MANAGEMENTUL DE PROIECT- definirea termenilor de baza

Pentru a vorbi despre managementul unui proiect trebuie mai intai sa clarificam o serie
de termini pe care ii vom utiliza in cadrul acestui curs.
1.1. Proiect, subproiect
Termenul proiect provine de la cuvantul latin projicere care inseamna a arunca inainte.
Folosit in sensul in care il cunoastem astazi de catre Filippo Brunelleschi in secolul al
XV-lea cand a conceput domul catedralei din Florenta, cuvantul proiect desemneaza un
plan sau intentie de a intreprinde ceva, de a organiza, de a face un lucru sau o prima
forma a unui plan (economic, social, financiar etc.) care urmeaza a fi discutat si aprobat
pentru a primi un caracter oficial si a fi pus in aplicare. (Florea M, 2008, p.5)
In literatura de specialitate s-au identificat numeroase definitii pentru termenul de
proiect, acest lucru datorandu-se faptului ca acestea sunt extrem de diverse. In cele
ce urmeaza, vom prezenta cateva definitii oferite de autori care au publicat lucrari
despre proiecte.
DEX: plan sau intentie de a intreprinde ceva, de a organiza, de a face un lucru;
prima forma a unui plan (economic, social, financiar etc.) care urmeaza sa fie
discutat si aprobat pentru a primi un caracter oficial si a fi pus in aplicare.
Un proiect reprezinta o intreprindere unicat, care are un inceput si un sfarsit clar,
realizata in vederea indeplinirii unor teluri bine stabilite, cu respectarea anumitor
parametri referitori la costuri, termene si calitate. (Buchanan and Boddy, 1992)
Un proiect este constituit dintr-un ansamblu de persoane si alte resurse grupate
temporar pentru realizarea unui anumit obiectiv, de regula intr-o perioada de timp
data si cu utilizarea unui buget fixat. Proiectele sunt asociate in general cu
produse si proceduri care sunt realizate pentru prima data ori cu proceduri
cunoscute, dar modificate. (Graham, 1985)
2

Un proiect este caracterizat de resurse dedicate, de un punct unic de

responsabilitate, de limite clare in care se pot incadra resursele si rezultatele, de
o durata limitata; reprezinta o singura sarcina (care se incheie la sfarsitul
proiectului) si are obiective. Este o modalitate utila de organizare a muncii.
Proiectele nu apar fara o interventie deliberata. (Gray, 1994)
Proiectul se defineste ca un proces nerepetitiv care realizeaza o cantitate noua,
bine definita, in cadrul unor organizatii specializate. Proiectul se caracterizeaza
ca o actiune unica, specifica, compusa dintr-o succesiune logica de activitati
componente coordonate si controlate, cu caracter inovational de natura diferita,
realizat intr-o maniera organizata metodic si progresiv, avind constrangeri de
timp, resurse si cost, destinat obtinerii cu succes de noi rezultate complexe,
necesare pentru satisfacerea de obiective clar definite. (Opran C.,2002, p.41)
In Gower Handbook on project management, termenul de proiect este definit astfel: o
serie de activitati interdependente, care se deruleaza potrivit unui plan pentru a atinge
un anumit obiectiv / pentru a obtine anumite rezultate intr-o perioada de timp bine
delimitata; activitatile din cadrul proiectului inceteaza in momentul in care obiectivul a
fost atins.
Pe baza acestor definitii putem extrage o serie de caracteristici ale proiectelor dupa
cum urmeaza:
a) Proiectele au un anumit scop bine definit si urmaresc producerea unor rezultate
masurabile legate de o problema sau nevoie identificata anterior;
b) Proiectele sunt realizabile din punctul de vedere al scopului si al resurselor implicate;
c) Proiectele sunt limitate in timp si spatiu;
d) Proiectele sunt complexe, avand etape de conceptie, planificare, implementare,
evaluare si presupunand uneori implicarea unor parteneri diversi;
e) Proiectele sunt produsul unei munci in echipa;

f) Proiectele sunt cuantificabile, supunandu-se unei evaluari specifice;

g) Proiectele sunt impartite in etape distincte si identificabile
3

Figura 1: Caracteristicile proiectului

Sursa: Proiectie autor
In mod frecvent, proiectele sunt impartite in componente subproiecte pentru a fi mai
usor de gestionat. Subproiectele sunt deseori externalizate tertilor sau unui alt
departament al organizatiei respective care initial nu era planificat sa participe in
proiect.
1.2. Program
Programul reprezinta un cadru institutional care sprijina proiectele ce converg spre un
obiectiv general. Mai multe proiecte formeaza un program. Termenul se mai foloseste
pentru a denumi totalitatea activitatilor care urmeaza a fi intreprinse in cadrul unui
proiect, dar aceasta folosire a termenului nu este incurajata, preferabila fiind utilizarea
termenului de calendar al activitatilor. (Florea M.,2008, p.6)
Proiect caracteristici
data
nceperii
proiectului
data
ncheierii
proiectului
obiective
bugetul
alocat
proiectului
activiti
(n general
unice)
cadru
organizat de
desfurare
ciclu de
via
determinat
4

Potrivit lui Stanley E. Portny programul reprezinta un efort de atingere a unui obiectiv
strategic de anvergura cu o raza lunga de actiune. Spre deosebire de proiect,
programul nu isi atinge in inregime obiectivele. Pentru atingerea unui obiectiv complex
al unui program pot fi derulate mai multe proiecte fiecare avand un rezultat de sine
statator.(Birgaouanu A., 2002, p.11)
In continuare an considerat necesara si oportuna prezentarea comparativa a celor doua
concepte: program si proiect.
Tabel 1: Program vs. Proiect
Caracteristici Program Proiect
Anvergura Componenta nationala,
regionala
Initiative specifice
Durata Mare: 5, 7, 20 ani Maxim 3 ani
Buget Alocat global si
nediferentiat
Fix, alocat pe cheltuieli
specifice

Rolul echipei Gestiune program Implementare proiect

Orientarea evaluarii Spre impact si performante
globale
Spre performante specifice
Sursa: Szuder A., Suport de curs Managementul proiectelor
1.3. Managementul proiectelor
Cuvantul management provine din limba engleza si desemneaza activitatea de a
conduce sau ansamblul activitatilor de organizare, de conducere si de gestiune a
intreprinderilor. Persoana desemnata de catre organizatie pentru coordonarea unui
proiect se numeste manager de proiect. Managementul proiectului este procesul de
organizare si control al proiectului in vederea obtinerii rezultatelor planificate, in limitele
bugetului si in conformitate cu metodologia stabilita. Managerului de proiect i se cere
performanta (=atingerea obiectivelor propuse), in conditii date de timp si costuri.
5

Figura 2: Triunghiul perfect al proiectului vs. Triunghiul managementului de proiecte

Sursa: Szuder A., Suport de curs Managementul proiectelor
Managementul proiectului reprezinta utilizarea unui set de cunostinte, competente,
deprinderi, instrumente si tehnici specifice in vederea indeplinirii obiectivelor generale si
specifice unui anumit proiect. (Birgoanu A., p. 11)
Figura 3: Elementele necesare managementului de proiect
Sursa: Proiectie autor
Elemente necesare managementului de proiect:
orientat spre
schimbare;
orientat spre
obiective;
orientat spre
control;
orientat spre
performanta;
flexibil si
inovativ.
PROIECT
Obiectiv
Resurse Timp
PROIECT

Resurse Timp
Obiectiv
Gestionarea derularii proiectului
TRIUNGHIUL PROIECT
Gestionarea
resurselor
Gestionarea
timpului
TRIUNGHIUL MANAGEMENTUL PROIECTULUI
6

De asemenea, in literatura de specialitate am identificat definirea managementului de

proiect utilizand cele 5 functii ale managementului: Managementul proiectelor implica
planificarea, organizarea, conducerea, coordonarea, controlul activitatilor si resurselor
necesare pentru indeplinirea unui obiectiv definit, de obicei in limitele unui timp si
buget.
Figura 4: Schema managementului de proiect
Sursa: Florea M., 2008, Suport de curs Managementul Proiectelor
1.4. Managerul de proiect

Managerul de proiect se va ocupa de dezvoltarea unui proiect, estimarea resurselor,

obtinerea finantarii, gestionarea cu responsabilitate a tuturor resurselor umane si
materiale implicate in proiect, incadrandu-se in buget, de analizarea in fiecare etapa a
stadiului de realizare, a riscurilor aparute sau potentiale, de gasirea de solutii pentru a
micsora impactul acestora asupra bunei derulari a proiectului, de monitorizarea
costurilor, evaluarea si raportarea periodica, de coordonarea si motivarea echipei etc.
(Florea M.,2008, p.7)
Managementul proiectului
presupune atingerea obiectivelor
proiectului cu ajutorul echipei de
proiect
Functiile
managementului
Rolurile
managementului
Institutii si organizatii
Lucrul cu oamenii
Atragerea si gestionarea
resurselor
Planificarea si
programarea
Achizitionarea si
contractarea
Relatiile Definirea strategiei cu mediul
proiectului
7

Un manager de proiect trebuie sa asigure conducerea echipei, acesta fiind probabil cel
mai important rol al sau.
Rolurile managerilor de proiect
Folosim pluralul roluri pentru ca activitatea unui manager de proiect cuprinde mai
multe atributii. Dintre ele, cea mai importanta este sa se asigure ca echipa reuseste sa
duca proiectul la bun sfarsit. Dar pentru ca orice proiect este interdisciplinar prin insasi
natura sa si poate depasi multe dintre demarcatiile existente intre compartimentele unei
organizatii, managerul nu prea are la dispozitie solutii de rutina si se vede frecvent in
situatia de a lua decizii si de a face alegeri rapide. (Nistor R.,2011, p.12)
Figura 5: Rolul managerului in cadrul echipei de proiect
Sursa: Opran C.,2002, Suport de curs managementul proiectelor
Pentru a reusi sa stapaneasca toate aceste elemente, managerul de proiect trebuie sa
realizeze un complicat act de jonglerie cu resursele pe care le are la dispozitie
oameni, timp, bani, echipament si informatii. Acest lucru presupune o multime de decizii
cu privire la prioritati, ceea ce denota faptul ca managerul de proiect trebuie sa fie o
persoana capabila sa prevada si sa cumpaneasca bine consecintele deciziilor sale si,
totodata, sa nu se teama sa aleaga o optiune in detrimentul alteia. Pentru ca un proiect
VREA SA FACA
NU VREA SA FACA
FORMEAZA COORDONEAZA/DELEAGA
STIE SA FACA
NU STIE SA FACA
MOTIVEAZA
FALIMENT
Sau
TREBUIE SA FACA
8

sa reuseasca, membrii echipei trebuie, si ei insisi, sa accepte aceasta nevoie de a face

alegeri. Si cine, daca nu managerul de proiect, poate fi in pozitia de a-i ajuta pe membrii

echipei sa inteleaga si sa accepte ca, la anumite momente, trebuie luate unele decizii
dificile? (Nistor R.,2011, p.12)
Un manager este aproape intotdeauna o persoana foarte ocupata. Totusi, inca de la
inceput, el trebuie sa aloce timp identificarii persoanelor sau grupurilor de persoane
care ar putea influenta mersul si succesul proiectului, precum si stabilirea relatiilor cu
cei de sus: (Nistor R.,2010, Curs 3, p.1)
Identificarea persoanelor interesate de proiect
Ne referim aici la persoanele (sau grupurile) care se intereseaza de proiect, sunt
afectate de acesta sau pot influenta rezultatele. Printre aceste persoane se numara toti
cei carora proiectul le-ar putea schimba modul de munca; toti cei pe care proiectul ii
atinge intr-un fel sau altul; toti cei care ar putea avea posibilitatea de a-i obstructiona
sau frana cumva mersul; dar si cei din conducere, care pot asigura resursele necesare
proiectului.
Pentru fiecare proiect, independent de anvergura lui, exista o gama extrem de variata
de interese si un numar corespunzator de persoane care au un cuvant de spus in
desfasurarea lui. De aceea, identificarea tuturor acestor persoane reprezinta o atributie
importanta a managerului de proiect. Acest lucru va permite managerului sa-si
focalizeze efortul si sa-si consacre timp zonelor mai sensibile.
Relatiile cu cei de sus
Un lucru esential care trebuie retinut este ca intre o afacere buna cu manageri mediocri
si una mediocra, dar cu manageri buni, investitorii o vor alege intotdeauna pe cea dea
doua.
Succesul unui proiect depinde in mod decisiv de sprijinul si asistenta conducerii. Acest
lucru nu presupune doar resursele care trebuie obtinute, ci si angajarea conducerii fata
de scopurile proiectului, sus
aceste lucruri, o component
din conducere atat informa
sa-i convinga de beneficiile pe care proiectul le aduce
Principalele aptitudini de conducere
capacitatea de a clarifica
capacitatea de a clarifica rolur
capacitatea de a forma rapid echipa
capacitatea de a motiva oamenii
perioade lungi de timp;
capacitatea de a comunica cu persoane aflate la toate n
capacitatea de a-i influen
capacitatea de a-si exercita aptitudinile politice;
aptitudini pentru managementul schimb
capacitatea de a adopta o perspectiv
organizatie;
capacitatea de a men
si, mai mult ca orice,
Relatiile cu oamenii fie ei superiorii, colegii sau subordona
numar de aptitudini speciale, numite de regul
importante aptitudini interpersona
delegare, negociere si conducere
Figura 6: Aptitudini interpersonale necesare unui manager de proiect
Influentare
9

sustinerea si promovarea acestora. Pentru a ob

componenta importanta a atributiilor managerului este s
t informatiile necesare despre mersul lucrarilor, ca

intregii organiza
conducere: (Nistor R.,2011, p.12)
telurile;
rolurile membrilor echipei;
si de a-si castiga respectul membrilor;
si de a le mentine motivarea de
nivelurile;
influenta pe ceilalti si aptitudinile interpersonale bune;
i schimbarii;
perspectiva larga asupra locului ocupat de proiect
mentine ritmul desfasurarii proiectului;
i, rabdare.
subordonatii no
regula aptitudini interpersonale
interpersonale pentru un manager de proiect sunt
i conducere: (Nistor. R, 2011, Curs 5, p.2-4)
Delegare Negociere Conducere
i obtine toate
iilor sa le ofere celor
at si argumente care
ntregii organizatii.
tiga ine de-a lungul unor
ivelurile;
i in
ii nostri presupun un
interpersonale. Cele mai
le influentare,
10

Influentarea. Managementul de proiect cuprinde si o latura de influentare a actiunii

celorlati, chiar fara exercitarea unei autoritati directe. Puterea de convingere, influenta si
ceea ce am putea numi un bun marketing sunt, cu toate, aspecte ale aptitudinilor
interpersonale si de conducere care ii impun managerului de proiect o buna (daca nu
chiar excelenta) capacitate de comunicare.
Adesea, un manager de proiect are prea putina autoritate formala. De multe ori, el
trebuie sa-si castige autoritatea pe baza respectului impus de experienta sa, de
realizarile cunoscute de ceilalti, de capacitatea sa de convingere sau chiar de
determinarea sau indarjirea de care poate da dovada pe scurt, el trebuie sa-si
foloseasca puterea de influenta.
Chiar daca subiectul nostru este cel al aptitudinilor de influenta, trebuie sa spunem
cateva cuvinte si despre importanta relatiilor personale si de la locul de munca, in raport
cu importanta realizarii obiectivelor. Un manager de proiect trebuie sa cantareasca
foarte bine daca a obtine ceva intr-o anumita situatie este mai important decat pastrarea
relatiilor bune cu persoanele pe care incearca sa le influenteze sau sa le convinga.
Delegarea. Delegarea reprezinta, pentru un manager de proiect, o aptitudine esentiala.
Ea permite clarificarea rolurilor membrilor echipei. Structura de alocare a activitatilor din
cadrul proiectului identifica sarcinile ce trebuie realizate; definirea pachetelor de lucru
stabileste standardele de executie; tehnica retelelor ne ofera indicii privind termenele in
timp care trebuie respectate. De regula, intr-un proiect, deciziile privind persoanele care
trebuie sa indeplineasca fiecare sarcina nu pun probleme, pentru ca insasi apartenenta
cuiva la echipa de proiect este determinata de calificarea specifica pe care o are.
Sugeram cateva reguli care pot duce la reusita delegarii:
1. Delegarea unui subproiect, faza, etapa sau activitate trebuie sa fie neaparat
insotita de atribuirea, catre persoana respectiva, a autoritatii asupra resurselor

necesare acestui subproiect, faza, etapa sau activitate. O responabilitate fara

autoritatea corespunzatoare inseamna o pozitie extrem de ingrata!
11

2. Delegati, dar evitati apoi sa va amestecati prea mult in ceea ce face persoana
respectiva. In practica, delegarea inseamna sa discutati cu persoana vizata
abordarile pe care aceasta ar putea sa le adopte dar, dupa ce discutiile s-as
incheiat, trebuie sa fiti in stare sa acceptati eventualele greseli fara iritare si
reprosuri.
3. Oamenii invata din greselile pe care le fac de accea, trebuie sa aiba libertatea
sa le faca. Ei pot trage rapid concluzii din erorile comise si, daca sunt lasati sa si
le corecteze singuri fara sa li se reproseze, ei pot castiga increderea de a adopta
mai tarziu abordari noi si inovative.
Nimeni nu poate delega intrega responsabilitate. Pana la urma, raspunderea pentru
succesul de ansamblu al unui proiect o are managerul de proiect.
Negocierea. Negocierea este procesul prin care sunt indeplinite cerintele unui proiect
(ale unei echipe sau ale unui departament) pe calea obtinerii unei intelegeri ori a unui
compromis cu alte parti inteeresate. In cazul unui proiect, negocierea are loc atunci
cand, pentru a obtine resursele necesare proiectului, managerul trebuie sa se bazeze
pe oameni asupra carora nu are o autoritate directa- si care, la randul lor, nu au
autoritate asupra managerului de proiect. Negocierea are loc intotdeauna intre doua
sau mai multe parti. Cand vine la negociere, fiecare parte are o anumita pozitie de
plecare (cu privire la un rezultat pe care il considera ideal si o pozitie de rezerva (care,
pentru cei care detin controlul resurselor, reprezinta concesia maxima pe care o pot
face, iar echipa de proiect, este minimul necesar pentru inceperea lucrarilor).
Un manager de proiect trebuie sa negoieze o gama de elemente necesare in proiect:
resurse, planificari sau grafice de lucrari, prioritati, standarde si conditii de calitate,
proceduri, costuri si aspecte legate de resurse umane.
Intotdeauna este de asteptat ca una din parti sa castige sau sa piarda ceva mai mult
decat cealalta. Un manager de proiect care este bun negociator este in stare sa obtina
rezultate care sa reduca la minimum diferentele dintre ceea ce doreste fiecare parte si
ceea ce obtine, evitand astfel conflictele. O situatie ideala este cea in care ambele parti
12

obtin un castig semnificativ adica cea pe care o numim situatie castig-castig. Daca
asa ceva nu se poate obtine, se incearca, de regula, sa se ajunga la o situatie in care
nicio parte sa nu piarda prea mult adica o situatie fara pierderi. Pentru aceasta este
necesar:
1. sa se identifice si sa se defineasca bine problema;
2. sa se genereze mai multe optiuni alternative, care sa fie acceptabile de
exemplu, ne putem gandi la tot ce se afla intre pozitia de plecare si pozitia
de rezerva;
3. sa se evalueze aceste posibile solutii alternative;
4. sa se ajunga la un acord sau la un compromis, alegand-o, dintre aceste
optiuni alternative, pe cea mai potrivita pentru ambele parti;
5. sa se puna in aplicare rezultatul negocierii.
Dupa inchiderea unei negocieri, rezultatele obtinute trebuie rezumate in scris, pentru ca
ambele parti sa cunoasca clar ceea ce s-a convenit.
Conducerea oamenilor. Singurele cai prin care ii puteti conduce pe oameni este sa le
oferiti argumente, sa-i convingeti, sa-i stimulati, sa-i influentati si sa le oferiti exemple
adica sa mergeti, in mod metaforic, inaintea lor. Astfel, majoritatea calitatilor de
conducere sunt calitati personale ale celui care este lider. Liderul trebuie sa fie convins
de telurile urmarite de proiect, de faptul ca acestea merita sa fie atinse. El trebuie sa
stie cum sa comunice aceste teluri in mod clar, sa-si foloseasca aptitudinile de
comunicare pentru a-i influenta pe oamenii sai si pentru a le mentine motivarea pana

cand contributia lor la proiect este infaptuita.

Un manager de proiect nu are neaparat, din start, toate aceste aptitudini dar ele pot fi
dezvoltate. Ele se formeaza mai rapid la cel capabil sa explice clar proiectul si sa-i
prezinte intentiile iar aceste lucruri nu rezulta doar in urma urma citirii documentelor
proiectului, ci si a ascultarii atente a persoanelor interesate de soarta lui. Totusi nici
cea mai perfecta si mai rationala analiza din lume nu poate avea rezultate, daca nu este
insotita de o buna capacitate de a le comunica oamenilor ca proiectul merita sa fie
13

realizat si ca succesul este si in interesul lor, nu numai in interesul managerului si al

organizatiei. Managerul de proiect, asemeni orcarui alt lider, are nevoie de aptitudini de
comuicare si pentru a le comunica oamenilor, cu claritate si fara ambiguitati, care sunt
rolurile lor si cum trebuie sa si le indeplineasca. In plus, pentru ca un proiect poate dura
un timp indelungat, managerul nu-si poate asuma rolul de lider doar la inceput,
asteptandu-se apoi ca oamenii sa-i urmeze pana la sfarsit indrumarile initiale. Lucrurile
se schimba; uneori chiar si scopul principal al unui proiect se poate modifica in timp. Pe
parcursul unui proiect, oamenii isi pot pierde rabdarea, pot fi nemultumiti sau se pot
chiar revolta. Managerul de proiect trebuie sa-si exercite capacitatea de a asculta, de a
analiza, de a argumenta, de a furniza feedback, de a solutiona conflicte pe intreaga
durata de viata a proiectului.
Tipuri de management : (Florea M, 2008, p.8-9)
Managementul inconsistent (preocupare redusa atat pentru realizarea sarcinilor,
cat si pentru oameni) este caracterizat de un efort minimal din partea
managerului, suficient pentru a realiza munca satisfacator si pentru a mentine
structura de grup. Ii las sa se descurce singuri, sunt convins ca-si indeplinesc
sarcinile bine si nu cred ca le place sa interferez prea mult cu muncalor.
Managementul populist (preocupare redusa pentru realizarea sarcinilor,
preocupare mare pentru oameni). Un manager cu acest stil este foarte atent la
nevoile oamenilor, le asigura o atmosfera de lucru confortabila si prietenoasa,
sperand ca aceasta va duce automat la performante mari in munca. Cred in
principiul: daca sunt fericiti, vor dori sa lucreze, astfel incat munca va merge de la
sine.
Managementul autoritar (preocupare mare pentru realizarea sarcinilor,
preocupare redusa pentru oameni). Cel mai important lucru pentru un astfel de
manager este munca. Isi conduce angajatii manandu-i tot timpul de la spate.
Suntem aici sa muncim, sarcinile trebuie indeplinite. Daca ei lucreaza suficient
de mult, nu vor avea timp sa fie nefericiti, nu sunt aici sa se distreze.
14

Managementul de echipa (preocupare ridicata atat pentru sarcini, cat si pentru

oameni).Managerul cu acest stil considera ca exista o interdependenta intre
realizarea sarcinii si bunastarea angajatilor, decisiva pentru viitorul organizatiei.
Aceasta interdependenta conduce la relatii intemeiate pe incredere si respect si
la realizare sarcinilor prin devotamentul angajatilor. Suntem in aceeasi echipa.
Trebuie sa ne sustinem si sa ne ajutam reciproc pentru a ne realiza obiectivul.