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Conceptos Inherentes a la compra M A T E R I A L D E

Conceptos Inherentes a la compra

MATERIAL DE LECTURA: Semana 1: Conceptos y Terminología de compra

1.

Conceptos y Terminologías de compra

Esta semana exploraremos los conceptos básicos y las terminologías que resultan fundamentales para comprender la función de compra.

a compra se refiere a una empresa u organización que intenta adquirir bienes

o servicios para alcanzar las metas de su emprendimiento. Si bien existen varias

organizaciones que intentan establecer estándares

en el proceso de compra, los procesos pueden

variar significativamente entre una organización

y otra.

no se utiliza indistintamente con la palabra “adquisición” ya que la adquisición generalmente incluye despacho, calidad del proveedor, tráfico y logística (T&L), además de la compra.

L

Generalmente,

la

palabra

“compra”

Los objetivos de la compra son:

1_Mantener la calidad y el valor de los productos de una compañía, 2_Minimizar la inmovilización de efectivo en el inventario, 3_Mantener el flujo de suministros para mantener el flujo de productos, 4_Fortalecer la posición competitiva de la organización.

La compra también puede incluir a_Eldesarrolloylarevisióndelasespecificaciones de un producto, b_La recepción y el procesamiento de solicitudes, c_El anuncio de licitaciones, d_La evaluación de la licitación, e_El otorgamiento de contratos de suministro, f_La inspección de los bienes recibidos, g_Su correspondiente almacenamiento y liberación.

SEMANA 1

CONCEPTOS Y TERMINOLOGÍAS INHERENTES A LA COMPRA

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Conceptos y Terminologías de compra

1. Conceptos y Terminologías de compra MÓDULO 1: Formación de concepto Es importante advertir que la

MÓDULO 1: Formación de concepto

Es importante advertir que la compra es básicamente la adquisición de servicios y/o bienes. En lo que respecta a la comprensión de los conceptos y la terminología sobre la compra, el objetivo es reconocer, como ocurre con varias áreas especializadas, los términos que se utilizan en la industria.

Existen numerosas fuentes de glosarios y otros recursos de términos comunes sobre compras y adquisiciones. Como mencionamos anteriormente, la adquisición es similar a la compra, pero no es exactamente lo mismo. Además de despacho, calidad del proveedor, tránsito y logística (T&L), “la adquisición es la compra de bienes, servicios o trabajos de una fuente externa ajena. Es favorable que los bienes, servicios o trabajos sean adecuados y que se adquieran al mejor costo posible para satisfacer las necesidades del comprador en términos de calidad y cantidad, plazos y ubicación. Las sociedades anónimas y los organismos públicos a menudo establecen procesos diseñados para promover una competencia justa y abierta para su negocio mientras minimizan la exposición al fraude y a la conspiración” (Adquisición,

2014).

Después de leer el Capítulo 1, analice algunos de estos términos para comenzar a familiarizarse con ellos.

de estos términos para comenzar a familiarizarse con ellos. Pregunta de aprendizaje aplicado: Si tuviera que

Pregunta de aprendizaje aplicado: Si tuviera que enumerar diez términos que usted considera fundamentales para comprender la función de compra, ¿Cuáles serían y por qué los elegiría?

Mientras reflexiona sobre esta pregunta de aprendizaje aplicado, considere los objetivos de la función de compra:

obtener bienes y servicios conforme a requisitos específicos, con los mejores costos y términos, con alta calidad y proveedores/vendedores serios. También tenga en cuenta los plazos de tiempo. Por ejemplo, ¿Cuál es el plazo de entrega requerido? ¿Qué implica realmente el proceso de la orden? ¿Qué sucede cuando el proveedor/vendedor recibe la orden? ¿Y qué hay de los términos y opciones de envío? ¿Cómo es gestionada y manejada la recepción en la organización? El ciclo completo de adquisición, conforme lo aprenderá más adelante en este curso, es importante para comprender el proceso de planificación.

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Conceptos y Terminologías de compra

Revisemos algunos de los términos, y mientras revisamos sus definiciones pensemos por qué son importantes para la gestión de la cadena de suministro y la función de compra:

gestión de la cadena de suministro y la función de compra: ¿Cuál es la diferencia entre

¿Cuál es la diferencia entre un Agente de compras y un Agente comprador? ¿Cómo explicaría la diferencia? El agente comprador es un individuo o compañía que encuentra suministros al mejor precio y con los mejores términos, y (si es necesario) los almacena o los combina en un solo envío en nombre de un comprador local o extranjero. También se lo llama agente de exportación/importación. El agente de compra es un administrador que asiste en la selección y compra de bienes y servicios mediante la recolección y el análisis de información sobre productos, precios y proveedores. El agente también puede solicitar licitaciones a proveedores y otorgar contratos de compra.

¿Por qué es importante el Plazo de compra? El plazo de entrega de la compra es el intervalo entre la decisión de comprar El plazo de entrega de la compra es el intervalo entre la decisión de comprar un producto y su recepción en el depósito o la tienda. Es el tiempo total de preparación de la orden, el tiempo de liberación de la orden, el plazo de entrega del proveedor, el tiempo de envío o de tránsito, y el tiempo de recepción, inspección, y almacenamiento.

y el tiempo de recepción, inspección, y almacenamiento. ¿Qué es el Ciclo de compra? Es la

¿Qué es el Ciclo de compra?

Es la frecuencia en la que un artículo del inventario es solicitado, o en la que los

consumidores compran un bien o servicio.

o en la que los consumidores compran un bien o servicio. ¿Qué es Planificación de la

¿Qué es Planificación de la adquisición?

Es la coordinación de las actividades del personal que participa en la

compra de un activo o suministro para asegurar su adquisición oportuna y rentable.

para asegurar su adquisición oportuna y rentable. ¿Qué es un Programa de entrega? Es el plazo

¿Qué es un Programa de entrega? Es el plazo o tiempo de entrega conforme lo exija el comprador, o conforme se acuerde entre el comprador y el vendedor, de bienes o servicios comprados para un período de entrega futuro.

o servicios comprados para un período de entrega futuro. ¿Qué es una Tasa fija? ¿Qué otro

¿Qué es una Tasa fija? ¿Qué otro tipo de tasas encuentra en el glosario? Cargo por servicios o tarifa de publicidad sin descuento para clientes habituales o compras en volumen.

sin descuento para clientes habituales o compras en volumen. ¿Qué es Gestión de materiales? Es la

¿Qué es Gestión de materiales? Es la planificación y el control de las funciones que respaldan todo el ciclo (flujo) de los materiales, y el flujo asociado de información.

Estas funciones incluyen:

1) Identificación, 2) Creación de catálogos, 3) Estandarización, 4) Determinación de necesidades, 5) Programación, 6) Adquisición, 7) Inspección,

8) Control de calidad, 9) Embalaje, 10) Almacenamiento, 11) Control de inventario, 12) Distribución, 13) Eliminación. También se lo llama planificación de materiales.

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Conceptos y Terminologías de compra

1. Conceptos y Terminologías de compra ¿Qué es un Contrato abierto? Un contrato cuyos términos no
1. Conceptos y Terminologías de compra ¿Qué es un Contrato abierto? Un contrato cuyos términos no

¿Qué es un Contrato abierto? Un contrato cuyos términos no constituyen el acuerdo total entre las partes del contrato, y cuyas cláusulas o disposiciones pueden modificarse o alterarse sin mutuo consentimiento. Algunos contratos de construcción o suministro son contratos abiertos donde una parte (generalmente el contratista o vendedor) puede aumentar el precio o modificar algún otro elemento.

¿Qué es un Acuerdo de precios en comparación con una Negociación de precios? ¿Cuáles son algunas de las diferencias? El acuerdo de precios es un documento que describe cómo un contratista formulará los precios El acuerdo de precios es un documento que describe cómo un contratista formulará los precios durante el período del contrato, y qué datos o comparaciones serán requeridas o utilizadas. Una negociación de precios es la base a partir de la cual un cliente (cliente o mandante) acuerda pagar a un contratista, como un arreglo de reembolso de costos o un arreglo de precio fijo.

arreglo de reembolso de costos o un arreglo de precio fijo. ¿Qué es una Solicitud de

¿Qué es una Solicitud de compra y cuáles son las diferencias con una Orden de compra? En primer lugar, la solicitud de compra también es conocida como requisito de compra, que es un documento generado por un departamento de usuarios o por personal de una tienda para notificar al departamento de compras qué elementos necesita solicitar, las cantidades de los mismos y los plazos. Asimismo, puede incluir la autorización para proceder con la compra. Un documento generado por un comprador que autoriza la transacción de una compra. Cuando el vendedor la acepta, se convierte en un contrato vinculante para ambas partes.

Una orden de compra establece las descripciones, las cantidades, los precios, los descuentos, los términos de pago, la fecha de ejecución o envío, y otros términos y condiciones relacionadas; a su vez, identifica un vendedor específico. También se la llama orden.

un vendedor específico. También se la llama orden. ¿Qué es una Cotización? precio probable. Es el

¿Qué es una Cotización? precio probable.

Es el cálculo de cuál será el costo o

precio probable. Es el cálculo de cuál será el costo o ¿Qué es un Precio razonable?

¿Qué es un Precio razonable? Es un precio que ofrece el mejor valor total que abarca la disponibilidad, el plazo de entrega, la capacidad para lograr el objetivo, los términos de pago, la calidad, la cantidad, y el servicio. Un precio razonable no necesariamente es el precio más bajo.

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1. Conceptos y Terminologías de compra ¿Cuál es la diferencia entre una Solicitud de Licitación, una

¿Cuál es la diferencia entre una Solicitud de Licitación, una Solicitud de Información, una Solicitud de Propuesta y una Solicitud de Cotización (RFB, RFI, RFP y RFQ, por sus respectivas siglas en inglés)?

• Solicitud de licitaciones = RFB - invitación para que posibles proveedores presenten una licitación.

• Solicitud de información = RFI - solicitud de información durante la etapa de planificación donde las expectativas de lo que se necesita no son claras. Una RFI indica en forma clara que no se otorgará un contrato en forma inmediata.

• Solicitud de propuestas = RFP - documentos utilizado en procedimientos de adquisición mediante licitaciones en

pliego cerrado a través de los cuales un comprador asesora a los posibles proveedores sobre:

1) La declaración y el alcance del trabajo, 2) Las especificaciones, 3) La planificación y el cronograma, 4) El tipo de contrato, 5) Los requisitos de datos, 6) Los términos y condiciones, 7) La descripción de los bienes y/o servicios que desean adquirirse, 8) Los criterios generales utilizados en el procedimiento de evaluación, 9) Los requisitos especiales del contrato, 10) Los objetivos técnicos, 11) Las instrucciones para la preparación de propuestas técnicas, de gestión, y/o costos. Las RFP son anunciadas en forma pública y los proveedores responden con una propuesta detallada, y no solo con la cotización de un precio. Ofrecen negociaciones antes de que las propuestas cerradas se abran, y el otorgamiento del contrato no necesariamente será para el licitador con la cotización más baja.

• Solicitud de cotizaciones = RFQ - documento utilizado en la solicitud de precios y la cotización de entregas que cumplen con las especificaciones mínimas de calidad para una cantidad específica de bienes y/o servicios en particular. Generalmente, las RFQ no se anuncian en forma pública, y se utilizan habitualmente para:

1) Artículos estándar y disponibles para la venta, 2) Artículos diseñados según especificaciones conocidas, 3) Artículos requeridos en cantidades pequeñas, o 4) Artículos cuyo precio de compra no entra en el umbral de precio de la licitación en pliego cerrado. Los proveedores responden a una RFQ con cotizaciones de la compañía, y generalmente la cotización con el precio más bajo es la que obtiene el contrato.

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1. Conceptos y Terminologías de compra ¿Qué son los Términos de envío? Son las disposiciones en
1. Conceptos y Terminologías de compra ¿Qué son los Términos de envío? Son las disposiciones en
1. Conceptos y Terminologías de compra ¿Qué son los Términos de envío? Son las disposiciones en

¿Qué son los Términos de envío? Son las disposiciones en un contrato de venta que rigen los costos, el seguro, el modo, los requisitos y la transferencia de responsabilidad de los envíos.

¿Qué es Selección de fuentes? Es el proceso formal empleado en la adquisición de bienes y servicios; consiste en: Es el proceso formal empleado en la adquisición de bienes y servicios; consiste en:

1) Una invitación a licitar (ITB, por su sigla en inglés), propuestas, cotizaciones, u ofertas, 2) Evaluación de las respuestas recibidas, 3) Lista breve de las fuentes más adecuadas, 4) Otorgamiento de contrato u orden.

fuentes más adecuadas, 4) Otorgamiento de contrato u orden. ¿Qué es Abastecimiento estratégico? Es un método

¿Qué es Abastecimiento estratégico? Es un método de gestión de procesos de adquisición de una organización donde los procedimientos, métodos y fuentes se vuelven a evaluar en forma constante a fin de optimizar el valor para la organización. El abastecimiento estratégico, que es considerado un aspecto clave de la gestión de la cadena de suministro, involucra elementos como la examinación de los presupuestos de compra, el contexto del mercado de suministro, la negociación con los proveedores, y las evaluaciones periódicas de las transacciones de suministro.

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1. Conceptos y Terminologías de compra ¿Qué es Riesgo de suministro? Es la probabilidad de pérdida

¿Qué es Riesgo de suministro? Es la probabilidad de pérdida que resulta de la falta de disponibilidad de la materia prima necesaria.

¿Qué es un Sistema de suministro?de la falta de disponibilidad de la materia prima necesaria. para la provisión precisa y oportuna

para la provisión precisa y oportuna de artículos necesarios en un proceso, un programa o un proyecto.

Es el equipamiento, las instalaciones, los métodos, y el personal empleados

las instalaciones, los métodos, y el personal empleados ¿Qué es una Cláusula de terminación? Es la

¿Qué es una Cláusula de terminación? Es la disposición de un contrato que permite su terminación en circunstancias específicas. También se la llama disposición de terminación.

También se la llama disposición de terminación. ¿Qué es un Descuento comercial? Es un monto o

¿Qué es un Descuento comercial? Es un monto o una tasa mediante la cual el precio de catálogo, de lista o de venta minorista de un artículo se reduce cuando se vende a un revendedor. El descuento comercial refleja el margen de ganancia del revendedor y generalmente varía en forma directamente proporcional a la cantidad de artículos comprados.

proporcional a la cantidad de artículos comprados. ¿Qué son los Términos comerciales? Es el acuerdo entre

¿Qué son los Términos comerciales? Es el acuerdo entre el comprador y el vendedor respecto de los descuentos, el período de pago, los gastos y plazos de entrega, las devoluciones, y el significado estándar de la terminología utilizada en las transacciones y en los documentos comerciales.

en las transacciones y en los documentos comerciales. ¿Qué es Precio integral? Es una variante de

¿Qué es Precio integral? Es una variante de adhesión de costo al precio donde una compañía calcula los costos fijos agregando el dinero pagado a los proveedores para aumentar el precio de un bien o servicio. El precio integral es popular entre minoristas ya que facilita la contabilidad.

Ahora que usted está familiarizado con algunos de los términos y conceptos básicos que son fundamentales para la compra, comenzaremos a analizar la función de compra y las relaciones con los proveedores. Como siempre, es importante crear un contexto para lo aprendido de modo que no memoricemos términos solo para memorizarlos, sino para comprenderlos por completo en un contexto aplicado y práctico. Tal como lo descubriremos en las próximas semanas, es necesario comprender estos y otros términos relacionados con las prácticas de compra, como la evaluación y el desarrollo de proveedores, el ciclo de compra, y las estrategias de adquisición.

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Bibliografía “Adquisición electrónica” http://www.youtube.com/watch?v=cVtPU5qsYXM “Adquisición estratégica -

Bibliografía

“Adquisición electrónica”

http://www.youtube.com/watch?v=cVtPU5qsYXM

“Adquisición estratégica - Oportunidades de mejora”

http://www.youtube.com/watch?v=danXsbr8WD4

“Gestión de la Calidad Total (TQM)”

“Gestión de la Calidad Total” http://www.youtube.com/watch?v=Pd_

BusinessDictionary.com

http://www.businessdictionary.com/terms-by- “Los pasos clave del proceso de compra”

Chopra, S., & Meindl, P. (2013). Supply Chain Management: Strategy, Planning, and Operation (5th Ed.). Boston: Pearson.

“Cómo implementar una estrategia de adquisición sostenible”

http://www.youtube.com/watch?v=OONk7FKaOnk

“El proceso de adquisición y el ciclo de compra”

http://www.youtube.com/watch?v=aPO3fwYnaXA

“Seis Mejores Prácticas en la Gestión de Costes”

“Planificación de Requerimientos de Materiales (MRP)”

http://www.youtube.com/watch?v=E4OYh890IRE