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Introduo.........................................................................................................................5
Arquivos: Elementos e Definies...................................................................................5
2.1.
Estgios de sua evoluo..........................................................................................6
2.2.
Extenso de sua atuao...........................................................................................7
2.3.
Natureza dos documentos.........................................................................................7
2.4.
Gnero (caracterstica)..............................................................................................7
2.5.
Natureza do Assunto (caracterstica)........................................................................7
2.6.
Correspondncia.......................................................................................................8
2.7.
Tipo de Arquivamento..............................................................................................8
2.8.
Diferenciao entre biblioteca e arquivo..................................................................8
2.9.
Centros de documentao ou informao.................................................................9
3. Organizao e Administrao de Arquivos Correntes......................................................9
3.1.
Levantamento de Dados..........................................................................................11
3.2.
Anlise dos dados coletados...................................................................................11
3.3.
Planejamento...........................................................................................................11
3.3.1.
Posio do arquivo na estrutura da instituio................................................11
3.3.2.
Centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo. . .11
3.3.2.1. Centralizao...............................................................................................11
3.3.2.2. Descentralizao.........................................................................................12
3.3.2.3. Coordenao...............................................................................................12
3.3.3.
Escolha de mtodos de arquivamento e classificao....................................12
3.3.3.1. Sistemas de registro....................................................................................13
3.3.3.2. Elementos de Classificao........................................................................13
3.3.3.3. Princpios de classificao..........................................................................14
3.3.4.
Escolha das Instalaes e equipamentos.........................................................14
3.3.5.
Constituio de arquivos intermedirios........................................................16
3.4.
Implantao e acompanhamento.............................................................................16
4. Gesto de documentos....................................................................................................16
4.1.
Protocolo.................................................................................................................16
4.2.
Registro e movimentao.......................................................................................17
4.3.
Expedio...............................................................................................................17
4.4.
Organizao e Arquivamento..................................................................................17
4.4.1.
Mtodos de Arquivamento..............................................................................18
4.4.2.
Mtodo Alfabtico (mtodo bsico)...............................................................18
4.4.2.1. Regras de Alfabetao................................................................................19
4.4.3.
Mtodo Geogrfico.........................................................................................21
4.4.3.1. Nome do estado, cidade e correspondente (quem enviou a
correspondncia).........................................................................................................21
4.4.3.2. Nome da cidade, estado e correspondente..................................................22
4.4.4.
Mtodo numrico simples...............................................................................22
4.4.5.
Mtodo numrico cronolgico........................................................................23
4.4.6.
Mtodo Dgito-terminal..................................................................................23
4.4.7.
Mtodos por assunto (ideogrficos)................................................................23
4.4.7.1. Mtodo ideogrfico alfabtico enciclopdico.............................................23
4.4.7.2. Mtodo ideogrfico alfabtico dicionrio...................................................23
1
DISPOSIES GERAIS....................................................................................................60
9. DECRETO N 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002.....................................................61
DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS...............................................................61
DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS...................................................................63
DOS DOCUMENTOS PBLICOS...................................................................................65
DA GESTO DE DOCUMENTOS...................................................................................66
DA DECLARAO DE INTERESSE PBLICO E SOCIAL DE ARQUIVOS
PRIVADOS.........................................................................................................................67
DISPOSIES FINAIS E TRANSITRIAS....................................................................68
10.
LEI N 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968...................................................................69
11.
RESOLUO N 2....................................................................................................71
12.
RESOLUO N 10, DE 6 DE DEZEMBRO DE 1999...........................................72
1. Introduo
Os arquivos permanentes formam-se a partir de documentos recolhidos dos
arquivos correntes, portanto a administrao destes influencia diretamente os
arquivos de custdia. Em vista disso, importantssima a atuao do arquivista na
fase de administrao dos arquivos ativos, incluindo o controle e planejamento da
produo documental.
Os arquivos como instituio tiveram origem na antiga civilizao grega. Nos
sculos V e IV a.C. os atenienses guardavam seus documentos de valor no templo
da me dos deuses (Metroon). O imperador Justiniano ordenou que se reservasse
um prdio pblico no qual o magistrado pudesse guardar os documentos, escolhendo
algum que os mantivesse sob custdia. A finalidade era a de impedir a adulterao e
propiciar as condies necessrias para que pudessem ser encontrados
rapidamente. Entretanto foi a partir da Revoluo Francesa que se reconheceu
definitivamente a importncia dos documentos para a sociedade. Desse
reconhecimento resultou em trs importantes realizaes no campo arquivstico:
a) criao de uma administrao nacional e independente dos arquivos;
b) proclamao do princpio de acesso do pblico aos arquivos;
c) reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservao dos
documentos de valor, do passado
Vrias razes levaram os pases a instituir arquivos pblicos:
a) necessidade prtica de incrementar a eficincia governamental;
b) motivos de ordem cultural, visto que os arquivos pblicos constituem uma
espcie de fonte de cultura, ao lado de livros, manuscritos e peas de
museus;
c) razes de interesse pessoal, especialmente na Frana, que objetivando a
aniquilao de uma sociedade antiga e acreditando que tais documentos
4
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
Gnero (caracterstica)
2.5.
2.6.
Correspondncia
2.7.
Tipo de Arquivamento
2.8.
2.9.
3.1.
Levantamento de Dados
3.2.
3.3.
Planejamento
3.3.2.1. Centralizao
No consiste apenas da reunio da documentao em um nico local, mas
tambm a concentrao de todas as atividades de controle recebimento,
registro, distribuio, movimentao e expedio de documentos de uso corrente
em um nico rgo da estrutura organizacional, freqentemente designado
Protocolo e Arquivo, Comunicaes e Arquivo, ou outra denominao similar.
Dentre as inmeras vantagens que um sistema centralizado oferece,
destacamos: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo, maiores
possibilidades de padronizao de normas e procedimentos, ntida delimitao de
responsabilidades, constituio de conjuntos arquivsticos mais completos, reduo
dos custos operacionais, economia de espao e equipamentos.
3.3.2.2. Descentralizao
A descentralizao, por si s, um grande ato de classificao.
Dever ser aplicada em nvel de departamento, mantendo-se o arquivo junto a
cada departamento, onde estaro reunidos todos os documentos de sua rea de
atuao, incluindo os produzidos e recebidos pelas divises e sees que o
compem. Dever ser mantido tambm um arquivo para a documentao dos rgos
administrativos. Essa descentralizao (sempre de arquivos correntes) obedece
basicamente a dois critrios:
Centralizao das atividades de controle e descentralizao dos
arquivos, tambm denominados ncleos de arquivo ou arquivos
setoriais.
Descentralizao das atividades de controle e dos arquivos
3.3.2.3. Coordenao
Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez,
segurana e eficincia so imprescindveis criao de uma COORDENAO
CENTRAL, que exercer funes normativas, orientadoras e controladoras. A
coordenao ter por atribuies: prestar assistncia tcnica aos arquivos setoriais;
11
14
3.4.
Implantao e acompanhamento
4. Gesto de documentos
A Lei Federal 8.159, de 8 de Janeiro de 1991 conceitua gesto de
documentos:
Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas
referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e
intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
4.1.
Protocolo
4.2.
antecedentes
Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes no estiverem no Arquivo,
o Setor de Registro e Movimentao informar onde se encontram e os solicitar para
ser feita a juntada
Interpretar e classificar a correspondncia
Apor carimbo de protocolo no canto superior direito do documento
Anotar abaixo do nmero e da data a primeira distribuio e o cdigo de assunto, se
for o caso
Elaborar o resumo do assunto a ser lanado na ficha de protocolo
Encaminhar os papis ao Setor de Registro e Movimentao
Registro e movimentao
Atividades
Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: nmero de protocolo, data de
entrada, procedncia, espcie, nmero e data do documento, cdigo e resumo do
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Passos
Atividades
assunto, primeira distribuio
Anexar a segunda via da ficha 5 ao documento, encaminhando-o ao seu destino,
juntamente com os antecedentes, aps o registro e as anotaes pertinentes nas
respectivas fichas
Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedncia e
assunto, rearquivando-as em seguida
Arquivar as fichas de protocolo em ordem numrica
Receber dos vrios setores os documentos a serem redistribudos, anotar nas
respectivas fichas (numricas) o novo destino
Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de
autoridade competente
2
3
4
5
6
4.3.
Expedio
4.4.
Atividades
Receber a correspondncia
Verificar se no faltam folhas ou anexos
Numerar e completar a data, no original e nas cpias
Separar o original da cpias
Expedir o original com os anexos
Encaminhar as cpias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao
arquivo
Organizao e Arquivamento
Alfabtico
Geogrfico
Numricos
Simples
Cronolgico
Digito-terminal
5 Essa ficha ser retirada no rgo a que o documento destinado pelo responsvel pelo
controle no mbito desse rgo, e ser novamente anexada ao documento quando este for
encaminhado a outro rgo, devendo essa passagem ser feita por intermdio do Setor de
Registro e Movimentao, que o redistribuir
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Alfabticos
Ideogrficos
Numricos
Padronizados
Enciclopdico
Dicionrio
Duplex
Decimal
Unitermo
Indexao
coordenada
ou
Variadex
Automtico
Soudex
Mneumnico
Rneo
Arquivam-se:
Lus.
4.
Exemplo:
Arquivam-se:
5.
Arquivam-se:
12.
Os nmeros que fazem parte dos nomes das empresas devem ser
escritos por extenso.
Exemplo:
3M do Brasil, Fbrica Estrela de 4 pontas, Madeiras
Cachoeira dos 4
Arquivam-se:
Fbrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas; Madeiras
Cachoeira dos 4 (Quatro); 3 (Trs) M do Brasil
Essas regras podem ser alteradas para melhor servir organizao, desde
que o arquivista observe sempre o mesmo critrio e faa as remissivas necessrias
para evitar dvidas futuras. As regras de ordenao podem ser adotadas segundo
critrio de letra por letra ou de palavra por palavra, consideradas uma aps a outra.
Exemplo de critrio letra por letra:
Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Cantoneira Alegre, Canto Raiado
Exemplo de critrio palavra por palavra:
Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Canto Raiado, Cantoneira Alegre
Como se pode observar, no critrio letra por letra no se consideram os
espaos entre palavras.
4.4.3. Mtodo Geogrfico
O mtodo geogrfico um sistema de recuperao direta onde a chave de
recuperao a procedncia ou local. Podemos ordenar as pastas de duas
maneiras:
Cursos de formao
Cursos de mestrado
Cursos de ps-graduao
Pesquisas de administrao
Pesquisas de cincia poltica
Pesquisas de economia
Assemblia Extraordinria
Resumo:
Assemblia
Palavras-Chave / descritores
extraordinria
para
Greve
23
Metalrgicos
Assemblia extraordinria
Hotel Marina
1936
1
0311
0421
0461
0531
2
0172
0232
0252
3
0063
00173
00243
4
004
0134
0244
5
0135
0235
0465
6
0006
0026
0236
7
0017
0417
0317
8
0008
0098
0128
9
0099
0149
0439
2
0212
0322
0512
3
0003
00193
00283
4
0004
0144
0234
5
0145
0245
0475
6
0016
0345
0575
7
0127
0527
0427
8
0018
0108
0138
9
0199
0239
0399
Metalrgicos
0
0120
0340
0530
1
0411
0521
0631
Pelo exemplo acima pode-se concluir que h duas fichas que contm as
palavras-chave Greve e Metalrgicos: a 0004 e a 0530. Esse mtodo recomendado
para arquivos fotogrficos, sonoros e outros arquivos constitudos de documentos
especiais.
4.4.9.1. Inspeo
Consiste no exame, por intermdio da leitura, do documento para verificar se o
mesmo se destina ao arquivamento.
4.4.9.2. Estudo
Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que
lhe dever ser atribuda, a existncia de antecedentes, bem como a necessidade de
serem feitas referncias cruzadas.
4.4.9.3. Classificao
Consiste na determinao da entrada e das referncias cruzadas que lhe
sero atribudas atravs de um processo interpretativo.
4.4.9.4. Codificao
Consiste na aposio dos smbolos correspondentes ao mtodo de
arquivamento adotado.
4.4.9.5. Ordenao
o agrupamento dos documentos de acordo com a classificao e codificao
adotadas. Sua finalidade agilizar o arquivamento e racionalizar o trabalho.
4.5.
Emprstimo e consulta
4.6.
27
governo, e depois disso, por mais indefinidas que sejam, as dos pesquisadores e do
pblico em geral. Antes de aplicar o teste da importncia, o arquivista deve estar
certo de que os documentos satisfazem os testes de unicidade e forma. O teste de
importncia relaciona-se a fatores imponderveis a matrias que no podem ser
avaliadas com real certeza. Os testes de unicidade e forma, ao contrrio, referem-se
a fatores ponderveis a assuntos que so passveis de ser avaliados na base de
fatos que no deixam dvidas.
4.6.1.4.4. Documentos relativos a pessoas - seleo especial e amostra
estatstica
Na seleo de documentos, tendo em vista a informao que contm sobre
pessoas, dois critrios so possveis. O primeiro selecionar aqueles que
representam concentraes de informaes, tais como formulrios de
recenseamentos cujos documentos de per si fornecem informao extensa, intensa
ou diversa, em forma concentrada. O segundo selecionar um certo nmero de
documentos ou pastas que sejam representativos ou ilustrativos do todo, ou que
sejam suficientes para esclarecer os fenmenos investigados.
Na ltima alternativa, isto , naquela de selecionar, para reteno, um nmero
limitado de processos sobre indivduos, dois princpios podem ser adotados: a) o de
seleo especial; e b) o de amostra estatstica.
4.6.1.4.5. Documentos relativos a coisas
No estudo dos documentos sobre coisas, os valores a serem considerados so
os que derivam da informao que contm ore as prprias coisas e no da
informao sobre o que acontece s coisas. Entre as coisas, o ser humano se
preocupa, fundamentalmente, com a terra na qual vive.
4.6.1.4.6. Documentos relativos a fenmenos
O termo fenmeno refere-se aqui ao que ocorre com pessoas ou coisas. Se os
fenmenos so antigos, interessam principalmente aos historiadores; se novos, aos
socilogos, economistas ou estudiosos de administrao. Um arquivista, no importa
qual seja sua experincia, ordinariamente apreciar os documentos principalmente
por seu valor ou interesse histrico. A maioria dos arquivistas tende a preservar todos
os documentos que se referem de maneira significativa a pessoas, episdios ou
acontecimentos importantes.
Quanto a documentos mais recentes sobre assuntos sociais e econmicos,
deve-se aplicar o princpio da seleo especial. Esse princpio significa,
simplesmente, que alguns documentos so selecionados para preservao, porque
contm dados que so representativos ou ilustrativos do todo, porque tratam de um
acontecimento ou ao importante ou significativa, ou porque contm dados
considerados prprios para um estudo de condies sociais e econmicas
especficas. bom distinguir-se imediatamente esse princpio do princpio de
amostragem estatstica. Este ltimo, adotado no incio do sculo XX, requer um
conhecimento do mtodo que o arquivista, em geral, no possui. As tcnicas de
coleta, classificao e anlise estatstica, de correlao de dados, cmputo de
mdias e probabilidades, previses, curvas e compilao de nmeros-ndices so
tcnicas altamente especializadas, parte de uma disciplina distinta.
30
4.6.2. Concluses
A avaliao de documentos no deve se basear em intuio ou em suposies
arbitrrias de valor. Deve ser, ao contrrio, baseada na anlise total da documentao
relativa ao assunto a que se referem os documentos em questo. A anlise a
essncia da avaliao arquivstica. Ao mesmo tempo em que aquilata os valores
probatrios dos documentos, o arquivista deve levar em conta o conjunto da
documentao do rgo que os produziu. Igualmente, ao apreciar os valores
informativos dos documentos, o arquivista deve levar em considerao a
documentao total em conexo com o assunto a que se refere a informao. Deve
determinar se aquele grupo de documentos em questo contm informao nica e
se apresenta uma forma que o torne til como uma fonte de informao, e s depois
de feito isto dever entrar no reino do impondervel.
4.6.3. Microfilmagem
Os objetivos da microfilmagem de documentos so, em geral, dois: a) reduzir o
seu volume; b) garantir a sua durabilidade. Qualquer determinao para microfilmar
documentos deve ser baseada nos seguintes princpios: os documentos devem
apresentar valor que justifique o custo dessa operao; o processo de microfilmagem
de alto custo, devendo-se, por isso, sopesar esse custo contra o da preservao
dos documentos na forma original; e os documentos a serem microfilmados devem
ter caractersticas fsicas que se prestem filmagem. No Brasil, a Lei 5.433/68 regula
a matria.
O estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a reproduo de diminutas
imagens fotogrficas. Entretanto a sua utilizao como vemos hoje se deu em 1906
quando livros e documentos foram reduzidos a pequenas dimenses visando sua
utilizao em pesquisas.
Entende-se por microfilmagem de substituio a que incide sobre
documentos de guarda temporria, com vistas ao aproveitamento de espao.
As microformas podem apresentar-se em trs modos: filme, jaqueta ou
microficha;
4.6.3.2. Jaqueta
A sua impresso segue os mesmos procedimentos da forma anterior. Tambm
so gerados dois filmes: um para guarda no arquivo de segurana e outro para
consulta. Entretanto, esse segundo formato passa por novos procedimentos: seus
fotogramas so recortados e inseridos em jaquetas. Utiliza-se o arquivamento em
jaquetas nos documentos que formam dossis e que necessitam ser constantemente
atualizados e consultados, exigindo, assim, a proximidade das informaes. Como
31
4.6.3.3. Microfichas
Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou atravs do
sistema COM Computer Output Microfilm, ou seja, sada direta do computador para
a microficha, atravs da fita spool, sem passar pelo papel. No mais necessria a
impresso de quilmetros de formulrios contnuos. Sua capacidade de
armazenamento de at 420 fotogramas. As microfichas so usadas em arquivos
que sejam bastante utilizados devido facilidade de seu manuseio. Os equipamentos
para a leitura das microformas podem ser simples unicamente para a leitura ou
conjugados (leitoras/ copiadoras) para a leitura e cpia em papel.
4.6.4. Tecnologia da Informao
Os avanos tecnolgicos, ao lado das vantagens que oferecem, apresentam
alguns problemas que merecem reflexo e exigem solues dentro de curto espao
de tempo: falta de respaldo legal, no Brasil, que assegure o valor probatrio dos
registros contidos em suportes informticos; baixa durabilidade dos materiais
empregados, tornando necessria a transferncia peridica das informaes para
outros suportes; obsolescncia, em prazos de quatro a cinco anos, dos equipamentos
necessrios leitura das informaes armazenadas; falta de padronizao na
fabricao de equipamentos e suportes.
4.6.5. Transferncia e recolhimento
Transferncia e recolhimento so definidos respectivamente no art. 1, 1 e
art 1, 2 da Resoluo n 2 do CONARQ. Transferncia e recolhimento so feitos
em razo da freqncia de uso e no do valor do documento. A transferncia dos
documentos do arquivo corrente para o intermedirio e o recolhimento para o
permanente objetivam racionalizar os trabalhos facilita o arquivamento e a
localizao de documentos, pois libera espao e economiza recursos materiais,
lembrando que o arquivo intermedirio dever ser subordinado tcnica e
administrativamente ao arquivo permanente.
As transferncias para centros de depsito de armazenamento temporrio.
atendem, no mnimo, a trs necessidades bem definidas: a) servem para acomodar
certos tipos de documentos que se acumulam regularmente nas reparties do
governo e que devem ser conservados durante longos perodos de tempo; b) servem
para acomodar acumulaes especiais de documentos de rgos extintos ou de
determinadas atividades; e c) servem como um lugar onde se concentram todos os
acmulos de documentos regulares ou especiais, de valor e sem valor ao se
iniciar um programa de administrao de documentos ou arquivstico. Essas
transferncias tambm ocorrem para reas de custo reduzido, contribuindo para a
economia do sistema, que sua finalidade primordial. A maior desvantagem de um
plano de depsito tipo limbo, reside no incentivo que d s instituies para protelar
o exame de seus documentos. Esses centros no devem ser normalmente usados
para armazenar documentos cujo destino os funcionrios no possam decidir de
imediato.
32
5. Arquivos permanentes
Os arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados, que so
escolhidos de uma grande massa de documentos produzidos e recebidos por um
governo, devido ao seu valor comprobatrio e informativo. So escolhidos tomandose por base no a apreciao de certos documentos em particular, mas devido ao
seu significado no conjunto da documentao de um determinado assunto ou
atividade, ou, em termos mais amplos, na documentao de um rgo, de um
governo, ou mesmo da sociedade em certo estgio de desenvolvimento. O trabalho
de recolhimento de documentos a arquivos permanentes tem um duplo objetivo:
preserv-los e torn-los disponveis para serem usados.
Os documentos pblicos devem ser reconhecidos por lei como propriedade
pblica. O direito a tais documentos ser exclusivamente do governo que os criou e
sero conservados para a perpetuidade. Qualquer lei que diga respeito
administrao de documentos pblicos deve incluir no seu texto normas para a sua
reobteno no caso de terem sido indevidamente alienados ou retirados da
repartio. O princpio bsico nullum tempus occurrit regi (art. 17, 4, Decreto
4.073/2002), que foi traduzido como contra o rei no h prescrio (vide art. 15 e
seguintes do Decreto 4.073/2002).
A legislao sobre os documentos pblicos, alm disso, deve definir
claramente as responsabilidades de custdia do arquivista. O conceito de custdia
pode ser explicado em relao ao conceito de propriedade pblica. Os documentos
pblicos podero ser conservados sob a custdia de qualquer rgo da
administrao, sem, contudo, ser de sua propriedade. Quando os documentos
pblicos so transferidos da custdia de um rgo para a de outro no h
transferncia de propriedade, pois os documentos eram e continuam a ser
propriedade do Estado.
Legalmente, ento, o arquivista deve ter a custdia dos documentos que esto
sob a sua guarda fsica, no que diz respeito ao seguinte:
Primeiro, deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos direitos e
privilgios que tinha a entidade que os criou, relativamente reproduo e
autenticao de cpias.
Segundo, deve ter, em relao aos documentos, certos direitos e privilgios
adicionais que no so comumente exercidos pelas entidades criadoras. Referem-se
estes ao arranjo, descrio e publicao para fins que no aqueles para os quais
foram originariamente criados para servir a usos secundrios de outras reparties
e de particulares. Esses direitos e privilgios so necessrios ao arquivista para o
bom cumprimento de seus deveres.
Deve haver disposies legais regulamentando o problema da destruio de
documentos pblicos. Essa regulamentao h que proibir a destruio de qualquer
34
5.1.
Atividades de arranjo
b)
c)
5.2.
5.2.1.1. Guia
Obra destinada orientao dos usurios no conhecimento e na utilizao
dos fundos que integram o acervo de um arquivos permanente. o instrumento de
pesquisa mais genrico, pois se prope a informar sobre a totalidade dos fundos
existentes no arquivo. Sua finalidade informar sobre o histrico, a natureza, a
estrutura, o perodo de tempo, a quantidade de cada fundo integrante do acervo
total do arquivo.
5.2.1.4. Catlogo
Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critrio temtico,
cronolgico, onomstico ou geogrfico, incluindo todos os documentos
pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma sumria ou pormenorizada.
Sua finalidade agrupar os documentos que versem sobre um mesmo
assunto, ou que tenham sido produzidos num dado perodo de tempo, ou que digam
respeito a determinada pessoa, ou a lugares especficos existentes num ou mais
fundos.
5.2.1.5. Repertrio
o instrumento de pesquisa que descreve pormenorizadamente
documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos,
segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico. Nesse tipo
de instrumento est presente um juzo de valor que estabelece ou no a incluso de
determinado documento. Sua elaborao s se justifica em casos especficos,
quando h inteno de ressaltar documentos individuais relevantes. A disposio das
entradas e demais informaes se assemelha do catlogo, sendo os itens descritos
minuciosamente, cabendo mesmo a transcrio de documentos na ntegra.
40
necessria a descrio das suas partes, estas podem ser descritas em separado,
usando-se igualmente os elementos apropriados. A soma total de todas as descries
assim obtidas, ligadas numa hierarquia, representa o fundo e as partes para as quais
foram elaboradas as descries. Para as finalidades destas regras, tal tcnica de
descrio denominada descrio multinvel.
5.2.2.1.1. Regras para descrio multinvel
NO REPETIO DE INFORMAO
42
5.3.
Atividades de conservao
5.3.3. Alisamento
Consiste em colocar os documentos em bandejas de ao inoxidvel, expondoos ao do ar com forte percentagem de umidade, 90 a 95%, durante uma hora, em
uma cmara de umidificao. Em seguida, so passados a ferro, folha por folha, em
mquinas eltricas. Caso existam documentos em estado de fragilidade, recomendase o emprego de prensa manual sob presso moderada. Na falta de equipamento
adequado, aconselha-se usar ferro de engomar caseiro.
5.4.
Restaurao
5.5.
Atividades de referncia
46
DO ACESSO
Art. 3 assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos, observado o disposto neste Decreto e no art. 22 da Lei
8.159, de 8 de janeiro de 1991.
Art. 4 Qualquer documento classificado como sigiloso, na forma do art. 15 deste Decreto, recolhido a instituio arquivstica
pblica, que em algum momento tenha sido objeto de consulta pblica, no poder sofrer restrio de acesso.
Art. 5 Os rgos pblicos e instituies de carter pblico custodiadores de documentos sigilosos, devero constituir
Comisses Permanentes de Acesso, para o cumprimento deste Decreto, podendo ser criadas subcomisses.
Art. 6 As Comisses Permanentes de Acesso devero analisar, periodicamente, os documentos sigilosos sob custdia,
submetendo-os autoridade responsvel pela classificao, a qual, no prazo regulamentar, efetuar, se for o caso, sua
desclassificao.
Pargrafo nico. A relao dos documentos desclassificados, contendo nome e sigla do rgo ou da instituio, tipo, nmero e
data do documento, grau de sigilo original, destinatrio e assunto, dever ser encaminhada, semestralmente, pelas comisses
permanentes de acesso, para publicao em Dirio Oficial da Unio, do Distrito Federal, dos Estados ou dos Municpios,
conforme o caso.
Art. 7 Findo o prazo estabelecido no art. 29 deste Decreto, as Comisses Permanentes de Acesso devero liberar os
documentos referidos nesse dispositivo.
Art. 8 Sero liberados consulta pblica os documentos que contenham informaes pessoais, desde que previamente
autorizada pelo titular ou por seus herdeiros.
Art. 9 As Comisses Permanentes de Acesso podero autorizar o acesso a documentos pblicos de natureza sigilosa a
pessoas devidamente credenciadas, mediante apresentao, por escrito, dos objetivos da pesquisa.
Art. 10. O acesso aos documentos sigilosos, originrios de outros rgos ou instituies, inclusive privadas, custodiados para
fins de instruo de procedimento, processo administrativo ou judicial, somente poder ser autorizado pelo agente do respectivo
rgo ou instituio de origem.
Art. 11. O acesso a qualquer assunto sigiloso, resultante de acordos ou contratos com pases estrangeiros, atender s normas
e recomendaes de sigilo constantes desses instrumentos.
Art. 12. A eventual negativa de autorizao de acesso dever ser justificada por escrito.
Art. 13. Todos tm direito de acessar, mediante requerimento protocolado na instituio pblica custodiadora, documentos e
informaes a seu respeito, existentes em arquivos ou bancos de dados pblicos.
Art. 14. O atendimento consulta a documentos sigilosos ou a informaes pessoais existentes nos arquivos ou em bancos de
dados ser dado no prazo da lei, a partir da data de entrada do requerimento no protocolo.
CAPTULO III
47
Art. 16. So documentos passveis de classificao como ultra-secretos aqueles referentes soberania e integridade territorial
nacionais, planos de guerra e relaes internacionais do Pas, cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do
Estado.
Pargrafo nico. A classificao de documento na categoria ultra-secreto somente poder ser feita pelos chefes dos Poderes
Executivo, Legislativo e Judicirio federais.
Art. 17. So documentos passveis de classificao como secretos aqueles referentes a planos ou detalhes de operaes
militares, a informaes que indiquem instalaes estratgicas e aos assuntos diplomticos que requeiram rigorosas medidas de
segurana cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado.
Pargrafo nico. A classificao de documento na categoria secreta somente poder ser feita pelas autoridades indicadas no
pargrafo nico do art. 16 deste Decreto, por governadores e ministros de Estado, ou, ainda, por quem haja recebido delegao.
Art. 18. So documentos passveis de classificao como confidenciais aqueles em que o sigilo deva ser mantido por interesse
do governo e das partes e cuja divulgao prvia possa vir a frustrar seus objetivos ou ponha em risco a segurana da
sociedade e do Estado.
Pargrafo nico. A classificao de documento na categoria confidencial somente poder ser feita pelas autoridades indicadas
no pargrafo nico do art. 17 deste Decreto, pelos titulares dos rgos da Administrao Pblica Federal, do Distrito Federal,
dos Estados e dos Municpios, ou, ainda, por quem haja recebido delegao para esse fim.
Art. 19. So documentos passveis de classificao como reservados aqueles cuja divulgao, quando ainda em trmite,
comprometa as operaes ou objetivos neles previstos.
Pargrafo nico. A classificao de documento na categoria reservada somente poder ser feita pelas autoridades indicadas no
pargrafo nico do art. 18 deste Decreto, e pelos agentes pblicos formalmente encarregados da execuo de projetos, planos e
programas.
Art. 20. Os prazos de classificao dos documentos a que se refere este Decreto vigoram a partir da data de sua produo, e
so os seguintes:
I - ultra-secretos, mximo de trinta anos;
II - secretos, mximo de vinte anos;
III - confidenciais, mximo de dez anos;
IV - reservados, mximo de cinco anos.
Art. 21. Os documentos sigilosos, de valor probatrio, informativo e histrico, de guarda permanente, de acordo com o art. 25,
da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991 no podem ser destrudos.
Art. 22. Poder a autoridade responsvel pela classificao dos documentos, ou a autoridade mais elevada, findo o motivo de
sua classificao ou alterao de sua natureza, e considerando o interesse para a pesquisa e para a administrao, alter-la ou
cancel-la, tornando-os ostensivos.
Art. 23. Poder a autoridade responsvel pela classificao dos documentos, considerando o interesse de segurana da
sociedade e do Estado, renov-la por uma nica vez, por igual perodo.
Pargrafo nico. Poder a autoridade superior que classificou o documento alterar o grau de sigilo dos documentos em
trmite.
Art. 24. Os documentos sigilosos sero guardados em condies especiais de segurana.
Art. 25. Os procedimentos relativos emisso de credencial de segurana sero objeto de disposies internas de cada rgo
ou instituio de carter pblico.
Art. 26. Os agentes pblicos encarregados da custdia de documentos sigilosos devero passar, devidamente conferidos, a
seus substitutos todos os documentos sob sua responsabilidade.
Art. 27. Os documentos sigilosos, de guarda permanente, objeto de desclassificao, devero ser encaminhados instituio
arquivstica pblica, na sua esfera de competncia, ou ao arquivo permanente do rgo, para fins de organizao, preservao e
acesso.
CAPTULO IV
DA INTIMIDADE
Art. 28. Excetuam-se do acesso pblico irrestrito os documentos cuja divulgao comprometa a intimidade, a vida privada, a
honra e a imagem das pessoas, e aqueles integrantes de processos judiciais que tenham tramitado em segredo de justia.
Art. 29. Sero restritos pelo prazo de cem anos, a partir da data de sua produo, os documentos a que se refere o art.
28 deste Decreto.
Pargrafo nico. Excepcionalmente, desde que observadas as disposies constantes do art. 9, poder ser autorizado o
acesso aos documentos referidos no art. 28 deste Decreto.
CAPTULO V
DA REPRODUO
Art. 30. A instituio pblica custodiadora de documentos sigilosos fornecer, quando solicitada pelo usurio, reproduo total
ou parcial dos documentos, observadas as restries legais e as estabelecidas pelas Comisses Permanentes de Acesso.
1 Todas as cpias decorrentes de reproduo sero autenticadas pelo Presidente da Comisso Permanente de Acesso
respectiva.
48
2 Os documentos que contenham informaes que comprometam a vida privada, a honra e a imagem de terceiros podero
ser reproduzidos parcial ou totalmente, observado o disposto no art. 8 deste Decreto.
Art. 31. Sero fornecidas certides dos documentos que no puderem ser copiados, devido a seu estado de conservao,
desde que necessrias para fazer prova em juzo.
CAPTULO VI
CAPTULO II
Dos Arquivos Pblicos
Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por
rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas,
legislativas e judicirias.
1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades
privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades.
2 A cessao de atividades de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de sua documentao
instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora.
Art. 8 Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes.
49
1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam de consultas
freqentes.
2 Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de
interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser
definitivamente preservados.
Art. 9 A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante
autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia.
Art. 10 Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis.
CAPTULO III
Dos Arquivos Privados
Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas,
em decorrncia de suas atividades.
Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam
considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional.
Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no podero ser alienados com disperso ou
perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.
Pargrafo nico. Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na aquisio.
Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse pblico e social poder ser franqueado
mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor.
Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social podero ser depositados a ttulo revogvel, ou
doados a instituies arquivsticas pblicas.
Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam
identificados como de interesse pblico e social.
CAPTULO IV
Da Organizao e Administrao de Instituies Arquivsticas Pblicas
Art. 17. A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies arquivsticas federais,
estaduais, do Distrito Federal e municipais.
1 So Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judicirio.
So considerados, tambm, do Poder Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do
Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica.
2 So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio.
3 So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder
Judicirio.
4 So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.
5 Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua estrutura poltico-jurdica.
Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo
Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica
nacional de arquivos.
Pargrafo nico. Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder criar unidades regionais.
50
Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e
recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio das suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos
documentos sob sua guarda.
Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos
pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como
preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 21. Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e vinculao dos arquivos
estaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal e nesta
lei.
CAPTULO V
Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Pblicos
Art. 22. assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos.
Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos
documentos por eles produzidos.
1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao
resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originariamente sigilosos.
2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de
30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo.
3 O acesso aos documentos sigilosos referente honra e imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100
(cem) anos, a contar da sua data de produo.
Art. 24. Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso,
sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte.
Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o
disposto neste artigo.
Disposies Finais
Art. 25. Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou
destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social.
Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a poltica
nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar).
1 O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de
instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas.
2 A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo sero estabelecidos em regulamento.
Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicao.
Art. 28. Revogam-se as disposies em contrrio.
Braslia, 8 de janeiro de 1991; 170 da Independncia e 103 da Repblica.
FERNANDO COLLOR
Jarbas Passarinho
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CAPTULO II
DA COMPETNCIA
Art. 2 Para consecuo de suas finalidades, compete ao CONARQ:
I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando gesto, preservao e ao
acesso aos documentos de arquivos;
II - promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos e privados com vistas ao intercmbio e integrao sistmica das
atividades arquivsticas;
III - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica normas legais necessrias ao aperfeioamento e
implementao da poltica Nacional de arquivos pblicos e privados;
IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiem o funcionamento e acesso aos arquivos
pblicos;
V - estimular programas de gesto e de preservao de documentos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e
municipal, produzidos ou recebidos em decorrncia de suas funes executiva, legislativa e judiciria;
VI - subsidiar a elaborao de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da poltica Nacional de
arquivos pblicos e privados;
VII - estimular a implantao de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio da Unio, nos Estados, no
Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municpios;
VIII - estimular a integrao e modernizao dos arquivos pblicos e privados;
IX - propor ao Presidente da Repblica, por intermdio do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, a declarao de
interesse pblico e social de arquivos privados, nos termos do art. 12 da Lei n 8.159, de 1991, e do art. 23 do Decreto n 4.073,
de 2002;
X - estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituies integrantes
do SINAR;
XI - recomendar providncias para a apurao e a reparao de atos lesivos poltica Nacional de arquivos pblicos e privados;
XII - promover a elaborao do cadastro Nacional de arquivos pblicos e privados, bem como desenvolver atividades censitrias
referentes a arquivos;
XIII - manter intercmbio com outros conselhos e instituies cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares s suas,
para prover e receber elementos de informao e juzo, conjugar esforos e encadear aes; e
XIV - articular-se com outros rgos do Poder Pblico formuladores de polticas nacionais nas reas de educao, cultura,
cincia e tecnologia, informao e informtica.
CAPTULO III
DA COMPOSIO E DO MANDATO
Art. 3 O CONARQ constitudo por dezessete membros conselheiros, sendo:
I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidir;
II - dois representantes do Poder Executivo Federal;
III - dois representantes do Poder Judicirio Federal;
IV - dois representantes do Poder Legislativo Federal;
V - um representante do Arquivo Nacional;
VI - dois representantes dos Arquivos Pblicos Estaduais e do Distrito Federal;
VII - dois representantes dos Arquivos Pblicos Municipais;
VIII - um representante das instituies mantenedoras de curso superior de Arquivologia;
IX - um representante de associaes de arquivistas; e
X - trs representantes de instituies que congreguem profissionais que atuem nas reas de ensino, pesquisa, preservao ou
acesso a fontes documentais.
1 O Presidente do Conselho, em suas faltas e impedimentos, ser substitudo por seu substituto legal no Arquivo Nacional.
2 Cada conselheiro ter um suplente.
3 Os membros referidos no inciso III sero designados pelo Presidente do Supremo Tribunal Federal.
4 Os membros referidos no inciso IV sero designados um pelo Presidente da Cmara dos Deputados e outro pelo Presidente
do Senado Federal.
52
5 Os demais conselheiros e respectivos suplentes sero designados pelo Presidente da Repblica, observado o disposto no
art. 31 do Decreto n 4.073, de 2002, a partir de listas apresentadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica,
mediante indicaes dos dirigentes dos rgos e entidades representadas.
6 O mandato dos conselheiros ser de dois anos, permitida uma reconduo.
7 obrigao do conselheiro titular impossibilitado de comparecer reunio do Plenrio do CONARQ providenciar o
comparecimento do suplente.
8 A ausncia do conselheiro e do respectivo suplente a mais de duas reunies no perodo de um ano ser comunicada
autoridade responsvel pela designao do conselheiro, para as providncias que entender cabveis.
Art. 4 O exerccio das atividades de conselheiro de natureza relevante e no sujeito a remunerao.
CAPTULO IV
DA ORGANIZAO E DO FUNCIONAMENTO
Seo I
Da Estrutura Bsica
Art. 5 O CONARQ tem como estrutura bsica o Plenrio, as Cmaras Tcnicas, as Cmaras Setoriais e as Comisses
Especiais.
Art. 6 O CONARQ funcionar na sede do Arquivo Nacional.
Pargrafo nico. As reunies do CONARQ podero ser convocadas para local fora da sede do Arquivo Nacional, por
deliberao do seu Plenrio ou ad referendum deste, sempre que razo superior indicar a convenincia de adoo dessa
medida.
Art. 7 Os integrantes das cmaras e comisses sero designados pelo Presidente do CONARQ, ad referendum do Plenrio.
Art. 8 O exerccio das atividades desenvolvidas nas cmaras e comisses considerado relevante e no sujeito a
remunerao.
Seo II
Do Plenrio
Art. 9 O Plenrio, rgo superior de deliberao do CONARQ, constitudo na forma do art. 3 deste Regimento.
Art. 10. Ao Plenrio compete:
I - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica alterao neste Regimento;
II - definir a Poltica Nacional de Arquivos Pblicos e Privados;
III - baixar normas necessrias regulamentao e implementao da Poltica Nacional de Arquivos e do SINAR;
IV - decidir sobre os assuntos encaminhados sua apreciao pelas cmaras tcnicas, cmaras setoriais, comisses especiais,
conselheiros e representantes da sociedade civil; e
V - criar e extinguir cmaras tcnicas, cmaras setoriais e comisses especiais, bem como definir as competncias e
estabelecer o prazo de durao destas.
Seo III
Das Cmaras Tcnicas
Art. 11. O Plenrio do CONARQ constituir cmaras tcnicas, de carter permanente, visando elaborar estudos e normas
necessrias implementao da poltica Nacional de arquivos pblicos e privados e ao funcionamento do SINAR.
1 As cmaras tcnicas sero integradas por especialistas, conselheiros ou no, designados pelo Presidente do CONARQ, ad
referendum do Plenrio.
2 O Presidente de cmara tcnica poder, eventualmente, recorrer a profissional, qualificado para o trato de assuntos
especficos, no tendo este direito a voto.
3 O membro de cmara tcnica que faltar, injustificadamente, a mais de duas reunies no perodo de um ano, ser desligado.
4 As cmaras tcnicas apresentaro relatrios de suas atividades ao Plenrio do CONARQ.
Art. 12. As cmaras tcnicas sero presididas por um de seus membros.
Art. 13. O presidente de cmara tcnica ser eleito em reunio ordinria da respectiva Cmara, por maioria simples dos votos
de seus integrantes.
Pargrafo nico. O presidente de cmara tcnica participar das votaes.
Art. 14. O presidente de cmara tcnica poder relatar processos ou designar relator.
53
Pargrafo nico. Os processos sero apresentados pelos relatores, juntamente com os respectivos pareceres.
Art. 15. As decises das cmaras tcnicas sero tomadas por votao da maioria simples dos votos de seus membros.
Seo IV
Das Cmaras Setoriais
Art. 16. O Plenrio do CONARQ constituir cmaras setoriais, de carter permanente, visando identificar, discutir e propor
solues para questes temticas que se repercutirem na estrutura e organizao de segmentos especficos de arquivos,
interagindo com as cmaras tcnicas.
1 As cmaras setoriais sero integradas por especialistas, conselheiros ou no, designados pelo Presidente do CONARQ, ad
referendum do Plenrio.
2 O presidente de cmara setorial poder, eventualmente, recorrer a profissional qualificado para o trato de assuntos
especficos, no tendo este direito a voto.
3 O membro de cmara setorial que faltar, injustificadamente, a mais de duas reunies no perodo de um ano, ser desligado.
4 As cmaras setoriais apresentaro relatrios de suas atividades ao Plenrio do CONARQ.
Art. 17. As cmaras setoriais sero presididas por um de seus membros.
Art. 18. O presidente de cmara setorial ser eleito em reunio ordinria da respectiva cmara, por maioria simples dos votos de
seus integrantes.
Pargrafo nico. O presidente de cmara setorial participar das votaes.
Art. 19. O presidente de cmara setorial poder relatar processos ou designar relator.
Pargrafo nico. Os processos sero apresentados pelos relatores, juntamente com os respectivos pareceres.
Art. 20. As decises das cmaras setoriais sero tomadas por votao da maioria simples dos votos de seus membros.
Seo V
Das Comisses Especiais
Art. 21. O Plenrio do CONARQ constituir comisses especiais, de carter temporrio, para exame de assuntos especficos.
1 Em caso de urgncia, o Presidente do CONARQ poder criar comisses especiais, ad referendum do Plenrio.
2 As comisses especiais sero integradas por especialistas,conselheiros ou no, designados pelo Presidente do CONARQ,
ad referendum do Plenrio, sendo o exerccio das atividades por eles desenvolvidas considerado relevante e no sujeito a
remunerao.
3 O presidente de comisso especial poder, eventualmente, recorrer a profissional qualificado para o trato de assuntos
especficos, no tendo este direito a voto.
4 O membro de comisso especial que faltar maioria das reunies realizadas pela Comisso no ter seu nome includo
nos crditos dos documentos por ela elaborados.
5 As comisses sero presididas por um de seus membros, eleito por maioria simples dos votos de seus membros.
Art. 22. O presidente de comisso especial designar o relator da matria a ela submetida, para elaborao de documento
conclusivo a ser apresentado ao Plenrio do CONARQ.
Pargrafo nico. O parecer da comisso ser aprovado por votao da maioria simples dos votos de seus membros.
CAPTULO V
DAS ATRIBUIES DOS MEMBROS DO CONARQ
Seo I
Do Presidente
Art. 23. Ao Presidente do CONARQ incumbe dirigir, coordenar e supervisionar as atividades do Conselho e, especificamente:
I - representar o CONARQ nos atos que se fizerem necessrios;
II - convocar e presidir as reunies do Plenrio;
III - receber os expedientes dirigidos ao CONARQ, encaminhando ao Plenrio aqueles pendentes de deliberao;
IV - submeter votao as matrias a serem decididas pelo Plenrio, intervindo na ordem dos trabalhos ou suspendendo-os
sempre que necessrio;
V - designar os integrantes das cmaras tcnicas e das comisses especiais, ad referendum do Plenrio;
VI - indicar, dentre os membros do CONARQ, os relatores das matrias;
54
VII - indicar conselheiros para realizao de estudos, levantamentos e emisso de pareceres necessrios consecuo das
finalidades do CONARQ;
VIII - decidir, por voto de qualidade, matrias submetidas ao Plenrio;
IX - assinar as atas das reunies, as resolues do CONARQ e os atos relativos ao seu cumprimento;
X - criar, em caso de urgncia, comisses especiais, ad referendum do Plenrio;
XI - encaminhar ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica exposio de motivos e informaes sobre matria da
competncia do CONARQ;
XII - cumprir e fazer cumprir as resolues emanadas do Plenrio;
XIII - expedir atos administrativos e normativos internos; e
XIV - encaminhar ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica alteraes deste Regimento propostas pelo Plenrio.
Seo II
Dos Conselheiros
Art. 24. Aos conselheiros incumbe:
I - comparecer s reunies;
II - apreciar e votar a ata de reunio;
III - debater e votar a matria em discusso;
IV - requerer informaes, providncias e esclarecimentos ao Presidente do CONARQ; e
V - realizar estudos, apresentar proposies, apreciar e relatar as matrias que lhes forem atribudas.
CAPTULO VI
DAS REUNIES DO CONARQ
Art. 25. O Plenrio do CONARQ reunir-se-, ordinariamente, no mnimo, uma vez a cada quatro meses e, extraordinariamente,
por convocao de seu Presidente ou a requerimento de, no mnimo, dois teros de seus conselheiros.
Pargrafo nico. O Plenrio somente se reunir para deliberao com o quorum mnimo de dez conselheiros.
Art. 26. As cmaras tcnicas, as cmaras setoriais e as comisses especiais reunir-se-o por convocao dos respectivos
presidentes ou coordenadores, seguindo o cronograma estabelecido por seus membros.
Pargrafo nico. As cmaras tcnicas, as cmaras setoriais e as comisses especiais somente se reuniro para deliberao
presentes a maioria de seus membros.
Art. 27. Das reunies do Plenrio, de cmaras tcnicas, de cmaras setoriais e de comisses especiais ser lavrada ata que,
aps aprovao dos presentes, ser arquivada no CONARQ.
Art. 28. A pauta das reunies ordinrias do Plenrio do CONARQ ser encaminhada aos conselheiros com antecedncia de, no
mnimo, quinze dias, acompanhada da documentao necessria a estudos para deliberao.
Pargrafo nico. A pauta das reunies incluir, dentre outros assuntos, os seguintes:
I - leitura e aprovao da ata da reunio anterior;
II - leitura do expediente e das comunicaes da ordem do dia;
III - deliberao de matria; e
IV - votao de matria.
CAPTULO VII
DISPOSIES GERAIS
Art. 29. Os casos omissos e as dvidas surgidas na aplicao deste Regimento sero dirimidos pelo Plenrio do CONARQ.
[Publicada no Dirio Oficial da Unio, de 14 de fevereiro de 2002]
9.
55
O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe confere o art. 84, inciso IV, da
Constituio, e tendo em vista o disposto na Lei n o 8.159, de 8 de janeiro de 1991,
DECRETA:
Captulo I
DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
Art. 1o O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional,
criado pelo art. 26 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a poltica nacional
de arquivos pblicos e privados, bem como exercer orientao normativa visando gesto documental
e proteo especial aos documentos de arquivo.
Art. 2o Compete ao CONARQ:
I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando
gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivos;
II - promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos e privados com vistas ao intercmbio e
integrao sistmica das atividades arquivsticas;
III - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica normas legais necessrias ao
aperfeioamento e implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados;
IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o
acesso aos arquivos pblicos;
V - estimular programas de gesto e de preservao de documentos pblicos de mbito federal,
estadual, do Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrncia das funes
executiva, legislativa e judiciria;
VI - subsidiar a elaborao de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da
poltica nacional de arquivos pblicos e privados;
VII - estimular a implantao de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio
da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municpios;
VIII - estimular a integrao e modernizao dos arquivos pblicos e privados;
IX - identificar os arquivos privados de interesse pblico e social, nos termos do art. 12 da Lei no 8.159,
de 1991;
X - propor ao Presidente da Repblica, por intermdio do Chefe da Casa Civil da Presidncia da
Repblica, a declarao de interesse pblico e social de arquivos privados;
XI - estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo
nas instituies integrantes do SINAR;
XII - recomendar providncias para a apurao e a reparao de atos lesivos poltica nacional de
arquivos pblicos e privados;
XIII - promover a elaborao do cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, bem como
desenvolver atividades censitrias referentes a arquivos;
XIV - manter intercmbio com outros conselhos e instituies, cujas finalidades sejam relacionadas ou
complementares s suas, para prover e receber elementos de informao e juzo, conjugar esforos e
encadear aes;
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XV - articular-se com outros rgos do Poder Pblico, formuladores de polticas nacionais nas reas
de educao, cultura, cincia, tecnologia, informao e informtica.
Art. 3o So membros conselheiros do CONARQ:
I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidir;
II - dois representantes do Poder Executivo Federal;
III - dois representantes do Poder Judicirio Federal;
IV - dois representantes do Poder Legislativo Federal;
V - um representante do Arquivo Nacional;
VI - dois representantes dos Arquivos Pblicos Estaduais e do Distrito Federal;
VII - dois representantes dos Arquivos Pblicos Municipais;
VIII - um representante das instituies mantenedoras de curso superior de arquivologia;
IX - um representante de associaes de arquivistas;
X - trs representantes de instituies que congreguem profissionais que atuem nas reas de ensino,
pesquisa, preservao ou acesso a fontes documentais.
1o Cada Conselheiro ter um suplente.
2o Os membros referidos nos incisos III e IV e respectivos suplentes sero designados pelo
Presidente do Supremo Tribunal Federal e pelos Presidentes da Cmara dos Deputados e do Senado
Federal, respectivamente.
3o Os conselheiros e suplentes referidos nos inciso II e V a X sero designados pelo Presidente da
Repblica, a partir de listas apresentadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica,
mediante indicaes dos dirigentes dos rgos e entidades representados.
4o O mandato dos Conselheiros ser de dois anos, permitida uma reconduo.
5o O Presidente do CONARQ, em suas faltas e impedimentos, ser substitudo por seu substituto
legal no Arquivo Nacional.
Art. 4o Caber ao Arquivo Nacional dar o apoio tcnico e administrativo ao CONARQ.
Art. 5o O Plenrio, rgo superior de deliberao do CONARQ, reunir-se-, em carter ordinrio, no
mnimo, uma vez a cada quatro meses e, extraordinariamente, mediante convocao de seu
Presidente ou a requerimento de dois teros de seus membros.
1o O CONARQ funcionar na sede do Arquivo Nacional.
2o As reunies do CONARQ podero ser convocadas para local fora da sede do Arquivo Nacional,
por deliberao do Plenrio ou ad referendum deste, sempre que razo superior indicar a
convenincia de adoo dessa medida.
Art. 6o O CONARQ somente se reunir para deliberao com o quorum mnimo de dez conselheiros.
Art. 7o O CONARQ poder constituir cmaras tcnicas e comisses especiais, com a finalidade de
elaborar estudos, normas e outros instrumentos necessrios implementao da poltica nacional de
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arquivos pblicos e privados e ao funcionamento do SINAR, bem como cmaras setoriais, visando a
identificar, discutir e propor solues para questes temticas que repercutirem na estrutura e
organizao de segmentos especficos de arquivos, interagindo com as cmaras tcnicas.
Pargrafo nico. Os integrantes das cmaras e comisses sero designados pelo Presidente do
CONARQ, ad referendum do Plenrio.
Art. 8o considerado de natureza relevante, no ensejando qualquer remunerao, o exerccio das
atividades de Conselheiro do CONARQ e de integrante das cmaras e comisses.
Art. 9o A aprovao do regimento interno do CONARQ, mediante proposta deste, da competncia do
Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica.
Captulo II
DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS
Art. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e privados,
visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivo.
Art. 11. O SINAR tem como rgo central o CONARQ.
Art. 12. Integram o SINAR:
I - o Arquivo Nacional;
II - os arquivos do Poder Executivo Federal;
III - os arquivos do Poder Legislativo Federal;
IV - os arquivos do Poder Judicirio Federal;
V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio;
VI - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio;
VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo.
1o Os arquivos referidos nos incisos II a VII, quando organizados sistemicamente, passam a integrar
o SINAR por intermdio de seus rgos centrais.
2o As pessoas fsicas e jurdicas de direito privado, detentoras de arquivos, podem integrar o SINAR
mediante acordo ou ajuste com o rgo central.
Art. 13. Compete aos integrantes do SINAR:
I - promover a gesto, a preservao e o acesso s informaes e aos documentos na sua esfera de
competncia, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do rgo central;
II - disseminar, em sua rea de atuao, as diretrizes e normas estabelecidas pelo rgo central,
zelando pelo seu cumprimento;
III - implementar a racionalizao das atividades arquivsticas, de forma a garantir a integridade do
ciclo documental;
IV - garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente;
V - apresentar sugestes ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR;
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Casa Civil da Presidncia da Repblica a assistncia tcnica do Arquivo Nacional para a orientao
necessria preservao e destinao do patrimnio documental acumulado, nos termos do 2o do
art. 7o da Lei no 8.159, de 1991.
Art. 21. A Casa Civil da Presidncia da Repblica, mediante proposta do Arquivo Nacional, baixar
instruo detalhando os procedimentos a serem observados pelos rgos e entidades da
Administrao Pblica Federal, para a plena consecuo das medidas constantes desta Seo.
Captulo V
DA DECLARAO DE INTERESSE PBLICO E SOCIAL DE ARQUIVOS PRIVADOS
Art. 22. Os arquivos privados de pessoas fsicas ou jurdicas que contenham documentos relevantes
para a histria, a cultura e o desenvolvimento nacional podem ser declarados de interesse pblico e
social por decreto do Presidente da Repblica.
1o A declarao de interesse pblico e social de que trata este artigo no implica a transferncia do
respectivo acervo para guarda em instituio arquivstica pblica, nem exclui a responsabilidade por
parte de seus detentores pela guarda e a preservao do acervo.
2o So automaticamente considerados documentos privados de interesse pblico e social:
I - os arquivos e documentos privados tombados pelo Poder Pblico;
II - os arquivos presidenciais, de acordo com o art. 3o da Lei no 8.394, de 30 de dezembro de 1991;
III - os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia da Lei no
3.071, de 1o de janeiro de 1916, de acordo com o art. 16 da Lei no 8.159, de 1991.
Art. 23. O CONARQ, por iniciativa prpria ou mediante provocao, encaminhar solicitao,
acompanhada de parecer, ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, com vistas
declarao de interesse pblico e social de arquivos privados pelo Presidente da Repblica.
1o O parecer ser instrudo com avaliao tcnica procedida por comisso especialmente
constituda pelo CONARQ.
2o A avaliao referida no 1o ser homologada pelo Presidente do CONARQ.
3o Da deciso homologatria caber recurso das partes afetadas ao Chefe da Casa Civil da
Presidncia da Repblica, na forma prevista na Lei no 9.784, de 29 de janeiro de 1999.
Art. 24. O proprietrio ou detentor de arquivo privado declarado de interesse pblico e social dever
comunicar previamente ao CONARQ a transferncia do local de guarda do arquivo ou de quaisquer de
seus documentos, dentro do territrio nacional.
Art. 25. A alienao de arquivos privados declarados de interesse pblico e social deve ser precedida
de notificao Unio, titular do direito de preferncia, para que manifeste, no prazo mximo de
sessenta dias, interesse na aquisio, na forma do pargrafo nico do art. 13 da Lei no 8.159, de 1991.
Art. 26. Os proprietrios ou detentores de arquivos privados declarados de interesse pblico e social
devem manter preservados os acervos sob sua custdia, ficando sujeito responsabilidade penal, civil
e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de
valor permanente.
Art. 27. Os proprietrios ou detentores de arquivos privados declarados de interesse pblico e social
podero firmar acordos ou ajustes com o CONARQ ou com outras instituies, objetivando o apoio
para o desenvolvimento de atividades relacionadas organizao, preservao e divulgao do
acervo.
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Art. 28. A perda acidental, total ou parcial, de arquivos privados declarados de interesse pblico e
social ou de quaisquer de seus documentos dever ser comunicada ao CONARQ, por seus
proprietrios ou detentores.
Captulo VI
DISPOSIES FINAIS E TRANSITRIAS
Art. 29. Este Decreto aplica-se tambm aos documentos eletrnicos, nos termos da lei.
Art. 30. O Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica baixar instrues complementares
execuo deste Decreto.
Art. 31. Fica delegada competncia ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, permitida a
subdelegao, para designar os membros do CONARQ de que trata o 3 o do art. 3o.
Art. 32. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao.
Art. 33. Ficam revogados os Decretos nos 1.173, de 29 de junho de 1994, 1.461, de 25 de abril de
1995, 2.182, de 20 de maro de 1997, e 2.942, de 18 de janeiro de 1999.
Braslia, 3 de janeiro de 2002; 181o da Independncia e 114o da Repblica.
FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
Silvano Gianni
10.
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Art 2 Os documentos de valor histrico no devero ser eliminados, podendo ser arquivados em local
diverso da repartio detentora dos mesmos.
Art 3 O Poder Executivo regulamentar, no prazo de 90 (noventa) dias, a presente Lei, indicando as
autoridades competentes, nas esferas federais, estaduais e municipais para a autenticao de
traslados e certides originrias de microfilmagem de documentos oficiais.
1 O decreto de regulamentao determinar, igualmente, quais os cartrios e rgos pblicos
capacitados para efetuarem a microfilmagem de documentos particulares, bem como os requisitos que
a microfilmagem realizada por aqueles cartrios e rgos pblicos devem preencher para serem
autenticados, a fim de produzirem efeitos jurdicos, em juzo ou fora dele, quer os microfilmes, quer os
seus traslados e certides originrias.
2 Prescrever tambm o decreto as condies que os cartrios competentes tero de cumprir para
a autenticao de microfilmes realizados por particulares, para produzir efeitos jurdicos contra
terceiros.
Art 4 dispensvel o reconhecimento da firma da autoridade que autenticar os documentos oficiais
arquivados, para efeito de microfilmagem e os traslados e certides originais de microfilmes.
Art 5 Esta lei entra em vigor na data de sua publicao.
Art 6 Revogam-se as disposies em contrrio.
Braslia, 8 de maio de 1968; 147 da Independncia e 80 da Repblica.
A. COSTA E SILVA
Lus Antnio da Gama e Silva
11.
RESOLUO N 2
(Dirio Oficial da Unio, de 24 de outubro de1995)
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
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