Caso de Sucesso: Gesto

documental de expediente
Cludia Cavaco Henriques CCDRAlentejo

Caso de Sucesso: Gesto Documental do Expediente

Cludia Cavaco Henriques

Chefe de Diviso dos Recursos Humanos e Arquivo
da CCDR Alentejo
SGD em Alfresco

Caso de Sucesso: Gesto Documental do Expediente

Caso de Sucesso
(CCDRAlentejo - Servio Perifrico da administrao direta do Estado,
dotados de autonomia administrativa e financeira)

Desafio inicial e a Soluo

Factos e Nmeros

Componente Financeira

Soluo Tecnolgica

Lies Aprendidas

Caso de Sucesso: Gesto Documental do

Expediente
Enquadramento

A CCDRA um organismo da Administrao Pblica que tem por misso:

Executar as poltcas de ambiente, de ordenamento do territrio e cidades e de desenvolvimento

regional, promover a atuao coordenada dos servios desconcentrados e apoiar tecnicamente as
autarquias locais e as suas associaes.

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Estatstcas sobre os documentos de arquivo...

Em mdia, cada trabalhador, perde 12% do seu tempo procura de documentos na secretria ou no
arquivo.
90% dos documentos com que trabalhamos no dia-a-dia esto misturados com outros documentos.
80% dos documentos manuscritos nunca mais so consultados.
50% de todos os documentos no nosso arquivo so duplicados ou encontram-se desatualizados.
30% a 40% de todos os registos de informao podem ser imediatamente digitalizados permitndo a
destruio do seu original.
O tempo dispendido na gesto de documentos representa uma das 10 atvidades que mais tempo
consome numa organizao.
15% dos documentos manuseados perdem-se.
7.5% de todos os documentos que se perdem so irrecuperveis e 3% esto mal arquivados.
Em mdia cada documento copiado 9 vezes.

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O Problema

A CCDRA, a exemplo de muitos outros organismos estatais, dispe de um servio, com funes de
Expediente, que formaliza a receo e o envio dos documentos, trocados entre a organizao e o exterior.
O problema colocado o de responder efcazmente aos desafos da gesto de todo o enorme fuxo de
documentos fsicos, recebidos pelo correio tradicional, de documentos eletrnicos, recebidos por email, ou
de faxes.
O apoio de ferramentas informtcas adequadas, capazes de gerir todos os fuxos envolvidos, e que permitam a desmaterializao digitalizao de documentos em suporte de papel - a fm de facilitar a respetva
visualizao para efeitos de consulta ou de aprovao, pode revelar-se da maior utlidade.

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A 1 Soluo

Perante as difculdades na gesto dos documentos da CCDRA, a equipa da MoreData concebeu e

desenvolveu um sistema de gesto documental, capaz de gerir o fuxo de documentos no interior da
organizao, incluindo o respetvo arquivo e indexao em formato eletrnico.
O sistema estava baseado no sofware Alfresco, lder na gesto documental open-source, acrescido de um
sistema de workfow, visualizao e classifcao prprio.
A interface da aplicao funcionava totalmente num browser, pelo que o sistema podia ser facilmente
usado em qualquer local, descentralizado ou no, da CCDRA

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Benefcios
Com o sistema de gesto documental baseado em Alfresco, a CCDRA passou a poder digitalizar todos os
documentos recebidos ou gerados pela sua organizao, em qualquer dos vrios locais em que
desenvolve as suas atvidades.
O fuxo dos documentos passou a ser imediato, eliminando-se assim as esperas induzidas pelas respetvas
transferncias interdepartamentais e/ou entre tcnicos e dirigentes.
Os documentos fsicos, em suporte de papel, passaram a poder ser arquivados entrada na insttuio,
evitando a interveno humana no seu transporte entre servios e/ou locais.
Em suma, alm dos assinalados ganhos em efccia, a CCDRA tambm ganhou em efcincia nesta
atvidade, desde logo pela poupana em recursos humanos, que foram libertados para o desempenho de
outras tarefas, em outras reas.

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Caracterstcas da Soluo
As principais caracterstcas desta soluo so as seguintes:
Interface Web, necessitando apenas de um posto de trabalho com acesso rede e browser web
Arquivo electrnico de documentos digitalizados
Gesto de tarefas e encaminhamento
Integrao com fax (Hylafax) e email (IMAP)
Tratamento de tarefas pendentes
Servio de Expediente:
Tratamento de entradas por registar
Tratamento de sadas por numerar
Listagens de Controlo Dirio
Registo de sadas
Registo de circulao interna
Listagens de Pendentes por Departamento
Gesto de Entdades
Gesto de Processos
Pesquisa de Documentos
Pesquisa de Tarefas
Gesto de Permisses (G. Sistema)
Delegao de Competncias

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O que o SGD da CCDRAlentejo?
uma aplicao de Gesto Documental desenvolvida na CCDR Alentejo que pretende ser uma aplicao
de suporte modernizao administratva da prpria insttuio.
Os documentos em papel contnuam ainda a circular, no entanto, pretende-se com o gradual
desenvolvimento e implementao da aplicao SGD nas diversas Unidades Orgnicas da CCDRA:

Ter uma nica aplicao de registo de entrada de documentos;

Que a circulao de documentos em papel seja progressivamente reduzida (um dos objetvos da
Gesto Documental em suporte eletrnico a desmaterializao de documentos, ou seja, a no
existncia de suporte material (papel) para a circulao da informao);
Simplifcar os procedimentos e os processos de tomada de deciso;
Desenvolver mtodos de trabalho mais simples e automatzados;
Reduzir prazos de resposta;
Reduzir custos.

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Quais so os principais objetvos do SGD da CCDRAlentejo?
O SGD tem como objetvos gerais:

Representao em formato eletrnico de informao de carcter administratvo e insttucional,

nomeadamente, correspondncia interna e externa, legislao interna e externa e publicaes atravs
da criao de um (ou vrios) arquivo (s) digital (is);

Implementaes de mecanismos seguros de circulao eletrnica de documentos;

Garantr a confdencialidade dos dados, suportando diferentes nveis de acesso aplicao;

Criar uma plataforma tecnolgica, de utlizao simples e integrada, que permite a gradual substtuio
dos documentos em papel e processos administratvos associados, por um sistema eletrnico que
faculte a digitalizao, encaminhamento, despacho, notfcao e preparao de indicadores de suporte
deciso, de toda a documentao entrada, sada e processada por cada unidade orgnica da CCDR
Alentejo;
Melhorar a comunicao interna.

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Como foi desenvolvido o SGD da CCDRAlentejo?

O SGD foi projetado e inicialmente desenvolvido em parceria com a MoreData, em 2010 (Alfresco
Community);
Numa segunda fase com a Primesof, em 2012 (Alfresco Enterprise);
Atualmente com a colaborao da Universidade de vora (2013).
uma aplicao que ainda contnua em desenvolvimento, pois evolutva

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Metodologia seguida na implementao do SGD compreendeu 3 grandes
fases

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FACTOS E NMEROS

nr. users: 191

nr. servidores: 2 blades + 500 GB disco
nr. sites: 1 Centro de Dados na Sede (vora)
4 Edificios (vora, Beja, Portalegre, Santo Andr)

TTULO DA APRESENTAO
COMPONENTE FINANCEIRA
OPEN SOURCE
Investmento inicial em sofware OSS

100.000 + IVA

Recursos humanos para assegurar a

produo e suas competncias:

1 informtco + 1 coordenador

Envolvimento de dirigentes, secretariados

e trabalhadores em geral

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Principais vantagens do SGD da CCDRAlentejo (1)?
1) Facilitar a tarefa de registo de Documentos (Entrados, Sados e Internos) e proceder a alguma
normalizao no tratamento dos mesmos;
2) Possibilitar a digitalizao de Documentos e sua manipulao tendo em vista a reduo do consumo de
papel e um melhor acompanhamento dos processos atravs da componente visual dos documentos
envolvidos;
3) Pesquisar Documentos registados, permitndo que, em qualquer momento, se possa saber qual foi o
remetente ou destnatrio, quando foi enviada ou recebida, qual o nmero e data de registo do
documento, qual o nmero do processo, qual o assunto tratado, quais as unidades
orgnicas/trabalhadores pelas quais as cpias distribudas transitaram;
4) Na sua rea de trabalho, cada utlizador pode servir-se de vrias funcionalidades (e-mail, digitalizao,
pesquisa, );
5) Permitr a defnio do percurso dos diversos Documentos e igualmente defnir o mapeamento dum
documento, tendo como base o assunto e/ou tpo de processo a que diz respeito.

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Principais vantagens do SGD da CCDRAlentejo (2)?
6) Desmaterializao da documentao e dos processos de tramitao associados ;
7) Automatzao e uniformizao dos processos de trabalho;
8) Gesto do arquivo de um organismo de uma forma centralizada;
9) Normalizao dos documentos, critrios de arquivo e procedimentos;
10) Rapidez na disponibilizao, acesso e tratamento dos documentos;
11) Controlo e segurana da informao e dos fuxos de informao (documentos e processos);
12) Ganhos de efcincia administratva e processual com consequentemente reduo de custos
operacionais;
13) Reduo da necessidade de espao fsico para arquivo e do custo com fotocpias;
14) Possibilidade de medir a efcincia de recursos.
Estes fatores consttuem uma mais-valia no suporte ao processo de negcio da organizao.

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3 Conceitos Fundamentais da Gesto Documental

Workflow

MetaDados

Rastreabilidade

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SGD da CCDRAlentejo Pgina de Entrada

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SGD da CCDRAlentejo (2) O Meu Painel

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SGD da CCDRAlentejo (3) - Tarefa

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SGD da CCDRAlentejo (4)

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SGD da CCDRAlentejo (5)

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SGD da CCDRAlentejo (6) - Workfow

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SGD da CCDRAlentejo (7) - Workfow

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SGD da CCDRAlentejo (8) - Relatrio

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SGD da CCDRAlentejo (9) - Metadados

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SGD da CCDRAlentejo (10) Plano de Classifcao

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SGD da CCDRAlentejo (11) Todas as Tarefas/O Meu Perfl

TTULO DA APRESENTAO
LESSONS LEARNED

Aspetos positivos:
Desmaterializao de processos;
Ganhos de eficcia e eficincia (fazer mais com menos recursos);
Reduo dos tempos de acesso documentao e consequente reduo
dos tempos de resposta;
Reduo da necessidade de espao fsico para arquivo;
Oportunidades de melhoria:
Relatrios de apoio gesto;
Implementao da assinatura digital;
Obrigatoriedade de classificao documental (de acordo com a MEF).

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Documental do Expediente
Claudia Cavaco Henriques
claudia.henriques@ccdr-a.gov.pt
13 de dezembro de 2013
OBRIGADO!