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TEMA:
Desarrollo del rea Logstica, HOSPITAL PROVINCIAL DOCENTE
LAMBAYEQUE
CURSO:
Administracin Logstica I
DOCENTE:
Lic. Adm. Vctor F. ALZA TESEN
INTEGRANTES:
CICLO DE ESTUDIOS:
V
INTRODUCCIN
BELEN
CONTENIDO
I.
DATOS DE LA EMPRESA
I.1. NOMBRE
HOSPITAL PROVINCIAL DOCENTE BELEN LAMBAYEQUE
I.2. GIRO DE LA EMPRESA
Brindar servicios de salud a las personas con bajos recursos econmicos y pblico en
general de la regin lambayecana.
I.3. UBICACIN
El HOSPITAL PROVINCIAL DOCENTE BELEN LAMBAYEQUE, se encuentra
ubicado en la Av. Ramn Castilla N 597 en la Histrica, evocadora y hoy turstica ciudad
de Lambayeque.
I.4. VISIN
El Hospital Provincial Docente Beln de Lambayeque, tiene la visin de ser primera
Institucin de Salud que protege la dignidad humana y garantice el derecho a la Salud de
toda la poblacin Lambayecana; a travs de la Promocin de Salud, la Prevencin de la
enfermedad y el retorno al bienestar.
Para el ao 2020 ser un Hospital con usuarios satisfechos por la atencin recibida, con
trabajadores capacitados, pro-activos y trabajando en equipo; con servicios bsicos,
infraestructura y equipamiento mnimos adecuados, con gestin democrtica, coordinando
e investigando la solucin a los problemas de salud en sus en su mbito de influencia.
I.5. MISIN
Los trabajadores del Hospital Provincial Docente Beln de Lambayeque, tenemos la misin
de garantizar la provisin continua de una atencin integral de salud con calidad y calidez,
en sus esferas fsicas, psquicas y BIOSOCIAL; de la persona, su familia y su comunidad.
Nuestra misin, es prevenir los riesgos, proteger del dao, recuperar la salud y rehabilitar
las capacidades de los pacientes, en condiciones de plena accesibilidad y de atencin a la
persona desde su concepcin hasta su muerte natural.
II.
AREA LOGSTICA
II.1.
UNIDAD DE LOGTICA EN EL HOSPITAL PROVINCIAL
DOCENTE BELEN - LAMBAYEQUE
La Unidad de Logstica, depende directamente de la Oficina de Administracin del Hospital
BELEN, se encarga de marcar una organizacin general de cmo mover los productos de
bienes y servicios por los canales de suministro y distribucin adecuados, establecer una
poltica donde se ubica la dimensin del servicio de almacenamiento y distribucin a los
usuarios internos del Hospital, a fin de crear una cultura organizacional acorde a los
tiempos modernos de la Administracin Pblica. La Oficina de Logstica, desarrolla sus
actividades con un criterio enmarcado en una labor de apoyo Tcnico, a fin de dinamizar el
suministro de recursos materiales y servicios en la cantidad, calidad y oportunidad
requerida por los usuarios internos, para el cumplimiento de los objetivos estratgicos y
funcionales del Hospital Provincial Docente Beln Lambayeque; en este sentido se ha
aplicado los criterios de eficiencia y eficacia, en cuanto a la distribucin adecuada de las
funciones del personal que conforma la Oficina, asegurando el cumplimiento de los
objetivos funcionales, aprovechando el mximo de los recursos disponibles y estableciendo
funciones que aseguren la evaluacin de los resultados.
En la Unidad de Logstica se esfuerzan en la eficiencia para producir el mximo resultado
con el mnimo de recursos, energa y tiempo. Se busca la mayor eficiencia en la utilizacin
de los recursos, por tanto, evitan la duplicidad o superposicin de funciones y atribuciones
entre funcionarios y servidores.
Racionalidad
Se ha rediseado los Servicios de la Unidad de Logstica, por tanto las funciones deben
corresponder a un diseo de calidad a fin de trabajar con la mayor efectividad y al menor
costo posible.
Autoridad y responsabilidad
En la Unidad de Logstica la definicin de las lneas de autoridad, as como los niveles de
mando y responsabilidad funcional, estn definidas adecuadamente de manera gerencial, a
fin de que los cargos de nivel superior puedan delegar autoridad necesaria en los niveles
inferiores y se puedan adoptar decisiones segn las responsabilidades asignadas.
Se ha establecido las responsabilidades claramente, a fin de que no exista el riesgo que
pueda ser evadida o excedida por algn funcionario o servidor.
La delegacin de funciones es controlada, de manera tal que se establece su cumplimiento
funcional y tareas asignadas. De igual modo, todo empleado est obligado a informar a su
superior sobre las tareas ejecutadas y los resultados obtenidos, en funcin a lo que espera
lograr.
II.2.
OBJETIVOS
FUNCIONES
ADQUISICIN
Es el proceso mediante el cual se obtienen los artculos en cantidades y especificaciones
definidas en la programacin. Tiene como objetivo el reducir los costos de los
medicamentos mediante la aplicacin de principios bsicos de adquisicin. La compra de
cualquier tipo de insumo, incluyendo los medicamentos, es una actividad de gestin
administrativa que est bajo la responsabilidad de la administracin del hospital. En esta
etapa, la participacin del farmacutico est dirigida al aporte de las especificaciones
tcnicas ya sea de productos terminados o de materias primas para la elaboracin de
medicamentos.
Las modalidades de compra ms comunes generalmente incluyen:
Compra directa: son adquisiciones que no superan las 3 UIT, se prefiere cuando hay una
participacin mnima de proveedores y la seleccin se hace a partir del registro de
proveedores por un Comit de Compras constituido por funcionarios de la misma
institucin. Es el mtodo ms comnmente utilizado en el hospital.
Licitacin (pblica o privada): implica la convocatoria a proveedores para que stos
presenten las ofertas de los productos que se solicitan y de acuerdo con las especificaciones
previamente sealadas. Puede tener carcter internacional cuando compiten compaas
Internacionales. Con este mtodo se obtienen mejores precios, pero debido al tiempo y a los
costos que demanda el proceso, slo se recomienda cuando las cantidades a comprar son
elevadas y justifican el proceso. No es el caso del hospital que compran para cubrir sus
propias necesidades individuales.
Cooperativas: stas constituyen una modalidad de gestin de compras a travs de las
cuales grupos de hospitales conforman asociaciones o fundaciones, con o sin fines de lucro,
en el marco de las polticas de seleccin y programacin definidas por los mismos
hospitales. Esta modalidad est adquiriendo auge debido principalmente a que los procesos
de reforma del sector salud, y muy en especial la descentralizacin de la administracin y la
tendencia a la privatizacin, est influenciando la poltica de compras de las instituciones
de salud, su organizacin y funcionamiento.
ALMACENAMIENTO
El almacenamiento de medicamentos conjuga las actividades de recepcin, clasificacin,
ubicacin, custodia, eventual manipulacin y control de existencia de stos. El
almacenamiento tiene como objetivo conservar las caractersticas de los medicamentos (tal
como las presentaron a su ingreso) durante su permanencia dentro del almacn, con el fin
de que stos lleguen al paciente en condiciones ptimas para su uso y puedan ejercer la
accin teraputica esperada. As mismo el almacenamiento debe asegurar una rpida
localizacin, segura identificacin y el mximo aprovechamiento del espacio.
La documentacin utilizada por el rea Logstica del Hospital Provincial Docente Beln
Lambayeque, son directamente autorizados por la Administracin, entre los principales
documentos tenemos:
rdenes de Compra:
Documento que emite el comprador para pedir mercaderas al vendedor; indica
cantidad, detalle, precio y condiciones de pago, entre otras cosas. El documento
original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido. El duplicado es
para el comprador y es una constancia de las mercaderas o servicios encargados.
Ordenes de Servicio:
Las rdenes de servicio son utilizadas para registrar los distintos pedidos que llegan,
ya sean: pedido de presupuesto, confirmacin de un presupuesto, realizacin del
servicio, etc., y determinar qu tcnico realizar el servicio, qu da y en que hora
segn la prioridad que se le asigne, especificando tambin en caso de que se realice
el servicio, los materiales utilizados en el mismo.
Actas de Buena Pro ( actas de otorgamiento) :
El otorgamiento de la buena Pro, consiste en el acto administrativo cuya finalidad es
declarar a la propuesta que ha obtenido el mayor puntaje dentro de un proceso de
seleccin. Posterior a la Buna pro de se realiza la actividades para la contratacin,
adelantos y garantas.
Actas de Recepciones ( mayormente para equipos)
Es un acta que da cuenta de los artculos, finanzas y circunstancias en las que se va
a entregar un cargo y sus accesorios al nuevo representante del mismo, y da cuenta
de las circunstancias y tramites que se realizaron o realizarn para llevarla a cabo.
Nota de Entrada de Almacn (NEA)
Documento mediante el cual se registra el ingreso de bienes al Almacn por
concepto distinto a la adquisicin con Orden de Compra, por concepto de
donaciones, transferencias, sobrantes de inventario u obras, sobrantes de bienes
adquiridos con Fondos de Pagos en Efectivo, sobrantes de fabricacin por servicios
realizados, sobrantes de compras realizadas por encargos, todo ello debidamente
sustentado.
Pedidos de Comprobante de Salida (PECOSA)
Documento a travs del cual se materializa la distribucin de los bienes que salen
del Almacn con destino al usuario final.
Cuadro de Adquisiciones ( cuadros que se programan para ver que bienes se van a
comprar y que bienes no)
DPTO DE MEDICINA
DPTO DE FARMACIA
DPTO DE SERVICIO SOCIAL
DPTO DE NUTRICION
DPTO DE PATOLOGIA
Y LABORATORIO
CLINICO Y DIETETICO
DPTO
DE DIAGNOSTICO
POR IMAGENES
DPTOOBSTETRICIA
DE ANASTECIOLOGIA
Y
CENTRO
QUIRURGICO
DPTO
GINECO
DPTO DE ENFERMERIA
DPTO
DEDE
PEDIATRIA
MENTO DE CIRUGA
UNIDAD
ESTADISTICA
INFORMATICA
UNIDAD DE E
APOYO
A LA DOCENCIA E INVESTIGACION
NIDAD DE COMUNICACIN
Y DE
RR.PP
UNIDAD
DE LOGISTICA
UNIDAD DE PERSONAL
UNIDAD DE ECONOMA
UNIDAD
DE SERVICIOS
GENERALES Y MANTENIMIENTO
DISION DE PLANTEAMIENTO
DIVISION DE EPIDEMIIOLOGA SALUD AMBIENTAL Y GESTIN DE LA CALIDAD
DIVICION DE ADMINISTRACIN
DIRECCIN EJECUTIVA
GERENTE DE
LOGISTICA
AREA DE
ADQUISIC
IONES
AREA DE
PROGRAM
ACIN
AREA
DE
ALMAC
N
AREA
DE
KARDEX
AREA
DE
PATRIM
ONIO
II.5.
PUESTO
PROFESION
Gerente de la Administrador
Unidad
de empresas
Logstica
AREA
LOGISTICA
II.6.
NUMERO
DE
TRABAJADORES
1
Administrador
Jefe
de de empresas
Adquisiciones
Ingeniero
de
Jefe
de Sistemas
Programacin
Administrador
Jefe
de de empresas
Almacn
Jefe
de Contador
Kardex
Jefe
de Administrador
Patrimonio
de empresas
SISTEMA DE INFORMACIN
II.7.
SISTEMA DE CONTROL
Directa,
4. Adquisiciones
Cuadro de Adquisiciones
O/C, O/S
Afectacin Calendario de Compromisos
5. Almacn
Entradas y Salidas de Almacn
Atencin de pedidos
Kardex
Licitacin/
PROBLEMTICA
PROBLEMATICA CAUSA
EFECTO
Falta de
Por falta de
Demora en el
ACCIN
CORRECTIVA
Implementar el
implementacin
presupuestos e
proceso de
uso de sistemas
tecnolgica en los
iniciativa
registros de las
de registro y
instrumentos de
tecnolgica
existencias de la
control
organizacin
computarizados.
control en el
almacn
Demora Excesiva
La Burocracia
Se quedan sin
en Tramites y
productos en
Papeleos para el
empresas
promedio 3 a 4
abastecimiento de
pblicas
das
documentos de
requerimiento,
Hospital
tengan prioridad
por la revisin de
Desabastecimiento
Falta de un plan
Retraso en
los mismos.
Monitoreo y
de almacn en
de contingencia
atencin al
control
momentos de
para mantener
cliente
permanente en el
emergencia
un stock
disponible
IV.
PROPUESTA
IV.1.
NOMBRE E LA PROPUESTA
rea de almacn
Problemas de precisin
Un sistema computarizado por s solo no garantiza precisin y los datos de inventario son
slo tan buenos como la entrada de datos que los cre. Las empresas que planean usar un
sistema de inventario informatizado de gestin deben tener un sistema para validar sus
datos y verificar las cifras reportadas por el sistema. Un recuento de seleccin manual o de
auditora dirigida puede ser necesario para asegurar la integridad del sistema.
Riesgo de fraude
Cualquier sistema informtico conlleva el riesgo de intrusin y con un sistema de gestin
de inventario computarizado viene el riesgo de fraude tambin. Un vendedor deshonesto
pueda hackear el sistema para recibir un pago por los productos nunca entregados, o un
empleado deshonesto podra redirigir los cheques a s mismo.
Ventajas y desventajas de un sistema manual de control de inventario
Incluso las empresas ms pequeas implementan algn tipo de sistema de control de
inventarios para mantener un conteo exacto de mercancas, as como para efectos contables.
Los dueos de negocios tienen generalmente una eleccin entre el uso de un sistema
computarizado o de un sistema de inventario manual. Un sistema manual ofrece una serie
de ventajas y desventajas potenciales.
Sencillez
Para una empresa muy pequea que lleva una cantidad limitada de inventario o que
modifica el inventario lentamente, un sistema de inventario mecanizado es innecesario. El
dueo del negocio puede fcilmente hacer un seguimiento de la cantidad de mercanca a la
mano con un sistema manual, o simplemente mediante la aplicacin de la "prueba del ojo"
para ver si es el momento de pedir ms. El propietario no tendr que gastar dinero en
software de inventario o tomar el tiempo para aprender a usarlo.
Sensacin de control
Un sistema manual le da a un pequeo empresario una mayor sensacin de control. En
lugar de confiar en un equipo para indicar cundo es el momento de cambiar el orden, el
propietario puede gestionar el proceso por su cuenta. La necesidad de ver su mercanca
sobre una base regular, como al contar la accin antes de hacer un pedido, le da la
DESARROLLO DE LA PROPUESTA
Actualizar
emplear
las
mejores
prcticas
de
de
las
actividades
de
almacenamiento,
Soporte Pos y Pre venta: El proveedor suministra soporte Pos y Pre venta, adems
de informacin sobre el uso del producto.
Otras Caractersticas
Muchos usuarios, muchos permisos
El software de inventarios Kardex Tauro, no tiene roles de usuario predefinidos, a cambio
cuenta con un sistema basado en acciones. As usted decide que quiere que haga el usuario
y sobre cual centro de costos.
Mltiples Centros de Costo
Puede crear un centro de costos por cada sucursal, otro para la bodega y si tiene taller
de mantenimiento ese seria otro centro de costos. Si la empresa se dedica a la produccin,
un centro seria la fbrica y otro el almacn. Con Kardex Tauro el manejo de centros de
costos es en extremo flexible.
Integracin Total de Mdulos
Todos los mdulos del Software de Inventarios Kardex Tauro se encuentran activos, sense
o no. Si solo usa compras, automticamente genera cuentas por Pagar. Si usa ventas, mueve
la Caja, etc. Los mdulos no estn disponibles por separado.
Sistema Modular para la Gestin y Control de Bodega
El Software Tauro esta diseado para administrar eficientemente su Bodega o Almacn
entre sus principales caractersticas se encuentran:
Soporte Remoto
rdenes de Compra
Ingresos de Almacn
Ingresos por rdenes de Produccin
Ingresos por Traslados desde otras Bodegas (centros de costo)
Cotizaciones a Proveedores
Ordenes de Pedido
MODULO CONTABLE
El Software Kardex Tauro, No contiene un sistema Contable completo, Incluye los mdulos
contables ms usados y que derivan sus movimientos a travs de Bodega y Almacn.
El Modulo Contable se compone de:
CUENTAS POR PAGAR: Estas son creadas automticamente al momento de
crear rdenes de Compra.
CUENTAS POR COBRAR: Estas son creadas al momento de finalizar una Venta.
CAJA: Los asientos en caja son creados al momento de finalizar Ventas u rdenes
de Compra que involucren pago en efectivo.
BANCOS: Ac Ud. puede crear sus cuentas de Banco. El Banco esta ligado a
Cuentas X Pagar, Cuentas X Cobrar, Caja.
TERCEROS: En el Software Tauro NO existen Clientes, ni Proveedores, Todos
son Terceros. As a un Tercero, se le puede Comprar, Facturar, o ser usado como
Vendedor
CONCLUSIONES
Concluimos que por ms pequeas o grandes que sean las empresas todas necesitan
de un adecuado manejo del rea de logstica puesto que esto es esencial para que
una empresa pueda competir con xito en los mercados actuales que se caracterizan
por su alta competitividad.
Que no solo es necesario que las normas o reglamentos del rea logstica de una
empresa estn estipuladas en un documento sino que tambin es necesario contar
con el personal adecuado que tenga el compromiso y el deseo de hacerlas cumplir
con el propsito de que la empresa pueda lograr eficaz y eficientemente sus
objetivos
Finalmente durante el desarrollo de la investigacin notamos que existe un
desaprovechamiento de la tecnologa por parte de la unidad logstica, ya que
teniendo en cuenta la gran ventaja competitiva que esta posee, no se utiliza.
BIBLIOGRAFA
MAULEON, M. (2006). Logistica y Costos. Madrid: Diaz de Santos S.A.
MULLER, M. (2004). Fundamentos de Administracion de Inventarios. Bogota:
Norma.
EVERETT, A. (1991). Administracion de la Produccion y las Operaciones:
Conceptos y Modelos. Bogota: Norma.
ANEXOS