Sunteți pe pagina 1din 29

Academia de Studii Economice

Facultatea de Cibernetic, Statistic i Informatic


Economic

Proiect Sisteme informatice pentru conducer

-2016-

Cuprins:

Capitolul A: Cunoasterea mediului economic......................................................................3


A1. Prezentarea unitatii economice................................................................................ 3
A2. Cadrul organizatoric............................................................................................ 4
Capitolul B: Descrierea sistemului informational actual........................................................4
B1. Analiza structurii organizatorice.............................................................................. 5
B2. Activitatea departamentului analizat.........................................................................7
B3. Elementele supuse observatiei............................................................................... 13
B5. Lista documentelor proprii................................................................................... 17
B6. Lista documentelor externe.................................................................................. 18
B7. Lista spatiului informational................................................................................. 18
B8. Fluxurile informationale la nivel fizic.....................................................................18
Capitolul C:............................................................................................................. 19
C1. Analiza si reprezentarea sistemului informational actual..............................................19
C2. Schema fluxurilor de formare a documentelor proprii.................................................20
C3. Lista indicatorilor............................................................................................. 20
C4. Matricea indicator-document................................................................................ 22
D. Elaborarea fluxurilor informationale la nivel conceptual..................................................23
D1. Matricea informationala indicator-indicator............................................................23
D2. Matricea indicator-decizii................................................................................... 24
Capitolul E:............................................................................................................. 25
E1....................................................................................................................... 26
E2....................................................................................................................... 26
F. EVALUAREA SI REPROIECTAREA SISTEMELOR INFORMATICE....................................28
F1. Structura studiului de caz.................................................................................... 28
F2. Matricea studiului de caz (matricea proiectului)........................................................28
F3. Reproiectarea................................................................................................... 29

Capitolul A: Cunoasterea mediului economic


A1. Prezentarea unitatii economice
SC Extensiv SRL este o societate cu rspundere limitat, cu sediul in localitatea PITESTI,
Arges, nfiinat la data de 06.04.2000, avnd Codul Unic de nregistrare 12880111, prezent

n Registrul Comerului cu seria J03/132/2000. Codul CAEN 2011 sugereaz domeniul de


activitate al companiei, respectiv Fabricarea gazelor industrial.
La momentul actual, are un numar de aproximativ 45 de angajati, iar capitalul social al firmei
este de 500.000 RON. In anul 2014 a firma a avut o cifra de afaceri de 7.139.827 RON si un
profit net de 121.584 RON.
Printre principalii furnizori de materie prima se afla GASPECO L&D, Lukoil, Bulrom Gas si
Rompetrol Gas. In ceea ce priveste mentenanta parcului auto, principalii colaboratori sunt
MHS Truck and Service, Cefin Trucks si Alicomtex SRL. Alti furnizori: La Fantana SA (apa
potabila), Quick Comarf Business (Materiale), Center Group SRL, HidroArges (ciment),
Autonet (piese auto), Daperom Pitesti, Royal Motors, Tiriac Auto.
In cee ace priveste vanzarile, 90% din acestea se indreapta direct catre populatie, in timp ce
restul de 10% este reprezentat de Tompici SRL. Judetele acoperite sunt: Arges, Dambovita,
Olt Ilfov, Gorj, Dolj, Valcea, Prahova.
Principalii concurenti de pe piata sunt: Gaspeco L&D, Antares, Delta Gas, Flaga , Sevanel,
Anias Gas, Panebo 94.

A2. Cadrul organizatoric


Firma Extensiv este o societate comerciala cu raspundere limitata, fiind o form hibrid de
business avnd caracteristici att ale unui parteneriat ct i ale unei corporaii, fiind mai
flexibil dect alte forme de societi comerciale i mai adecvat pentru un proprietar unic sau
pentru un numr mic de membri.

Capitolul B: Descrierea sistemului informational actual

B1. Analiza structurii organizatorice

Figura 1 Oraganigrama SC EXTENSIV SRL


Impartirea personalului pe departamente
Numarul total al angajatiilor companiei SC EXTENSIV SRL este de 44 de angajati, distribuiti
astfel:
Departament de distributie si vanzari: 30 persoane
Department de productie: 8 persoane
Departament de resurse umane: 1 persoana
Departament de cercetare dezvoltare: 2 persoane
Departamentul financiar contabil 3 persoane
Departamentul de distributie si vanzari:
Compartimentul de distributie este format din echipe de cte 2-3 oameni (un ofer i
manipulani) care se ocup de distribuirea recipienilor ctre locaii. Fiecare echip are un
traseu stabilit dinainte pentru toat sptmna, conceput de ctre directorul comercial. Traseul
poate fi modificat i pe parcurs dac directorul comercial considera asta. oferul poate sun i
propune directorului comercial modificri ale traseului, ns directorul comercial are ultimul
cuvnt. Traseul este stabilit n funcie de vnzrile anterioare i de mrimea zonei acoperite.
Compartimentul de vanzari al companiei SC EXTENSIV SRL este responsabil de gestionarea
lantului de aprovizionare care implica miscarea de materii prime in companie si miscarea
marfurilor spre consumatorul final. Compania se concentreaza asupra acelor activitati din
lantul trofic valoric unde detine avantaje distinctive si unde toate activitatile sunt externalizate
(transportul, depozitarea etc). Compartimentul de vanzari este, de asemenea, responsabil
pentru procesul de management de servicii pentru client.
Departamentul de productie:
Departamentul este compus din doua ansambluri:
Linia de imbuteliere - format din cntare dotate cu pistoane automate de umplere.
Dup umplerea recipienilor, acetia ajung la partea de sigilare, iar apoi ncrcare n
mainile de distribuie.

Compartimentul verificri-reparaii - se ocup de ntreinerea recipienilor. Acest


ansamblu este amplasat n alt cldire, pentru a se evita pericolul de explozie n
cldirea n care sunt ncrcai recipienii. Dac n urma verificrilor recipienii au fost
catalogai drept afectai, acetia sunt reparai i revopsii pentru a putea fi pui din nou
n circuit.
Departamentul are in vedere imbutelierea, sigilarea si incarcarea recipientilor in masinile de
distributie, asigurand intretinerea si buna functionare a echipamentelor.
Departamentul de resurse umane:
Departamentul de resurse umane se ocupa cu desfasurarea efectiva a activitatilor legate
degestionarea resurselor umane. Acest departament, pe langa activitatile specifice, are rol de
consiliere pentru managementulfirmei sau pentru celelalte departamente de productie.
Departamentul de personal este cel mai bun cunoscator al personalului firmei si cel mai in
masura de a furniza sfaturi pretioasereferitoare la angajati. Acest department se ocupa de 3
probleme:
1. Gestiunea personalului Acte referitoare la personal (contracte individuale de munca, contracte de prestari de
servicii, crearea dosarelor de personal, etc).
Evidenta activitatilor personalului (pontaje, concedii, adeverinte de salariat)
Calcularea si, eventul, acordarea salariilor.2)
2. Partener strategic pentru celelalte departamente
Departamentul de resurse umane este gestionarul performantei organizationale. Activitatile
desfasurate cuprind:
Proiectarea si analiza posturilor
Elaborarea sistemului de beneficii si recompense al organizatiei
Evaluarea posturilor si stabilirea sistemului de salarizare
Evaluarea performantei personalului
Evaluarea si imbunatatirea conditiilor de munca
Organizarea pregatirii salariatilor
3. Agent al schimbarii
Departamentul de resurse umane se implica si in dezvoltarea organizationala, planificand
modul de realizare a acesteia.
Departament de cercetare dezvoltare:
Departamentul de cercetare-dezvoltare are rolul de a gasi solutii inovative in ceea ce priveste
distributia si productia.
Departamentul financiar -contabil:
Departamentul financiar al companiei Extensiv este responsabil de cateva situatii:
A fii sigur ca structura de capital a companiei ofera o baza sigura ca structura de
capital a companiei ofera o baza sigura pentru a sustine operatiunile curente si
cresterea planificata pentru viitor;
Coordonarea fluxurilor de numerar;
Construirea politicii de dividente;

Conducerea relatiilor cu investitorii;


Coordonarea instrumentelor financiare existente si a riscurilor implicate;
Urmarirea documentelor contabile.

B2. Activitatea departamentului analizat


Directorul comercial al departamentului de distributie si vanzari fisa postului
1.
2.
3.
4.
5.

Denumirea compartimentului: DEPARTAMENTULUI DE DISTRIBUTIE SI VANZARI


Denumirea postului: DIRECTOR COMERCIAL
Se subordoneaza: DIRECTORULUI EXECUTIV
Subordoneaza: Angajatii departamentului de distributie si vanzari
Relatii functionale: cu angajatii departamentelor productie, reusurse umane, cercetare-dezvoltare si
financiar contabil
6. Pregatirea si experienta:
- Buna cunoastere a mediului concurential de afaceri;
- Experienta in domeniul comercial de minim 4 ani;
- Spirit de observatie, dinamism, gandire comerciala, eficienta;
- Experienta intr-o functie de conducere si de coordonare constituie un avantaj;
- Reale si excelente abilitati de comunicare si negociere.
7. Autoritate si libertate organizatorica:
- Negociaza si semneaza in numele societatii cu beneficiarii negociind cele mai bune preturi,
fara a putea fi tras la raspundere pentru negocierile facute.
- Acorda discounturi la vanzarea marfurilor,in vederea stimularii vanzarilor, fara a putea fi tras la
raspundere pentru aceste discounturi acordate.
8. Responsabilitati si sarcini:
Activitati principale:
- Monitorizeaz i contribuie la calitatea vnzrilor
- Elaboreaz/implementeaz programe de msurare a satisfaciei clienilor, propune msuri de mbuntire
- Urmrete respectarea obligaiilor contractuale de ctre clieni
- Asigur rezolvarea cerinelor clienilor, concomitent cu susinerea intereselor firmei
- Prospectarea pietei de profil si a conditiilor de livrare in vederea realizarii deprofituri.
- Stabilete alocarea mainilor aflate n dotarea departamentului
- Mentinerea unei atmosfere deschise, disciplinate si a entuziasmului, prinfurnizarea de indicatii clare,
feed-back constant si unui control riguros alperformantelor.
- Monitorizarea stricta a cheltuielilor echipei de vanzare, si a fiecarui membrual echipei in parte
- Studiaza concurena
- Identifica clieni poteniali
- Efectueaza plati online in numele societatii la indicatiile administratoruluisocietatii
9. Interdictii:
a. Directorul comercial nu se ocupa de achizitiile de marfuri (nu esteresponsabil cu aprovizionarea).
b. Directorul comercial nu raspunde de calitatea marfurilor achizitionate de catre departamentul
aprovizionare.11.
10. Sanctiuni pentru nerespectarea fisei postului sau a anexelor acestora: Daca este cazul, conform
Codului muncii
11. Desfasurarea Activitatii
- In birouri sau,dupa caz la clienti sau la locurile de vanzare.

Condiii asigurate: drurn, cazare, transport, telefon, laptop

Sef birou aprovizionare- desfacere fisa postului


1. Relatii ierarhice: se subordoneaza Directorului comercial
2. Relatii de colaborare: cu personalul executiv al firmei
3. Relatii de reprezentare: reprezinta firma fata de clienti, furnizori, autoritatile locale, precum si fata de
alte persoane cu care intra in intact in interes de serviciu.
4. Scopul postului:Titularul postului asigura aprovizionarea cu mijloace fixe,
consumabile si servicii pentru desfasurarea eficienta a activitatii fimei si solutioneaza
aspectele de ordin administrativ ale noilor proiecte.
5. Activiti principale:
- Asigur aprovizionarea cu mijloace fixe si consumabile
- Asigur serviciile/utilitile firmei
- Administreaz sediul firmei
- Asigur asisten administrativ pentru noi proiecte
6. Atribuii principale (si sarcini aferente):
Asigura aprovizionarea cu mijloace fixe si consumabile
- Centralizeaza necesarul de mjloace fixe si consumabile
- Contacteaza furnizori si negociaza conditii financiare favorabile firmei
- Asigura respectarea bugetului alocat
- Organizeaza activitatea de transport si receptie a materialelor
- Raporteaza neconcordantele ntre bugetul de consumabile si necesar
Asigura serviciile/utilitatile firmei
- Identifica furnizori, analizeaza si prezinta Directorului Administrativ oferte favorabile firmei
- Asigura fluxul de documente necesare perfectarii contractelor
- Arhiveaza copii ale contractelor
- Urmareste derularea contractelor cu furnizorii de servicii
- Monitorizeaza consumul si propune masuri de reducere
- Asigura remedierea situatiilor neprevazute
Administreaza sediul firmei
- Asigura buna functionare a mijloacelor fixe de uz comun
- Asigura un mediu de lucru sigur si conditii bune de lucru
- ine evidenta chiriilor/serviciilor pentru chiriasi conform contractelor si stabileste sumele de facturat
- Asigura fluxul de documente justificative si le arhiveaza
Asigura asistenta administrativa pentru noi proiecte
- Analizeaza piata n functie de noile proiecte alocate de Directorul Administrativ
- Estimeaza necesarul de activitati presupuse de fiecare proiect
- Propune solutii de ordin administrativ
- Asigura obtinerea documentatiei si aprobarilor specifice
7. Responsabilitile postului:
Legat de activitatile specifice, raspunde de:
- Distribuirea materialelor si a rechizitelor conform bugetelor si a normelor interne
- Calitatea mediului de lucru al angajatilor (conditiile fizice)
- Respectarea confidentialitatii datelor la care are acces
- Raportarea la timp a abaterilor sesizate
- Transmiterea integrala si n timp util a informatiilor catre destinatarul corespunzator
- Pastrarea documentelor justificative

Legat de disciplina muncii, raspunde de:


- mbunatatirea permanenta a calitatii pregatirii sale profesionale si de specialitate
- Pastrarea confidentialitatii informatiilor legate de firma
- Utilizarea si pastrarea n bune conditii a documentelor cu regim special
- Modul de utilizare a echipamentelor, consumabilelor, altor materiale si mijlloace fixe puse la dispozitie
de firma
- Respectarea prevederilor, a normelor interne si a procedurilor de lucru privitoare la postul sau
- Adopta permanent un comportament n masura sa promoveze imaginea si interesele firmei
- Se implica n vederea solutionarii situatiilor de criza care afecteaza firma
8. Autoritatea postului:
- Semneaza documentele justificative pentru facturile de ntretinere
- Semneaza corespondenta specifica domeniului de activitate
- Utilizeaza echipamentele/consumabilele puse la dispozitie de firma

Manipulant marfuri fisa postului


1. Identificarea si denumirea postului de munca:
Denumirea oficial a postului: bmanipulant marfuri
Codul COR (Clasificarea Ocupaiilor din Romnia): 933005
Obiectivul (scopul) postului: Incrcarea, descrcarea mrfurilor i manipularea acestora.
2. Integrarea in structura organizationala:
Postul imediat superior: administratori
Postul imediat inferior: nu exista.
Are relaii funcionale cu administratorii.
3. Conditii materiale ale muncii:
Are la dispoziie: utilizeaza materialele si echipamentele puse la dispozitiede firma.
4. Atributiile postului:
Principalele activiti:
- Incrcarea i/sau descrcarea mrfurilor n/din autovehiculele de livrare.
- Verificarea mrfurilor sosite.
- Manipularea i aezarea produselor n spaiile special destinate, nfuncie de sortimente,
manual, cu ajutorul lizei.
- Pregtirea mrfurilor pentru expediere la cererea superiorului.
- Particip la inventarierea mrfurilor din gestiune.
Atribuii privind respectarea normelor de sntate i securitate nmunc, de prevenire i stingere a incendiilor:
- i nsuete i aplic corect legislaia general i specific desntate i securitate n
munc, prevenire i stingere a incendiilor iaciune n caz de urgen;
- Cunoaterea factorilor de risc specifice locului de munc;
- Identificarea pericolelor care apar la locul de munca si raportarea acestor pericole
persoanei compentente sa ia masuri, conform procedurilor specifice locului de munca;
- Acordarea primului ajutor rapid i corect n conformitate cu tipul accidentului
produs;
- Respect i aplic procedurile de urgen i de evacuare stabilite nregulamentele interne
i planul de evacuare n caz de urgen.
Msurarea randamentului n munc:
- Cantitatea de marfuri manipulata.
- Procent scazut de deteriorare a marfurilor in timpul manipularii.

5. Responsabilitatile postului de munca:


a.n raport cu alte persoane
- Coopereaz cu administratorii.
- Onestitate i confidenialitate n raport cu persoanele din interior i exterior
cu care este n contact.
- Rspunde la solicitrile superiorilor.
b.n raport cu aparatura i materialele utilizate
- Utilizeaz cu responsabilitate materialele i aparatura din dotare.
- Anuntarea eventualelor defectiuni aparute.
c.n raport cu sarcinile de munc
- Integritatea mrfurilor i starea ambalajelor n timpul operaiunilor demanipulare.
- Delurarea activitatilor in timp util cu respectarea graficului de incarcare/descarcare.
- Incrcarea / descrcarea mrfurilor conform documentelor primite
d.n raport cu securitatea muncii
- Respectarea normelor de securitate n munc.
- Respectarea prevederilor Regulamentului de Ordine Interioara si Instruciunile proprii de
securitete a muncii.
e.n raport cu disciplina muncii
- mbuntirea permanent a pregtirii sale profesionale i despecialitate;
- pstrarea confidenialitii informaiilor i a documentelor legate de firm;
- pstrarea n bune condiii a utilajelor i utilizarea resurselor existenteexclusiv n interesul
firmei;
- respecta prevederile normativelor interne si procedurile de lucru privitoare la postul
su;
- respectarea normelor de sanatate, securitate si igiena in munca, normelor prevenire si
stingere a incendiilor si actiune in caz de urgenta, normelor de protecie a mediului
nconjurtor.
f. Alte responsabilitati:
- Respectarea programului de lucru.
6. Criteriile de evacuare:
Angajatorul va evalua anual activitatea salariatului pe baza criterii de evaluare:
- Calitatea muncii (interesul pentru resursele alocate, orientarea spreexcelen, preocuparea
pentru interesul general al firmei)
- Volumul de munca (complexitatea si diversitatea activitatilor, ndeplinirea cerinelor i sarcinilor
la timp)
- Cunotine profesionale (competena, experien, adaptabilitatea lapost, capacitatea de
decizie i inovare)
- Comportament (spiritul de echip, comunicarea)
7. Conditiile postului de munca:
- Program: L-V: 07.00 13.00,
- Natura muncii: independent i ca parte component a unei echipe.
- Deplasri: nu e cazul.
- Poziia de lucru: deplasare pentru manipularea marfurilor.
- Posibilitatea de accidente: minime, n condiiile respectrii normelorde securitate n
munc, N.G.P.M , N.S.P.M 62, N.S.P.M 57.
- Boli profesionale: nu e cazul.

Condiii deosebite: nu exist.

Sofer fisa postului


1. Cerinte:
- scoala de conducatori auto categoria B+C+E;
- atestat sofer profesionist transport marfa;
- fara cazier judiciar;
- fara antecedente rutiere grave (penal sau cu permis suspendat);
- 10 clase + scoala profesionala/ studii medii;
- experienta de cel putin 3 (trei) ani in conducerea de autovehicule in trafic international de marfa;
- cunostinte minime de mecanica auto;
- cunoasterea la nivel conversational a unei limbi de circulatie internationala (engleza, germana,
franceza).
2. Relatii ierarhice:
- este subordonat: ***
- are in subordine: nu are angajati in subordine
3. Obligatii:
- este obligat sa se prezinte la serviciu la ora fixata in program, odihnit, in tinuta corespunzatoare si
sa respecte programul stabilit;
- participa la pregatirea programului si la instructajele NTS si PSI;
- va cunoaste si va respecta prevederile legale cu privire la circulatia pe drumurile publice, in trafic
intern si international de marfuri;
- pastreaza certificatul de inmatriculare, licenta de executie si copia licentei de transport, precum si
actele masinii in conditii corespunzatoare, le prezinta la cerere organelor de control;
- nu paraseste locul de munca decat in cazuri deosebite si numai cu aprobarea sefului de birou;
- nu va conduce autovehiculul obosit sau sub influenta alcoolului, drogurilor, medicamentelor, etc. ,
care reduc capacitatea de conducere;
- soferului ii este interzis sa transporte alte marfuri in afara celor trecute in documentele de transport;
- soferul va respecta cu strictete intinerariul si instructiunile primite de la seful de birou;
- soferului ii este interzis sa vorbeasca in numele firmei cu orice client al acesteia fara avizul
prealabil al sefului coordonator;
- se comporta civilizat in relatiile cu clientii, colegii de serviciu, superiorii ierarhici si organele de
control;
- atat la plecare cat si la sosirea din cursa, verifica starea tehnica a autovehicului, inclusiv
anvelopele. Dupa verificare intocmeste impreuna cu seful coordonator un proces verbal de
constatare, pe care il semneaza si il prezinta Biroului Auto;
- nu pleaca in cursa daca constata defectiuni / nereguli ale autovehiculului si si anunta imediat
superiorul pentru a se remedia defectiunile;
- nu circula fara ca aparatul tahograf / contorul de nregistrare a km-lor sa fie n functiune;
- la sosirea din cursa preda sefului direct Foaia de Parcurs completata corespunzator, insotita de
decontul justificativ de cheltuieli si diagramele tahograf;
- la incheierea unei curse verfica:
confirmarea primirii transportului de catre beneficiarul trecut in documentele de transport prin
aplicarea stampilei si semnaturii acestuia in rubrica special destinata acestui scop;
inchiderea fara rezerve a carnetului TIR de catre vama de destinatie, dupa caz.

- in timpul operatiunii de incarcare a compartimentelor pentru marfa, soferul are urmatoarele


obligatii:
sa supravegheze dispunerea corecta a marfii pe platforma autovehiculului astfel incat sa nu fie
depasita sarcina maxima admisibila pe axe;
sa fixeze si sa asigure incarcatura (cu chituci, sipci de lemn, centuri de ancorare sau alte materiale)
astfel incat transportul acesteia sa se efectueze in conditii de maxima siguranta.
- inainte de plecarea in cursa soferul are obligatia sa verifice:
concordanta dintre documentele de transport (CMR si carnet TIR), documentele marfii, tipul marfii
si specificatiile din comanda de transport primita de la birou;
aplicarea stampilei expeditorului pe documentul de transport CMR, in rubrica special destinata
acestui scop.
- soferul nu are voie sa ia in cabina persoane straine, este interzis sa treaca frontiera romana si cea
straina a persoanelor necunoscute;
- la parcarea autovehiculului soferul va lua toate masurile pentru asigurarea masinii, a
compartimentelor de marfa si a sigiliilor aplicate pe acestea;
- comunica imediat sefului direct telefonic sau prin orice alt mijloc orice eveniment de circulatie in
care este implicat;
- soferul va duce la indeplinire orice alte dispozitii primite de la seful de birou.
4. Responsabilitati:
Soferul raspunde personal de:
- integritatea autovehiculului pe care il are in primire;
- integritatea marfurilor transportate;
- cheltuirea judicioasa a sumelor primite ca avans de deplasare;
- intretinerea autovehiculului, ceea ce presupune:
- efectuarea la timp a reviziilor, schimburilor de ulei si filtre, gresarea elementelor ce necesita
aceasta operatiune;
- exploatarea autovehiculului in conformitate cu instructiunile prevazute in cartea tehnica a acestuia;
- tine evidenta valabilitatii tuturor documentelor si verificarilor vehiculului;
- tine legatura cu operatorul de transport care-l coordoneaza direct, transmitand informatii despre
desfasurarea cursei;
- soferul va raspunde personal in fata organelor in drept (politie, vama) de marfurile transportate si
netrecute in documentele de transport;
- soferul va raspunde in fata legii pentru pagubele cauzate firmei din vina sa si va avea contractul de
munca desfacut potrivit art 130 litera i) din Codul Muncii.
5. Clauze speciale:
Prezenta fisa face parte integranta din contractul de munca si a fost redactata in 3 (trei) exemplare,
cate un original la fiecare parte.

B3. Elementele supuse observatiei

Machetele documentelor
Documente proprii

M01 Aviz de insotire marfa


Nr.
avi
z

Dat
a

Cumparato
r

Denumire
a
produselo
r sau
serviciilor

Cantitate
a

I1

Pret
unita
r
(Fara
TVA)
I2

Valoare
a

Valoare
a TVA

I3

I4

Total
din
care
acciz
e
I5

Scutit
de
acciz
e

Tota
l de
plata

Numele
delegatulu
i

I6

M02 Ordin de deplasare


Numar
delegati
e

Depus
decontu
l

Unitatea

Numele
delegatulu
i

Functia
delegatulu
i

Durata
deplasari
i

Sorire

Plecare

Cazare

Ziua si
ora
plecarii

Ziua si
ora
sosirii

Data
depunerii
decontulu
i

Penalizari
calculate

Primit la
plecare

Total
avans

Total
cheltuieli

Diferenta de
primit/restitui
t

I21

I22

Primit in
timpul
deplasari
i
I23

I24

I25

I26

Client

Suma primita
I7

M03 - Chitanta
Chitanta nr

Data

Casier

Cota TVA
I8

M04 - Contract de distributie


Nr
contract

Data
contract

Nume
Distribuit
or

Domici
liu

Serie si
numar
buletin

CNP

Numar
rastele

Numar
butelii

I9

I10

Numar
stingatoa
re
I11

Pret de
vanzare
I12

M05 - Jurnal electronic


Data

Brut A
I13

Fara
TVA
I14

Total
TVA
I15

Total
Vanzari
I16

Nr. Bon
fiscal

Ultima
raportare

M06 Declaratie de conformitate pentru umplere butelii


Nr
declarati
e

Dat
a

M07 Decizie

Numar
butelii
umplute(buc
)
I10

Tip de
hidrocarbur
i

Nr
facturii

Data
aplicarii
etichetei de
control

Tip
incarcatur
a

Contract
de
calitate

Furnizor
(Rafinaria)

Nr
decizie

Nume
reprezent
at vanzari

Functia
decidentul
ui

Perioad
a

Cantitat
e
motorin
a
alocata
I17

Administrat
or
(decident)

M08-Aviz initial de insotire marfa


Nr.
avi
z

Dat
a

Cumparat
or

Numa
r
Rastel
e
I9

Numa
r
buteli
i
I10

Numar
stingatoa
re

Pret
de
vanzar
e
I12

I11

Numele
delegatul
ui

Documente externe
M09 - Factura
Nr
facturi
i

Data

Nr
avi
z

Cumparat
or

Denumirea
produselor
sau
serviciilor

Cantitatea

Pret
unitar
(Fara
TVA)

I1

I2

Valoarea

Valoarea
TVA

I3

I4

Total
din
care
acciz
e
I5

Scutit
de
acciz
e

Tota
l de
plata

Numele
delegatului

Cota TVA

I6

I8

M10 - Bon de predare-transfer-restituire


Uni
tate
a

Nr.
Docum
ent

Data

Cod
predato
r

Nr.
Comanda

Cod
produs

Denumirea
materialelo
r

Cont
Debitor

Cont
Credito
r

Cod

Unitate
de
masura

Fisele documentelor proprii


M01 Aviz de insotire marfa
Beneficiari ai proiectului
Periodicitatea
Numarul de exemplate
Tipul indicatorilor:

Departamentul financiar-contabil
Departamentul de productie
Departament de distributie si vanzari
Ori de cate ori este nevoie
3
I1 Cantitatea : indicator preluat din M09
I2 Pretu unitar fata TVA: indicator preluat din M09
I3 Valoare: Indicator preluat din M09
I4 Valoare TVA: Indicator preluat din M09

Canti
tatea
efecti
va
I18

Pretul unitar
I19

Valoarea
I20

I5 - Total din care accize:indicator preluat din M09


I6 - Total de plata:indicator preluat din M09

M02 Ordin de deplasare


Beneficiari
Periodicitate
Nmarul de exemplare

Departamentul financiar-contabil
Ori de cate ori este nevoie
2
I21 penalizari calculate: indicator primar
I22-Primit la plecare: indicator primar
I23-Primit in timpul deplasarii-indicator
primar
I24-Total
avans-indicator
calculat.
I24=I22+I23
I25-Total cheltuieli- indicator primar
I26-Diferenta de primit/restituit indicator
calculat. I26=I25-I24

M03-Chitanta
Beneficiari
Periodicitate
Nmarul de exemplare
Tipul indicatorilor

Departamentul financiar-contabil
Ori de cate ori este nevoie
3
I7-Suma primita- indicator primar
I8-Cota TVA- indicator primar

M04-Contract de distributie
Beneficiari

Departamentul financiar-contabil
Departamentul de distributie si vanzari
Ori de cate ori este nevoie
2
I9-Numar rastele- indicator primar
I10- Numar butelii indicator primar
I11-Numar stingatoare- indicator primar
I12-Pret de vanzare- indicator primar

Periodicitate
Nmarul de exemplare
Tipul indicatorilor

M05 Jurnalul Electronic


Beneficiari ai proiectului
Periodicitatea
Numarul de exemplate
Tipul indicatorilor:

Departament de distributie si vanzari


ANAF
Zilnic
Ori de cate ori este nevoie
1
n

I13 =

ai
i=1

, ai = valoarea bruta a produsului i

I14 = I13 0.2*I10


I15 = 0.2*I13
I16 = I14 + I15

M06 Declaratie de conformitate pentru umplere butelii


Beneficiari ai proiectului
Periodicitatea
Numarul de exemplate
Tipul indicatorilor:

Departamentul financiar-contabil
Ori de cate ori este nevoie
3
I10- Numar butelii indicator preluat din aviz de insotire a marfii

M07 Decizie
Beneficiari
Periodicitatea
Numarul de exemplare

Departament de distributie si vanzari


Lunar
1

Tipul indicatorilor

I17 Cantitate de motorina alocata Indicator primar

M08-Aviz initial de insotire marfa


Beneficiari ai proiectului
Periodicitatea
Numarul de exemplate
Tipul indicatorilor:

Departamentul financiar-contabil
Departamentul de productie
Departament de distributie si vanzari
Ori de cate ori este nevoie
3
I9- Numar rastele : indicator preluat din M04
I10-Numar butelii:indicator preluat din M04
I11-Numar stingatoare: indcator preluat din M04
I12-Pret de vanzare: indicator preluat din M04

B4. Matricea informationala a documentelor


EXTERNE
STATII
INFORMATIONALE

S1

S1

M01,M02,
M04, M05,
M07,M08

INTERNE
S2

M01, M03,
M04, M06

S3

E1

M01

M05

INTERN

EXTER
N

S2

M09

S3

M10

E1

S1- Departament de distributie si vanzari


S2- Departamentul financiar-contabil
S3- Departamentul de productie
E1-ANAF

B5. Lista documentelor proprii


Cod
document
M01

M02

M03

M04

M05

M06

Denumirea

Furnizor

Aviz de insotire
marfa

Departament
de distributie si
vanzari
Departament
de distributie si
vanzari
Departament
de distributie si
vanzari
Departament
de distributie si
vanzari
Departament
de distributie si
vanzari
Departament

Ordin de deplasare

Chitanta

Contract de
distributie

Jurnalul Electronic

Declaratie de

Codul documentului care participa la


formare
M09

M04

M07

M08

conformitate pentru
umplere butelii
Decizie

de distributie si
vanzari
Departament
de distributie si
vanzari
Departament
de distributie si
vanzari

Aviz initial de
insotire marfa

M04

B6. Lista documentelor externe


Cod
documen
t
M08
M09

Denumirea

Furnizor

Factura
Departamentul financiar-contabil
Bon de predare-transfer-restituire
Departamentul de productie

B7. Lista spatiului informational


Cod statie

S1
S2
S3
E1

Denumire
Departament de distributie si
vanzari
Departamentul financiarcontabil
Departamentul de productie
ANAF

B8. Fluxurile informationale la nivel fizic

Tip
Beneficiar
x

Furnizor
x

x
x

Capitolul C:
C1. Analiza si reprezentarea sistemului informational actual
CD
P

M
1

M
2

M
3

Cadranul I
M M M
4
5
6

M1
M2
M3
M4
M5

M
7

Cadranul II
S S S E
1 2 3 1
1,
1 1 1
1,
1
1 1
1,
1 1 1
1,
1
1

M
8

1,
1
1,
1
1,
1

M6
M7
M8
CD
E
M9
M1
0

Cadranul III
1

Cadranul IV
1 1
1
1

C2. Schema fluxurilor de formare a documentelor proprii

C3. Lista indicatorilor


Indicat
or

Coduldocument
ului in care
apare

Mod de
formare

I1

Cantitate

Bucati

Evidenta,

Produ
se

Kilogra
me

M01,

Preluat
din M09

Bani

calcul
Plati,

Moment
ul
curent
Moment

Produ

I2

Pretunitar(fara

RON

M09
M01,

Preluat

TVA)

calcul

I3

Valoare

Bani

Calcul

I4

Valoare TVA

Bani

Calcul

I5

Total din care


accize

Bani

Plati

ul
curent
Moment
ul
curent
Moment
ul
curent
Moment
ul
curent

I6

Total de plata

Bani

Plati

I7

Suma primita

Bani

Plati

I8

Cota TVA

Bani

Calcul

I9

Numarrastele

Bucati

Evidenta

I10

Numarbutelii

Bucati

Evidenta

I11

Numarstingato
are

Bucati

Evidenta

I12

Pret de vanzare

Bani

Calcul

I13

Valoareabruta

Bani

Calcul

Moment
ul
curent
Moment
ul
curent
Moment
ul
curent
Moment
ul
curent
Moment
ul
curent
Moment
ul
curent
Moment
ul
curent
Zilnic

I14

Total fara TVA

Bani

Plati

Zilnic

I15

I16

Total TVA

Total vanzari

Bani

Bani

Plati

Calcul

Zilnic

Zilnic

se

M09

din M09

Produ
se

RON

M01,
M09

Preluat
din M09

Produ
se

Procente

M01,
M09

Preluat
din M09

Produ
se

RON

M01,

Preluat
din M09

Produ
se

RON

M09
M01,
M09

Preluat
din M09

Servic
ii

RON

M03

Primar

Servic
ii

Procente

M03,
M09

Primar

Produ
se

Kilogra
me

M04,M08

Primar

Produ
se

Kilogra
me

M04,M06,
M08

Primar

Produ
se

Kilogra
me

M04,M08

Primar

Servic
ii

RON

M04,M08

Primar

Servic
ii
Servic
ii

RON

M05

Primar

RON

M05

Servic
ii

Procente

Servic
ii

RON

Calculat,
I14 = I13
0.2*I10

M05

Calculat,
I15 =
0.2*I13

M05

Calculat,
I16 = I14
+ I15

I17

Cantitatemotori
naalocata

Bucati

Evidenta

Lunar

Produ
se

Litri

M07

Primar

I18

Cantitateefecti
va

Bucati

Evidenta

Servic
ii

Kilogra
me

M10

Primar

I19

Pretunitar

Bani

Plati,Cal
cul

Moment
ul
curent
Moment
ul
curent

Servic
ii

RON

M10

Primar

I20

Valoare

I21

Bani

Plati

Bani

Calcul

Bani

Calcul

Bani

Calcul

Bani

Calcul

Penalizari
calculate
I22
I23

Primit la
plecare
Primit in
timpul
deplasarii

I24
Total avans
I25

Bani

Calcul

Total cheltuieli
I26

Bani

Calcul

Diferenta de
primit/restituit

Moment
ul
curent
Moment
ul
curent
Moment
ul
curent
Moment
ul
curent
Moment
ul
curent

Servic
ii

RON

Servic
ii

RON

Servic
ii

RON

Servic
ii

RON

Servic
ii

RON

Moment
ul
curent
Moment
ul
curent

Servic
ii

RON

Servic
ii

RON

Indicatori
proprii
I7
I9
I10
I11
I12
I13
I14
I15
I16
I17
I21
I22
I23
I24
I25
I26
Indicatori
externi
I1
I2

M
1

M
2

M
3
1

C
DE
M
5

1
1
1
1

M
6

M
7

M
8

M
9

1
1
1
1

1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1

1
1

M
10

Calculat,
I20=I18*
I19
Primar

M02
Primar

M02
Primar

M02
Calculat,

M02

C4. Matricea indicator-document


C
D
P
M
4

M10

I24=I22+I
23

Primar

M02
Calculat,

M02

I26=I25I24

I3
I4
I5
I6
I8
I18
I19
I20

1
1
1
1
1
1
1
1

D. Elaborarea fluxurilor informationale la nivel conceptual


D1. Matricea informationala indicator-indicator

Indicat
ori
proprii
I0
I1
I2
I3
I4
I5
I6
I7
I8
I9
I10
I11
I12
I13
I14
I15
I16
I17
I21
I22
I23
I24
I25
Indicat
ori
externi
I18
I19
I20

I0

I1

I2

I3

I4

I5
1

I6

I7

I8

I9

I
1
0

I
1
1

I
1
2

I
1
3

I
1
4

I
1
5

I
1
6

I
1
7

1
1
1

1
1
1

D2. Matricea indicator-decizii


Indicatori
proprii

D1

Decizii
D2

D3

I
2
1

I
2
2

I
2
3

I
2
4

I
2
5

I0
I1
I2
I3
I4
I5
I6
I7
I8
I9
I10
I11
I12
I13
I14
I15
I16
I17
I21
I22
I23
I24
I25
Indicatori
externi
I18
I19
I20

1
1
1
1

D1 Decizia de a acorda discount. In cazul in care cantitatea butelii comandata


este mai mare 100 de bucati se va acorda un discount de 10% din valoarea
distributiei.
D2 - Decizia de a oferi prime/bonusuri. In cazul in care la sfarsitul zilei lucratoare
totalul vanzarilor depaseste pragul de 250000 de butelii, angajatii vor primi
anumite bonificatii banesti, pe langa salariul de baza.
D3 Decizia de a aplica sanctiuni. Daca in urma bilantului se observa ca lipseste
motorina nejustificat, atunci conducatorul autovehiculului va achita
contravaloarea acesteia.

Capitolul E:
E1.
Statii

Indicatoripr
oprii
I7
I9
I10
I11
I12
I13
I14
I15
I16
I17
I21
I22
I23
I24
I25
I26
Indicatorie
xterni
I1
I2
I3
I4
I5
I6
I8
I18
I19
I20

S1

S2

S3

1
1
1
1
1
1
-1
-1
-1
1
1
1
1
1
1
1

1
1
1
1
1

1
1
1
1
1
1

1
1
1
1
1
1
1

E1

1
1
1
1

1
1
1

1
1
1
1
1
1
-1
-1
-1

E2.
Indicat
or
I1
I2
I3
I4
I5
I6
I7

SP
*
*

SC

CE
*
*
*
*
*
*
*

Tip
R
VC
VC
C
C
C
I

I8
I9
I10
I11
I12
I13
I14
I15
I16
I17
I18
I19
I20
I21
I22
I23
I24
I25
I26

*
*
*
*
*

*
*
*
*

*
*
*
*
*
*
*
*

I
R
R
U
R
C
C
U
U
U
U
I
I
I
I
I
I
I
I

F. EVALUAREA SI REPROIECTAREA SISTEMELOR


INFORMATICE
F1. Structura studiului de caz
Cod
elemen
t
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17

Denumire element

Cod element care


participa la formare

Organigrama
Machetele documentelor
Elemente supuse observatiei
Matricea informationala a documentelor
Lista documentelor proprii
Lista documentelor externe
Lista spatiului informational
Fluxuri si informatii la nivel fizic
Analiza si reprezentarea sistemului informational actual
Schema fluxului de formare a documentelor proprii
Lista indicatorilor
Matricea indicator-document
Matricea informationala indicator-indicator
Matricea indicator-decizii
Matricea cerintei externe de informatii
Matricea modului de utilizare a indicatorilor
Fluxuri informationale la nivel fizic

2
2
2
2
4,3
3,7
2, 5, 7
2,3
3
5,6,11
3
8,11
3
13,14,15
7

F2. Matricea studiului de caz (matricea proiectului)


Elemen
t
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16

1
1

10

11

1
1

1
1

12

13

14

15

16

17

1
1

1
1
1

1
1
1
1

17

F3. Reproiectarea