AUDITORIA INTERNA

TEMA: AUDITORA EN OHSAS

18001:2007

ISO 19011:2011
INTRODUCCIN
3. Trminos y definiciones
4. Principios de la Auditoria
5. Gestin de un Programa de Auditoria
6. Actividades de Auditoria
7. Competencia de los auditores

AUDITORA DEL SISTEMA

DE GESTION

Proceso sistemtico, independiente y documentado, para

obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera
objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen
los criterios de auditora
(3.1 ISO 19011)

TIPOS DE AUDITORA

PRIMERA PARTE
ORGANIZACIN

SEGUNDA PARTE
CLIENTE

TERCERA PARTE
CERTIFICADORA

AUDITORA INTERNA

AUDITORA EXTERNA

AUDITORA EXTERNA

OBJETIVOS:
Determinar si el SG:
Es conforme con los requisitos.
Se ha implementado y se
mantiene de manera eficaz.

OBJETIVOS:
Evaluar la adecuacin para
cumplir
eficazmente
los
requisitos del solicitante.
Verificar
la
aplicacin
de
disposiciones contractuales.

OBJETIVOS:
Evaluar la capacidad para
cumplir los requisitos de la
Norma OHSAS 18001:2007.

Para:
Evaluar el sistema de gestin.
Identificar oportunidades de
mejora.

Para:
Evaluar
y
seleccionar
proveedores.
Mantener relaciones gana - gana.

Para:
CERTIFICACIN
O
RECONOCIMIENTO POR UN
TERCERO.

POR QU NECESITAMOS AUDITAR?

Para proporcionar informacin a la Gerencia sobre el desempeo del Sistema
de Gestin.
Una Auditora realizada efectivamente debe:
Proporcionar informacin real sobre la cual puedan basarse las decisiones
de la Gerencia.
Eliminar ideas preconcebidas e informacin sesgada.
Promover la comunicacin entre los diferentes niveles dentro de la
organizacin.

REQUISITOS FUNDAMENTALES PARA UNA

AUDITORA EFECTIVA:
Apoyo de la Direccin

Auditores entrenados
Independencia de los auditores
Acceso a documentos
Acceso a todos los niveles gerenciales
Procedimiento de auditora definido

3. TRMINOS
Y DEFINICIONES
1. Criterios de Auditora

Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos

utilizados como referencia

2. Evidencia de auditora

Registros, declaraciones de hecho o cualquier otra

informacin que son pertinentes para los criterios de
auditora y que son verificables

3. Hallazgos de la auditora
4. Auditor
5. Equipo auditor

Resultado de la evaluacin de la evidencia de la

auditora recopilada frente a los criterios de la
auditora

Persona con la competencia para llevar a cabo una

auditora
Uno a mas auditores que llevan a cabo una auditora,
con el apoyo de expertos tcnicos, si es necesario.

6. Experto tcnico

Persona que aporta conocimientos especficos o su

experiencia al equipo auditor

7. Programa de auditora

Conjunto de una o mas auditoras planificadas para un

periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un
propsito especfico

8. Plan de auditora

Descripcin de las actividades in situ y de los

Preparativos de una auditora

9. Alcance de auditora

Extensin y lmites de una auditora

4. AUDITORA DE GESTIN PRINCIPIOS

INDEPENDENCIA

Imparcialidad y objetividad de las conclusiones de

auditora
Los auditores son independientes de la actividad
auditada
Los hallazgos estn basados solo en evidencia
EVIDENCIA

Base racional para alcanzar conclusiones fiables

verificable
Es una muestra de la informacin disponible

4. ISO 19011:2011

5. GESTIN DE UN PROGRAMA
DE AUDITORA
Planificar

Autoridad para el
Programa
(5.1)

Definir y Difundir
Programa
(5.2, 5.3)

Implementar el
Programa
(5.4, 5.5)
Acciones de
Mejora
(5.6)

Actuar

Seguir el
Programa y
Realizar Ajustes
(5.6)

Verificar

Competencia de
Auditores
(7.0)

Hacer

5. GESTIN DE UN
PROGRAMA DE AUDITORA
CRITERIOS A CONSIDERAR

Importancia de la actividad, relacionada con la calidad del

producto

Estado de la actividad

Resultados de las auditoras previas

Cubrir todos los requisitos de la norma

Disponibilidad de los auditados y auditores

El programa suele ser anual o semestral

6. ACTIVIDADES
DE AUDITORA
Iniciacin de la Auditora
(6.2)

Revisin de la Documentacin
(6.3)

Preparacin de Actividades
de Auditora in situ
(6.4)

Actividades de Auditora In Situ

(6.5)

Informe de Auditora
(6.6)

Finalizacin de la Auditora
(6.7)

Seguimiento de la Auditora
(6.8)

6. ACTIVIDADES DE AUDITORA
INICIACIN DE LA AUDITORA (6.2)
Definicin de los objetivos, el alcance y los criterios de auditora

OBJETIVOS:
a) Determinar el grado de conformidad del sistema de gestin del auditado
b) Evaluar la capacidad del sistema del gestin para asegurar los requisitos
reglamentarios y contractuales
c) Evaluar la eficacia del sistema de gestin para lograr los objetivos
especificados
d) Identificar reas de mejora potencial del sistema de gestin

6. ACTIVIDADES DE AUDITORA

Definicin de los objetivos, el alcance y los criterios de auditora

ALCANCE:
a)
b)
c)

Extensin o lmites de la auditora

Unidades de la organizacin, procesos
Periodo de tiempo cubierto

CRITERIOS DE AUDITORA:
a) Norma ISO 9001- ISO 14001 OHSAS 18001
b) Documentos de la organizacin
c) Requisitos legales
d) Requisitos contractuales

REVISIN DE LA
DOCUMENTACIN (6.3)
Conformidad
documentaria
del S&SO

Documentacin
del Sistema

Inadecuada

Comunicar

Conforme
Criterios de
auditora

Continuar con proceso

No continuar hasta que se
resuelva el problema

PREPARACIN DEL PLAN DE

AUDITORA (6.4)
CONTENIDO DEL PLAN DE AUDITORA

Objetivo y alcance
Criterios
Equipo Auditor
Lugar y fecha
Duracin de las actividades
Reuniones de enlace y retroalimentacin
Reuniones de apertura y cierre
Designacin de responsabilidades

AGENDA DE LA AUDITORIA
1.

Informacin General de Auditora Interna

Procesos / Sector Auditado:

TRASLADO DE MERCANCIAS
Fecha de Auditora:11 de Junio de 2007

Criterio: OHSAS 18001:2007

Sr. Perez

Auditor Lder:

Auditor Asistente:Sr. Guzmn

Objetivo de la Auditora:: Evaluar el grado de implementacin del Sistema de
Gestin de Seguridad y Salud Ocupacional
Alcance de la Auditora:
Todos los procesos operativos con mercancias. Todos los requisitos aplicables
1.1

Agenda
Hora
9:00

Auditor Lder

Auditor Asistente
Reunin de Apertura

9:15
9:45
10:30

12:00

Monitoreo de desempeo (4.5.1)

Control de Documentos (4.4.5)

Evaluacion de Cumplimiento (4.5.2) Investigacion de incidente (4.5.3.1)

REFRIGERIO

13:00

Reunin de enlace del equipo auditor

14:00

Reunin Final

PREPARACIN DEL PLAN DE

AUDITORA (6.4)

LISTAS DE VERIFICACIN

SOPORTE DE LA AUDITORA

Herramienta del equipo auditor

Ayuda en la entrevista
Permite estructurar la evaluacin
Recordatorio
No limitarse a ella
No es para interrogar
Permite despersonalizar la auditora
Administracin del tiempo
Uniformidad al proceso de Auditora

REALIZACIN DE LAS ACTIVIDADES DE

AUDITORA IN SITU
(6.5)

REUNIN DE APERTURA

Presentacin de los auditores

Metodologa de la Auditoria
Alcance y objetivos
Acordar el Itinerario
Confirmar los acompaantes de la auditora
Disposiciones logsticas

REALIZACIN DE LAS ACTIVIDADES

DE AUDITORA IN SITU
(6.5)

COMUNICACIN DURANTE LA AUDITORA

Miembros del equipo auditor consultarse

peridicamente para intercambiar informacin
Las evidencias recopiladas en la auditora deben ser
comunicadas al auditado
Acciones para reconfirmacin del plan de auditora

REALIZACIN DE LAS ACTIVIDADES DE

AUDITORA IN SITU
(6.5)
ELEMENTOS DEL SISTEMA DE
CALIDAD QUE DEBEN SER AUDITADOS
PERSONAL

PROCESO

DOCUMENTACIN

MATERIALES, ITEMS Y EQUIPOS

REALIZACIN DE LAS ACTIVIDADES DE

AUDITORA IN SITU
(6.5)

TCNICA DE ENTREVISTA
PALABRAS FUNDAMENTALES DEL AUDITOR:

Cmo?

Dnde?

Cundo?

Qu?

Por qu?

Quin?

REALIZACIN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORA

INSITU (6.5)

TCNICA DE ENTREVISTA
Preguntas Abiertas
Preguntas Cerradas
Se debe evitar hacer:

Preguntas que sugieren una respuesta

Preguntas con connotacin emotiva

Entonacin adecuada

REALIZACIN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORA

INSITU (6.5)

ACTITUDES A TOMAR EN EL TRANSCURSO DE LA AUDITORA

Permanecer seguro
Administrar el tiempo adecuadamente
No dejarse conducir o engaar
Ser detallista y eficiente
Evitar apartarse del tema

REALIZACIN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORA

INSITU (6.5)
TCTICAS DEL AUDITADO

Prdida de tiempo
Querer manejar al auditor
Probar la fortaleza del auditor
Respuestas limitadas
Engaar al auditor

REALIZACIN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORA

INSITU (6.5)
ACTITUDES QUE DEBEN SER EVITADAS

Ser negativo, indisciplinado

Ser crtico
Caer en disputas
Discutir personalidades
Comparar al auditado
Ser sarcstico

REALIZACIN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORA

INSITU (6.5)

PARA UNA CORRECTA EVALUACIN

Pregunte
Escuche
Observe
Piense
Evale
Registre

REALIZACIN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORA

INSITU (6.5)

GENERACIN DE HALLAZGOS DE AUDITORA

Evidencia de
auditora

Criterios de
auditora

Hallazgos de auditora

REALIZACIN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORA

INSITU (6.5)

GENERACIN DE HALLAZGOS DE AUDITORA

TERMINOS RELACIONADOS
NO CONFORMIDAD:
Incumplimiento de un requisito
(3.6.2 ISO 9000:2005)
Nota: Se aplica a la desviacin o ausencia, con respecto a los requisitos
especificados, de una o ms de las caractersticas de la calidad.

REALIZACIN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORA

INSITU (6.5)
REVISIN DE HALLAZGOS REUNIONES DE ENLACE

Compare sus notas con las del resto del equipo

Determine las No-conformidades
Documente las No- Conformidades
Revisin del Plan y Listas de Verificacin

NO CONFORMIDADES
MS COMUNES

Existencia de Documentos Obsoletos

Documentos actualizados sin autorizacin
Registros incompletos o sin implementar
Legajos de personal incompletos
Falta Identificacin de Necesidades de Capacitacin por
competencias
Uso de equipos de proteccin personal inadecuado.
No se evalan a los subcontratistas con respecto S&SO.
Criterios no homogneos en el control operacional.
No se cumple lo establecido en los procedimientos e
instrucciones.
Fechas de Calibracin vencidas

NO CONFORMIDADES
MS COMUNES

Falta eficacia en los planes de emergencia.

No hay registros relativos a la medicin y monitoreo de desempeo.
Equipos de proteccin almacenados en condiciones inadecuadas.
Falta implementar acciones para mejorar el desempeo de los
indicadores.
No hay apoyo de la Gerencia al S&SO de Acciones Correctivas.
Acciones Correctivas inadecuadas.
Identificacin de pocas acciones preventivas.

REALIZACIN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORA

INSITU (6.5)

PREPARACIN DE CONCLUSIONES DE AUDITORA

a) El grado de conformidad del sistema de gestin con los criterios

de auditora
b) La eficaz implementacin y mantenimiento del sistema de gestin
c) La capacidad del proceso para asegurar la continua viabilidad,
adecuacin y eficacia del sistema de gestin

REALIZACIN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORA

INSITU (6.5)
REALIZACIN DE LA REUNIN DE CIERRE

Agradecer
Presentar al equipo auditor
Recordar el objetivo, alcance y criterios
Presentacin de los resultados Fortalezas / Debilidades
Explicar con exactitud las no Conformidades
Estar preparado para justificar las no conformidades
Dar oportunidad al auditado de explicar informacin discrepante
Informar que el proceso es por muestreo
Alcances sobre el seguimiento
Agradecer Atenciones

INFORME DE AUDITORA (6.6)

ESTRUCTURA:

Alcance y objetivos de la auditora

Identificacin de los auditores
Personas contactadas
Fecha de la auditora
Normas de referencia
Eficacia del Sistema para el cumplimiento de los objetivos de la
auditora.
Fortalezas y Debilidades
Descripcin de las no conformidades encontradas
Adjuntar: SAC y Observaciones
Exclusiones

INFORME DE AUDITORA (6.6)

INFORME DE AUDITORA
QU NO DEBE INCLUIRSE ?

Opiniones Subjetivas (propias de la persona)

Informacin Confidencial
Crtica hacia individuos
Declaraciones ambiguas (distintas interpretaciones)
Detalles triviales (carecen de importancia)
Hallazgos no mencionados en la reunin de cierre

FINALIZACIN DE LA AUDITORA (6.7)

La auditora se completa cuando todas las actividades del

plan de auditora han sido finalizadas y el informe aprobado
ha sido distribuido.

SEGUIMIENTO DE AUDITORA (6.8)

CORRECTA REDACCIN DE NO CONFORMIDADES

Las no conformidades debern registrarse y las evidencias de

auditora que las apoyan

Problema / Incumplimiento
Evidencia
Requisito incumplido

SACP

SEGUIMIENTO DE AUDITORA (6.8)

La accin correctiva siempre debe contemplar:

Implementar mecanismos temporales para minimizar los

efectos de la no conformidad (correccin)
Realizar una investigacin de causas acorde al problema
Eliminar las no conformidades (accin correctiva)
Definir el tiempo de implementacin y responsables

7. COMPETENCIAS
DE LOS AUDITORES
RESPONSABILIDADES DE UN AUDITOR ASISTENTE

Cumplir con el 100% de los requisitos de auditora.

Tener habilidades de comunicacin y entendimiento de los

requisitos de la auditora.

Realizar efectivamente las actividades asignadas.

Documentar el 100% de las observaciones.

Verificar la efectividad de las acciones

aplicadas como resultado de la auditora.

RESPONSABILIDADES DE UN AUDITOR LDER

Responsabilidad final de auditora.

Participacin en la seleccin de los miembros del equipo.

Preparacin del plan de Auditoria

Representacin del equipo auditor con la gerencia.

Preparacin y entrega del reporte de auditora

Direccin de las actividades de seguimiento

CUALIDADES PERSONALES

Un auditor
debe ser:

tico (imparcial, sincero, honesto y discreto)

De mentalidad abierta (Ven las cosas por varios puntos de vista)
Diplomtico (Amable)
Con capacidad de comunicacin (oral y escrita)
Observador (examina detenidamente algo)
Perceptivo (capacidad de interpretar el entorno)
Preparado (en lo que va efectuar)
Paciente (tiene paciencia para esperar)
Interesado (por las evidencias y declaraciones de hecho)
Verstil (capaz de adaptarse a diferentes situaciones)
Tenaz (persistente, orientado a la consecucin de los
objetivos)
Decidido (firme y seguro en sus decisiones)
Seguro de si mismo (acta y funciona en forma
independiente a la vez que se relaciona eficazmente
con otros)
Puntual (disciplina de trabajo)

CARACTERSTICAS NO DESEABLES
Mente cerrada (TODO LO VEN DESDE UN PUNTO DE VISTA)
Argumentativo (INTENTA DEMOSTRAR, CONVENCER, CAMBIAR)
Indisciplinado (NO CUMPLE CON EL PLAN DE AUDITORA)
Prejuicioso (OPININ NEGATIVA O POSITIVA QUE SE FORMA SIN EL CONOCIMIENTO
NECESARIO)

Obstinado (SE MANTIENE FIRM EN UNA IDEA U OPINION POCO ACERTADA SIN TENER EN
CUENTA OTRA POSIBILIDAD)

Deseo de ser agradable (A LOS DEMS)

Tmido (INSEGURIDAD PARA RELACIONARSE CON LOS DEMS)
Impaciente (NO TIENE PACIENCIA PARA ESPERAR)
Aceptar todo por las apariencias (DECLARACIN DE HECHO)
Ingenuo (ACTUA SIN TENER EN CUENTA UNA MENTIRA)
Mal receptor (NO SABE ESCUCHAR)

GRACIAS POR
SU ATENCIN