DOCUMENTE CONTABILE

1. Documente contabile - definiie

Documentele contabile sunt acte scrise cuprinznd informaii letrice i numerice in
etalon valoric natural sau de munc despre operaiunile economice care au loc i
care se ntocmesc la locul i momentul acestora cu scopul de a servi ca dovad a
nfptuirii lor. Procesul cunoaterii contabile ncepe n mod obligatoriu cu
activitatea de observare i consemnare a datelor privind patrimoniul unitii.
Aceast aciune asigura datele de intrare n sistemul contabil privind existena ,
starea i micarea elementelor patrimoniale .

2. Clasificare
Documentele contabile se pot clasifica dup mai multe criterii:
a) n funcie de importana i frecvena utilizrii lor, documentele contabile, indiferent
de categoria din care fac parte, pot fi tipizate i netipizate.

Documentele tipizate sunt acelea n care coninutul, forma i formatul

sunt prestabilite i preimprimate pe formulare, pe baza unor reglementri legale.

Documentele netipizate -

sunt acelea n care coninutul, forma i formatul nu

sunt prestabilite i preimprimate prin reglementri legale; ele sunt

ocazionale i se stabilesc n funcie de necesitatea de informare a fiecrui
agent economic.
b) n funcie de natura operaiilor pe care le reflect, documentele se clasific n:

Documente privind imobilizrile corporale i necorporale: bonuri de micare a

mijloacelor fixe, procese verbale de predare- primire, procese verbale de
scoatere din funciune, etc.

Documente privind activele circulante materiale: note de recepie i constatare

dediferene, bon de consum, fia limit de consum, bon de predaretransfer restituire, etc.

Documente privind disponibilitile bneti: chitane, dispoziii de plat-ncasare, etc.

Documente privind salariile i alte drepturi cuvenite angajailor: state de salarii, lista de
avans chenzinal, decontul de cheltuieli, etc.

Documente privind vnzrile: factura, dispoziii de livrare, aviz de nsoire a

mrfii, etc.

c) Dup regimul de tipizare i utilizare, documentele pot fi:

Documente cu regim special pentru care exist reglementri legale privind tiprirea,
circulaia, evidena i pstrarea lor. n aceast categorie intr n special
documentele de banc i cas: cecul de numerar, cecul de virament, chitana, etc.

Documente ntocmite pe formulare cu reglementri exprese de tiprire, gestionare, folosire

i justificare, n care intr imprimate cu valoare nominal (mrci potale,
timbre potale), carnete de munc, certificate medicale, etc.

Documente ntocmite pe formulare cu regim uzual, fr restricii i cuprind

toateformularele necuprinse n primele dou categorii.

d) n funcie de modul de ntocmire i rolul lor n cadrul circuitului

economic

al

sistemului

informaional-decizional,

documentele

contabile se grupeaz astfel:

Documente justificative;

Documente de eviden contabil;

Documente de sintez i raportri.

3. Documente contabile justificative: sunt acte scrise ce consemneaz operaiile
economice i financiare n momentul efecturii lor cu scopul de a servi ca dovad a
nfptuirii lor si ca instrument de fundamentare a nregistrrii lor n contabilitate;
formeaz principala component a sistemului de documente informaionale al
contabilitii i sunt de 2 feluri:

Documente primare (care se ntocmesc la locul i in momentul efectuarii operaiilor:

facturi, chitane, bonuri de consum, etc). Prin ele se stabilesc rspunderi i obligaii
precise din partea persoanelor care gestioneaz bunurile i valorile economice la
care se refer documentele;

Documente justificative centralizatoare (n care se centralizeaz documente primare

de acelai fel, pentru simplificarea i reducerea volumului de munc. Exemplu:
bonuri de consum centralizatoare pentru materiale consumabile).

Documentele justificative sunt nregistrate n ordine cronologica i grupate n

registre contabile care se prezinta sub forma de registre legate.
Principalele registre contabile sunt :
-

Registrul Jurnal;

Rregistrul Inventar;

Registrul Cartea Mare.

4. ntocmirea, completarea i semnarea documentelor contabile

ntocmirea i completarea documentelor justificative se face manual sau cu tehnic de
calcul astfel nct s fie lizibie, nefiind admise tersturi sau modificri
n ele. Elementele comune se completeaz cu uurin deoarece pentru
m a r e a m a j o r i t a t e a operaiilor se repet, cele specifice necesit un volum mai
mare de munc i implic efectuarea unor calcule i cunotine privind operaiile respective.
Documentele justificative se intocmesc, de regul, la locul unde se produce operaia,
pe formulare tipizate sau netipizate , dup caz.
Verificarea documentelor se face nainte de inregistrarea lor i dupa nregistrarea n
evidena contabia. Se vor verifica: forma, calculele, precum i o verificare de fond care va
urmri dac operaiunile respective respect dispoziiile legale n vigoare i dac operaiunile
au fost reale. Pentru documentele care consemneaz operaiunile de predare- primire a valorilor
materiale corectura trebuie confirmat prin semntura celor doi primitor - predator.
5. Circuitul documentelor contabile
Procedura are scopul de a realiza :
-

respectarea dispoziiilor legale cu privire la ntocmirea, avizarea, aprobarea si circuitul

documentelor emise in cadrul entitatii;

reflectarea in documente a modului de utilizare a alocaiilor bugetare i a bunurilor

materiale aflate n folosin, ntrirea ordinii n gestionarea acestora, precum i aprarea
patrimoniului public aflat n administrare;

angajarea rspunderii tuturor persoanelor care sunt implicate in intocmirea, avizarea si

aprobarea documentelor entitatii, dup caz.

6. Corectarea, pstrarea i arhivarea documentelor contabile

Conform reglementrilor, erorile se corecteaz prin tierea cu o linie a textului sau

a cifrei gresite, pentru ca acestea sa poata fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra
corecta. Corectarea se face in toate exemplarele documentului si se confirma
prin semnatura persoanei care a intocmit/corectat documentul justificativ, mentionandu-se
si data efectuarii corecturii. Totui, exist anumite documente justificative pentru care nu
se admit corecturi, chiar dac sunt ntocmite gresite. Este vorba despre acele documente pe
baza crora se primete, se elibereaz sau se justific numerarul, ori alte documente pentru
care normele de utilizare prevd asemenea restrictii. In caz de erori, aceste documente se
anuleaz i rman n carnetul respectiv. La corectarea documentului justificativ n care se
consemneaz operaii de predare-primire a valorilor materiale i a mijloacelor fixe, este
necesar confirmarea, prin semntura, att a predatorului, ct i a primitorului.
n funcie de importana i felul lor vor fi pstrate pe o perioad mai mic sau mai
mare de timp conform normelor legale in vigoare. n cursul anului de gestiune, documentele se
pastreaza in cadrul fiecarui serviciu din unitate. Dup expirarea anului, documentele se predau
la arhiva unde se ndosariaz, se sigileaz, se numeroteaz i se nscrie n registrul de arhiv.
Arhivarea documentelor justificative i contabile se face in conformitate cu
prevederile legale i cu urmtoarele reguli generale:

documentele se grupeaz n dosare, numerotate, nuruite i parafate;

gruparea documentelor n dosare se face cronologic i sistematic, n cadrul fiecrui

exercitiu financiar la care se refer acestea. n cazul fuziunii sau al lichidrii

societii, documentele aferente acestei perioade se arhiveaz separat;

dosarele coninnd documente justificative i contabile se pstreaz n spaii

amenajate n acest scop, asigurate mpotriva degradrii, distrugerii sau sustragerii,
dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;

evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit

legii, in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si
miscarea acestora in decursul timpului.

7. Exemple de documente contabile

Factura este un document contabil emis de o companie (furnizorul), ctre o alt

companie sau persoan (clientul), document ce conine lista cu produsele vndute

sau serviciile prestate clientului de ctre furnizor. O factur mai conine datele de
identificare fiscal a clientului (emitentul), datele furnizorului (persoana fizic sau
juridic), cota de TVA, precum i preul, cantitatea i valoarea fiecrui produs
vndut.

Chitana este un act scris prin care se dovedete primirea unei sume de bani, chitana
reprezint documentul cel mai des utilizat de ctre agenii economici. Chitana mai
poate fi definit i ca un document avnd valoare contabil, emis cu ocazia
vnzrilor produselor sau prestrii serviciilor cu plata n numerar. Chitana trebuie
s includ n pre i TVA-ul aferent.

Avizul de nsotire a mrfii st la baza ntocmirii facturii i nsotete marfa pe tot

parcursul transportului marfii. Avizul de nsotire a mrfii se foloseste i n cazul
transferului valorilor materiale de la o gestiune la alta ale aceleiasi firme aflate in
zone diferite. Totodata, reprezint un document de primire n gestiunea clientului.

Ordinul de plat este o dispoziie necondiionat, dat de ctre un titular de cont,

bncii sale, de a pune la dispoziia unui beneficiar o anumit sum de bani. Emiterea
ordinului de plat (pltitorul) presupune existena unor disponibiliti n cont cel
puin egale cu valoarea sumelor transferate.

Nota de contabilitate: document de nregistrare prin care se nregistreaza o anumit

operaie ce nu are la baz alt document justificativ.

Bonul de consum servete ca:

- document de eliberare din magazie pentru consumul materialelor;
- document justificativ de scdere din gestiune;
- document justificativ de nregistrare n evidena magaziei i n contabilitate.