TODO LO QUE DEBERAS SABER

A LA HORA DE ORGANIZAR
TU PEQUEA EMPRESA.

TODO LO QUE DEBERAS SABER

A LA HORA DE ORGANIZAR
TU PEQUEA EMPRESA.

INDICE
INTRODUCCIN

Introduccin al mundo Online

En que consiste el sistema online

reas de aplicacin de los sistemas online

Por qu un sistema online para una empresa?

4.1 Cmo podemos encarar el cambio
4.2 Un adis al papel?

La nube
5.1 Ventajas de la Nube
5.2 Ahora, la Nube

Conclucin

Nuestro PDF es interactivo!

cada vez que veas este color
ser porque estas delante de
un link. Slo presiona.

INTRODUCCIN

Finalmente tu empresa est en marcha. Entusiasmado, comparas proveedores, visitas clientes, defines canales de venta y publicidad y, mal que te pese, apilas papeles. Y luego qu? Los metes en un sobre (o en
varios) pensando que son para el contador y que te distraen de nuestras tareas. Sin embargo, es posible
transformar esa maraa de papeles en informacin tan relevante e instantnea como necesites. Un sistema
contable online es la herramienta que permite ordenar el da a da y, con poco esfuerzo, evaluar dnde est
tu empresa, a fin de tomar las mejores decisiones.

Puedes aprovechar la tecnologa que te rodea para administrar tu emprendimiento. Porque un sistema
contable online simplifica los procesos, brinda actualizacin instantnea y permite que, desde cualquier
dispositivo, cuentes con informacin til, oportuna y precisa, para administrar tu negocio de la mejor manera.
Los emprendedores y sus contadores pueden acceder a la informacin de la empresa cada vez que lo
necesiten y desde dnde deseen. Se suman as las ventajas de la tcnica contable clsica y la disponibilidad de internet, en el entorno de una plataforma amigable. Con esta fusin de tecnologas al servicio de
la gestin de tu negocio, la administracin queda a tu alcance simplemente con un click.

El objetivo de este ebook es ayudar a emprendedores, propietarios de pequeas empresas,

contadores o encargados administrativos de Pymes a que encuentren una herramienta til para
optimizar la administracin de su negocio.
En este ebook:
1- encontrars un panorama de la evolucin, expansin y potencialidades de internet.
2- tendrs una presentacin del mundo online y sus reas de aplicacin.
3- conocers las ventajas de utilizar un sistema online para tu administracin.
4- sabrs cules son los pasos para implementar un sistema online en tu empresa.
5- comprenders cmo funciona la nube y cules son sus ventajas.

pg

TODO LO QUE DEBERAS SABER A LA HORA DE ORGANIZAR TU PEQUEA EMPRESA.

1. Introduccin al mundo Online

Desde que surgi en 1969 con el lanzamiento de las primeras redes de conexin en
Estados Unidos, internet no ces de crecer.
Lejos de detenerse el crecimiento, sigue en ascenso da a da. Con la presencia de Internet se gener un
sistema de desarrollo y de trabajo que se denomin online y que coexiste con el sistema offline.
Con la difusin de internet se gener una actividad en todos los mbitos, que permiti desarrollar sistemas
de trabajo, denominados online, que conviven con los sistemas offline.

Evolucin de internet

1969
Primera red
experimental
ARPANET

1980

1971
se enva
el primer correo
electrnico

1984

La Commodore
Se acua el
difunde el uso trmino ciberesde la PC
pacio. Aparece la
Macintosh.

2002
primer telfono
mvil con acceso
a internet

2003
Andy Rubin
crea Android

1974

1975

1976

nace Internet en
la Universidad de
Stanford
(fuente http://
www.getconnectedtoday.com/
es/history)

Bill Gates crea

Microsoft

Steve Jobs
funda Apple

1993

1996

1998

las webs
ascendan a
100.000

nace el buscador
Google

2008

2016

Google lanza
Chrome, Nacen
Instagram
y Pinterest.

el 46% de la
poblacin
mundial utiliza
internet.

existan
130 pginas
webs

2004
Con la aparicin
de Facebook, se
da inicio a la web
social o 2.0. Google lanza Gmail.

1977
Aparece Apple II

1999
aparece
el primer
telfono mvil
con navegador
Wap

Lejos de detenerse, el crecimiento de internet y la expansin de sus usos crece ao tras ao.
Estudios recientes estiman que, en febrero de 2016, ms del 46% de la poblacin mundial tiene acceso
a internet: 3419 millones de personas, un 10% ms que el ao anterior.

pg

Fuente: http://wearesocial.com/sg/special-reports/digital-2016

TODO LO QUE DEBERAS SABER A LA HORA DE ORGANIZAR TU PEQUEA EMPRESA.

Evolucin del uso de Internet y Telefona celular

78%
70%
61%

82%

73%

62%

55%
41%

44%
42%

46%

48%

49%

51%

54%

56%

61%

31%

Usan internet

Usan celular

AOS

04

05

06

07

08

09

10

11

12

*Fuente: http://www.quirogamedios.com/ar/articulos/evolucion-del-uso-de-internet-y-del-celular-en-argentina.html

Mundo online y mundo offline no son dos realidades diferentes sino complementarias. Son dos momentos, dos aspectos de una misma realidad. La incidencia de internet en la vida
diaria es evidente y se observa tanto en el mbito privado,
con las redes sociales, como en el mbito laboral, donde ha
modificado de manera integral la forma de trabajar. Una revolucin en la manera de hacer las cosas, de comunicarnos, de
acceder a la informacin y compartirla.

ONLINE

+
OFFLINE
REALIDAD COTIDIANA

Internet facilit los procesos y el intercambio de informacin,

derrib toda frontera y simplific una gran cantidad de tareas
de la vida cotidiana, entre ellas, el trabajo administrativo.

pg

TODO LO QUE DEBERAS SABER A LA HORA DE ORGANIZAR TU PEQUEA EMPRESA.

2. En que consiste el sistema online

Un servicio online es aquel que se presta a partir de una red y, para acceder a ella,
solo necesitas una conexin de internet y un dispositivo. La informacin se almacena
en servidores que pueden estar ubicados en cualquier lugar del mundo.

$$$$$$$$$$$$$$$$$$

Para comprender qu es el mundo online basta pensar en todas las actividades que se realizan mediante procesos en los cuales conoces cundo se inician y ves sus resultados pero no tienes un registro tangible del proceso.

SISTEMAS ONLINE (AHORA)

SISTEMAS INSTALABLES (ANTES)

Operaciones bancarias
con Sistemas instalables

Resultados

Piensa, por ejemplo, en una operacin bancaria.

Antes de que existiera el denominado online
banking, ibas al banco. La entidad utilizaba sus
sistemas para registrar la transaccin. T indicabas que queras hacer una transferencia, llenando un formulario con los datos. El cajero efectuaba la operacin, el dinero se transfera y t te
llevabas un comprobante sellado como constancia de la operacin.
El desarrollo de los sistemas online simplific pasos, ahorr tiempo y acort distancias. Hoy accedes al banco desde casa o desde cualquier
dispositivo mvil y realizas tus operaciones bancarias sin ir a la sucursal.

Nuevos clientes a los nunca

podramos haber llegado

compras pasajes areos y boletos de tren y

hasta eliges asientos
contratas hoteles y, con solo decir tu nombre,
ingresas
compras entradas a espectculos, museos y
muestras
asistes a clases, cursas posgrados, con profesores y compaeros virtuales y con aprendizajes
y ttulos reales.

Usos del sistema online

Para qu utilizan las personas internet?

Los sistemas online se han ido extendiendo a

una gran parte de tus actividades diarias:
compartes juegos y aficiones con personas
de cualquier lugar del mundo
realizas compras sin conocer dnde se encuentra el vendedor
concretas ventas a clientes a los que, con los
canales tradicionales de comercializacin, nunca podras haber llegado
pg

61.90% Obtener informacin.

100%

60.80% Comunicarse.
31.60% Capacitarse.
28.30% Entretenimiento.
2.4% Operaciones bancarias.

Fuente: http://www.inegi.org.mx/

TODO LO QUE DEBERAS SABER A LA HORA DE ORGANIZAR TU PEQUEA EMPRESA.

3. reas de aplicacin de los sistemas online

Cada da nuevas reas adoptan sistemas online para sus procesos. Muchos se encuentran
en desarrollo. Por qu? Por la efectividad, la velocidad y la manera en que han simplificado las tareas, sumado a la seguridad y facilidad de acceso con la que se opera.
El crecimiento del volumen de informacin y del
uso de herramientas informticas dejaron obsoletas las fuentes de almacenamiento fsico. En su lugar, se han extendido sistemas de almacenamiento online, cuya capacidad parece no tener lmites.
Cada vez es ms frecuente recibir facturas electrnicas o pasajes o entradas. Todo lo que antes
exista en papel tiene su correlato online, con la
ventaja de su instantaneidad y de que est al alcance cuando se lo necesita. Solo hay que adecuarse
al modo de acceder a esta informacin online.
Limitar el uso del papel resulta atractivo: se trata de un modo de almacenamiento sustentable,
que tambin facilita el archivo y cuyo acceso es
sumamente sencillo. Tambin las pequeas empresas han ido tomando conciencia de la importancia de colaborar con el cuidado del medio
ambiente. Y se dieron cuenta que, al gestionar
las operaciones de manera online, obtuvieron
importantes ahorros.
Un claro ejemplo de esta evolucin es el extracto bancario: antes el banco lo imprima en papel
y lo enviaba por correo. La empresa tena que

esperar para recibirlo. Haba que archivarlo y no

poda compartirse si no se fotocopiaba. Adems,
si se traspapelaba, haba que solicitar uno nuevo al banco. Cada consulta implicaba localizarlo
y archivarlo nuevamente. Hoy todo ese proceso
se dej de lado: el banco pone a disposicin el
extracto, el cliente lo consulta y lo guarda en su
ordenador y, a partir de ah, queda a disposicin
de todos aquellos que necesitan acceder a l,
cada vez que lo requieran. Economa de papel,
de correo y, sobre todo, de tiempo y esfuerzo; lo
que se traduce en ahorro de dinero.
En un principio esta modalidad se utiliz para pedidos y cotizaciones ms informales pero hoy ya se
cuenta con la posibilidad (y, muchas veces, la obligacin legal) de emitir facturas electrnicas. El mundo online avanza para facilitarnos las transacciones.

Confianza en los medios online

45,67%

5 aos

50, 92%

ltimos
aos
Fuente: http://marketing4ecommerce.net/

Emisin de facturas electrnicas

El proceso de facturacin electrnica permite
a las empresas:

AHORRO

importantes ahorros de costos: papel,

impresin, sobres, tiempos de compaginacin
y ensobrado, gastos de envo, tiempos de
recepcin y del archivo del duplicado.

2016

195.776

2015

221.141

2014

62.034

organizar de modo eficiente y prctico

la documentacin.

2013

6.370

participar del cuidado del medio ambiente.

pg

Emisin de facturas electrnicas

Fuente: (Colppy)

TODO LO QUE DEBERAS SABER A LA HORA DE ORGANIZAR TU PEQUEA EMPRESA.

4. Por qu un sistema online para una empresa?

Una empresa, sin importar su tamao, puede beneficiarse en gran manera

en la gestin de sus operaciones si utiliza un sistema online.
ANTES

AHORA

80%

Activar
Con tan solo contar con un acceso a internet y un dispositivo habilitado para la navegacin se puede contar con una organizacin
superior, inmediata y de simple visualizacin.

La actividad de todo negocio puede ser administrada de manera profesional con un sistema de gestin, que resulte eficaz y que posibilite expandirse,
cuando se necesite, sin modificar su estructura de
personal.
Por otra parte, los sistemas de administracin online
permiten estar actualizados de manera permanente: ya no hay que cambiar el software, ni comprar
equipos ms potentes. Se puede acceder a la versin ms actualizada desde cualquier dispositivo, lo
que redunda en una reduccin de costos. La principal inversin es una buena conexin a internet.
Adems, un sistema online permite un almacenamiento casi ilimitado de informacin y, a su vez, un
pg

rpido acceso a los documentos y a nuestros datos,

desde cualquier lugar en que estemos.
El hecho de ser parte de un sistema facilita el trabajo en equipo: los documentos se comparten entre
varios usuarios y siempre est disponible la ltima
versin.
Finalmente, la informacin est resguardada en servidores externos por un proveedor responsableEsto permite protegerla de los peligros habituales:
virus informticos, backups desactualizados, rotura
de discos, robo de dispositivos, incendios o, simplemente, los devastadores efectos del vaso de agua
volcado sobre el teclado .

TODO LO QUE DEBERAS SABER A LA HORA DE ORGANIZAR TU PEQUEA EMPRESA.

4.1. Cmo podemos encarar el cambio

Todos los cambios cuestan. Salir de la zona de confort no es fcil aunque sepas que tienes
la oportunidad de estar mejor. Hay temor de enfrentar la transicin de la nueva etapa.

PASO 1

PASO 2

Darse la posibilidad
de crecer.

Animarse

Pero sabes que no puedes permitir que

los miedos te quiten la posibilidad de
crecer. La clave es animarte a dar el paso
necesario para mejorar tu modo de trabajo.

El primer paso es dejar atrs lo conocido: el sistema de administracin que utilizas, armado de a partes,
el modo en que compartes informacin y consultas tus datos y buscas que no se pierda nada de las
transacciones que se generan.
Puedes comenzar a pensar el cambio en la gestin de tu empresa considerando los siguientes puntos:

Releva la informacin actual de tu negocio: piensa qu necesitars migrar y con qu podras empezar de cero. Anotar detalladamente toda la informacin resulta esencial para poder adecuar el sistema
de administracin online a tu necesidad.

Si no cuentas con un Contador para llevar la

contabilidad de tu empresa, seguramente tendrs
personal que se encargue y ellos sern lo que reciban la capacitacin necesaria para empezar a
administrar la empresa con una plataforma online.
Una buena empresa de sistemas de gestin online
te pondr en contacto con profesionales preparados que saben cmo implementar el sistema en
cada tipo de empresa y cmo configurarlo en cada
caso, quienes te acompaarn en el proceso.

pg

Si operas con un Contador, consltale acerca de

sus conocimientos en la operacin de sistemas online. Aunque l no tenga experiencia en la gestin
online, s conoce la informacin vital para tu negocio y puede participar con su valioso aporte tcnico en una cuidada planificacin. Podrn contar con
asesoramiento al momento de aprovechar las potencialidades de una plataforma de administracin
online y el acompaamiento necesario para llevar a
cabo todos los pasos.disponibilidad que tiene todo
el grupo de trabajo para dar un paso en este adelanto tecnolgico.

Indaga qu posibilidades existen en el mercado

para acceder a un sistema de gestin online. Y qu
apoyo brindan en la implementacin.

TODO LO QUE DEBERAS SABER A LA HORA DE ORGANIZAR TU PEQUEA EMPRESA.

 Revisa la disponibilidad que tiene tu grupo de

trabajo para avanzar con este adelanto tecnolgico. Recuerda que la gente que se desempea en
los distintos sectores administrativos -contabilidad,
finanzas, facturacin, proveedores- tambin tendr
resistencia al cambio y habr que hacerlos sentir
parte de esta transformacin y ayudarlos a vislumbrar sus ventajas.

Investiga sobre la seguridad de los datos de tu

empresa para que tengas absoluta tranquilidad
al operar con sistemas de gestin y administracin alojados en la Nube.

Aprovecha el servicio de soporte tcnico: ellos

te orientarn en la definicin e implementacin y te
ayudarn con las dudas que vayan surgiendo y la
capacitacin a los usuarios.

Ten en cuenta que podrs gestionar el acceso

de los diferentes colaboradores de modo tal que
cada uno solo pueda ingresar a los datos que utiliza en su gestin. El cuidado del control interno evitar errores y fraudes.

Piensa cmo mejorar el negocio cuando el sistema est en funcionamiento.

4.2. Un adis al papel?

Muchas veces provoca temor no contar con un soporte de papel, otras veces hay que
acostumbrarse a trabajar de otra manera. Comenzar a utilizar un sistema de administracin online no significa que ya no habr papeles.Por el contrario, tendrs a disposicin la
posibilidad de operar con los papeles necesarios, despejando escritorios y estantes

250.000
HOJAS AHORRADAS

17 RBOLES NO TALADOS

250.000
LITROS DE AGUA AHORRADOS

7.800

KW/H

ENERGA RACIONALIZADOS.

Fuente: http://emprendedoresnews.com/varios/mexico/los-beneficios-de-la-facturacion-electronica.html

pg

10

TODO LO QUE DEBERAS SABER A LA HORA DE ORGANIZAR TU PEQUEA EMPRESA.

5. La nube

Almacenar en la nube es utilizar un espacio en los equipos informticos del proveedor

del servicio al que es posible acceder desde cualquier lugar, con solo contar con un
proveedor de internet.
La Nube o cloud computing se ha difundido en
los ltimos aos, a la par del crecimiento del volumen de datos y de la expansin de los dispositivos mviles.

LA NUBE

Seguramente ya la utilizas aunque no te hayas

detenido a pensar en ello: si usas Whatsapp,
Gmail, Google Drive, Apple ICloud, Dropbox o
Spotify, ya ests aprovechando los beneficios de
la nube. Y cuando realizas compras en Amazon,
Ebay, Mercado Libre, o cuando usas Mercado
Pago o vendes online a travs de Facebook, por
ejemplo, o cuando entras al home banking o a
Booking, tambin ests entrando en la nube.

5.1 Ventajas de la nube

Estas son las principales ventajas de trabajar la nube:

Almacenamiento: La nube tiene mayor capacidad que cualquier disco rgido que puedas imaginar. Es posible guardar all toda la informacin
que queramos, sin agotarse.
Accesibilidad: la informacin est siempre disponible y puedes acceder a ella desde cualquier
dispositivo y desde cualquier lugar que te encuentras. Con la computadora de escritorio, la
notebook, la tablet o el Smartphone y una conexin a internet siempre puedes efectuar las consultas que necesites.
Sincronizacin: los datos siempre estn disponibles en su ltima versin a disposicin de los
usuarios.
Actualizacin: la nube siempre tiene las versiones actualizadas y no es necesario cambiar el
pg

11

hardware para que adapte su capacidad al nuevo

software ni migrar datos para nuevas versiones,
lo que redunda en ahorros de dinero y tiempo.
Disponibilidad: al no necesitar migrar datos para
acceder a nuevas actualizaciones y al no depender nicamente de tu resguardo, la informacin
siempre ser recuperable y disponible.
Adaptabilidad: usas lo que necesitas y tu espacio crece en la medida en que tu negocio lo necesite.
Sistemas como Dropbox o Google Drive, que
seguramente te resultan familiares, confan en la
nube para almacenar los datos y los contenidos
que cargamos. Estos espacios son accesibles
desde todo dispositivo y permiten, si los deseamos, compartir fcilmente la informacin.

TODO LO QUE DEBERAS SABER A LA HORA DE ORGANIZAR TU PEQUEA EMPRESA.

1970- 80 MAINFRAME

1990 CLIENTE/SERVI-

2000 INTERNET

2010 LA NUBE

Lo mismo sucede con las redes sociales, como Facebook o Twitter, o con las redes profesionales como
Linkedin, o con las distintas aplicaciones que usas a diario: Uber, ebay, Amazon, o Booking, por nombrar
unos pocos ejemplos.
Del mismo modo, las redes que usas habitualmente estn en la nube y estn disponibles para los usuarios, en cualquier lugar que se encuentren.

Redes sociales

Comunicacin

Servicios

Compras

Facebook

Whatsapp

Netflix

Ebay

Linkedin

Skype

Uber

Amazon

Twitter

Line

Spotify

Mercado libre

Google +

Gmail

Dropbox

Ali Express

You tube

Hangouts

Paypal

DealeXtreme

Gracias a la nube han ido apareciendo nuevas formas de trabajo: se reemplaz el envo de archivos,
planillas y documentos por un espacio de comunicacin virtual simple y colaborativo.

pg

12

TODO LO QUE DEBERAS SABER A LA HORA DE ORGANIZAR TU PEQUEA EMPRESA.

5.2 Ahora, la Nube

Por su carcter intangible y lejano, la idea de depositar datos en la nube puede provocar inseguridad. Los usos de la nube avanzan rpidamente pero, a cada paso, es
necesario que muestre su capacidad para conservar seguros los datos, a fin de que te
sientas tranquilo con lo que ha de suceder con ellos.
Aunque no te lo hayas planteado, seguramente
ya formas parte de la nube. Si utilizas una red social o si has enviado informacin a otra persona
para que la descargue en algn lugar del mundo
o si has subido videos a la red o bajado ebooks o
comprado algn artculo por internet, has estado
interactuando en la nube.
Si no habas sentido temor entonces, tampoco
ahora debes preocuparte. Hay medidas de privacidad en cada uno de los sitios que trabajan
con la nube. Como cualquier servicio debers
cambiar tus contraseas con frecuencia y elegir
una clave segura. Y sers t quien asigne los niveles de accesibilidad a los terceros con los que
decides compartir la informacin.

var la informacin que subes a servidores. Los

proveedores serios replican la informacin de
modo que el resguardo est asegurado. Su respuesta profesional disipar tus dudas.

Quieres que te ayudemos

a subirte a la nube y llevar los
nmeros de tu empresa online?
Regstrate sin cargo
en www.colppy.com

Asimismo debers consultar con tu proveedor

cules son los recaudos que tienen para conser-

Conclusin

En este ebook recorriste el vertiginoso avance de internet y sus mltiples posibilidades de uso. Adems
de ser un medio para comunicarse, interactuar, comprar o hacer trmites y otras tantas aplicaciones,
tambin descubriste cmo puedes aprovechar sus ventajas para la gestin de tu negocio.
Conociste que puedes pasar de la dispersin de planillas a una gestin ordenada, fcilmente accesible
desde cualquier lugar y dispositivo y cules son los pasos para implementar un sistema online en tu empresa. Un cambio que te permitir ahorro de costos, reduciendo papeles y archivo.
Tambin conociste cmo funciona la nube, cules son sus ventajas y cmo, a travs de ella, puedes contar siempre con informacin actualizada a disposicin, sin preocuparte de prdidas de datos al cambiar
de equipos ni de actualizar versiones.
La evolucin de tu empresa empieza con este gran paso.
Simplemente, los beneficios los tienes a un click.
pg

13

TODO LO QUE DEBERAS SABER A LA HORA DE ORGANIZAR TU PEQUEA EMPRESA.