Audit CH Deplasare PDF

MINISTERUL FINANELOR PUBLICE
UNITATEA CENTRAL DE ARMONIZARE PENTRU AUDITUL PUBLIC INTERN
GHID PRACTIC
MISIUNEA DE AUDIT PUBLIC INTERN AL PERFORMANEI
MBUNTIREA PROCESULUI DE UTILIZARE A

FONDURILOR PENTRU FINANAREA CHELTUIELILOR CU
DELEGAREA, DETAAREA I TRANSFERUL
PERSONALULUI N INTERES DE SERVICIU
Aprobat:
Director Marcel GHI
Avizat:
ef birou Croitoru Ion
Elaborat:
Calot George auditor superior
Prezentul ghid general este elaborat n baza art. 8 din Legea nr. 672/2002 privind auditul public
intern, cu modificrile ulterioare i a Normelor generale privind exercitarea activitii de audit
public in tern.
Acest document constituie un model general de planificarea i realizare a misiunilor de audit public
intern al performanei.
Bucureti
2014
CUPRINS
INTRODUCERE
ETAPA I. PREGTIREA MISIUNII
1.1
Iniierea auditului
1.1.1 Ordinul de serviciu
1.1.2 Declaraia de independen
1.1.3 Notificare privind declanarea misiunii de audit public al performanei
1.2
edina de deschidere
1.2.1 Minuta edinei de deschidere
1.3
Colectarea i prelucrarea informaiilor
1.3.1 Chestionarul de luare la cunotin
1.3.2 Studiu preliminar
1.4
Analiza riscurilor i evaluarea controlului intern
1.4.1 Stabilirea punctajului total al riscurilor i ierarhizarea riscurilor
1.4.2 Chestionarul de control intern
1.4.3 Evaluarea gradului de ncredere n controlul intern
1.5
Elaborarea Programului misiunii de audit public intern al performanei
1.5.1 Programul misiunii de audit public intern al performanei
ETAPA II. Intervenia la faa locului
2.1
Colectarea i analiza probelor de audit
2.1.1 Obiectiv 1: Realizarea unor estimri anuale care s asigurare o programare
adecvat a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n
interes de serviciu
Activitatea 1.1 Identificarea i fundamentarea corespunztoare a nevoii de
deplasare, detaare i transfer a personalului n interes de serviciu.
Activitatea 1.2. Selectarea corespunztoare a furnizorilor de servicii hoteliere
i de transport.
Activitatea 1.3 Estimarea corect a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i
transferul personalului n interes de serviciu.
2.1.2 Obiectivul 2: Asigurarea unei bune gestiuni financiare a cheltuielilor cu
deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu
Activitatea 2.1 Identificarea problemelor prin analiza evoluiei cheltuielilor.
2.2
Revizuirea documentelor i constituirea dosarului de audit
2.2.1 Nota centralizatoare a documentelor de lucru
2.3
edine de nchidere
2.3.1 Minuta edinei de nchidere
ETAPA III. Raportarea rezultatelor misiunii
Proiectul Raportului misiunii de audit public al performanei
Raportul misiunii de audit public al performanei
Sinteza raportului misiunii de audit public intern performanei
SUPERVIZAREA
Nota de supervizare a documentelor
ETAPA IV. Urmrirea recomandrilor
Fia de urmrire a implementrii recomandrilor
3
5
5
5
7
9
11
11
12
12
22
48
48
52
57
66
66
68
68
68
102
109
109
110
110
112
112
126
140
144
144
145
145
Introducere
Ghidul practic privind misiunea de audit public intern al performanei ,,mbuntirea
procesului de utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu delegarea, detaarea i
transferul personalului n interes de serviciu reprezint un model practic de desfurare a
unei astfel de misiuni, prin parcurgerea n detaliu, a fiecrei proceduri. Ghidul poate fi utilizat
de auditorii interni din cadrul entitilor din sectorul public i n acelai timp poate reprezenta
suportul pentru realizarea, de ctre fiecare structur de audit intern a unor ghiduri practice
privind auditul public intern al performanei.
Ghidul a fost elaborat n conformitate cu atribuiile UCAAPI prevzute la art. 8 lit. c) din
Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern. Aceast activitate se nscrie n demersul
constant al UCAAPI de a dezvolta i implementa metodologii i proceduri uniforme, bazate pe
standarde internaionale.
La elaborarea acestui model de ghid practic s-a avut n vedere definiia auditului
performanei din cadrul normativ naional, potrivit creia auditului performanei este o
activitate care examineaz dac criteriile stabilite pentru implementarea obiectivelor i
sarcinilor entitii publice sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor i apreciaz dac
rezultatele sunt conforme cu obiectivele.
Obiectivul principal al misiunilor de audit public intern al performanei l reprezint
evaluarea modului n care entitatea utilizeaz fondurile din punct de vedere al economicitii,
eficienei i eficacitii i ofer recomandri privind mbuntirea alocrii i cheltuirea banului
public i utilizrii resurselor.
n realizarea misiunilor de audit public intern al performanei, auditorii interni ncearc s
rspund la dou probleme, respectiv dac s-a lucrat n mod corect i dac s-a atins obiectivul
stabilit. In primul caz se urmrete dac deciziile au fost implementate corespunztor i dac s-a
respectat cadrul normativ si procedural n concordanta cu politica stabilita, iar in al doilea caz se
analizeaz daca politicile adoptate au fost implementate corespunztor si resursele au fost
utilizate eficient.
Pentru realizarea misiunilor de audit public intern al performanei auditorii apeleaz la
proceduri i tehnici specifice, unele dintre ele preluate din alte domenii de activitate, ns care
conduc la obinerea unei imagini pertinente domeniului supus auditului performanei.
n vederea transpunerii n practic a aspectelor teoretice i metodologice referitoare la
activitile desfurate n cadrul etapei Intervenia la faa locului, ghidul conine o abordare
practic cu privire la utilizarea benchmarking-ului prin comparaii generale ntre entiti.
n acest sens, ghidul practic reprezint o abordare sistematic a problematicii referitoare
la utilizarea fondurilor pentru finanarea cheltuielilor, n cuprinsul acestuia fiind prezentate
procedurile i documentele specifice utilizate cu ocazia derulrii unei misiuni de audit intern.
Ghidul reprezint un model care poate orienta structurile de audit intern din entitile
publice n vederea realizrii misiunilor de audit al performanei.
Ghidul practic privind misiunea de audit public intern al performanei mbuntirea
transferul personalului n interes de serviciu a fost elaborat prin parcurgerea procedurilor i
documentelor specifice structurate pe etapele derulrii unei misiuni de audit intern stabilite prin
normele generale, astfel:
3
- n etapa Pregtirea misiunii au fost elaborate documentele prevzute de norme, fiind

aduse clarificri, n special, cu privire la modul concret de realizare a procedurilor de colectarea
i prelucrarea informaiilor i Analiza riscurilor i evaluarea controlului intern i succesiunea
documentelor;
- n etapa Intervenia la faa locului au fost elaborate documente pentru a prezenta
modalitatea de utilizare a diferitelor tehnici de audit, cu ajutorul crora sunt stabilite constatrile
care vor fi menionate n Raportul de audit public intern al performanei;
- n etapa de Raportarea rezultatelor misiunii s-a urmrit elaborarea unui model de
Raport de audit public intern al performanei structurat pe obiectivele stabilite pentru auditare
astfel nct acesta s comunice clar cititorului obiectivele, perioada de timp acoperit de audit,
aria de cuprindere, constatrile, concluziile auditului i recomandrile formulate;
- n etapa Urmrirea recomandrilor s-a urmrit caracterul adecvat, eficacitatea i
oportunitatea aciunilor ntreprinse pentru implementarea recomandrilor formulate.
Obiectivele misiunii de audit public intern al performanei mbuntirea procesului de
utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu delegarea, detaarea i transferul
personalului n interes de serviciu au fost urmtoarele:
Realizarea unor estimri anuale care s asigure o programare adecvat a
cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu
Asigurarea unei bune gestiuni financiare a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i
transferul personalului n interes de serviciu
Metodologia de derulare a misiunii de audit public intern al performanei

Metodologia de derulare a misiunii de audit public intern al performanei ,,mbuntirea
transferul personalului n interes de serviciu presupune parcurgerea n cadrul fiecrei etape a
activitilor specifice i elaborarea documentelor aferente, conform schemei prezentate n
continuare.
Etape
Pregtirea
misiunii
Intervenia
la faa
locului
Raportarea
rezultatelor
misiunii
Urmrirea
recomandrilor
Proceduri
Cod
Elaborarea Ordinului de
serviciu
Elaborarea Declaraiei de
independen
Elaborarea Notificrii privind
declanarea misiunii de audit
public intern al performanei
edina de deschidere
Colectarea Constituirea/actualizarea
i
dosarului permanent
prelucrarea Prelucrarea i documentarea
informaiil informaiilor
or
Analiza
riscurilor i Evaluarea riscurilor
evaluarea
controlului Evaluarea controlului intern
intern
P-01
Ordinul de serviciu
P-02
Declaraia de independen
P-03
P-04
P-05
Notificarea privind declanarea

misiunii de audit public intern al
performanei
Minuta edinei de deschidere
Chestionarul de luare la cunotin
P-06
Studiul preliminar
Iniierea
misiunii de
audit
public
intern al
performan
ei
P-07
P-08
P-09
Colectarea
i analiza
probelor de
audit
P-10
Analiza problemelor i
formularea recomandrilor
Analiza i raportarea
iregularitilor
Revizuirea documentelor i constituirea
dosarului de audit
edina de nchidere
Elaborarea
Elaborarea proiectului
proiectului
Raportului misiunii de
Raportului
audit public intern al
misiunii de
performanei
audit public
Transmiterea proiectului
intern al
Raportului misiunii de
performanei audit public intern al
performanei
Reuniunea de conciliere
Elaborarea
Raportul misiunii de audit
Raportului
public intern al
misiunii de
performanei
audit public
Difuzarea Raportului
intern al
misiunii de audit public
performanei intern al performanei
Urmrirea recomandrilor
S
U
P
E
Elaborarea Programului misiunii de audit

Efectuarea testrilor i
formularea constatrilor
Documente
P-11
P-12
P-13
P-14
P-15
Stabilirea punctajului total al riscurilor

i ierarhizarea riscurilor
Chestionarul de control intern
Evaluarea gradului de ncredere n
controlul intern
Programul misiunii de audit public
intern al performanei
Teste
Chestionar list de verificare - CLV; foi
de lucru; interviuri; chestionare etc.
Fi de Identificare i Analiz a
Problemei - FIAP
Formular de Constatare i Raportare a
Iregularitilor FCRI
Nota centralizatoare a documentelor de
lucru
Minuta edinei de nchidere
Proiectul Raportului misiunii de audit
P-16
P-17
P-18
Minuta Reuniunii de conciliere

Raportul misiunii de audit public intern
al performanei
P-19
P-21
Fi de urmrire a implementrii
recomandrilor
R
V
I
Z
A
R
E
A
P-20
Entitatea public
Direcia de Audit Public Intern
Nr. 5/12.01.2014
ORDIN DE SERVICIU
n conformitate cu prevederile art. 13, litera c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul
public intern, cu modificrile i completrile ulterioare, HG nr. 1086/2013 pentru aprobarea
Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern, a Planului de audit intern
pentru anul 2014 i a practicii n domeniul auditului intern, n perioada 01.02 -10.03.2014, se va
efectua o misiune de audit intern privind mbuntirea procesului de utilizarea a
fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu delegarea, detaarea, transferul personalului
n interes de serviciu.
Perioada cuprins n auditare: 01.01. 2011 31. 12. 2013
Scopul misiunii de audit public intern al performanei l reprezint examinarea
responsabilitilor asumate de ctre conducerea entitii publice i personalul de execuie, cu
privire la organizarea i realizarea procesului de fundamentare, aprobare i utilizare a
cheltuielilor cu delegarea, detaarea, transferul personalului n interes de serviciu i de a urmri
dac fondurile alocate pentru finanarea cheltuielilor sunt utilizate n condiii de economicitate,
eficien i eficacitate.
Obiectivele generale al misiunii l reprezint analiza procesului de utilizare a fondurilor
destinate finanrii cheltuielilor cu delegarea, detaarea i transferul personalului n interes de
serviciu i urmrirea dac acestea sunt utilizate n condiii de economicitate, eficien i
eficacitate n ceea ce privete:
Realizarea unor estimri anuale care s asigurare o programare adecvat a
cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de
serviciu;
Asigurarea unei bune gestiuni financiare a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea,
Echipa de audit este format din:
tefnescu Ileana, auditor superior, coordonatorul misiunii de audit intern;
Petrescu Maria, auditor principal.
Supervizor al misiunii de audit public intern al performanei este domnul Miulescu Ion
director Direcia de Audit Public Intern
Director Direcia de Audit Public Intern,

Miulescu Ion
6
Entitatea public
DECLARAIA DE INDEPENDEN
Nume i prenume: Petrescu Maria
Misiunea de audit public intern: mbuntirea procesului de utilizarea a fondurilor pentru
finanarea cheltuielilor cu delegarea, detaarea, transferul personalului n interes de serviciu
Data: 132.01.2014
Nr.
crt.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Declararea conflictelor de interese i a incompatibilitii
Da
Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu persoane din cadrul
entitii/structurii ce va fi auditat care ar putea s v limiteze msura n care putei s
intervenii i s constatai deficiene de orice fel cu privire la misiunea de audit public
intern al performanei?
Avei idei preconcepute fa de persoane, activiti, procese, programe, grupuri, care au
legtura cu structura ce va fi auditat i care ar putea s v influeneze n misiunea de
audit public intern al performanei?
Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n
activitatea entitii/structurii ce va fi auditat?
Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau
parial de Uniunea European?
Ai fost implicat() n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale
entitii/structurii ce va fi auditat?
Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul
Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea
de redevene de la vreun grup, organizaie sau nivel guvernamental, care are legtur
cu entitatea/structura ce va fi auditat?
Ai aprobat nainte documente, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru
entitatea/structura ce va fi auditat?
Ai fost/sau suntei implicat n inerea evidenei contabile la entitatea/structura ce va fi
auditat?
Ai avut/sau avei vreun interes personal care influeneaz sau pare s influeneze
ndeplinirea atribuiilor de serviciu cu imparialitate i obiectivitate fa de
Putei evalua eficacitatea proceselor i sistemelor n raport cu cerinele specificate i
conformitatea obiectivelor cu politica entitii?
Dac n timpul misiunii de audit public intern al performanei apar incompatibiliti
personale, externe sau organizaionale care afecteaz obiectivitatea dvs. de a lucra i a
elabora rapoarte de audit impariale, notificai eful compartimentului de audit public
intern?
Nu
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
1. Incompatibiliti personale: Nu este cazul

2. Pot fi eliminate incompatibilitile: Nu este cazul
3. Dac da, explicai cum anume: Nu este cazul
Auditor intern,
Petrescu Maria

Miulescu Ion
7
Entitatea public
DECLARAIA DE INDEPENDEN
Nume i prenume: tefnescu Ileana
Misiunea de audit public intern: mbuntirea procesului de utilizarea a fondurilor pentru finanarea
cheltuielilor cu delegarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu
Data:13.01.2014
Nr.
Declararea conflictelor de interese i a incompatibilitii
Da Nu
crt.
1. Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu persoane din cadrul
entitii/structurii ce va fi auditat care ar putea s v limiteze msura n care putei s
X
intervenii i s constatai deficiene de orice fel cu privire la misiunea de audit public
intern al performanei?
2. Avei idei preconcepute fa de persoane, activiti, procese, programe, grupuri, care au
legtura cu structura ce va fi auditat i care ar putea s v influeneze n misiunea de
X
audit public intern al performanei?
3. Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n
X
activitatea entitii/structurii ce va fi auditat?
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau

parial de Uniunea European?
Ai fost implicat() n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale
Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul
Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea
de redevene de la vreun grup, organizaie sau nivel guvernamental, care are legtur
cu entitatea/structura ce va fi auditat?
Ai aprobat nainte documente, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru
Ai fost/sau suntei implicat n inerea evidenei contabile la entitatea/structura ce va fi
auditat?
Ai avut/sau avei vreun interes personal care influeneaz sau pare s influeneze
ndeplinirea atribuiilor de serviciu cu imparialitate i obiectivitate fa de
Putei evalua eficacitatea proceselor i sistemelor n raport cu cerinele specificate i
conformitatea obiectivelor cu politica entitii?
Dac n timpul misiunii de audit public intern al performanei apar incompatibiliti
personale, externe sau organizaionale care afecteaz obiectivitatea dvs. de a lucra i a
elabora rapoarte de audit impariale, notificai eful compartimentului de audit public
intern?
X
X
X
X
X
X
X
X
1. Incompatibiliti personale: Am fost salariat, n urm cu 1 an n cadrul DGAPA i am participat la

implementarea standardelor de control intern/managerial la nivelul acestei structuri
2. Pot fi eliminate incompatibilitile: DA
3. Dac da, explicai cum anume: Analiza i examinarea activitilor n cadrul DGAPA de care a fost
responsabil domnul Georgescu Vasile inclusiv formularea i prezentarea concluziilor, se vor realiza pe
perioada de derulare a misiunii de ctre domnul Popescu Ion.
Auditor intern,
tefnescu Ileana

Miulescu Ion
Entitatea public
Nr. 10/14.01.2014
NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN AL
PERFORMANEI
Ctre: Marian IONESCU, Director Direcia Financiar Contabilitate
Sorin PROTOPOPESCU, ef serviciu Serviciul financiar i buget
Nadia IONSECU, ef birou Birou Contabilitate
Nicolae MANOLESCU, Birou metodologie i drepturi salariale pentru activitatea
intern
De la: Ion MIULESCU, Director - Direcia de Audit Public Intern
Referitor la: Misiunea de audit intern mbuntirea procesului de utilizare a fondurilor
pentru finanarea cheltuielilor cu delegarea, detaarea i transferul personalului n interes de
serviciu
n conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2014, urmeaz ca n perioada 01.0210.03.2014 s efectum aceast misiune de audit intern.
responsabilitilor asumate de ctre conducerea entitii publice i personalul de execuie, cu
privire la organizarea i realizarea procesului de fundamentare, aprobare i utilizare a
cheltuielilor cu delegarea, detaarea, transferul personalului n interes de serviciu i de a urmri
dac fondurile alocate pentru finanarea cheltuielilor sunt utilizate n condiii de economicitate,
Obiectivele generale al misiunii de audit public intern de performan l reprezint analiza
procesului de utilizare a fondurilor destinate finanrii cheltuielilor cu delegarea, detaarea,
transferul personalului n interes de serviciu i urmrirea dac acestea sunt utilizate n condiii de
economicitate, eficien i eficacitate n ceea ce privete:
1. Realizarea unor estimri anuale care s asigurare o programare adecvat a
cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de
serviciu;
2. Asigurarea unei bune gestiuni financiare a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea,
Ulterior, v vom contacta pentru a stabili, de comun acord, data i modul de organizare a
edinei de deschidere a misiunii n cadrul creia vom avea n vedere:
a. prezentarea auditorilor;
b. prezentarea i documentarea obiectivelor misiunii;
9
c. scopul misiunii de audit;

d. modalitatea de desfurare a misiunii, persoanele de contact;
e. alte aspecte.
Pentru o mai bun nelegere a activitii dumneavoastr, v rugm sa ne punei la
dispoziie documentaia necesar privind: planificarea, organizarea si controlul activitilor
auditabile, legile i reglementrile aplicabile, organigrama entitii, Regulamentul de organizare
i funcionare, fiele posturilor, procedurile operaionale de lucru, rapoartele de activitate etc.
Pentru eventualele ntrebri privind desfurarea misiunii, v rog s contactai pe doamna
tefnescu Ileana, auditor superior, coordonatorul misiunii de audit intern sau pe eful structurii
de audit intern, domnul Miulescu Ion.
Miulescu Ion
10
Direcia de Audit Public

PREGTIREA MISIUNII
Data: 05.02.2014
Intern
edina de deschidere
Domeniul/activitatea auditat: Finanarea cheltuielilor cu delegarea, detaarea i transferul personalului
Denumire misiune: mbuntirea procesului de utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu delegarea,
detaarea, transferul personalului n interes de serviciu.
Document redactat de: tefnescu Ileana /Petrescu Maria auditori interni
Supervizat:
Miulescu Ion Director Direcia de Audit Public Intern
MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE

A. Lista participanilor:
Numele
Miulescu Ion
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Ionescu Marian
Protopopescu Sorin
Funcia
Director
Auditor intern
Auditor intern
Director
ef serviciu
Ionescu Nadia
ef birou
Manolescu Nicolae
ef birou
Direcia/
Serviciul
DAPI
DAPI
DAPI
DFC
Serviciul financiar i
buget
Biroul contabilitate
Birou metodologie i
drepturi salariale
pentru activitatea
intern
Nr.
telefon
E-mail
Semntura
B. Stenograma edinei
n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la:
- prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit intern;
- prezentarea caracteristicilor auditului performanei, particularitile i flexibilitatea acestuia,
comparativ cu auditul de regularitate;
- prezentarea temelor si obiectivelor auditului performanei care se va realiza i prioritile
stabilite. Entitatea auditat i-a exprimat punctul de vedere cu privire la temele propuse n
vederea efecturii unui audit al performanei fiind n totalitate de acord cu acestea i recunoscnd
existena posibilitilor de mbuntire a activitii;
- specificarea tipului de abordare a auditului performanei: orientarea pe rezultate;
- prezentarea etapelor de realizare ale metodologiei auditului performanei;
- analizarea obiectivelor domeniului auditat, criteriile care au stat la baza elaborrii
acestora, modul de fundamentare i resursele necesare astfel nct acestea s poat fi realizate;
- stabilirea persoanelor pe care auditorii interni le pot contacta n vederea colectrii
informaiilor, efecturii de teste i asupra modului de obinere a interviurilor. De asemenea, a fost
stabilit programul ntlnirilor i timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;
- stabilirea condiiilor minime pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii
misiunii de audit (spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.);
- convenirea asupra unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor edine
intermediare n cursul derulrii misiunii de audit, informarea sistematic asupra constatrilor
efectuate .a.;
- stabilirea modalitii de redactare a Raportului de audit intern (cnd, cum i cui va fi
distribuit);
- explicarea modului cum vor fi discutate i analizate recomandrile formulate, ca urmare a
eventualelor disfuncionaliti constatate.
11

PREGTIREA MISIUNII
Data: 06.02.2014
Intern
Domeniul/activitatea auditat: Finanarea cheltuielilor cu delegarea, detaarea, transferul personalului
Document redactat de: tefnescu Ileana/Petrescu Maria auditori interni
Supervizat :
Chestionar de luare la cunotin

Nr.
NTREBAREA
crt.
A. Cunoaterea contextului socio-economic
1. Pot fi identificate entiti care elaboreaz strategia
Guvernului n diverse domenii ?
2. Pot fi identificate alte entiti care asigur reprezentarea
statului romn i Guvernului pe plan intern i extern?
3. Pot fi identificate entiti care au n subordonare,
coordonare sau sub autoritatea lor alte entiti?
4. Pot fi identificate entiti care deruleaz bugete
asemntoare?
5. Pot fi identificate entiti care au un numr de personal
aproximativ egal cu cel al entitii?
6. Pot fi identificate entiti care dein structuri proprii de
formare profesional?
7. Structura organizatoric a direciei este conceput astfel
nct s asigure realizarea atribuiilor stabilite prin ROF?
8. Se respect prevederile legale cu privire la organizarea i
conducerea contabilitii?
DA
NU
Foaie de lucru
Foaie de lucru
Foaie de lucru
Foaie de lucru
Foaie de lucru
Foaie de lucru
X
Contabilitatea este organizat i
condus
ntr-un
compartiment
distinct.
Contabilitatea asigur nregistrarea
drepturilor constatate, veniturilor
ncasate, angajamentelor bugetare,
plilor de cas i a cheltuielilor
efective potrivit subdiviziunilor
clasificaiei bugetare i a bugetului
aprobat.
9. Prin aciunile ntreprinse la nivelul direciei se asigur

respectarea principiilor dreptului bugetar?
10. Procesul bugetar satisface nevoile entitii?
11. Exist o comunicare cu structurile entitii pentru a stabili
nevoile acestora?
12. Exist o monitorizare a performanei procesului bugetar?
13. Atribuiile generale ale direciei sunt definite?
14. Obiectivele specifice procesului bugetar sunt definite la
nivelul structurii organizatorice cu atribuii n domeniu,
din cadrul direciei?
15. Sunt efectuate analize i sinteze cu privire la finanarea
unitilor i activitilor cuprinse n programele i
proiectele aprobate?
16. Cheltuielile de personal sunt monitorizate corespunztor?
17. n situaia apariiei unor dificulti, structurile
organizatorice din cadrul entitii tiu cum s acioneze?
OBS.
X
X
X
-
Se va finaliza n cadrul edinei de

deschidere.

deschidere.

deschidere.
X
X
12
Nr.
NTREBAREA
crt.
18. Numrul de rectificri bugetare este ridicat?
19. Sunt repartizate creditele bugetare pe capitole i titluri de
cheltuieli?
DA
X
X
X
X
29. Numirea pe post se face n funcie de rezultatul

concursului?
X
31. Competenele funcionarilor sunt evaluate periodic?

X
32. Cunotinele, abilitile i valorile necesare pe care trebuie
s le dein personalul sunt identificate i solicitate prin
fia postului?
33. Conducerea asigur un feedback regulat cu personalul?
34. Exist o bun comunicare, recunoatere i un bun nivel de
decizie la nivelul direciei?
35. Exist un sistem de promovare al personalului la nivelul
Foaie de lucru
Organizarea i exercitarea activitii
CFPP
se
desfoar
ntr-un
compartiment
distinct,
iar
persoanele, care exercit CFPP nu
sunt implicate n efectuarea
operaiunilor supuse controlului.
Personalului care exercit CFPP i sa asigurat un sistem de salarizare
stimulativ.
Biroul metodologie i drepturi
salariale pentru activitatea intern.
30. Personalul care i desfoar activitatea n cadrul

Direciei Financiar Contabilitate are o calificare
corespunztoare?
Nu exist o fundamentare riguroas

privind cheltuielile cu deplasarea,
detaarea,
transferul
att
n
momentul elaborrii bugetului anual
i n momentul rectificrii bugetare.
26. Exist o structur distinct care fundamenteaz fondurile

necesare pentru plata drepturilor de personal?
27. Se realizeaz prin buget coordonarea activitilor entitii
astfel nct s se asigure atingerea obiectivelor?
28. Exist un stat de funcii aprobat pentru Direcia Financiar
Contabilitate?
OBS.
n anii 2012 i 2013 au fost 3
respectiv 4 rectificri bugetare.
20. Deschiderea de credite se realizeaz la momentul oportun?

21. Obligaiile ctre furnizori sunt decontate la timp i n
conformitate cu prevederile bugetare?
22. Cheltuielile cu deplasarea, detaarea i transferul
personalului n interes de serviciu sunt identificate i
programate avnd la baz o analiz corespunztoare?
23. Exist o baz de date cu furnizorii poteniali de servicii de
transport i turistice?
24. Sunt cazuri n care serviciile turistice i de transport au
fost decontate la tarife mai mari dect cele de pe pia?
25. La nivelul entitii au fost luate msurile necesare pentru
organizarea i exercitarea CFPP?
NU
Necesarul de resurse umane a fost

evaluat la 35 persoane, conducerea
direciei manifestnd interes pentru
ocuparea tuturor posturilor. Dei nu
s-a putut realiza acest obiectiv,
numrul de posturi a fost ocupat n
permanen n proporie de 80%.
Personalul din cadrul direciei are
studii economice superioare de
specialitate.
Conducerea entitii a urmrit ca
prin procesul de recrutare s se
ocupe posturile de ctre persoane
care
dein
competene
n
conformitate cu denumirea, nivelul
i scopul principal al postului.
Ponderea personalului calificat a
crescut cu 10% n anul 2012 fa de
anul 2011, iar n anul 2013 a rmas
constant. Totui, se constat o
diferen pe medii ntre structurile
direciei.
n anul 2013 au fost derulate
programe
de
evaluare
prin
intermediul
Direciei
de
Perfecionare Profesional.
n Fia postului sunt specificate
cunotinele, abilitile i valorile pe
care trebuie s le dein persoana
care ocup postul.
X
X
X
13
Nr.
crt.
NTREBAREA
direciei?
36. Rspunderile unui post sunt definite n fia postului?
37. Personalul i cunoate competena alocat n vederea
realizrii activitilor repartizate?
38. Cursurile de formare profesional urmate de persoanele
din cadrul Direciei Financiar Contabilitate sunt corelate
cu nevoile acestora?
39. Persoanele sunt ncurajate s i dezvolte abilitile prin
pregtire adecvat?
40. Este asigurat stabilitatea personalului n cadrul Direciei
Financiar Contabilitate?
41. Exist preocupri din partea conducerii direciei n
domeniul perfecionrii pregtirii profesionale a
salariailor?
42. Exist un sistem de motivare a personalului?
43. Motivarea moral este o practic n cadrul Direciei
Financiar - Contabilitate?
44. Planul de instruire al personalului reflect nevoia de
dezvoltare a abilitii de lucru n echip?
45. Exist programe de mbuntire a condiiilor de lucru?
46. Rezultatele individuale sunt apreciate?
.
DA
NU
OBS.
X
X
Periodic, personalul i manifest

interesul de a participa la forme de
pregtire profesional.
Personalul a participat la 60% din

cursurile solicitate sau care le-au
fost recomandate.
X
X
Persoanele n vrst de peste 50 ani

nu manifest interes pentru a i
dezvolta abilitile.
n anul 2011 personalul s-a redus cu
circa. 8-9%, iar n perioada 20122013 a rmas constant.
X
-

deschidere.
deschidere.
X
-

deschidere.
B. Cunoaterea contextului organizaional

1. Activitatea financiar-contabil este organizat n cadrul
unei structuri distincte care are obiective clar definite?
2. Cum este organizat direcia?
3. Structura organizatoric a direciei rspunde cerinelor

entitii i/sau mediului n care acioneaz?
4. Statul de funcii corespunde posturilor existente?
5. Nivelul de conducere are putere decizional?
6. Nivelurile de conducere sunt reduse?
X
X
X
Personalul care ocup funcii de

conducere reprezint 12,50% din
totalul posturilor ocupate din cadrul
direciei.
X
7. Sarcinile posturilor de conducere difer de cele ale
posturilor de execuie?
8. Exist fie pentru toate posturile din cadrul direciei?
9. Fiele posturilor definesc clar condiiile specifice ale
posturilor?
10. Fiele posturilor stabilesc sarcinile posturilor?
11. Sarcinile posturilor sunt stabilite n funcie de
complexitatea activitilor stabilite?
12. Este respectat principiul echilibrului dintre sarcini i
competene?
13.
Care sunt obiectivele generale ale direciei cu privire la
procesul bugetar?
Serviciul financiar i buget.

Biroul contabilitate.
Biroul metodologie i drepturi
sociale pentru activitatea intern.
Compartiment control financiar
preventiv propriu pentru activitatea
intern.
Structura organizatoric asigur
realizarea tuturor atribuiilor stabilite
prin ROF.
X
Exist fie
vacante.
pentru
posturile
X
X
X
X
-
Creterea capacitii entitii de a

asigura un proces de planificare n
conformitate cu principiile i
regulile bugetare.
14
Nr.
crt.
NTREBAREA
DA
NU
14.
Care sunt obiectivele specifice ale direciei cu privire la

procesul bugetar?
15. Exist un circuit al documentelor n cadrul direciei?

16. Toate documentele elaborate la nivelul direciei sunt
cuprinse n circuitul documentelor?
17.
Managementul are preocupri pentru asigurarea unei
infrastructuri compatibile cu cerinele procesului bugetar?
18. Exist organigram la nivelul direciei?

19. Organigrama exprim relaiile funcionale?
20. Ocupantul postului ndeplinete cerinele postului?
21.
Care sunt relaiile de subordonare?
X
X
X
22.
Care sunt relaiile de cooperare dintre Direcia Financiar Contabilitate i celelalte structuri ale entitii?
OBS.
Creterea capacitii entitii de a
asigura utilizarea instrumentelor de
planificare i monitorizare a
cheltuielilor n conformitate cu
principiile i regulile bugetare.
Elaborarea unor proceduri de
colectare a informaiilor de la
structurile entitii pentru susinerea
activitii de planificare bugetar.
Asigurarea unor sinteze i analize
privind
finanarea
activitilor
cuprinse n programele i proiectele
aprobate de conducerea entitii.
Elaborarea Proiectului de buget, pe
baza fundamentrilor primite cu
ncadrarea n limita creditelor
bugetare aprobate de Guvern, n
termenele legale.
Asigurarea unui sistem eficient
privind administrarea i utilizarea
fondurilor publice alocate.
mbuntirea activitii lunare de
monitorizare
a
cheltuielilor
bugetare.
X
La nivelul entitii exist o
infrastructur corespunztoare care
permite comunicarea cu toate
structurile entitii.
23. Relaiile de autoritate sunt definite la nivelul posturilor?

24. Relaiile ierarhice asigur o bun colaborare ntre posturile
de conducere i cele de execuie?
25. Delegarea de competene asigur continuitatea activitii?
26.
Relaiile definite la nivelul direciei asigur reprezentarea
direciei n cadrul entitii i n afara acesteia?
27. Exist o diagram funcional la nivelul direciei?

28. Concordana cerinelor postului cu caracteristicile
titularului asigur corespondena dintre volumul, natura i
complexitatea sarcinilor, competenelor i
responsabilitilor postului cu aptitudinile, deprinderile i
experiena acestuia?
..
Direcia
este
subor-donat
ministrului, secretarilor de stat care
au competene n domeniu i
secretarului general.
Relaii de cooperare pe domenii de
competen cu structuri din cadrul
aparatului propriu al ministerului i
din cadrul unitilor subordonate.
X
X
Entitatea are o bun colaborare cu
structurile funcionale din cadrul
entitii, cu structurile teritoriale
subordonate, precum i cu ceilali
ordonatori de credite.
Managementul nu a manifestat
interes
pentru
monitorizarea
gradului de ncrcare a personalului
C. Cunoaterea funcionrii Direciei Financiar - Contabilitate

1. La nivelul direciei este definit un sistem de politici i
proceduri?
2. Organizarea i desfurarea activitii financiar-contabile
Ca
urmare
a
implementrii
Sistemului de control managerial la
nivelul entitii
15
Nr.
crt.
NTREBAREA
respect metodologia i legislaia n vigoare?

3. n cadrul departamentului au fost elaborate proceduri
operaionale?
4. Procedurile de lucru acoper toate activitile?
5. Procedurile de lucru definesc corect responsabilitile?
Procedurile de lucru sunt cunoscute i aplicate de salariaii
6.
din cadrul direciei?
7. Procedurile de lucru asigur separarea sarcinilor?
Derularea activitilor asigur conformitatea cu
8.
procedurile elaborate?
9. Exist un ROF la nivelul direciei?
10. ROF - ul definete corect atribuiile direciei?
11. Conducerea direciei are competene n domeniul
financiar-contabil?
12. Salariaii din cadrul direciei cunosc importana procesului
bugetar i rolul su la realizarea obiectivelor entitii?
13. Nivelul obiectivelor este astfel stabilit nct s se asigure
realizarea lor?
14. Atribuiile specifice sunt acoperite n totalitate de sarcini
stabilite prin fia postului?
15. Competenele la nivelul posturilor sunt stabilite?
16. Pentru posturile de conducere i execuie sunt stabilite
obiective individuale?
17. Persoanele din cadrul direciei au competena necesar
pentru realizarea sarcinilor stabilite prin fiele posturilor?
DA
NU
Ca
urmare
a
implementrii
nivelul entitii.
X
X
X
X
X
X
X
X
Toate persoanele cu funcii de

conducere din cadrul direciei au
studii economice su-perioare de
specialitate.
X
X
X
X
X
X
18. Obiectivele individuale decurg i acoper obiectivele

specifice ale Direciei Financiar Contabilitate?
X
19.
Performana procesului bugetar este msurat i sunt

determinate tendinele?
20. Rezultatele sunt monitorizate pentru a asigura

mbuntirea activitii?
21. Care sunt registrele de eviden conduse la nivelul
direciei?
X
-
22. n procesul de elaborare i execuie bugetar se are n

vedere i o gestionare a riscurilor?
X
23. Exist un registru de coresponden la nivelul direciei?

24. Documentele primite la nivelul direciei se nregistreaz i
OBS.
Prin Fiele posturilor i Rapoartele

de evaluare a performanelor
profesionale
ale
funcionarilor
publici.
Fundamentarea proiectului de buget
Monitorizarea execuiei bugetare
Organizarea i conducerea evidenei
contabile
Elaborarea situaiilor financiare
Obiectivele specifice ale direciei
sunt acoperite n totalitate de
obiectivele
indivi-duale
ale
personalului stabilite prin Fiele
posturilor i Rapoartele de evaluare
a performanelor profesionale ale
funcionarilor publici.
Nu exist o metodologie de lucru
care s cuprind norme precise
privind modul de estimare a
fondurilor bugetare care urmeaz a
fi cuprinse n proiectele de buget.
deschidere.
Registrul Cartea mare;
Registrul inventar;
Registrul jurnal;
Registrul de cas;
Registrul
privind
operaiunile
prezentate la viza de CFP
Registrul riscurilor
Ca
urmare
a
implementrii
nivelul entitii, a fost implementat
PO ,,Managementul riscu-lui. Prin
aplicarea a-cestei proceduri la
nivelul direciei s-a elaborat i se
actualizeaz periodic
Registrul
riscurilor.
X
X
16
Nr.
crt.
NTREBAREA
repartizeaz pentru soluionri?

25. Posturile de lucru asigur flexibilitatea n realizarea
activitilor repartizate?
26. Cum este realizat coordonarea i supervizarea
activitilor desfurate la nivelul direciei?
DA
Strategia entitii n domeniul bugetar ine cont de

necesitile Programului de guvernare?
Politica bugetar se bazeaz i susine obiectivele
28. generale ale entitii ?
29. Personalul din cadrul direciei cunoate strategia entitii
i politica bugetar?
30. La elaborarea strategiei sunt luate n considerare toi
factorii care pot manifesta influene?
31. Sunt realizate studii de pia i sunt utilizate n dezvoltarea
politicilor i strategiilor?
31. Personalul direciei este informat cu privire la eventualele
modificri ale calendarului bugetar aferent fiecrui an?
32. Personalul direciei cunoate fazele procesului bugetar?
33. Personalul cunoate i nelege prevederile din Scrisoarea
cadru pe baza crora se elaboreaz proiectul de buget?
34. La elaborarea proiectului de buget sunt luate n
considerare i opiniile structurilor din cadrul entitii?
35. Sunt realizate studii i analize i sunt utilizate pentru
ncadrarea cheltuielilor n limitele stabilite prin Scrisoarea
cadru?
36. Pentru fundamentarea proiectului de buget se realizeaz o
analiz comparativ ntre plile efective i prevederile
iniiale precum i ntre prevederile definitive i prevederile
iniiale?
37. Pentru fundamentarea proiectului de buget se realizeaz o
analiz a tendinelor preurilor/tarifelor pentru principalele
bunuri i servicii de care entitatea are nevoie pentru a-i
desfura activitatea?
38. Exist o persoan responsabil cu monitorizarea
cheltuielilor pe parcursul execuiei bugetare?
39. Monitorizarea execuiei bugetare asigur un grad adecvat
de utilizare a fondurilor?
40. Solicitrile de deschidere de credite au la baz o analiz a
fondurilor puse la dispoziie anterior precum i gradul de
ncasare a veniturilor bugetare?
OBS.
Persoana
responsabil
cu
realizarea unei activiti prezint
con-ductorului
structurii
documentele
n
care
se
concretizeaz activitatea desfurat,
nsoite de documentele justificative
aferente.
Persoana
responsabil
cu
supervizarea:
- ofer instruciunile necesare
desfurrii activitii;
- verific realizarea corect a
activitilor;
- verific existena documentelor
justificative;
- verific dac activitile sunt
realizate n perioada i la termenele
stabilite.
27.
NU
X
Strategia bugetar a facilitat
implementarea
programelor
i
strategiei entitii.
X
X
X
-
Au fost luai n considerare factorii

politici, economici, sociali i
tehnologici.
deschidere.
X
X
X
X
Totui, la nivelul entitii nu exist o
metodologie de lucru care s
cuprind norme precise privind
modul de estimare a fondurilor
bugetare care urmeaz s fie
cuprinse n proiectele de buget.
X
deschidere.
-
X
X
X
17
Nr.
NTREBAREA
crt.
41. Necesitatea unei pli este fundamentat pe baz de
documente justificative, ntocmite n conformitate cu
dispoziiile legale?
42. Sunt identificate soluii corespunztoare pentru
recuperarea sumelor reprezentnd pli n avans i
nejustificate prin bunuri livrate, lucrri executate sau
servicii prestate?
43. Politica bugetar se bazeaz i susine obiectivele generale
ale entitii?
44. Instrumentele utilizate i rezultatele obinute sunt
compatibile cu obiectivele direciei?
45. Activitile desfurate de managementul direciei
converg ctre realizarea obiectivelor i intelor de
performan ale entitii?
46. Sistemul
informaional
asigur
managementului
informaiile necesare pentru luarea diferitelor decizii
economice sau de alt natur?
47. Sistemul informaional asigur o colectare, transmitere i
prelucrare eficient a informaiilor utilizate n cadrul
procesului bugetar?
48.
49.
50.
51.
52.
53.
54.
55.
56.
57.
Exist definit o politic clar de gestiune a informaiilor?

Informaiile gestionate sunt utilizate eficient?
Accesul la informaii este stabilit pe nivele ierarhice?
Exist preocupri din partea managementului pentru
implementarea unor tehnologii i echipamente noi?
Strategiile de comunicare sunt adaptate la cerinele impuse
de nevoile actuale?
Personalul direciei are acces la internet, intranet, etc.?
Exist o procedur de securitate pentru sistemul
informatic din cadrul direciei?
Exist o persoan responsabil cu securitatea sistemului
informatic al direciei?
Accesul n sistemul informatic al direciei se face printr-o
parol de acces?
Exist o procedur de schimbare periodic a parolelor ce
permit accesul la sistemul informatic al direciei?
58. Echipamentele de calcul din cadrul direciei sunt

prevzute cu programe antivirus, antispyware, firewall
s.a.?
59. Programele antivirus, antispyware, firewall sunt
actualizate periodic?
60. Exist softuri implementate pentru toate activitile care se
desfoar n cadrul direciei?
61. Documentele n format electronic sunt standardizate astfel
nct s faciliteze accesul persoanelor interesate?
62. Gestiunea informaiilor acoper tipul de date colectate?
DA
NU
OBS.
Sistemul informaional existent

privind evidena i raportarea n
execuie a cheltuielilor nu poate
furniza date privind trendul real al
cheltuielilor
cu
deplasarea,
detaarea, transferul, care s permit
identificarea i programarea anual a
acestor cheltuieli.
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Politica de securitate implementat
la nivelul entitii.
X
X
X
X
Fiecare salariat din cadrul direciei

are parol proprie
Parolele de acces care permit
accesul la PC salariailor din cadrul
direciilor nu au fost schimbate
niciodat.
X
X
X
X
X
D. Probleme i reforme n cadrul direciei
1. Care sunt principalele problemele la nivelul direciei?

deschidere
18
Nr.
NTREBAREA
crt.
2. Schimbrile din mediul extern sunt luate n calcul n
procesul de utilizare a fondurilor pentru finanarea
cheltuielilor?
3. Care sunt reformele la nivelul direciei?
DA
NU
OBS.

deschidere

deschidere
..
Auditor intern,
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Supervizor,
Miulescu Ion
Not:
Chestionarul de luare la cunotin recapituleaz ntrebrile importante al cror rspuns trebuie
s fie cunoscut dac se dorete o bun nelegere a domeniului de auditat, pentru a defini corect domeniul
de aplicare a misiunii de audit intern i a prevede organizarea activitilor i a msura importana acestora.
Acest document elaborat de auditor n funcie de cunotinele sale, de experiena sa i de ceea ce are
nevoie s cunoasc. Acesta trebuie structurat, n general, pe cunoaterea contextului socio-economic, pe
cunoaterea contextului organizatoric i a celui de funcionare a domeniului supus evalurii.
n afara faptului c, acest document permite o nelegere a domeniului, este necesar att pentru
definirea corect a cadrului de realizare a misiunii de audit al performanei, pentru a cunoate organizarea
activitilor i a msura importana activitilor, ct i pentru a pregti elaborarea chestionarelor de
control intern.
19

PREGTIREA MISIUNII
Data: 06.02.2014
Intern
Supervizat de:
Miulescu Ion Director Direcia de Audit Intern
Foaie de lucru nr. 1

1. Elemente analizate: Cunoaterea contextului socio-economic n care entitatea ,,XX i desfoar
activitatea
2. Descrierea constatrilor
Pentru cunoaterea contextului socio-economic, n care entitatea i desfoar activitatea, echipa de
audit a considerat necesar efectuarea unui studiu pentru a identifica i alte entiti care i desfoar
activitatea n sectorul public, i care au atribuii, dimensiuni i deruleaz bugete asemntoare cu cele ale
entitii ,,XX, astfel:
a. identificarea entitilor care elaboreaz i implementeaz strategia Guvernului n diverse
domenii de activitate
Din analiza informaiilor publicate de site-rile Guvernului Romniei (www.guv.ro) i Ministerului
Finanelor publice (www.mfinante.ro) au fost identificate din totalul de 47 entiti publice centrale un
numr de 14 entiti publice care elaboreaz i implementeaz strategia guvernului n urmtoarele
domenii: administraie public, finane publice, afaceri externe, transporturi i infrastructur, mediu,
dezvoltare regional i turism, aprare naional, cultur, justiie, comunicaii, munc i protecie social,
educaie tineret i sport, sntate i agricultur.
b. identificarea entitilor care asigur reprezentarea statului romn i Guvernului Romniei pe
plan intern i extern
Toate cele 14 entiti identificate la litera a., avnd atribuii n domenii strategice, sunt
mputernicite prin actele normative care reglementeaz organizarea i funcionarea acestora s asigure
reprezentarea statului romn i Guvernului Romniei pe plan intern i internaional.
c. identificarea altor entiti care au n subordine, coordonare sau sub autoritatea lor alte entiti
Din analiza cadrului legislativ care reglementeaz modul de organizare i funcionare al entitilor
publice centrale analizate, au fost identificate un numr de 12 entiti care au n subordine, coordonare sau
sub autoritatea lor alte entiti. Sintetic situaia acestora este reprezentat n urmtorul tabel:
Nr.
crt.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Numr de entiti aflate n

Entitatea
Entitatea nr. 1 cu atribuii n domeniul
administraie public i interne
Entitatea nr. 2 cu atribuii n domeniul finanelor
publice
transporturilor i infrastructurii
Entitatea nr. 4 cu atribuii n domeniul mediului
Entitatea nr. 5 cu atribuii n domeniul dezvoltrii
regionale i turismului
Entitatea nr. 6 cu atribuii n domeniul culturii
Entitatea nr. 7 cu atribuii n domeniul justiiei
comunicaiilor
Entitatea nr. 9 cu atribuii n domeniul muncii i
proteciei sociale
Entitatea nr. 10 cu atribuii n domeniul educaie
subordinea
coordonarea
31
sub
autoritatea
-
25
23
6
1
3
1
2
2
55
48
3
7
3
10
65
20
11.
12.
tineret i sport
Entitatea nr. 11 cu atribuii n domeniul sntii
Entitatea nr. 12 cu atribuii n domeniul agriculturii
64
22
3
-
3
4
Tabelul nr. 1 Entiti care au n subordine, coordonare sau sub autoritatea lor alte
entiti
d. identificarea entitilor care deruleaz bugete asemntoare ca mrime
Din analiza informaiilor furnizate de site-ul www.mfinante.ro au fost identificate un numr de 4
entiti publice care au derulat n perioada 2011-2013 bugete cuprinse ntre 800.000.- 1.700.000 mii lei,
astfel:
- mii leiNr.
crt.
1.
2.
3.
4.
Entitatea
Entitatea nr. 2 cu atribuii n domeniul finanelor publice
2011
947.298
852.416
803.584
1.015.385
Anul
2012
1.215.384
1.085.389
989.800
1.285.310
2013
1.685.547
1.582.580
1.193.067
1.670.471
Tabelul nr. 2 Entiti care n perioada 2011-2013 au derulat bugete aproximativ egale cu
entitatea ,,XX
e. identificarea entitilor care n perioada 2011-2013 au avut un efectiv de personal aparat
central aproximativ egal cu cel al entitii ,,XX
Pe baza analizei cadrului legislativ, care reglementeaz organizarea i funcionarea entitilor
publice centrale analizate, au fost identificate un numr de 4 entiti care n perioada 2011-2013 au avut
un efectiv de salariai la nivelul aparatului central aproximativ egal cu cel al entitii ,,XX, care sunt
prezentate n Tabelul nr. 3:
Nr.
crt.
1.
2.
3.
4.
Entitatea
proteciei sociale
2011
1.495
Anul
2012
1.583
2013
1.471
1.386
1.495
1.402
1.405
1.385
1.305
1.515
1.475
1.395
Tabelul nr. 3 Entiti care n perioada 2011-2013 au avut un efectiv de salariai aparat central
- aproximativ egal cu entitatea ,,XX
f. identificarea entitilor care dein structuri proprii de formare profesional
Din analiza informaiilor furnizate de site-urile entitilor publice centrale i a cadrului normativ
care reglementeaz organizarea i funcionarea acestora n perioada 2011-2013, au fost identificate un
numr de 2 entiti care au structuri proprii de formare profesional, respectiv Entitatea nr. 2 cu atribuii
n domeniul finanelor publice i Entitatea nr. 7 cu atribuii n domeniul justiiei.
21

PREGTIREA MISIUNII
Data: 06.02.2014
Intern
Document redactat de: tefnescu Ileana/ Petrescu Maria auditori interni
Supervizat de:
STUDIU PRELIMINAR
Prin acest studiu auditorii urmresc s neleag condiiile n care se desfoar, n cadrul entitii,
activitatea de programare i utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor, s identifice i s analizeze
problemele care mpiedic entitatea s i realizeze obiectivele n domeniu.
Prezentul studiu este structurat pe 6 capitole astfel:
Analiza domeniului auditabil;
Stabilirea ariilor auditabile;
Stabilirea ntrebrilor domeniului auditabil;
Analiza obiectivelor domeniului auditabil;
Analiza indicatorilor de performan;
Analiza surselor de date utilizate de management.
1. Analiza domeniului auditabil

1.1. Prezentare general a entitii
Entitatea public XX este organ de specialitate al administraiei publice centrale, cu personalitate
juridic, n subordinea Guvernului, ndeplinete sarcinile/atribuiile stabilite conform cadrului normativ de
referin, n vederea aplicrii Programului de guvernare n domeniul su de competene i contribuie la
elaborarea i implementarea strategiei n domeniul economiei i energiei, asigurnd utilizarea prghiilor
financiare, n concordan cu cerinele economiei de pia pentru stimularea iniiativei operatorilor
economici.
Pentru ndeplinirea misiunii i dezvoltarea durabil, entitatea colaboreaz cu ministerele, organele
centrale de specialitate din subordinea Guvernului, precum i cu alte entiti ale administraiei publice centrale
i locale i cu organisme interesate. Astfel, entitatea ndeplinete urmtoarele funcii:
a) de strategie, prin care se asigur elaborarea strategiei de punere n aplicare a Programului de guvernare
n domeniul su de activitate;
b) de reglementare i sintez, prin care se asigur elaborarea cadrului normativ i instituional necesar
pentru realizarea obiectivelor strategice din domeniul su de activitate;
c) de reprezentare, prin care se asigur, n numele statului romn i al Guvernului Romniei, reprezentarea
pe plan intern i extern n domeniul su de activitate;
d) de aplicare a prevederilor Tratatului de aderare a Romniei la Uniunea European, pentru domeniul
economic i energetic;
e) de autoritate de stat, prin care se asigur exercitarea controlului aplicrii unitare i respectrii
reglementrilor legale n domeniul su de activitate, precum i al funcionrii instituiilor care i desfoar
activitatea n subordinea sau sub autoritatea sa;
f) de administrare a proprietii publice din domeniul su de activitate, prin operatorii economici care
funcioneaz n subordinea i sub autoritatea sa.
Toate activitile entitii sunt realizate avnd la baz urmtoarele principii:
a) coerena, stabilitatea i predictibilitatea n domeniul economiei i al energiei pe termen mediu;
b) armonizarea cadrului legislativ cu reglementrile Uniunii Europene;
c) ntrirea autoritii instituiei;
d) perfecionarea managementului fondurilor publice;
22
e) transparena activitii n toate domeniile sale de activitate;

f) colaborarea cu partenerii sociali;
g) asigurarea unui mediu de afaceri concurenial i predictibil.
Din punct de vedere al organizrii, entitatea are n componena sa 20 de structuri funcionale, astfel:
- 3 cabinete ale demnitarilor;
- 9 direci generale;
- 3 direcii;
- 2 servicii;
- 1 compartiment.
De asemenea, n subordinea entitii se afl 17 entiti, n coorodnarea sa 7 entiti, iar sub autoritatea sa
se afl 25 entiti
Pentru realizarea activitilor stabilite prin legi sau alte acte normative n vigoare, n anul 2013
entitatea a derulat un buget de 1.636.532 mii lei.
Activitatea entitii este influenat de schimbrile care intervin n mediul extern.
n acest sens influena factorilor externi asupra activitilor entitii este prezentat n Tabelul nr. 1.
Nr.
crt.
Categorie
Impactul pe care l are asupra activitii entitii
1. Factori politici
- schimbrile legislative la nivel european i naional;
- influeneaz modalitatea de implementare a programelor i

strategiei entitii;
- reforma administraiei publice centrale;
- reorganizarea aparatului central din domeniul de activitate
respectiv;
- instabilitatea politic generat de schimbrile frecvente la - sincope n activitatea entitii;
nivelul managementului de top al entitii;
- legislaie deficitar i adoptarea acesteia n contextul - greuti n realizarea proiectelor finanate cu fonduri europene;
european;
- adoptarea cu ntrziere a unor acte normative;
- punerea n aplicare cu ntrziere a unor msuri i strategii de
programe, care impun existena unor acte normative n domeniu;
- conflicte ntre reprezentanii principalelor partide politice;
- realizarea cu dificultate a atribuiilor entitii att la nivel central
ct i la nivel local;
- lipsa unui aparat corespunztor care s asigure desfurarea - lipsa unei cooperri ntre structurile teritoriale i aparatul central.
eficient a activitii i controlul aplicrii n practic a legislaiei.
2. Factori economici
- tipul sistemului economic (intervenia statului n economie);
- suplimentarea/redirecionarea resurselor financiare curente;
- nivelul salarizrii stabilit pentru personalul din entitile - entitatea nu-i poate exercita eficient atribuiile att timp ct nu
publice descurajeaz specialitii din domeniu s se integreze n reuete s atrag personal cu o pregtire profesional
funcia public;
corespunztoare n structurile publice;
- puterea de cumprare a populaiei, ritmul de dezvoltare - nivelul de trai al populaiei influeneaz n mod direct nevoia de
economic etc.;
servicii publice de calitate a populaiei;
- poziia internaional a rii;
- relaiile bilaterale ale Romniei cu ri din diferite zone geografice
pot atrage surse suplimentare de finanare a unor proiecte naionale
respectiv, o cretere a lichiditilor pe piaa financiar naional;
- situaia economic a rii (produsul intern brut, balana - elaborarea unor strategii /programe n funcie de situaia
plilor, nivelul inflaiei, cursul valutar leu-euro).
economic a rii;
- reducerea cheltuielilor publice poate conduce la o structur de
personal neconform cu nevoile entitii.
3. Factori sociali
- structura social a populaiei;
- modificarea strategiilor/programelor n funcie de structura

social;
- raportul dintre populaia rural i urban sau ponderea - modificarea strategiilor/programelor n funcie de raportul dintre
fiecreia n totalul populaiei;
populaia rural i urban;
- ocrotirea sntii (numrul de medici la 1000 locuitori);
- lipsa unor condiii minime pentru ocrotirea sntii, poate
influena migraia forei de munc, n timp ce un nivel redus al
veniturilor salariale conduce la imposibilitatea achiziionrii unor
materiale medico-sanitare de care populaia are nevoie;
- evoluia exigenelor populaiei reflectat n modificarea - modificarea strategiilor/programelor n funcie de nevoia
cererii pentru servicii;
populaiei;
- nevoia de educaie permanent (ponderea cheltuielilor cu - lipsa unor instituii care s furnizeze servicii de educaie i cultur
nvmntul n PIB);
la un nivel corespunztor cu nevoile populaiei, poate determina
migraia persoanelor cu astfel de aspiraii, ctre zone geografice ale
rii n care aceste servicii sunt mai dezvoltate;
- numrul i structura populaiei pe vrste, sexe, i socio- - n cazul apariiei unor profesii noi, entitatea nu reuete s atrag
profesional.
un numr corespunztor de specialiti din aceste domenii pentru
ocuparea posturilor vacante din aparatul central sau local. Impactul
negativ const n lipsa specialitilor necesari realizrii atribuiilor noi
ale entitii;
- n condiiile n care entitatea nu reuete s-i asigure un echilibru
23
din punctul de vedere al structurii salariailor pe vrste i sexe, exist

riscul de a nu-i asigura continuitatea activitii pe timp mediu sau
lung.
4. Factori tehnologici
- inovaiile industriale;
- licenele cumprate;
- gradul de infuzie cu tehnologie de vrf;
- costuri cu pregtirea profesional a personalul n domeniul IT;

- adaptarea strategiilor/programelor la cerinele impuse de soft-uri;
- introducerea de noi tehnologii implic creterea cheltuielilor cu
investiiile, precum i cu cele aferente specializrii personalului;
- sistemele informaionale i de comunicare complexe;
- adaptarea strategiilor de comunicare la cerinele impuse de
nevoile societii informaionale;
- costuri ridicate generate de implementarea acestor sisteme de
comunicare;
- creterea impactului documentelor electronice;
- standardizarea documentelor n format electronic, astfel nct
aceste documente s fie uor accesate de persoanele interesate;
- capacitatea de inovare a institutelor de cercetare sau a - introducerea unor concepte i tehnologii noi are implicaii directe
unitilor de nvmnt superior;
n creterea productivitii muncii i disponibilitatea serviciilor IT;
- nivelul tehnic la imobilizrilor corporale achiziionate din - economie de resurse umane;
ar sau importate.
- operativitate n executarea sarcinilor de serviciu;
- diminuarea gradului de implicare a personalului prin creterea
gradului de abstractizarea a sarcinilor;
- efecte psihologice negative datorate excesului de monitorizare
computerizat a performanelor.
1.2. Prezentarea domeniului auditabil

1.2.1. Organizarea i activitile structurii auditate
Responsabilitatea pentru organizarea i conducerea activitii financiar contabile revine
managementului superior al entitii. n acest sens, n cadrul entitii a fost organizat i funcioneaz o
structur distinct, Direcia Financiar - Contabilitate, n subordinea Secretarului general. Structura
organizatoric, competenele i responsabilitile specifice personalului acestei direcii au fost stabilite prin
Regulamentul de Organizare i Funcionare, organigram i fiele posturilor.
n ceea ce privete derularea procesului bugetar, aceast direcie are rolul de a realiza obiectivele
strategice n domeniu, prin utilizarea de metode, tehnici i procedee specifice, asigurnd proiectarea i
realizarea indicatorilor de venituri i cheltuieli pe baza unui cadru juridic bine definit.
Funciile de conducere existente la nivelul Direciei Financiar - Contabilitate sunt urmtoarele:
director, ef Serviciu financiar i buget, ef Birou contabilitate, ef Birou metodologie i drepturi salariale
pentru activitatea intern.
Din punctul de vedere organizatoric Direcia Financiar - Contabilitate are n componena sa
urmtoarele structuri: Serviciul financiar i buget, Biroul contabilitate, Biroul metodologie i drepturi
salariale pentru activitatea intern i Compartimentul control financiar preventiv propriu pentru activitatea
intern.
Direcia Financiar - Contabilitate coordoneaz i ndrum metodologic activitatea tuturor structurilor
din cadrul entitii care sunt implicate n procesul bugetar.
1.2.2. Resursele umane din cadru Direciei Financiar - Contabilitate
La data derulrii misiunii de audit, resursele umane din cadrul direciei sunt formate dintr-un numr
de 32 de persoane. Personalul din cadrul direciei care exercit o funcie public de conducere reprezint
12,50% din totalul posturilor ocupate din cadrul direciei. Peste o treime din funcionari i desfoar
activitatea n cadrul Serviciului financiar i buget (46,88%).
Sintetic structura personalului din cadrul Direciei Financiar Contabilitate (DFC) pentru perioada
auditat este prezentat n Tabelul nr. 2.
Nr.
crt.
1.
2.
3.
Anul
2011
Consilier
Superior
Expert
Principal
Referent de specialitate
Asistent
Superior
Principal
Asistent
2012
16
18
2013
18
Din analiza informaiilor prezentate n Tabelul nr. 2, se constat n perioada 2011-2013, posturile din
cadrul direciei, n numr de 35, au fost ocupate n proporie de 80%, iar evoluia personalului a cunoscut
24
urmtoarea dinamic:
- n anul 2011 numrul de persoane a crescut cu 3 fa de anul 2010;
- n anul 2012, efectivul de personal s-a redus cu aproximativ 8,50%, scdere care a afectat
Serviciul financiar i buget (2 persoane) i Biroul metodologie i drepturi salariale pentru
activitate intern (1 persoan);
- n anul 2013, numrul de persoane a rmas acelai cu cel din anul 2012.
n ceea ce privete structura funcionarilor publici de execuie, 27 de persoane sunt cu studii
superioare i o persoan cu studii medii.
1.2.3. Asigurarea unui nivel de calificare adecvat al personalului
Sistemul de recrutare al funcionarilor publici ofer posibilitatea ca o entitate, n funcie de
particularitile posturilor care urmeaz a fi ocupate, s stabileasc i s solicite prin fia postului vacant,
cunotinele, abilitile i valorile pe care o persoan trebuie s le dein n vederea ocuprii postului.
La nivelul Direciei Financiar - Contabilitate s-a urmrit ca prin procesul de recrutare s se ocupe
posturile de ctre persoane care dein competene n conformitate cu cerinele postului.
Totodat, avnd n vedere rolul pe care Tehnologia Informaiilor i Comunicaiilor (TIC) l deine n
realizarea activitilor direciei, la angajare au fost solicitate funcionarilor cunotine de operare pe
calculator de nivel mediu.
La nivelul direciei toate persoanele au n dotare un calculator cu conexiune la internet, prin
intermediul reelei proprii a entitii i au repartizat o adres de email personificat.
n anul 2013 au fost derulate prin intermediul Direciei de perfecionare profesional, proiecte de
evaluare a competenelor funcionarilor din cadrul entitii. Conform acestor evaluri Direcia Financiar Contabilitate se situeaz pe o poziie de mijloc, n raport cu alte direcii, n ceea ce privete domeniile
contabilitate, finane publice, drept, achiziii publice i TIC, i pe ultimele poziii n ceea ce privete
cunoaterea unei limbi strine.
Un alt aspect important, l reprezint preocuparea manifestat de management pentru dezvoltarea
competenelor de tip ,, a nva s nvei. Totui, considerm c instruirea practic realizat la locul de
munc trebuie consolidat cu noiuni teoretice.
1. 2.4. Accesul i participarea la formarea profesional continu
Numrul de persoane din cadrul Direciei Financiar - Contabilitate care au participat n anul 2013 la
cursuri de formare profesional continu au fost de 20. Se constat o scdere a numrului de funcionari care
au participat la diferite forme de perfecionare a pregtirii profesionale, cu 3 fa de anul 2012. Precizm c,
salariaii din cadrul Biroului metodologie i drepturi salariale pentru activitatea intern, funcionarii din
cadrul acestei structuri nu au urmat n anul 2013 nici o form de perfecionare profesional.
Numrul de persoane care i-au mbuntit abilitile i pregtirea profesional a crescut n schimb,
n anul 2013, n cazul funcionarilor publici care i desfoar activitatea n cadrul Serviciul financiar i
buget.
n cazul Biroului de contabilitate i Compartimentului de control financiar preventiv propriu pentru
activitatea intern, gradul de participare al personalului la o form de perfecionare profesional n anul
2013 s-a pstrat constant, comparativ cu anul 2012, respectiv din cadrul acestor structuri a participat la astfel
de activiti cte o persoan.
n ceea ce privete participarea la cursuri, s-a constat c personalul a urmat n proporie de 60%
cursurile solicitate sau care le-au fost recomandate ca urmare a evaluri performanelor profesionale pentru
anul 2013. Cursurile organizate n anul 2013 au avut ca tematic: comunicarea, finanele publice, drept
administrativ, contabilitate public, limba englez, limba francez i cursuri pregtitoare n vederea obinerii
certificatului ECDL.
Totodat, este important de subliniat faptul c personalul din cadrul Serviciului financiar i buget i
din cadrul Biroului de contabilitate, nu au participat la cursuri avnd ca tematic ,,achiziii publice i
,,planificare bugetare din anul 2013
1.3. Cadrul de reglementare al domeniului auditabil

Pentru desfurarea acestei misiuni de audit intern a fost avut n vedere, n principal, urmtorul
referenial:
25
- Legea contabilitii nr. 82/1991, cu modificrile i completrile ulterioare, republicat;

- Legea nr. 188/1999, cu modificrile i completrile ulterioare, republicat, privind Statutul
funcionarilor publici;
- Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Legea nr. 358/2002 pentru modificarea i completarea Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996;
- Legea bugetului de stat pe anul 2011;
- Legea nr. 35/2007 privind arhivarea documentelor n form electronic.
- OUG nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune
de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii;
- OG nr. 119/999 privind controlul intern i controlul financiar preventiv, republicat;
- OG nr. 80/2001 privind stabilirea unor normative de cheltuieli pentru autoritile administraiei
publice i instituiile publice;
- OG nr. 6/2007 privind unele msuri de reglementare a drepturilor salariale i a altor drepturi ale
funcionarilor publici pn la intrarea n vigoare a legii privind sistemul unitar de salarizare i alte drepturi
ale funcionarilor publici;
- HG nr. 264/2003 privind stabilirea aciunilor i categoriilor de cheltuieli, criteriilor, procedurilor i
limitelor pentru efectuarea de pli n avans din fonduri publice, republicat;
- HG nr. 870/2006 privind aprobarea Strategiei pentru mbuntirea sistemului de elaborare,
coordonare i planificare a politicilor publice la nivelul administraiei publice centrale;
- HG nr. 1807/2006 pentru aprobarea Componentei de management din cadrul Metodologiei privind
sistemul de planificare strategic pe termen mediu al instituiei administraiei publice de la nivel central;
- HG nr. 1860/2006 privind drepturile i obligaiile personalului autoritilor i instituiilor publice
pe perioada delegrii i detarii n alt localitate, precum i n cazul deplasrii, n cadrul localitii, n
interesul serviciului.
- HG nr. 158/2008 pentru aprobarea Componentei de programare bugetar din cadrul Metodologiei
privind sistemul de planificare strategic pe termen mediu al instituiilor administraiei publice la nivel
central;
- HG nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea i dezvoltarea carierei
funcionarilor publici;
- OMFP nr. 1792/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea,
ordonanarea i raportarea angajamentelor bugetare i legale;
- OMFP nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea
controlului financiar preventiv cu modificrile i completrile ulterioare;
- OMFP nr. 912/2004 pentru modificarea i completarea Normelor metodologice generale referitoare
la exercitarea controlului financiar preventiv, aprobate prin OMFP nr. 522/2003, cu modificrile ulterioare;
- OMFP nr. 1917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i conducerea
contabilitii instituiilor publice, Planul de conturi pentru instituiile publice i instruciunile de aplicare a
acestuia;
- OMFP nr. 1954/2005 pentru aprobarea Clasificaiei indicatorilor privind finanele publice;
- OMEC nr. 137/2005 privind organizarea i funcionarea Comisiei pentru derularea mecanismului
de acordare a sprijinului financiar, precum i a modului de gestionare a activitii;
- Standardele de management/control intern aprobate prin OMFP nr. 946/2005;
- OMEF nr. 3421/2008 pentru modificarea Ordinului ministrului finanelor publice nr. 1.850/2004
privind registrele i formularele financiar-contabile i a Normelor metodologice privind angajarea,
lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea, evidena i
raportarea angajamentelor bugetare i legale, aprobate prin Ordinul ministrului finanelor publice nr.
1.792/2002;
- OMEF nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile;
- Conturile anuale de execuie bugetar din perioada evaluat;
- Scrisorile cadru emise de Ministerul Economiei i Finanelor privind contextul macroeconomic,
metodologia de elaborare a proiectelor de buget pe anii 2011; 2012 i 2013 i a estimrilor pe urmtorii trei
ani, precum i limitele de cheltuieli stabilite pe ordonatorii principali de credite;
n cursul misiunii de audit public intern au mai fost avute n vedere documentele:
Cadrul procedural aplicabil;
26
Programul de guvernare 2009-2013;

Programul de dezvoltare a sistemului de control managerial, documentele elaborate n cadrul
celor 9 etape;
Regulamentul de Organizare i Funcionare al direciei.
1.5. Analiza situaiei actuale

1.4.1. Prezentarea general a evoluiei cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul
personalului n perioada 2011-2013
La nivelul entitii, pe perioada analizat, cheltuielile totale au avut urmtoarea evoluie:
- mii lei Nr.
crt.
Realizri
Indicator
bugetar
2011
2012
Prevederi
2013
2011
2012
Dinamic
2013
2012/
2011
2013/
2012
Ritm
mediu
(%)
1.
Total
cheltuieli, din
care:
985.470
1.012.420
1.636.532
895.800
1.024.600
1.452.000
1,03
1,62
28,87
2.
Cheltuieli
curente total,
din care:
764.368
945.014
1.622.532
702.800
959.600
1.442.000
1,24
1,72
45,70
2.1.
293.068
338.656
572.698
270.400
336.800
524.000
1,16
1,69
39,79
385.492
300.500
370.130
370.800
314.000
312.000
0,78
1,23
-2,01
2.3.
Cheltuieli de
personal
Bunuri
i
servicii
Transferuri
48.824
282.658
97.926
32.600
284.000
91.000
5,79
0,35
41,62
2.4.
Alte cheltuieli
36.984
23.200
581.778
29.000
24.800
515.000
0,63
25,08
296,62
221.102
67.406
14.000
193.000
65.000
10.000
0,30
0,21
-74,84
2.2.
3.
Cheltuieli
capital
de
Analiza informaiilor din Tabelul nr. 3 evideniaz, n principal, urmtoarele aspecte:

cheltuielile totale au crescut de la an la an n perioada 2011-2013, ritmul mediu de cretere fiind
de 28,87%;
categoriile de cheltuieli la care s-au nregistrat n perioada analizat ritmuri medii anuale
superioare ritmului mediu de cretere al totalului cheltuielilor (28,87%) sunt: cheltuielile de personal
(45,70%), transferurile (41,62%) i alte cheltuieli (296,62%).
Avnd n vedere ritmul de cretere al cheltuielilor, s-a analizat gradul n care entitatea i
fundamenteaz prevederile pentru fondurile solicitate i care sunt aprobate iniial prin buget n Tabelul nr. 4
prezentat n continuare:
Nr.
crt.
Realizri
Indicator
bugetar
2011
2012
1. Total cheltuieli,
din care:
985.470
1.012.420
2. Cheltuieli
curente total, din
care:
764.368
de
i
2.1. Cheltuieli
personal
2.2. Bunuri
servicii
2.3. Transferuri
2.4. Alte cheltuieli
3. Cheltuieli
capital
de
- mii lei Plti efectuate/prevederi

iniiale (%)
Prevederi
2013
2011
2012
2013
2011
2012
2013
1.636.532
895.800
1.024.600
1.452.000
110,01
98,81
112,71
945.014
1.622.532
702.800
959.600
1.442.000
108,76
98,48
112,52
293.068
338.656
572.698
270.400
336.800
524.000
108,38
100,55
109,29
385.492
300.500
370.130
370.800
314.000
312.000
103,96
95,70
118,63
48.824
282.658
97.926
32.600
284.000
91.000
149,77
99,53
107,61
36.984
23.200
581.778
29.000
24.800
515.000
127,53
93,55
112,97
221.102
67.406
14.000
193.000
65.000
10.000
114,56
103,70
71,43
Din examinarea variaiilor indicilor calculai ca raport ntre plile efectuate i prevederile bugetare
27
iniiale, s-au constat variaii, n anii 2011 i 2013, mai mari fa de cea apreciat ca fiind rezonabil i
acceptabil (+/- 10%).
n perioada 2011-2013 cheltuielile cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu au
avut urmtoarea evoluie:
- mii lei Nr.
crt.
Realizri
Indicator
bugetar
2011
Total
cheltuieli,
1. deplasare, detaare,
transferul, din care:
Indemnizaii
de
1.1.
delegare, detaare
1.2. Cheltuieli cu cazarea
Cheltuieli
1.3.
transportul
cu
2012
Prevederi
2013
2011
Ritm
mediu
Dinamic
2012
2013
2012/ 2011 2013/ 2012
43.600
21.470
44.528
28.240
36.160
25.250
0,49
2,07
1,06
3.000
6.440
5.114
2.000
8.400
5.400
2,15
0,79
30,56
25.640
9.670
24.544
16.400
18.200
13.200
0,38
2,54
-2,16
14.560
5.010
14.120
9.640
8.960
6.000
0,34
2,82
-1,52
400
350
750
200
600
650
0,88
2,14
36,93
Principalele aspecte evideniate, n urma analizei evoluiei cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i

transferul personalului n interes de serviciu sunt:
cheltuielile cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu au nregistrat
pe perioada analizat un ritm mediu de cretere de 1,06%;
superioare ritmului mediu de cretere al totalului cheltuielilor (1,06%) sunt: cheltuielile cu indemnizaiile de
delegare (30,56%) i alte cheltuieli (36,96%);
pentru celelalte dou categorii de cheltuieli, cheltuielile cu cazarea i cheltuielile cu transportul,
chiar dac au nregistrat pe perioada analizat un ritm mediu negativ, se constat o cretere de aproape 3 ori
n anul 2013 comparativ cu anul 2012;
Ponderea cheltuielilor de deplasarea, detaarea i transferul n totalul cheltuielilor entitii s-a redus de
la 4,42% n anul 2011 la 2,72% n anul 2013.
0%
10
To ta l c h e ltu ie li
b u g e ta r e
b u g e ta r e
b u g e ta r e
%
80
%
60
%
40
%
20
0%
2008
2012
2007
2011
2,
72
%
2,
12
%
4,
42
%
2009
2013
Figura nr. 1 Ponderea cheltuielilor cu deplasarea, detaarea,

transferul n totalul bugetului entitii
Analiznd n detaliu evoluia cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul, se constat c, pe
lng ritmul de cretere multianual (1,06%) n perioada 2011-2013 s-au nregistrat abateri semnificative a
cheltuielilor efective fa de sumele previzionate i aprobate iniial prin buget (tabelul nr. 6).
- mii lei Nr.
crt.
Realizri
Indicator
bugetar
2011
1. Total
cheltuieli,
deplasare,
detaare,
43.600
2012
21.470
Plti efectuate/prevederi
iniiale (%)
Prevederi
2013
2011
2012
2013
2011
44.528
28.240
36.160
25.250
154,39
2012
59,38
2013
176,35
28
1.1 Indemnizaii de delegare,

detaare
3.000
6.440
5.114
2.000
8.400
5.400
150,00
76,67
94,70
25640
9670
24544
16.400
18.200
13.200
156,34
53,13
185,94
1.3. Cheltuieli cu transportul
14560
5010
14120
9.640
8.960
6.000
151,04
55,92
235,33
400
350
750
200
600
650
200,00
58,33
115,38
Examinarea gradului de fundamentare a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul a

condus la identificarea unor abateri semnificative (+/-50%) ntre cheltuielile efective comparativ cu
prevederile iniiale.
1.4.2. Analiza structurii i dinamicii cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul din
punct de vedere al alocrii fondurilor pe structurile organizatorice ale entitii, n perioada 2011-2013
Un prim factor de influen al creterii cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul
personalului n interes de serviciu l reprezint evoluia numrul aciunilor care implic deplasarea
personalului entitii n interes de serviciu.
n ceea ce privete aciunile care au implicat deplasarea personalului n interes de serviciu, acestea
au sczut n anul 2012, fa de anul 2011 cu 150, respectiv cu 33,33%, iar n anul 2013 au prezentat o
cretere cu 175 fa de anul 2012, respectiv 58,33%.
Evoluia creterii numrului de aciuni, care au implicat deplasarea, detaarea, transferul
personalului n interes de serviciu, comparativ cu creterea cheltuielilor totale cu deplasarea, detaarea,
transferul este prezentat n figura nr. 2.
var iaia
2,5
2
2,07
1,5
V ariaia cheltuielilor cu
deplasarea, detaarea
transf erarea
V ariaia numrului de aiuni
1,58
1
0,5
0,49
0,66
0
2008/2007
2012/2011
2009/2008
2013/2012
ani
Din analiza datelor prezentate se constat c, n perioada 2011-2013, creterea numrului de

aciuni care au implicat deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu a nregistrat
un ritm mediu anual de cretere de 2,74%, superior ritmului mediu anual de cretere al cheltuielilor totale
cu deplasarea, detaarea, transferul care a fost de 1,06%, ceea ce evideniaz o corelaie economic
corect.
Pentru eficientizarea utilizrii fondurilor alocate se impune ca la nivelul entitii cheltuielile
programate s fie urmrite la originea lor de formare, acolo unde iau natere. n cazul nostru, locurile de
costuri apar ca fiind structurile entitii n care i desfoar activitatea persoanele care sunt delegate,
detaate, transferate n interes de serviciu.
Localizarea creterii aciunilor care au implicat deplasarea, detaarea, transferul personalului n
interes de serviciu n anul 2013, comparativ cu anul 2011 pe structurile entitii este urmtoarea:
Nr.
crt.
Structura organizatoric
Creteri anul 2013

fa de anul 2011
nr.
%
2
1.
Cabinet Ministru
-3
2.
Cabinet Secretar de stat 1
-4
3.
4.

Cabinet Secretar general
-1
0
-2,56
-2,65
-0,98
0,00
29
5.
Direcia general Juridic
6.
Unitatea de politici publice
-2
7.
Direcia general de resurse umane i management
8.
Direcia general investiii i achiziii publice
9.
Direcia general relaii externe
10.
Direcia general servicii suport
-2
11.
Autoritatea de management pentru programele operaionale sectoriale
20
12.
Direcia general tehnologia informaiei
-1
13.
Direcia general comunicare i mass media
14.
Direcia de audit public intern
15.
Direciei de perfecionare profesional
16.
Direcia financiar contabilitate
17.
Serviciul administrativ
18.
Serviciul informaii clasificate
19.
Cabinet medical
20.
Total
-10
-5
0
8
10
0
25
3,03
-1,33
-6,45
-3,62
2,75
-1,45
6,03
-0,56
0,00
4,5
5,25
3,6
0,00
0,00
0,00
5,56
Principalele cauze care au influenat creterea numrului de aciuni sunt:

a) necesitatea armonizrii activitii entitii cu cea a entitilor din UE;
b) necesitatea cooperrii entitii cu entitile similare din UE;
c) ndeplinirea angajamentelor fa de UE, respectiv nfiinarea Autoritii de management pentru
programe operaionale sectoriale pentru gestionarea programelor operaionale n vederea
absorbiei fondurilor post-aderare;
d) necesitatea acordrii asistenei tehnice de specialitate structurilor aflate n subordinea, sub
autoritatea sau n coordonarea entitii;
e) perfecionarea pregtirii profesionale a personalului care i desfoar activitatea n cadrul
entitii sau n cadrul structurilor aflate n subordinea, sub autoritatea sau n coordonarea entitii;
f) acoperirea deficitului de personal pentru activitile existente.
O prim problem n cadrul analizei privind determinarea necesarului de aciuni o constituie faptul
c la nivelul entitii nu exist un proces constant de analiz care s aib ca rezultat identificarea i
programarea anual a aciunilor care implic deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de
serviciu.
De asemenea, nu a fost identificat o fundamentare riguroas privind cheltuielile cu deplasarea,
detaarea, transferul att n momentul elaborrii bugetului anual, ct i n momentul rectificri bugetare.
Rezultatele analizei efectuate se pot sintetiza astfel:

Aspecte pozitive:
- implementarea sistemului de control managerial la nivelul entitii;
- existena unui personal cu pregtire profesional corespunztoare cu cerinele din Fiele posturilor;
- preocuprile managementului pentru asigurarea perfecionrii pregtirii profesionale a salariailor;
- preocuprile managementului pentru dezvoltarea competenelor de tipul ,,a nva s nvei;
- existena unei infrastructuri informatice (dotarea cu tehnic de calcul, acces la internet etc.) i a
personalului care deine noiuni fundamentale n domeniul TIC;
- procesul de armonizare a legislaiei naionale cu legislaia UE;
- capacitatea de adaptare a direciei la nevoile i cerinele impuse de situaia socio-economic actual;
- o bun colaborare cu structurile funcionale din cadrul entitii, cu structurile teritoriale subordonate,
precum i cu ceilali ordonatori principali de credite;
- structura organizatoric asigur un echilibru ntre funcionarii publici de grad profesional superior,
principal, asistent i debutant;
- stabilitatea personalului din cadrul direciei;
- relaii active cu entiti interne i internaionale.
Aspecte negative:
- inexistena unei planificri riguroase, la nivelul direciei, care s asigure participarea la cursuri de
perfecionare profesional a tuturor persoanelor din cadrul direciei;
- limitri bugetare la nivelul entitii, care nu permit asigurarea unei pregtiri profesionale n
conformitate cu nevoile personalului;
- inexistena unor aciuni cu privire la monitorizarea a gradului de ncrcare a personalului;
30
- inexistena unei metodologii de lucru care s cuprind norme precise privind modul de estimare a
fondurilor bugetare care urmeaz a fi cuprinse n proiectele de buget;
- lipsa unor fundamentri explicative a sumelor solicitate;
- numrul mare de rectificri ale bugetului entitii, n condiiile n care nu s-au manifestat factori
neprevzui.
Oportuniti:
- realizarea unor programe de formare formatori, cu scopul diseminrii informaiilor cu privire la
utilizarea fondurilor ctre un numr ct mai mare de persoane din cadrul entitii;
- mbuntirea activitilor entitii n domeniu, avndu-se ca model buna practic internaional precum
i practica altor entiti din Romnia;
- realizarea unor programe de formare profesional continu a salariailor, utilizndu-se infrastructura
IT existent la nivelul entitii (e-learnig);
- implementarea unui sistem informaional privind evidena i raportarea n execuie a cheltuielilor care
s furnizeze date privind trendul real pentru fiecare titlu de cheltuieli i care s permit efectuarea unor
analize detaliate.
Ameninri:
- nerealizarea obiectivelor entiti;
- nerealizarea unor atribuii specifice entitii;
- costuri suplimentare cu personalul, care pot apare sub forma cheltuielilor cu orele suplimentare.
1.5 . Concluzii
Avnd n vedere cercetarea efectuat i concretizat n cele prezentate mai sus, pe parcursul desfurrii
misiunii de audit al performanei auditorii vor avea n vedere urmtoarele aspecte:
cu privire la economicitate. Analiza cheltuielilor care au fost generate de activitile pentru care a
fost necesar deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu respectiv:
- dac au fost achiziionate serviciile de cazare i transport n cantitile adecvate i standarde de
calitate corespunztoare, pltind cel mai sczut tarif;
- dac indemnizaiile acordate au asigurat realizarea obiectivelor entitii cu un consum redus de
resurse.
cu privire la eficien:
- analiza modului de identificare, fundamentare i programare a activitilor care implic
deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu;
- analiza rezultatelor obinute n raport cu resursele utilizate.
cu privire la eficacitate:
- analiza ndeplinirii obiectivelor aferente activitilor pentru care a fost necesar ca personalul
entitii s se deplaseze, detaeze i transfere n interes de serviciu.
Echipa de auditori va efectua un audit al performanei care s furnizeze asigurarea cu privire la
economicitatea, eficiena i eficacitatea activitii de utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu
deplasarea, detaarea, transferul personalului n interes de serviciu.
n acest sens, ntrebrile principale la care trebuie s rspund studiul i pe care va fi axat misiunea de
audit al performanei sunt:
1. Estimrile anuale asigur o programare adecvat a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i
transferul personalului n interes de serviciu?
2. Gestiunea financiar asigur o bun utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu
deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu?
2. Stabilirea ntrebrilor domeniului auditabil

Pe baza ntrebrilor principale au fost stabilite ntrebrile de rang inferior care sunt prezentate
detaliate cu scopul de a sprijinii auditorii interni n identificarea activitilor/aciunilor auditabile, riscurilor
poteniale aferente acestora i controalele interne implementate la nivelul entitii pentru atenuarea efectelor
riscurilor.
31
Stabilirea ntrebrilor pentru domeniului auditabil a fost realizat cu ajutorul documentului Lista
ntrebrilor auditului, n care ntrebrile sunt detaliate pe 4 niveluri, ntrebrile elementare asociate
ultimului nivel au rolul de a sprijini auditorii n identificarea instrumentelor de control intern implementate.
Documentul formalizat utilizat pentru stabilirea ntrebrilor auditului este prezentat n continuare:
Direcia de Audit
Pregtirea misiunii
Data: 06.02.10]4.
Public Intern
Denumire misiune: mbuntirea procesului de utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu
delegarea, detaarea, transferul personalului n interes de serviciu.
Supervizat de:
Lista ntrebrilor auditului

ntrebri
nivel 1
1. Estimrile
anuale asigur
o programare
adecvat
a
ntrebri
nivel 2
ntrebri
nivel 3
1.1. Nevoia de 1.1.1.

Situaiile
deplasare,
centralizatoare
detaare
i primite
de
la
transfer
a structurile entitii
ntrebri
nivel 4
1.1.1.1. Procedurile operaionale
asigur identificarea activitilor care
implic
deplasarea,
detaarea,
transferul personalului?
32
1.1.4.
Calendarul
activitilor asigur
realizarea acestora
n
funcie
de
prioritatea acestora?
1.2. Perioada de
timp
aferent
fiecrei deplasri
a fost stabilit n
mod
corespunztor?
1.2.1.
Analizele
efectuate
asigur
cunoaterea duratei
de deplasare pentru
fiecare categorie de
mijloc de transport?
1.2.2.
Analizele
comparative
efectuate
permit
identificarea
mijlocului
de
transport
care
asigur deplasarea
ntr-o perioad de
timp optim?
1.3.
Furnizorii 1.3.1.
Pot
fi
de
servicii identificate cele mai
hoteliere i de bune oferte?
transport
sunt
selectai n mod
corespunztor?
1.3.2. Sunt obinute

faciliti financiare
n urma activitii
de negociere?
1.4. Cheltuielile
cu
deplasarea,
detaarea,
transferul
personalului
n
interes
de
serviciu
sunt
estimate n mod
1.4.1. Activitile
desfurate asigur
estimarea corect a
costurilor?

asigur elaborarea unui Calendar al
activitilor?
1.1.4.2. Activitile privind elaborarea
Calendarului
activitilor
sunt
repartizate persoanelor care au
abiliti i cunotine n domeniu?
1.1.4.3. Criteriile de prioritizare a
nevoilor de deplasare, detaare,
transfer n interes de serviciu asigur
realizarea activitilor entitii?
1.2.1.1. Mijloacele de transport sunt
identificate adecvat nevoilor de
deplasare, detaare, transfer n interes
de serviciu?
1.2.1.2. Este stabilit durata de
deplasare pentru fiecare mijloc de
transport?
1.2.2.1. Exist o analiz a duratelor de
deplasare pe care le implic fiecare
mijloc de transport?
1.2.2.2. Analiza efectuat corespunde
nevoilor identificate?
1.2.2.3. Sunt stabilite mijloacele de
transport care asigur deplasarea ntro perioad optim?
1.2.2.4. Mijloacele de transport
selectate
asigur
realizarea
deplasrilor la un standard de calitate
corespunztor?
1.3.1.1. Sarcinile personalului asigur
competenele necesare culegerii de
informaii referitoare la furnizorii de
servicii?
1.3.1.2. Exist dotarea tehnic
necesar pentru culegerea de
informaii referitoare la oferta
financiar a furnizorilor?
1.3.1.3. Sunt luate n considerare n
mod corespunztor toate ofertele
furnizorilor?
1.3.2.1. Sarcinile privind negocierea
sunt repartizate persoanelor care au
abiliti n domeniul comunicrii i
negocierii?
1.3.2.2. Activitile entitii se
realizeaz pe baza unor contracte
ncheiate
n
condiii
de
economicitate?
1.4.1.1. Sunt evaluate corect costurile
pe care le implic utilizarea
mijloacelor de transport?
1.4.1.2. Sunt evaluate corect costurile
pe
care
le
implic
cazarea
personalului n unitile turistice?
1.4.1.3.
Sunt
evaluate
corect
cheltuielile de natura Indemnizaiilor
33
realist?
1.4.2.
Analizele
comparative
efectuate conduc la
identificarea unor
soluii
pentru
realizarea n condiii
de economicitate a
deplasrilor?
2. Gestiunea
financiar
asigur o bun
utilizare
a
fondurilor
pentru
finanarea
cheltuielilor cu
deplasarea,
detaarea
i
transferul
personalului n
interes
de
serviciu?
2.1. Analiza
evoluiei
cheltuielilor
asigur
identificarea
problemelor?
1.4.3.
Estimarea
cheltuielilor
de
detaare, delegare i
transfer
a
personalului
n
interes de serviciu
se realizeaz ntr-o
perioad
care
permite
previzionarea
corespunztoare a
cheltuielilor
la
nivelul entitii?
1.4.4.
Repartizarea
pe
trimestre
a
cheltuielilor asigur
realizarea n bune
condiii
a
activitilor
entitii?
2.1.1.
Indicatorii
utilizai
pentru
monitorizarea
cheltuielilor
cu
deplasarea,
detaarea
i
transferul
personalului
n
interes de serviciu
furnizeaz
informaii adecvate
pentru
monitorizarea
cheltuielilor?
2.1.2.
Analiza
evoluiei
indicatorilor
de delegare/detaare?
1.4.2.1.
Sunt
realizate
studii
comparative privind costurile pe care
le implic utilizarea unor mijloace de
transport diferite?
1.4.2.2. Sunt luate n considerare toate
informaiile referitoare la costurile pe
care le implic deplasarea, detaarea
i transferul personalului n interes de
serviciu?
1.4.2.3. Cheltuielile cu transportul
sunt planificate astfel nct s se
asigure un standard de calitate
corespunztor?
asigur previzionarea cheltuielilor?
1.4.3.2. Proiectul de buget anual are
la baz studiile efectuate referitoare la
cheltuielile cu deplasarea, detaarea
i transferul personalului n interes de
serviciu?
1.4.4.1. Bugetul entitii prevede

fonduri suficiente pentru realizarea
activitilor care implic deplasarea,
detaarea i transferul personalului n
interes de serviciu?
1.4.4.2. Fondurile alocate sunt
orientate ctre activitile prioritare?
2.1.1.1. Algoritmul de calcul este
definit clar?
2.1.1.2. Indicatorii utilizai ofer
informaii complete i relevante?
2.1.1.3. Indicatorii utilizai ofer
informaii comparabile n timp?
2.1.1.4. Indicatorii sunt cunoscui de
persoanele responsabile?
2.1.2.1. Activitatea de analiz a

indicatorilor este delegat n mod
corespunztor personalului?
34
influena acestora n
totalul cheltuielilor?
2.1.3.
Abaterile
identificate
sunt
analizate n mod
corespunztor?
2.1.4. Problemele
identificate n urma
analizelor
sunt
centralizate ntr-o
form care permite
o
analiz
corespunztoare a
acestora?
2.2. Cauzele i
efectele
sunt
stabilite printr-o
abordare
sistemic
i
metodic?
2.2.1.
Cauzele
privind problemele
sunt
identificate
prin utilizarea unor
tehnici adecvate de
analiz?
2.2.2.
Cauzele
privind problemele
sunt tratate innd
cont de activitile
entitii?
2.2.3. Aciunile de
corectare contribuie
la
soluionarea
problemelor?
2.3.
Soluiile
identificate
asigur
ncadrarea
cheltuielilor
n
prevederile
bugetare?
Auditor intern,
2.3.1.
Soluiile
identificate
sunt
adecvate
problemelor?
2.3.2. Soluiile sunt
selectate n mod
corespunztor?
2.1.3.1. Abaterile sunt analizate n

raport cu referenialul?
2.1.3.2. Abaterile sunt identificate pe
baza unei analize factoriale?
2.1.3.3. Analiza permite identificarea
problemelor?
2.1.4.1. Persoana responsabil are
capacitatea de a realiza o analiz
corespunztoare a problemelor?
2.1.4.2. Problemele sunt grupate n
funcie de natura lor?
2.14.3. Situaia centralizatoare asigur
clasificarea problemelor n funcie de
importana lor?
2.2.1.1. Tehnicile de analiz sunt
cunoscute
de
persoanele
responsabile?
2.2.1.2. Tehnicile de analiz utilizate
sunt complementare i convergente?
2.2.1.3. Tehnicile de analiz sunt
utilizate n mod corespunztor?
2.2.2.1. Este analizat legtura de
cauzalitate
dintre
problemele
identificate i cauzele care au
contribuit la apariia acestora?
2.2.2.2. Cauzele care determin
variaia sunt identificate n totalitate?
2.2.2.3. Cauzele identificate permit
determinarea efectelor?
2.2.3.1. Activitile de identificare i
analiz sunt repartizate n mod
corespunztor?
2.2.3.2. Este identificat legtura
cauz-efect?
2.2.3.3. Efectele sunt stabilite prin
compararea
cu
criteriile
de
performan?
2.2.3.4. Aciunile de corectare sunt
identificate pentru toate problemele?
2.3.1.1. Vizeaz tratarea deficienelor
constatate?
2.3.1.2. Sunt clasificate n funcie de
prioritatea problemelor identificate?
2.3.1.3. Sunt fezabile?
2.3.2.1. Soluiile conduc la reducerea
cheltuielilor?
2.3.2.2. Soluiile asigur realizarea
obiectivelor entitii?
2.3.2.3. Soluiile asigur realizarea
indicatorilor
de
performan
proiectai?
Supervizor,
35
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Miulescu Ion
3. Analiza obiectivelor domeniului auditabil

Pentru realizarea sarcinilor/atribuiilor stabilite prin cadrul normativ, la nivelul entitii a fost
elaborat Planul strategic pentru anii 2009-2013 prin care sunt stabilite direciile de dezvoltare i nivelul de
performan previzionat a fi obinut n cadrul entitii, care a fost adus la cunotin salariailor prin
publicarea lui pe site-ul entitii.
n acest context, Planul strategic pentru anii 2009-2013 cu privire la procesul bugetar conine
urmtorul obiectiv strategic: mbuntirea capacitii funcionale de a fundamenta cheltuielile i utiliza
fondurile pentru finanarea acestora.
n consens cu strategia i politica entitii au fost stabilite urmtoarele obiective generale:
o Creterea capacitii entitii de a asigura un proces de planificare n conformitate cu
principiile i regulile bugetare;
o Creterea capacitii entitii de a asigura utilizarea instrumentelor de planificare i
monitorizare a cheltuielilor n conformitate cu principiile i regulile bugetare.
Pentru ca obiectivele generale s poat fi ndeplinite este necesar ca la nivelul structurilor
funcionale s fie stabilite obiectivele specifice. Un obiectiv specific difer de unul general, prin aceea c
vizeaz rezultate concrete i conduce la atingerea obiectivului general.
Obiectivele specifice cu privire la procesul bugetar trebuie s fie realiste, repartizate structurilor din
cadrul direciei, cuantificabile, abordabile i ncadrate n timp, astfel nct s rspund cerinelor SMART,
respectiv:
Specific: nseamn o formulare, exprimare specific, lipsit de ambiguiti. Obiectivul indic exact ceea
ce se dorete a se obine.
Msurabil: nseamn c exist o modalitate explicit de a evalua precis dac activitatea desfurat pentru
atingerea obiectivului are succes i ulterior dac obiectivul a fost atins n ntregime. Obiectivul poate fi
cuantificat, fie cantitativ, fie calitativ.
Accesibil: nseamn c ceva poate fi realizat cu adevrat. Obiectivul poate fi atins.
Realist::
nseamn c obiectivul respectiv este compatibil cu alte obiective i este relevat pentru
rezultatele dorite. Obiectivul contribuie la impactul prevzut de proiect
Raportat la timp:
Obiectivul face referire la perioada pn la care este prevzut a se realiza.
n acest sens DFC are stabilite urmtoarele obiective specifice:
1. Perfecionarea sistemului de colectare de informaii anuale de la structurile entitii pentru
susinerea activitii de planificare bugetar.
2. Realizarea unor sinteze i analize semestriale privind finanarea activitilor cuprinse n
programele i proiectele aprobate de conducerea entitii.
3. Elaborarea Proiectului de buget, pe baza fundamentrilor primite cu ncadrarea n limita
creditelor bugetare aprobate de Guvern, n termenele legale.
Analiza obiectivelor s-a realizat cu ajutorul documentului Evaluarea obiectivelor. Rezultatele
analizei s-au concretizat n Testul nr. 1.1. Pe baza analizei efectuate auditorii interni au identificat faptul c
obiectivele au fost definite corect.
Pregtirea misiunii
Data: 06.02.2014
Intern
Document redactat de: tefnescu Ileana / Petrescu Maria auditori interni
Supervizat de:
36
EVALUAREA OBIECTIVELOR
EVALUARE
OBIECTIVE
Specific Msurabil Realizabil Realist
Limitat
n timp
Obiectiv (1)
Perfecionarea sistemului de colectare de
informaii anuale de la structurile entitii Da
Da
Da
Da
Da
pentru susinerea activitii de planificare
bugetar.
Obiectivul este SMART compatibil i respect
Evaluare general
cerinele i intele propuse de entitate
Propunerea unor obiective cu caracteristici
Nu este cazul.
SMART mai accentuate
Obiectiv (2)
Realizarea unor sinteze i analize semestriale
Da
Da
Da
Da
Da
privind finanarea activitilor cuprinse n
programele i proiectele aprobate de
conducerea entitii.
Nesatisfctor nu este suficient de specific i nu se
Evaluare general
tie dac este sau nu raportat la o anume perioad de
timp.
Obiectivul ar putea fi formulat ntr-o manier mai
SMART- compatibil.
Realizarea unor sinteze i analize semestriale privind
finanarea activitilor cuprinse n programele i
proiectele aprobate de conducerea entitii
Obiectiv (3)
Elaborarea Proiectului de buget, pe baza
fundamentrilor primite cu ncadrarea n limita
Da
Da
Da
Da
Da
creditelor bugetare aprobate de Guvern, n
termenele legale.
Obiectivul este SMART compatibil i respect
Evaluare general
cerinele i intele propuse de entitate
Nu este cazul.
Auditor intern,
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Supervizor,
Miulescu Ion
4. Analiza indicatorilor de performan

Pentru a formula o opinie cu privire la posibilitatea de realizare a criterii de performan stabilite de
entitate pentru realizarea obiectivelor interni evalueaz indicatorii de performan stabilii de conducere i
ataai obiectivelor specifice.
Pentru evaluarea indicatorilor de performan au fost utilizate 7 criterii de evaluare care sunt
reflectate n documentul Evaluarea indicatorilor, prezentat n continuare:
Pregtirea misiunii
Data: 06.02.2014
37
Intern
Supervizat de:
EVALUAREA INDICATORILOR
Criterii de evaluare
Instrumente de msur/ Indicatori
Obiectiv 1. Perfecionarea sistemului

de colectare de informaii anuale de
la structurile entitii pentru
susinerea activitii de planificare
bugetar.
Repere msurabile
Relevant pentru obiective

Definiie clar i fr ambiguiti
Uor de neles i de folosit
Comparabil
Verificabil
Acoper toate variabilele de cantitate,
calitate, cost, durat
Raportare la timp
Evaluarea general a indicatorilor sau
instrumentelor de msur luate ca
ntreg
Propuneri de msuri/indicatori noi sau
alternative
Obiectiv 2.
Numrul
de Ponderea n care Gradul n care
proceduri
procedurile
realizrile
operaionale
operaionale sunt anuale
s-au
elaborate
i aplicate n mod ncadrat
n
aprobate
corect (%).
prevederile
utilizate
n
care au stat la
procesul
baza
planificrii
elaborrii
bugetare.
Proiectului de
buget (%).
5
(proceduri 95 % (nevoia de 80
%
elaborate
i delegare, detaare i (prevederile
aprobate).
transfer identificat care au stat la
i transmis de baza elaborrii
structurile entitii Proiectului de
prin
utilizarea buget
sunt
formularelor i la respectate).
termenele stabilite
din proceduri).
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Axat pe
Axat pe cantitate,
cantitate,
Axat pe cantitate
calitate, cost i
calitate i timp
timp
Da
Da
Da
Indicatorii stabilii permit msurarea performanei. Totui,
intele stabilite pot fi uor realizate i nu stimuleaz
mbuntirea activitii.
Numrul de structuri din cadrul entitii care au
depit prevederile care au stat la baza elaborrii
Proiectului de buget.

Numrul
de Ponderea
structurilor Gradul de acceptare
38
Realizarea unor analize

semestriale
privind
finanarea
activitilor
cuprinse n programele i
proiectele aprobate de
conducerea entitii.
Repere msurabile

Definiie clar i fr
ambiguiti
Comparabil
Verificabil
Acoper toate variabilele de
cantitate, calitate, cost,
durat
Raportare la timp
Evaluarea general a
indicatorilor sau
instrumentelor de msur
luate ca ntreg
Propuneri de
msuri/indicatori noi sau
alternative
structuri de la care
sunt
solicitate
semestrial
informaii
cu
privire
la
finanarea
activitii
11 (toate structurile
funcionale
din
cadrul entitii).
al
propunerilor
transmise
de
structurile entitii
(%)
Da
Da
din cadrul entitii la

nivelul
crora
semestrial
sunt
efectuate analize i care
furnizeaz informaii
cu privire la finanarea
activitilor (%)
75
%
(solicitrile
structurile entitii prin
utilizarea formularelor i
la termenele stabilite din
proceduri).
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Axat pe cantitate
Axat pe cantitate, calitate

i timp
Axat pe cantitate,
calitate, cost i timp
50 % (prevederile
care au stat la baza
elaborrii Proiectului
de
buget
sunt
respectate).
Da
Da
Da
Da
Da
Indicatorii stabilii permit msurarea performanei. Totui, intele
stabilite pot fi uor realizate i nu stimuleaz mbuntirea
activitii.
Gradul de realizare al propunerilor acceptate transmise de
structurile entitii
39
Obiectiv 3.
Elaborarea Proiectului de buget, pe
baza fundamentrilor primite cu
ncadrarea n limita creditelor
bugetare aprobate de Guvern, n
termenele legale.
Repere msurabile
Definiie clar i fr ambiguiti
Comparabil
Verificabil
Acoper toate variabilele de cantitate,
calitate, cost, durat
Raportare la timp
Evaluarea general a indicatorilor sau
instrumentelor de msur luate ca
ntreg
Propuneri de msuri/indicatori noi sau
alternative
Ponderea
structurilor Gradul n care creditele
care
raporteaz bugetare sunt angajate i
satisfacia general cu utilizate (%).
privire la Proiectul de
buget (%).
Auditori interni,
Popescu Ion
Vasilescu Daniel
60%
95 %
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Axat pe cantitate, calitate
Axat pe cantitate, calitate i
i timp
timp
Da
Da
Indicatorii stabilii permit msurarea performanei.
Numrul de cazuri n care implementarea activitilor
planificate a fost amnat
Supervizor,
Georgescu Vasile
Rezultatele evalurilor sunt reflectate n Testul nr. 1.2. n baza testrilor efectuate
auditorii interni au formulat o opinie cu privire la indicatori i au elaborat propuneri de
msuri/indicatori noi care vor fi prezentate n Raportul misiunii de audit public intern al
performanei.
5. Analiza surselor de date utilizate de management
Pentru mbuntirea procesului bugetar au fost analizate sursele de informaii utilizate de conducere
pentru definirea criteriilor de performan.
n acest scop ntr-o prim etapa au fost identificate sursele de informaii utilizate de management, iar
ulterior a fost evaluat adecvarea i corectitudinea surselor de date. Analiza este efectuat cu ajutorul
documentului Evaluarea surselor de date care este prezentat n continuare.
Direcia de Audit
PREGTIREA MISIUNII
Data: 06.02.2014
Public Intern
Supervizat de:
Evaluarea surselor de date
40
INDICATOR
Surse de
date
existente
Criterii stabilite
pentru evaluarea
surselor de date
Rezultatele evalurii
surselor de date
Aprecierea global a
suficienei surselor
de date utilizate
Obiectiv 1: Elaborarea unor proceduri de colectare a informaiilor de la structurile entitii

pentru susinerea activitii de planificare bugetar
1.1. Numrul
de proceduri
operaionale
elaborate
i
aprobate
utilizate
n
procesul
planificrii
bugetare.
Strategia
entitii;
Programul de
control
managerial;
Registrul
riscurilor;
Proceduri
operaionale.
1.2. Ponderea
n
care
procedurile
operaionale
sunt aplicate n
mod corect.
Strategia
organizaiei;
Strategia
serviciului de
achiziii;
Registrul
riscurilor;
Proceduri
operaionale
Proiectele de
buget pentru
perioada
2011-2013;
Execuia
bugetar
pentru
perioada
2011-2013;
Minutele
edinelor
organizate cu
scopul
elaborrii
Proiectului
de
buget
pentru
perioada
2011.2013
Documentele
de
fundamentare
i motivare a
sumelor din
Proiectul de
S-a examinat modul de

utilizare a informaiilor
din Strategia entitii,
Programul de control
managerial i
Registrul
riscurilor
elaborat att la nivelul
DFC, ct i la nivelul
entitii i a fost
considerat
corespunztor.
Activitatea
de
elaborarea
i
actualizare
a
procedurilor
operaionale n cadrul
edinelor organizate la
nivelul entitii, de
ctre
Comisia
de
monitorizare
a
Programului
de
Control Managerial.
S-au examinat modul
de
folosire
a
informaiilor
din
Strategia
entitii,
Programul de control
managerial i
Registrul
riscurilor
elaborat att la nivelul
DFC ct i la nivelul
entitii. i a fost
considerat adecvat.
S-a analizat comparativ
realizrile
cu
previziunile bugetare
pentru perioada 20112013.
S-au
analizat
informaiile
din
Minutele edinelor.
S-au
analizat
informaiile
din
Documentele
de
fundamentare
i
motivare a sumelor din
Proiectul de buget
pentru perioada 20112013 pentru a se
identifica
dac
informaiile
utilizate
pentru
elaborarea
acestor documente sunt
colectate prin aplicarea
corect a procedurilor.
Procedurile dei sunt
Datele sunt corecte

d.p.d.v. cantitativ, dar
nu permit o analiz a
calitii
acestora.
Indicatorul dei este
realizat nu rspunde
scopului pentru care
este stabilit, deoarece
procedurile dei exist,
unele dintre ele sunt n
curs de actualizare
fiind
elaborate
la
compartimentele
iniiatoare i transmise
spre
aprobare
la
persoanele
responsabile; iar altele
sunt
incomplete,
respectiv
nu
sunt
detaliate
termenele
pentru
realizarea
activitilor.
Datele sunt corecte.
Indicatorul
poate fi
comparat i msurat, i
asigur contribuia la
realizarea procesului
de execuie bugetar.
Informaiile nu sunt
adecvate. Procedurile
dei sunt elaborate i
aprobate
sunt
incomplete. inta dei
este atins nu ofer o
siguran cu privire la
realizarea activitii n
condiii
de
economicitate,
Datele sunt corecte i

obinute n timp util.
Totodat, permit o
informare
a
managementului cu
privire la modul de
utilizare
a
procedurilor
de
personal.
41
1.3. Gradul n
care realizrile
anuale
s-au
ncadrat
n
prevederile
care au stat la
baza elaborrii
Proiectului de
buget.
buget pentru
perioada
2011-2013.
Proiectele de
buget pentru
perioada
2011-2013.
Documentele
de
fundamentare
i motivare a
sumelor din
Proiectul de
buget pentru
perioada
2011-2013
Execuia
bugetar
pentru
perioada
20112013
incomplete
sunt
cunoscute i utilizate.
S-a testat modul de
obinute
prin
comparaii
ntre
previzionat/realizat.
Realizrile
bugetare
sunt monitorizate prin
realizarea
unor
comparaii periodice.
Datele sunt corecte.

Indicatorul
asigur
msurarea eficacitii
activitii, poate fi
comparat i msurat.
inta stabilit pentru
acest indicator este
uor de realizat i nu
este n limitele de
toleran acceptate de
buna
practic
n
domeniu (+/-10%).
Datele sunt eficiente,

corecte i furnizate la
timp dpdv al practicii
din cadrul entitii.
Totui, performana
trebuie analizat prin
comparaie cu practica
n domeniu.
Obiectiv 2: Asigurarea unor sinteze i analize privind finanarea activitilor cuprinse n

programele i proiectele aprobate de conducerea entitii
2.1. Numrul
de structuri de
la care sunt
solicitate anual
informaii cu
privire
la
finanarea
activitii.
2.2. Ponderea
structurilor
din
cadrul
entitii
la
nivelul crora
trimestrial
sunt efectuate
analize i care
furnizeaz
informaii cu
privire
la
finanarea
activitilor.
Solicitri
transmise de
ctre
DFC
ctre
structurile
entitii.
Notele
de
informare
transmise de
structurile
din
cadrul
entitii ctre
DFC.
Procedurile
operaionale
Notele
de
informare
transmise de
structurile
din
cadrul
entitii.
Registrul
riscurilor
elaborat att
la
nivelul
DFC, ct i la
nivelul
entitii.
S-a testat modul de

utilizare a procedurilor
operaionale.
S-a analizat comparativ
informaiile solicitate
de la structuri cu
informaiile furnizate
de ctre structuri,
pentru a se verifica
concordana dintre ele.
Datele sunt complete i

corecte
i
permit
realizarea unor analize
cu privire la calitatea
informaiilor transmise
de structuri.
Datele sunt corecte

permit identificarea
structurilor care nu
transmit informaiile
necesare
realizrii
unor
sinteze
i
analize,
ntr-o
perioad optim.
S-a testat modul n care

sunt utilizate datele din
Notele de informare i
a
fost
considerat
adecvat.
S-a analizat modul
cum sunt gestionate
riscurile la nivelul
entitii.
Analizele
sunt
efectuate la nivelul
structurilor i sunt
transmise informri.
Informaiile obinute
de management, n
urma
comparaiilor
efectuate,
permit
stabilirea nivelului n
care inta stabilit este
realizat.
Datele
permit
identificarea
structurilor
care
efectueaz analize i
furnizeaz informaii
cu privire la finanarea
activitilor.
Obiectiv 3: Elaborarea Proiectului de buget, pe baza fundamentrilor primite cu ncadrarea

n limita creditelor bugetare aprobate de Guvern, n termenele legale
3.1. Gradul n
care
informaiile
din
sinteze
asigur
fundamentarea
Proiectului de
buget.
Proiectul de
buget pentru
perioada
2011-2013.
Documentele
de
fundamentare
i motivare a
sumelor din
Proiectul de

informaiile cuprinse n
Notele de informare se
regsesc
n
Documentele
de
fundamentare
i
motivare.
S-a analizat activitatea
de
elaborare
a
Documentele
de
Informaiile obinute n
urma
analizelor
efectuate
de
management
permit
care
intele
sunt
realizate.
Datele utilizate permit

managementului
obinerea
unor
informaii corecte i la
timp.
42
3.2. Ponderea
structurilor
care
raporteaz
satisfacia
general
cu
privire
la
Proiectul
de
buget
buget pentru
perioada
2011-2013.
Notele
de
informare
transmise de
structurile
din
cadrul
entitii.
Notele
de
informare
transmise de
structurile
din
cadrul
entitii.
Informrile
realizate de
Direcia de
Perfecionare
Profesional
cu privire la
satisfacia
persoanelor
care
au
participat la
programe de
pregtire
profesional.
fundamentare
i
motivare
i
a
Proiectelor de buget.
S-a testat modul de

din
Notele
de
informare transmise de
Informaiile obinute n
urma
analizelor
efectuate
de
management
permit
care
intele
sunt
realizate.
Datele sunt eficiente

i corecte, dar datorit
faptului c procedurile
nu detaliaz termene,
pot apare decalaje
ntre momentul cnd
aceste informaii sunt
necesare i momentul
cnd se obin.
Obiectiv 4: Asigurarea unui sistem eficient privind administrarea i utilizarea fondurilor

publice alocate
4.1. Numrul
de aciuni de
formare
profesional n
domeniul
planificrii i
execuiei
bugetare
realizate
n
cursul unui an.
4.2. Numrul
de
persoane
din
cadrul
entitii care
au participat la
cursuri
de
formare
profesional n
domeniul
planificrii i
execuiei
bugetare
Strategia
entitii.
Registrul
riscurilor.
Planurile
anuale de
formare
profesional.
Raportrile
efectuate de
Direcia
Perfecionare
Profesional
cu privire la
activitile
desfurate.
Planurile
anuale de
formare
profesional.
Raportrile
efectuate de
Direcia
Perfecionare
Profesional
cu privire la
activitile
desfurate.
Registrul
riscurilor
elaborat la
S-a testat modul de

utilizarea
a
informaiilor din aceste
documente.
Activitile de formare
profesional
sunt
planificate
i
monitorizate.

exacte, permit analiza
gradului n care sunt
atinse intele i punerea
n aplicare a unor
msuri/aciuni de
control.

i corecte, care se
obin conform
termenelor de
realizare a raportrilor
trimestrial, dar care se
pot calcula i n
funcie de nevoile
managementului
S-a testat modul de

utilizarea
a
informaiilor din aceste
documente.
Activitile de formare
profesional sunt
planificate i
monitorizate.

exacte, permit analiza
gradului n care sunt
atinse intele i punerea
n aplicare a unor
msuri/aciuni de
control.

i corecte, care se
obin conform
termenelor de
realizare a raportrilor
trimestrial, dar care se
pot calcula i n
funcie de nevoile
managementului
43
nivelul
entitii
Obiectiv 5: mbuntirea activitii lunare de monitorizare a cheltuielilor bugetare

5.1. Numrul
de
structuri
din
cadrul
entitii
la
nivelul crora
se realizeaz o
analiz lunar
nivelului
cheltuielilor.
5.2. Numrul
de
structuri
din
cadrul
entitii care
transmit
periodic
informri
i
propuneri cu
privire
la
modul
de
utilizare
a
fondurilor
pentru
finanarea
cheltuielilor.
Notele
de
informare
transmise de
structurile
din
cadrul
entitii.
Registrul
riscurilor
elaborat
la
nivelul
entitii.
Informrile
realizate de
Direcia de
Perfecionare
Profesional
cu privire la
satisfacia
persoanelor
care
au
participat la
programe de
formare
profesional.
Procedura de
elaborare a
Proiectului
de buget.
Procedurile
operaionale.
Notele
de
informare
transmise de
structurile
din
cadrul
entitii.
Registrul
riscurilor
elaborat
la
nivelul
entitii.

managementul
i
fundamenteaz
deciziile
pe
baza
acestor informaii.
Analizele i deciziile
managementului au la
baz informaii corecte.
Datele sunt adecvate

i corecte pentru
analiza gradului n
care sunt realizate
intele
aferente
indicatorului analizat.
Totui,
nu
sunt
suficiente pentru a
stimula performana
n
domeniul
procesului bugetar.
S-a testat modul de

furnizate de aceste
documente i a fost
considerat adecvat.
Deciziile manageriale
au la baz date corecte.
Datele sunt adecvate

i corecte pentru
analiza modului n
care structurile
entitii sunt implicate
n procesul bugetar.
Auditori interni,
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Supervizor,
Miulescu Ion

PREGTIREA MISIUNII
Data: 06.02.2014
Intern
Supervizat de:
FOAIE DE LUCRU Nr. 1.1
44
Obiectivul misiunii
Obiectivul testului
Modalitatea de eantionare
Descrierea testului
Constatare
Concluzii
Auditori interni,
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Analiza i evaluarea obiectivelor stabilite de entitate pentru domeniul

auditabil
Analiza definirii corecte a obiectivelor
Eantionul stabilit pentru efectuarea testrilor este constituit din
totalitatea obiectivelor stabilite la nivelul entitii pentru domeniul
auditabil, respectiv 3 obiective.
Efectuarea testrii a constat n analiza modului n care fost avute n
vedere caracteristicile SMART n momentul definirii la nivelul entitii a
obiectivelor specifice domeniului auditabil, prin utilizarea formularului
,,Evaluarea obiectivelor.
n urma analizei s-a constata c obiectivele specifice sunt definite cu
respectarea caracteristicilor SMART
n etapa de Intervenie la faa locului auditorii interni vor analiza
acele ariile aferente acestor obiective specifice
Supervizor,
Miulescu Ion

PREGTIREA MISIUNII
Data: 06.02.2014
Intern
Supervizat:
FOAIE DE LUCRU Nr. 1.2
Obiectivul misiunii
Obiectivul testului
Modalitatea de eantionare
Descrierea testului
Constatare
Analiza i evaluarea indicatorilor de performan

Analiza indicatorilor stabilii de entitate din punct de vedere calitativ
i cantitativ i intelor stabilite pentru acetia
Eantionul stabilit pentru efectuarea testrilor este constituit din
totalitatea stabilii la nivelul entitii pentru domeniul auditabil aferent
celor 3 obiective, n numr de 8.
Testarea a contat n analiza indicatorilor de performan ataai celor 3
obiective specifice definite pentru domeniul auditabil, prin utilizarea
unui numr de 7 criterii de evaluare prin utilizarea formularului
,,Evaluarea indicatorilor.
Indicatorii stabilii permit msurarea performanei, ns exist situaii n
care intele stabilite pot fi uor realizate i nu stimuleaz performana.
Exemplificm:
- indicatorul ,,Ponderea n care procedurile operaionale sunt
aplicate n mod corect (%) pentru care s-a stabilit inta 95 % (nevoia
de delegare, detaare i transfer identificat i transmis de structurile
entitii prin utilizarea formularelor i termenele stabilite din
proceduri).
- indicatorul ,,Gradul n care realizrile anuale/multianuale s-au
ncadrat n prevederile care au stat la baza elaborrii Proiectului de
buget (%) pentru care s-a stabilit inta 80 % (prevederile care au stat
la baza elaborrii Proiectului de buget sunt respectate).
- indicatorul ,,Ponderea structurilor din cadrul entitii la nivelul
crora semestrial sunt efectuate analize i care furnizeaz informaii
45
Concluzii
cu privire la finanarea activitilor (%) pentru care s-a stabilit inta

75 % (solicitrile structurile entitii prin utilizarea formularelor i la
termenele stabilite din proceduri).
- indicatorul ,,Gradul de acceptare al propunerilor transmise de
structurile entitii (%) pentru care s-a stabilit inta 50 %
(prevederile care au stat la baza elaborrii Proiectului de buget sunt
respectate).
Indicatorii stabilii permit msurarea performanei. Totui, intele
stabilite pot fi uor realizate i nu stimuleaz mbuntirea activitii.
Aspecte prezentate n acest test i recomandrile vor fi preluate n mod
direct n Raportul misiunii de audit public intern al performanei.
Auditori interni,
tefnescu Ileana
Petrescu Ileana
Supervizor,
Miulescu Ion
6. Stabilirea ariilor auditabile

Pe baza ntrebrilor principale auditorii interni identific ariile auditabile, care i ghideaz n activitatea
de efectuare a misiunilor identificarea ariilor auditabile se realizeaz cu ajutorul unui document formalizat
care este prezentat n continuare:
PREGTIREA MISIUNII
Data: 06.02.2014
Intern
Supervizat de:
ARIA DE CUPRINDERE A AUDITULUI

Nr.
ntrebrile la care auditul
Crt.
trebuie s rspund
1. Realizarea unor estimri
anuale care s asigurare o
programare adecvat a
cheltuielilor cu deplasarea,
detaarea i transferul
personalului n interes de
serviciu.
2. Asigurarea
unei
bune
gestiuni
financiare
a
detaarea i transferul
serviciu
Ariile auditabile
Observaii
1.1. Nevoia de deplasare, detaare i transfer a

personalului n interes de serviciu este
identificat i fundamentat eficient n raport cu
activitile derulate.
1.2. Perioada stabilit pentru efectuarea unei
deplasri, detari, transferri n interes de
serviciu este optim.
1.3. Selectarea prestatorilor de servicii hoteliere
i de transport n funcie de calitatea serviciului
i costuri.
1.4. Estimarea cheltuielilor cu deplasarea,
detaarea i transferul personalului n interes de
serviciu urmrete realizarea calitativ a
activitilor i reducerea costurilor.
2.1. Identificarea problemelor prin analiza
evoluiei cheltuielilor.
2.2. Stabilirea cauzelor i efectelor printr-o
abordare sistemic i metodic.
2.3. Cheltuielile cu deplasarea, detaarea,
transferul n interes de serviciu realizate respect
prevederile bugetare
46
Auditori interni,
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Supervizat,
Miulescu Ion
47

PREGTIREA MISIUNII
Data: 10.02.2014
Intern
Denumire misiune: mbuntirea procesului de utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu delegarea, detaarea, transferul personalului n interes de serviciu.
Document redactat de: tefnescu Ileana /Petrescu Maria auditor interni
Supervizat de:
STABILIREA PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCURILOR I IERARHIZAREA RISCURILOR
NR.
CRT.
OBIECTIVE
1. Realizarea unor
estimri anuale
care
s
asigurare
o
programare
adecvat
a
cheltuielilor cu
deplasarea,
detaarea
i
transferul
personalului n
interes
de
serviciu.
ACTVITII/
ACIUNI
Identificarea i fundamentarea
corespunztoare a nevoii de
deplasare, detaare i transfer
a personalului n interes de
serviciu.
Stabilirea
n
mod
corespunztor a perioadei de
timp
aferent
fiecrei
deplasri.
Selectarea corespunztoare a
furnizorilor
de
servicii
hoteliere i de transport.
RISCURILE IDENTIFICATE
Solicitri eronate cu privire la deplasarea,

detaarea i transferul personalului ca urmare
a identificrii eronate a unor nevoi ale
entitii.
Situaiile centralizatoare primite de la
structurile entitii nu asigur informaii
complete i fundamentate.
Situaiile obinute nu ofer informaii
suficiente pentru adoptarea deciziilor.
Neconcordana dintre activitile programate
a se realiza prin deplasarea, detaarea i
i nevoile entitii.
Stabilirea eronat a perioadei aferent fiecrei
deplasri pe baza analizei comparative
Utilizarea neadecvat a mijloacelor de
transport
Obinerea de informaii insuficiente privind
furnizorii de servicii hoteliere i de transport,
precum i cu privire la oferta lor financiar.
Informaii eronate existente n baza de date a
CRITERII DE ANALIZ A
RISCULUI
Punctajul
total
(PT)
IERARHIZAREA
RISCURILOR
Ridicat
Mediu
Mediu
Mediu
Mic
Mediu
Mediu
Mediu
Probabilitate
(P)
Imact
(I)
48
NR.
CRT.
OBIECTIVE
2. Asigurarea unei
bune
gestiuni
financiare
a
cheltuielilor cu
deplasarea,
detaarea
i
transferul
personalului n
interes
de
serviciu
ACTVITII/
ACIUNI
entitii cu privire la oferta financiar a

furnizorilor de servicii hoteliere i de
transport.
Supradimensionarea cheltuielilor ca urmare a
neutilizrii unor posibile faciliti oferite de
furnizorii de servicii.
Estimarea
corect
a Imposibilitatea estimrii corecte a costurilor
detaarea
i
transferul Neidentificarea soluiilor care permit
personalului n interes de realizarea n condiii de economicitate a
deplasrilor.
serviciu.
Cheltuielile cu deplasarea detaarea i
nu sunt estimate ntr-o perioad care s
permit previzionarea cheltuielilor entitii.
Repartizarea cheltuielilor pe trimestre nu
asigur realizarea n bune condiii a
obiectivelor entitii.
Identificarea problemelor prin Insuficiena
indicatorilor
pentru
analiza evoluiei cheltuielilor. monitorizarea cheltuielilor.
Neidentificarea abaterilor pentru fiecare
categorie de cheltuial precum i influena
acestora n totalul cheltuielilor.
Analiza necorespunztoare a abaterilor
identificate.
Centralizarea problemelor identificate nu
permite analiza adecvat a acestora.
Stabilirea cauzelor i efectelor Utilizarea unor tehnici neadecvate pentru
printr-o abordare sistemic i analiza cauzelor
metodic
Netratarea cauzelor n corelaie cu obiectivele
entitii.
Aciunile de corectare a problemelor nu au la
baz efectele preconizate
RISCULUI
Punctajul
total
(PT)
IERARHIZAREA
RISCURILOR
Probabilitate
(P)
Imact
(I)
Ridicat
Mediu
Mediu
Mediu
Mediu
Ridicat
Mediu
Mediu
Mediu
Mediu
Mediu
Mic
49
NR.
CRT.
OBIECTIVE
ACTVITII/
ACIUNI
Cheltuielile cu deplasarea, Identificarea unor soluii neadecvate.

detaarea, transferul n interes Selectarea necorespunztoare a soluiilor.
de serviciu realizate respect
prevederile bugetare
Auditori interni,
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
RISCULUI
Probabilitate
(P)
1
Imact
(I)
2
Punctajul
total
(PT)
IERARHIZAREA
RISCURILOR
Mic
Mediu
Supervizor,
Miulescu Ion
50
Not:
Mare
(3)
Medie
(2)
Mic
(1)
PROBABILITATE
1) Stabilirea criteriilor de analiz a riscurilor - sunt reprezentate de impactul i probabilitatea de manifestare a riscului, fiind evaluate pe o scal
cu trei niveluri, astfel:
S-R
(3)
S-M
(2)
S-S
(1)
Sczut
(1)
M-R
(6)
M-M
(4)
M-S
(2)
IMPACT
Moderat
(2)
R-R
(9)
Ridicat
R-M
(6)
Mediu
R-S
(3)
Mic
Ridicat
(3)
2) Stabilirea punctajului total al riscurilor i ierarhizarea riscurilor presupune:

a) stabilirea punctajului total al riscurilor, ca produsul dintre probabilitate i impactul riscului, obinut pe baza formulei:
PT = punctajul total al riscului
PT= P x I , unde:
P = probabilitate
I = impact
b) ierarhizarea riscurilor - se realizeaz pe baza punctajelor totale obinute din evaluarea riscului, iar activitile/aciunile auditabile se
mpart n activiti/aciuni cu risc mic, mediu i mare, astfel:
- pentru PT = 1 sau 2, riscul este mic;
- pentru PT = 3 sau 4, riscul este mediu;
- pentru PT = 6 sau 9, riscul este ridicat.
51
PREGTIREA MISIUNII
Data: 10.02.2014
Intern
Supervizat de:
CHESTIONARUL DE CONTROL INTERN

NTREBRI FORMULATE
DA
NU
OBSERVAII
Obiectiv 1 Realizarea unor estimri anuale care s asigurare o programare adecvat a cheltuielilor cu
deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu.
1. Identificarea i fundamentarea corespunztoare a nevoii de deplasare, detaare i transfer n interes
de serviciu
1.1. Identificarea activitilor care genereaz cheltuieli se realizeaz
cu ajutorul unor documente unitate la nivelul entitii, al cror format X
este aprobat prin intermediul unor proceduri?
1.2. La nivelul entitii se realizeaz o analiz periodic a
X
procedurilor n scopul actualizrii lor?
1.3. Identificarea nevoii de bunuri i servicii la nivelul structurilor
funcionale se realizeaz de persoane cu o pregtire profesional X
corespunztoare?
1.4. La nivelul structurilor funcionale este responsabilizat personalul
cu privire la identificarea i fundamentarea nevoii de bunuri i X
servicii?
1.5. Planificarea cheltuielilor se realizeaz pe baza unei analize
comparative ntre nevoia identificat i activitile care urmeaz a se
X
desfura la nivelul structurilor funcionale?
1.6. La nivelul structurilor funcionale se realizeaz o analiz cu
privire la oportunitatea i impactul activitilor care genereaz X
cheltuieli cu bunurile i serviciile?
1.7. Procedurile operaionale menioneaz termenele la care
X
structurile funcionale trebuie s efectueze raportrile?
1.8. Dotarea tehnic existent la nivelul entitii asigur transmiterea
X
operativ a informaiilor?
1.9. Personalul responsabil cu transmiterea informaiilor are o
X
pregtire profesional corespunztoare?
1.10. Purttorii de informaii asigur o comunicare adecvat?
X
1.11. Estimarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile se realizeaz pe
baza analizei solicitrilor transmise de structurile funcionale din X
cadrul entitii?
1.12. Analiza solicitrilor transmise se realizeaz n cadrul unor
X
edine de lucru?
1.13. La edinele de lucru au fost reprezentate toate structurile din
X
cadrul entitii?
1.14. Persoanele participante la grupul de lucru au o pregtire
X
profesional corespunztoare?
1.15. Informaiile colectate cu ocazia derulrii edinelor de lucru
sunt prelucrate de persoane cu o pregtire profesional X
corespunztoare i care au responsabilitii n acest sens?
52
NTREBRI FORMULATE
DA
NU
OBSERVAII
1.16. Rezultatele activitii de prelucrarea a informaiilor sunt aduse

X
la cunotin tutor structurilor din cadrul entitii?
1.17. Estimarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile are la baz o
X
analiz a activitilor viitoare derulate n cadrul entitii?
1.18. Structurile funcionale din cadrul entitii au transmis punctul
lor de vedere cu privire la concordana dintre cheltuielile cu bunurile i X
serviciile estimate i activitile viitoare derulate n cadrul entitii?
.
2. Stabilirea n mod corespunztor a perioadei de timp aferent fiecrei deplasri
2.1. La nivelul entitii exist o procedur de sistem care s permit
colectarea informaiilor cu privire la nevoia de bunuri i servicii care X
trebuie achiziionate?
2.2. n cadrul procedurii sunt stabilite termenele clare cu privire la
transmiterea, colectarea i prelucrarea informaiilor primite de la X
structurile funcionale din cadrul entitii?
2.3. Formularele prevzute n cadrul procedurii, permit structurilor
funcionale s transmit informaii cu privire la perioada n care X
trebuie efectuate cheltuielile?
2.4. Rezultatele activitii de prelucrare, a informaiilor transmise de
structurile funcionale, sunt aduse la cunotin factorilor atribuie de X
conducere din cadrul entitii?
2.5. Periodic n funcie de stadiul de realizare al activitilor
structurile funcionale informeaz cu privire la modificarea unor X
perioade de efectuare a cheltuielilor?
2.6. Solicitrile de modificare a perioadei de efectuare a cheltuielilor
sunt colectate, prelucrate i analizate de persoane care au
X
responsabiliti n domeniu si o pregtire profesional
corespunztoare?
2.7. Modificarea calendarului de efectuare a cheltuielilor cu bunurile
se efectueaz prin consultarea tuturor structurilor funcionale din
X
cadrul entitii?
2.8. Calendarul actualizat de efectuare al cheltuielilor cu bunurile i
serviciile este adus la cunotin tuturor structurilor funcionale din X
cadrul entitii?
.
3. Selectarea corespunztoare a furnizorilor de servicii hoteliere i de transport
3.1. Planificarea perioadei de efectuare a cheltuielilor are la baz o
X
analiz a duratei pe care o implic derularea procedurii de achiziie?
3.2. Analiza este efectuat de persoane care au o pregtire
X
profesional corespunztoare n domeniu?
3.3. Persoanele care au efectuat analiza au stabilite prin fia postului
X
responsabiliti n domeniu?
3.4. Exist o procedur la nivelul entitii pentru elaborarea
X
Programului anual al achiziiilor publice?
3.5. Anterior definitivrii Programului anual de achiziii publice sunt
organizate workshopu-uri care au ca tem analiza proiectului acestui X
document?
3.6. La workshop-uri particip reprezentani ai structurilor a cror
X
activitate genereaz cheltuieli cu bunurile i serviciile?
53
NTREBRI FORMULATE
DA
NU
OBSERVAII
3.7. Reprezentanii structurilor funcionale transmit informri

periodice cu privire la necesitatea actualizrii Programului anual al
X
achiziiilor publice referitor la perioada de achiziie a unor bunuri i
servicii?
3.8. Solicitrile structurilor funcionale sunt analizate anterior
X
actualizrii Programului anual al achiziiilor publice?
.
4. Estimarea corect a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de
serviciu
4.1. Procedura de elaborare a Programului anual al achiziiilor
publice menioneaz modalitatea de culegere i prelucrare a X
informaiilor referitoare la oferta furnizorilor de bunuri i servicii?
4.2. La nivelul entitii exist o baz de date care s conin
X
informaii cu privire la furnizorii de bunuri i servicii?
4.3. Exist o persoan responsabil cu activitatea de culegere i
prelucrare a informaiilor referitoare la oferta furnizorilor de bunuri i X
servicii?
4.4. Persoanele responsabile cu activitatea de culegere i prelucrare a
informaiilor referitoare la furnizorii de bunuri i servicii au o pregtire
X
profesional corespunztoare?
4.5. Persoanelor responsabile cu culegerea i prelucrarea
informaiilor referitoare la furnizorii de bunuri i servicii li s-a asigurat X
o dotare tehnic corespunztoare activitii pe care o desfoar?
4.6. Sunt stabilite criterii pe baza crora s fie analizate informaiile
X
cu privire la oferta furnizorilor de bunuri i servicii?
4.7. Persoanele care efectueaz analiza informaiilor cu privire la
oferta de bunuri i servicii au o pregtire profesional X
corespunztoare?
4.8. Sunt efectuate informri periodice ctre management cu privire
la rezultatele activitii de analiz a ofertei furnizorilor de bunuri i X
servicii?
4.9. Exist o baz de date la nivelul entitii care s conin informaii
cu privire la evoluia n timp a diferitelor categorii de cheltuieli cu X
bunuri i servicii?
4.10. n momentul evalurii cheltuielilor poteniale cu bunurile i
X
serviciile se ia n considerare evoluia indicelui inflaiei?
4.11. n momentul evalurii a cheltuielilor poteniale cu bunuri i
X
serviciile se ia n considerare progresul tehnic?
4.12. Pentru evaluarea cheltuielilor poteniale cu bunurile i serviciile
X
este responsabilizat personalul entitii prin fia postului?
4.13. Personalul responsabil cu evaluarea cheltuielilor poteniale cu
X
bunuri i servicii are o pregtire profesional corespunztoare?
4.14. Exist un document de lucru formalizat care s permit
efectuarea unei analize comparative cu privire la cheltuielile pe care le
X
implic utilizarea unor modaliti diferite de achiziie a bunurilor i
serviciilor?
4.14. Exist o aplicaie informatic care sprijin activitatea de
X
estimare a cheltuielilor poteniale cu bunurile i serviciile?
4.15. Exist un document formalizat pe baza cruia se realizeaz
X
estimarea cheltuielilor poteniale cu bunurile i serviciile?
4.16. Documentul formalizat conine informaii cu privire la toate
X
componentele care pot fi cuprinse n valoare de intrare a unui bun?
54
NTREBRI FORMULATE
DA
NU
OBSERVAII
4.17. Documentul formalizat permite analiza comparativ a dou sau

mai multe bunuri/servicii de acelai fel dpdv al preului/tarifului i X
standarde de calitate?
4.18. Valoarea estimat a cheltuielilor cu bunurile i serviciile este
X
stabilit pe baza unei analize comparative?
4.19. Dac da, analiza este efectuat cu ocazia unor workshop-uri la
care particip persoane cu experien n diferite domenii care au
X
cunotin despre caracteristicile tehnice ale bunurilor i serviciilor
care urmeaz a fi achiziionate?
4.20. La nivelul entitii exist o procedur care s sprijine DFC n
X
activitatea de elaborarea i actualizare a bugetului
4.21. La nivelul entitii exist o procedur care s sprijine DGAPA
n activitatea de elaborarea i actualizare a Programului anual al X
achiziiilor publice?
4.22. Exist o corelaie ntre perioadele de realizare a activitilor
stabilite prin procedura de elaborare i actualizare a bugetului i
X
procedura de elaborare i actualizare a Programului anual al
achiziiilor publice?
4.23. Sunt efectuate periodic analize cu privire la gardul de realizare
X
a activitilor?
4.24. Printre cauzele care au avut ca efect nerealizarea activitilor,
au fost identificate unele i cauze care au legtur cu activitatea de X
planificare bugetar?
4.25. Dac da, aceste aspecte au fot avute n vedere n momentul
realizrii actualizrii bugetare sau la planificarea bugetar a anului X
viitor?
.
Obiectiv 2 Asigurarea unei bune gestiuni financiare a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul
personalului n interes de serviciu
1. Identificarea problemelor prin analiza evoluiei cheltuielilor.
1.1. Exist persoane responsabile la nivelul structurilor funcionale cu
X
derularea contractelor de achiziie?
1.2. Exist o procedur prin care se stabilete modalitatea de
transmitere a informaiilor cu privire la abateri, la persoanele cu X
atribuii de conducere din cadrul structurilor funcionale?
1.3. Abaterile identificate, sunt analizate n cadrul unor edine de
lucru la care particip reprezentanii tuturor structurilor implicate n X
derularea contractului?
1.4. Cu ocazia edinelor de lucru sunt identificate cauzele care au
X
condus la apariia abaterilor?
1.5. Cu ocazia edinelor de lucru este identificat/estimat impactul
X
financiar al acestor abateri?
1.6. Procedura de lucru conine un document formalizat prin
intermediul cruia s se transmit ctre toi factorii implicai X
modalitatea de soluionare a abaterilor?
1.7. Este monitorizat activitatea de implementare a unor instrumente
X
de control stabilite pentru eliminarea abaterilor?
.
2. Stabilirea cauzelor i efectelor printr-o abordare sistemic i metodic
2.1. La nivelul fiecrei structuri funcionale sunt stabilite
responsabiliti cu privire la identificare cauzelor care au determinat X
abateri?
55
NTREBRI FORMULATE
DA
NU
OBSERVAII
2.2. Personalul responsabil din cadrul structurilor funcionale are o

pregtire profesional corespunztoare pentru a identifica cauzele care X
au determinat abaterile?
2.3. Personalului responsabil din cadrul structurilor funcionale i este
asigurat dotarea tehnic necesar pentru identificarea cauzelor care au X
determinat abaterile i cuantificarea efectelor?
2.4. La nivelul entitii este asigurat un sistem de comunicare
adecvat, care s permit persoanelor responsabile s transmit ctre X
management cauzele identificate i efectele?
2.5. Aciunile stabilite pentru eliminarea cauzelor au la baz o analiz
X
a activitilor derulate n cadrul entitii?
2.6. La nivelul structurilor funcionale sunt analizate efectele
X
implementrii soluiilor adoptate?
2.7. Personalul cu atribuii de conducere este informat cu privire la
X
efectele implementrii soluiilor adoptate?
2.8. Sunt stabilite msuri suplimentare pentru soluionarea
X
problemelor, dup caz?
2.9. Exist o procedur la nivelul entitii prin intermediul creia se
X
asigur transmiterea informaiilor ntre structurile funcionale?
2.10. La nivelul structurilor funcionale sunt stabilii indicatori pentru
X
msurarea performanelor cheltuielilor cu bunurile i serviciile?
2.11. Personalul din cadrul structurilor funcionale este
responsabilizat cu privire la monitorizarea gradului de realizare al X
obiectivelor?
.
3. Cheltuielile cu deplasarea, detaarea i transferul n interes de serviciu realizate respect prevederile
bugetare
..
Auditori interni,
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Supervizor,
Miulescu Ion
56

PREGTIREA MISIUNII
Data: 10.02.2014
Intern
Supervizat de:
EVALUAREA INIIAL A GRADULUI DE NCREDERE N CONTROLUL INTERN

Nr. crt.
Obiective
1. Realizarea
unor
estimri
anuale
care s asigurare o
programare
adecvat
a
cheltuielilor
cu
deplasarea,
detaarea
i
transferul
personalului
n
interes de serviciu
Activiti/
Aciuni
1.1.
Identificarea i
fundamentarea
corespunztoar
e a nevoii de
deplasare,
detaare
i
transfer
a
personalului n
interes
de
serviciu.
Riscuri identificate
1.1.1. Solicitri
eronate
cu
privire
la
deplasarea,
detaarea
i
transferul
personalului ca
urmare
a
identificrii
eronate a unor
nevoi
ale
entitii.
Ierarhizarea
riscurilor
Controale interne existente
Ridicat
Controale interne ateptate
Evaluarea
iniial a
controlului
intern
Selectare n
auditare
a. Analiza activitilor din

anii anteriori, care au
implicat
deplasarea,
detaarea,
transferul
serviciu.
b.
Realizarea
unor
previziuni cu privire la
activitile desfurate de
fiecare structur a entitii,
care vor fi formalizate ntrun
document
sub
denumirea:
,,Sinteza
principalelor activiti ale
direciei/serviciului/
biroului/compartimentului
, pn la data de 28
februarie a.c. pentru anul
viitor.
c. Identificarea pn la data
de 15 martie a.c. a
activitilor
care
vor
implica
deplasarea,
detaarea,
transferul
serviciu
n
exerciiul
financiar urmtor.
NECONFORM
DA
57
Nr. crt.
Obiective
Activiti/
Aciuni
1.1.2. Situaiile
centralizatoare
primite de la
structurile
entitii
nu
asigur
informaii
complete
i
fundamentate.
Ierarhizarea
riscurilor
Mediu
1.1.3. Situaiile
obinute
nu
ofer
informaii
suficiente
pentru
adoptarea
deciziilor.
Mediu
1.1.4.
Neconcordana
dintre
Mediu
a. Realizarea unor
analize periodic cu
privire la necesarul de
aciuni care implic
deplasarea, detaarea i
transferul personalului
a.
Identificarea
informaiilor
minime
necesare
care
trebuie
coninute
de
Situaiile
centralizatoare cu ajutorul
unor Check-listuri.
b. Existena unei aplicaii
informatice care s asigure
furnizarea i colectarea
unor informaii complete i
fundamentate.
c. Existena unui manual de
utilizare aferent acestei
aplicaii.
a.
Existena
unui
,,document
tip
care
prezint tipul de informaii
ce trebuie furnizate.
b. Procedura operaional
conine un model al acestui
,,document tip prin care
sunt furnizate informaiile.
c. Asigurarea unei pregtiri
profesionale
corespunztoare
persoanelor care furnizeaz
informaiile.
d. Asigurarea supervizrii
activitii de furnizare a
informaiilor la nivelul
fiecrei structuri a entitii.
a.
Procedura de
elaborarea a bugetului.
b. Asigurarea unei
pregtiri profesionale
corespunztoare pentru
personalul
care i
desfoar activitatea n
structurile cu atribuii
n domeniul financiarcontabil i audit intern.
c.
Transmiterea
informaiilor furnizate
de structurile entitii
prin
intermediul
Notelor de informare,
care sunt semnate de
persoanele
mputernicite sau de
cele care au competen
s le nlocuiasc.
a.
Indicatori
de a. Realizarea unor studii
performan:
anuale, cu privire la gradul
Numrul
de n
care
activitile
Evaluarea
iniial a
controlului
intern
Selectare n
auditare
NECONFORM
DA
NECONFORM
DA
NECONFORM
DA
58
Nr. crt.
Obiective
Activiti/
Aciuni
Ierarhizarea
riscurilor
activitile
programate a
se realiza prin
deplasarea,
detaarea
i
transferul
personalului n
interes
de
serviciu
i
nevoile
entitii.
1.3. Selectarea
corespunztoare a
furnizorilor de
servicii hoteliere
i de transport.
..
1.3.1.
Obinerea de
informaii
insuficiente
privind
furnizorii
de
servicii
hoteliere i de
..
Mediu
proceduri operaionale
elaborate i aprobate
utilizate n procesul
planificrii bugetare.
- % n care procedurile
operaionale
sunt
aplicate n mod corect.
- gradul n care
realizrile anuale s-au
ncadrat n prevederile
care au stat la baza
elaborrii Proiectul de
buget.
- Numrul de structuri
de la care sunt solicitate
anual informaii cu
privire la finanarea
activitii.
- % structurilor din
cadrul entitii la
nivelul crora
trimestrial sunt
efectuate analize i care
furnizeaz informaii cu
activitilor.
programate au fost n
concordan cu nevoile
entitii, pe o perioad de
trei ani.
b.
Identificarea
neconcordanelor aprute n
activitatea entitii.
c. Informarea structurilor
din cadrul entitii cu
privire la rezultatul acestor
studii.
d. Planificarea activitilor
care implic deplasarea,
detaarea,
transferul
serviciu innd cont de
rezultatele acestor studii.
e. Existena unor indicatori
de performan
a.
Previzionarea
cheltuielilor pe baza
cheltuielilor
efective
din anul curent.
b. Asigurarea unei
personalului n
domeniul Comunicrii
i muncii n echip.
a. Identificarea principalilor
tour operatori de pe piaa
intern i extern i
realizarea unei baze de date.
b. Existena unei proceduri
operaionale cu privire la
Realizarea comunicrii cu
mediul extern al entitii.
c. Constituirea unei baze de
Evaluarea
iniial a
controlului
intern
Selectare n
auditare
NECONFORM
DA
59
Nr. crt.
Obiective
Activiti/
Aciuni
transport,
precum i cu
privire la oferta
lor financiar.
1.3.2.
Informaii
eronate
existente
n
baza de date a
entitii
cu
privire la oferta
financiar
a
furnizorilor de
servicii
hoteliere i de
transport.
1.3.3.
Supradimensio
narea
cheltuielilor ca
urmare
a
neutilizrii
unor posibile
faciliti oferite
de furnizorii de
servicii.
Ierarhizarea
riscurilor
Evaluarea
iniial a
controlului
intern
Selectare n
auditare
NECONFORM
DA
NECONFORM
DA
date care s conin

informaii cu privire la
principalii tour- operatori.
Mediu
Ridicat
a.
Existena
unei
conexiuni la internet prin
intermediul reelei proprii
a entitii.
b. Analiza periodic a
informaiilor furnizate de
site-uri i realizarea de
informri
ctre
management.
c. Coordonarea
activitilor de ctre eful
de serviciu concretizat
n aprobarea Notelor de
informare.
a. Obiectiv specific:
Elaborarea Proiectului
de buget, pe baza
fundamentrilor primite
cu ncadrarea n limita
creditelor
bugetare
aprobate de Guvern, n
termenele legale.
b.
Indicatori
de
performan:
- numrul de structuri de
la care sunt solicitate
anual
informaii
cu
privire
la
finanarea
activitii.
- % structurilor din cadrul
entitii la nivelul crora
trimestrial sunt efectuate
a.
Responsabilizarea
personalului prin stabilirea
prin Fia postului a unor
sarcini cu privire la acest
aspect.
b. Actualizarea periodic a
bazei de date care conine
furnizorii
de
servicii
c. Asigurarea unei dotri
corespunztoare,
pentru
personalul cu atribuii n
domeniu.
d. Supervizarea activitii.
a. Existena unui obiectiv
specific
care
s
ndeplineasc
caracteristicile SMART.
b. Stabilirea unor indicatori
de performan.
c. Realizarea unor analize
cu privire la cheltuielile
generate de deplasarea
serviciu n anii anteriori.
d. Realizarea unor analize
cu privire la tarifele
practicate pe pia de
principalii furnizori de
servicii hoteliere i de
transport
n
scopul
identificrii ofertelor cele
60
Nr. crt.
Obiective
Activiti/
Aciuni
1.4. Estimarea
corect
a
cheltuielilor cu
deplasarea,
detaarea
i
transferul
personalului n
interes
de
serviciu.
Ierarhizarea
riscurilor
1.4.1.
Imposibilitatea
estimrii
corecte
a
costurilor
Mediu
analize i care furnizeaz

finanarea activitilor.
Gradul
n
care
informaiile din sinteze
asigur
fundamentarea
Proiectului de buget;
c. Analiza periodic a
informri
ctre
management.
d. Coordonarea
informare.
. Organizarea de cursuri
de pregtire profesional
n domeniile finane
publice,
contabilitate,
achiziii publice i TIC
pentru personalul din
cadrul DFC.
b.
Existena
unei
conexiuni la internet prin
intermediul reelei proprii
a entitii.
c. Analiza periodic a
informri
ctre
management.
d.
Coordonarea
mai avantajoase.
e. Realizarea unor acorduri
de colaborare cu principalii
furnizori
de
servicii
f. Supervizarea activitii.
a. Asigurarea unei pregtiri

profesionale
corespunztoare
personalului responsabil.
b. Asigurarea unor resurse
tehnice adecvate pentru
gestionarea bazelor de date.
c. Existena unei aplicaii
informatice care permite o
estimare
adecvat
a
costurilor.
d. Existena unui manual al
aplicaiei.
e. Supervizarea activitii.
Evaluarea
iniial a
controlului
intern
Selectare n
auditare
NECONFORM
DA
61
Nr. crt.
Obiective
Activiti/
Aciuni
1.4.2.
Neidentificarea
soluiilor care
permit
realizarea
n
condiii
de
economicitate a
deplasrilor.
1.4.4.
Repartizarea
cheltuielilor pe
trimestre
nu
asigur
realizarea
n
bune condiii a
obiectivelor
entitii.
Ierarhizarea
riscurilor
Mediu
informare.
a.
Procedura
de
b. Organizarea de cursuri
n domeniile finane
publice,
contabilitate,
cadrul DFC.
Evaluarea
iniial a
controlului
intern
Selectare n
auditare
a. Existena unei proceduri

operaionale.
b. Actualizarea periodic
bazei de date.
c. Asigurarea unei pregtiri
profesionale
corespunztoare
d. Analiza i evaluarea
alternativelor
pentru
optimizarea costurilor.
NECONFORM
DA
NECONFORM
DA
Mediu
Elaborarea proiectului de
buget,
pe
baza
fundamentrilor primite
cu ncadrarea n limita
creditelor
bugetare
aprobate de Guvern, n
termenele legale.
b.
Procedura
de
c.
Diseminarea
informaiilor coninute de
Scrisoarea-cadru.
d.
Indicatori
de
performan:
- Numrul de structuri de
la care sunt solicitate
anual
informaii
cu
privire
la
finanarea
activitii.
- % structurilor din cadrul
entitii la nivelul crora

specific
care
s
ndeplineasc
b. Existena unei proceduri
operaionale.
c. Efectuarea unei analize a
activitilor preconizate a se
realiza anul urmtor care
implic
deplasarea
detaarea i transferul n
interes de serviciu n scopul
prioritizrii acestora.
d. Repartizarea cheltuielilor
pe trimestre avndu-se n
vedere metodologiile de
elaborarea a Proiectului de
buget i limitele de
cheltuieli
aprobate
de
Guvern.
e. Existena unor indicatori.
62
Nr. crt.
2.
Obiective
Asigurarea unei
bune gestiuni
financiare a
cheltuielilor cu
deplasarea,
detaarea i
transferul
personalului n
interes de serviciu
Activiti/
Aciuni
2.1.
Identificarea
problemelor
prin
analiza
evoluiei
cheltuielilor.
Ierarhizarea
riscurilor
2.1.1.
Insuficiena
indicatorilor
pentru
monitorizarea
cheltuielilor.
Ridicat
trimestrial sunt efectuate

analize i care furnizeaz
finanarea activitilor.
Gradul
n
care
informaiile din sinteze
asigur
fundamentarea
Proiectului de buget.
Realizarea unor sinteze i
analize privind finanarea
activitilor cuprinse n
programele i proiectele
aprobate de conducerea
entitii
b.
Organizarea
de
cursuri
de
pregtire
profesional n domeniile
finane
publice,
contabilitate,
achiziii
publice i TIC pentru
personalul din cadrul
DFC.
c.
Procedura
de
d.
Diseminarea
informaiilor coninute de
Scrisoarea-cadru.
e. Fiecare salariat al
entitii are repartizat o
adres de email
personalizat care,
conine datele
funcionarului i ale
entitii, pentru a asigura
o comunicare eficient cu
persoane din interiorul i

specific
care
s
ndeplineasc
b. Asigurarea unei pregtiri
profesionale
corespunztoare
personalului
cu
responsabiliti n domeniu.
c. Realizarea unui studiu cu
privire la indicatorii utilizai
pentru
monitorizarea
cheltuielilor de entiti
publice cu profil socioeconomic asemntor.
d. Existena unui flux
informaional
care
s
furnizeze
informaiile
necesare
calculul
indicatorilor.
e.
Existena
unor
metodologii de calcul al
indicatorilor.
Evaluarea
iniial a
controlului
intern
Selectare n
auditare
NECONFORM
DA
63
Nr. crt.
Obiective
Activiti/
Aciuni
2.1.2.
Neidentificare
a
abaterilor
pentru fiecare
categorie de
cheltuial
precum
i
influena
acestora
n
totalul
cheltuielilor.
Ierarhizarea
riscurilor
Mediu
2.1.3. Analiza
necorespunzt
oare
a
abaterilor
identificate.
Mediu
din afara entitii.

a. Organizarea de cursuri
n domeniile finane
publice,
contabilitate,
cadrul DFC.
b. Asigurarea unei
comunicri eficiente cu
persoane din interiorul i
din afara entitii, prin
repartizarea unei adrese
de email personalizat,
pentru fiecare salariat al
entitii, care conine
datele funcionarului i
ale entitii.
a. Organizarea de cursuri
n domeniile finane
publice,
contabilitate,
cadrul DFC.
Evaluarea
iniial a
controlului
intern
Selectare n
auditare
NECONFORM
DA
a.
Responsabilizarea
personalului prin stabilirea
unor atribuii n Fia
postului.
profesionale
corespunztoare
c. Planificarea activitii
prin stabilirea unui calendar
cu privire la colectarea
informaiilor i realizarea
analizelor.
d. Supervizarea activitii.
NECONFORM
DA
a. Indicatori adecvai pentru

fiecare
categorie
de
cheltuieli.
b. Asigurarea unor mijloace
tehnice care s dein
performane
tehnice
adecvate.
c. Analize periodice cu
privire
la
evoluia
indicatorilor.
d. Asigurarea unei pregtiri
profesionale personalului
responsabil
cu
monitorizarea
evoluiei
indicatorilor
64
Concluzii:
Pe baza analizei riscurilor au fost selectate pentru auditare urmtoarele obiective:
NR.
CRT.
OBIECTIVE
1. Realizarea
unor
estimri anuale care
s
asigurare o
programare adecvat
a cheltuielilor cu
deplasarea,
detaarea
i
transferul
personalului
n
interes de serviciu
ACTIVITI/ACIUNI
Identificarea
i
fundamentarea Solicitri eronate cu privire la deplasarea, detaarea i transferul personalului ca
corespunztoare a nevoii de deplasare, urmare a identificrii eronate a unor nevoi ale entitii.
detaare i transfer a personalului n Situaiile centralizatoare primite de la structurile entitii nu asigur informaii
interes de serviciu.
Situaiile obinute nu ofer informaii suficiente pentru adoptarea deciziilor.
Neconcordana dintre activitile programate a se realiza prin deplasarea,
detaarea i transferul personalului n interes de serviciu i nevoile entitii.
Selectarea
corespunztoare
a Obinerea de informaii insuficiente privind furnizorii de servicii hoteliere i de
furnizorilor de servicii hoteliere i de transport, precum i cu privire la oferta lor financiar.
transport.
Informaii eronate existente n baza de date a entitii cu privire la oferta
financiar a furnizorilor de servicii hoteliere i de transport.
Supradimensionarea cheltuielilor ca urmare a neutilizrii unor posibile faciliti
oferite de furnizorii de servicii.
Estimarea corect a cheltuielilor cu
Imposibilitatea estimrii corecte a costurilor
deplasarea, detaarea i transferul
Neidentificarea soluiilor care permit realizarea n condiii de economicitate a
personalului n interes de serviciu.
deplasrilor.
Repartizarea cheltuielilor pe trimestre nu asigur realizarea n bune condiii a
2. Asigurarea unei bune Identificarea problemelor prin analiza Insuficiena indicatorilor pentru monitorizarea cheltuielilor.
gestiuni financiare a evoluiei cheltuielilor.
cheltuielilor
cu
i
transferul
personalului n interes
de serviciu
Auditori interni,
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Neidentificarea abaterilor pentru fiecare categorie de cheltuial precum i influena

Analiza necorespunztoare a abaterilor identificate.
Supervizor,
Miulescu Ion
65
PREGTIREA MISIUNII DE AUDIT

Elaborarea programului misiunii de audit public intern
de performan
Data: 10.02.2014

Aprobat de :
PROGRAMUL MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN AL PERFORMANEI
Obiective
Activiti/Aciuni
Misiunea de audit:
I. Pregtirea misiunii:
1. ntocmirea si aprobarea
Ordinului de serviciu
2. ntocmirea si validarea
Declaraiilor de independen
3. Elaborarea i transmiterea
Notificrii privind declanarea
misiunii de audit public al
performanei
Tipul testrii
Durata
(ore)
Locul
desfurrii
702
270
4
6
4. Deschiderea misiunii de audit

5. Constituirea i actualizarea
dosarului permanent
12
6. Prelucrarea i documentarea
informaiilor
120
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Miulescu Ion
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Miulescu Ion
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Miulescu Ion
Sediu
DAPI
Sediu
DAPI
Sediu
DAPI
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Miulescu Ion
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Miulescu Ion
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Miulescu Ion
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Miulescu Ion
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Miulescu Ion
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Miulescu Ion
Sediu
structur
auditat
72
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Miulescu Ion
Sediu
structur
auditat
72
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Miulescu Ion
Sediu
structur
auditat
7. Evaluarea riscurilor
56
8. Evaluarea controlului intern
40
9. Elaborarea Programului
misiunii de audit public intern
al performanei
II. Intervenia la fata locului:
1.1 Nevoia de bunuri i servicii
Obiectiv 1:
Realizarea unor
este identificat i fundamentat
estimri anuale
n raport cu activitile derulate
care
s
n cadrul entitii
asigurare
o
1.2. Estimarea cheltuielilor cu
programare
bunurilor
i
serviciilor
adecvat
a
urmrete realizarea calitativ a
cheltuielilor cu
activitilor
i
reducerea
deplasarea,
costurilor
detaarea
i
Auditorii interni
24
Sediu
DAPI
Sediu
DAPI
Sediu
DAPI
Sediu
DAPI
Sediu
DAPI
316
66
Obiective
transferul
personalului n
interes
de
serviciu
Obiectivul 2:
Asigurarea
unei
bune
gestiuni
financiare
a
cheltuielilor cu
deplasarea,
detaarea
i
transferul
personalului n
interes
de
serviciu
Activiti/Aciuni
1.3. Estimarea corect a

detaarea
i
transferul
serviciu.
2.1. Identificarea problemelor
prin
analiza
evoluiei
cheltuielilor.
Tipul testrii
Durata
(ore)
Auditorii interni
Locul
desfurrii
72
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Miulescu Ion
Sediu
structur
auditat
72
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Miulescu Ion
Sediu
structur
auditat
Revizuirea documentelor i
constituirea dosarelor de audit
intern
20
edina de nchidere
III. Raportarea misiunii de audit public intern

Elaborarea Proiectului
raportului misiunii de audit
Transmiterea Proiectului
raportului misiunii de audit
Reuniunea de conciliere
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Miulescu Ion
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Miulescu Ion
Elaborarea Fiei de urmrire a

implementrii recomandrilor
Auditori interni,
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Sediu
structur
auditat
100
72
Vasilescu Daniel
Popescu Ion
Georgescu Vasile
Sediu
DAPI
Popescu Ion
Sediu
DAPI
8
Elaborarea Raportului misiunii
de audit public intern al
performanei
Difuzarea Raportului misiunii
de audit public intern al
performanei
IV. Urmrirea recomandrilor:
Sediu
DAPI
16
2
Vasilescu Daniel
Popescu Ion
Georgescu Vasile
Vasilescu Daniel
Popescu Ion
Georgescu Vasile
Sediu
structur
auditat
Sediu
DAPI
Popescu Ion
Sediu
DAPI
Popescu Ion
Sediu
DAPI
16
16
Supervizor,
Miulescu Ion
67

Intern
INTERVENIA LA FAA LOCULUI

Data: 17.02.2014
Supervizat de:
TEST NR. 1.1.

OBIECTIVUL MISIUNII:
Realizarea unor estimri anuale care s asigurare o programare adecvat a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i
OBIECTIVUL TESTULUI:
Identificarea i fundamentarea corespunztoare a nevoii de deplasare, detaare i transfer a personalului n
MODALITATEA DE EANTIONARE:
Efectuarea testrii a presupus realizarea unui studiu de benchmarking cu scopul identificrii unor
soluii de mbuntire a activitii entitii.
Identificarea entitilor care au un profil funcional i de risc similar cu al entitii presupune
parcurgerea mai multor etape. Procesul de identificare al comparatorului este descris n Foaia de lucru nr.
1.1.1.
DESCRIEREA TESTULUI:
Pentru realizarea acestui studiu comparativ a fost necesar identificarea unor factori critici de succes,
care s reprezinte fundamentul analizei (Foia de lucru nr. 1.1.2), cuantificarea acestora (Foaia de lucru nr.
1.1.3) i evaluarea performanelor celor dou entiti n funcie de aceti factori (Foia de lucru nr. 1.1.4);
Pentru a identifica activitile desfurate n cadrul entitii nr. 2 a fost realizat o analiz a
informaiilor puse la dispoziie de aceast entitate, rezultatele acesteia fiind sintetizate n Foaia de lucru nr. 1.
1.5.
CONSTATARE:
La nivelul entitii a fost implementat sistemul de management prin obiective. n acest context la
nivelul Direciei Financiar Contabilitate, n corelaie direct cu procesul bugetar, au fost stabilite 3
obiective specifice, dintre care obiectivele:
- Perfecionarea sistemului de colectare de informaii anuale de la structurile entitii pentru
susinerea activitii de planificare bugetar;
- Realizarea unor sinteze i analize semestriale privind finanarea activitilor cu prinse n
programele i proiectele aprobate de conducerea entitii,
sunt aferente activitii de identificare i fundamentare a nevoii de deplasare, detaare i transfer a
n urma evalurii efectuate echipa de auditori a constatat c aceste obiective ndeplinesc toate
condiiile pentru a fi considerate obiective SMART.
Aferent acestor obiective managementul a stabilit un numr de 5 indicatori de performan, astfel:
- numrul de proceduri operaionale elaborate i aprobate utilizate n procesul planificrii bugetare
= 5 proceduri;
- ponderea n care procedurile operaionale sunt aplicate n mod corect = 95%;
- gradul n care realizrile anuale s-au ncadrat n prevederile care au stat la baza elaborrii
Proiectului de buget = 80%;
- numrul de structuri de la care sunt solicitate anual informaii cu privire la finanarea activitii =
20 de structuri;
- ponderea structurilor din cadrul entitii la nivelul crora trimestrial sunt efectuate analize i care
68
furnizeaz informaii cu privire la finanarea activitilor = 50%.

Auditorii apreciaz aceti indicatori ca fiind adecvai pentru msurarea performanelor
activitii. Totui, unele din intele aferente acestor indicatori dei sunt bine definite sunt stabilite la
un nivel care poate fi atins cu uurin i care nu stimuleaz mbuntirea activitii.
Analiznd comparativ practica din cele dou entiti, entitatea ,,XX i entitatea nr. 2, se poate
constata c exist anumite asemnri, dar exist n acelai timp anumite particulariti ntlnite n cazul
entitii nr. 2.
Principalele asemnri existente ntre cele dou entiti cu privire la implementarea unor
instrumente de control pentru gestionarea riscurilor aferente activitii de identificate i fundamentare a
nevoii de deplasare, detaare i transfer a personalului n interes de serviciu sunt:
- existena unor obiective specifice care se doresc a fi SMART;
- ataare unor indicatori acestor obiective;
- stabilirea unor inte de atins pentru aceti indicatori;
- implementare sistemului de control managerial;
- existena unor proceduri operaionale;
- actualizarea periodic a fielor posturilor;
- asigurarea unei pregtiri profesionale corespunztoare;
- supervizarea activitilor.
Dintre activitile/instrumentele de control intern implementate care particularizeaz entitatea nr. 2
comparativ cu entitatea ,,XX amintim:
- utilizarea unui check-list pentru verificarea informaiilor transmise de structurile din cadrul
entitii;
- procedura de elaborare a Proiectului de buget conine diagrama de proces, modele pentru toate
documentele utilizate i termene bine stabilite pentru realizarea activitilor;
- constituirea unei baze de date la nivelul entitii care poate fi accesat de toate structurile;
- utilizarea unei aplicaii informatice pentru centralizarea i ierarhizarea informaiilor cu privire la
nevoi;
- organizarea unor sesiuni de lucru cu reprezentani ai fiecrei structuri din cadrul entitii n scopul
prezentrii principalelor direcii care trebuie urmrite n momentul identificrii i fundamentrii
nevoii de deplasare, detaare i transfer a personalului n interes de serviciu. Totodat, Calendarul
deplasrilor este definitivat n urma unei astfel de edine la care particip reprezentani din toate
structurile;
- organizarea unor edine la nivelul fiecrei structuri n scopul diseminrii informaiilor;
- asigurarea unei pregtiri profesionale corespunztoare personalului n ceea ce privete
,,Comunicarea i munca n echip;
- informarea personalului din cadrul fiecrei structuri cu privire la obiectivele strategice ale entitii
i obiectivele generale i specifice ale structurii;
- utilizarea unor indicatori de performan care au ataate inte dup cum urmeaz:
1. ponderea n care activitile desfurate anul anterior au contribuit la realizarea
obiectivelor = 95%;
2. numrul de structuri care furnizeaz informaii complete i fundamentate = 21
structuri (toate structurile entitii);
3. nr. de structuri la nivelul crora trimestrial se realizeaz activiti de analiz cu privire
la nevoia de deplasare, detaare, transfer n interes de serviciu = 21 structuri (toate
structurile entitii);
4. ponderea n care Situaiile centralizatoare iniiale asigur realizarea atribuiilor
entitii = 90%;
- participarea personalului din cadrul entitii la reuniuni de lucru organizate n parteneriat cu
entiti care au un profil funcional asemntor, n scopul cunoaterii i aplicrii bunei practici n
domeniu. n acest fel se urmrete asigurarea unei pregtiri profesionale adecvate a personalului,
avnd n vedere i dorinele exprimate de acesta;
- mbuntirea performanelor activitii structurilor prin organizarea unor activiti de teambuilding.
CONCLUZII
69
Identificarea i fundamentarea nevoii de deplasare, detaare i transfer a personalului n interes de

serviciu asigur realizarea activitilor entitii n condiii de economicitate i eficacitate mai reduse
comparativ cu entitatea ,,XX.
Auditori interni,
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Supervizor,
Miulescu Ion
70

Intern

Data: 17.02.2014
Supervizat de:
Foaie de lucru nr. 1.1.1.

1. Elemente analizate: Identificarea comparatorilor
Strategia de cutare a comparatorilor const n parcurgerea unor etape al cror obiectiv final este de
a permite identificarea acelor entiti care au un profil funcional i de risc similar cu al entitii publice
,,XX.
n acest scop sunt avui n vedere mai muli factori, respectiv fezabilitatea, comparabilitatea,
suficiena i costul informaiei.
Etapa 1. Identificarea entitilor care au atribuii asemntoare cu cele ale entitii ,,XX, din
sectorul public sau privat, care i desfoar activitatea n rile membre UE/Romnia.
a) Forma de proprietate. Avnd n vedere particularitile procesului, de utilizare a fondurilor
pentru finanare activitilor care implic deplasarea, detaarea, transferul personalului n interes de serviciu,
care se desfoar n cadrul entitii ,,XX, echipa de auditori interni a considerat necesar selectarea
comparatorilor din cadrul entitilor publice.
b) Criteriul geografic. Echipa de auditori a avut de ales comparatorii dintre entitile care i
desfoar activitatea n rile membre UE sau cele care i desfoar activitatea n Romnia.
Avnd n avantajul oferit de furnizarea unor informaii de ctre site-urile unor entiti publice cu rol
de sintez i reglementare naional, echipa de auditori a hotrt ca analiza efectuat pentru identificarea
comparatorilor, s aib n vedere identificarea unor entiti care i desfoar activitatea pe teritoriul
Romniei. Totodat, a fost avut n vedere i accesul rapid la informaii.
Din analiza informaiilor publicate pe sit-urile Guvernului Romniei (www.guv.ro) i Ministerului
Finanelor Publice (www.mfinante.ro) au fost identificate un numr de 47 entiti publice centrale/
ordonatori principali de credite.
c) Atribuii asemntoare cu cele ale entitii ,,XX. Din analiza informaiilor oferite de site-urile
www. guv. ro, www.mfinante.ro i site-urile celor 47 de entiti identificate la lit. b) au fost identificate un
numr de 14 entiti publice care elaboreaz i implementeaz strategia guvernului n diverse domenii de
activitate, respectiv administraie public, finane publice, afaceri externe, transporturi i infrastructur,
mediu, dezvoltare regional i turism, aprare naional, cultur, justiie, comunicaii, munc i protecie
social, educaie tineret i sport, sntate i agricultur.
Echipa de auditori a realizat o analiz aprofundat a activitii desfurate de cele 14 entiti, cu
scopul de a le identifica pe acelea care desfoar activiti, care implic deplasarea detaarea i transferul
personalului n interes de serviciu, asemntoare cu cele ale entitii ,,XX. Astfel, a fost realizat o selecie
a entitilor care asigur reprezentarea statului romn i Guvernului Romniei pe plan intern i
extern.
Toate cele 14 entiti identificate anterior avnd atribuii n domenii strategice, sunt mputernicite
prin acte normative s asigure reprezentarea statului romn i Guvernului Romniei pe plan intern i
internaional.
Etapa 2. Pentru asigurarea comparabilitii datelor, iar rezultatele obinute s poat fi validate, sunt
analizai mai muli factori care influeneaz att activitatea entitii ,,XX , ct i a potenialilor
comparatorilor care vor fi selectai pentru studiu, astfel:
a) Selectarea entitilor care au n subordine, coordonare sau sub autoritatea lor alte entiti. Pe
71
baza informaiilor colectate cu ocazia etapei Pregtirea misiunii de audit intern a fost realizat o analiz a
celor 14 entiti identificate la etapa 1 i au fost selectate un numr de 12 entiti care au structuri n
subordine, coordonare sau sub autoritatea lor dup cum urmeaz:
Nr.
crt.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Numr de entiti aflate n

Entitatea
Entitatea nr. 1 cu atribuii n domeniul administraie
public i interne
Entitatea nr. 3 cu atribuii n domeniul transporturilor i
infrastructurii
Entitatea nr. 5 cu atribuii n domeniul dezvoltrii
regionale i turismului
Entitatea nr. 8 cu atribuii n domeniul comunicaiilor
proteciei sociale
Entitatea nr. 10 cu atribuii n domeniul educaie tineret
i sport
Entitatea nr. 11 cu atribuii n domeniul sntii
Entitatea nr. 12 cu atribuii n domeniul agriculturii
subordinea
coordonarea
sub
autoritatea
31
25
23
55
48
3
7
3
10
65
64
22
3
-
3
4
b) Selectarea entitilor care deruleaz bugete asemntoare ca mrime cu cel al entitii ,,XX.
Au fost analizate bugetele derulate de cele 12 entiti identificate la lit. a), pe baza informaiilor colectate n
etapa Pregtirea misiunii de audit intern i au fost identificate un numr de 4 entiti care n perioada 20112013 au derulat bugete cuprinse ntre 800.000-1.700.000 mii lei, respectiv Entitatea nr. 2, Entitatea nr. 4,
Entitatea nr. 6 i Entitatea nr. 7.
c) Selectarea entitilor care n perioada 2011-2013 au avut n aparatul central un efectiv de
personal aproximativ egal cu cel al entitii ,,XX.
Analiznd informaiile colectate n etapa Pregtirea misiunii de audit intern, referitoare la numrul
de persoane care i-au desfurat activitatea n cele 4 entiti selectate la lit. b), au fost identificate 3 entiti
care n perioada 2011-2013 au avut un efectiv de personal aparat central aproximativ egal cu cel al entitii
,,XX, respectiv Entitatea nr. 2, Entitatea nr. 4 i Entitatea nr. 7.
d) Selectarea entitilor care dein structuri proprii de formare profesional.
Pe baza studiului efectuat utiliznd informaiile colectate n etapa Pregtirea misiunii de audit
intern, dintre cele trei entiti identificate la lit. c) au fost selectate dou entiti, Entitatea nr. 2 i Entitatea
nr. 7 care au structuri proprii de formare profesional.
e) Performana n domeniul bugetar. Echipa de auditori a considerat oportun selectarea pentru
comparaie, dintre cele 2 entiti identificate anterior, numai a entitilor care n perioada 2011-2013 au
nregistrat o variaie a indicilor, calculai ntre plile efectuate i prevederile bugetare iniiale, cuprins ntre
+/-10%, abatere considerat rezonabil i acceptabil.
Pe baza informaiilor furnizate de site-ul www. mfinane.ro, a fost realizat o analiz a variaiilor
menionate anterior, n urm creia s-a constatat c variaia indicilor n cazul celor dou entiti selectate la
lit. d) se ncadreaz n intervalul considerat acceptabil i rezonabil. Astfel, n urma procesului de selecie
din aceast etap a fost stabilit un eantion format din Entitatea nr. 2 i Entitatea nr. 7.
Etapa 3. Identificarea comparatorilor care permit colectarea informaiilor necesare mbuntirii
procesului de utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor.
ntruct, echipa de auditori se afl n relaii de colaborare cu personalul care i desfoar activitatea
n cadrul structurii de audit intern din cadrul entitii nr. 2, s-a stabilit meninerea n scopul efecturii
studiului comparativ numai a Entitii nr. 2.
Etapa 4. Realiznd o previziune a costurilor pe care le va implica realizarea studiului comparativ,
72
utiliznd ca i comparator entitatea nr. 2, echipa de audit intern a ajuns la concluzia c acest studiu se poate
realiza fr a antrena un consum de resurse suplimentare fa de cel preconizat n momentul elaborrii
Planului de audit pentru anul 2014.
Concluzie
n urma procesului de selecie a fost selectat o entitate, Entitatea nr. 2, cu un profil funcional i de risc
similar cu cel al Entitii ,,XX.
Not: Echipa de audit din cadrul Entitii ,,XX va transmite o Scrisoare de intenie ctre structura
de audit intern din cadrul entitii nr. 2 stabilit drept comparator, cu scopul de a o informa cu privire la
intenia de a efectua un studiu de benchmarking i de a obine acceptul cu privire la furnizarea informaiilor
necesare efecturii comparaiilor.
n cazul n care entitatea nr. 2 nu-i va exprima acordul cu privire la furnizarea informaiilor, echipa
de audit se va afla n situaia de a relua procesul de selecie a comparatorilor.
73

Intern

Data: 17.02.2014
Supervizat de:

1. Elemente analizate:
Stabilirea factoriilor cheie de succes pentru realizarea studiului de benchmarking
n vederea determinrii propriu-zise a disfuncionalitilor privind performana procesului de utilizare
a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor echipa de auditori a realizat un studiu comparativ al scorului
riscurilor pentru temele rmase n auditare, astfel:
Nr.
crt.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Criteriu
Minimizarea
costului activitii
Adecvarea
mijloacelor
n
raport
cu
obiectivele
Tipologia
activitilor
Perioada de timp
necesar realizrii
activitilor
Oportunitatea
activitilor
Istoricul
activitilor
Ciclul de via al
activitii
Complexitatea
activitii
Comunicarea
intern i
gestionarea
activitii
Conexiunea cu
alte activiti ale
entitii
Frecvena
activitii
Scor ponderat
pentru tema:
Identificarea i
fundamentarea
corespunztoare a
nevoii de deplasare,
detaare i transfer
a personalului n
interes de serviciu
Scor ponderat
pentru tema:
Selectarea
corespunztoare a
furnizorilor de
servicii hoteliere i
de transport
Scor ponderat pentru

tema:
Estimarea corect a
cheltuielilor cu
i transferul
personalului n
interes de serviciu
3,00
4,00
5,00
3,00
5,00
4,00
3,00
2,00
3,00
2,25
2,25
1,50
4,00
3,00
4,00
2,00
5,00
5,00
4,00
3,00
2,50
2,50
2,00
1,00
2,25
2,25
3,00
1,50
2,5
1,25
2,50
3,75
5,00
4,00
2,00
3,00
5,00
3,00
2,00
1,50
2,50
2,00
2,00
3,00
Scor ponderat
pentru tema:
Identificarea
problemelor prin
analiza evoluiei
cheltuielilor
74
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
Cuantificarea
rezultatelor
activitii
Calitatea
procesului
managerial
Politicile
i
strategia entitii
Pregtirea
profesional
a
angajailor
Controlul
proceselor cheie
ale
entitii;
calitatea
Satisfacia
i
motivaia
personalului
Relaia
organizaiei
cu
mediul n care
aceasta opereaz
Obiectivele cheie
i performanele
obinute
2,50
2,50
6,00
3,75
4,50
6,00
4,50
4,50
6,00
6,00
4,50
4,50
3,00
3,00
4,00
3,00
3,75
5,00
3,75
2,50
4,50
2,50
6,00
4,50
3,75
2,50
2,50
5,00
3,00
3,00
3,00
3,00
n urma studiului efectuat, pe baza informaiilor colectate i prelucrate n etapa Pregtirea misiunii
de audit intern (Matricea evalurii i stabilirii scorurilor riscurilor), pentru realizarea unei analize
comparative dintre performana entitii ,,XX i cea a entitii nr. 2 echipa de auditori interni a stabilit s
fie utilizai urmtorii factori critici de succes:
- Minimizarea costului activitii;
- Adecvarea mijloacelor n raport cu obiectivele;
- Oportunitatea activitilor;
- Comunicarea intern i gestionarea activitii;
- Cuantificarea rezultatelor activitii;
- Calitatea procesului managerial;
- Politicile i strategia entitii;
- Controlul proceselor cheie ale entitii; calitatea;
- Satisfacia i motivaia personalului.
75

Intern

Data: 17.02.2014
Supervizat de:

Cuantificarea factorilor cheie de succes n vederea nelegerii depline a procesului analizat
Pentru cuantificarea factorilor cheie de succes echipa de auditori a stabilit o scar pentru ponderea (importana relativ) a factorilor critici de succes,
astfel:
Ponderare
Minimizarea
costului
activitii
Adecvarea
mijloacelor n
raport cu
obiectivele
10 %
12 %
Oportunitatea Comunicarea Cuantificarea Calitatea Politicile i

activitilor
intern i
rezultatelor
procesului
strategia
gestionarea
activitii
managerial
entitii
activitii
Controlul
proceselor
cheie ale
entitii;
calitatea
Satisfacia i
motivaia
personalului
9%
10 %
14 %
12 %
12 %
9%
12 %
Pentru notarea factorilor critici de succes se respect descrierile scorurilor prezentate n documentul Stabilirea msurilor de apreciere a riscurilor,
elaborat n etapa Pregtirea misiunii de audit intern, respectiv vor fi utilizate cinci nivele de apreciere de la 1 la 5.
Not: n practic auditorii pot utiliza i ali factori, aceast matrice de evaluare (ponderarea i notarea), care conine criterii obiective i subiective,
fiind aplicabil, practic, n toate domeniile (achiziii, resurse umane, IT etc.). Totui, pentru facilitarea analizelor care se vor desfura n continuare,
apreciem c este necesar s se aib n vedere ca suma ponderilor tuturor factorilor s rmn n continuare 100%.
76

Intern

Data: 17.02.2014
Supervizat de:

1. Elemente analizate: Stabilirea nivelului factorilor critici de succes i a totalului notelor de importan
Pentru stabilirea nivelurilor factorilor critici de succes i a totalului notelor de importan, echipa de
auditori a hotrt s se elaboreze un tabel n care n prim faz se trec factorii critici de succes i coeficientul
de importan (ponderea) al acestora. Apoi, pentru fiecare dintre cele dou entiti comparate, entitatea
,,XX i comparatorul entitatea nr. 2, se pun notele obinute prin evaluarea factorilor critici de succes, iar
prin multiplicarea coeficientului de importan cu nota se obine nota de importan.
Nr.
crt.
Factori critici de succes
1. Minimizarea costului activitii

Adecvarea mijloacelor n raport
2.
cu obiectivele
Oportunitatea
activitilor
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Comunicarea intern i
gestionarea activitii
Cuantificarea rezultatelor
activitii
Calitatea procesului managerial
Politicile i strategia entitii
Controlul proceselor cheie ale
entitii; calitatea
Satisfacia i motivaia
personalului
TOTAL
ENTITATEA ,,XX
Ponderea
factorilor
cheie de
succes
(Kj)
Nota
acordat
factorului cheie de
succes
Nj [1-5]
Nota de
importan
Np=KjXNj
COMPARATORUL:
ENTITATEA 2
Nota
acordat
Nota de
factorului cheie de
importan
succes
Np=KjXNj
Nj [1-5]
10
40
20
12
36
36
12
48
36
12
48
48
27
27
12
14
4
5
48
70
3
4
48
56
27
18
10
40
20
100
384
309
Din analiza comparativ a totalurilor notelor de importan (Np) rezult c entitatea ,,XX trebuie s
implementeze msuri similare cu cele care au condus la obinerea unei performane superioare de ctre
comparator entitatea 2.
77

Intern

Data: 17.02.2014
Supervizat de:

1. Elemente analizate: Pentru identificarea bunei practici n domeniu, echipa de auditori interni a realizat un studiu cu privire la msurile de control
intern ntreprinse de managementul entitii 2 comparatorul selectat.
Risc: Solicitri eronate
Nr.
crt.
1.
Factori critici de
succes
Minimizarea
activitii
costului
Instrumente/aciuni de control implementate pentru tratarea riscului

Risc:
Situaiile Risc:
Situaiile Risc: Neconcordana dintre
cu privire la deplasarea,
detaarea, i transferul
personalului ca urmare a
identificrii eronate a
unor nevoi ale entitii.
centralizatoare primite de
la structurile entitii nu
asigur
informaii
obinute
nu
ofer
informaii
suficiente
pentru
adoptarea
deciziilor.
activitile programate a se
realiza
prin
deplasarea,
detaarea
i
transferul
serviciu i nevoile entitii
a.
Indicatori
de
performan:
- nr. de structuri la
nivelul
crora
se
realizeaz activiti de
analiz cu privire la
nevoia de deplasare,
detaare, transfer n
interes de serviciu;
- nr. de structuri
care transmit informri
cu privire la nevoia de
deplasare,
detaare,
transfer a personalului
n interes de serviciu;
b. Constituirea unei
baze de date cu privire
la activitile care au
implicat
deplasarea,
detaarea, transferul
a.
Indicatori
de
performan:
- gradul n care
informaiile primite de
la structuri asigur
fundamentarea
cheltuielilor;
b.
Utilizarea
unui
check-list
pentru
verificarea informaiilor
transmise de structurile
din cadrul entitii.
c. Procedur complet
n care este definit
Diagrama de proces,
sunt
prezentate
documentele utilizate i
termenele de realizare a
activitilor.
a. Utilizarea unei
aplicaii informatice
pentru centralizarea
informaiilor.
a.
Indicatori
de
performan:
- ponderea activitilor
realizate n cursul unui an
n
total
activitilor
programate.
b. Realizarea unor analize
n scopul formulrii de
propuneri pentru bugetarea
sau
nebugetarea
unor
activiti
propuse
de
Risc:
Calendarul
deplasrilor
nu
asigur
realizarea activitilor n
funcie de prioritatea acestor
a. Stabilirea i utilizarea
unor criterii de ierarhizare
a nevoilor la nivelul
entitii.
78
2.
Adecvarea mijloacelor
n raport cu obiectivele
3.
Oportunitatea
activitilor
personalului n interes
de serviciu n ultimii 2
ani i actualizarea ei
semestrial.
a. Realizarea unei
analize periodice cu
privire la competenele
personalului cu scopul
asigurrii
unei
corespunztoare
i
actualizrii
fielor
posturilor
prin
atribuirea
sarcinilor
persoanelor care au
competenele
necesare.
b. Realizarea unor
studii cu privire la
activitile
previzionate
a
se
desfura n fiecare
structur.
a.
Existena
unei
proceduri de sistem la
nivelul entitii n care
sunt
prevzute
activitile care trebuie
realizate,
momentul
cnd trebuie realizate
i
n
ce
se
concretizeaz
rezultatul
acestor
activiti.
b.
Planificarea
activitilor la nivelul
fiecrei structuri ca
urmare
a
implementrii
sistemului de control
managerial.
a.
Utilizarea
unei
aplicaii
informatice
pentru
centralizarea
informaiilor.
b.
Existena
unui
manual de utilizare
pentru aceast aplicaie.
a. Realizarea unor
edine de lucru n
scopul analizrii i
sintetizrii
informaiilor primite
de la structuri.
b. Existena unui
document
format
electronic/hrtie
stabilit
prin
procedura.

profesionale
corespunztoare
b.
Organizarea unor
workshop-uri cu managerii
din cadrul entitii n
momentul
identificrii
activitilor care implic
deplasarea,
detaarea,
transferul n interes de
serviciu.
a. Utilizarea unei aplicaii

informatice
pentru
centralizarea i ierarhizare
nevoilor.
a. Constituirea unei
baze de date la nivelul
entitii, accesat de
toate structurile, pe baza
creia s se poat
fundamenta cheltuielilor
cu deplasarea, detaarea
i
transferul
personalului, n interes
de serviciu.
a. Existena unei
proceduri
care
conine un document
tip ce prezint tipul
de informaii care
trebuie furnizate.
a.
Responsabilizarea
personalului
prin
actualizarea periodic a
fielor posturilor, astfel
nct s fie acoperite toate
atribuiile
stabilite
n
sarcina unei structuri a
entitii.
a.
Responsabilizarea
personalului
prin
actualizarea periodic a
fielor posturilor.
79
4.
5.
Cuantificarea
rezultatelor activitii
a. Asigurarea unei
corespunztoare
personalului n ceea ce
privete
,,Comunicarea
i
munca n echip.
b.
Informarea
personalului din cadrul
fiecrei structuri cu
privire la obiectivele
strategice al entitii i
obiectivele genera-le
i
specifice
ale
structurii.
c. Procedura de sistem
complet conine
diagrama de proces.
d. Realizarea unei
analize la nivelul fiecrei
structuri
n
scopul analizrii dac
activitile preconizate
a se desf-ura acoper
toate
atribuiile
structurii.
e.
Organizarea
activitii
de
secretariat la nivelul
fiecrei structuri.
a.
Indicatori
de
performan:
- numrul de structuri
la nivelul crora se
efectueaz
analize
periodice;
- % n care activitile
desfurate
anul
anterior au contribuit
la
realizarea
obiectivelor.
a. Organizarea unor
sesiuni de lucru cu
reprezentani ai fiecrei
structuri din cadrul
entitii
n
scopul
prezentrii principalelor
direcii care trebuie
urmrite n momentul
identificrii
i
fundamentrii nevoii de
deplasare, detaare i
transfer a personalului
b. Organizarea unor
edine
la
nivelul
fiecrei structuri n
scopul
diseminrii
informaiilor.
c.
Supervizarea
activitii de elaborare
i
transmitere
a
Situaiilor
centralizatoare
a. Asigurarea unei
corespunztoare
personalului n ceea
ce
privete
,,Comunica-rea
i
munca n echip.
b. Stabilirea prin
fiele
posturilor
personalului
din
cadrul DBCI a unor
sarcini n cea ce
privete comunicarea
cu
responsabilii
structurilor din cadrul
entitii.
c. Asigurarea unei
asistene
corespunztoare de
ctre personalul din
cadrul
DBCI
structurilor
n
momentul
centralizrii
informaiilor.

profesionale
corespunztoare
privete ,,Comunicarea i
munca n echip.
b.
Asigurarea
unei
asistene corespunztoare
de ctre personalul din
cadrul DBCI structurilor n
momentul
centralizrii
informaiilor.
c.
Indicatori
de
performan:
asistate pentru definitivarea
Situaiilor centralizatoare.
d. Supervizarea activitii
de eful fiecrei structuri.
a.
Asigurarea
unei
pregtiri
profesionale
corespunztoare
privete ,,Comunicarea i
munca n echip.
b.
Asigurarea
unei
asistene corespunztoare,
de ctre personalul din
cadrul DBCI, structurilor
n momentul centrali-zrii
informaiilor.
a.
Indicatori
de
performan:
- numrul de proceduri
elaborate i utilizate n
procesul bugetar;
- % n care procedurile
sunt utilizate n mod
corect.
a.
Indicatori
de
performan:
de la care sunt
solicitate informaii
suplimentare
cu
activitilor.
a.
Indicatori
de
performan:
- gradul n care realizrile
anuale s-au ncadrat n
prevederile care au stat la
baza elaborrii Proiectului
de buget.
a. Realizarea unor analize

cu privire la modul n care
propunerile iniiale din
Calendarul
deplasrilor
asigur
realizarea
activitilor.
b.
Definitivarea
Calendarului deplasrilor
n urma unei edine de
analiz la care particip
toate structurile interesate
80
6.
Calitatea
managerial
7.
Politicile
entitii
procesului
a. Obiective specifice:
existena
unor
proceduri adecvate de
colectare
a
informaiilor
pentru
elaborarea Proiectului
de buget.
b.
Indicatori
de
performan:
- nr. de proceduri
elaborate la nivelul
entitii;
- nr. de structuri care
utilizeaz procedurile
elaborate;
- nr. de proceduri
actualizate anual.
c.
Elaborarea
i
aplicare
unei
metodologii
pentru
implementarea
Standardului
de
control
intern
,,Managementul
riscului.
strategia
a.
Indicatori
de
performan:
- % n care activitile
desfurate
anul
anterior au contribuit
la
realizarea
obiectivelor.
existena
unor
proceduri adecvate de
colectare a informaiilor
pentru
elaborarea
proiectului de buget.
b.
Indicatori
de
performan:
- nr. de structuri care
furnizeaz informaii cu
respectarea
procedurilor;
- nr. de structuri care nu
furnizeaz informa-ii
complete
i
fundamentate.
c. Elaborarea i aplicare
unei metodologii pentru
implementarea
Standardului de control
intern ,,Managementul
riscului.
d. Separarea sarcinilor
n cadrul procesului
bugetar.
e.
Supervizarea
activitilor.
a.
Indicatori
de
performan:
- % n care Situaiile
centralizatoare iniiale
asigur realizarea
atribuiilor entitii.
b. Separarea sarcinilor
n cadrul procesului
bugetar.
c. Supervizarea
activitilor.
a.
Obiective
specifice:
- existena unor
proceduri adecvate
de
colectare
a
informaiilor pentru
elaborarea proiectului
de buget.
b.
Indicatori
de
performan:
- nr. de structuri de la
care s-au solicitat
informaii
suplimentare.
c.
Elaborarea
i
aplicare
unei
metodologii pentru
implementarea
Standardului
de
control
intern
,,Managementul
riscului.
d.
Separarea
sarcinilor n cadrul
procesului bugetar.
e.
Supervizarea
activitilor.
a.
Indicatori
de
performan:
- nr. de rectificri ale
Situaiilor
centralizatoare
iniiale.
- existena unor proceduri
adecvate de colectare a
informaiilor
pentru
elaborarea proiectului de
buget.
b. Elaborarea i aplicare
implementarea
intern
,,Managementul
riscului.
c. Separarea sarcinilor n
cadrul procesului bugetar.
d.
Supervizarea
activitilor.
- existena unor proceduri
adecvate de colectare a
informaiilor
pentru
elaborarea Proiectului de
buget.
b.
Indicatori
de
performan:
- gradul n care realizrile
anuale s-au ncadrat n
prevederile care au stat la
baza elaborrii Proiectului
de buget.
din cadrul entitii.

a. Elaborarea i aplicare
implementarea
intern
,,Managementul
riscului.
b. Separarea sarcinilor n
cadrul procesului bugetar.
c.
Supervizarea
activitilor.
- realizarea unor analize i
sinteze anuale cu privire la
alocarea
surselor
financiare
pentru
finanarea
activitilor
entitii.
81
8.
Controlul
proceselor
cheie
ale
entitii;
calitatea
a.
Contientizarea
personalului cu privire
la rolul pe care l are
identificarea
unor
nevoi
corecte
n
alocarea
corespunztoare
a
sumelor cu ocazia
elaborrii Proiectului
de buget.
b. Asigurarea unei
corespunztoare
pentru personalul cu
atribuii.
c. Realizarea unui
sistem de intranet la
nivel entitii pentru a
se
asigura
o
comunicare operativ
a personalului entitii
care i desfoar
activitatea n diferite
structuri.
a.
Stabilirea,
prin
Procedura de elaborare
a Proiectului de buget,
termenului de 31 martie
pentru
transmiterea
Situaiilor
centralizatoare.
9.
Satisfacia personalului
a. Analiza periodic a
atribuiilor
fiecrei
structuri
i
actualizarea ROF-ului.
b.
Actualizarea
periodic a fielor
posturilor
prin
atribuirea unor sarcini
personalului
n
conformitate
cu
competenele deinute.
a. Asigurarea unei
adecvate personalului,
avnd n vedere i
dorinele exprimate de
acesta.
a. Stabilirea, prin
Procedura
de
elaborare
a
Proiectului de buget,
termenului de 15
aprilie pentru analiza
Situaiilor
centralizatoare
transmise
de
structurile entitii i
solicitarea
de
informaii
suplimentare
dac
este cazul.
b. Stabilirea, prin
Procedura
de
elaborare
a
Proiectului de buget,
termenului de 5 zile
de
la
primirea
adreselor de la DBCI,
prin
care
sunt
solicitate informaii
suplimentare, pentru
furniza-rea
informaiilor.
a.
Participarea
personalului
din
cadrul entitii la
reuniuni de lucru
organizate
n
parteneriat cu entiti
care au un profil
funcional
asemntor, n scopul
cunoaterii
i
aplicrii
bunei
practici n domeniu.
a.
Stabilirea
prin
Procedura de elaborare a
Proiectului
de
buget
termenului de maxim 25
aprilie pentru organizarea
unor workshop-uri/realizarea
unor
analize
comparative ntre nevoia
identificat de structuri i
nevoia entitii.
a.
Stabilirea
prin
Procedura de elaborare a
Proiectului
de
buget
termenului de maxim 31
martie pentru elaborarea i
comunicarea de ctre
fiecare
structur
a
Calendarului deplasrilor.
a.
mbuntirea
performanelor activitii
structurilor
prin
organizarea unor activiti
de team-building.
a. Motivarea moral a
personalului.
82

Intern

Data: 17.02.2014
Supervizat de:
FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.1.1.
Problema
Constatarea
Cauza
Consecina
Recomandarea
Identificarea i fundamentarea necorespunztoare a nevoii de deplasare, detaare i

transfer a personalului n interes de serviciu
Echipa de auditori a constatat c obiective specifice definite la nivelul direciei
ndeplinesc condiiile pentru a fi considerate obiective SMART.
Auditorii apreciaz indicatorii stabilii pentru msurarea performanelor activitii
fiind adecvai. Totui, unele din intele aferente acestor indicatori dei sunt bine definite
sunt stabilite la un nivel care poate fi atins cu uurin i care nu stimuleaz mbuntirea
activitii.
Pe baza analizei efectuate echipa de audit a constata c
identificarea i
fundamentarea nevoii de deplasare, detaare i transfer a personalului n interes de serviciu
asigur realizarea activitilor entitii n condiii de economicitate i eficacitate mai reduse
comparativ cu entitatea ,,XX.
Lipsa unei pregtiri profesionale corespunztoare att a personalului de execuie, ct
i a personalului de conducere n domeniul controlului managerial.
Inexistena unei preocupri din partea managementului n ceea ce privete
cunoaterea i aplicarea n cadrul entitii a bunei practici din domeniu.
Sistemul informaional din cadrul entitii nu asigur o comunicare intern i extern
eficient i o difuzare rapid, fluent i precis a informaiilor, astfel nct acestea s
ajung complete i la timp la utilizatori.
Lipsa unui sistem de motivare a personalului din cadrul entitii.
Activitatea de identificare i fundamentare a nevoii de deplasare, detaare i transfer a
personalului n interes de serviciu nu asigur realizarea activitilor entitii n condiii de
economicitate i eficacitate.
Stabilirea unor ine care s stimuleze mbuntirea performanei entitii. Echipa de
auditori apreciaz urmtoarele inte ca fiind mai adecvate:
- gradul n care realizrile anuale s-au ncadrat n prevederile care au stat la baza
elaborrii Proiectului de buget = 90%;
- ponderea structurilor din cadrul entitii la nivelul crora sunt efectuate analize i care
furnizeaz informaii cu privire la finanarea activitilor = 80%:
Definirea unor noi indicatori de performan avnd n vedere buna practic n
domeniu. n acest context echipa de auditori a propus utilizarea urmtorilor indicatori:
1. numrul de structuri din cadrul entitii care au depit prevederile care au stat la
baza elaborrii Proiectului de buget = 0 structuri; numrul de ore alocat anual de
fiecare structur/entitate pentru realizarea unor sinteze i analize cu privire la finanarea
cheltuielilor = 80 ore;
2. ponderea n care activitile desfurate anul anterior au contribuit la realizarea
obiectivelor = 95%;
3. numrul de structuri care furnizeaz informaii complete i fundamentate = 20
structuri (toate structurile entitii);
4. numrul de structuri la nivelul crora se realizeaz activiti de analiz cu privire
83
ntocmit
Data:
Supervizat
Data:
Avizat
Data:
la nevoia de deplasare, detaare, transfer n interes de serviciu = 20 structuri (toate

5. % n care Situaiile centralizatoare iniiale asigur realizarea atribuiilor entitii =
90%;
Actualizarea procedurilor operaionale n sensul stabilirii unor termene pentru
realizarea unor activiti care s aib ca rezultat identificarea i fundamentarea
corespunztoare a nevoii de deplasare, detaare i transfer a personalului n interes de
serviciu. n acest sens, echipa de auditori consider necesar realizarea unor workshop-uri la
care s participe persoanele responsabile din cele dou entiti, n scopul cunoaterii i
aplicrii bunei practici n cadrul entitii ,,XX;
Asigurarea unei pregtiri profesionale corespunztoare personalului cu atribuii n
domeniu. Avnd n vedere informaiile colectate pe perioada efecturii studiului de
benchmarking echipa de auditori consider oportun realizarea unor activiti asemntoare
cu cele desfurate de entitatea nr. 2 Dintre activitile identificate apreciem c urmtoarele
activiti sunt recomandate a se desfura i n cadrul entitii ,,XX:
- organizarea unor workshop-uri cu reprezentani ai fiecrei structuri din cadrul
entitii n scopul prezentrii principalelor direcii care trebuie urmrite n
momentul identificrii i fundamentrii nevoii de deplasare, detaare i transfer a
personalului n interes de serviciu;
- organizarea unor edine la nivelul fiecrei structuri n scopul diseminrii
informaiilor;
- asigurarea unei pregtiri profesionale corespunztoare personalului n ceea ce
privete Comunicarea i munca n echip.
Realizarea unui sistem informaional la nivelul entitii care s conduc la
mbuntirea activitii. Avnd n vedere instrumentele de control intern implementate la
nivelul entitii nr. 2, echipa de auditori apreciaz c urmtoarele instrumente conduc la
mbuntirea activitii de identificare i fundamentare a nevoii de deplasare, detaare i
transfer a personalului n interes de serviciu:
- utilizarea unei aplicaii informatice pentru centralizarea i ierarhizarea nevoilor;
- stabilirea prin fiele posturilor personalului din cadrul DFC a unor sarcini n cea
ce privete comunicarea cu responsabilii structurilor din cadrul entitii;
- asigurarea unei asistene corespunztoare, de ctre personalul din cadrul DFC,
structurilor din cadrul n entitii momentul centralizrii informaiilor;
Implementarea unui sistem de motivare a personalului din cadrul entitii. Pentru
realizarea unui sistem motivaional adecvat, echipa de auditori recomand realizarea
urmtoarelor activiti:
- analiza periodic a atribuiilor fiecrei structuri i actualizarea ROF-ului;
- actualizarea periodic a fielor posturilor prin atribuirea unor sarcini personalului
n conformitate cu competenele deinute;
- asigurarea unei pregtiri profesionale adecvate personalului, avnd n vedere i
dorinele exprimate de acesta;
- participarea personalului din cadrul entitii la reuniuni de lucru organizate n
parteneriat cu entiti care au un profil funcional asemntor, n scopul
cunoaterii i aplicrii bunei practici n domeniu;
- mbuntirea performanelor activitii structurilor prin organizarea unor
activiti de team-building;
- motivarea moral a personalului.
Auditorii interni,
Pentru luare
Reprezentantul
la cunotin entitii/structurii auditate
Supervizor:
84

Intern

Data: 21.02.2014
Domeniul/activitatea auditat: Finanarea cheltuielilor cu delegarea, detaarea, transferul personalului n interes de
serviciu
Supervizat de:
TESTUL NR. 1.2.

Realizarea unor estimri anuale care s asigurare o programare adecvat a cheltuielilor cu deplasarea,
detaarea i transferul personalului n interes de serviciu
Selectarea corespunztoare a furnizorilor de servicii hoteliere i de transport.
1.2.1.
Efectuarea testrii a presupus realizarea a dou activiti distincte:
analiza modului n care este organizat activitatea de identificare i selectare a furnizorilor de
servicii hoteliere i de transport pentru elaborarea Proiectului de buget. n acest sens a fost realizat o analiz
comparativ a avantajelor furnizate att de mijloacele de transport utilizate ca referin pentru elaborarea
Proiectului de buget pentru anul 2013, ct i a celor oferite de utilizarea altor mijloace de transport (Foaie de
lucru nr. 1.2.2.).
realizarea unui studiu de benchmarking cu scopul identificrii unor soluii de mbuntire a
activitii entitii:
a) pentru realizarea acestui studiu comparativ a fost necesar identificarea unor factori critici de
succes, care s reprezinte fundamentul analizei (Foia de lucru nr. 11.2.), cuantificarea acestora (Foaia de
lucru nr. 1.1.3.) i evaluarea performanelor celor dou entiti n funcie de aceti factori (Foia de lucru nr.
1.1.4.);
b) pentru a identifica activitile desfurate n cadrul entitii a fost realizat o analiz a
informaiilor puse la dispoziie de aceast entitate, rezultatele acesteia fiind sintetizate n Foaia de lucru nr.
1.2.1.
CONSTATRI:
n concordan cu activitatea de selectarea furnizorilor de servicii hoteliere i de transport,
necesar pentru elaborarea Proiectului de buget, este definit obiectivule specific Elaborarea Proiectului de
buget, pe baza fundamentrilor primite cu ncadrarea n limita creditelor bugetare aprobate de Guvern, n
termenele legale. n urma evalurii efectuate echipa de auditori a constatat c obiectivul ndeplinete toate
condiiile pentru a fi considerat obiectiv SMART.
Indicatorii stabilii de management pentru monitorizarea realizrii obiectivului analizat cu ocazia
acestei testri sunt:
- gradul n care informaiile din sinteze asigur fundamentarea Proiectului de buget = 90%;
- ponderea structurilor care raporteaz satisfacia general cu privire la Proiectul de buget =
60%.
Auditorii apreciaz aceti indicatorii ca fiind adecvai pentru msurarea performanelor
activitii, dar trebuie stabilii i indicatori de performan care permit analizarea obiectivului din punct de
85
vedere al timpului i costurilor pe care le implic. Unele din intele aferente acestor indicatori dei sunt bine
definite sunt stabilite la un nivel care poate fi atins cu uurin i care nu stimuleaz mbuntirea
activitii.
La nivelul entitii a fost instituit ca practic previzionarea cheltuielilor cu servicii de transport i
hoteliere prin ajustarea cheltuielilor efective din anul anterior.
Echipa de auditori a constat acest lucru n urma studiului realizat cu privire la avantajele pe care
le ofer utilizarea mai multor mijloace de transport ntr-o combinaie adecvat. Analiza a fost efectuat prin
utilizarea unui eantion constituit din activitile Direciei de Perfecionare Profesional care au implicat
deplasarea personalului n interes de serviciu. n urma analizei a rezultat c n afar de avantajele cu privire
la confortul oferit de utilizarea unor mijloace de transport moderne, entitatea dac ar fi selectat n mod
corespunztor furnizorii de servicii de transport ar fi putut realiza o economie de 1.557,14 lei (10.284,21 lei 8 727,07 lei) aa cum reiese din Foaia de lucru nr. 1.2.2.
entitii nr. 2.
Dintre instrumentele de control utilizate att n cadrul entitii ,,XX ct i n cadrul entitii nr. 2
echipa de auditori interni a reinut:
- asigurarea unei pregtiri profesionale corespunztoare n domeniul Comunicrii i muncii n
echip;
- dezvoltarea i implementarea unei platforme informatice, prin care fiecrui salariat i este atribuit
o adres de email, care s i permit comunicarea cu mediul intern i extern;
- realizarea unor analize periodice cu privire la ofertele furnizorilor de servicii de transport i
hoteliere;
- supervizarea activitilor.
n urma studiului efectuat echipa de auditori interni a identificat o serie de activiti/instrumente de
control intern care sunt puse n aplicare n cadrul entitii nr. 2 i care au ca efect obinerea unei performane
mai bune n domeniul bugetar de ctre aceast entitate comparativ cu entitatea ,,XX. Dintre aceste
instrumente importante de menionat sunt urmtoarele:
- elaborarea unui model de Scrisoare de solicitare de informaii i transmiterea acesteia n format
electronic ctre furnizorii de servicii de hoteliere i de transport;
- stabilirea i utilizarea unor criterii de analiz a ofertelor de servicii hoteliere i de transport;
- utilizarea unei aplicaii informatice, care s prelucreze informaiile cu privire la nevoile
structurilor, perioada de deplasare, detaare, transfer i ofertele furnizorilor de servicii;
- constituirea unei baze de date cu furnizorii de servicii hoteliere i de transport;
- actualizarea bazei de date cu privire la oferta financiar a furnizorilor de servicii hoteliere i de
transport;
- stabilirea prin procedura de elaborare a Proiectului de buget a termenului de 20 aprilie, pentru
identificarea ofertelor cele mai avantajoase a furnizorilor de servicii hoteliere i de transport;
- evaluarea satisfaciei personalului care a participat la activiti care au implicat deplasarea,
detaarea, transferul personalului n interes de serviciu;
- realizarea unor analize a informaiilor colectate de la personalul entitii i identificarea unor
soluii pentru realizarea activitilor n condiii de eficien;
- stabilirea prin ROI a unor reguli de comunicare cu mediul extern al entitii, inclusiv cu furnizorii
de servicii de servicii hoteliere sau de transport;
- existena n ROI a unor principii necesare ndeplinirii cu profesionalism, loialitate, corectitudine
i n mod contiincios ndatoririle de serviciu de ctre personalul entitii;
- numrul de structuri informate cu privire la soluiile identificate = 21 structuri (toate
86
gradul n care soluiile identificare satisfac necesitile structurilor = 90%;
gradul n care serviciile hoteliere i turistice contractate n anul anterior au asigurat
realizarea obiectivelor = 90%;
- responsabilizarea personalului prin stabilirea prin fiele posturilor unor sarcini n ceea ce privete
actualizarea bazei de date cu privire la oferta financiar a furnizorilor de servicii hoteliere i de
transport;
- identificarea aspiraiilor personalului n domeniul carierei profesionale i asigurarea acestuia o
pregtire corespunztoare;
- actualizarea periodic a fielor posturilor prin atribuirea unor sarcini personalului n conformitate
cu competenele deinute i ateptrile acestuia din punct de vedere al carierei profesionale.
CONCLUZII
Activitile/instrumentele de control implementate nu asigur realizarea activitilor entitii la un
nivel de economicitate i eficacitate aliniat la nuna practic n domeniu.
Auditori interni,
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Supervizor,
Miulescu Ion
87

Intern

Data: 21.02.2014
Supervizat de:

Pentru identificarea bunei practici n domeniu, echipa de auditori interni a realizat un studiu cu privire la msurile de control intern ntreprinse de
managementul entitii 2 comparatorul selectat, astfel:
Nr.
crt.
Factori critici de
succes
1.
Minimizarea costului
activitii
2.
Adecvarea mijloacelor
n
raport
cu
obiectivele
3.
Oportunitatea
activitilor

Risc: Obinerea de informaii insuficiente Risc: Informaii eronate existente n baza Risc: Supradimensionarea cheltuielilor ca urmare a
privind furnizorii de servicii hoteliere i de
transport, precum i cu privire la oferta lor
financiar
de date a entitii cu privire la oferta

financiar a furnizorilor de servicii
hoteliere i de transport
neutilizrii unor posibile faciliti oferite de furnizorii

de servicii
a. Constituirea unei baze de date cu

furnizorii de servicii hoteliere i de
transport.
b. Stabilirea i utilizarea unor criterii de
analiz a ofertelor de servicii hoteliere i
de transport.
a. Asigurarea personalului responsabil
unor resurse tehnice corespunztoare,
precum i accesul la internet n scopul
identificrii unor oportuniti cu privire la
furnizorii de servicii hoteliere i de
transport..
b. Evaluarea periodic a competenelor
personalului
n
scopul
stabilirii
responsabilitilor n sarcina unor
persoane competente.
a. Realizarea unor analize a activitilor
care urmeaz a se desfura n scopul
a. Elaborarea unui model de Scrisoare

de solicitare de informaii i
transmiterea acesteia n format
electronic ctre furnizorii de servicii de
a. Utilizarea unei aplicaii informatice, care s

prelucreze informaiile cu privire la nevoile
structurilor, perioada de deplasare, detaare,
transfer i ofertele furnizorilor de servicii.
a Asigurarea personalului responsabil

unor resurse tehnice corespunztoare,
precum i accesul la internet n scopul
identificrii unor oportuniti cu
privire la furnizorii de servicii
personalului n scopul stabilirii
responsabilitilor n sarcina unor
persoane competente.
a. Analiza informaiilor primite de la
furnizorii de serviciu hoteliere i de
a Asigurarea personalului responsabil unor

resurse tehnice corespunztoare, precum i
accesul la internet n scopul identificrii unor
oportuniti cu privire la furnizorii de servicii
personalului n scopul stabilirii responsabilitilor
n sarcina unor persoane competente.
a. Planificarea activitilor n cadrul DBCI.
b. Stabilirea prin procedura de elaborare a
88
4.
Comunicarea intern
i
gestionarea
activitii
5.
Cuantificarea
rezultatelor activitii
6.
Calitatea procesului
managerial
7.
Politicile i strategia
entitii
identificrii furnizorilor care pot furniza

servicii de care entitatea are nevoie ntr-o
anumit perioad de timp.
transport.
a. Asigurarea unei pregtiri profesionale

corespunztoare personalului n ceea ce
privete ,,Comunicarea i munca n
echip.
b. Informarea structurilor cu privire la
oportunitile identificate n scopul
obinerii unui feed-back de la acestea.
a. Indicatori de performan:
- nr. de structuri informate cu privire la
soluiile identificate;
- gradul n care soluiile identificare
satisfac necesitile structurilor.
a. Dezvoltarea i implementarea unei

platforme informatice, prin care
fiecrui salariat i este atribuit o
adres de email, care s i permit
comunicarea cu mediul intern i
extern.
Elaborarea Proiectului de buget, avnd la
baz informaii fundamentate, cu
respectarea cerinelor impuse de cadrul
normativ.
b. Asigurarea participrii personalului la
reuniuni de lucru organizate cu personal
cu pregtire profesional corespunztoare
similar din alte entiti, cu scopul
identificrii
mijloacelor necesare
mbuntirii calitii activitii.
- gradul n care serviciile hoteliere i
turistice contractate n anul anterior au
asigurat realizarea obiectivelor.
b. Obiective specifice:
- Existena unor proceduri adecvate de
colectare
a
informaiilor
pentru
elaborarea Proiectului de buget;
a. Evaluarea satisfaciei personalului

care a participat la activiti care au
implicat
deplasarea,
detaarea,
transferul personalului n interes de
serviciu.
b. Realizarea unor analize a
informaiilor colectate de la personalul
entitii i identificarea unor soluii
pentru realizarea activitilor n
condiii de eficien.
a. Stabilirea prin ROI a unor reguli de
comunicare cu mediul extern al
entitii, inclusiv cu furnizorii de
servicii de servicii hoteliere sau de
transport.
b. Existena n ROI a unor principii
necesare
ndeplinirii
cu
profesionalism, loialitate, corectitudine
i n mod contiincios ndatoririle de
serviciu de ctre personalul entitii.
- Existena unor proceduri adecvate de
colectare a informaiilor pentru
elaborarea Proiectului de buget;
- Realizarea unor analize i sinteze
anuale cu privire la alocarea surselor
financiare
pentru
finanarea
activitilor entitii;
Proiectului de buget a termenului de 20 aprilie,

pentru identificarea ofertelor cele mai
avantajoase a furnizorilor de servicii hoteliere i
de transport.
a. Dezvoltarea i implementarea unei platforme
informatice, prin care fiecrui salariat i este
atribuit o adres de email, care s i permit
comunicarea cu mediul intern i extern.
b. Informarea structurilor cu privire la
oportunitile identificate n scopul obinerii unui
feed-back de la acestea.
-% n care previziunile bugetare asigur
realizarea activitilor n condiii de eficacitate.
a. Existena n ROI a unor principii necesare

ndeplinirii
cu
profesionalism,
loialitate,
corectitudine i n mod contiincios ndatoririle
de serviciu de ctre personalul entitii.
b. Implementarea Standardului de control intern:
,,Managementul riscurilor la nivelul DBCI.
c. Delegarea competenelor.
d. Semnarea documentelor de sintez elaborate n
cadrul DBCI de persoanele responsabile.
b. Obiective specifice:
- Existena unor proceduri adecvate de colectare
a informaiilor pentru elaborarea Proiectului de
buget;
- Realizarea unor analize i sinteze anuale cu
privire la alocarea surselor financiare pentru
finanarea activitilor entitii;
- Elaborarea Proiectului de buget, avnd la baz
89
8.
Controlul proceselor
cheie ale entitii;
calitatea
9.
- Realizarea unor analize i sinteze anuale

cu privire la alocarea surselor financiare
pentru finanarea activitilor entitii;
- Elaborarea Proiectului de buget, avnd
la baz informaii fundamentate, cu
respectarea cerinelor impuse de cadrul
normativ.
a. Contientizarea personalului cu privire
necesitatea identificrii unor
oferte
corespunztoare, respectiv realizarea n
condiii de eficien i calitate a
b. Asigurarea unei pregtiri profesionale
corespunztoare pentru personalul cu
atribuii.
a. Actualizarea periodic a fielor de
post prin atribuirea unor sarcini
personalului
n
conformitate
cu
competenele deinute.
- Elaborarea Proiectului de buget,

avnd la baz informaii fundamentate,
cu respectarea cerinelor impuse de
cadrul normativ.
informaii
fundamentate,
cu
respectarea
cerinelor impuse de cadrul normativ.
a. Responsabilizarea personalului prin

stabilirea prin fisele posturilor unor
sarcini n ceea ce privete actualizarea
bazei de date cu privire la oferta
financiar a furnizorilor de servicii
b. Realizarea unor analize lunare a
informaiilor primite i actualizarea
bazei de date.
a.
Identificarea
aspiraiilor
personalului n domeniul carierei
profesionale i asigurarea acestuia o
pregtire corespunztoare.

corespunztoare pentru personalul cu atribuii.
b. Realizarea unor analize n scopul identificrii
cheltuielilor supradimensionate care au fost
prevzute n Proiectele de buget ale ultimilor 2
ani.
a. Identificarea aspiraiilor personalului n

domeniul carierei profesionale i asigurarea
acestuia o pregtire corespunztoare.
b. Actualizarea periodic a fielor posturilor prin
atribuirea unor sarcini personalului n
conformitate cu competenele deinute i
ateptrile acestuia d.p.d.v. al carierei
profesionale.
90

Intern

Data: 21.02.2014
Supervizat de:

Pentru a susine ideea implementrii bunei practici ntlnite la entitatea nr. 2- comparatorul ales,
echipa de auditori a realizat un studiu cu privire la costurile pe care le-ar fi implicat utilizarea unor mijloace
de transport alternative.
Pentru constituirea eantionului au fost avute n vedere activitile Direciei de Perfecionare
Profesional, care au implicat deplasarea personalului n interes de serviciu n alte localiti.
n anul 2013, personalul care i-a desfurat activitatea n cadrul Direciei de Perfecionare
Profesional, a fost implicat ntr-un numr de 11 activiti care au presupus deplasarea ntr-o alt localitate.
Costurile generate de aceste activiti sunt prezentate n tabelul nr. 1:
Diurn pentru 1 pers
Nr.
crt.
Localitate
Satu Mare
1. (trenul)
Oradea
2. (trenul)
nr.
zile
diurna
zi
Cazare pentru 1 pers
total nr. zile cost/zi

cost
- euro diurna
cost/zi
- lei -
Transport pentru 1 pers

total
cost
cazare
dus
ntors
total
Nr. de
persoane
Total cost
delegare
13
39
59
253,7
507,4
189,1
189,1
378,2
1.849,20
13
39
55
236,5
473
135,9
163
298,9
1.621,80
3. Arad (trenul)
Timioara
4. (trenul)
Bacu
5. (trenul)
13
39
50
215
430
127,9
163
290,9
759,90
13
39
60
258
516
127,4
117,2
244,6
799,60
13
39
54
232,2
464,4
98,6
98,6
197,2
700,60
6. Iai (trenul)
Suceava
7. (trenul)
Trgu Mure
8. (auto)
Cluj Napoca
9. (trenul)
Baia Mare
10. (trenul)
13
39
60
258
516
116,9
116,9
233,8
788,80
13
39
52
223,6
447,2
116,9
108,8
225,7
711,90
13
26
50
215
430
190,07
646,07
13
39
62
266,6
533,2
116,9
138,9
255,8
828,00
13
39
246
492
184
184
368
899,00
11. Sibiu (trenul)
13
26
249,4
498,8
154,54
679,34
5.308
2.837,71
Total
58
403
10.284,21
Utiliznd informaiile furnizate de site-urile unor entiti economice care i desfoar activitatea n
sectorul transporturilor sau a unor tour-operatori echipa de auditori a realizat un studiu cu privire la costurile
pe care le-ar fi transportul cu avionul n cazul localitilor unde exist dezvoltat infrastructura necesar
(tabelul nr. 2).
Nr.
crt.
Localitate
Diurn pentru 1 pers
Cazare pentru 1 pers
Transport pentru 1 pers
nr. de
persoane
Total cost
delegare
91
total
diurna cost Nr.
diurna zile
nr. zile
zi
Satu Mare
(avion)
Oradea
2.
(avion)
3. Arad (auto)
Timioara
4.
(avion)
5. Bacu (avion)
1.
6. Iai (avion)
Suceava
7.
(avion)
Trgu Mure
8.
(avion)
Cluj Napoca
9.
(avion)
Baia Mare
10.
(avion)
11. Sibiu (avion)
Total
cost/zi
- euro -
cost/zi
- lei -
total cost
cazare
dus ntors
- euro -
total
13
26
59
253,7
253,7
93,38
401,53
1.362,47
13
26
55
236,5
236,5
101,08
434,64
1.394,29
13
26
50
215
215
352,54
593,54
13
26
60
258
258
114,17
490,93
774,93
13
26
54
232,2
232,2
62,08
266,94
525,14
13
26
60
258
258
98,84
425,01
709,01
13
26
52
223,6
223,6
84,65
364,00
613,60
13
26
50
215
215
89,59
385,24
626,24
13
26
62
266,6
266,6
116,28
500,00
792,60
13
26
246
246
90,44
388,89
660,89
13
26
58
249,4
249,4
92,78
398,95
674,35
286
2.654
4.408,687
8.727,07
Din analiza datelor prezentate n cele dou tabele se poate constata c dei n condiiile utilizrii
avionului ca mijloc de transport cheltuielile cu transportul sunt mai mari dect n cazul utilizrii unor
mijloace de transport clasice (trenul/autoturismul proprietate personal), totalul cheltuielilor cu
deplasarea personalului n interes de serviciu sunt mai reduse, deoarece se reduce durat deplasrii i
implicit costurile cu diurna i cazarea.
Menionm faptul c, aceste costurile cu transportul pot fi reduse substanial n condiiile obinerii
unor oferte avantajoase de la tour-operatori. Pentru obinerea acestor avantaje financiare este necesar ca n
momentul elaborrii Proiectului de buget, s existe o identificare i fundamentare corect a nevoii de
deplasare i elaborat Calendarul deplasrilor, coroborate cu identificarea corespunztoare a ofertelor de
servicii, care s stea la baza realizrii unor colaborri ntre entitatea ,,XX cu furnizorii de servicii i care
s aib ca rezultat rezervarea biletelor de avion i/sau camerelor de hotel n perioada de graie a ofertelor.
Un alt avantaj al utilizrii avionului ca mijloc de transport n scopul delegrii personalului n interes
de serviciu, l reprezint confortul de care acesta beneficiaz acesta att ca urmare a condiiilor oferite de
deplasare cu avionul, ct i de reducerea perioadei de deplasare.
Totodat, oferirea posibilitii de a se deplasa n condiii de confort reprezint o motivare a
personalului care conduce la creterea calitii activitii desfurate de acesta.
Data: 21.02.2014
92
Intern
Supervizat de:
FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.2.

Problema
Constatarea
Cauza
Consecina
Recomandarea
Selectarea furnizorilor de serviciu hoteliere i de transport

Echipa de auditori, pe baza testrilor efectuate, a constatat faptul c indicatorii
stabilii pentru msurarea performanelor activitii sunt adecvai, dar nu permit analiza
obiectivelor specifice din punct de vedere al timpului i costurilor pe care le implic.
Totodat, intele stabilite acestor indicatori dei sunt bine definite sunt stabilite la un
nivel care poate fi atins cu uurin i care nu stimuleaz mbuntirea activitii.
La nivelul entitii a fost instituit ca practic previzionarea cheltuielilor cu
serviciile de transport i hoteliere prin ajustarea cheltuielilor efective din anul anterior,
fr a se realiza un studiu cu privire la avantajele oferite de utilizarea unor mijloace de
transport moderne att din punct de vedere al costurilor, ct i din punct de vedere al
confortului.
Activitile desfurate n cadrul entitii cu privire la previzionarea cheltuielilor
cu serviciile hoteliere i de transport nu sunt aliniate la buna practic din domeniu.
Lipsa unei pregtiri profesionale corespunztoare att a personalului de execuie
ct i a personalului de conducere n domeniul controlului managerial.
Lipsa unei baze de date care s conin informaii cu privire la furnizorii de
servicii hoteliere i de turism.
Lipsa unei preocupri din partea personalului cu funcii de conducere n ceea ce
privete actualizarea procedurilor operaionale.
Activitatea de selectarea de sericii hoteliere i de transport, nu asigur realizarea
activitilor entitii n condiii de economicitate i eficacitate.
Stabilirea unor ine care s stimuleze mbuntirea performanei entitii. Echipa
de auditori apreciaz urmtoarea int ca fiind mai adecvate:
- ponderea structurilor care raporteaz satisfacia general cu privire la Proiectul
de buget = 85%;
domeniu. n acest context echipa de auditori a propus utilizarea urmtorilor indicatori:
- numrul de structuri informate cu privire la soluiile identificate = 21 structuri
(toate structurile entitii);
- gradul n care soluiile identificare satisfac necesitile structurilor = 90%;
- gradul n care serviciile hoteliere i turistice contractate n anul anterior au
asigurat realizarea obiectivelor = 90%;
- numrul de ore alocat anual pentru selectarea furnizorilor de servicii hoteliere
i de transport = 40 ore.
Constituirea unei baze de date cu furnizorii de servicii hoteliere i de turism i
actualizarea periodic a acesteia. n acest sens, echipa de auditori consider necesar
parcurgerea urmtoarelor etape:
- elaborarea unui model de Scrisoare de solicitare de informaii i transmiterea
acesteia n format electronic ctre furnizorii de servicii de hoteliere i de transport;
- stabilirea i utilizarea unor criterii de analiz a ofertelor de servicii hoteliere i
de transport;
- utilizarea unei aplicaii informatice, care s prelucreze informaiile cu privire la
93
nevoile structurilor, perioada de deplasare, detaare, transfer i ofertele furnizorilor

de servicii;
- actualizarea bazei de date cu privire la oferta financiar a furnizorilor de
servicii hoteliere i de transport;
- responsabilizarea personalului prin stabilirea prin fiele posturilor unor sarcini
n ceea ce privete actualizarea bazei de date cu privire la oferta financiar a
furnizorilor de servicii hoteliere i de transport.
Actualizarea procedurilor operaionale n sensul stabilirii unor termene
pentru realizarea unor activiti care s aib ca rezultat selectarea furnizorilor de
servicii hoteliere i de transport. n acest sens, echipa de auditori consider necesar
realizarea unor reuniuni de lucru la care s participe persoanele responsabile din cele
dou entiti, n scopul cunoaterii i aplicrii bunei practici n cadrul entitii ,,XX;
Motivarea structurilor pentru a asigura informaii clare, precise i complete i
pentru a furniza informaii cu privire la gradul de satisfacie. n acest sens, echipa de
auditori consider necesar s se realizeze o evaluare a satisfaciei personalului antrenat
n activiti care implic deplasarea, detaarea, transferul n interes de serviciu,
identificarea aspectelor negative i implementarea unor msuri pentru combaterea
acestora;
Elaborarea i implementarea unui cod cu privire la conduita etic i
rspunderea managerial. n acest sens, echipa de auditori recomand:
- realizarea unor analize a informaiilor colectate de la personalul entitii i
identificarea unor soluii pentru realizarea activitilor n condiii de eficien;
- stabilirea prin ROI a unor reguli de comunicare cu mediul extern al entitii,
inclusiv cu furnizorii de servicii de servicii hoteliere sau de transport;
- existena n ROI a unor principii necesare ndeplinirii cu profesionalism,
loialitate, corectitudine i n mod contiincios ndatoririle de serviciu de ctre
personalul entitii;
Implementarea unui sistem de motivare a personalului din cadrul entitii.
Pentru realizarea unui sistem motivaional adecvat, echipa de auditori recomand:
- identificarea aspiraiilor personalului n domeniul carierei profesionale i
asigurarea acestuia o pregtire corespunztoare;
- actualizarea periodic a fielor posturilor prin atribuirea unor sarcini
personalului n conformitate cu competenele deinute i ateptrile acestuia din
punct de vedere al carierei profesionale.
ntocmit
Data:
Supervizat
Data:
Avizat
Data:
Auditorii interni,
Pentru luare
la cunotin
Reprezentantul
entitii/structurii auditate
Supervizor
94

Intern

Data: 25.02.2014
Supervizat de:
TESTUL NR. 1.3.

Realizarea unor estimri anuale care s asigurare o programare adecvat a cheltuielilor cu deplasarea,
detaarea i transferul personalului n interes de serviciu
Estimarea corect a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de
serviciu.
1.1.1.
Efectuarea testrii a presupus realizarea unui studiu de benchmark-ing cu scopul identificrii unor
soluii de mbuntire a activitii entitii:
a) identificarea comparatorului (entitatea nr. 2) s-a realizat printr-o selecie care a avut la baz mai
multe criterii n conformitate cu Foaia de lucru nr. 1.1.1.;
b) pentru realizarea acestui studiu comparativ a fost necesar identificarea unor factori critici de
succes, care s reprezinte fundamentul analizei (Foia de lucru nr. 1.1.2), cuantificarea acestora (Foaia de
lucru nr. 11.3.) i evaluarea performanelor celor dou entiti n funcie de aceti factori (Foia de lucru nr.
1.1.4);
c) pentru a identifica activitile desfurate n cadrul entitii nr. 2 a fost realizat o analiz a
1.3.1.
CONSTATRI:
entitii nr. 2.
echipa de auditori interni a reinut:
- asigurarea unei pregtiri profesionale corespunztoare personalului cu atribuii n domeniu;
- supervizare activitilor.
Referitor la activitile/instrumentele de control implementate de entitatea nr. 2, care contribuie la
obinerea de ctre aceasta a unei performane mai bune n comparaie cu performana entitii ,,XX, echipa
de auditori interni consider necesar a fi menionate urmtoarele:
95
- existena unei baze de date cu informaii referitoare la practica entitii, pentru o perioad de 2 ani;
- utilizarea unei aplicaii informatice cu ajutorul creia se realizeaz prelucrarea informaiilor cu
privire la nevoile structurilor, perioada de deplasare, detaare i transfer i ofertele furnizorilor de
servicii, se estimeaz i se repartizeaz cheltuielile pe trimestre;
- stabilirea prin procedura de elaborare a Proiectului de buget unor termene pentru realizarea unor
lucrri de sintez dup cum urmeaz:
- maxim 20 aprilie pentru estimarea costurilor;
- maxim 20 aprilie pentru identificarea soluiilor;
- maxim 25 aprilie pentru definitivarea Proiectului de buget.
- informarea structurilor cu privire la cheltuielile previzionate prin Proiectul de buget, obinerea din
partea acestora un feed-back i efectuarea coreciilor necesare;
- utilizarea unui indicator de performan:
- ponderea n care realizrile trimestriale/anuale se ncadreaz n previziunile din
Proiectul de buget = 85%;
- motivarea personalului prin:
- atribuirea unor sarcini personalului n conformitate cu competenele deinute i
ateptrile acestuia din punct de vedere al carierei profesionale;
- participarea personalului din cadrul entitii la reuniuni de lucru organizate n
parteneriat cu entiti care au un profil funcional asemntor, n scopul cunoaterii i
aplicrii bunei practici n domeniu.
CONCLUZII
Activitile/instrumentele de control implementate nu asigur realizarea activitilor entitii n condiii
de economicitate, eficien i eficacitate.
Auditori interni,
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Supervizor,
Miulescu Ion
96

Intern

Data: 25.02.2014
Supervizat de:

Nr.
crt.
1.
Minimizarea
activitii
2.
Adecvarea mijloacelor n
raport cu obiectivele
3.
Oportunitatea activitilor
4.
costului
Instrumente de control implementate pentru tratarea riscului

Risc: Imposibilitatea estimrii corecte a Risc: Neidentificarea soluiilor care permit efectuarea Risc: Repartizarea cheltuielilor pe trimestru nu
costurilor.
n condiii de economicitate a deplasrilor.
asigur realizarea n bune condiii a obiectivelor

entitii.
a. Utilizarea unei aplicaii informatice

care s prelucreze informaiile cu
privire la nevoile structurilor, perioada
de deplasare, detaare, transfer i
ofertele furnizorilor de servicii.
a. Realizarea unei analize a volumului
de munc pe care o implic activitatea
de estimare a cheltuielilor.
b. Realizarea unei analize periodice cu
privire la competenele personalului, n
scopul
asigurrii
unei
pregtiri
profesionale
corespunztoare
i
actualizrii fielor posturilor prin
atribuirea sarcinilor persoanelor care au
competenele necesare.
a. Planificarea activitilor n cadrul
DBCI.
b. Stabilirea, prin
Procedura de
elaborare a Proiectului de buget,
termenului de maxim 20 aprilie pentru
estimarea costurilor.
a.
Asigurarea
unei
pregtiri
profesionale
corespunztoare
personalului n ceea ce privete
a. Existena unei baze cu privire la practica

entitii n domeniul, pentru o perioad de 2 ani.
a. Analiza cheltuielilor efective din ultimii 2

ani.
b. Analiza comparativ ntre nevoia de
deplasare, detaare, transfer i soluiile
identificate.
a. Realizarea unei analize periodice cu
scopul asigurrii unei pregtiri profesionale
corespunztoare i actualizrii fielor
posturilor
prin
atribuirea
sarcinilor
persoanelor care au competenele necesare.
b. Utilizarea unei aplicaii informatice
pentru
centralizarea
i
repartizarea
cheltuielilor pe trimestre.
a. Realizarea unei analize periodice cu privire la

competenele personalului, n scopul asigurrii
unei pregtiri profesionale corespunztoare i
actualizrii fielor posturilor prin atribuirea
sarcinilor persoanelor care au competenele
necesare.

b. Stabilirea, prin Procedura de elaborare a
Proiectului de buget, termenului de maxim 20
aprilie pentru identificarea soluiilor.

b. Stabilirea, prin Procedura de elaborare a
Proiectului de buget, termenului de maxim
25 aprilie pentru definitivarea Proiectului de
buget.
a. Informarea tuturor structurilor cu privire la

soluiile identificate.
b. Obinerea unui rewiev din partea acestora,
a. Informarea tuturor structurilor cu privire

la sumele alocate pe fiecare trimestru.
b. Obinerea unui feed-back din partea
97
Nr.
crt.

costurilor.

entitii.
,,Comunicarea i munca n echip.
analiza observaiilor i sugestiilor i definitivarea

soluiilor.
% n care soluiile identificate asigur
realizarea activitilor n condiii de calitate.
acestora, analiza observaiilor i sugestiilor

i definitivarea previziunilor bugetare.
- gradul n care realizrile anuale s-au
ncadrat n prevederile Proiectului de buget.
- Asigurarea unor previziuni pentru activitile
cuprinse n programele i proiectele aprobate de
conducerea entitii.
b. Implementarea Standardului de control intern
managementul riscului la nivelul DBCI.
d. Semnarea documentelor de sintez elaborate
n cadrul DBCI de persoanele responsabile.
- Asigurarea unor previziuni pentru activitile
cuprinse n programele i proiectele aprobate de
conducerea entitii.
b. Armonizarea deciziilor managementului cu
aciunile personalului i activitile repartizate
DBCI.
a. Implementarea Standardului de control

intern: ,,Managementul riscurilor la nivelul
DBCI.
b. Delegarea competenelor.
c.
Semnarea documentelor de sintez
elaborate n cadrul DBCI de persoanele
responsabile
5.
activitii
6.
Calitatea
managerial
7.
Politicile
entitii
strategia
- Asigurarea unor previziuni pentru
activitile cuprinse n programele i
proiectele aprobate de conducerea
entitii.
b. Indicatori de performan:
- % n care estimrile din Proiectul de
buget asigur realizarea atribuiilor
entitii.
8.
Controlul proceselor cheie

ale entitii; calitatea
9.
a. Contientizarea personalului cu
privire la importana realizrii unei
previzionri corecte a cheltuielilor.
b.
Asigurarea
unei
pregtiri
profesionale corespunztoare pentru
personalul cu atribuii.
a. Analiza periodic a atribuiilor
procesului
a. Realizarea unor analize cu privire la

costurile pe care le-au generat
activitile similare n ultimii doi ani.
- % n care plile efectuate au permis
realizarea activitilor.
a. Implementarea Standardului de
control
intern:
,,Managementul
riscurilor la nivelul DBCI.
b. Delegarea competenelor.
c. Semnarea documentelor de sintez
elaborate n cadrul DBCI de persoanele
responsabile.
a. Stabilirea, prin Procedura de elaborare a

Proiectului de buget, termenului de maxim 20
aprilie pentru identificarea soluiilor.
a. Stimularea moral a persoanelor care au
- Asigurarea unor previziuni pentru
activitile cuprinse n programele i
proiectele aprobate de conducerea entitii.
b. Armonizarea deciziilor managementului
cu aciunile personalului i activitile
repartizate DBCI.
c. Indicatori de performan:
- % n care estimrile din Proiectul de buget
asigur realizarea atribuiilor entitii;
- % n care realizrile trimestriale/anuale. se
ncadreaz n previziunile din Proiectul de
buget.
a. Stabilirea, prin Procedura de elaborare a
Proiectului de buget, termenului de maxim
25 aprilie pentru definitivarea Proiectului de
buget.
a. Stimularea moral a persoanelor care au
98
Nr.
crt.

costurilor.

entitii.
fiecrei structuri i actualizarea ROFului.

b. Actualizarea periodic a fielor
posturilor prin atribuirea unor sarcini
personalului n conformitate cu
competenele deinute i ateptrile
acestuia dpdv al carierei profesionale.
identificat soluii noi.
rezultate n activitatea de planificare

bugetar.
b. Participarea personalului din cadrul
entitii la reuniuni de lucru organizate n
parteneriat cu entiti care au un profil
funcional asemntor, n scopul cunoaterii
i aplicrii bunei practici n domeniu.
99

Intern

Data: 25.02.2014
Supervizat de:
PROBLEMA
Estimarea necorespunztoare a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea,

CONSTATAREA
Pe baza testrilor efectuate echipa de auditori a constatat c indicatorii
definii nu permit o msurare corect a performanei activitii de estimare a
cheltuielilor cu deplasarea, detaarea, transferul personalului n interes de serviciu.
De asemenea, s-a constatat c activitile desfurate n cadrul entitii cu
privire la estimarea cheltuielilor cu deplasarea, detaarea, transferul personalului n
interes de serviciu nu sunt aliniate la buna practic din domeniu. Astfel,
performana entitii din domeniu este inferioar comparativ cu cea a altor entiti
care au un profil funcional i de risc asemntor.
CAUZA
Lipsa unei pregtiri profesionale corespunztoare att a personalului de
execuie, ct i a personalului de conducere n domeniul controlului managerial.
Lipsa unei comunicri dintre Direcia Financiar Contabilitate i celelalte
structuri ale entitii.
Lipsa unei preocupri din partea personalului cu funcii de conducere n ceea
ce privete actualizarea procedurilor operaionale avnd n vedre buna practic n
domeniu.
Fondurile previzionate prin bugetul entitii pentru finanarea cheltuielilor cu
CONSECINA
deplasarea, detaarea, transferul personalului n interes de serviciu nu asigur
realizarea activitilor entitii n condiii de economicitate, eficien i eficacitate.
RECOMANDAREA
Definirea unui indicator de performan nou avnd n vedere buna practic n
domeniu. n acest context echipa de auditori propune utilizarea urmtorului
indicator:
- ponderea n care realizrile trimestriale/anuale se ncadreaz n previziunile
din Proiectul de buget = 85%;
Actualizarea procedurilor operaionale n sensul stabilirii unor termene pentru
realizarea unor activiti care s aib ca rezultat estimarea cheltuielilor cu
deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu. n acest sens,
echipa de auditori consider necesar realizarea unor workshop-uri la care s
participe persoanele responsabile din cele dou entiti, n scopul cunoaterii i
aplicrii bunei practici n cadrul entitii ,,XX;
Definitivarea Proiectului de buget dup obinerea de la structurile entitii a
unui feed-back.
Asigurarea unei motivri corespunztoare pentru personalul implicat n
activitatea de elaborare a proiectului de buget, prin:
- identificarea aspiraiilor personalului n domeniul carierei profesionale i
asigurarea acestuia o pregtire corespunztoare;
- actualizarea periodic a fielor posturilor prin atribuirea unor sarcini
personalului n conformitate cu competenele deinute i ateptrile
100
acestuia din punct de vedere al carierei profesionale.

ntocmit
Data:
Supervizat
Data:
Avizat
Data:
Auditorii interni,
Pentru luare
la cunotin
Reprezentantul
entitii/structurii auditate
Supervizor
101

Intern

Data: 28.02.2014
Supervizat de:
TESTUL NR. 1.4.

Asigurarea unei bune gestiuni financiare a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul
Identificarea problemelor prin analiza evoluiei cheltuielilor.
1.1.1.
Efectuarea testrii a presupus realizarea a dou activiti distincte:
analiza modului n care este organizat activitatea de identificare a problemelor prin analiza
evoluiei cheltuielilor n cadrul entitii, respectiv analiza obiectivelor specifice, indicatorilor de performan
i a documentelor elaborate;
realizarea unui studiu de benchmarking cu scopul identificrii unor soluii de mbuntire a
activitii entitii:
a) pentru realizarea acestui studiu comparativ a fost necesar identificarea unor factori critici de
succes, care s reprezinte fundamentul analizei (Foia de lucru nr. 1.1.2), cuantificarea acestora (Foaia de
lucru nr. 1.1.3) i evaluarea performanelor celor dou entiti n funcie de aceti factori (Foia de lucru nr.
1.1.4);
b) pentru a identifica activitile desfurate n cadrul entitii nr. 2 a fost realizat o analiz a
1.4.1.
CONSTATRI:
Din cele 3 obiective specifice stabilite Direciei Financiar Contabilitate, pentru gestionarea
procesului bugetar, dou sunt n corelaie direct cu activitatea de monitorizare a cheltuielilor, respectiv
Realizarea unor sinteze i analize semestriale privind finanarea activitilor cuprinse n programele i
proiectele aprobate de conducerea entitii. n urma evalurii efectuate echipa de auditori a constatat c
obiectivul este definit astfel nct s poate fi considerat un obiectiv SMART.
entitii nr. 2.
echipa de auditori consider ca fiind importante de menionat urmtoare:
- existena unor proceduri operaionale;
102
- asigurarea unei pregtiri profesionale corespunztoare;

- asigurarea unei comunicri eficiente cu persoane din interiorul entitii, prin intermediul
platformei informatice existente la nivelul entitii.
n urma studiului efectuat echipa de auditori interni a identificat o serie de activiti/instrumente de
control intern care sunt puse n aplicare n cadrul entitii nr. 2 i care au ca efect obinerea unei performane
mai bune n domeniul bugetar de ctre aceast entitate comparativ cu entitatea ,,XX. Dintre aceste
instrumente importante de menionat sunt urmtoarele:
- realizarea unor studii periodice n scopul identificrii unor indicatori necesari pentru monitorizarea
cheltuielilor;
- utilizarea unei aplicaii informatice care permite identificarea abaterilor;
- stabilirea unor intervale de abatere n funcie de care se impune realizarea unor analize,
identificarea abaterilor i informarea structurilor cu privire la abaterile nregistrate;
- realizarea unor analize cu reprezentanii structurilor n scopul identificrii cauzelor care au
determinat abaterile;
- realizarea unei analize periodice cu privire la competenele personalului, n scopul asigurrii unei
pregtiri profesionale corespunztoare i actualizrii fielor de post prin atribuirea sarcinilor
persoanelor care au competenele necesare;
- asigurarea activitii de supervizare prin semnarea documentelor de sintez care se elaboreaz la
nivelul structurilor de ctre persoanele responsabile;
a) nr. de analize efectuate = 12;
b) nr. de rectificri bugetare = 2;
c) ponderea n care aciunile puse n practic avnd la baz abaterile identificate au
contribuit la realizarea obiectivelor = 90%.
- existena unui sistem de promovare rapid pentru persoanele cu performan n domeniu;
- stimularea moral a persoanelor care au propus msuri de mbuntire a indicatorilor existeni sau
indicatori noi;
- participarea personalului din cadrul entitii la reuniuni de lucru organizate n parteneriat cu entiti
care au un profil funcional asemntor, n scopul cunoaterii i aplicrii bunei practici n domeniu.
CONCLUZII
Activitile desfurate n cadrul entitii asigur utilizarea fondurilor la un nivel de performan mai
redus din punct de vedere al eficacitii, comparativ cu practica n domeniu.
Auditori interni,
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Supervizor,
Miulescu Ion
103

Intern

Data: 28.02.2014
Supervizat de:

2. Descrierea constatrii
Nr.
crt.

Risc: Insuficiena indicatorilor pentru Risc: Neidentificarea abaterilor pentru fiecare Risc: Analiza necorespunztoare a abaterilor
monitorizarea cheltuielilor.
categorie de cheltuial precum i influena

identificate.
a. Identificarea bunei practici n

domeniu, prin studii periodice a
indicatorilor
utilizai
pentru
monitorizarea cheltuielilor de alte
entiti.
a.
Existena
unei
aplicaii
informatice
care
permite
furnizarea informaiilor n timp
real.
a. Existena unei aplicaii informatice n care

sunt definite valorile indicatorilor stabilii
prin Proiectul de buget i care permite
identificarea abaterilor.
a. Stabilirea unor intervale de abatere n

funcie de care se impune realizarea unor
analize.
a. Existena unui manual de utilizare pentru

aceast aplicaie.
b. Persoanele responsabile au n dotare
echipamente de calcul care dein performane
corespunztoare cu activitile desfurate i
cu aplicaiile utilizate.
a. Realizarea unor analize trimestriale cu
privire la identificarea unor soluii pentru
mbuntirea activitii de monitorizare a
cheltuielilor.
b. Prezentarea concluziilor acestor analize
mpreun cu aciunile propuse, n scopul
lurii unor decizii.
a. Realizarea unei analize periodice cu

scopul asigurrii unei pregtiri profesionale
corespunztoare i actualizrii fielor
posturilor
prin
atribuirea
sarcinilor
persoanelor care au competenele necesare.
a. Informarea lunar a structurilor din cadrul
entitii cu privire la abaterile nregistrate.
b. Realizarea unor analize cu reprezentanii
structurilor n scopul identificrii cauzelor
care au determinat abaterile.
1.
Minimizarea
activitii
2.
Adecvarea mijloacelor n
raport cu obiectivele
3.
Oportunitatea activitilor
a. Realizarea unor analize

trimestriale
cu
privire
la
necesitatea actualizrii/construirii
unor
indicatori
pentru
monitorizarea cheltuielilor.
4.
a. Asigurarea
profesionale
costului
unei pregtiri
corespunztoare

104
5.
activitii
6.
Calitatea
managerial
7.
Politicile
entitii
8.
Controlul proceselor cheie

ale entitii; calitatea
procesului
strategia
personalului n ceea ce privete

,,Comunicarea i munca n
echip.
b.
Existena
unei
aplicaii
informatice
care
permite
furnizarea
de
date
pentru
construirea indicatorilor, precum i
realizarea unor corecii asupra
datelor de intrare dac este cazul.
- nr. aciuni puse n practic pe
baza indicatorilor utilizai.
privete ,,Comunicarea i munca n echip.

b. Stabilirea, prin fiele posturilor,
personalului din cadrul DFC a unor sarcini n
cea ce privete comunicarea cu responsabilii
structurilor din cadrul entitii.
c. Realizarea unui sistem de intranet la nivel
entitii pentru a se asigura o comunicare
operativ a personalului din care i
desfoar activitatea n diferite structuri.
- nr. de abateri identificate;
- nr. aciuni puse n practic pe baza
abaterilor identificate.
- Identificarea unor aciuni de
mbuntire a activitii de
monitorizare a cheltuielilor.
b. Implementarea Standardului de
control intern: ,,Managementul
riscurilor la nivelul DFC.
d. Semnarea documentelor de
sintez elaborate n cadrul DFC de
persoanele responsabile.
- Identificarea unor aciuni de
mbuntire a activitii de
monitorizare a cheltuielilor.
b. Indicatori de performan
- % n care aciunile puse n
aplicare au contribuit la realizarea
atribuiilor entitii.
- Identificarea unor aciuni de mbuntire a
activitii de monitorizare a cheltuielilor.
b. Implementarea Standardului de a.
Implementarea Standardului de control
DFC.
d.
elaborate n cadrul DFC de persoanele
responsabile.
- % n care aciunile puse n practic avnd la
baz abaterile identificate au contribuit la
realizarea obiectivelor.
c. Separarea sarcinilor n cadrul procesului
bugetar.
d. Supervizarea activitilor.
a. Contientizarea personalului cu privire la
rolul pe care l are identificarea unor abateri
cu privire la execuia bugetar.
b. Separarea sarcinilor n cadrul procesului
a. Contientizarea personalului cu
privire la importana monitorizrii
cheltuielilor.
privete ,,Comunicarea i munca n echip.

b. Stabilirea, prin fiele posturilor,
personalului din cadrul DFC a unor sarcini
n cea ce privete comunicarea cu
responsabilii structurilor din cadrul entitii.
c. Realizarea unui sistem de intranet la nivel
entitii pentru a se asigura o comunicare
operativ a personalului din care i
desfoar activitatea n diferite structuri.
- nr. de analize efectuate;
- nr. de aciuni puse n aplicare ca urmare a
analizelor efectuate;
- % n care analizele efectuate au contribuit
la ncadrarea plailor n prevederile iniiale.
b. Implementarea Standardului de control
DFC.
d.
elaborate n cadrul DFC de persoanele
responsabile.
b. Indicatori de performan
- nr. de rectificri bugetare.
a. Contientizarea personalului cu privire la

importana analizei abaterilor identificate.
b. Separarea sarcinilor n cadrul procesului
bugetar.
105
profesionale
corespunztoare
pentru personalul cu atribuii.
9.
a. Existena unui sistem de

promovare
rapid
pentru
persoanele cu performan n
domeniu.
b. Stimularea moral a persoanelor
care au propus msuri de
mbuntire
a
indicatorilor
existeni sau indicatori noi.
c. Participarea personalului din
cadrul entitii la reuniuni de lucru
organizate n parteneriat cu entiti
care au un profil funcional
asemntor, n scopul cunoaterii
i aplicrii bunei practici n
domeniu.
bugetar.
c. Asigurarea unei pregtiri profesionale
atribuii.
a. Existena unui sistem de promovare rapid
pentru persoanele cu performan n
domeniu.
b. Stimularea moral a persoanelor care au
propus msuri de mbuntire a indicatorilor
c. Participarea personalului din cadrul
c. Asigurarea unei pregtiri profesionale

atribuii.
a. Existena unui sistem de promovare rapid
pentru persoanele cu performan n
domeniu.
b. Stimularea moral a persoanelor care au
propus msuri de mbuntire a indicatorilor
c. Participarea personalului din cadrul
106

Intern

Data: 28.02.2014
Supervizat de:

PROBLEMA
CONSTATAREA
CAUZA
CONSECINA
RECOMANDAREA
Analizele efectuate cu privire la evoluia cheltuielilor nu permit identificarea

problemelor
Pe baza testrilor efectuate echipa de auditori a constat faptul c obiectivul
Realizarea unor sinteze i analize semestriale privind finanarea activitilor
cuprinse n programele i proiectele aprobate de conducerea entitii, este definit
astfel nct s poat fi considerat un obiectiv SMART.
Un alt aspect constat pe perioada de derulare a misiunii de audit intern se refer
la faptul c activitile desfurate n cadrul entitii nu sunt aliniate la buna practic
din domeniu. Astfel, performana entitii din domeniu este inferioar comparativ cu
cea a altor entiti care au un profil funcional i de risc asemntor.
Lipsa unei pregtiri profesionale corespunztoare att a personalului de
execuie, ct i a personalului de conducere n domeniul controlului managerial.
Lipsa unei preocupri din partea personalului cu funcii de conducere din cadrul
Direciei Financiar Contabilitate, n ceea ce privete supervizarea activitii.
Activitile desfurate n cadrul entitii nu asigur utilizarea fondurilor n condiii
de eficacitate.
domeniu. n acest context echipa de auditori a propus utilizarea urmtorilor
indicatori:
a) nr. de analize efectuate = 12;
b) nr. de rectificri bugetare = 2;
c) ponderea n care aciunile puse n practic avnd la baz abaterile
identificate au contribuit la realizarea obiectivelor = 90%.
Implementarea unui sistem de monitorizare a cheltuielilor pe perioada execuiei
bugetare. Avnd n vedere instrumentele de control intern implementate n cadrul
altor entiti cu un profil funcional i de risc asemntor, echipa de auditori apreciaz
ca implementarea urmtoarelor instrumente conduce la mbuntirea activitii de
identificare a problemelor:
- realizarea unor studii periodice n scopul identificrii unor indicatori
necesari pentru monitorizarea cheltuielilor;
- stabilirea unor intervale de abatere n funcie de care se impune realizarea
unor analize;
- realizarea unor analize cu reprezentanii structurilor n scopul identificrii
cauzelor care au determinat abaterile.
Asigurarea activitii de supervizare la nivelul Direciei Financiar Contabilitate, care va fi formalizat prin semnarea documentelor de sintez elaborate
la nivelul structurilor de ctre persoanele responsabile;
Implementarea unui sistem de motivare a personalului din cadrul entitii.
Pentru realizarea unui sistem motivaional adecvat, echipa de auditori recomand
realizarea urmtoarelor activiti:
107
- existena unui sistem de promovare rapid pentru persoanele cu

performan n domeniu;
- stimularea moral a persoanelor care au propus msuri de mbuntire a
indicatorilor existeni sau indicatori noi;
- participarea personalului din cadrul entitii la reuniuni de lucru organizate
n parteneriat cu entiti care au un profil funcional asemntor, n scopul
cunoaterii i aplicrii bunei practici n domeniu;
- realizarea unei analize periodice cu privire la competenele personalului, n
scopul asigurrii unei pregtiri profesionale corespunztoare i actualizrii
fielor posturilor prin atribuirea sarcinilor persoanelor care au competenele
necesare.
108

Data:
03.03.2014
Revizuirea documentelor i constituirea dosarului de audit
Supervizat de:
NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU

Exist
Auditori
Da
Nu
Obiectivul de audit Realizarea unor estimri anuale care s asigurare o programare adecvat a
cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu
Echipa de auditori a constatat Acte
X
normativa
care
reglementeaz
c obiective specifice definite organizarea i funcionarea entitii
la nivelul direciei nu Regulamentul de organizare i funcionare ale
X
ndeplinesc toate condiiile structurilor auditate
pentru a fi considerate Planurile anuale i multianuale de activitate
X
tefnescu
obiective SMART, respectiv ale structurilor auditate
Ileana
nu sunt suficient de specifice Rapoarte anuale de evaluare a performanelor
Petrescu
i nu se precizeaz clar dac profesionale ale personalului care i-a desfurat
X
Maria
sunt sau nu raportate la o activitatea n cadrul structurilor auditate
perioad de timp. Totodat, Rapoarte anuale dea activitate elaborate la
X
n cazul primului obiectiv nu nivelul structurilor auditate
se tie dac poate fi realizat.
X
Fiele posturilor
.
.
Obiectivul de audit: Asigurarea unei bune gestiuni financiare a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i
.
Constatarea
Auditori interni,
Documentele justificative/Probe de audit
Supervizor,
109
Compartimentul de Audit
Data: 03.03.2014
Public Intern
edina de nchidere
Supervizat de:
MINUTA EDINEI DE NCHIDERE

A. Lista participanilor:
Numele
Enescu Marius
Nicoar Eugenia
Antonescu Petre
Miulescu Ion
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Ionescu Marian
Protopopescu Sorin
Funcia
Secretar general
Director general
Director general
Director
Auditor intern
Auditor intern
Director
ef serviciu
Ionescu Nadia
ef birou
Manolescu Nicolae
ef birou
Direcia/
Serviciul
Nr.
telefon
E-mail
Semntura
DGRUM
DGTI
DAPI
DAPI
DAPI
DFC
Serviciul financiar i
buget
Biroul contabilitate
Birou metodologie i
drepturi salariale
pentru activitatea
intern
B. Concluzii:
Constatrile, concluziile i recomandrile formulate de echipa de auditori vizeaz activitile
desfurate de mai multe structuri din cadrul entitii care au implicaii asupra procesului bugetar.
Din aceste motive, la edina de nchidere au fost invitate persoanele care coordoneaz activitatea
acestor structuri, respectiv secretarul general al entitii, directorul general DGRUM, directorul
general DGTI, eful Serviciului financiar i buget, eful Biroului contabilitate i eful Biroului
metodologie i drepturi salariale pentru activitatea intern.
n cadrul edinei au fost prezentate obiectivele auditate i constatrile pentru fiecare obiect
auditat. De asemenea, au fost discutate constatrile, au fost analizate cauzele care au contribuit la
realizarea disfuncionalitilor, eventualele consecine, i au fost comentate recomandrile care
urmeaz a fi implementate pentru eliminarea acestora.
Totodat, echipa de auditori a prezentat faptul c o parte din recomandri au fost formulate n
urma studiului de benchmarking efectuat prin utilizarea entitii nr. 2 ca i comparator.
n cadrul edinei de nchidere structura auditat, precum i celelalte structuri ale cror
activiti au implicaii asupra desfurrii n bune condiii a procesului bugetar, i-a nsuit n
totalitate constatrile i recomandrile formulate de echipa de auditori, considernd c prin
implementarea acestora n cadrul entitii va fi implementat buna practic din domeniu.
n consecin, Proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit intern final,
care va fi pregtit pentru aprobare i difuzare structurii auditate.
Raportul de audit intern va fi nsoit de o SINTEZ care va conine principalele constatri
110
i recomandri ale echipei de auditori interni i concluziile generale pentru activitatea auditat.
Structura auditat se angajeaz s elaboreze Planul de aciune i Calendarul implementrii
recomandrilor, cu termenele de realizare i persoanele responsabile cu implementarea acestora, pe
care le vor discuta cu echipa de auditori interni.
111
Entitatea public
PROIECTUL RAPORTULUI MISIUNII DE AUDIT INTERN

PUBLIC INTERN AL PERFORMANEI

DEPLASAREA, DETAAREA, TRANSFERUL PERSONALULUI N
INTERES DE SERVICIU
BUCURETI
2014
112
I. INTRODUCERE
Echipa de auditori a fost format din :
Ordinul de efectuare a misiunii de audit public intern al performanei: misiunea de audit a fost cuprins
n Planul de audit intern pe anul 2014 i s-a derulat n baza Ordinului de serviciu nr. 5/12.01.2014.
Baza legal a misiunii de audit public intern al performanei:
Planul de audit intern pe anul 2014, aprobat de conducerea entitii publice;
Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicat, cu modificrile ulterioare;
H.G. nr. 1086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitii de audit
public intern;
Normele proprii de audit intern ale entitii, avizate i aprobate de conducere, privind
exercitarea activitii de audit intern n cadrul entitii.
Durata misiunii: 01.02.2014-10.03.2014.
Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2013

responsabilitilor asumate de ctre conducerea entitii publice i personalul de execuie, cu privire
la organizarea i realizarea procesului de fundamentare, aprobare i utilizare a cheltuielilor cu
delegarea, detaarea, transferul personalului n interes de serviciu i de a urmri dac fondurile
alocate pentru finanarea cheltuielilor sunt utilizate n condiii de economicitate, eficien i
eficacitate.
Obiectivele misiunii de audit:
Obiectivul general al misiunii l-a reprezentat formularea de recomandri pertinente n vederea
creterii eficacitii sistemelor de control intern instituite n procesul de fundamentare, acordare i
utilizare a fondurilor destinate finanrii cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n
n contextul obiectivului general, au fost avute n vedere urmtoarele obiective specifice:
Realizarea unor estimri anuale care s asigurare o programare adecvat a cheltuielilor cu
Asigurarea unei bune gestiuni financiare a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea, transferul
Tipul de audit: Echipa de auditori interni a efectuat un audit al performanei, respectiv realizarea unei
analize a activitilor desfurate n domeniul planificrii i execuiei bugetare, urmrindu-se determinarea
necesitii i oportunitii mbuntirii economicitii, eficienei i eficacitii.
Metodologia utilizat n realizarea misiunii de audit:
Misiunea de audit public intern al performanei s-a desfurat n conformitate cu prevederile
113
Ghidului general privind misiunea de audit public intern de performan i Normele proprii de audit intern
a entitii, avizate i aprobate de conducere, privind exercitarea activitii de audit intern n cadrul
entitii.
II. METODOLOGIA DE DESFURARE A MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN
Tehnici de audit intern utilizate:
verificarea se realizeaz n vederea asigurrii validitii, realitii i acurateei nregistrrilor n
contabilitate a documentelor i a concordanei cu legile i regulamentele n vigoare, precum i a eficacitii
controlului intern prin cu ajutorul urmtoarele tehnici de verificare:
comparaia: pentru confirmarea identitii unor informaii, dup obinerea lor din dou sau
mai multe surse diferite;
examinarea: pentru detectarea erorilor i/sau iregularitilor;
recalcularea: verificarea algoritmilor de calcul i a calculelor matematice;
punerea de acord: pentru realizarea procesului de potrivire a doua categorii diferite de
nregistrri;
confirmarea: pentru solicitarea informaiilor din mai multe surse independente cu scopul
validrii acestora;
garantarea: pentru verificarea realitii tranzaciilor nregistrate pornind de la examinarea
nregistrrilor spre documentele justificative;
urmrirea: verificarea modului n care au fost respectate procedurile de la documentele
justificative spre articolul nregistrat.
observarea fizic: const n urmrirea unui proces sau a unei proceduri, prin care auditorul i
formeaz o imagine de ansamblu asupra structurii auditate;
analiza: const n descompunerea unei entiti/ structuri/activiti n elemente, care pot fi izolate,
identificate, cuantificate i msurate distinct;
benchmarking-ul: este un proces de cercetare efectuat, de regul prin comparaie, pentru a identifica
i implementa buna practic n domeniul performanei. n general, benchmarkig-ul ajut la determinarea
necesitii i oportunitii mbuntirii economicitii, eficienei i eficacitii. Pe baza informaiilor
colectate i prelucrate n etapa Pregtirea misiunii, echipa de auditori a considerat oportun ca n etapa
Intervenia la faa locului s foloseasc benchmarking-ul prin comparaii generale ntre entiti, care
const n compararea activitii structurii auditate cu activitatea unor structuri, din alte entiti, care au
aceleai funcii sau realizeaz activiti similare.
Instrumentele de audit intern utilizate:
Chestionarul de luare la cunotin - CLC: pentru obinerea unor informaii referitoare la contextul
socio-economic, organizare intern, funcionarea entitii/structurii auditate;
Documente i materiale examinate n cadrul Direciei Financiar Contabilitate activitile
desfurate pe perioada etapei Intervenia la faa locului a vizat documentaia aferent perioadei auditate,
respectiv 01.01.2011-31.12.2013, care a cuprins urmtoarele:
legi i regulamente aplicabile structurii auditate;
organigrama Direciei Financiar Contabilitate;
Regulamentul de Organizare i Funcionare;
Fiele posturilor;
Procedurile de lucru;
Planul strategic pentru anii 2009-2013;
Scrisorile-cadru pentru anii 2011, 2012 , 2013;
Documentele de fundamentare i motivare a sumelor din Proiectul de buget pentru perioada
2011-2013;
Proiectele de buget pentru perioada 2011-2013;
Realizrile bugetare pentru perioada 2011-2013;
ordine ale conductorului entitii ,,XX;
114
documente justificative care au stat la baza nregistrrii n contabilitate a cheltuielilor;

evidene analitice i sintetice, etc.
Documente i materiale ntocmite pe perioada auditrii:
Studiu preliminar;
Chestionarul de luare la cunotin;
Evaluarea obiectivelor specifice;
Evaluarea indicatorilor de performan;
Evaluarea surselor de date;
Documentaia aferent analizei riscurilor;
teste;
foi de lucru;
FIAP-uri;
Nota centralizatoare a documentelor de lucru;
Raportul de audit intern;
Sinteza raportului de audit intern;
Minute ale edinelor de deschidere i de nchidere;
Planul de aciune i calendarul de implementare a recomandrilor;
Lista de supervizare a documentelor;
Fia de urmrire a implementrii recomandrilor.
III. CONSTATRI I RECOMANDRI
Prezent n continuare, n mod sintetic, principalele constatri nsoite de cauze, consecine i
recomandri pe baza testrilor efectuate pe perioada colectrii i prelucrrii informaiilor i n perioada de
intervenie la faa locului, consemnate n documentele de lucru.
strategice ale entitii prin utilizarea de metode, tehnici i procedee specifice, asigurnd proiectarea i
12,50% din totalul posturilor ocupate din cadrul direciei, ponderea cea mai ridicat nregistrndu-se n
cadrul Biroului de metodologie i drepturi sociale pentru activitatea intern (20%), iar cea mai sczut n
cadrul Compartimentului control financiar preventiv propriu pentru activitatea intern. Peste o treime din
funcionari i desfoar activitatea n cadrul Serviciului financiar i buget (46,88%).
n perioada 2011-2013, posturile din cadrul direciei, n numr de 35, au fost ocupate n proporie de
80%, iar evoluia personalului a cunoscut urmtoarea dinamic:
- n anul 2012, efectivul de personal s-a redus cu aproximativ 8,50%, scdere care a afectat Serviciul
115
financiar i buget (2 persoane) i Biroul metodologie i drepturi salariale pentru activitate intern (1
persoan);
Reducerea efectivului de personal din cadrul direciei a fost determinat de existena la nivelul anului
2011 pe piaa muncii a unor oferte mai avantajoase din punct de vedere financiar.
n ceea ce privete structura funcionarilor publici de execuie, 27 de persoane sunt numite ntr-o
funcie public de execuie din clasa I i o persoan exercit funcie public de execuie din clasa II
respectiv, 18 consilieri, 9 experi i un referent de specialitate.
Totodat, funciile publice de execuie din cadrul direciei sunt structurate pe grade profesionale,
dup cum urmeaz:
consilieri: 18 superiori;
experi: 9 principali;
referent de specialitate: 1 principal.
Nr.
crt.
1.
2.
3.
Anul
2011
Consilier
Superior
Expert
Principal
Asistent
Superior
Principal
Asistent
2012
16
18
2013
18
Din analiza informaiilor prezentate n Tabelul nr. 2, se constat c n ceea ce privete ponderea
personalului calificat n anii 2012 i 2013, aceasta este cu 10% mai ridicat n comparaie cu anul 2011, n
aceast perioad a crescut ponderea personalului cu funcie public de execuie i grad profesional superior
i principal. Totui, diferenele pe medii ntre structurile direciei rmn semnificative. Astfel, n cadrul
Biroului metodologie i drepturi salariale pentru activitatea intern problema calificrii personalului
persist.
III. 1 Analiza obiectivelor i indicatorilor ataai domeniului auditabil
1.1 Analiza obiectivelor stabilite pentru domeniul auditabil
elaborat Planul strategic pentru anii 2009-2013 care reflect performana cerut din partea entitii, care a
fost adus la cunotin salariailor prin publicarea lui pe site-ul entitii.
Pentru a gestiona aceast performan este necesar ca acesta s fie definit n mod specific, astfel
nct s ofere o direcie clar pentru toi factorii implicai, o modalitate de monitorizare a progresului i de
implementare a unor msuri corective dac este cazul, modalitate de stabilire i raportare a obinerii
rezultatelor scontate, precum i o modalitate de responsabilizare a persoanelor implicate.
Implementarea acestei strategii se poate modifica n timp, ca urmare a unor evoluii:
- modificri ale legislaiei UE;
- modificri ale legislaiei naionale, cu impact asupra activitii entitii, asupra structurii
organizatorice i funcionale;
- modificarea cadrului organizatoric pentru realizarea procesului bugetar etc.
116

Pentru ca obiectivele generale s devin operaionale este necesar ca obiectivele specifice s fie
exprimate n termeni de rezultate. Un obiectiv specific difer de unul general, prin aceea c vizeaz rezultate
concrete i conduce la atingerea obiectivului general.
Obiective specifice definite sunt:
Perfecionarea sistemului de colectare de informaii anuale de la structurile entitii pentru
Realizarea unor sinteze i analize semestriale privind finanarea activitilor cuprinse n
Elaborarea Proiectului de buget, pe baza fundamentrilor primite cu ncadrarea n limita
Echipa de auditori a analizat obiectivele specifice cu ajutorul documentului Evaluarea obiectivelor.
n urma analizei s-a constatat c obiectivele specifice sunt definite corect avnd n vedere caracteristicile
SMART.
1.2 Analiza indicatorilor de performan
Analiza indicatorilor de performan au fost obiectul analizei efectuate de auditorii interni att n
etapa Pregtirea misiunii prin intermediul studiului preliminar, ct i n etapa Intervenia la faa locului cnd
a fcut obiectul analizei comparative.
Avnd n vedere aceste aspecte echipa de auditori a considerat oportun s prezinte rezultatul
evalurilor efectuate cu privire la indicatorii de performan ataai obiectivelor specifice la subcapitolul III.2
Analiza procesului de utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu deplasarea, detaarea,
III. 2 Realizarea unor estimri anuale care s asigurare o programare adecvat a cheltuielilor cu
n perioada 2011-2013 cheltuielile cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de
serviciu au avut urmtoarea evoluie:
- mii lei -
Nr.
crt.
Realizri
Indicator
bugetar
2011
Total
cheltuieli,
Indemnizaii
de
1.1.
delegare, detaare
Cheltuieli
1.3.
transportul
cu
2012
Prevederi
2013
2011
2012
Ritm
mediu
Dinamic
2013
2012/ 2011 2013/ 2011
43.600
21.470
44.528
28.240
36.160
25.250
0,49
2,07
1,06
3.000
6.440
5.114
2.000
8.400
5.400
2,15
0,79
30,56
25.640
9.670
24.544
16.400
18.200
13.200
0,38
2,54
-2,16
14.560
5.010
14.120
9.640
8.960
6.000
0,34
2,82
-1,52
400
350
750
200
600
650
0,88
2,14
36,93
Principalele aspecte evideniate n urma analizei tendinei de evoluie a cheltuielilor cu deplasarea,

detaarea i transferul sunt:
cheltuielile cu deplasarea, detaarea, transferul au nregistrat pe perioada analizat un ritm mediu
de cretere de 1,06%;
117
ponderea cheltuielilor de deplasarea, detaarea i transferul n totalul cheltuielilor entitii s-a redus de la
4,42% n anul 2011 la 2,72% n anul 2013.
0%
10
b u g e ta r e
b u g e ta r e
b u g e ta r e
%
80
%
60
%
40
%
20
0%
2007
2011
2,
72
%
2,
12
%
4,
42
%
2008
2012
2009
2013
Analiznd n detaliu evoluia cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul, se constat, n

perioada 2011-2013, pe lng ritmul de cretere multianual (1,06%) i abateri semnificative a cheltuielilor
efective fa de sumele previzionate i aprobate iniial prin buget (tabelul nr. 3).
- mii lei -
Nr.
crt.
Realizri
Indicator
bugetar
2011
2012
iniiale (%)
Prevederi
2013
2011
2012
2013
2011
2012
2013
1. Total
cheltuieli,
deplasare,
detaare,
43.600
21.470
44.528
28.240
36.160
25.250
154,39
59,38
176,35

detaare
3.000
6.440
5.114
2.000
8.400
5.400
150,00
76,67
94,70
25640
9670
24544
16.400
18.200
13.200
156,34
53,13
185,94
14560
5010
14120
9.640
8.960
6.000
151,04
55,92
235,33
400
350
750
200
600
650
200,00
58,33
115,38
Examinarea gradului de fundamentare a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul a condus

la identificarea unor abateri semnificative (+/-50%) ntre cheltuielile efective comparativ cu prevederile
iniiale.
2.1. Identificarea i fundamentarea corespunztoare a nevoii de deplasare, detaare i
118

personalului n interes de serviciu, comparativ cu creterea cheltuielilor totale cu deplasarea, detaarea i
transferul personalului n interes de serviciu este prezentat n figura nr. 2.
var iaia
2,5
2
2,07
1,5
transf erarea
1,58
1
0,5
0,66
0,49
0
2008/2007
2009/2008
2013/2012
2012 2011
ani

aciuni a nregistrat un ritm mediu anual de cretere de 2,74%, superior ritmului mediu anual de cretere al
cheltuielilor totale cu deplasarea, detaarea, transferul care a fost de 1,06%, ceea ce evideniaz o corelaie
economic corect.
Eficientizarea utilizrii fondurilor alocate impune ca la nivelul entitii cheltuielile programate s
fie urmrite la originea lor de formare, acolo unde iau natere. n cazul nostru, locurile de costuri apar ca
fiind structurile entitii n care i desfoar activitatea persoanele care se deplaseaz sunt detaate i
transferate n interes de serviciu. Localizarea creterii aciunilor care au implicat deplasarea, detaarea,
transferul personalului n interes de serviciu n anul 2013, comparativ cu anul 2011 pe structurile entitii
este urmtoarea:
Nr.
crt.
Creteri anul 2013

fa de anul 2011
nr.
%
1.
Cabinet Ministru
-3
2.
-4
3.
-1
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
-2
11.
12.
Autoritatea de management pentru

sectoriale
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
Cabinet medical
20.
Total
6
-2
programele
-10
-5
operaionale
20
-1
0
8
10
0
25
-2,56
-2,65
-0,98
0,00
3,03
-1,33
-6,45
-3,62
2,75
-1,45
6,03
-0,56
0,00
4,5
5,25
3,6
0,00
0,00
0,00
5,56
119
Principalele cauze identificate care au influenat creterea numrului de aciuni sunt:

g) necesitatea armonizrii activitii entitii cu cea a entitilor din UE;
h) necesitatea cooperrii entitii cu entitile similare din UE;
i) ndeplinirea angajamentelor fa de UE, respectiv nfiinarea Autoritii de management pentru
j) necesitatea acordrii asistenei tehnice de specialitate structurilor aflate n subordinea, sub
k) perfecionarea pregtirii profesionale a personalului care i desfoar activitatea n cadrul
l) acoperirea deficitului de personal pentru activitile existente.
n vederea identificrii unor soluii de mbuntire a activitii de planificarea bugetar, echipa de
auditori a efectuat un studiu de benchmarking prin comparaii generale ntre entiti, comparatorul ales
fiind o entitatea cu un profil funcional i de risc asemntor cu al entitii ,,XX
n rezumat, problemele importante identificate, n ceea ce privete identificarea i fundamentarea
propunerilor cu privire la nevoia de deplasare, detaare i transfer a personalului n interes de serviciu sunt:
1. La nivelul entitii a fost implementat sistemul de management prin obiective. n acest context
la nivelul Direciei Financiar Contabilitate, n corelaie direct cu procesul bugetar, au fost stabilite 3
obiective specifice n urma evalurii efectuate echipa de auditori a constatat c aceste obiective ndeplinesc
condiiile pentru a fi considerate obiective SMART
Pentru realizarea acestor obiective specifice managementul a stabilit un numr de 8 indicatori de
performan, astfel:
= 5 proceduri;
11 de structuri;
- ponderea structurilor din cadrul entitii la nivelul crora semestrial sunt efectuate analize i care
furnizeaz informaii cu privire la finanarea activitilor = 75%;
- gradul de acceptare al propunerilor transmise de structurile entitii (%) = 50%;
- ponderea structurilor care raporteaz satisfacerea general cu privire la Proiectul de buget (%) =
60%;
- Gradul n care creditele bugetare sunt angajate i utilizate(%)= 95%.
Auditorii apreciaz indicatorii ca fiind adecvai pentru msurarea performanelor activitii. Totui,
unele din intele aferente acestor indicatori dei sunt bine definite sunt stabilite la un nivel care poate fi atins
cu uurin i care nu stimuleaz mbuntirea activitii.
Recomandarea formulat vizeaz stabilirea unor ine care s stimuleze mbuntirea performanei
entitii. Echipa de auditori apreciaz urmtoarele inte ca fiind mai adecvate:
- ponderea structurilor din cadrul entitii la nivelul crora sunt efectuate analize i care furnizeaz
informaii cu privire la finanarea activitilor = 80%.
Totodat, se impune implementarea n cadrul entitii a practicii din domeniu prin utilizarea i a
altor indicatori, dintre care amintim:
- numrul de structuri din cadrul entitii care au depit prevederile care au stat la baza elaborrii
Proiectului de buget = 0 structuri;
- numrul de ore alocat anual de fiecare structur/entitate pentru realizarea unor sinteze i analize cu
privire la finanarea cheltuielilor = 80 ore;
- ponderea n care activitile desfurate anul anterior au contribuit la realizarea obiectivelor = 95%;
- nr. de structuri care furnizeaz informaii complete i fundamentate = 20 structuri (toate structurile
entitii);
120
- nr. de structuri la nivelul crora se realizeaz activiti de analiz cu privire la nevoia de deplasare,
detaare, transfer n interes de serviciu = 20 structuri (toate structurile entitii);
- ponderea n care Situaiile centralizatoare iniiale asigur realizarea atribuiilor entitii = 90%.
2. La nivelul entitii nu exist un proces constant de analiz care s aib ca rezultat identificarea
i programarea anual a aciunilor care implic deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de
serviciu. De asemenea, nu a fost identificat o fundamentare riguroas privind cheltuielile cu deplasarea,
detaarea, transferul att n momentul elaborrii Proiectului de buget ct i n momentul rectificrilor
bugetare.
Recomandarea formulat vizeaz implementarea unor aciuni/instrumente de control intern adecvate
n conformitate cu buna practic n domeniu, dintre care menionm:
a) actualizarea procedurilor operaionale n sensul stabilirii unor termene pentru realizarea unor
activiti care s aib ca rezultat identificarea i fundamentarea corespunztoare a nevoii de deplasare,
detaare i transfer a personalului n interes de serviciu. n acest sens, echipa de auditori consider necesar
realizarea unor workshop-uri la care s participe persoanele responsabile din cele dou entiti, n scopul
cunoaterii i aplicrii bunei practici n cadrul entitii ,,XX.
b)asigurarea unei pregtiri profesionale corespunztoare personalului cu atribuii n domeniu. Avnd
n vedere informaiile colectate pe perioada efecturii studiului de benchmarking echipa de auditori
consider oportun realizarea unor activiti asemntoare cu cele desfurate de entitatea nr. 2 n domeniul
pregtirii profesionale. Dintre activitile identificate apreciem c urmtoarele activiti sunt recomandate a
se desfura i n cadrul entitii ,,XX :
- organizarea unor sesiuni de lucru cu reprezentani ai fiecrei structuri din cadrul entitii n
scopul prezentrii principalelor direcii care trebuie urmrite n momentul identificrii i fundamentrii
nevoii de deplasare, detaare i transfer a personalului n interes de serviciu;
c)realizarea unui sistem informaional la nivelul entitii care s conduc la mbuntirea activitii.
Avnd n vedere instrumentele de control intern implementate la nivelul entitii nr. 2, echipa de auditori
apreciaz ca implementarea urmtoarelor instrumente conduce la mbuntirea activitii de identificare i
fundamentare a nevoii de deplasare, detaare i transfer a personalului n interes de serviciu:
- stabilirea prin fiele posturilor personalului din cadrul DFC a unor sarcini n cea ce privete
comunicarea cu responsabilii structurilor din cadrul entitii;
- asigurarea unei asistene corespunztoare, de ctre personalul din cadrul DFC, structurilor din
cadrul n entitii momentul centralizrii informaiilor.
d)implementarea unui sistem de motivare a personalului din cadrul entitii. Pentru realizarea unui
sistem motivaional adecvat, echipa de auditori recomand realizarea urmtoarelor activiti:
- actualizarea periodic a fielor posturilor prin atribuirea unor sarcini personalului n
conformitate cu competenele deinute;
- asigurarea unei pregtiri profesionale adecvate personalului, avnd n vedere i dorinele
exprimate de acesta;
entiti care au un profil funcional asemntor, n scopul cunoaterii i aplicrii bunei practici n domeniu;
- mbuntirea performanelor activitii structurilor prin organizarea unor activiti de teambuilding;
2.2. Selectarea corespunztoare a furnizorilor de servicii hoteliere i de transport
necesar pentru elaborarea Proiectului de buget, sunt definite dou obiective specifice, respectiv Realizarea
unor sinteze i analize semestriale privind finanarea activitilor cuprinse n programele i proiectele
aprobate de conducerea entitii i Elaborarea Proiectului de buget, pe baza fundamentrilor primite cu
121
ncadrarea n limita creditelor bugetare aprobate de Guvern, n termenele legale.

n urma analizei activitii de selectare a furnizorilor de servicii hoteliere i de transport au fost
identificate urmtoarele:
O prim problem identificat se refer la indicatorii stabilii de management pentru
monitorizarea realizrii obiectivului analizat. Acetia sunt:
- gradul n care creditele bugetare sunt angajate i utilizate = 90%;
- ponderea de structuri care raporteaz satisfacia general cu privire la Proiectul de buget = 60%.
Auditorii apreciaz indicatorii ca fiind adecvai pentru msurarea performanelor activitii, dar
trebuie stabilii i indicatori de performan care permit analizarea obiectivului din punct de vedere al
timpului i costurilor pe care le implic. Unele din intele aferente acestor indicatori dei sunt bine definite
sunt stabilite la un nivel care poate fi atins cu uurin i care nu stimuleaz mbuntirea activitii.
O alt problem identificat o reprezint faptul c la nivelul entitii a fost instituit ca practic
previzionarea cheltuielilor cu servicii de transport i hoteliere prin ajustarea cheltuielilor efective din anul
anterior, contrar practici n domeniu aplicat n entiti cu profil funcional i de risc asemntor. Pentru a
susine aceast constatare echipa de auditori a efectuat un studiu prin utilizarea unui eantion constituit din
activitile Direciei de Perfecionare Profesional care au implicat deplasarea personalului n interes de
serviciu. n urma analizei a rezultat c n afar de avantajele cu privire la confortul oferit de utilizarea unor
mijloace de transport moderne, entitatea dac ar fi selectat n mod corespunztor furnizorii de servicii de
transport ar fi putut realiza o economie de 1.557,14 lei.
Recomandri:
Avnd n vedere importana procesului de selectare a furnizorilor de servicii hoteliere i de
transport, considerm necesar stabilirea unor inte care s stimuleze performana entitii. n acest sens,
apreciem urmtoarea int ca fiind mai adecvat:
- % de structuri care raporteaz satisfacia general cu privire la Proiectul de buget = 85%.
Definirea unor noi indicatori de performan avnd n vedere buna practic n domeniu. n acest
context echipa de auditori a propus utilizarea urmtorilor indicatori:
a) nr. de structuri informate cu privire la soluiile identificate = 21 structuri (toate structurile
entitii);
b) gradul n care soluiile identificare satisfac necesitile structurilor = 90%;
c) gradul n care serviciile hoteliere i turistice contractate n anul anterior au asigurat realizarea
obiectivelor = 90%;
d) numrul de ore alocat anual pentru selectarea furnizorilor de servicii hoteliere i de transport =
40 ore.
Actualizarea procedurilor operaionale n sensul stabilirii unor termene pentru realizarea unor
activiti care s aib ca rezultat selectarea furnizorilor de servicii hoteliere i de transport. n acest sens,
echipa de auditori consider necesar realizarea unor reuniuni de lucru la care s participe persoanele
responsabile din cele dou entiti, n scopul cunoaterii i aplicrii bunei practici n cadrul entitii ,,XX.
Motivarea structurilor pentru a asigura informaii clare, precise i complete i pentru a furniza
informaii cu privire la gradul de satisfacie. n acest sens, echipa de auditori consider necesar s se
realizeze o evaluare a satisfaciei personalului antrenat n activiti care implic deplasarea, detaarea,
transferul n interes de serviciu, identificarea aspectelor negative i implementarea unor msuri pentru
combaterea acestora.
Constituirea unei baze de date cu furnizorii de servicii hoteliere i de turism i actualizarea
periodic a acesteia. n acest sens, echipa de auditori consider necesar parcurgerea urmtoarelor etape:
transport;
- responsabilizarea personalului prin stabilirea prin Fisele posturilor unor sarcini n ceea ce privete
actualizarea bazei de date cu privire la oferta financiar a furnizorilor de servicii hoteliere i de transport.
122
Elaborarea i implementarea unui cod cu privire la conduita etic i rspunderea managerial. n

acest sens, echipa de auditori recomand:
i n mod contiincios ndatoririle de serviciu de ctre personalul entitii.
Implementarea unui sistem de motivare a personalului din cadrul entitii. Pentru realizarea unui
sistem motivaional adecvat, echipa de auditori recomand identificarea aspiraiilor personalului n domeniul
carierei profesionale i asigurarea acestuia o pregtire corespunztoare;
actualizarea periodic a fielor posturilor prin atribuirea unor sarcini personalului n conformitate cu
competenele deinute i ateptrile acestuia din punct de vedere al carierei profesionale.
2.3 Estimarea corect a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n
interes de serviciu
n urma studiului de benachmarking efectuat, echipa de auditori interni a stabilit urmtoarele
recomandri, pentru mbuntirea activitii de estimare a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul
personalului n interes de serviciu:
context echipa de auditori propune utilizarea urmtorului indicator: ponderea n care realizrile
trimestriale/anuale se ncadreaz n previziunile din Proiectul de buget = 85%.
activiti care s aib ca rezultat estimarea cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n
interes de serviciu. n acest sens, echipa de auditori consider necesar realizarea unor reuniuni de lucru la
care s participe persoanele responsabile din cele dou entiti, n scopul cunoaterii i aplicrii bunei
practici n cadrul entitii ,,XX.
Definitivarea Proiectului de buget dup obinerea de la structurile entitii a unui feed-back.
Asigurarea unei motivri corespunztoare pentru personalul implicat n activitatea de elaborare a
proiectului de buget, prin:
III. 3. Asigurarea unei bune gestiuni financiare a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i
3.1. Identificarea problemelor prin analiza evoluiei cheltuielilor
Analiza obiectivelor specifice stabilite Direciei Financiar Contabilitate scoate n eviden faptul
c un numr de dou obiective sunt aferente activitii de identificare a problemelor prin analiza evoluiei
cheltuielilor, respectiv Realizarea unor analize semestriale privind finanarea activitilor cuprinse n
programele i proiectele aprobate de conducerea entitii unui sistem eficient privind administrare i
utilizarea fondurilor publice alocate i Elaborarea Proiectului de buget, pe baza fundamentrilor primite cu
n urma analizei comparative a practicii din cele dou entiti, echipa de auditori interni a identificat
o serie de activiti/instrumente de control intern care sunt puse n aplicare n cadrul entitii nr. 2 i care au
ca efect obinerea unei performane mai bune n domeniul bugetar de ctre aceast entitate comparativ cu
entitatea ,,XX.
Dintre aceste activiti/instrumente de control intern importante de menionat sunt urmtoarele:
123
cheltuielilor;
- stabilirea unor intervale de abatere n funcie de care se impune realizarea unor analize, identificarea
abaterilor i informarea structurilor cu privire la aceste abaterile nregistrate;
- realizarea unor analize cu reprezentanii structurilor n scopul identificrii cauzelor care au determinat
abaterile;
pregtiri profesionale corespunztoare i actualizrii Fielor de post prin atribuirea sarcinilor persoanelor care au
competenele necesare;
- asigurarea activitii de supervizare prin semnarea documentelor de sintez care se elaboreaz la nivelul
structurilor de ctre persoanele responsabile;
indicatori noi;
- participarea personalului din cadrul entitii la reuniuni de lucru organizate n parteneriat cu entiti care
au un profil funcional asemntor, n scopul cunoaterii i aplicrii bunei practici n domeniu.
Recomandarea formulat vizeaz alinierea practicii din entitate la buna practic din domeniu pin
implementarea urmtoarelor aciuni/instrumente de control intern:
a) implementarea unui sistem de monitorizare a cheltuielilor pe perioada execuiei bugetare. Avnd n
vedere instrumentele de control intern implementate la nivelul entitii nr. 2, echipa de auditori apreciaz ca
implementarea urmtoarelor instrumente conduce la mbuntirea activitii de identificare a problemelor:
cheltuielilor;
abaterile.
b)asigurarea activitii de supervizare la nivelul Direciei Financiar - Contabilitate, care va fi formalizat
prin semnarea documentelor de sintez elaborate la nivelul structurilor de ctre persoanele responsabile;
c) implementarea unui sistem de motivare a personalului din cadrul entitii. Pentru realizarea unui sistem
motivaional adecvat, echipa de auditori recomand realizarea urmtoarelor activiti:
indicatori noi;
au un profil funcional asemntor, n scopul cunoaterii i aplicrii bunei practici n domeniu;
IV. CONCLUZII
Prezentul Raport de audit intern a fost ntocmit n baza Listei ntrebrilor, Lista ariilor temei auditabile,
Programului de audit intern i a Programului de intervenie la faa locului, a constatrilor efectuate pe perioada
colectrii i prelucrrii informaiilor i n timpul muncii pe teren. Constatrile au la baz probe de audit obinute pe
baza testelor efectuate consemnate n documentele de lucru.
Echipa de auditori interni a evaluat activitile desfurate, n cadrul procesului bugetar, n legtur cu
planificarea i execuia cheltuielilor de deplasare, detaare i transfer n interes de serviciu utiliznd o gril cu 3
nivele astfel:
1. Critic: nu exist preocupri din partea managementului pentru implementarea unor aciuni/instrumente
de control necesare desfurrii activitilor n condiii de economicitate, eficien i eficacitate sau
activitile/instrumentele sunt implementate, de la caz la caz, fr a exista o planificare i o monitorizare a
cheltuielilor;
2. De mbuntit: se ndeplinesc cerinele minime ale cadrului normativ, exist preocupri ale
managementului pentru implementarea sistemului de management prin obiective, asigurarea unei pregtiri
124
profesionale corespunztoare personalului, implementarea i funcionarea sistemului informaional din cadrul

entitii i realizarea unor studii i analize necesare activitii de planificare i execuie bugetar;
3. Funcional: exist o strategie n domeniul planificrii i execuiei bugetare care are n vedere sarcinile
i atribuiile stabilite entitii, n virtutea crora aplic Planul de guvernare i contribuie la elaborarea i
implementarea strategiei n domeniul economiei i energiei. Totodat, activitatea se desfoar cu respectarea bunei
practici din domeniu.
n urma testrilor efectuate echipa de auditori apreciaz activitile desfurate n cadrul Direciei
Financiar Contabilitate dup cum urmeaz:
Activiti auditabile
Realizarea unor estimri anuale care s asigure o
programare adecvat a cheltuielilor cu deplasarea,
detaarea i transferul personalului
Asigurarea unei bune gestiuni financiare a cheltuielilor cu
deplasarea, detaarea i transferul personalului
Nivele de apreciere
2
X
X
Evaluarea are la baz analiza activitilor desfurate n cadrul entitii i bunei practici n
domeniu i discuiile care au avut loc cu reprezentanii structurii auditate, cu ocazia edinei de nchidere, cu
privire la recomandrile echipei de auditori apreciate de ctre participani ca fiind realiste i fezabile.
n consecin, apreciem c implementarea recomandrilor echipei de auditori va avea ca efect
mbuntirea economicitii, eficienei i eficacitii activitilor care implic deplasarea, detaarea i
Structura auditat are obligaia s ntocmeasc Programul de aciune n vederea implementrii
recomandrilor i s raporteze echipei de auditori interni, periodic, stadiul implementrii acestora.
Auditori interni,
Entitatea auditat, pentru luare

cunotin
tefnescu Ileana
Petrescu Maria
Not:
Datorit acceptrii integrale a constatrilor i recomandrilor formulate de echipa de auditori
interni de ctre conducerile DFC, DGRUM i DGTI Reuniunea de conciliere nu se va mai organiza.
125
Entitatea public
RAPORTUL
MISIUNII DE AUDIT INTERN PUBLIC INTERN AL
PERFORMANEI

DEPLASAREA, DETAAREA, TRANSFERUL PERSONALULUI N
INTERES DE SERVICIU
BUCURETI
2014
126
I. INTRODUCERE
Echipa de auditori a fost format din :
Ordinul de efectuare a misiunii de audit public intern al performanei: misiunea de audit a fost cuprins
n Planul de audit intern pe anul 2014 i s-a derulat n baza Ordinului de serviciu nr. 5/12.01.2014.
Baza legal a misiunii de audit public intern al performanei:
Planul de audit intern pe anul 2014, aprobat de conducerea entitii publice;
Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicat, cu modificrile ulterioare;
H.G. nr. 1086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitii de audit
public intern;
Normele proprii de audit intern ale entitii, avizate i aprobate de conducere, privind
exercitarea activitii de audit intern n cadrul entitii.
Durata misiunii: 01.02.2014-10.03.2014.
Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2013

responsabilitilor asumate de ctre conducerea entitii publice i personalul de execuie, cu privire
la organizarea i realizarea procesului de fundamentare, aprobare i utilizare a cheltuielilor cu
delegarea, detaarea, transferul personalului n interes de serviciu i de a urmri dac fondurile
alocate pentru finanarea cheltuielilor sunt utilizate n condiii de economicitate, eficien i
eficacitate.
Obiectivele misiunii de audit:
utilizare a fondurilor destinate finanrii cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n
Tipul de audit: Echipa de auditori interni a efectuat un audit al performanei, respectiv realizarea unei
analize a activitilor desfurate n domeniul planificrii i execuiei bugetare, urmrindu-se determinarea
necesitii i oportunitii mbuntirii economicitii, eficienei i eficacitii.
Metodologia utilizat n realizarea misiunii de audit:
Misiunea de audit public intern al performanei s-a desfurat n conformitate cu prevederile
127
Ghidului general privind misiunea de audit public intern de performan i Normele proprii de audit intern
a entitii, avizate i aprobate de conducere, privind exercitarea activitii de audit intern n cadrul
entitii.
II. METODOLOGIA DE DESFURARE A MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN
Tehnici de audit intern utilizate:
verificarea se realizeaz n vederea asigurrii validitii, realitii i acurateei nregistrrilor n
contabilitate a documentelor i a concordanei cu legile i regulamentele n vigoare, precum i a eficacitii
controlului intern prin cu ajutorul urmtoarele tehnici de verificare:
comparaia: pentru confirmarea identitii unor informaii, dup obinerea lor din dou sau
mai multe surse diferite;
examinarea: pentru detectarea erorilor i/sau iregularitilor;
recalcularea: verificarea algoritmilor de calcul i a calculelor matematice;
punerea de acord: pentru realizarea procesului de potrivire a doua categorii diferite de
nregistrri;
confirmarea: pentru solicitarea informaiilor din mai multe surse independente cu scopul
validrii acestora;
garantarea: pentru verificarea realitii tranzaciilor nregistrate pornind de la examinarea
nregistrrilor spre documentele justificative;
urmrirea: verificarea modului n care au fost respectate procedurile de la documentele
justificative spre articolul nregistrat.
observarea fizic: const n urmrirea unui proces sau a unei proceduri, prin care auditorul i
formeaz o imagine de ansamblu asupra structurii auditate;
analiza: const n descompunerea unei entiti/ structuri/activiti n elemente, care pot fi izolate,
identificate, cuantificate i msurate distinct;
benchmarking-ul: este un proces de cercetare efectuat, de regul prin comparaie, pentru a identifica
i implementa buna practic n domeniul performanei. n general, benchmarkig-ul ajut la determinarea
necesitii i oportunitii mbuntirii economicitii, eficienei i eficacitii. Pe baza informaiilor
colectate i prelucrate n etapa Pregtirea misiunii, echipa de auditori a considerat oportun ca n etapa
Intervenia la faa locului s foloseasc benchmarking-ul prin comparaii generale ntre entiti, care
const n compararea activitii structurii auditate cu activitatea unor structuri, din alte entiti, care au
aceleai funcii sau realizeaz activiti similare.
Instrumentele de audit intern utilizate:
Chestionarul de luare la cunotin - CLC: pentru obinerea unor informaii referitoare la contextul
socio-economic, organizare intern, funcionarea entitii/structurii auditate;
Documente i materiale examinate n cadrul Direciei Financiar Contabilitate activitile
desfurate pe perioada etapei Intervenia la faa locului a vizat documentaia aferent perioadei auditate,
respectiv 01.01.2011-31.12.2013, care a cuprins urmtoarele:
legi i regulamente aplicabile structurii auditate;
organigrama Direciei Financiar Contabilitate;
Regulamentul de Organizare i Funcionare;
Fiele posturilor;
Procedurile de lucru;
Planul strategic pentru anii 2009-2013;
Scrisorile-cadru pentru anii 2011, 2012 , 2013;
Documentele de fundamentare i motivare a sumelor din Proiectul de buget pentru perioada
2011-2013;
Proiectele de buget pentru perioada 2011-2013;
Realizrile bugetare pentru anii 2011, 2012, 2013;
ordine ale conductorului entitii ,,XX;
128
documente justificative care au stat la baza nregistrrii n contabilitate a cheltuielilor;

evidene analitice i sintetice, etc.
Documente i materiale ntocmite pe perioada auditrii:
Studiu preliminar;
Chestionarul de luare la cunotin;
Evaluarea obiectivelor specifice;
Evaluarea indicatorilor de performan;
Evaluarea surselor de date;
Documentaia aferent analizei riscurilor;
teste;
foi de lucru;
FIAP-uri;
Nota centralizatoare a documentelor de lucru;
Raportul de audit intern;
Sinteza raportului de audit intern;
Minute ale edinelor de deschidere i de nchidere;
Planul de aciune i calendarul de implementare a recomandrilor;
Lista de supervizare a documentelor;
Fia de urmrire a implementrii recomandrilor.
III. CONSTATRI I RECOMANDRI
Prezent n continuare, n mod sintetic, principalele constatri nsoite de cauze, consecine i
recomandri pe baza testrilor efectuate pe perioada colectrii i prelucrrii informaiilor i n perioada de
intervenie la faa locului, consemnate n documentele de lucru.
strategice ale entitii prin utilizarea de metode, tehnici i procedee specifice, asigurnd proiectarea i
12,50% din totalul posturilor ocupate din cadrul direciei, ponderea cea mai ridicat nregistrndu-se n
cadrul Biroului de metodologie i drepturi sociale pentru activitatea intern (20%), iar cea mai sczut n
cadrul Compartimentului control financiar preventiv propriu pentru activitatea intern. Peste o treime din
funcionari i desfoar activitatea n cadrul Serviciului financiar i buget (46,88%).
n perioada 2011-2013, posturile din cadrul direciei, n numr de 35, au fost ocupate n proporie de
80%, iar evoluia personalului a cunoscut urmtoarea dinamic:
- n anul 2012, efectivul de personal s-a redus cu aproximativ 8,50%, scdere care a afectat Serviciul
129
financiar i buget (2 persoane) i Biroul metodologie i drepturi salariale pentru activitate intern (1
persoan);
Reducerea efectivului de personal din cadrul direciei a fost determinat de existena la nivelul anului
2011 pe piaa muncii a unor oferte mai avantajoase din punct de vedere financiar.
n ceea ce privete structura funcionarilor publici de execuie, 27 de persoane sunt numite ntr-o
funcie public de execuie din clasa I i o persoan exercit funcie public de execuie din clasa II
respectiv, 18 consilieri, 9 experi i un referent de specialitate.
Totodat, funciile publice de execuie din cadrul direciei sunt structurate pe grade profesionale,
dup cum urmeaz:
consilieri: 18 superiori;
experi: 9 principali;
referent de specialitate: 1 principal.
Nr.
crt.
1.
2.
3.
Anul
2011
Consilier
Superior
Expert
Principal
Asistent
Superior
Principal
Asistent
2012
16
18
2013
18
Din analiza informaiilor prezentate n Tabelul nr. 2, se constat c n ceea ce privete ponderea
personalului calificat n anii 2012 i 2013, aceasta este cu 10% mai ridicat n comparaie cu anul 2011, n
aceast perioad a crescut ponderea personalului cu funcie public de execuie i grad profesional superior
i principal. Totui, diferenele pe medii ntre structurile direciei rmn semnificative. Astfel, n cadrul
Biroului metodologie i drepturi salariale pentru activitatea intern problema calificrii personalului
persist.
III. 1 Analiza obiectivelor i indicatorilor ataai domeniului auditabil
1.1 Analiza obiectivelor stabilite pentru domeniul auditabil
elaborat Planul strategic pentru anii 2009-2013 care reflect performana cerut din partea entitii, care a
fost adus la cunotin salariailor prin publicarea lui pe site-ul entitii.
Pentru a gestiona aceast performan este necesar ca acesta s fie definit n mod specific, astfel
nct s ofere o direcie clar pentru toi factorii implicai, o modalitate de monitorizare a progresului i de
implementare a unor msuri corective dac este cazul, modalitate de stabilire i raportare a obinerii
rezultatelor scontate, precum i o modalitate de responsabilizare a persoanelor implicate.
Implementarea acestei strategii se poate modifica n timp, ca urmare a unor evoluii:
- modificri ale legislaiei UE;
- modificri ale legislaiei naionale, cu impact asupra activitii entitii, asupra structurii
organizatorice i funcionale;
- modificarea cadrului organizatoric pentru realizarea procesului bugetar etc.
130

Pentru ca obiectivele generale s devin operaionale este necesar ca obiectivele specifice s fie
exprimate n termeni de rezultate. Un obiectiv specific difer de unul general, prin aceea c vizeaz rezultate
concrete i conduce la atingerea obiectivului general.
Obiective specifice definite sunt:
Perfecionarea sistemului de colectare de informaii anuale de la structurile entitii pentru
Realizarea unor sinteze i analize semestriale privind finanarea activitilor cuprinse n
Elaborarea Proiectului de buget, pe baza fundamentrilor primite cu ncadrarea n limita
Echipa de auditori a analizat obiectivele specifice cu ajutorul documentului Evaluarea obiectivelor.
n urma analizei s-a constatat c obiectivele specifice sunt definite corect avnd n vedere caracteristicile
SMART.
1.2 Analiza indicatorilor de performan
Analiza indicatorilor de performan au fost obiectul analizei efectuate de auditorii interni att n
etapa Pregtirea misiunii prin intermediul studiului preliminar, ct i n etapa Intervenia la faa locului cnd
a fcut obiectul analizei comparative.
Avnd n vedere aceste aspecte echipa de auditori a considerat oportun s prezinte rezultatul
evalurilor efectuate cu privire la indicatorii de performan ataai obiectivelor specifice la subcapitolul III.2
Analiza procesului de utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu deplasarea, detaarea,
III. 2 Realizarea unor estimri anuale care s asigurare o programare adecvat a cheltuielilor cu
n perioada 2011-2013 cheltuielile cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de
serviciu au avut urmtoarea evoluie:
- mii lei -
Nr.
crt.
Realizri
Indicator
bugetar
2011
Total
cheltuieli,
Indemnizaii
de
1.1.
delegare, detaare
Cheltuieli
1.3.
transportul
cu
2012
Prevederi
2013
2011
2012
Ritm
mediu
Dinamic
2013
2012/ 2011 2013/ 2011
43.600
21.470
44.528
28.240
36.160
25.250
0,49
2,07
1,06
3.000
6.440
5.114
2.000
8.400
5.400
2,15
0,79
30,56
25.640
9.670
24.544
16.400
18.200
13.200
0,38
2,54
-2,16
14.560
5.010
14.120
9.640
8.960
6.000
0,34
2,82
-1,52
400
350
750
200
600
650
0,88
2,14
36,93
Principalele aspecte evideniate n urma analizei tendinei de evoluie a cheltuielilor cu deplasarea,

detaarea i transferul sunt:
cheltuielile cu deplasarea, detaarea, transferul au nregistrat pe perioada analizat un ritm mediu
de cretere de 1,06%;
131
ponderea cheltuielilor de deplasarea, detaarea i transferul n totalul cheltuielilor entitii s-a redus de la
4,42% n anul 2011 la 2,72% n anul 2013.
0%
10
b u g e ta r e
b u g e ta r e
b u g e ta r e
%
80
%
60
%
40
%
20
0%
2007
2011
2,
72
%
2,
12
%
4,
42
%
2008
2012
2009
2013
Analiznd n detaliu evoluia cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul, se constat, n

perioada 2011-2013, pe lng ritmul de cretere multianual (1,06%) i abateri semnificative a cheltuielilor
efective fa de sumele previzionate i aprobate iniial prin buget (tabelul nr. 3).
- mii lei -
Nr.
crt.
Realizri
Indicator
bugetar
2011
2012
iniiale (%)
Prevederi
2013
2011
2012
2013
2011
2012
2013
1. Total
cheltuieli,
deplasare,
detaare,
43.600
21.470
44.528
28.240
36.160
25.250
154,39
59,38
176,35

detaare
3.000
6.440
5.114
2.000
8.400
5.400
150,00
76,67
94,70
25640
9670
24544
16.400
18.200
13.200
156,34
53,13
185,94
14560
5010
14120
9.640
8.960
6.000
151,04
55,92
235,33
400
350
750
200
600
650
200,00
58,33
115,38
Examinarea gradului de fundamentare a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul a condus

la identificarea unor abateri semnificative (+/-50%) ntre cheltuielile efective comparativ cu prevederile
iniiale.
2.1. Identificarea i fundamentarea corespunztoare a nevoii de deplasare, detaare i
132

personalului n interes de serviciu, comparativ cu creterea cheltuielilor totale cu deplasarea, detaarea i
transferul personalului n interes de serviciu este prezentat n figura nr. 2.
var iaia
2,5
2
2,07
1,5
transf erarea
1,58
1
0,5
0,66
0,49
0
2008/2007
2009/2008
2013/2012
2012 2011
ani

aciuni a nregistrat un ritm mediu anual de cretere de 2,74%, superior ritmului mediu anual de cretere al
cheltuielilor totale cu deplasarea, detaarea, transferul care a fost de 1,06%, ceea ce evideniaz o corelaie
economic corect.
Eficientizarea utilizrii fondurilor alocate impune ca la nivelul entitii cheltuielile programate s
fie urmrite la originea lor de formare, acolo unde iau natere. n cazul nostru, locurile de costuri apar ca
fiind structurile entitii n care i desfoar activitatea persoanele care se deplaseaz sunt detaate i
transferate n interes de serviciu. Localizarea creterii aciunilor care au implicat deplasarea, detaarea,
transferul personalului n interes de serviciu n anul 2013, comparativ cu anul 2011 pe structurile entitii
este urmtoarea:
Nr.
crt.
Creteri anul 2013

fa de anul 2011
nr.
%
1.
Cabinet Ministru
-3
2.
-4
3.
-1
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
-2
11.
12.
Autoritatea de management pentru

sectoriale
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
Cabinet medical
20.
Total
6
-2
programele
-10
-5
operaionale
20
-1
0
8
10
0
25
-2,56
-2,65
-0,98
0,00
3,03
-1,33
-6,45
-3,62
2,75
-1,45
6,03
-0,56
0,00
4,5
5,25
3,6
0,00
0,00
0,00
5,56
133
Principalele cauze identificate care au influenat creterea numrului de aciuni sunt:

m) necesitatea armonizrii activitii entitii cu cea a entitilor din UE;
n) necesitatea cooperrii entitii cu entitile similare din UE;
o) ndeplinirea angajamentelor fa de UE, respectiv nfiinarea Autoritii de management pentru
p) necesitatea acordrii asistenei tehnice de specialitate structurilor aflate n subordinea, sub
q) perfecionarea pregtirii profesionale a personalului care i desfoar activitatea n cadrul
r) acoperirea deficitului de personal pentru activitile existente.
n vederea identificrii unor soluii de mbuntire a activitii de planificarea bugetar, echipa de
auditori a efectuat un studiu de benchmarking prin comparaii generale ntre entiti, comparatorul ales
fiind o entitatea cu un profil funcional i de risc asemntor cu al entitii ,,XX
n rezumat, problemele importante identificate, n ceea ce privete identificarea i fundamentarea
propunerilor cu privire la nevoia de deplasare, detaare i transfer a personalului n interes de serviciu sunt:
1. La nivelul entitii a fost implementat sistemul de management prin obiective. n acest context
la nivelul Direciei Financiar Contabilitate, n corelaie direct cu procesul bugetar, au fost stabilite 3
obiective specifice n urma evalurii efectuate echipa de auditori a constatat c aceste obiective ndeplinesc
condiiile pentru a fi considerate obiective SMART
Pentru realizarea acestor obiective specifice managementul a stabilit un numr de 8 indicatori de
performan, astfel:
= 5 proceduri;
11 de structuri;
- ponderea structurilor din cadrul entitii la nivelul crora semestrial sunt efectuate analize i care
furnizeaz informaii cu privire la finanarea activitilor = 75%;
- gradul de acceptare al propunerilor transmise de structurile entitii (%) = 50%;
- ponderea structurilor care raporteaz satisfacerea general cu privire la Proiectul de buget (%) =
60%;
- Gradul n care creditele bugetare sunt angajate i utilizate(%)= 95%.
Auditorii apreciaz indicatorii ca fiind adecvai pentru msurarea performanelor activitii. Totui,
unele din intele aferente acestor indicatori dei sunt bine definite sunt stabilite la un nivel care poate fi atins
cu uurin i care nu stimuleaz mbuntirea activitii.
Recomandarea formulat vizeaz stabilirea unor ine care s stimuleze mbuntirea performanei
entitii. Echipa de auditori apreciaz urmtoarele inte ca fiind mai adecvate:
- ponderea structurilor din cadrul entitii la nivelul crora sunt efectuate analize i care furnizeaz
informaii cu privire la finanarea activitilor = 80%.
Totodat, se impune implementarea n cadrul entitii a practicii din domeniu prin utilizarea i a
altor indicatori, dintre care amintim:
- numrul de structuri din cadrul entitii care au depit prevederile care au stat la baza elaborrii
Proiectului de buget = 0 structuri;
- numrul de ore alocat anual de fiecare structur/entitate pentru realizarea unor sinteze i analize cu
privire la finanarea cheltuielilor = 80 ore;
- ponderea n care activitile desfurate anul anterior au contribuit la realizarea obiectivelor = 95%;
- nr. de structuri care furnizeaz informaii complete i fundamentate = 20 structuri (toate structurile
entitii);
134
- nr. de structuri la nivelul crora se realizeaz activiti de analiz cu privire la nevoia de deplasare,
detaare, transfer n interes de serviciu = 20 structuri (toate structurile entitii);
- ponderea n care Situaiile centralizatoare iniiale asigur realizarea atribuiilor entitii = 90%.
2. La nivelul entitii nu exist un proces constant de analiz care s aib ca rezultat identificarea
i programarea anual a aciunilor care implic deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de
detaarea, transferul att n momentul elaborrii Proiectului de buget ct i n momentul rectificrilor
bugetare.
Recomandarea formulat vizeaz implementarea unor aciuni/instrumente de control intern adecvate
n conformitate cu buna practic n domeniu, dintre care menionm:
detaare i transfer a personalului n interes de serviciu. n acest sens, echipa de auditori consider necesar
realizarea unor workshop-uri la care s participe persoanele responsabile din cele dou entiti, n scopul
cunoaterii i aplicrii bunei practici n cadrul entitii ,,XX.
b)asigurarea unei pregtiri profesionale corespunztoare personalului cu atribuii n domeniu. Avnd
n vedere informaiile colectate pe perioada efecturii studiului de benchmarking echipa de auditori
consider oportun realizarea unor activiti asemntoare cu cele desfurate de entitatea nr. 2 n domeniul
pregtirii profesionale. Dintre activitile identificate apreciem c urmtoarele activiti sunt recomandate a
se desfura i n cadrul entitii ,,XX :
- organizarea unor sesiuni de lucru cu reprezentani ai fiecrei structuri din cadrul entitii n
scopul prezentrii principalelor direcii care trebuie urmrite n momentul identificrii i fundamentrii
nevoii de deplasare, detaare i transfer a personalului n interes de serviciu;
c)realizarea unui sistem informaional la nivelul entitii care s conduc la mbuntirea activitii.
Avnd n vedere instrumentele de control intern implementate la nivelul entitii nr. 2, echipa de auditori
apreciaz ca implementarea urmtoarelor instrumente conduce la mbuntirea activitii de identificare i
fundamentare a nevoii de deplasare, detaare i transfer a personalului n interes de serviciu:
- stabilirea prin fiele posturilor personalului din cadrul DFC a unor sarcini n cea ce privete
comunicarea cu responsabilii structurilor din cadrul entitii;
- asigurarea unei asistene corespunztoare, de ctre personalul din cadrul DFC, structurilor din
cadrul n entitii momentul centralizrii informaiilor.
d)implementarea unui sistem de motivare a personalului din cadrul entitii. Pentru realizarea unui
sistem motivaional adecvat, echipa de auditori recomand realizarea urmtoarelor activiti:
- actualizarea periodic a fielor posturilor prin atribuirea unor sarcini personalului n
conformitate cu competenele deinute;
- asigurarea unei pregtiri profesionale adecvate personalului, avnd n vedere i dorinele
exprimate de acesta;
entiti care au un profil funcional asemntor, n scopul cunoaterii i aplicrii bunei practici n domeniu;
- mbuntirea performanelor activitii structurilor prin organizarea unor activiti de teambuilding;
2.2. Selectarea corespunztoare a furnizorilor de servicii hoteliere i de transport
necesar pentru elaborarea Proiectului de buget, sunt definite dou obiective specifice, respectiv Realizarea
unor sinteze i analize semestriale privind finanarea activitilor cuprinse n programele i proiectele
aprobate de conducerea entitii i Elaborarea Proiectului de buget, pe baza fundamentrilor primite cu
135

n urma analizei activitii de selectare a furnizorilor de servicii hoteliere i de transport au fost
identificate urmtoarele:
O prim problem identificat se refer la indicatorii stabilii de management pentru
monitorizarea realizrii obiectivului analizat. Acetia sunt:
- gradul n care creditele bugetare sunt angajate i utilizate = 90%;
- ponderea de structuri care raporteaz satisfacia general cu privire la Proiectul de buget = 60%.
Auditorii apreciaz indicatorii ca fiind adecvai pentru msurarea performanelor activitii, dar
trebuie stabilii i indicatori de performan care permit analizarea obiectivului din punct de vedere al
timpului i costurilor pe care le implic. Unele din intele aferente acestor indicatori dei sunt bine definite
sunt stabilite la un nivel care poate fi atins cu uurin i care nu stimuleaz mbuntirea activitii.
O alt problem identificat o reprezint faptul c la nivelul entitii a fost instituit ca practic
previzionarea cheltuielilor cu servicii de transport i hoteliere prin ajustarea cheltuielilor efective din anul
anterior, contrar practici n domeniu aplicat n entiti cu profil funcional i de risc asemntor. Pentru a
susine aceast constatare echipa de auditori a efectuat un studiu prin utilizarea unui eantion constituit din
activitile Direciei de Perfecionare Profesional care au implicat deplasarea personalului n interes de
serviciu. n urma analizei a rezultat c n afar de avantajele cu privire la confortul oferit de utilizarea unor
mijloace de transport moderne, entitatea dac ar fi selectat n mod corespunztor furnizorii de servicii de
transport ar fi putut realiza o economie de 1.557,14 lei.
Recomandri:
apreciem urmtoarea int ca fiind mai adecvat:
- % de structuri care raporteaz satisfacia general cu privire la Proiectul de buget = 85%.
context echipa de auditori a propus utilizarea urmtorilor indicatori:
e) nr. de structuri informate cu privire la soluiile identificate = 21 structuri (toate structurile
entitii);
f) gradul n care soluiile identificare satisfac necesitile structurilor = 90%;
g) gradul n care serviciile hoteliere i turistice contractate n anul anterior au asigurat realizarea
obiectivelor = 90%;
h) numrul de ore alocat anual pentru selectarea furnizorilor de servicii hoteliere i de transport =
40 ore.
activiti care s aib ca rezultat selectarea furnizorilor de servicii hoteliere i de transport. n acest sens,
echipa de auditori consider necesar realizarea unor reuniuni de lucru la care s participe persoanele
responsabile din cele dou entiti, n scopul cunoaterii i aplicrii bunei practici n cadrul entitii ,,XX.
Motivarea structurilor pentru a asigura informaii clare, precise i complete i pentru a furniza
informaii cu privire la gradul de satisfacie. n acest sens, echipa de auditori consider necesar s se
realizeze o evaluare a satisfaciei personalului antrenat n activiti care implic deplasarea, detaarea,
transferul n interes de serviciu, identificarea aspectelor negative i implementarea unor msuri pentru
combaterea acestora.
periodic a acesteia. n acest sens, echipa de auditori consider necesar parcurgerea urmtoarelor etape:
transport;
- responsabilizarea personalului prin stabilirea prin Fisele posturilor unor sarcini n ceea ce privete
actualizarea bazei de date cu privire la oferta financiar a furnizorilor de servicii hoteliere i de transport.
136
Elaborarea i implementarea unui cod cu privire la conduita etic i rspunderea managerial. n

acest sens, echipa de auditori recomand:
i n mod contiincios ndatoririle de serviciu de ctre personalul entitii.
Implementarea unui sistem de motivare a personalului din cadrul entitii. Pentru realizarea unui
sistem motivaional adecvat, echipa de auditori recomand identificarea aspiraiilor personalului n domeniul
carierei profesionale i asigurarea acestuia o pregtire corespunztoare;
actualizarea periodic a fielor posturilor prin atribuirea unor sarcini personalului n conformitate cu
competenele deinute i ateptrile acestuia din punct de vedere al carierei profesionale.
2.3 Estimarea corect a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n
interes de serviciu
n urma studiului de benachmarking efectuat, echipa de auditori interni a stabilit urmtoarele
recomandri, pentru mbuntirea activitii de estimare a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul
personalului n interes de serviciu:
activiti care s aib ca rezultat estimarea cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n
interes de serviciu. n acest sens, echipa de auditori consider necesar realizarea unor reuniuni de lucru la
care s participe persoanele responsabile din cele dou entiti, n scopul cunoaterii i aplicrii bunei
practici n cadrul entitii ,,XX.
Definitivarea Proiectului de buget dup obinerea de la structurile entitii a unui feed-back.
Asigurarea unei motivri corespunztoare pentru personalul implicat n activitatea de elaborare a
proiectului de buget, prin:
IV. 3. Asigurarea unei bune gestiuni financiare a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i
3.1. Identificarea problemelor prin analiza evoluiei cheltuielilor
Analiza obiectivelor specifice stabilite Direciei Financiar Contabilitate scoate n eviden faptul
c un numr de dou obiective sunt aferente activitii de identificare a problemelor prin analiza evoluiei
cheltuielilor, respectiv Realizarea unor analize semestriale privind finanarea activitilor cuprinse n
programele i proiectele aprobate de conducerea entitii unui sistem eficient privind administrare i
utilizarea fondurilor publice alocate i Elaborarea Proiectului de buget, pe baza fundamentrilor primite cu
n urma analizei comparative a practicii din cele dou entiti, echipa de auditori interni a identificat
o serie de activiti/instrumente de control intern care sunt puse n aplicare n cadrul entitii nr. 2 i care au
ca efect obinerea unei performane mai bune n domeniul bugetar de ctre aceast entitate comparativ cu
entitatea ,,XX.
Dintre aceste activiti/instrumente de control intern importante de menionat sunt urmtoarele:
137
cheltuielilor;
abaterile;
competenele necesare;
- asigurarea activitii de supervizare prin semnarea documentelor de sintez care se elaboreaz la nivelul
structurilor de ctre persoanele responsabile;
indicatori noi;
au un profil funcional asemntor, n scopul cunoaterii i aplicrii bunei practici n domeniu.
Recomandarea formulat vizeaz alinierea practicii din entitate la buna practic din domeniu pin
implementarea urmtoarelor aciuni/instrumente de control intern:
a) implementarea unui sistem de monitorizare a cheltuielilor pe perioada execuiei bugetare. Avnd n
vedere instrumentele de control intern implementate la nivelul entitii nr. 2, echipa de auditori apreciaz ca
implementarea urmtoarelor instrumente conduce la mbuntirea activitii de identificare a problemelor:
cheltuielilor;
abaterile.
b)asigurarea activitii de supervizare la nivelul Direciei Financiar - Contabilitate, care va fi formalizat
prin semnarea documentelor de sintez elaborate la nivelul structurilor de ctre persoanele responsabile;
c) implementarea unui sistem de motivare a personalului din cadrul entitii. Pentru realizarea unui sistem
motivaional adecvat, echipa de auditori recomand realizarea urmtoarelor activiti:
indicatori noi;
au un profil funcional asemntor, n scopul cunoaterii i aplicrii bunei practici n domeniu;
IV. CONCLUZII
Prezentul Raport de audit intern a fost ntocmit n baza Listei ntrebrilor, Lista ariilor temei auditabile,
Programului de audit intern i a Programului de intervenie la faa locului, a constatrilor efectuate pe perioada
colectrii i prelucrrii informaiilor i n timpul muncii pe teren. Constatrile au la baz probe de audit obinute pe
baza testelor efectuate consemnate n documentele de lucru.
planificarea i execuia cheltuielilor de deplasare, detaare i transfer n interes de serviciu utiliznd o gril cu 3
nivele astfel:
1. Critic: nu exist preocupri din partea managementului pentru implementarea unor aciuni/instrumente
de control necesare desfurrii activitilor n condiii de economicitate, eficien i eficacitate sau
activitile/instrumentele sunt implementate, de la caz la caz, fr a exista o planificare i o monitorizare a
cheltuielilor;
138

3. Funcional: exist o strategie n domeniul planificrii i execuiei bugetare care are n vedere sarcinile
i atribuiile stabilite entitii, n virtutea crora aplic Planul de guvernare i contribuie la elaborarea i
implementarea strategiei n domeniul economiei i energiei. Totodat, activitatea se desfoar cu respectarea bunei
practici din domeniu.
Activiti auditabile
Nivele de apreciere
2
X
X
Evaluarea are la baz analiza activitilor desfurate n cadrul entitii i bunei practici n
domeniu i discuiile care au avut loc cu reprezentanii structurii auditate, cu ocazia edinei de nchidere, cu
privire la recomandrile echipei de auditori apreciate de ctre participani ca fiind realiste i fezabile.
n consecin, apreciem c implementarea recomandrilor echipei de auditori va avea ca efect
mbuntirea economicitii, eficienei i eficacitii activitilor care implic deplasarea, detaarea i
Structura auditat are obligaia s ntocmeasc Programul de aciune n vederea implementrii
recomandrilor i s raporteze echipei de auditori interni, periodic, stadiul implementrii acestora.
139
SINTEZA
RAPORTULUI DE AUDIT INTERN
I. INTRODUCERE
Misiunea de audit public intern al performanei privind mbuntirea procesului de utilizare a
fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu delegarea, detaarea i transferul personalului din cadrul
entitii s-a desfurat n conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern,
republicat, cu modificrile ulterioare, HG nr. 1086/2013 de aprobare a Normelor generale privind
exercitarea activitii de audit public intern, a Normele proprii de audit intern ale entitii, avizate i aprobate
de conducere, privind exercitarea activitii de audit intern n cadrul entitii i a Planului de audit intern pe
anul 2014, i a fost realizat de:
Scopul misiunii de audit a fost de a formula recomandri, care s fie avute n vedere n procesul
de fundamentare a deciziilor managementului pentru creterea economicitii, eficienei i eficacitii
utilizrii fondurilor pentru finanarea cheltuielilor.
utilizare a fondurilor destinate finanrii cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul personalului
II. CONSTATRI I RECOMANDRI

Prezentm n continuare, n mod sintetic, principalele constatri i recomandri formulate n Raportul
de audit intern, elaborat pe baza constatrilor efectuate pe perioada colectrii i prelucrrii informaiilor i n
timpul muncii pe teren, consemnate n documentele de lucru.
Problema 1:
Pentru realizarea obiectivelor specifice managementul a stabilit un numr de 8 indicatori de
140
performan. Auditorii apreciaz indicatorii adecvai pentru msurarea performanelor activitii. Totui,
unele din intele aferente acestor indicatori dei sunt bine definite sunt stabilite la un nivel care poate fi
atins cu uurin i care nu stimuleaz mbuntirea activitii.
La nivelul entitii nu exist un proces constant de analiz care s aib ca rezultat identificarea i
programarea anual a aciunilor care implic deplasarea, detaarea i transferul personalului n interes de
detaarea, transferul att n momentul elaborrii bugetului anual ct i n momentul rectificri bugetare.
Recomandare:
Implementarea n cadrul entitii a practicii din domeniu prin utilizarea i a altor indicatori,
precum i stabilirea pentru acetia unor inte care s stimuleze performana.
Implementarea unor aciuni/instrumente de control intern adecvate n conformitate cu buna
practic n domeniu, dintre care menionm:
detaare i transfer a personalului n interes de serviciu;
b)asigurarea unei pregtiri profesionale corespunztoare personalului cu atribuii n domeniu, n
acest sens este oportun realizarea unor activiti asemntoare cu cele desfurate de entitatea nr. 2 n
domeniul pregtirii profesionale.
c)realizarea unui sistem informaional la nivelul entitii care s conduc la mbuntirea
activitii;
d)implementarea unui sistem de motivare a personalului din cadrul entitii.
Problema 2
Dei indicatorii stabilii pentru msurarea performanelor activitii sunt adecvai, este necesar
stabilirea unor indicatori de performan care permit analizarea obiectivului din punct de vedere al
timpului i costurilor pe care le implic. Totodat, intele aferente acestor indicatori dei sunt bine
definite sunt stabilite la un nivel care poate fi atins cu uurin i care nu stimuleaz mbuntirea
activitii.
La nivelul entitii a fost instituit ca practic previzionarea cheltuielilor cu servicii de transport
i hoteliere prin ajustarea cheltuielilor efective din anul anterior, contrar practici n domeniu aplicat n
entiti cu profil funcional i de risc asemntor.
Recomandarea:
apreciem urmtoarea int ca fiind mai adecvat: ponderea structurilor care raporteaz satisfacia
general cu privire la Proiectul de buget = 85%.
Definirea unor noi indicatori de performan avnd n vedere buna practic n domeniu. n
acest context echipa de auditori a propus utilizarea urmtorilor indicatori:
- numrul de structuri informate cu privire la soluiile identificate = 21 structuri (toate
- gradul n care soluiile identificare satisfac necesitile structurilor = 90%;
- gradul n care serviciile hoteliere i turistice contractate n anul anterior au asigurat realizarea
obiectivelor = 90%;
- numrul de ore alocat anual pentru selectarea furnizorilor de servicii hoteliere i de transport =
40 ore.
Motivarea structurilor pentru a asigura informaii clare, precise i complete i pentru a
furniza informaii cu privire la gradul de satisfacie.
periodic a acesteia.
Elaborarea i implementarea unui cod cu privire la conduita etic i rspunderea
managerial.
Recomandarea
Definirea unor indicatori de performan avnd n vedere buna practic n domeniu. n acest
141
activiti care s aib ca rezultat estimarea cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul
Asigurarea unei motivri corespunztoare pentru personalul implicat n activitatea de
elaborare a proiectului de buget.
Problema
Activitatea desfurat n cadrul entitii nu este aliniat la practica n domeniu. Dintre
instrumentele/activitile de control intern implementate de entitatea nr. 2 considerm importante de
menionat urmtoarele:
- realizarea unor studii periodice n scopul identificrii unor indicatori necesari pentru
monitorizarea cheltuielilor;
- stabilirea unor intervale de abatere n funcie de care se impune realizarea unor analize,
identificarea abaterilor i informarea structurilor cu privire la aceste abaterile nregistrate;
- asigurarea activitii de supervizare prin semnarea documentelor de sintez care se elaboreaz
la nivelul structurilor de ctre persoanele responsabile;
- stimularea moral a persoanelor care au propus msuri de mbuntire a indicatorilor
existeni sau indicatori noi;
entiti care au un profil funcional asemntor, n scopul cunoaterii i aplicrii bunei practici n
domeniu.
Recomandri:
Alinierea practicii din entitate la buna practic din domeniu pin implementarea urmtoarelor
aciuni/instrumente de control intern:
- implementarea unui sistem de monitorizare a cheltuielilor pe perioada execuiei bugetare;
- asigurarea activitii de supervizare la nivelul Direciei Financiar - Contabilitate, care va fi
formalizat prin semnarea documentelor de sintez elaborate la nivelul structurilor de ctre persoanele
responsabile;
- implementarea unui sistem de motivare a personalului din cadrul entitii pentru realizarea
unui sistem motivaional adecvat.
III. CONCLUZII
Sinteza raportului de audit intern a fost ntocmit Raportului de audit intern. Constatrile au la baz
probe de audit obinute pe baza testelor efectuate consemnate n documentele de lucru.
planificarea i execuia cheltuielilor de deplasare, detaare i transfer n interes de serviciu utiliznd o gril cu
3 nivele de apreciere astfel:
1. Critic: nu exist preocupri din partea managementului pentru implementarea unor
aciuni/instrumente de control necesare desfurrii activitilor n condiii de economicitate, eficien i
eficacitate sau activitile/instrumentele sunt implementate, de la caz la caz, fr a exista o planificare i o
monitorizare a cheltuielilor;
3. Funcional: exist o strategie n domeniul planificrii i execuiei bugetare care are n vedere
sarcinile i atribuiile stabilite entitii, n virtutea crora aplic Planul de guvernare i contribuie la elaborarea
i implementarea strategiei n domeniul economiei i energiei. Totodat, activitatea se desfoar cu
142
respectarea bunei practici din domeniu.

Activiti auditabile
Nivele de apreciere
2

X
X
Evaluarea are la baz analiza activitilor desfurate n cadrul entitii i bunei practici n domeniu i
discuiile care au avut loc cu reprezentanii structurii auditate, cu ocazia edinei de nchidere, cu privire la
recomandrile echipei de auditori apreciate de ctre participani ca fiind realiste i fezabile.
Data: 10.03.2014
Auditori interni,
tefnescu Ileana,
Petrescu Maria
Supervizor,
Miulescu Ion
143
SUPERVIZAREA
Data: 03.03.2014

Supervizat : Miulescu Ion Director Direcia de Audit Public Intern
NOTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR

Nr.
crt.
Lucrarea
Propunerea efului structurii de audit/

supervizorului misiunii, ca urmare a
revizuirii documentului
Nu exist incompatibilitate
1. Declaraia de independen
2. Chestionar de luare la Elaborarea unei foi de lucru pentru
cunotin
cunoaterea contextului economic i
social n care i desfoar activitatea
entitatea
3. Situaia criteriilor pentru Introducerea unui nou criteriu pentru
auditul de performan
analiza riscurilor, respectiv Satisfacia
i motivaia personalului
Rspunsul auditorilor
De acord
De acord, a fost elaborat Foaia
de lucru nr. 1.
De acord, criteriul a fost luat n

consideraie
n
momentul
elaborrii documentului.
Revizuirea rspunsurilor
auditorilor de ctre eful
structurii de
audit/supervizorului
misiunii de audit intern
De acord
De acord
De acord
..
.
n. Intervenia la faa locului Pentru identificarea comparatorilor v De acord, Foaia de lucru nr. 1.1
Foaia de lucru nr. 1.1
recomand s avei n vedere forma de n care s-a efectuat o selecie a
proprietate i criteriul geografic.
comparatorilor avnd la baz i
cele dou criterii.
...
t. edina de nchidere - Minuta Constatrile,
concluziile
i La edina de nchidere au fost
edinei de nchidere
recomandrile vizeaz activitatea mai invitate
i
au
parti-cipat
multor structuri din cadrul entitii, de urmtoarele persoane: secretarul
aceea v recomand ca s participe la general al entitii, directorul
aceast edin responsabilii acestor general DGRUM, directorul
structuri.
general DGTI, eful Serviciului
financiar i buget, eful Biroului
contabi-litate i eful Birou-lui
metodologie i drepturi salariale
..
De acord
De acord
144
Direcia de Audit public Intern:

Data: 13.03.2014
URMRIREA RECOMANDRILOR

Supervizat de:
FIA DE URMRIRE A IMPLEMENTRII RECOMANDRILOR

ENTITATEA PUBLIC
DAPI
DIRECIA FINANCIAR - CONTABILITATE
Misiunea de audit public intern:

ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL
Data:
Raport de
audit nr.
X/..
Nr.
Parial
Data planificat/
Implementat
Neimplementat
Recomandarea
implementat
Data implementrii
crt.
Obiectivul nr. 1. Realizarea unor estimri anuale care s asigurare o programare adecvat a cheltuielilor cu deplasarea, detaarea i transferul personalului n
interes de serviciu
1. Implementarea n cadrul entitii a practicii din domeniu prin utilizarea i a altor indicatori.
2. Actualizarea procedurilor operaionale
3. Asigurarea unei pregtiri profesionale corespunztoare personalului cu atribuii n domeniu.
4. Realizarea unui sistem informaional la nivelul entitii care s conduc la mbuntirea
activitii.
5. Implementarea unui sistem de motivare a personalului din cadrul entitii.
. ..
N.
X
X
X
X
X
30.04.2014
30.04.2014
31.05.2014
31.05.2014
31.05.2014
145

Audit CH Deplasare PDF

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

S-ar putea să vă placă și

Audit CH Deplasare PDF

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Audit CH Deplasare PDF

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

MINISTERUL FINANELOR PUBLICE

UNITATEA CENTRAL DE ARMONIZARE PENTRU AUDITUL PUBLIC INTERN

MBUNTIREA PROCESULUI DE UTILIZARE A

- n etapa Pregtirea misiunii au fost elaborate documentele prevzute de norme, fiind

Metodologia de derulare a misiunii de audit public intern al performanei

Notificarea privind declanarea

Elaborarea Programului misiunii de audit

Stabilirea punctajului total al riscurilor

Minuta Reuniunii de conciliere

Director Direcia de Audit Public Intern,

Declararea conflictelor de interese i a incompatibilitii

1. Incompatibiliti personale: Nu este cazul

Director Direcia de Audit Public Intern,

Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau

1. Incompatibiliti personale: Am fost salariat, n urm cu 1 an n cadrul DGAPA i am participat la

Director Direcia de Audit Public Intern,

c. scopul misiunii de audit;

Direcia de Audit Public

MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE

Direcia de Audit Public

Chestionar de luare la cunotin

9. Prin aciunile ntreprinse la nivelul direciei se asigur

Se va finaliza n cadrul edinei de

Se va finaliza n cadrul edinei de

Se va finaliza n cadrul edinei de

29. Numirea pe post se face n funcie de rezultatul

31. Competenele funcionarilor sunt evaluate periodic?

30. Personalul care i desfoar activitatea n cadrul

Nu exist o fundamentare riguroas

26. Exist o structur distinct care fundamenteaz fondurile

20. Deschiderea de credite se realizeaz la momentul oportun?

Necesarul de resurse umane a fost

Periodic, personalul i manifest

Personalul a participat la 60% din

Persoanele n vrst de peste 50 ani

Se va finaliza n cadrul edinei de

Se va finaliza n cadrul edinei de

B. Cunoaterea contextului organizaional

3. Structura organizatoric a direciei rspunde cerinelor

Personalul care ocup funcii de

Serviciul financiar i buget.

Creterea capacitii entitii de a

Care sunt obiectivele specifice ale direciei cu privire la

15. Exist un circuit al documentelor n cadrul direciei?

18. Exist organigram la nivelul direciei?

23. Relaiile de autoritate sunt definite la nivelul posturilor?

27. Exist o diagram funcional la nivelul direciei?

C. Cunoaterea funcionrii Direciei Financiar - Contabilitate

respect metodologia i legislaia n vigoare?

Toate persoanele cu funcii de

18. Obiectivele individuale decurg i acoper obiectivele

Performana procesului bugetar este msurat i sunt

20. Rezultatele sunt monitorizate pentru a asigura

22. n procesul de elaborare i execuie bugetar se are n

23. Exist un registru de coresponden la nivelul direciei?

Prin Fiele posturilor i Rapoartele

repartizeaz pentru soluionri?

Strategia entitii n domeniul bugetar ine cont de