2010

MS ACCESS BSICO

VICENTE JOS FAUBELL HOLGUN

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NDICE
1. INTRODUCCIN
MICROSOFT OFFICE
PROGRAMAS COMUNES MICROSOFT OFFICE
HISTORIA DE ACCESS
CONCEPTOS
EL ENTORNO DE TRABAJO EN ACCESS

2. BASES DE DATOS
CREAR UNA BASE DE DATOS
INTRODUCIR Y MODIFICAR DATOS
GUARDAR EN ACCESS

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3. LAS TABLAS
CREAR UNA TABLA
TRABAJANDO CON TABLAS
CONCEPTO CLAVE PRINCIPAL
PROPIEDADES DE LOS CAMPOS
CREAR UNA TABLA CON EL ASISTENTE
GUARDAR UNA TABLA
TRABAJANDO CON LOS DATOS
DESHACER
OCULTAR COLUMNAS
REVISAR ORTOGRAFA
LAS RELACIONES
LA INTEGRIDAD REFERENCIAL
HOJAS DE DATOS SECUNDARIAS

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4. LAS CONSULTAS
CREAR CONSULTAS
OPERADORES DE CONSULTAS
CAMPOS CALCULADOS
TOTALES
CONSULTAS DE PARMETROS

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5. LOS FORMULARIOS
CREAR UN FORMULARIO
VISTAS DE UN FORMULARIO
ELEMENTOS DE UN FORMULARIO
AADIR CAMPOS A UN FORMULARIO

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6. LOS INFORMES
CREAR UN INFORME CON EL ASISTENTE
CREAR UN INFORME EN VISTA DISEO
AGRUPANDO DATOS
IMPRIMIR INFORMES

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1 INTRODUCCIN

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INTRODUCCIN
MICROSOFT OFFICE

Microsoft Office (MSO) es un paquete de programas para oficina

desarrollado para los sistemas Microsoft Windows y Mac OS X. Office hizo
su primera aparicin en 1989 en un Mac, y ms adelante en Windows en
1990. El trmino fue inicialmente usado en marketing para vender un set
de aplicaciones, que previamente se vendan separadamente. El principal
argumento de venta era que comprar el paquete completo resultaba ms
barato que comprar cada aplicacin por separado. La primera versin de
Office contena las aplicaciones Microsoft Word, Microsoft Excel y
Microsoft PowerPoint. Adicionalmente, una llamada "versin profesional"
de Office inclua tambin Microsoft Access y Schedule Plus.

Con el transcurso de los aos las aplicaciones de Office han crecido

sustancialmente desde un punto de vista tcnico, incluso comparten
funcionalidades, tales como: corrector ortogrfico comn o el lenguaje de
scripts de Visual Basic para Aplicaciones.

La suite us desde 1997 hasta 2003 un grupo de formatos conocido como

97-2003 o 98-2004. En los aos 2007 y 2008 con la introduccin de Office
2007 y Office 2008, se crearon un nuevo grupo de formatos denominados
Office Open XML, los cuales se mantienen en Office 2010 y Office 2011
para Mac.

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PROGRAMAS COMUNES DE OFFICE

WORD:

Microsoft Word es el procesador de textos de la suite. Word posee una

posicin dominante en el mercado de los procesadores de texto. Su
formato propietario DOC es considerado un estndar de facto, aunque en
su ms reciente versin utiliza un nuevo formato basado en XML llamado
.DOCX, pero tambin tiene la capacidad de guardar y abrir documentos en
el formato DOC. Word est tambin incluido en algunas versiones de
Microsoft Works. Est disponible para las plataformas Microsoft Windows
y Mac OS. Extensiones comunes: .doc (Word 97-2003), .docx (Word 20072010), .dot, rtf (todas).

EXCEL:

Microsoft Excel es un programa de hoja o planilla de clculo. Al igual que

Microsoft Word, posee actualmente un mercado dominante. Fue
originalmente el ms fuerte competidor del entonces popular Lotus 1-2-3.
Extensiones comunes: .xls (Excel 97-2003), .xlsx (Excel 2007-2010)

OUTLOOK:

Microsoft Outlook es un administrador de informacin personal y un

complejo cliente de correo electrnico. Comenz en la versin 97 de
Office. Inclua un cliente de correo electrnico, un calendario, un
administrador de tareas y un directorio de contacto. Aunque
histricamente ha estado disponible para Mac, el equivalente ms
cercano para Mac OS X es Microsoft Entourage, el cual ofrece un conjunto
ms reducido de funcionalidades. Extensiones comunes: .msg .pst
(Outlook 97-2003).

PowerPoint:

Microsoft PowerPoint es un programa para desarrollar presentaciones

visuales mediante diapositivas multimedia, es decir, compuestas por
texto, imgenes, sonido y vdeos. Extensiones comunes: .ppt, pps
(Powerpoint 97-2003), .pptx, .ppsx (Powerpoint 2007-2010)

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MICROSOFT ACCESS:

ACCESS es un sistema de gestin de base de datos relacional creado y

modificado por Microsoft para uso personal en pequeas organizaciones.
Es un componente de la suite Microsoft Office. Una posibilidad adicional
es la de crear ficheros con bases de datos que pueden ser consultados por
otros programas. Dentro de un sistema de informacin, entrara dentro de
la categora de gestin, y no en la de ofimtica, como podra pensarse.
Este programa permite manipular datos en forma de tablas (la cual es la
unin de filas y columnas), realizar clculos complejos con frmulas y
funciones, incluso dibujar distintos tipos de grficas.

HISTORIA DE ACCESS
Office Access versin 1.0 fue lanzado en noviembre de 1992.
Rpidamente, en mayo de 1993, se lanz Access 1.1 para mejorar la
compatibilidad con otros productos de Microsoft e incluir el lenguaje de
programacin Access Basic.
Con Office 95, Microsoft Access 95 se convirti en parte de Microsoft
Office Professional Suite junto con Microsoft Excel, Word y PowerPoint.
Desde entonces, ha habido liberaciones de Microsoft Access con cada
versin de Office. Esto incluye el Access 97 (versin 8.0), ACCESS (versin
9.0), Access 2002 (versin 10.0), Access 2003 (versin 11.0) y Access 2007
(versin 12.0).

A continuacin tenemos los distintos aos de creacin de cada versin:

1992 Access 1.0

1993 Access 1.1
1994 Access 2.0
1995 Access 95
1997 Access 97
2000 ACCESS
2001 Access XP o 2002
2003 Access 2003
2007 Access 2007
2009 Access 2010

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Microsoft Access usa las siguientes extensiones para guardar sus datos:

.mdb -Base de datos Access (versin 2003 y anteriores)

.mdz -Extensin de plantillas en Access

.mde -Base de datos Access protegida, con macros (versin

2003 y anteriores)
.accdb - Base de datos Access (versin 2007)
.accde - Base de datos Access protegida, con macros (versin
2007 y anteriores)
.mam - Macro Access
.maq - Consulta Access
.mar - Informe Access
.mat - Tabla Access
.maf - Formulario Access
.adp - Proyecto Access
.adn - Plantilla de proyecto Access

Es evidente que Access parece ser uno de los programas catalogados

como complejos o complicados por los usuarios noveles ya que su
entorno y forma de trabajar dista un poco de los dems elementos de la
suite ofimtica de Microsoft Office. Este manual pretende ser una ayuda
para conocer como utilizar este programa.

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CONCEPTOS:

BASE DE DATOS:

Una base de datos es un conjunto de informacin que se estructura de

forma lgica. Es decir, es una recopilacin de informacin relativa a un
asunto o propsito particular, como por ejemplo, el seguimiento de
pedidos de clientes de una empresa, o el mantenimiento de una coleccin
de msica, o el control de los prstamos y devoluciones de un videoclub o
una biblioteca.
En Access una base de datos es un archivo que contiene datos
(estructurados e interrelacionados) y los objetos que definen y manejan
esos datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y mdulos.
Adems, se pueden definir estrategias de seguridad y de integridad.
Pueden coexistir en un disco varias bases de datos, en varios ficheros,
absolutamente independientes entre s (aunque es posible referenciar
desde una base de datos objetos presentes en otras bases de datos, es
decir, en otros ficheros).

OBJETOS:

Una vez creado nuestro fichero, podr contener diversos. Estos objetos
pueden ser de los siguientes tipos:

TABLAS:

Una de las posibilidades para organizar la informacin es el uso de tablas.

Son los almacenes de datos. Se trata de listas de registros. El diseo de
tablas consiste en la definicin de los campos necesarios para almacenar
correctamente la informacin de la base de datos.
FILA: Es la disposicin horizontal de la informacin en una tabla.
COLUMNA: Es la disposicin vertical de la informacin en una tabla.
CELDA: Es la interseccin de una fila y una columna.

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CONSULTAS:

Son operaciones que pueden realizase sobre los datos de las tablas. Nos
permiten buscar y recuperar fcilmente informacin y datos concretos
almacenados en las tablas.

FORMULARIOS:

Pantallas que se presentan a los usuarios de una base de datos para que
tengan un acceso amigable a los datos y operaciones. Permiten trabajar
con los datos de forma ms simple creando entornos de trabajo o
interfaces de usuarios.

INFORMES:

Son formatos de presentacin de los datos para generar copias impresas

de la informacin registrada en la base de datos. Nos sirven para preparar
la informacin que deseemos imprimir.

PGINAS DE ACCESO DE DATOS:

permiten ver, actualizar o analizar los datos de la base desde internet o

desde una intranet.

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MACROS:

Conjunto de operaciones que nos permiten automatizar cualquier tarea

repetitiva de una base de datos. Se trata de segmentos de cdigo en
lenguaje de alto nivel (Access Basic, Visual Basic, lenguaje de macros,...)
que permiten realizar operaciones complejas y repetitivas con los datos y
objetos de la base de datos.

MDULOS:

Un mdulo es una coleccin de procedimientos creado mediante

instrucciones Visual Basic para aplicaciones que nos permiten automatizar
tareas en una base de datos.

Los objetos en Access deben estar identificados mediante un nombre. Dentro de cada
grupo de objetos (tablas, consultas, formularios,...) los objetos se organizan como
ficheros dentro de un directorio. Referencias posteriores a esos objetos se harn a travs
de su nombre identificativo.

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EL ENTORNO DE TRABAJO DE ACCESS

En este apartado presentaremos el
entorno de trabajo de este gestor de
bases de datos.
Para iniciar Access pulsaremos sobre el
botn INICIO situado en la barra de
tareas. A continuacin pulsaremos en
todos los programas Segn versin existen dos opciones; la primera es
buscar la carpeta Microsoft Office donde buscaremos el icono
Microsoft Office Access. La segunda ser buscar directamente el icono
Microsoft ACCESS.
Al iniciar Access se nos presentara la ventana tal y como se muestra en la
siguiente imagen:
1

1. BARRA DE TITULO: Dentro de esta barra se nos mostrara tanto el

nombre de la aplicacin con la que trabajamos como el nombre del
archivo que se encuentre abierto.
2. BARRA DE HERRAMIENTAS: En esta barra se nos mostrara el
conjunto de botones que nos van a permitir realizar acciones
directas sobre componentes del programa.
3. BARRA DE MENS: Nos da acceso a todas las utilidades y
operaciones del programa. Los mens disponibles son:
A.
B.
C.
D.

ARCHIVO.
EDICIN.
VER.
INSERTAR.

E. HERRAMIENTAS.
F. VENTANA.
G. ? (AYUDA).

4. ESPACIO DE TRABAJO: Dentro de esta zona se mostrara el fichero

en el que vallamos a trabajar.

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2 BASES DE DATOS

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BASES DE DATOS
CREAR UNA BASE DE DATOS
Para crear una base de datos nuevas tenemos varias opciones. La primera
ser a travs de la ventana de creacin de base de datos la cual nos saldr
al arrancar Access, y que nos da la posibilidad de trabajar sobre bases de
datos ya creadas o crear un archivo nuevo, es decir, una base de datos
vaca.
Esta base de datos nueva puede ser creada directamente o con la ayuda
del asistente.

Para crear una base de datos hacemos clic en Base de datos de Access en
blanco.
Tambin podemos llegar a este punto desde el
men Archivo nuevo o desde el icono nuevo
de la barra de herramientas.

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En la siguiente ventana podemos diferenciar los siguientes puntos:

PANEL DE ACCESOS: Nos da acceso a las carpetas de uso ms frecuente del

usuario.
GUARDAR EN: Lista desplegable que nos permite movernos por nuestro
ordenador.
LISTA DE CONTENIDOS: Muestra el contenido de la carpeta en la que estamos
situados.
BOTN RECIENTE: Nos sirve para acceder al contenido anterior.
SUBIR DE NIVEL: Botn que cerrara la carpeta actual y nos llevara a la del nivel
superior.
BUSCAR EN EL WEB: Abre el navegador de Internet.
ELIMINAR: Permite eliminar algunos de los elementos de la lista de contenidos.
CREAR NUEVA CARPETA: Nos permite crear una carpeta vaca.
VISTAS: Nos permite cambiar la forma de visualizar nuestros archivos.
Herramientas: Permite acceder a acciones que actuaran sobre el elemento
seleccionado.
NOMBRE DE ARCHIVO: Cuadro de texto donde podremos dar nombre a nuestro
fichero.
GUARDAR COMO TIPO: Nos permitir elegir el tipo de archivo que hemos de
guardar

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Como puedes ver el primer paso para crear un objeto de nuestras bases
de datos es la asignacin de la ubicacin de dicho elemento, as como dar
un nombre al archivo que albergara toda la estructura de nuestra base de
datos.

En este punto vamos a crear una subcarpeta nueva dentro de la carpeta

MIS DOCUMENTOS a esta carpeta le daremos de nombre Curso
Access nombre del alumno (en lugar de nombre de alumno cada
alumno ha de escribir su nombre). En esta carpeta guardaras todos los
ejercicios y material de trabajo que uses durante el presente curso.

Para empezar a practicar vamos a hacer un primer ejercicio en el cual

crearemos una base de datos en blanco, y gurdala en la carpeta de
trabajo con el nombre ejemplo1.mdb.

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Una vez creada la nueva base de datos, Access mostrar una ventana
emergente la cual nos pedir el modo en el que vamos a disear nuestra
base de datos. Los apartados que podemos diferenciar en esta ventana son:

BOTONES DE OPERACIONES:
o BOTN ABRIR: Abre el objeto que se encuentra seleccionado
en el rea de trabajo.
o BOTN DISEO: Abre el objeto seleccionado en vista de
diseo.
o BOTN NUEVO: Nos permite crear un nuevo objeto (una
tabla, un formulario, una consulta)
OPERACIONES PARA OBJETO NUEVO: Nos ayudara a crear
objetos de una forma sencilla. Dndonos a elegir entre las opciones
de crear un objeto en vista diseo crear, un objeto con la ayuda del
asistente, o crear un objeto introduciendo datos.
PANEL DE OBJETOS: Aqu encontramos los distintos objetos que
hemos comentado anteriormente y que podremos crear o
modificar.
REA DE TRABAJO: Es la zona donde se depositan los objetos
creados. Cada categora de objetos tendr su propia rea de
trabajo.

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INTRODUCIR Y MODIFICAR DATOS

En nuestro ejercicio vamos a crear una tabla introduciendo datos, para
ello pulsaremos sobre la tercera opcin que hay en el objeto Tablas.

Al pulsar esta opcin se abre una tabla genrica, con campos llamados
Campo1, Campo2, Campo3,...
Escribe tres datos de ejemplo, como se indica en la siguiente imagen y
luego pulsa el botn guardar. Access preguntar cmo quieres llamar a
esta tabla. Puedes dejar el nombre Tabla1. Tambin te recordar que no
hay una clave principal definida. De momento responde que NO quieres
crear una clave principal ya que esto se explicara ms adelante. Ahora
cierra la tabla. De momento has guardado la base de datos ejemplo01.mdb
con esos 3 datos.

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Guardar en ACCESS
Como ves la tabla que acabamos de crear est disponible en el rea de
trabajo del objeto tablas. Es muy importante que entendamos el
funcionamiento de Access a la hora de guardar los cambios en una base
de datos. Si abres la Tabla1 (haciendo doble clic con el ratn sobre ella) y
cambias alguno de los datos (por ejemplo escribe dato4 donde pona
dato2), el cambio se guarda automticamente. De hecho si cierras la tabla
y cierras el Access, no aparece ninguna pregunta de guardar cambios,
porque slo han cambiado los datos desde la ltima vez que guardaste.

Abre de nuevo el fichero ejemplo1.mdb y comprubalo haciendo el cambio

de dato2 por dato4.

A diferencia de Word o Excel, en los que

cada vez que se hace un cambio en el
documento hay que guardar para que se
conserve el cambio, en Access esto slo
ocurre as con los cambios en la estructura de la base de
datos, pero los cambios de la informacin se graban
automticamente y no se pueden deshacer los cambios.

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PRCTICA: Vamos a repasar lo aprendido mediante un ejercicio paso a paso.
El objetivo del siguiente ejercicio es practicar las operaciones de Crear, abrir y cerrar
una base de datos.
Si no tienes abierto Access, brelo para realizar el ejercicio. haz clic sobre el botn
Cancelar para cerrar la ventana de cuadro de dilogo abierta.

Vamos a crear una base de datos, para ello sigue los siguientes pasos:
1. Ir al men Archivo.
2. Elegir la opcin Nueva
3. Aparecer el cuadro de dilogo Nueva.
4. Seleccionar base de datos y hacer clic sobre el botn Aceptar.
5. Selecciona la carpeta de trabajo y nombra tu fichero con el nombre
Clase.
6. Hacer clic sobre el botn Crear. Observa como tenemos una nueva
base de datos llamada Clase.mdb, pero que de momento est vaca.
Ahora supongamos que ya no nos interesa trabajar con la
base de datos anterior, por lo tanto vamos a cerrarla.
7. Ir al men Archivo.
8. Elegir la opcin Cerrar.
Vamos a volver a recuperar la base de datos.
9. Ir al men Archivo.
10.Elegir la opcin Abrir, o hacer clic sobre el botn Abrir
.
11.Aparecer el cuadro de dilogo Abrir.
12.Buscar la carpeta de trabajo y hacer clic sobre el archivo
Clases.mdb.
13.Hacer clic sobre el botn Abrir.
Como ya hemos terminado el ejercicio vamos a cerrar la base
de datos utilizando un mtodo diferente al que hemos utilizado
antes.
14.Hacer clic sobre el botn Cerrar
datos.

de la ventana de la base de

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3 LAS TABLAS

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LAS TABLAS:
CREAR UNA TABLA:
Las tablas son el elemento fundamental de Access para contener y
organizar los datos en forma de filas y columnas, conteniendo los registros
y campos de la base de datos.
Como hemos dicho anteriormente la informacin en Access se organiza
mediante el uso de tablas. Podemos decir que las tablas son los almacenes
de datos.
En este punto nos aparecen los conceptos:
FILA: Es la disposicin horizontal de la informacin en una tabla.
COLUMNA: Es la disposicin vertical de la informacin en una tabla.
CELDA: Es la interseccin de una fila y una columna.

En una tabla hemos de diferenciar distintos elementos bsicos:

Campo: Cada uno de los elementos de informacin que queremos

almacenar. Por ejemplo: Nombre, Apellidos, Telfono, D.N.I.

Dato: Informacin concreta que se incluye como valor dentro de los

campos. Por ejemplo: para el campo Nombre el dato Marta.

Registro: Conjunto de datos de diferentes campos referentes a un

objeto comn. Por ejemplo: Marta, Rodrguez, 963456789,
25.457.682-C

Clave principal: Campo que identifica de manera nica un registro

en una tabla. Por ejemplo, el campo D.N.I.

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Para crear una tabla en vista diseo, hemos de situarnos en el objeto

"Tablas", y hacer clic sobre la opcin Crear una tabla en vista diseo.
Definimos los campos que contendr la tabla,
rellenando el "Nombre del campo" y su "Tipo de
datos".
A la hora de crear un campo en una tabla, hay
que especificar de qu tipo son los datos que
vas a almacenar en ese campo. Por ejemplo, no
se puede introducir texto en un campo de tipo
fecha. Cada campo ha de tener un tipo de datos coherente con el dato
real que se va a almacenar en el mismo.
Los diferentes tipos de datos con los que te puedes encontrar en Access son:

TIPO DE DATOS
Texto

Texto, tanto caracteres como dgitos. Para nombres, direcciones,

cdigos postales, etc. Puede contener hasta 255 caracteres.

Memo

Textos largos como comentarios o explicaciones. Puede contener

hasta 64.000 caracteres.

Numrico

Datos numricos con los que se realizarn clculos matemticos.

Fecha/Hora

nicamente para introduccin de fechas y horas.

Moneda

Para valores monetarios. Dispone de una precisin de hasta 15

dgitos a la izquierda del separador decimal y 4 dgitos a la
derecha.
Nmeros sucesivos que Microsoft Access inserta de manera

Autonumrico automtica. La numeracin comienza en 1.

S/No

S/No. Verdadero/Falso. Activado/Desactivado. Para todos los

campos que contiene este tipo de datos.

Objeto OLE

Todo tipo de objetos incrustados usando el protocolo OLE. Un

grfico, una imagen, etc. El tamao mximo es aproximadamente
de 1 Gigabyte.

Hipervnculo

Dato que funcionar a modo de hipervnculo, de forma similar al

uso que tienen en las pginas web.

Asistente para Permite crear una lista desplegable con valores predefinidos de
modo que slo podamos elegir un valor.
bsquedas

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PRCTICA: Crearemos una segunda base de datos de nombre

MI_BASE_DE_DATOS.mbd. Esta base de datos que iremos completando
durante las siguientes prcticas ser una agenda de telfonos y correos
electrnicos, un inventario de libros, discos y pelculas, y una gestin de
prstamos.

Vas a crear una tabla con algunos campos para guardar tu agenda
telefnica y direcciones de correos electrnicos.
Para ello crea un archivo nuevo, tal y como has hecho anteriormente,
llamado agenda.mbd en tu carpeta de trabajo.
Posteriormente crearemos una tabla en vista diseo, introduciendo estos
campos:
ID_Gente: autonumrico.
NOMBRE: texto.
APELLIDOS: texto.
TELEFONO: nmero. (fjate que el nombre del campo no lleva tilde)
E_MAIL: texto.
FECHA_NACIMIENTO: fecha/hora (fjate que para no poner un
espacio en blanco en el nombre del campo, se pone un guin bajo _ )
COMENTARIOS: memo.

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Cuando lo hayas hecho, guarda la Tabla con el nombre MI_AGENDA.

Access te avisar que no hay clave principal, pero ahora ya puedes decirle
que s quieres tener una clave principal. Como hemos dicho anteriormente
una clave principal es un campo que identifica de manera nica un
registro en una tabla. Como el nico campo autonumrico es el campo id
Access considera que ese es el mejor campo para ser la clave principal.
Fjate como en el campo ID aparecer un icono en forma de llave
diferenciando nuestra clave principal.

La clave principal de una tabla es un

campo que diferencia los registros y que
luego puede servir para relacionar tablas.

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TRABAJANDO CON TABLAS

Access nos permite trabajar las tablas desde dos formas muy diferentes
entre s:

Vista Diseo: esta vista sirve

para definir los campos, su
nombre, su tipo, su descripcin...
Vista Hoja de datos: esta vista
sirve para ver los registros, es
decir los datos que hay en cada
campo. En esta vista se pueden
aadir, cambiar o borrar datos.

Para cambiar de un modo a otro, hay que usar el botn sealado en la

imagen superior o la opcin del men Ver eligiendo Vista diseo o Vista
Hoja de datos.

Recuerda: Cuando se hace algn cambio en

Vista diseo hay que guardar la tabla para
conservarlo. Pero cuando se cambian datos en
Vista Hoja de datos, los cambios se guardan
automticamente.

Hay ciertos cambios que no se pueden llevar a cabo una vez que se han
introducido datos, como por ejemplo cambiar el tipo de campo NOMBRE
de texto a numrico, ya que los datos que hay son de tipo texto que no
tienen cabida en un campo numrico.

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CONCEPTO CLAVE PRINCIPAL

Es necesario emplear un campo cuyo valor diferencie a cada registro de

forma clara y nica dentro de la tabla. Este es el papel principal del campo
clave. Estos campos con clave principal son los que se utilizan para
relacionar tablas diferentes.

Para crear o cambiar una clave principal, visualiza la tabla en modo

Diseo. A continuacin, selecciona el campo elegido (1) y ejecuta la opcin
Clave principal del men Edicin, o bien haz clic en el botn de la llave
(2).Una vez creada la clave aparecer al lado del campo elegido una llave
que indica que dicho campo es la clave principal de la tabla.

Se define una clave principal por cada tabla. La clave principal puede
constar de varios campos si no hay seguridad de que un campo puede
diferenciar a todos los registros, aunque esto es inusual. Si al finalizar el
diseo de una tabla no has establecido ningn campo como clave
principal, Access te sugiere que lo hagas, ya que tener clave principal
acelera los procesos de bsqueda con tablas grandes.
La clave principal ha de ser un elemento que sepamos que sea nico e
irrepetible (ejemplo: DNI, cdigo de un producto) o un valor
autonumrico que nos dar ACCESS.
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PROPIEDADES DE LOS CAMPOS:

Los campos que conforman una tabla, adems de tener un tipo (texto,
numrico, fecha/hora,...) tienen otras caractersticas que estn en funcin
del tipo. Estas caractersticas proporcionan un control adicional sobre la
forma de funcionar del campo.

Cuando se trabaja con ese campo en otros

objetos de Access, como Formularios,
Consultas o Informes, se heredan estas
caractersticas.
La imagen muestra las propiedades de la ficha
General de propiedades para el campo
seleccionado:
fecha_nacimiento.
Estas
propiedades cambiaran segn el tipo de
datos, ya que no sern las mismas
propiedades para un dato en formato nmero
que para uno en forma texto.

Vamos a comprobar cmo cambiar las propiedades del campo Apellido de

nuestra agenda para que en lugar de tener 50 caracteres tengamos 100.
Para ello vamos a abrir la AGENDA en vista diseo, seleccionamos el
campo APELLIDOS y en sus propiedades cambiamos 50 del tamao de
campo por 100.
En algunas propiedades, al seleccionarlas, aparece una flecha con un
men desplegable que nos permitir elegir entre las opciones disponibles
Comprubalo en el campo FECHA_NACIMIENTO y elige el formato
fecha larga.

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Las propiedades ms habituales son:

TAMAO DE CAMPO: Determina el nmero mximo de caracteres

que se pueden introducir en el campo. Las opciones que
disponemos son: Entero, Entero largo, Simple, Doble, Decimal. Los
campos de tipo Autonumrico son de tamao Entero largo.

FORMATO: Esta propiedad se usa para personalizar la forma de

presentar los datos en pantalla. Podemos elegir entre 0 255
dgitos para el formato de texto, mientras que en un formato
numrico podremos optar entre: Numero general, moneda (con
separador de dos decimales y smbolo moneda), Euro (dem
anterior pero con ), nmero fijo (sin separador de miles), estndar
(con separador de miles),porcentaje (%), cientficos (con exponente
decimal).

Para los campos de tipo de datos Fecha/Hora,

los formatos predefinidos son: .

Propiedad Mscara de entrada: Se utiliza para asegurar que un dato

es almacenado de una forma concreta. Por ejemplo, para almacenar
el nmero de cuenta de un banco, se debe obligar a que los
primeros 4 dgitos sean la clave del banco, etc. Si no son
introducidos en este orden, Access no permite la insercin.

Propiedad Ttulo: Cuando se presente el dato como Hoja de datos,

en la cabecera de la columna se muestra lo que se haya introducido
en esta propiedad.
Propiedad Valor predeterminado: Si se conoce que un determinado
campo va a tener siempre el mismo valor, se puede establecer este
valor como predeterminado y aparecer siempre que se vaya a
rellenar un nuevo registro.
Propiedad Valor requerido: La utilizaremos si queremos que un
campo deba rellenarse de forma obligatoria. Esta opcin puede ser
fuente de problemas, as que asegrate de usarlo slo cuando sea
estrictamente necesario.

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CREAR UNA TABLA CON EL ASISTENTE

Anteriormente has creado una tabla introduciendo datos. El asistente de
tablas te permite crear tablas a partir de plantillas predefinidas que te
ofrece Access para facilitarte la labor, lo que puede ser muy til mientras
eres un usuario de un nivel medio.

Para crear una tabla de esta forma haz clic en

Tablas y, a continuacin, en Crear una tabla
utilizando el asistente.
Sigue los pasos del asistente: Por ejemplo,
elige una tabla personal de Libros. Luego
pasa los campos que quieras a la derecha
usando los botones que estn sealados en
la imagen (con estos botones puedes pasar
uno a uno los campos, pasarlos todos de
golpe, quitar uno a uno o quitarlos todos de
golpe).
Cuando hayas elegido los campos pulsa el
botn Siguiente. Dale un nombre a la tabla
y deja que el asistente elija la clave
principal. Vuelve a pulsar el botn
Siguiente hasta llegar al final del asistente,
cuando tendrs que pulsar Finalizar.
Como ejercicio, crea una base de datos de libros con el uso del asistente de
creacin de tablas. Con los campos IdLibro, AoCopyright, NumISBN y
LugarDePublicacion.
Si quieres modificar la tabla resultante, puedes hacerlo desde la vista
Diseo de la tabla, una vez que hayas terminado de utilizar el Asistente
para la creacin de la tabla.

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GUARDAR UNA TABLA

Una vez has diseado la tabla con sus campos y propiedades, slo te falta
guardarla antes de poder empezar a introducir datos.
Si cierras la ventana y no has guardado las modificaciones, Access te
preguntar si quieres guardar los cambios.
Si desde el modo diseo, intentas cambiar al modo Hoja de datos, Access
no te lo permitir si antes no guardas la tabla.

Puedes guardar directamente la tabla desde la opcin Guardar del men

Archivo.

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MS ACCESS BSICO

PRCTICA: Vamos a continuar con la base de datos creada

anteriormente. Tal y como se comentaba estamos realizando una base de
datos con una agenda, un inventario de libros, discos, pelculas y una
gestin de prstamos.

En nuestro fichero MI_BASE_DE_DATOS.MDB tenemos de momento

una tabla con el nombre:Mi_Agenda con los campos:
id_gente = autonumrico y clave principal
nombre = texto (50 caracteres)
apellidos = texto (100 caracteres)
telefono = numero (Entero largo)
e_mail = texto (50 caracteres)
fecha_nacimiento = fecha/hora
comentarios = memo

Aada a dicha tabla los siguientes campos:

direccion = texto (255 caracteres)

provincia = texto (50 caracteres)

Crea dos nuevas tablas con los datos que se te muestran a continuacin:

33

MS ACCESS BSICO

Tabla: MIS_COSAS

Tabla: PRESTAMOS

Campos:
id_cosa =
principal

Campos:
autonumrico

clave

id_prestamo
principal

autonum.

nombre = texto (50 caracteres)

que_cosa = nmero

tipo = texto (100 caracteres)

a_quien = nmero

descripcion = memo

fecha_prestamo = fecha/hora

clave

fecha_devolucion = fecha/hora
devuelto = S/No
comentarios = memo

Guarda esta base de datos en la carpeta de trabajo porque la necesitars

para las prximas prcticas.

34

MS ACCESS BSICO

TRABAJANDO CON LOS DATOS

Para practicar este tema necesitaremos el archivo Libros.mdb el cual
puedes encontrar en el apartado MATERIAL DE TRABAJO.
Para poder introducir registros en la base de datos hay que situarse en el
modo Hoja de datos. Para llegar a esta ventana, haz doble clic sobre el
nombre de la tabla en la ventana principal de la base de datos, o bien
selecciona la tabla en cuestin y presiona el botn Abrir:

35

MS ACCESS BSICO

Al abrir la tabla en modo Hoja de datos es cuando puedes editar los datos
de esa tabla.

Las columnas (en vertical) son los CAMPOS, las filas (en horizontal) son los
REGISTROS. La interseccin entre ambos son los DATOS.
Encima de estas celdas se encuentran, encabezando las columnas, los
nombres de los campos de la tabla. Cada columna es un campo.
Para introducir un registro nuevo, lo mejor es que uses el Selector de
Registros que est en la parte inferior. Los botones de que dispone son: ir
al primer registro, ir al registro anterior, luego aparece el nmero de
registro actual que puedes usar para ir directamente al que quieras, luego
el botn para ir al siguiente registro, luego al ltimo registro y finalmente
el botn para entrar un nuevo registro.

36

MS ACCESS BSICO

Para moverte por las celdas has de presionar la tecla tabulador

, la
cual permite avanzar columna a columna por el registro que estas
rellenando en ese instante, tambin puedes utilizar las teclas de
movimiento de cursor
,
,
,
, para moverte por las celdas, o
bien puedes posicionarte directamente en la celda que quieras haciendo
clic directamente con el botn izquierdo del ratn encima de la misma.
Para cambiar un dato, sitate sobre la celda y haz el cambio que desees.
Recuerda que debes introducir los datos adecuados para cada tipo de
campo.
El mantenimiento de una tabla no se reduce a introducir o a observar los
datos que contiene, es necesario tambin, realizar operaciones de mover
datos entre tablas o en la misma tabla, borrar registros de la misma, etc.
Para poder realizar cualquiera de estas operaciones primero has de
seleccionar los datos, para que Access sepa sobre qu datos ha de actuar.
Se pueden seleccionar todos los datos de un registro, poniendo el ratn
sobre la celda izquierda del registro. Y si mantienes pulsada la tecla
seleccionas registros contiguos.

De la misma manera se pueden seleccionar todos los datos de varios

campos contiguos, pulsando con el ratn sobre las cabeceras de estos
campos, justo donde figura el nombre del campo.

37

MS ACCESS BSICO

Pero lo ms interesante de Access es que permite seleccionar datos

pulsando justo en cualquier interseccin de su celda con una contigua. Al
situarse justo en esa posicin el cursor cambia y aparece una cruz gruesa,
como se seala en la imagen. Esto permite hacer selecciones ms
concretas.

Una vez seleccionados los datos, puedes realizar las acciones de Cortar,
Copiar y Pegar como en el resto de programas de Windows.

Tambin puedes borrar los datos seleccionados, siempre y cuando sean

registros completos o campos completos o un nico dato, pero no puedes
borrar los datos de una seleccin como la de la ltima imagen.

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MS ACCESS BSICO

Llega un momento en que una tabla comienza a tener un nmero de

registros considerable. Para buscar datos en estos casos, Access
proporciona una herramienta de bsqueda a la que puedes acceder a
travs de la opcin Buscar del men Edicin, o haciendo clic sobre el
botn
.

39

MS ACCESS BSICO

La ventana de buscar tiene 2 pestaas: buscar y reemplazar. Son muy

similares, excepto en que la de reemplazar hay que indicar el dato que
sustituir al que encuentre.

Cuando buscas un dato, debes escribir el valor de referencia en (1). Luego

elegir el campo en el que se va a buscar (2) y especificar si la referencia es
una parte del campo o debe buscar coincidencias exactas (3). Tambin
puedes especificar si quieres que la bsqueda se realice hacia la parte
superior del documento o hacia abajo tomando como referencia el ltimo
dato seleccionado (4) y si quieres que el buscador distinga entre letras
maysculas y minsculas a la hora de realizar la bsqueda (5).

Haz la prueba abriendo la base de datos de ejemplo LIBROS.MDB.

Cuntos libros encuentras de Stephen King?
Y de Vicente Blasco Ibez?

40

MS ACCESS BSICO

DESHACER
Este mtodo se usa para retroceder en las acciones que se han llevado a
cabo.
Para utilizar el comando Deshacer se puede proceder de las siguientes
formas:

Haciendo clic en Deshacer en la barra de herramientas para

deshacer el cambio ms reciente .
Haciendo clic en Deshacer Registro guardado en el men Edicin,
si ya ha guardado los cambios al registro actual o se ha movido a
otro registro.

La opcin Deshacer de Access es muy voltil. Si cierras la ventana o

comienzas a editar un registro nuevo, o aplicas un filtro o cambias a otra
ventana, no podrs usar este mtodo para deshacer cambios. Adems
como Access guarda automticamente el fichero, si no se puede Deshacer
ya no podrs recuperar el estado anterior.
Si vas a realizar una operacin delicada, como Reemplazar un gran
nmero de datos, es recomendable que guardes la base de datos con otro
nombre, antes de hacer la operacin para disponer de una copia en caso
de que el resultado no sea satisfactorio. Para guardar con otro nombre la
base de datos, abre el men Archivo y pulsa Guardar como...

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MS ACCESS BSICO

OCULTAR COLUMNAS
En ocasiones, resulta conveniente ocultar una columna de datos (un
campo), por su no utilizacin, para ello se debe proceder de la forma:
Abre una tabla en la vista Hoja de Datos.
Selecciona las columna o columnas que quieres ocultar.
En el men Formato, haz clic en Ocultar columnas.
Para poder rescatar las columnas que has ocultado, desde el men
Formato elige la opcin Mostrar columnas, y marca las que quieras que se
muestren.

REVISAR ORTOGRAFA
Aunque Access no sea un procesador de textos, tambin incorpora la
Revisin ortogrfica, como en el resto de aplicaciones de Office.
Es muy aconsejable revisar la ortografa, siempre y cuando los datos sean
palabras del diccionario, es decir, que no sean nombres propios o
trminos tcnicos que posiblemente no se incluyan en el diccionario.
Para comprobar la ortografa de los datos introducidos en la tabla se
utiliza la herramienta Ortografa del men Herramientas. Para realizar
esta revisin debes seguir los siguientes pasos:
Abre una tabla en la vista Hoja de Datos.
Selecciona los registros donde quieres revisar la ortografa.
Haz clic en Ortografa

en la barra de herramientas o la opcin

Ortografa del men Herramientas. Tambin puedes pulsar la tecla

Cuando un trmino no se encuentra en el diccionario se abre la ventana

para corregirlo, ignorarlo o incluirlo en el diccionario similar a las del resto
de aplicaciones de OFFICE.

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MS ACCESS BSICO

PRACTICA:

Abre la base de datos Mi_base_de_datos.mdb que creaste en la prctica

anterior e introduce al menos 5 registros completos en la tabla
MI_AGENDA. Lgicamente puedes inventarte los datos. De lo que se trata
es que introduzcamos datos y vayas adquiriendo destreza en el manejo de
las Tablas. Pero como condicin para futuros ejercicios, al menos 1 de los
registros ha de ser de Valencia y otro de Castelln.

Introduce adems 5 libros, 5 discos y 5 pelculas en la tabla MIS_COSAS,

especificando el ttulo, el tipo (libro, CD, DVD) y una pequea
descripcin de cada uno. Los tipos de libros pueden ser libro o e-book, los
tipos de discos pueden ser CD, mini CD, doble CD, Vinilo, Los tipos de
Pelculas pueden ser DVD, Blu-ray,

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MS ACCESS BSICO

LAS RELACIONES
En este apartado aprenderemos a tratar las relaciones entre las tablas,
que es la forma de organizar la informacin y optimizar las bases de datos.
Una de las principales caractersticas de Access es la de ser un gestor de
bases de datos relacionales. Una base de datos de tipo relacional, permite
la utilizacin simultnea de datos procedentes de ms de una tabla o
consulta.
Al utilizar las bases de datos relacionales evitamos la duplicidad de datos,
ahorrando memoria y espacio en disco, aumentando la velocidad de
ejecucin y facilitando el trabajo con las tablas de datos.
Por
ejemplo;
En
el
ejercicio
que
ests
haciendo
MI_BASE_DE_DATOS.MDB, en la tabla MI_AGENDA hay un campo que se
llama provincia. Supn que has introducido los datos que se muestran en
la imagen:

En este ejemplo hay dos datos iguales: VALENCIA y adems hay dos datos
que deberan ser iguales pero que aparecen escritos de 2 formas
diferentes: BARCELONA y BCN. Esto puede ser un problema a la hora de
buscar ya que los datos no presentan la coherencia necesaria.

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MS ACCESS BSICO

Para solucionar este problema vamos a crear una nueva tabla que
llamaremos PROVINCIAS y la relacionaremos con la tabla
MI_AGENDA.

En primer lugar abre la base de datos PROVINCIAS.MDB que tienes en

tu carpeta: material de trabajo, copia la tabla PROVINCIAS.
Abre tu base de datosMI_BASE_DE_DATOS.MDB y pega la tabla que
has copiado anteriormente.

Una vez incluida la nueva tabla en tu base de datos, tendras que actualizar
el valor del campo provincia que estaba mal (en el ejemplo de la imagen:
BCN se cambiara por BARCELONA). Comprueba que los datos que has
escrito estn bien, para ser coherentes con la tabla provincia los datos de la
esa tabla deberan ser escritos en maysculas y sin acentos.

45

MS ACCESS BSICO

A partir de ahora, en la tabla MI_AGENDA, el dato de la provincia

provendr del campo correspondiente de la tabla PROVINCIAS. Adems
esto va a permitir conocer automticamente la Comunidad autnoma y el
cdigo postal de la provincia a la que pertenece cada persona: Para que sea
as, las tablas deben estar relacionadas.

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MS ACCESS BSICO

Para crear esta relacin hay que apretar el botn Relaciones o la opcin del
men Herramientas que se indica en la imagen:

47

MS ACCESS BSICO
En la ventana que aparece se establecen las relaciones entre tablas. Para
recurrir al listado de tablas hay que pulsar el botn Mostrar tabla

Luego elige la tabla MI_AGENDA y pulsa el

botn Agregar.
Aparecer la tabla
seleccionada con sus campos.

Repite el proceso con la tabla PROVINCIAS

y cierra la ventana Mostrar tabla.

Ahora vamos a crear la relacin entre los campos de las tablas. Para ello
pulsa sobre el campo nombr_pro de la tabla PROVINCIAS y arrstralo
hasta el campo provincia de la tabla MI_AGENDA (previamente tendrs
que ampliar el espacio de la tabla MI_AGENDA para tener el campo
provincia visible).

Cuando sueltes el botn del ratn,

aparecer la ventana para confirmar la
relacin:

Pulsa el botn Crear y la relacin ya

est establecida.

48

MS ACCESS BSICO

Cuando se crean relaciones entre tablas de una misma base de datos, en

realidad se estn creando las normas para definir la estructura de la
informacin.

En el ejemplo que has llevado a cabo has creado una relacin entre el
campo provincia de la tabla MI_AGENDA con el campo nombr_pro de la
tabla PROVINCIAS. Esto quiere decir que a partir de ese momento, cuando
asignes una provincia a un registro de la tabla MI_AGENDA, podrs
disponer automticamente de la informacin completa de su provincia:
nombre de la provincia, nombre de la comunidad autnoma, cdigo postal
de la provincia y podran ser aadidos ms campos en la tabla provincia.

Para editar una relacin puedes hacer doble clic sobre ella con el ratn
Para eliminar una relacin, haz clic sobre ella y luego pulsa la tecla

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MS ACCESS BSICO
PRCTICA: Ahora vamos a crear 2 nuevas relaciones.
Si analizas la base de datos MI_BASE_DE_DATOS.MDB, dispone
actualmente de 4 tablas:
MI_AGENDA: una pequea agenda personal con datos de personas
conocidas, familiares, amigos,...
MIS_COSAS: un inventario de tus libros, tus discos, tus pelculas,...
PRESTAMOS: una "lista negra" con las cosas que has prestado, a
quin y cundo.
PROVINCIAS: una tabla auxiliar con todas las provincias.

Evidentemente, la tabla PRESTAMOS tiene que ver con la tabla

MI_AGENDA y con la tabla MIS_COSAS. De hecho, dispone de 2
campos preparados para establecer las relaciones pertinentes: a_quien y
que_cosa. Vamos a crear estas relaciones:
Pulsa el botn Relaciones y agrega las tablas MIS_COSAS y
PRESTAMOS mediante el botn mostrar tabla
.
Despus pulsa sobre el campo que_cosa y arrstralo hasta el campo
id_cosa de la tabla MIS_COSAS. Pulsa el botn Crear como hiciste en
el punto anterior.
Repite la operacin con el campo a_quien y relacinalo con el campo
id_gente de la tabla MI_AGENDA.

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MS ACCESS BSICO

TIPOS DE RELACIONES

Relacin uno a uno: Es el tipo de relacin que hemos creado

anteriormente. Un registro de una tabla A puede tener solo un
registro coincidente de la tabla B y viceversa.
Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de
diferentes poblaciones y otra con una lista de Alcaldes, una
poblacin slo puede tener un alcalde, y un alcalde lo ser
nicamente de una poblacin.

Relacin uno a varios: Es la ms comn. En este tipo de

relaciones un registro de la tabla principal A puede tener ms de
un registro relacionado en la tabla secundaria B. Y. un registro de
la tabla secundaria B slo puede estar relacionado con un nico
registro de la tabla principal A
Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de
diferentes poblaciones y otra con los habitantes. una
poblacin puede tener ms de un habitante, pero un
habitante estar empadronado en una nica poblacin.
Otro ejemplo: dos tablas, una con los clientes de una tienda y
otra con los pedidos; un cliente puede tener varios pedidos,
pero un pedido no puede ser de varios clientes.

Relacin varios a varios: En este tipo de relacin un registro de una

tabla A puede estar relacionado con varios registros de la tabla
B y viceversa. Este registro solo es posible si se crea una tercera
tabla de unin cuya clave principal constara de dos campos, que
sern los campos de clave principal de las tablas A y B
Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de
clientes y otra con los artculos que se venden en la empresa,
un cliente podr realizar un pedido con varios artculos, y un
artculo si podr ser vendido a ms de un cliente.

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MS ACCESS BSICO
Las 2 relaciones que acabas de crear son de tipo Uno a varios.

Respecto a la relacin de MI_AGENDA con PRSTAMOS que es una

relacin de uno a varios, quiere decir que una misma persona ha podido
tener varias cosas en prstamo.
En la relacin entre PRSTAMOS con MIS_COSAS quiere decir que puedes
prestar una misma cosa varias veces.

Access distingue automticamente el tipo de relacin que puede

establecer entre 2 tablas. La mayora de relaciones son de tipo "uno a
varios".

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MS ACCESS BSICO

LA INTEGRIDAD REFERENCIAL
La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Access para
asegurarse que las relaciones entre registros de tablas relacionadas son
vlidas y que no se borren o cambien datos relacionados de forma
accidental.

Al exigir integridad referencial en una relacin le estamos diciendo a

Access que no nos deje introducir datos en la tabla secundaria si
previamente no se ha introducido el registro relacionado en la tabla
principal.

Por ejemplo: Tenemos una tabla de habitantes y una tabla de

poblaciones, en la tabla Habitantes tengo un campo Poblacin que me
indica en qu poblacin vive el habitante, las dos tablas deberan estar
relacionadas por el campo Poblacin, en esta relacin de tipo uno a varios
la tabla Poblaciones es la tabla principal y la tabla Habitantes la secundaria
(una poblacin tiene varios habitantes). Si marcamos la casilla Integridad
Referencial, no nos dejar asignar a un habitante una poblacin que no
exista en la tabla Poblaciones.

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MS ACCESS BSICO

La integridad referencial dispone de dos acciones asociadas:

Actualizar en cascada los campos relacionados: Hace que

cuando se cambie el valor del campo de la tabla principal,
automticamente cambiarn los valores de sus registros
relacionados en la tabla secundaria.
Por ejemplo: Si cambiamos el nombre de la poblacin
Onteniente por Ontinyent en la tabla Poblaciones,
automticamente en la tabla Habitantes, todos los habitantes de
Onteniente se cambiarn a Ontinyent.

Eliminar en cascada los registros relacionados: Cuando se elimina

un registro de la tabla principal se borrarn tambin los registros
relacionados en la tabla secundaria.
Por ejemplo: Si borramos la poblacin Onteniente en la tabla
Poblaciones, automticamente todos los habitantes de
Onteniente se borrarn de la tabla de Habitantes.

Si no marcamos ninguna de las opciones no nos dejar ni cambiar el

nombre de una poblacin ni eliminar una poblacin si sta tiene
habitantes asignados.

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MS ACCESS BSICO

HOJAS DE DATOS SECUNDARIAS

En una hoja secundaria de datos se pueden ver y modificar datos
relacionados o combinados en una hoja de datos de una tabla, consulta o
formulario, o en un subformulario

Para insertar una hoja secundaria de datos de una tabla en una base de
datos de Access sigue los pasos siguientes:

Abre la tabla MI_AGENDA en la vista Hoja de Datos

En el men Insertar, haz clic en Hoja secundaria de datos.

55

MS ACCESS BSICO
Haz clic en la pestaa Tablas, y elige como Tabla secundaria
PROVINCIAS. Los campos que se deben vincular aparecern en la parte
inferior de la ventana, segn las relaciones que has establecido en la base
de datos en nuestro caso son campos secundarios: nombr_pro. Campos
principales: provincia).

Pulsa el botn Aceptar y ya dispondrs de la Hoja secundaria.

Ahora puedes hacer clic en el smbolo [+] que aparece en cada registro para
acceder al resto de informacin de la tabla vinculada, en este caso el cdigo
postal de la provincia, el cdigo de la comunidad autnoma y el nombre de
la comunidad autnoma.

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MS ACCESS BSICO

PRACTICA: Abre la base de datos MI_BASE_DE_DATOS.MDB .

Introduce los 3 registros que tienes a continuacin en la tabla
"PRESTAMOS":

que_cosa a_quien fecha_prestamo fecha_devolucion devuelto comentarios

07/03/2010

15/05/2010

03/03/2010

10/03/2010

registro de prueba
registro de prueba

20/03/2010

registro de prueba

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MS ACCESS BSICO

2010

MS ACCESS BSICO
4 LAS CONSULTAS

58

MS ACCESS BSICO

LAS CONSULTAS
Las consultas se utilizan para ver, modificar y analizar datos de las tablas
que hemos creado. Tambin pueden servir para crear nuevas
agrupaciones de datos que sean el origen de nuevos formularios o
informes. Existen varios tipos de consultas, que se vern ms adelante, las
ms usuales son las Consultas de Seleccin.

CREAR UNA CONSULTA

Para crear una Consulta de Seleccin, pulsaremos sobre el tipo de Objeto
Consultas de la ventana de la base de datos, resaltado en la siguiente
imagen:

59

MS ACCESS BSICO
Hay 2 opciones para crear la Consulta: usando un asistente o directamente
en Vista Diseo. Los 3 botones de la parte superior: Abrir, Diseo y Nuevo
al igual que en las tablas sirven para abrir una Consulta en Vista Hoja de
datos, para abrirla en Vista Diseo o para crear una nueva consulta. Este
botn es el ms interesante porque ofrece diferentes opciones a la hora
de crear una Nueva consulta:

Elige la opcin Vista diseo. Una vez elegida tendrs

que seleccionar las tablas sobre las que hars tu
consulta:

Elige la tabla MI_AGENDA para hacer una consulta sobre sus datos y pulsa
el botn Agregar. Se podran agregar ms tablas si se deseara realizar una
consulta de datos combinados de diversas tablas, pero es mejor empezar
por una nica tabla. Despus de agregar, cierra la ventana con el botn
Cerrar.
A continuacin, haz doble clic sobre el campo nombre para obtener una
consulta de todos los nombres de esta tabla. Al hacer el doble clic, el
campo se sita en la parte inferior como se muestra en la imagen (1):

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MS ACCESS BSICO

Para pasar de la vista Diseo a la vista Hoja de datos pulsa el botn

sealado con un (2) en la imagen o el men Ver > Vista Hoja de datos.
sta es una primera consulta de los nombres.
Volviendo a la ventana de Vista diseo, en la que se define la Consulta, vas
a incorporar nuevos campos en la consulta, concretamente apellidos y
provincia. Puedes incorporar ms campos a la consulta, haciendo doble
clic sobre ellos.

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MS ACCESS BSICO

La ventana de consulta en Vista diseo, muestra las tablas implicadas en la

parte superior y los campos que se usan en la parte inferior. Hay 5 casillas
para especificar estos campos:
1. Campo: se elige de un desplegable de campos de la tabla que figura en
la siguiente casilla.
2. Tabla: desplegable para elegir una tabla.
3. Orden: ascendente, descendente o sin ordenar. Puedes establecer un
orden en varios campos.
4. Mostrar: si est marcado se mostrar el valor del campo en la consulta.
Si no est marcado, el campo no aparece en el resultado de la consulta,
pero puedes especificar un orden o varios criterios.
5. Criterios: es la nica casilla abierta, en la que puedes escribir diferentes
criterios. Lo ms habitual es buscar un registro que cumpla una condicin,
en ese caso, el criterio es = valor. Por ejemplo, si pones en provincia el
criterio ="VALENCIA" saldrn los registros que cumplan esta condicin.

62

MS ACCESS BSICO
Para establecer distintos criterios en un mismo campo puedes usar las
diferentes filas que hay en la parte inferior de la columna de cada campo:

Si especificas un criterio y pasas a Vista Hoja de datos obtendrs

nicamente los registros que cumplan ese criterio:

63

MS ACCESS BSICO
Como has comprobado, puedes hacer una consulta con los campos que
quieras ver, en el orden que quieras y adems especificar un criterio.
Ahora vas a ver cmo se pueden especificar varios criterios.
Para establecer distintos criterios en un mismo campo puedes usar las
diferentes filas que hay en la parte inferior de la columna de cada campo:

De esta forma, el resultado de la consulta contendr los registros que

cumplan la primera condicin, es decir que la provincia sea VALENCIA o
aquellos que cumplan la segunda, cuya provincia sea BARCELONA.

64

MS ACCESS BSICO
Ahora aade otro campo a la consulta: fecha_nacimiento.
Sobre este campo, vas a consultar qu personas han nacido despus de una
fecha concreta, y adems viven en una de las 2 provincias que has
especificado antes. Para ello, escribe en el criterio del campo
fecha_nacimiento: >01/01/1971 (pon la fecha que quieras, en funcin de
los datos que hayas introducido en la tabla MI_AGENDA).
Automticamente Access encierra a cualquier fecha entre almohadillas,
quedando as el criterio: >#01/01/1971#. Prueba el resultado, pasando a
Vista Hoja de datos.
Si quieres consultar qu personas han nacido entre 2 fechas concretas,
tendrs que escribir un criterio que indique que la fecha_nacimiento sea
mayor (>01/01/1971) que la primera fecha y menor (<01/01/1980) que la
segunda: >#01/01/1971# Y <#01/01/1980#. En el mismo criterio.
En una misma celda de criterio puedes contemplar varias condiciones de
tipo "or" (O) o de tipo "and" (Y).

65

MS ACCESS BSICO

OPERADORES DE CONSULTAS
Los operadores de comparacin se utilizan para comparar dos valores.
Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado
es un valor lgico: VERDADERO o FALSO.

En la siguiente tabla puedes apreciar los operadores de comparacin que

puedes usar en las Consultas de Access:

Operador de comparacin
=(signo igual)
> (signo mayor que)
< (signo menor que)
>= (signo mayor o igual
que)
<= (signo menor o igual
que)
<> (signo distinto de)

Significado
Igual a
Mayor que
Menor que
Igual o mayor
que
Igual o menor
que
Distinto de

Ejemplo(expresin)
A=B
A>B
A
A>=B
A<=B
A<>B

Para hacer ms fciles las bsquedas de textos en nuestras consultas

tenemos los caracteres comodines. Son smbolos (* y ) que se utilizan
como sustitutos de otros caracteres cuando en una expresin se especifica
un valor que se desea buscar y slo se conoce parte del valor o se buscan
valores que empiezan con una cierta letra o que coinciden con un modelo
preestablecido. El ms usado es el carcter (*).

66

MS ACCESS BSICO

La siguiente tabla muestra los diferentes tipos de caracteres comodn y su

uso.:
Carcter

Uso

Ejemplo

Hace coincidir cualquier nmero de

caracteres. Puede ser utilizado como el
qu* = quin, queso y quieto
primero o el ltimo carcter de la cadena de
caracteres.

[]

Hace coincidir cualquier carcter alfabtico

B?l* = bala, bola y billete
individual.
Hace coincidir cualquier carcter individual B[ao]l* = bala y bola pero no
situado entre los corchetes.
billete

Hace coincidir cualquier carcter que no se b[!ao]l* = billete y bulto pero no

encuentre entre los corchetes.
bala

Hace coincidir cualquier carcter de un

intervalo de caracteres. Debe especificar el
b[a-c]d = bad, bbd y bcd
intervalo en orden ascendente (A a Z, no Z a
A).
Hace coincidir cualquier carcter numrico
1#3 = 103, 113 y 123
individual.

Los caracteres comodn estn pensados para ser utilizados con datos de
tipo texto, aunque a veces pueden emplearse con xito con otros tipos de
datos, como los de tipo fecha.
Cuando se utilicen caracteres comodn para buscar un asterisco (*), una
interrogacin de cierre (?), un corchete de apertura ([) o un guin (-), se
deben escribir dichos caracteres entre corchetes. Por ejemplo, para buscar
una interrogacin de cierre, escribe [?] en el cuadro de dilogo Buscar.

67

MS ACCESS BSICO

Campos calculados:
Cuando agregues campos a una Consulta, no slo han de limitarse a los
campos de la tabla o tablas de la que ests diseando la Consulta. Puedes
emplear expresiones para crear campos calculados que dependan de los
campos de la tabla o tablas fuente de la Consulta.

En el ejemplo de la imagen, se ha creado una consulta con un campo

nuevo llamado "nombrecompleto" que junta el nombre, un espacio en
blanco y los apellidos. Fjate que los campos aparecen entre corchetes []:
nombrecompleto: [nombre] & " " & [apellidos]

68

MS ACCESS BSICO
Se pueden crear campos calculados haciendo operaciones matemticas
sobre los campos numricos o de tipo fecha/hora.
Otro ejemplo puede ser el mostrar en la consulta la edad actual de cada
persona que se encuentra incluida en la tabla MI_AGENDA. Para ello hay
que calcular los das que han pasado desde la fecha de nacimiento hasta el
da de hoy y luego dividir entre 365. Esta operacin es muy fcil de realizar
en Access ya que dispone de una funcin que devuelve la fecha actual,
igual que en EXCEL, esta funcin es: ahora()
Edad actual: (Ahora()-[fecha_nacimiento])/365
El resultado es una consulta con 2 campos calculados: el nombre completo
y la edad actual:

Guarda esta consulta con el nombre: Consulta edad.

69

MS ACCESS BSICO

TOTALES
Crea una nueva consulta de los nombres de las Comunidades Autnomas
de la tabla PROVINCIAS. Si te das cuenta los registros de Comunidad
Autnoma se repiten porque la tabla tiene tantos registros como
Provincias.

70

MS ACCESS BSICO

Cuando ests realizando una consulta en Vista Diseo, hay un botn en la

barra de botones que te permite mostrar los TOTALES. Pulsa ese botn (1)
y dispondrs de una fila nueva donde elegir los Totales(2):

La primera opcin es Agrupar por. Si vuelves a pasar a Vista Hoja de

Datos, vers que ya no se repiten las comunidades, porque estn
agrupadas.

71

MS ACCESS BSICO
Tambin puedes usar los totales para calcular una suma, una media, el
valor mximo, el primero, etc...
Por ejemplo, vas a calcular cuntas provincias tiene cada comunidad
autnoma. Para ello aade a tu consulta el campo nombr_pro y en la fila
Totales elige cuenta:

Guarda esta consulta con el nombre

CONSULTA_PROVINCIAS_POR_COMUNIDAD.

72

MS ACCESS BSICO

CONSULTAS DE PARMETROS
Cuando hacemos una consulta repetidas veces, pero cambiando los
criterios en cada ocasin, para no tener que acudir cada vez al diseo de la
consulta y cambiar el criterio, o para no realizar tantas copias de la misma
consulta como criterios diferentes tengas, puedes utilizar Parmetros en
de consulta.
Esto es, conseguir que el parmetro del criterio te lo pida Access antes de
ejecutar la consulta.
Imaginemos que deseamos conocer el nombre y el apellido de nuestros
amigos cambiando cada vez la provincia. El criterio consiste en mostrar los
registros de una cierta ciudad, para ello se ha de conseguir que Access le
pregunte al usuario antes de ejecutar la consulta el dato del criterio. Esto
se consigue colocando la peticin de ese criterio entre corchetes en la
casilla de Criterio de la consulta.

73

MS ACCESS BSICO
Cuando pasas a Vista Hoja de datos y se realiza la consulta, Access te
pedir el parmetro con la pregunta que hayas escrito entre corchetes:

Lo que escribas en esta ventana ser sustituido en el diseo de la consulta

por el valor que est entre corchetes. De esta forma con la misma consulta
podrs generar diferentes grupos de registros dependiendo del parmetro
dado. Prueba a buscar cuantos amigos tienes en Valencia y en Castelln.
Guarda la consulta con el nombre Amigos_por_Ciudades.

74

MS ACCESS BSICO

PRCTICA:
Vas a crear varias consultas sobre MI_BASE_DE_DATOS.MDB:

La primera debe listar el nombre de las pelculas que hayas incluido

en la tabla MIS_COSAS. Para ello crea una consulta llamada
MIS_PELICULAS que muestre slo el campo nombre y cuyo criterio
de comparacin sea que el campo tipo sea DVD o Blu-ray.

La segunda se llamara Provincia_por_Codigo. Y ser una consulta

sobre la tabla PROVINCIAS que tendr un parmetro para
introducir el cdigo de provincia y te mostrar el nombre de la
provincia.

Una tercera en la cual al introducir la provincia me d el nombre,

apellidos y telfonos de todos mis contactos de la agenda de dicha
poblacin. Adems, deberemos hacer que nombre y apellidos
aparezcan como un mismo valor, es decir, usando campos
calculados. Dicha consulta ser guardada con el nombre
Telefonos_por_Provincia

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2010

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5 LOS FORMULARIOS

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LOS FORMULARIOS
Hasta ahora hemos estudiado el funcionamiento de ACCESS, el anlisis de
los datos y la creacin de tablas y consultas. El siguiente apartado son los
formularios. Los formularios se utilizan para crear pginas de entrada y
salida de datos. Son objetos que nos van a ayudar en la gestin de los
datos almacenados en las tablas, facilitndonos el visualizar, introducir y
modificar los datos de nuestras bases. Podemos decir que la principal
caracterstica de los formularios es proporcionar al usuario una visin con
un formato distinto de los datos a la representada en las tablas.

Podemos destacar sobre los formularios:

Presentan la informacin contenida en las tablas y consultas en un

formato ms atractivo para los usuarios. Dndonos la posibilidad de
elegir distintas fuentes, colores, fondos, insercin de imgenes

Pueden ofrecer una apariencia similar a la de un formulario en

formato papel.

Podemos calcular totales.

Automatiza las tareas que realizamos habitualmente en nuestras

bases de datos.

Permite crear grficos basados en los datos de varias tablas y

consultas.

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CREAR UN FORMULARIO
En primer lugar debes pulsar el botn Formularios de la columna
OBJETOS. Al igual que las tablas y las consultas, tienes disponibles las
opciones de: Crear en vista Diseo y Crear utilizando el asistente. Adems
tienes los botones de Abrir, Diseo y Nuevo, con igual funcionamiento
que en Tablas y Consultas.

El botn ms interesante para empezar es el de Nuevo, que abre una

ventana con las diferentes posibilidades para Crear un nuevo formulario:

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La segunda posibilidad, Asistente para formularios, es la opcin Crear un

formulario utilizando el asistente. Vamos a probar esta opcin.

Elige esta opcin y sigue los pasos del Asistente:

Elige la tabla: MI_AGENDA y aade todos los campos de esta tabla, a
excepcin de id_gente. Cuando estn todos los campos haz clic en
siguiente.

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Access nos permitir elegir la distribucin de nuestro formulario en
columnas, tabular, hoja de datos (tipo EXCEL) o justificado. A la pregunta
de qu distribucin desea aplicar al formulario, elige: Justificado.
Tambin nos dar la opcin de elegir entre varios formatos
predeterminados. A la pregunta de qu estilo desea aplicar al formulario,
puedes elegir el que ms te guste.
Por ltimo, el ttulo que le vas a dar a este Formulario puede ser
FORMULARIO_MI_AGENDA. Ya puedes pulsar el botn Finalizar. El
resultado debe ser similar al mostrado en la siguiente imagen:

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Como en las Tablas y las Consultas, los Formularios son objetos de Access
que puedes manejar con el portapapeles (copiar, cortar, pegar) o
modificar.
Para ello, el formulario ha de estar cerrado. Selecciona el objeto que
desees en este caso FORMULARIO_MI_AGENDA (asegurndote de que
est cerrado, ya que si est abierto no se puede modificar) y abre el men
Edicin:

En este men puedes Copiar este objeto, concretamente el formulario,

para luego Pegar en otra Base de Datos.
Tambin puedes eliminar el Formulario, desde este men o pulsando la
tecla
. Al borrar un formulario o una consulta no se borran los datos de
las tablas.

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Por ltimo, puedes cambiar el nombre de un objeto de Access (tabla,
consulta, formulario, informe, etc...) sin que afecte a las relaciones entre
ellos. El cambio de nombre afecta a todas las referencias que se hagan de
ese objeto. Como en muchos de los programas para Windows, la tecla
te permite cambiar el nombre del objeto.

Tambin puedes crear accesos directos a objetos que utilices muchas

veces. Por ejemplo, si tienes que realizar muchas veces una consulta
puedes crearte un acceso directo en el escritorio. Los accesos directos
tienen extensin .MAQ.

Comprubalo creando un acceso directo a la consulta amigos por

ciudades

Recuerda que todas estas opciones tambin estn

disponibles con el men contextual que se
obtiene con el botn derecho del ratn.

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vistas de un formulario
Hay 3 formas de trabajar con un formulario:

Vista diseo
Vista Formulario
Vista Hoja de datos

Para cambiar entre estas 3 vistas, usa el primer botn de la barra de

herramientas o el men Ver:

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Vista hoja de datos: Es similar a la Vista Hoja de datos de tablas y
consultas. Se ven todos los registros y el registro actual en el que tienes el
cursor est sealado con una flecha a la izquierda. El ltimo registro est
en blanco porque es el espacio para introducir uno nuevo. En la parte
inferior, la barra de movimiento entre registros, te ofrece los siguientes
botones: ir al primer registro, al anterior, escribir directamente el nmero
de registro al que quieres ir, al siguiente, al ltimo y a uno nuevo.

Vista Formulario: es la ms utilizada porque usa el diseo que hayas

creado para trabajar con los datos. Slo muestra los datos de un slo
registro, y puedes consultar la informacin de tu informe o aadir nuevos
registros.

Como hemos dicho solo vemos la informacin de un nico registro, para

avanzar o retroceder de registro tienes los botones remarcados en rojo en
la imagen superior. El icono con el * nos servir para introducir nuevos
registros, los cuales se almacenaran en nuestra base de datos.

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PRCTICA: Prueba a introducir 2 nuevos registros en el

FORMULARIO_MI_AGENDA. Una vez introducidos abre la Tabla
MI_AGENDA y comprueba como efectivamente dichos registros han sido
almacenados.

Vista Diseo: es la que permite hacer cambios en el diseo del Formulario.

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ELEMENTOS DE UN FORMULARIO
Vamos a crear un formulario nuevo. Si creas un nuevo formulario en Vista
diseo partirs de un formulario en blanco en el que ir colocando campos
y controles:

Para disponer de todos los elementos de diseo de un formulario tienes

que abrir el men Ver y marcar Encabezado o pie de formulario y
Encabezado o pie de pgina.

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Encabezado o pie de pgina: todo el contenido que quieras incluir en este
espacio aparecer en la parte superior e inferior de cada pgina impresa;
no aparecer en la vista Formulario.
Encabezado o pie de formulario: todo el contenido que quieras incluir en
este espacio aparecer en la parte superior e inferior de un formulario en
la vista Formulario y al principio y al final de un formulario impreso.

Tambin puede resultar interesante activar o desactivar:

Regla: se dispone de una regla horizontal y otra vertical para poder

situar con precisin los objetos en el diseo del formulario.

Cuadrcula: son las lneas horizontales y verticales que hay dentro

del diseo del formulario. Slo se muestran en Vista diseo y sirven
para alinear correctamente los objetos dentro de la ventana del
formulario.

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Otra opcin interesante de la cuadrcula es que puedes forzar que los

objetos se adapten a ella o no. Para especificar esta propiedad, despliega
el men Formato y marca o desmarca Ajustar a cuadrcula.
Si despliegas el men Ver y eliges Propiedades podrs cambiar el tamao
de los cuadros de la cuadrcula, en los campos que pone: Lnea x y Lnea y.

Cuadro de herramientas: este cuadro suele ir flotante, aunque lo

puedes ubicar junto al resto de las herramientas de la barra
superior. Contiene las herramientas para incluir objetos en el
formulario.

Dentro del cuadro de herramientas se encuentran LOS CONTROLES.

Los controles son los objetos que aparecen en la barra de
herramientas de un formulario que muestran datos, realizan
acciones o se utilizan como elementos decorativos. Toda la
informacin de un formulario est contenida en los controles.
Por ejemplo, se puede utilizar un cuadro de texto (que es un
control tpico) en un formulario, para mostrar datos. Otro
ejemplo puede ser un botn de comando (otro control tpico)
en un formulario para abrir otro formulario o informe.

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En Access se incluyen los siguientes tipos

de controles, a los cuales se puede tener
acceso a travs del cuadro de
herramientas en la vista Diseo del
formulario:

Para crear un control en el formulario, tienes que hacer clic en el botn

correspondiente del cuadro de herramientas y cuando en el puntero del
ratn aparece el icono del control seleccionado, debes pulsar el botn del
ratn en el lugar que desees que aparezca el control en la cuadrcula de
diseo, y sin soltarlo, arrastrar hasta conseguir el tamao adecuado.
Para deshacerte o soltar el icono que acompaa al puntero del ratn,
debes hacer clic en el mismo botn de la caja de herramientas, que ahora
aparece presionado.

Si el botn Asistentes para controles

est pulsado, cada vez que agregues un control entrar en funcionamiento
(siempre que este instalado) el asistente correspondiente al botn
elegido. Para activarlo o desactivarlo pulsa sobre l.

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Aadir campos a un formulario:

A partir de un formulario se pueden aadir nuevos campos, pulsando el
botn Lista de campos:

Vamos a volver al formulario

anterior
FORMULARIO_MI_AGENDA.
Cambia a la vista DISEO. Pulsa
el botn lista de campos:
Una vez se muestre la lista de
campos, se pueden arrastrar al
espacio del diseo del formulario.

Si se trata de un nuevo formulario, puedes asociarlo a una tabla o

consulta, desplegando el men Ver y eligiendo Propiedades. En la pestaa
Datos hay un valor que es el Origen del registro:

De este origen saldrn los campos que puedas incluir en el formulario a

partir de la Lista de campos.

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PRCTICA:
A partir de la consulta MIS_PELICULAS vas a crear un Formulario
usando
el
asistente.
El
formulario
se
llamar
FORMULARIO_MIS_PELICULAS.

Puedes hacer modificaciones sobre el diseo del formulario, aadiendo

algn objeto o cambiando el formato de los campos.

En el pie del formulario inserta una etiqueta en la cual contenga el texto:

Formulario creado por: (tu nombre).

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PRACTICA:
Crea un nuevo formulario esta vez en vista diseo a partir de tu tabla
MIS_COSAS. Gurdalo con el nombre FORMULARIO_MIS_COSAS.
Este formulario debe mostrar todos los campos de tus cosas.
Recuerda que debers cambiar desde el men ver propiedades
Origen de registro MIS_COSAS y agregaremos todos los campos.
Prueba a cambiar el formato de todos los campos y datos. Recuerda que
puedes seleccionar un campo o el rea para el dato y con maysculas
pulsado seleccionar los dems para cambiar el formato de todos los
campos a la vez.
Con el formato cambiado. tambin puedes probar a agregar la imagen
teclado_access.jpg de tu carpeta MATERIAL DE TRABAJO como
imagen de fondo (1 Men Insertar imagen / 2 Men Formato
enviar al fondo).

Cuando tengas tu formulario crea un acceso directo (botn derecho) al

mismo en el escritorio. Prueba el acceso directo e introduce 3 nuevos
registros.

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2010

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6 LOS INFORMES

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LOS INFORMES
Los informes son una herramienta de Access para elaborar informacin,
sobre los datos que deseemos, preparada para ser impresa. A partir de
una base de datos existente podremos extraer informacin y una de las
mejores formas es creando informes sobre todo cuando queramos
obtenerla en formato papel.

Los Informes son similares a las Formularios, pero

estn pensados para ser impresos, mientras que
los formularios estn ideados para trabajar en
pantalla.

CREAR UN INFORME CON EL ASISTENTE

En primer lugar debes pulsar el botn Informes de la columna OBJETOS. Al
igual que en las tablas, las consultas y los formularios tienes disponibles
las opciones de:

Crear en vista Diseo

Crear utilizando el asistente.

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Adems tienes los botones de Vista previa, Diseo y Nuevo. Que
funcionan igual que el resto de los objetos comentados anteriormente.

El botn ms interesante para empezar es el de Nuevo, botn que ya

conoces de los anteriores objetos, que abre una ventana con las
diferentes posibilidades para Crear un nuevo informe:

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La segunda posibilidad, Asistente para informes, es igual que pulsar la

opcin Crear un informe utilizando el asistente. Elige esta opcin y sigue
los pasos del Asistente para realizar la siguiente prctica:

En la pregunta Qu campos desea incluir en el informe? Elige la tabla:

MIS_COSAS y aade todos los campos de esta tabla, a excepcin de
id_cosa. Clic en siguiente.

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A la pregunta de si deseas agregar algn nivel de agrupamiento, puedes
elegir agrupar por tipo. Clic en siguiente.

El siguiente paso del asistente es para establecer el orden en que

aparecern los datos en el informe. Puedes ordenar por varios campos en
orden creciente (ascendente) o decreciente (descendente). En este ejemplo
lo ms interesante es ordenar por nombre (dentro de la agrupacin por
tipo, que se ha determinado en el paso anterior) y en orden A a Z. Para
cambiar el orden hay que pulsar sobre el botn a la derecha del campo
que determina el orden.

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Ahora tendrs que elegir entre diferentes distribuciones (columnas, tabular
o justificado) y la orientacin de la pgina que puede ser en vertical u
horizontal (apaisada) en funcin del nmero y del tamao de los campos.
Para nuestro ejemplo vamos a elegir JUSTIFICADO.

A continuacin hay que elegir el diseo predefinido que tendr el informe.

Este diseo podr ser modificado igual que modificaste los formularios.
Ten en cuenta que estas preparando un informe para imprimir en papel, no
para verlo en pantalla por lo que se aconseja que sea un diseo limpio y
poco recargado.

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MS ACCESS BSICO

Por ltimo has de elegir el nombre que le vas a dar a este Informe en este
ejemplo puede ser INFORME_MIS_COSAS.
Ya puedes pulsar el botn Finalizar. El resultado debe ser similar al
mostrado en la siguiente imagen:

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MS ACCESS BSICO
Otras formas de crear los informes son:

Vista diseo: Es la forma idnea para que personalices totalmente

tu informe. Funciona de la misma forma que la vista diseo de los
formularios. Tienes que ir cogiendo los campos de la Lista de
campos y colocndolos en el informe.

Asistente para informe: Crea un informe basado en una tabla o

consulta de manera sencilla, siguiendo las indicaciones de un
asistente, segn has hecho en la pgina anterior.

Autoinforme columnas: Crea un informe de forma rpida, los

campos se ven a modo de columnas.

Autoinforme tabular: Crea un informe de forma rpida, los campos

se ven a modo de filas.

Asistente para grficos: Genera un informa grfico de los datos

especificados en una tabla o consulta.

Asistente para etiquetas: Con ayuda de un asistente, crea un

informe de etiquetas. Es la herramienta bsica para generar
etiquetas en Access.

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MS ACCESS BSICO

VISTAS DE UN INFORME
Los informes se pueden visualizar en 3 modos:

Vista Diseo: Este modo se asemeja mucho al modo Diseo de la

ventana de formulario. Se utiliza para modificar los controles, las
propiedades y las secciones del Informe.

Vista preliminar: Sirve para hacer una comprobacin de cmo va a

quedar el informe sobre papel antes de enviarlo a imprimir, de esta
forma se retoca antes de imprimir para ahorrar papel.

Vista previa del diseo: Sirve para comprobar las fuentes, su

tamao y el diseo general de un informe usando slo la
informacin de las tablas necesarias para mostrar el aspecto final
del informe. Es muy similar a la Vista preliminar.

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MS ACCESS BSICO

Para pasar de un modo a otro se utiliza el botn Vista sealado con un

crculo en la parte superior de la imagen anterior.

En los modos Vista previa del diseo y Vista Preliminar, utiliza los botones
de seleccin de pginas recuadrados en el extremo inferior izquierdo de la
ventana, para pasar a la siguiente pgina, la anterior, la ltima o la primera.
Para pasar a un nmero de pgina concreto, ste se escribe en el cuadro
existente entre las flechas de anterior y siguiente.

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CREAR UN INFORME EN VISTA DISEO

Vamos a crear un nuevo Informe en Vista diseo desde cero, para ver todos
los pasos que antes se ha encargado el asistente de dar por nosotros. Haz
clic en crear un informe en vista diseo.
A partir del informe vaco, vas a disear un listado de prueba a modo de
agenda telefnica y de e-mails.

Fjate que como en los Formularios, hay 3 secciones que son: Encabezado
de pgina, Detalle y Pie de pgina.

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En primer lugar debes especificar cul es el origen de los datos de este
informe. Para este ejemplo el origen es la tabla MI_AGENDA. Si
necesitaras campos de varias tablas, tendras que hacer una consulta previa
que recopilara todos los campos.
Para especificar el origen de datos, primero debes seleccionar el informe
completo: puedes hacerlo en el desplegable de elementos del informe (1):

A continuacin pulsa el botn Propiedades (2) o en el men Ver >

Propiedades o haciendo clic en la interseccin de las reglas horizontal y
vertical (2).

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MS ACCESS BSICO
En la ventana de Propiedades del informe, pulsa en la pestaa Datos y elige
como Origen de datos la tabla MI_AGENDA.

Para empezar a incorporar controles a tu informe asegrate de tener a mano

la Lista de campos y el Cuadro de herramientas. Si nos los tienes pulsa
los botones correspondientes para abrirlos:

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En la cabecera incorpora una etiqueta pulsando el botn correspondiente
del cuadro de herramientas
. En la etiqueta puede poner Listado de
prueba. Cambia la fuente, el tamao, el color. Cambia tambin el color de
fondo de la cabecera.

Ahora ajusta la altura del encabezado, situando el ratn sobre la lnea de

separacin del encabezado y el detalle y arrastrando sin soltar.

Ya puedes pasar al detalle. Incluye los campos: nombre, apellidos, telfono

y e-mail, arrastrando desde la lista de campos hasta la posicin adecuada.
Al arrastrar un campo, se le asocia una etiqueta. Pulsa sobre ella y
suprmela, dejando nicamente el valor de los campos. Ajusta tambin la
altura de la seccin Detalle.

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Haz alguna pequea modificacin en el formato de tu informe (sin olvidar

que se supone que estas preparndolo para imprimir).

Ya
puedes
guardar
tu
informe
con
el
nombre
INFORME_TELEFONOS_MAILS y pasar a ver el resultado en Vista
Preliminar que debe ser similar al que tienes a continuacin.

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AGRUPANDO DATOS:
Una de las opciones ms interesantes de los Informes es la facilidad que
ofrecen para ordenar y agrupar los datos segn ciertos campos de
referencia.

Para ver un ejemplo sencillo abre el Informe INFORME_TELEFONOS

MAILS creado en la prctica anterior y pulsa el botn Ordenar y
Agrupar que se encuentra sealado en la siguiente imagen:

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Elige como campo para agrupar el de provincia, en orden ascendente y en

las propiedades del grupo indica que s quieres encabezado del grupo, tal
y como se indica en la imagen.

Cada una de las propiedades viene con una descripcin a su derecha que
aparece al pulsar sobre la propiedad. Al cerrar esta ventana vers que
dispones de un encabezado de provincia debajo del encabezado de
pgina.

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MS ACCESS BSICO

Ahora aade el campo provincia a este encabezado, eliminando su etiqueta

y cambiando el tamao de su fuente para que sea mayor que los textos de la
seccin detalle. Pon una lnea debajo, con el control correspondiente del
cuadro de herramientas, y cambia sus propiedades de grosor para que tenga
3 puntos (Con la lnea seleccionada Botn derecho Men Contextual
Propiedades Ancho de los bordes 3 pt). Finalmente ajusta la altura de
esta nueva seccin de encabezado de provincia.

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Al pasar a Vista preliminar debe quedar algo similar a esto:

Guarda este nuevo informe (Archivo guardar como) con el nombre

INFORME_TELEFONOS_MAILS_POR_PROVINCIAS.
Presta atencin de NO guardar los cambios encima de la consulta anterior.

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IMPRIMIR INFORMES
Los informes se crean fundamentalmente para ser impresos, por lo que ha
llegado la hora de imprimir un ejemplo para reflexionar acerca del mejor
mtodo para hacerlo.

El primer paso debe ser consultar la

Vista preliminar y comprobar que la
informacin que se muestra es la que
quieres, y que se adapta bien a la hoja,
teniendo los campos bien colocados.

A continuacin, lo mejor es usar la

opcin del men Archivo > Imprimir.

De esta manera puedes controlar la impresora por la que se va a imprimir

(en el caso en que trabajes en red con varias impresoras), configurando las
caractersticas de la impresora en el botn Propiedades. Tambin puedes
delimitar el intervalo de impresin y especificar cuntas copias quieres.

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MS ACCESS BSICO
PRCTICA:
Vamos a crear un informe en el cual podamos ver de nuestros prstamos
los registros que no nos han devuelto. Este Informe lo haremos a partir de
una consulta:

Crea una Nueva Consulta en Vista Diseo. (OJO. Consulta, NO Informe).

Aade los campos nombre y apellidos de la tabla MI_AGENDA.
Aade el campo nombre de la tabla MIS_COSAS.
Aade los campos fecha_prestamo y devuelto de la tabla PRESTAMOS.

La condicin es que valor del campo devuelto sea = No.

Pero el campo devuelto no se debe mostrar en la consulta.

Guarda la consulta con el nombre:

CONSULTA_COSAS_POR_DEVOLVER.

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A partir de la consulta POR_DEVOLVER, como ltima prctica, vas a

crear un Informe sin usar el asistente. El informe se llamar:
INFORME_COSAS_POR_DEVOLVER.

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