Como elevar a produtividade em um escritrio de arquitetura

Por Juliana Nakamura

AU - Edio 242 - Maio/2014

Produzir mais em menos tempo um dos sonhos de consumo do mundo

contemporneo. No caso especial dos escritrios de arquitetura, produtividade
significa concluir os projetos com eficincia, dentro dos prazos acordados, e manter
um bom fluxo de trabalho, suficiente o bastante para manter a empresa em
equilbrio financeiro. Na prtica, fazer isso requer um grande esforo de gestores e
lderes de projetos para criar um clima organizacional propcio produo. preciso
tambm manter, a todo o momento, o engajamento e o envolvimento dos membros
da equipe para que todos, juntos, faam o barco andar.
PLANEJAR SIM
Quem est preocupado em elevar a produtividade deve, antes de tudo, elaborar um
bom planejamento. "O problema que planejar e sistematizar nem sempre so
atividades familiares para os arquitetos, cuja natureza do trabalho est muito mais
relacionada criatividade do que ao cumprimento de planos e metas mais
rigoroso", comenta a arquiteta Vera Zaffari. "Mas no h outra sada quando se tem
clientes que buscam resultado, tm escopos definidos e prazos de entrega",
continua a arquiteta, que tem escritrio em Porto Alegre.

Planejamento e organizao devem ser encarados como aliados, e nunca como

amarras criao, defende Fernanda Zannoni, consultora em gesto focada em
empresas prestadoras de servios. Ela explica que a produtividade est diretamente
relacionada ao processo (como fazer) e s pessoas (quem faz). "A falta de processos
mapeados e controlados gera retrabalho e perda de tempo. E o tempo dos
profissionais o recurso mais caro de um escritrio de arquitetura", alerta a
consultora.
COMO FAZER
Fernanda cita quatro aes prticas que podem ajudar a eliminar gargalos
produtividade. A primeira delas mapear os processos de produo atuais do
escritrio. Coloque todos os fluxos de trabalho no papel. Em seguida, analise
friamente e com certo distanciamento os pontos que podem ser aprimorados.
Mude o fluxo dos processos visando melhor produtividade e retire dos
profissionais mais experientes servios que possam ser realizados por mo de obra
menos experiente. A ideia que, com isso, eles possam produzir mais servios de
alto valor agregado. "No incomum vermos arquitetos titulares ou supervisores
fazendo trabalhos de boy ou secretria, como atendimento telefnico, ida a bancos
etc. Isso desperdcio", revela Fernanda.
Desenhe, implemente e controle o mapa de processos ideal para as caractersticas
do negcio. Por fim, liste as pessoas e o que elas fazem de melhor. Com base
nessas informaes, procure realocar os profissionais de acordo com suas
competncias e preferncias.
PRODUTIVIDADE PELO RALO
Para o arquiteto Marcelo Rosset, a dica prestar bastante ateno nas etapas que
mais consomem tempo no dia a dia de um escritrio de arquitetura. "A
compatibilizao dos projetos uma delas, especialmente porque sua realizao
no depende apenas do nosso esforo", alerta. Depender da agilidade de outros
parceiros muitas vezes pode ser um problema.
Segundo Marcelo, a estratgia para minimizar os danos, nesses casos, se
antecipar e tentar trabalhar com margem no cronograma. "Quando de nossa
responsabilidade, procuramos contratar as empresas parceiras o mais cedo
possvel. Tambm vale dar preferncia a parceiros que cumprem prazos", sugere o
arquiteto.
MAIS OBJETIVIDADE
No dia a dia, a produtividade em um escritrio de arquitetura acaba tendo estreita
relao com o domnio, pelos profissionais, de cada uma das etapas que compem
o trabalho - estudo de viabilidade, estudo preliminar, anteprojeto, projeto legal e
projeto executivo. "O perfeito conhecimento das entradas e sadas de cada etapa
fundamental. isso que define o que devemos produzir em cada momento e aonde
devemos chegar ao final das etapas", pontua Vera Zaffari.
Para a arquiteta, manter uma equipe focada em resultados outra medida
importante, ainda mais levando-se em considerao que os arquitetos so, por
natureza, pessoas detalhistas. "Sem objetivos definidos e foco no resultado,
podemos passar um ms pensando em mincias, como no pezinho da mesa
auxiliar. E o processo no anda", exemplifica, ressaltando que, em um escritrio de
arquitetura, o objetivo deve ser realizar o melhor projeto possvel sempre vinculado
ao tempo disponvel.
SEGMENTAO
Ter foco em um segmento, especializao e experincia tambm podem fazer a
diferena quando se busca produtividade. Entender o negcio do cliente e
compreender suas necessidades ajudam a evitar retrabalhos que minam a

produtividade do escritrio. "No nosso caso, trabalhamos h 14 anos com

arquitetura comercial e projetos para varejo, como shopping centers, redes de lojas,
hipermercados e hotelaria. Se tivermos que projetar uma residncia amanh,
certamente levaremos muito mais tempo do que algum que s se dedica a essa
tipologia de projeto", compara Vera.
Para poupar tempo, muitos escritrios optam por dividir suas equipes por etapa de
projeto, formando especialistas que fazem melhor e mais rpido atividades com as
quais tenham maior afinidade. "Em outros casos, o melhor criar grupos que
atendam determinado perfil de projeto ou cliente, do incio ao fim, e a o ganho se
d pela familiaridade com o tipo de produto final", sugere Fernanda Zannoni.
DESCONTRAO PRODUTIVA
As grandes corporaes j sabem que ambientes de trabalho saudveis e
agradveis tendem a fazer com que as pessoas trabalhem mais felizes,
contribuindo para que sejam mais produtivas. Em um escritrio de arquitetura,
conseguir um clima organizacional leve no difcil, levando-se em conta o perfil
das equipes, na maioria, pessoas jovens e criativas. "Mas um bom ambiente de
trabalho no significa clima de festa. As pessoas precisam saber que tm
responsabilidades e prazos a cumprir", lembra Marcelo Rosset.
Para manter todos no mesmo ritmo, vale recorrer realizao de reunies semanais
para verificar o andamento dos projetos. "No nosso caso, como sentamos um de
frente para o outro, esse acompanhamento acaba se dando na base da conversa
diria", comenta Marcelo.
"A descontrao, aliada a uma clara definio de responsabilidades e produtividade
esperada, o ambiente mais adequado ao profissional de arquitetura", acredita
Fernanda. Segundo a consultora, uma liderana eficaz garante o equilbrio entre um
ambiente agradvel e descontrado, objetivos atingidos e satisfao de todos os
envolvidos.
Para isso, fundamental que os colaboradores saibam claramente o que esperado
deles, recebam os recursos adequados para execuo, feedbacks positivos ou
oportunidades de melhoria ao longo da realizao dos trabalhos. "O equilbrio e a
produtividade sero determinados pela qualidade da liderana, inclusive quanto
capacidade de escolher as pessoas certas para o negcio", comenta a consultora.

7 dicas para ser mais produtivo

1) Tenha o foco na tarefa principal

Valorize seu tempo. No perca tempo com detalhes que podem ser delegados a
outras pessoas
2) Faa coisas que voc no gosta de fazer
Mas que precisam ser feitas, como organizar dados, atualizar planilhas ou digitar
relatrios. Quanto mais competente voc for nessas tarefas, mais rapidamente se

livrar delas
3) No deixe o perfeccionismo paralisar seu trabalho
Isso muito comum entre arquitetos. No pense no seu trabalho como algo que
depende de um nico e simples detalhe. o conjunto da obra que definir sua
reputao
4) No tente fazer tudo ao mesmo tempo
Mesmo diminuindo sua carga de trabalho, fazer uma coisa de cada vez vai ajud-lo
a fazer melhor
5) Utilize, todos os dias, a lista de tarefas
Trata-se de um dos mais antigos (e eficientes) recursos para controle de
produtividade
6) Tenha algum para cobrar seus resultados
Mesmo que voc seja o titular do escritrio, convm definir algum para quem voc
tenha de prestar contas diariamente. Por exemplo, permita que sua secretria cobre
a finalizao de tarefas de sua rotina
7) Verifique suas redes sociais somente no final do dia
A menos que sua atividade profissional exija o contato permanente com seus
amigos e seguidores nas redes sociais, considere essa atividade com distrao

Fonte: extrado e adaptado do artigo 11 dicas para aumentar a produtividade em 2014, do consultor nio
Padilha