Tecnlogo en Anlisis y desarrollo de

sistemas de informacin
Informe de anlisis del sistema

Aprendices:
Claudia Liliana Herrera Gonzlez
Fernando Enrique Granados Velsquez
Roger Jean Aguarn Villareal

Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA)

Santa Marta (Magdalena)
Ao 2015

Especificacin de requerimientos de
software
Ficha del documento
Fecha

Versin

Autores

13/12/2015

1.0

Equipo ADSI 9541

Documento validado por las partes en fecha:

Por el cliente

Por
la
suministradora

empresa

Claudia
L.
Gonzlez
Fernando
Velsquez
Roger
Jean
Villareal

Herrara
Granados
Iguarn

Equipo
Tecnlogo
en
Anlisis y Desarrollo de
Sistemas de informacin

Introduccin
A nivel del sector Pblico como es la Alcalda de Santa Marta,
existen paradigmas sobre la sistematizacin, segn estudios
recientes, cerca de un 40% de las entidades pblicas, no
invierten en las TICs para mejorar su productividad y
competitividad, por varias creencias: costo/beneficio negativo,
miedo estratgico, miedo a la tecnologa y resistencia a la
legalizacin. Como consecuencia de lo anterior, encontramos
Informalidad Tecnolgica: uso de software pirata, tenencia de
procesos manuales y uso de hojas de clculo poniendo en
riesgo la continuidad de la empresa.
Debido a la escasa utilizacin de la tecnologa de punta en las
entidades pblicas y considerando la problemtica ambiental
actual se decide plantear una solucin que permita remediar
estos inconvenientes, facilitando el manejo de la recoleccin
de informacin e inventarios asegurando la informacin y
contribuyendo de forma amigable al medio ambiente.

Propsito
El presente documento tiene como propsito definir las
especificaciones funcionales del sistema Softpublic
Inventario que se deben tener en cuenta para el desarrollo del
sistema de informacin a partir de los resultados de la tcnica
de recoleccin que fue utilizada para capturar las necesidades
del cliente.

Alcance
Diseo, desarrollo e implantacin de un Sistema de
Informacin de manejo de Inventario y Recepcin de
Informacin para los usuarios de la Alcalda de Santa Marta.
SOFTPUBLIC-INVENTARIO
Y Recepcin
de Informacin
permitir administrar y consultar la informacin de los
documentos almacenados en la dependencia de Archivos,
cumpliendo con todos los requisitos que genere el usuario.
sta aplicacin dar apoyo a los siguientes procesos:

Administrar registros de archivos.

Administrar usuarios del sistema.
Modificar registros.
Verificar el contenido antes de ser guardados.
Permitir salvar el registro en caso de fallo del sistema.
Localizar los archivos almacenados por categora.
Generar reportes por cantidad, en las entradas de archivos.

 A travs del sistema se podr consultar y verificar que falta

en el la oficina de archivos y correspondencia.

Requisitos funcionales
Ref.
#
RF1

RF1.
1

RF1.
2

Funcin
El sistema debe permitir al
Administrador crear archivos en la base
de datos del sistema.
El sistema debe capturar los datos de los
archivos. Los datos son:
Cdigo de referencia
Nombre del Archivo
Unidad de medida
Mximo y mnimo
El sistema no debe permitir crear
archivos que tengan el mismo cdigo de

Rol
Administrad
or

Administrad
or

Administrad
or

RF2
RF3
RF4
FR5
FR6

FR7

referencia.
EL sistema debe permitir al empleado
registrar el ingreso de los archivos.
EL sistema debe permitir al empleado
registrar la salida y entradas de la
informacin recolectada diariamente.
El sistema debe permitir la consulta de
documentos registrados en modo fsico.
Sistema debe generar reporte de
existencias diaria.
El sistema debe permitir al usuario
definir el mnimo y el mximo de un
archivo
El sistema debe permitir al
Administrador desactivar o activar
frecuencias de ingresos de informacin...

Administrad
or
Administrad
or
Administrad
or
Administrad
or
Administrad
or
Administrad
or

Definiciones
Inventario Inicial
Es determinar el total de las existencias de archivos antes de
iniciar las actividades de recoleccin de datos.
Inventario Final
Consiste en llevar los intereses fsicos de todos los
documentos ya sean ingresados por ventanilla, materiales
primas de produccin, materias y suministros.
Caractersticas del usuario

Tipo
de
usuario
Formacin

Administrador
Administrador de empresas

Habilidades Conocimiento sobre el manejo

inventarios y archivos
Actividades Administrar la informacin que
almacena en el sistema.
Descripcin general

de
se

Perspectiva del producto

El Sistema SOFTPUBLIC INVENTARIO es un sistema
independiente para la realizacin de sus funciones, aunque se
utilizar un tercero para que su objetivo sea alcanzado.
Funcionalidad del producto
Conociendo la poblacin y las expectativas, el objetivo del
sistema es facilitar el manejo de inventario que tenga la
Alcalda de Santa Marta.

Plantilla de los casos de uso

CU-001

Autenticar usuario

Versin:
Descripcin:
Precondicin:
Secuencia Normal:

1.0[2015-13-15]
EL sistema permite al usuario ingresar.

Post-condicin:
Excepciones:

El usuario ingreso al sistema.

E1.
El sistema seala el campo de
texto que se encontrara vaco.

El usuario est registrado en el sistema

Accin
Pasos
El usuario ingresa nombre y
1.
contrasea.
El sistema valida que los campos
2.
que no estn vaco y verifica que
el usuario se encuentre en el
sistema.
El sistema permite ingreso del
3.
usuario.
El usuario ingresa al sistema.
4.

E2.

El sistema genera un mensaje de

advertencia que el usuario no se
encuentra en el sistema.

CU-002
Versin:
Descripcin:

Crear producto
1.0[2015-13-09]
EL sistema perimirte al administrador crear
archivos en la base de datos del sistema.

Precondicin:
Secuencia Normal:

El administrador Ingreso al sistema

Accin
Pasos
El administrador inicia creacin de
1.
un nuevo archivo.
El sistema permite que ingrese
2.
datos.
El administrador ingresa los datos
3.
del archivo (Nombre del producto,
Cdigo del producto).
El sistema valido que los campos
4.
no estn vacos y que el cdigo
del archivo est disponible y la
almacena.
El sistema presenta un aviso de
5.
operacin exitosa.

Post-condicin:
Excepciones:

El archivo queda registrado.

E1.
El sistema seala el campo de
texto que se encontrara vaco.

E2.

CU-003
Versin:

El sistema genera un mensaje de

advertencia donde mostrara la
repeticin del archivo.

Registrar Entradas del producto

1.0[2015-13-12]

Descripcin:
Precondicin:
Secuencia Normal:

EL sistema permite al empleado registrar el

ingreso de almacenamiento.

Pasos
1.
2.

El empleado busca los productos

y llena los campos con la cantidad
y valorizacin respectiva del
producto.
El sistema valida los campos
vacos.
El sistema comprueba que el
cdigo de referencia no se
encuentra en la base de datos.
El sistema realiza actualizacin
de la base de datos
El sistema mostrara un aviso de
operacin exitosa.

3.
4.
5.
6.
Post-condicin:
Excepciones:

CU-004
Versin:
Descripcin:
Precondicin:
Secuencia Normal:

El producto queda almacenado en la base de

datos.
E1.
El sistema seala el campo de
texto que se encontrara vaco.

Registrar salidas de productos

1.0[2015-13-15]
EL sistema debe permitir el registro de salidas
del producto.

Pasos
1.
2.
3.
4.
5.

Post-condicin:
Excepciones:

El empleado Ingreso al sistema

Accin
El empleado comienza un nuevo
registro de productos de entrada.

El producto debe estar creado.

Accin
El empleado busca el producto de
salida.
El sistema muestra un formulario.
El empleado llena los campos con
la cantidad del producto.
El sistema debe validar los
campos vacos.
El sistema actualiza base de
datos.

Actualiza inventario.
E1.
El sistema seala el campo de
texto que se encontrara vaco.
E2.

El sistema presenta un error al

momento de ingresar cantidades
no validas (exceso de cantidad de
salida).

CU-005
Versin:
Descripcin:

Precondicin:
Secuencia Normal:

Consultar productos
1.0[2013-03-09]
EL sistema debe permitir consultar la
identificacin por medio de un radicado o un
cdigo.

Pasos
1.
2.
3.
4.
5.

Post-condicin:
Excepciones:

El sistema genera informe.

E1.
El sistema seala el campo de
texto que se encontrara vaco.
E2.

CU-006
Versin:
Descripcin:

El cdigo debe estar creado en la base de datos.

Accin
El empleado inicia la consulta.
El sistema permite la consulta de
la informacin generada por la
base de datos
El empleado ingresa datos del
expediente que desea buscar
El sistema valido que los campos
no estn vacos y que el archivo o
el cdigo existan.
El sistema presenta el cdigo de
ingreso.

El sistema presenta un error al

momento de ingresar cdigos o
nombres que no se encuentre en
la base de datos.

Modificar producto
1.0[2013-03-09]
EL sistema permite al administrador modificar
producto.

Precondicin:
Secuencia Normal:

El producto debe estar ingresado.

Accin
Pasos
El administrador inicia la
1.
modificacin del cdigo.
El administrador busca el radicado
2.
a modificar.
El sistema muestra los datos del
3.
archivo ingresado en el sistema.
El administrador modifica el cdigo
4.
de referencia.
El sistema presenta informacin
5.
actualizada

Post-condicin:
Excepciones:

El producto es modificado.
E1.
El sistema genera error cuando
busque un cdigo no existente.

CU-007
Versin:
Descripcin:

Desactivar Producto
1.0[2013-03-09]
El sistema permite al Administrador desactivar
el cdigo del radicado.

Precondicin:
Secuencia Normal:

El nmero de referencia debe estar ingresado.

Accin
Pasos
El administrador busca el radicado
1.
a desactivar.
El sistema muestra el nmero de
2.
radicado.
El administrador selecciona la
3.
opcin de desactiva el archivo.
El sistema desactiva el archivo de
4.
forma manual.

Post-condicin:
Excepciones:

Archivos desactivados.
E1.
El sistema genera error cuando
busque un producto en el rea de
gestin documental no existente.

CU-008

Generar reporte

Versin:
Descripcin:
Precondicin:
Secuencia Normal:

1.0[2015-13-12]
EL sistema genera reporte.

Post-condicin:
Excepciones:

El sistema genera reporte.

E1.
El usuario cancelar reporte.

El usuario ingreso al sistema.

Accin
Pasos
El usuario inicia generacin de
1.
reporte.
El sistema muestra opciones de
2.
consulta.
El usuario selecciona la opcin.
3.
El sistema muestra los datos.
4

2: diagrama de secuencia (ingresar al sistema).

3: diagrama de secuencia (generar reportes).