Cuprins

Mulumiri ................................................................................ 7
Bun venit n Cum s ducei lucrurile la bun sfrit .............. 9

Partea I:

Arta de a duce lucrurile la bun sfrit ........... 13

Capitolul 1 Un mod nou de a aciona

ntr-o realitate nou ....................................... 15
Capitolul 2 Controlai-v viaa: cinci etape pentru
a controla fluxul muncii ................................. 38
Capitolul 3 Iniiai proiecte n mod creativ: cinci etape
de planificare a proiectelor ............................ 69

Partea a II-a: Pas cu pas ctre o productivitate

fr stres
................................................. 97

Capitolul 4 ncepei: stabilirea timpului, a locului

i a instrumentelor de lucru ........................... 99
Capitolul 5 Colectarea: adunarea materialului brut ...... 119
Capitolul 6 Procesarea: golirea tviei de documente ...... 133
Capitolul 7 Organizarea: stabilirea recipientelor
potrivite ......................................................... 152
Capitolul 8 Revizuirea: meninerea sistemului
n funciune .................................................. 197

CUM S DUCEI LUCRURILE LA BUN SFRIT

Capitolul 9 ndeplinirea: alegerea celor mai bune moduri

de a aciona ................................................... 207
Capitolul 10 Cum s inei proiectele sub control ........... 228

Partea a III-a: Puterea principiilor de baz .......................... 241

Capitolul 11 Puterea obiceiului de a colecta ..................... 243
Capitolul 12 Puterea deciziei
n privina aciunii imediate ......................... 254
Capitolul 13 Puterea de a ne concentra
asupra rezultatului ........................................ 268

Concluzii ............................................................................. 276

Index ................................................................................... 279

Bun venit n Cum s ducei

lucrurile la bun sfrit

Bun venit n mina de aur deschis de modul de nelegere a

strategiilor pentru a avea mai mult energie, a fi mai relaxat i a
realiza mai multe cu un efort redus. Dac suntei ca mine, nseamn
c v place s ducei lucrurile la bun sfrit i vrei s v i bucurai
de via, aspecte care par s v scape din ce n ce mai des printre
degete, dac nu chiar se dovedesc a fi imposibil de atins dac
muncii prea mult. Aceast situaie nu trebuie tradus printr-o
propoziie de tipul sau... sau... . Este perfect posibil s muncii
eficient i, n acelai timp, s v simii mplinit n universul
cotidian al vieii de zi cu zi.
Consider c eficiena este un lucru bun. Poate c ceea ce facei
este important, interesant sau folositor; sau poate c nu este, dar
trebuie oricum fcut. n primul caz, vrei s
obinei ct mai mult posibil din investiia de
Arta de a-i odihni
timp i energie pe care ai fcut-o. n al doilea,
mintea i puterea de
vrei s trecei la alte lucruri ct mai repede a ndeprta toat
posibil, fr s v lungii prea mult.
grija i nelinitea
i orice ai face, ai vrea probabil s fii mai sunt probabil cteva
relaxat, mai ncreztor c ceea ce facei n acel dintre secretele
moment este exact ceea ce trebuie s facei. oamenilor mari.
Ai vrea s tii c faptul de a bea o bere cu anCpitan J.A.
gajaii dup program, de a v privi seara coHatfield
pilul cum doarme, de a rspunde la e-mailul
din faa dumneavoastr sau de a petrece cteva minute neprotocolare cu un client nou dup o ntlnire de
afaceri este exact lucrul care ar trebui fcut, aa cum deja l facei.
Scopul principal al acestei cri este de a v nva cum s fii
eficient i relaxat la nivel maxim, oricnd trebuie sau oricnd
dorii.

CAPITOLUL 3

Iniiai proiecte n mod creativ:

cinci etape de planificare
a proiectelor

Ingredientele de baz pentru atingerea

controlului relaxat sunt: 1) precizarea clar a
rezultatelor (proiectelor) i aciunilor imediate necesare pentru a le avansa spre finalizare; i 2) note care s v aminteasc de aceste
aciuni, incluse ntr-un sistem sigur, verificat
n mod regulat. Asta este ceea ce eu numesc
concentrare pe orizontal. Dei pare simpl,
punerea n practic a acestei metode poate da
natere unor rezultate excepionale.

Trebuie s v gndii
la lucrurile
importante n timp
ce le facei pe cele
mrunte, astfel nct
lucrurile mrunte s
ia turnura potrivit.
Alvin Toffler

INTENSIFICAREA CONCENTRRII PE VERTICAL

n majoritatea situaiilor i n cea mai mare parte a timpului

avei nevoie doar de concentrarea pe orizontal. Totui, uneori este
posibil s avei nevoie de o rigoare i de o conScopul este s v
centrare mai mari pentru a ine n fru un
eliberai mintea de
proiect, pentru a identifica o soluie sau penproiecte i situaii,
tru a v asigura c ai determinat corect toate
dar s nu pierdei
etapele. Aici intervine concentrarea pe vertiideile care pot fi utile.
cal. S tii cum s gndii eficient n acest
mod mai vertical i cum s integrai rezultatele n sistemul dumneavoastr personal reprezint cel de-al doilea
set important de atitudini necesar n munca bazat pe cunoatere.
Acest tip de gndire nu trebuie s fie elaborat. Cea mai mare
parte a procesului de gndire de care avei nevoie este liber, ceea
ce eu numesc planificare pe-spatele-plicului, genul de lucru pe care

70

I ARTA DE A DUCE LUCRURILE LA BUN SFRIT

chiar l facei pe spatele unui plic cnd ieii la o cafea cu un coleg,

n timp ce discutai ordinea de zi i structura unei prezentri de
vnzri. Din experiena mea, acesta tinde s fie cel mai eficient mod
de planificare pe care o putei face, innd seama de raportul dintre
rezultate i energia pe care o investii. Este adevrat c uneori este
posibil s fie nevoie s formulai o structur sau un plan mai formal
pentru a clarifica prile componente, secvenele i prioritile. Vor
fi, de asemenea, necesare planuri mai detaliate pentru a coordona
situaii mai complexe dac, spre exemplu, echipele trebuie s
colaboreze la unele pri din diferite proiecte sau dac planurile de
afaceri trebuie trasate ntr-o manier care s conving un investitor
c tii ce facei. Dar, de regul, putei fi destul de creativ doar cu
un plic i un creion.
Din ceea ce am observat eu n sfera specialitilor, cea mai acut
nevoie n conceperea unui proiect nu ine de redactarea unor
modele rigide; de obicei, oamenii care au nevoie de aceste modele
le dein deja sau le pot obine n cadrul unor planuri de studii academice sau profesionale. n schimb, am descoperit c cea mai mare
lacun este lipsa unui model de concentrare asupra proiectului
pentru noi, ceilali. Avem nevoie de moduri de a ne valida i susine refleciile, orict de informale ar fi acestea. Sesiunile i instrumentele de planificare de calibru mare (cum ar fi un program de
operare pentru proiecte) pot fi cu siguran utile, dar adesea cei
care iau parte la o edin vor trebui s se mai ntlneasc nc o
dat (la o planificare pe-spatele-plicului) pentru a evidenia o
parte din ceea ce trebuie fcut i a obine controlul asupra prii
respective. edinele mai precise i mai structurate tind, de asemenea, s sar peste cel puin o problem stringent, cum ar fi
motivul pentru care se deruleaz de fapt proiectul. Alteori pur i
simplu nu se acord timpul necesar pentru schimbul de opinii,
pentru formularea unor idei la care nimeni nu s-a gndit i care ar
putea face proiectul mai interesant, mai profitabil sau mai amuzant.
i, n sfrit, foarte puine astfel de ntlniri au ca rezultat generarea
nivelului necesar de rigoare pentru a determina etapele de aciune
i a trasa responsabilitile pentru diferitele aspecte ale planificrii
proiectului.

3 Iniiai proiecte n mod creativ: cinci etape de planificare...

71

Vestea bun este c exist o modalitate eficient de a reflecta

asupra proiectelor, situaiilor i problemelor, modalitate care
garanteaz o valoare maxim cu un consum minim de timp i de
efort. Acesta este felul n care gndim i planificm n mod natural,
care ns nu este neaprat i felul n care planificm de obicei cnd
ncercm deliberat s inem un proiect sub control. Din experiena
mea, cnd oamenii planific mai mult, n mod mai degajat i mai
natural, scap de mai mult stres i obin rezultate mai bune.
MODELUL DE PLANIFICARE NATURAL

Suntei deja familiarizat cu cel mai genial i mai creativ strateg

din lume: creierul. Dumneavoastr niv suntei de fapt o main
de fcut planuri. Planificai cnd s v mbrCel mai experimentat
cai, cnd s mncai, cnd s mergei la cumstrateg din lume
prturi sau pur i simplu cnd s vorbii.
este creierul
Dei procesul poate prea cumva aleatoriu, o
dumneavoastr.
serie destul de complex de etape trebuie ndeplinite nainte ca mintea dumneavoastr s poat determina o
aciune concret. Se parcurg cinci etape pentru a efectua aproape
orice sarcin:
1. Precizarea scopului i a principiilor
2. Imaginarea rezultatului
3. Generarea de idei/Brainstorming
4. Organizarea
5. Identificarea aciunilor imediate

Un exemplu simplu: planificarea unei cine n ora

Ce v-a determinat iniial s v gndii s ieii la o mas n ora

ultima dat? Este posibil s fi fost mai multe lucruri: dorina de a v
satisface foamea, de a iei cu prietenii, de a srbtori o ocazie deosebit, de a ncheia o tranzacie sau de a ntri o relaie sentimental.
Imediat ce oricare dintre aceste aspecte s-a transformat ntr-un
impuls concret pe care ai dorit s-l materializai, ai nceput s
planificai. Intenia dumneavoastr a fost scopul i ea a declanat
automat procesul intern de planificare. Principiile dumneavoastr

72

I ARTA DE A DUCE LUCRURILE LA BUN SFRIT

au formulat graniele planului respectiv. Probabil c nu v-ai gndit

n mod contient la principiile legate de luarea mesei n ora, dar ai
gndit n cadrul lor: toate standardele pentru mncare i servire,
cost, avantaje i confort au avut un rol. n orice caz, scopul i
principiile dumneavoastr au reprezentat imboldul de a v concepe
planul i de a-i stabili limitele.
Odat ce ai decis cum s v ndeplinii scopul, care au fost
primele gnduri? Probabil c nu punctul II.A.3.b din plan.
Primele idei au fost mai degrab de genul: S stau la o mas pe
terasa de la Bistro Caf. De asemenea, probabil c v-ai imaginat
vreun episod pozitiv pe care l-ai putea tri sau cum va fi seara
prietenii cu care v ntlnii, atmosfera i/sau rezultatul. Aceasta
este imaginarea rezultatului. De vreme ce scopul dumneavoastr a
fost de ce-ul ieirii la cin n ora, imaginea pe care v-ai indus-o
singur a fost una a ce-ului a ambianei i a senzaiilor celor mai
potrivite pentru ndeplinirea scopului.
Dup ce v-ai acomodat cu viziunea pe care ai creat-o, ce a
nceput s fac mintea dumneavoastr n mod natural? La ce a
nceput s se gndeasc? Cnd ar trebui s plecm? E deschis n
seara asta? Oare va fi aglomerat? Cum va fi vremea? S m
schimb? Am destul benzin? Ct mi-e de foame? Toate aceste
ntrebri reprezint de fapt un brainstorming sau o generare de
idei. Ele in de procesul creativ natural care se declaneaz de
ndat ce v dedicai unui rezultat pe care nu l-ai obinut nc.
Creierul dumneavoastr a observat un decalaj ntre ceea ce sperai
i starea de fapt de atunci; aa c a nceput s rezolve acest
dezacord cognitiv, ncercnd s completeze spaiile libere. Dar a
realizat acest proces de gndire ntr-o manier oarecum relativ i
spontan. V-au trecut prin minte diferite aspecte ale ieirii la cin
n ora. Evident c nu a trebuit s le notai pe toate, dar ai realizat
o versiune a acestui proces n minte*.
______________

Dac v ocupai totui de srbtorirea unui succes recent al celui mai bun
prieten, complexitatea i detalierea care se amplific n mintea dumneavoastr
ar trebui s justifice cel puin utilizarea dosului unui plic! (n.aut.)

5 Colectarea: adunarea materialului brut

Lista de activare a lucrurilor neterminate

PLAN PROFESIONAL
Proiecte ncepute, nefinalizate
Proiecte care trebuie iniiate
ndatoriri fa de alii/promisiuni
fcute altora
ef/parteneri
Colegi
Subordonai
Ali angajai din firm
Oameni din exterior
Clieni
Alte companii
Specialiti
Comunicri de fcut/de obinut
Interne/externe
De iniiat sau de rspuns la:
Telefoane
Mesaje n csua vocal
E-mailuri
Pagini
Faxuri
Scrisori
Memorii
Alte lucruri de scris/de trimis
Rapoarte
Evaluri/verificri
Propuneri
Articole
Materiale promoionale
Manuale/instruciuni
Lucrri de rescris/editat
ntlniri care trebuie programate/cerute
Cine ce trebuie s tie la nivel
decizional?
Lucruri importante de citit/ revzut
Plan financiar
Flux de capital
Date statistice
Bugete
Previziuni/ planuri
Declaraii de profit i pierderi
Balane
Linii de credit

129

Planificare/organizare
Planificare formal (eluri, inte,
obiective)
Proiecte n derulare (etapele
urmtoare)
Proiecte care urmeaz
s fie demarate
Planuri de afaceri/de marketing
Iniiative instituionale
Evenimente care se apropie
edine
Prezentri
Structurare instituional
Modificri n cadrul cldirii
de birouri
Instalarea de sisteme noi/aparatur
nou
Deplasri
Bnci
Achitabile
Cecuri care pot fi ncasate
Fonduri pentru cheltuieli curente
Administraie
Aspecte legale
Asigurri
Personal
Politici/proceduri
Clieni
Interior
Exterior
Marketing
Promoii
Vnzri
Serviciul pentru clieni
Sisteme
Telefoane
Calculatoare
Aparatur pentru birou
Alt aparatur
Utiliti
Arhivare
Depozitare
Liste de inventar

130

II PAS CU PAS CTRE O PRODUCTIVITATE FR STRES

Consumabile
Birou/spaiu
Organizarea biroului
Mobilier
Decoraiuni
n ateptare...
Informaii
Sarcini/proiecte delegate
Prelungiri importante pentru proiecte
Rspunsuri la:
Scrisori
Memorii
Telefoane
Propuneri
Rechiziii
Rambursri
Fonduri pentru cheltuieli curente
Asigurri
Articole comandate
Articole care sunt n reparaie
Bilete
Decizii aparinnd altora
Dezvoltare profesional
Perfecionare/seminare
Lucruri de nvat
Lucruri de verificat
Abiliti de perfecionat/de format
mai ales n domeniul:
Calcuatoare
Cursuri de perfecionare pe suport
audio/video
CV-uri
Educaie extraprofesional
Cercetare trebuie s aflu despre...
inute de serviciu
PLAN PERSONAL
Proiecte ncepute, nefinalizate
Proiecte care trebuie iniiate
ndatoriri fa de alii/promisiuni
fcute altora
Soie/so
Copii

Familie
Prieteni
Specialiti
Obiecte mprumutate
Proiecte: alte instituii
De sprijin
Locale
Voluntariat
Comunicri de fcut/de obinut
Familie
Prieteni
Specialiti
De trimis sau de rspuns la:
Telefoane
Scrisori
Felicitri
Evenimente care se apropie
Ocazii speciale
Zile de natere
Aniversri
Nuni
Festiviti de absolvire
Srbtori
Cltorii
Excursii la sfrit de sptmn
Concedii
Evenimente sociale
Evenimente culturale
Evenimente sportive
Cercetare i dezvoltare lucruri de fcut
Locuri de vizitat
Oameni de cunoscut/invitat
Atracii locale
Administrare
Financiar
Facturi
Bnci
Investiii
mprumuturi
Impozite
Asigurri
Probleme juridice
Arhivare

5 Colectarea: adunarea materialului brut

n ateptare...
Comenzi prin pot
Reparaii
Rambursri
Obiecte mprumutate
Date medicale
Rspunsuri la invitaii
Cas/gospodrie
Proprietari
Drept de proprietate
Aspecte legale
Imobiliare
Locaie
Impozite
Constructori
nclzire/aer condiionat
Instalaii sanitare i evi
Electricitate
Acoperi
Amenajare teren cas
Alee de acces
Perei/podea/tavan
Decoraiuni interioare
Mobilier
Utiliti
Instalaii
Becuri/legturi electrice
Ustensile de buctrie
Main de splat/usctor/aspirator
Spaii de organizat/de curat
Calculatoare
Software
Hardware
Conexiuni

CD-ROM
E-mail/internet
TV
Video
Muzic/CD-uri/casete
Aparate foto/filme
Telefoane
Robot telefonic
Aparatur sportiv
Dulapuri/haine
Garaj/spaii de stocare
Reparaii i ntreineri auto
Ustensile i instrumente
Valize i geni de voiaj
Animale de companie
ngrijire medical
Doctori
Dentiti
Specialiti
Hobby-uri
Cri/CD-uri/casete/discuri
Comisioane
Magazin cu articole de feronerie
Farmacie
Pia
Banc
Curtorie
Librrie
Comunitate
Vecini
coli
Administraia local
Aspecte ale vieii locale

LISTA DE INVENTAR DIN TVIA DE DOCUMENTE

131

Dac ai extras totul din minte, att din punct de vedere profesional, ct i din punct de vedere personal, atunci probabil c
tvia dumneavoastr de documente este destul de plin i aproape
c se revars. Pe lng foile de hrtie i obiectele concrete, lista
lucrurilor incluse aici ar trebui s mai conin i mesaje vocale i
toate e-mailurile care sunt stocate n seciunea pentru tvia de

132

II PAS CU PAS CTRE O PRODUCTIVITATE FR STRES

documente a programului dumneavoastr de operare pentru

comunicare. Ar trebui s includ de asemenea orice lucru de pe
listele din agende sau blocnotesuri pentru care nu ai decis nc
aciunea imediat.
n general, le recomand clienilor mei s-i transcrie mesajele
vocale pe hrtie i s pun foile n tvia de documente, mpreun
cu blocnotesurile de organizare, care au de obicei nevoie de o
reevaluare amnunit. Dac ai folosit o agend electronic (PDA),
Microsoft Outlook sau Lotus Organizer i pentru alte funcii n
afar de cea a agendei de lucru i a agendei telefonice/de adrese, v
sugerez s printai i toate sarcinile sau listele De fcut i s le
punei i pe ele n tvi. Ar fi bine ca e-mailurile s rmn unde
sunt datorit numrului lor mare i a factorului de eficien care
cere s v ocupai de ele n propriul lor minisistem.

Ceea ce ajunge n tvi nu rmne acolo

Dup ce ai fcut toate cele descrise mai sus, suntei pregtit
pentru urmtoarea etap. Nu vrei s lsai tot ce ai adunat n
tvia de documente pentru o perioad nelimitat de timp, pentru
c gndul vi se va ntoarce la ele, mintea tiind c nu le-ai rezolvat.
Unul dintre factorii principali care determin reinerea oamenilor
de a pune materiale n tvi este, bineneles, lipsa unei bune
metodologii de organizare i procesare care s poate fi aplicat
practic.
Asta ne duce la urmtorul capitol: Golirea tviei de documente.