2.3.2.

Modele ale proceselor de afaceri

Introducere
Datorita existentei unei concurente din ce in ce mai puternice,
companiile sunt nevoite sa creasca nivelul de calitate al bunurilor si
serviciilor oferite, sa reduca timpul de procesare a comenzilor, minimizand in
acelasi timp costurile, ceea ce conduce la marirea profiturilor.
Pentru atingerea acestor obiective, companiile trebuie sa-si optimizeze
operatiunile

interne.

Aceasta

optimizare

presupune,

in

primul

rand,

construirea unui model de afaceri care sa reprezinte activitatea firmei,

permitand acesteia sa analizeze si simuleze schimbarile ce ar putea surveni
inainte de implementarea acestora.
Pana de curand, modelele utilizate erau cele ierarhice, ce reprezentau
structura organizationala a companiilor. In ultima vreme a devenit insa
evident faptul ca situatia multor companii poate fi mult imbunatatita prin
optimizarea proceselor lor de afaceri.
Un proces de afaceri reprezinta modul de functionare privit pe
orizontala al unei companii, permitandu-i acesteia sa-si analizeze si
optimizeze fluxul de lucru.
Un proces de afaceri:
-

poate afecta mai multe unitati organizationale;

poate avea un impact organizational pe orizontala;

creaza valoare clientului, ce poate fi intern sau extern.

Pe masura ce organizatiile devin din ce in ce mai sofisticate,

interconectate si globale, se impune descrierea explicita si consistenta a
modului in care acestea functioneaza, utilizand un limbaj de afaceri comun.
Modelarea afacerilor ofera o abordare utila a descrierii si intelegerii
modului de functionare a unei afaceri. Cu toate acestea, majoritatea
abordarilor privind modelarea afacerilor nu reusesc sa reprezinte in mod
complet, riguros si suficient de formalizat operatiunile de afaceri.

I. Modelarea proceselor de afaceri utiliznd UML (Unified

Modelling Language)
UML reprezinta un limbaj de modelare cu notatii specifice si reguli
gramaticale aferente, ce poate fi utilizat de companii pentru construirea
modelelor software.
UML suporta o multime vasta de elemente grafice, descriind notatii
specifice pentru clase, componente, noduri, activitati, fluxuri de munca, use
cases1, obiecte, stari si modul in care se pot modela relatiile de legatura
dintre aceste elemente. UML suporta, de asemenea, extensii customizate
prin utilizarea unor elemente stereotipice 2. UML are noua diagrame
predefinite care descriu impreuna structura, comportamentul si arhitectura
unui sistem.
Modelarea proceselor de afaceri constuituie o parte esentiala a oricarui
proces

de

dezvoltare

programelor

software,

permitand

analistului

surprinderea principalelor aspecte si proceduri ce guverneaza modul in care

functioneaza afacerea respectiva.
Intr-o

prima

faza,

modelul

permite

analistului

capturarea

evenimentelor, inputurilor, resurselor si outputurilor asociate procesului de

afaceri ce sunt considerate a fi semnificative. Prin adaugarea ulterioara a
unor

elemente

de

design

de

tipul

Use

Cases

utilizand

link-uri

de

implementare, devine posibila constructia unui model usor de urmarit si

functional.

1Use case reprezinta descrieri ale comportamentului sistemului informatic atunci cand acesta
raspunde unor solicitari din afara sistemului

2Stereotipurile reprezinta unul din cele trei mecanisme de extensie din UML care permit designerilor sa
extinda vocabularul UML in scopul crearii unor elemente model noi derivate din cele deja existente dar
avand proprietati specifice corespunzatoare unui anumit domeniu sau utilizarii specifice. De ex., atunci
cand modelam o retea, este posibil sa avem nevoie de simboluri pentru reprezentarea routerelor si
huburilor. Utilizand noduri stereotipice, putem face astfel incat aceste elemente sa apara ca blocuri
primitive. Din punct de vedere grafic, un stereotip este reprezentat printr-un nume intre ghilimele sau
paranteze si plasate deasupra numelui unui alt element. In plus, ar putea fi indicat cu ajutorul unui
icon specific.

Notatii utilizate in Modelarea Proceselor

Un model al unui proces de afaceri contine in general urmatoarele
elemente:
-

scopul sau motivul ce sta la baza procesului considerat;

inputurile specifice;

outputurile specifice;

resursele consumate;

activitatile ce sunt indeplinite intr-o anumita ordine;

evenimentele ce determina acest proces.

Conceptele folosite pentru definirea arhitecturii unui sistem:

1. Procesul de afaceri
Procesul de afaceri reprezinta o colectie de activitati ce au ca scop
obtinerea unui output specific pentru un anumit client sau piata, utilizand un
set de inputuri. Accentul se pune pe modul in care sunt realizate activitatile
dintr-o organizatie, ci nu pe ce tip de produs se obtine efectiv. Un astfel de
proces consta intr-o ordonare specifica de activitati ce au loc in conditii
determinate de spatiu si timp, avand un inceput, un sfarsit, precum si
inputuri si outputuri clar definite.
Notatia utilizata pentru descrierea unui proces de afaceri este
urmatoarea:

Notatia utilizata sugereaza un flux de activitati de la stanga la

dreapta. In general, un element de tip eveniment va fi plasat in stanga
procesului si outputul va fi in partea dreapta. Elementele ce desemneaza
activitati vor fi incluse in elementul de tip proces.
Un proces are un scop precis si este influentat de evenimente.

2. Inputuri, resurse si informatii

Procesele de afaceri utilizeaza informatii pentru a adapta sau finaliza
diferite

activitati.

Spre

deosebire

de

resurse,

informatiile

nu

sunt

consumate in cadrul procesului, ci mai degraba sunt utilizate ca parte a

procesului de transformare. Informatiile pot proveni din surse externe, de la
clienti, de la unitati interne din cadrul organizatiei sau pot fi chiar rezultatul
unor alte procese.
O resursa reprezinta un input al unui proces de afaceri si spre
deosebire de informatie este consumata in cadrul acestuia. Resursele sunt
toate elementele utilizate in afaceri de tipul: elemente de capital, forta de
munca, contracte, etc.
Notatia

utilizata

pentru

redarea

informatiilor

si

resurselor

este

urmatoarea:

Ex. de informatie: template-urile utilizate pentru comenzi pot fi utilizate

in mod repetat pentru ca noi comenzi sa aiba un format unitar, identic.
Template-urile nu sunt alterate sau epuizate in cadrul acestei activitati.
Ex. de input: pe masura ce comenzile primite de la clienti sunt
procesate, ele sunt consumate si nu vor mai fi utilizate din nou.
3. Evenimente
Un eveniment poate fi: primirea unui obiect, atingerea unui deadline, o
notificare sau orice altceva ar putea initia un proces de afaceri. Evenimentul
poate fi consumat si transformat (de ex. o comanda a clientului) sau
poate actiona ca un catalizator.
Un eveniment este generat de un proces si primit de unul sau mai
multe procese diferite de cel ce l-a generat.

4. Outputul
Un proces de afaceri va produce unul sau mai multe outputuri utilizate
fie intern, fie pentru a satisface cerinte externe. Un output poate fi un obiect
(de tipul unui raport sau o factura), o transformare a unor resurse primare
(un program zilnic) sau un rezultat de tipul satisfacerii comenzilor clientilor.
Un output al unui proces de afaceri poate fi utilizat de un alt proces, fie
ca un element ce a fost initial solicitat de acesta, fie ca unul generator de noi
activitati.

5. Scopul
Orice proces de afaceri are un scop bine definit. Acesta reprezinta
motivul pentru care organizatia isi desfasoara activitatea si trebuie definit in
termenii beneficiilor pe care acest proces le aduce organizatiei per ansamblu
si satisfacerii nevoilor de afaceri.

1
6. Regulile de afaceri
Regulile de afaceri reprezinta premisele ce definesc sau restrictioneaza
anumite aspecte ale afacerii si constituie ansamblul cunostintelor legate de
business-ul respectiv.
7. Mecanismele generale
Mecanismele generale pot fi folosite in toate diagramele . De ex., o
nota poate contine numele unui document extern sau al unei alte diagrame
pentru a indica locul in care putem gasi informatii suplimentare cu privire la
model.

Asamblarea elementelor componente

Reprezentarea grafica a unui proces de afaceri ce contine elementele
prezentate anterior:

Implementarea
Relatiile de dependenta intre procesul de afaceri si use cases, pachete 3
sau alte elemente ale modelului sunt reprezentate prin intermediul
legaturilor de tip <<implementation>> .
Exemplul de mai jos arata modul in care un Proces de Afaceri este
implementat printr-un Use Case si un Pachet. Pe masura ce modelul este
dezvoltat si componentele functionale ale programului software sunt
construite si legate de Use Cases, justificarea fiecarui element dpdv. al
afacerii poate fi dedusa din model.
Procesul de afacere include o serie de proceduri manuale si automate.
Acest model ilustreaza intocmai functionalitatea (Use Cases) ce va fi
construita pentru a servi unui anumit proces de afaceri; orice functionalitate
absenta trebuie sa fie obtinuta din alte sisteme sau proceduri (manuale sau
automate).
Un model ce poate fi construit pentru a reprezenta un proces
de afaceri

3 Pachetele reprezinta constructii UML care permit organizarea elementelor modelului in grupe, ceea
ce conduce la obtinerea unor diagrame UML mai simple si mai usor de inteles. Pachetele sunt
reprezentate ca fisiere si pot fi utilizate in orice diagrama UML, desi ele sunt cel mai des folosite in
diagrame Use Case si Class deoarece aceste modele au tendinta de expansiune.

Scopul acestui model este de a prelua comenzile clientilor si a le livra

acestora. Procesul incepe prin primirea unei cereri de la un Utilizator, ceea ce
conduce la apelarea urmatoarelor elemente:
Catalogul de Carti;
Cosul de Cumparaturi;
Paginile On-line;
Inventarul Depozitului.
Outputul il reprezinta comanda clientului.

Cea de-a doua parte a modelului procesului se refera la solutionarea

comenzii clientului si livrarea produselor solicitate de acesta. Cel de-al doilea
proces implica Inventarul Depozitului si Curierul si se finalizeaza atunci cand
comanda este livrata clientului.
Studiu

de

caz:

Modelarea

unei

companii

din

domeniul

confectiilor
1 Scurta prezentare a companiei
Compania activeaza in domeniul confectiilor barbatesti inca din anul
1960 si are in prezent 400 de angajati, fiind considerata in primele 1000 de
companii din Portugalia.
Produsele firmei sunt comercializate atat pe piata interna cat si pe
pietele externe, exportul reprezentand 49% din cifra sa de afaceri. Principala
destinatie externa o reprezinta Uniunea Europeana (29%), urmata de SUA
(18%).
In prezent, compania produce costume, pantaloni si sacouri sub trei
branduri cunoscute. Inca de la infiintare, compania a dorit sa se diferentieze

prin confectionarea costumelor utilizand metode traditionale, ceea ce i-a

conferit un plus de imagine si asocierea numelui sau cu ideea de calitate.
Viziunea sa este: sa fie imaginea calitatii, inovatiei si succesului
pentru gama de confectii barbatesti ce se adreseaza jumatatii superioare a
clasei mijlocii si sa mentina si sa consolideze pozitia de leader pe piata
interna concomitent cu cresterea cotei de piata pe pietele externe
2. Modelul conceptual
Modelul conceptual defineste conceptele cheie ce sunt importante
pentru modelarea procesului de afaceri.

3. Procesul de afaceri
Abordarea procesului de afaceri al firmei se concentreaza pe modul in
care pot fi atinse obiectivele precizate in viziunea firmei. Diagrama de mai
jos este utilizata pentru modelarea procesului de Vanzare. Fiecare sub-proces
are un scop specific ce trebuie atins. Procesul de afaceri poate de asemenea
indica pasii necesari in vederea imbunatatirii business-ului sau a sistemelor
ce il sustin.

4. Organizarea si Resursele
Modelul organizational arata structura resurselor umane in timp ce
modelul resurselor arata structura altor resurse de tipul: produse, documente
si masini. Resursele ce apar in modelul resurselor sunt de fapt cele care sunt
utilizate in modelul proceselor. Modelul conceptual descrie conceptele

generale ale afacerii si reprezinta un ajutor pretios in constructia si

exploatarea modelului resurselor si modelului organizational.
4.1. Modelul Resurselor
Comanda reprezinta unul dintre conceptele cheie ale modelului
conceptual al unei companii. Diagrama starii comenzii privind resursele arata
modul in care aceasta comanda poate fi modelata pentru a putea fi urmarita
si analizata pe parcurs. Diagrama ce reda modelul resurselor arata legaturile
dintre resursa de tip comanda si alte tipuri de resurse precum: produse,
tipuri de produse, furnizori, colectii, etc. Liniile de asamblare sunt necesare
pentru a produce bunurile respective. Furnizorii ofera materiile prime si
materialele necesare pe baza carora se confectioneaza produsele. Tipurile de
produs (de ex. costum) sunt utilizate pentru a organiza si grupa produsele
(ex. sacouri si pantaloni). Colectiile reprezinta portofoliul de tipuri de produse
pentru un anumit sezon (ex. Colectia de primavara/vara).
Modelul resurselor este completat de regulile de afaceri. De ex., o
regula de afaceri poate fi o restrictie privind limita creditului unui anumit
client sau relatia dintre comenzile primite si capacitatea de productie.

4.2. Modelul Organizational

Structura organizationala a companiei este importanta pentru
clarificarea responsabilitatilor fiecarei unitati organizationale, ceea ce se
intentioneaza a fi facut prin intermediul diagramei corespunzatoare.

5. Analiza Interactiunii
Analiza

interactiunii

se

desfasoara

in

paralel

cu

modelarea

organizationala si cu modelarea procesului de afaceri. Pentru a arata

interactiunile existente intre unitatile organizationale dar si procesele ce au
loc in fiecare unitate organizationala se utilizeaza diagramele secventiale
UML. O interactiune reprezinta o secventa sau un scenariu care incepe cu un
eveniment care poate fi o intrebare sau o comanda si se termina cu un
rezultat. Diagrama secventiala pentru procesul de business denumit
Vanzari este redata mai jos:

Concluzii
Notatiile utilizate de UML pot fi considerate complicate pentru
majoritatea oamenilor de afaceri ce nu au cunostinte de IT. Exista insa
avantaje care recomanda UML ca fiind un limbaj potrivit pentru modelarea
afacerilor deoarece:
-

UML

este

un

standard

notational

recunoscut

de

comunitatea

dezvoltatorilor de software;
-

UML poate fi folosit la nivel general, caz in care detaliile legate de

implementare pot fi omise;

Diagramele activitatilor si interactiunilor construite cu UML pot fi

considerate nu doar potrivite modelarii afacerilor dar si user-friendly si
chiar necesare pentru specificarea proceselor de afaceri.
Modelarea proceselor de afaceri permit imbunatatirea si reproiectarea

afacerilor si organizatiilor si acest lucru poate fi de o importanta strategica in

pozitionarea companiei pentru a face fata cu succes globalizarii si noilor

provocari date de intrarea in era economiei digitale.