantidad que se

obtenga de aplicar la tasa que corresponda en los términos del artículo 2o. de

esta Ley a las contraprestaciones efectivamente percibidas en el mes de que

se trate, por la enajenación de bienes o la prestación de servicios gravados por

esta Ley; el impuesto pagado en el mismo mes por la importación de dichos

bienes, así como el impuesto que resulte acreditable en el mes de que se trate de conformidad con el artículo 4o. de esta Ley. Cuando en la declaración de pago mensual resulte saldo a favor, el contribuyente únicamente podrá compensarlo contra el impuesto a su cargo que le corresponda en los pagos mensuales siguientes hasta agotarlo. Cuando el contribuyente no compense el saldo a favor contra el impuesto que le corresponda pagar en el mes de que se trate o en los dos siguientes, pudiendo haberlo hecho, perderá el derecho a hacerlo en los meses siguientes hasta por la cantidad en que pudo haberlo compensado. Las disposiciones que establece el Código Fiscal de la Federación en materia de devolución de saldos a favor y de compensación, se aplicarán en lo que no se oponga a lo previsto en el presente artículo.

Artículo 5.-A. Los fabricantes, productores, envasadores o importadores, que a través de comisionistas, mediadores, agentes, representantes, corredores, consignatarios o distribuidores, enajenen los bienes a que se refieren los incisos A), B) y C) de la fracción I del artículo 2o. de esta Ley, estarán obligados a retener el impuesto sobre la contraprestación que a éstos correspondan y enterarlo mediante declaración que presentarán ante las oficinas autorizadas, de conformidad con lo dispuesto en el primer párrafo del artículo 5o. de esta Ley. Cuando las contraprestaciones se incluyan en el valor de la enajenación por las que se pague este impuesto, no se efectuará la retención y no se considerarán contribuyentes de este impuesto por dichas actividades. Los contribuyentes que únicamente realicen las actividades a que se refiere el párrafo anterior y que por dichas actividades les sea retenido el impuesto sobre las contraprestaciones que les correspondan en los términos del citado párrafo, no tendrán obligación de presentar declaraciones de pago mensual.

2.9.2 Ley del Impuesto Sobre la Renta.

Artículo 2. Para los efectos de esta Ley, se considera establecimiento permanente cualquier lugar de negocios en el que se desarrollen, parcial o totalmente, actividades empresariales o se presten servicios personales independientes. Se entenderá como establecimiento permanente, entre otros, las sucursales, agencias, oficinas, fábricas, talleres, instalaciones, minas, canteras o cualquier lugar de exploración, extracción o explotación de recursos naturales.

Artículo 4. Se considerarán ingresos atribuibles a un establecimiento permanente en el país, los provenientes de la actividad empresarial que desarrolle o los ingresos por honorarios y en general por la prestación de un servicio personal independiente, así como los que deriven de enajenaciones de mercancías o de bienes inmuebles en territorio nacional, efectuados por la oficina central de la persona, por otro establecimiento de ésta o directamente por el residente en el extranjero, según sea el caso. Sobre dichos ingresos se deberá pagar el impuesto en los términos de los Títulos II o IV de esta Ley, según corresponda.

También se consideran ingresos atribuibles a un establecimiento permanente en el país, los que obtenga la oficina central de la sociedad o cualquiera de sus establecimientos en el extranjero, en la proporción en que dicho establecimiento permanente haya participado en las erogaciones incurridas para su obtención.

Artículo 8. Cuando en esta Ley se haga mención a persona moral, se entienden comprendidas, entre otras, las sociedades mercantiles, los organismos descentralizados que realicen preponderantemente actividades empresariales, las instituciones de crédito, las sociedades y asociaciones civiles y la asociación en participación cuando a través de ella se realicen actividades empresariales en México.

En los casos en los que se haga referencia a acciones, se entenderán incluidos

los certificados de aportación patrimonial emitidos por las sociedades

nacionales de crédito, las partes sociales, las participaciones en asociaciones

civiles y los certificados de participación ordinarios emitidos con base en

fideicomisos sobre acciones que sean autorizados conforme a la legislación

aplicable en materia de inversión extranjera; asimismo, cuando se haga

referencia a accionistas, quedarán comprendidos los titulares de los

certificados a que se refiere este párrafo, de las partes sociales y de las

participaciones señaladas. Tratándose de sociedades cuyo capital esté

representado por partes sociales, cuando en esta Ley se haga referencia al

costo comprobado de adquisición de acciones, se deberá considerar la parte

alícuota que representen las partes sociales en el capital social de la sociedad

de que se trate.

El sistema financiero, para los efectos de esta Ley, se compone por las

instituciones de crédito, de seguros y de fianzas, sociedades controladoras de

grupos financieros, almacenes generales de depósito, administradoras de

fondos para el retiro, arrendadoras financieras, uniones de crédito, sociedades

financieras populares, sociedades de inversión de renta variable, sociedades

de inversión en instrumentos de deuda, empresas de factoraje financiero,

casas de bolsa, casas de cambio y sociedades financieras de objeto limitado,

que sean residentes en México o en el extranjero. Asimismo, se considerarán

integrantes del sistema financiero a las sociedades financieras de objeto

múltiple a las que se refiere la Ley General de Organizaciones y Actividades

Auxiliares del Crédito que tengan cuentas y documentos por cobrar derivados

de las actividades que deben constituir su objeto social principal, conforme a lo

dispuesto en dicha ley, que representen al menos el setenta por ciento de sus

activos totales, o bien, que tengan ingresos derivados de dichas actividades y

de la enajenación o administración de los créditos otorgados por ellas, que

representen al menos el setenta por ciento de sus ingresos totales. Para los

efectos de la determinación del porcentaje del setenta por ciento, no se

considerarán los activos o ingresos que deriven de la enajenación a crédito de

bienes o servicios de las propias sociedades, de las enajenaciones que se

efectúen con cargo a tarjetas de crédito o financiamientos otorgados por

terceros.

Tratándose de sociedades de objeto múltiple de nueva creación, el Servicio de Administración Tributaria mediante resolución particular en la que se considere el programa de cumplimiento que al efecto presente el contribuyente podrá establecer para los tres primeros ejercicios de dichas sociedades, un porcentaje menor al señalado en el párrafo anterior, para ser consideradas como integrantes del sistema financiero para los efectos de esta Ley.

Para los efectos de esta Ley, se considera previsión social, las erogaciones efectuadas por los patrones a favor de sus trabajadores que tengan por objeto satisfacer contingencias o necesidades presentes o futuras, así como el otorgar beneficios a favor de dichos trabajadores, tendientes a su superación física, social, económica o cultural, que les permitan el mejoramiento en su calidad de vida y en la de su familia.

Para los efectos de esta Ley, se consideran depositarios de valores a las instituciones de crédito, a las sociedades operadoras de sociedades de inversión, a las sociedades distribuidoras de acciones de sociedades de

inversión, a las casas de bolsa y a las instituciones para el depósito de valores del país concesionadas por el Gobierno Federal de conformidad con lo establecido en la Ley del Mercado de Valores, que presten el servicio de custodia y administración de títulos

.

2.9.3 Retenciones de ISR

Artículo 86 fracción IV. Presentar, a más tardar el día 15 de febrero de cada año, ante las autoridades fiscales, la información correspondiente de las personas a las que les hubieran efectuado retenciones en el año de calendario anterior conforme a lo dispuesto en el último párrafo del artículo 127 de esta Ley.

Artículo 86 Fracción IX, inciso a. De las personas a las que en el año de calendario inmediato anterior les hubieren efectuado retenciones de impuesto sobre la renta, así como de los residentes en el extranjero a los que les hayan efectuado pagos de acuerdo con lo previsto en el Título V de esta Ley.

Artículo 86 Fracción X. Las declaraciones a que se refiere este artículo, así como las mencionadas en el artículo 143, último párrafo, de esta Ley, deberán presentarse a través de medios electrónicos en la dirección de correo electrónico que al efecto señale el Servicio de Administración Tributaria mediante disposiciones de carácter general

Artículo 143. Cuando los ingresos a que se refiere este Capítulo se obtengan por pagos que efectúen las personas morales, éstas deberán retener como pago provisional el monto que resulte de aplicar la tasa del 10% sobre el monto de los mismos, sin deducción alguna, debiendo proporcionar a los contribuyentes constancia de la retención; dichas retenciones deberán enterarse, en su caso, conjuntamente con las señaladas en el artículo 113 de esta Ley. El impuesto retenido en los términos de este párrafo podrá acreditarse contra el que resulte de conformidad con el segundo párrafo de este artículo.

2.9.4 Retención de IVA

Artículo 1-A Están obligados a efectuar la retención del impuesto que se les traslade, los contribuyentes que se ubiquen en alguno de los siguientes supuestos:

I. Sean instituciones de crédito que adquieran bienes mediante dación en pago

o adjudicación judicial o fiduciaria.

II. Sean personas morales que:

a) Reciban servicios personales independientes, o usen o gocen temporalmente bienes, prestados u otorgados por personas físicas,

respectivamente.

b) Reciban servicios de autotrasporte terrestre de bienes, prestados por

personas físicas o morales.

III. Sean personas físicas o morales que adquieran bienes tangibles, o los usen

temporalmente, que enajenen u otorguen residentes en el extranjero sin

establecimiento permanente en el país.

IV. Las personas morales que hayan efectuado la retención del impuesto, y que

a su vez se les retenga dicho impuesto conforme a esta fracción o realicen la

exportación de bienes tangibles en los términos previstos en la fracción I del artículo 29 de esta ley, podrán considerar como impuesto acreditable, el impuesto que les trasladaron y retuvieron, aun cuando no hayan enterado el impuesto retenido de conformidad con lo dispuesto en la fracción IV del artículo 5 de esta ley.

2.9.5

Ley del Impuesto Empresarial a Tasa Única.

Artículo 1. Están obligadas al pago del impuesto empresarial a tasa única, las personas

físicas y morales residentes en el territorio nacional, así como los residentes en el extranjero con establecimiento permanente en el país, por los ingresos que obtengan, independientemente del lugar en donde se generen por la realización de las siguientes actividades:

I. Enajenación de bienes.

II. Prestación de servicios independientes.

III. Otorgamiento del uso o goce temporal de bienes.

El impuesto empresarial a tasa única se calculará aplicando la tasa del 17.5% a la cantidad que resulte de disminuir de la totalidad de los ingresos percibidos por las actividades a que se refiere este artículo, las deducciones autorizadas en esta ley.

Artículo 7 El impuesto empresarial a tasa única se calculará por ejercicio y se pagará mediante declaración que se presentará ante las oficinas autorizadas en el mismo plazo establecido para la presentación de la declaración anual del impuesto sobre la renta.

Artículo 9 Los contribuyentes efectuarán pagos provisionales mensuales a cuenta del impuesto empresarial a tasa única del ejercicio, mediante declaración que presentarán ante las oficinas autorizadas en el mismo plazo establecido para la presentación de la declaración de los pagos provisionales del impuesto sobre la renta.

2.9.6 Impuesto Sobre Nóminas.

Se encuentran obligadas al pago del impuesto sobre nóminas, las personas físicas y morales que, realicen erogaciones en dinero o en especie por concepto de remuneración al trabajo personal subordinado, independientemente de la designación que se les otorgue.

Para efectos de este impuesto, se considerarán erogaciones destinadas a remunerar el trabajo personal subordinado, las siguientes:

I. Sueldos y salarios

II. Tiempo extraordinario de trabajo

III. Premios, primas, bonos, estímulos e incentivos

IV. Compensaciones

V. Gratificaciones o aguinaldos

VI. Participación patronal al fondo de ahorros

VII. Primas de antigüedad

VIII. Comisiones

IX. Pagos realizados a administradores, comisarios o miembros de los consejos directivos de vigilancia o de administración de sociedades y asociaciones

El impuesto sobre nóminas se determinará, aplicando la tasa del 2% sobre el monto total de las erogaciones realizadas por concepto de remuneraciones al trabajo personal subordinado.

El impuesto se causará en el momento en que se realicen las erogaciones por el trabajo personal subordinado y se pagará mediante declaración, en la forma oficial aprobada, que deberá presentarse a más tardar el día diecisiete del mes siguiente.

2.9.7

Ley del seguro social.

Artículo 1.

“La presente ley es de observancia general en toda la republica, en la forma y términos que la misma establece, sus disposiciones son de orden público y de interés social”.

CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN CONTABLE

1. Manual.

1.1 Definición de manual.

En los siguientes párrafos presentaremos el concepto de manual desarrollado

por diferentes autores.

Graham Kellog establece que: El manual presenta sistemas y técnicas

específicas, Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el

personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña

responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significa

establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo.

(Gómez Ceja, Guillermo, 1994 p.378)

Gómez Ceja Guillermo (1994) define al manual como:

“Un conjunto de documentos que partiendo de los objetivos fijados y políticas

implantadas para lograrlo, señala la secuencia lógica y cronológica de una

serie de actividades, traducidas a un procedimiento determinado, indicando

quién los realizará, que actividades han de desempeñarse y la justificación de

todas y cada una de ellas, en forma tal, que constituyen una guía para el

personal que ha de realizarlas”. (p. 378)

Rodríguez Valencia J. (1998) menciona que un manual es: “un documento en

el que se encuentra de manera sistemática, las instrucciones, bases o

procedimientos para ejecutar una actividad”. (p.57)

De las definiciones anteriores se llego a la conclusión que:

MANUAL. Es un documento en el cual se concentra de forma clara y precisa

instrucciones, que permite encaminar las actividades de la empresa, de

acuerdo a las políticas y procedimientos que señala la secuencia lógica y

cronológica de la entidad, con el propósito de orientar y uniformar cada una de las operaciones propias de la misma empresa.

Los manuales, son una herramienta de forma sencilla, directa, uniforme y debidamente autorizada, de presentar la información que trata de los deberes, responsabilidades de un empleado, y actividades de una empresa, y son lineamientos bajo los cuales tendrá que sujetarse, para realizar su trabajo de acuerdo a las políticas de la empresa.

1.2 Importancia de los manuales.

La importancia del manual radica en ofrecer una descripción actualizada, concisa y clara de las actividades contenidas en cada proceso. Por tal motivo, un manual jamás podemos considerarlo como concluido y completo, ya que debe evolucionar junto con la propia organización.

En nuestros días, es un requisito de suma importancia que las empresas, se apoyen en varios manuales de procesos. La verdadera orientación consiste en establecer una guía de trabajo, oficial y racional, formalizando la aprobación del conjunto de instrumentos administrativos y estableciendo la obligatoriedad del uso a través de un manual, para evitar que el largo y arduo trabajo de la organización sea diluido, distorsionado, negado y hasta ridiculizado por algunas personas que generalmente, lo combaten de todas las formas posibles porque lo consideran innecesario.

La importancia de estos documentos en todo tipo de organismo social, se encuentra en que permiten tener en forma ordenada y sistemática el quehacer cotidiano de las operaciones que realiza cada área funcional así como las personas que las ejecutan, sin importar el área o nivel de quien las llevan a cabo.

Los manuales administrativos por otro lado permiten conocer el funcionamiento interno de las políticas de ejecución, descripción de tareas, ubicación de los puestos, requerimientos de los mismos y responsables de la ejecución.

1.3 Objetivos de los manuales.

A continuación se mencionan los objetivos de los manuales.

1) Presentar una visión del conjunto de la empresa.

2) Lograr y mantener un sistema sólido para la empresa.

3) Servir de guía para la solución de problemas.

4) Precisar las funciones encomendadas a la Unidad Administrativa para evitar duplicidad y detectar omisiones y deslindar responsabilidades.

5) Colaborar en la ejecución correcta de las actividades encomendadas al personal y proporcionar uniformidad en su desarrollo.

6) Ser un instrumento útil de orientación e información sobre el quehacer de las unidades responsables.

7) Orientar y uniformar la conducta de cada grupo de personas en la empresa.

8) Establecer instrucciones de una forma clara, sencilla y directa para su comprensión.

9) Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos.

10) Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo.

11) Funcionar como medio de relación y coordinación.

1.4 Limitaciones de los manuales.

A continuación se presentan algunas limitaciones de los manuales:

Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones. En el caso de un manual mal diseñado en lugar de beneficiar y ayudar a la empresa solo perjudicaría.

El costo de producción y actualización puede ser alto. Sin embargo su costo - beneficio puede justificar su formulación por lo que puede convertirse en una inversión útil que sirve de apoyo a la empresa.

Si no se les actualiza periódicamente pierden efectividad, debido a que la empresa se encuentra sujeta a un proceso continuo de cambios, que la afectan en su estructura y operación.

Incluyen solo los aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia es notoria para la misma.

Muy sintéticos carecen de utilidad, muy detallados los convierte en complicados. Por eso el desarrollo del los manuales debe de ser de fácil aplicación y utilización para evitar caer en esta clase de inconvenientes.

1.5 Etapas para la elaboración de manuales.

Para la elaboración o actualización del manual administrativo de una Dependencia o Entidad se pueden considerar las siguientes etapas:

1. Planeación del Trabajo

2. Aplicación de Técnicas de Investigación

3. Análisis de la Información

4. Estructuración

5. Validación de la Información

6. Autorización del Manual

7. Distribución

1.5.1 Planeación del trabajo. La planeación, significa identificar por anticipado que medios y que procedimientos son necesarios para alcanzar un determinado objetivo, eligiendo entre todas las alternativas posibles la que permita reducir al mínimo necesario el desgaste de esfuerzos.

La preparación de un manual está basada por consiguiente en dos motivos igualmente importantes.

El conocimiento de los objetivos que se quieren alcanzar.

El conocimiento de la situación efectiva de la empresa y, en particular, de sus principales componentes: medios financieros, instrumentos, personal, grado de organización, etc.

Debe hacerse un estudio preliminar que permita conocer las funciones y actividades que se realizan en las áreas a trabajar, para definir la estrategia general de obtención de información, a través de fuentes más representativas como son:

1) Los documentos jurídicos y administrativos de la institución, que son base para la realización de las funciones de la Dependencia o Entidad.

2) Archivos documentales de la Dependencia o Entidad.

3) Los Manuales Administrativos existentes.

4) Los directivos y empleados, por el conocimiento de las actividades y las limitaciones o divergencias en cuanto a la documentación existente.

Una vez recabados los elementos preliminares, se debe elaborar un Programa de Trabajo para establecer en orden cronológico, las actividades necesarias para la elaboración de los Manuales Administrativos de la Dependencia o Entidad, comprendiendo desde la integración del equipo de trabajo hasta la aprobación y distribución del Manual.

1.5.2 Aplicación de Técnicas de Investigación.

Simultáneamente a la elaboración del Programa de Trabajo, se establecerán y diseñarán las técnicas de investigación a utilizarse, ya sean documentales o de campo. A continuación se describen las técnicas de investigación:

1) Investigación documental.- trata principalmente de recolectar y hacer un primer examen de la información que exista, escrita, gráfica, sobre el objeto definido de estudio que se trate.

Consiste en recopilar documentos para la selección y análisis de aquellos escritos que contienen datos relacionados con los aspectos que se integrarán en los Manuales Administrativos, éstos pueden ser: bases jurídico- administrativas, reglamentos, decretos, leyes, manuales anteriores, gacetas oficiales, disposiciones normativas, y todos aquellos que contengan información relevante para el estudio.

2) Observación.-implica observar cómo realiza una persona actividades especificas y anotar todos sus acciones en la secuencia correcta, tiene como finalidad el complementar, confrontar y verificar datos obtenidos en la investigación documental.

Es la percepción reflexiva de la realización de actividades, con la finalidad de complementar y verificar los datos obtenidos en la investigación documental.

La observación es muy útil cuando el analista necesita ver de primera mano como se manejan los documentos, como se llevan a cabo los procesos y si ocurren los pasos especificados. Saber que buscar y como interpretar su significado, también requiere de experiencia. Los observadores con experiencia captan quien utiliza los documentos y si encuentran dificultades; también están alertas para detectar documentos o registros que no se utilizan.

3) Cuestionarios. Es una forma de reunir datos; su contenido tiene por objeto describir hechos y opiniones, reunir datos objetivos y cuantitativos. La preparación de formularios en los cuales se deben registrar la información que se necesita recolectar debe hacerse con especial atención, ya que el diseño de éstos depende en gran parte la facilidad para la recolección y procesamiento de la información. Los cuestionarios son útiles cuando es preciso recabar información específica de un gran número de personas.

La aplicación de esta técnica se desarrolla a través de preguntas escritas predefinidas, que son contestados por el personal adscrito al centro de trabajo. Este medio de captación de información permite ahorrar recursos y tiempo, sin embargo, la calidad y precisión de la misma dependerá del diseño y la presentación del cuestionario, así como de la disposición del personal al que se aplica.

Existen dos formas de cuestionarios para recabar datos; cuestionarios abiertos y cerrados, y se aplican dependiendo de si los analistas conocen de antemano

todas las posibles respuestas de las preguntas y pueden incluirlos. Con frecuencia se utilizan ambas formas en los estudios de sistemas.

Cuestionarios abiertos.

Al igual, que las entrevistas, los cuestionarios pueden ser abiertos y se aplican cuando se quieren conocer los sentimientos, opiniones y experiencias generales; también son útiles al explorar el problema básico, por ejemplo, un analista que utiliza cuestionarios para estudiar los métodos de verificación de crédito, en un medio ambiente de ventas al menudeo, podría recabar mas información provechosa de una pregunta abierta de este tipo: ¿Cómo podría simplificarse y mejorarse el proceso de verificación de crédito para los clientes?

Cuestionarios cerrados.

El cuestionario cerrado limita las respuestas posibles del interrogado. Por medio de un cuidadoso estilo en la pregunta, el analista puede controlar el marco de referencia. Este formato es el mejor método para obtener información sobre los hechos. También fuerza a los individuos para que tomen una posición y forma de opinión sobre los aspectos importantes.

Etapas en el desarrollo de un cuestionario.

Los cuestionarios bien hechos no se desarrollan rápidamente, llevan tiempo y mucho trabajo. La primera consideración se encuentra en determinar el objetivo del cuestionario. ¿Qué datos quiere conocer el analista a través de su uso? El analista define como utilizar los cuestionarios a fin de obtener los hechos al considerar la estructura más útil para el estudio y la más sencilla de entender por parte de los interrogados.

Lleva tiempo desarrollar preguntas bien elaboradas y deben siempre probarse y modificarse, si es necesario, antes de que imprima una forma final y se distribuya.

Selección de quienes recibirán el cuestionario.

Aquellas personas que reciban el cuestionario deben seleccionarse de a cuerdo con la información que puedan proporcionar. Escribir o imprimir un cuestionario no significa que se pueda distribuir ampliamente sin un análisis previo. Lo pueden contestar personas no calificadas y si el cuestionario no es anónimo, no será posible retirar sus respuestas de la muestra. La realización de esto también es desgastante y caro.

4) Entrevistas. Es un instrumento que permite descubrir aquellos aspectos ocultos que forman parte de todo trabajo administrativo, ayudando a verificar inferencias y observaciones, tanto internas como externas valiéndose de la viva narración de las personas.

Consiste en obtener información verbal del personal que realiza directamente las actividades a analizar. Este medio proporciona información completa, debido a la interacción que se da con el personal entrevistado, permitiendo la percepción de actitudes.

Etapas de la entrevista.

Etapa 1: Fase de arranque y de creación de un clima de confianza. La entrevista individual es una herramienta sencilla, aunque, en función de cómo se realiza, puede dar resultados muy variables.

Las tareas del evaluador:

Conocer y respetar los usos y costumbres (código de cortesía, silencios, formulación de las preguntas, duración de la discusión antes de empezar las preguntas, etc.). Prever los problemas de idioma (códigos, calidad de los eventuales interpretes, sentido de las palabras como, por ejemplo, "desarrollo").

Adaptarse a su interlocutor, su papel, su estatus jerárquico en el organismo, para la realización de la entrevista o para el intercambio de información (alguna información puede ser confidencial).

Tener en cuenta los elementos que influyen sobre la actitud de la persona entrevistada, como el entorno material, social, jerárquico o simbólico.

Presentar y explicar las razones de la entrevista, la forma cómo las personas entrevistadas han sido seleccionadas y cómo serán utilizadas las respuestas.

Fijar (incluso negociar) las reglas del juego: la duración de la entrevista, la grabación o no de las respuestas, etc.

Aclarar inmediatamente si se utilizarán las respuestas de forma anónima o no.

Comprobar la justa comprensión de la introducción por parte de la persona entrevistada, y el carácter voluntario de sus respuestas.

Etapa 2: Fase de ajuste entre el sujeto y las respuestas de las personas meta. El evaluador debe adaptarse a su interlocutor y, en función de su papel y de su estatus jerárquico en el organismo, interpretar las respuestas de este último teniendo en cuanta las especificidades que puedan presentarse:

Manera de abordar la pregunta

Posible dificultad para expresar puntos de vista críticos

Mensajes que el interlocutor quiere transmitir a través del evaluador

Eventual percepción del evaluador como un inspector.

El evaluador debe también adaptarse a la actitud de su interlocutor: sus

aunque no

etc.

experiencias

estaban previstos

personales, los

en

puntos que ha deseado evocar

la

guía

de

entrevista,

En la flexibilidad del evaluador reside la clave del éxito para la recolección de los datos. Sin embargo, el evaluador debe controlar en todo momento la

evolución de la entrevista, evitando salirse del tema o insistir demasiado sobre un punto. Etapa 3: Fase de seguimiento de la guía de entrevista y de profundización. Las dos reglas elementales que hay que seguir durante una entrevista son la flexibilidad y el control. La escucha permite tratar en tiempo real la información facilitada por el interlocutor. No se trata de hablar por él, ni tampoco de dejarle proseguir según su propio hilo conductor. La actividad por parte del evaluador permite encontrar el equilibrio entre la flexibilidad y el control.

Etapa 4: Fase de conclusión y post entrevista.

Concluir. Finalizar la entrevista con consideraciones positivas o con una libre discusión. Prever volver a contactar la persona, si es necesario. No olvidar las formulas de agradecimiento para concluir la entrevista.

Preservar

la

confidencialidad.

Si el interlocutor ha puesto la confidencialidad como condición, se debe respetar este principio, lo mismo que preservar la vida privada de la persona. Es conveniente que la entrevista se realice en el lugar de trabajo del entrevistado, con el fin de que pueda dar explicaciones directas que faciliten la comprensión. Para que esta técnica se desarrolle con éxito es conveniente observar lo siguiente:

Utilizar las entrevistas libres, dirigidas o ambas.

Tener claro el objetivo de la entrevista.

Concertar previamente cita con el servidor público.

Escuchar con atención y objetividad para evitar el desvío del enfoque de la entrevista.

Realizar las preguntas necesarias a efecto de entender completamente las actividades que desarrolla el personal o esclarecer toda duda.

1.5.3 Análisis de la Información.

En el análisis de la información obtenida, se debe realizar un examen minucioso que permita conocer cada uno de los elementos que la integran, para lo cual es necesario establecer la secuencia:

Conocer el hecho o situación. Describir ese hecho o situación. Descomponerlo en todos sus detalles y elementos. Examinarlos críticamente. Ordenar cada elemento de acuerdo a criterios previamente establecidos. Precisar las relaciones entre cada elemento.

Para

cuestionamientos siguientes:

facilitar

el

análisis

de

la

información

podemos

apoyarnos

con

los

¿Qué trabajo se hace? Se trata de saber que operaciones se efectúan para lograr el cometido o propósito del mismo. ¿Quién lo hace? Se refiere a las áreas que intervienen en el procedimiento, también se cuestionan las actitudes del personal hacia el trabajo y las relaciones laborales entre las personas. ¿Cómo se hace? Se refiere a los métodos y técnicas aplicadas para realizar el trabajo y la forma en que han sido adoptados en la empresa. ¿Cuándo se hace? Se refiere a la información sobre la estacionalidad y secuencia del trabajo, así como los horarios y tiempos requeridos para obtener resultados o terminar la operación. ¿Dónde se hace? Se refiere a la funcionalidad de los locales y distribución interna del espacio con relación a las operaciones y tareas del personal. ¿Por qué se hace? Busca la justificación de la existencia de ese trabajo. Con esta pregunta se pretende conocer los objetivos de las acciones que integran el

procedimiento, para así poder determinar si alguna de estas acciones no tiene objeto que se siga desarrollando. Una vez obtenidos los resultados del análisis de la información se puede continuar con las etapas de:

1.5.4 Estructuración.

En esta etapa se debe establecer el diseño y la presentación que se utilizará para la elaboración de los Manuales Administrativos.

1.5.5 Validación de la información.

Es necesario que la validación la lleven a cabo los responsables de las áreas a las que corresponden los Manuales, con la finalidad de que la información que se presenta en ellos, sea acorde con las atribuciones y actividades que realizan cada una de las áreas.

1.5.6 Autorización del manual.

Una vez llevada a cabo la validación, debemos darle la formalidad al documento solicitando la autorización del titular de la Dependencia o del área a

la que corresponda el documento.

1.5.7 Distribución.

Obtenida la autorización se procede a la distribución en las áreas correspondientes, con la finalidad de que el personal conozca y haga uso de esta herramienta administrativa.

La utilidad de los Manuales Administrativos radica en la veracidad de la información que contiene, por lo que se recomienda mantenerlos permanentemente actualizados por medio de revisiones periódicas con el propósito de que sean apegados a la realidad.

1.6

Manual de contabilidad.

1.6.1 Definición del manual de contabilidad.

En las siguientes líneas presentaremos el concepto de manual de contabilidad:

Rodríguez, (1998) Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad:

Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica del departamento, descripción del sistema contable, operaciones internas del personal, manejo de registros, control de la elaboración de información financiera. (p. 64)

Guajardo, (1995) precisa que:

Es un libro por separado donde, además de los números y títulos de cuentas, se describe en forma detallada lo que se debe registrar en cada uno de ellas, los documentos que dan soporte a transacción así como lo representa su saldo. (p.112).

Es un conjunto de libros, documentos y normas que permiten registrar las transacciones que realiza un negocio con el fin de controlar sus operaciones e informar sobre los resultados que obtiene la empresa.

1.6.2 Objetivos del manual de contabilidad.

Proporcionar al usuario una herramienta para el concreto registro contable de las operaciones, convirtiendo la contabilidad en un mecanismo que proporcione información veraz y oportuna para la toma de decisiones.

Unificar los registros e información de los distintos departamentos que conforman la entidad económica.

Guiar la comunicación y coordinación de todas las actividades que se realicen dentro de la institución.

Producir información ágil, veraz y oportuna para la presentación de sus resultados en las actividades encomendadas en cada uno de los departamentos.

1.6.3

Importancia del manual de contabilidad.

Consiste en presentar la estructura orgánica del área de contabilidad, descripción del sistema contable, operaciones internas, manejo de registros, control de la elaboración de la información. Éste servirá como fuente básica de referencia y ayudará a capacitar a los nuevos miembros.

La contabilidad es un sistema de información necesario para que las organizaciones conozcan los resultados de su operación y la posición financiera a una fecha determinada.

La información generada por un sistema de contabilidad puede ser útil tanto para usuarios internos en la organización, es decir la administración de la misma, como para usuarios externos.

La necesidad de que la información que proporciona la contabilidad sea confiable; para lograr esto, se requiere que la estructura del sistema de información esté debidamente planeada, en función de la naturaleza de la actividad de cada entidad, así como de los propósitos que tenga la información.

1.6.4 Como elaborar un manual de contabilidad. La elaboración de un manual de contabilidad implica el cumplimiento de un proceso integrado por una serie de tareas relacionadas secuencialmente, cuya agrupación en apartados facilita la programación del trabajo.

A continuación se detalla una serie de fases que figuran el proceso para la elaboración del manual.

Definir el objetivo a cumplir. Es imprescindible una definición clara de la necesidad que se pretende satisfacer, ya que de ella depende todo el trabajo posterior.

Elección de los responsables de la preparación. Una vez ya definido el objetivo a seguir, deberá elegirse el responsable deberá contar con todo el apoyo del personal.

Estudio preliminar de la organización. En esta fase el mismo analista debe interiorizarse del trabajo a realizar, los objetivos y alcances del mismo. Es vital que el analista comprenda con claridad suficiente que es lo que se espera de su trabajo ya que las malas interpretaciones llevaran a resultados deficientes.

1.6.5 Contenido del manual de contabilidad.

Introducción.

Objetivos del manual.

Organigrama.

Catálogo de cuentas.

Instructivo del catálogo de cuentas.

Guía contabilizadora.

Control interno contable.

Políticas contables.

Diagrama de flujo.

Documentos fuente.

Estados financieros.

Glosario.

1.6.6 Descripción del contenido del manual de contabilidad.

Introducción. Este apartado debe incluir una breve introducción, su propósito es explicar al usuario del manual lo que es el documento, que se pretende cumplir a través de él, su alcance, cómo usar este manual y cuándo se harán las revisiones y actualizaciones.

Objetivos del manual. Debe contener una explicación del propósito que se pretende lograr con el manual contable.

Organigrama. En este apartado se presentará gráficamente la estructura orgánica.

Catálogo de cuentas. “El plan de cuentas que nos sirven para el registro, clasificación y aplicación de las operaciones a las actividades correspondientes. O bien es una lista ordenada de cuentas en función a cada entidad u organismo”. (Romero, 2002, p. 368)

Instructivo del catálogo de cuentas. Es de utilidad no solo a los contadores sino también a los directivos, los cuales debe de interpretar y utilizar los datos de contabilidad con propósitos operativos.

El instructivo del catálogo de cuentas, tiene los fines siguientes:

1. Precisar los objetivos de la contabilidad.

2. Indicar los criterios del plan de cuentas.

3. Explicar el método de codificación adoptado.

4. Ilustrar la función de las cuentas.

Guía contabilizadora. Es un documento en el que detalladamente y por cada operación, se indican los asientos, de los documentos fuente de datos que los captan, documentos que contabilicen, pues al determinar los asientos para registrar todas las operaciones posibles de la empresa dentro de sus actividades normales, tendrán que citarse las cuentas que deban afectarse.

Control interno contable. Consiste en los procedimientos o políticas que se encuentren definidos en la empresa, para lograr los objetivos planeados por la entidad.

Políticas contables. Son aquellas que se implementan en la empresa para aplicarlas en forma constante en los registros contables de la empresa en cuanto a sus operaciones.

Diagrama de flujo. “Es un esquema o dibujo en el que, por medio de figuras geométricas conectadas por flechas, se indica la secuencia de una operación, o bien la trayectoria de un documento desde su origen hasta su destino”. (Elizondo, 1993, p.174)

Documentos fuente. Es el instrumento físico de carácter administrativo que capta, comprueba, justifica y controla transacciones financieras efectuadas por la entidad económica, aportando los datos necesarios para su procesamiento en la contabilidad.

Estados financieros. Los estados financieros básicos deben cumplir el objetivo de informar sobre la situación financiera de la empresa en cierta fecha y los resultados de sus operaciones y cambios en la situación financiera por el periodo contable terminada en dicha fecha.

Los principales estados financieros son: balance general, estado de resultados, estado de variaciones en el capital contable, estado de flujos de efectivo, que debe elaborar la empresa.

El balance general. También llamado estado de situación financiera, que muestra información relativa a una fecha determinada sobre los recursos y obligaciones financieros de la entidad; por consiguiente, los activos en orden de su disponibilidad, revelando sus restricciones; los pasivos atendiendo a su exigibilidad, revelando sus riesgos financieros; así como, el capital contable o patrimonio contable a dicha fecha. (Normas de Información Financiera, A-3, 2008, p.19)

El estado de resultados. Muestra la información relativa al resultado de sus operaciones en un periodo y, por ende, de los ingresos, gastos; así como, de la utilidad (pérdida) neta o cambio neto en el patrimonio contable resultante en el periodo. (Normas de Información Financiera, A-3, 2008, p.19)

El estado de variaciones. “Muestra los cambios en la inversión de los accionistas o dueños durante el período”. (Normas de Información Financiera, A-3, 2008, p.19)

El estado de flujos de efectivo. “Indica información acerca de los cambios de los recursos y de las fuentes de financiamiento de la entidad en el periodo, clasificándolos por actividades de operación, de inversión y de financiamiento”. (Normas de Información Financiera, A-3, 2008, p.19)

Las notas a los estados financieros. Son parte integrante de los mismos y su objeto es complementar los estados básicos con la información relevante.

Anexos. Son formatos que se utilizan en las operaciones de la empresa.

Glosario Define los principales conceptos o términos utilizados en este manual, con el propósito de lograr un mejor entendimiento del documento

1.6.7 Catálogo de cuentas. “Es una lista ordenada de cuentas, esto es, un listado de las cuentas que en un momento determinado son las requeridas para el control de operaciones de una entidad quedando sujeto, por ende, a una permanente actualización”. (Romero, 2002, p.368)

1.6.7.1 Objetivos e importancia del catálogo de cuentas.

1) Establecer la base del sistema contable. 2) Permitir la unificación de criterios, en el registro de las transacciones realizadas. 3) Constituir la base y guía en la elaboración de los estados financieros. 4) Servir en la elaboración de presupuestos.

1.6.7.2 Clasificación del catálogo de cuentas.

Sistema decimal.- se basa en la clasificación de grupos y subgrupos, tomando como base la numeración del 0 al 9.

Sistema numérico.- se basa en la clasificación de grupos y subgrupos, asignando un número corrido a cada una de las cuentas.

Sistema nemotécnico.- se basa en el empleo de letras que representan una característica especial o particular de la cuenta, facilitando con esto su recuerdo. Por ejemplo, activo =A, activo circulante =AC, caja = ACc, etcétera.

Sistema alfabético.- se basa en la aplicación del alfabeto para clasificar las cuentas.

Sistemas combinados.- son una combinación de los anteriores.

1.6.7.3 Definiciones de los elementos que conforman el catálogo de cuentas.

Activos. “Es un recurso controlado por una entidad, identificado, cuantificado en términos monetarios, del que se esperan fundadamente beneficios económicos futuros, derivado de operaciones ocurridas en el pasado, que han afectado económicamente a dicha entidad”. (Normas de Información Financiera A-5, 2008, p. 8)

Tipos de activos:

Atendiendo a su naturaleza, los activos de una entidad pueden ser de diferentes tipos:

a) efectivo y equivalentes

b) derechos a recibir efectivo o equivalentes

c) derechos a recibir bienes o servicios

d) bienes disponibles para la venta o para su transformación y posterior venta.

e) Bienes destinados al uso o para la venta o para su construcción y posterior uso

f) Aquellos que representan una participación en el capital contable o patrimonio contable de otras entidades.

Pasivos. “Es una obligación presente de la entidad, virtualmente ineludible, identificada, cuantificada en términos monetarios y que representa una disminución futura de beneficios económicos, derivada de operaciones ocurridas en el pasado, que han afectado económicamente a dicha entidad”.(Normas Información Financiera A-5, 2008, p.10)

Tipos de pasivos:

Atendiendo a su naturaleza, los pasivos de una entidad pueden ser de diferentes tipos:

a) obligaciones de transferir efectivo o equivalentes

b) obligaciones de transferir bienes o servicios

c) obligaciones de transferir instrumentos financieros emitidos por la propia entidad.

Capital contable. “Es el valor residual de los activos de la entidad, una vez deducidos todos sus pasivos”. (NIF A-5, 2008, p. 11) Tipos de capital contable:

a) capital contribuido. conformado por las aportaciones de los propietarios de la entidad.

b) Capital ganado. Conformado por las utilidades y pérdidas integrales acumuladas, así como, por las reservas creadas por los propietarios de la entidad.

1.6.8 Cuentas de mayor. Cada una de las cuentas individuales que integran el libro mayor será conocida como cuenta mayor. “La cuenta es un registro donde se anotan en forma clara, ordenada y comprensible los aumentos y las disminuciones que sufre un valor o concepto del activo, pasivo o capital contable, como consecuencia de las operaciones realizadas por la entidad”. (Romero, 2002, p.266) Cualquier cuenta, sea del tipo que sea, maneje el concepto que maneje, registre el valor que registre, siempre tendrá dos partes: una izquierda, llamada debe, y una derecha, llamada haber.

Debe. Es la parte izquierda de la cuenta. Haber. Es la parte derecha de la cuenta. Cargo o cargar, significa registrar una cantidad en el debe de la cuenta, es decir, registrarla en la parte izquierda.

Abono o abonar, significa registrar una cantidad en el haber de la cuenta, es decir, registrar una cantidad en la parte derecha. Se llama movimiento a la suma de los cargos y a la suma de los abonos. Movimiento deudor. Es la suma de los cargos de una cuenta; es decir, la suma del debe. Movimiento acreedor. La suma de abonos de una cuenta, es decir, a la suma del haber.

Saldo. A la diferencia entre los movimientos deudor y acreedor. Saldo deudor. Cuando el importe del movimiento deudor sea mayor que el importe del movimiento acreedor. Saldo acreedor. Cuando el importe del movimiento acreedor sea mayor que el importe del movimiento deudor.

Cuenta saldada o cerrada. Cuando el importe de la suma del movimiento deudor es igual a la suma del movimiento acreedor.

1.6.9 Pólizas.

1.6.9.1 Definición de pólizas.

“Las pólizas son documentos de carácter interno, en las que se registran las operaciones y se anexan los documentos o comprobantes que justifiquen las anotaciones y cantidades en ellas registradas”. (Romero, 2002, p.662)

La póliza es un documento que refuerza el control interno de las entidades, ya que permite verificar fácilmente el nombre de las personas que elaboraron, revisaron, autorizaron y registraron en diario y auxiliares. Método de pólizas. “Es un método de registro manual, en el cual las operaciones son registradas individualmente, es decir, para cada operación realizada se elabora una póliza”. (Romero,2002, p.662)

1.6.9.2 Tipos de pólizas.

pólizas de ingreso

pólizas de egreso

pólizas de diario.

Pólizas de diario. Puesto que se esta recomendado que el sistema de contabilidad opera con base en normas de información financiera, es decir registrando activos y pasivos al devengarse y no al cobrarse o pagarse, afectando el flujo de efectivo, será necesario prever el uso de pólizas de diario, para registrar todas las operaciones que en principio no impliquen flujo de efectivo, sino hasta que sean cobradas o pagadas, pero que deben ser registradas para afectar propiamente los resultados o la situación financiera del organismo a una fecha determinada.

Pólizas de ingreso. Estos documentos contabilizadores se utilizaran para registrar la totalidad de los ingresos que perciba el organismo operador por su operación normal. Los conceptos de ingreso están contenidos en el catalogo de cuentas

Pólizas de egreso. Estas pólizas tomaran por ser la modalidad mas practica para el registro de las operaciones de egresos, se recomienda el uso de formatos de pólizas cheques convencionales, que constan de original y copia y en cuanto al formulario, contiene básicamente dos partes:

la superior, en la que se asienta una capia al carbón del cheque expedido.

La parte inferior, en la que se puede asentar la firma de quien recibe el cheque y la aplicación contable. Las pólizas cheque también deben reflejar los egresos contenidos en el reporte diario de movimiento en caja y bancos y deben archivarse con la documentación comprobaría del egreso anexa.

1.7 CONTROL INTERNO.

1.7.1 Definición de control interno control interno.- conjunto de normas y procedimientos cuya finalidad es proteger los activos de la empresa; también pretende la exactitud, oportunidad y certeza de la información financiera producida, la promoción de la eficiencia en la operación y la adhesión de los recursos humanos a las políticas prescritas por la dirección. “La estructura del control interno de una entidad consiste en las políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la entidad”. (Normas y Procedimientos de auditoría, 2008, boletín 3050) Para poder establecer un sistema de control interno que resulte eficiente es necesario que, al implantarse, llene todos los aspectos importantes del funcionamiento de la empresa, cuidando que su costo sea proporcional al valor de la inversión que se desea controlar, porque de otro modo seria perjudicial. El control interno de una empresa se funda en la división adecuada de las labores, de tal manera que los empleados realicen su trabajo de manera que puedan cotejarse entre si los resultados, evitando la duplicidad de funciones.

1. 7. 2 Objetivos del control interno.

Prevenir fraudes.

Descubrir malversaciones.

Obtener información administrativa, contable y financiera confiable y oportuna.

Localizar errores administrativos, contables y financieros.

Proteger y salvaguardar los bienes, valores, propiedades y demás activos de la empresa.

Promover la eficiencia del personal.

Detectar desperdicios innecesarios tanto de material, tiempo, etc.

Mediante su evaluación, graduar la extensión del análisis, comprobación y

auditoria.

estimación

de

las

cuentas

sujetas

a

CAPÍTULO III MANUAL DE ORGANIZACIÓN CONTABLE

3. Manual de organización contable.

Introducción

Objetivos

Organigrama

Catálogo de cuentas

Instructivo de catálogo de cuentas

Guía contabilizadora

Políticas

Documentos fuente

Estados financieros

Glosario

3.1

Introducción

El presente manual de contabilidad el cual indica el registro de cada una de las operaciones que van surgiendo con motivo de las transacciones, transformaciones internas y otros eventos económicos que afectan a la empresa, su propósito es que se constituya en una guía que permita contabilizar y formular los estados financieros.

El presente manual de contabilidad, establece los mecanismos de registro de las operaciones que efectúa en la empresa. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en el registro y procesamiento de información contable. Este manual contiene aspectos tales como: catálogo de cuentas, instructivo del catálogo de cuentas, guía contabilizadora, políticas contables, diagrama de flujo, documentos fuente, estados financieros.

3.2 Objetivos del manual de organización contable.

Proporcionar al usuario una herramienta para el concreto registro contable de las operaciones, convirtiendo la contabilidad en un mecanismo que proporcione información veraz y oportuna para la toma de decisiones.

Unificar los registros e información de los distintos departamentos que conforman la entidad económica.

Guiar la comunicación y coordinación de todas las actividades que se realicen dentro de la institución.

Producir información ágil, veraz y oportuna para la presentación de sus resultados en las actividades encomendadas en cada uno de los departamentos.

3.3 Organigrama general.

A continuación se presenta el organigrama general de la empresa.

Gerente general Jefe de ventas Almacenista Contador Supervisor Cajera Auxiliar Empleado de contable ventas
Gerente general
Jefe de ventas
Almacenista
Contador
Supervisor
Cajera
Auxiliar
Empleado de
contable
ventas

3.4 Catálogo de cuentas.

El presente manual de contabilidad maneja dos niveles, el primero de cuatro dígitos para el mayor, y el segundo nivel tres dígitos para las cuentas de auxiliar.

1000.000

Cuentas de activo

2000.000

Cuentas de pasivo

3000.000

Cuentas de capital contable

4000.000

Cuentas complementarias de activo

5000.000

Cuentas de resultados acreedoras

6000.000

Cuentas de resultados deudoras

7000.000

Cuentas de orden

1000.000

Cuentas de activo

1100.000

Activo a corto plazo

1101.000 Caja.

1102.000

Fondo fijo de caja chica

1103.000

Bancos

1104.000

Inversiones temporales

1105.000

Clientes

1106.000

Documentos por cobrar

1107.000

Deudores

1108.000

IVA acreditable pagado

1109.000

IVA acreditable pendiente de pago

1110.000

Inventarios terminados

1111.000

Materia prima

1112.000

Anticipo a proveedores

1113.000

Papelería y útiles.

1114.000

IEPS acreditable pagado

1200.000

Activo a largo plazo

1201.000

Mobiliario y equipo de oficina

1202.000

Equipo de fabricación

1203.000

Equipo de transporte

2000.000

Cuentas de pasivo

2100.000

Pasivo corto plazo.

2101.000

Proveedores

2102.000

Documentos por pagar

2103.000

Acreedores

2104.000

Anticipos de clientes

2105.000

Dividendos por pagar

2106.000

IVA causado pagado

2107.000 IVA causado por cobrar

2108.000

Impuestos y derechos por pagar

2109.000

IEPS causado cobrado

2110.000

IEPS causado por cobrar

2111.000

PTU por pagar

3000.000

Cuentas de capital contable

3100.000

Capital contribuido

3101.000

Capital social

3102.000

Aportaciones para futuros aumentos de capital

3200.000

Capital ganado

3201.000

Utilidades acumuladas

3202.000

Pérdidas acumuladas

3203.000

Utilidad neta del ejercicio

3204.000

Pérdida neta del ejercicio

4000.000

Cuentas complementarias de activo

4100.000

Cuentas complementarias de activo a largo plazo

4101.000

Depreciación acumulada de mobiliario y equipo de oficina

4102.000

Depreciación acumulada de equipo de fabricación

4103.000

Depreciación acumulada de equipo de transporte

5000.000

Cuentas de resultados acreedoras

5100.000

Ventas

5200.000

Productos financieros

5300.000

Otros productos

6000.000

Cuentas de resultados deudoras

6100.000

Costo de producción

6200.000

Devoluciones sobre venta

6300.000

Rebajas sobre venta

6400.000

Gastos de venta

6500.000

Gastos de administración

6600.000

Gastos financieros

6700.000

Otros gastos

3.5 Instructivo del catálogo de cuentas.

1000.000

Cuentas de activo

1100.000

Activo a corto plazo

1101.000 Caja

La cuenta de caja registra los aumentos y disminuciones que sufre el dinero en efectivo propiedad de la entidad, el cual está representado por la moneda de curso legal o sus equivalentes, tales como giros bancarios, postales o telegráficos, o la moneda extranjera y los metales preciosos amonedados. Cargo:

1. del importe de su saldo deudor, que representa el valor nominal de la existencia en efectivo propiedad de la entidad.

2. del importe del valor nominal del efectivo recibido por la entidad (entradas)

3. del importe del valor nominal de los faltantes (según libros, sobrantes según arqueo de caja).

Abono:

1. del importe del valor nominal del efectivo entregado por la entidad (salidas de efectivo)

2. del importe del valor nominal de los sobrantes de efectivo (según libros, faltantes según arqueo de caja).

3. del importe de su saldo para saldarla (para cierre de libros).

Saldo: es deudor y representa el valor nominal del efectivo propiedad de la

entidad.

1102.000 Fondo fijo de caja

Esta cuenta registra los movimientos que experimente el fondo fijo de caja, la cual representa el importe del valor nominal del dinero en efectivo propiedad de la entidad establecido en un importe fijo, destinado a efectuar pagos menores.

Cargo:

1. del importe de su saldo deudor, que representa el valor nominal del importe del fondo al inicio de ejercicio.

2. del importe del valor nominal del fondo al constituirse y por los incrementos que puedan efectuarse.

Abono:

1. del importe del valor nominal de las disminuciones o cancelaciones que lleguen a efectuarse.

2. del importe de su saldo para saldarla (para cierre de libros)

Saldo: es deudor y representa el valor nominal del importe del fondo en

efectivo, en comprobantes, o por la suma de ambos.

1103.000 Bancos

disminuciones que

experimenta el efectivo propiedad de la entidad, depositado en cuentas de cheques de instituciones del sistema financiero (bancos).

La

cuenta

de

bancos

registra

los

aumentos

y

las

Cargo:

1. del importe de su saldo deudor, que representa el valor nominal del efectivo propiedad de la entidad depositado en instituciones financieras (bancos).

2. del importe del valor nominal del efectivo depositado en cuenta de cheques.

3. del importe del valor nominal del efectivo depositado a través de transferencias electrónicas.

4. del importe del valor nominal de los intereses ganados y depositados en cuentas de cheques, según avisos de abono del banco.

Abono:

1. del importe del valor nominal de los cheques expedidos a cargo de la empresa.

2. del importe del valor nominal de las transferencias electrónicas de fondos realizadas con cargo a las cuentas de la empresa.

3. del importe del valor nominal de los intereses, comisiones, situaciones, etcétera, que el banco cobra por servicios y cargados en cuentas de cheques, según avisos de cargo al banco.

4. del importe de su saldo para saldarla.

Saldo: es deudor y representa el valor nominal del efectivo propiedad de la entidad depositado en instituciones financieras (bancos).

1104.000 Inversiones temporales Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones que experimentan las

inversiones que con carácter temporal realiza la entidad, ya sea en casas de bolsa o cualquier otro organismo del sistema financiero nacional, con el propósito de obtener un rendimiento o ganancia en un breve tiempo, durante el cual ha invertido el efectivo ocioso que sobre pasa los requerimientos normales de la operación. Cargo:

1. del importe de su saldo deudor, que representa el valor nominal de las inversiones negociables a su valor neto de realización. El cual representa a su vez el valor de cotización en el mercado o el precio de venta de la inversión, menos los gastos que se incurren en la enajenación. Las inversiones en otros instrumentos a su costo de adquisición más rendimientos devengados o su valor estimado de realización, el menor. En caso de inversiones temporales en moneda extranjera, se convertiría a moneda nacional al tipo de cambio. Esta valuación tampoco debe exceder el valor neto estimado de realización.

2. del importe del valor nominal de las adquisiciones de inversiones temporales a precio de costo. Este costo de adquisición debe incluir los gastos incurridos en las compras, tales como comisiones, corretajes, etcétera. Los rendimientos devengados no cobrados al momento de la compra representan una recuperación del costo y no forman parte de los resultados del periodo en que se cobran.

Abono:

1. por la venta de inversiones temporales a precio de costo.

2. por el importe de su saldo para saldarla.

Saldo: es deudor y representa el valor de las inversiones temporales en valores negociables, a su valor neto de realización, el cual representa el valor de cotización en el mercado o el precio de venta de la inversión menos los gastos

que se incurran en su enajenación.

1105.000 Clientes Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones derivados de la venta de mercancías, única y exclusivamente a crédito, ya sea documentado (títulos de crédito) o no. Esta cuenta representa el derecho exigible que tiene la entidad de exigir a sus clientes el pago de su adeudo por la venta de mercancías a crédito; es decir, representa un beneficio futuro fundadamente esperado. Cargo:

1. del importe de saldo deudor, que representa el derecho de la entidad a exigir a sus clientes el pago por la venta de mercancías a crédito.

2. del importe originalmente pactado con los clientes por las ventas de mercancías a crédito.

3. del importe de los interés normales y moratorios.

Abono:

1. del importe de los pagos parciales o totales que a cuenta o en liquidación de su adeudo efectúen los clientes.

2. del importe de las devoluciones de mercancías.

3. del importe de las rebajas y bonificaciones sobre ventas concedidas a los clientes.

4.

del importes de los descuentos sobre venta concedidos a los clientes.

5. del importe de las cuentas que se consideren totalmente incobrables.

6. del importe de su saldo para saldarla.

Saldo: es deudor y representa el importe del as ventas de mercancías a crédito, por las cuales se tiene el derecho de exigir el pago, es decir representa un beneficio futuro fundadamente esperado.

1106.000 Documentos por cobrar

La cuenta de documentos por cobrar registra los aumentos y disminuciones derivados de la venta de conceptos distintos a las mercancías, única y exclusivamente a crédito documentado (títulos de crédito, letras de cambio y pagarés) a favor de la empresa.

Por lo tanto, se dice que esta cuenta representa el derecho (exigible) que tiene la entidad de exigir a los suscriptores de los títulos de crédito el pago de su adeudo (documentado) derivado de venta de conceptos diferentes de las mercancías a crédito; es decir, presenta un beneficio futuro fundadamente esperado. Cargo:

1. del importe de su saldo deudor, que representa el derecho de la entidad a exigir a los suscriptores de títulos de crédito a favor de la entidad el pago de los mismos, derivados de la venta a crédito de conceptos distintos a las mercancías.

2. del valor nominal de los títulos de crédito (letras de cambio, pagarés) expedidos a favor de la empresa.

Abono:

1. del importe del valor nominal de los documentos cobrados, endosados o

cancelados por la entidad.

2. del importe del valor nominal de los documentos que se consideren totalmente incobrables.

3. del importe del valor nominal de los documentos que se consideren totalmente incobrables.

4. del importe de su saldo para saldarla.

Saldo: es deudor y representa el importe del valor nominal de los títulos de crédito (letras de cambio, pagarés) expedidos a favor de la entidad, derivado de las ventas de conceptos distintos a las mercancías a crédito, por las cuales se tiene el derecho de exigir el pago, es decir, representa un beneficio futuro fundadamente esperado.

1107.000 Deudores La cuenta de deudores registra los aumentos y disminuciones derivados de la venta de conceptos distintos a las mercancías, los préstamos concedidos y otros conceptos de naturaleza análoga, única y exclusivamente a crédito abierto, sin exigir garantía documental representada por títulos de crédito (letras de cambio y pagarés).

Por lo tanto, se dice que esta cuenta representa el derecho (exigible) que tiene la entidad de exigir a aquellas personas a las que les vendió a crédito conceptos distintos de las mercancías, a quienes les concedió préstamos (deudores), el pago de su adeudo; es decir, representa un beneficio futuro fundadamente esperado. Cargo:

1. del importe de su saldo deudor, que representa el derecho de la entidad

a exigir a los deudores el pago, derivado de la venta a crédito, de los

conceptos distintos a las mercancías a crédito, otros conceptos análogos

y los préstamos concedidos.

2. del importe originalmente pactado con los deudores, por la venta de conceptos distintos a las mercancías a crédito, sin garantía documental.

3. del importe de los préstamos concedidos.

4. del importe de otros conceptos de naturaleza análoga.

5. del importe de los intereses normales y moratorios cargados a sus

cuentas.

6. del importe de los intereses moratorios.

Abono:

1. del importe de los pagos parciales o totales a cuenta o en liquidación

efectúen los deudores.

2.

del importe de las devoluciones sobre ventas a crédito sin garantía documental de conceptos distintos a las mercancías.

3. del importe de las rebajas y bonificaciones sobre ventas a crédito sin garantía documental de los conceptos distintos de las mercancías o prestación de servicios.

4. del importe de los descuentos sobre ventas a crédito sin garantía documental de conceptos distintos de las mercancías o prestación de servicios.

5. del importe de las cuentas que se consideren realmente incobrables.

6. del importe de su saldo para saldarla.

Saldo: es deudor y representa el importe del derecho de cobro derivado de las ventas a crédito de conceptos distintos a las mercancías, sin garantía documental. Otros conceptos de naturaleza análoga y los préstamos concedidos, por los cuales se tiene el derecho de exigir el pago, es decir, representa un beneficio futuro fundadamente esperado.

1108.000 IVA acreditable pagado Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones del impuesto al valor agregado que la empresa paga en la adquisición (compra) de mercancías, bienes o servicios, por el cual obtiene el derecho de acreditarlo contra el

impuesto al valor agregado cobrado a sus clientes en la venta de mercancías. Cargo:

1. del importe de su saldo deudor, que representa el IVA acreditable efectivamente pagado al inicio de ejercicio, el cual la empresa tiene el derecho de acreditar o recuperar del fisco.

2. del importe del impuesto trasladado por el proveedor o prestador de servicios en la adquisición (compra) de mercancías, bienes o servicios, efectivamente pagado.

Abono:

1. del importe del impuesto trasladado efectivamente pagado, que se

cancela por devolución, rebaja o descuento sobre una compra de mercancías adquiridas, o por la cancelación de un servicio.

2.

del importe de su saldo traspasado a la cuenta de IVA causado cobrado por enterar al final de cada mes.

3. del importe de las devoluciones solicitadas y hechas efectivas por el

fisco. Saldo: esta cuenta mensualmente deberá quedar saldada; de llegar a tener saldo será deudor y representará el importe del impuesto al valor agregado pendiente de acreditar o recuperar.

1109.000

IVA acreditable pendiente de pago

Cargo:

1. del importe del impuesto pendiente por el proveedor o acreedor.

Abono:

1. del importe de su saldo para saldarla.

Saldo: es deudor.

1109.000 Inventarios terminados

Lo constituyen los bienes de una empresa destinados a la venta. Cargo:

1. del importe del inventario terminado a precio de costo.

Abono:

1. del importe de la venta de la mercancía.

2. del importe de su saldo para saldarla, para cierre de libros.

Saldo: es deudor y representa el precio de costo del inventario terminado, mercancías en existencia al finalizar el ejercicio, propiedad de la entidad.

1110.000 Materia prima

Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones que experimentan la

materia prima adquirida. Cargo:

1. del importe de su saldo deudor, que representa el precio de costo de la materia prima.

2. del importe del precio de costo de las compras de materia prima.

3.

importe de todos los costos y gastos sobre compra, tales como permisos, derechos de importación, impuestos, etcétera.

Abono:

1. Del importe de las transferencias a las cuentas de compras o almacén,

al tener conocimiento de que las mercancías llegaron a las bodegas de la empresa.

2. del importe de los ajustes, correcciones negociadas e inclusive por la cancelación de pedidos.

3. del importe del precio de costo de las mercancías que la empresa devuelve físicamente a sus proveedores por no estar de acuerdo con su calidad, color, estilo, talla, precio, etcétera.

4. del importe de las bonificaciones que sobre el precio de costo conceden los proveedores a la empresa.

5. del importe de su saldo para saldarla.

Saldo: es deudor y representa el precio de costo de las materias primas propiedad de la entidad.

1111.000 Anticipo a proveedores Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones por los importes que se anticipan a los proveedores de mercancías o servicios, a cuenta de futuras cuentas. Cargo:

1. del importe de su saldo deudor, que representa el importe de los

anticipos efectuados a los proveedores a cuenta de futuras compras de mercancías o servicios. Abono:

1. del importe de las amortizaciones del anticipo al momento de efectuar la

liquidación en pago de las mercancías o servicios.

2. del importe de la devolución del anticipo por no haberse recibido la mercancía o el servicio.

3. del importe de su saldo para saldarla.

Saldo: es deudor y representa los anticipos efectuados a proveedores a cuenta de futuras compras de mercancías o servicios.

1112.000 Papelería y útiles

Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones que experimentan aquellos materiales y útiles de oficina, como por ejemplo: papel (carta, oficio, para computadoras), facturas, recibos, sobres, lápices, plumas, etcétera.

Esta cuenta aumentara cada vez que se adquieran y disminuirán por el precio de costo de estos bienes que se vayan utilizando o consumiendo; es decir,

conforme se vayan gastando, se considerarán como un gasto y deberán descargarse de la cuenta de activo y aplicarse a los resultados de operación. Cargo:

1. del importe de su saldo deudor, que representa el precio de costo de la papelería y útiles de oficina que se tenga almacenados y que se vayan a consumir o utilizar en el periodo contable.

2. del importe del precio de costo de las compras de papelería y útiles de oficina.

Abono:

1. del importe de la parte de dicha papelería y útiles que se vaya utilizando o consumiendo.

2. en el caso de no haber efectuado la aplicación a resultados durante el

ejercicio. Del importe de la parte de dicha papelería y útiles que se haya empleado, consumido o utilizado durante el ejercicio.

3. del importe de su saldo para saldarla.

Saldo: es deudor y representa el precio de costo de la papelería y útiles de

oficina propiedad de la entidad, que está pendiente de utilizarse.

1113.000 IEPS acreditable pagado

Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones derivados de los cálculos

del impuesto especial sobre producción y servicios, a cargo de la empresa. Cargo:

1. del importe de su saldo deudor, que representa el IEPS acreditable efectivamente pagado al inicio de ejercicio, el cual la empresa tiene el derecho de acreditar.

Abono:

1. del importe del impuesto trasladado efectivamente pagado, que se

cancela. Saldo: esta cuenta mensualmente deberá quedar saldada; de llegar a tener

saldo será deudor y representará el importe del impuesto especial sobre producción y servicio pendiente de acreditar o recuperar.

1200.000 Activo a largo plazo

1201.000 Mobiliario y equipo de oficina Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones que se realizan en los muebles y equipo de oficina propiedad de la empresa, valuados a precio de costo. Cargo:

1. del importe de su saldo deudor, que representa el precio de costo de los muebles y equipo de oficina, propiedad de la entidad.

2. del precio de costo de los muebles y equipo de oficina comprado, el precio de adquisición del mobiliario y equipo de oficina incluye los gastos estrictamente indispensables, pagados por la adquisición de los muebles.

3. del precio de costo de las adquisiciones o mejoras.

4. del precio del costo del mobiliario recibido como donaciones.

5. del precio de costo del mobiliario recibido como pago de algún deudor.

6. del precio de costo del mobiliario recibido como pago (exhibición) de capital social, por parte de socios o accionistas.

Abono:

1. del importe del precio de costo del mobiliario y equipo vendido o dado de

baja por terminar su vida útil de servicio o por inservible u obsoleto.

2. del importe de su saldo para saldarla.

Saldo: es deudor y representa el precio de costo del mobiliario y equipo de oficina propiedad de la entidad.

1202.000 Equipo de fabricación

Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones que se realizan en el equipo de fabricación, propiedad de la entidad. Cargo:

1. del importe de su saldo deudor, que representa el precio de costo del equipo de fabricación.

2. del precio de costo del equipo de fabricación; el precio de adquisición incluye los costos y gastos estrictamente indispensables pagados en la compra.

3. del precio de costo de las adaptaciones o mejoras.

Abono:

1. del importe del precio de costo del equipo de producción, vendidos o

dados de baja por terminar su vida útil de servicio o por ser inservibles u obsoletos.

2. del importe de su saldo para saldarla.

Saldo: es deudor y representa el precio de costo del equipo de producción propiedad de la entidad.

1203.000 Equipo de transporte

Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones que se realizan en los

vehículos propiedad de la entidad, los cuales son usados para el transporte de sus empleados o ejecutivos, valuados a precio de costo. Cargo:

1. del importe de su saldo deudor, que representa el precio de costo del equipo de transporte propiedad de la entidad.

2. del precio de costo del equipo de transporte adquirido, el precio de adquisición incluye los costos y gastos estrictamente indispensables pagados por la compra de equipo de transporte.

3. del precio de costo de las adaptaciones o mejoras.

4. del precio de costo del equipo de transporte recibido como donación.

5. del precio de costo del equipo de transporte recibido como pago de algún deudor.

6.

del precio de costo del equipo de transporte recibido como pago

(exhibición) de capital social, por parte de socios o accionistas. Abono:

1. del importe del precio de costo del equipo de transporte vendido o dado

de baja por terminar su vida útil de servicio o por inservible u obsoleto.

2. del importe de su saldo para saldarla.

Saldo: es deudor y representa el precio de costo del equipo de transporte propiedad de la entidad.

2000.000

Cuentas de pasivo

2100.000

Pasivo a corto plazo

2101.000

Proveedores

Registra los aumentos y disminuciones derivados de la compra de mercancía única y exclusivamente a crédito, ya sea documentado (titulo de crédito) o no. Esta cuenta representa la obligación que tiene la entidad de pagar a sus

proveedores los adeudos provenientes de la compra de mercancías a crédito. Cargo:

1. del importe de los pagos parciales o totales a cuenta o en liquidación del adeudo con proveedores.

2. del importe de las devoluciones sobre compras de mercancías a crédito.

3. del importe de saldo para saldarla.

Abono:

1. Del importe de su saldo acreedor, que representa la obligación de la empresa de pagar a sus proveedores por las compras de mercancías a crédito, documentadas o no.

2. del importe de los intereses moratorios que carguen los proveedores por

mora en el pago. Saldo: es acreedor y representa el importe de las compras de mercancías a crédito, por las cuales se adquiere la obligación de pagar.

2102.000 Documentos por pagar

Registra los aumentos y disminuciones derivados de la compra de conceptos

distintos a las mercancías o la prestación de servicios, única y exclusivamente

a crédito documentado (títulos de crédito, letras de cambio y pagarés) a cargo de la empresa. Por lo tanto, se dice que esta cuenta representa la obligación que tiene la

empresa de liquidar (pagar) el valor nominal de los títulos de crédito expedidos

a cargo de la entidad, por la compra de bienes y servicios distintos de las mercancías a crédito.

Cargo:

1. del importe del valor nominal de los títulos de crédito que se paguen.

2. del importe del valor nominal de los títulos de crédito que se cancelen.

3. del importe de su saldo para saldarla.

Abono:

1. del importe de su saldo acreedor, que representa el valor nominal de los títulos de crédito a cargo de la entidad, pendientes de pago.

2. del importe del valor nominal de los títulos de crédito (letras de cambio o

pagares) firmados a cargo de la empresa. Saldo: es acreedor y representa el importe del valor nominal de los títulos de

crédito (letras de cambio, pagares) suscritos a cargo de la empresa, por la compra de conceptos distintos a las mercancías, a crédito, por los cuales se adquiere la obligación de pagarlos.

2103.000 Acreedores

Registra los aumentos y disminuciones derivados de las compras de conceptos distintos a las mercancías o la prestación de servicios, los préstamos recibidos

y otros conceptos de naturaleza análoga, única y exclusivamente a crédito

abierto, sin otorgar garantía documental representada por títulos de crédito (letras de cambio y pagarés). Por lo tanto, se dice que esta cuenta representa la obligación que tiene la entidad de liquidar (pagar) a las empresas o personas a las que se les compró

bienes y servicios distintos de las mercancías a crédito, o la prestación de servicios, sin garantía documental, o a quienes le concedieron prestamos. Cargo:

1. del importe de los pagos parciales o totales a cuenta o en liquidación del adeudo por la compra de bienes y servicios a crédito, sin garantía documental o por los prestamos recibidos.

2. del importe de las devoluciones de los conceptos distintos a las mercancías.

3. del importe de las rebajas concedidas por los acreedores.

4. del importe de su saldo para saldarla.

Abono:

1. del importe de su saldo acreedor, que representa la obligación de pagar

por las compras de conceptos distintos a las mercancías a crédito, sin garantía documental, o por los prestamos recibidos.

2. del importe de las cantidades que por los conceptos anteriores se hayan quedado de pagar a los acreedores.

3. del importe de los intereses moratorios que los acreedores hayan

cargado, por falta de pago oportuno. Saldo: es acreedores y representa el importe de la obligación de pago, derivada de la compra de conceptos distintos a las mercancías a crédito, sin

otorgar garantía documental, o la obtención de préstamos.

2104.000 Anticipo a clientes Registra los aumentos y disminuciones provenientes de aquellos anticipos que la empresa recibe de sus clientes a cuenta de futuras ventas de mercancías. Por lo tanto, se adquiere la obligación de entregar a los clientes las mercancías por las cuales ya recibimos cantidades a cuenta (anticipos). Cargo:

1. del importe de los traspasos efectuados a la cuenta de clientes, al momento de haber enviado la mercancía al clientes o al prestarle el servicio.

2. del importe de las devoluciones de los anticipos a los clientes.

3. del importe de su saldo para saldarla.

Abono:

1. del importe de su saldo acreedor, que representa la obligación de

entregar mercancías o prestar servicios a los clientes, por los anticipos

recibidos.

2. del importe de las cantidades recibidas de los clientes como anticipos, a

cuenta de futuras ventas de mercancías o prestación de servicios.

Saldo: es acreedor y representa el importe de la obligación que tiene la

empresa de enviar a sus clientes las mercancías o de prestarles servicios, por

los cuales ya recibió dinero como anticipo.

2105.000 Dividendos por pagar

Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones derivados de la

determinación por parte de la asamblea de socios del pago de dividendos, al

momento de decretarse el pago, por lo tanto, representa la obligación de pagar

a los socios o accionistas de la sociedad el importe de sus dividendos.

Cargo:

1. del importe de los pagos efectuados a los socios o accionistas de los

dividendos que les corresponden.

2. del importe de su saldo para saldarla.

Abono:

1. del importe de su saldo acreedor, que representa la obligación de pagar

a los socios o accionistas sus dividendos.

2. del importe de los dividendos por pagar, al momento de que su pago sea

decretado por la asamblea de accionistas.

Saldo: es acreedor y representa el importe de la obligación que tiene la

empresa de pagar a los socios o accionistas sus dividendos, los cuales han

sido designados por la asamblea de accionistas.

2106.000 IVA causado cobrado

Esta cuenta registra

obligación que las autoridades imponen a la empresa de retener impuesto al

derivadas de la

y

los

aumentos

las

disminuciones

valor agregado (cobrar), por la venta de mercancías o la prestación de

servicios,

previa

y

posteriormente,

efectuar

el

entero

correspondiente,

disminución (acreditamiento) del IVA pagado en la adquisición (compra) de mercancías, bienes o servicios (IVA acreditable). Cargo:

1. del importe del IVA que se genere por una devolución, rebaja o descuento sobre venta.

2. del importe del IVA por la cancelación de una venta o prestación.

3. del importes del traspaso acreditado a la cuenta de IVA acreditable, al finalizar cada mes, cuando el IVA acreditable sea mayor que el retenido por enterar.

4. del importe del IVA retenido es mayor que el acreditable y existe la obligación de efectuar el entero a las autoridades fiscales.

Abono:

1. dada su naturaleza, esta cuenta no tiene saldo, toda vez que al finalizar el ejercicio, se salda ya sea contra el IVA acreditable, o contra los impuestos por pagar.

2. del importe del IVA retenido (repercutido) a los clientes en la venta de

mercancías. Saldo: esta cuenta no tiene saldo al finalizar el ejercicio, ni cada mes, ya

que en ambos casos, su saldo se salda contra el IVA acreditable o contra los impuestos por pagar.

2107 000 IVA causado por cobrar Cargo:

1. del importe de su saldo para saldarla.

Abono:

1. del importe del impuesto pendiente por el cliente.

Saldo: acreedor.

2108.000 Impuestos y derechos por pagar Esta cuenta registra los aumentos y las disminuciones derivados de los impuestos y derechos a cargo de la entidad, en la cual esta es el sujeto. Es una cuenta de pasivo, pues representa la obligación de la empresa de cubrir con el estado, mediante el pago de impuestos.

Cargo:

1. del importe de los pagos efectuados para liquidar los impuestos y derechos a cargo de la empresa.

2. del importe de los ajustes o correcciones a las provisiones, por

movimientos que tiendan a disminuirlas.

3. del importe de su saldo para saldarla.

Abono:

1. del importe de su saldo, acreedor, que representa la obligación de pagar los impuestos y derechos de los que la empresa es sujeto.

2. del importe de las provisiones efectuadas por el cálculo de los impuestos

y derechos de que la empresa es sujeto. Saldo: es acreedor y representa el importe de la obligación que tiene la empresa de pagar a las autoridades hacendarías y de otro tipo, los impuestos y derechos de que es sujeto.

2109.000

IEPS causado cobrado

Cargo:

1.

del importe de su saldo para saldarla.

Abono:

1. del importe del impuesto pagado.

2110.000

IEPS causado por cobrar

Cargo:

1. del importe de su saldo para saldarla

Abono:

1. del importe del impuesto a crédito.

2111.000 PTU por pagar

Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones derivados de la obligación que establece la Ley Federal del Trabajo, de participar a los trabajadores en las utilidades de la empresa.

Cargo:

1. del importe del pago realizado a los trabajadores como participación en las utilidades de la empresa.

2. del importe del ejercicio para saldarla.

Abono:

1. del importe de su saldo acreedor, que representa la obligación de participar a los trabajadores en las utilidades de la empresa.

2. del importe de la participación a los trabajadores en las utilidades de la

empresa. Saldo: su saldo es acreedor y representa el importe de la obligación que tiene la empresa de participar a sus trabajadores en las utilidades.

3000.000 Cuentas de capital contable

3 100. Capital contribuido

3101.000 Capital social

Esta

aportaciones que efectúan los socios o accionistas de sociedades mercantiles. Esta cuenta se utilizara en el caso de empresas constituidas como sociedades

mercantiles.

Cargo:

derivadas de las

cuenta

registra

los

aumentos

y

disminuciones

1. del importe de las disminuciones de capital social, ya sea en caso de

reintegro a los socios o accionistas de su capital (parte o totalmente), o para amortización de pérdidas.

2. del importe de su saldo para saldarla.

Abono:

1. del importe de saldo acreedor, que representa el importe del capital social suscrito por los socios o accionistas de la sociedad.

2. del importe de los aumentos de capital, representados por la suscripción de acciones por los socios.

3. por los incrementos al capital por nuevos inversionistas, capitalización de utilidades, etcétera.

4.

por las reevaluaciones de activos, dando cumplimiento a los requisitos

de carácter legal, como las practicas contables vigentes. Saldo: es acreedor y representa el importe del capital social de la empresa, totalmente suscrito, aun cuando pudiera estar no totalmente exhibido (pagado)

3102.000 Aportaciones para futuros aumentos de capital

Esta cuenta registra aumentos y disminuciones derivados de las cantidades aportadas por los socios, decretados por la asamblea de accionistas (socios), para ser aplicados posteriormente como aumentos de capital social. Cargo:

1. del importe de las aplicaciones realizadas, es decir, de las cantidades que se hayan aplicado como incrementos al capital social.

2. del importe de su saldo para saldarla.

Abono:

1. del importe de su acreedor, que representa las cantidades que han sido aportadas por los socios, de conformidad al mandato de la asamblea de accionistas, para ser aplicadas en futuros aumentos de capital social.

2. del importe de las nuevas aportaciones realizadas por los socios o accionistas, para futuros aumentos de capital social.

Saldo: es acreedor y representa las aportaciones realizadas por los socios, para ser aplicadas a futuros aumentos de capital social.

3200.000

Capital ganado

3201.000

Utilidades acumuladas

Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones derivados de los traspasos

de las utilidades netas del ejercicio (de cada periodo contable). Cargo:

1. del importe de las aplicaciones de las utilidades, por pago de dividendos, etcétera.

2. del importe de su saldo para saldarla.

Abono:

1. del importe de su saldo acreedor, que representa las utilidades acumuladas y retenidas por la disposición de la asamblea de accionistas, para ser aplicadas en forma, tiempo y condiciones que la misma asamblea decida.

2. del importe de los incrementos de las utilidades acumuladas, con cargo

a la cuenta utilidad neta del ejercicio. Saldo: es acreedor y representa las utilidades acumuladas y retenidas en la empresa por la de4cision de la asamblea de accionistas.

3202.000 Pérdidas acumuladas

Esta

acumuladas.

Cargo:

cuenta

registra

los

aumentos

y

disminuciones

de

las

pérdidas

1. del importe de su saldo deudor, que representa las pérdidas acumuladas.

2. del importe de la pérdida neta del ejercicio, con abono a esa cuenta.

Abono:

1. del importe de las amortizaciones que se hagan de las pérdidas acumuladas.

2. del importe de su saldo para saldarla.

Saldo: es deudor y representa las perdidas acumuladas.

3203.000 Utilidad neta del ejercicio

Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones que experimentan la utilidad neta del ejercicio. Cargo:

1. del importe de las separaciones de utilidad, para ser aplicadas a las reservas.

2. del importe de su saldo, traspasado a la cuenta de utilidades acumuladas.

3. del importe de su saldo para saldarla.

Abono:

1. del importe de su saldo acreedor, que representa la utilidad neta del ejercicio. (en este caso, esta utilidad es la que corresponde a la del ejercicio inmediato anterior, la cual se obtuvo del traspaso de la cuenta

de pérdidas y ganancias).

2. del importe de la utilidad neta del ejercicio, con cargo a la cuenta de pérdidas y ganancias.

Saldo: es acreedor y representa la utilidad del ejercicio.

3204.000 Pérdida neta del ejercicio

Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones que experimentan la pérdida neta del ejercicio.

Cargo:

1. del importe de su saldo deudor, el cual representa la pérdida neta del

ejercicio. (en este caso, la perdida es la que corresponde al ejercicio inmediato anterior, el cual se obtiene del traspaso de la cuenta de pérdidas y ganancias.)

2. del importe de la pérdida neta del ejercicio, con abono a la cuenta de pérdidas y ganancias.

Abono:

1. del importe de su saldo, traspasado a la cuenta de pérdidas acumuladas en el ejercicio (resultados de ejercicios anteriores).

2. del importe de su saldo para saldarla.

Saldo: es deudor y representa la pérdida neta del ejercicio.

4000.000

Cuentas complementarias de activo

4100.000

Cuentas complementarias de activo a largo plazo

4101.000

Depreciación acumulada de mobiliario y equipo de oficina

Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones que se realizan a la depreciación de mobiliario y equipo de oficina, la cual representa la parte

recuperada del costo de adquisición, a través de su vida útil de uso o servicio y considerando un valor (o no) d desecho. Cargo:

1. del importe de las disminuciones efectuadas a la depreciación

acumulada con base en los estudios efectuados a la cuenta de mobiliario y equipo de oficina, con abono a los resultados del ejercicio.

2. del importe de su saldo, cuando se da de baja mobiliario que esta totalmente depreciado o este se ha dañado y se considera inservible.

3. del importe de la depreciación acumulada cuando se vende mobiliario.

4. por cualquiera de los conceptos anteriores, cuando éstos no se realizaron durante el ejercicio.

5. del importe de su saldo para saldarla.

Abono:

1. del importe de su saldo acreedor, el cual representa la depreciación acumulada de mobiliario y equipo de oficina, propiedad de la entidad.

2. del importe de la depreciación y equipo, con cargo a resultados.

3. del importe de los incrementos efectuados a la depreciación con base en estudios técnicos o la disponibilidad de nuevos elementos que así los permitan determinar.

4. del importe de la depreciación del nuevo mobiliario y equipo adquirido, o recibido por la empresa, con cargo a los resultados.

5. por cualquiera de los conceptos anteriores, cuando la compañía tenga

establecida la política de aplicar la depreciación en forma anual. Saldo: es acreedor y representa la cantidad del precio de costo de adquisición de mobiliario y equipo de oficina que se ha recuperado a través de los cargos efectuados a los resultados del periodo, es decir, representa la depreciación acumulada.

4102.000 Depreciación acumulada de equipo de fabricación Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones que se realizan a la depreciación de equipo de fabricación, lo cual representa la parte recuperada del costo de adquisición, a través de su vida útil o de servicio y considerando un valor (o no) de desecho.

Cargo:

1. del importe de las disminuciones efectuadas a la depreciación acumulada con base en los estudios efectuados a la cuenta de equipo de fabricación, con abono a los resultados del ejercicio.

2. del importe de su saldo, cuando se dan de baja el equipo que están totalmente depreciados o se han dañado y se consideran inservibles.

Abono:

1. del importe de su saldo acreedor, el cual representa la depreciación acumulada de equipo de fabricación propiedad de la entidad.

2. del importe de la depreciación de equipo de fabricación, con cargo a los resultados.

3. del importe de la depreciación del nuevo equipo de fabricación

adquiridos o recibidos por la entidad, con cargo a los resultados. Saldo: es acreedor y representa la cantidad de precio de costo de adquisición del equipo de fabricación que se ha recuperado a través de los cargos efectuados a los periodos, es decir, representa la depreciación acumulada.

4103.000 Depreciación acumulada de equipo de transporte Representa la parte recuperada del costo de adquisición, a través de su vida útil de uso o servicio y considerando un valor (o no) de desecho. Cargo:

1. del importe de las disminuciones efectuadas a la depreciación acumulada

con base en los estudios realizados a la cuenta de equipo de transporte, con

abono a resultados de ejercicio.

2. del importe de su saldo, cuando se da de baja equipo de transporte que esta

totalmente depreciado o que se ha dañado y se considera inservible.

3. del importe de la depreciación acumulada cuando se vende equipo de

transporte.

Abono:

1. del importe de su saldo acreedor, el cual representa la depreciación acumulada del equipo de transporte, propiedad de la entidad.

2. Del importe de la depreciación del equipo de transporte, con cargo a los

resultados.

3.

del importe de los incrementos efectuados a la depreciación con base en

estudios técnicos o la disponibilidad de nuevos elementos que así lo permitan determinar.

4. del importe de la depreciación del nuevo equipo de transporte adquirido o

recibido por la entidad, con cargo a resultados. Saldo: es acreedor y representa la cantidad del precio de costo de adquisición de equipo de transporte que se ha recuperado a través de los cargos a los resultados del periodo, es decir, representa la depreciación acumulada.

5000.000

Cuentas de resultados acreedoras

5100.000

Ventas

Esta cuenta registra las disminuciones y los aumentos relativos a la operación de ventas de mercancías de la entidad, las que constituyen su actividad o giro

principal, ya sean al contado, a crédito o con documentos. Registradas a precio de venta. Abono:

1. del importe de las ventas de mercancías realizadas al contado, a crédito

o con garantía documental, a precio de venta.

Saldo: es acreedor y representa el importe de las ventas de mercancías realizadas en el periodo contable, al contado, a crédito o con garantía documental.

5200.000 Productos financieros

Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones derivados de los ingresos o las ganancias que obtiene la empresa por el uso o manejo del dinero. Cargo:

1. del importe de su saldo para saldarla, con abono a la cuenta de pérdidas

y ganancias.

Abono:

1. del importe de los intereses cobrados.

2. del importe de los descuentos obtenidos o ganados.

3.

del importe de las utilidades o ganancias en valuación de moneda extranjera, en cambios de la misma o en valuación de metales preciosos amonedados.

4. del importe de los productos financieros que se hayan devengado por

cualquiera de lo conceptos anteriores. Saldo: es acreedor y representa el importe de los productos financieros que la empresa obtuvo duran5te el ejercicio, derivados del uso del dinero.

5300.000 Otros productos Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones derivados de las ganancias

o productos consecuencia de aquellas operaciones que no corresponden a la actividad o giro principal de la entidad y que son esporádicas o eventuales. Cargo:

1. del importe de su saldo para saldarla, con abono a la cuenta de pérdidas y ganancias.

Abono:

1. del importe de las ganancias o productos obtenidos por la empresa,

como resultado de aquellas operaciones esporádicas, eventuales o especiales que no constituyen la actividad principal de la empresa, como por ejemplo la utilidad inventa de activo fijo, utilidad en venta de inversiones temporales, sobrantes, etcétera. Saldo: es acreedor y representa el importe de las utilidades, ganancias o productos que la empresa obtiene, derivados de aquellas actividades eventuales que no constituyen su actividad principal.

6000.000

Cuentas de resultados deudoras

6100.000

Costo de producción

Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones que representan el precio

de costo de las mercancías producidas. Cargo:

1. del importe de la producción de mercancías a precio de costo.

Abono:

1. del importe de las devoluciones sobre ventas de mercancías, a precio de

costo. Saldo: es deudor y representa el costo de producción.

6200.000 devoluciones sobre ventas

Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones realizados por concepto de la mercancía que los clientes devuelven a la empresa, por no ser la que ellos pidieron, o por no estar de acuerdo con la misma, ya sea por cuestiones de calidad, color, tamaño, etcétera, es decir, estas devoluciones pueden ser sobre ventas de contado, crédito o documentadas, registradas a precio de venta. Cargo:

1. del importe de las mercancías que los clientes devuelven físicamente por no

estar de acuerdo con sus requerimientos de calidad, color, tamaño, precio, etcétera, registradas a precio de venta. Saldo: es deudor y representa el importe de las mercancías que los clientes devolvieron durante el periodo contable por no satisfacer sus necesidades, registradas a precio de venta.

6300.000 rebajas sobre ventas Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones derivados de las

bonificaciones que sobre el precio de venta se concede a los clientes, sobre ventas de mercancías de contado, a crédito o documentadas, registradas a precio de venta. Cargo:

1. el importe de las bonificaciones que sobre el precio de venta se concede a

los clientes, a precio de venta. Saldo: es deudor y representa el importe de las bonificaciones que sobre el precio de venta se concede a los clientes durante el periodo contable,

registradas a precio de venta.

6400.000 Gastos de venta

Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones relativos a las erogaciones

que la empresa realiza con la finalidad de incrementar el volumen de sus

ventas, o derivados del departamento de ventas.

Cargo:

1. del importe de las erogaciones efectuadas por la empresa, tendientes a

incrementar y desarrollar el volumen de las ventas, tales como

propaganda y publicidad, renta de bodegas, teléfonos del departamento

de ventas, sueldos de gerentes de ventas, empleados, comisiones,

empaques y envase, luz, papelería y útiles, seguros de bodegas, y

mercancías, gratificaciones, prima vacacional, IMSS, INFONAVIT,

aguinaldo, depreciaciones y amortizaciones de equipo e instalaciones

del departamento de ventas, estimación para cuentas de cobro dudoso

de clientes y, en general, todas aquellas que sean realizadas por el

departamento de ventas.

2. del importe de los gastos del departamento de ventas que se hayan

devengado, por cualquiera de los conceptos anteriores.

Abono:

1. del importe de su saldo para saldarla, con cargo a la cuenta de pérdidas

y ganancias.

Saldo: es deudor y representa el precio de costo de las erogaciones efectuadas

por el departamento de ventas, con la finalidad de incrementar o desarrollar el

volumen de ventas.

6500.000 Gastos de administración

Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones relativos a las erogaciones

que la empresa realiza con la finalidad de lograr los objetivos para los que fue

establecida, es decir, aquellos gastos relacionados con las personas y oficinas

encargadas de la dirección o administración del negocio.

Cargo:

1. del importe de las erogaciones efectuadas por la empresa, tendientes a

lograr los objetivos para los que fue creada, es decir, todos los gastos

efectuados por el departamento de administración, incluyendo a todas aquellas

personas encargadas de tomar decisiones, tales como directores, gerentes, administradores, contadores, etcétera y, por lo tanto, incluye renta de oficinas, teléfonos, luz, sueldos, salarios, honorarios, gratificaciones, depreciaciones y amortizaciones del equipo e instalaciones utilizados por el departamento de administración, en general, todos los gastos efectuados por el departamento administrativo.

2. del importe de los gastos del departamento de administración que se hayan

devengado por cualquiera de los conceptos anteriores.

Abono:

1. del importe de su saldo para saldarla, con cargo a la cuenta de pérdidas y

ganancias.

6600.000 Gastos financieros Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones relativos a las erogaciones que la empresa realiza con la finalidad de obtener financiamiento (dinero, prestamos, servicios bancarios, etcétera) es decir, derivados del manejo del dinero. Cargo:

1. del importe de los intereses pagados.

2. del importe de los descuentos concedidos.

3. del importe de las comisiones y situaciones que cobre el banco.

4. del importe de las pérdidas obtenidas en valuación de metales preciosos amonedados.

5. del importe de los gastos financieros que se hayan devengado, por cualquiera de los conceptos anteriores.

Abono:

1. del importe de su saldo para saldarla, con cargo a la cuenta de pérdidas

y ganancias. Saldo: es deudor y representa el precio de costo de las erogaciones efectuadas

por la empresa al conseguir financiamiento para poder llevar a cabo sus actividades de una manera normal y estimular su crecimiento.

6700.000 Otros gastos Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones derivados de las pérdidas o gastos como consecuencia de aquellas operaciones que no corresponden a la actividad o giro de la entidad y que son esporádicas o eventuales. Cargo:

1. del importe de las erogaciones efectuadas por la empresa, derivadas de aquellas operaciones eventuales o esporádicas que no constituyen el giro o la actividad principal de la empresa, como la pérdida en venta de

activos fijos, la pérdida de venta de inversiones temporales, faltantes o sobrantes, robos etcétera. Abono:

1. del importe de su saldo para saldarla, con cargo a la cuenta de pérdidas

y ganancias. Saldo: es deudor y representa el precio de costo de las erogaciones efectuadas por la empresa, derivadas de aquellas operaciones esporádicas, eventuales o especiales que realiza la empresa, las cuales no constituyen su actividad principal.

3.6 Guía contabilizadora.

1100.000

Activo a corto plazo

1101.000

Caja

Saldo: es deudor y representa el valor nominal del efectivo propiedad de la

entidad.

Operación (1): ingresos a caja.

Documento fuente: comprobantes que soportan la elaboración de una póliza de

ingresos, documento base para la contabilización de los ingresos.

Asiento contable:

Cargo: caja

Abono: Ventas.

Operación (2): egresos a caja.

Documento fuente: comprobantes que soportan la elaboración de una póliza de

egresos, documento base para la contabilización del egreso.

Asiento contable:

Cargo: proveedores

Abono: caja

Control interno:

- controles adecuados sobre las entradas diarias de dinero, mediante recibos

prenumerados, relaciones de cobranza y de valores recibidos por correo,

endosos restrictivos, etc. Estas medidas permiten un control eficaz sobre las

entradas de efectivo, además de que sirven de base para su registro contable y

verificación posterior.

- deposito integro e inmediato de la cobranza. Esta medida esta encaminada al

lograr que el efectivo proveniente de la cobranza permanezca el menor tiempo

posible en poder de las personas que lo manejan, para evitar, tanto el uso

incorrecto de los fondos(incluyendo el que se utilicen para efectuar pagos),

como el riesgo de manipulaciones inadecuadas.

- aprobación por parte de la administración de las firmas autorizadas para girar contra las cuentas bancarias y para las adquisiciones, ventas y gravámenes de los valores. Es recomendable que existas firmas mancomunadas para el manejo del efectivo y las inversiones, con objeto de que esta actividad no recaiga en una sola persona.

- autorización previa de las salidas de dinero, expedición de cheques

nominativos, límites para el pago en efectivo, comprobación adecuada, etcétera.

- segregación adecuada de las funciones de autorización, adquisición y venta,

custodia, cobranza, tesorería, registro de operaciones y cobro de rendimientos.

- adecuada protección de la entidad mediante el afianzamiento de las personas que manejan fondos y valores.

- valuación periódica de las inversiones.

-existencia de registros para identificar los valores y sus rendimientos.

- arqueos periódicos del efectivo y valores.

- formulación de conciliaciones periódicas e investigación y ajuste de las partidas en conciliación.

1102.000 Fondo fijo de caja

Saldo: es deudor y representa el valor nominal del importe del fondo en efectivo, en comprobantes, o por la suma de ambos. Operación (1): constitución del fondo fijo de caja Documento fuente: documento interno emitido o autorizado por un funcionario de alto nivel en la organización en el que consigna la aprobación de que de constituya un fondo fijo de caja. Asiento contable:

Cargo: fondo fijo de caja Abono: bancos

Operación (2): reembolso del fondo fijo de caja. Documento fuente: comprobantes diversos de gastos, solicitud de reembolso.

Asiento contable:

Cargo: diversas cuentas (en función a la naturaleza de los comprobantes de gastos a rembolsar). Abono: bancos

Operación (3): Incremento del fondo fijo de caja. Documento fuente: Documento interno emitido o autorizado por un funcionario de alto nivel en la organización en el que consigne la aprobación para que se incremente el fondo fijo de caja. Asiento contable:

Cargo: Fondo fijo de caja Abono: bancos

Operación (4): Disminución del fondo fijo de caja. Documento fuente: Documento interno que consigne conveniencia de disminuir el monto del fondo fijo de caja. Asiento contable:

Cargo: bancos Abono: fondo fijo de caja

Operación (5): Cancelación del fondo fijo de caja. Documento fuente: Documento interno emitido o autorizado por un funcionario de alto nivel en la organización en el que consigna la instrucción de cancelar un fondo fijo de caja. Asiento contable:

Cargo: bancos (por e) remanente en efectivo en poder del responsable del fondo a cancelar), Diversas cuentas (en función a la naturaleza de los comprobantes a contabilizar) Abono: Fondo fijo de caja

Control interno:

- controles adecuados sobre las entradas diarias de dinero, mediante recibos

prenumerados, relaciones de cobranza y de valores recibidos por correo, endosos restrictivos, etc. Estas medidas permiten un control eficaz sobre las

entradas de efectivo, además de que sirven de base para su registro contable y verificación posterior.

- deposito integro e inmediato de la cobranza. Esta medida esta encaminada al

lograr que el efectivo proveniente de la cobranza permanezca el menor tiempo posible en poder de las personas que lo manejan, para evitar, tanto el uso incorrecto de los fondos(incluyendo el que se utilicen para efectuar pagos), como el riesgo de manipulaciones inadecuadas.

- aprobación por parte de la administración de las firmas autorizadas para girar

contra las cuentas bancarias y para las adquisiciones, ventas y gravámenes de los valores. Es recomendable que existas firmas mancomunadas para el manejo del efectivo y las inversiones, con objeto de que esta actividad no recaiga en una sola persona.

- autorización previa de las salidas de dinero, expedición de cheques

nominativos, límites para el pago en efectivo, comprobación adecuada, etcétera.

- segregación adecuada de las funciones de autorización, adquisición y venta,

custodia, cobranza, tesorería, registro de operaciones y cobro de rendimientos.

- adecuada protección de la entidad mediante el afianzamiento de las personas que manejan fondos y valores.

- valuación periódica de las inversiones.

-existencia de registros para identificar los valores y sus rendimientos.

- arqueos periódicos del efectivo y valores.

- formulación de conciliaciones periódicas e investigación y ajuste de las partidas en conciliación.

1103.000 Bancos Saldo: es deudor y representa el valor nominal del efectivo propiedad de la entidad depositado en instituciones financieras (bancos). Operación (1): ingresos a bancos. Documento fuente: comprobantes que soportan la elaboración de una póliza de ingresos, documento base para la contabilización de los ingresos. Asiento contable:

Cargo: caja

Abono: Ventas.

Operación (2): egresos a bancos. Documento fuente: comprobantes que soportan la elaboración de una póliza de egresos, documento base para la contabilización del egreso. Asiento contable:

Cargo: proveedores Abono: caja

Control interno:

- controles adecuados sobre las entradas diarias de dinero, mediante recibos

prenumerados, relaciones de cobranza y de valores recibidos por correo, endosos restrictivos, etc. Estas medidas permiten un control eficaz sobre las

entradas de efectivo, además de que sirven de base para su registro contable y verificación posterior.

- deposito integro e inmediato de la cobranza. Esta medida esta encaminada al

lograr que el efectivo proveniente de la cobranza permanezca el menor tiempo posible en poder de las personas que lo manejan, para evitar, tanto el uso incorrecto de los fondos (incluyendo el que se utilicen para efectuar pagos), como el riesgo de manipulaciones inadecuadas.

- aprobación por parte de la administración de las firmas autorizadas para girar

contra las cuentas bancarias y para las adquisiciones, ventas y gravámenes de los valores. Es recomendable que existas firmas mancomunadas para el manejo del efectivo y las inversiones, con objeto de que esta actividad no recaiga en una sola persona.

- autorización previa de las salidas de dinero, expedición de cheques

nominativos, límites para el pago en efectivo, comprobación adecuada,

etcétera.

- segregación adecuada de las funciones de autorización, adquisición y venta,

custodia, cobranza, tesorería, registro de operaciones y cobro de rendimientos.

- adecuada protección de la entidad mediante el afianzamiento de las personas

que manejan fondos y valores.

- valuación periódica de las inversiones.

-existencia de registros para identificar los valores y sus rendimientos.

- arqueos periódicos del efectivo y valores.

- formulación de conciliaciones periódicas e investigación y ajuste de las

partidas en conciliación.

1104.000 Inversiones temporales

Saldo: Deudor, representa el monto de las inversiones y valores propiedad de

la entidad a una fecha dada.

Operación (1): Adquisición de inversiones temporales renta fija de variable.

Documento fuente: Títulos de crédito. Contratos de inversión.

Asiento contable:

Cargo: Inversiones temporales.

Abono: bancos

Operación (2): Transferencia a otro activo de las porciones de inversiones cuyo

vencimiento o posibilidad de conversión a efectivo se suceda en un plazo

mayor de un año.

Documento fuente: Títulos de crédito. Contratos de inversión.

Asiento contable:

Cargo: Inversiones y valores a largo plazo

Abono: Inversiones temporales

Operación (3): Reversión de la transferencia efectuada a otro activo de las

inversiones y valores cuyo vencimiento o posibilidad de conversión a efectivo

sean a largo plazo, por entrar a un período de recuperación inferior a un año.

Documento fuente: Títulos de crédito. Contratos de inversión. Papeles de trabajo y auxiliares contables base para el control de recuperaciones de inversiones y valores. Asiento contable:

Cargo: Inversiones temporales Abono: Inversiones y valores a largo plazo

Operación (4): Retiro de inversiones y valores al término de la inversión. Amortización (pago) de valores por el emisor. Ventas de valores. (Operaciones todas efectuadas a la par en función a su costo de adquisición, no al valor nominal del título de crédito). Documento fuente: Títulos de crédito. Contratos de inversión. Asiento contable:

Cargo: Caja y bancos Abono: Inversiones temporales

Operación (5): venta de valores bajo la par (en función a su costo de adquisición, no al valor nominal del titulo de crédito). Documento fuente: títulos de crédito. Documentación soporte de la operación realizada. Asiento contable:

Cargo: bancos Abono: inversiones temporales.

Operación (6): venta de valores sobre la par (en función a su costo de adquisición, no al valor nominal del titulo de crédito). Documento fuente: títulos de crédito. Documentación soporte de la operación realizada. Asiento contable:

Cargo: bancos Abono: inversiones temporales.

Control interno:

- adecuada protección de la entidad mediante el afianzamiento de las personas que manejan fondos y valores.

- valuación periódica de las inversiones.

-existencia de registros para identificar los valores y sus rendimientos.

- arqueos periódicos del efectivo y valores.

- formulación de conciliaciones periódicas e investigación y ajuste de las partidas en conciliación.

1105.000 Clientes Saldo: es deudor y representa el importe del as ventas de mercancías y prestación de servicios a crédito, por las cuales se tiene el derecho de exigir el pago, es decir representa un beneficio futuro fundadamente esperado. Operación (1): registro de la venta a clientes. Documento fuente: factura, remisión. Asiento contable:

Cargo: clientes

Abono: ventas

Operación (2): pago de la venta a clientes. Documento fuente: recibo. Asiento contable:

Cargo: bancos

Abono: clientes

Control interno.

- existencia de autorización y documentación de las ventas a crédito, de los precios de venta y, de los descuentos y devoluciones.

- segregación adecuada de las funciones de recepción de pedidos de clientes, crédito, embarques, facturación, cobranza, devoluciones y contabilización.

- registro en el periodo correspondiente, de la factura que amparan los

embarques a clientes y a las notas de crédito que respaldan las devoluciones recibidas.

- control de las devoluciones.

- vigilancia constante y efectiva sobre los vencimientos y cobranza,

principalmente con base en información sobre antigüedad de saldos.

- otros ingresos.

- conciliación periódica de la suma de los auxiliares contra el saldo de la cuenta de mayor correspondiente.

- confirmación periódica por escrito de los saldos por cobrar, por personas

distintas de las que manejan los registros contables y participan en labores de

cobranza.

- custodia física de las cuentas por cobrar.

- arqueos, periódicos y sorpresivos de los documentos que amparen las

cuentas por cobrar, con el propósito de establecer e identificar claramente la

responsabilidad del personal involucrado en el manejo de estos valores.

- existencia de fianzas para proteger a la entidad sobre el personal que tiene a su cargo el manejo y custodia de las cuentas por cobrar.

- procedimientos para el registro de las estimaciones.

- existencia de autorización para otorgar en garantía o prenda, o ceder los derechos que amparan las cuentas por cobrar.

1106.000 Documentos por cobrar

Saldo: es deudor y representa el importe del valor nominal de los títulos de

crédito (letras de cambio, pagarés) expedidos a favor de la entidad, derivado de las ventas de conceptos distintos a las mercancías y la prestación de servicios

a crédito, por las cuales se tiene el derecho de exigir el pago, es decir,

representa un beneficio futuro fundadamente esperado. Operación (1): constitución de documentos por cobrar en sustitución de una factura, remisión o recibo expedido a favor de clientes.

Documento fuente: titulo de crédito expedido a favor de la entidad en sustitución de una factura, remisión o recibo a favor de clientes. Asiento contable:

Cargo: documentos por cobrar Abono: clientes

Operación (2): constitución de documentos por cobrar vía venta de mercancía. Documento fuente: factura, remisión o recibo expedido a favor del cliente a conservarse como garantía colateral del titulo de crédito a que dieron origen. Asiento contable:

Cargo: documentos por cobrar Abono: ventas Diversas cuentas (en función a la naturaleza de la operación)

Control interno:

- existencia de autorización y documentación de las ventas a crédito, de los

precios de venta y, de los descuentos y devoluciones.

- segregación adecuada de las funciones de recepción de pedidos de clientes,

crédito, embarques, facturación, cobranza, devoluciones y contabilización.

- registro en el periodo correspondiente, de la factura que amparan los

embarques a clientes y a las notas de crédito que respaldan las devoluciones recibidas.

- control de las devoluciones.

- vigilancia constante y efectiva sobre los vencimientos y cobranza,

principalmente con base en información sobre antigüedad de saldos.

- otros ingresos.

- conciliación periódica de la suma de los auxiliares contra el saldo de la cuenta de mayor correspondiente.

- confirmación periódica por escrito de los saldos por cobrar, por personas

distintas de las que manejan los registros contables y participan en labores de cobranza.

- custodia física de las cuentas por cobrar.

- arqueos, periódicos y sorpresivos de los documentos que amparen las

cuentas por cobrar, con el propósito de establecer e identificar claramente la responsabilidad del personal involucrado en el manejo de estos valores.

- existencia de fianzas para proteger a la entidad sobre el personal que tiene a su cargo el manejo y custodia de las cuentas por cobrar.

- procedimientos para el registro de las estimaciones.

- existencia de autorización para otorgar en garantía o prenda, o ceder los derechos que amparan las cuentas por cobrar.

1107.000 Deudores Saldo: es deudor y representa el importe del derecho de cobro derivado de las ventas a crédito de conceptos distintos a las mercancías y la prestación de servicios, sin garantía documental. Otros conceptos de naturaleza análoga y los préstamos concedidos, por los cuales se tiene el derecho de exigir el pago, es decir, representa un beneficio futuro fundadamente esperado. Operación (1): constitución de un crédito diverso a favor de la entidad. Documento fuente: recibo de caja o cualquier otro documento que soporte la constitución del crédito originado por operaciones ajenas al giro de actividades de la entidad. Asiento contable:

Cargo: deudores Abono: bancos. Otra cuenta que soporte el origen del crédito.

Operación (2): pago, total o parcial, de un deudor. Documento fuente: recibo de caja. Asiento contable:

Cargo: bancos Abono: deudores

Control interno:

- las personas que manejan las cuentas de deudores deberán ser ajenas a las que manejan ingresos y los registros contables.

- deberá prepararse mensualmente un reporte de antigüedad de saldos que

muestre el comportamiento de los deudores. La suma de todos los deudores

deberá coincidir con el saldo en el mayor.

1108.000 IVA acreditable pagado

Saldo: esta cuenta mensualmente deberá quedar saldada; de llegar a tener saldo será deudor y representará el importe del impuesto al valor agregado pendiente de acreditar o recuperar. Operación (1): constitución del IVA acreditable. Documento fuente: todo tipo de factura, remisión o recibo a favor de la entidad por concepto de costo o gasto causado y el que consigne el impuesto al valor agregado repercutido por el proveedor de bienes o servicios. Asiento contable:

Cargo: IVA acreditable Abono: bancos Proveedores

Control interno:

- se deberá estar pendiente de acreditar inmediatamente el impuesto.

- el área de finanzas de la entidad deberá estar pendiente de identificar en la facturas o recibos de proveedores de bienes y servicios que el importe de la operación incluya o no el impuesto al valor agregado. - en el aspecto de control, tanto en entradas como en devoluciones de mercancías o materias primas.

1109.000 IVA acreditable pendiente de pago

Operación (1): compra a crédito. Asiento contable:

Cargo: IVA acreditable pendiente de pago Abono: proveedores

1110.000 Inventarios terminados

Saldo: es deudor y representa el precio de costo del inventario terminado, mercancía en existencia al finalizar el ejercicio. Operación (1): inventarios terminados Documento fuente: nota de entrada.

Asiento contable:

Cargo: inventarios de terminados.

Abono: materia prima

Operación (2): venta de mercancía

Documento fuente: Nota de salida.

Asiento contable:

Cargo: bancos

Abono: inventarios terminados

Operación (3): contabilización del arribo al almacén de productos terminados.

Documento fuente: nota de entrada al almacén.

Asiento contable:

Cargo: inventario

Abono: mercancías en transito.

Operación (4): aplicación al costo de producción de las mercancías.

Documento fuente: registro de inventarios perpetuos donde se tiene

plenamente identificado el costo de la mercancía vendida. Factura o remisión

de venta al cliente. Nota de salida de almacén.

Asiento contable:

Cargo: costo de producción

Abono: inventarios terminados

Control interno:

- autorización del método de valuación seleccionado por la empresa.

- segregación adecuada de las funciones de autorización, custodia y registro.

- registro oportuno de la inversión en inventarios y del pasivo correspondiente

- Custodia física adecuada de los inventarios terminados.

- inventarios físicos.

-procedimientos adecuados para el registro y acumulación de los elementos del

costo.

-registros adecuados para el control de existencias y anticipos a proveedores.

- comparación periódica de la suma de registros auxiliares con el saldo de la

cuenta de mayor correspondiente.

- sistemas de información sobre cifras actualizadas.

1111.000 Materias primas

Saldo: es deudor y representa el precio de costo de las materias primas,

propiedad de la entidad.

Operación (1): compra de materias primas.

Documento fuente: factura o remisión del proveedor. Comprobantes de gastos

tales como fletes, acarreos, seguros, almacenajes, gastos de importación, etc.

Nota de entrada al almacén.

Asiento contable:

Cargo: materias primas.

Abono: banco (si la compra es a contado),

Proveedores (si la compra es a crédito),

Operación (2): registro de las devoluciones y rebajas aceptadas por lo

proveedores sobre compras efectuadas de materias primas.

Documento fuente: factura o remisión del proveedor. Nota de crédito expedida

por el proveedor. Nota de salida del almacén.

Asiento contable:

Cargo: bancos

Proveedores

Abono: materias primas

Control interno:

-registros adecuados para el control de existencias y anticipos a proveedores.

- comparación periódica de la suma de registros auxiliares con el saldo de la

cuenta de mayor correspondiente.

- abrir auxiliares por cada orden de compra en transito con objeto de identificar

el precio y costos de cada una de las mismas. La suma de estos auxiliares

deberá ser igual a mayor.

- vigilar la oportunidad de la transferencia contable de las mercancías una vez

que se tenga conocimiento que el embarque llego a las bodegas de la entidad.

1112.000 Anticipo a proveedores

Saldo: Deudor, representa los anticipos hechos a proveedores a cuenta de mercancías, materias primas, materiales, bienes o servicios. Guía de contabilización Operación (1): Entrega a cuenta, en efectivo o en cheque, a un proveedor de mercancías, materias primas, materiales, bienes o servicios. Documento fuente: Recibo del proveedor. Póliza de egresos. Asiento contable:

Cargo: Anticipos a proveedores Abono: Caja y bancos Operación (2): Aplicación de un anticipo entregado a un proveedor. Documento fuente: Factura o remisión del proveedor. Nota de entrada al almacén. Asiento contable:

Cargo: Proveedores, Cuentas por pagar (si la entidad maneja un sistema de cuentas por pagar) Abono: Anticipos a proveedores

Control interno.

- las entregas de efectivo a cuenta de mercancías, materia primas, materiales,

bienes o servicios, deberán estar soportadas con un recibo adecuadamente registrado por el proveedor.

- los anticipos a proveedores deberán registrarse en los auxiliares respectivos

con toda oportunidad. La suma de estos registros auxiliares deberá ser igual a mayor. - los recibos que amparen los anticipos a proveedores, invariablemente, deberán anexarse a la póliza de egresos correspondiente.

-los anticipos deberán estar autorizados por un funcionario responsable, o la persona indicada para tal efecto.

- al formularse una orden de compra deberá estar soportada por la requisición de almacén debidamente autorizada.

- el almacén deberá informar oportunamente a contabilidad sobre las entregas

de mercancías, materias primas, materiales, bienes o servicios para que esta formule la liquidación de operaciones correspondientes con proveedores.

- establecer políticas adecuadas para la entrega de anticipos.

- Vigilar que las condiciones de los pedidos, por los que ya deberían haberse

recibido los bienes o servicios.

- vigilar que en la liquidación final a los proveedores se amorticen los anticipos.

- evaluar la posibilidad de afianzar las entregas a proveedores.

1113.000 Papelería y útiles

Saldo: es deudor y representa el precio de costo de la papelería y útiles de oficina propiedad de la entidad, que está pendiente de utilizarse.

Operación (1): compra de papelería y útiles. Documento fuente: factura Asiento contable:

Cargo: papelería y útiles Abono: bancos

Operación (2): utilización de la papelería y útiles. Cargo: gastos de administración Abono: papelería y útiles

Control interno:

- al formularse una orden de compra deberá estar soportada por la requisición de almacén debidamente autorizada.

- Vigilar que las condiciones de los pedidos, por los que ya deberían haberse recibido los bienes o servicios.

- tener un control sobre la utilización de los mismos artículos.

1114.000 IEPS acreditable pagado

Saldo: saldo será deudor y representará el importe del impuesto especial sobre

producción y servicio pendiente de acreditar o recuperar. Operación (1): IEPS acreditable pagado.

Asiento contable:

Cargo: IEPS acreditable pagado Abono: bancos

1200.000 Activo a largo plazo

1201.000 Mobiliario y equipo de oficina Saldo: es deudor y representa el precio de costo del mobiliario y equipo de oficina propiedad de la entidad. Operación (1): adquisición de mobiliario y equipo de oficina. Documento fuente: factura original de compra. Asiento contable:

Cargo: mobiliario y equipo de oficina. IVA acreditable Abono: bancos (si la compra es de contado) Documentos por pagar (si la compra es a crédito)

Operación (2): venta de mobiliario y equipo de oficina (cuando no es el giro de la entidad) Documentos fuente: factura de venta expedida por la entidad. Asiento contable:

Cargo: Bancos (si la venta es de4 contado) Documentos por cobrar (si la venta es a crédito documentado) Abono: Mobiliario y equipo de oficina.

Operación (3): Cancelación o baja de un mueble o equipo de oficina. Documento fuente: documento interno que autorice la baja por ser inservible el bien objeto; o, papeles de trabajo que soportan la baja por haber concluido el termino para depreciar. Asiento contable:

Cargo: Depreciación acumulada de mobiliario y equipo Abono: Mobiliario y equipo de oficina.

Control interno:

- autorización del método de valuación seleccionado por la empresa.

- aprobación de la administración para adquirir, vender, retirar, destruir o gravar activos.

- segregación adecuada de las funciones de adquisición, custodia y registro.

- existencia de procedimientos para comprobar que se hayan recibido y registrado adecuadamente los bienes adquiridos.

- existencia de archivos de documentación.

-existencias de reglas para distinguir las adiciones de aquellos gastos por conservación y reparaciones.

- revisión periódica de las construcciones e instalaciones en proceso para registrar oportunamente aquellas que hayan sido terminadas.

- registros adecuados para control de anticipos a proveedores o constructores.

- comprobación periódica de la existencia y condiciones físicas de los bienes registrados.

- información oportuna al departamento de contabilidad de la unidades dadas de baja.

- registros de activos en cuentas que representen grupos homogéneos, en

atención a su naturaleza y tasa de depreciación.

- existencia de registros individuales que permitan la identificación y

localización de los bienes, conocer su valor en libros etcétera.

-conciliación periódica de la suma de los auxiliares contra el saldo de la cuenta de mayor correspondiente.

- información sistematizada sobre cifras actualizadas.

- adecuada protección de los bienes de la empresa, incluyendo su aseguramiento.

1202.000 Equipo de fabricación

Saldo: es deudor y representa el precio de costo del equipo de fabricación

propiedad de la entidad. Operación (1): adquisición de equipo de fabricación. Documento fuente: factura original de la compra.

Asiento contable:

Cargo: Equipo de fabricación IVA acreditable Abono: Bancos (si la compra es de contado) Documentos por pagar (si la compra es a crédito)

Operación (2): Cancelación o baja del equipo de fabricación. Documento fuente: documento interno que autorice la baja por ser inservible el bien objeto; o, papeles de trabajo que soportan la baja por haber concluido el termino para depreciar. Asiento contable:

Cargo: Depreciación acumulada del equipo de fabricación. Abono: Equipo de fabricación.

Control interno:

- autorización del método de valuación seleccionado por la empresa.

- aprobación de la administración para adquirir, vender, retirar, destruir o gravar activos.

- segregación adecuada de las funciones de adquisición, custodia y registro.

- existencia de procedimientos para comprobar que se hayan recibido y registrado adecuadamente los bienes adquiridos.

- existencia de archivos de documentación. -existencias de reglas para distinguir las adiciones de aquellos gastos por conservación y reparaciones.

- revisión periódica de las construcciones e instalaciones en proceso para

registrar oportunamente aquellas que hayan sido terminadas.

- registros adecuados para control de anticipos a proveedores o constructores.

- comprobación periódica de la existencia y condiciones físicas de los bienes registrados.

- información oportuna al departamento de contabilidad de la unidades dadas de baja.

- registros de activos en cuentas que representen grupos homogéneos, en atención a su naturaleza y tasa de depreciación.

- existencia de registros individuales que permitan la identificación y

localización de los bienes, conocer su valor en libros etcétera. -conciliación periódica de la suma de los auxiliares contra el saldo de la cuenta de mayor correspondiente.

- información sistematizada sobre cifras actualizadas.

- adecuada protección de los bienes de la empresa, incluyendo su aseguramiento.

1203.000 Equipo de transporte Saldo: es deudor y representa el precio de costo del equipo de transporte propiedad de la entidad. Operación (1): adquisición de equipo de transporte y distribución. Documento fuente: factura original de compra. Asiento contable:

Cargo: equipo de transporte y distribución. Abono: bancos (si la compra es de contado) Documentos por pagar (si la compra es a crédito)

Operación (2): venta de equipo de transporte (cuando no es el giro de la entidad). Documento fuente: factura de venta expedida por la entidad.

Asiento contable:

Cargo: bancos (si la venta es a contado) Documentos por cobrar (si la venta es a crédito documentado) Abono: equipo de transporte.

Operación (3): cancelación Documento fuente: documento interno que autorice la baja por ser inservible el bien objeto; o, papales de trabajo que soportan la baja por haber concluido el termino para depreciar.

Asiento contable:

Cargo: depreciación acumulada de equipo de transporte Abono: equipo de transporte.

Control interno:

- autorización del método de valuación seleccionado por la empresa.

- aprobación de la administración para adquirir, vender, retirar, destruir o gravar activos.

- segregación adecuada de las funciones de adquisición, custodia y registro.

- existencia de procedimientos para comprobar que se hayan recibido y registrado adecuadamente los bienes adquiridos.

- existencia de archivos de documentación.

-existencias de reglas para distinguir las adiciones de aquellos gastos por conservación y reparaciones.

- revisión periódica de las construcciones e instalaciones en proceso para

registrar oportunamente aquellas que hayan sido terminadas.