Sunteți pe pagina 1din 10

Titlul documentului: Managementul timpului

Tipul documentului: Articol


Emis de catre: ELITE TRAINING
Emis la data: 2009

Managementul Timpului
Introducere

Timpul este vazut de multi ca fiind nelimitat. De fapt, fiecare avem 168 de ore pe saptamana pe care sa le
petrecem cum vrem. Important este cum ne petrecem timpul. Diferenta dintre cei care gandesc despre ei
ca sunt de succes si cei care nugandesc acest lucru este bazata pe perceptia modului in care timpul cuiva a
fost folosit. Evitarea acestui lucru va priva pe multi de succesul pe care il merita.

Tuturor ar trebui sa ne pese de felul in care ne folosim timpul. Aceasta este viata, nu o putem extinde.
Folosirea eficienta a timpului va va duce la un inalt nivel de reusita in viata de afacere si in cea sociala.
Totusi, exista o balanta care trebuie inclinata. Anumite sisteme de management al timpului sunt foarte
complexe. Nu dorim sa deveniti dependenti de completarea formularelor. Va avea acelasi rezultat ca atunci
cand tratamentul este mai rau decat boala.

S-au scris multe carti despre management-ul timpului. Totusi, ne-am concentrat pe ceea ce consideram a fi
cel mai productiv material in anii in care am predat managementul timpului.

Managementul Timpului si Succesul

S-au scris milioane de cuvinte despre acest subiect. Un lucru este foarte sigur: Majoritatea expertilor sunt
de acord ca exista o legatura stransa intre managementul timpului si succes.

Exista o poveste despre un sondaj care serveste pentru ilustrarea acestei legaturi. A fost facut intr-unul
dintre cele mai mari colegii americane si subliniaza clar legatura dintre managementul timpului si succes.
Studiul a fost facut pe studentii care studiaza pentru MBA.

La absolvire, cercetatorii au intervievat toti studentii. Obiectivul cercetarii a fost sa determine care dintre
sutele de studenti care vor pleca la sfarsitul anului au teluri si obiective clare pentru viitor.

Titlul documentului: Managementul timpului


Tipul documentului: Articol
Emis de catre: ELITE TRAINING
Emis la data: 2009

Rezultatul cercetarii a arata ca numai 5% dintre absolventi au teluri si obiective si doar 3% dintre ei le-au
scris.

20 de ani mai tarziu, cercetatorul a gasit si intervievat aceiasi absolventi. A aflat ca cei 3% care-si definisera
telurile si obiectivele si le scrisesera erau mai bine din punct de vedere financiar decat ceilalti 97% care au
absolvit fara un tel si un obiectiv clar pentru viitor. Legatura majora dintre succes si managementul timpului
este stabilirea de teluri si obiective.

Acest lucru nu poate incepe pana cand nu esti sigur de ceea ce vrei de la viata. Telurile trebuie sa fie ceva ce
poti face, ceva ce poti avea sau ceva ce poti fi. Trebuie sa fie ceva ce-ti doresti intens si este masurabil in
timp. Trebuie sa fie sub controlul tau, sa fie specifice si sa fie scrise ca un angajament personal pozitiv.

Pentru a te aseza pe drumul spre success, trebuie cantarit bine ceea ce vrei de la viata. Fiecare are un
domeniu de excelenta. Trebuie sa identifici acest domeniu si acesta va fi punctul de pornire in
constientizarea caror succese sunt dorite in toate domeniile in viata ta.

Incepeti prin constientizarea subiectelor care va capteaza atentia cand va aflati intr-o librarie. Ce
documentare si programe informative va place cel mai mult sa urmariti la televizor sau sa ascultati la radio?
Ce va place cel mai mult la job-ul vostru, in viata sociala sau in cea de familie? Ce activitati va absorb total?
Cand ati scris raspunsurile la toate aceste intrebari, ar trebui sa selectati un domeniu de succes care
inseamna mai mult pentru voi decat oricare altul. Acest domeniu va fi principalul vostru domeniu de succes
si cel mai important pentru voi. Imediat ar trebui sa-l puneti in capul listei telurilor.

Reusita este indeplinirea telurilor si obiectivelor prin planning atent. Adevarat, exista si alte drumuri spre
succes, altele decat sa fii un bun time manager, dar ce inseamna succesul daca-ti pierzi sanatatea, sotul
si/sau copilul devenind dependent de munca. Si mai departe, legatura intre performerii de varf, oamenii cu
mare respect de sine si mare incredere in fortele proprii deriva din reusita.

Un time management eficient va va ajuta sa evitati pierderile, veti castiga mai mult. Managementul
timpului este un ajutor pentru succesul personal, nu un ambalaj. Time managementul poate atinge succesul
prin stabilirea de teluri/obiective si indeplinirea acestora prin planning atent.

Titlul documentului: Managementul timpului


Tipul documentului: Articol
Emis de catre: ELITE TRAINING
Emis la data: 2009

Intelegerea Principiilor

Intelegerea si folosirea principiilor de time management, va permite sa accesati mai usor potentialul pentru
a face imbunatatiri asupra modului in care va folositi timpul.

Aceste principii sunt dupa cum urmeaza:

1)
2)
3)
4)
5)
6)

Stabilirea telurilor si a obiectivelor;


Prioritizarea acestora;
Planning-ul pentru aceste teluri si obiective ;
Prioritizarea activitatilor planificate;
Analizarea folosirii prezente a timpului prin exploatarea acestuia;
Identificarea din exploatarea timpului a procentajului de timp petrecut cu activitati de mare si de
mica prioritate ;
7) 50% din timp sa fie petrecut pe activitati de mare prioritate.

Intelegerea acestor principii va va permite sa definiti si sa asezati, in ordinea importantei, obiectivele cheie
ale job-ului vostru. De asemenea, va va permite sa apreciati, in afara oricarei indoieli, daca alocati suficient
timp pentru sarcinile cheie si oportunitatile importante, acest lucru va va duce la indeplinirea cu succes a
telurilor si obiectivelor voastre.

Stabilirea telurilor si obiectivelor

Primul pas spre un management al timpului de succes este stabilirea telurilor si a obiectivelor. Acest lucru
nu poate fi facut cu succes pana cand nu va decideti ce anume succese vreti sa atingeti. Poate va doriti jobul sefului, poate vreti sa fiti Managing Director in organizatie, poate vreti sa va deschideti propria afacere
(peste 50% vor sa fie propriul sef).

Totusi, succesul, in orice fel ar fi masurat, este o chestiune foarte personala. Este subiectiv si relativ. Poti sa
ai multe idei care asa vor ramane, doar daca nu-ti vei schimba angajamentul fata de ele.

Titlul documentului: Managementul timpului


Tipul documentului: Articol
Emis de catre: ELITE TRAINING
Emis la data: 2009

Fara un tel clar si specific, reusita depinde de hazard. Nici un grup sau individ nu poate avea performante
daca nu exista o tinta clara.

Exista dovezi ca mai putin de 5% din populatie au teluri concrete. Multi oameni trec prin viata cu
resemnare, acceptandu-si soarta. Trebuie sa parasim gandirea negativa si sa adoptam o stare a gandirii mai
puternica, cea pozitiva.

Gandirea pozitiva

Toti ne nastem invingatori dar, de-a lungul anilor, ai avut obstacole care te fac sa te feresti de provocari
atunci cand acestea apar. Experientele negative ale trecutului sunt rareori uitate. Restrictionarea initiativei
cauzeaza insatisfactie si frustrare.

Primul pas este sa decizi ceea ce vrei. Exista un proces pe care-l poti urma pentru a-ti atinge primul succes
in descoperirea lucrurilor pe care le vrei de la viata si a modului in care sa le obtii. Totusi, inainte de a intra
in procesul de descoperire, ar fi folositor sa privim motivele din cauza carora oamenii nu-si fixeaza
teluri/obiective.

Pentru oamenii care nu si-au stabilit niciodata teluri/obiective, este fara indoiala un proces dificil. Cu toate
acestea, daca analizam acest lucru vei fi constient de dificultati si apoi vom putea face pasii pozitivi pentru
a ne depasi inhibitiile.

Nu va fie teama sa va discutati telurile sau obiectivele cu altii care au teluri si care inteleg importanta
lucrului de a avea ceva de indeplinit. Impartasiti-va visurile si telurile cu oameni care au acealasi nivel de
angajament cu voi.

Mai intai,sa privim tipurile de teluri si obiective pe care trebuie sa le iei in considerare. Este foarte
important sa existe un ECHILIBRU al telurilor. Trebuie sa aveti teluri PERSONALE, de FAMILIE, de AFACERI SI
CARIERA. Aceste teluri trebuie impartite in teluri pe TERMEN SCURT, MEDIU SI LUNG.

Titlul documentului: Managementul timpului


Tipul documentului: Articol
Emis de catre: ELITE TRAINING
Emis la data: 2009

Daca nu exista un echilibru, ati putea pierde totul dedicandu-va in intregime telurilor de munca. Privanduva de compania partenerului, a copilului, daca aveti, de hobby-uri, de sport si relaxare, orice forma ar lua,
veti ajunge inevitabil la un inalt nivel de stres si, in final, la scaderea performantei in afaceri.

Impartirea pe termen scurt, mediu si lung este necesara pentru ca aproape sigur veti avea lucruri pe care sa
le faceti imediat. A slabi este un tel personal, iar a depasi vanzarile cu 5% pe luna viitoare este un tel de
afaceri.

Telurile pe termen lung in afaceri ar putea sa fie obtinerea promovarii si o crestere substantiala de salariu
pe anul viitor. Un tel personal pe termen lung ar putea sa fie sa-ti duci familia la ski, la lacul Tahoe anul
viitor.

Telurile pe termen scurt pot fi de la o saptamana la 3 luni, cele pe termen mediu de la 3 luni la un an sau
mai mult, iar cele pe termen lung depinzand de job-ul si stilul tau de viata, de la un an la 5 ani. Indeplinirea
telurilor/obiectivelor pe termen scurt poate conduce la succes in ce le priveste pe cele pe termen mediu si,
in final, pe cele pe termen lung.

Voi decideti care este scurt, mediu sau lung, nimic nu este fixat decat Managementul Timpului de Succes
care depinde de faptul de a avea Teluri/Obiective, iar acest succes extraordinar depinde de indeplinirea
acestor teluri sau obiective.

Urmatorul pas este planuirea indeplinirii telurilor care au fost stabilite. Ca orice sarcina de management,
managementul timpului are beneficii folosind aptitudinile generale de management cum ar fi planning-ul
,organizarea, luarea deciziilor, coordonarea si comunicarea.

Multi dintre voi veti avea aceste aptitudini chiar daca sunteti in domeniul de business management sau nu.
Le veti dobandi din responsabilitatile indeplinite la scoala, liceu, universitate, in mediul social sau acasa.
Aptitudinile de management general nu sunt exclusive domeniului afacerilor. Sunt folosite in toate
aspectele vietii de zi cu zi, intr-un grad mai mare sau mai mic.

Titlul documentului: Managementul timpului


Tipul documentului: Articol
Emis de catre: ELITE TRAINING
Emis la data: 2009

Multi oameni trec prin intreaga viata de munca, fara a-si asuma responsabilitatile de management, dar nu
pot spune ca nu stiu nimic despre management. In afaceri toti ne-am confruntat cu binele si raul in
management si aceasta experienta ne va prinde bine.

Managementul timpului nu este o aptitudine izolata. Este unul dintre elementele care compun un bun
management.

Esenta scopului si planning-ului

Planing-ul este cea mai de baza dintre toate functiile manageriale. Implica selectarea telurilor si
obiectivelor si actiunile de care este nevoie pentru indeplinirea lor. Cere, de asemenea, luarea de decizii,
abilitatea de a alege dintre actiuni viitoare alternative. Planul asigura o abordare rationala a obiectivelor
alese.

Planing-ul face posibile lucruri care nici nu s-ar putea altfel intampla. Planning-ul si controlul sunt
inseparabile, este imposibil sa controlezi fara a face planuri. Daca nu stim unde mergem, cum ne-am putea
astepta sa ajungem acolo? Un numar de actiuni viitoare, de asemenea, constituie planuri. De aceea trebuie
sa putem distinge intre diferitele tipuri de planuri: construirea unei noi fabrici este un plan mare, iar
planning-ul managementului vanzarilor saptamanale este pe o scara complet diferita.
Pasii planning-ului sunt cam aceeasi, chiar daca faceti un plan pentru a indeplini un obiectiv de multe
milioane sau unul care este mai putin costisitor. Planurile minore sunt, de obicei, mai simple si unii dintre
pasi nu vor lua tot atat de mult timp ca la cele majore. Un manager nu va folosi timpul pentru un plan de
1000 de lire, pentru a lua o decizie care valoreaza doar o lira. Planning-ul, in cea mai simpla forma a lui, este
procesul listarii activitatilor si sarcinilor care, indeplinite cu succes vor duce la realizarea telurilor si
obiectivelor.

Planning-ul inseamna organizarea viitorului, tu determinand ceea ce ar trebui facut, de catre cine si cand,
pentru indeplinirea telurilor. Acestea trebuie sa fie specifice, pentru a permite ca progresul sa fie masurat.
Ar trebui data prioritate fiecarei activitati. Acest lucru permite nivelul corect de resurse care trebuie sa fie
alocate.

Planning-ul ar trebui sa inceapa cu termenele lungi.

Titlul documentului: Managementul timpului


Tipul documentului: Articol
Emis de catre: ELITE TRAINING
Emis la data: 2009

Avand evenimente planificate pe un an, verificati cate zile raman neplanificate pe luna.
S-ar putea sa va surprinda cat de putine zile vor ramane libere. Totusi, trebuie sa rezistati tentatiei de a
anula o zi pe care ati rezervat-o anterior.

Verificati numarul de zile care raman neplanificate. Rezervati zilele pentru dezvoltarea proiectului, training
pentru staff, interviuri de recrutare (in alte zile decat cele notate deja). Pastrati weekend-urile libere pentru
voi si pentru staff-ul apropiat. Va fi evident pentru voi, cat de mult timp este liber pentru a fi dedicat
indeplinirii telurilor.

In continuare, calculati numarul de ore de lucru, pentru voi. Alocati zilele pentru chestiuni importante.
Asigurati-va ca exista timp pentru neprevazute sau crize care apar din greseli sau schimbari de termene
limita. Alocati timp pentru intalniri scurte cu echipa. Planuiti-va saptamana pentru a va asigura ca oamenii
care vor vrea sa va contacteze la telefon vor sti cind s-o faca, deci vor economisi timp.

In final, planuiti fiecare zi. In primul rand, stabiliti numarul de ore de lucru pentru voi, prin alocarea timpului
sarcinilor manageriale cheie (gandire, planificare, control si comunicare). Cantitatea de timp pe care o veti
petrece cu acestea va varia, depinzand de pozitia voastra in organizatie. De exemplu, daca sunteti la nivel
de supervisor s-ar putea sa petreceti mai mult timp organizand si mai putin planificand decat cineva care
este la un nivel de senior management.

Scrieti o lista zilnica cu lucrurile de facut si prioritizati-o. Obisnuiti-va sa faceti in fiecare zi lucruri fara sa
gresiti. Acest lucru inseamna deja un pas gigantic inainte in controlul timpului vostru. Lista sa fie de
maximum zece sarcini pentru a va permite sa prioritizati si sa gasiti timp liber intre ceea ce poate aparea.
Acordati un timp fix pentru fiecare sarcina, ar trebui sa puteti aprecia timpul necesar pentru majoritatea
sarcinilor.

Asigurati-va, daca sunteti in management, ca alocati timp pentru MBWA (Management by Walk about).
Dezvoltati un timp anume pentru oamenii care va viziteaza. Daca nu incepeti ziua cu un plan, va ramane
asa, neplanificata. Cand ajungeti acasa, va spuneti ca ati fost ocupati toata ziua si, totusi, nu ati indeplinit
nimic? O declaratie care multora dintre voi va este familiara probabil.

Titlul documentului: Managementul timpului


Tipul documentului: Articol
Emis de catre: ELITE TRAINING
Emis la data: 2009

Planul nu va merge inainte si veti avea nevoie de ajutor pentru depasirea obstacolelor. Urmatoarele titluri
sunt destinate pentru ghidarea voastra:

1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)

Numele celor care te pot ajuta la aceasta actiune;


Ce s-ar putea sa ai nevoie pentru a termina ;
Cum poti folosi acest ajutor? ;
Cand poti folosi acest ajutor? ;
Ce te-ar putea stanjeni sau ar putea sta in calea terminarii actiunilor tale? ;
Cum ai putea minimiza aceste piedici? ;
Cand vei incepe sa minimizezi aceste piedici? .

Exercitiul ar trebui sa fie facut in toate domeniile in care aveti stabilite teluri (scurte, medii sau lungi,
personale sau familiale, de afacere sau de cariera). Fiecare subdivizie a domeniilor telurilor majore, va avea
nevoie de un plan de actiune, ca cel de mai sus, pentru a va ajuta in indeplinirea fiecarui tel. Totusi, s-ar
putea sa fie prea ambitioasa asteptarea de a lucra asupra tuturor acestor teluri/planuri in acealasi timp,
acesta este un domeniu cheie al management-ului timpului. Timp si atentie ar trebui acordate prioritizarii
telurilor si planurilor de actiune care vor conduce la indeplinirea lor.

Ar trebui sa vreti sa lucrati asupra a doua sau trei teluri in domeniul personal si familial si asupra a doua sau
trei in cel de afacere/cariera. Telurile pe care le-ati identificat ca principale prioritati in aceste domenii, sunt
cele carora le-ar trebui alocat cel mai mult timp.

Dupa aceea, veti identifica, cu usurinta, sarcinile si activitatile care vor fi etichetate drept
SARCINI/ACTIVITATI DE MARE PRIORITATE cand va planificati programul de lucru si in timpul analizei
muncii.

De aici veti putea identifica timpul care a fost petrecut cu SARCINI/ACTIVITATI DE MICA PRIORITATE, cele
care nu va apropie de indeplinirea telurilor.
Acest lucru nu inseamna ca viata va va fi transformata si ca nu va mai trebui niciodata sa indepiniti sarcini
minore. Inseamna ca veti deveni mai productiv si ca veti petrece aproape 50% din timp cu cele majore. Pe
cata vreme oamenii care nu pot sa identifice, fara indoiala, activitatile si sarcinile de mare prioritate s-ar
putea sa petreaca doar 3% din timp cu activitati productive.

Titlul documentului: Managementul timpului


Tipul documentului: Articol
Emis de catre: ELITE TRAINING
Emis la data: 2009

Sondajele au aratat ca acest lucru este adevarat. Expertul American dr. De Woot a condus un sondaj in ce
priveste managerii care anterior nu au beneficiat de training de time management. Cercetarea arata foarte
clar ca ei petrec doar trei la suta din timp cu sarcini care le vor afecta nivelul optim de performanta.

Analiza timpului tau

Probabil ca petreci mai mult timp la munca decat cu familia si prietenii, cu siguranta mai mult timp vei
petrece la munca decat cu hobby-urile si sportul tau preferat. Acest lucru desigur, depinde intr-un anumit
grad de pozitia ta in companie. Nici unul dintre noi nu are control complet asupra programului zilnic. Orele
de munca sunt scrise in termenii si conditiile angajarii, cu care am fost de acord cand am acceptat slujba.

Poti avea o descriere foarte precisa a job-ului pe o singura fata a unei coli de hartie: la extrema cealalta poti
avea o descriere care ocupa cateva pagini. Oricum ar fi , vi se va cere sa indepliniti activitatile si sarcinile in
timpii si la standardele convenite cu angajatorul.

Sa presupunem ca te-ai decis ce succes vrei si ai stabilit clar, prin scrierea telurilor/obiectivelor. Dupa ce ai
scris in ce mod le vei indeplini, trebuie sa-ti indrepti atentia spre cel de-al 3-lea principiu al time
managementului.

Analiza folosirii actuale a timpului tau

Aceasta analiza este facuta prin intermediul jurnalului zilnic. Acest exercitiu ar trebui sa fie facut cel putin o
saptamana la fiecare trimestru(13 saptamani), sau mai des daca esti hotarat sa faci o schimbare dramatica
in tiparul muncii tale. Stabilirea telurilor/obiectivelor, planurile pentru indeplinirea lor si timpul pentru
acest lucru, vor depinde de timpul tau pentru aceste lucruri. Aceste teluri constituie sarcini de mare
prioritate.

Titlul documentului: Managementul timpului


Tipul documentului: Articol
Emis de catre: ELITE TRAINING
Emis la data: 2009

Cand oamenii se confrunta cu sarcina de a completa un jurnal zilnic, de obicei, ridica mainile in aer si spun:
Cum sa-mi permit sa-mi petrec timpul scriind tot ce fac, pur si simplu nu am destul timp sa fac tot ce
trebuie ?

10