INFORME N 001-2016-RENFAR-SC

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INFORME DE AUDITORA N 001-2016-RENFAR-SC

ESTADOS FINANCIEROS
I.

ANTECEDENTES
1. ORIGEN
El examen a la empresa Sucomar consultora SAC, distrito de independencia,
provincia de Huaraz, Ancash, en adelante la empresa, es un examen que se ejecuta
en cumplimiento a lo establecido en el artculo 25 del estatuto de la empresa.
2. OBJETIVOS
La auditora financiera a la empresa Sucomar constructora SAC, en adelante la
empresa, corresponde a un servicio de control posterior programado.
2.1. Objetivo general
Diagnosticar y formular recomendaciones para mejorar la eficacia, la eficiencia y la
economa de las operaciones de ventas a crdito otorgados por la empresa
involucradas en los hallazgos.
2.2. Objetivos especficos
- Promover la mejora de las operaciones de venta a crdito.
- Determinar la si la administracin cumpli con los planes y objetivos de ventas a
crdito.
- Evaluar si las polticas de la administracin de ventas responden y son
congruentes con los planes generales y especficos establecidos en funcin de
metas y objetivos de la empresa.
- Examinar y evaluar los sistemas de control interno gerencial, para comprobar el
grado de confiabilidad de la administracin, en el ejercicio directo del control sobre
las ventas.
3. MATERIA EXAMINADA Y ALCANCE
Las reas a examinar para los objetivos especficos comprenden el sistema de ventas
y otras unidades orgnicas relacionadas con el sistema mencionado.

La auditora financiera fue realizada de acuerdo a los criterios de la comisin de

auditora.
Comprende la revisin y anlisis de la documentacin relativa al proceso de crditos y
cobranzas durante el perodo comprendido entre 1 de enero de 2015 y el 31 de
diciembre de 2015, que obra en los archivos de la empresa ubicada en la Av.
Centenario n 435, distrito de Independencia, provincia de Huaraz, Ancash.
Cabe precisar que se efectu la revisin de operaciones y registros anteriores y
posteriores al periodo de la auditora, a fin de cumplir con el objetivo del examen.

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Durante el desarrollo de la auditora se presentaron limitaciones que retardaron la

informacin solicitada por la comisin auditora, las mismas que ocasionaron ampliar
el plazo de ejecucin de la auditora.
4. ANTECEDENTES Y BASE LEGAL DE LA ENTIDAD
4.1. Antecedentes
Norma de creacin
La empresa fue creada mediante escritura pblica de constitucin del 30 de diciembre
de 2001, siendo sus socios promotores los seores Jaime Snchez de la Vega,
Carmen Gmez Minaya, Richard Cortez Sifuentes y Martin Sjoo Velzquez, quienes
aportaron la suma de S/. 150,000.00, S/. 170,000.00, S/. 245,000.00 y S/. 350,000.00
respectivamente.
La empresa fue constituida bajo la modalidad de una sociedad annima cerrada, cuyo
nombre comercial es Empresa Sucomar Consultores SAC, con sujecin a la Ley
general de sociedades. Su domicilio fiscal se encuentra ubicada en la Av. Centenario
n 435, distrito de Independencia, provincia de Huaraz, Ancash.
La actividad econmica principal de la empresa est representada por la consultora y
actividades afines.
Naturaleza y finalidad de la entidad
La escritura pblica de constitucin de la empresa, establece que la empresa es una
organizacin de derecho privado que emana de la decisin de sus socios, con
personera jurdica, que goza de autonoma financiera, econmica y administrativa en
los asuntos de su competencia; y, norma su propia organizacin y funcionamiento.
El artculo 17 del Estatuto de la Empresa inserto en la escritura pblica de
constitucin, aprobado mediante acuerdo de junta general de accionistas de 30 de
diciembre de 2001, establece que, su finalidad es la de ofertar servicios de
consultora, construccin de inmuebles y similares tanto en el sector pblico con en el
sector y privado.

Funciones
Las funciones de la empresa estn representadas por la planificacin, programacin,
ejecucin, evaluacin y retroalimentacin de polticas y procedimientos orientados al
desarrollo de las siguientes actividades:
Asesoras y consultoras en general.
Construccin de obras civiles en general.
Elaboracin de perfiles, expedientes tcnicos y similares.
Servicios de capacitacin y consultoras.
Comercializacin de materiales de construccin en general.
Comercializacin de agregados.
Otras actividades conexas y/o complementarias que se relacionan con el objeto
principal del negocio.

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Sntesis del alcance del Plan Estratgico: misin, visin y objetivos estratgicos
Misin
Sucomar Consultora SAC, es una empresa de servicios de consultora y
construcciones en general, cuya misin es satisfacer las necesidades de sus clientes,
antes, durante y despus de finalizado el proyecto. Lo anterior dando cumplimiento a
los estndares de calidad y plazos comprometidos, generando con ello relaciones
duraderas, basadas en aos de experiencia y profesionalismo. Buscamos respetar la
legislacin medioambiental y laboral, junto con toda aquella que tenga relacin con el
quehacer de la organizacin, orientndonos siempre hacia el desarrollo de nuestra
gente, generando vnculos estratgicos con los proveedores y accionistas.
Visin
Ser reconocidos como uno de los grupos constructores lderes del pas; a travs de
la generacin de proyectos, negocios y soluciones integrales para nuestros clientes.
Queremos ser uno de los protagonistas de la actividad empresarial, manteniendo
siempre nuestro serio compromiso con el desarrollo del pas, la comunidad, y el
respeto al medioambiente.
Objetivos estratgicos
Segn el Plan Estratgico Empresarial los objetivos se basan en los siguientes ejes:

Eje n. 1: respeto por el derecho de los trabajadores.

Eje n.2: Valores institucionales.
Eje n. 3: mejora continua.
Eje n. 4: cuidado del medio ambiental.
Eje n. 5: trabajo pensando en el cliente.
Eje n. 6: incremento de ventas.
Eje n. 7: control permanente.

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Estructura orgnica

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA EMPRESA SUCOMAR SAC

Fuente: Acuerdo de Junta General de Accionistas n. 001-2001-ESCSAC.

Presupuesto institucional del perodo auditado

En el cuadro n. 1 se presenta el total de los ingresos del periodo a examinar; el cual

ascendi a la suma de S/. 18745,545.00, habindose ejecutado el importe de

S/. 15954,333.35.00 que representa el 85.11%, montos que se tendrn en
consideracin durante el desarrollo del examen, como una de las principales fuentes
de informacin para establecer si las cobranzas y crditos se efectuaron segn los
lineamientos establecidos por la empresa.
Los egresos presupuestados por la entidad para el ejercicio 2015 ascendieron a la
suma de S/. 4954,713.00, de la cual se ejecut el importe de S/. 3241,373.24 que
representa el 65.42% del total, precisndose que la principal fuente de financiamiento
lo constituye el rubro ventas.

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4.2. Base legal:

La base legal que rige las actividades de la empresa y por consiguiente las fuentes de
la que se obtendrn los principales criterios a utilizar en el examen, son las siguientes:
Normas Generales
Escritura pblica de constitucin.
Normas Especficas

Manual de polticas y procedimientos de ventas.

Manual de polticas y procedimientos de cobranzas.
Normas y principios de marketing.
Ley general de sociedades.

Normas de Creacin y Funcionamiento

Estatuto de la empresa de 30 de diciembre de 2001.

Manual y Reglamento de Organizacin y Funciones aprobado con acuerdo de
junta general de accionistas n 005-2001-ESSAC.

Normas Presupuestales

Directivas de presupuesto de ingresos y egresos, de4 de enero de 2015 y

modificatorias.

Normas de Tesorera

Directiva de flujo de caja N 010-2006-ECSAC de 10 de enero de 2015.

Normas Tributarias
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Ley del IGV e ISC y modificatorias.

Ley del impuesto a la renta.
Ley del impuesto a las transacciones financieras.
Otros.

Normas Laborales

Decreto legislativo n 728 y modificatorias.

Otros.

Normas de tica

Directiva de cdigo de tica aprobado con acuerdo de junta general de accionistas

del 4 de enero de 2001y sus modificatorias.

5. COMUNICACIN DE LAS DESVIACIONES DE DESEMPEO

Con la finalidad de recoger mayores datos, la comisin auditora cumpli con el
procedimiento de comunicacin de desviaciones de desempeo a las unidades
orgnicas comprendidas en los hechos advertidos a fin que formulen sus
comentarios.
Las cdulas de comunicacin de desviaciones de desempeo y los comentarios
presentados, se incluyen en el Apndice n. 1; asimismo, la evaluacin de los
citados comentarios se encuentra en el Apndice n. 2.
6. ASPECTOS RELEVANTES DE LA AUDITORA
6.1. LA EMPRESA SUCOMAR SAC NO ENTREG OPORTUNAMENTE LA
INFORMACIN Y DOCUMENTACIN SOLICITADA POR LA COMISIN
AUDITORA, LO QUE NO HA PERMITIDO A LA COMISIN AUDITORA CUMPLIR
LOS PLAZOS DE EJECUCIN DE LA AUDITORA.
Durante el desarrollo de la auditora, la comisin solicit al gerente general de la
empresa, informacin operativa y financiera, sin embargo, pasado el plazo otorgado,
la entidad no cumpli con remitir la informacin requerida, por lo que en dos
oportunidades se emitieron documentos reiterativos que generaron que el gerente de
la empresa remita la documentacin, pero de manera inoportuna; situacin que
signific ampliar el plazo de ejecucin de la auditora.
II.DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
Como resultado de la evaluacin de la estructura del control interno de la materia examinada
se concluye lo siguiente:
1. DURANTE EL PERIODO 2015, EL GERENTE DE ADMINISTRACIN DE LA
EMPRESA SUCOMAR SAC, OMITI LA IMPLEMENTACIN DE MECANISMOS DE
CONTROL INTERNO RESPECTO A LA SUPERVISIN DE LAS DIVERSAS
ETAPAS DE LOS PROCESOS DE CRDITOS Y COBRANZAS.
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Los expedientes de ventas, no contienen documentos que acrediten que el seor

Jun Vargas Correa, gerente general, haya supervisado las diversas etapas de los
procesos de crditos y cobranza. Tal situacin ha permitido que las ventas no se
encuentren debidamente sustentadas, por lo que es materialmente imposible que la
empresa conozca con objetividad la cuanta real de las ventas.
Los hechos implican que el funcionario omiti la implementacin de lo tipificado en el
artculo 5 del Manual de Organizacin, que seala que el gerente de la entidad es la
ms alta autoridad ejecutiva que ejerce las funciones para la aprobacin,
autorizacin y supervisin de los procesos de crditos y cobranzas, facultad que
debe ejercerlo con la finalidad de garantizar que las etapas de ventas estn
enmarcadas dentro de los principios de legalidad, equidad, transparencia,
racionalidad, eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos financieros.
Con los hechos expuestos, la entidad no aplic la siguiente normativa:
Comentario 03 del numeral 1.1. y comentario 01 y 02 del numeral 5.1.2. de las
Normas de Control Interno, aprobado con Acuerdo de Junta General de
Accionistas, de 3 de noviembre de 2004, que precisan: 1.1. Filosofa de
Direccin.
().
03 El gerente debe hacer entender al personal la importancia de la
responsabilidad de ejercer y ejecutar los controles internos, ya que cada
miembro cumple un rol importante dentro de la entidad. Tambin debe lograr
que estas sean asumidas con seriedad e incentivar una actitud positiva hacia
el control interno.
()
5.1.2. Monitoreo oportuno del control interno.
La implementacin de las medidas de control interno sobre los procesos y
operaciones de la entidad, debe ser objeto de monitoreo oportuno con el fin de
determinar su vigencia, consistencia y calidad, as como para efectuar las
modificaciones que sean pertinentes para mantener su eficacia. El monitoreo se
realiza mediante el seguimiento continuo o evaluaciones puntuales. Comentarios:
1 El desarrollo del monitoreo sobre el sistema y las actividades de control
interno debe proveer a la entidad seguridad razonable sobre el logro de sus
objetivos, la confiabilidad de la informacin, el empleo de los criterios de
eficacia y eficiencia, el cumplimiento de polticas y normas internas vigentes,
as como el logro de estndares de calidad cada vez mejores.
2 Mediante el monitoreo, la supervisin busca asegurar que los controles
operen y sean modificados apropiadamente de acuerdo con los cambios en el
entorno organizacional. Asimismo, se debe valorar si, en el cumplimiento de
la misin de la entidad, se alcanzan los objetivos generales del control interno
y si se contribuye al aseguramiento de la calidad.
La falta de supervisin de las diversas etapas de los procesos de crditos y
cobranzas, ha conllevado a que los controles internos del sistema de abastecimientos
de la entidad, presenten serias debilidades, debido a que se soslay en la aplicacin
de los procedimientos tcnicos y legales que debieron aplicarse a fin de garantizar
eficiencia, eficacia, economa y transparencia en los procesos de ventas.
Los hechos advertidos se deben a la falta de controles internos eficientes, efectivos y
econmicos respecto a la implementacin de polticas y manuales de procedimientos
relacionados con la aplicacin de los lineamientos establecidos en el Manual de
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Organizacin y Funciones, respecto a la supervisin de los procesos de ventas

ejecutadas por la empresa.
III.

OBSERVACIN
Segn la escritura pblica de constitucin de la empresa Sucomar, es finalidad de la entidad,
la prestacin de servicios de consultora y construccin, satisfaciendo las necesidades de
sus clientes a fin de lograr el logro de sus metas y objetivos.
En ese contexto, durante el 2015 la empresa Sucomar, efectu ventas al contado y al crdito;
sin embargo, sus fines se vieron alterados por los siguientes hechos:
1. EN LA EJECUCIN DEL CONTRATO N 003-2015-SUCOMAR-SAC, EL CLIENTE
HUARAZ E.I.R.L., POR LA VENTA AL CRDITO, ENTREG SUMA DE DINERO A
LA EMPRESA SUCOMAR DESPUS DE SESENTA (60) DAS DE ATRASO
INJUSTIFICADO, GENERANDO UNA TASA DE INTERS DE S/. 30,000.00 QUE
NO FUE COBRADA POR LA ENTIDAD.
El 31 de julio de 2015, el gerente general de Sucomar y el representante legal de la
empresa Huaraz, firmaron el contrato n. 007-2015-SUCOMAR-SAC para la
prestacin de servicios de elaboracin de un expediente tcnico para la construccin
de viviendas.
La clusula quinta del citado contrato, referida al inicio y culminacin de la prestacin,
seala que: El plazo para la cancelar la venta al crdito se extender hasta el 31
de agosto de 2015.
Lo que implica que el plazo mximo para que la empresa Huaraz cancele su deuda,
venca indefectiblemente el 31 de agosto de 2015. Por lo que, en cumplimiento de la
clusula quinta del contrato, la Sucomar debi garantizar que Huaraz SAC pague su
deuda dentro del plazo establecido.
Segn el estado de cuenta corriente de la empresa Sucomar, la empresa Huaraz
efectu el pago de 1376,653.23 el 31 de octubre de 2015, lo que implica que cancel
su deuda despus de sesenta das (60); sin embargo, no se advierte documento
alguno que acredite que el cliente haya abonado la suma de S/. 30,000.00 por
concepto intereses moratorios.
Los hechos expuestos contravienen la siguiente normativa:

Artculo 165 del Manual de Polticas y Procedimientos de Crditos y Cobranzas,

aprobado con acuerdo de junta general de accionistas, de 30 de noviembre de
2005, que seala:
Artculo 165.- Penalidad por mora en la ejecucin de la prestacin.
En caso de retraso injustificado en la ejecucin de las prestaciones objeto del
contrato la empresa le aplicar al cliente penalidad por cada da de atraso.

Clusula quinta y duodcima del contrato n. 007-2015-SUCOMAR-SAC, de 31

julio de 2015, que seala:
Clusula Quinta: Inicio y Culminacin de la Prestacin.

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El plazo de ejecucin de la prestacin se extender hasta 31 de agosto de 2015

de acuerdo a la declaracin jurada de anexo al presente.
().
Clusula duodcima: penalidades
Si el cliente incurre en retraso injustificado en la ejecucin de las prestaciones
objeto del contrato, la empresa Sucomar le aplicar al contratista una penalidad
por cada da de atraso.
Los hechos descritos han ocasionado que la empresa Sucomar, no cobre a la
empresa Huaraz E.I.R.L. la penalidad ascendente a S/. 10,000.00 por concepto
moras, por haber cancelado su deuda despus de sesenta das de vencido el plazo.
Los hechos expuestos se produjeron por las debilidades del control interno de la
unidad orgnica de crditos y cobranzas, en el sentido que no fueron advertidos ni
fortalecidos por los funcionarios, al momento de suscribir la conformidad de la
cobranza de las ventas a crdito.
Mediante carta de fecha 25 de enero de 2016, el hallazgo fue notificado al gerente de
crditos y cobranzas con la finalidad de recoger sus comentarios al respecto.
Luego de efectuada la evaluacin de los comentarios y documentos presentados por
el gerente, se concluye que los mismos corroboran los hechos observados.

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IV.

CONCLUSIONES
Como resultado de la auditora practicada a la empresa Sucomar, se formulan las
conclusiones siguientes:
1. La empresa Huaraz E.I.R.L, entreg suma de dinero a la empresa Sucomar, despus
de sesenta (60) das de atraso injustificado, sin embargo, la empresa Sucomar no
cobr penalidades por mora; contraviniendo sus propias normas y 007-2015SUCOMAR-SAC.
Los hechos descritos generaron que la entidad no aplique la penalidad a la empresa
Huaraz por un valor de S/. 10,000.00, ocasionando un perjuicio econmico a la
empresa, limitando el cumplimiento de las metas y objetivos; situacin originada por la
omisin de los funcionarios de Sucomar, en advertir e informar el pago extemporneo,
lo que implica que actuaron sin la estricta observancia de la normativa en materia de
crditos y cobranzas.
(Observacin n. 1)

2. La empresa Sucomar, durante el proceso de auditora, no proporcion oportunamente

a la comisin auditora, la informacin requerida, por lo que el plazo de ejecucin del
examen tuvo que extenderse.
(Aspectos relevantes n. 6.1)
3. El gerente de administracin de la empresa Sucomar SAC, omiti la implementacin
de mecanismos de control interno respecto a la supervisin de las diversas etapas de
los procesos de crditos y cobranzas.
(Deficiencia de control interno n. 1).

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V.

RECOMENDACIONES
Como resultado de la auditora financiera practicada a Sucomar, con el propsito de
coadyuvar a la mejora de la eficiencia, eficacia y economa en la toma de decisiones y en el
manejo de los crditos y cobranzas, se formulan las recomendaciones siguientes:
Al presidente del directorio de la empresa Sucomar:
1.

Disponer las acciones pertinentes que garanticen el recupero de la suma de S/.

10,000.00 por concepto de penalidades dejadas de percibir por la entidad por concepto
de moras que debi de aplicarse a la empresa Huaraz E.I.R.L.
(Conclusiones n. 1).

2.

Disponer que la gerencia de cobranzas, formule una directiva de control de calidad, de

tal manera que se realice el seguimiento del vencimiento de las ventas a crdito y
permita aplicar las penalidades por moras.
(Conclusin n. 1)

3.

Disponer que el gerente general de la empresa adopte las medidas pertinentes que
aseguren que las unidades orgnicas de la empresa, durante el proceso de auditora
entreguen oportunamente toda la informacin requerida por la comisin de auditora.
(Conclusin n. 2)

4. Disponer que la gerencia de administracin de la empresa Sucomar SAC, implemente

el sistema de control interno respecto a la supervisin de las diversas etapas de los
procesos de crditos y cobranzas.
(Conclusin n. 3).

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VI.

APNDICES
Apndice n. 1
Apndice n. 2
Apndice n. 3
Apndice n. 4
Apndice n. 5
Apndice n. 6
Apndice n. 7
Apndice n. 8
Huaraz, 10 de marzo de 2016

Carlos Vargas Torres

Jefe de comisin

Auditora financiera a la empresa Sucomar Huaraz, Independencia.

Periodo de 1 de enero de 2015 al 31 de diciembre de 2015.

Mara Velarde Caballero

Supervisor de comisin