Sunteți pe pagina 1din 7

Finalizarea proiectului

Introducere
Ultima faz major a ciclului de via unui proiect este finalizarea proiectului. Un
proiect nu se ncheie automat odat cu predarea-primirea produsului sau finalizarea livrrii
serviciilor (aceasta fiind de fapt momentul care marcheaz nceperea fazei de ncheiere).

Unul din motivele pentru care proiectele eueaz este aa numitul sindrom al juctorului.
Dac un proiect nu i atinge obiectivele i nu livreaz rezultatele scontate, iar bugetul i
timpul alocate s-au scurs, proiectul trebuie ncheiat! Riscul major este cel al unui
raionament de genul: Dac am investit att de muli bani, timp i efort, nu merit s ne
oprim aici! Mai bine alocm resurse suplimentare, n sperana c totui se vor atinge
obiectivele. Acest sindrom este specific juctorilor care, dup ce au pierdut sume
semnificative, sper s le recupereze investind nc puin. Din punctul de vedere al
managerului de proiect sau al promotorului, investirea unor resurse fr atingerea unor
rezultate reprezint pierderea suferit de juctor. Sentimentul de proprietate a ideii de
proiect sau a proiectului n sine i poate mpinge pe acetia s prelungeasc constant
termene sau s majoreze constant bugetele.
n mod normal, la o evaluare intermediar se poate observa devierea de pe traiectul
drumului critic sau posibilitatea neatingerii rezultatelor. Momentul alocrii de resurse
suplimentare este doar acela al evalurilor intermediare. n mod excepional i doar n
urma unei analize cost/beneficiu, dac la expirarea termenului/consumarea
bugetului/ncheierea activitilor nu s-au atins obiectivele sau nu s-au obinut
produsele/serviciile preconizate ntr-o msur satisfctoare, se poate suplimenta bugetul
sau se poate prelungi termenul final, dac aceste suplimentri sunt minore n raport cu
beneficiile poteniale.
Activitile principale cuprind:

Pag. 1/7

Resurse, roluri i responsabiliti (RRR) specifice fazei de


finalizare
n aceast faz se pune problema deconectrii de la resursele organizaiei (dac este
cazul) mai degrab dect problema alocrii resurselor. Trebuie avute n vedere necesitile
de timp pentru a finaliza proiectul, mai ales c uneori se tinde s fie lsate toate pe ultima
sut de metri, i n loc de finalizarea proiectului uneori avem parte de execuia grbit n
ceasul al doisprezecelea.
Rolurile i responsabilitile sunt ilustrate sintetic n tabelul urmtor:
Activitate

Cine este
Cine face?
resposnabil?

Cu ce resurse?

Evaluarea final

Unul sau doi membri ai


echipei, cu
supervizarea sau
Managerul de
implicarea direct a
proiect
managerului de proiect
sau o ter parte
(contractant)

Resursele proiectului. Dac


raportul de evaluare este
contractat, costurile vor fi
mai mari.

Msurarea
gradului de
satisfacie a
clientului

Un membru al echipei
Managerul de (de preferin
proiect
specializat n
marketing)

Resursele proiectului

Pag. 2/7

Elaborarea
documentaiei
finale

Unul sau doi membri ai


echipei, cu
Managerul de
supervizarea sau
Resursele proiectului
proiect
implicarea direct a
managerului de proiect

Audit

Resurse externe proiectului


(ale finanatorului sau
organizaiei gazd). Multe
Managerul de Un auditor autorizat,
linii de finanare prevd ns
proiect
ter parte (contractant)
eligibilitatea costurilor de
audit, caz n care se face din
resursele proiectului

Dizolvarea
echipei

Managerul de
Managerul de proiect
proiect

Resursele proiectului

Realocarea
resurselor

Managerul de
Managerul de proiect
proiect

Resursele proiectului

Evenimente
sociale de
ncheiere,
networkng i PR

Managerul de
Managerul de proiect
proiect

Resursele proiectului

Activitile specifice fazei de finalizare


Evaluarea final a proiectului
SCOP: Evaluarea este activitatea de management care are ca scop msurarea gradului
de mplinire a obiectivelor, determinarea impactului i a rezultatelor proiectului.
DESCRIERE: Evaluarea trebuie realizat inclusiv pe parcursul proiectului, ns evaluarea
final poate fi considerat o faz specific a ciclului de proiect sau poate fi inclus n faza
de nchidere a proiectului.
Observaie: A nu se confunda evaluarea cu auditul. Acesta are ca scop verificarea utilizrii
juste/optime/legale a resurselor.
Evaluarea trebuie s fie imparial i credibil pentru a se asigura imparialitatea, n
cazul proiectelor mari, evaluarea se poate externaliza. Dac evaluarea cuprinde numai
aspecte negative sau numai aspecte pozitive, credibilitatea va avea de suferit. Tot pentru
asigurarea imparialitii i credibilitii, trebuie s se asigure participarea sau consultarea
tuturor factorilor implicai i interesai. Evaluarea trebuie s fie util, i nu doar o simpl
formalitate necesar pentru ncheierea proiectului. Utilitatea este dat n principal de feedback.
INSTRUMENTE:

CRITERIILE DE EVALUARE;

Pag. 3/7

INDICATORI I STANDARDE.

CRITERIILE DE EVALUARE:
1. Relevana capacitatea obiectivelor propuse de proiect de a rezolva
problemele/necesitile crora li se adreseaz proiectul. Include analiza calitii
procesului de planificare.
2. Eficiena obinerea rezultatelor cu resurse rezonabile (analiza cost/beneficiu); se
analizeaz ct de bine au fost utilizate resursele pentru obinerea produselor/serviciilor;
este o analiz comparativ: se compar diferite variante de obinere a rezultatelor
dorite.
3. Eficacitate obinerea impactului dorit cu ajutorul rezultatelor proiectului i
contribuia factorilor externi la acest impact.
4. Durabilitate auto-finanarea, replicabilitatea, continuarea proiectului dup
terminarea finanrii.
ATENIE: a nu se confunda evaluarea final a proiectului cu evaluarea efectuat de un
finanator pentru trierea proiectelor eligibile i fezabile n cadrul unei linii de finanare.
Evaluarea efectuat de finanator are ca scop selecia proiectelor ce vor fi finanate, n
baza unui set de criterii de eligibilitate i evaluare. Aceste criterii, ct i modalitatea de
evaluare vor fi descrise n documentaia aferent liniei de finanare (Ghidul aplicantului
etc.).
O difereniere clar trebuie fcut ntre monitorizare, evaluare i audit. Pe scurt,
diferenele dintre monitorizare, evaluare, audit i control sunt urmtoarele:
Monitorizare i control

Evaluare

Audit

Cine?

Managementul intern la
Auditori autorizai, externi
De regul evaluatori
toate
nivelele
de
(exist i audit intern,
externi
management
control financiar preventiv)

Cnd?

Periodic; la mijlocul Ex-ante (control preventiv);


Continuu, pe toat durata proiectului; la finalul
proiectului/programului
etapelor de proiect; Post
(dup
bilanul
final.
financiar).

De ce
se
face?

Verificarea progresului,
feed-back;

Adaptarea
schimbri;

Asigurarea transparenei,
responsabilitii fa de
Organizaia
care
factorii interesai/implicai
nva: nvarea din
Actualizarea
propriile
succese
Furnizarea de recomandri
planului/strategiei;
sau eecuri
pentru
mbuntirea
Adoptarea de msuri
proiectelor viitoare
preventive, corective
sau stimulative.
la

Pag. 4/7

Predarea-primirea produselor i/sau finalizarea livrrii serviciilor


SCOP: Descrcarea de gestiune
DESCRIERE: Aceast activitate se concretizeaz n predarea-primirea bunurilor n
prezena reprezentanilor ambelor pri n baza unui proces verbal scris i semnat, de
regul ntr-un format standard.
Aceast activitate are rolul de a stinge raporturile juridice dintre pri. ncetarea total a
raporturilor juridice poate surveni la o dat ulterioar (de exemplu, dup evaluare, sau
dup dizolvarea echipei).
DOCUMENTE: Procesul verbal de predare primire/descrcare de gestiune.

Msurarea gradului de satisfacie a clientului


SCOP: Determinarea gradului de satisfacie a clientului
DESCRIERE: Msurarea gradului de satisfacie a clientului este un instrument al
managementului calitii i este o activitate opional, practicat n general de organizaiile
orientate spre client. Constituie feed-back pentru raportul i sesiunea de evaluare.
Responsabil pentru aceast activitate este managerul de proiect.
INSTRUMENTE: Chestionare, formulare de feed-back, happy sheets etc. Instrumentele
difer de caz la caz.

Elaborarea documentaiei finale


SCOP: Auditul extern
DESCRIERE: n funcie de finanator, legislaia existent i standardele organizaiei, este
posibil s existe cerina depunerii unui set de documente finale. Uneori acestea stau la
baza auditului extern, cerut de finanator. Responsabil pentru aceast activitate este
managerul de proiect.
DOCUMENTE: Lista documentelor specificate de finanator

Audit
SCOP: Auditul este o form special de evaluare, n afara managementului proiectului.
Are ca scop verificarea utilizrii juste/optime/legale a resurselor.
DESCRIERE: Auditul nu este o activitate component a managementului de proiect i se
realizeaz doar de ctre experi externi proiectului i organizaiei, contra cost. Responsabil
pentru aceast activitate este promotorul sau finanatorul. Costurile sunt ns incluse n
bugetul proiectului, iar recomandrile auditorilor vor fi analizate n sesiunea de evaluare i
vor fi luate n consideraie ca feed-back pentru proiecte similare ulterioare.
Monitorizarea, controlul, evaluarea sunt activiti de management realizate de managerul
i echipa de execuie a proiectului/programului. Spre deosebire de acestea, auditul este
derulat n mod independent de o ter parte, aleas de finanator sau de managerul de
proiect (un format tip se gseste la finalul capitolului).
INSTRUMENTE: Criteriile generale de audit privesc:

Pag. 5/7

1. conformitatea i legalitatea;
2. eficiena;
3. eficacitatea.
DOCUMENTE: Documentul de audit
Auditul poate fi:

audit financiar-contabil (aa cum este definit n standardele internaionale i


europene INTOSAI, Curtea European a Auditorilor) sau audit specializat cu
caracter economic-financiar (VfM Value for Money Audit, Compliance Audit,
Financial Statements Audit);

audit al riscului (Enterprise Risk Management Audit, n sensul standardelor COSO


sau alte standarde ERM);

audit al calitii (conform cu standardele de calitate ISO, IEC etc. sau de


excelen n afaceri EFQM, TQM);

audit al rezultatelor i impactului sau audit al performanei (a se vedea standardele


OECD). Analiza de impact sau RIA Regulatory Impact Assessment pot fi
ncadrate n aceeai categorie.

Sesiunea de auto-evaluare (Lessons learned) feed back pentru


proiectele viitoare
SCOP: O organizaie care nu nva din propria experien i care nu are memorie
instituional (cu alte cuvinte, nimeni nu tie ce proiecte s-au fcut cu un an n urm i
cum anume) va consuma mult mai multe resurse i are un dezavantaj competitiv net fa
de organizaiile moderne (Learning organisations). Scopul sesiunilor de autoevaluare este
de a oferi acest avantaj: organizaia care nva.
DESCRIERE: Se poate face printr-o sesiune de evaluare, n care membrii echipei
furnizeaz propriul feed-back i analizeaz recomandrile raportului de evaluare (i
eventual de audit) cu privire la:

problemele aprute n cursul proiectului;

soluiile gsite pentru acestea;

factorii de eec i succes;

satisfacerea cerinelor de calitate/cantitate/cost/timp; satisfacerea clientului.

Pot participa i persoane din afara echipei, precum promotorul sau finanatorul.
Sumarul acestei sesiuni se comunic n scris i se adaug la pachetul care va rmne n
arhiva organizaiei pentru referine ulterioare (un format tip se gsete la finalul
capitolului). Responsabil pentru aceast activitate este managerul de proiect.
DOCUMENTE: Documentul de lecii nvate.

Arhivare (Feed-back pentru proiecte viitoare)


SCOP: Dezvoltarea memoriei organizaionale

Pag. 6/7

DESCRIERE: ntreaga documentaie a proiectului se arhiveaz pentru a putea fi utilizat


ca baz de pornire pentru proiecte similare viitoare. Responsabil pentru aceast activitate
este managerul de proiect sau un membru al echipei.
DOCUMENTE: Pachetul rezumativ/executiv (documentele eseniale) i pachetul complet
(toate documentele existente)

Dizolvarea echipei, realocarea resurselor


SCOP: Eliberarea resurselor alocate.
DESCRIERE: Este jalonul final de parcurs. Se poate face printr-o simpl sesiune final
nsoit sau nu de un eveniment social, cu participarea ntregii echipe, n care se
adreseaz mulumiri, se prezint rezultatele i evaluarea lor, se acord eventuale prime,
premii, cadouri, elemente de recunoatere formal a profesionalismului etc. Responsabil
pentru aceast activitate este managerul de proiect.
Dac proiectul a fost derulat de o organizaie i resursele umane i materiale au fost
preluate din interiorul acesteia, se returneaz sau se realoc aceste resurse.
Dac proiectul urmeaz s fie repetat/continuat, se prezint aceast posibilitate i se
prospecteaz disponibilitatea pentru o viitoare colaborare.

Evenimente sociale de ncheiere, networking i relaii publice


SCOP: Diseminarea rezultatelor proiectului, srbtorirea succesului/finalului
DESCRIERE: Odat proiectul ncheiat, este recomandat organizarea unor evenimente
de PR (relaii publice), pentru diseminarea rezultatelor. Pot lua forma unor evenimente
sociale (recepie, dineu etc.), conferine de pres, emisuni (radio) televizate, articole n
pres, publicare pe internet, brouri i materiale de prezentare. Responsabil pentru
aceast activitate este managerul de proiect.
n cazul n care se preconizeaz proiecte similare ulterioare, este posibil iniierea unei
reele profesionale sau a altor activiti de networking.

Rezultate i jaloane de parcurs


Rezultatele fazei de finalizare sunt de natur informaional i documentar. Rezultatul
esenial este raportul de evaluare (completat, dup caz, de raportul de audit). Pentru
organizaiile care vor s nvee din propria experien, esenial este i raportul cu leciile
nvate i arhiva documentar a proiectului.

Pag. 7/7