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PLAN DE GESTIN DE LAS ADQUISICIONES

versin 1.0
PROYECTO
PREPARADO
POR:
REVISADO
POR:
APROBADO
POR:

"Construccin de Sistema de riego por aspersin para cultivo de banano orgnico en el sector Sullana
- Marcavelica"
Carlos Cruz Ibarra, Robinson Vsquez, Carlos Talledo.
FEC
27 01 16
HA
Carlos Cruz Ibarra, Robinson Vsquez, Carlos Talledo.
FEC
26 02 16
HA
Gerente de Proyecto Roberto Quedena
FEC
01 05 16
HA

PRODUCTOS/BIENES/SERVICIOS A SER ADQUIRIDOS


Decisiones de compras
TIPO
PRODUCTO/BIEN/SERVICIO
CONTRATAC
SUPUESTOS
IN
Precio Fijo
La empresa no cuenta
SERVIDORES (1)
Cerrado
con
equipos
de
cmputo extras, por
LAPTOPS (5)
lo que tendr que
adquirir
equipos,
CABLEADO DE RED (500 m.)
adems del cableado
de red.
CAMIONETAS (2)
Una vez finalizado el
proyecto, los activos
BUSES (1)
pasarn a propiedad
de la empresa
Precio
La empresa no cuenta
CONSULTOR PMP.
Unitario
con
el
personal
idneo para realizar
ING. AGRCOLA
estas labores, por lo
cual se proceder a

RESTRICCIONES
El
servidor y las
laptops debern estar
instalados
y
operativos
en
las
oficinas de proyecto
que se implementar
dos semanas antes de
la fecha de inicio de
proyecto
segn
cronograma.
El Ing. agrcola, Civil y
Consultor PMP, Jefe de
Calidad deben estar
contratados antes de
iniciar el proyecto.

LMITES
Lo que debe o no
incluirse
Todos
los
equipos
debern contar con
los
manuales
y
documentacin
completa en espaol
o ingls.

El Ing. agrcola, Civil y


Consultor PMP, Jefe de
Calidad,
y
el
Asegurador
de
Calidad
estarn

ING. CIVIL
JEFE DE CALIDAD

coordinar con el rea


de RR.HH para su
contratacin.

ASEGURADOR DE CALIDAD

RECURSOS PARA LAS ADQUISICIONES


Miembros del equipo involucrados en los procesos de adquisiciones
ROL/CARGO
PRODUCTO/BIEN/SERVICIO
(Rol en el proyecto/Cargo en la
organizacin)
Encargado de Adquisiciones
SERVIDORES (1)
(Empresa)
LAPTOPS (5)
CABLEADO DE RED (500 m.)
CAMIONETAS (2)
BUSES (1)

Gerente de APBOS (Empresa)

CONSULTOR PMP.
ING. AGRCOLA
ING. CIVIL

Gerente de Proyecto (Proyecto)

El Asegurador de la
calidad se incorporar
al equipo cuando el
1er
entregable
se
encuentre al 60 % de
avance.

asignados al rea de
proyectos de APBOS,
una
vez
que
el
proyecto finalice, se
dar por concluido el
vnculo
de
los
trabajadores.

FUNCION/RESPONSABILIDAD
(Aquellas que correspondan al proceso de
adquisiciones)
* Elabora el Enunciado de Trabajo (SOW) y
solicita su aprobacin al Gerente de APBOS.
* Consulta base de proveedores homologados
y empieza contacto.
* Convoca a Proveedores correspondientes al
tipo de equipo.
* Revisa propuestas de Proveedores.
* Evala Proveedores.
* Selecciona Proveedor.
* Define, solicita y revisa las caractersticas
tcnicas y funcionalidades registradas en los
SOWs.
* Participa de la validacin de entrega del
equipo solicitado.
* Aprueba el SOW elaborado.
* Aprueba el proceso de seleccin del
Proveedor.

JEFE DE CALIDAD

* Da conformidad de la recepcin del equipo


adquirido.

ASEGURADOR DE CALIDAD

PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIN DE ADQUISICIONES


Definicin de los procedimientos que se usarn en el proyecto y los que procedimientos se usarn en el rea Logstica (o
equivalente) de la empresa que ejecuta (el comprador)
EN EL PROYECTO
El Encargado de Adquisiciones elabora y presenta los
SOWs para cada uno de los equipos y servicios definidos a
adquirir en funcin a la informacin proporcionada por el
Gerente de APBOS. Para los equipos estos documentos
debern contener la siguiente informacin: descripcin del
equipo, precio base, formas de pago, plazos de entrega,
garanta, lugar de entrega y facturacin. Para el caso de
los especialistas debern contener: Habilidades tcnicas,
experiencia, formacin, precio base, formas de pago y
plazos de ejecucin.

EN LA ORGANIZACIN

El Gerente de APBOS revisa y aprueba los SOWs de


adquisiciones elaborados, para lo cual valida que en la
documentacin estn tcnicamente especificadas las
caractersticas y funcionalidades que los equipos deben
cumplir, as como tambin que los especialistas cumplan
con los requerimientos para ejecutar las labores en el
proyecto.
Validados los SOWs, el Encargado de Adquisiciones
presenta estos documentos al Gerente de Proyectos
para su aprobacin, quien verifica que en ellos estn
especificados
tcnicamente
las
caractersticas
y

funcionalidades que los equipos deben cumplir, as como


una breve descripcin del proyecto, alcance de equipo a
adquirir, requisitos de tiempo y precio, tiempo de entrega,
modalidad de pago y precio mximo a ofertar.
El Gerente de Proyectos revisa la Solicitud de Compra
y/o Requerimiento, considerando los motivos consignados
por el usuario.
De estar conforme aprueba la Solicitud de Compra y/o
Requerimiento, caso contrario se rechaza.
El Encargado de Adquisiciones selecciona a los
proveedores existentes para la provisin de los bienes y/o
servicios solicitados.
En caso no se cuente con proveedor para el requerimiento
solicitado, el Encargado de Adquisiciones inicia las
gestiones para la evaluacin de proveedores de acuerdo al
manual de Evaluacin de los Proveedores de Riego de
APBOS.
El Encargado de Adquisiciones solicita cotizacin a los
proveedores seleccionados.
Los proveedores seleccionados envan sus cotizaciones
consignando la informacin solicitada en los SOWs.
El Encargado de Adquisiciones elabora un cuadro
comparativo de acuerdo al procedimiento y evala la
cotizacin ms adecuada.
El Encargado de Adquisiciones selecciona la cotizacin
ms adecuada y crea la Orden de Compra.
El Gerente de Proyectos aprueba la Orden de Compra de
acuerdo al circuito de aprobacin.
El Encargado de Adquisiciones enva la Orden de
Compra aprobada al proveedor.

En caso la Orden de Compra y las condiciones del


Proveedor incluyen el desembolso de un anticipo o
adelanto, el proveedor deber entregar la factura con la
O/C a recepcin.
Por otro lado, cuando se trate de empresa proveedoras de
servicio y transportistas, el Coordinador o Asistente de
Logstica deber informar sobre los Requisitos de
Seguridad para el ingreso de Proveedor de Servicio
Permanentes y Eventual.
El Encargado de Adquisiciones realiza seguimiento
hasta que el proveedor entregue el bien o presente el
servicio.
Si se trata de un servicio, el usuario firma el Acta de
Conformidad de Servicio en seal de aprobacin del
Servicio prestado por el proveedor.
Si se trata de la adquisicin de un bien, el proveedor debe
presentar la Gua de Remisin visada por la persona que
recibe el bien.