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Expert
Certificaciones disponibles:
Microsoft Office Specialist
TEMARIO
XML. Pg. 2
Qu es XML?
Por qu usar XML?
Usar ms datos de ms formas
Automatizar los procesos de la organizacin
Intercambiar datos entre ms sistemas
Componentes bsicos de un sistema XML
Guardar o exportar datos XML
Guardar el contenido de un rango asignado en un
archivo de datos XML.
Exportar el contenido de un rango asignado en un
archivo de datos XML.
Guardar el contenido del libro activo con formato de
archivo de hoja de clculo XML
Crear y Editar listas. Pg. 6
Listas
Las ventajas de las listas
Crear una lista
Listas XML
Crear una lista XML
Utilizar frmulas en una lista XML
Ocultar el borde de una lista XML
Listas personalizadas
Subtotales. Pg. 45
Pasos para aplicar subtotales
Pasos para quitar subtotales
Validacin. Pg. 47
Permitir valores de una lista
Permitir nmeros dentro de los lmites
Permitir fechas y horas dentro de un perodo
concreto
Permitir texto de una longitud especfica
Calcular qu se permite segn el contenido de otra
celda
Utilizar una frmula para calcular lo que se permite
Especifique si la celda se puede dejar en blanco
Mostrar un mensaje de entrada opcional
Especifique cmo desea que Microsoft Excel
responda cuando se escriban datos no vlidos
Auditoria de hojas de clculo. Pg. 50
Rastrear celdas que proporcionan datos a una
formula (precedentes)
Rastrear frmulas que hacen referencia a una celda
en concreto (dependientes)
Rastrear errores en frmulas
Rodear con un crculo las celdas no vlidas
Ventana Inspeccin
Evaluar formula
Formularios. Pg. 54
Utilizar un formulario
Explorar registros
Agregar un registro
Eliminar un registro
Usar criterios
Consolidar. Pg. 56
Utilizar frmulas 3D
Pasos para consolidar los datos con referencias 3D
o frmulas
Consolidar por posicin
Consolidar por categoras
Pasos para consolidar por posicin o categora
XML
Qu es XML?
XML es el acrnimo del ingls eXtensible Markup Language (lenguaje de marcado ampliable o
extensible) desarrollado por el World Wide Web Consortium (W3C).
Es una versin simple de SGML. Su objetivo principal es conseguir una pgina Web ms semntica.
Aunque una de las principales funciones con las que nace sera suceder al HTML, separando la
estructura del contenido y permitiendo el desarrollo de vocabularios modulares, compatibles con cierta
unidad y simplicidad del lenguaje (objetivo que se viene desarrollando a travs de la especificacin
XHTML), tiene otras aplicaciones entre las que destaca su uso como estndar para el intercambio de
datos entre diversas aplicaciones o software con lenguajes privados como en el caso del SOAP.
Al igual que el HTML, se basa en documentos de texto plano en los que se utilizan etiquetas para
delimitar los elementos de un documento. Sin embargo, XML define estas etiquetas en funcin del
tipo de datos que est describiendo y no de la apariencia final que tendrn en pantalla o en la copia
impresa, adems de permitir definir nuevas etiquetas y ampliar las existentes.
Son varios los vocabularios desarrollados en XML con el fin de ampliar sus aplicaciones. Podemos
considerar fundamentales: XHTML, XSL-FO y XSLT, XLink, XPointer y Schema. Adems, existen
tambin versiones para usos especficos, como MathML (frmulas matemticas), SVG (grficos
vectoriales), RSS (sindicacin de noticias), o XBRL (partes financieros).
XML permite intercambiar datos entre los sistemas que en el pasado eran incompatibles.
Los datos XML introducidos en un departamento pueden usarse en otros programas de otros
departamentos.
XML permite intercambiar datos entre los sistemas que en el pasado eran incompatibles.
Las funciones de XML, excepto la de guardar archivos en el formato de hoja de clculo de XML,
slo estn disponibles en Microsoft Office Edicin Professional 2010 y Microsoft Office
Excel 2010.
Puede utilizar varios mtodos para guardar o exportar el contenido de una hoja de clculo en un
archivo de datos XML. Elija el mtodo apropiado.
Guardar el contenido del libro activo con formato de archivo de hoja de clculo
XML
1. Cinta de opciones, Archivo, haga clic en Guardar como.
2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo.
3. En la lista Guardar como tipo, haga clic en Hoja de clculo XML.
4. Haga clic en Guardar.
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Microsoft Excel Expert
No puede crear una lista en un libro compartido. Si desea crear una lista, primero debe
dejar de compartir el libro.
Las listas de Excel facilitan el uso compartido de datos entre varios usuarios mediante integracin con
Microsoft Windows SharePoint Services. Slo necesita tener la direccin Web y los derechos de
creacin en el sitio de SharePoint para compartir la lista con el fin de que otras personas puedan
verla, editarla y actualizarla. Si elige vincular la lista de Excel a una lista de un sitio de SharePoint,
puede sincronizar los cambios con el sitio de SharePoint de forma que los otros usuarios puedan ver
los datos actualizados.
Al crear una lista en Excel, las caractersticas de la lista y los elementos visuales diseados para
mejorar estas caractersticas permiten identificar y modificar fcilmente el contenido de la lista.
4. Dar clic en Aceptar y se convertir el rango especificado en tabla y mostrar delimitando el rea
mediante colores de relleno y bordes y a la derecha de cada rtulo de columna colocar una
flecha de filtro.
Listas personalizadas
Usted tiene la posibilidad de crear su propia secuencia numrica o alfabtica de manera
personalizada de aquellos conceptos que frecuentemente utilice en reportes de Excel.
1. Si ya ha introducido la lista de elementos que desea utilizar como serie, seleccinela en la hoja de
clculo.
2. Haga clic en Barra de men y la opcin archivo y, a continuacin, haga clic en Opciones.
Haga clic en la categora Popular y, a continuacin, en Opciones principales para trabajar con
Excel, haga clic en Modificar listas personalizadas.
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Listas personalizadas
Haga clic en una lista que desee editar o haga clic en Nueva
lista en Listas personalizadas para crear una nueva lista y, a
continuacin, escriba las entradas en el cuadro Entradas de
lista. El primer carcter no puede ser un nmero. Presione
ENTRAR para separar cada entrada.
Entradas de lista
Haga clic en una lista que desea editar o haga clic en Nueva lista
en Listas personalizadas para crear una nueva lista y, a
continuacin, escriba las entradas en el cuadro Entradas de lista.
El primer carcter no puede ser un nmero. Presione ENTRAR
para separar cada entrada.
Agregar
Guarda una lista personalizada en el cuadro Entradas de lista.
Eliminar
Elimina una lista personalizada seleccionada. No puede eliminar las listas personalizadas integradas.
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Importar
Crea una lista personalizada a partir de elementos existentes en un rango de hoja de clculo. Haga
clic en el cuadro Importar lista desde las celdas, seleccione el rango en la hoja y, a continuacin, haga
clic en Importar.
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Agrupa y esquema
Microsoft Excel puede crear un esquema de los datos en el que podr mostrar y ocultar niveles de
detalle con slo hacer clic con el Mouse (ratn). Puede hacer clic en los smbolos del esquema
,
y
para mostrar rpidamente slo las filas o columnas que ofrecen resmenes o encabezados de
secciones de la hoja de clculo, o bien utilizar los smbolos para ver los detalles de cada resumen o
encabezado individual.
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I
descriptivo u otros datos.
Si el esquema se aplica a columnas en lugar de a filas, asegrese de que el rango tenga rtulos en la
primera columna, y de que haya columnas de resumen a la izquierda o a la derecha de las columnas
de detalle.
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Plantillas
Una plantilla es un conjunt de caractersticas de formato que se determinan a una hoja o libro,
mismas que pretendemos conservar para aplicarlas posteriormente a nuevos documentos, una
plantilla es similar a lo que conocemos cotidianamente como un machote.
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2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre que desee usar para la plantilla.
3. En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en Plantilla de Excel o haga clic en Plantilla de
Excel habilitada para macros si el libro contiene macros que desea que estn disponibles
en la plantilla.
4. Haga clic en Guardar.
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Guardar un Libro como pgina Web
El guardar un libro de Excel como pagina Web tiene muchas ventajas implcitas, puesto que al
guardarlo en formato HTML (HyperText Markup Language) tiene compatibilidad con cualquier
Browser para Internet, Windows SharePoint Services y prcticamente el archivo puede abrirse en
cualquier equipo de computo que tenga cualquier versin de Excel, inclusive aunque no lo tenga
instalado, puesto que el archivo se abre en el Internet Explorer o Netscape, lo que nos brinda un
gran versatilidad para poder compartir la informacin.
Adems el archivo puede direccionarse a un servidor de Internet, de tal forma de que el usuario puede
trabajar en su equipo asindole modificaciones al archivo y estas automticamente son actualizadas a
la pgina Web donde se publico la informacin.
Usted tiene dos alternativas al guardar una pgina Web:
Si guarda un libro entero sin interactividad, puede abrir la pgina Web que crea Excel (una versin
HTML del archivo con la extensin .htm), modificar los datos y guardar el archivo en Excel.
1. En Excel, abra la pgina Web (archivo .htm) que ha guardado como un libro entero
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I
2. Realice cambios.
3. Haga clic en el Cinta de opciones, Archivo y, a continuacin, haga clic en Guardar como
Tambin puede abrir y modificar las partes de un libro que guarde sin interactividad,
como un rango, hoja o grfico. No obstante, se mantendrn menos caractersticas de
Excel en el archivo, por lo que es posible que no pueda modificarlas de la misma
manera que antes.
Por ejemplo, al guardar un grfico como una pgina Web no interactiva, el grfico se
convierte en una imagen aparte y ya no puede modificarse en la pgina. Sin embargo, si
guarda todo un libro sin interactividad que contiene un grfico, se guarda el grfico real
en lugar de una imagen, y podr modificarse al volver a abrir el archivo.
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Envo de libros por correo electrnico
Esta opcin le permite enviar una hoja o un libro de Excel sin tener la necesidad de salir del programa
a travs de su manejador de correo electrnico, evidentemente es necesario tener configurado e
instalado el Outlook o Outlook Express para poder utilizar esta funcionalidad.
1. Abra el libro que desee enviar.
2. Siga uno de estos procedimientos:
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Hipervnculos
Un hipervnculo es texto subrayado en color o un grfico en el que se hace clic para ir a un archivo,
ubicacin dentro de un archivo, pgina Web en World Wide Web o a la pgina Web de una intranet.
Los hipervnculos tambin pueden ir a grupos de noticias y a sitios Gopher, Telnet y FTP.
Puede crear un hipervnculo a un archivo nuevo, a un archivo o pgina Web existente, a una
ubicacin especfica en una pgina Web o en un archivo de Office, o crear un hipervnculo a una
direccin de correo electrnico. Tambin puede asignar que se muestre una sugerencia al situar el
puntero en el hipervnculo.
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3. n Vincular a en la parte izquierda del cuadro de dilogo, haga clic en Crear nuevo documento.
4. Escriba el nombre del archivo nuevo en el cuadro Nombre del nuevo documento.
5. Para indicar una ubicacin distinta a la que se muestra en Ruta de acceso completa, escriba la
nueva ubicacin en el cuadro Nombre del nuevo documento o haga clic en Cambiar y seleccione
a continuacin la ubicacin que desee. Haga clic en Aceptar.
6. En Cundo modificar, haga clic en una opcin para especificar si abrir el archivo nuevo para
modificarlo ahora o ms tarde.
7. Para que aparezca una sugerencia cuando se coloque el puntero sobre el hipervnculo, haga clic
en Info. de pantalla y escriba el texto que desee en el cuadro Informacin de pantalla. Haga clic
en Aceptar.
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4. Haga clic en Marcador y, a continuacin, haga doble clic en el marcador que desee.
5. Para que aparezca una sugerencia cuando se coloque el puntero sobre el hipervnculo, haga clic
en Info. de pantalla, escriba el texto que desee en el cuadro Informacin de pantalla y, a
continuacin, haga clic en Aceptar.
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I
5. Tenga en cuenta que algunos exploradores Web y programas de correo electrnico puede que no
reconozcan la lnea del asunto.
6. Para que aparezca una sugerencia cuando se coloque el puntero sobre el hipervnculo, haga clic
en Info. de pantalla, escriba el texto que desee en el cuadro Informacin de pantalla y, a
continuacin, haga clic en Aceptar.
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Establecer un vnculo con otro libro o programa
Un vnculo es una referencia a otro libro, que a veces se denomina referencia externa. Tambin es
posible establecer un vnculo con otro programa. A veces los vnculos de este tipo se denominan
referencias remotas. Puesto que los datos de otro libro o programa pueden cambiar, dejando
anticuados los datos del primer libro, existen opciones para controlar la actualizacin de los vnculos.
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I
Cuando el libro de origen est abierto, el vnculo incluye el nombre del libro entre corchetes, seguido
del nombre de la hoja de clculo, un signo de exclamacin (!) y las celdas de las que depende la
frmula. Por ejemplo, la siguiente frmula suma las celdas C10:C25 del libro Presupuesto.xls.
Vnculo
=SUMAR([Presupuesto.xls]Anual!C10:C25)
Si el libro de origen est cerrado, el vnculo incluye toda la ruta de acceso.
Vnculo
=SUMAR('C:\Informes\[Presupuesto.xls]Anual'!C10:C25)
Si el nombre de la otra hoja de clculo o del otro libro contiene caracteres no alfabticos, se
deber poner el nombre (o la ruta de acceso) entre comillas sencillas.
Las frmulas vinculadas con un nombre definido en otro libro utilizan el nombre del libro
seguido de un signo de exclamacin (!) y el nombre. Por ejemplo, la siguiente frmula
suma las celdas del rango Ventas del libro Presupuesto.xls.
Vnculo
=SUMAR(Presupuesto!Ventas)
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I
Si no desea actualizar los datos copiados cuando cambien en el archivo de origen, utilice un objeto
incrustado. La versin del origen est completamente incrustada en el libro.
Si el archivo se abre en otro equipo, podr ver el objeto incrustado sin obtener acceso a los datos
originales. Como el objeto incrustado no tiene vnculos con el archivo de origen, si se cambian los
datos originales, el archivo de destino no cambiar. Si desea modificar un objeto incrustado, haga
doble clic en el objeto para abrirlo y modificarlo en el programa de origen. ste (o cualquier otro
programa capaz de modificar el objeto) deber estar instalado en el equipo. Si se copia informacin
como un objeto incrustado, el archivo de destino necesitar ms espacio en el disco que si se vincula
la informacin.
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Compartir libro
Un libro compartido permite que varias personas lo
modifiquen simultneamente. Resulta especialmente til
para administrar listas que cambian con frecuencia.
Por ejemplo, si las personas del grupo de trabajo
gestionan varios proyectos cada una y necesitan saber
en qu situacin estn los dems, el grupo podra
utilizar una lista incluida en un libro compartido, en la
que cada persona escriba y actualice una fila de
informacin por cada proyecto.
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I
Tenga en cuenta las funciones no disponibles
Dado que algunas funciones de Microsoft Excel se pueden ver o utilizar pero no cambiar una vez que
el libro est compartido, es preciso definirlas antes de compartir el libro.
Las siguientes funciones no se pueden modificar despus de compartir el libro: celdas combinadas,
formatos condicionales, validacin de datos, grficos, imgenes, objetos (incluidos los de dibujo),
hipervnculos, escenarios, esquemas, subtotales, tablas de datos, informes de tabla dinmica,
proteccin de libros y de hojas de clculo, y macros.
Defina la configuracin que afecta a todos los usuarios
Cuando se comparte el libro, es posible personalizar algunas funciones compartidas. Por ejemplo,
puede decidir si desea controlar los cambios durante los 30 das predeterminados o durante un
perodo de tiempo mayor o menor.
Resolucin de conflictos
Al guardar cambios en un libro compartido, puede que otra persona que est modificando el libro en
ese momento haya guardado cambios que afecten a las mismas celdas. Si es el caso, los cambios
entrarn en conflicto y aparecer el cuadro de dilogo de resolucin de conflictos, en el que podr
decidir qu cambios desea conservar.
Compartir un libro
1. Cree un libro que desea que est disponible para que lo modifiquen varios usuarios y escriba los
datos que desee proporcionar.
Si desea incluir cualquiera de las siguientes caractersticas, agrguelas ahora: celdas
combinadas, formatos condicionales, validacin de datos, grficos, imgenes, objetos (incluidos
los de dibujo), hipervnculos, escenarios, esquemas, subtotales, tablas de datos, informes de tabla
dinmica, proteccin de libros y hojas de clculo, y macros. No podr realizar cambios en estas
caractersticas una vez que comparta el libro.
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Todos los usuarios que tienen acceso a un recurso de red tienen acceso sin restriccin
al libro compartido, a menos que se utilice el comando Proteger hoja (men
Herramientas, submen Proteger) para restringir el acceso.
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Combinar libros
Esta herramienta nos permite ver e identificar los cambios realizados entre dos libros de Excel.
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I
Para combinar un libro de Excel siga los siguientes procedimientos:
1. Pulsando Cinta de opciones, Archivo, a continuacin de clic en Opciones de Excel y de clic
en Personalizar., ahora Agregue el icono Combinar y comparar libros, en la seccin de
Comandos que no estn en la cinta de opciones.
2. Asegrese de que las copias del libro compartido que desea combinar estn almacenadas en
la misma carpeta. Para ello, debe dar a cada copia un nombre diferente.
3. Abra la copia en la que desea combinar los cambios.
4. Haga clic en Comparar y combinar libros en la barra de Accesos rpidos.
5. Si se solicita, guarde el libro.
6. En el cuadro de dilogo Seleccione archivos para combinar en el libro actual, haga clic en
una copia que tenga cambios para combinar y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Para combinar ms de una copia a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL o MAYS
mientras hace clic en los nombres de archivo y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
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Control de cambios
El control de cambios es un historial de cambios en un libro compartido, informacin que se mantiene
sobre los cambios realizados en sesiones de edicin pasadas. La informacin incluye el nombre de la
persona que realiza cada cambio, cundo se realiz el cambio y los datos que han cambiado.
Microsoft Excel puede conservar y mostrar informacin sobre cmo se ha cambiado una hoja de
clculo.
El historial de cambios registra detalles acerca de los cambios en el libro siempre que se guarda el
libro. Puede utilizar este historial para comprender qu cambios se han realizado y aceptar o rechazar
las revisiones.
Esta posibilidad resulta especialmente til cuando hay varios usuarios modificando el mismo libro.
Tambin es til cuando se enva un libro a los revisores para que escriban comentarios y luego se
desea combinar toda la informacin en una sola copia tras seleccionar los cambios y comentarios que
se van a conservar.
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I
El control de cambios slo est disponible en los libros compartidos. De hecho, cuando se activa el
control de cambios el libro pasa a ser compartido automticamente, aunque no es necesario guardarlo
en una ubicacin accesible para los dems usuarios.
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5. Haga clic en Aceptar y comience a revisar la informacin acerca de cada cambio en el cuadro de
dilogo Aceptar o rechazar cambios. La informacin incluye otros cambios a los que afecte la accin
realizada para un cambio. Es posible que tenga que desplazarse para ver toda la informacin.
Para aceptar o rechazar cada cambio, haga clic en Aceptar o en Rechazar. La hoja de clculo
Historial (hoja de clculo Historial: hoja de clculo separada que muestra los cambios de los que se
est realizando un seguimiento en un libro compartido, incluido el nombre del usuario que ha
realizado el cambio, la fecha en que se ha realizado, qu datos se han reemplazado o eliminado y
cmo se han resuelto los conflictos.) registra un rechazo con "Deshacer" o "Resultado de la accin
rechazada" en la columna Tipo de accin.
Si se solicita que se seleccione un valor para la celda, elija el valor que desee y, a continuacin, haga
clic en Aceptar.
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I
Antes de pasar al siguiente cambio, deber aceptar o rechazar un cambio.
Puede aceptar o rechazar todos los dems cambios a la vez haciendo clic en
Aceptar todos o en Rechazar todos.
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Proteccin de hojas de clculo y de libros
Microsoft Excel proporciona varias capas de proteccin para controlar quin puede tener acceso a los
datos de sus libros y modificarlos. Una contrasea es el modo de restringir el acceso a una hoja de
clculo, una hoja de datos o parte de una hoja de clculo. Las contraseas de Excel pueden tener
hasta 255 letras, nmeros, espacios y smbolos. Debe escribir correctamente las letras maysculas y
minsculas cuando defina y especifique contraseas.
Las caractersticas de Microsoft Excel relacionadas con las operaciones de ocultar datos y
proteger hojas de clculo y libros mediante contrasea no son mecanismos diseados para
proteger datos o informacin confidencial en Excel. Puede utilizar estas caractersticas para
presentar la informacin de manera ms clara ocultando datos o frmulas que puedan crear
confusin en los usuarios. Estas caractersticas tambin ayudan a impedir que otros usuarios
realicen accidentalmente cambios en los datos. Excel no cifra los datos ocultos o
bloqueados en un libro. Si disponen de suficiente tiempo, los usuarios pueden obtener y
modificar todos los datos de un libro, mientras tengan acceso a los mismos. Para ayudar a
impedir la modificacin de los datos y proteger la informacin confidencial, limite el acceso a
los archivos de Excel con este tipo de informacin almacenndolos en ubicaciones a las que
pueden obtener acceso slo los usuarios autorizados.
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Proteger un libro
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I
Para proteger la estructura de un libro para que las hojas de ste no puedan moverse, eliminarse,
ocultarse, mostrarse o cambiarse de nombre, ni puedan insertarse nuevas hojas, active la casilla
de verificacin Estructura.
Para proteger ventanas de forma que tengan siempre el mismo tamao y posicin cada vez que
se abra el libro, active la casilla de verificacin Ventanas.
Para impedir que otros usuarios quiten la proteccin del libro, escriba una contrasea, haga clic
en Aceptar y vuelva a escribir la contrasea para confirmarla.
Proteger un rango
Si utiliza el sistema operativo Windows 2000, puede permitir a usuarios especficos modificar celdas o
rangos concretos. Los usuarios a los que se conceda acceso podrn modificar las celdas aunque
estn bloqueadas. Las restricciones de acceso slo surtirn efecto despus de proteger la hoja de
clculo.
Los usuarios que especifique en el cuadro de dilogo Permisos para rango pueden modificar el
rango automticamente sin escribir la contrasea. A otros usuarios se les pedir la contrasea y slo
podrn modificar el rango si la escriben. Si una celda pertenece a ms de un rango, los usuarios que
tengan autorizacin para modificar cualquiera de los rangos podrn modificar la celda. Si un usuario
intenta modificar varias celdas y slo tiene autorizacin para modificar algunas de ellas, aparecer un
mensaje indicndole que debe seleccionar y modificar las celdas una a una.
Para poder conceder acceso a rangos a usuarios especficos, debe tener instalado en el equipo
Windows 2000 o una versin posterior, y el equipo debe estar en un dominio.
1. Seleccione las hojas de clculo que desea proteger.
2. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Permitir que los usuarios
modifiquen rangos.
3. Haga clic en Nuevo.
4. En el cuadro Ttulo, escriba un ttulo para el rango al que permite el acceso.
5. En el cuadro Correspondiente a las celdas escriba el signo igual (=) y, a continuacin, escriba una
referencia o seleccione el rango.
6. En el cuadro Contrasea del rango escriba una contrasea para tener acceso al rango.
7. La contrasea es opcional; si no proporciona una contrasea, cualquier usuario podr editar las
celdas.
8. Haga clic en Permisos y despus en Agregar.
9. Busque y seleccione los usuarios a los que desee permitir el acceso. Si desea seleccionar varios
usuarios, presione y mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en los nombres.
10. Haga clic en Aceptar dos veces y, si se solicita, vuelva a escribir la contrasea.
11. Repita los pasos anteriores para cada rango al que permita el acceso.
12. Para conservar un registro independiente de rangos y usuarios, active la casilla de verificacin
Pegar la informacin sobre permisos en un nuevo libro del cuadro de dilogo Permitir que los
usuarios modifiquen rangos.
Microsoft Excel Expert
33
I
13. Proteja la hoja de clculo: Haga clic en Proteger hoja en el cuadro de dilogo Permitir que los
usuarios modifiquen rangos.
14. En el cuadro de dilogo Proteger hoja, asegrese de que la casilla de verificacin Proteger hoja
y contenido de celdas bloqueadas est activada, escriba una contrasea para la hoja de clculo,
haga clic en Aceptar y vuelva a escribir la contrasea para confirmarla.
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1. Si el libro ya est compartido y desea asignar una contrasea para protegerlo, anule el uso
compartido del libro.
2. Establezca otros tipos de proteccin si lo desea: d a usuarios especficos acceso a rangos,
proteja hojas de clculo, proteja elementos de libros y establezca contraseas para ver y editar.
3. En la ficha Revisar, haga clic en Proteger o Compartir libro.
4. Active la casilla Compartir con control de cambios.
5. Si desea que otros usuarios tengan que facilitar una contrasea para desactivar el historial de
cambios o anular el uso compartido del libro, escriba la contrasea en el cuadro Contrasea y
vuelva a escribirla cuando se solicite.
6. Si se solicita, guarde el libro.
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35
Slo podr crear contenidos con permisos restringidos mediante Information Rights
Management en Microsoft Microsoft Office Edicin Professional 2010, Microsoft Office
Excel 2010. Los usuarios que reciban o abran contenido con permiso restringido slo tienen
que abrir el documento, el libro de trabajo o la presentacin como si fuera contenido sin
permiso restringido. Si los usuarios no tienen instalado en su equipo Office 2010 o una
versin posterior, pueden descargar un programa que les permitir ver este contenido.
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Niveles de acceso
Se puede conceder a los usuarios o grupos un conjunto de permisos segn los niveles de acceso
asignados por los autores a travs del cuadro de dilogo Permiso:
Leer
Los usuarios con acceso de lectura pueden leer un documento, un libro de trabajo o una presentacin,
pero no tienen permiso para editarlo, imprimirlo ni copiarlo.
Cambiar
Los usuarios con acceso de modificacin pueden leer, editar y guardar los cambios realizados en un
documento, un libro de trabajo o una presentacin, pero no tienen permiso para imprimirlo.
Control total
Los usuarios con acceso de tipo Control total tienen permisos totales de edicin y pueden hacer con el
documento, libro de trabajo o presentacin todo lo que un autor puede hacer: establecer la fecha de
caducidad del contenido, evitar la impresin y conceder permisos a los usuarios. Los autores siempre
tienen acceso de tipo Control total.
Ms opciones
Se ofrecen las siguientes opciones a todos los usuarios:
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Exigir que los usuarios estn conectados a Internet para abrir contenido con
permiso restringido
1. En el cuadro de dilogo Permiso, haga clic en Ms opciones.
2. En Configuracin adicional, active la casilla de verificacin Requerir conexin para
comprobar el
permiso de un
usuario.
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3. En Nivel de acceso, seale el nivel de acceso actual del usuario, haga clic en la flecha y, a
continuacin, seleccione un nivel de acceso distinto.
Los usuarios de Microsoft Office 2010 necesitan tener acceso a un servidor de administracin de
derechos para crear o abrir contenido con permisos restringidos. Quiz desee utilizar este servicio
gratuito de prueba si usted o su organizacin no tiene un servidor propio de administracin de
derechos. Incluso si uno de los dos tuviera un servidor de administracin de derechos, es posible que
desee utilizar este servicio para compartir contenido con permisos restringidos con aquellas personas
que no tengan acceso a su servidor de administracin de derechos
El servicio de Information Rights Management es una utilera de prueba que ofrece Microsoft para
crear y abrir contenido (documentos y mensajes de correo electrnico) con permisos restringidos.
Este servicio est disponible para todos los usuarios que tengan cuentas de Microsoft .NET Passport
y que deseen crear contenido con permisos restringidos as como compartir este contenido con otras
personas que tengan cuentas de .NET Passport.
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Tablas dinmicas
Los informes de tablas dinmicas organizan y resumen los datos de modo que no slo formen parte
de una hoja de clculos. Los informes de tablas dinmicas ofrecen comparaciones, revelan modelos y
relaciones, adems de analizar las tendencias.
Usted decide qu datos desea analizar y cmo organizarlos. En lugar de ser un solo formulario
arbitrario que realmente no se adapte a sus necesidades, cada informe de tabla dinmica le
proporciona una vista distinta de sus datos, respondiendo al instante a sus preguntas, y est
personalizada para sus objetivos.
Antes de usar el Asistente para tablas y grficos dinmicos para crear un informe de tabla
dinmica, compruebe en sus datos de origen lo siguiente:
La primera fila debe tener un encabezado para cada columna. El asistente usar estos encabezados
de columna como nombres para los campos (trmino referido a los agrupamientos de datos) que
puede arrastrar y soltar en el rea de diseo de la tabla dinmica.
No debe haber filas o columnas vacas dentro del rango de datos utilizado para el informe. Por
ejemplo, deber quitar las filas vacas utilizadas para separar los bloques de datos entre s.
Cada columna debe contener slo un tipo de datos. Por ejemplo, incluya texto en una columna y
valores numricos en otra distinta.
Excel crea automticamente subtotales y totales generales en un informe de tabla dinmica. Si los
datos de origen contienen subtotales y totales generales automticos creados con el comando
Subtotales del men Datos, use dicho comando para quitarlos antes de crear el informe.
40
I
1. Para crear un informe de tabla dinmica, dar clic en la ficha Insertar, en el grupo Tablas,
haga clic en Tabla dinmica
2. A continuacin dar clic en Tabla dinmica.
Si seleccion una celda de un rango de celdas o si el punto de insercin estaba en una tabla
antes de iniciar el asistente, el rango de celdas o la referencia del nombre de tabla se muestra
en el cuadro Tabla o rango.
Opcionalmente, para seleccionar un rango de celdas o una tabla, haga clic en Contraer
cuadro de dilogo
41
I
Utilizar datos externos
1. Haga clic en Utilice una fuente de datos externa.
2. Haga clic en Elegir conexin a continuacin se mostrar el cuadro de dilogo
Conexiones existentes.
3. Vaya a la lista desplegable Mostrar de la parte superior del cuadro de dilogo y
seleccione la categora de conexiones para la cual desea elegir una conexin o
selecciones Todas las conexiones existentes (que es el valor predeterminado).
4. Seleccione una conexin del cuadro de lista Seleccionar una conexin y haga clic en
Abrir.
42
I
1. Al aceptar Excel coloca en pantalla un estilo de panel de tarea mediante el cual se disea la
tabla dinmica
2. A continuacin se activa la etiqueta Insertar en esta barra de herramientas se dispone de la
3. opcin tabla dinmica.
4. Al hacer clic en la opcin tabla dinmica se muestra la lista de campos.
5. Seleccione los campos que desea mostrar en la tabla dinmica arrastrando a la hoja o
arrastre los campos a las reas inferiores del panel de campos.
Grafica dinmica
1. Para crear un informe de tabla dinmica, dar clic en la ficha Insertar, en el grupo Tablas,
haga clic en Grafico dinmico.
43
I
2. A continuacin dar clic en Tabla dinmica.
3.
4.
5.
6.
48
Microsoft Excel Expert
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Subtotales
La herramienta de Subtotales nos provee de una solucin poderosa e interesante para hacer un
anlisis integral de la informacin que tenemos en una tabla o base de datos, combinando
esquemas y formulas. Esta herramienta permite segmenta o agrupar la informacin para analizarla
de manera detallada o globalmente.
Ordene la tabla o base de datos de manera, numrica, alfabtica o cronolgica por el
concepto que nos interesa analizar antes de utilizar la herramienta de Subtotales.
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9. Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales se han calculado
en lugar de que aparezcan debajo, desactive la casilla de verificacin Resumen debajo de los
datos.
10. Haga clic en Aceptar.
Puede utilizar de nuevo el comando Subtotales para agregar ms subtotales con
diferentes funciones de resumen. Para evitar que se sobrescriban los subtotales
existentes, desactive la casilla de verificacin Reemplazar subtotales actuales.
Para mostrar un resumen solamente de los subtotales y de los totales generales, haga clic en los
smbolos de esquema
que aparecen junto a los nmeros de fila. Utilice los smbolos y
para mostrar u ocultar las filas de detalle de los subtotales individuales.
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Microsoft Excel Expert
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Validacin
La validacin nos permite restringir que informacin el usuario puede introducir en una celda o
rango, de manera que de podemos tener la certeza de la informacin capturada en un libro cumple
con las restricciones que el usuario determina de manera particular.
Para aplicar una validacin siga las siguientes instrucciones:
1. Seleccione las celdas que desee validar.
2. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validacin de datos.
3. Especifique el tipo de validacin que desee:
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48
Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificacin de datos no vlidos, haga
clic en Informacin.
49
50
Auditoria de hojas de clculo
La Auditora de frmulas sirve para reflejar grficamente, o rastrear, las relaciones entre las
celdas y las frmulas que tengan flechas azules. Puede rastrear los precedentes (las celdas que
proporcionan datos a una celda concreta) o los dependientes (las celdas que dependen del valor
de una celda especfica), errores, inspeccionar formulas, etc.
4. Para identificar el siguiente nivel de celdas que proporcionan datos para la celda activa, haga
clic otra vez en Rastrear precedentes
50
51
4. Para quitar todas las flechas de rastreo que haya en la hoja de clculo, haga clic en Quitar
todas las flechas
Las flechas de color rojo muestran las celdas que generan errores. Si una celda de otra hoja
de clculo o de otro libro hace referencia a la celda seleccionada, se mostrar una flecha de
color negro que seala de la celda seleccionada a un icono de hoja de clculo
. El otro
libro debe estar abierto para que Microsoft Excel pueda rastrear las dependencias.
Para ver todas las relaciones de una hoja de clculo, escriba = (signo igual) en una celda vaca
y, a continuacin, haga clic en el botn Seleccionar todo. Seleccione la celda y presione dos
veces Rastrear precedentes
si
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Ventana Inspeccin
Permite inspeccionar las celdas y sus frmulas en la barra de herramientas Ventana Inspeccin,
aunque las celdas no estn a la vista.
1. Seleccione las celdas que desee inspeccionar.
2. Para seleccionar todas las celdas de una hoja de clculo con frmulas, haga clic en Ir a en el
men Edicin, elija Especial y, a continuacin, haga clic en Frmulas.
3. En la ficha Frmulas, en el grupo Auditora de frmulas, haga clic en Ventana Inspeccin.
4. Haga clic en Agregar inspeccin
.
5. Haga clic en Agregar.
6. Mueva la barra de herramientas Ventana Inspeccin a la parte superior, inferior, izquierda o
derecha de la ventana.
7. Para cambiar el ancho de una columna, arrastre el borde derecho del ttulo de la columna.
8. Para mostrar la celda a la que hace referencia una entrada en la barra de herramientas
Ventana Inspeccin, haga doble clic en la entrada.
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Evaluar formula
Permite inspeccionar las formulas de las celdas seleccionadas paso a paso.
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Formularios
Excel puede generar un formulario de datos (formulario de datos: cuadro de dilogo que muestra
un registro completo cada vez. Puede utilizar formularios para agregar, cambiar y eliminar
registros.) Integrado para el rango.
El formulario de datos muestra todos los rtulos de columna en un nico cuadro de dilogo, con un
espacio en blanco junto a cada rtulo para que pueda rellenar los datos de la columna. Puede
escribir datos nuevos, buscar filas por el contenido de las celdas, actualizar los datos existentes y
eliminar filas del rango.
Utilice un formulario de datos cuando un informe simple que liste las columnas sea suficiente y no
necesite funciones ms complejas o personalizadas. Con los formularios de datos, escribir datos es
ms fcil que escribir en las columnas, especialmente si tiene un rango amplio con ms columnas
de las que cabran en la pantalla.
Otra de las ventajas de capturar informacin a travs de los formularios es que estos dan
continuidad al formato de las celdas y formulas que tengamos determinadas (cuando una celda
tiene determinada una formula, esta se muestra en color gris para que no puedan modificarla).
Utilizar un formulario
Para poder hacer uso de la herramienta de Formulario Pulsando Cinta de opciones, Archivo, a
continuacin de clic en Opciones de Excel y de clic en Personalizar., ahora Agregue el icono
Formulario..., en la seccin de Comandos que no estn en la cinta de opciones.
1. Ubique la celda activa dentro de la matriz.
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Explorar registros
Para poder ver la informacin que esta en su matriz de datos siga los
siguientes pasos:
1. Puede utilizar la barra vertical de desplazamiento.
2. Puede presionar los botones de Buscar anterior o Buscar
siguiente.
3. Presionar la tecla de Enter.
Agregar un registro
Para poder agregar informacin a travs del formulario, siga estos
pasos.
1. En la seccin derecha de su Formulario de un Clic en el Botn de
Nuevo.
2. Usted observara que los espacios reservados para capturar los
campos se limpian esperando que capture el nuevo registro. Cabe
hacer mencin que el o los registros que captur, se pondr en la
parte inferior de la matriz, dndole continuidad al formato de
celdas y formulas.
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Eliminar un registro
Para poder eliminar informacin a travs del formulario, siga estos
pasos.
1. En la seccin derecha de su Formulario de un Clic en el Botn
de Eliminar.
2. Usted observara que inmediatamente le aparecer esta
ventana.
Usar criterios
Usted a travs de los formularios tiene la posibilidad de filtrar la informacin
mostrada por uno a varios criterios.
1. En la seccin derecha de su Formulario de un Clic en el Botn de
Criterios.
2. Usted observara que los espacios reservados para capturar los
campos se limpian esperando que capture los criterios de bsqueda.
Despus de establecerlos presione los botones de Buscar siguiente o
Buscar anterior para que el formulario muestre todos los registros
que cumplen con los criterios establecidos.
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Consolidar
Para consolidar datos, se combinan los valores de varios rangos de datos. Por ejemplo, si tiene
una hoja de clculo de cifras de gastos para cada una de sus oficinas regionales, puede utilizar
una consolidacin para reunir estas cifras en una hoja de clculo de gastos para toda la
organizacin.
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Excel permite consolidar datos de varios modos. El mtodo ms flexible es crear frmulas que
hagan referencia a las celdas de cada rango de datos que se vaya a combinar. Las frmulas que
hacen referencia a las celdas de varias hojas de clculo se denominan frmulas 3D.
Utilizar frmulas 3D
Si utiliza referencias 3D (referencia 3D: referencia a un rango que ocupa dos o ms hojas de
clculo en un libro.) en las frmulas no habr restricciones en el diseo de los rangos de datos
independientes. Puede cambiar la consolidacin del modo que necesite. La consolidacin se
actualiza automticamente cuando cambian los datos de los rangos de origen.
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Puede configurar la consolidacin de modo que se actualice automticamente cuando cambien los
datos de origen, pero no podr modificar qu celdas y rangos se incluyen en la consolidacin.
Tambin puede actualizar la consolidacin manualmente, lo que le permitir cambiar las celdas y
los rangos incluidos en ella.
Asigne un nombre a cada rango: seleccione todo el rango, elija Nombre en el men Insertar,
haga clic en Definir y escriba un nombre para el rango.
2. Haga clic en la celda superior izquierda del rea donde desee que aparezcan los datos
consolidados.
3. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Consolidar.
4. En el cuadro Funcin, haga clic en la funcin de resumen (funcin de resumen: tipo de clculo
que combina datos de origen en un informe de tabla dinmica o una tabla de consolidacin, o
cuando se insertan subtotales automticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de
funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desea que utilice Microsoft Excel
para consolidar los datos.
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5. Haga clic en el cuadro Referencia, elija la etiqueta de hoja del primer rango que va a
consolidar, escriba el nombre que asign al rango y, a continuacin, haga clic en Agregar.
Repita este paso para cada rango.
6. Si desea actualizar la tabla de consolidacin automticamente cada vez que cambien los datos
en cualquiera de los rangos de origen y no est seguro de si ms tarde desear incluir rangos
diferentes o adicionales en la consolidacin, active la casilla de verificacin Crear vnculos
con los datos de origen.
7. Si realiza la consolidacin por posicin, deje en blanco las casillas bajo Usar rtulos en.
Microsoft Excel no copia los rtulos de fila o columna de los rangos de origen a la
consolidacin. Si desea rtulos para los datos consolidados, cpielos de uno de los rangos de
origen o introdzcalos manualmente. Si realiza la consolidacin por categora, active las
casillas de verificacin bajo Usar rtulos en que indican dnde estn localizados los rtulos en
los rangos de origen: en la fila superior, la columna izquierda o ambas. Los rtulos que no
coincidan con los de las otras reas de origen producirn filas o columnas independientes en la
consolidacin.
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Microsoft Excel Expert
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Tabla de datos
Las tablas de datos son parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de
anlisis Y si. Una tabla de datos es un rango de celdas que muestra cmo afecta el cambio de
algunos valores de las frmulas a los resultados de las mismas. Las tablas de datos constituyen un
mtodo abreviado para calcular varias versiones en una sola operacin, as como una manera de
ver y comparar los resultados de todas las variaciones distintas en la hoja de clculo.
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Escenarios
Los escenarios son parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de
anlisis. Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Excel guarda y puede sustituir
automticamente en la hoja de clculo. Puede utilizar los escenarios para prever el resultado de un
modelo de hoja de clculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de
clculo y, a continuacin, pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintos
resultados.
Crear un escenario
1. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en
Anlisis Y si y, despus, en Administrador de escenarios.
2. Haga clic en Agregar.
3. En el cuadro Nombre de escenario, escriba un nombre para el
escenario .En el cuadro Celdas cambiantes, introduzca las referencias de
las celdas que desee cambiar.
Para preservar los valores originales de las celdas cambiantes, cree
un escenario que utilice los valores originales de las celdas antes de
crear escenarios que cambien valores.
4. En Proteger, seleccione las opciones que desee.
5. Haga clic en Aceptar.
6. En el cuadro de dilogo Valores del escenario, introduzca los valores que desee
para las celdas cambiantes.
7. Para crear el escenario, haga clic en Aceptar.
8. Si desea crear escenarios adicionales, haga clic de nuevo en Agregar y repita el
procedimiento. Cuando termine de crear los escenarios, elija Aceptar y haga clic en
Cerrar en el cuadro de dilogo Administrador de escenarios.
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Eliminar un escenario
1. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Anlisis Y si y, despus,
en Administrador de escenarios.
2. Haga clic en el nombre del escenario que desee eliminar y, a continuacin, haga clic en
Eliminar.
Modificar un escenario
Si se mantiene el nombre original de un escenario despus de haber hecho cambios en el mismo,
los nuevos valores de las celdas cambiantes sustituirn a los valores del escenario original.
1. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Anlisis Y si y,
despus, en Administrador de escenarios.
2. Haga clic en el nombre del escenario que desee modificar y, a continuacin, haga clic en
Modificar.
3. Haga los cambios que desee.
4. En el cuadro de dilogo Valores del escenario, introduzca los valores que desee para las
celdas cambiantes.
5. Siga uno de estos procedimientos:
Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.
Para regresar al cuadro de dilogo Administrador de escenarios sin cambiar el escenario actual,
haga clic en Cancelar.
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Buscar objetivo
Esta herramienta es un mtodo para buscar un valor especfico para una celda ajustando el valor
de otra celda. Cuando se busca un objetivo, Excel vara el valor de una celda que especifique
hasta que una frmula que sea dependiente de esa celda devuelva el resultado deseado
Buscar objetivo es parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de
anlisis. En el caso de que conozca el resultado deseado de una sencilla, pero no la variable que
determina el resultado, podr utilizar la funcin Buscar objetivo haciendo clic en Buscar objetivo
en la ficha Datos en el grupo, Herramientas de datos, haga clic en Anlisis Y si. Al realizar una
bsqueda de objetivo, Microsoft Excel vara el valor de celda especfica hasta que una frmula
dependiente de dicha celda devuelve el resultado deseado.
En este lugar se determina la
posicin de la celda a la cual le
queremos hacerle una
modificacin a su valor.
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En la seccin de Definir celda, necesariamente tiene que tener una formula para que
pueda modificar los valores y realizar las iteraciones necesarias para encontrar el valor
deseado.
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Solver
Solver es parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de anlisis. Con
Solver, puede buscarse el valor ptimo para una frmula de celda, denominada celda objetivo, en
una hoja de clculo. Solver funciona en un grupo de celdas que estn relacionadas, directa o
indirectamente, con la frmula de la celda objetivo. Solver ajusta los valores en las celdas
cambiantes que se especifiquen, denominadas celdas ajustables, para generar el resultado
especificado en la frmula de la celda objetivo. Pueden aplicarse restricciones para restringir los
valores que puede utilizar Solver en el modelo y las restricciones pueden hacer referencia a otras
celdas a las que afecte la frmula de la celda objetivo.
Utilizar solver
La opcin Solver de EXCEL sirve para resolver problemas de optimizacin lineal y no lineal.
Con Solver es posible resolver problemas que tengan hasta 200 variables de decisin, 100
restricciones explcitas y 400 simples (cotas superior e inferior o restricciones enteras sobre las
variables de decisin). La ventana con los parmetros de Solver aparecer tal y como se muestra a
continuacin:
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Si hace clic en el campo Referencia de la celda podr especificar la ubicacin de una celda (por lo
general, una celda con una frmula).
Introduzca el tipo de restriccin haciendo clic en la flecha del campo central desplegable (<=, >=, =,
int, donde int se refiere a un nmero entero, o bin, donde bin se refiere a binario).
El campo Restriccin puede llevar una frmula de celdas, una simple referencia a una celda o un
valor numrico. El botn Agregar aade la restriccin especificada al modelo existente y vuelve a
la ventana Agregar restriccin. El botn Aceptar aade la restriccin al modelo y vuelve a la
ventana Solver.
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6. Al hacer clic en el botn Opciones, aparece la ventana Opciones de Solver, en esta ventana
usted puede determinar el mtodo y las consideraciones que usar solver para encontrar el
valor deseado.
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Usar escala automtica: Es til si el modelo que utiliza tiene una escala defectuosa (si las
entradas son de rdenes de magnitud completamente diferentes).
Mostrar resultados de iteraciones: Si le interesa ver la informacin iteracin por iteracin (esto
aleta mucho el tiempo de procesamiento).
7. Al hacer clic en el botn Resolver, aparece la ventana Resultados de solver, en esta ventana
solver le indicara si encontr una solucin a nuestro problema y le dar una gama de opciones
para mostrar o conservar los valores obtenidos.
Lleve a cabo una de las acciones siguientes:
Para mantener los valores de la solucin en la hoja de clculo, haga clic en Utilizar solucin
de Solver en el cuadro de dilogo Resultados de Solver.
Para restaurar los datos originales, haga clic en Restaurar valores originales.
Puede guardar un Escenario con los valores obtenidos por solver, para compararlos con otras
soluciones o con el valor original del problema.
Puede crear un informe en donde en una hoja nuevo se resuman las principales restricciones y
valores del modelo.
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Microsoft Excel Expert
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Importar datos
Importar datos de bases de datos
1. Haga clic en la celda en la que desea colocar los datos de la base de datos de Access.
2. En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde Access.
3. En la lista Buscar en, busque y haga doble clic en la base de datos de Access que desea
importar. En el cuadro de dilogo Seleccionar tabla, haga clic en la tabla o consulta que
desea importar y luego haga clic en Aceptar.
4. En el cuadro de dilogo Importar datos, haga lo siguiente:
En Seleccione cmo desea ver estos datos en el libro, siga uno de los
procedimientos siguientes:
o
o
o
70
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Utilice Query u otro programa slo si necesita realizar tareas de consulta especializadas como las
siguientes:
Filtrar filas o columnas de datos antes de traerlos a Excel.
Crear una consulta de parmetros (consulta de parmetros: tipo de consulta que, cuando se
ejecuta, pide los valores (criterios) que se utilizarn para seleccionar los registros para el
conjunto de resultados, de modo que una misma consulta puede utilizarse para recuperar
diferentes conjuntos de resultados.).
Ordenar datos antes de traerlos a Excel.
Unir varias tablas.
Microsoft Query proporciona un cliente sencillo, fcilmente accesible desde dentro de Excel, para
realizar estas tareas de consulta especializadas.
Puede utilizar Query para configurar orgenes de datos ODBC y recuperar datos. En Query, puede
utilizar el Asistente para consultas para crear una consulta (consulta: en Query o Access, medio
de buscar registros que responden a una pregunta concreta sobre los datos de una base de datos.)
simple, o puede emplear criterios ms avanzados en Query para crear una consulta ms compleja.
Puede obtener acceso a Query desde Excel o crear una consulta desde el Asistente para tablas
y grficos dinmicos.
72
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Actualizacin de datos
Excel proporciona diversas opciones para actualizar datos importados, entre las que se incluyen la
actualizacin de datos cada vez que se abra el libro y la actualizacin automtica de los mismos a
intervalos de tiempo determinados. Puede continuar trabajando en Excel mientras los datos se
estn actualizando y tambin puede comprobar el estado
de la actualizacin en todo momento.
1. Haga clic en el informe de tabla dinmica que est
basado en el archivo de cubo sin conexin.
2. En el grupo Conexiones de la ficha Datos, haga clic
en la flecha situada al lado de Actualizar y, a
continuacin, en Actualizar.
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Si el origen de externo requiere una contrasea para tener acceso a los datos, puede hacer que
sea necesario insertarla cada vez que se actualice el rango de datos externos.
Cuando se ampla un rango de datos externos y se reciben ms registros, Excel puede copiar
frmulas en columnas adyacentes o dentro del rango de datos de forma que permanezcan junto a
los datos correspondientes.
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Macros
Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel, puede automatizarla mediante una
macro. Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en un
mdulo de Microsoft Visual Basic for Aplication y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario realizar la tarea.
Cuando grabe una macro, la grabadora de macros graba todos los pasos necesarios para
completar las acciones que desea grabar. En los pasos grabados no se incluye el desplazamiento
por la cinta de opciones.
Si la ficha Programador no est disponible, haga lo siguiente para mostrarla:
1. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Opciones
de Excel.
2. En la categora Ms frecuentes, bajo Opciones principales para trabajar con
Excel, active la casilla de verificacin Mostrar ficha Programador en la cinta de
opciones y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Macros grabadas
Al grabar una macro, Excel almacena informacin sobre cada paso ejecutado en la hoja de
calculo o Libro en un Modulo, para despus ejecutar ese cdigo cuando lo necesite.
Antes de grabar o escribir una macro hay que tener en cuenta los siguientes puntos:
1. Planifique los pasos y los comandos que desea que ejecute la macro antes de grabarla.
2. Si se comete algn error mientras se graba la macro, tambin se grabarn las correcciones
que se realicen.
3. Cada vez que se grabe una macro, sta se almacenar en un nuevo mdulo adjunto a un libro.
75
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El primer carcter del nombre de la macro debe ser una letra. Los dems caracteres
pueden ser letras, nmeros o caracteres de subrayado. No se permiten espacios en un
nombre de macro; puede utilizarse un carcter de subrayado como separador de
palabras.
No utilice un nombre de macro que tambin sea una referencia de celda; de lo contrario
puede aparecer un mensaje indicando que el nombre de la macro no es vlido.
3. Si desea ejecutar la macro presionando un mtodo abreviado, escriba una letra en el cuadro
Tecla de mtodo abreviado. Puede utilizarse CTRL+ letra (para letras minsculas) o CTRL+
MAYS + letra (para letras maysculas), donde letra es cualquier tecla del teclado. La tecla de
mtodo abreviado que se utilice no puede ser ni un nmero ni un carcter especial como
@ o #.
La tecla de mtodo abreviado suplantar a cualquier tecla de mtodo abreviado
predeterminada equivalente en Microsoft Excel mientras est abierto el libro que
contiene la macro.
4. En el cuadro Guardar macro en, haga clic en la ubicacin en que desea almacenar la macro.
Si desea que la macro est disponible siempre que utilice Excel, seleccione Libro de macros
personal, si desea que funcione solo en este libro o en libro nuevo seleccione la opcin
respectiva.
5. Si desea incluir una descripcin de la macro, escrbala en el cuadro Descripcin.
77
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En esta ventana se puede ejecutar Paso a paso para revisar los procedimientos que va
realizando la macro, Cancelar la ejecucin, Eliminar una macro, Modificarla o agregarle
un mtodo abreviado.
4. Tambin puede ejecutar la macro con la combinacin de teclas que le asigno presionando
Ctrl + La letra asignada.
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59
VBA
VBA significa Visual Basic for Applications. Es un lenguaje de programacin que surge de
Visual Basic (VB), esta adaptado a Excel, para trabajar con celdas, hojas, columnas etc. (es
decir, los objetos de la aplicacin Excel).
Con este lenguaje de programacin puedes crear tus propios programas en Excel.
Estos programas pueden ser todo desde una macro (una pequea programa VBA, por ejemplo un
atajo personalizado) hasta una aplicacin entera con listas desplegables, mens etctera.
Origen de VBA
Es de Microsoft, y surge de BASIC (Beginners All-purpose Symbolic Instruction Code, o
Cdigo de Instrucciones Simblicas de Uso General para Principiantes), el cual es un
lenguaje que tiene muchos aos ya (desde los aos sesenta).
Tipos de VBA
VBA existe para todas las aplicaciones de Microsoft Office, y estas se llaman 'host aplicacions'.
As que hay VBA para Excel, otro para Word etc. Cada VBA se parece al resto, pero tambin
tienen diferencias, por servir a distintos 'host aplications'. Excel utiliza, por supuesto, VBA para
Excel.
80
Declarar variables
Una variable se declara empleando el comando DIM. DIM significa Dimensin, y viene del antiguo
BASIC. Al declarar, puedes indicar el nmero de dimensiones que la variable va a tener (ej.
guardar nmeros dentro de una variable, en 3 dimensiones).Para que sea ms fcil leer el cdigo,
pon un indicador en el nombre de la variable. As basta con leer el nombre de la variable para
saber de que tipo es. Puede ser str para String, int para Integer etc. Una alternativa al DIM es
Public. La variable ser accesible desde todas partes de t proyecto VBA.
81
Ubicacin
Accesible
Tipos de variables
Abajo presentamos los ms frecuentes tipos de variable de VBA.
Tipo
Byte
Boolean
Integer
Long (long int.)
Single
Bytes
1
1
2
4
4
Descripcin
0-255
True/False
-32.768 hasta + ...
-2.147.483.648 hasta + ...
-3,402823 E38 hasta + ...
Comentario
Integrales positivos
Valores discretos
Integrales
Integrales
Decimales
82
Double
Currency
Date
Object
String
String (long. fija)
Variant
8
8
8
4
10+
1+
16+
Decimales
Nmero, 4 dec.
Fechas
Ej. "Workbook"
Texto
Texto
Cubre la mayora
Descripcin
If-Then-Else
Si la condicin es verdadera, se ejecuta el bloque de
sentencias 1, de lo contrario, se ejecuta el bloque de
sentencias 2.
Select (Expresin)
Case Valor1
(Bloque de sentencias 1)
Case Valor2
(Bloque de sentencias 2)
Case Valor n
(Bloque de sentencias 3)
Case Else
(Bloque de sentencias "Else")
End Select
Select-Case
Do While (Condicin)
(Bloque de sentencias)
Loop
Do-While
Mientras la condicin sea verdadera, se ejecutarn
las sentencias del bloque.
Do
(Bloque de sentencias)
Loop Until (Condicin)
Do-Until
Se ejecuta el bloque de sentencias, hasta que la
condicin sea verdadera
With Objeto
Instrucciones
End UIT
For-Next
83
Cdigos ms comunes
Cdigo
Range("A1").Select
Activecell.FormulaR1C1="Era21"
Selection.Font.Bold = Trae
Selection.Font.Italic = Trae
Selection.Font.Underline =
xlUnderlineStyleSingle
With Selection.HorizontalAlignment =
xlCenter
End With
With Selection.HorizontalAlignment = xlLeft
End With
With Selection.HorizontalAlignment = xlRight
End With
With Selection.Font.Name = "AGaramond"
End With
Accin
Trasladarse a una Celda
Escribir en una Celda
Letra Negrita
Letra Cursiva
Letra Subrayada
Centrar Texto
Alinear a la izquierda
Alinear a la Derecha
Tipo de Letra(Fuente)
With Selection.Font.Size = 15
End With
Selection.Copy
ActiveSheet.Paste
Selection.Cut
Selection.EntireRow.Insert
Selection.EntireRow.Delete
Selection.EntireColumn.Insert
Selection.EntireColumn.Delete
Copiar
Pegar
Cortar
Insertar Fila
Eliminar Fila
Insertar Columna
Workbooks.Open
Filename:="C:\Mis documentos\video safe
3.xls"
Eliminar Columna
Abrir un Libro
60
Microsoft Excel Expert
84
3. En cuadro de edicin Nombre de Archivo, teclee el nombre para el archivo donde se guardar
el mdulo, observe que .BAS es la extensin de estos archivos.
4. Pulse sobre el botn Guardar.
85
Importar un mdulo.
1. Active el editor Visual Basic.
2. Active opcin de la barra de mens Archivo/ Importar Archivo. Aparece un cuadro de dilogo.
3. Seleccione en la lista Buscar en: la carpeta donde tiene ubicado el archivo a importar.
4. Una vez localizada la carpeta, seleccione el archivo a importar y pulse sobre Abrir.
Observe como en la ventana de proyecto se ha incorporado un nuevo mdulo que contiene todos
los procedimientos y funciones del archivo importado.
61
Microsoft Excel Expert
86