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VERSIN KRONOS:
V8
Kronos v.8
MANUAL DE INSTRUCCIONES DE USO PARA SUPERVISORES
INDICE
Conociendo a Kronos..
Pgina
3
Pantalla de Administracin
Pantalla principal de Kronos..
Datos a obtenerse por el rea de Administracin.
Acceso de Genies..
Bsqueda de empleados en la aplicacin...
Estableciendo el periodo de tiempo a ser trabajado
Acceso desde la barra de herramientas (Tool Bar)
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6
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Manage My Department
Workspace
Excepciones.
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Manejo de Timekeeping
Manejo de las hojas de asistencia de los empleados..
Realizar ponches grupales..
Realizar ponches individuales..
Accesando la hoja de asistencia (Timecard)..
Lectura del Timecard..
Realizar ajustes en el Timecard
Informacin adicional disponible en el Timecard..
Para identificar que empleado necesita ajuste en los Timecards.
Aprobar Timecard.
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Scheduler
Modificaciones de turnos de trabajo..
Para asignar horarios por periodos de tiempo al empleado
Aadiendo patrones de horarios
Anadir turnos de trabajo desde los Genies..
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Reportes
Identificando reportes y sus usos
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MANUAL DE INSTRUCCIONES DE USO PARA SUPERVISORES
Kronos Workforce Timekeeper brinda una verdadera solucin al control de tiempo y asistencia de los
empleados. Ofrece la confiabilidad de mantener los registros de los empleados al momento y
totalizados correctamente segn la poltica de su empresa y las leyes laborales de Puerto Rico. Ayuda a
calcular las horas trabajadas por los empleados cuando segn su registro de asistencia; y se encarga de
fraccionar el tiempo exacto que el empleado trabaja. Es una herramienta que provee la oportunidad de
realizar los pagos segn el tiempo trabajado por los empleados.
CONOCIENDO A KRONOS
Para acceder la aplicacin debemos saber la direccin de Kronos en la empresa accediendo por el
buscador indicado (Internet Explorer, Firefox o Chrome). Para encontrar la pgina de Kronos se debe
escribir, http:// direccin de empresa /wfc/logon.
Por parte del personal encargado
del sistema en la empresa se
obtiene el dato de Usuario (User
Name) y Contrasea (Password).
Los datos deben ser ingresados
segn las recomendaciones del
rea de sistema. Es importante
destacar que la entrada de estos
datos puede variar si la
programacin est en SQL o en
ORACLE. Para usuarios de SQL se
puede escribir de cualquier forma,
maysculas o minsculas y el
sistema los estara reconociendo.
Mientas que para los casos de
ORACLE que se tendra que escribir el usurario segn fue asignado,
utilizando las maysculas y minsculas.
El sistema puede realizar una solicitud de cambio de contrasea. De
aparecer la pantalla para con el propsito de cambio, se debe escribir en el
rea de Old Password la contrasea original. En el campo de New
Password debe establecer la contrasea nica y privada que el empleado
debe estar utilizando. En el espacio de Verify Password se confirma la
contrasea escrita como nueva. En caso que el empleado desee realizar un
nuevo cambio de contrasea debe dirigirse a la pantalla principal de la
aplicacin y oprimir a Change Password y seguir los pasos detallados al
inicio del prrafo.
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MANUAL DE INSTRUCCIONES DE USO PARA SUPERVISORES
PANTALLA DE ADMINISTRACIN
PANTALLA PRINCIPAL DE KRONOS
En la pantalla inicial se puede ver las diversas reas de acceso de informacin. Estas pantallas pueden
variar segn los perfiles de seguridad y los accesos asignados para el uso de la aplicacin.
Se puede entrar las siguientes reas de acceso de informacin:
1. rea de Administracin provee unas tablas predeterminadas para el acceso a
informacin del empleado. Estas se llaman Genies.
2. rea de Configuracin de Kronos (Setup) rea para crear o modificar los perfiles de
empleados, entre otras opciones.
3. reas de trabajo (Workspaces) activa las diversas pantallas donde puede trabajar para
obtener datos del personal correspondiente. Al marcar la pestaa deseada para uso, esta se
activa en el rea central de la pantalla.
4. Enlaces relacionados - al marcar dos (2) veces las opciones en esta rea, se ampla la pantalla
para visualizar los datos que encuentran en ella. Las pantallas activadas se amplan en el rea
central de la pantalla.
5. Alertas levanta datos en relacin al usuario, por ejemplo solicitudes de licencias por
parte de los empleados o ponches no registrados de algn personal del departamento.
Ilustracin 1
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ACCESO DE GENIES
El rea de Administracin permite realizar
Ilustracin 2
bsquedas de datos recopilados en el sistema,
estos datos se recogen en diversos listados configurados segn la empresa as los requiera, ver
Ilustracin 3 para identificar el lugar en la pantalla donde puede ser encontrado el listado. Al ser
individualizados la informacin presentada en las Instrucciones de uso pueden variar segn la
configuracin, pero entre los listados comunes y de mayor uso se encuentran:
1. QuickFind listado que recoge nombre del empleado,
nmero de identificacin y ubicacin organizacional del
empleado.
2. Pay Period Close recopila las aprobaciones de hojas de
asistencia por empleado y supervisor, el cierre de dicha
asistencia por el administrador, ponches no realizados por el
empleado, y si el empleado ha tendido ausencias no
justificadas.
3. Reconcile Timecard - es el listado donde se hace un
resumen de las excepciones1 recopiladas por empleado. De
esta tabla los supervisores y el coordinador de la aplicacin
puede llegar a la hoja de asistencia del empleado para
Ilustracin 3
eliminar, ajustar o justificar incumplimientos en el horario.
4. Shift Start permite identificar si el empleado realiz ponches de entrada. Este indicador
aparece en la columna de On Premises. Este listado automticamente se activa en el periodo del
da que se encuentra trabajando.
5. Shift Close similar al Genie de Shift Start, pero provee la informacin para la finalidad del
turno.
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MANUAL DE INSTRUCCIONES DE USO PARA SUPERVISORES
Ilustracin 5
Entre las acciones a poderse realizar con los iconos de herramientas se encuentra:
1. Select All Rows - se utiliza para seleccionar a todos los empleados que aparecen enlistados.
a. Bsqueda por empleado se activa la lnea con el nombre del empleado deseado
marcando con el cursor.
b. Bsqueda de varios empleadosse activa la primera lnea y se mantiene
oprimida la tecla de CTRL en lo que se escogen los dems nombres del personal a
trabajar.
2. Column Selection se puede limitar las columnas en el
Genie seleccionado. Al activarse el icono parece una lista
de las columnas visibles para marcar aquellas que se
quieren mantener activadas.
Ilustracin 6
3. Filter - al marcarse el icono de filtro se activa una barra
debajo del nombre de la columna para realizar una bsqueda ms refinada, vase Ilustracin 6.
4. People es el rea determinada para aadir o modificar la informacin de los empleados.
5. Timekeeping - herramienta que lleva al usuario a realizar ajustes de tiempo individuales y
colectivos.
6. Accruals Balance rea correspondiente para el manejo de los balances de licencias
acumuladas para el disfrute del personal.
7. Approval permite llevar a realizar aprobaciones de hojas de asistencia de modo
inmediato, cierres de las mismas y edicin de asistencias pasadas (ajustes histricos).
8. Schedule rea para asignar o modificar turnos de trabajo por grupo o individuo, o realizar
patrones en los periodos de trabajo
9. Absence realiza oportunidad para ejercer la Poltica de Asistencia, esto puede variar
segn las licencias configuradas para el cliente.
10. Share para tener la informacin provista por la aplicacin sobre
el/los empleado/s, esta puede obtenerse marcando el botn de Share
que se encuentra a la derecha del recuadro de Administracin. Las
funciones a realizarse se encuentran en la Ilustracin 7.
Ilustracin 7
11. Go to correspondera una forma de fcil para acceder a
diversas rea de trabajo dentro de la aplicacin. Marcando al/los empleado/s a quien/es se est
realizando modificaciones de datos, se oprime el rea de Go to. Se estara activando un listado
de las reas de trabajo de la aplicacin.
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MANAGE MY DEPARTMENT
MANEJANDO DEL PERSONAL POR DEPARTAMENTO
En el rea de Workplaces de Kronos existe un rea para trabajar ms al
detalle con la informacin de los empleados, llamada Manage My
Department
(vase
Ilustracin 8).
Desde esta
opcin se
pueden acceder
los diferentes
Genies que lleva
al usuario a
manejar la
informacin
recopilada.
El listado
principal que
posee Manage
My Department
ofrece para
Ilustracin 8
identificar las
excepciones presentadas por el/los empleado/s segn el periodo de tiempo correspondiente (ver
Ilustracin 9, Exceptions). Se enlistan entre Missed Punch, Late In & Early In, Long & Short Break,
Unexcused Absence, Excused Absence. Sobre la columna se encuentra
. El realizar una
marca sobre el Details, lleva al usuario a visualizar las excepciones de los empleados. Esta accin
permite que desde un rea de resumen por empleado se trabaje con las asistencias pendientes a
justificar o modificar. Se permite obtener la informacin de cinco (5) empleados desde la misma
pantalla.
Si se desea trabajar con
diversidad de informacin
del empleado, la pantalla
provee acceso a las
pantallas alternas en el
sistema. Desde la hoja de
asistencia, turnos de
trabajos, manejos de
ponches, entre otros.
Luego de finalizado la
modificacin de los
ponches, se debe marcar
Ilustracin 9
Save para asegurar que la
prevalezca en el sistema por empleado.
data
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MANEJO DE TIMEKEEPING
MANEJO DE LAS HOJAS DE ASISTENCIA DE LOS EMPLEADOS
Para realizar modificaciones y asignaciones de tiempo en la hoja de asistencia
del empleado, estas se realizan a travs de la herramienta de Timekeeping. Se
puede identificar la pantalla en la Ilustracin 10.
Ilustracin 10
1. Add Punchtendiendo activado los empleados a los que se le desea aadir un registro de
tiempo (ponche), se realiza la seleccin de Add Punch. Al
realizarse esta accin se activa la pantalla de la Ilustracin 11.
Se debe completar la casillas de:
a. Date- segn el da al que se le adjudicara el ponche.
b. Time- hora correspondiente al ponche a registrar.
c. Overrideel tipo de registro que se estara
realizando. Al marcar la flecha de la derecha se activa
un listado predeterminado a escoger.
d. Cancel Deductionse utiliza en casos que se debe
eliminar una deduccin de tiempo.
e. Commentsse debe oprimir donde aparece Add
Comment para que active las casillas inferiores. La
primera casilla es un listado predeterminado por la
Ilustracin 11
administracin. La casilla inferior es un espacio abierto
para realizar comentarios relevantes a la seleccin inicial.
f. Apply- se oprime el botn para que prevalezca el ponche en los empleados escogidos.
2. Add Pay Code- debe ser utilizado para aadir un periodo de
paga establecido por la empresa; estos podran ser licencias por
vacaciones, paga por desastre natural, entre otros. Se debe
realizar la seleccin de empleados segn explicado
anteriormente para que se active la pantalla de adjudicacin de
tiempo, vase Ilustracin 12.
a. Pay Codeestablece la licencia o cdigo de paga al
que se le estara adjudicando al empleado o
empleados.
b. Amountcorresponde a la cantidad de tiempo en
horas:minutos se le estara adjudicando el cdigo de
paga.
Ilustracin 12
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c. Override Accrual Days- se marca en los casos que se desee ir sobre la regla de las
acumulaciones previamente establecidas. La barra de espacio inferior se utiliza para
establecer la cantidad de tiempo se le adjudicara al Override Accrual Days.
d. Effective Date- corresponde indicar la fecha al que se le estara estableciendo el cdigo
correspondiente.
e. Start Timehorario al que se le estara indicado la accin.
f. Commentsvase instrucciones de Comments en explicacin de Add Punch.
Otra forma de aadir ponches grupales es desde la misma pantalla
de los Genies inicial. Realizando un escogido del/los empleado/s a
aadirle el ponche, se marca el botn derecho del cursor para que
aparezca una pantalla alterna donde se selecciona la accin de
inters. (Ver Ilustracin 13)
Ilustracin 13
Ilustracin 14
Ilustracin 15
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En la pantalla principal del Timecard se pueden obtener las siguientes reas de trabajo:
1. rea del nombre del/los empleado/s escogidos en el listado inicial
2. La informacin del periodo de paga escogido para trabajar - tpicamente se debe trabajar el
periodo de paga actual o el periodo pasado, para las acumulaciones y procesos hacia la nmina.
3. Es desde donde se realizan las aprobaciones, los cierres de hoja de asistencia (Sign Off) y la
poltica de asistencia, en caso que la empresa as lo haya establecido.
4. Se realiza la impresin (Print Timecard) de la hoja de asistencia, guarda la informacin
modificada (Save) y el Go to.
Ilustracin 16
Uso en el sistema
Anadir una lnea para incluir ponches o cdigos de paga segn el da
seleccionado.
Borrar la lnea para la fecha indicada
Listado de das que corresponden al periodo de paga escogido
Correspondiente al cdigo de paga o licencia que se estara reconociendo
para la fecha escogida
Cantidad a reportarse por el cdigo de paga o licencia escogida
Hora de entrada registrada en ponchador o aadida
Hora de salida registrada en ponchador o aadida
El turno de trabajo asignado para el empleado. Las excepciones van atado
al turno asignado en la columna.
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Ilustracin 17
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Ilustracin 18
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c. Luego de marcar Enter o Save para guardar el cambio, la hoja de asistencia debe realizar
un cambio en la fecha actualizando la informacin ingresada.
INFORMACIN ADICIONAL DISPONIBLE EN TIMECARD
En la misma pantalla de los Timecard se puede obtener resumes
de informacin recopilada segn los registros de horas del
empleado. Esta informacin se puede acceder marcando
en
dos (2) ocasiones. La pantalla se ampla ofreciendo la siguiente
informacin:
1. Totales aparece un listado de los Pay Codes
Ilustracin 21
utilizados por el empleado durante el periodo de paga
seleccionado. Adems aparece un desglose de tiempo utilizado por Pay Code. (Ilustracin 21)
2. Accruals provee un listado de las acumulaciones por licencias otorgadas por la empresa.
(Ilustracin 22)
Ilustracin 22
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ausencias no justificadas. Igualmente, desde esta tabla se puede trabajar las aprobaciones de las hojas
de asistencia (vase Ilustracin 24).
APROBACIN DE TIMECARDS
Las aprobaciones de Timecard se pueden realizar desde el nombre del empleado en
cualquiera de los Genies. Seleccionando al empleado o todos aquellos que puedes
realizar la aprobacin, oprime el botn de la derecha en el cursor. Esta accin activa
una pantalla alterna donde se puede marcar.
Tpicamente las empresas ofrecen la oportunidad a que el empleado realice la
aprobacin de su hoja de asistencia. Con el Genie de Approvals Summary o
por que se presenta en la ilustracin 24, se obtienen el listado inmediato de
aquellos empleados que han realizado dicha aprobacin. Teniendo en cuenta
que el empleado est de acuerdo con la informacin que presenta el
Timecard, se puede realizar una seleccin de estos que aprobaron, se oprime
el botn de la derecha del cursor y se oprime para aprobacin.
Otra forma de realizar la aprobacin es seleccionado al personal y oprimiendo
Approval desde la barra de herramientas. Marcando la opcin de Approve
Timecard desde el listado que provee la herramienta aparece la confirmacin
de dicha aprobacin (vase Ilustracin 25). Adems de las opciones de
aprobacin se puede obtener el eliminar las aprobaciones ya realizadas, el
cierre (sign off) de las hojas de asistencia y la aprobacin de un sobre-tiempo
(overtime).
Ilustracin 25
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SCHEDULER
MODIFICACIONES DE TURNOS DE TRABAJO
Para acceder el rea de modificaciones de los turnos, llamado por Kronos
como Schedule, debe estar desde la pantalla de Manage My Department
para situarse en el rea de Go to. En el listado que aparece debe identificar
donde Schedule, realizando un marcado al nombre se activa la pantalla
correspondiente a realizar estas modificaciones de turnos para los
empleados a
cargo. Se debe
tener pendiente
que el nombre de
los empleados a
realizarse el
ajuste debe estar
marcado para
que aparezcan
habilitados para
accin.
La pantalla que se
activa (vase
Ilustracin 26) se
puede observar
Ilustracin 26
una barra de
herramientas en las que se puede activar para modificar informacin en relacin a los horarios.
Tendiendo seleccionado al empleado o seleccionando Select All para escoger a todo el personal, es que
activa para realizar la modificacin del turno.
Adems, marcando el Quick Actions (vase Ilustracin 27) se obtienen las opciones para establecer el
horario deseado en los empleados. Por esta opcin se oprime la gestin deseada para activarla y se va
marcando segn el empleado y el da para realizar la modificacin. Estas se utilizan para lo siguiente:
1. Insert Shift Template - Tendiendo seleccionado al personal, se marca la opcin para que se
active el listado de Shift Templates creados para hacer el escogido de uno de ellos.
2. CommentSe utiliza para establecer un comentario en el turno. El listado es configurado
segn la necesidad de la empresa.
3. Pay Code Aade la licencias segn estn establecidas para las fechas escogidas
4. Copy/Paste- Para aadir de modo fcil los ajustes realizados, se marca para copiar la opcin
escogida y la segunda marca es para pegar.
5. Delete Elimina acciones realizadas con una sola marca.
Ilustracin 27
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En la barra de las
fechas para la
visualizacin de
los horarios,
inicialmente se
ven las semanas y
luego por das
(vase Ilustracin
28). De
encontrarse en la
semana y da
corriente
Ilustracin 28
aparecer un circulo anaranjado indicando cual es la semana y da actual.
Ilustracin 29
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icono de Schedule Pattern. Esto activara una segunda pantalla para establecer el detalle del patrn a
incluir:
1. Fecha de comienzo y finalidad del patrn para adjudicarse en el horario. De ser un cambio
permanente, sin fecha especfica de regresar a su horario regular, se debe marcar Forever.
2. Realiza una marca en Override Other Patterns si desea que prevalezca en sistema el patrn que
se est estableciendo.
3. En el rea de los das de la
semana se escoge el da que
desea aadir el patrn de turno.
4. Se marca entre las opciones que
se desee efectuar entre Add
Shift, Add Pay Code, Shift
Template o Pattern Template
para que aparezca la pantalla
que lleva a establecer el turno.
5. Marca Apply.
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d. Verificacin de turno - en la
pantalla aparece el turno
segn debe trabajar el
personal escogido (vase
Ilustracin 31). Esta imagen
permite verificar si el turno
es realmente el deseado.
Ilustracin 31
3. Add Pattern - Es el mtodo que se puede asignar turnos de trabajos para varios das y semanas
donde pueden ser recurrentes o espordicos.
a. Seleccin de los empleados - se escogen el/los empleado/s a realizar el cambio de
horario.
b. Escoja la accin que llevar
a cabo
c. Completa la informacin
del da/s
d. Aade comentario
e. Marca Apply
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NOTIFICACIONES DE ALERTA
A travs de la pantalla principal de la aplicacin se puede ver en la
barra superior un espacio de Alertas. La notificacin de Alerta la
que se encuentra al lado izquierdo es para indicar las solicitudes
realizadas por los empelados al personal encargado de su puesto
y la que se encuentra a la derecha son las alertas de excepciones
segn el periodo de paga y el empleado que las presenta.
Segn aparece en la Ilustracin 32 desde la alerta se puede
accesar el Timecard del empleado para trabajar con las
excepciones expuestas.
Ilustracin 32
Ilustracin 33
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REPORTES
IDENTIFICANDO REPORTES Y SUS USOS
Kronos provee una gama bastante amplia de reportes para obtener informacin de los empleados y
sus registros. Para crear los reportes, se debe seleccionar el reporte deseado y completar la informacin
suministrada para
obtener los datos
(vase Ilustracin
34). Luego oprimir
Run Report.
Ilustracin 34
En la pestaa de
Check Report
Status es donde se
adquiere el detalle
de los reportes
realizados para el
acceso en el
formato escogido.
Escogiendo la lnea
del reporte que se
desea obtener, se
marca View Report
para activar otra
pantalla con el
reporte segn el
formato.
Se desglosa los nombres de los reportes de mayor uso y su descripcin:
1. Accrual Detail reporte de las totalidades de acumulaciones de los empleados
2. Accrual Summary es un resumen de las totalidades de las acumulaciones por empleado
3. Employee Hours by Labor Account - reporte que recoge la cantidad de horas utilizadas segn
el periodo de tiempo escogido por cada uno de los cdigos de paga, incluyendo el detalle con el
sueldo en caso que este aadido en el perfil del empleado.
4. Exceptions - recoge la informacin de las excepciones que haya presentado el empleado para
el periodo de tiempo escogido.
5. Time Detail - presenta la cantidad de tiempo trabajado y la utilizacin de horas por el
empleado en el periodo de tiempo escogido
6. Hour by Labor Account with Graph - presenta la informacin de utilizacin de dinero segn
los periodos de paga que se realizan con los empleados. Provee una grfica que puede extraerse
para otros formatos y permite a nivel visual identificar el uso econmico de la nmina.
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Ilustracin 36
Ilustracin 37
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