Unidad 0 Introduccion 02 Introduccion

Administracin de Proyectos
Administracin de Proyectos
Justo Prez S.
Project Manager Information Technology
September 8, 2013
Technology Advice.
Business Results.
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Administracin de proyectos informticos

. Introduccin
. Proposito de la gua del PMBOK
. Que es un Proyecto?
. Qu es la Direccin de Proyectos?
. Por Qu fracasan los proyectos?

Cmo estamos hoy?

Clima Actual
Condiciones
muy cambiantes y
rpidas: alianzas estratgicas,
adquisiciones, absorciones, y
fusiones.
Requerimientos muy cambiantes:

demandas del consumidor, leyes,
regulaciones,
globalizacin,
cultura.
Presiones competitivas
Productos y servicios diversos y
complejos
Ciclos
cortos
de vida del producto mas
Nuevas tecnologas
Qu retos tenemos hoy?

Desafos
Mejor, mas rpido,
barato - Ahora!
mas
Responder
rpidamente a las
demandas del negocio y del
cliente.
Acomodar
los requerimientos sin

tener la necesidad de desarrollar
y desplegar nuevamente los
sistemas (reutilizar).
Entregar
valor sostenido e
incremental y con CALIDAD de
nuestros productos y procesos.
Aprovechar las oportunidades ,
minimizar las amenazas y
administrar y controlar los
riesgos.
Qu retos tenemos hoy ?

El Cambio se ha convertido en un requisito esencial e
indispensable
para
la
supervivencia
de
las
Organizaciones.
Conforme el Ciclo de Vida de los Productos se reduce,
estos se vuelven obsoletos con mayor rpidez. Por lo
tanto debemos desarrollar nuevos productos y
servicios, tan rpido y eficientemente como sea posible.
El Cambio
Organizaciones
Resultados
Optimizar servicios TI al negocio

Procesos de Negocio
Servicios TI
Guiada por los Servicios

. Integrada
. Modular
Aplicaciones
Usuarios
TI debe tener la visin de

saber cmo debe de
unificar y simplificar la
Gestin de TI a nivel
corporativo
Activos
Gestionar y Asegurar
Cmo debemos gestionar?
Optimizar servicios TI al negocio

Business Processes
Gobierno
de TI
Demanda
IT debe tener la visin de

saber cmo unificar y
simplificar la Gestin de
TI aService
nivel corporativo
Procesos
Lifecycle
IT Services
IT
Portfolio
Negocio
Application Environments
Servicios
Guiada por Servicios

People &
Projects
Integrada
IT
Modular
Heterognea Mejoras
Prcticas
Abierta
Assets
Usuarios
Activos
Alineamiento
Gestionar y Asegurar
Maximizar el valor de los

Recursos Existentes
Gestionar TI en el manejo del

portafolio de Proyectos
Incrementar la eficiencia de TI
de sus procesos
Visibilidad para la toma de decisiones

Alinear la estrategia
Alineacin Estratgica
Cundo
y a qu
costo?
Qu y
Cmo lo
haremos?
Hacia
dnde
vamos?
Dnde
estamos?
Cul es la propuesta de valor de las

iniciativas?
Cules son los plazos, estimacin de
costos y recursos necesarios para
cada iniciativa?
Cmo deberamos desarrollar estas capacidades?

Qu iniciativas de cambio son necesarias a nivel de
servicios, procesos, gente, tecnologa?
Cules son los requerimientos del negocio?

Cules son las capacidades prioritarias a desarrollar?
Cul es la alineacin actual de las reas operativas de la organizacin con

la estrategia del negocio?
Cules son las capacidades actuales de las reas de Tecnologa y
Operaciones?
Prioridades tecnolgicas
Ranking
Marcador promedio pesado (10 = max)
Prioridades Tecnolgicas:
10
2013
2012
Mejoramiento sostenido de los procesos

operacionales y de negocio
Herramientas para asegurar la explotacin y

distribucin de la informacin
Integracin de los procesos de Relacionamiento
con los Clientes (CRM)
Integracin de Aplicaciones/
middleware/ mensajera
Herramientas avanzadas de Seguridad
Servicios e-Business B2B, B2C
Estandarizacin de Soluciones Corporativas
Migracin/ downsizing de plataformas
Actualizacin de la infraestructura de voz y

datos
Automatizacin de los procesos de
operaciones IT/ herramientas de monitoreo
9
10
10
-
2011
4
2
3
-
11
-
IT.- Lneas Directivas

Priorizar los proyectos
Proveer de informacin adecuada

a las reas de negocio
Flexibilidad y velocidad para el

desarrollo comercial
Entorno de los proyectos
10
Conocimiento y herramientas
Riesgo Priorizado
- Negocio crtico
- Segmento crtico
- Cliente especifico
- Plataforma cubierta
- Interfaces
- Lenguaje
Decisin ejecutiva para

promover a produccin
Aplicaciones fiables
Visin
Disciplina
Recursos
Procesos
Productos
CMMi, RUP, ITIL, SIX SIGMA, COBIT, TOC, TEI,

BSC, BI, SOA, BPM, PMI, PMO, PgM, OPM3
Flujo de
trabajo
Disponible
Capacidad
Conocimiento
Tecnologia
11
Herramientas
CMMi
Capability Maturity Model

Integration
ITIL
Information Technology
Infrastructure Library
SIX
SIGMA
6 Modelo de cero defectos
OPM3
Organizational Project
Management Maturity Model
COBIT
Control Objectives for Information

and related Technology
TOC
Theory Of Constraint
PMI
Project Management Institute
TEI
Total Economic Impact
BSC
Balanced Scored Card
SOA
Service Oriented Architecture
BPM
Business Process Management
RUP
Rational Unified Process
PMO
Project Management Officer
BI
Business Intelligence
PgM
Program Management
12

. Introduccin

13
PMI y PMBOK
Project Ma
PMI Fundado en 1969 www.pmi.org Es una
Organizacin profesional sin fines de lucro. A
Agosto 2013 hay ms de 980K miembros en
ms de 185 Pases, ms de 75 capitulos
La Gua de fundamentos en Gerencia de
Proyectos
(PMBOK Guide)
Cuarta Edicin 2008
Credenciales:
Certified Associate in PM
Project Management Professional
Program Management Professionals
PMI Agile Certified Practitioner
PMI Risk Management Professional
PMI Scheduling Professional
Professional Certification
CAPM
PMP
PgMP
PMI-ACP
PMI-RMP
PMI-SP
OPM3
Certificacin en Gerencia de Proyectos

14
Finalidad de la gua del PMBOK

El PMBOK aborda slo Proyectos
Individuales y sus procesos de Direccin
de
Proyectos
son
generalmente
reconocidos como buenas prcticas.
La organizacin o el equipo de la
Direccin de Proyectos debe decidir
cmo se van a tratar las actividades en el
contexto y las circunstancias del
proyecto para el cual se esta usando la
gua del PMBOK.
15
Finalidad de la gua del PMbok

La versin del PMBOK actual es la
Quinta edicin, que fue publicada a
inicio del ao 2013, y permanecer
vigente hasta fines del ao 2016.
PMBOK Incluye las normas bsicas
de la Gerencia de Proyectos, que
estn comprendidas en:
05 Grupos de Procesos de la
Direccin de Proyectos, 10 reas de
Conocimiento y 47 Procesos.
Procesos de
Seguimiento y control
Procesos de
Planificacin
Procesos
de Inicio
Procesos
de Cierre
Procesos de
Ejecucin
16
Finalidad de la gua del PMBOK

El PMBOK es la suma de conocimientos en la profesin
de la Gerencia de Proyectos.
Su finalidad es proporcionar una descripcin general
de los fundamentos de la Direccin de Proyectos que
son aplicables a la mayora de los proyectos y existe un
consenso sobre su valor y utilidad; generalmente
reconocidos como buenas prcticas, es decir aplicando
las habilidades, herramientas y tcnicas podemos
incrementar el xito de un proyecto.
17
Areas de
Conocim iento
(10)
Integracin
(6)
Grupo de Procesos de la Direccin de Proyectos (5)

Iniciacin
(2)
4.1 Desarrollar el
Acta de
Constitucin del
Proyecto
Planificacin
(24)
4. 2 Desarrollar el Plan para la Direccin de
Proyectos
Ejecucin
(8)
4. 3 Dirigir y Gestionar el Trabajo del
Proyecto
Seguimiento y control
(11)
4.4 Monitorear y Controlar el
trabajo del Proyecto
4.5 Realizar el Control Integrado
de Cambios
Alcance
(6)
5.1 Planificar la Gestin del Alcance

5.2 Recopilar Requisitos
5.3 Definir el Alcance
5.4 Crear la EDT/WBS
5.5 Validar el Alcance

5.6 Controlar el Alcance
6.7 Controlar el Cronograma
Tiempo
(7)
6.1 Planificar la Gestin del Cronograma

6.2 Definir las Actividades
6.3 Secuenciar las Actividades
6.4 Estimar los Recursos de las Actividades
6.5 Estimar la Duracin de las Actividades
6.6 Desarrollar el Cronograma
Costos
(4)
7.1 Planificar la Gestin de Costos

7.2 Estimar los Costos
7.3 Determinar el Presupuesto
7.4 Controlar los Costos
Calidad
(3)
RRHH
(4)
Comunicaciones
(3)
Riesgos
(6)
Adquisiciones
(4)
Interesados
(4)
8.1 Planificar la Gestin de Calidad
8.2 Realizar el Aseguramiento de la

Calidad
Cierre
(2)
4.6 Cerrar el
Proyecto o Fase
8.3 Controlar la Calidad
9.1 Planifiicar la Gestin de Recursos Humanos 9.2 Adquirir el Equipo del Proyecto
9.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto
9.4 Dirigir el Equipo del Proyecto
10.1 Panificar la Gestin de las
Comunicaciones
10.2 Gestionar las Comunicaciones
11.1 Planificar la Gestin de Riesgos

11.2 Identificar los Riesgos
11.3 Realizar el Anlisis Cualitativo de Riesgos
11.4 Realizar el Anlisis Cuantitativo de Riesgos
11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos
12.1 Planificar la Gestin de las Adquisiciones
13.1 Identificar a los 13.2 Planificar la Gestin de los Interesados

Interesados
10.3 Controlar las

Comunicaciones
11.6 Controlar los Riesgos
12.2 Efectuar las Adquisiciones
12.3 Controlar las Adquisiciones
13.3 Gestionar la Participacin de los

Interesados
13.4 Controlar la Participacin de

los Interesados
12.4 Cerrar las

Adquisiciones
18

. Introduccin

19
Que es un proyecto ?
Es un Esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear
un producto, servicio o resultado nico
Esfuerzo, que va a producir un cambio, un valor

Temporal, tiene un comienzo y fin definido, termina
cuando el objetivo ha sido logrado o no.
nico, El producto o servicio es diferente en alguna
forma de otros productos o servicios. Las caractersticas
del producto son completados gradualmente.
20
Como nace un proyecto?

PROYECTO Nace a partir de un problema,
una oportunidad o una necesidad a cubrir y
se genera una IDEA
Debemos Transformar esa idea en un
OBJETIVO, Luego alcanzar ese objetivo
obteniendo un PRODUCTO
Ese producto debe dar SOLUCION al
PROBLEMA, oportunidad y necesidad original.
Los objetivos son logrados a travs del
desarrollo y ejecucin de un PROYECTO
dentro el marco de las ORGANIZACIONES
involucradas.
21
Como nace un proyecto?

Los Proyectos son usados como un
medio para cumplir con los Objetivos
Estratgicos de la organizacin y
puede ser iniciado por:
Una Demanda del mercado
Una Necesidad de la organizacin
Solicitud del cliente
Un Cambio Tecnolgico
Un Requerimiento Legal
Un Desarrollo Social.
Organismos Reguladores.
22
En que se enfocan las organizaciones?
Objetivos
Estrategia
del Negocio
Implementacin
Resultados
Proyectos
Operaciones
Gua PMBOK
23

. Introduccin

24
Que es la Direccin de proyectos?

Es la aplicacin o utilizacin de los
Conocimientos,
Tcnicas
y
Herramientas, Habilidades, a las
actividades de un proyecto, con el
fin de satisfacer los Requisitos del
proyecto y se lograr aplicando e
integrando los Grupos de los
Procesos de la Direccin de
Proyectos.
25
Qu incluye?
Identificar los requerimientos
requisitos de los interesados.
Equilibrar
las
demandas
concurrentes relacionado al Alcance,
Tiempo, Costos, Calidad, RRHH y
Riesgos.
Gerente del
Proyecto
Cliente
Patrocinador
Establecer los objetivos claros y

posibles de realizar por el equipo
Adaptar las especificaciones,
planes y expectativas de
Interesados en algo tangible.
los
los
Identificar a los
Interesados
Identificar los criterios de aceptacin.

26

. Introduccin

27
Por Qu fracasan los proyectos ?
28

Estoy
atrasado?
Estoy dentro del

Presupuesto?
Cmo
vamos?, no
tengo
visibilidad
Tenemos desviacin
con respecto a lo
planificado, tengo
alternativas?
Por donde
empiezo?
29
Coordinacin de proyectos
Duplicidad de esfuerzos
Hoy
Mes 1
Mes 2
Mes 3
Proyecto 4
Proyecto 1
Proyecto 1
Proyecto 5
Proyecto 2
Proyecto 2 Proyecto 3
Mes 4
Proyecto 5
Proyecto 4
Proyecto 3
Proy. n
Proy. k
Proyecto n
Proyecto k
Claridad de campo de accin de los proyectos y permetro de las responsabilidades

Visin de las relaciones tipo cliente-proveedor entre los distintos proyectos del Portafolio para asegurar el
alcance de los objetivos de la empresa en el periodo determinado
Identificacin del camino crtico entre los proyectos para viabilizar la gestin de los riesgos (efectos en
cadena) con relacin a cambios de plazos
Formulacin de los planes alternativos para tratar con posibles restricciones de entregas
30
NO hay compromiso de la Alta Direccin

Los recursos asignados NO estn motivados, no
estn capacitados
El alcance del proyecto y del producto NO fue
definido claramente
NO hay presupuesto definido
Existen muchas solicitudes de cambio
NO participan en la planificacin los responsables
de implementar las tareas.
Los Objetivos son irreales.
NO se incluyen a todos los recursos necesarios
para cumplir con los objetivos y el alcance del
proyecto.
31

El rol del Gerente del proyecto NO fue bien definido,
por ende NO hay autoridad.
Falta de comunicacin y coordinacin para trabajar

en equipo.
Alta Rotacin de los Recursos asignados en las
actividades de trabajo.
No se realizan los informes de avance en forma
peridica.
El Gerente del Proyecto pierde la visin de conjunto
al controlar detalles minuciosos.
NO comparan el estado del proyecto con el plan
original del proyecto.
32
33
Consideraciones para un Proyecto ?

Cmo debemos alinear los Proyectos
con los Objetivos del Negocio?
Se destinan los Recursos necesarios
a los Proyectos ms alineados ?
Cmo se hace la Planeacin de la
Capacidad de los Recursos?
Qu Proyectos se deben financiar,
priorizar, cancelar posponer?
Cal es el estado real de los
proyectos?
En qu proyectos estn nuestros
recursos trabajando?
34
Consideraciones para un proyecto ?

Nuestros Proyectos son ejecutados bajo estndares,
son normados, son repetibles y son medidos en tiempo
real?
Modelos o estndares:
Prince2
Estndar Europeo
Metrica3 Estndar en Espaa
SCRUM
Modelo Agil
MSF
Microsoft solutions Framework
PMI
Project Management Institute
IPMA
International Project
Management Association
35
Por Qu fallan los proyectos
36
Por Qu fallan los proyectos
37
Existe alguna salida?
38
Factores crticos de xito
39
TI debe tomar acciones
40
Monitoreo y control
Determina en forma
rpida el estado y
personalice
fcilmente el criterio
de inversiones
Visualice las opciones y
seleccione la
inversiones ptimas
mediante planeacin y
generacin de
escenarios
41
Monitoreo y control
42
Preguntas?
43

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Cmo estamos hoy?

Requerimientos muy cambiantes:

de vida del producto mas

Qu retos tenemos hoy?

los requerimientos sin

Qu retos tenemos hoy ?

Optimizar servicios TI al negocio

Guiada por los Servicios

TI debe tener la visin de

Optimizar servicios TI al negocio

IT debe tener la visin de

Guiada por Servicios

Maximizar el valor de los

Gestionar TI en el manejo del

Visibilidad para la toma de decisiones

Cul es la propuesta de valor de las

Cmo deberamos desarrollar estas capacidades?

Cules son los requerimientos del negocio?

Cul es la alineacin actual de las reas operativas de la organizacin con

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Marcador promedio pesado (10 = max)

Mejoramiento sostenido de los procesos

Herramientas para asegurar la explotacin y

Herramientas avanzadas de Seguridad

Servicios e-Business B2B, B2C

Estandarizacin de Soluciones Corporativas

Migracin/ downsizing de plataformas

Actualizacin de la infraestructura de voz y

IT.- Lneas Directivas

Proveer de informacin adecuada

Flexibilidad y velocidad para el

Entorno de los proyectos

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Decisin ejecutiva para

CMMi, RUP, ITIL, SIX SIGMA, COBIT, TOC, TEI,

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Capability Maturity Model

6 Modelo de cero defectos

Control Objectives for Information

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Total Economic Impact

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Certificacin en Gerencia de Proyectos

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