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Grupos da Faixa de Opes: cada faixa contm seus grupos, onde esto disponveis
os conjuntos de comandos.
Barra de ferramentas de acesso rpido: os comandos exibidos ficaro sempre
visveis e voc poder adicionar mais comandos.
Modo de exibio Backstage: ao clicar na guia arquivo ter acesso a este modo de
exibio, onde existem vrias opes para gerenciamento de arquivos.
Minimizar ou expandir a Faixa de Opes: ocultar ou expandir a Faixa de Opes.
Minimizar ou expandir a planilha atual: ocultar ou expandir a planilha atual.
Barras de rolagem: indicam a posio atual do cursor na planilha.
Barra de status: apresenta informaes sobre a planilha ativa ou o comando
selecionado.
Ajuda do Microsoft Excel
Planilhas: indicam as planilhas disponveis ao abrir uma nova pasta.
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Acesso
Rpido
Grupos da faixa
de opes
Ajuda
Exibio Backstage
Minimizar ou
expandir
Minimizar ou expandir a
planilha atual
Barra de
Rolagem
Planilhas
Barra de Status
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No item Opes, voc ter acesso caixa de Opes do Excel e poder escolher a
maneira que o contedo da planilha ser exibido na tela, as opes de impresso, o
modo como o Excel corrige e formata o texto automaticamente e o idioma que ser
utilizado, alm de outras opes de edio como a personalizao da faixa de opes,
escolhendo os comandos que devero aparecer.
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Curiosidade:
Existem vrias opes para configurao do Excel. Algumas preferncias, como
esquema de cores, por exemplo, ser aplicada a todos os programas do Pacote Office
2010 que estiverem instalados em sua mquina, j outras configuraes se aplicaro
somente ao Excel.
Personalizao de Comandos
Vamos personalizar alguns comandos?
Voc poder personalizar botes da Barra de Ferramentas de Acesso Rpido, na caixa
de dilogo Opes do Excel, conforme vimos a pouco, selecionando Barra de
Ferramentas de Acesso Rpido, ou clicando no Boto
Ferramentas de Acesso Rpido.
Personalizar Barra de
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Nela voc encontrar uma srie de opes para personalizar a barra de ferramentas de
acesso rpido. Cada item marcado com um check na frente corresponde ao boto
aparente na barra de acesso rpido.
Ao clicar na penltima opo Mais Comandos, surgiro opes do Excel, onde alm
de personalizar a barra de ferramentas de acesso rpido, voc poder personalizar a
Faixa de Opes.
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Utilize o boto
Redefinir para
voltar s
configuraes
padro.
Vamos experimentar?
Criaremos passo a passo, uma guia com o nome Comandos Rpidos.
Clique com o boto direito do mouse sobre qualquer Faixa de Opes e em seguida em
Personalizar a Faixa de Opes;
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Para voltar para as configuraes padro, use o boto Redefinir, tambm na caixa
Opes do Excel, opo Redefinir todas as personalizaes.
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Estas so as
colunas.
O encontro da coluna D,
com a linha 1, forma uma
clula cujo nome D2.
No Microsoft Excel
existem 1.048.576
linhas.
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Para mudar de clula por meio das colunas (A, B, C,...) poder utilizar as setas e
tambm a tecla TAB, no prprio teclado.
Para mudar de clula por meio das linhas (1, 2, 3,...) poder utilizar as setas e tambm
a tecla Enter, tambm no teclado.
A caixa de nome, alm de informar qual clula est ativa, tambm poder ser utilizada
para ir para outra clula, por exemplo:
- clique sobre a caixa de nome;
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Uma linha: clique no nmero da linha localizado no lado esquerdo da rea de trabalho
do Excel. A linha inteira ser selecionada.
Uma coluna: clique na letra da coluna, localizada no lado superior da rea de trabalho
do Excel. A coluna inteira ser selecionada.
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Vrias clulas alternadas: clique sobre a primeira clula desejada e com a tecla CTRL
pressionada, clique nas demais clulas.
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Ou ainda clicar com o boto direito do mouse em uma planilha, nas guias de planilhas.
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Agora para inserir uma nova clula e tambm para inserir linha e coluna, na Guia
Pgina Inicial, no grupo Clulas, clique em Inserir e, em seguida clique em Inserir
Clulas...
Outra opo para inserir nova clula, linha ou coluna clicar com o boto direito do
mouse sobre uma clula e surgiro vrias opes, escolha Inserir.
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A caixa de dilogo Inserir tambm ser aberta. Agora basta escolher a ao desejada e
clicar em OK.
Excluindo planilhas, clulas, linhas e colunas
Para excluir uma planilha, clique com boto direito do mouse sobre a planilha desejada,
e em seguida, clique em Excluir,
Poder tambm, na Guia Pgina Inicial, no Grupo Clulas, clicar em Excluir e Excluir
Planilhas.
Se voc deseja excluir uma linha ou coluna, dever selecionar a linha ou coluna
desejada e depois na Guia Pgina Inicial, no Grupo Clulas, clicar em Excluir e escolher
Excluir linhas ou colunas da Planilha.
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Para ter acesso a caixa Excluir, voc tambm pode clicar com o boto direito do mouse
na clula desejada.
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Ou poder clicar no iniciador do grupo Fonte ao lado direito e ter acesso a caixa de
dilogo Formatar Clulas. Nela encontrar seis guias com os nomes: nmero,
alinhamento, fonte, borda, padres e proteo.
Na guia Fonte poder ajustar o estilo da fonte, o tamanho, a cor e colocar efeitos.
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Na guia Nmero, voc poder definir como os nmeros digitados sero exibidos na
clula, ou seja, o formato que ser apresentado, se em modelo de data, hora, frao,
porcentagem etc. Estas opes esto na rea categorias.
Cada categoria possui seus exemplos e tambm podem ser personalizadas.
Exemplos:
Categoria geral
Quando criamos uma planilha nova, geralmente todas as clulas esto formatadas na
categoria geral.
Categoria / Estilo de moeda
Esta categoria indicada para trabalhar com dados que envolvem valores. Todo valor
digitado na clula ser interpretado como moeda.
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No grupo Nmero, da guia Pgina Inicial, ter acesso aos recursos da guia da caixa
Formatar clulas e caso clique no iniciador do grupo Nmero ao lado direito, ter
acesso caixa de dilogo Formatar Clulas, com a guia Nmero selecionada.
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Caso clique no iniciador do grupo Alinhamento ao lado direito, ter acesso caixa de
dilogo Formatar Clulas, com a guia Alinhamento selecionada.
Estilo
No grupo Estilo, da guia Pgina Inicial, existem opes de formatao predefinidas.
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Vejamos:
Ao clicar no boto Estilos de Clula, voc visualizar estilos de cor para a planilha.
Escolha um e aplique-o.
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Ao clicar no boto Formatar como Tabela, visualizar estilos tambm, contudo ao ser
aplicado j comear a trabalhar com dados.
Surgir a caixa Formatar como Tabela, onde voc dever indicar quais sero os dados
da tabela.
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1 Bim
5
5
6
3
7
9
9
9
2 Bim
10
5
10
10
5
8
10
7
3 Bim
5
8
6
6
7
9
9
8
4 Bim
10
5
5
10
3
7
4
5
Agora personalize sua planilha trocando fonte, tamanho, cor de preenchimento, bordas,
entre outros recursos que aprendeu nesta aula. Se preferir poder tambm aplicar um
estilo j pronto. Vamos l experimente!
Preenchimento Automtico das clulas
Existem vrias opes para o autopreenchimento das clulas.
Caso os primeiros caracteres digitados em uma clula forem iguais aos de outra clula
j digitada na coluna, o Excel insere automaticamente os demais caracteres, veja:
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Com este recurso poderemos preencher dados nas clulas adjacentes. (quer dizer,
junto, contguo, prximo). Selecione a clula A9 e depois posicione o cursor na ala de
preenchimento, clique e arraste para baixo ou para o lado.
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Poder utilizar a ala tambm para preencher uma srie de nmeros ou datas, por
exemplo.
Digite o valor inicial para a srie e outro valor para estabelacer um padro na clula
seguinte. Digamos que a sequncia ser 1, 2, 3, 4, 5. Ento, digite 1 em uma clula e 2
na outra. Selecione as duas e em seguida arraste a ala de preenchimento at o
nmero desejado.
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Nome
Sinal de mais
Sinal de menos
Asterisco
Barra normal
Acento Circunflexo
Operao
Adio
Subtrao
Multiplicao
Diviso
Potenciao
Digite na clula
=2+2
=3-2
=2*3
=4/2
=2^3
O Excel exibe
4
1
6
2
8
As operaes na tabela acima no apresentam erros, mas para que o Excel possa
automatizar os clculos de forma mais eficiente, voc deve colocar os endereos das
clulas nas frmulas, por exemplo, =A1+B2. Dessa maneira, voc indica ao Excel que
ele deve somar o contedo da clula A1 com o contedo da clula B2.
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Essa forma de representar as operaes permite que voc altere o contedo das
clulas envolvidas sem necessidade de correo nas frmulas, pois o Excel recalcula
os dados automaticamente.
Exemplo:
Uma loja precisa converter os preos de seus automveis importados de dlares para
reais, com objetivo de anunci-los em um jornal de grande circulao. Desta forma,
elaborou a planilha abaixo:
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Funes
So, basicamente, frmulas que foram predefinidas pelo Excel. Esse mtodo utilizado
para tornar mais fcil e rpida a montagem de frmulas que envolvem clculos mais
complexos e vrios valores.
Bem, agora que sabemos que existem funes no Excel que facilitam nossas vidas,
resta saber quais so estas funes e como utiliz-las corretamente numa frmula.
O Excel tem muitas funes, cada uma com suas particularidades. melhor comear
pelas mais usadas para depois, aos poucos, ir conhecendo as demais funes.
Cada funo tem um modo correto para ser escrita. o que chamamos em Informtica
de sintaxe do comando. S os comandos escritos na sintaxe correta sero executados.
Vamos agora passar ao estudo das funes mais usadas: SOMA, MDIA, MXIMO,
MNIMO e SE.
Soma
A funo SOMA tima para fazer a soma do contedo de vrias clulas. Para inserir
essa funo:
Digite o sinal de igual na clula que vai conter o resultado.
Digite o nome da funo no caso, Soma.
Aps o nome da funo, insira os argumentos a serem utilizados. Argumentos
so clulas ou intervalos envolvidos no clculo da funo.
Na clula que vai conter o somatrio dever exibir a seguinte funo:
=SOMA(intervalo).
Para concluir, acione a tecla Enter.
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Voc pode inserir a funo SOMA clicando no boto Autosoma na guia Pgina Inicial,
grupo Edio. Ao clicar nesse boto, o Microsoft Excel insere a funo e o intervalo que
voc selecionou.
Ou na guia frmulas, grupo Biblioteca de Funes, clique em Autosoma.
Mdia
O clculo de Mdia aritmtica feito pela funo Mdia. Esta funo soma todos os
valores de um intervalo e divide o resultado pelo nmero de clulas do intervalo.
Vamos exemplificar a sintaxe da funo mdia. Para calcular a mdia dos valores do
intervalo entre a clula C3 at a clula C10 escreva.
=MDIA(C9:C14)
Mnimo
A funo Mnimo procura o menor valor existente em um intervalo de clulas. Essa
funo utilizada, por exemplo, para buscar o menor valor de uma cotao, a nota mais
baixa etc. Para descobrir o valor mnimo dos valores do intervalo entre a clula C9 at a
clula C14 escreva:
=MNIMOA(C9:C14).
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Mximo
A funo Mximo trabalha de maneira oposta funo mnimo, ou seja, busca o maior
valor do intervalo de clulas selecionadas. Para descobrir o maior valor entre o intervalo
das clulas C9 at a clula C14 escreva:
= MXIMO(C9:C14)
Referncia absoluta e relativa
O Excel adapta as frmulas quando as copiamos para outras clulas. Vamos estudar
ento, referncia absoluta e relativa e entender como funciona.
Vejamos o exemplo em nossa planilha Carros:
Na clula D9 escrevemos a frmula = C9*D5, se copiarmos esta frmula para a clula
D10, o resultado ser: =C9*D6. Essa a Referncia Relativa, automaticamente o
nmero da linha ser ajustado.
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Para executar uma operao com clulas que se encontram em diferentes planilhas,
aps a seleo da clula, voc dever digitar o sinal de igual, indicar o nome da
planilha antes do endereo da clula (as planilhas no devero estar selecionadas). Por
exemplo, =Plan1!D6+Plan2!P9-Plan5!G2.
Nessa frmula voc vai somar o endereo D6 da Planilha 1 com o endereo P9 da
planilha 2 e subtrair o endereo G2 da planilha 3. Perceba que aps o nome de cada
planilha deve ser inserido um sinal de exclamao.
OBS.: Caso o nome da planilha possua espaos em branco, voc deve colocar esse
nome entre aspas simples. Por exemplo, =Plan 1!A1+Plan 2!B3+Plan 3!D4.
Formatao condicional
s vezes, voc deseja chamar a ateno para nmeros que possuem certas
caractersticas. Por exemplo, o saldo negativo em uma conta corrente deve aparecer na
cor vermelha e o saldo positivo deve aparecer em preto; a nota dos alunos deve
aparecer em azul quando for maior do que 5 e em vermelho quando for menor. Para
conseguir esse efeito, o Excel possui um recurso chamado Formatao condicional.
Para entender melhor, vamos exemplificar utilizando a planilha Carros.
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Na caixa de dilogo Formatar Clulas, na guia Fonte, escolha a cor azul, na guia
Preenchimento selecione a opo Sem cores e clique em OK.
Agora repita o procedimento, entretanto a opo ser Maior do que... e sua cor ser
vermelha. Veja o resultado:
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Uma forma prtica de inserir funes usar o comando Inserir Funo. Com ele no
precisamos conhecer detalhes da sintaxe da funo. Vamos exemplificar:
Selecione a clula onde ser inserida a funo e clique em Inserir Funo. Na caixa de
dilogo no campo Procure por uma funo, digite uma breve descrio do que deseja fazer
e clique em Ir. Poder buscar tambm por categoria, como financeira, data e hora, entre
outras.
Selecione a funo que desejar e clique em OK, neste exemplo ser MDIA.
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Barra de Frmulas
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Em Argumentos da Funo,
o Valor 1 obrigatrio.
Clique no boto ao lado e
depois selecione o intervalo
que deseja contar. Clique
em OK.
Obs.:O Valor 2 opcional e
representam
argumentos
adicionais.
No
ser
necessrio neste caso.
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Caso queira contar apenas as clulas que contm nmeros, use a funo CONT.NM.
ou se desejar contar apenas as clulas que atendem critrios definidos poder utilizar a
funo CONT.SE ou a funo CONT.SE S.
Funo SE
A funo SE do tipo lgica, pois pode atribuir sua planilha a capacidade de tomar
decises. Voc vai utilizar essa funo do mesmo modo que utiliza condies em seu
dia a dia.
Por exemplo, se chover, vou de carro; se no, irei a p. Vamos estudar essa funo
atravs de um exemplo. Podemos inserir essa funo de dois modos.
Abra o seu arquivo Curso on-line - Microsoft Excel e na planilha 3 e digite os dados a
seguir.
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;
Digamos que a mdia para aprovao seja 5,0. O Excel escrever a palavra
APROVADO na coluna Situao se a mdia for maior ou igual a 5,0 e a palavra EXAME
se a nota for inferior a 5,0. Faremos isso com a funo SE.
A funo SE envolve trs informaes, tambm chamadas argumentos. Vejamos quais
so:
Teste lgico
Valor SE verdadeiro
Valor SE falso
Vamos continuar, agora, abra parnteses e digite a condio a ser testada: G4>=5;
Digite o sinal de ponto e vrgula para separar os argumentos;
Insira a frmula a ser executada ou o texto a ser exibido, no caso a condio
Aprovado entre aspas;
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Funo E
Uma funo lgica que retornar VERDADEIRO se todos os seus argumentos forem
avaliados como VERDADEIRO e FALSO se um ou mais argumentos forem avaliados
como FALSO.
Digamos que haver Olimpada de Matemtica na escola e somente os alunos que
obtiveram nota superior a 7 em cada um dos bimestres poder participar. Assim, o
argumento ser cada bimestre >7, resultado VERDADEIRO.
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Funo SE e E
Se utilizadas em conjunto, o resultado bem similar ao da funo SE, contudo no teste
lgico apresentar duas ou mais, como neste caso, condies para analisar. Somente
aparecer a palavra Olimpada, se em todos os bimestres a nota for superior a 7, caso
contrrio, ser a palavra Mdia.
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Ento, vamos l!
Selecione a clula J4 e na guia Frmulas, grupo Biblioteca de funes, clique em Inserir
Funo. Escolha a funo SE e no campo Teste Lgico digite
E(C4>7;D4>7;E4>7;F4>7), perceba que so os mesmos dados que digitamos quando
realizamos somente a funo E e cada campo Lgico foi separado por ;.
E(C4.7;D4>7;E4>7;F4>7)
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PROCV
A funo PROCV localiza um valor na primeira coluna esquerda de uma tabela e
retorna o valor da mesma linha de uma coluna especificada.
Digamos que queremos saber qual foi mdia final de matemtica do estudante
Marcelo Lima.
Primeiro devemos definir a regio para entrada de dados.
Ao abrir a planilha de notas de matemtica, insira uma linha abaixo do nome da
disciplina e complete com as seguintes informaes:
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Digite a funo PROCV, no campo Procure por uma funo:, na caixa Inserir Funo e
clique em Ir. Depois selecione a funo, em Selecione uma Funo e clique em OK.
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Percebeu que o resultado foi #N/D, pois a clula C2 est vazia. Experimente digitar o
cdigo do estudante Marcelo Lima, por exemplo.
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PROCH
Localiza um valor especfico na primeira linha superior de uma tabela ou matriz de
valores e retorna um valor na mesma coluna de uma linha especificada na tabela ou
matriz.
Ao abrir a planilha Notas, insira os seguintes dados:
- na clula B14, digite Mdia por bimestre;
- na clula C14, calcule a mdia do 1 bimestre utilizando a funo mdia;
- repita o procedimento para o 2, 3 e 4 bimestre;
- Na clula A3, digite Bimestre:;
- Mescle as clulas C3 e D3 e digite Mdia Bimestral:.
Veja o resultado:
Para inserir a frmula, selecione a clula E3, e clique em Inserir Funo, na guia
Frmulas, no grupo Biblioteca de Funes.
Digite a funo PROCH, no campo Procure por uma funo:, na caixa Inserir Funo e
clique em Ir. Depois selecione a funo, em Selecione uma Funo e clique em OK.
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Note que o resultado na clula ficou #N/D, ne entanto, digite de qual bimestre quer
saber a mdia na clula B3.
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- Para congelar linhas, selecione a linha abaixo da linha que deseja manter visvel
durante a rolagem, neste caso manteremos selecionada de A5 at F5;
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Pronto, ao rolar a planilha a linha que contm as informaes abaixo ficar congelada.
Para congelar as colunas, selecione a coluna direita da coluna que deseja manter
visvel, durante a rolagem e repita o procedimento.
J para congelar linhas e colunas, clique na clula abaixo e direta da linha e coluna
que deseja manter visveis e novamente repita o procedimento.
Ao clicar em Congelar Painis, existem 3 opes:
o prprio Congelar Painis, que utilizamos acima, que depende da seleo das
clulas;
Congelar Linha Superior, para manter a linha superior visvel durante a rolagem da
planilha, independente das clulas selecionadas;
Congelar Primeira Coluna, para manter a primeira coluna visvel durante a rolagem
da planilha, tambm independente das clulas selecionadas.
Descongelar Painis
Para descongelar painis, clique sobre o boto
Congelar Painis e em seguida em
Descongelar Painis.
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Classificar
O recurso Classificar nos auxilia na ordem dos dados apresentados em uma planilha
(ordem numrica, alfabtica etc.).
Vamos exemplificar o gerenciamento de dados com as informaes da planilha abaixo:
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campo E depois por, selecione a coluna Preo em real e em Ordem Do Menor para o
Maior. Deste modo, depois de organizar por marca o Excel vai organizar pelo preo,
comeando pelo menor. Clique em OK.
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Veja que a coluna que est com o filtro possue um cone com forma de funil e uma
pequena seta.
Para remover o filtro, clique sobre o boto Classificar e Filtrar e clique na opo Limpar.
Vamos Exercitar?
Vamos fazer mais uma filtragem de modo diferente. Vamos exibir apenas os carros que
custam menos de R$ 20.000,00. Faa assim:
Selecione o intervalo de dados (A4:F21). Na guia Pgina Inicial, no grupo Edio, clique em
Classificar e Filtrar e em seguida, em Filtro.
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Veja o resultado:
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Voc acabou de aprender mais um recurso no Microsoft Excel, agora vamos aprender
como os grficos so inseridos em uma planilha do Excel.
Grficos
O Microsoft Excel apresenta vrios tipos de grficos.
Na guia Inserir, no grupo Grficos, eles esto disponveis.
Vamos conhec-los.
Colunas
teis para comparaes entre vrios itens.
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Linhas
Exibem dados contnuos ao longo do tempo, ideais para
apresentar tendncias em dados a intervalos iguais.
Pizza
Ilustram o tamanho dos itens em uma srie de dados, em
relao ao total.
Barras
Comparam mltiplos valores.
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rea
Enfatizam as diferenas entre vrios conjuntos de dados ao
longo de um perodo de tempo.
Disperso
Grfico X Y que compara pares de valores.
Entre outros.
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Para criar grficos no Excel o primeiro passo digitar numa planilha os dados que
serviro de base para a montagem do grfico.
Exemplo de um grfico usando os dados da planilha abaixo.
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Agora iremos nomear o grfico. Na guia Design, no grupo Layout de Grfico, escolha a
opo Layout 1.
Hiperlink
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Note que o contedo da clula selecionada ficar na caixa Texto para exibio. Agora
basta indicar um arquivo, uma pgina da Internet, uma figura etc. a que corresponder
o link, buscando nos botes Navegar na Web ou Procurar o arquivo ou pgina da Web
escolhidos, assim o local ficar indicado na caixa Endereo e clique em OK.
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Algumas clulas, porm, podem ficar fora do bloqueio. Isso interessante quando
queremos deixar algumas clulas liberadas para digitao.
Para definir que uma ou mais clulas no fiquem travadas quando a planilha for
protegida faa assim:
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Para desbloquear sua planilha, basta clicar em Desproteger planilha, na guia Reviso,
no grupo Alteraes e digitar a senha para desproteger a planilha.
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Validao de dados
A validao de dados um mecanismo que permite controlar o tipo de dados ou valores
inseridos em uma clula. Podemos definir que alguns valores no sero aceitos numa
clula.
Veja o exemplo:
Uma empresa atacadista de equipamentos de Informtica tira seus pedidos de compra
no Excel.
No pedido de compra h uma tabela com as seguintes colunas:
- quantidade;
- produto;
- preo unitrio e
- preo total.
Vamos criar uma validao de dados nas clulas da quantidade, para que seja aceito
nmeros inteiros iguais ou maiores que 3. Isso porque 3 o pedido mnimo aceito pela
empresa.
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Ttulo: Quantidade
Mensagem de entrada: Mnimo 3.
Estilo: Parar
Ttulo: Quantidade
Mensagem de erro: A quantidade mnima 3.
Clique em ok.
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Tabela Dinmica
Esta uma ferramenta muito utilizada para anlise de dados e tomada de deciso. Com
a sua utilizao poderemos de forma fcil e rpida, resumir grandes quantidades de
dados facilitando a comparao e a organizao.
Aps abrir o arquivo desejado, (neste caso utilizaremos a tabela abaixo).
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Selecione as clulas que faro parte do relatrio de tabela dinmica, clique em Tabela
Dinmica, na guia Inserir, no grupo Tabelas e escolha a opo Tabela Dinmica.
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Voc poder ainda mover os dados entre os campos Filtro de relatrios, Rtulos de
coluna, Rtulos de Linha e Valores.
Na guia Design, no grupo Estilos da tabela Dinmica, voc encontra vrios modelos de
formatao para sua tabela, basta selecionar um, automaticamente seu relatrio ficar
formatado de acordo com o modelo escolhido.
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Voc poder adicionar filtros para reduzir a visualizao de dados a algo mais
especfico.
Clique no boto frente do ms, e surgir
uma lista.
Escolha o tipo de filtro que deseja aplicar,
em nosso caso, Filtros de Valores e depois
os 10 primeiros.
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REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
MORAZ, Eduardo. Entendendo o Excel 2010: Desvende os Recursos Dessa
Poderosa Ferramenta. SP: Digerati / Universo dos Livros, 2010.
Acesso
em:
Disponvel
em:
17.08.2011
Como
criar
um
grfico
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Excel
2010.
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