Training in Project Management

Managerii companiilor au convingerea c trimiterea tuturor membrilor

echipelor de proiect la training n project management asigur implicit i succesul
proiectelor lor. Lucrurile nu stau ns nici pe departe astfel, n cazul n care
instruirea nu este nsoit i de iniiative pentru crearea unui mediu metodologic
care s permit aplicarea teoriei n practic...

Nevoia de instruire - o realitate

n ultima perioad de timp, cerinele de instruire pentru domeniile de ni au
crescut ntr-un mod semnificativ. Aceasta este situaia i n cazul cererilor pentru
servicii de instruire n managementul proiectelor. Tot mai multe companii apeleaz
la aceste servicii i trimit un numr din ce n ce mai mare de angajai la astfel de
sesiuni de instruire. Aceasta se ntmpl mai ales n sectorul de activiti legate de
tehnologia informaiei, dar nu numai. Domenii precum cel al construciilor vin
puternic din urm i creaz oportuniti pentru furnizarea serviciilor de instruire a
personalului care dein roluri mai simple sau mai complexe, n cadrul proiectelor.
Acest lucru este determinat, probabil, i de faptul c aceste domenii se bucur de o
dezvoltare masiv n Romnia, iar nevoia de personal calificat este, pe zi ce trece,
mai mare.
Ceea ce se ntmpl acum pe piaa serviciilor de instruire n domeniul
managementului proiectelor este, la prima vedere, benefic. Benefic pentru
companiile care furnizeaz pe piaa local astfel de servicii i care i pot
mbunti astfel cifra de afaceri. Tot benefic este i faptul c s-a neles n sfrit
de ctre factorii de decizie din companii (i m refer mai ales la cele autohtone) c
afacerea lor nu poate s se dezvolte i s rmn competitiv n lipsa personalului
cu abilitile necesare gestionrii cu succes a proiectelor pe care le desfoar.
Dac facem ns o analiz mai n profunzime a acestui fenomen, descoperim c
ceea ce pare, la prima vedere, benefic att pentru clienii, ct i pentru furnizorii de
formare profesional, ascunde de fapt o problem serioas care poate afecta n mod
dramatic nu numai succesul iniiativei de instruire, dar chiar dezvoltarea viitoare a
afacerilor unor companii.

Lipsa unei strategii n domeniul Project Management-ului

Cauza problemei care i gsete originea n organizaia clientului este aceea
c, n cele mai multe cazuri, managementul are convingerea c dac a trimis la
cursul de management de proiect toate persoanele identificate ca deinnd roluri
sau cu implicare n implementarea proiectelor, atunci au asigurat implicit i
succesul proiectelor lor. Lucrurile nu stau ns nici pe departe astfel... De ce?
Pentru c:
Modul n care sunt selectate persoanele care particip la astfel de sesiuni de
instruire n domeniul managementului de proiect nu este unul corespunztor.
Atunci cnd factorii decizionali din cadrul companiilor desemneaz persoane
pentru rolul de conducere a proiectelor lor i stabilesc planuri de dezvoltare
personal, acetia trebuie s aib n vedere c abilitile i cunotinele generale ale
candidatului pentru rolul de manager de proiect trebuie s corespund unui profil
managerial, i nu unuia tehnic. Aceasta nseamn c o astfel de persoan trebuie s
poat s comunice corect i eficient, s planifice, s organizeze i s controleze
activitile n cadrul echipei, s negocieze cu partenerii (interni sau externi), s
conduc i s motiveze membrii echipelor pe care le coordoneaz. Nu de puine ori
ns, m-am confruntat cu situaii n care participanii la sesiunile de curs pe care leam susinut nu aveau nici mcar un nivel minimal al acestor abiliti. Astfel,
cunotinele specifice de management de proiect pe care ei urmau s le
dobndeasc de la sesiunea de curs nu puteau fi aezate pe o fundaie care, cel
puin teoretic, s le pemit punerea n practic a acestora i, implicit, s permit
recuperarea investiiei de ctre compania care le finana cursul. Este necesar ca n
momentul n care astfel de planuri personale de dezvoltare sunt definite,
managementul organizaiilor s in cont att de abilitile native i de profilul
psihologic al candidatului, ct i de nivelul experienei i al pregtirii persoanelor
n cauz i s coreleze aceste informaii cu prioritile direciilor de instruire.
Managementul trebuie s nteleag faptul c formarea personalului care
administreaz sau conduce proiectele companiilor lor nu reprezint dect un pas,
necesar dar nu i suficient, n asigurarea succesului acestor proiecte.

Ceea ce participanii dobndesc n urma unor sesiuni de instruire trebuie s

poat fi aplicat n practic imediat n cadrul organizaiei lor. Dac acest lucru nu se
poate ntmpla, atunci organizaia nu va avea nici un beneficiu de pe urma
programului de instruire, iar persoanele care au participat la sesiunile de curs vor fi

frustrate i demotivate. De ce ns nu poate fi aplicat n cadrul organizaiilor ceea

ce participanii dobndesc la sesiunile de curs? Motivul principal este faptul c
astfel de organizaii nu au implementat n mod real o metodologie proprie de
management de proiect, care s constituie un cadru procedural n care proiectele pe
care le desfaoar s poat fi implementate. De cele mai multe ori, nu exist
definite i documentate procesele i procedurile de lucru pe care persoanele cu
roluri n conducerea sau administrarea proiectelor s le aplice ntr-un mod eficient,
pentru a asigura astfel succesul proiectelor n care sunt implicai. De asemenea,
rolurile, autoritatea i responsabilitile din cadrul organizaiei specifice de proiect
nu sunt clar stabilite sau corect corelate. Toate acestea reprezint componentele de
baz ale unei metodologii de management de proiect, fr de care un proiect nu
poate s funcioneze.

Project Management Office

Entitatea funcional la nivelul organizaiei care rspunde de dezvoltarea i
aplicarea unei astfel de metodologii n toate proiectele organizaiei este Biroul de
Proiecte (Project Office). Aceast entitate trebuie ns creat, la rndul ei, n urma
unei decizii de management, iar ulterior trebuie permanent dezvoltat pentru a
asigura tranziia organizaiei ctre un nivel superior al modelului de maturitate n
project management. Implementarea unui Project Office la nivelul organizaiei
reprezint ns un proiect complex, care necesit resurse cu nivel nalt de
cunotine i cu o bogat experien, resurse care de cele mai multe ori nu pot fi
gsite n interiorul organizaiei. Astfel de proiecte sunt n general de durat i au
nevoie de un buget alocat care s permit achiziionarea unor servicii de
consultan la un nivel corespunztor, care s determine succesul proiectului. Prin
implementarea cu succes a Biroului de Proiecte, organizaia obine un instrument
eficient de control al proiectelor i creeaz totodat un cadru motivant pentru
personalul care lucreaz n proiecte. Numai n acest context, investiia n
programul de formare a managerilor de proiect poate fi recuperat de ctre
organizaii.

Ce trainer alegem: teoretician sau practicant?

Am identificat mai sus factorii ineficienei sesiunilor de instruire care i au
originea n organizaia clientului. Exist ns i factori care in de organizaiile care
furnizeaz serviciile de instruire n project management i l voi meniona aici pe
cel pe care eu l consider ca fiind cel mai important, datorit impactului pe care l
produce organizaiei client. Este vorba despre nivelul de pregtire profesional a
trainerilor care sunt responsabili cu susinerea acestor sesiuni de instruire. O
sesiune de instruire are ca obiectiv principal transferul de cunotinte i de
experien de la trainer ctre participanii la curs. Acest lucru presupune ca
persoana care pred cursul s fie un bun practicant al meseriei de manager de
proiect (s aib un portofoliu de experien relevant), dar i s aib abiliti
pedagogice. De cele mai multe ori ns, aceast combinaie este greu de oferit de
ctre furnizorii de instruire n domeniul project managementului, iar clienii
beneficiaz de un compromis pentru una sau cealalt dintre caliti. Cum poate
ns clientul s evite achiziionarea unui serviciu oferit la un astfel de standard?
Printr-un proces complet de selecie a furnizorilor care s includ, pe lng analiza
ofertei financiare i evaluarea persoanei care va susine sesiunea de curs. CV-ul
trainerului trebuie s nsoeasc ntotdeauna oferta de servicii de instruire, iar
coninutul acestui CV trebuie s probeze i experiena sa practic de manager de
proiect. Totodat, intervievarea persoanelor care sunt propuse pentru susinerea
cursului, precum i verificarea referinelor obinute de la clienii pentru care acetia
au condus proiecte, reprezint cel mai bun mod de a evalua att capabilitile de
practician, ct i pe cele de trainer