Para cerrar esta secuencia de posts sobre las 5S, quiero compartir los factores

identificados como claves del xito en una implementacin de 5S de una

multinacional con sede en Argentina:
1) Compromiso de la Direccin: Este tipo de programas generan mucha
resistencia ya que buscan generar cambios de hbito. Sin el compromiso del
nmero 1, el equipo no podr vencer estas resistencias. En la implementacin fue
fundamental el compromiso del Director de Planta, quien ayud a alinear al equipo
de gerentes medios y a lograr el cumplimiento de los cronogramas establecidos.
2) Seleccin de un rea piloto: Es fundamental elegir un sector que represente
un desafo para el equipo de implementacin pero que tambin sea permeable a
los cambios. Si la primera iniciativa es exitosa, se produce una inyeccin de
motivacin al equipo. Para comenzar se eligi una lnea productiva que necesitaba
de la herramienta, pero no la ms compleja. De esta manera, el equipo de
implementacin cont con un rea para poder definir, aprender y realizar los
ajustes necesarios para poner a punto los primeros estndares que luego seran
implementados en toda la planta.
3) Cronograma de implementacin: La empresa realiz un cronograma por
sectores. En esta tarea fue importante la delimitacin clara y la correcta definicin
de los referentes de 5S para cada equipo.
4) Entrenamiento al equipo de implementacin: En este punto destacamos
dos factores claves: (i) Lograr que todos comprendan que el equipo de
implementacin, no es un equipo de limpieza, sino que su objetivo es encontrar el
mejor orden para que los problemas empiecen a salir a la luz. (ii) Transmitir
claramente que el equipo se va a encontrar con muchos obstculos en el camino

pero que contarn con el apoyo de la Direccin para destrabar los factores que los
excedan.
5) Implementacin de 5s en el rea piloto: En esta etapa, los operarios de la
lnea son parte fundamental del equipo para ayudar a definir cada uno de los
estndares. En definitiva ellos son quienes luego deben cumplir con los mismos,
por lo tanto es muy importante que participen de las definiciones y que puedan
aportar ideas. A medida que se fue avanzando en la implementacin, el equipo fue
ajustando y corrigiendo los problemas que iban apareciendo, en conjunto con los
operarios. Luego se replic el modelo en el resto de la planta, con los ajustes
necesarios para salvar las diferencias entre sectores.
6) Entrenamiento a todos los operarios y staff: Es fundamental entrenar a
todos los empleados (operarios, staff, directivos) para explicar las bases de la
herramienta, sus beneficios y el rol de cada persona para lograr el xito de la
implementacin. Se pueden utilizar las charlas de 5 minutos en las lneas para
reforzar estos conceptos. Una vez establecido el programa se incluy el
entrenamiento en la induccin que se realiza a todas las personas que ingresan a
la planta, de esta manera la empresa asegur que todos los personas son
entrenadas en 5S.
7) Desarrollo de un sistema de auditoras internas: Incluir representantes de
todos los sectores en el equiop de auditores de 5S, incluyendo el sector de
finanzas y compras, normalmente alejados del piso de fbrica. En este caso, todo
el equipo de gerentes, includo el Director formaron parte integrante del equipo de
auditores. De esta manera se envi un claro mensaje para el personal acerca del
compromiso de la direccin y adems permiti generar nuevas instancias de
recorridas por el GEMBA para el equipo directivo.

Luego de lograr la implementacin y una vez identificados con facilidad los

problemas que afectan a la produccin, el principal desafo es contar con mtodos
eficaces para Resolucin de Problemas y eliminacin de causas races. De lo
contrario la planta hablar, contar sus problemas, pero nadie dar solucin a
los mismos.

Conozco muchas empresas que han implementado o desean

implementar 5S, pero muchas de ellas comenten errores al momento
de la implementacin y luego creen que 5S no funciona en su
empresa!
La idea de este post y los siguientes es compartir algunos conceptos
y puntos claves para lograr el xito y la sustentabilidad de esta
filosofa. Como pasa con varias herramientas de LEAN, debemos
iniciar un proceso de transformacin en el cual varios de nuestros
paradigmas deben quedar en el pasado.
Antes de empezar quiero aclarar, que las 5S no tienen nada que ver
con el proceso de orden y limpieza que todas las empresas hacen
antes de una auditora o de recibir a una visita. En eso todas las
empresas que conozco son excelentes!! J
El principal objetivo de las 5S es poder controlar el proceso y
detectar desvos rpidamente, para poder tomar decisiones que
eliminen las causas races de los problemas que afectan el da a da
de las organizaciones. La herramienta est compuesta por 5 etapas
cuyo nombre en japons comienzan con la letra S.

Estamos acostumbrados a gestionar a travs de reportes.

Organizamos una reunin diaria o semanal, en la cual solicitamos
que los responsables nos cuenten el status de un proceso, el avance
de un plan, los defectos de calidad, etc. De todas las formas de
gestin operativas que conozco, sta es la menos eficiente. Primero
porque no permite prevenir o detener el problema, ya que se demora
en recibir la informacin. Cuando llega el reporte ya es tarde para
poder tomar alguna accin que evite que el mismo se extienda.
Segundo, porque el relato muy pocas veces trae la informacin
que necesitamos para comprender en profundidad el problema y
atacarlo desde su causa raz. La informacin que debemos buscar
para entender la situacin, se obtiene de primera mano, es decir, hay
que estar en la planta para VER el problema con nuestros propios
ojos. Lo que los japoneses llaman hacer Genchi Genbutsu.
Pero.. alcanza con ir a la planta y ver No! La planta debe estar
preparada para contarnos los problemas de manera visual. Eso es la
gestin visual, es la herramienta que permite "gestionar y decidir a
simple vista". 5S es una herramienta con una perfecta combinacin
de simpleza y poder. Cuando se implementa, se pueden observar los
problemas muy fcilmente en el momento en el que ocurren y as
poder obtener un status del proceso al instante. Los 8 desperdicios o
las MUDAS, se pueden ver rpidamente, lo que aumenta la
posibilidad de eliminarlos. Taiichi Ohno deca, que los desperdicios
existen para ser eliminados.

5S es una de las pocas herramientas que se utilizan con mayor

frecuencia, en el inicio del despliegue de un programa LEAN, esto
se debe a que es muy difcil hablar de productividad o calidad con
un equipo que no ha desarrollado la habilidad de mantener un orden
y una limpieza bsicos en su planta.