DO.

050 Procedura de realizare Comenzi

de Aprovizionare Servicii - Furnizori externi

Sistem Informatic Integrat

Oracle E-Business Suite

Autor:

VIOREL ZARIOIU

Data crearii:

21 Noiembrie 2006

Ultima actualizare:

21 Noiembrie 2006

Numar de control:

<RO/PTS/ DO.050 />

Versiune:

Aprobat:
LIVIU SCARLAT

DIRECTOR PROIECT ROMSOFT

DIRECTOR PETROMSERVICE

Controlul Documentului
Inregistrarea schimbarii
2

Data

Autor

21 Noiembrie
2006

Viorel Zarioiu

Versiune
1

Modificare
Nici o versiune anterioara

Revizori

Nume

Functie

Liviu Scarlat
Gheorghe Albuica

Director proiect RomSoft

Consultant

Lista de distributie

Copia
Nr.

Nume

Locatie

PetromService
1
RomSoft

Biblioteca de proiect
Biblioteca de proiect

341124726.doc. (v. 1 )
-CONFIDENTIAL-

Aplicabilitate :
Prezenta procedura se aplica numai in cazul serviciilor
prestate de furnizori externi PSV direct pe comenzi de lucru
ale sectoarelor de productie.
Nu se aplica serviciilor interne (intre organizatiile interne ale
PSV).

341124726.doc

(v. 1 )
-CONFIDENTIAL-

Cuprins
1. Creare Necesar de Aprovizionare Serviciu .
1.1 Vizualizare Necesare de Aprovizionare.
2. Comanda Servicii
2.1

Comanda Servicii la terti furnizori (externi).

2.2Vizualizare Comenzi de Aprovizionare.

3. Receptii Comenzi de Aprovizionare.
4. Imperechere receptie serviciu cu factura furnizor

341124726.doc

(v. 1 )
-CONFIDENTIAL-

1.Creare Necesar de Aprovizionare Servicii.

Pas realizat de responsabil BU (sector productie)
Cale de navigare : (N)PORequisitionsRequisitionsNew
Se completeaza campurile :
In zona de antet :
Type = se va alege din lista de valori tipul necesarului;
Description = Descrierea necesarului ;
Status =Nefinalizat pana la aprobare este completat de sistem ;
Preparer = persoana care realizeaza necesarul
In zona de linie :
Num = numarul liniei din referat - se completeaza automat de sistem cu valoarea
implicita 1
Type = Procesare externa - se alege din lista de valori aferenta campului tipul
serviciului ;
Item = Codul serviciului solicitat ; Rev = revizia aferenta serviciului ;
Se puncteaza cu mouse-ul campul Item, se introduce valoarea % si apoi se apasa
tasta TAB care va activa o lista de valori.
Sistemul va completa automat campurile Category, Description si UOM;
Daca este necesar se modifica unitatea de masura dorita, conform listei disponibile
pentru fiecare articol in parte.
Se completeaza campul Quantity cu cantitatea solicitata;
Informatiile de pret se vor complata in campul Price;
Aceste informatii pot fi luate din lista de preturi sau daca exista contract ele vor fi
completate automat de sistem. In cazul in care articolul solicitat este nou, iar
persoana care intocmeste necesarul nu cunoaste pretul acest camp va avea
valoarea 0.
Se completeaza campul Need-by (Necesar la data): scriind data sau alegand data
din lista;

341124726.doc

(v. 1 )
-CONFIDENTIAL-

Destination Type = Procesare externa in cazul referatelor de servicii care sunt

inglobate intr-o comanda interna de lucru ;
Campul Requestor se completeaza cu numele solicitantului;
Se verifica daca in campul Loction se afla organizatia Solicitantului iar daca Nu se
alege din Lista la fel ca la pasul anterior;
Sursa trebuie sa fie Supplier ier Site = Servicii pentru acest tip de referat
In zona Outside Services se completeaza numarul comenzii interne de lucru care
foloseste acest serviciu/resursa, respectiv operatia si secventa unde este utilizat
serviciul solicitat in referat.
Se apasa butonul (B) Done

Se salveaza;
In momentul salvarii referatul primeste numar, si devine activ butonul Approve.

341124726.doc

(v. 1 )
-CONFIDENTIAL-

Prin actionarea butonului Approve referatul se aproba, sau in cazul in care a fost
configurata in sistem o ierarhie de aprobare se inainteaza spre aprobare.

In zona Note se poate completa un mesaj privind acest Necesar. Mesajul va fi

prezentat sefului ierarhic o data cu solicitarea de aprobare a acestui Necesar.
Din Necesarul de aprovizionare se pot crea Comenzi de aprovizionare. Aceste comenzi
de aprovizionare pot fi create insa si independent, fara a fi generate dintr-un Necesar
de aprovizionare.
Atentie !! Un document inceput fie se va duce la bun sfirsit (la faza sa finala)
fie se va sterge sau anula, altfel poate fi reluat peste citeva luni din
faza din care a ramas si astfel va genera erori-evidentiind in alta luna
o miscare dintr-o luna anterioara.
Se apasa butonul (B) OK
Din modulul EAM se poate vedea comanda interna de lucru, care utilizeaza
aceasta resursa de tip serviciu , astfel :
Cale de navigare : (N)EAMWork Order Work Order (B) Find

Se apasa butonul (B) Resources

341124726.doc

(v. 1 )
-CONFIDENTIAL-

1.1 Vizualizare Necesare de Aprovizionare

Pas realizat de responsabil BU (sector productie)
Pentru a verifica starea necesarelor se navigheaza in:
(N) Requisitions Requisition Summary

341124726.doc

(v. 1 )
-CONFIDENTIAL-

Se deschide forma de cautare necesare, in care se vor completa criteriile de cautare.

Cu cat informatiile inscrise in aceasta forma sunt mai multe cu atat cautarea este mai
restrictiva. Astfel:
Se inscrie numarul necesarului in campul Requisition Number;
In cazul in care se doreste cautarea necesarelor dupa numele persoanei care l-a
intoamit, se va inscrie aceasta informatie in campul Preparer;
In necesare se pot selecta si dupa tipul necesarului. Aceasta informatie se poate
completa in campul Type;
Alte criterii de cautare: dupa cod sau denumire articol, dupa data, etc.
In cazul in care in acest ecran nu se va completa nici o informatie, sistemul va aduce
toate necesarele intocmite pana la aceasta data.

Se apasa butonul (B) Find

Valoarea inscrisa in campul Approval Status ne arata starea necesarului. Daca acest
camp are valoarea Approved inseamna ca necesarul a fost aprobat.
Pentru a vedea parcursul referatului se navigheaza in:
Tools View Action History

341124726.doc

(v. 1 )
-CONFIDENTIAL-

2. Comanda Servicii creare automata.

Pas realizat de responsabil DMA (SCM) ; cel ce gaseste furnizor serviciu.
Pentru a crearea automat o comanda de aprovizionare, aceasta trebuie sa aiba in
spate un necesar de aprovizionare.
Se navigheaza in :(N) PO AutoCreate
Se deschide forma de cautare unde se vor completa criteriile de cautare. Cu cat
informatiile inscrise in aceasta forma sunt mai multe cu atat cautarea este mai
restrictiva. In cazul in care in aceasta forma nu se scrie nici un criteriu dupa care sa
se faca cautarea, sistemul va aduce toate liniile necesarelor aprobate pana in acel
moment.:

Se apasa butonul (B) Find

341124726.doc

(v. 1 )
-CONFIDENTIAL-

10

Se selecteaza linia/linile dorite si apasam butonul Automatic;

In forma care se deschide se poate selecta in campul Supplier numele furnizorului si
sediul acestuia;

Se apasa butonul (B) Create

Atentie! Conturile contabile sunt asociate sediilor furnizorului. Din acest
motiv in sistem pot exista pentru ACELASI furnizor mai multe sedii (chiar cu
aceeasi adresa!).
Se actioneaza butonul Create, iar sistemul va prelua automat toate informatiile din
necesarele de aprovizionare in forma pentru comenzi, unde va trebui sa
completam/modificam restul de informatii (ShipTo locul unde se va livra marfa, BillTo locul unde se va trimite factura) .

341124726.doc

(v. 1 )
-CONFIDENTIAL-

11

Nota:

Aceasta facilitate (ca destinatia de livrare a marfii sa fie diferita de cea

de facturare) este foarte utila in cazul in care obiecte grele sau
voluminoase sunt comandate prin
aprovizionare (unde va sosi si
factura) dar se doreste livrarea lor direct la anumite sectii.

Se salveaza si se apasa butonul (B) Approve.

In cazul in care exista o ierarhie de aprobare documentul se va transmite pe
ierarhie (in sistem) la persoana cu competente de aprobare. Daca nu exista o
ierarhie de aprobare in sistem, atunci persoana care a intocmit comanda de
aprovizionre va aproba aceasta comanda prin actionarea butonului OK.

2.1 Vizualizare Comenzi de Aprovizionare

Pentru a verifica starea referatelor se navigheaza in:

341124726.doc

(v. 1 )
-CONFIDENTIAL-

12

(N) Purchase Orders Purchase Order Summary

Se deschide forma de cautare comenzi/contracte, in care se vor completa criteriile

de cautare. Cu cat informatiile inscrise in aceasta forma sunt mai multe cu atat
cautarea este mai restrictiva. Astfel cautarea se poate face dupa:

Numarul comenzii/contractului - campul Number;

Furnizor - campul Supplier;
Organizatia la care se vor livara materialele comandate campul Ship-To Org;
Locul unde se va livra marfa campul Ship-To;
Locul unde se va trimite factura campul Bill-To;
Tipul documentului campul Type;
Moneda in care a fost intocmit documentul (comanda/contractul) campul
Currency;
Dupa articolul comandat informatiile din regiunea Item;

341124726.doc

(v. 1 )
-CONFIDENTIAL-

13

Dupa data la care a fost intocmit documentul informatiile din zona Date Ranges;
Dupa starea documentului informatiile din campul Status;
Apasam (B)Cautare

Valoarea inscrisa in campul Approval Status ne arata starea comenzii. Daca acest
camp are valoarea Approved inseamna ca documentul a fost aprobat.
Pentru a vedea unde se afla comanda pe fluxul de aprobare putand eventual
interveni la persoanele abilitate se navigheaza in:
(M) Inquire View Action History

In ecranul care se deschide este prezentat rezultatul acestei actiuni;

Comanda aprobata se listeaza ((N) Reports Run, (B) OK, (L) - Printed
Purchase Order Report (B) Submit). Se semneaza si impreuna cu eventuale
specificatii tehnice, se trimite la furnizor.

341124726.doc

(v. 1 )
-CONFIDENTIAL-

14

Elemente de corectie

Daca s-au efectuat deja receptii in contul aceste comenzi, Aplicatiile Oracle
refuza sa accepte vreo modificare. In consecinta este necesara returnarea marfii
la furnizor. Apoi va fi permisa ridicarea rezervarii si modificarea comenzii. Nu
uitati in final sa introduceti in sistem din nou receptia articolelor conform
comenzii corectate! (in masura in care acest retur a fost numai virtual) Daca
acea comanda nu mai trebuie sa apara(returul este definitiv, comanda se va
anula.
Modificare cod serviciu. Daca aceasta comanda a fost salvata cel putin o data
codul articolului nu poate fi modificat, trabuie anulata linia si introdusa o linie
noua. Este evident de ce Crearea automata este de preferat in locul crearii
manuale: in cazul crearii automate codul este totdeauna identic cu cel solicitat.
Modificare cantitate. Se deschide comanda (in conditiile enumerate mai sus)
si se modifica cantitatea.
Modificare tip comanda. Daca comanda a fost salvata cel putin o data tipul nu
poate fi corectat. Se anuleaza si se intocmeste o noua comanda.
Modificare tip destinatie (cheltuiala inventar sau invers). Daca comanda a
fost salvata cel putin o data tipul destinatiei nu poate fi corectat. Se anuleaza si
se intocmeste o nou linie de comanda.
Modificare destinatie. Se deschide comanda (in conditiile enumerate mai sus)
si se modifica valoarea dorita. In mod evident modificarea destinatiei va implica
si modificarea adresei de livrare aferente.
Modificare furnizor. Daca comanda a fost salvata cel putin o data furnizorul nu
poate fi corectat. Se anuleaza si se intocmeste o nou linie de comanda
Pentru a anula o comanda se parcurge calea: (N) Purchase Orders
Purchase Order Summary Nr. Comanda (B) Find (M) Tools Control
Cancel PO
Pentru a anula o linie de comanda se parcurge calea: (N) Purchase Orders
Purchase Order Summary Nr. Comanda (B) Lines (B) Find (M)
Tools Control Cancel PO Line
Daca comanda a fost deja receptionata, ea poate fi anulata in intregime, sau
liniile sale, numai dupa ce se face stornarea comenzii.
Inchiderea unei comenzi de aprovizionare. (N) Purchase Orders
Purchase Order Summary Nr. Comanda (B) Find (M) Tools Control
Finally Close. O comanda de aprovizionare se inchide definitiv dupa ce a fost
onorata. Fiecare emitent trebuie sa aiba grija inchiderii comenzilor onorate. In
acest mod dupa inchiderea fiecarei perioade contabile(luni calendaristice) o
parte din informatiile continute in comenzile declarate Inchise definitiv se
arhiveaza si se pot sterge de pe disc eliberand spatiu pentru noile tranzactii.
Administratorul Aplicatiilor Oracle nu poate sti care comenzi s-au onorat si care
nu. Arhivarea amintita mai sus se aplica numai comenzilor care erau deja
inchise definitiv la momentul declansarii procedurii.
ATENTIE la modificare destinatiei de facturare sau/si livrare nu schimba
automat conturile !!! in consecinta va trebui anulata comanda si
refacuta!!!

341124726.doc

(v. 1 )
-CONFIDENTIAL-

15

3. Receptii Comenzi de Aprovizionare.

Pas realizat de responsabil BU (sector de productie);
Se verifica inainte de receptie daca pretul unitar din comanda de
aprovizionare corespunde cu pretul unitar din factura furnizorului; Daca nu
corespunde se actualizeaza pretul in comanda de aprovizionare, apoi se
reaproba comanda.
Pentru a putea receptiona serviciile aprovizionate, se navigheaza in:
(N) Receiving Receipts

Se deschide un ecran de cautare a comenzilor care urmeaza a fi receptionate.

Cautarea se poate face in functie de mai multe creiterii: numar coamnda de
aprovizionare, nume furnizor, articol, etc.

341124726.doc

(v. 1 )
-CONFIDENTIAL-

16

Se apasa butonul (B) Find

Se completeaza in antet informatiile corespunzatoare:

Data receptiei campul Receipt Date. Sistemul afiseaza pentru acest camp
data curenta. Daca se doreste receptionarea materialelor la o data anterioara, se
va modifica informatia din acest camp;
Numarul facturii/avizului de insotire campul Waybill/Airbill.

341124726.doc

(v. 1 )
-CONFIDENTIAL-

17

In functie de situatia data, se poate face o receptie noua, sau se poate adauga linii
la o receptie partiala facuta anterior, prin selectarea butonului radiao Add To
Receipt si inscrierea numarului de receptie in care se vor adauga linii;
Pentru a completa informatiile de linie ale receptiei, se face clic in ecranul urmator;

In

Se marcheaza linia/liniile ce urmeaza a fi receptionate prin dupa care bifarea

casutei din stanga liniei;
Se modifica (daca este cazul) informatia din campul Quantity introducand
cantitatea realmente sosita. Implicit apare cantitatea comandata.
Se verifica daca campul Destination Type are optiunea Shop Floor. Daca
valoare acestui camp este Receiving, se va modifica, prin alegerea din lista de
valori atasata acestui camp;
Se salveaza activitatea.
acest moment receptia este facuta, iar marfa a intrat in stoc.

Exista doua modalitati pentru a vizualiza datetele receptionate, se navigheaza in:

Purchase Orders Purchase Order Summary (caut dupa nr comanda) am
gasit comanda si ma pozitionez pe ea (M)Inquire View Receips sau
(N)Receiving Receiving Transactions Summary (se cauta dupa numarul
receptiei sau al comenzii de aprovizionare).

Elemente de corectie
Pentru a corecta o receptie gresit inregistrata in Aplicatiile Oracle se navigheaza in:
(N) Receiving Correction

341124726.doc

(v. 1 )
-CONFIDENTIAL-

18

Apare un ecran de cautare. Se completeaza elemente de identificare dupa care se

actioneaza butonul (B) Find.

Rezulta toate liniile de receptie care satisfac elementele de identificare stabilite

in ecranul de cautare.

341124726.doc

(v. 1 )
-CONFIDENTIAL-

19

In campul Quantity se va completa (cu semn negativ) cantatea cu care se va

corecta receptia. Cantitatea trebuie sa fie mai mica sau cel mult egala cu
valoarea afisata in campul Parent Qty.
Dupa aceasta se salveaza activitatea.
4.

Imperechere receptie serviciu-factura furnizor.

Pas realizat de responsabil directia economica din sectorul in cauza.

Se realizeaza acest pas folosind procedura de imperechere a receptiei de pe
comanda de aprovizionare cu factura furnizor. (vezi financiar).

341124726.doc

(v. 1 )
-CONFIDENTIAL-

20

Probleme aparute si rezolvate

Probleme deschise

Probleme rezolvate

341124726.doc

(v. 1 )
-CONFIDENTIAL-

21