Investete n oameni!

FONDUL SOCIAL EUROPEAN Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 2013
Axa prioritar 6 Promovarea incluziunii sociale
Domeniul major de intervenie: 6.1. Dezvoltarea economiei sociale
Titlul proiectului: Bunstare pentru persoane vulnerabile prin structuri de economie social
ID: POSDRU/168/6.1/G/144050
Nr. nregistrare _______/___________

Procedur
privind comunicarea intern ntre membrii echipei proiectului
ID: POSDRU/168/6.1/G/144050
Bunstare pentru persoane vulnerabile prin structuri de economie social

Obiectivul general

Scopul acestei proceduri interne este de a stabili modalitatea de desfurare a

comunicrilor i consultrilor interne n cadrul proiectului ID: POSDRU/168/6.1/G/14405 Bunstare pentru persoane vulnerabile prin structuri de economie social, n vederea transmiterii
datelor i informaiilor necesare implementrii.
Comunicarea intern are ca scop rezolvarea problemelor, coordonarea i monitorizarea
activitilor, furnizarea informaiilor necesare desfurarii proceselor, etc.
n implementarea proiectului, comunicarea intern ntre membrii echipelor de management
i de implementare poate fi:
- direct, n cadrul ntlnirilor i edinelor de lucru;
- prin pota electronic;
- prin mijloace telefonice.
In toate situaiile informaiile vor fi prezentate succinct i clar.

Comunicarea direct n cadrul ntlnirilor i edinelor de lucru

Se desfoar n cadrul edinelor i ntlnirilor de lucru cu membrii echipelor de

management i de implementare.
Schimbul de informaii i opinii va fi consemnat ntr-o minut a fiecrei edine.
In minuta respectiv vor fi consemnate i responsabilitile i sarcinile membrilor echipelor
rezultate din dezbateri.
Minuta i convocatorul de edin aferent, cu semnturile tuturor participanilor, vor fi
nregistrare n registrul de ieiri al proiectului.

Comunicarea prin pota electronic

Majoritatea comunicrilor interne se va realiza n form scris, prin folosirea potei

electronice.
In acest scop se va elabora un tabel care s conin toate datele de contact ale
membrilor echipei de management i membrilor echipei de implementare (numr de telefon,
adres de e-mail), care va fi la dispoziia tuturor, afiat la sediul de implementare a proiectului.
Acest tabel va fi actualizat continuu n funcie de modificrile survenite n cazul fiecrui
membru din proiect (de exemplu: schimbri ale unor membri, modificri ale datelor de contact) i
adus la cunotina tuturor membrilor din proiect.
In toate situaiile, mesajul prin e-mail va trebui s conin un titlu (pe linia de subiect a email-ului), care s sintetizeze coninutul mesajului. (de exemplu: Ref. procedura comunicare).

Pentru comunicrile cu caracter general, acestea vor fi adresate tuturor membrilor echipei
de management, respectiv echipei de management si echipei de implementare, dup caz.
In cazul comunicrilor specifice, acestea vor fi adresate doar persoanelor interesate din
cadrul echipei. In toate cazurile n care comunicarea nu este iniiat chiar de ctre el, managerul
proiectului va fi printre destinatarii mesajului.
Coninutul mesajului trebuie s fie clar i succinct.
Fiecare mesaj va privi o singur problem specific. In cazul n care se au n vedere mai
multe probleme, fiecare va constitui subiectul unui mesaj distinct, care va fi adresat persoanelor
adecvate.
Dup caz, se va specifica dac este necesar confirmarea primirii mesajului, precum i
termenul pn la care se solicit confirmarea.
In cazul n care prin respectivul mesaj se comunic sarcini i responsabiliti, se va
specifica i termenul pn la care se solicit ndeplinirea acestora, precum i modalitatea n care
se va face raportarea ndeplinirii.
Se stabilete ca adres
oficial
de e-mail a proiectului urmtoarea:
manager_proiect_144050@yahoo.com pentru toate comunicrile privind defurarea proiectului.

Comunicarea prin mijloace telefonice

Comunicrile telefonice vor respecta aceleai caracteristici privind claritatea ca n cazul

comunicrii prin pota elecronic.
Se recomand documentarea prealabil acestor comunicri. (de exemplu: se menioneaz
pe planul de activiti sptmnal, comunicarea telefonica, n ziua corespunzatoare), pentru
eficientizarea procesului de comunicare.
Aceast procedur intern va fi actualizat n funcie de necesitile impuse de evoluia
procesului de implementare a proiectului.
ntocmit

Aprobat

Asistent manager

Manager Proiect

Florin Vartolomei

Laura-Oana Goran