PRESIDENCIA DE LA REPBLICA

Ministerio de Administracin Pblica

-MAPViceministerio de Fortalecimiento Institucional
Direccin de Diagnstico y Diseo Organizacional

GUIA PARA LA IDENFICACION Y

DOCUMENTACION DE PROCESOS

Santo Domingo, D.N

Noviembre, 2011

INDICE DE CONTENIDO
INTRODUCCIN ...................................................................................................................... 3
I. OBJETIVOS DE LA GUA.................................................................................................... 3
II. BASE LEGAL...................................................................................................................... 3
III. IMPORTANCIA DE LA GESTIN POR PROCESO EN LAS ORGANIZACIONES. 4
IV. PROCESO Y PROCEDIMIENTO..................................................................................... 5
V. ELEMENTOS QUE INTEGRAN LOS PROCESOS ......................................................... 6
VI. CLASIFICACIN DE LOS PROCESOS INSTITUCIONALES .................................... 7
VII. IDENTIFICACIN Y DOCUMENTACIN DE PROCESOS ...................................... 9
Fase 1: Conformar el Equipo Interinstitucional. ................................................................... 9
Fase 2: Identificacin de los Procesos Institucionales.......................................................... 9
Fase 3. Descripcin de los Procesos. ................................................................................... 10
Fase 4: Elaboracin del Manual de Procedimientos........................................................... 18
4.1. Validacin del Manual. ............................................................................................. 19
4.2. Aprobacin de la mxima autoridad de la institucin............................................ 19
4.3. Aprobacin del MAP. .............................................................................................. 19
4.4. Implementacin. ........................................................................................................ 19
4.5. Revisin del Manual.................................................................................................. 19
VII. REFERENCIA BIBLIOGRAFICA............................................................................. 20
VIII. ANEXOS.......................................................................................................................... 21

INTRODUCCIN
En la actualidad, uno de los principales puntos en la agenda de trabajo del Estado
Dominicano lo constituye la reforma y modernizacin de sus instituciones, en razn de que
la Administracin Pblica precisa romper con el paradigma tradicional de una jerarqua
funcional y orientarse hacia una gestin integral que interrelacione la gestin estratgica, la
gestin por procesos y la gestin cultural, con el propsito de lograr el desarrollo y
fortalecimiento de las organizaciones.
El Ministerio de Administracin Pblica (MAP) asumiendo el rol de rgano rector de la
evaluacin del desempeo institucional, de la funcin pblica y del fortalecimiento
institucional de las organizaciones que integran el Estado, le corresponde disear las
estrategias y herramientas que puedan garantizar la aplicacin de este nuevo modelo de
gestin integral que permitan eficientizar las organizaciones y mejorar la calidad de los
servicios que ellas ofrecen para satisfacer las necesidades y expectativas de los
clientes/ciudadanos.
En tal sentido, el Viceministerio de Fortalecimiento Institucional del MAP, a travs de la
Direccin de Diagnstico y Diseo Organizacional, elabor la presente Gua para la
Identificacin y Documentacin de Procesos, en inters de proporcionar a las instituciones
pblicas, las herramientas bsicas para una estructuracin y desarrollo de sus procesos, que
les permitan lograr resultados efectivos y romper los paradigmas tradicionales, mediante la
aplicacin del modelo de gestin por procesos.
Esta gua est estructurada de una manera sencilla para facilitar la comprensin de su
contenido. Inicia con los aspectos generales, relativos a la finalidad y uso de la misma. Le
siguen los procedimientos para la Identificacin, Clasificacin y Descripcin de los
procesos; as como las herramientas bsicas que se utilizan para tales fines. Por ltimo,
presenta el procedimiento para la elaboracin del Manual de Procesos institucional.
I. OBJETIVOS DE LA GUA
Servir como instrumento tcnico de apoyo en la identificacin y documentacin de los
procesos de las instituciones del Estado, como base a la elaboracin de los manuales de
procedimientos institucionales, con el objetivo de incrementar la eficiencia en las
operaciones y la calidad de los servicios a los ciudadanos/clientes.
II. BASE LEGAL
-

Ley No. 41-08 de Funcin Pblica.

III. IMPORTANCIA DE LA GESTIN POR PROCESO EN LAS

ORGANIZACIONES
Frente a la visin funcional y orgnica de los enfoques tradicionales, quienes actualmente
tienen la responsabilidad de gestionar las organizaciones de la Administracin Pblica han
tomado conciencia sobre la necesidad de adoptar una visin por procesos, orientada a la
prestacin de servicios pblicos. En tal sentido, la Carta Iberoamericana de Calidad en la
Gestin Pblica, aprobada por la X Conferencia Iberoamericana de Ministros de
Administracin Pblica y Reforma del Estado, en el ao 2008, establece que La adopcin
de una gestin por procesos permite la mejora de las actividades de la Administracin
Pblica orientada al servicio pblico y para resultados y el propio CAF (Common
Assesment Framework), modelo de Excelencia en la Calidad creado por la Unin Europea
para ser desarrollado por los organismos pblicos, derivado del EFQM de la Fundacin
Europea para la Gestin de la Calidad, establecen la Gestin de los Procesos entre los
criterios de evaluacin de la calidad institucional.
Son varias las razones que apoyan la importancia de la gestin por procesos en las
organizaciones pblicas en la bsqueda de la excelencia para la satisfaccin de las
necesidades y expectativas de los ciudadanos/clientes. Entre otras, se pueden resaltar las
siguientes:
1. Permite orientar los procesos de la organizacin pblica a la satisfaccin de las
necesidades y expectativas, actuales o potenciales, de la ciudadana como destinatario
ltimo, as como tambin de los clientes internos, optimizando la alineacin de dichos
procesos con la poltica y estrategia.
2. Permite establecer una visin de hacia dnde se quiere dirigir la organizacin y los
medios para conseguirlo.
3. Facilita el control, prevencin de los posibles errores y la mejora continua de los
procesos, paso fundamental para la mejora de la organizacin.
4. Mejora la competitividad de la organizacin pblica y optimiza la gestin de los recursos
disponibles, as como las alianzas o relaciones de colaboracin.
5. Contribuye a la adaptabilidad y flexibilidad al cambio de la organizacin, incluso en
entornos complejos, permitiendo una Administracin gil y con capacidad de anticipacin
ante los potenciales cambios del entorno y en las necesidades de la ciudadana.
6. Favorece la sostenibilidad de la razn de ser de la Administracin, orientada al servicio
pblico.
7. Involucra, implica y faculta a las personas en la poltica y estrategia de la organizacin,
orientada a la satisfaccin de la ciudadana. Las personas saben cul es su papel en la
consecucin de los objetivos estratgicos de la organizacin. Supone un enfoque que presta
importancia al desarrollo de las personas y a su papel en la mejora continua.
Adicionalmente, promueve la formacin continua y contribuye a la motivacin de las
personas.
8. Promueve la innovacin, creatividad, sensibilidad por el servicio pblico y espritu
emprendedor de las personas.

9. Conlleva la racionalizacin de las estructuras organizativas y el establecimiento de las

funciones. Asimismo, permite la homogenizacin de las actividades y el apoyo en el
desempeo de las funciones en cada puesto de trabajo.
10. Se desarrolla un sistema de seguimiento y evaluacin de los procesos y no un control y
supervisin de los individuos, caracterstico del enfoque centrado en la organizacin.
11. Permite una visin sistemtica y global de las actividades de la organizacin.
12. Es fundamental para la modernizacin, transformacin y la bsqueda de la excelencia
en la Administracin al servicio pblico.
IV. PROCESO Y PROCEDIMIENTO
Regularmente, tiende a confundirse el Proceso con el Procedimiento. Sin embargo, existe
diferencia entre ambos conceptos.
Un Proceso, es el conjunto de actividades y /o tareas desarrolladas en secuencia,
mutuamente relacionadas, o que interactan entre s, las cuales transforman insumos
(entradas) en productos o servicios (salidas o resultados) con valor agregado, destinado a
satisfacer las necesidades y demandas de los ciudadanos. Se caracteriza por:
Estar orientado a:
Crear valor,
Obtener resultados,
Satisfacer a las necesidades y expectativas del ciudadano/usuario, alineando los
objetivos con aquellas,
Dar respuesta a las funciones asignadas a la organizacin.
Se componen de un inicio y un final definidos.
Reflejan los flujos de informacin, de documentos y materiales.
Reflejan las relaciones con ciudadanos, proveedores y entre diferentes unidades
(clientes internos) u otras organizaciones.
Son horizontales y atraviesan diferentes unidades funcionales.
En general, un proceso est integrado por un conjunto de subprocesos, que se
interrelacionan en forma lgica. Cada subproceso cumple un objetivo parcial (sub-objetivo)
del proceso y se constituye con un determinado nmero de actividades, que son las
acciones necesarias para producir resultados. Cada actividad est constituida por tareas
ejecutadas por las personas.
El Procedimiento es la forma especfica de llevar a cabo un proceso, subproceso o
actividad. De forma generalizada, los procedimientos se describen en documentos a modo
de manual, que contienen el objeto y su campo de aplicacin; qu debe hacerse y quin
debe hacerlo; cundo, dnde y cmo se debe llevar a cabo; qu materiales, equipos y
documentos deben utilizarse y cmo debe controlarse y registrarse.
Es decir, el proceso define qu es lo que se hace, mientras que el procedimiento define el
cmo se hace.

Ejemplo:
Proceso: Anlisis y Rediseo de Estructuras Organizativas.
Procedimiento: Instructivo para el Anlisis y Rediseo de Estructuras Organizativas

V. ELEMENTOS QUE INTEGRAN LOS PROCESOS

Entradas (Inputs): son insumos que mediante el proceso se transforman para dar
resultados o productos (outputs). Las entradas se reciben de los proveedores.
Salidas (Outputs) o Producto: son los bienes o servicios que resultan de la
transformacin de las entradas.
Los productos pueden ser:
Intermedios: Aquellos cuyos destinatarios son otra persona u otra rea
dentro de la misma organizacin (clientes internos), para los cuales,
generalmente constituyen insumos dentro del proceso productivo de la
organizacin.
Finales: Aquellos que ya no sufren ninguna otra transformacin dentro de la
cadena de produccin y su destinatario es el cliente externo.
Proveedores: son la empresa, persona u organizacin que nos proveen de materias
primas, equipos, energa, material gastable, uniformes y otros servicios necesarios
para la organizacin.
Cliente o destinatario: es la organizacin o persona que recibe un producto o
servicio. Pueden ser:
-

Clientes Internos: son aquellos usuarios de productos o servicios a lo

interno de la organizacin, generalmente, los compaeros de trabajo,
empleados de otras reas de la institucin, etc.

Clientes Externos: son los ciudadanos, empresas u organismos que

demandan productos o servicios desde fuera de la organizacin.

Fig. 1: Representacin del Proceso

VI. CLASIFICACIN DE LOS PROCESOS INSTITUCIONALES

Desde una concepcin macro, un Macroproceso se puede descomponer en una secuencia
de procesos y sub-procesos, que son actividades lgicas que contribuyen al logro de la
misin u objetivo del macroproceso. Por su parte, las actividades se descomponen en tareas.
La identificacin de todos los Macroprocesos que realiza la organizacin permitir elaborar
el mapa de procesos. En dicha identificacin, habr que tener en consideracin los
siguientes criterios bsicos:
a) Que aporten valor aadido.
b) Que sean repetitivos.
c) Que se realicen de forma sistemtica.
d) Que permitan su observacin y medicin.
Por otra parte, todos los procesos que realiza una organizacin pblica en el desarrollo de
su misin pueden clasificarse dentro de tres categoras:
Procesos Estratgicos o de Planeacin; denominados tambin Directivos: Son
aquellos que proporcionan directrices a todos los dems procesos y estn vinculados
al mbito de las responsabilidades de la alta direccin, a factores claves o
estratgicos.
Procesos Claves o Bsicos; tambin se les denominan Fundamentales, Sustantivos
u Operativos: Son aquellos que directamente contribuyen a realizar el producto o
brindar el servicio; inciden de manera significativa en los objetivos estratgicos.
Procesos de Soporte o de Apoyo: Dan soporte a los procesos claves, son los
encargados de proveer a la organizacin de todos los recursos (materiales, humanos,
financieros y tecnolgicos) y crear las condiciones para garantizar el exitoso
desempeo de los mismos.

Esta clasificacin de los distintos procesos que realiza una organizacin constituyen la base
para la construccin del Mapa de Procesos sealado, el cual consiste en un diagrama que
muestra de manera visual los Macroprocesos que conforman la organizacin, as como las
relaciones que existen entre ellos. En la confeccin del Mapa slo se utilizan rectngulos y
flechas, tal como muestra la grfica.

MAPA DE PROCESOS

U
S
U
A
R
I
O
S

PROCESOS ESTRATGICOS

Promocin
Planificacin

Direccin

Lineamientos
Estratgicos

Mecanismo de
Comunicacin

PROCESOS CLAVES
Servicios
Requerimiento Fortalecimiento
Institucional

C
L
I
E
N
T
E
S

Control

Anlisis y
Diseo de
Estructura

Evaluacion de
Desempeno
Institucional

Funcin Publica
Reclutamiento y
Seleccin de
Personal

Analisis del
Trabajo

Incorporacin
a Carrera

Gestin de de
las Relaciones
Laborales

Evaluacin
del
Desempeo

Requerimientos

Elaboracin
de Cartas
Compromisos

Suministros

PROCESOS DE APOYO
Gestin
Administrativa

Gestin
Financiera

Gestin de
RRHH

Desarrollo
Tecnolgico

Gestin de las
Comunicacione
s

U
S
U
A
R
I
O
S

O
Validacin

C
L
I
E
N
T
E
S

Fig. 2 Modelo de Mapa de Procesos

VII. IDENTIFICACIN Y DOCUMENTACIN DE PROCESOS

El procedimiento para la identificacin y documentacin de los procesos de las
instituciones pblicas consta de las siguientes fases:
Fase 1: Conformar el Equipo Interinstitucional.
La conformacin del Equipo para la identificacin y documentacin de procesos se realiza
en la siguiente forma:
a) La institucin solicita formal asesora del MAP para la Identificacin y
Documentacin de sus procesos mediante comunicacin escrita firmada por la
mxima autoridad del organismo.
b) El MAP designa el tcnico que fungir como su representante en el equipo y lder
del grupo.
c) La institucin designar el equipo de Identificacin y Documentacin de Procesos,
el cual deber estar integrado, principalmente, por personal de las reas de
Planificacin y/o Desarrollo Organizacional; Recursos Humanos y Calidad.

Fase 2: Identificacin de los Procesos Institucionales.

Como paso previo a la identificacin de los procesos, deben ser considerados algunos
elementos que sirven de marco de referencia. Entre ellos estn:

Base Legal institucional

Plan Estratgico y Operativo
Estructura Organizativa
Manual de Organizacin y Funciones
Manual de Cargos
Plan Estratgico y Operativo

Teniendo en cuenta este marco, se realiza un inventario de los macroprocesos y dems

procesos institucionales para identificar cules son y no son relevantes para la organizacin.
Lo que requiere considerar, entre otros, aspectos como los siguientes:

Misin de la unidad organizativa.

Misin del servicio.
Impacto en el ciudadano/ cliente.
Importancia para el logro de los objetivos institucionales.
Grupos de inters y expectativas de los clientes.
9

Luego, se deben analizar las actividades para determinar si deben ser consideradas como un
proceso de la organizacin. Para ello, debe cumplir criterios como los siguientes:

Tiene una misin o propsito claro.

Contiene entrada y salida que pueden ser identificables.
Debe ser susceptible de descomponerse en operaciones o tareas.
Puede ser mejorado.
Se puede asignar la responsabilidad del proceso a una persona
Agrega valor

Fase 3. Descripcin de los Procesos.

Una vez elaborado el Mapa de Macroprocesos y Procesos que lo componen, se procede a
hacer el relevamiento o levantamiento de informacin necesarios para describir cada
proceso.
El relevamiento debe hacerse describiendo las actividades en forma sucesiva y detallada
hasta lograr el proceso completo, definiendo en forma clara:
Qu actividades hay que realizar, desde el inicio, y en qu secuencia hay que
ejecutarlas hasta suministrar el servicio
Quin debe realizar cada una de las actividades.
Quin es el dueo del Proceso.
Cmo hay que realizar cada actividad.
Qu se necesita para ejecutar las actividades.
Cules son los lmites del Proceso y los sub-procesos.
* (Ver formulario de levantamiento MAP-ST 012).

Existen algunas herramientas que facilitan este anlisis, como el siguiente cuadro:
No

MacroProceso

Proceso

SubProcesos

Actividades

1.

1.1 Actividad
1.2 Actividad
1.3 Actividad,

2.1 Actividad
2.2 Actividad
2.3 Actividad,

Responsable

Producto
esperado

Unidades que
intervienen

1.1 Actividad
1.2 Actividad
1.3 Actividad
2.1 Actividad
2.2 Actividad

10

2.3 Actividad,

2
Fecha

1.1 Actividad
1.2 Actividad
1.3 Actividad
2.1 Actividad
2.2 Actividad
2.3 Actividad,

Elaborado por

Revisado por

Fig. 4: Cuadro para la identificacin de los procesos

institucionales

Completado este paso, se procede a validar la informacin levantada con el responsable de

la unidad organizativa, quien deber firmar de conformidad la informacin suministrada.
Luego, se procede a describir el Proceso con sus detalles, elaborar la ficha del proceso y el
flujograma.
La Descripcin contiene los siguientes elementos:
a) Nombre del Proceso: descrito de modo indicativo que denota su calidad de
imperativo.
b) Objetivo o Propsito (Misin): Descripcin breve y concisa del objetivo del
proceso. Hay que preguntarse: Cul es la razn del proceso? Para que existe? Esta
misin y objetivo inspiran los indicadores de los resultados que se desea conseguir.
c) Alcance del Proceso: Establece la primera actividad (inicio) y la ltima (fin) del
proceso, para tener nocin de la extensin de las actividades en la propia ficha.
d) Dueo o Propietario (Responsable): Tiene a su cargo la responsabilidad del
proceso y sus resultados. Implica la capacidad de actuacin y liderazgo del proceso
para involucrar y movilizar a los actores que intervienen.
e) Documentos y/o Registros: Se pueden referenciar en la ficha de proceso aquellos
documentos o registros vinculados a los procesos. Estos permiten evidenciar la
conformidad del proceso y de los productos con los requisitos.
f) Historial de Cambios e Inspecciones: Se refiere a las inspecciones sistemticas que
se hacen en el mbito del proceso, con el fin de control del mismo. Pueden ser
inspecciones finales o inspecciones en el propio proceso.
g) Lmites de Proceso: Los lmites estn marcados por las entradas y las salidas, as
como por los proveedores y los clientes.
h) Indicadores del Proceso: Permiten hacer una medicin y seguimiento de cmo el
proceso se orienta hacia el cumplimiento de su misin u objetivo; conocer la
evolucin y las tendencias del proceso, as como planificar valores deseados para
los mismos.

11

i) Variables de Control: Se refiere a aquellos parmetros sobre los que se tiene

capacidad de actuacin dentro del proceso (es decir, que el propietario o los actores
del proceso pueden modificar) y que pueden alterar el funcionamiento o
comportamiento del proceso, y por lo tanto, de los indicadores establecidos.
Permiten conocer a priori dnde se puede intervenir en el proceso para controlarlo.
j) Recursos: Se pueden tambin reflejar (aunque la organizacin puede optar en
describirlo en otro soporte) los recursos humanos, la infraestructura y el ambiente
de trabajo necesario para ejecutar el proceso.
k) Anexos: Documentos que sustentan el proceso, tales como: base legal, formularios,
otros.

Ejemplo 2: de Descripcin de un Procedimiento del MAP:

PROCEDIMIENTO

MINISTERIO DE
ADMINISTRACIN
PUBLICA

CDIGO

ASESORIA EN LA
ELABORACIN DE
MANUALES DE
ORGANIZACIN Y
FUNCIONES
Aprobado por:
Director(a) de Diagnstico
Diseo Organizacional

Preparado por
Fecha de Emisin
Departamento de Planificacin y
y ________________________
Desarrollo
1.0
Propsito o Misin:
Asesorar a las diferentes instituciones Pblicas en la realizacin de sus Manuales de
Organizacin y Funciones.
2.0
Alcance:
Empieza: Con la Resolucin aprobatoria de la Estructura Organizativa institucional.
Incluye: Levantamiento de informaciones, anlisis de documentos, reuniones de consenso y
Elaboracin del Manual de Organizacin y Funciones.
Termina: Con la Resolucin que aprueba el Manual de Organizacin y Funciones de la
institucin.
3.0
Dueo o responsable:
3.1
El Departamento de Planificacin y Desarrollo es responsable de escribir el
procedimiento.
3.2
La Direccin de Diagnstico y Diseo Organizacional es responsable de implementar el
procedimiento.
3.3
El Departamento de Planificacin y Desarrollo es responsable de verificar el
procedimiento.
3.4
La Direccin de Diagnstico y Diseo Organizacional es responsable de la aplicacin
de este procedimiento.
4.0
Documentos de Referencia:
4.1
Ley 41-08 de Funcin Pblica.
4.2
Reglamento de Aplicacin 527-09 de Estructura Organizativa, Cargos y Poltica
Salarial.
4.3
Base legal institucional

12

5.0

6.0

4.4
Resolucin Aprobatoria de Estructura Organizativa institucional.
4.5
Plan Estratgico de la institucin.
4.6
Manuales de Organizacin y Funciones anteriores.
Polticas del Procedimiento:
La Direccin de Diagnstico y Diseo Organizacional es el rea responsable de velar porque las
distintas instituciones del Estado dominicano elaboren sus Manuales de Organizacin y
Funciones, cumpliendo con las normas vigentes y procedimientos establecidos en la Ley No. 4108 y su Reglamento de aplicacin No. 527-09.
Descripcin de las Actividades del Proceso
6.1
6.2

6.3

Para la prestacin de la asesora en la elaboracin de Manuales de Organizacin y

Funciones, la institucin deber tener aprobada previamente, la Estructura Organizativa.
El Manual de Organizacin y Funciones, de acuerdo con el Instructivo para el
Anlisis y Diseo de Estructuras Organizativas del Sector Pblico deber incluir
principalmente:
Las disposiciones legales que regulan la estructura.
Misin institucional.
Los objetivos estratgicos.
Breve resea histrica de la institucin.
Catlogos de Servicios.
El organigrama.
Para las unidades organizativas, de acuerdo al Instructivo para el Anlisis y Diseo de
Estructuras Organizativas del Sector Pblico, se establecern entre otras:
Los Objetivos.
El nivel jerrquico y relaciones de dependencia
Organigrama parcial
Las funciones
Las relaciones de coordinacin interna y externa
La estructura de cargos

7.0
DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES:
RESPONSABLE
DESCRIPCIN
1. Analista se comunica con Encargado(a) de
Planificacin y
Desarrollo, o la persona
designada para tales fines, y coordina reunin
para trabajar con el Manual de Organizacin y
Funciones.
2. Analista se presenta en la institucin y se
Analista de Diagnstico y Diseo Organizacional
rene con el Encargado(a) de Planificacin o
Analista de Desarrollo Organizacional
3. Entrega a los participantes de la reunin el
formulario ST-010 Gua para el Inventario de
Procesos y los entrena en como deben llenarlo.
Nota: En los casos en que este formulario no
haya sido llenado durante el proceso de
aprobacin de la estructura.
4. Entrega a la contraparte institucional, el
formato para elaborar el borrador del Manual.
5. Recibe de los integrantes de la reunin los
documentos requeridos para iniciar los trabajos.
6. Establece un plazo para la realizacin del
levantamiento de informacin y elaboracin del
borrador del manual.
7. Fija fecha de prxima reunin de trabajo.

13

Contraparte Institucin Solicitante

Analista de Diagnstico y Diseo Organizacional

Director (a) de Diagnstico y Diseo Organizacional

Analista de Diagnstico y Diseo Organizacional

Contraparte Institucin Solicitante

Analista de Diagnstico y Diseo Organizacional

Secretaria de Diagnostico y Diseo Organizacional

8. Se rene nuevamente, procede a revisar, y

aclara cualquier duda sobre el documento, as
mismo, verifica el nivel de avance de la
elaboracin del manual.
9. Elabora el cronograma de levantamiento de
informacin, con la asistencia del Analista del
MAP.
10. Realiza el levantamiento de informacin a
los Encargados de las diferentes reas sobre las
funciones de las mismas.
11. Elabora un borrador del Manual en el
formato recibido.
12. Remite los formularios ST-012 y el borrador
del manual al Analista del MAP para correccin
13. Recibe los formularios con los
levantamientos y el borrador del manual, verifica
si estn bien redactados, si tienen todos los datos
o le falta alguna informacin.
14. Si todo est correcto remite el borrador del
manual al/la Director(a) de Diagnstico y
Diseo Organizacional.
15. Recibe el borrador elaborado por la
contraparte institucional y revisado por el
Analista.
16. Verifica, agrega sus observaciones y entrega
al Analista.
17. Recibe el borrador del manual revisado por
el/la Director(a) verifica si tiene correcciones.
18. Si tiene correcciones remite el borrador con
las correcciones a la contraparte institucional.
19. Recibe va el Analista de la Direccin de
Diagnstico y Diseo Organizacional el borrador
del Manual con las correcciones.
20. Coordina una nueva reunin con los
Encargados de reas y el Analista del MAP.
21. Consensa las correcciones del borrador del
Manual e imprimen nuevamente.
22. En caso de que el borrador del Manual no
tenga correcciones, informa va telefnica a la
contraparte institucional que pueden elaborar el
manual definitivo, archiva el expediente,
formularios ST-010 y el borrador del manual.
23. Elabora borrador de la resolucin aprobatoria
y procede a enviar a la institucin para la firma.
24. Remite al MAP el Manual de Organizacin y
Funciones y la Resolucin firmada por la
mxima autoridad de la institucin para ser
refrendada.
25. Recibe va correspondencia, el manual y la
resolucin firmada por la autoridad de la
institucin.
26. Registra en el formulario Remisin de
documentos y remite a el/la Director (a) de
Diagnostico y Diseo Organizacional

14

Director (a) de Diagnstico y Diseo Organizacional

Secretaria de Diagnstico y Diseo Organizacional

Director (a) de Diagnstico y Diseo Organizacional

Secretaria de Diagnstico y Diseo Organizacional

8.0

27. Recibe la Resolucin de aprobacin del

Manual de Organizacin y funciones firmada
por la mxima autoridad de la institucin.
28. Verifica que esta correcto y remite la
Resolucin al Despacho del Ministro va la
Secretaria.
29. Recibe la Resolucin y tramita a Despacho
para ser refrendada.
30. Recibe la Resolucin de Aprobacin de
Manual de Organizacin y Funciones, firmada
por la mxima autoridad de la institucin
solicitante.
31. Refrenda la Resolucin de aprobacin del
Manual de Organizacin y Funciones y remite a
la Direccin de Diagnostico y Diseo
Organizacional.
32. Recibe la Resolucin de Aprobacin del
Manual de de Organizacin y Funciones,
refrendada por el Ministro.
33. Notifica a el Director (a) que la Resolucin
ya ha sido Refrendada por el Ministro.
34. Remite al Encargado del Departamento
Jurdico, copia de la Resolucin del Manual de
Organizacin y Funciones.
35. Remite la Resolucin de Aprobacin
Refrendada por el Ministro y el Manual de
Organizacin y Funciones, a la institucin, va
correspondencia.

ANEXOS:
8.1

Expediente de la institucin (Base Legal, Resolucin Aprobatoria de Estructura

Organizativa, manuales anteriores si los tiene, Planes Estratgico y Operativo, si los
tiene).
8.2
Formulario ST-010 Gua para el Inventario de Procesos.
8.3
.Formato para elaborar Manual de Organizacin y Funciones.
9.0
REGISTROS:
Cdigo
Nombre
Almacenado
Archivado
Tiempo
Disposicin
Manual de
Direccin de
De manera
Organizacin Diagnstico y
digital en
y Funciones
Diseo
Backup (CD)
aprobado
Organizacional
10.0
HISTORIAL DE CAMBIOS E INSPECCIONES:
Revisiones Fecha
Seccin
Descripcin
Revisado Por
Refrendado Por
Procedimiento Encargado (a)
Vice-Ministro (a)
nuevo
Departamento de
de Fortalecimiento
Planificacin y
Institucional
Desarrollo.
11.0
TIEMPO DE RESPUESTA:
Tres (3) meses para la asesora y elaboracin del Manual de Organizacin y Funciones.

15

Ejemplo de Ficha de Proceso:

MINISTERIO
DE ADMINISTRACIN PUBLICA

FICHA DE PROCESOS

PROCESO:

RESPONSABLE:

Asesora para la Elaboracin de Manuales de

Organizacin y Funciones Institucionales

Direccin de Diagnstico y Diseo Organizacional

MISIN: Asesorar a las Instituciones Pblicas en la Elaboracin de sus Manuales de Organizacin y Funciones.
ALCANCE:
Empieza:

Con la Resolucin aprobatoria de la Estructura Organizativa institucional.

Incluye:

Levantamiento de informaciones, anlisis de documentos, reuniones de consenso y Elaboracin del

Manual de Organizacin y Funciones.

Termina:

Con la Resolucin que aprueba el Manual de Organizacin y Funciones de la institucin.

ENTRADAS: Resolucin que aprueba estructura organizativa, Formularios de levantamiento conteniendo

funciones de las reas.
PROVEEDORES: Unidades que conforman las Instituciones Pblicas
SALIDAS: Manual de Organizacin y Funciones aprobado
CLIENTES: Instituciones Pblicas.
INSPECCIONES:
Revisin de Analista del MAP asignado a Asesora
Revisin de la Directora de D.D.D.O.

REGISTROS:
Copia del Manual Aprobado en CD, Actas de reuniones
de los Equipos interinstitucionales MAP-Instituciones,
Resolucin Aprobatoria del Manual.

INDICADORES:
Nivel de Implementacin de Manual en nmina y en relacin a los procesos institucionales.

FECHA: La de Emisin del Manual

APROBACIN: Directora de Diagnstico y Diseo

Organizacional

Una vez descrito el proceso y confeccionada su ficha, se elabora el Flujograma, conocido

tambin como Diagrama de flujos, que consiste en la representacin grfica del mismo, la
cual permite visualizar las actividades y tareas en la secuencia u orden en que ocurren, las
interrelaciones entre componentes de la organizacin y los flujos de informacin generados,
producto de la interaccin de los mismos

16

En la confeccin del flujograma se utilizan los smbolos siguientes

17

Ejemplo de un Flujograma:

Fig. 6: Flujograma parcial del proceso de Asesora para la Elaboracin de Manuales de Organizacin Institucional del MAP.

Fase 4: Elaboracin del Manual de Procedimientos.

Completada la fase de Descripcin de los procesos, se proceder a la estructuracin del
Manual de Procedimientos, siguiendo los lineamientos del Ministerio de Administracin
Pblica. El cual debe contener bsicamente lo siguiente:
Introduccin
Objetivo del Manual
Mapa de Procesos
Fichas de los Procesos
Descripcin de los Procedimientos
Flujogramas
Fecha de Aprobacin

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4.1. Validacin del Manual.

Una vez elaborado el manual deber validarse con los responsables de las diferentes reas
y remitirse al Ministerio de Administracin Pblica para su revisin.
4.2. Aprobacin de la mxima autoridad de la institucin.

Los miembros del Equipo interinstitucional debern someter el manual a la mxima

autoridad del organismo para su aprobacin, acompaado de un informe sntesis del
proyecto desarrollado.

4.3. Aprobacin del MAP.

Una vez aprobado el manual por la mxima autoridad del organismo, deber ser remitido al
Ministerio de Administracin Pblica (MAP) para su aprobacin final, mediante
resolucin, previo a su puesta en funcionamiento.

4.4. Implementacin.
La implementacin del manual inicia con la puesta en funcionamiento del mismo, mediante
la distribucin de un ejemplar a cada responsable de las reas organizativas. Corresponde a
la mxima autoridad de la institucin delegar en el rea de Planificacin y/o
Desarrollo Organizacional, o el rea de Calidad Interna, si existiera, su implementacin.

4.5. Revisin del Manual.

Se recomienda la revisin del Manual, por lo menos una vez al ao, a fn de adecuarlo a la
dinmica de crecimiento o cambios que se generen en las actividades y servicios de la
institucin.

19

VII.

REFERENCIA BIBLIOGRAFICA

Halliburton, Eduardo y otros. (1999). Manual para el Anlisis, Evaluacin y

Reingeniera de Procesos en la Administracin Pblica (2da. edicin -2006).
Argentina.
Trischler, William. (2003). Mejora del Valor Aadido en los Procesos. Ediciones
Gestin 2000, S. A., Barcelona.
Montas, Liber J. Programa de Especializacin en Anlisis, Rediseo y
Optimizacin de Procesos, obtenida en el 2010 de http://www.qualitypoint.com.do/.
Web:
Gestin por Procesos, visitada 29 de diciembre
http://web.jet.es/amozarrain/Gestion procesos.htm

del

2010,

en

20

VIII. ANEXOS
1. Formulario Para el Levantamiento de Procesos (MAP-ST-012)
2. Matriz Deteccin de Procesos Claves

21

Doc. No.: MAP-ST-012

Rev. A

Repblica Dominicana
Ministerio de Administracion Pblica
(MAP)
Departamento de Planificacin y Desarrollo

Formulario para el Levantamiento de

Procesos

1) Nombre de la Institucin:
Pg.____/_____
2) Nombre del Proceos:
3) Unidad Administrativa Responsable del Proceso:

4) Analista:

5) Objetivo General del Proceso:

6) Clientes (Quin y Qu Recibe):

7) Accin que Origina este Proceso:

8) Premisas, Supuestos, Asunciones Bsicas:

(Utilice hojas adicionales en caso de ser necesario)

pg. 1/2

Doc. No.: MAP-ST-012

Rev. A

Repblica Dominicana
Ministerio de Administracion Pblica
(MAP)
Departamento de Planificacin y Desarrollo

9) Descripcin del Proceso:

Paso
Tiempo
No.

Formulario para el Levantamiento de

Procesos

Pg.____/_____
Responsable

Descripcin

pg. 2/2