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Contenido
PRESENTACIN
INTRODUCCIN
LA COLECCIN BIBLIOGRFICA
EVALUACIN DE LA COLECCIN
DESCARTE BIBLIOGRFICO
a) Definicin
b) Objetivo
c) Fundamentos jurdicos
CRITERIOS PARA EL DESCARTE BIBLIOGRFICO
a) De contenido
b) Fsicos y ambientales
c) Funcionalidad en el servicio
d) Tipos de materiales que no deben descart arse
CRITERIOS DE REUBICACIN BIBLIOGRFICA
PROCEDIMIENTO DEL DESCARTE BIBLIOGRFICO EN LAS BIBLIOTECAS PBLICAS DE LA
RED NACIONAL
a) rea: Biblioteca pblica
b) rea: Coordinacin Estatal o Delegacional de Bibliotecas Pblicas
c) rea: Direccin de Apoyo Bibliotecolgico de la Direccin General de Bibliotecas del Conaculta
RECOMENDACIONES PRCTICAS
GLOSARIO
ANEXOS
1.- Formato Solicitud de Desincorporacin de Bienes Muebles por no ser t il a la UR
2.- Formato Dictamen de no utilidad
3.- Formato de reubicacin de material bibliogrfico (con proceso tcnico)
Presentacin
El ptimo funcionamiento de una biblioteca es el resultado de una diversidad de
actividades relacionadas con el adecuado manejo de sus mltiples element os y
recursos. Cada una de esas actividades requiere conocimientos especficos, que una
buena prctica fija y enriquece para contribuir al mejoramiento constante del
bibliotecario, uno de los pilares de la calidad de la biblioteca y sus servicios.
Para introducir al bibliotecario al dominio de estos conocimientos y habilidades, la
Direccin General de Bibliotecas del Consejo Nacional para la Cultura y las Artes
publica esta serie de manuales, instructivos y reglamentos que apoyan los talleres y
cursos de capacitacin y formacin bibliotecarias que imparte ao con ao en toda la
Repblica.
Capacitacin y formacin de recursos humanos dirigidas a servir cada vez mejor a
los miles de usuarios que diariamente acuden a las bibliotecas pblicas en busca de
informacin, disfrute y conocimiento a travs de la lectura.
Introduccin
La biblioteca pblica es una entidad cultural que, por las caractersticas especficas de
su misin en la comunidad, requiere de una const ante actualizacin y dinamismo, tanto
en los servicios que ofrece como en sus colecciones. En todo momento debe mantener
una tendencia clara hacia la mejora, a fin de fortalecer el papel que le corresponde
como puerta a un mundo de conocimiento e informaci n, siempre con respuestas a las
necesidades de lectura de su comunidad.
Para el logro de este objetivo, un factor importante a considerar es el crecimiento y
desarrollo ordenado de las colecciones, pues ello repercute de manera directa en su
equilibrio temtico y en la eficiencia de los servicios que ofrece. En este sentido, se
hace necesaria la definicin de normas que auxilien a los bibliotecarios en la
evaluacin constante de la calidad y actualidad de los materiales documentales.
La constante atencin del bibliotecario en el funcionamiento, conservacin fsica y
actualidad del contenido de la coleccin en servicio, especialmente de las obras de
mayor consulta, facilitar la toma de decisiones sobre el mejoramiento de la calidad y
pertinencia del acervo; entre ellas se podr optar por la reubicacin o el retiro de las
obras del fondo bibliogrfico que no tuvieron o que han dejado de tener una funcin til
para los usuarios.
El propsito de esta gua es definir de manera clara y accesible en qu consiste este
proceso, as como brindar una serie de lineamientos que auxilien a los bibliotecarios en
la toma de decisiones en cuanto a la preservacin, reubicacin o descarte de
materiales bibliogrficos, audiovisuales o de multimedia del acervo bibliotecario. As , la
Direccin General de Bibliotecas del CONACULTA ofrece a los bibliotecarios una
herramienta de trabajo que permita llevar a cabo esta actividad de manera correcta y
organizada.
La coleccin documental
DEFINICIN
Es el material bibliogrfico, audiovisual y multimedia que integra todas las reas del
conocimiento humano, los cuales se encuentran clasificados y catalogados en el
Sistema Dewey1 , con el cual se forma la coleccin de la biblioteca pblica.
Actualmente en las colecciones se han incluido materiales en diversos formatos y
soportes, los cuales se agrupan de acuerdo a sus caractersticas:
BIBLIOGRFICOS
Los materiales bibliogrficos son aquellos en los que la informacin se encuentra
impresa, generalmente en papel. Constituyen la ma yor parte del acervo de la
biblioteca. Los ms comunes son
Libros
Publicaciones peridicas
Folletos
AUDIOVISUALES
Son aquellos materiales que brindan informacin a travs de la imagen y el sonido . Se
dice especialmente de herramientas didcticas que se valen de grabaciones acsticas
acompaadas de imgenes pticas. 2
Diapositivas
Pelculas
Videocasetes
Discos compactos
RECURSOS ELECTRNICOS
Se entiende por recurso electrnico: Material (Datos y/o Programa(s) codificado para
ser manipulado por equipo de computo, incluye materiales que requieren la utilizacin
de un perifrico (por ejemplo un lector de CD -ROM, conectado a una computadora) y
los servicios en lnea.
Evaluacin de la coleccin
Para garantizar la calidad en el servicio, la coleccin documental debe evaluarse por lo
menos una vez al ao, de preferencia antes de la recepcin de material de
mantenimiento, para efecto de mantener actualizado el acervo.
Estos son algunos de las acciones que pueden resultar de una evaluacin detallada y
responsable de la coleccin de una biblioteca pblica, prctica que sin duda contribu ir
a tener un mejor conocimiento de las necesidades informativas de los usuarios, as
como de los recursos disponibles y de las carencias que se deben resolver.
Si dentro de las acciones a realizar se determina el retiro de algunas obras de la
coleccin, entonces se iniciar el proceso de descarte bibliogrfico, el cual implica
una serie de preparativos, requisitos y trmites que es importante atender para
desarrollar esta tarea de manera satisfactoria.
Considerando que los materiales bibliogrficos que se encuentran en las bibliotecas
pblicas son propiedad federal, el descarte requiere de la concurrencia de diversas
entidades del gobierno federal, estatal y/o delegacional.
En el presente instructivo se exponen una serie de lineamientos que permitirn
sostener el argumento legal para la autorizacin de este proceso, as como los pasos a
seguir para que cada una de las instancias participe dentro de su competencia.
Descarte bibliogrfico
a) Definicin
El descarte bibliogrfico consiste en la evaluacin crtica de la coleccin con el
propsito de retirar los libros que por su obsolescencia, deterioro por el uso o por
agentes naturales, entre otras causas, no cumplen con una funcin de utilidad para los
usuarios de la biblioteca. 6
b) Objetivo
La finalidad del proceso de descarte radica en la depuracin del acervo, en la
bsqueda de estrechar su pertinencia con las demandas de lectura formativa,
informativa y de recreacin de su comunidad, retirando lo que ya no es de utilidad para
permitir su crecimiento y renovacin con la llegada de nuevos ttulos.
c) Fundamentos jurdicos
Los bienes bibliogrficos con los que presta servicio la biblioteca pblica son bienes
fungibles, es decir sujetos a un deterioro por el uso, circunstancias ambientales,
6
Ideas para una operacin de expurgo en la biblioteca pblica, consultable en Rincn del
bibliotecario. en: http://rincondelbibliotecario.blogspot.com/2009/10/ideas -para-unaoperacion-de-expurgo-en.html. [consultado el 30 de agosto, 2011]
Mxico. Ley General de Bibliotecas, TEXTO VIGENTE ltima reforma publicada DOF 23-06-09,
consultable en http://www.normateca.gob.mx///Archivos/50_D_2110_09 -07-2009.pdf
Mxico. Congreso. Cmara de Diputados. Centro de Documentacin, Informacin y Anlisis en lnea. en :
http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/267.pdf [consultado el 31 de agosto, 2011]
Mxico. Secretara de la Funcin Pblica, en: http://www.funcionpublica.gob.mx/index.php/normas generales-de-menu-legislacion.html [Consultado el 31 de agosto, 2011]
anexo 1 se presenta un formato, as como el instructivo respectivo, mismos que pueden ser
utilizados en su formulacin.
Tratndose de la donacin, en la autorizacin que, en su caso, otorgue el Oficial Mayor o
equivalente en las dependencias.
material a alguna instancia pblica federal, estatal, municipal y/o delegacional que se
ocupe mediante oficio de peticin y acta de recepcin-entrega del material, para su
destruccin total o reciclado.
Cabe que sealar que de preferencia se buscar la forma de reciclar el papel de los
libros seleccionados para descarte, como es el caso del convenio actual que tiene el
Conaculta con la Comisin Nacional del Libro de Texto Gratuito (Conaliteg) quien
adems de recibir el material previa desincorporacin oficial, acude a cualquier ciudad
del pas para recoger de manera concentrada 2.5 toneladas para su posterior
reciclaje.
En el caso de bibliotecas afectadas en sus colecciones por fenmenos naturales tales
como: huracanes, incendios, inundaciones, terremotos, entre otros, es necesario a la
brevedad posible retirar el material en cajas, recabar datos aproximados de cantidad y
emitir una Acta de Hechos en la cual se describa el fenmeno acontecido, fecha y hora,
relacin de los bienes afectados y detalle del dao sufrido. El acta deber de ser
firmada por las autoridades de la biblioteca, la Coordinacin Estatal y/o Delegacional y
enviar a la Direccin General de Bibliotecas, copia del documento e imgenes que
acrediten lo que se describe.
Para llevar a cabo la salida del material daado para su destruccin total, es necesario
solicitar un dictamen de riesgos para el personal bibliotecario y usuarios de la
biblioteca, a instancias de salud, proteccin civil o ecologa, estatales, municipales y/o
delegacionales, mediante el cual la salida del material este fundamentada y dicha
instancia se haga cargo de la destruccin final del material.
Toda la documentacin generada para dicho trmite deber de ser enviada en copia a
la Direccin General de bibliotecas para el expediente de la biblioteca.
Criterios de
Descarte bibliogrfico
Una vez establecida la necesidad del descarte en la biblioteca pblica, se definirn los
criterios de seleccin para llevar a cabo dicho proceso. Estos pueden ser de contenido,
fsicos o de funcionalidad; en cualquier caso es conveniente aplicar una interpretacin
objetiva que depender de las necesidades informativas de cada biblioteca. Por tal
razn, los criterios que a continuacin se presentan pueden ser flexibles, en cuanto a
la funcin que cumple cada obra en el conjunto de la coleccin. Los ms comunes son:
Criterios de descarte
De contenido
Fsicos,
qumicos y
biolgicos
Funcionalidad
en el servicio
Contenido obsoleto:
Obras y estadsticas
desactualizadas, textos de uso
personalizado, folletos y
trpticos antiguos, obras de
carcter proselitista, entre
otros.
Mal uso (mutilados,
desencuadernados,
estropeados, rayados)
Deterioro causado por
agentes qumicos y/o
biolgicos: papel cido,
humedad, hongos e insectos
Problemas de edicin
(hojas en blanco, paginas
repetidas, texto al revs o
incompleto), engargolados
Destino del
material
Descarte
definitivo
Descarte
definitivo
Descarte
definitivo
De contenido
Obsoleto: Obras cuyo contenido ha perdido vigencia y que han dejado de tener
utilidad actual. Es indispensable considerar que la obsolescencia no tiene que ver
necesariamente con la cantidad de aos en uso o con el ao de edicin, sino
bsicamente con la actualizacin y vigencia de su contenido.
Por ejemplo:
Textos de uso personalizado : Por lo general son obras con fines didcticos
diseadas para uso individual, que incluyen cuestionarios o ejercicios, para ser
resueltos por los usuarios en el texto m ismo; cuando esto sucede, los materiales
pierden su utilidad.
Acidez
Proceso qumico que provoca la prdida de flexibilidad en el papel, debido a un
proceso llamado hidrlisis, trmino utilizado para describir la descomposicin de la
cadena molecular de la celulosa (fibra vegetal), por la cual el papel se debilita
volvindose frgil y quebradizo, tomando colores amarillentos y cafs. La causa
ms comn es la constante exposicin del material a la luz natura l como artificial. 10
10
McCleary, John y Luis Crespo. El cuidado de libros y documentos. Madrid : Clan editorial, 2001. 2. ed.
pp.23
Humedad
La humedad acelera el envejecimiento del papel en combinacin con agentes
contaminantes cidos especialmente dixido de azufre (SO2), que se encuentran en
el medio ambiente, favoreciendo el comienzo de los procesos de hidrlisis y/o
oxidacin dejando manchas y modificando la forma original de los libros. 11
11
Ibdem. p. 33
Hongos
Materiales daados por microorganismos biolgicos, que provocan una gran
cantidad de manchas negras, rojas, verdes o amarillas que corresponden al
florecimiento de plantas diminutas conocidas genricamente como hongos. Para su
desarrollo necesita bsicamente tres elementos: humedad, temperatura alta y una
fuente nutritiva, los libros. Hay que agregar que los hongos no solo atacan a los
materiales impresos, sino que tambin son un factor de riesgo para el hombre. 12
12
Ibdem. p.91.
. Insectos:
La fuente principal de los insectos que daan el papel es la celulosa. Cambian de forma y
apariencia a medida que crecen y se desarrollan. Lo importante de los insectos es que pueden vivir
en rangos amplios de temperatura y humedad relativa, por lo que una biblioteca con poca
ventilacin y carente de higiene, es proclive a la proliferacin de estos organismos.
Los insectos que atacan principalmente el material celulsico y proteico son: el pececillo de plata,
los escarabajos, las cucarachas, termitas, caracoles, caros, polillas y el piojo de los libros.
Los principales daos que se generan son: destruccin, perforaciones, roturas, manchas,
debilitamiento y degradacin del libro.
Es importante sealar los ejemplares que se encuentren con estas caractersticas, los cuales se
unificarn al criterio de hongo.
Funcionalidad en el servicio
Problemas de edicin (Impresin deficiente): Aquellos que tienen errores de
edicin o de tipografa que impidan la lectura adecuada y continua. Ejemplos: hojas
en blanco, paginas repetidas, texto al revs o incompleto.
Reubicacin
De contenido
Funcionalidad en el
servicio
Destino del
material
Reubicacin
Reubicacin
De contenido
Baja o nula consulta: Son aquellas obras que por su carcter temtico o nivel
de especializacin no sean de inters para los usuarios o no correspondan a los
programas especficos de lectura de la biblioteca pblica, por ello, solo podrn
Obras en otros idiomas: Cuando el idioma en el que estn escritas las obras
sea inaccesible para los usuarios de la biblioteca, stas debern reubicarse.
Libros antiguos, raros y valiosos: Obras que por sus caractersticas temticas ,
fecha de edicin y de autores locales posean un alto valor bibliogrfico e histrico;
por tanto es preferible destinarlas a bibliotecas con fondos histricos o reservados ,
que cuenten con el espacio y la infraestructura necesaria para su conservacin .
Funcionalidad en el servicio
Exceso de ejemplares: Cuando el nmero de ejemplares excede las
necesidades informativas de las bibliotecas, y que ocupan un espacio que requieren
otros materiales. En general se recomienda que por cada obra existan tres o cuatro
ejemplares como mximo. En casos muy especficos, cuando la demanda del libro
es alta, podrn conservarse ms ejemplares de reserva.
Obras de gran formato: Tanto las obras de gran formato como las muy
pequeas presentan dificultades para la consulta y el manejo dentro de la
biblioteca, por lo que requieren de excesivo cuidado. La aplicacin del descarte en
estos casos slo se podr determinar si la obra carece de utilidad para los usuarios
o en caso de que la biblioteca no cuente con los espacios adecuados para consulta.
S la coleccin de la biblioteca cuenta con material documental que puede ser til en
otra biblioteca, este se deber de capturar en el formato Relacin de libros para
reubicacin con proceso tcnico (ver anexo 3), para que la Coordinacin Estatal
y/o Delegacional gestione su reubicacin en otra biblioteca pblica de la Red
Estatal o delegacional.
El encargado de la biblioteca donadora emitir un oficio de entrega recepcin al
encargado de la biblioteca beneficiada sealando cantidad de material y anexando la
relacin del material reubicado, con el visto bueno de la Coordinacin correspondiente.
La biblioteca receptora proceder a recibir la coleccin siguiendo los pasos que se
menciona en el instructivo Las dotaciones de mantenimiento 13
Tipos de materiales que no deben descartarse
Al realizar el balance de las obras que se destinarn a descarte, es importante
considerar no slo las condiciones de obsolescencia, ya que existen obras y
documentos que por sus caractersticas es indispensable conservar, como es el caso
de:
Ttulos con gran valor para la investigacin: Obras especializadas que por su
tipo o temtica sean recursos importantes para la investigacin y consulta de un
nmero considerable de usuarios.
13
Las dotaciones de mantenimiento , 3a. ed., Mxico, Conaculta -Direccin General de Bibliotecas, 2001, 50
pp. (Instructivos)
14
Es importante una vez capturado todos los criterios, hacer un cuadro concentrador
con la siguiente informacin:
CRITERIOS
NO. TTULOS
NO. VOLUMENES
NO. DE CAJAS
TOTALES
la
de
el
la
Ventilacin: Una buena ventilacin, para asegurar la circulacin del aire donde
se encuentren los materiales, evita la concentracin de alta temperatura y
humedad.
Obras consultadas
El archivo vertical, 2. ed. Mxico : Conaculta. Direccin General de Bibliotecas,
2002, 41 p. (Serie Instructivos).
El buzn de sugerencias, 2. ed. Mxico : Conaculta. Direccin General de
Bibliotecas, 2001, 27 p. (Serie Instructivos).
Child, Margaret, Polticas de colecciones y preservacin , pp. 33-36, en: El
Manual de Preservacin de Bibliotecas y Archivos del Northeast Document
Conservation Center, edit. Sherelyn Ogden, 3 a . ed. rev. y amp., Santiago de
Chile : Centro Nacional de Conservacin y Restauracin-DIBAM, 2000, 371pp.
en:
http://www.nedcc.org/spplam/sptitle.htm
(documento
completo)
(Consultado en agosto 2011).
Confrontacin acervo-catlogos. Mxico : Conaculta.Direccin
Bibliotecas, 1993, 76 pp. (Serie Instructivos).
General
de
Glosario
Bibliografa: Ciencia que tiene como
clasificacin de los textos impresos.
objetivo
la
investigacin,
descripcin
MARTINEZ ASSAD,
CARLOS et al.
REVOLUCIONARIOS
FUERON TODOS
Pza.
Pza.
Pza.
Pza.
Pza.
Elabor
Nm. Solicitud :
DGB/Desincorporacin/000/0000
Cantidad
(No. de
ejemplar
(es)
Estado
Fsico
(Criterio de
descarte No. de caja)
Acidez - 1 - 1
Tipo de Material
(segn lista de
valores mnimos)
Papel
proveniente de
revistas,
publicaciones y
folletos
Papel
proveniente de
revistas,
publicaciones y
folletos
Papel
proveniente de
revistas,
publicaciones y
folletos
Papel
proveniente de
revistas,
publicaciones y
folletos
Papel
proveniente de
revistas,
publicaciones y
folletos
Dictamen de
Afectacin
Deterioro
General
Deterioro
General
Deterioro
General
Deterioro
General
Deterioro
General
Autorizo
Vo. Bo.
Vo. Bo.
Valor unitario
en pesos
(segn lista
de valores
mnimos )
(Se deja en
blanco)
SUBDIRECCIN DE DESARROLLO
DE ACERVOS
ANEXO 2
a)
b)
c)
d)
e)
f)
No son susceptibles de aprovechamiento en el servicio por una causa distinta de las seal adas.
OBSERVACIONES.
(9)
Material
bibliogrfico
procedente
de
la
Biblioteca.No.
de
coleccin:.Municipio:.., Estado:, el cual debido al deterioro fsico por el uso, la obsolescencia de
sus contenidos, as como, por procesos qumicos y/o biolgicos que han daado una parte o la totalidad del material
que lo constituye, han dejado de ser tiles para el servicio de lectura y consulta de los usuarios de este espacio
bibliotecario.
Mxico, D.F. a
de
del 2011
(10)
LUGAR Y FECHA
Elabor
_________________________________________
Autorizo
_______________________________________
Vo. Bo.
Vo. Bo.
____________________________ _____________
_______________________________________
ANEXO 3
Nombre de la Biblioteca:
Estado:
Nm. de Coleccin:
Municipio o Delegacin:
Criterio de Reubicacin:
No.
Nm. de Caja:
Localidad o
Colonia:
Total de Libros:
Pie de Imprenta
(lugar : editorial,
ao)
Fecha:
Nm.
de Ej.
Nm.
Tarjeta
Signatura Topogrfica
1
2
3
4
5
6
7
8
No. De Adquisicin