Matriz Evaluacin Gestin de Proyectos de Mejora 2015

1. LIDERAZGO Y COMPROMISO DE
LA ALTA DIRECCIN

(100 Puntos)

Consideraciones a tener en cuenta por cada requisito:

Se examina el compromiso y participacin de la alta gerencia, el apoyo y respaldo al
proyecto y a los miembros del equipo.

(1) Con qu polticas o normas se promueve el trabajo en equipo al interior de la

organizacin?
1.1 Organizacin de Soporte para
Promover el Trabajo en Equipo

(20 Puntos)

(2) Cmo hace efectiva o pone en prctica tales polticas?

(3) Cmo participa la alta direccin y el personal en las actividades relacionadas?

1.2 Facilidades Otorgadas a los

Equipos de Proyectos de Mejora

(20 Puntos)

(1)Qu facilidades otorg la alta direccin para promover y hacer viable el trabajo del
equipo del proyecto de mejora? Ello puede la asignacin de una partida en el presupuesto
de gastos, de personal y de recursos tales como entrenamiento, utiles, equipos e
infraestructura.
(2) Cmo se garantiza la comunicacin de los miembros del equipo con la alta direccin a
efectos de facilitar el desempeo del equipo? Comente el nivel de autoridad otorado al
equipo, para su actuacin.

1.3 Apoyo de la Alta Direccin en la

Implantacin de las Propuestas de
Solucin

1.4 Reconocimiento a los Equipos de

Proyectos de Mejora

(30 Puntos)

(30 Puntos)

(1) Qu medios utiliz la alta direccin para dar soporte a la implantacin de las mejoras
propuestas? Ello comprende la forma en que las nuevas prcticas provenientes del
proyecto de mejora son aprobadas, difundidas e implantadas; considerar tambin los
recursos que la organizacin destina para el despliegue de la mejora.
(1) Qu reconocimientos se otorga a los integrantes de los equipos de proyectos de
mejora que logran resultados destacados? Los reconocimientos, independiente de su
naturaleza, deben estimular y promover el trabajo en equipo, la mejora continua y la
orientacin al largo plazo.
(2) Informe cmo el reconocimiento forma parte de las polticas de la organizacin.

DESCRIPCIN

SIMBOLOGA

(+/++

-/--)

PUNTAJE

TEMAS PARA VISITA EN TERRENO

2. IDENTIFICACIN Y SELECCIN
DEL PROYECTO DE MEJORA

( 100 Puntos)

Consideraciones a tener en cuenta por cada requisito:

Se examina el camino utilizado para identificar y seleccionar el proyecto de mejora, con
base en la estrategia de la organizacin y en la aplicacin de un mtodo sistemtico.

(1) Cules son las principales estrategias del negocio?

2.1 Anlisis de la Estrategia de la
Organizacin y de Oportunidades de
Mejora

2.2 Estimacin del Impacto en los

Resultados de la Organizacin

(50 Puntos)

(2) Cmo consider el equipo los principales lineamientos estratgicos de la organizacin

en la seleccin del proyecto de mejora a trabajar?
(3) Qu relacin existe entre el proyecto de mejora y la estrategia del negocio en lo
relativo a resultados financieros, a la mejora de procesos internos, al desempeo del
personal y/o a los resultados de la satisfaccin del cliente externo o interno?

(50 Puntos)

(1) Qu mtodo o procedimiento utilizaron para estimar el impacto de las alternativas de

los proyectos de mejora en el desempeo de la organizacin? Ello incluye analizar el
impacto en costos, calidad, entrega, participacin en el mercado, clima laboral,
productividad, entre otros y segn corresponda.
(2) Por qu razn el grupo escogi el proyecto de mejora seleccionado?

3. MTODO DE SOLUCIN DE
PROBLEMAS Y HERRAMIENTAS DE
LA CALIDAD

(100 Puntos)

Consideraciones a tener en cuenta por cada requisito:

Se examina el camino seguido para llevar a cabo el proyecto de mejora, obteniendo
conclusiones basadas en la toma de datos, el anlisis estadstico y en la aplicacin de un
mtodo de solucin de problemas y las herramientas de la calidad.

(1) Cul fue el mtodo de solucin de problemas que emple el equipo?

3.1 Mtodo de Solucin de
Problemas

(30 Puntos)

(2) Cules fueron los pasos o etapas desarrollados? Explquelos en detalle. La explicacin
debe cubrir como mnimo las fases de definicin de la situacin inicial, el la definicin y
ejecucin de la solucin y el control y mejora de los resultados.
(1) Cmo obtuvo el equipo la informacin necesaria para la ejecucin del proyecto de
mejora?
(2) Cmo determinaron el tipo y tamao de informacin a recolectar?

(3) Cmo seleccionaron las fuentes de datos?

3.2 Recoleccin y Anlisis de la
Informacin

(30 Puntos)

(4) Cmo verificaron que la informacin no tuviera errores y cmo resolvieron la falta o
deficiencia de la informacin?

(5) Explicar cmo analizaron la informacin recolectada para la seleccin del proyecto de
mejora. Incluya el anlisis de la situacin actual contra las expectativas de clientes tanto
internos como externos, de la magnitud de la brecha existente entre la situacin actual y
la situacin deseada.

(1) Cmo analiz el grupo la pertinencia de utilizar determinadas herramientas para la

gestion del proyecto de mejora?
3.3 Herramientas de la Calidad

(30 Puntos)
(2) Qu ventajas y desventajas encontr el grupo de usar las herramientas escogidas?

3.4 Concordancia entre el Mtodo y

las Herramientas

(10 Puntos)

(1) Cmo asegura el uso adecuado en el proyecto de cada una de las herramientas
empleadas a lo largo de las diferentes etapas del mtodo de solucin de problemas?

4. GESTIN DEL PROYECTO Y

TRABAJO EN EQUIPO

(160 Puntos)

Consideraciones a tener en cuenta por cada requisito:

Se examina la forma en que se realiz la conformacin del equipo y como este gestiona
los aspectos principales del proyecto: planificacin, gestin del tiempo, gestin de la
relacin con personas y reas clave y documentacin.

(1) Cmo y cules fueron los criterios de seleccin de los integrantes del equipo?

4.1 Criterios para la Conformacin

del Equipo de Proyecto

(20 Puntos)

(2) Tuvieron en cuenta la temtica a tratar, las experiencias y conocimientos de los

potenciales miembros y los objetivos de la organizacin, entre otros criterios? Explique
cmo.

(3) Cmo se asegur, una conformacin balanceada del equipo para el mejor
aprovechamiento de los conocimientos y experiencia de cada miembro?

(1) Cmo defini el equipo el objetivo del proyecto?

(2) Cmo despleg las actividades necesarias para alcanzar el objetivo?

4.2 Planificacin del Proyecto

(40 Puntos)
(3) Cmo planific dichas actividades?

(4) Cmo defini los plazos de ejecucin y asign responsabilidades y recursos?

(1) Cmo asegur el grupo el cumplimiento de los plazos previstos en el proyecto?

4.3 Gestin del Tiempo

(40 Puntos)
(2) Explique la planificacin detallada con las metas de equipo y por miembro, la
preparacin de agendas, el manejo de las comunicaciones previas y posteriores a cada
reunin, el seguimiento a los acuerdos y los mecanismos de retroalimentacin en relacin
a la efectividad de las reuniones y al cumplimiento de los plazos.

4.4 Gestin de la Relacin con

Personas y Areas Claves de la
organizacin

(20 Puntos)

(1) De qu manera el equipo logr la colaboracin y apoyo de personas y reas clave de

la organizacin con el objetivo de facilitar el desarrollo y xito del proyecto?

(1) Qu documentos utilizaron para gestionar el proyecto? Tales como actas de

reuniones, informes, estudios y registros de la labor de equipo.

(2) Cules fueron los criterios para el manejo de la documentacin?

4.5 Documentacin

(40 Puntos)

(3) Cmo definieron responsabilidades en materia de redaccin y mantenimiento de la

documentacin, la existencia de formatos adecuados para los registros, el control y
distribucin de la documentacin? Refirase adems a toda la documentacin de soporte
que utiliza el equipo y el uso de los registros que de ella se derivan.

5. CAPACITACIN

(80 Puntos)

Consideraciones a tener en cuenta por cada requisito:

Se evala la capacitacin recibida por los miembros del equipo para elevar sus
conocimientos e incrementar su desempeo para el desarrollo del proyecto.

(1) Cmo identificaron las necesidades de capacitacin de los miembros del equipo?

5.1 Programa de Capacitacin del

Equipo

(50 Puntos)

(2) Explique cmo se prepararon para abordar el proyecto. Se debe de tener en cuenta
capacitaciones en el tratamiento de la formacin en tcnicas de solucin de problemas,
herramientas de la calidad, trabajo en equipo, liderazgo, as como en los aspectos tcnicos
especficos del proyecto.

(3) Explique cmo se desarroll el anlisis de la brecha existente entre los conocimientos,
experiencia y/o habilidades necesarias para la ejecucin del proyecto y el nivel actual de
cada uno de los miembros del equipo.

(1) Qu procedimiento utilizaron para evaluar el impacto de la capacitacin realizada

para la mejora del desempeo del equipo?
5.2 Evaluacin e Impacto de las
Actividades de Capacitacin

(30 Puntos)
(2) De qu manera la informacin de la evaluacin del impacto de la capacitacin es
utilizada para retroalimentar el diseo de futuras actividades de capacitacin?

6. INNOVACIN

(160 Puntos)

Consideraciones a tener en cuenta por cada requisito:

Se evala la amplitud en la bsqueda de alternativas, la novedad y el ingenio en el
diseo de las soluciones y la habilidad para lograr resultados concretos con una
adecuada implantacin. El impacto de la innovacin debe medirse por el incremento en
la productividad y el beneficio econmico. Tambin debe tenerse en cuenta el impacto
social en la comunidad y en las partes interesadas, as como el alineamiento con los
objetivos de la alta direccin.

(1) Cmo el equipo recopil y analiz informacin relacionada con los objetivos del
proyecto?.
6.1 Amplitud en la Bsqueda de
Opciones y Desarrollo de
Alternativas

(40 Puntos)
(2) Cmo el equipo desarroll alternativas de solucin de bajo costo, comparadas con
otras soluciones convencionales o de menor beneficio? Presente un listado de las
alternativas de solucin identificadas y expliquelas.

(1) De qu manera el equipo busc y analiz soluciones no convencionales, para romper

paradigmas, usando la creatividad de sus integrantes?
6.2 Originalidad de la Solucin
Propuesta

(60 Puntos)
(2) Cmo compar y verific la validez y los beneficios que reportara la solucin
pfropuestas comparada con las otras opciones?

(1) Cmo el equipo asegur una adecuada implantacin de la solucin?

6.3 Habilidad para Implantar
Soluciones de Bajo Costo y Alto
Impacto

(60 Puntos)
(2) Cmo el equipo garantiza que la solucin implementada es de bajo costo y alto
impacto?

Consideraciones a tener en cuenta por cada requisito:

Se examina los resultados generados por el proyecto de mejora en el desempeo de la
organizacin en los aspectos especficos de orientacin al cliente interno/ externo, las
finanzas y la eficiencia organizacional.
El equipo debe presentar en cada subcriterio informacin que permita comparar la
situacin inicial versus la situacin mejorada, como consecuencia del proyecto.

7. RESULTADOS

(220 Puntos)

7.1 Resultados de Orientacin hacia

el Cliente Interno/Externo

(90 Puntos)

(1)Cules son los resultados obtenidos que beneficien al cliente interno/externo,

atribuibles al proyecto de mejora? Proporcione datos e informacin incluyendo
satisfaccin del cliente y resultados de desempeo de los productos y servicios
internos/externos.

7.2 Resultados Financieros

(70 Puntos)

(1) Qu beneficios econmicos ha obtenido su organizacin como consecuencia de la

ejecucin del proyecto de mejora? Se requiere informacin e indicadores relevantes para
aspectos como incrementos en los ingresos, reducciones de costos, mejora del margen de
beneficios y de otros ratios financieros, etc., segn corresponda.

(60 Puntos)

(1) Cmo mejor la eficiencia del proceso, actividad, rea o productos mejorados, como
consecuencia de la ejecucin del proyecto? Proporcione datos e informacin sobre los
resultados de la eficiencia organizacional.
Los indicadores pueden comprender: incremento de productividad como consecuencia de
un mayor uso intensivo de los recursos, reduccin de reprocesos, reduccin de tiempos de
proceso, reduccin de tiempos de parada, disminucin de desperdicios, reduccin de
defectos, reduccin de accidentes de trabajo, etc.

7.3 Resultados de la Eficiencia

Organizacional

8. SOSTENIBILIDAD Y MEJORA

(80 Puntos)

Consideraciones a tener en cuenta por cada requisito:

Se examina el desarrollo e implantacin de un programa de actividades para asegurar la
sostenibilidad y mejora de los resultados.

(1) Qu anlisis realiz el equipo para identificar peligros en el mantenimiento de la

mejora alcanzada?

8.1 Sostenibilidad y Mejora

(80 Puntos)

(2) Qu actividades ha previsto el equipo para garantizar la sostenibilidad, la

estandarizacion y la mejora del proyecto implementado?

(3) Qu metas e indicadores han establecido para evaluar el desempeo futuro y

asegurar la continuidad de la mejora?

1000 Puntos
TOTAL DE PUNTOS