Inregistrarea avansurilor de trezorerie la sfarsitul anului

Evidentierea avansurilor de trezorerie nedecontate la data bilantului este reglementata de Ordinul

nr. 2.374 din 12/12/2007 privind modificarea si completarea Ordinului ministrului finantelor
publice nr. 1.752/2005 pentru aprobarea reglementarilor contabile conforme cu directivele
europene.
Una dintre modificarile aduse de acest ordin este aceea conform careia, in contul de debitori
diversi se evidentiaza si sumele reprezentand avansuri de trezorerie, nedecontate pana la data
bilantului (articol contabil 461 Debitori diversi = 542 Avansuri de trezorerie).
De asemenea, in anexa acestui ordin, ce cuprinde Functiunea conturilor, la conturile 461
Debitori diversi si 542 Avansuri de trezorerie este prevazuta si operatiunea de mai sus.
Astfel, la prezentarea functiunii contului 461 Debitori diversi este prevazuta inregistrarea in
debitul contului a sumelor reprezentand avansuri de trezorerie, nedecontate pana la data
bilantului in corespondenta cu creditul contului 542 Avansuri de trezorerie.
EXEMPLU
La data de 30.11.2007, in balanta de verificare a societatii Beta S.R.L., contul 542 Avansuri
de trezorerie are soldul debitor in suma de 9.000 lei evidentiat pe analitice distincte, astfel:

avansuri acordate in data de 29.11.2007, domnului Popescu Gheorghe, administratorul

societatii, in vederea aprovizionarii cu materii prime in suma de 8.000 lei;
avans acordat in data de 30.11.2007, doamnei Georgescu Ioana, salariata, in suma de
1.000 lei pentru achitarea unor facturi catre furnizori.

In cursul lunii decembrie 2007 au loc urmatoarele evenimente :

In data de 07.12.2007 domnul Popescu Gheorghe prezinta la contabilitate documente

justificative pentru achizitiile efectuate in suma de 4.500 lei si returneaza la casieria
societatii, suma de 3.000 lei. Suma de 500 lei ramane in continuare la acesta pentru
achizitiile viitoare de materiale.
In data de 27.12.2007 domnul Popescu Gheorghe primeste un avans spre decontare
pentru o deplasare in suma de 10.000 lei, deplasare ce se va efectua in perioada
27.12.2007 04.01.2008.
Doamna Georgescu Ioana nu a prezentat niciun document in cursul lunii decembrie
pentru justificarea avansului.

Politica societatii, in ceea ce priveste perioada de justificare a avansurilor de trezorerie acordate

salariatiilor si conducerii societatii, este urmatoarea:

30 zile de la acordarea avansului pentru plata achizitiilor de stocuri si prestarea de

servicii in favoarea societatii;
15 zile de la intoarcerea din delegatie pentru avansurile de trezorerie acordate pentru
deplasari in interes de serviciu.

Reflectarea in contabilitate
Luna decembrie 2007

1) Inregistrarea facturilor de materii prime cumparate din avansurile de trezorerie acordate

domnului Popescu Gheorghe:
%
300 Materii prime
4426
T.V.A. deductibila

401 Furnizori

4.500
3.782
718

2) Inregistrarea justificarii avansului pentru materiile prime achizitionate:

401 Furnizori

542 Avansuri de trezorerie

=

4.500

3) Inregistrarea restituirii sumei de 3.000 lei:

5311 Casa

542 Avansuri de trezorerie

=

3.000

4) Inregistrarea acordarii avansului pentru deplasare:

542 Avansuri de trezorerie

5311 Casa
=

10.000

Dupa efectuarea inregistrarilor din cursul lunii decembrie 2007, contul 542 Avansuri de
trezorerie prezinta la data de 31.12.2007 un sold debitor in suma de 11.500 lei evidentiat pe
analitice, astfel:

domnul Popescu Gheorghe 10.500 lei,

doamna Georgescu Ioana 1.000 lei.

In vederea aplicarii prevederii Ordinului nr. 2.374/12.12.2007 referitoare la evidentierea sumelor

reprezentand avansuri de trezorerie, nedecontate pana la data bilantului se va analiza soldul
contului 542 Avansuri de trezorerie.
Analiza la bilant a avansurilor de trezorerie acordate
Avansurile acordate domnului Popescu Gheorghe
Astfel, din suma de 10.500 lei reprezentand avansuri de trezorerie acordate domnului Popescu
Gheorghe, numai suma de 500 lei este considerata nejustificata in termenul admis de societate.
Din acest motiv, la data bilantului aceasta suma va fi transferata in contul 461 Debitori diversi.
Totodata se va intocmi un document catre domnul Popescu Gheorghe care sa ateste obligatia lui
catre societate (de exemplu, se poate intocmi un Angajament de plata). Restul sumei de 10.000
lei ramane in continuare in contul 542 Avansuri de trezorerie, deoarece aceasta suma are
termen de decontare si justificare dupa data intoarcerii din delegatie (07.01.2008).
Avansul acordat doamnei Georgescu Ioana
Suma de 1.000 lei a depasit termenul de justificare admis de societate, motiv pentru care aceasta
suma va fi considerata in bilant drept avans nedecontat de catre doamna Georgescu Ioana. Astfel

se va emite un Angajament de plata pe numele respectivei doamnei. Respectiva suma va fi

transferata in contul 461 Debitori diversi.
5) La finele exercitiului, in vederea prezentarii realitatii in situatiile finaciare se vor transfera
avansurile considerate nejustificate in contul de debitori.
461 Debitori diversi

542 Avansuri de trezorerie

=

1.500

In luna ianuarie 2008 au loc urmatoarele tranzactii:

In data de 07.01.2008 domnul Popescu Gheorghe prezinta Ordinul de deplasare pentru

justificarea avansului de 10.000 lei, completat astfel:

data si ora plecarii: 27.12.2007, ora 8.30

data si ora sosirii: 04.01.2008, ora 17.00
nr. zile diurna: 8
valoare diurna: 32,5 lei x 8 = 260
cazare: 1.600 lei
2 chitante de la furnizori, in valoare de 3.500 lei fiecare
de restituit suma de 1.140 lei.

In data de 10.01.2008, doamna Georgescu Ioana restituie suma de 1.000 lei nejustificata
si nedecontata in anul precedent.
In data de 14.01.2008, domnul Popescu Gheorghe primeste un avans pentru o alta
deplasare in interes de serviciu, in suma de 5.000 lei.
In data de 15.01.2008, domnul Popescu Gheorghe prezinta o factura de materii prime,
in suma de 500 lei, achitata in numerar din suma primita de anul trecut.

Reflectarea in contabilitate a operatiunilor derulate in luna ianuarie 2008

1) Inregistrarea justificarii avansului de trezorerie in suma de 10.000 lei, acordat domnului
Popescu Gheorghe la data de 07.01.2008:
%
=
401
Furnizori
625
Cheltuieli cu deplasari, detasari
si transferari
5311
Casa

542
Avansuri de trezorerie

10.000
8.600
260
1.140

2) In data de 10.01.2008 se inregistreaza suma de 1.000 lei reprezentand avansul neutilizat de

catre doamna Georgescu Ioana.

5311
Casa

461
Debitori diversi

1.000

3) Inregistrarea sumei de 5.000 lei, reprezentand avansul de trezorerie acordat pentru efectuarea
unei deplasari care incepe la data de 14.01.2008:
542 Avansuri de trezorerie

5311 Casa
=

5.000

4) Inregistrarea facturii de materii prime in valoare de 500 lei, adusa de domnul Popescu
Gheorghe ca justificare pentru sumele considerate nejustificate si transferate in contul de debitori:
% 300 Materii prime
4426
T.V.A. deductibila

401 Furnizori

500
420
80

5) Inregistrarea chitantei ce reprezinta plata sumei de 500 lei. Aceasta plata va fi suportata din
contul de debitori, deoarece la data platii aceasta suma era deja considerata debit pentru
societate si nu avansuri de trezorerie.
401 Furnizori

461 Debitori diversi

=

Multumim Revistei Romane de Monografii Contabile

500