SISTEMAS DE INFORMACION: Casos Prcticos

CASO:
ICPNA - Regin Centro

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1.

DATOS GENERALES
RESEA HISTORICA
Para hablar de la historia de EL ICPNA Regin Centro tenemos
que remontarnos a la historia del ICPNA (SEDE LIMA) de la
cual se desprenden las dems sedes. Este fue fundado el 2 de
junio de 1938 por iniciativa de distinguidos escritores,
intelectuales y cientficos peruanos y miembros de la embajada
estadounidense quienes mediante esta organizacin buscaban
difundir la cultura peruana y norteamericana. Entre sus
fundadores figuran personalidades como Manuel Beltroy,
Estuardo Nez, Jorge Basadre, Luis E. Valcrcel, Julio C.
Tello, Aurelio Mir Quesada, Juan Pardo Heeren, Ricardo
Palma Silva, Luis C. Infante, Alberto Tauro del Pino, Horacio
Urteaga, Jos Glvez, Jos Jimnez Borja, Godofredo Garca,
Carlos Monge, Jos Flores-Araoz, Nicomedes Santa Cruz, John
Murdoch, Albert Anthony Giesecke P., entre otros personajes
del arte, la ciencia y la cultura.

Curiosamente, al igual que

otras empresas, el ICPNA inici sus actividades en un modesto

local de la calle Pando (hoy Carabaya), en el centro de Lima,
con tres alumnos y dos profesores. Desde su fundacin, el
ICPNA comprendi el valor del ingls americano como el
idioma que habla el mundo, habiendo formado a decenas de
generaciones

de

peruanos

que

alcanzaron

metas

internacionales.
Con el pasar de los aos ICPNA vio la necesidad de ampliar su
cobertura hacia otros departamentos pues se vea la necesidad
de una enseanza seria del idioma Ingles en otros puntos del

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pas a pesar de que exista competencia, el Britnico, esta no
estaba tan bien cimentada como el ICPNA y solo llegaba al
mercado Limeo. Es as que surge ICPNA de Huancayo (hoy
ICPNA Regin Centro) fundada por un grupo de prominentes
personalidades peruanas y norteamericanas. Entre ellos el
Mayor Comisario de la Guardia Civil- Don Jorge Prez Astete,
Dr. Luis F. Caballero Alvarado, Sr. Lester Long, Sr. Joseph G.
Williams, Dr. Juan Verand Hidalgo, Sr. Antonio Torres Ortega,
Sr. James Long Vegler, Sr. Luis Bazo Guidino, Dr. Mayor
Guarda Civil - Luis Crdenas Mlaga, Sr. Renato Defilippi
Cambiasso, Ing. Enrique Olivares Cabrera, Sr. Alfredo Elejalde
Granados, Sr. Edwin Coger y Sr. Edgard Brown, como una
Asociacin Civil sin fines de lucro que promovera el
intercambio cultural entre Per y los Estados Unidos de
Norteamrica, habindose inscrito en Registros Pblicos de
Huancayo, el 08 de agosto de 1969, motivo por el cual se fij
como la fecha de aniversario institucional. El 26 de noviembre
de 1969, el ICPNA de Huancayo (hoy ICPNA Regin Centro)
tuvo la iniciativa de fundar la Federacin Nacional de ICPNAs
del Per, con el ICPNA de Tacna y el ICPNA de Ica, asociacin
sin fines de lucro que tuvo un Estatuto que fue el modelo para
todos los ICPNAs, y se inscribi en Registro Pblicos de Lima,
habiendo tenido entre sus miembros a nueve ICPNAs: Piura
(hoy ICPNA Regin Grau); Chiclayo; Trujillo (hoy El Cultural);
Huancayo (hoy ICPNA Regin Centro); Ica (ya no existe) ;
Arequipa (hoy Centro Cultural Peruano Norteamericano); Tacna
(ya no existe); Cusco y Puno (ya no existe).

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El 30 de abril del 2004, el ICPNA de Huancayo cambi su
denominacin por: ICPNA Regin Centro y registro el logo del
ICPNA, pero esta decisin de patentar el logo del ICPNA, que
en esos momentos representaba a todos los ICPNAs, no fue
recibida de buena manera por los dems ICPNAs generndose
as que el ICPNA Lima iniciara un proceso judicial contra el
IPCNA - Regin Centro pero afortunadamente estos problemas
fueron superados establecindose convenios entre todos los
ICPNAS con respecto a la tenencia del logo.
Para el ao 2007, el ICPNA Regin Centro comprenda solo
las sedes de Huancayo y Hunuco por lo cual para agosto del
mismo ao ICPNA Regin Centro ampli su mbito
geogrfico y de influencia, inscribindolo en los Registros
Pblicos de Huancayo, a los Departamentos de: Ancash,
Ucayali, Hunuco, Pasco, Junn, Huancavelica, Ayacucho e Ica.
Actualmente, ICPNA Regin Centro es la institucin lder en
la enseanza del ingls americano y mantenindose fieles al
espritu de sus fundadores; convertidos en una organizacin
seria, eficiente y moderna, cuyo xito radica en el permanente
esfuerzo por servir a la educacin y la cultura.
VISION
Ser Institucin lder en la difusin de la cultura en todas sus
expresiones y la formacin de profesionales multilinges,
reconocida por su excelencia acadmica y su permanente
servicio a la sociedad.
MISION
Difundir la cultura para el desarrollo de la persona y formar
profesionales multilinges, espaol, ingls y otras lenguas.

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VALORES
Servicio: Vocacin de servicio a la sociedad, a los clientes
internos y clientes externos
Credibilidad: Nuestros actos son coherentes con lo que
decimos. Nuestros productos y servicios son superiores y de
excelencia y nos esforzamos en que siempre sea as.
Compromiso: Para asumir responsabilidades y retos de
manera proactiva, involucrndonos en alcanzar las metas.
Compromiso adems con el desarrollo de la persona.
Honestidad: En nuestros actos, en nuestras palabras, en
nuestros pensamientos.
Unidad: Somos una Unidad
Trabajo y colaboracin en equipo: Somos un equipo al
servicio de los clientes, interactuamos e interdependemos
generando sinergias.
Respeto y valoracin a los clientes internos y externos:
Respeto a la dignidad humana, a las normas y a los principios
institucionales.
OBJETIVOS

Ofrecer la formacin profesional en el Idioma Ingls y

espaol

Propender el ejercicio profesional mediante la prestacin de

servicios a la comunidad educativa.

Patrocinar, promover, preparar, desarrollar y auspiciar

actividades culturales artsticas y educativas, as como
ofrecer facilidades para la difusin de las acciones e
instituciones culturales de la comunidad.

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Establecer

centros

de

recursos

tcnico-culturales

norteamericanos y peruanos que contribuyan de manera

actualizada al conocimiento de las expresiones culturales
del Per y de los Estados Unidos de Norteamrica,
realizando intercambio de los educandos de acuerdo a su
rendimiento acadmico.

Organizar exhibiciones o muestras, conciertos, programas

radiales y televisivos, conferencias, cursos, seminarios
funcionales, teatrales y dems actos culturales que
propicien el conocimiento y el intercambio recproco de las
expresiones culturales de ambos pases.

ESTRUCTURA ORGNICA
ORGANIGRAMA FUNCIONAL POR FORMATOS DE EJECUCION ICPNA - REGIN CENTRO
Asamblea General
De
Asociados

Comisiones

Consejo Directivo

Asesor Legal

Direccin General

Jefe de
Marketing

Secretaria

Director
Administrativo

Director de
Cultura

Director
Acadmico

Secretaria

Jefe RR. HH.

Contador

Asistencia Social

Asistente

Guardiana

Control y Auditora

Limpieza

Tesorera y Caja

Jefe de
Informtica

Desarrollo e
Implementacin
de Software

Almacn y
Adquisiciones
Mantenimiento

SACs

Soporte Tcnico
Mensajera

Jefe de Logstica
y Patrimonio

Jefe de Investigacin
y Produccin

Secretaria

Jefe de Asesora
Educacional

Registros
Academicos.
Sala de Examenes

Jefe de Biblioteca

Jefe de Eventos

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2.

GESTION DE LA INFORMACION
GESTION DE LA INFORMACION EN EL PASADO
Cuando el ICPNA se cre hace casi 52 aos su actividad
principal fue la acadmica y las labores realizadas se centraban
en los alumnos; por lo que el registro de sus datos se realizaba
haciendo uso de fichas rellenadas con lapicero, por un grupo de
trabajadores. El registro de los datos contables y de las dems
reas tambin se realizaba de la misma manera; es decir, todos
los registros fueron manuales y hasta ahora en cada rea se
conservan los archivos de manejo interno donde se observa
que fueron del tipo convencional. Con el paso del tiempo se
adquirieron computadoras, principalmente para accesar a la
informacin de los alumnos, y bsicamente para tener un
control de los ingresos y egresos; pero a pesar de la
adquisicin y el uso bsico de las computadoras en el rea
acadmica y contable (utilizacin del software MS Excel hoja
de clculo, y el software de facturacin y contabilidad para el
entorno DOS) no hubo mayores cambios, con respecto a la
Gestin de la Informacin, ya que en la mayora de procesos se
segua

realizando

los

registros

principalmente

el

procesamiento de los datos, de manera manual.

GESTION DE LA INFORMACION EN EL PRESENTE
Cuando ingres a laborar al ICPNA Regin Centro, el seor
Julio Anchiraico Trujillo, en el ao 2007, not todo ello y ms
an al existir una necesidad de informacin de calidad por parte
de los directores se comenz a cambiar la manera de gestionar
la informacin, primeramente se inici por caja y luego fue

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extendindose a las dems reas. Para cambiar la forma de
gestionar la informacin, se adquirieron computadoras para
todas las reas, se incorpor el uso del sistema gestionador de
base de datos MS SQL server y se utiliz las computadoras
normales como servidores para su arquitectura de red.
Anteriormente en el rea de informtica, haba poco personal y
no se contaban con programadores, sino ms bien con
personal de soporte tcnico tambin llamado HelpDesk con un
jefe de rea que realizaba funciones diversas.
En una reunin de los directores: Director acadmico, Moiss
Alcntara Ayre; Director Administrativo, Mara Santillana Poma:
Director General, Fredy Crdova Guere; Director de Cultura,
Diana Casas, se plantea desarrollar un proyecto de mejora de
la Gestin de la Informacin en las diferentes reas del ICPNA
Regin Centro y para esto se le pregunto al jefe de cada rea
si es que conocan la informacin sobre su rea al 100 %? Y
si es que tenan problemas para obtener datos e informacin
en

sus

respectivas

reas?;

estas

interrogante

ellos

respondieron que si conocan toda la informacin de su rea y

que no tenan problema alguno; pero los directores no estaban
conformes con estas respuestas por lo cual decidieron hacer
una prueba piloto, en la cual pedan al personal datos e
informacin especfica de las diferentes reas, para sorpresa de
los directivos, coordinadores y personal no obtuvieron las
respuesta que ellos esperaban de la prueba piloto, y de estos
anlisis que se hicieron se observ que algunos

datos no

haban sido registrados y por ello no se poda obtener algunas

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informaciones, es as que gracias a esta prueba piloto los
directores deciden implantar, en el ao 2008, un control
acadmico totalmente automatizado con el propsito de mejorar
la Gestin de la Informacin y para lograr esto se empieza
implantando un sistema de registro de notas y de asistencia, el
cual permite contar con informacin de calidad, algo muy
diferente a lo que antes se daba, con esto el rea administrativa
ve la necesidad de automatizar los diversos procesos
acadmicos

con

las

diversas

reas

como:

Informtica,

contabilidad, almacn, personal y otros, por lo que el rea de

informtica propone a la direccin general un proyecto para
mejorar la Gestin de la Informacin en todas las reas. Una
vez aprobado el proyecto llamado Suit ICPNA se procede a su
implantacin con el propsito de que la informacin se pueda
obtener con mayor rapidez y exactitud sin temor a que falte
algn dato o no se pueda obtener la informacin necesaria.
Para implantar este proyecto Suit ICPNA se adquiere hardware
y software apropiado, tambin se incorpor a un encargado de
redes, as mismo se contrat dos programadores para la
ejecucin del proyecto mencionado, que estuvieron a cargo
durante la creacin y ejecucin del proyecto pero una vez
terminado se continuo slo con el apoyo de uno de ellos para el
mantenimiento de dicho proyecto.
Pero como en toda organizacin existen una serie de
dificultades, el proyecto corri el riesgo de fracasar, este debido
a que el personal se opuso al cambio ya que ellos estaban
acostumbrados a trabajar de manera convencional, entre las

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dificultades a superar se tena: la existencia de nuevas
aplicaciones para las diferentes reas, como contabilidad,
logstica, marketing que trabajaban en forma independiente.
Ejemplo: almacn trabajaba con el Software MS Excel de la suit
MS Office, mientras que en caja se utilizaba archivos y
tecnologas convencionales, siendo imposible hacer un cruce
de informacin, generando mucha demora en este proceso ya
que se tena que esperar que una rea termine y sintetice la
informacin utilizada para que otra rea pueda hacer uso de tal
informe, contabilidad tena que esperar a que caja cierre su
reporte boleta por boleta para luego recin registrar la
informacin en las cuentas contables correspondientes.
El proyecto desarrollado Suit ICPNA, en el rea acadmica
permite contar con la siguiente informacin: el nmero de
alumnos matriculados, los horarios, ciclos, horas acadmicas
de los docentes, asignacin de los salones, etc.; en el rea de
contabilidad permite integrarse con el sistema de caja. Si bien
es cierto todas las reas estaban relacionadas faltando integrar
algunos puntos, priorizando as el rea de almacn por la
necesidad de tener el control exacto de los materiales, por
ejemplo cuando sale un libro ya sea del almacn local o
almacn central, este dato de un libro menos ahora es
actualizado al instante, del mismo modo ya se tiene
actualizado, en tiempo real, los asientos contables de las
ventas realizadas, de manera que posteriormente se pueda
tener un manejo contable adecuado.

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En el 2010

se not que la inscripcin directa en caja era

propensa a errores, principalmente en digitacin, pero esto fue

superado con un nuevo proyecto de mejora de la Suit ICPNA;
es decir, actualmente caja despus de registrar los datos de los
pagos

de

los

alumnos,

automticamente

actualiza

la

informacin en lnea en el rea de contabilidad. As mismo, se

solucionaron problemas de interconexin de sedes del ICPNA Regin Centro, usando el servicio de red privada Speedy para
intercambio de informacin; este proyecto fue aprobado el 2010
con la intencin de integrar la informacin de todas las reas
para el apoyo a la toma de decisiones y de esta manera evitar
la prdida de tiempo en la entrega de informacin y reducir el
costo en personal innecesario. Actualmente, en los proceso
operacionales como el de matrcula se cuenta con informacin
exacta de los alumnos con su correspondiente curso, materia,
pago, etc., es ms, se cuanta con el servicio de Intranet con el
cual los alumnos pueden pre matricularse, facilitando a los
trabajadores las labores acadmicas y de caja. Otro problema
que se solucion fue el caso del proceso de compras a diversos
proveedores, la informacin en dicho proceso era aislada
debido a que sus sistema fue desarrollada con el software
Visual FoxPro que no era compatible con el de contabilidad y
almacn, es por eso que con esta mejora del proyecto se busc
cambiar esta situacin, para lo cual se adquiri nuevos equipos
para el almacn, especficamente para inventarios, tales como
lectores de cdigos de barra porttiles con sistema operativo

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incluido, siendo este el Windows Mobile para actualizar en lnea
la Base de Datos.
A cargo de este proyecto mejorado Suit ICPNA, est el seor
Julio Anchiraico Trujillo, Jefe del rea de Tecnologas de
Informacin, gracias a cursos de actualizacin en anlisis de
sistemas, gestin de Base de Datos, herramientas de desarrollo
como el Visual Studio y otros, es que orienta a su equipo a
trabajar ayudando a la implantacin de estndares de trabajo
en

cada rea, cambiando la denominacin del rea de

informtica y sistemas al nombre de rea de Tecnologas de

Informacin esto debido a la adaptacin de normas y
estndares internacionales como ITIL, donde la gestin de
todos los recursos informticos se engloba en Tecnologas de
Informacin.
GESTION DE LA INFORMACION EN EL FURTURO
El ICPNA - Regin Centro con el fin de ser una empresa
innovadora, desde mediados del 2010 est implementado un
proyecto, de creacin propia, acerca de una BASE CENTRAL,
con la que registrarn datos para poder obtener informacin de
mayor

calidad,

proyecto

que

est

generando

grandes

expectativas en la organizacin cuya primera fase se concluir

a mediados del ao 2012. Este proyecto permitir una mayor
integracin con las dems sedes de la institucin, gestionando
no solo informacin, sino mejorando la toma de decisiones a
nivel de los ms altos ejecutivos,

por ello el personal

encargado del rea de Tecnologas de Informacin se est

capacitando, ya que como se sabe el desarrollo, implantacin y

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mantenimiento de un Sistema de Informacin demanda tiempo
y recursos.
Un gran propsito del nuevo proyecto es que ser un Sistema
de Informacin integrado, predictivo y mucho ms flexible que
satisfagan las futuras necesidades de informacin de la
organizacin.
3.

PREGUNTAS

Segn el nivel y alcance Qu tipos de Sistemas de

Informacin identifica en la Organizacin? y A qu nivel
de

la

Organizacin

apoya

dichos

Sistemas

de

Informacin?. Explique su respuesta.

Qu beneficios ha trado a la organizacin el desarrollo

e implantacin del Sistema de Informacin actual?.

Segn Nolan En qu etapa de la evolucin de los

Sistemas de Informacin se encuentra actualmente la
organizacin?. Explique su respuesta.

Considera

necesario

cambiar

el

Sistema

de

informacin actual de la Organizacin? Explique su

respuesta.