OPTIMIZACIN DEL PROCESO DE LIQUIDACIN DE LA NMINA

OCASIONAL
EN LA EMPRESA

CONTENIDO
Pg.
INTRODUCCIN

1. JUSTIFICACIN

2. OBJETIVOS

10

2.1 OBJETIVO GENERAL

10

2.2 OBJETIVOS ESPECFICOS

10

3. PRESENTACIN DE LA EMPRESA

11

3.1 ANTECEDENTES

11

3.2 MISIN

11

3.3 VISIN

12

3.4 POLTICAS DE CALIDAD

12

3.5 OBJETIVOS DE CALIDAD

12

3.6 VALORES Y PRINCIPIOS

13

3.7 ASPECTOS SOCIALES

13
2

3.8 MAPA DE PROCESOS

15

3.9 ORGANIGRAMAS

16

4. DESARROLLO DE LA PRCTICA

20

5. RECURSOS

25

6. RESULTADO DE LA PRCTICA

26

7. CONCLUSIONES

27

8. RECOMENDACIONES

28

BIBLIOGRAFA

29

ANEXOS

30

INTRODUCCIN

Para el desarrollo de este proyecto fue necesario realizar un estudio concerniente

a la problemtica que vena presentndose en la empresa que tiene
aproximadamente 1.230 trabajadores ocasionales y es aqu donde se est
presentando problemas en el manejo de la nmina de los trabajadores
ocasionales, que prestan sus servicios que componen el rea productiva de esta
empresa.
Las diferentes evaluaciones informales, basadas en el trabajo diario son
necesarias pero insuficientes contando con un sistema formal y sistemtico de
retroalimentacin. El departamento gestin humana puede identificar a los
empleados que cumplen o exceden lo esperado y a los que no lo hacen. As
mismo, la nmina de trabajadores ocasionales de la empresa se maneja con
fechas de corte anticipada, lo cual no permite tener una informacin acertada y fiel
a la situacin manejada en la realidad, porque se anticipa y da por hecho que
todos los trabajadores han cumplido con sus labores y horario de trabajo.
Luego de hacer un anlisis de los diferentes reportes que se manejan en la
nmina de los trabajadores ocasionales, se determin que la gran mayora se
presentaba por que haba que descontarle los das no laborados por las personas
que estaban en forma ocasional, todo debido a que se liquidaba de manera
anticipada sin lugar a ser verificada la informacin suministrada por las diferentes
fincas de produccin, ocasionando una dificultad en las gestiones del
departamento de gestin humana

2. OBJETIVOS
2.1 OBJETIVO GENERAL
Ooptimizar el proceso actual de liquidacin de la nmina ocasional de la empresa

2.2 OBJETIVOS ESPECFICOS

Proponer al departamento de recurso humano un

nuevo mtodo de

liquidacin.
Modificar de manera adecuada las fechas de corte teniendo en cuenta los
das hbiles.

Reducir los costos y trmites que generan los descuentos y las

reclamaciones en el Departamento de Gestin Humana
umplir las expectativas tanto del personal que labora ocasional como el del
rea o departamento en General.

3
4. DESARROLLO DE LA PRCTICA
Actividad: Recopilacin de Informacin.
Fechas: Semana 1 Abril

01-08-2009

Semana 5 Mayo 01-08-2009

Semana 3 Abril 16-23-2009

Semana 7 Mayo 16-23-2009

Semana 9 Junio

01-08-2009

Objetivo: Proponer al departamento de gestin humana un nuevo mtodo de

liquidacin.
En esta primera etapa en el proceso de liquidacin de nmina de los trabajadores
ocasionales se trata de recolectar toda la informacin de las personas que estn
laborando en las diferentes fincas productoras de la empresa. Para esta labor se
encargan cada uno de los administradores de las diferentes fincas, quienes deben
conocer las personas que laboran en su rea.
La informacin recolectada por cada administrador debe ser consignada en unas
planillas o formatos, en donde conste:
Nombres y apellidos.
Nmero de Cdula.
Finca en donde labora.
Fechas de inicio y finalizacin de labores.
Numero de das laborados.
Numero de horas ordinarias trabajadas.
Numero de horas extras trabajadas.
Nombre del responsable quien llena la planilla.
6

 Novedades o incapacidades presentadas.

Labor desarrollada por cada trabajador.
Firma del trabajador.
Este procedimiento se hace todos los das de la semana, debido que el trabajo en
las diferentes fincas de AGROPECUARIA EL NILO S.A. se labora de lunes a
domingo, ya que las diferentes plantas en los cultivos requieren de un cuidado, la
recoleccin de los frutos, el control de plagas, seleccin de fruta y empaque,
traslado de la fruta de la finca al centro de poscosecha, entre otros. (Ver Anexo 1)
Actividad: Sistematizacin de Datos.
Fechas: Semana 2

Abril 09-15-2009

Semana 6

Mayo 09-15-2009

Semana 4

Abril 24-30-2009

Semana 8

Mayo 24-31-2009

Semana 10 Junio 09-15-2009

Objetivos: Modificar de manera adecuada las fechas de corte teniendo en cuenta
los das hbiles.
Es aqu en esta etapa donde se comienza a ingresar en el sistema toda la
informacin recolectada en cada perodo de la quincena con una revisin previa,
esta etapa del proceso de liquidacin de nmina comienza seis (6) das
calendarios antes de terminar el perodo quincenal, tomando en cuenta los
siguientes pasos:
Junto con la ayuda de tres (3) apuntadores se verifica que los datos
anotados en las planillas, correspondan al contexto.
Se ingresa al sistema o programa CG UNO, por medio de documentos LA
(documentos de labores agrcolas) o planillas en donde se organizan
7

segn la zona donde est. Se ingresan tambin el nombre y apellido del

trabajador, as como su nmero de identificacin segn lo indique el RUT
(registro nico tributario).
Se actualiza el contrato del trabajador, se modifican las fechas de
terminacin de contrato y el nombre de la finca donde prest sus servicios.
En el sistema se va por la opcin de transacciones manuales, donde se
ingresa todo lo correspondiente a tiempo extra, incapacidades y
novedades.
En la opcin de transacciones automtica se cruza toda la informacin
ingresada al sistema.
Es necesario aclarar que este proceso debe agotarse antes de cuatro (4) das
para terminar el perodo de la quincena, ya que si se presenta retraso en esta
etapa se causara un serio inconveniente en todo el proceso de liquidacin de
nmina. Todas las operaciones aqu descritas son de mi responsabilidad. (Ver
Anexo 2).
Actividad: Descuentos.
Objetivos: Reducir los costos y trmites que generan los descuentos y las
reclamaciones en el Departamento de Gestin Humana

Esta etapa de liquidacin de nmina se realiza con la ayuda de los tres (3)
apuntadores, quienes recolectan la informacin de los trabajadores que han
presentado novedades como das no laborados, retiros e incapacidades de los
empleados. Esto se hace en el mismo da de la quincena que se va a cancelar la
nmina a los trabajadores ocasionales, los das 15-30 de cada mes .

 Se recolecta la informacin en la fincas de las novedades presentadas.

Se ingresa al sistema y se actualiza.
Se imprime planillas de pago y relacin de descuentos. (Ver Anexo 3)
Actividad: Reclamos y Otros
Objetivos: reducir los costos y trmites que generan los descuentos y las
reclamaciones en el departamento de gestin humana
Es aqu donde se atienden a todas y cada una de las personas que tengan dudas
o inquietudes con respecto a la liquidacin de los sueldos y dems servicios que
se ofrecen en el departamento de Gestin Humana
Actividad: Revisin de Nmina.
Objetivo: cumplir con las expectativas tanto del personal ocasional como el del
rea o departamento en general.

Para esta fase, se trata de confrontar toda la informacin recolectada con la

informacin ingresada al sistema, se puede decir que es una responsabilidad
compartida con el rea de auditoria, ya que soy un primer filtro en este proceso y
quien tiene la aprobacin final es auditoria. Las funciones o pasos son los
siguientes:
Se revisa que los das sistematizados concuerde con lo apuntado en las
planillas.

 Luego de la revisin, se hace la retencin en la fuente, que es del seis (6%)

por ciento, asumida por la empresa.
Se imprime planillas de nmina para ser dirigidas al departamento de
auditoria, quienes las deben aprobar.
Por ltimo se imprimen planillas y volantes de pago, con previa aprobacin
del departamento de auditoria par ser seguidamente enviadas al sindicato
quienes se encargan de cancelar en las diferentes fincas.
Este proceso debe agotarse con tres (3) das de anticipacin para terminar el
periodo quincenal. (Ver Anexo 4)
Actividad: Informes de Nmina.
Objetivo: Cumplir las expectativas tanto del personal que labora ocasional como
del rea o departamento en General.

Por ultimo, se justifican los pagos realizados a los trabajadores ocasionales donde
debo explicar cuales fueron los conceptos que se modificaron despus de haber
revisado las planillas de nmina por el rea de auditoria, dicho informe debe ser
elaborado en el programa de EXCEL dirigido al rea de auditoria y gerencia.
Adems, debe ser entregado en un trmino no mayor a tres (3) das despus de la
quincena.

10

5. RECURSOS UTILIZADOS

Fsico: Instalaciones en el Departamento de Gestin Humana.

Tcnicos: Computador, fotocopiadora, impresora de Punto, Impresora de tinta,
Calculadora, Software CG Uno- sistema (sistemas de apuntadura).
Econmicos: Teniendo en cuenta que laboro no fue necesario desembolsar
dinero para la prctica empresarial slo para la presentacin del informe tales
como son: carpeta, impresiones, hojas, argollado, combustible (moto).
Didctico: Papel en forma continua, Resmas de papel fotocopia.

11

6. RESULTADOS DE LA PRCTICA

De acuerdo con las diversas actividades realizadas en la pasanta y descritas

anteriormente en el desarrollo de la prctica como coordinador de nmina en el
departamento de Gestin Human. se recoge la informacin requerida por la
empresa comenzando desde el da en que el empleado se integra a la finca a
laborar, all el administrador y el apuntador le realizan el registro de ingreso, los
das que labora, las horas extras, incapacidades, seguidamente despus de
obtener todo recopilado se procesa por medio del programa( C G UNO) y el
sistema de apuntadura los cuales son utilizados para facilitar los procedimientos
de nmina, que ya haban sido utilizados en la aulas de clase, pero en el
transcurrir de la pasanta se ha puesto mas en prctica ampliando mas los
conocimientos.
De igual forma, una de las bases principales de la prctica era implementar un
nuevo manejo para as reducir el nmero de quejas y reclamos presentados por
parte de los trabajadores ocasionales y de la misma empresa, mediante la
modificacin de la fecha de corte de la cancelacin de la nmina, logrndose
obtener una informacin ms acorde y acertada para todo el proceso.
La prctica desarrollada tiene una gran importancia dentro de la misma empresa,
ya que los trabajadores ocasionales representan ms del 70 % de la fuerza laboral
que necesita. para poder continuar con su actividad comercial.

12

7. CONCLUSIN

Se cumplieron satisfactoriamente los objetivos presentados en la

propuesta de pasanta, adems, de desempear la totalidad de las horas
de prctica que exige el Instituto de Educacin Tcnica Profesional para
otorgar el ttulo de grado como Tcnica Profesional en administracin de
empresas.
Se reconoci que la empresa brinda posibilidades de cambios,
especialmente frente a las propuestas planteadas teniendo como
resultado una respuesta positiva.
Se consigui proponer el nuevo procedimiento de corte en liquidacin
frente a los directivos de la empresa dejando consigo una muy buena
respuesta sobre ello.
Debido a la responsabilidad y al cambio que se implemento, se han
logrado disminuir el nmero de reclamos por parte de los empleados a la
hora de pagos, concluyendo ser positivo para la empresa y sus
empleados.
Gracias a las prcticas de pasanta realizadas en diferentes empresas u
organizaciones nos ayuda a crecer en el mbito profesional, adems de,
permitir aportar nuevas ideas y opciones como en este caso para la
liquidacin de la nmina de los trabajadores ocasionales de la empresa.

13

8. RECOMENDACIONES

Que las reas enseadas en las salas de clase de los programas CG UNO
sean actualizados y se profundice ms en su manejo.

Ampliar de forma moderada el tiempo de las prcticas empresariales para

que los alumnos tengan suficiente conocimiento y se adapten bien a la
empresa para as cumplir los objetivos a cabalidad.

14

BIBLIOGRAFA

. Legis Editoriales S.A. / Cartilla Laboral.

CIBERGRAFIA
www.mailxmail.com/curso/empresa/nominayseguridadsocial/capitulo2.htm..
www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/fin/liquidacionnomina.htm

15

ANEXOS
En los siguientes anexos se muestra cada uno de los pasos que se desarrollan en
el proceso de liquidacin de nmina por medio de los documentos que da origen a
los pagos de quincena de los empleados ocasionales de Agronilo S.A. al igual,

16

17

18

19

20

21