PROCESO DE COMPRAS

Debido a los montos invertidos de dinero, a la cantidad de materiales

comprados y al carcter legal de los acuerdos celebrados con los
proveedores, se hace necesario establecer un proceso de compras
con el objetivo de garantizar una compra transparente, bajar los
costos de adquisicin, asegurar el flujo de materiales y disminuir los
costos de la gestin de las compras. Los aspectos que se deben
considerar para desarrollar un proceso de compras consistente son
los siguientes:
1) Recepcin de la solicitud de productos
La solicitud de productos es un documento fsico y/o virtual que
establece una necesidad a satisfacer; con este documento inicia el
proceso de compras. Estas solicitudes se emiten porque el rea de
produccin de la empresa requiere ser abastecida por el stock de
materiales del almacn para la ejecucin de sus actividades
diarias; sin embargo en algn momento, se da la necesidad de
renovar dichos stocks, generando esta situacin la solicitud de
productos.
Los datos que debe tener una solicitud de productos son los
siguientes:
o Fecha de emisin de la solicitud de productos
o Descripcin del o los artculos, con su cdigo y norma, si es
que los tuviera
o Cantidad pedida y unidades
o Fecha mxima de llegada el producto al lugar de entrega
o Utilizacin que se dar al articulo
o Existencias disponibles, consumos pasados
o Lugar de entrega
o rea que lo solicita
o Firmas y autorizaciones correspondiente
Existen algunos tipos de solicitudes que requieren un trato especial
o diferenciado por el rea de compras, debido a la naturaleza de
la solicitud:

Solicitudes urgentes: En algunos casos el rea de compras

recibir pedidos marcados como urgentes, estos pueden estar
justificados, en otros casos la urgencia se debe a una mala
planificacin de la produccin, a la costumbre de marcar como
urgente un pedido normal o a otras razones.

Solicitudes por cantidades pequeas: En algunos casos los

pedidos de productos recibidos son por cantidades o montos
menores que su costo de tramitacin, pero deben ser
satisfechos porque pueden originar malestar en las
organizaciones.

2) Seleccin de proveedores
Si la compra procede, el siguiente paso residir en identificar a los
proveedores que suministraran el material. Para ello, se siguen los
siguientes pasos:

Seleccin de posibles proveedores: Compras deber de

recurrir a sus registros histricos y a sus estudios de
proveedores para determinar que proveedores pueden ser los
candidatos a suministrar el producto

Solicitud de cotizaciones: Una vez identificados los posibles

proveedores, se les solicitaran las cotizaciones. La solicitud de
cotizacin es el documento mediante el cual se hace conocer el
proveedor las necesidades de la empresa y se solicita
informacin sobre las condiciones en las que el proveedor
puede satisfacer esta necesidad

Seleccin del proveedor: Una vez recibidas las cotizaciones

de los productos se procede a la seleccin del proveedor
adecuado. Muchas veces se comete el error de enfocarse solo
en el precio, si tener en cuenta dimensiones del servicio que
pueden resultar gravitantes. Chopra & Meindl nos sugieren
tener en cuenta los siguientes factores al momento de realizar
la seleccin:
o Tiempo de espera
o Desempeo en la puntualidad
o Flexibilidad en el suministro
o Calidad de suministro
o Costo del transporte entrante
o Trminos del precio
o Capacidad de coordinacin de la informacin
o Tipos de cambio, impuestos y derechos

3) Emisin de la orden de compra al proveedor

El proveedor que haya sido seleccionado recibir la orden de
compra del fabricante. En este documento se establece una
relacin contractual entre el proveedor y el fabricante. El

proveedor est obligado a suministrar los productos en los plazos

estipulados y el comprador al pago de dichos productos segn el
calendario acordado.
La informacin que debe contener toda orden de compra es la
siguiente:
o Fecha de emisin
o Numero de orden de compra
o Nombre y direccin de la empresa que recibe la orden
o Descripcin del artculo, cdigo y norma
o Cantidad que solicita y unidades
o Instrucciones sobre entrega
o Precios
o Firmas y autorizaciones
4) Seguimiento y recepcin de la compra
Para garantizar la continuidad de las operaciones hay que
asegurarse de que la compra ser recibida el da acordado, caso
contrario
se
deben
tomar
acciones
para
evitar
el
desabastecimiento.
Debido a la gran variedad de materiales que son considerados
crticos; es decir aquellos que pueden paralizar la produccin o
generar prdidas de ventas. El seguimiento puede consistir en una
simple llamada telefnica o un informe por escrito, solicitando el
grado de avance de la produccin.
La labor de recepcin es una labor que corresponde al almacn. En
ella se verifican las cantidades recibidas y el estado de
conservacin de las mismas.
Por ltimo, compras debe verificar la satisfaccin del usuario
interno realizando encuestas de evaluacin, las que deben
enfocarse tanto en el desempeo del producto comprado como en
las posibilidades de mejora y/o e otros aspectos que sean de
inters del usuario
5) Liquidacin de las facturas
El siguiente paso es la liquidacin de las facturas que nos hace
llegar el proveedor por los productos entregados, que consiste en
la comprobacin y aprobacin de las mismas. Las diferencias
resultantes de comparar la factura con la orden de compra y el
informe de recepcin deben ser comunicadas al vendedor para su
correccin o ajuste. Es importante considerar los descuentos por
pronto pago que en algunos casos ofrece el vendedor.
6) Mantenimiento de registros
Los registros y archivos se llevan con la finalidad de ubicar
fcilmente cualquier documento relacionado con las compras y
poder demostrar as la transparencia de las compras efectuadas.

Un resumen de los registros que se deben llevar para cumplir

adecuadamente son:
o Mantenimiento de registros
o Pedidos
o rdenes de compra
o Proveedores
o Cotizaciones
o Materiales

MODELOS DE SELECCIN DE PROVEEDORES

La tarea de seleccin del o los proveedores a los que se va a comprar
es delicada pues supone el desembolso de dinero para la empresa,;
por ello, el rea de compras debe contar con modelos que permitan
seleccionar a los proveedores de manera objetiva e imparcial, en base
a los criterios que la empresa defina previamente.
Tenemos cuatro modelos de seleccin de proveedores:
A. Modelo basado en costos totales
Este modelo para seleccionar proveedores busca identificar y
cuantificar todas las dimensiones que afectan el costo total de
utilizar un determinado proveedor y selecciona al proveedor con
menor costo total.