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(Enonc)
Ventes clients
Contrle Interne
Un autre point de votre programme de travail porte sur la prparation des recommandations
de contrle interne en prsentant chacun des points de faiblesses de contrle interne relevs
sur lensemble du cycle des ventes (rponses ngatives au questionnaire) sous la forme
suivante (en quelques lignes) :
recommandations.
Objectif daudit
Nos objectifs daudit pour la section ventes clients sont les suivant :
Objectif 1
Objectif 2
Objectif 3
Objectif 4
Objectif 5
Objectif 6
Objectif 7
Commandes
Note 1-
Les commandes clients arrivent chez les commerciaux. Ces derniers contrlent la
conformit des prix avec ce quils ont dj ngoci avec le client et adressent
lusine un fax de commande. La fixation des prix dfinitifs est laisse la discrtion
de lagent commercial qui dispose dune marge de manuvre.
Note 2-
Lusine dispose dun registre de rception des commandes. Aprs avoir saisi la
commande dans le logiciel informatique SYBEL , un bon de prparation
prnumrot est dit. Ce bon est adress par lusine au magasinier. Si le stock est
disponible en quantit suffisante, la commande est satisfaite. En revanche, dans le cas
contraire, le magasinier corrige le bon de prparation en fonction des quantits
disponibles.
Note 3-
Lusine dite alors un bon de livraison sur la base du bon de prparation en trois
exemplaires :
Note 4
Fabrication
Note 5-
Les commandes clients arrivent chez les commerciaux qui contrlent les prix et
adressent un fax de commande lusine.
Note 6-
Lusine retranscrit les informations sur un registre comme pour les commandes
ngoce . Le directeur de lusine remplit une feuille de fabrication en trois
exemplaires. Les deux premiers exemplaires restent dans le carnet de souche ; le
troisime est donn au magasinier pour enlvement des biens fabriqus. Le
laboratoire vrifie le respect des normes de fabrication et prend un chantillon o il
indique le numro de lot de fabrication.
Note 7-
Livraison
Note 8-
La livraison est assure, aprs un contrle par la scurit, soit directement lusine
pour les clients qui prennent en charge le transport, soit par lintermdiaire dune
socit de distribution.
Note 9-
Dans le cas dune vente directe lusine ; lusine garde un bon de livraison et donne
les deux autres exemplaires au client. Lorsque le client sort de lusine, il remet au
chef de scurit un exemplaire du bon de livraison. Le chef de scurit enregistre le
sortie aprs lavoir contrle avec le bon de livraison ( quantit, nature des produits
livrs, date de livraison , client ) sur un registre sortie et remet le bon lusine.
Note 10- Dans le cas dune vente par transporteur, lusine garde un bon de livraison et donne
les deux autres exemplaires au transporteur livreur . Le transporteur livre la
marchandise et fait signer les deux exemplaires des bons de livraison par le client. Il
remet un exemplaire au client et ramne le second l usine.
Note 11- Tous les jours, lusine rapproche les bons de livraison en sa disposition avec les bons
signs par le client et ceux transcrit dans le registre du chef de scurit la sortie de
lusine ou des bons la disposition de la socit de distribution.
Note 12- Une fois le rapprochement effectu, les bons de livraison sont saisis dans le logiciel
Sybel pour la facturation. Les autres bons non encore contrls restent en attente
de facturation.
Note 13-
Lusine dite rgulirement un listing des commandes non livres pour analyse.
Note 14-
Retours
Note 15- Pour chaque retour, un bon de retour est rempli manuellement. Il est sign par le chef
de scurit et par lagent commercial en charge du client. Le commercial vrifie la
conformit du bon de retour avec ce quil a convenu avec le client. Le bon de retour
est ensuite envoy lusine pour ldition de lavoir. Les bons de retour sont
prnumrots et disposs en 3 exemplaires. La souche est garde lusine, lautre
copie est envoye avec lavoir la comptabilit.
Les chantillons
Note 16- Les chantillons remis la clientle sont matrialiss par un bon dchantillon qui est
saisi pour corriger linventaire permanent. Aucune facturation nest lance pour les
chantillons puisquils sont offerts la clientle.
Les bons de prt et de consignation
Note 17- Les produits prts aux clients sont matrialiss par des bons de prt qui sont saisis
pour correction de linventaire permanent. Un tat des consignations est remis la
comptabilit pour enregistrement.
La facturation
Note 18- La facturation est faite par batch automatique des bons de livraison sur le logiciel
de gestion commerciale. Elle est lance chaque jour pour les livraisons J-1. La date
de facture est identique celle de la livraison. A chaque type de produit, est associ
dans le systme le taux de TVA correspondant.
Note 19- La facture est agrafe au bon de livraison sign par le client puis transmise la
comptabilit au responsable comptabilit client .
Note 20- La comptabilit vrifie systmatiquement que les bons de livraison correspondent
bien la facture et que toutes les signatures (client, chef de scurit) existent. Les
vrifications portent galement sur les calculs arithmtiques. Les anomalies sont
traites rapidement dans la journe qui suit. Toutes les anomalies releves sont
stockes dans un document spcifique afin de garder une trace des problmes et des
explications fournies.
Note 21- Les factures de vente se dversent automatiquement tous les mois de linterface de
gestion commerciale la comptabilit gnrale.
Note 22- Au niveau des rglements, le responsable des comptes des clients tient deux registres
de rception des rglements, un pour les traites et un pour les chques. Il comptabilise
rgulirement dans linterface de gestion commerciale les rglements ressortant des
deux registres.
Note 25- Un cachet comptabilis est appos sur les avis de banque et en mme temps la
mention pay est porte sur la facture correspondante.
Note 26- Le service commercial a un accs direct linterface gestion commerciale pour le
suivi des soldes clients. En effet, les bonus des commerciaux sont calculs sur la base
du chiffre daffaires encaisss.
Note 27- Le responsable de la comptabilit clients suit rgulirement les impays sur un cahier
relatif aux incidents de paiement.
Note 28- Chaque trimestre, le responsable de la comptabilit client dresse un tat des clients
douteux en indiquant de faon prcise lanciennet du solde. La part provisionner
dans les livres de la socit est dtermine par le Directeur Gnral.
Note 29- La liste des clients douteux est adresse aux agents commerciaux pour information.
Note 30- Les produits de la socit sont peu risqus au niveau de la gestion aprs vente sauf
pour les produits Btiment .
Note 31- En effet, les autres produits sont vendus sur la base dune feuille technique qui
reprend lensemble des caractristiques des produits. La responsabilit de la socit
ne peut tre mise en cause quen cas de non conformit du produit la feuille
technique. Or, les produits vendus sont contrls au laboratoire et par le client. Le
risque de contestation reste faible.
Note 32- En revanche, pour les produits Btiments , la socit fabrique essentiellement des
solutions. Ces solutions sont pour les plus importantes contrles par un laboratoire
extrieur la socit.
Pour les crances juges irrcouvrables, sur la base des documents juridiques
probants, la socit procde leur annulation.
Procdures
Rfrences
aux objectifs.
daudit
Rfrence la
description narrative Oui Non N/A Commentaires
du cycle ventes clients
COMMANDE
Un encours de crdit
maximum est affect
chaque client. Au del
de
ce
seuil, une
acceptation spcifique
est obtenir.
Les
commandes
acceptes
sont
enregistres sur des
bons de commande
interne
prnumrots
tablis en plusieurs
exemplaires.
Procdures
Rfrences
aux objectifs.
daudit
Rfrence la
description narrative Oui Non N/A Commentaires
du cycle ventes clients
LIVRAISON
Chaque prparation de
commande donne lieu
l'tablissement d'un bon
prnumrot
de
livraison
mis
en
plusieurs exemplaires.
La personne responsable
des sorties de stock
vrifie
que
les
prparations
de
commande
correspondent aux bons
de commande.
La
prparation
de
commande est pese ou
le nombre de colis
compt et un contrle
est fait par rapport au
calcul effectu par
l'informatique.
Une
procdure
de
contrle est mise en
place pour s'assurer que
toutes les commandes
sont
intgralement
livres. Par exemple: un
listing des commandes
non livres est dit de
manire rgulire et est
analys, ou bien un
chrono des bons de
commande en attente de
livraison existe.
Procdures
Rfrences
aux objectifs.
daudit
Rfrence la
description narrative Oui Non N/A Commentaires
du cycle ventes clients
10
Rfrence
Rfrences
la
aux
description
objectifs.
narrative Oui Non N/A
daudit
du cycle
ventes
clients
Procdures
Commentaires
FACTURATION
Les
livraisons
rapidement.
sont
factures
11
Procdures
Rfrence
Rfrences
la
aux
description
objectifs.
narrative Oui Non N/A
daudit
du cycle
ventes
clients
Commentaires
Le
systme
met
un listing
d'anomalies. Ce listing peut tre
obtenu en fixant des limites
suprieures et infrieures de quantits
et de prix unitaires. Ces anomalies sont
analyses et traites.
12
Rfrence
Rfrences
la
aux
description
objectifs.
narrative Oui Non N/A
daudit
du cycle
ventes
clients
Procdures
ENREGISTREMENT
FACTURE
sont
DE
Commentaires
contrls
LA
13
Procdures
Rfrence
Rfrences
la
aux
description
objectifs.
narrative Oui Non N/A
daudit
du cycle
ventes
clients
Commentaires
Le
systme
ne
permet
pas
l'tablissement d'une facture sans
l'existence d'un numro de bon de
livraison.
14
Procdures
Rfrence
Rfrences
la
aux
description
objectifs.
narrative Oui Non N/A
daudit
du cycle
ventes
clients
Commentaires
15
Procdures
Rfrence
Rfrences
la
aux
description
objectifs.
narrative Oui Non N/A
daudit
du cycle
ventes
clients
Commentaires
16