Cmo elaborar un plan de trabajo

Un plan de trabajo es un esquema en el que se describe un conjunto de metas

y procesos con los cuales un equipo o una persona pueden lograr sus
objetivos. Asimismo, le brinda al lector una mejor comprensin del alcance del
proyecto. Dentro del mbito profesional o acadmico, los planes de trabajo te
ayudarn a mantenerte organizado mientras llevas a cabo algn proyecto. Con
su ayuda, podrs dividir un proceso en tareas ms pequeas y alcanzables, as
como a identificar las cosas que quieres lograr. En este artculo, podrs
aprender a crear un plan de trabajo con la finalidad de que ests preparado
para tus proyectos futuros.
[Categora: Realizacin de metas y resolucin de problemas]
Identifica el objetivo de tu plan de trabajo'''. Existen diversas razones por las
que se crea un plan de trabajo. Antes de empezar a crearlo, debers
determinar lo que quieres lograr con l para que as puedas prepararte
adecuadamente. Ten en cuenta que la mayora de estos planes estn
orientados a un determinado plazo (por ejemplo, 6 meses o 1 ao).
En el centro laboral, los planes de trabajo le permiten a tu supervisor saber qu
proyectos se realizarn en el trascurso de los prximos meses. Por lo general,
se desarrollan justo despus de una evaluacin anual de desempeo o cuando
los equipos emprenden proyectos de gran envergadura. Los planes de trabajo
tambin pueden ser el resultado de sesiones de planificacin estratgica que
realiza la organizacin al principio de un nuevo ao calendario o fiscal.
En el mbito acadmico, los planes de trabajo pueden ayudar a los estudiantes
a elaborar un itinerario para un proyecto grande, y a los maestros a planificar el
material didctico para el semestre.
Si se trata de un proyecto personal, los planes de trabajo te ayudarn a
determinar lo que piensas hacer, la manera en que lo hars y la fecha en que
planeas hacerlo. Si bien no son estrictamente necesarios, te ayudarn a llevar
un registro de tus metas y tu progreso.

Escribe la introduccin y los antecedentes. Si vas a crear un plan de trabajo

profesional, probablemente debas escribir una introduccin y los antecedentes.
Esto le dar a tu supervisor o jefe la informacin necesaria para poner en
contexto el plan de trabajo. En un mbito acadmico, estos puntos suelen ser
innecesarios.
La introduccin debe ser breve e interesante. Recurdales a tus superiores la
razn por la que vas a crear este plan de trabajo. Asimismo, presenta los
proyectos especficos que desarrollars durante este periodo.
Los antecedentes deben dejar en claro las razones por las que crears el plan
de trabajo. Por ejemplo, describe los detalles o los datos estadsticos de
informes recientes, identifica los problemas que es necesario resolver, o evala
las recomendaciones o los comentarios que hayas recibido en proyectos de
trabajo anteriores.
Establece tus metas y objetivos. Las metas y objetivos se relacionan en lo
referente a que ambos sealan cosas que esperas alcanzar por medio del plan
de trabajo. No obstante, tambin debes tener en cuenta las diferencias que
tienen: las metas son generales y los objetivos, ms especficos.
Las metas deben enfocarse en el panorama general del proyecto. Menciona el
mximo resultado que esperas obtener con el plan de trabajo y mantenlo en un
mbito amplio. Por ejemplo, establece como meta completar un informe de
investigacin o aprender ms sobre la redaccin.
Los objetivos, por su parte, deben ser especficos y tangibles. En otras
palabras, debes descartarlos de la lista a medida que los cumplas. Por ejemplo,
entrevistar personas para tu informe de investigacin sera un buen objetivo.
En el caso de objetivos que varan considerablemente, muchos planes de
trabajo los dividen en '''corto''', '''mediano''' y '''largo plazo'''. Por ejemplo, la
meta a corto plazo de la empresa para aumentar el pblico en un 30 % en tres
meses podra variar considerablemente de la meta a largo plazo de reforzar la
visibilidad de la marca en los medios sociales durante el prximo ao.

Por lo general, los objetivos se escriben utilizando la voz pasiva y emplean

verbos de accin con significado especfico (por ejemplo, planear, escribir,
incrementar y medir) en lugar de unos con significado ambiguo (por ejemplo,
examinar, entender, saber, etc.).
#Considera la posibilidad de ordenar tu trabajo siguiendo objetivos ''SMART''.
SMART (siglas en ingls para especfico, medible, alcanzable, relevante y con
tiempo limitado) es un acrnimo utilizando por personas que buscan resultados
ms tangibles y factibles en los planes de trabajo.
'Especifico'''. Qu se har exactamente y para quin?'' Explica el pblico en
el que te enfocars y todas las acciones especficas que emplears para
ayudarlo.
Medible'''. ''Se trata de un objetivo cuantificable y es posible medirlo?''
Puedes contar los resultados? Has estructurado el plan de trabajo de una
manera tal que la salud en Sudfrica se incremente en el 2020 o que los
casos de VIH/SIDA en bebs sudafricanos recin nacidos disminuya un 20 %
en el dicho ao?.
Recuerda que es necesario indicar una cifra referencial que te permita
cuantificar el cambio. Si no sabes la tasa de incidencia del VIH/SIDA en los
recin nacidos de Sudfrica, te ser imposible sealar con seguridad que
pudiste reducirla en un 20 %.
Alcanzable'''. Es posible cumplir el objetivo en el tiempo asignado y con los
recursos disponibles?'' El objetivo debe ser realista teniendo en cuenta las
limitaciones. Aumentar las ventas en un 500 % es un objetivo razonable
nicamente si tienes una empresa pequea. No obstante, si tu empresa es la
que domina el mercado, este objetivo es casi imposible.
En algunos casos, quizs necesites consultar con un experto o una autoridad
para determinar si los objetivos establecidos en el plan de trabajo son factibles.
Relevante'''. Este objetivo tendr un efecto en la meta o estrategia
deseadas?'' Si bien quizs sea importante para la salud en general, medir la
talla y el peso de los estudiantes de secundaria produce ''directamente'' un

cambio en los procedimientos de salud mental? Asegrate de que tus objetivos

y mtodos establecidos guarden una relacin clara e intuitiva.
Tiempo limitado'''. Cundo se lograr este objetivo o cundo se sabr que
todo est terminado?'' Especifica un plazo lmite invariable para el proyecto.
Estipula (si es posible) qu resultados haran que el proyecto finalice de
manera prematura, habiendo alcanzado todos los objetivos.
Menciona los recursos con los que cuentas. Incluye todo lo que necesitars
para alcanzar tus metas y objetivos. Los recursos variarn segn la finalidad
del plan de trabajo.
En un mbito laboral, los recursos pueden incluir elementos tales como un
presupuesto financiero, personal, consultores, edificios o habitaciones, y libros.
Si tu plan de trabajo es ms formal, podras incluir un presupuesto detallado en
un apndice.
En el mbito acadmico, los recursos pueden incluir el acceso a diversas
bibliotecas, materiales de investigacin (p.ej. libros, peridicos y diarios),
acceso a computadoras e Internet, as como maestros y otras personas que
puedan ayudarte en caso de que tengas dudas.
Identifica las limitaciones. Las limitaciones son obstculos que pueden
interponerse en el logro de tus metas y objetivos. Por ejemplo, si quieres
elaborar un informe de investigacin para la escuela, podras descubrir que tu
itinerario est demasiado ocupado como para investigar y escribir de manera
apropiada. Por ende, una limitacin sera tu horario demasiado apretado, de
modo que necesitaras eliminar algunas cosas durante el semestre para as
finalizar con eficacia el plan de trabajo (si tienes ms de una clase difcil por
semestre, necesitars recurrir a la planificacin).
Determina las partes responsables. La responsabilidad es un factor esencial
en un buen plan de trabajo. Quin ser responsable de terminar cada tarea?
Puede haber un equipo de personas trabajando en una tarea (ver el punto
donde se mencionan los recursos), pero solo una ser la encargada de hacer
que se complete a tiempo.

Escribe tu estrategia. Revisa tu plan de trabajo y determina cmo emplears

los recursos a tu disposicin y superars las limitaciones con la finalidad de
alcanzar tus metas y objetivos.
Enumera las acciones especficas. Identifica las acciones diarias o
semanales que debers realizar para poder cumplir con tus objetivos. Tambin
enumera las acciones que los dems integrantes de tu equipo debern realizar.
Considera la posibilidad de utilizar un software de gestin de proyectos o un
calendario personal para mantener esta informacin organizada.
Elabora un horario. Si bien puedes crear un horario de trabajo tentativo, ten
en cuenta que pueden surgir situaciones inesperadas y que necesitars contar
con un espacio disponible que te impida retrasarte.
== Consejos ==
*Si tu proyecto es particularmente grande, identifica las etapas clave. Estas son
puntos que resaltan el cumplimiento de determinados objetivos. Tambin
pueden servir como puntos de reflexin que te permitan visualizar en qu punto
del proceso te encuentras y asegurarte de seguir por buen camino.
*Elabora un plan de trabajo que sea til para ti. Los planes de trabajo
pueden ser tan detallados o amplios como desees o necesites. Puedes
escribirlos en un pedazo de papel o elaborarlos en un software profesional, con
la ayuda de grficos y colores. Utiliza lo que te resulte ms natural y eficaz.