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NOMINAS Y PLANILLAS
INDICE
INTRODUCCION
PROPOSITO DE LA GUIA
CONCEPTO, NATURALEZA Y REGISTRO
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA INTERNA
PROCEDIMIENTOS BASICOS DE CONTROL APLICABLES
EVALUACION DE LA ADMINISTRACION
LAS NOMINAS Y PLANILLAS Y LOS SISTEMAS DE PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS
TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA, RECOMENDABLES
PRESENTACION Y DISCUSION DEL BORRADOR DEL INFORME
INFORME
SEGUIMIENTO
GUIA DE AUDITORIA INTERNA No. 10
NOMINAS Y PLANILLAS
INTODUCCION
La Comisin de Auditora Interna del Instituto Guatemalteco de Contadores Pblicos y Auditores elabor la
presente gua de auditora interna de Nminas y Planillas, con el propsito de presentar los lineamientos bsicos
para realizar el trabajo de auditora interna relacionado con nminas y planillas.
El Auditor Interno debe conocer a fondo las polticas y procedimientos aplicables en el control y registro de las
nminas y planillas, para recomendar la conveniencia de la utilizacin o modificacin de los mismos.
En esta gua se presenta el concepto, naturaleza y registro de las nminas y planillas, diferencia entre nminas y
planillas, objetivos de auditora interna, procedimientos bsicos de contorl, la evaluacin de la administracin,
aspectos relacionados con los sistemas de procesamiento electrnico de datos, las tcnicas y procedimientos de
auditora y lo relacionado al informe.
PROPOSITOS DE LA GUIA
Los propsitos de esta gua son los siguientes:
Establecer el concepto, naturaleza y registro contable de las nminas y planillas.
Definir los objetivos de la auditora interna de las nminas y planillas.
Determinar la metodologa recomendable, indicando algunas tcnicas y procedimientos de que dispone el auditor
interno para la ejecucin del trabajo.
Establecer la comunicacin de los resultados.
Que las solicitudes de empleo sean originadas por el jefe del departamento de personal o funcionarios responsables.
Que empleado responsable del departamento de personal investigue los antecedentes de los candidatos, como
empleos anteriores, referencias personales, etc.
Que un funcionario responsable autorice sueldos iniciales, as como cualquier cambio en sueldos y puestos
posteriores.
Que se mantengan expedientes personales que contengan informacin relacionada con:
Datos personales del empleado
Solicitud manuscrita del empleado
Antecedentes penales y policiacos
Cartas de recomendacin
Cuestionario de evaluacin
Contrato de trabajo debidamente autorizado por el Gerente General, jefe de personal y jefe de
departamento que corresponda.
Asignacin de cdigo de empleado
Constancias de goce de vacaciones
Declaracin del Impuesto Sobre la Renta ante el patrono
En caso de cese de la relacin laboral, que exista aviso por escrito, que se indiquen las causas y deber estar
autorizada por funcionario responsable.
Que exista acceso restringido a los archivos de empleados de la entidad.
Que exista perfil de puesto.
PREPARACION DE NOMINAS Y PLANILLAS
Que existan registros formales para el control de asistencia del personal de la entidad.
Que los registros de asistencia o cualquier cambio en ellos sea autorizado por funcionario responsable.
Que las nminas y planillas tengan evidencia del trabajo realizado, revisado y autorizado; ejerciendo dicha funcin
personas independientes a las que preparan las nminas y planillas.
PAGO DE NOMINAS Y PLANILLAS
Si los pagos a empleados se efectuan con cheque, debern prepararse por empleado diferente del que lleva el
control de asistencia del personal de la entidad.
Que los cheques sean firmados por empleados diferentes de los que preparan cheques o manejan registros de pago.
Si los sueldos y salarios se cancelan en efectivo, los empleados que efectan el pago no deben tener ninguna relacin
con los que preparan las nminas y planillas.
Los cheques o sobres de pago deben disribuirse por empleados independientes a los que llevan el control del
personal o quienes preparan las nminas y planillas.
Mediante, acreditamiento en cuenta, en cuyo caso, dicha transaccin deber ser autorizada por funcionario
responsable.
EVALUACION DE LA ADMINISTRACION
El auditor interno debe realizar peridicamente pruebas que permitan verificar que las polticas y procedimientos
establecidos en la entidad, permitan alcanzar eficiencia y efectividad en la administracin de las nminas y planillas.
Para la verificacin de las polticas y procedimientos el auditor interno debe realizar pruebas y como mnimo
verificar que:
Exista un reporte del personal de administracin, ventas, servicios y planta.
Existan polticas que promueven la eficiencia y efectividad del personal, como incentivos de produccin,
bonificaciones, comisiones, etc.
Evaluacin de puestos y salarios.
INFORME
El auditor interno debe presentar por escrito el resultado final de toda evaluacin, como evidencia del trabajo
ejecutado y debe consistir en una declaracin sencilla.
El informe debe contener una breve descripcin del trabajo desarrollado, la identificacin y cuantificacin de las
debilidades encontradas, as como las deficiencias en los procedimientos de control; las justificaciones y
comentarios de personal involucrado y decisiones de la administracin y recomendaciones.
El informe del auditor en el rea de nminas y planillas debe ser enviado al rgano que reporta, el cual debe
considerar la adopcin de las medidas correctivas, siendo importante que los escrito en el informe y a las decisiones
de la administracin se les d el seguimiento respectivo, para lo cual debe tomar en cuenta lo seguiente:
SEGUIMIENTO
El Auditor Interno debe cumplir con lo establecido en sus programas de trabajo en cuanto al seguimiento de las
recomendaciones efectuadas en auditoras anteriores, por lo que debe tomar en cuenta lo siguiente:
Las recomendaciones de auditorias recurrentes.
Verificar las acciones correctivas realizadas.
Al verificar que la recomendaciones anteriores no fueron atendidas se deben tomar las decisiones oportunas
de acuerdo a los procesos administrativos de la empresa.
Tomar en consideracin si la Gerencia o el Consejo de Administracin, asumi la responsabilidad de no tomar
ninguna medida correctiva sobre los hallazgos reportados.
Comunicar los resultados del seguimiento al rgano que reporta.