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MANUAL DE INSTRUCCIONES DE USO PARA SUPERVISOR

INTERBORO SYSTEMS CORPORATION


DEPARTAMENTO DE SERVICIOS PROFESIONALES
Titulo

MANUAL PARA SUPERVISORES

VERSIN KRONOS:

V8

Kronos v.8
MANUAL DE INSTRUCCIONES DE USO PARA SUPERVISORES

INDICE
Conociendo a Kronos..

Pgina
3

Pantalla de Administracin
Pantalla principal de Kronos..
Datos a obtenerse por el rea de Administracin.
Acceso de Genies..
Bsqueda de empleados en la aplicacin...
Estableciendo el periodo de tiempo a ser trabajado
Acceso desde la barra de herramientas (Tool Bar)

4
4
5
6
6
6

Manage My Department
Workspace
Excepciones.

8
8

Manejo de Timekeeping
Manejo de las hojas de asistencia de los empleados..
Realizar ponches grupales..
Realizar ponches individuales..
Accesando la hoja de asistencia (Timecard)..
Lectura del Timecard..
Realizar ajustes en el Timecard
Informacin adicional disponible en el Timecard..
Para identificar que empleado necesita ajuste en los Timecards.
Aprobar Timecard.

9
9
10
10
11
12
13
14
15

Scheduler
Modificaciones de turnos de trabajo..
Para asignar horarios por periodos de tiempo al empleado
Aadiendo patrones de horarios
Anadir turnos de trabajo desde los Genies..

16
17
18
19

Otras opciones para adquirir informacin


Alertas.
Acceso rpido por el Go To..

21
21

Reportes
Identificando reportes y sus usos

22

Solicitudes de tiempo libre


Identificando la existencia de solicitudes emitidas por empleados

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Kronos Workforce Timekeeper brinda una verdadera solucin al control de tiempo y asistencia de los
empleados. Ofrece la confiabilidad de mantener los registros de los empleados al momento y
totalizados correctamente segn la poltica de su empresa y las leyes laborales de Puerto Rico. Ayuda a
calcular las horas trabajadas por los empleados cuando segn su registro de asistencia; y se encarga de
fraccionar el tiempo exacto que el empleado trabaja. Es una herramienta que provee la oportunidad de
realizar los pagos segn el tiempo trabajado por los empleados.

CONOCIENDO A KRONOS
Para acceder la aplicacin debemos saber la direccin de Kronos en la empresa accediendo por el
buscador indicado (Internet Explorer, Firefox o Chrome). Para encontrar la pgina de Kronos se debe
escribir, http:// direccin de empresa /wfc/logon.
Por parte del personal encargado
del sistema en la empresa se
obtiene el dato de Usuario (User
Name) y Contrasea (Password).
Los datos deben ser ingresados
segn las recomendaciones del
rea de sistema. Es importante
destacar que la entrada de estos
datos puede variar si la
programacin est en SQL o en
ORACLE. Para usuarios de SQL se
puede escribir de cualquier forma,
maysculas o minsculas y el
sistema los estara reconociendo.
Mientas que para los casos de
ORACLE que se tendra que escribir el usurario segn fue asignado,
utilizando las maysculas y minsculas.
El sistema puede realizar una solicitud de cambio de contrasea. De
aparecer la pantalla para con el propsito de cambio, se debe escribir en el
rea de Old Password la contrasea original. En el campo de New
Password debe establecer la contrasea nica y privada que el empleado
debe estar utilizando. En el espacio de Verify Password se confirma la
contrasea escrita como nueva. En caso que el empleado desee realizar un
nuevo cambio de contrasea debe dirigirse a la pantalla principal de la
aplicacin y oprimir a Change Password y seguir los pasos detallados al
inicio del prrafo.

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PANTALLA DE ADMINISTRACIN
PANTALLA PRINCIPAL DE KRONOS
En la pantalla inicial se puede ver las diversas reas de acceso de informacin. Estas pantallas pueden
variar segn los perfiles de seguridad y los accesos asignados para el uso de la aplicacin.
Se puede entrar las siguientes reas de acceso de informacin:
1. rea de Administracin provee unas tablas predeterminadas para el acceso a
informacin del empleado. Estas se llaman Genies.
2. rea de Configuracin de Kronos (Setup) rea para crear o modificar los perfiles de
empleados, entre otras opciones.
3. reas de trabajo (Workspaces) activa las diversas pantallas donde puede trabajar para
obtener datos del personal correspondiente. Al marcar la pestaa deseada para uso, esta se
activa en el rea central de la pantalla.
4. Enlaces relacionados - al marcar dos (2) veces las opciones en esta rea, se ampla la pantalla
para visualizar los datos que encuentran en ella. Las pantallas activadas se amplan en el rea
central de la pantalla.
5. Alertas levanta datos en relacin al usuario, por ejemplo solicitudes de licencias por
parte de los empleados o ponches no registrados de algn personal del departamento.

Ilustracin 1

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DATOS A OBTENERSE POR EL REA DE ADMINISTRACIN


El rea de Administracin es un rea de uso continuo y de conexin para acceder a datos de los
empleados. En casos donde la configuracin de la aplicacin se establece mltiples pestaas activadas,
visualmente la pantalla aparece dividida (Ilustracin 1); estas pueden desactivarse de varias formas para
que el manejo de las pantallas sea uno de fcil acceso. El marcar el recuadro de maximizar (
), hace
que la pestaa a trabajar se ample cubriendo
toda la pantalla de la computadora. De igual
modo, se puede pinchar la barra superior de la
pestaa no deseada para moverla hasta el rea de
Enlaces relacionados (Ilustracin 2). Esta accin
1
hace que el rea de trabajo sea ms amplia para
manejar la informacin pero sin cubrir las otras
2
opciones de bsqueda en la aplicacin.

3
ACCESO DE GENIES
El rea de Administracin permite realizar
Ilustracin 2
bsquedas de datos recopilados en el sistema,
estos datos se recogen en diversos listados configurados segn la empresa as los requiera, ver
Ilustracin 3 para identificar el lugar en la pantalla donde puede ser encontrado el listado. Al ser
individualizados la informacin presentada en las Instrucciones de uso pueden variar segn la
configuracin, pero entre los listados comunes y de mayor uso se encuentran:
1. QuickFind listado que recoge nombre del empleado,
nmero de identificacin y ubicacin organizacional del
empleado.
2. Pay Period Close recopila las aprobaciones de hojas de
asistencia por empleado y supervisor, el cierre de dicha
asistencia por el administrador, ponches no realizados por el
empleado, y si el empleado ha tendido ausencias no
justificadas.
3. Reconcile Timecard - es el listado donde se hace un
resumen de las excepciones1 recopiladas por empleado. De
esta tabla los supervisores y el coordinador de la aplicacin
puede llegar a la hoja de asistencia del empleado para
Ilustracin 3
eliminar, ajustar o justificar incumplimientos en el horario.
4. Shift Start permite identificar si el empleado realiz ponches de entrada. Este indicador
aparece en la columna de On Premises. Este listado automticamente se activa en el periodo del
da que se encuentra trabajando.
5. Shift Close similar al Genie de Shift Start, pero provee la informacin para la finalidad del
turno.

Excepcin ponches no registrados o incumplimiento del turno de trabajo asignado al empleado.


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6. IS Summary - listado que provee la informacin establecida para el uso de la aplicacin de


Kronos, entre los que se encuentra por empleado: nombre de usuario, correo electrnico
registrado, nmero de tarjeta de su insignia (badge), licencia de la aplicacin, entre otros.
7. All WTK Exceptions corresponde a un listado de excepciones presentadas por empleados para
un periodo de tiempo preseleccionado. En caso que el empleado presente alguna excepcin en
su hoja de asistencia en el periodo de tiempo, en la tabla aparecer una marca indicando el tipo
de excepcin que se registr.
8. Count All WTK Exceptions similar a la tabla de All WTK Exceptions, este listado presenta en
cantidad las excepciones presentadas por el empleado para el periodo de tiempo.

BUSQUEDA DE EMPLEADOS EN LA APLICACIN


Luego de seleccionado el Genie a trabajar debe aparecer el
listado de nombres de empleados. Para realizar una bsqueda
refinada por nombre o apellido, se debe dirigir a la barra de
bsqueda. Esta barra aparece solo en los llamados QuickFind. Al
realizar la bsqueda debe escribir el apellido y luego una asterisco (*), esto permite al sistema recopilar
la data segn expuesta en l. Un ejemplo de bsqueda por apellido es: Alvarado*. En caso de bsqueda
por nombre del empleado se debe escribir en la barra un asterisco, luego una coma, dejar un espacio,
escribir el nombre del empleado a identificar y luego un asterisco. Un ejemplo de esto sera: *, carlos*
para la bsqueda de los mltiples empleados en la empresa con dicho nombre. En caso que se desee
realizar una bsqueda de todos los empleados de la empresa, se debe mantener el asterisco en la barra
y marcar el botn de lupa para que en las columnas aparezca la informacin deseada.

ESTABLECIENDO EL PERIODO DE TIEMPO A SER TRABAJADO


Para identificar el periodo de tiempo especfico segn la bsqueda de datos,
se debe dirigir al rea superior de la pantalla de Administracin segn
visualizado en la Ilustracin 4. La barra de bsqueda en los periodos de
tiempo le ofrece la oportunidad de identificar el rango de das a visualizar o a
obtener informacin relacionada al empleado y su uso de tiempo en la
jornada laboral. En casos que se desee obtener informacin en un rango
mayor de tiempo, puede dirigirse al rea del calendario, donde se abre otra
pantalla para especificar los das de comienzo y finalidad del tiempo deseado
a obtener la informacin.
Ilustracin 4

ACCESOS DESDE LA BARRA DE HERRAMIENTAS (TOOLS BAR)


Luego de haberse seleccionado el tipo de Genie y periodo de tiempo para obtener la informacin, se
realiza la bsqueda del nombre del/los empleado/s a trabajar marcando la lupa al lado de la barra del
nombre. Al realizar esta accin, se activan los nombres de los empleados segn la bsqueda realizada.
En la pantalla aparece activada la barra de herramientas para acciones grupales o individuales para
proceder a las mltiples opciones de trabajo con la hoja de asistencia del empleado, ver Ilustracin 5.
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Ilustracin 5

Entre las acciones a poderse realizar con los iconos de herramientas se encuentra:
1. Select All Rows - se utiliza para seleccionar a todos los empleados que aparecen enlistados.
a. Bsqueda por empleado se activa la lnea con el nombre del empleado deseado
marcando con el cursor.
b. Bsqueda de varios empleadosse activa la primera lnea y se mantiene
oprimida la tecla de CTRL en lo que se escogen los dems nombres del personal a
trabajar.
2. Column Selection se puede limitar las columnas en el
Genie seleccionado. Al activarse el icono parece una lista
de las columnas visibles para marcar aquellas que se
quieren mantener activadas.
Ilustracin 6
3. Filter - al marcarse el icono de filtro se activa una barra
debajo del nombre de la columna para realizar una bsqueda ms refinada, vase Ilustracin 6.
4. People es el rea determinada para aadir o modificar la informacin de los empleados.
5. Timekeeping - herramienta que lleva al usuario a realizar ajustes de tiempo individuales y
colectivos.
6. Accruals Balance rea correspondiente para el manejo de los balances de licencias
acumuladas para el disfrute del personal.
7. Approval permite llevar a realizar aprobaciones de hojas de asistencia de modo
inmediato, cierres de las mismas y edicin de asistencias pasadas (ajustes histricos).
8. Schedule rea para asignar o modificar turnos de trabajo por grupo o individuo, o realizar
patrones en los periodos de trabajo
9. Absence realiza oportunidad para ejercer la Poltica de Asistencia, esto puede variar
segn las licencias configuradas para el cliente.
10. Share para tener la informacin provista por la aplicacin sobre
el/los empleado/s, esta puede obtenerse marcando el botn de Share
que se encuentra a la derecha del recuadro de Administracin. Las
funciones a realizarse se encuentran en la Ilustracin 7.
Ilustracin 7
11. Go to correspondera una forma de fcil para acceder a
diversas rea de trabajo dentro de la aplicacin. Marcando al/los empleado/s a quien/es se est
realizando modificaciones de datos, se oprime el rea de Go to. Se estara activando un listado
de las reas de trabajo de la aplicacin.
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MANAGE MY DEPARTMENT
MANEJANDO DEL PERSONAL POR DEPARTAMENTO
En el rea de Workplaces de Kronos existe un rea para trabajar ms al
detalle con la informacin de los empleados, llamada Manage My
Department
(vase
Ilustracin 8).
Desde esta
opcin se
pueden acceder
los diferentes
Genies que lleva
al usuario a
manejar la
informacin
recopilada.
El listado
principal que
posee Manage
My Department
ofrece para
Ilustracin 8
identificar las
excepciones presentadas por el/los empleado/s segn el periodo de tiempo correspondiente (ver
Ilustracin 9, Exceptions). Se enlistan entre Missed Punch, Late In & Early In, Long & Short Break,
Unexcused Absence, Excused Absence. Sobre la columna se encuentra
. El realizar una
marca sobre el Details, lleva al usuario a visualizar las excepciones de los empleados. Esta accin
permite que desde un rea de resumen por empleado se trabaje con las asistencias pendientes a
justificar o modificar. Se permite obtener la informacin de cinco (5) empleados desde la misma
pantalla.
Si se desea trabajar con
diversidad de informacin
del empleado, la pantalla
provee acceso a las
pantallas alternas en el
sistema. Desde la hoja de
asistencia, turnos de
trabajos, manejos de
ponches, entre otros.
Luego de finalizado la
modificacin de los
ponches, se debe marcar
Ilustracin 9
Save para asegurar que la
prevalezca en el sistema por empleado.

data
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MANEJO DE TIMEKEEPING
MANEJO DE LAS HOJAS DE ASISTENCIA DE LOS EMPLEADOS
Para realizar modificaciones y asignaciones de tiempo en la hoja de asistencia
del empleado, estas se realizan a travs de la herramienta de Timekeeping. Se
puede identificar la pantalla en la Ilustracin 10.

REALIZAR PONCHES GRUPALES


El rea de Timekeeping permite realizar ponches individuales al igual que
grupales, aadir cdigos de paga, entre otros. Se debe realizar el escogido de
la/s persona/s a aadir el ponche desde el listado previamente seleccionado. Se
accede la opcin a trabajar segn la necesidad desde la barra de herramientas,
marcando cada una de estas segn se explican sus usos:

Ilustracin 10

1. Add Punchtendiendo activado los empleados a los que se le desea aadir un registro de
tiempo (ponche), se realiza la seleccin de Add Punch. Al
realizarse esta accin se activa la pantalla de la Ilustracin 11.
Se debe completar la casillas de:
a. Date- segn el da al que se le adjudicara el ponche.
b. Time- hora correspondiente al ponche a registrar.
c. Overrideel tipo de registro que se estara
realizando. Al marcar la flecha de la derecha se activa
un listado predeterminado a escoger.
d. Cancel Deductionse utiliza en casos que se debe
eliminar una deduccin de tiempo.
e. Commentsse debe oprimir donde aparece Add
Comment para que active las casillas inferiores. La
primera casilla es un listado predeterminado por la
Ilustracin 11
administracin. La casilla inferior es un espacio abierto
para realizar comentarios relevantes a la seleccin inicial.
f. Apply- se oprime el botn para que prevalezca el ponche en los empleados escogidos.
2. Add Pay Code- debe ser utilizado para aadir un periodo de
paga establecido por la empresa; estos podran ser licencias por
vacaciones, paga por desastre natural, entre otros. Se debe
realizar la seleccin de empleados segn explicado
anteriormente para que se active la pantalla de adjudicacin de
tiempo, vase Ilustracin 12.
a. Pay Codeestablece la licencia o cdigo de paga al
que se le estara adjudicando al empleado o
empleados.
b. Amountcorresponde a la cantidad de tiempo en
horas:minutos se le estara adjudicando el cdigo de
paga.
Ilustracin 12

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c. Override Accrual Days- se marca en los casos que se desee ir sobre la regla de las
acumulaciones previamente establecidas. La barra de espacio inferior se utiliza para
establecer la cantidad de tiempo se le adjudicara al Override Accrual Days.
d. Effective Date- corresponde indicar la fecha al que se le estara estableciendo el cdigo
correspondiente.
e. Start Timehorario al que se le estara indicado la accin.
f. Commentsvase instrucciones de Comments en explicacin de Add Punch.
Otra forma de aadir ponches grupales es desde la misma pantalla
de los Genies inicial. Realizando un escogido del/los empleado/s a
aadirle el ponche, se marca el botn derecho del cursor para que
aparezca una pantalla alterna donde se selecciona la accin de
inters. (Ver Ilustracin 13)

Ilustracin 13

REALIZAR PONCHES INDIVIDUALES


Teniendo marcado el empleado deseado para aadir ponches o cdigos
de paga, se marcar el botn derecho del cursor para que aparezca la
pantalla para este propsito (ver Ilustracin 14). Esta pantalla alterna
provee la informacin del empleado segn fue establecido en su perfil,
adems de permitir tener acceso a la aprobacin de su hoja de
asistencia (Approve Timecard)
Al marcar la accin de Add Punch o de Add Pay Code, se estara
activando la pantalla alterna segn explicada para las Ilustraciones 9 y
10.

Ilustracin 14

ACCESANDO LA HOJA DE ASISTENCIA (Timecard)


El realizar una bsqueda de hojas de asistencias de empleados puede variar
por la cantidad de empleados escogidos para trabajar con sus tiempos. En
caso que se desee trabajar con los registros de varios empleados, se debe
escoger el personal y se busca el rea de Go to segn Ilustracin 15. Al
marcar sobre el Go to se activa un listado de acciones en el sistema. En este
listado se busca Timecards. Al marcar las opciones, se activan las hojas de
asistencia de los empleados escogidos. Igualmente, de este listado se
pueden trabajar otras pantallas de acceso por empleados.
Otra opcin para acceder a la hoja de asistencia es identificar al empleado a
trabajarle el horario, marcando dos veces sobre el nombre de este el sistema
hace un cambio de pantalla hacia el Timecard, segn aparece en la
Ilustracin 16.

Ilustracin 15

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En la pantalla principal del Timecard se pueden obtener las siguientes reas de trabajo:
1. rea del nombre del/los empleado/s escogidos en el listado inicial
2. La informacin del periodo de paga escogido para trabajar - tpicamente se debe trabajar el
periodo de paga actual o el periodo pasado, para las acumulaciones y procesos hacia la nmina.
3. Es desde donde se realizan las aprobaciones, los cierres de hoja de asistencia (Sign Off) y la
poltica de asistencia, en caso que la empresa as lo haya establecido.
4. Se realiza la impresin (Print Timecard) de la hoja de asistencia, guarda la informacin
modificada (Save) y el Go to.

Ilustracin 16

LECTURA DEL TIMECARD


Para poder identificar el cumplimiento del turno de trabajo por un empleado se debe comprender que
informacin es la que trae el sistema segn los registros de tiempo efectuados. Ver la Ilustracin 16 para
identificar las columnas descritas para la comprensin del Timecard.
Indicador

Uso en el sistema
Anadir una lnea para incluir ponches o cdigos de paga segn el da
seleccionado.
Borrar la lnea para la fecha indicada
Listado de das que corresponden al periodo de paga escogido
Correspondiente al cdigo de paga o licencia que se estara reconociendo
para la fecha escogida
Cantidad a reportarse por el cdigo de paga o licencia escogida
Hora de entrada registrada en ponchador o aadida
Hora de salida registrada en ponchador o aadida
El turno de trabajo asignado para el empleado. Las excepciones van atado
al turno asignado en la columna.
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Totalidad de horas registradas en el turno de trabajo


Total de horas sumando el Pay Code y los registros de ponche
Suma de tiempo segn transcurren los das durante el periodo escogido
Excepcin correspondiente a ausencia no excusada
Excepcin relacionada al ponche, entrada o salida fuera del turno
Excepcin de ponche no registrado
Indicador del supervisor/encargado sealando que trabajo con una
excepcin del empleado
Indicador de ausencia excusada o justificada por supervisor/encargado
Es importante sealar que todo ponche registrado en el reloj no debe ser alterado. Solo se puede
trabajar con las excepciones correspondientes a faltas de ponche, ausencias y aquellos no registrados.
Todo registro que se realice en la aplicacin es auditable, lo cual implica que los cambios realizados se
mantienen registrados con informacin de aquel que haya realizado el mismo y en donde lo realiz.

REALIZAR AJUSTES EN EL TIMECARD


Existen varios ajustes a realizar en las hojas de asistencia de los empleados. Los puntos siguientes son
los tipos de ajustes con las instrucciones correspondientes.
1. Aadir un ponche -

Para aadir un ponche de empleado,

a. Se debe colocar el cursor sobre el recuadro rojo de la excepcin, se marca el recuadro


para el ingreso de la hora correspondiente al ponche.
b. Al escribirse la hora del ponche, el sistema reconoce el horario militar; pasado la
1:00PM habra que especificar 1p o escribirse 13 y marcar la tecla de Enter. En caso que
no se especifique la hora con una P,
el sistema automticamente
colocara el ponche como AM.

2. Aadir comentarios en los ajustes Se


recomienda el uso de comentarios para
registrar justificaciones en ajustes realizados.
Para realizar comentarios en el sistema,
a. Se debe detener sobre el recuadro
de tiempo registrado o aadido
oprime el botn de la derecha del
cursor para activar una pantalla
alterna (ver Ilustracin 17 A).
b. Se oprime el botn de Comments
para que se active otra pantalla (ver
Ilustracin 17 B) donde se estara
realizando el registro de comentario.

B
Ilustracin 17

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c. En el primer recuadro de comentarios aparece un listado de opciones predeterminadas


por la empresa.
d. El segundo espacio es para ser completado a
discrecin de quien realice el mismo. Es
importante destacar que se registrar comentarios
se debe tener claro el cumplimiento de leyes a
nivel de divulgacin de informacin del
empleado, como por ejemplo ADA o HIPAA.

e. Inmediatamente marcado el OK del recuadro B,


la casilla se inhabilita para prevalecer el registro
de comentario en el ponche (Ilustracin 18 A).
f.

En caso que se desee identificar el comentario


registrado, se marca el botn derecho del cursor
y aparece la pantalla. En el rea de Comments
aparece el registro realizado (Ilustracin 18 B).

B
Ilustracin 18

3. Realizar cambios en el ponche


Es importante
recordar que todo ponche registrado por el empleado en
lo relojes debe prevalecer, pero en caso que se haya
realizado un registro errneo o cuando el sistema coloca
en el registro de salida/entrada equivocado, este se
puede editar con la funcin de Edit. El cual aparece al
lado del Comment en la Ilustracin 18 A. Al oprimir la
funcin,
a. Aparece una pantalla alterna para registrar el
Ilustracin 19
cambio (ver Ilustracin 19). En esta pantalla se
establece el modo en que debe prevalecer el ponche registrado en la hoja de asistencia.

4. Aadir Pay Code En caso que el empleado presente


alguna ausencia o falta de registro de ponche, se le debe
adjudicar tiempo de Pay Code durante el da con
excepcin. Segn aparece en la Ilustracin 20, se
identifica el da con excepcin de ausente para detenerse
sobre la columna de Pay Code.
Ilustracin 20
a. Se estara escogiendo el cdigo segn el listado
predeterminado por la empresa para utilizarse con estos propsitos.

b. Luego de escogido la razn de la ausencia, se aade en Amount la cantidad


correspondiente al tiempo fuera de la empresa.
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c. Luego de marcar Enter o Save para guardar el cambio, la hoja de asistencia debe realizar
un cambio en la fecha actualizando la informacin ingresada.
INFORMACIN ADICIONAL DISPONIBLE EN TIMECARD
En la misma pantalla de los Timecard se puede obtener resumes
de informacin recopilada segn los registros de horas del
empleado. Esta informacin se puede acceder marcando
en
dos (2) ocasiones. La pantalla se ampla ofreciendo la siguiente
informacin:
1. Totales aparece un listado de los Pay Codes
Ilustracin 21
utilizados por el empleado durante el periodo de paga
seleccionado. Adems aparece un desglose de tiempo utilizado por Pay Code. (Ilustracin 21)
2. Accruals provee un listado de las acumulaciones por licencias otorgadas por la empresa.
(Ilustracin 22)

Ilustracin 22

PARA IDENTIFICAR QUE EMPLEADOS NECESITA AJUSTES EN LOS TIMECARDS


Si el
supervisor o
personal
encargado
desea
identificar
que
empleado
hay que
Ilustracin 23
realizarle
ajustes en sus horarios puede hacerlo desde el Genie llamado Reconcile Timecard (vase Ilustracin 23).
Este es un listado que con sus columnas indica que empleado posee alguna excepcin en su horario
segn el periodo de tiempo escogido. Con los
indicadores se reconoce cual/es fallas en el
turno de trabajo ha tenido el equipo de
trabajo asignado.
Otra forma de identificar por medio de un
Genie que empleado tiene excepciones en su
Timecard es a travs de Approve Timecards.
Desde este listado se puede identificar que
empleados poseen excepciones sin trabajar y

Ilustracin 24

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ausencias no justificadas. Igualmente, desde esta tabla se puede trabajar las aprobaciones de las hojas
de asistencia (vase Ilustracin 24).
APROBACIN DE TIMECARDS
Las aprobaciones de Timecard se pueden realizar desde el nombre del empleado en
cualquiera de los Genies. Seleccionando al empleado o todos aquellos que puedes
realizar la aprobacin, oprime el botn de la derecha en el cursor. Esta accin activa
una pantalla alterna donde se puede marcar.
Tpicamente las empresas ofrecen la oportunidad a que el empleado realice la
aprobacin de su hoja de asistencia. Con el Genie de Approvals Summary o
por que se presenta en la ilustracin 24, se obtienen el listado inmediato de
aquellos empleados que han realizado dicha aprobacin. Teniendo en cuenta
que el empleado est de acuerdo con la informacin que presenta el
Timecard, se puede realizar una seleccin de estos que aprobaron, se oprime
el botn de la derecha del cursor y se oprime para aprobacin.
Otra forma de realizar la aprobacin es seleccionado al personal y oprimiendo
Approval desde la barra de herramientas. Marcando la opcin de Approve
Timecard desde el listado que provee la herramienta aparece la confirmacin
de dicha aprobacin (vase Ilustracin 25). Adems de las opciones de
aprobacin se puede obtener el eliminar las aprobaciones ya realizadas, el
cierre (sign off) de las hojas de asistencia y la aprobacin de un sobre-tiempo
(overtime).

Ilustracin 25

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SCHEDULER
MODIFICACIONES DE TURNOS DE TRABAJO
Para acceder el rea de modificaciones de los turnos, llamado por Kronos
como Schedule, debe estar desde la pantalla de Manage My Department
para situarse en el rea de Go to. En el listado que aparece debe identificar
donde Schedule, realizando un marcado al nombre se activa la pantalla
correspondiente a realizar estas modificaciones de turnos para los
empleados a
cargo. Se debe
tener pendiente
que el nombre de
los empleados a
realizarse el
ajuste debe estar
marcado para
que aparezcan
habilitados para
accin.
La pantalla que se
activa (vase
Ilustracin 26) se
puede observar
Ilustracin 26
una barra de
herramientas en las que se puede activar para modificar informacin en relacin a los horarios.
Tendiendo seleccionado al empleado o seleccionando Select All para escoger a todo el personal, es que
activa para realizar la modificacin del turno.
Adems, marcando el Quick Actions (vase Ilustracin 27) se obtienen las opciones para establecer el
horario deseado en los empleados. Por esta opcin se oprime la gestin deseada para activarla y se va
marcando segn el empleado y el da para realizar la modificacin. Estas se utilizan para lo siguiente:
1. Insert Shift Template - Tendiendo seleccionado al personal, se marca la opcin para que se
active el listado de Shift Templates creados para hacer el escogido de uno de ellos.
2. CommentSe utiliza para establecer un comentario en el turno. El listado es configurado
segn la necesidad de la empresa.
3. Pay Code Aade la licencias segn estn establecidas para las fechas escogidas
4. Copy/Paste- Para aadir de modo fcil los ajustes realizados, se marca para copiar la opcin
escogida y la segunda marca es para pegar.
5. Delete Elimina acciones realizadas con una sola marca.

Ilustracin 27

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En la barra de las
fechas para la
visualizacin de
los horarios,
inicialmente se
ven las semanas y
luego por das
(vase Ilustracin
28). De
encontrarse en la
semana y da
corriente
Ilustracin 28
aparecer un circulo anaranjado indicando cual es la semana y da actual.

PARA ASIGNAR HORARIOS POR TURNOS DE TIEMPO (SHIFT) POR EMPLEADO


En caso que se desee asignar o cambiar un turno de trabajo a un empleado o a un seleccionado de
empleados, se deben realizar los siguientes pasos:
1.
2.
3.
4.

Se selecciona el personal a asignarle el turno


En Go to se selecciona Schedule, esto activa la pantalla de trabaja antes mencionada
Se selecciona el da o periodo de tiempo a asignase el turno
Si se desea el turno de trabajo para todos los das, se selecciona el nombre y se marca Insert
Shift Template
5. Se activa para marcar cada casilla de los das a seleccionar para el turno de trabajo
En caso de desear aadir un Pay Code, se puede
realizar de igual forma pero marcando el icono para
esta accin y seleccionado cual es el deseado para
aadir al da.

AADIENDO PATRONES DE HORARIOS


Un patrn de turnos permite escoger
periodos de fechas para asignar los
horarios a trabajar por empleado.
Tendiendo escogido el empleado o la
seleccin de mltiples empleados, se
marca el botn derecho del cursor para
que aparezca una pantalla alterna para
realizar el escogido de acciones dentro
del horario. Para aadir patrones en el
empleado escogido se debe marcar el

Ilustracin 29

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icono de Schedule Pattern. Esto activara una segunda pantalla para establecer el detalle del patrn a
incluir:
1. Fecha de comienzo y finalidad del patrn para adjudicarse en el horario. De ser un cambio
permanente, sin fecha especfica de regresar a su horario regular, se debe marcar Forever.
2. Realiza una marca en Override Other Patterns si desea que prevalezca en sistema el patrn que
se est estableciendo.
3. En el rea de los das de la
semana se escoge el da que
desea aadir el patrn de turno.
4. Se marca entre las opciones que
se desee efectuar entre Add
Shift, Add Pay Code, Shift
Template o Pattern Template
para que aparezca la pantalla
que lleva a establecer el turno.
5. Marca Apply.

AADIR TURNOS DE TRABAJO DESDE LOS GENIES


Para realizar una asignacin de turno para empleados esta debe realizarse desde
la barra de herramientas en los Genies identificando a Schedule. Depende del tipo
de ajuste o asignacin en los turnos es el escogido de opciones a realizar entre el
listado que ofrece la herramienta. En los siguientes puntos se identifican las
funciones para las opciones que exponen en la herramienta:
1. Add Shift Se debe utilizar este punto para establecer un horario de
trabajo a un empleado o a un grupo de ellos. Para realizar la asignacin de
horario debe seguir los siguientes pasos:
a. Seleccin de los empleados - se escogen el/los empleado/s a
realizar el cambio de horario.
b. Escoja la accin debe escoger en Schedule la accin de Add
Shift
Ilustracin 30
c. Escoger el template - aparece una pantalla alterna donde se
debe establecer cul es el template del turno que se le estara incluyendo al empleado.
Se debe marcar Insert Template para que aprensan las opciones de template
previamente realizadas para la realidad de la empresa.

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d. Verificacin de turno - en la
pantalla aparece el turno
segn debe trabajar el
personal escogido (vase
Ilustracin 31). Esta imagen
permite verificar si el turno
es realmente el deseado.

Ilustracin 31

2. Add Pay Code Para aadir


una licencia segn con el empleado
escogido. Se marca en el listado Add
Pay Code para que aparezca la
pantalla a aadir la informacin.
a. Seleccin de los empleados se escogen el/los
empleado/s a realizar el
cambio de horario.
b. Escoja la accin que llevar a
cabo
c. Completa la informacin del
da/s
d. Aade comentario
e. Marca Apply

3. Add Pattern - Es el mtodo que se puede asignar turnos de trabajos para varios das y semanas
donde pueden ser recurrentes o espordicos.
a. Seleccin de los empleados - se escogen el/los empleado/s a realizar el cambio de
horario.
b. Escoja la accin que llevar
a cabo
c. Completa la informacin
del da/s
d. Aade comentario
e. Marca Apply

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OTRAS OPCIONES DE ADQUIRIR INFORMACIN EN EL SISTEMA


La aplicacin de Kronos provee el espacio de busca rpida para notificaciones para el manejo de las
hojas de asistencia y el cumplimiento de los turnos de trabajo de
los empleados, adems de poder llegar con solo un paso a los
Genies de mayor inters.

NOTIFICACIONES DE ALERTA
A travs de la pantalla principal de la aplicacin se puede ver en la
barra superior un espacio de Alertas. La notificacin de Alerta la
que se encuentra al lado izquierdo es para indicar las solicitudes
realizadas por los empelados al personal encargado de su puesto
y la que se encuentra a la derecha son las alertas de excepciones
segn el periodo de paga y el empleado que las presenta.
Segn aparece en la Ilustracin 32 desde la alerta se puede
accesar el Timecard del empleado para trabajar con las
excepciones expuestas.

Ilustracin 32

ACCESOS RAPIDOS POR EL GO TO


Como se ha explicado anteriormente el rea de Go to permite
realizar un acceso rpido desde los Genies para cualquier accin
necesaria en el manejo de los datos del empleado. Se desglosa un
listado de las opciones de bsqueda que se puede realizar por
medio de este icono.
1. My Reports - para adquirir reportes relacionados al
manejo de los datos del empleado.
2. Audits se puede adquirir informacin de
ajustes de los empleados escogidos en el Genie, desde
fechas de aprobacin o solicitud de licencia, aprobaciones
de hojas de asistencia, cierres de la asistencia, comentarios,
entre otros.
3. People Editor - se puede acceder para realizar
modificaciones en el perfil e informacin del empleado.
4. Exception es un Genie para reconocer el listado de
cantidad de excepciones por empleado.

Ilustracin 33

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REPORTES
IDENTIFICANDO REPORTES Y SUS USOS
Kronos provee una gama bastante amplia de reportes para obtener informacin de los empleados y
sus registros. Para crear los reportes, se debe seleccionar el reporte deseado y completar la informacin
suministrada para
obtener los datos
(vase Ilustracin
34). Luego oprimir
Run Report.

Ilustracin 34

En la pestaa de
Check Report
Status es donde se
adquiere el detalle
de los reportes
realizados para el
acceso en el
formato escogido.
Escogiendo la lnea
del reporte que se
desea obtener, se
marca View Report
para activar otra
pantalla con el
reporte segn el

formato.
Se desglosa los nombres de los reportes de mayor uso y su descripcin:
1. Accrual Detail reporte de las totalidades de acumulaciones de los empleados
2. Accrual Summary es un resumen de las totalidades de las acumulaciones por empleado
3. Employee Hours by Labor Account - reporte que recoge la cantidad de horas utilizadas segn
el periodo de tiempo escogido por cada uno de los cdigos de paga, incluyendo el detalle con el
sueldo en caso que este aadido en el perfil del empleado.
4. Exceptions - recoge la informacin de las excepciones que haya presentado el empleado para
el periodo de tiempo escogido.
5. Time Detail - presenta la cantidad de tiempo trabajado y la utilizacin de horas por el
empleado en el periodo de tiempo escogido
6. Hour by Labor Account with Graph - presenta la informacin de utilizacin de dinero segn
los periodos de paga que se realizan con los empleados. Provee una grfica que puede extraerse
para otros formatos y permite a nivel visual identificar el uso econmico de la nmina.

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SOLICITUDES DE TIEMPO LIBRE


IDENTIFICANDO EXISTENCIA DE SOLICITUDES EMITIDAS POR EMPLEADOS
Aquel supervisor que tenga el acceso para aprobar solicitudes de tiempo se puede identificar desde la
pantalla principal de Kronos. Este puede identificar si alguno
empleado ha solicitado tiempo libre a travs de las alertas.
De tener alguna solicitud de tiempo libre, en las alertas
aparecera un nmero en el icono que aparenta un listado
con marcas de cotejo (vase Ilustracin 35).
Ilustracin 35
Realizando una marca sobre el icono se activa el listado de cantidades de
solicitudes emitidas para ser trabajadas (vase Ilustracin 36A).
Marcando View All se activa la pestaa de alertas para visualizar el
desglose una sola rea. Esta opcin es favorable en caso que tenga varios
empleados con solicitudes realizadas. En caso que tenga una sola alerta,
para una gestin de un solo empleado, se puede marcar sobre el
empleado para que se active la informacin de solicitud realizada.

Ilustracin 36

En la Ilustracin 36B se obtiene el listado de solicitudes al pendiente de concluir proceso. Para


completarlo se debe realizar las siguientes acciones teniendo como referencia las barras de bsqueda
que se presentan en la Ilustracin 37:

Ilustracin 37

1. Escoger el periodo de tiempo correspondiente a las solicitudes a realizar. Se recomienda hacer


un escogido amplio de periodos para poder visualizar las solicitudes por fechas mayores a
semanas o quincenas.
2. Barra de bsqueda para identificar al personal a visualizar. Se recomienda escoger All para
poder visualizar a todos los empleados que han establecido fechas para licencia.
3. Se mantiene en Time-Off para identificar las solicitudes de tiempo.
4. Aparece un listado de estatus de solicitudes de los empleados. En este se puede escoger la
opcin segn la gestin que se realiza. En la mayora de las ocasiones se utiliza All Status.
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5. Se marca Details para identificar el


historial de accin de la solicitud, adems
de obtener los detalles de la misma.
6. En Edit se puede realizar ajustes a Status
segn las opciones que provee la
aplicacin. Adems de aadir notas de
comentario a la solicitud emitida. Se marca
Edit para completar proceso (vase
Ilustracin 38).
7. Se marca Approve para otorgarle el tiempo
libre al empleado que someti la solicitud.
Para realizar esta accin se debe escoger la
solicitud realizada entre el listado provisto
y luego marcar el botn de aprobacin.
Aparece una pantalla alterna para
completar el proceso.
8. Marcando la solicitud del listado, se marca
Refuse para rechazar la misma. Esta accin
lleva a abrir una pantalla para comentar
sobre el rechazo de la misma.
Ilustracin 38
9. Se utiliza Pending cuando tendra en
tentativo la solicitud de tiempo.
10. En caso que el empleado se desee
retractar de la solicitud de tiempo, el
supervisor puede realizarlo escogiendo
la solicitud en el listado y marcando
Retract.
11. En caso que un empleado desee
tiempo libre pero no tenga la facilidad
para realizar la solicitud por el sistema
o por alguna situacin particular,
desde esta pantalla el supervisor
puede someter tiempo libre por el
empleado. Para este propsito se
provee el botn de Request Time Off.
Al oprimir el botn se activa la pantalla
para este propsito (vase Ilustracin
39). Se escoge al empleado y se
establece la licencia para disfrute,
fecha y cantidad de tiempo a disfrute.
Se debe marcar Submit para completar
Ilustracin 39
la accin.

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En la parte inferior de la pantalla de listados de solicitudes se provee el detalle de datos que


corresponde al empleado y a su intensin. Se tiene la oportunidad de identificar las acumulaciones de
las licencias que posee el empleado (vase Ilustracin 40A) para el periodo de tiempo escogido. Al igual
que se puede obtener un detalle mayor de la solicitud de tiempo sin marcar el botn de Details (vase
Ilustracin 40B).

A
B

Ilustracin 40

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