Manual de Procesos y Procedimientos

Cdigo: 18-MN-02
MANUAL DE PROCESOS Y Versin: 01 Pgina: 1

PROCEDIMIENTOS
Vigente desde: 16-12-2014
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
2014
Cdigo: 18-MN-02

PROCEDIMIENTOS
CONTROL DE ACTUALIZACIONES
Fecha Modificacin
Versin
Motivo de la Modificacin
01
Actualizacin del Manual de

Procesos y Procedimientos, de
acuerdo con el Mapa de
Procesos actualizado en 2014
y
adoptado
mediante
Resolucin 286 de 2014.
DD
MM
AAAA
16
12
2014
Responsable
Solicitud Cambio
Equipo de trabajo
Oficina Asesora de
Planeacin
CONTROL DISTRIBUCIN COPIAS

El procedimiento aprobado, puede ser consultado en la red interna, con las claves de
acceso correspondientes, los documentos impresos sern tenidos como copias no
controladas.
Elabor
Revis
Aprob Metodolgicamente
Equipo de Trabajo
Oficina Asesora de
Planeacin
Alexandra Rodrguez Del

Gallego
Viceveedora Distrital
Catalina Nagy Patio

Representante de la Direccin
Cdigo: 18-MN-02

PROCEDIMIENTOS
CONTENIDO
CONTENIDO ........................................................................................................................... 3
1. PROPSITO .................................................................................................................... 4
2. ALCANCE......................................................................................................................... 4
3. BASE LEGAL ................................................................................................................... 4
4. DEFINICIONES ................................................................................................................ 5
4.1
Principios de Gestin de la Calidad para la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y Otras
Entidades Prestadoras de Servicios ........................................................................................ 8
5. MISIN ............................................................................................................................. 9
6. VISIN ............................................................................................................................. 9
7. OBJETIVOS INSTITUCIONALES ..................................................................................... 9
8. OBJETIVOS ESTRATGICOS ......................................................................................... 9
9. POLTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN .................................................... 9
10.
MAPA DE PROCESOS ............................................................................................... 11
11.
POLTICAS DE OPERACIN GENERALES ............................................................... 12
12.
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ESTRATGICOS ............................................... 14
12.1
DIRECCIONAMIENTO Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL ............................... 14
12.2
COMUNICACIN INSTITUCIONAL ........................................................................ 14
12.3
ATENCIN A LA CIUDADANA Y GRUPOS DE INTERS ..................................... 15
13.
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS MISIONALES ..................................................... 15
13.1
FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DISTRITAL ....... 16
13.2
EVALUACIN DE LA GESTIN DISTRITAL Y SUS RESULTADOS ...................... 16
13.3
GESTIN PARA LA PROMOCIN DEL CONTROL SOCIAL ................................. 18
13.4
GESTIN E INVESTIGACIN DE QUEJAS Y RECLAMOS EN EL DISTRITO
CAPITAL................................................................................................................................ 19
13.5
FORTALECIMIENTO DE LA GESTIN CONTRACTUAL EN EL DISTRITO CAPITAL
20
14.
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE APOYO ........................................................ 22
14.1
ADMINISTRACIN DEL TALENTO HUMANO ........................................................ 22
14.2
GESTIN FINANCIERA .......................................................................................... 24
14.3
GESTIN JURDICA ............................................................................................... 24
14.4
GESTIN DOCUMENTAL....................................................................................... 25
14.5
GESTIN PARA LA ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS ............................. 26
14.6
ADMINISTRACIN DE BIENES, SERVICIOS E INFRAESTRUCTURA .................. 26
14.7
CONTROL INTERNO, EVALUACIN Y SEGUIMIENTO ........... Error! Marcador no
definido.
15.
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE SEGUIMIENTO, EVALUACIN Y CONTROL
28
15.1
CONTROL INTERNO, EVALUACIN Y SEGUIMIENTO ........................................ 28
15.2
MEJORAMIENTO CONTNUO ................................................................................ 28
15.3
CONTROL DISCIPLINARIO .................................................................................... 29
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PROCEDIMIENTOS
1.
PROPSITO
El Manual de Procesos y procedimientos de la Veedura Distrital tiene como objetivo principal

identificar y consolidar la documentacin relativa a los procesos estratgicos, misionales, de
apoyo y de seguimiento, control y evaluacin que conforman el Modelo de Operacin por
Procesos de la Entidad, como son las caracterizaciones de procesos, los procedimientos y los
dems documentos relacionados con el Sistema integrado de Gestin, facilitando la consulta
y control del SIG.
2.
ALCANCE
El Manual de Procesos y procedimientos est compuesto por la base legal del Sistema
Integrado de Gestin, Misin, Visin, Poltica de Calidad y termina con la sntesis de los
productos institucionales, y va dirigido a todos los funcionarios y contratistas de la Veedura
Distrital.
3.
BASE LEGAL
Acuerdo del Concejo de Bogot N 122 de 2004, adopta para Bogot D.C. el Sistema de
Gestin de la Calidad creado por la Ley 872 de 2003.
Decreto Nacional 4110 de 2004, en su artculo 1, adopta la Norma Tcnica de Calidad en la
Gestin Pblica NTCGP 1000:2004.
Decreto Distrital 387 de 2004, reglamenta el Acuerdo 122 de 2004 y en su parte considerativa
puntualiza lo ordenado por la Ley 872 de 2003 sobre la complementariedad de los Sistemas
de Gestin de Calidad, Control Interno y Desarrollo Administrativo.
Decreto Nacional 3622 de 2005 adopta las polticas de Desarrollo Administrativo y reglamenta
el Captulo IV de la Ley 489 de 1998, en lo referente a dicho sistema.
Decreto 1599 de 2005 adopta el Modelo Estndar de Control Interno -MECI para el Estado
Colombiano.
Decreto 1599 de 2005 defini en su anexo tcnico el Sistema de Control Interno para las
entidades regidas por la ley 87 de 1993, en el que precisa que ste es complementario de los
Sistemas de Gestin de la Calidad y de Desarrollo Administrativo.
Circular No. 003 del 27 de septiembre de 2005, imparte lineamientos generales para la
implementacin del Modelo Estndar de Control Interno, resaltando la existencia de
complementariedad, similitud y correspondencia entre los Sistemas de Gestin de Calidad y
del Modelo Estndar de Control Interno.
Decreto 514 del 2006 se establece que toda entidad pblica a nivel Distrital debe tener un
Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de
Informacin Administrativa del Sector Pblico.
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PROCEDIMIENTOS
Circulares Conjuntas Nos. 018 de 2006 y 046 de 2007 de la Veedura Distrital y de la
Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, se establecieron lineamientos para la
implementacin y aplicacin de dichos Sistemas y de los indicadores que permitan medir la
eficiencia y efectividad de las entidades, como mecanismo para facilitar la evaluacin por
parte de la alta direccin, de la ciudadana y de los organismos de control.
Decreto 456 de 2008 Por el cual se reforma el Plan de Gestin Ambiental del Distrito Capital
y se dictan otras disposiciones en su artculo 13 literal b, establece que los Planes
Institucionales de Gestin Ambiental PIGA, deben Presentar, asignar internamente y
programar las actividades ambientales de la entidad, para los objetivos y estrategias
ambientales priorizados en el Plan de Accin Cuatrienal Ambiental para cada entidad, segn
sus funciones y competencias, y con sus respectivos presupuestos.
Decreto 4485 del 2009 se adopt la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP
1000:2009.
Decreto Distrital 176 de 2010, la Administracin Distrital defini los lineamientos para la
conformacin articulada de un Sistema Integrado de Gestin en las entidades del Distrito
Capital.
Decreto Distrital 651 de 2011, se establecen los requisitos para la implementacin del
Sistema Integrado de Gestin Distrital y se crea la Comisin Intersectorial del Sistema
Integrado de Gestin Distrital como la instancia de coordinacin encargada de la articulacin,
implementacin y seguimiento de las polticas, estrategias, planes y programas que se
formulen en la materia.
Decreto Distrital 652 de 2011 adopt la Norma Tcnica Distrital del Sistema Integrado de
Gestin para las Entidades y Organismos Distritales -NTD-SIG 001:2011, que especifica los
requisitos para estructurar un Sistema Integrado de Gestin aplicable a las entidades y
organismos distritales, como herramienta de gestin que permite dirigir y evaluar el
desempeo institucional en trminos de los sistemas de Gestin de la Calidad (SGC), Control
Interno (SCI), Gestin Documental y Archivo (SIGA), Gestin de Seguridad de la Informacin
(SGSI), de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO), Responsabilidad Social (SRS) y la
Gestin Ambiental (SGA).
Resolucin 85 de 2012 estableci el Sistema Integrado de Gestin SIG, bajo los
lineamientos de la GP1000:2009 y la Norma Tcnica Distrital del Sistema Integrado de
Gestin para las Entidades y Organismos Distritales.
Resolucin 283 de 2015, por medio de la cual se modifica parcialmente la Resolucin 129 de
2012, por la cual se establecen y se adoptan, el propsito, la misin, la visin, los objetivos y
las polticas institucionales de la Veedura Distrital y se ordena su divulgacin, socializacin y
sensibilizacin.
Resolucin 286 de 2014, por medio de la cual se actualiza el mapa de procesos del Modelo
de Operacin por Procesos del sistema Integrado de Gestin MECI-CALIDAD de la Veedura
Distrital, adoptado mediante la Resolucin 114 de 2008.
4.
DEFINICIONES
Accin correctiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una
no conformidad detectada u otra situacin no deseable.
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PROCEDIMIENTOS
Accin preventiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una
no conformidad potencial u otra situacin potencial no deseable.
Alta direccin. Persona o grupo de personas, del mximo nivel jerrquico que dirigen
y controlan una entidad.
Ambiente de trabajo. Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo.
Las condiciones pueden incluir los factores fsicos, sociales, y ambientales (tales como
la temperatura, instalaciones para el personal, ergonoma y composicin atmosfrica).
Auditora interna. Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener
evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad
del Sistema de Gestin de la Calidad con los requisitos establecidos y que se ha
implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva.
Calidad. Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los
requisitos.
Capacidad de una entidad. Aptitud de una entidad, sistema o proceso para realizar
un producto o prestar un servicio que cumple los requisitos para ese producto o
servicio.
Cliente. Organizacin, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.
Concesin. Autorizacin para utilizar o liberar un producto y/o servicio que no es
conforme con los requisitos especificados.
Conformidad. Cumplimiento de un requisito.
Control de la calidad. Parte de la gestin de la calidad orientada a la verificacin y al
cumplimiento de los requisitos de la calidad.
Correccin. Accin tomada para eliminar una no conformidad detectada.
correccin puede realizarse junto con una accin correctiva.
Una
Efectividad. Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados

planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. La medicin
de la efectividad se denomina en la Ley 872 de 2003 como una medicin del impacto.
Eficacia. Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los
resultados planificados. La medicin de la eficacia se denomina en la Ley 872 de
2003 como una medicin de resultado.
Eficiencia. Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
Enfoque basado en procesos. Gestin sistemtica de la interaccin e interrelacin
entre los procesos empleados por las entidades para lograr un resultado deseado.
Mejora continua. Accin permanente realizada, con el fin de aumentar la capacidad
para cumplir los requisitos y optimizar el desempeo.
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PROCEDIMIENTOS
No conformidad. Incumplimiento de un requisito.
Procedimiento. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es
recomendable que los procedimientos definan, como mnimo: quin hace qu, dnde,
cundo, por qu y cmo.
Proceso. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan para
generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Los
elementos de entrada para un proceso son, generalmente, salidas de otros procesos.
Cada entidad define los tipos de procesos con los que cuenta, tpicamente pueden
existir, segn sea aplicable, los siguientes:
-
Procesos estratgicos: incluyen procesos relativos al establecimiento de polticas

y estrategias, fijacin de objetivos, provisin de comunicacin, aseguramiento de
la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la direccin.
Procesos misionales (o de realizacin del producto o de la prestacin del

servicio): incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por
la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razn de ser.
Procesos de apoyo: incluyen todos aquellos procesos para la provisin de los

recursos que son necesarios en los procesos estratgicos, misionales y de
medicin, anlisis y mejora.
Procesos de evaluacin: incluyen aquellos procesos necesarios para medir y

recopilar datos destinados a realizar el anlisis del desempeo y la mejora de la
eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medicin, seguimiento y auditora
interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los
procesos estratgicos, de apoyo y los misionales.
Producto y/o servicio. Resultado de un proceso o un conjunto de procesos. El

trmino "producto y/o servicio" se aplica nicamente a: a) el producto y/o servicio
destinado a un cliente o solicitado por l, y b) cualquier resultado previsto de los
procesos de realizacin del producto o prestacin del servicio.
Registro. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades ejecutadas.
Requisito. Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria.
Riesgo. Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situacin que pueda afectar el
desarrollo normal de las funciones de la entidad y el logro de sus objetivos.
Satisfaccin del cliente. Percepcin del cliente sobre el grado en que se han
cumplido sus requisitos.
Validacin. Confirmacin mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han
cumplido los requisitos para una utilizacin o aplicacin especfica prevista.
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PROCEDIMIENTOS
4.1 Principios de Gestin de la Calidad para la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y
Otras Entidades Prestadoras de Servicios1
Los principios del Sistema de Gestin de la Calidad se enmarcan, integran, complementan y
desarrollan dentro de los principios constitucionales.
Se han identificado los siguientes principios de gestin de la calidad, que pueden ser
utilizados por la alta direccin, con el fin de conducir a la entidad hacia una mejora en su
desempeo:
a. Enfoque hacia el cliente: la razn de ser de las entidades es prestar un servicio dirigido
a satisfacer a sus clientes; por lo tanto, es fundamental que las entidades comprendan
cules son las necesidades actuales y futuras de los clientes, que cumpla con sus
requisitos y que se esfuercen por exceder sus expectativas.
b. Liderazgo: desarrollar una conciencia hacia la calidad implica que la alta direccin de
cada entidad es capaz de lograr la unidad de propsito dentro de sta, generando y
manteniendo un ambiente interno favorable, en el cual los servidores pblicos y/o
particulares que ejercen funciones pblicas puedan llegar a involucrarse totalmente en
el logro de los objetivos de la entidad.
c. Participacin activa de los servidores pblicos y/o particulares que ejercen funciones
pblicas: es el compromiso de los servidores pblicos y/o de los particulares que
ejercen funciones pblicas, en todos los niveles, el cual permite el logro de los
objetivos de la entidad.
d. Enfoque basado en procesos: en las entidades existe una red de procesos, la cual, al
trabajar articuladamente, permite generar valor. Un resultado deseado se alcanza ms
eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como
un proceso.
e. Enfoque del sistema para la gestin: el hecho de identificar, entender, mantener,
mejorar y, en general, gestionar los procesos y sus interrelaciones como un sistema
contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de sus
objetivos.
f. Mejora continua: siempre es posible implementar maneras ms prcticas y mejores
para entregar los productos o prestar servicios en las entidades. Es fundamental que
la mejora continua del desempeo global de las entidades sea un objetivo permanente
para aumentar su eficacia, eficiencia y efectividad.
g. Enfoque basado en hechos y datos para la toma de decisiones: en todos los niveles de
la entidad las decisiones eficaces, se basan en el anlisis de los datos y la
informacin, y no simplemente en la intuicin.
h. Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios: las
entidades y sus proveedores son interdependientes; una relacin beneficiosa, basada
en el equilibrio contractual aumenta la capacidad de ambos para crear valor.
i. Coordinacin, cooperacin y articulacin: el trabajo en equipo, en y entre entidades es
importante para el desarrollo de relaciones que beneficien a sus clientes y que
permitan emplear de una manera racional los recursos disponibles.
j. Transparencia: la gestin de los procesos se fundamenta en las actuaciones y las
decisiones claras; por tanto, es importante que las entidades garanticen el acceso a la
informacin pertinente de sus procesos para facilitar as el control social.
Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009
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PROCEDIMIENTOS
5.
MISIN
Promover la transparencia y prevenir la corrupcin en la gestin pblica distrital.

6.
VISIN
Ser una Entidad respetada por su capacidad tcnica para fortalecer el control preventivo,
recuperar la confianza en las instituciones e incidir en todos los escenarios de la gestin
pblica.
7.
OBJETIVOS INSTITUCIONALES
Ejercer el control preventivo como conciencia crtica frente a la Administracin, para
fortalecer en tiempo real la capacidad de gestin de las entidades distritales.
Promover que la ciudadana ejerza control social preventivo para valorar, respetar y
defender lo pblico.
Generar un cambio en la cultura ciudadana, para elevar el nivel de conciencia,
respeto, valor y defensa de lo pblico.
Fortalecer la capacidad estratgica y operativa para prestar servicios con oportunidad,
calidad y excelencia.
8.
OBJETIVOS ESTRATGICOS
Los principales objetivos estratgicos o del Sistema Integrado de Gestin con los
compromisos que es necesario conseguir para dar cumplimiento a la misin y visin definidas,
son:
Fortalecer la capacidad institucional para prevenir, identificar y resolver problemas de
corrupcin y para identificar oportunidades de probidad.
Promover el control social para el cuidado de lo pblico y articularlo al control
preventivo.
Promover una cultura ciudadana y de la legalidad para la valoracin, cuidado y
defensa de lo pblico.
Adelantar el fortalecimiento institucional de la Veedura Distrital, para dar respuesta
oportuna a la misin de la Entidad.
9.
POLTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
La Veedura Distrital, como organismo de vigilancia y control que promueve la transparencia y

contribuye a la prevencin de la corrupcin en la gestin pblica distrital, busca la
satisfaccin de necesidades y expectativas de los usuarios y partes interesadas, con el
cumplimiento pleno de los requisitos legales y organizacionales del Sistema Integrado de
Gestin.
Acorde con lo anterior, la Veedura Distrital en el desarrollo de su misin se compromete con:
Cdigo: 18-MN-02

PROCEDIMIENTOS
La identificacin y prevencin de las condiciones y factores que afectan o pueden

afectar la salud y seguridad del personal, para garantizar un ambiente de trabajo
adecuado.
La proteccin, confidencialidad, integridad, disponibilidad y autenticidad de los activos
de informacin.
La administracin y conservacin de los documentos de archivo producidos en el
ejercicio de su gestin, as como la preservacin de la memoria institucional.
La prevencin de la contaminacin y la mitigacin o compensacin de los impactos
ambientales generados con su quehacer misional.
La Veedura Distrital fortalece el desarrollo de su personal y promueve un ambiente de

responsabilidad social y la participacin de los usuarios y partes interesadas, destinando los
recursos necesarios para elevar los niveles de eficacia, eficiencia y efectividad y el
mejoramiento continuo de su Sistema Integrado de Gestin.
Cdigo: 18-MN-02

PROCEDIMIENTOS
10. MAPA DE PROCESOS
ENTIDADES
DISTRITALES
PROCESOS ESTRATGICOS
01. DIRECCIONAMIENTO Y
DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
12. ATENCIN A
CIUDADANIA Y GRUPOS
DE INTERS
02. COMUNICACIN
INSTITUCIONAL
07. GESTIN E
INVESTIGACIN DE
QUEJAS Y RECLAMOS EN
EL DISTRITO CAPITAL
05. GESTIN PARA LA

PROMOCIN DEL
CONTROL SOCIAL
PROCESOS DE APOYO
13. GESTIN
PROCESOS
DE APOYO10. GESTIN FINANCIERA
09. ADMINISTRACIN DEL

TALENTO HUMANO
DOCUMENTAL
16. GESTIN DE
TECNOLOGAS DE
INFORMACIN Y
COMUNICACIONES TIC S
14. GESTIN PARA LA

ADQUISICIN DE BIENES Y
SERVICIOS
15. ADMINISTRACIN DE
BIENES, SERVICIOS E
INFRAESTRUCTURA
PROCESOS DE SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIN

18. MEJORAMIENTO
CONTINUO
17. CONTROL INTERNO,

EVALUACIN Y
SEGUIMIENTO
06. CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO
USUARIOS BENEFICIARIOS GRUPOS DE INTERS
08. FORTALECIMIENTO
DEL SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
DISTRITAL
11. GESTIN JURDICA
ALCALDE Y
CONCEJO
03. FORTALECIMIENTO DE
LA GESTIN
CONTRACTUAL EN EL
DISTRITO CAPITAL
CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS
04. EVALUACIN DE LA
GESTIN DISTRITAL Y SUS
RESULTADOS
SATISFACCIN DE NECESIDADES Y EXPECTATIVAS
REQUISITOS NECESIDADES - EXPECTATIVAS
ORGANISMOS
DE CONTROL
ORGANIZACIO
NES SOCIALES
CIUDADANOS
PROCESOS MISIONALES
Cdigo: 18-MN-02

PROCEDIMIENTOS
11. POLTICAS DE OPERACIN GENERALES
PROCESOS
POLTICAS DE OPERACIN GENERALES

Los estudios, diagnsticos o informes de seguimiento o evaluacin debern incluir las fuentes de informacin y
contar en el centro de gestin con los soportes que permitan verificar la veracidad y confiabilidad de los datos
manejados y analizados. El Responsable de proceso deber asegurar la disposicin y acceso para consulta de los
antecedentes pertinentes en el archivo de gestin de la dependencia.
Los conceptos emitidos por la Veedura Distrital son de carcter tcnico y deben ser oportunos y pertinentes.
El Responsable de proceso deber realizar la solicitud de registro en el ISBN para la publicacin tanto fsica como
digital de los documentos a publicar ante el rea de Gestin Documental, encargada de realizar los trmites
pertinentes. La publicacin podr realizarse una vez se tenga el registro correspondiente.
PROCESOS MISIONALES
El Responsable de proceso debe asegurar que los informes, estudios y documentos relacionados estn disponibles
en el Centro de Documentacin de la Entidad en medio fsico y digital.
Las publicaciones deben cumplir con los lineamientos del Manual de Imagen Corporativa y contar con el aval del
responsable del Proceso de Comunicacin Institucional. Una vez publicados los documentos, el Responsable de
proceso deber enviar tres (3) ejemplares de la publicacin respectiva al Centro de Documentacin de la Entidad.
El Responsable de proceso misional deber proveer, de manera permanente y sistemtica, al rea de
Comunicaciones, informacin relativa a los resultados y productos misionales, con el fin de socializar los resultados
de la gestin de la Veedura Distrital por diferentes canales de comunicacin.
Para la organizacin de eventos de divulgacin a terceros de informes, estudios y documentos de la Veedura
Distrital, el Responsable de proceso deber coordinar lo pertinente con el rea de Comunicaciones y enviar la
informacin soporte del evento.
Las piezas audiovisuales que se requieran para cumplir con la labor misional de la Entidad debern contar con el
aval del Responsable del Proceso de Comunicacin Institucional previo a su divulgacin.
El Responsable de la produccin de piezas audiovisuales deber enviar dos (2) copias en medio digital al Centro de
Documentacin de la Entidad.
Cdigo: 18-MN-02

PROCEDIMIENTOS
POLTICAS DE OPERACIN GENERALES
PROCESOS DE EVALUACIN Y CONTROL
PROCESOS APOYO
PROCESOS MISIONALES
PROCESOS
Los Procesos Institucionales se llevarn a cabo bajo los principios y lineamientos establecidos en los Cdigos de
tica y de Buen Gobierno de la Entidad.
El normograma de cada uno de los procesos debe ser actualizado trimestralmente por el Responsable del mismo.
El Responsable de proceso debe asegurarse de la correcta aplicacin de las Tablas de Retencin Documental, de
organizar, controlar y custodiar la informacin producida, y de realizar las transferencias correspondientes al archivo
central.
Los actos administrativos debern ser revisados y aprobados por el responsable del Proceso de Gestin Jurdica de
la Entidad.
Los procesos para la adquisicin de productos y servicios que incluyan componentes tecnolgicos debern contar
con el aval y acompaamiento del Responsable del proceso de Gestin de Tecnologas de la informacin y de las
comunicaciones.
El Responsable de proceso deber velar por la calidad, oportunidad y pertinencia de las respuestas a las PQRS-D
de la Ciudadana y Grupos de inters de su competencia.
El Responsable de proceso deber reportar con calidad, oportunidad y pertinencia la informacin requerida por la
Oficina Asesora de Planeacin y las dems dependencias de la Entidad.
El Responsable de proceso deber garantizar las condiciones para el cumplimiento de los requisitos del Sistema
Integrado de Gestin y generar acciones de mejora continua que fortalezcan la gestin de la Entidad.
Cdigo: 18-MN-02

PROCEDIMIENTOS
12. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ESTRATGICOS
Proceso
Tipo
Objetivo
12.1
DIRECCIONAMIENTO Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL
Proceso Estratgico
Establecer los planes, programas, proyectos y las polticas institucionales
y de operacin para orientar las actuaciones administrativas de la
Veedura Distrital en cumplimiento con los objetivos institucionales y
funciones misionales.
Cdigo
documento
Nombre Documento
01-PC-04
Caracterizacin de Proceso Direccionamiento y Desarrollo

Organizacional
Cdigo de tica
Procedimiento definicin del norte institucional
Procedimiento identificacin de aspectos y valoracin de
impactos Ambientales
Procedimiento formulacin, programacin, seguimiento y
evaluacin a proyectos de inversin
Procedimiento Elaboracin y Seguimiento Plan de Accin
Institucional
Procedimiento Administracin del Riesgo
Procedimiento Administracin del Riesgo Ambiental
Procedimiento Manejo de Pagos y Consumos de Servicios
Pblicos
Procedimiento Comunicacin Ambiental Interna y Externa
Procedimiento Control Operacional del Consumo de Agua
Potable
Procedimiento Control Operacional del Consumo de Energa
Elctrica
Procedimiento Control Operacional Residuos Peligrosos
Procedimiento De Competencia, Formacin y Toma de
Conciencia
Procedimiento Identificacin y Evaluacin Peridica de los
Requisitos Legales
Procedimiento Registro de Datos en Planillas de Consumos
Procedimiento Seguimiento y Medicin Ambiental
Gua para la presentacin del informe anual de gestin de
resultados
Protocolo para la identificacin de necesidades y
expectativas de usuarios, usuarias y dems grupos de inters
Protocolo liderazgo y competencias gerenciales
Proceso
12.2
01-PR-01
01-CE-01
01-PT-01
01-PT-02
01-PT-03
01-PT-04
01-PT-05
01-PT-05
01-PT-05
01-PT-05
01-PT-05
01-PT-05
01-PT-05
01-PT-05
01-PT-05
01-PT-05
01-PT-05
01-GU-03
01-PC-03
COMUNICACIN INSTITUCIONAL
Versin
05
05
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
04
01
01
Cdigo: 18-MN-02

PROCEDIMIENTOS
Tipo
Objetivo
Cdigo
documento
02-PR-01
02-PT-01
02-PT-02
02-PT-03
02-PT-04
02-PT-05
02-PT-06
02-PT-07
02-RE-02
02-RE-03
Proceso
Tipo
Objetivo
Cdigo
documento
12-PR-01
12-MN-01
12-PT-01
12-RE-01
12-RE-03
Proceso Estratgico
Disear e implementar estrategias de comunicacin interna y externa
utilizando medios de comunicacin que garanticen la difusin e
intercambio de informacin de manera oportuna, transparente y eficaz
con los diferentes grupos de inters de la Veedura Distrital para el
posicionamiento de su quehacer misional y reconocimiento de sus
resultados.
Nombre Documento
Versin
Caracterizacin de Proceso Comunicacin Institucional

Procedimiento Elaboracin y Seguimiento de Comunicados
de Prensa
Procedimiento Realizacin de Ruedas de Prensa
Procedimiento Publicaciones en pgina Web
Procedimiento Cubrimiento de Eventos
Procedimiento Monitoreo de Medios
Procedimiento Comunicacin Interna
Procedimiento Administracin de archivo
Formato relacin de entrega piezas comunicativas interna
Formato asistencia a eventos de comunicaciones
03
12.3
01
01
01
01
01
01
01
01
01
ATENCIN A LA CIUDADANA Y GRUPOS DE INTERS
Proceso Estratgico
Atender adecuada y oportunamente las peticiones (quejas, reclamos,
sugerencias, felicitaciones, solicitudes y consultas) y denuncias que
demanden los ciudadanos de competencia de la Veedura Distrital
mediante la implementacin de diferentes canales de atencin y
estrategias de servicio que contribuyen al mejoramiento de los servicios,
de conformidad con la normativa vigente.
Nombre Documento
Caracterizacin de Proceso Atencin a la Ciudadana y
Grupos de Inters
Manual de atencin al ciudadano y grupos de inters
Procedimiento para la recepcin, trmite y seguimiento de
peticiones
Planilla de seguimiento a peticiones, quejas, reclamos y
solicitudes
Formato Buzn de Sugerencias
13. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS MISIONALES
Versin
05
01
01
01
01
Cdigo: 18-MN-02

PROCEDIMIENTOS
Proceso
Tipo
Objetivo
13.1 FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

DISTRITAL
Proceso Misional
Fortalecer el Sistema de Control Interno Distrital y el de las entidades, a
travs de acciones de coordinacin, intervencin, seguimiento y
evaluacin que propicien una gestin institucional efectiva para el logro
de los fines y objetivos de la administracin distrital.
Productos
Institucionales
Cdigo
documento
Informes de evaluacin y seguimiento al control interno contable de

la Administracin distrital.
Informes de seguimiento y evaluacin al avance de las acciones para
subsanar los controles de advertencia emitidos por la Contralora de
Bogot.
Informes de seguimiento y evaluacin de los sistemas de control
interno de las Entidades del Distrito.
Esquema y mecanismos de coordinacin del Sistema de Control
Interno Distrital institucionalizados y en operacin.
Lineamientos y herramientas para la sostenibilidad del sistema de
control interno distrital y de los sistemas de las entidades del Distrito
Capital incluido los componentes de control interno contable y
controles de advertencia
Nombre Documento
Versin
03-RE-08
Caracterizacin de Proceso Fortalecimiento Del Sistema De

Control Interno Distrital
Procedimiento para la Coordinacin del Sistema de Control
Interno Distrital
Procedimiento Monitoreo, Seguimiento y Evaluacin del
Sistema de Control Interno de las Entidades Distritales
Procedimiento Seguimiento de los Sistemas de Control
Interno Contable de las Entidades Distritales
Procedimiento para el seguimiento a las Entidades
Distritales objeto de Controles de Advertencia
Asistencia Eventos
Acta Reunin Interinstitucional
Evaluacin Capacitacin Taller
Levantamiento de Informacin
Evaluacin de Satisfaccin y Necesidades
Informe Evaluacin Asesoras en las Entidades y Hospitales
Distritales
Verificacin Atributos de Calidad
Proceso
13.2 EVALUACIN
03-PR-01
03-PT-02
03-PT-03
03-PT-04
03-PT-03
03-RE-01
03-RE-02
03-RE-03
03-RE-05
03-RE-06
03-RE-07
DE
LA
GESTIN
DISTRITAL
04
01
04
01
01
01
01
01
01
01
01
01
SUS
Cdigo: 18-MN-02

PROCEDIMIENTOS
RESULTADOS
Tipo
Objetivo
Proceso Misional
Generar acciones preventivas y correctivas en las Entidades del Distrito
con el fin de fortalecer su gestin, a partir de la identificacin de riesgos
e ineficiencias administrativas que afectan o puedan llegar a afectar la
Gestin Distrital.
Productos
Institucionales
Cdigo
documento
04-PR-01
04-PT-02
04-PT-05
04-GU-04
04-GU-05
04-GU-06
04-GU-07
04-GU-08
04-GU-09
04-GU-10
04-GU-11
04-PRI-01
04-PRI-02
04-PRI-03
04-PRI-04
04-PRI-05
Esquema de Anlisis Integral Preventivo (EAIP).

Informes de aplicacin del EAIP:
Aplicacin de puntos de control y matriz de seguimiento y
monitoreo MSM - Informes de alertas de acuerdo a la matriz.
Estudios de Anlisis de Condiciones y Resultados.
Estudios de evaluacin de polticas pblicas transversales.
Estudios sectoriales.
Investigaciones estratgicas.
Informe anual de evaluacin de la gestin distrital y rendicin de
cuentas.
Informes con resultados de la aplicacin del Sistema de Alertas para
la prevencin de la corrupcin SATPC.
Informes mensuales de anlisis y evaluacin de la ejecucin de la
inversin directa del Distrito Capital.
Informes trimestrales de ejecucin de ingresos y gastos del Distrito
Capital
Informes de evaluacin de la representacin judicial.
Nombre Documento
Caracterizacin de Proceso Evaluacin de la Gestin

Distrital
Procedimiento para la Evaluacin de la Gestin
Presupuestal y Financiera
Procedimiento para la realizacin de investigaciones
estratgicas
DOCUMENTOS EAIP COMPONENTE A
Gua Puntos de Control Gestin - Jurdica Localidades
Gua Puntos De Control Gestin - Jurdica Sector Central
Gua Puntos De Control -Planeacin Localidades
Gua Puntos De Control - Planeacin-Sector Central
Gua Puntos De Control - Presupuestal Localidades
Gua Puntos De Control - Presupuestal Sector Central
Gua Puntos De Control - Talento Humano Localidades
Gua Puntos De Control - Talento Humano Sector Central
Caracterizacin Presupuestal Localidades
Caracterizacin Gestin Jurdica -Localidades
Caracterizacin Gestin Jurdica Sector Central
Caracterizacin Participacin
Caracterizacin Planeacin Localidades
Versin
04
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
Cdigo: 18-MN-02

PROCEDIMIENTOS
04-PRI-06
04-PRI-07
04-PRI-08
04-PRI-09
04-PT-04
04-PT-03
04-IN-01
Proceso
Tipo
Objetivo
Caracterizacin Planeacin Sector Central

Caracterizacin Presupuestal Sector Central
Caracterizacin Talento Humano Localidades
Caracterizacin Talento Humano Sector Central
DOCUMENTOS EAIP COMPONENTE B
Procedimiento Evaluacin de la Gestin Distrital
Procedimiento Aplicacin de la Batera de Indicadores Componente de Anlisis de Condiciones y Resultados
Instructivo para aplicar la batera de indicadores por temtica
Sector Central
01
01
Proceso Misional
Fortalecer el control social mediante procesos de cualificacin
ciudadana y generacin de espacios permanentes de peticin y
rendicin de cuentas que contribuyan a mejorar la gestin pblica
distrital.
Cdigo
documento
05-PR-01
01
13.3 GESTIN PARA LA PROMOCIN DEL CONTROL SOCIAL
Productos
Institucionales
01
01
01
01
Alianzas pblico privadas para el control social.

Procesos de control social y veeduras especializadas incidentes e
incluyentes en la gestin distrital; planes de accin de los procesos.
Pronunciamientos y documentos tcnicos institucionales y de la
ciudadana, resultado de los ejercicios de control social, veeduras
especializadas y alianzas pblico privadas
Observatorios ciudadanos locales (conformados con la aplicacin de
la Metodologa ISO 18091:2014):
Documentos de las mesa de pactos.
Documentos de las mesa de verificacin: Informes.
Documentos de las mesas de seguimiento: Informes
Informes de seguimiento a planes de mejoramiento
Evaluacin y Sistematizacin del proceso.
Sistema Distrital de peticin y rendicin de cuentas; Lineamiento y
evaluacin de la audiencia pblica de la rendicin de cuentas
(Distrital y Local).
Aplicativo ISO 18091:2014 para la peticin y rendicin de cuentas y
reportes generados.
Programa de formacin en control social: Contenidos y material
pedaggico; Plan de formacin presencial y virtual para el control
social y competencias ciudadanas, que recogen las necesidades de
formacin para el ejercicio de control social; Programa de
capacitacin (anexo B) ISO 18091:2014.
Plataforma virtual e-learning para el control social.
Ciudadanos cualificados para el ejercicio de control social.
Nombre Documento
Versin
Caracterizacin de Proceso Gestin para la Promocin del
04
Cdigo: 18-MN-02

PROCEDIMIENTOS
05-PT-01
05-PT-02
05-PT-03
05-RE-01
05-RE-02
05-RE-03
05-RE-04
05-RE-05
06-RE-02
06-RE-03
06-RE-10
06-RE-04
Proceso
Tipo
Objetivo
Productos
Institucionales
Cdigo
documento
Control Social
Procedimiento Lineamientos Implementacin Ruta de
Control Social
Procedimiento Lineamientos de Formacin para el Control
Social
Procedimiento Lineamientos Implementacin Proceso
Permanente de Peticin/Rendicin de Cuentas
Seguimiento a encuentros ciudadanos
Lista de chequeo para la organizacin de eventos
Control de llamadas para convocatorias
Inscripcin y Seguimiento a los Ejercicios de Control Social
Asistencia actividades
Control de actividades por demanda
Evaluacin de la capacitacin virtual
Evaluacin de la capacitacin presencial mltiples sesiones
Evaluacin de la capacitacin presencial una sola sesin
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
13.4 GESTIN E INVESTIGACIN DE QUEJAS Y RECLAMOS EN

EL DISTRITO CAPITAL
Proceso Misional
Verificar que los servidores pblicos distritales atiendan adecuada y
oportunamente los requerimientos ciudadanos que conozca la Veedura
Distrital y adelantar las investigaciones a que haya lugar con el fin de
formular recomendaciones y alertas tempranas. As mismo, brindar
asistencia tcnica para el fortalecimiento de la transparencia y
efectividad de la gestin en las entidades distritales.
Trmite efectivo de las quejas, reclamos, solicitudes interpuestas
ante la entidad sobre las entidades distritales.
Reporte mensual de anlisis de requerimientos tramitados.
Reporte mensual de seguimiento y evaluacin de los requerimientos
y denuncias interpuestos ante la Veedura Distrital sobre la gestin
de las entidades distritales.
Reporte mensual de seguimiento al estado casos enviados a los
entes de control
Informe bimestral de seguimiento al sistema de atencin de Quejas y
Reclamos en el Distrito - SDQS.
Plan de accin de la Red Distrital de Atencin a la Ciudadana.
Directrices para el fortalecimiento de la Red, de forma articulada con
los lineamientos establecidos en la Poltica Pblica de Servicio a la
Ciudadana; Sistematizacin y socializacin de las experiencias
exitosas y buenas prcticas en servicio a la ciudadana de las
entidades distritales.
Informes de investigaciones sumarias con conclusiones y
recomendaciones; Plan de seguimiento a investigaciones
Nombre Documento
Versin
Cdigo: 18-MN-02

PROCEDIMIENTOS
07-PR-01
07-PT-01
07-PC-01
07-RE-01
07-RE-02
07-RE-03
07-RE-04
07-RE-05
07-RE-16
07-RE-18
07-RE-19
07-RE-20
07-RE-21
08-RE-23
08-RE-25
08-RE-26
08-RE-27
08-RE-22
08-RE-24
18-RE-09
18-RE-08
18-RE-11
Proceso
Tipo
Objetivo
GESTIN E INVESTIGACIN DE QUEJAS Y RECLAMOS

EN EL DISTRITO CAPITAL
Procedimiento para el Trmite de Requerimientos
Protocolo de Atencin de Requerimientos
Acta Visita
Auto de cierre
Informe de investigacin
Registro del Expediente
Plan de trabajo investigaciones Estratgicas
Encuesta de satisfaccin Atencin de Usuarios PQRS
Listado de Asistencia
Comunicacin Informe de Investigacin
Relacin de correspondencia y archivo
Notificacin por aviso
Informe de avance investigaciones
Plan de seguimiento Investigaciones Estratgicas
Registro de devoluciones- Investigaciones
Planilla control prstamo y devolucin expedientes
Ampliacin de declaracin
Informe de investigaciones estratgicas
Control de Atencin de Quejas y Solicitudes
Registro de Llamadas Telefnicas
Seguimiento a carpetas y documentos
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
02
01
01
01
01
01
01
01
01
01
13.5 FORTALECIMIENTO DE LA GESTIN CONTRACTUAL EN EL

DISTRITO CAPITAL
Proceso Misional
Generar condiciones de transparencia y efectividad en las actuaciones
administrativas contractuales, a travs del seguimiento a la gestin
contractual, la implementacin y entrega de herramientas de
autorregulacin en temas contractuales a las entidades distritales, con el
fin de lograr mejores niveles de transparencia, visibilidad y probidad a
travs de la lucha contra la corrupcin y la minimizacin de factores de
riesgo para su ocurrencia.
Productos
Principales
04
Informes de evaluacin de la gestin contractual de las entidades

distritales.
Informes de seguimiento y evaluacin de la gestin contractual por
temticas particulares.
Oficio - Informe seguimiento tcnico a la ejecucin de contratos de
obra en el Distrito Capital.
Informe anual de seguimiento a los casos trasladados a los rganos
de control.
Diagnstico del comportamiento contractual de las entidades del
Cdigo: 18-MN-02

PROCEDIMIENTOS
Cdigo
documento
08-PR-01
08-PT-01
N/A
08-RE-05
08-RE-06
08-RE-07
08-RE-08
08-RE-10
08-RE-11
08-RE-12
08-RE-42
08-RE-43
08-PT-02
08-RE-13
08-RE-14
08-RE-15
08-RE-16
08-RE-17
08-RE-18
08-RE-19
08-RE-44
08-GU-01
08-PT-03
08-RE-20
Distrito Capital- Informe anual; Anlisis de la gestin contractual del

Distrito Capital por vigencias y por sector.
Mapas de riesgos de la gestin contractual de las entidades del
Distrito.
Informes semestrales a las acciones de mejoramiento en los mapas
de riesgos.
Oficio observaciones y/o recomendaciones a los procesos de
seleccin;
Informe consolidado de observaciones sobre el cumplimiento de
requisitos normativos y tcnicos en la etapa precontractual de los
procesos priorizados.
Informe de rendicin de cuentas de la gestin contractual del Distrito
Capital
Lineamientos y circulares en temas contractuales.
Herramientas de autorregulacin contractual (Mapa de Riesgos,
Procesos preventivos).
Nombre Documento
Caracterizacin Fortalecimiento de la Gestin Contractual en

el Distrito Capital
Procedimiento Diagnostico del Comportamiento Contractual
Modelo Comunicacin Interna de Terminacin de la Actuacin
Formato Diagnstico
Formato Informe de Seguimiento
Oficio envo diagnstico Alcalde
Oficio envo seguimiento Alcalde
Oficio seguimiento entidades
Oficio solicitud informacin
Formato Plan de Trabajo
Formato oficio envo seguimiento entidades
Oficio envo diagnstico entidades
Procedimiento Evaluacin De La Gestin Contractual
Formato Informe de Evaluacin de la Gestin Contractual
Oficio de presentacin a las entidades
Oficio envo informe Alcalde
Oficio envo informe entidad
Oficio envo informe rganos de control
Oficio seguimiento rganos de control
Oficio seguimiento entidad
Gua Mapa de Riesgos de la Gestin Contractual
Procedimiento Mapa de Riesgos de la Gestin Contractual
Formato Acuerdo de Desempeo
Versin
05
01
N/A
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
Cdigo: 18-MN-02

PROCEDIMIENTOS
08-RE-21
08-RE-28
08-RE-29
08-RE-45
08-RE-46
08-RE-47
08-RE-48
08-RE-49
08-GU-02
08-PT-04
08-RE-03
08-RE-30
08-RE-32
08-RE-33
08-RE-34
08-PT-05
08-RE-35
08-RE-37
N/A
N/A
08-PT-06
08-RE-38
08-RE-39
08-RE-40
08-RE-41
N/A
Envo Acuerdo de Desempeo

Envo mapa de riesgos
Oficio de seguimiento al acuerdo de desempeo
Documento de seguimiento al acuerdo de desempeo
Documento mapa de riesgos de la gestin contractual
Oficio de presentacin a las entidades
Oficio de seguimiento al mapa
Oficio implementacin Mapa de Riesgos
Gua Procesos Preventivos
Procedimiento Proceso Preventivo para el Mejoramiento
la Gestin Contractual
Formato Asignacin Proceso Preventivo
Observaciones Proceso Preventivo
Formato Informe Proceso Preventivo
Oficio presentacin procesos preventivos
Oficio solicitud de documentos
Procedimiento Informe de Rendicin de Cuentas de
Gestin Contractual
Circular Rendicin Cuentas
Formato Informe Rendicin de Cuentas
Modelo Comunicacin Interna Sistemas
Modelo Cuadro Anlisis
Procedimiento para el Seguimiento Tcnico a la Ejecucin
Contratos de Obras en el Distrito Capital
Oficio de observaciones tcnicas
Oficio de presentacin seguimiento tcnico
Oficio informe de seguimiento
Modelo Comunicacin Interna de Terminacin de
Actuacin
01
01
01
01
01
01
01
01
01
de
01
01
01
01
01
01
la
01
01
01
01
01
de
01
01
01
01
01
la
N/A
14. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE APOYO
Proceso
Tipo
Objetivo
Cdigo
documento
14.1 ADMINISTRACIN DEL TALENTO HUMANO

Proceso de Apoyo
Gestionar la vinculacin, capacitacin, evaluacin, retiro y
compensacin econmica de funcionarios pblicos de la planta de
trabajadores de la Veedura Distrital, garantizando la provisin oportuna
del recurso humano idneo y competente para la operacin eficaz,
eficiente y efectiva de la Veedura Distrital.
Nombre Documento
Versin
Cdigo: 18-MN-02

PROCEDIMIENTOS
09-MN-01
09-PL-01
09-PL-02
09-PL-04
09-PT-03
09-PT-04
09-PT-05
09-PT-06
09-PT-07
09-PT-08
09-PT-09
09-PT-10
09-PT-11
09-RE-01
09-RE-02
09-RE-03
09-RE-06
09-RE-10
09-RE-11
09-RE-12
09-RE-13
09-RE-14
09-RE-15
09-RE-16
09-RE-17
09-RE-18
09-RE-19
09-RE-20
09-RE-21
09-RE-22
09-RE-23
09-RE-24
09-RE-25
09-RE-26
09-RE-27
09-RE-28
Manual de Induccin y Reinduccin

Plan Institucional de Capacitacin PIC 2014
Plan de Bienestar Social e Incentivos de la Veedura Distrital
Plan de Salud Ocupacional, Gestin en Seguridad y Salud
en el trabajo de la Veedura Distrital vigencia 2014
Procedimiento Administracin del Historias Laborales
Procedimiento Vinculacin de Personal
Procedimiento Liquidacin y Coordinacin de Pago de
Nmina y Autoliquidacin de Salud y Pensiones
Procedimiento Evaluacin De Desempeo
Procedimiento Plan de Bienestar
Procedimiento para elaborar, ejecutar y realizar seguimiento
al plan de Capacitacin
Procedimiento para elaborar, ejecutar y realizar seguimiento
al programa de salud ocupacional
Procedimiento Retiro de personal
Procedimiento Reporte e Investigacin de Incidentes y
Accidentes de Trabajo
Acta de Posesin
Recibo Carne de Identificacin
Solicitud Certificados laborales
Notificacin Personal
Ficha de Formulacin del Proyecto
Ficha de Evaluacin
Listado de Documentos HL
Seguimiento Plan de Capacitacin
Seguimiento al Plan de Capacitacin Individual
Control de Actividades Plan de Bienestar y Salud
Ocupacional
Registro y Control Prstamo Documental
Solicitud de Permisos
Evaluacin de Habilidad Servidores Pblicos
Evaluacin de Habilidades Directivo
Evaluacin de Habilidades Asesor
Evaluacin de Habilidades Profesional
Evaluacin de Habilidades Tcnico
Evaluacin de Habilidades Asistencial
Seguimiento de Control Programa Induccin
Retiro de Funcionarios y Contratistas
Declaracin Juramentada
Declaracin Extrajuicio Alimentaria
Hoja de Vida Brigada
04
04
05
01
02
02
02
01
01
01
01
01
01
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
Cdigo: 18-MN-02

PROCEDIMIENTOS
09-RE-29
09-RE-30
Evaluacin programa de induccin

Informe de Investigacin de Incidente
Proceso
Tipo
14.2 GESTIN FINANCIERA

Proceso de Apoyo
Gestionar en forma oportuna y eficiente los recursos financieros
necesarios para que la operacin de los procesos institucionales
garantizando el logro de los objetivos, a travs de la programacin y
ejecucin de recursos y la presentacin oportuna de Informes.
Objetivo
Cdigo
documento
10-PT-01
10-PT-02
10-PT-03
10-PT-04
10-PT-05
10-PT-06
10-PT-07
10-PT-08
10-PT-09
10-RE-02
10-RE-03
10-RE-04
10-RE-05
10-RE-07
10-RE-08
10-RE-09
10-RE-10
10-RE-11
Proceso
Tipo
Objetivo
Cdigo
documento
11-PT-01
Nombre Documento
Procedimiento Ejecucin presupuestal Afectaciones
presupuestales
Procedimiento Programacin y reprogramaciones del PAC
Procedimiento Pago a Contratistas
Procedimiento Programacin Presupuestal
Procedimiento Cierre Presupuestal
Procedimiento Ejecucin presupuestal - Modificaciones
presupuestales
Procedimiento Conciliaciones Contables
Procedimiento Registros contables
Procedimiento
Elaboracin
y
Revelacin
Estados
Financieros
Solicitud Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Solicitud Anulacin CDP
Solicitud Registro Presupuestalv3
Solicitud Anulacin CRP
Solicitud ANULACIN ORDEN DE PAGO
Solicitud Anulacin Reserva Presupuestal
Solicitud Programacin PAC
Entrega Documentos Presupuestales
Planilla Entrega Sobreflex
02
01
Versin
01
01
02
01
01
01
01
01
01
05
02
04
02
02
02
02
02
02
14.3 GESTIN JURDICA

Proceso de Apoyo
Asesorar las actuaciones administrativas de la Veedura Distrital para
garantizar su legalidad y proteger el patrimonio de la Entidad.
Nombre Documento
Versin
Procedimiento Reconocimiento y Pago de Sentencias
01
Cdigo: 18-MN-02

PROCEDIMIENTOS
11-PT-02
11-PT-04
11-PT-05
11-PT-06
11-PT-07
11-RE-04
Proceso
Tipo
Objetivo
Cdigo
documento
13-PR-01
13-PT-01
13-RE-01
13-RE-04
13-PT-02
13-RE-07
13-RE-08
13-RE-10
13-RE-11
13-RE-13
13-RE-15
13-RE-19
13-RE-21
13-RE-24
13-PT-03
13-PT-04
13-PT-05
13-RE-06
13-RE-12
13-RE-14
Judiciales, Laudos y Conciliaciones

Procedimiento para Emitir Conceptos
Procedimiento Defensa Judicial
Procedimiento Actos Administrativos
Procedimiento para la Expedicin de Actos Administrativos
Procedimiento Evaluacin Defensa Judicial del Distrito
Ficha de anlisis procesos judiciales
01
01
01
01
01
02
14.4 GESTIN DOCUMENTAL

Proceso de Apoyo
Administrar, custodiar, conservar y salvaguardar la documentacin
producida y recibida por la Veedura Distrital en el cumplimiento de sus
funciones, desde su origen hasta su disposicin final, garantizando su
disponibilidad para la consulta, utilizacin, conformacin y preservacin
de la memoria institucional en cumplimiento de la normatividad
archivstica vigente.
Nombre Documento
Versin
Caracterizacin Proceso Gestin de Documental

Procedimiento Administracin de las Comunicaciones
Oficiales
Devolucin de Correspondencia
Control de Entrega de Correspondencia
Procedimiento Transferencia Documental
Formato nico de Inventario
Revisin y observacin a la Transferencia Documental
Tabla de Retencin Documental
Inventario Documental
Registro de Control de Prstamo Documentos
Acta de Visita asesora y Seguimiento
Cronograma Seguimiento Aplicacin de tablas de Retencin
Documental
Rotulo de Carpeta
Rotulo de Caja de Archivo
Procedimiento Actualizacin y Administracin de tablas de
retencin Documental
Procedimiento Administracin de las Publicaciones de la
Veedura Distrital
Procedimiento Prstamo y Consulta de Documentos
Atencin Usuarios Centro de Documentacin
Registro de Control de Prstamo Material Audiovisual
Registro de Control de Prstamo Bibliogrfico
03
03
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
02
01
01
01
Cdigo: 18-MN-02

PROCEDIMIENTOS
13-RE-16
13-GU-01
13-RE-02
13-RE-09
13-RE-17
13-RE-20
13-RE-22
13-RE-23
13-RE-25
Proceso
Tipo
Objetivo
Cdigo
documento
14-MN-02
Servicio de Prstamo Interbibliografico

Gua Aplicacin de la tabla de retencin documental y
transferencias documentales Primarias
Solicitud devolucin Documentos y o Libros en Prstamo
Tabla de Valoracin Documental
Control Incorporacin Documentos
Contratos- Hoja de Control
Cuadro Clasificacin de Documentos
Cuadro de Caracterizacin Documental
Ficha de Valoracin Documental
01
04
01
01
01
01
01
01
01
14.5 GESTIN PARA LA ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS

Proceso de Apoyo
Garantizar la provisin de bienes y servicios mediante procesos de
contratacin, transparentes, eficientes, oportunos y con calidad que
satisfagan las necesidades de todos los procesos de la veedura distrital.
Nombre Documento
Versin
Manual de Supervisin e Interventora
01
14-PT-03
Procedimiento Manejo de Caja Menor
01
14-RE-01
14-RE-02
14-RE-04
14-RE-05
14-RE-07
14-RE-08
14-RE-09
14-RE-10
Solicitud de Caja Menor

Lista de Chequeo
Informe del Supervisor
Solicitud de Contratacin
Evaluacin de Proveedores
Certificado de Cumplimiento
Certificado de No existencia del Bien en Bodega
Comprobante de Caja Menor
02
02
02
02
02
01
01
01
Proceso
Tipo
Objetivo
Cdigo
documento
14.6 ADMINISTRACIN
DE
BIENES,
SERVICIOS
E
INFRAESTRUCTURA
Proceso de Apoyo
Satisfacer las necesidades y requerimientos de los funcionarios y
usuarios de la Veedura Distrital, a travs de la administracin,
conservacin y custodia de los bienes muebles e inmuebles de la entidad
as como gestionar los insumos, el servicio de aseo, transporte y
vigilancia con calidad y oportunidad, necesarios para el adecuado
funcionamiento de los procesos de la Veedura Distrital.
Nombre Documento
Versin
Cdigo: 18-MN-02

PROCEDIMIENTOS
15-PT-01
15-PT-02
15-PT-03
15-PT-04
15-PT-05
15-PT-06
15-RE-01
15-RE-02
15-RE-04
15-RE-05
15-RE-07
15-RE-09
15-RE-10
15-RE-11
15-RE-12
15-RE-14
15-RE-15
15-RE-16
15-RE-17
15-RE-18
15-RE-19
15-RE-20
15-RE-21
15-RE-22
15-RE-23
15-RE-24
15-RE-25
15-RE-26
15-RE-27
Proceso
Tipo
Objetivo
Cdigo
documento
16-PR-01
16-PT-01
16-PT-02
Procedimiento Ingreso de bienes de Almacn

Procedimiento Salida de Almacn
Procedimiento Traslado de Bienes
Procedimiento Administracin de Vehculos
Procedimiento Mantenimiento de Infraestructura
Procedimiento Manejo de pagos de Servicios Pblicos
Control de consumo de Fotocopias
Control de Gasolina de Vehculos
Traslado de Elementos
Autorizacin Salida de Elementos
Solicitud de Elementos
Solicitud de servicio de Mantenimiento
Seguimiento Actividades de Aseo
Trabajos Empastados
Control de Vales de Gasolina
Toma fsica de Inventario
Solicitud de Servicio de Transporte
Encuesta de Satisfaccin
Encuesta de Satisfaccin Interna
Informacin Reserva de Saln
Control Vehculos
Acta Entrega y Recibo
Cronograma de Mantenimiento
Encuesta de Satisfaccin - Conductores
Planilla de Reciclaje
Control de Residuos Peligrosos
Inventario fuentes lumnicas
Inventario Sistemas Hidrosanitario
Lista de Chequeo Transportador de RESPEL
04
02
01
01
01
01
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
04
02
02
02
02
14.7 GESTIN DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y LAS

TELECOMUNICACIONES TICS
Proceso de Apoyo
Gestionar los recursos tecnolgicos para asegurar el adecuado flujo de
informacin necesaria en el cumplimiento de las funciones misionales de
la Veedura Distrital
Nombre Documento
Versin
Caracterizacin de Procesos Gestin De Tecnologas De la

Informacin Y las Telecomunicaciones TICS
Procedimiento Administracin de los Recursos Tecnolgicos
Procedimiento Backup y Restauracin de la Informacin
01
01
01
Cdigo: 18-MN-02

PROCEDIMIENTOS
16-PT-03
16-PT-04
16-PT-05
16-MN-12
16-MN-13
16-MN-14
16-MN-15
16-MN-16
16-MN-17
16-MN-18
16-MN-19
16-MN-20
16-MN-21
16-MN-22
Procedimiento Mantenimiento Preventivo

Procedimiento Administracin de Cuentas de Usuarios
Procedimiento Soporte Tcnico
Manual de usuario Aplicacin IOS
Manual de usuario Aplicaciones mviles
Manual de usuario Plataforma
Manual del usuario Extranet
Manual Tcnico APP
Manual Tcnico
Plantilla Plataforma
Manual de Usuario Red
Manual acceso WebHosting
Manual Reporteador SDQS
Manual de Administrador RED CIUDADANA
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
01
15. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE SEGUIMIENTO, EVALUACIN Y CONTROL
Proceso
Tipo
Objetivo
Cdigo
documento
15.1 CONTROL INTERNO, EVALUACIN Y SEGUIMIENTO

Proceso de Seguimiento, evaluacin y Control
Evaluar permanente e independientemente la implementacin, operacin
y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestin y el Sistema de Control
Interno mediante la ejecucin de evaluaciones y auditorias que permitan
la identificacin de debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades de
mejora, con el fin de fortalecer el cumplimiento de los objetivos
institucionales de la veedura Distrital.
Nombre Documento
Versin
01
17-PT-03
17-PT-04
17-PT-05
17-PT-01
17-PT-02
17-RE-06
17-RE-15
Caracterizacin de Procesos Control Interno, Evaluacin y

Seguimiento.
Procedimiento de Acompaamiento y asesora
Procedimiento Relacin Entes Externos
Procedimiento Cultura del Autocontrol
Procedimiento Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora
Seguimiento de Actividades
Plan de Mejoramiento
Solicitud de Accin Correctiva, Preventiva y de Mejora
Proceso
Tipo
Objetivo
15.2 MEJORAMIENTO CONTNUO

Asegurar la adecuada y efectiva implementacin y sostenibilidad del
17-PR-01
01
01
01
01
01
01
01
Cdigo: 18-MN-02

PROCEDIMIENTOS
sistema integrado de gestin de la Veedura Distrital promoviendo el
mejoramiento continuo en cada uno de los procesos.
Cdigo
documento
18-PR-01
18-PT-01
18-PT-02
18-PT-03
18-PT-04
18-PT-05
18-RE-13
Proceso
Tipo
Objetivo
Cdigo
documento
N/A
N/A
Nombre Documento
Caracterizacin de Proceso Mejoramiento Continuo
Procedimiento Auditoras Internas
Procedimiento control de documento
Procedimiento Elaboracin y Seguimiento Plan de accin
Procedimiento Formulacin, medicin y Seguimiento de
Indicadores
Procedimiento Administracin del Riesgo
Control Producto No Conforme
Procedimiento Revisin por la Direccin
Protocolo para la revisin por la Direccin
Versin
05
15.3 CONTROL DISCIPLINARIO

Proteger la funcin pblica al interior de la entidad, adelantando las
actuaciones disciplinarias relacionadas con sus servidores, determinando
as la posible responsabilidad frente a la ocurrencia de conductas
disciplinables.
Nombre Documento
Caracterizacin de Proceso Control Disciplinario
Procedimiento Control Disciplinario
Versin
01
01

Manual de Procesos y Procedimientos

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Manual de Procesos y Procedimientos

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Cdigo: 18-MN-02

MANUAL DE PROCESOS Y Versin: 01 Pgina: 1

MANUAL DE PROCESOS Y Versin: 01 Pgina: 2

Actualizacin del Manual de

CONTROL DISTRIBUCIN COPIAS

Alexandra Rodrguez Del

Catalina Nagy Patio

MANUAL DE PROCESOS Y Versin: 01 Pgina: 3

MANUAL DE PROCESOS Y Versin: 01 Pgina: 4

El Manual de Procesos y procedimientos de la Veedura Distrital tiene como objetivo principal

MANUAL DE PROCESOS Y Versin: 01 Pgina: 5

MANUAL DE PROCESOS Y Versin: 01 Pgina: 6

Efectividad. Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados

MANUAL DE PROCESOS Y Versin: 01 Pgina: 7

Procesos estratgicos: incluyen procesos relativos al establecimiento de polticas

Procesos misionales (o de realizacin del producto o de la prestacin del

Procesos de apoyo: incluyen todos aquellos procesos para la provisin de los

Procesos de evaluacin: incluyen aquellos procesos necesarios para medir y

Producto y/o servicio. Resultado de un proceso o un conjunto de procesos. El

MANUAL DE PROCESOS Y Versin: 01 Pgina: 8

Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009

MANUAL DE PROCESOS Y Versin: 01 Pgina: 9

Promover la transparencia y prevenir la corrupcin en la gestin pblica distrital.

POLTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

La Veedura Distrital, como organismo de vigilancia y control que promueve la transparencia y

MANUAL DE PROCESOS Y Versin: 01 Pgina: 10

La identificacin y prevencin de las condiciones y factores que afectan o pueden

La Veedura Distrital fortalece el desarrollo de su personal y promueve un ambiente de

MANUAL DE PROCESOS Y Versin: 01 Pgina: 11

05. GESTIN PARA LA

09. ADMINISTRACIN DEL

14. GESTIN PARA LA

PROCESOS DE SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIN

17. CONTROL INTERNO,

06. CONTROL INTERNO

USUARIOS BENEFICIARIOS GRUPOS DE INTERS

11. GESTIN JURDICA

SATISFACCIN DE NECESIDADES Y EXPECTATIVAS

REQUISITOS NECESIDADES - EXPECTATIVAS

MANUAL DE PROCESOS Y Versin: 01 Pgina: 12

POLTICAS DE OPERACIN GENERALES

MANUAL DE PROCESOS Y Versin: 01 Pgina: 13

PROCESOS DE EVALUACIN Y CONTROL

MANUAL DE PROCESOS Y Versin: 01 Pgina: 14

DIRECCIONAMIENTO Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Caracterizacin de Proceso Direccionamiento y Desarrollo

MANUAL DE PROCESOS Y Versin: 01 Pgina: 15

Caracterizacin de Proceso Comunicacin Institucional

ATENCIN A LA CIUDADANA Y GRUPOS DE INTERS

13. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS MISIONALES

MANUAL DE PROCESOS Y Versin: 01 Pgina: 16

13.1 FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Informes de evaluacin y seguimiento al control interno contable de

Caracterizacin de Proceso Fortalecimiento Del Sistema De

MANUAL DE PROCESOS Y Versin: 01 Pgina: 17

Esquema de Anlisis Integral Preventivo (EAIP).

Caracterizacin de Proceso Evaluacin de la Gestin

MANUAL DE PROCESOS Y Versin: 01 Pgina: 18

Caracterizacin Planeacin Sector Central

13.3 GESTIN PARA LA PROMOCIN DEL CONTROL SOCIAL

Alianzas pblico privadas para el control social.

Caracterizacin de Proceso Gestin para la Promocin del

MANUAL DE PROCESOS Y Versin: 01 Pgina: 19

13.4 GESTIN E INVESTIGACIN DE QUEJAS Y RECLAMOS EN