Dans tout organisme, le personnel est confront la problmatique du

classement et de larchivage. Il doit pouvoir retrouver les documents reus et

produits quand il en a besoin. Le classement doit donc tre vu comme un outil
et non une contrainte abstraite, pour un organisme et ses membres. Il donne
une structure logique et hirarchique qui
permet de classer tous les documents, sur tous les supports, que les
organismes produisent ou quils reoivent dans le cadre de leurs activits.
Les oprations qui participent au classement des documents sont trs souvent
perues comme contraingnantes et relgues au second plan, le classement
est cependant une tche essentielle au sein de tout organisme car sa bonne
intgration et son utilisation adquate dtermineront la qualit des services
rendus. Reporter plus tard le classement nest pas une solution durable.
Lexprience montre dailleurs que chaque agent consacre une part
importante (parfois excessive) de son temps de travail retrouver des
documents mal classs (dossiers incomplets, classement parallle, etc.).
Autant dexemples qui conduiront invitablement une dgradation de
lenvironnement de travail pouvant engendrer de mauvaises prises de
dcision.
LE CLASSEMENT, CEST QUOI ?
Le classement consiste grer de manire organise et structure des
documents. En dautres
mots, il consiste mettre dans un certain ordre un ensemble dlments des
documents par
exemple - ou les mettre leur place (par exemple : classer des lettres dans un
dossier, classer
des dossiers dans une rubrique dun classement).
Dans la pratique, le classement seffectue en deux temps :
tout dabord, crer un cadre gnral de classement sous forme de
catgories structures :
cest ltape qui dfinira une place pour chaque type de document / de dossier
;
ensuite, placer dans chacune des catgories dfinies dans un classement
les documents qui
sont crs : cest ltape o chaque document est class dans une catgorie.
POURQUOI CLASSER ?
1. Obligation(s) lgale(s)
Le classement des archives est une obligation lgale pour les administrations
publiques. Celles-ci
doivent non seulement conserver leurs documents, mais les conserver en
bon tat, ordonnes et
accessibles (cf. article 1, 1 de la Loi sur les archives du 24 juin 1955,
modifie par la Loi du 6
mai 2009 ). Cette rgle de base doit tre respecte par toute institution ayant
lobligation lgale de
verser ses archives dans un des dpts des Archives de ltat. Les documents
darchives quels
que soient leur forme ou leur support en dsordre ou livrs en vrac sont
refuss tant que les
institutions productrices darchives ne les ont pas, leurs frais, identifis et
reclasss correctement.

Une autre disposition lgale impose aux organismes publics de rendre leurs
documents accessibles
au citoyen. Il sagit de la loi relative la publicit de ladministration (Loi du 11
avril 1994 ). Malgr
le fait que cette loi nimpose rien sur la manire de conserver les documents, il
est nanmoins
plus ais pour une administration de mettre en place des rgles et des
procdures de classement
uniformes afin de se conformer aux dispositions lgales en la matire.
2. Ncessit vitale
Le classement des archives est une obligation lgale, mais cest dabord et
avant tout une ncessit
vitale pour toute organisation quelle soit publique ou prive. On ne classe pas
un document
uniquement la clture dun dossier mais aussi et surtout pour le retrouver
ultrieurement et
donc le rendre accessible.
Les principaux avantages dun classement rigoureux
garantir la transparence et le droit daccs aux documents (en conformit
avec la loi sur la publicit des actes administratifs).
amliorer lefficacit de la gestion et de la conservation de linformation et
des connaissances (gain de temps, qualit du travail, partage de linformation,
continuit du service, archivage)
faciliter la prise de dcision
assurer la protection de linformation sensible et classifie (gestion du
risque)
QUAND CLASSER ?
Il importe tout dabord de prciser que le classement des archives peut
intervenir tout instant, ds
la phase de production dun document jusqu sa phase de conservation
dfinitive. Il est vident que plus le classement est assur tt, mieux les
documents seront grs et conservs efficacement.
En principe, une administration ne classe pas ses documents / ses archives
afin de faciliter la
consultation ultrieure des chercheurs mais davantage pour elle-mme, en
vue de lexcution de
ses tches.
Le classement des documents courants (archives dynamiques et semidynamiques) par le
producteur darchives est fondamental. On parle de classement originel. Ce
classement originel
pour autant quil existe et quil soit cohrent doit tre conserv tout au long
du cycle de vie car il
est le reflet des activits (processus de travail) du producteur darchives.
1.1. Les documents dynamiques et semi-dynamiques
Ces documents sont ceux qui se trouvent dans leur phase dutilit
administrative
Ils sont classs au moment mme de leur production en vue dune utilisation
immdiate ou moyen

terme ; le classement est actif , de nouveaux documents viennent en effet

sans cesse sajouter.
1.2. Les documents statiques
Les documents ayant perdu leur utilit administrative sont dfinitivement
classs. Cest cette
tape quils seront tris sur base des recommandations de tri des Archives de
ltat ; une partie
dentre eux pourra tre limine ou transfre vers un centre ou un service
darchives.
2. Classer rapidement
Attendre que les documents et les dossiers saccumulent dans les bureaux
COMMENT CLASSER ?
Le classement doit tre mthodique et rigoureux. Cela ne simprovise pas.
Les principes et mthodes de classement sont valables tant pour les archives
courantes que pour
les archives intermdiaires et dfinitives. Les prsentes recommandations
concernent le classement
des archives dynamiques et semi-dynamiques, parce que cest ce niveau
que la responsabilit
incombe au producteur darchives