Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Exerccios de Aplicao
CONDUO DE REUNIES
Nunca
Raramente
Por vezes
Frequentemente
Sempre
EXERCCIOS DE APLICAO
CONDUO DE REUNIES
A)
Q UANDO
TOTAL a)
B)
Q UANDO
Ser pontual
Ser imparcial
Ser flexvel
10
11
12
Ser positivo
13
14
15
16
17
18
19
20
TOTAL b)
EXERCCIOS DE APLICAO
CONDUO DE REUNIES
C)
DEPOIS
DE
TER
PA R T I C I PA D O
NUMA
R E U N I O
ONDE
FUI
DESIGNADO
PA R A
Manter contacto com os outros elementos da reunio, em particular no caso de estes terem
tarefas relacionadas com a minha
TOTAL c)
D)
Q UANDO
Listar os participantes
10
11
Elaborar a agenda
12
13
TOTAL d)
EXERCCIOS DE APLICAO
CONDUO DE REUNIES
E)
Q UANDO
Ser positivo
10
11
12
13
No ser crtico
14
15
Clarificar a comunicao
16
Fazer resumos
17
18
Testar consensos
19
20
21
22
23
24
Confirmar as concluses
TOTAL e)
F)
D EPOIS
TOTAL f)
Nome: _____________________________________________________
EXERCCIOS DE APLICAO
Data
CONDUO DE REUNIES
b)
c)
Total
Entre 32 e 75
Entre 76 e 119
e)
f)
Total
Entre 39 e 91
Entre 92 e 143
EXERCCIOS DE APLICAO
CONDUO DE REUNIES
Nome: _____________________________________________________
EXERCCIOS DE APLICAO
Data
CONDUO DE REUNIES
s Vezes
Muitas vezes
Sempre
Risca o seu nome das listas postas em circulao para revistas e jornais?
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
EXERCCIOS DE APLICAO
CONDUO DE REUNIES
23
24
25
26
Faz uma lista de coisas que tem para fazer cada dia?
27
28
29
30
31
Sub - TOTAL
TOTAL
P ONTUAO
Some a pontuao de cada coluna - Sub total
Some a pontuao das 4 colunas - Total
L EITURA
DA PONTUAO
Entre 32 e 34
Aprenda a usar o seu tempo com eficincia. Reduza o tempo que passa
com assuntos improdutivos e trabalhosos. Esclarea as suas prioridades.
Entre 35 e 64
Entre 65 e 95
Tem boas capacidades de gerir o tempo, mas ainda no o est a fazer com
sucesso total.
Entre 96 e 128
EXERCCIOS DE APLICAO
CONDUO DE REUNIES
s Vezes
Muitas vezes
Sempre
10
11
12
TOTAL
Nome: _____________________________________________________
10
Data
EXERCCIOS DE APLICAO
CONDUO DE REUNIES
I NSTRUES "AVALIE
AS SUAS
C APACIDADES
COMO
P RESIDENTE "
Entre 12 e 24
Entre 25 e 36
Tem capacidades definidas, mas ter que melhorar certos pontos mais
fracos.
Entre 37 e 48
As reunies que preside devem correr sem problemas. Mas cada reunio
diferente, por isso, continue a preparar-se bem.
EXERCCIOS DE APLICAO
11
CONDUO DE REUNIES
s Vezes
Muitas vezes
Sempre
10
11
12
Sub - TOTAL
TOTAL
Nome: _____________________________________________________
12
Data
EXERCCIOS DE APLICAO
CONDUO DE REUNIES
I NSTRUES "AVALIE
AS SUAS
C APACIDADES
COMO
PARTICIPANTE "
Entre 12 e 24
Entre 25 e 36
A sua actuao nas reunies boa, mas algumas reas necessitam de ser
desenvolvidas.
Entre 37 e 48
EXERCCIOS DE APLICAO
13
CONDUO DE REUNIES
Raramente
Por vezes
Frequentemente
Sempre
Reparo na linguagem corporal e no tom de voz para melhor interpretar o que a pessoa est a dizer
Digo s pessoas se tm ou no alguma coisa til para me dizerem ainda antes de terminarem a sua mensagem
Deixo de ouvir uma pessoa quando penso que ela no tem nada de interesse para me dizer
Fico emotivo ou descontrolado quando a outra pessoa faz troa de coisas que so importantes para mim
Fico furioso ou confuso quando a pessoa que fala usa palavras ofensivas
10
Finjo que presto ateno ao que os outros dizem mesmo quando no estou realmente a ouvi-los
11
12
13
Presto mais ateno aos factos do que s ideias globais que so transmitidas na formao
14
Presto ateno aos pormenores que podem ser teis para a compreenso
15
Fao julgamentos acerca do que outra pessoa diz, mesmo antes de terminar
16
17
18
19
20
Considero as apresentaes de matrias complexas como um bom exerccio para o meu pensamento
21
Se a outra pessoa diz algo que desaprovo, manifesto-me imediatamente (ainda antes de ela terminar)
22
23
Quando a outra pessoa fala, eu concentro-me sobretudo naquilo que lhe quero responder
24
25
26
27
Nome: _____________________________________________________
14
Data
EXERCCIOS DE APLICAO
CONDUO DE REUNIES
I NSTRUES B OM O UVINTE ?
Este questionrio pretende ajud-lo a compreender o grau em que bom ouvinte. No
deve ser considerado como uma ferramenta infalvel de auto-avaliao mas antes como
um elemento indicador do modo como tende a comportar-se neste domnio to importante
para a comunicao.
Proceda, por favor, do seguinte modo:
Nas afirmaes ns 2, 14, 16, 19, 20, 22 e 27 (e apenas nessas), por exemplo, se
respondeu 1, altere para 5 e vice versa. Sirva-se da ajuda da tabela seguinte para fazer
essas alteraes:
Pontuao original
1 2 3 4 5
Pontuao nova
5 4 3 2 1
A partir de agora, para essas afirmaes, utilize esta nova pontuao (e no a original).
Mas faa isto apenas para estas afirmaes - nas restantes, mantenha as pontuaes
Some as pontuaes de todas as 27 afirmaes.
Esta a sua pontuao na competncia de escutar. Avalie-se de acordo com a tabela
seguinte:
Pontuao
Entre 27 e 54
Muito boas
Entre 55 e 81
Boas
Entre 82 e 108
Moderadas
Pobres
In: Armnio Rego (2001), Liderana de Reunies Na senda de solues criativas; dies Slabo, (Pag. 51, Cap. 7)
EXERCCIOS DE APLICAO
15
CONDUO DE REUNIES
Nome: _____________________________________________________
16
Data
EXERCCIOS DE APLICAO
CONDUO DE REUNIES
P ISTAS
PARA A RESOLUO
Este exerccio, tem como objectivo avaliar at que ponto o formando interiorizou alguns
dos aspectos mais importantes mencionados no decorrer desta aco de formao.
Pontos a focar numa apresentao desenvolvida pelos mesmos
Agenda
Ttulo da reunio
Objectivo da reunio
Data da reunio
Hora de incio e de fim
Local onde a reunio vai decorrer
Participantes
Sequncia de pontos a tratar
Documentos que possam vir a ser necessrios reunio
Actas das reunies anteriores relacionadas
Relatrios
Contributos que peritos possam ter dado
Data, hora, local de uma prxima reunio
Outros assuntos
Etc.
EXERCCIOS DE APLICAO
17
CONDUO DE REUNIES
18
EXERCCIOS DE APLICAO
CONDUO DE REUNIES
Normalmente, estas reunies semanais realizam-se sem qualquer agenda escrita, pois as
pessoas j conhecem a razo pela qual se efectuam. A reunio de hoje (23 de Maio) foi,
contudo, diferente das habituais. Foi convocada com seis dias de antecedncia, com a
seguinte ordem de trabalhos:
a) Informaes
b) Absentismo dos trabalhadores
Sucede que Rita, embora sem o manifestar abertamente, tem sentido grande insatisfao
com determinadas ocorrncias no departamento comercial, especialmente com os
conflitos pessoais e os impasses decisrios - que j so do conhecimento de toda a
empresa. O respectivo director (Mrio Rui) ausentou-se para Itlia h nove dias, para
fazer uma ronda pelos vrios clientes a instalados. Rita tentou conversar com Mrio antes
da partida, mas sobrecargas na agenda deste no permitiram o encontro. Uma reunio
anteriormente agendada havia sido anulada a pedido de Mrio Rui, precisamente por
causa de um encontro com um cliente holands que visitara a empresa sem aviso prvio.
Rita telefonou na manh de hoje, dia 23 de Maio, para Lusa Cunha, secretria de Mrio
Rui, e solicitou-lhe que convocasse para a reunio semanal os chefes de seco do
departamento comercial. Lusa conseguiu contactar cinco dos seis responsveis. A
directora-geral sabia que esta marcao causaria algum distrbio ao trabalho dos
responsveis, mas estava segura de que a reunio era necessria. Alm disso, sabia que
todos tinham colaboradores capazes de os substiturem temporariamente em caso de
necessidade.
Na hora marcada, compareceram os seis directores departamentais, mais os cinco chefes
de seco, na sala de reunies habitual - que contgua ao gabinete de Rita Ramos. Rita
chegou cinco minutos atrasada. Atarefada, pediu que todos se sentassem, e deu incio aos
trabalhos. Dirigiu-se aos chefes de seco explicando-lhes o sucedido com as tentativas
frustradas de se reunir com Mrio Rui. E prosseguiu:
Chamei-vos para vos ouvir. Sei que vocs trabalham h vrios anos no
departamento e que, por conseguinte conhecem-no suficientemente para me
poderem conceder as vossas opinies. No estou satisfeita com o modo como o
departamento tem vindo a ser dirigido. No me foi possvel reunir atempadamente
com o vosso responsvel, mas f-lo-ei logo que ele chegue de Itlia e seja possvel
agendar o encontro. Entretanto, fao questo de vos dizer que quero saber o que
se passa acerca do modo como podemos pr o departamento a funcionar
devidamente. Individualmente, as pessoas so capazes, mas falta o esprito de
EXERCCIOS DE APLICAO
19
CONDUO DE REUNIES
20
EXERCCIOS DE APLICAO
CONDUO DE REUNIES
EXERCCIOS DE APLICAO
21
CONDUO DE REUNIES
In: Armnio Rego (2001), Liderana de Reunies Na senda de solues criativas; dies Slabo, (Pag. 79)
22
EXERCCIOS DE APLICAO
CONDUO DE REUNIES
EXERCCIOS DE APLICAO
23
CONDUO DE REUNIES
nesta fase que manifesta o seu grau de (des)aprovao acerca das propostas e pontos
de vista expressos ao longo da reunio. nesta altura que faz as suas crticas s
sugestes aventadas.
Rui tem o hbito de intervir. frequentemente um dos primeiros a expressar a sua opinio.
Mas, ultimamente, comea a sentir algum desconforto nesta sua postura.
Quando Mrio divulga, no final da reunio, os seus pontos de vista acerca das
perspectivas dos vrios intervenientes, Rui sente frequentemente que foi mal interpretado.
Por vezes, pede a palavra para esclarecer o que pretendeu afirmar - mas no lhe tem sido
permitido, sob o argumento de que a reunio no pode continuar ad eternum. Noutras
ocasies, Rui pressente que poderia dar um contributo importante perspectiva de Mrio
- mas no lhe facultada essa possibilidade.
Algumas pessoas tm vindo a manifestar algum desagrado por este comportamento de
Mrio. Sentem-se algo defraudadas por no poderem "defender-se". Sentem que so
desautorizadas publicamente - por vezes acerca de matrias mal interpretadas. E
queixam-se: "Ento, pede-nos a nossa opinio, e depois descasca-nos de alto a baixo!!??
Nunca mais".
Apesar de sempre ter considerado que necessrio ter coragem e correr riscos, Rui
comea a ficar cansado. Tem-se compenetrado de que a sua franqueza o prejudica - e
nada beneficia a empresa em que trabalha h 12 anos. E lembra-se de uma reunio que
teve com Mrio e mais duas pessoas h cerca de 7 anos. Nessa altura sentiu-se
envergonhado por uma reaco de discordncia de Mrio. A sua vontade foi a de se
"enterrar" pelo cho abaixo. Rui reconhece que, nessa altura, fez algumas perguntas de
um modo que, embora educado, poderia ter sido mais polido. Mas sentiu-se algo
enxovalhado. Nos dias seguintes, prometeu a si prprio que no mais actuaria daquele
modo: "A partir de agora, dir-lhe-ei o que ele quer ouvir". Mas, com o decurso do tempo,
e aps reflectir mais a frio, foi perdendo a agrura e... quase esqueceu o sucedido. Todavia,
agora sente-se mesmo inclinado a adoptar uma conduta low profile - discreto, preocupado
sobretudo com a sua carreira, sem fazer "ondas" que possam trazer-lhe dissabores.
In: Armnio Rego (2001), Liderana de Reunies Na senda de solues criativas; dies Slabo, (Pag. 53, Cap. 7)
24
EXERCCIOS DE APLICAO
CONDUO DE REUNIES
EXERCCIOS DE APLICAO
25
CONDUO DE REUNIES
26
EXERCCIOS DE APLICAO
CONDUO DE REUNIES
Apesar de tambm expor, serena e discretamente, os seus pontos de vista, Steve actuou
sempre como moderador e, especialmente, como ouvinte atento. Nunca interrompeu
ningum. Quando algum participante se tornava mais maador e se delongava na
exposio do ponto de vista, era Daan Van Derek - um holands grande amigo de Steve que intervinha. Normalmente, fazia-o de modo airoso, com algum humor, sem qualquer
animosidade. Quando Steve sentia que algum tema da discusso era mais especialidade
de algum dos presentes do que dele prprio, deixava a liderana da reunio a cargo
dessa pessoa.
O debate terminou quando comearam a surgir redundncias e a discusso perdeu a
vitalidade. Steve sumariou os pontos-chave, colocou-os considerao dos presente,
indagou o grupo sobre se estava de acordo com o elenco de matrias aventadas para
cada pblico-alvo, testou o consenso... e escreveu na folha grande mais um sinal de
"pronto".
Transitou ento para o ponto seguinte: escolha dos tpicos que constariam do manual. O
processo foi em tudo idntico ao anterior. O grupo debruou-se sobre o elenco de temas
que haviam sido apresentados nas fases anteriores da reunio. Aps a discusso,
procedeu-se seleco dos tpicos destinados a cada pblico-alvo. Apesar de algumas
divergncias, foi possvel obter o consenso, e novo sinal de "pronto" foi aposto na grande
folha de papel.
O quinto ponto era a ordenao dos temas do manual. Steve incentivou as participaes
como havia feito at a. Quando detectava pontos de discordncia, sumariava-os e
submetia-os considerao do grupo. Alcanado o consenso, Steve apontou mais uma
vez o sinal na grande folha.
Eram cerca de 12.50h. Steve fez uma ronda final pela mesa, indagando os participantes
sobre se desejavam apresentar alguma proposta, sugesto, alterao.
Certificou-se de que todos haviam compreendido os prazos e as tarefas de que ficavam
incumbidos, endereou agradecimentos, perguntou-lhes se julgavam que algo havia
decorrido de modo menos desejvel, e encerrou a reunio. Eram cerca de 13 horas, e a
reunio acabava antes da hora prevista. A tarde ficava assim liberta para a discusso de
outros temas que o grupo se havia proposto tratar. As pessoas sentiram que o trabalho
havia sido cumprido - e estavam satisfeitas por isso.
EXERCCIOS DE APLICAO
27
CONDUO DE REUNIES
Toda a reunio foi secretariada por Barbara, uma britnica que j trabalha com Steve h
cerca de 18 meses. Na manh de segunda-feira, dia 31 de Maro, debruou-se sobre os
seus registos, e elaborou um documento de uma pgina e meia com as principais
concluses, decises e incumbncias sadas da reunio. Em anexo, juntou o elenco de
tpicos que haveriam de constar no manual. Na quarta feira, pelas 17 horas da tarde,
todos os participantes receberam esse material atravs de correio electrnico.
In: Armnio Rego (2001), Liderana de Reunies Na senda de solues criativas; dies Slabo, (Pag. 125)
28
EXERCCIOS DE APLICAO
CONDUO DE REUNIES
FICHA TCNICA
Ttulo: Conduo de Reunies
Autoria: Rosrio Loureno
Edio: CECOA
Coordenao: Cristina Dimas
Design e Composio: Altura Data Publishing
Produo apoiada pelo Programa Operacional Emprego, Formao e Desenvolvimento Social (POEFDS), cofinanciado pelo Estado Portugus e pela Unio Europeia, atravs do Fundo Social Europeu.
Ministrio do Trabalho e
da Solidariedade Social
EXERCCIOS DE APLICAO
Unio Europeia
Fundo Social Europeu
29