Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado

Decanato de Administracin y Contadura

Coordinacin de Prctica Profesional

INFORME DE PASANTIAS
MAQUINARIAS EL IMAN C.A.

Barquisimeto, Junio 2016

Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado

Decanato de Administracin y Contadura
Coordinacin de Prctica Profesional

INFORME DE PASANTIAS
MAQUINARIAS EL IMAN C.A.

Pasante:Ana Graterol
Tutor empresarial:Lic. Arminda Angulo
Tutor acadmico:Prof. Omar Prez
Lapso:Febrero 2016-Mayo 2016

Junio 2016

APROBACION

DEDICATORIA

A mi madre.
Por haberme apoyado en todo momento, por sus consejos, sus valores,
por la motivacin constante que me ha permitido ser una persona de bien, por
su amor, pero sobre todo por creer en m.

AGRADECIMIENTO

A Dios.
Por darme la oportunidad de vivir y por estar conmigo en cada paso que
doy, por fortalecer mi corazn e iluminar mi mente y por haber puesto en mi
camino a aquellas personas que han sido mi soporte y compaa durante todo
el periodo de estudio.
A mis familiares.
A mi hermano Luis por ser el ejemplo de un hermano mayor y del cual
aprend aciertos y el valor de estudiar; a mi abuela, que ha participado
directamente enel desarrollo de mi carrera y de mi vida.
Gracias a ustedes!
A mis Profesores.
Lic. Juan Francisco Gmez por su gran apoyo y motivacin para la
culminacin de mis estudios profesionales; Prof. Omar Prez por su apoyo
ofrecido en el periodo de prcticas profesionales, por su tiempo compartido y
por impulsar el desarrollo de mi formacin profesional.
Gracias a ustedes!
A mis amigos.
Que me han apoyado en cada paso de mi carrera y que hasta
ahora, seguimos siendo amigos y ms que eso hermanos a los cuales no es
necesario nombrarlos pues ya se sienten aludidos.
Gracias a ustedes!

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO

DECANATO DE ADMINISTRACIN, CONTADURA Y ECONOMIA
COORDINACIN DE PRCTICA PROFESIONAL
INFORME DE PASANTIAS
MAQUINARIAS EL IMAN C.A.
AUTOR: ANA GRATEROL
TUTOR EMPRESARIAL: ARMINDA ANGULO
TUTOR ACADMICO: PROF. OMAR PEREZ
LAPSO:FEBRERO 16 MAYO 16
RESUMEN
El proceso de pasantas se llev a cabo en las instalaciones de la Organizacin
Maquinarias El Imn, C.A. especficamente en el Departamento de
Administracin y Finanzas. Esta unidad es la encargada de gerenciar todos los
aspectos administrativos, financieros y de control en la empresa a fin de apoyar
a la gerencia general en la toma de decisiones, recomendaciones exactas,
adecuadas y a tiempo previsto bajo los estndares y normas contables y
legales vigentes. En esta unidad se lleva el manejo de las cuentas bancarias,
cuentas por cobrar, atencin al cliente, impuestos as como todas las
actividades que tengan un impacto financiero en la organizacin. La empresa
dispone de un sistema administrativo llamado SAP, el cual permite registrar
todos los procesos brindando informacin de manera oportuna y eficaz. Se
ejecutaron las actividades plasmadas en el plan de trabajo previsto para 16
semanas, as como tambin aquellas actividades que aun no estando
detalladas fueron asignadas por el tutor empresarial, como la realizacin de
registros contables varios y ajustes en los mismos, cumpliendo as con el
objetivo planteado, basado en afianzar conocimientos y/o proporcionar nuevos
mtodos de trabajos, herramientas y destrezas tcnicas, para enfrentar el
campo laboral. Se alcanzaron los objetivos planteados ya que se pudo emplear
las preparaciones recibidas a lo largo del estudio de Licenciatura en
administracin de manera prctica y entonces alcanzar un desenvolvimiento
integral como estudiante y como profesional. Finalmente y como aporte a la
empresa se sugirieron recomendaciones bsicas debido al buen
funcionamiento de la organizacin donde se insta a facilitar manuales de
procedimientos a los pasantes que permitan adaptarse de manera ms rpida y
eficiente al ambiente laboral as como continuar con los mtodos de integracin
de la organizacin hacia el pasante en desarrollo.
.

NDICE

APROBACION.....................................................................................................3
DEDICATORIA.....................................................................................................4
AGRADECIMIENTO.............................................................................................5
RESUMEN............................................................................................................6
NDICE..................................................................................................................7
INTRODUCCION..................................................................................................9
CAPITULO I........................................................................................................10
IDENTIFICACION DE LA ORGANIZACIN.....................................................10
Resea Histrica.......................................................................................... 11
IMPORTANCIA EN EL CONTEXTO ECONOMICO Y SOCIAL............................12
FILOSOFA DE GESTIN DE LA ORGANIZACIN..........................................13
La misin................................................................................................. 13
La visin.................................................................................................. 13
Valores.................................................................................................... 14
DEPARTAMENTO DONDE SE DESARROLLO LA PASANTIA............................17
OBJETIVOS E IMPORTANCIA DEL DEPARTAMENTO......................................17
TUTOR ACADMICO................................................................................... 17
TUTOR EMPRESARIAL................................................................................ 17

CAPITULO II.......................................................................................................18
MATERIA DE LA PASANTIA.............................................................................18
OBJETIVO GENERAL.................................................................................. 19
OBJETIVOS ESPECIFICOS..........................................................................19
LIMITACIONES............................................................................................ 19
ACTIVIDADES DESARROLLADAS................................................................20

CAPITULO III......................................................................................................30
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.....................................................30
CONCLUSIONES:........................................................................................ 31
RECOMENDACIONES:................................................................................ 31

GLOSARIO DE TERMINOS...............................................................................33
REFERENCIA BIBLIOGRAFICAS....................................................................34

ANEXO 1............................................................................................................35
ORGANIGRAMA................................................................................................35
ANEXO 2............................................................................................................37
PLAN DE TRABAJO..........................................................................................37
ANEXO 3............................................................................................................43
PAGINA INICIAL DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO SAP...............................43
ANEXO 4............................................................................................................43
OPCIONES DEL SISTEMA SAP MODULO FINANCIERO ADAPTADAS A LA
ORGANIZACIN................................................................................................43
ANEXO 5............................................................................................................44
FUNCIN PARA EL REGISTRO DE EXTRACTOS BANCARIOS DENTRO
DEL SISTEMA SAP POR BANCO....................................................................44
ANEXO 6............................................................................................................44
FUNCIN PARA EL REGISTRO DE EXTRACTOS BANCARIOS DENTRO
DEL SISTEMA SAP POR MOVIMIENTO..........................................................44
ANEXO 7............................................................................................................45
FUNCIN PARA EL REGISTRO DE CUENTAS EN EL LIBRO MAYOR
DENTRO DEL SISTEMA SAP...........................................................................45
ANEXO 8............................................................................................................45
Informacin del sistema administrativo SAP necesaria para las
conciliaciones Bancarias.................................................................................45
ANEXO 9............................................................................................................46
Conciliaciones Bancarias En Excel................................................................46

INTRODUCCION
Una de las actividades indispensables, que el estudiante de pregrado en su mayora
sin experiencia laboral requiere es el desarrollo de las Practicas Profesionales; este
es un puntoimportante en el futuro profesional que nos espera. Es mediante
stas que seponen en prctica los conocimientos adquiridos durante los 5 aos
deestudios universitarios y que a su vez amplia nuestros conocimientos a nivel
prctico y profesionales en las diversas especialidades que contempla esta
carrera.Durante los aos de estudios universitarios, a su vez abre una gran puertahacia
otros conocimientos de nivel tcnico-profesional en las diversasespecialidades a
las cuales se pueden optar.
La realizacin de las Prctica Profesionales, las cuales tienen
unaduracin de 48 semanas un conjuntointerrelacionado de actividades,
orientadas a la formacin del perfil profesionaldel Arquitecto, y con el fin de
aplicar y aprender nuevos conocimientos.El presente informe, recoge la
informacin referente a actividades realizadasdurante el periodo de prcticas
profesionales en

la

empresa

Maquinarias

el

Imn,

en

el rea

de administracin, llevados a caboentre los meses de febrero y mayo del ao 2016.

El contenido est estructurado por tres captulos:
El captulo I describe a la organizacin haciendo mencin de su historia y evolucin
a travs del tiempo, su desenvolvimiento en el contexto econmico y social, su filosofa de
gestin y la manera en que se encuentra estructurada.El captulo II desarrolla el objetivo
general y los objetivos especficos del periodo de prcticas profesionales as como las
actividades que se realizaron y las limitaciones presentadas y por ltimo el captulo III incluye
las conclusiones y las recomendaciones que se generaron del periodo as como los anexos
y la base bibliogrfica en la que se sustent el informe de pasantas.

CAPITULO I
IDENTIFICACION DE LA ORGANIZACIN

Resea Histrica.
Maquinarias El Imn C.A., nace en Barquisimeto para octubre de 1984 bajo la
perspectiva de un negocio familiar de venta de repuestos de autos, partiendo
de la compra de un terreno ubicado en el km 11 va Quibor. Luego fue
evolucionando y al introducir venta de maquinaria de movilizacin de carga
cambia su nombre a Montacargas y Maquinarias El Imn C.A. Donde

se

ofrecen maquinarias de marcas exclusivas en Venezuela como son HYSTER y

comienzan a incorporar otras marcas como lo son JLG, UTILEV, CASCADE,
TOTAL SOURCE y despus se incorpora, la venta de repuestos para tales
maquinarias; el servicio de alquiler y transporte pasa a ser el soporte mayor de
la organizacin en poco tiempo, permitindole a empresas como kraft C.A, P &
G entre otras tener la posibilidad de acceder a esta maquinaria sin aumentar
los costos. Entre sus ltimos procesos de evolucin se incorpora el servicio de
reparacin y mantenimiento de los equipos como un apoyo al sostenimiento de
esos alquileres realizados y tambin cualquier otro que en posesin de una
maquinaria de traslado de carga necesitasen un tcnico.
Para el ao 2001 Montacargas y Maquinarias El Imn C.A. buscando el
desarrollo en las ventas y servicios as como, ampliar su lnea de operaciones
hacia otros mercados, implanta una sucursal en el Estado Carabobo llamada
Maquiunion C.A., a fin de tener el dominio de ciertas localidades con respecto
a su producto Lder, con objeto de aseverar el progreso econmico del negocio
al amplificar sus operaciones.
As pues, ofrece sus servicios de venta de repuestos, alquiler y
reparacin de equipos de manera integral y segura, manteniendo los mismos
estndares de calidad y servicio.
Con el fin de suministrar soluciones a los clientes, una de las
manifestaciones adicionales de Maquinarias El Imn, c.a. son las alianzas
estratgicas. stas incluyen las competencias centrales, que son un enfoque
estratgico que integran lo externo del cliente y lo interno de la organizacin.
As pues ha unido esfuerzo con Taller Reinor en el Distrito Capital, cuyo
objetivo ya no solo es la venta de repuestos sino la de servicios, con esto se

integran las diversas partes de un negocio y se fortalece al estar situado

estratgicamente en la regin Capital.
A partir del ao 2003 se incursiona en nuevos mercados y buscando
continuar la ampliacin de la organizacin se posiciona a Serviman C.A. la cual
se ubica en Panam con el objetivo de estar presente en un nuevo territorio.
Por ultimo para el mes de octubre del ao 2015 la organizacin pasa por un
proceso de cambio de nombre de Montacargas y Maquinarias El Imn C.A. a
Maquinarias El Imn C.A., esto por motivo de facilitar los procesos legales y
administrativos que involucraban y afectaban el tener un nombre tan largo.
IMPORTANCIA EN EL CONTEXTO ECONOMICO Y SOCIAL
Maquinarias El Imn C.A., es una empresa venezolana, lder en servicio
de levantamiento y movilizacin de carga, son distribuidores autorizados
HYSTER exclusivos para Venezuela, que los hace su mejor opcin para suplir
sus necesidades en el rea de Alquiler, Servicio y Venta de Equipos de
Izamiento de Carga en todo el occidente debido a sus dos sucursales y aliados
comerciales para el centro y el oriente del pas.
Se considera como la fortaleza ms grande de Maquinarias El Imn
C.A.a su personal debido a que estn comprometidos a prestar el mejor
servicio. La organizacin es generadora de ms de 80 empleo y sabe que
cuenta con un equipo humano y de servicio con

calidad y eficiencia

inigualables.
En lo que corresponde a la responsabilidad social empresarial y por
pertenecer a la Cmara de Industriales del estado Lara, se colabora con las
comunidades circunvecinas bajo el eslogan Comunidad somos todos por lo
que se ha puesto en marcha del "Proyecto Luces", para mejorar el rendimiento
escolar y minimizar el tiempo de ocio en los nios y nias de la comunidad
Jacinto Lara, en especfico a la escuela Jacinto Lara a los cuales se patrocina
con proyectos educativos, recreativos y musicales.
As tambin de manera interna se otorgan beneficios para mejorar la
calidad de vida de los empleados mediante ayudas porcentuales en la

cancelacin del servicio de guardera para los hijos pequeos, tiles escolares
y beneficios adicionales paras ellos en fin de ao, procurando tener aumentos
motivadores superiores al sueldo mnimo estipulado por la ley.
FILOSOFA DE GESTIN DE LA ORGANIZACIN
La misin
Segn Ruiz, Guzmn, Josep y De la Rosa (2007) La misin de una
organizacin es una frase concisa, con foco interno, de la existencia de la
organizacin, su propsito bsico hacia el que apuntan sus actividades, y los
valores que guan las actividades de sus empleados.Adems esta es un punto
de partida para definir la razn a la que se dedica la organizacin, por qu esta
en el mercado, define tambin donde se est hoy y hacia donde se podra estar
a mediano y largo plazo (Annimo, 2008).
Misin (Versin sintetizada):
Servimos con excelencia para aliviar sus cargas
Misin (Versin ampliada):
Maquinarias el Imn tiene como misin Ser una empresa venezolana de
excelencia que tiene como propsito garantizar el manejo ptimo y seguro de
cargas y otras operaciones en la industria y el comercio, trabajando aliados con
nuestros clientes, a travs de un servicio confiable y de reconocida calidad.
La visin
La visin de la empresa constituye el conjunto de representaciones,
tanto efectivas como racionales, que un individuo o un grupo de
individuos asocian a una empresa o institucin como resultado reto de
las experiencias, creencias, actitudes, sentimientos e informaciones de
dicho grupo de individuos, como reflejo de la cultura de la organizacin
en las percepciones del entorno(Anonimo,2008,p.39).

Visin (Versin sintetizada)

Corporacin internacional El Imn, modelo en el servicio integral para el
manejo de la carga y otras operaciones, digno de imitacin en Venezuela y
Amrica Latina.
Visin (Versin ampliada)
Ser una corporacin lder, slida y sustentable, orgullosa de su historia y
desarrollada

nacional

internacionalmente.Integrar

una

organizacin

inteligente, bien estructurada y planificada, visionaria, con propsito y valores

compartidos y practicados por todos los equipos de trabajo. Mantenemos
relaciones comerciales a largo plazo y tenemos capacidad para anticipar
cambios, aprender, innovar y aprovechar las oportunidades de diversificacin.
Sentir el compromiso de la empresa con nuestro desarrollo integral y el
de nuestras familias, con todos los grupos de inters y la preservacin del
ambiente. Nos consideran una empresa de reputacin inobjetable.
Valores
Con la fuerza de la fe en su centro, el octgono organiza los valores
compartidos por todos los integrantes de la corporacin El Imn.

Familia.
Liderazgo.
Integridad.
Constancia y dedicacin.
Pasin y excelencia.
Responsabilidad con la sociedad.
Justicia y motivacin.
Armona.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Maquinarias el Imn C.A. Nace con una estructura orgnica que gira en
torno a una empresa familiar y ha evolucionado a pasos agigantados. Como
fue descrito en su resea histrica iniciando en 1984 y se desarrolla en una
estructura compuesta por cuatro unidades bases para toda la organizacin que
permiten desarrollar la razn de ser de la misma en todo sus procesos para el
correcto logro de sus objetivos.
Estas unidades son:
Planificacin estratgica y financiera la cual tiene como principal reto
hasta el da de hoy generar iniciativas y acciones para adecuar la organizacin
a las cambiantes condiciones del entorno; concibiendo herramientas y
escenarios que nos permitan la permanencia en el mercado dentro del marco
legal, la administracin, la integracin financiera-comercial bajo una adecuada
contralora.
Talento humano y servicios internos esta para consolidar una adecuada
administracin del talento humano que permita la armona laboral y contribuya
al incremento de la productividad, mediante la coordinacin y control de
actividades relacionadas con la administracin del personal, capacitacin y
desarrollo, as como todos los acuerdos establecidos entre ambas partes.
Direccin de desarrollo y proceso trabaja en generar estrategias y
directrices que orienten el crecimiento del grupo de empresas de manera
estructurada, a travs de cumplimiento de polticas, normas y procedimientos
orientados a crear una sinergia interdepartamental y filial que promueva la
efectividad de los sistemas y las operaciones de coordinar y controlar, disear y
desarrollar procesos, tanto como supervisar y planificar.
Por ltimo y no menos importante gestin comercial y nuevos negocios
donde su objetivo es garantizarla obtencin de los ingresos necesarios para
asegurar la estabilidad y crecimiento de las empresas del grupo que permita
convertirse en los lderes del mercado. Est establecido que para alcanzar sus
objetivos desean apalancar su gestin en la generacin y puesta en marcha de

estrategias comerciales de nuevos negocios y de abastecimiento, orientadas a

satisfacer las necesidades de productos y aliados, cuentas claves, soporte al
cliente, abastecimiento y gerencia de sede.
Estas unidades orgnicas estn fundamentadas a nivel corporativo
donde dan base operativa a todo el grupo empresarial El Imn compuesto por
Maquinarias el Imn con sede en Barquisimeto, Maquiunion con sede en
Valencia y Servimancon sede en Panam.
La sede de Barquisimeto al ser el rea en que se desarroll el proceso
de pasantas puede describirse de la siguiente manera: Partiendo de una junta
directiva de 6 socios miembros de un grupo familiar y pasando por el gerente
general cada sede se estructura en base a las cuatro unidades corporativas
fundamentales por lo que:
Del rea de planificacin estratgica y financiera se deriva la gerencia de
administracin y finanzas la cual tiene a su cargo de manera directa a la
coordinacin de contabilidad, costos y presupuesto la cual a su vez deriva en
los departamentos contables de tesorera y pagos como tambin el
departamento de verificacin. La gerencia de administracin y finanzas tambin
tiene como responsabilidad a los departamentos de anlisis de crdito y
cobranza, departamento contable tributario, departamento de compras y
mensajera.
Por otra parte el rea de talento humano y servicios internos se
despliega por medio de la gerencia de talento humano que a su vez tiene bajo
su responsabilidad a los departamentos de servicios mdicos y anlisis de
talento humano; de manera tasita aunque no reflejado en el organigrama de
esta rea depende tambin el departamento de mantenimiento.
En este mismo sentido el rea direccin de desarrollo y proceso es
responsable de la gerencia de operaciones y gerencia de infraestructura; la
gerencia de operaciones por su parte tiene a su cargo el departamento de

almacn y la coordinacin de servicios donde se encuentran los departamentos

de planificacin de servicios, supervisin de servicios y activacin de compras.
Y en el mismo orden de ideas gestin comercial y nuevos negocios la
cual se desglosa en una gerencia de venta y alquiler compuesta por los
departamentos de asesora interna y externa. Esta unidad posee directamente
un departamento de asesora interna dedicado al asesoramiento de la unidad
de gestin comercial para su ptimo desarrollo empresarial.
Esta estructura brinda la base para las dems empresas que componen
el grupo El Imn por ser esta la empresa principal.
DEPARTAMENTO DONDE SE DESARROLLO LA PASANTIA.
Dentro de la unidad de planificacin estratgica y financiera se
encuentra el departamento de administracin y finanzas el cual est orientado
a la supervisin y control de todas las actividades que tengan un impacto
financiero en la organizacin.
OBJETIVOS E IMPORTANCIA DEL DEPARTAMENTO.
El objetivo primordial del departamento es gerenciar todos los aspectos
administrativos, financieros y de control en la empresa a fin de apoyar a la
gerencia general en la toma de decisiones, recomendaciones exactas,
adecuadas y a tiempo previsto bajo los estndares y normas contables y
legales vigentes.
TUTOR ACADMICO.
El encargado para el proceso de tutora acadmica est a cargo del
Prof. Omar Prez
TUTOR EMPRESARIAL.
La encargada para el proceso de tutora empresarial est a cargo de la
Lcda. Arminda Angulo, Gerente de administracin y finanzas de la Empresa
Maquinarias El Imn C.A

CAPITULO II
MATERIA DE LA PASANTIA

OBJETIVO GENERAL
Emplear las preparaciones recibidas a lo largo del estudio de
Licenciatura en administracin de manera prctica y entonces alcanzar un
desenvolvimiento integral como estudiante y como profesional.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
1. Aprender todo lo relacionado con la organizacin para alcanzar un
excelente desenvolvimiento, as como el enriquecimiento prctico,
y la adquisicin de experiencia en el desarrollo y ejecucin de la
teora.
2. Ejecutarregistros correspondientes a los extractos bancarios,
controlar la cartera de clientesen cuanto a captacin de recursos
a partir de la gestin de cobro va telefona y por medio de envo
de correspondencia con el fin de contribuir en la mayor medida
posible con el cobro de las cuentas.
3. Realizar asientos contables de cobranzas, abonos, incluyendo
Ajustes y correcciones de los registros contables requeridas.
4. Emitir documentos tales como como recibos de ingreso, notas de
dbito, notas de crdito, retenciones, aplicacin de anticipo y el
control de aprobacin por las distintas gerencias.
5. Llevar a cabo conciliaciones bancarias que permitan cotejar la
informacin recibidas por los bancos con los saldos indicados en
el sistema SAP modulo financiero en la organizacin.
LIMITACIONES
Para el periodo en que se desarrollaron las prcticas profesionales la
empresa Maquinarias El Imn C.A. pasa por un proceso de migracin de
sistema debido a que se opera con el sistema administrativo SAP y realiza un
cambio de sociedad FI la cual son la unidad organizativa perteneciente al
mdulo FI (Finanzas) sobre la cual se pueden crear un conjunto de cuentas,
entrada de cualquier operacin sujeta a contabilizacin y todas las partidas
para cierres individuales legales, tales como el balance y la cuenta de prdidas
y ganancias (Inforsap, 2015); esto ocasiona que se deban manejar operaciones

de manera variable entre una sociedad y otra y debido a que todo el personal
se estaba acoplando a la misma, gener un nivel mayor de complejidad en el
proceso de ajuste para el pasante en su aprendizaje.
ACTIVIDADES DESARROLLADAS
Apegndose al plan de trabajo, las pasantas fueron desarrolladas en el
rea de planificacin estratgica y financiera. Especficamente podemos
entender que la unidad de administracin debe velar por que todos los
procesos administrativos y operacionales de la organizacin se realicen segn
las normativas y procedimientos dictados por el sistema legal venezolano y los
reglamentos internos y es el rea responsable de gerenciar, no solo todos los
aspectos administrativos y financieros sino tambin de control en la empresa, a
fin de apoyar a la gerencia general en la toma de decisiones con oportunas,
adecuadas y exactas recomendaciones previstas bajo los estndares y normas
contables y legales vigentes.
Es por lo que bajo la supervisin e induccin necesaria se llevaron a
cabo las siguientes tareas:
Realizacin de registros correspondiente a los extractos bancarios.
A partir de papeles llamados extractos, que enva los bancos
peridicamente

al

titular

de

una

cuenta

donde

se recogen

las

operaciones (movimientos) que se han realizado y el saldo que se tiene o

preferiblemente en consultados por internet en la banca online se procede a
llenar la base de datos del sistema administrativo SAP de la organizacin
ofreciendo informacin tal como el banco en el que se realizaron las
operaciones, la fecha en la que se realizaron las transacciones tomando en
cuenta que por polticas del departamento cada da de movimientos es
registrado por separado, los saldos iniciales y finales producto de los
movimientos, la fecha en que son contabilizados; todo esto con la posibilidad
de clasificar los movimientos en notas de dbito (NDEB) las cuales representan
una erogacin de efectivo en las cuentas, cheques (CHEE) que tambin son
erogaciones de dinero pero que salen por medio de un documento financiero

llamado cheque, notas de crdito (NCRE) reflejando en ella todos los ingresos
normales o extraordinarios recibidos por transferencias, depsitos (DEPO) los
cuales son igualmente ingresos normales o extraordinarios recibidos ya no por
transferencias si no por medio de depsitos en forma de cheque . En

estas

clasificaciones se especifica el importe o valor de cada movimiento, una

referencia bancaria que por polticas de la organizacin son los ltimos 6
nmeros de referencia de los movimientos bancarios o de cheque y permite
identificar los movimientos de ser necesario para posteriores relaciones y un
texto que permite dar especificaciones precisas que te den una explicacin de
porqu se llev a cabo este movimiento.(Anexo 5, Anexo 6)
Atencin y servicio de excelencia a los clientes internos y externos,
dando la orientacin requerida de manera cordial y efectiva.
Al operar en el rea administrativa y poseer el mdulo de SAP Finanzas
(FI) se tiene acceso a la informacin completa de clientes y proveedores as
como cuentas por cobrar y retenciones pendientes por lo que de real
importancia poder ofrecer la informacin requerida con el objetivo de facilitar
las operaciones de la organizacin y establecer enlaces que permitan una
comunicacin efectiva y el alcance de los objetivos propuestos. (Anexo 4)
Manejo de la central telefnica canalizando y derivando las conexiones
y comunicaciones telefnicas entre el personal de la empresa y los
interlocutores externos.
Operar la central telefnica canalizando y derivando las conexiones y
comunicaciones telefnicas entre el personal de la empresa y los interlocutores
externos para servir de apoyo a las actividades administrativas de la empresa.

Control de la cartera de clientes en cuanto a captacin de recursos a

partir de: gestin de cobro va telefona y envo de correspondencia con el
fin de contribuir en la mayor medida posible con el cobro de las cuentas.
Gestin y seguimiento del proceso de cobranza para la recuperacin de
los crditos con el fin de velar por la eficiencia y efectividad d la gestin con
miras a generar una mayor productividad del flujo de caja de la empresa.El
procedimiento interno para la gestin de crdito y cobranza comienza por la
analista del mismo quien se encarga de organizar la informacin necesaria
sobre las cuentas por cobrar existentes por cliente, fecha en que se caus la
cuenta y fecha de vencimiento as como tiempo de en mora, monto y cualquier
informacin que pueda ser til para hacer efectiva la cobranza.
A partir de esa informacin y haciendo uso de la informacin plasmada
en el sistema administrativo SAP se procede a realzar cobranzas telefnicas o
mediante el envo de correos electrnicos a los departamentos encargados de
este trmite con cada cliente que posea una cuenta con la organizacin con el
objeto de recibir informacin de posibles pagos realizados o por efectuarse en
posteriores momentos.
Actualizacin de cuadro de anlisis de cuentas por cobrar.
La organizacin por medio de una hoja de Excel desarrolla una base de
datos de cada cuenta por cobrar pendiente con datos como nombre y nmero
del cliente, direccin, telfono, numero de facturas, numero de abonos de ser el
caso todo con la finalidad de poder realizar la gestin de cobros de marera
eficiente y por lo tanto este procedimiento de actualizacin de la misma se
realiza quincenalmente nutrindola con la base de datos facilitada por el
sistema SAP.
Realizacin de registros de las cobranzas y los asientos contables que se
generen y su respectivo proceso de ser archivado.
Analizar, registrar y controlar todas las transacciones contables y
bancarias derivadas del proceso de cobranza, con la finalidad de garantizar su

contabilizacin oportuna y fiel a los principios de contabilidad generalmente

aceptados.
Este procedimiento abarca dos registros a travs del sistema
administrativo SAP en el mdulo financiero (FI). Estos son el registro de pago
(DZ) mediante el cual puedes ingresar el pago total de una o varias facturas
vencidas de manera simultnea partiendo de la fecha en que se realiz el
pago, la fecha en que se est registrando el pago, el nmero de la factura o
facturas que estn siendo canceladas en su totalidad, el nombre del cliente y la
forma en que est entrando el pago el cual debe coincidir con la informacin
introducida con los extractos bancarios. Es importante denotar que el sistema
administrativo permite identificar por las caractersticas predeterminadas del
cliente si se realizaran las retenciones correspondientes a la operacin ya sea
de impuesto al valor agregado o impuesto sobre la renta ya sea 5% por alquiler,
3% por fletes o un 2% por servicios. Por polticas del departamento este
registro no se realiza hasta poseer la totalidad del pago con los recibos de
retenciones respectivos.
La otra forma de realizar un registro es mediante un abono (DG) el cual
se caracteriza por ser una cancelacin parcial de la deuda ya sea por no
enterar la cantidad total de la deuda o por no entregar los respectivos
comprobantes de retenciones realizadas. Este procedimiento es similar al
registro de pago (DZ) sin embargo no ingresa las retenciones respectivas y de
relacionarse con una factura solo es como informacin adicional que permite
identificar posteriormente que factura se ve afectada por este abono de ser el
caso. (Anexo 7)
Emisin de documentos y su respectivo proceso de ser archivado:
Recibos de ingreso, Notas de dbito, notas de crdito, retenciones,
aplicacin de anticipo y el control de aprobacin por las distintas
Gerencias.
Al dar entrada a los movimientos bancarios por medio del registro de los
extractos en el sistema administrativo SAP se identifican entradas o salidas de

efectivo los cuales son compensadas de manera correspondiente a la

clasificacin que les fue dada en su primer registro por lo que se pueden hacer
registros que derivan en asientos contables tales como:

Registro de pagos o abonos antes mencionados y explicados identificados

como notas de crdito o depsitos afectando las cuentas por cobrar
respectivas al cliente que realice el pago y el banco en el que se realiza el

movimiento.
Transferencias entre cuentas son registros manuales por medio de la
opcin SA del sistema administrativo SAP donde permite reflejar
movimientos

de

efectivo

de

una

cuenta

propia

otra

propia

respectivamente con el objeto de tener mejor disponibilidad del mismo sin

generar un desequilibrio en las cuentas por falta de informacin por lo que
la misma permite identificar las cuentas afectadas, el monto que se
transfiri de un lugar a otro y un numero de referencia que identifica el

movimiento que fue realizado.

Comisiones bancarias las cuales segn el banco central de Venezuela (s.f.)
son una cantidad nica o fija que las entidades financieras cobran a sus
clientes por las operaciones que realizan y los servicios que utilizan en la
entidad bancaria ya sea por la cancelacin de la nmina, mantenimiento de
la cuenta o emisin de chequeras, entre otras. Estas operaciones al afectar
la cuenta de gastos no solo requieren la informacin que se ha utilizado en
registros de otro ndole debido a que involucra elementos de coste que
proporciona toda la informacin relacionada con costes y beneficios de la
organizacin. Este es un mdulo del sistema SAP que est plenamente
integrado con FI, por lo que todos los asientos se actualizan
automticamente desde FI (Contabilidad Financiera) a CO. Los elementos
de coste son la base para la contabilidad de costes, ya que permiten al
usuario ver los costes de cada cuenta asignada a un elemento de coste y
se relacionan directamente a los centros de coste que proporciona
informacin relacionada con los costes del negocio. Los Centros de Coste
dentro de SAP son normalmente asignados a departamentos concretos o a
managers responsables de ciertas reas de la empresa. Marketing,

Compras, Recursos, Finanzas, Administracin, Legal, Pedidos e incluso

Calidad son normalmente gestionados con Centros de Coste. Adems,
Centros de Coste especficos son usualmente creados para cada rea

funcional.
Abonos y pagos de intereses bancarios siguiendo el mismo principio de
registro de las comisiones bancarias en donde se afectan elementos de
costo y los centros de costo podemos establecer que son relacionados a
los intereses generados por crditos bancarios y permiten darle una
asociacin con las cuotas canceladas, el nmero de crdito y el banco
respectivo al cual pertenece el crdito con la finalidad de dar una

connotacin separada al gasto por intereses en relacin con el crdito.

Retenciones de IVA e ISLR: El artculo 27 del Cdigo Orgnico Tributario
define como agentes de retencin a aquella designadas por la ley que por
sus funciones pblicas y/o privadas, intervengan como deudores o simples
pagadores en los pagos o abonos en cuenta; por lo tanto, el agente de
retencin es el encargado de retener y enterar el impuesto ante el SENIAT.
Se constituyen en responsables directos, porque si bien no realizan el
hecho imponible, deben encargarse de cumplir las obligaciones atribuidas
al contribuyente, es decir, recabar una porcin o la totalidad del impuesto y
enterarlo a la Tesorera Nacional.

Los agentes de Retencin son:

Personas jurdicas.
Personas Naturales (Firma Personal).
Entidades o colectividades que constituyen una unidad econmica y
dispongan de patrimonio y tengan autonoma funcional.
Agentes de retencin del sector pblico (Art.12 del Decreto de 1808),
establece en el caso de entidades de carcter pblico o de institutos oficiales
autnomos: el funcionario de mayor categora ordenador del pago ser el
responsable de los impuestos dejados de retener o enterar siempre que en la

orden de pago no se haya efectuado la correspondiente retencin y pago al

fisco nacional.
Por ende en virtud de ser personas jurdicas responsables del mismo se
lleva a cabo este procedimiento por medio del sistema SAP donde se elabora
el comprobante que permite utilizar la informacin de las facturaciones por lo
que el proceso es ms rpido y exacto. Adems da la informacin necesaria,
facilita generar la relacin de los mismos con los pagos realizados al enterar
esas retenciones.
Ejecucin de conciliaciones bancarias.
La conciliacin bancaria es un proceso que permite confrontar y
conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de
ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio
del

extracto

bancario.Las

empresas

tiene

un libro

auxiliar

de

bancos (sistema administrativo SAP) en el cual registra cada uno de los

movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de
cheques, consignaciones, notas dbito, notas crdito, anulacin de
cheques y consignaciones, etc.(Gerencie.com, 2014)
La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo
suyo llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente (la
empresa), hace en su cuenta. Diariamente el banco enva a la empresa
un extracto en el que se muestran todos esos movimientos que concluyen en
un saldo de la cuenta al ltimo da del respectivo mes y a final de mes se
obtiene uno general que refleja todos los movimientos realizados.
Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo
que la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar
las diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden. El proceso
de verificacin y confrontacin, es el que conocemos como conciliacin
bancaria, proceso que consiste en revisar y confrontar cada uno de los

movimientos registrados en los auxiliares, con los valores contenidos en

el extracto bancario para determinar cul es la causa de la diferencia.
Entre las causas ms comunes que conllevan a que los valores de los
libros auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos:
- Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el
beneficiario del cheque.
- Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aun no
las ha abonado a la cuenta de la empresa.
- Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa
no ha registrado en su auxiliar.
- Notas crdito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que sta
aun no las ha registrado en sus auxiliares.
- Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y valores en el
libro auxiliar.
- Errores del banco al liquidar determinados conceptos.
Para realizar la conciliacin, lo ms cmodo y seguro, es iniciar tomando
como base o punto de partida, el saldo presente en el extracto bancario, pues
es el que oficialmente emite el banco, el cual contiene los movimientos y
estado de la cuenta, valores que pueden ser ms confiables que los que tiene
la empresa.
En este orden de ideas, la estructura de la conciliacin bancaria podra ser:
Saldo del extracto bancario:

XXX

(-) Cheques pendientes de cobro: XXX

(-) Notas crdito no registradas

XXX

(+) Consignaciones pendientes

XXX

(+) Notas debito no registradas

XXX

() Errores en el auxiliar

XXX

= Saldo en libros.

XXX

La organizacin al disponer de la informacin que facilita el sistema

administrativo SAP hace uso de un formato Excel mediante el cual por medio
del anlisis de los saldos de los depsitos en trnsito, cheques en trnsito,
notas de dbito, notas de crdito y errores bancarios detectados comparados
con los saldos de los bancos da la facilidad de revelar las diferencias
existentes. ( Anexo 8, Anexo 9)
Realizar registros contables varios requeridos por algn departamento.

Ajustes y correcciones de los registros contables: Antes de hacer el cierre

mensual se realizan ajustes y correccin de los errores contables ya sea
de registros o de centros de costo pertinentes.Estos ajustes y
correcciones son necesarios para poder emitir estados financieros
ajustados a la realidad econmica y financiera de la empresa, adems de
cumplir con los principios de contabilidad.Durante el ejercicio contable, los
errores son casi inevitables, lo que hace necesaria una revisin al final de
cada mes para identificar y corregir esos errores.Algunos hechos
econmicos, debido a que en el momento de su registro no se conocen
plenamente de manera integral en todas las partes de la organizacin de
acuerdo con el sistema administrativo SAP, de este modo se hace
necesario realizar el ajuste cuando ya se tiene la informacin
completa.La utilidad de la informacin contable depende directamente de
su fiabilidad, de que est ajustada a la realidad, y esto slo se logra
cuando de forma juiciosa y consciente, se realizan los ajustes y se
corrigen los errores contables antes de emitir oficialmente estados
financieros (Iker Garmendia,2012).

Abonos y pagos a acreedores: Son registros que revelan salidas de

dinero y su objetivo es relacionarla con el causante del mismo y los
gastos adicionales que pueden generar tales como intereses. Se procura
registrar la fecha en que se caus,el monto, el movimiento bancario que
causo y cualquier dato relacionado con la situacin.

Registro de factura para las relaciones de gastos: este procedimiento se

relaciona solo con facturas que no afectan directamente al inventario
debido a que este proceso se maneja de manera diferente. Este registro
incluye el nombre del acreedor, el nmero y fecha de la factura, el monto
que se maneja y el clculo del impuesto respectivo. Este es un
procedimiento delicado debido a que en el mismo se deben relacionar los
tems de la factura con los gastos establecidos en las cuentas ya
existentes y por supuesto se debe relacionar el gasto con el causante del
mismo para preservar la estructura de presupuesto ya previsto incluyendo
de ser el caso las retenciones respectivas.

CAPITULO III
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

CONCLUSIONES:
La practica profesional es una experiencia que te da oprounidades de
estar en contacto con la ambiente profesional donde puedes ejecutar toda
clase de actividades en base a los conocimientos optenidos en los estudios
universitarios. Esta experiencia permitira desarrollar

en el profesional un

desenvolvimiento necesario al asumir un cargo de mayor responsabilidad en el

futuro afrontando las problematicas que ameriten ser evaluadas y finalmente
solventadas.

Para

ello

sera

necesaria

la

aplicaciones

de

tecnicas,

herramientas, habilidades y destrezas previamente obtenidas bajo el marco de

los leyes y principios administrativos, la etica profesional ademas del empeo
pedagogico absorvido por cada uno de los profesores de la academia
educativa.
Todas las actividades anteriormente expuestas se han cumplido
satisfactoriamente, por ello se puede enfatizar que el proceso de pasantas ha
sido provechoso al mximo pues el alumno ahora pasa a ser mano de obra
capacitada y de calidad, y la organizacin por haber obtenido los servicios y
aportes del pasante.

RECOMENDACIONES:
A la institucin.

Esforzarse cada da ms por ofrecer una educacin de mayor calidad

para el estudiantado.
Ofrecer perspectivas ms amplias a los estudiantes acerca del campo
laboral para que posean una base cada vez ms firme y de esta manera
puedan adaptarse rpidamente al mbito de trabajo.

Dedicarse a brindar mayor cantidad y calidad de conocimientos

tecnolgicos

cientficos

que

hagan

las

veces

de

soporte

y cultura general para la autonoma de los alumnos.

Mantenerse a la vanguardia en cuanto a las nuevas metodologas
conforme a la especialidad, desechando el contenido arcaico e
impartiendo tendencias ms actuales de programacin, diseo de
software, tecnologa variada, mantenimiento de computadoras, anlisis
de sistemas entre otros.

A la organizacin

Seguir ofreciendo oportunidades de capacitacin de mano de obra a los

alumnos de las instituciones del pas, por medio del proceso de

pasantas.
Facilitar manuales de procedimientos a los pasantes que permitan

adaptarse de manera ms rpida y eficiente al ambiente laboral.

Continuar con los mtodos de integracin de la organizacin hacia el
pasante en desarrollo.

GLOSARIO DE TERMINOS
Asientos de ajuste: Los asientos con que se ajustan o actualizan las cuentas
se llaman asientos de ajuste.
Comisin bancaria: cantidad nica o fija que las entidades financieras cobran
a sus clientes por las operaciones que realizan y los servicios que utilizan (por
ejemplo, enviar una transferencia, mantenimiento de cuentas, etc.).
Conciliacin bancaria: es un proceso que permite confrontar y conciliar los
valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente,
con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.
Extracto bancario:es un documento que el titular de una cuenta corriente
puede solicitar o recibe peridicamente en el que se recoge el saldo disponible
de la cuenta y los movimientos que se han realizado durante el ltimo
mes. Este extracto se emite de forma gratuita y sirve para controlar todas las
operaciones que se llevan a cabo y que, de un modo u otro, han significado
una variacin, ya sea positiva o negativa, en el saldo de una cuenta.
Gestin de cobro:Actividad desarrollada por organizacin, esta consistente en
encargarse del cobro de los efectos de sus clientes.

Registro contable:Se trata de la anotacin que se realiza en un libro

decontabilidad para registrar un movimiento econmico.
Retenciones de Impuestos:La retencin es la obligacin que tiene el
comprador de bienes y servicios, de no entregar el valor total de la compra al
proveedor, sino de guardar o retener un porcentaje en concepto de impuestos.
Este valor debe ser entregado al Estado a nombre del contribuyente, para
quien esta retencin le significa un prepago o anticipo de impuestos.

SAP:es un programa para aplicaciones de negocios el cual es un Sistema de

Planificacin de Recursos Empresariales.
REFERENCIA BIBLIOGRAFICAS

Banco Central de Venezuela. (s.f.) Comisiones bancarias. Extrado en

Mayo 2, 2016, de http://www.bcv.org.ve/tarifas/glosario.asp
Cdigo Orgnico Tributario (2014,18 de noviembre).Gaceta Oficial 6152
E, Venezuela
Conciliacin bancaria (15 de Julio, 2014). Consultado en Abril 9, 2016, de
http://www.gerencie.com/conciliacion-bancaria.html
Direccin y Gestin de Empresas (2008) Direccin Estratgica. Espaa:
Publicaciones Vrtice. Pg. 39 y 40.
Qu es una sociedad (company) en SAP? (Diciembre, 2015).
Consultado

en

abril

27, 2016,

de

inforsap.com/que-es-sociedad-

company-en-SAP/
Ruiz R., Guzmn J., De la Rosa J. (2007) Direccin Empresarial Asistida.
Espaa: Editorial Visin Net. Pg. 19.
SAP CO Mdulo de Controlling (23 de Marzo, 2012). Consultado en
Abril 28, 2016, de http://orekait.com/blog/sap-co-modulo-de-controlling/

ANEXO 1
ORGANIGRAMA

ANEXO 2
PLAN DE TRABAJO

PLAN DE TRABAJO
PLAN DE TRABAJO

ANEXO 3
PAGINA INICIAL DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO SAP

ANEXO 4
OPCIONES DEL SISTEMA SAP MODULO FINANCIERO ADAPTADAS A LA
ORGANIZACIN.

ANEXO 5
FUNCIN PARA EL REGISTRO DE EXTRACTOS BANCARIOS DENTRO
DEL SISTEMA SAP POR BANCO.

ANEXO 6
FUNCIN PARA EL REGISTRO DE EXTRACTOS BANCARIOS DENTRO
DEL SISTEMA SAP POR MOVIMIENTO.

ANEXO 7
FUNCIN PARA EL REGISTRO DE CUENTAS EN EL LIBRO MAYOR
DENTRO DEL SISTEMA SAP

ANEXO 8
Informacin del sistema administrativo SAP necesaria para las
conciliaciones Bancarias.

ANEXO 9
Conciliaciones Bancarias En Excel