CARACTERISTICAS DE EXCEL

Excel es un programa de Microsoft que pertenece a los programas

de la suite de trabajo de oficina, su objetivo es realizar los balances y
movimientos de contabilidad as como otra serie de movimientos y
procesos.
Adems de llevar un orden en los datos que se insertan o escriben
dentro de su hoja de clculo, cuenta con una serie de herramientas
que facilitan su manejo y permiten realizar los procesos en forma
rpida.
Su origen:
Microsoft Excel es un programa de hojas de clculo, heredero de su
antecesor que se llam Multiplan, el cual se usaba en el sistema
operativo
CP/M
(Control
Program
for
Microcomputers).
Posteriormente a las versiones ms avanzadas de este programa, se
le comenz a llamar Excel, en versiones para el sistema Macintosh.
Ya con ese nombre fue lanzado al mercado para el sistema Windows
en el ao de 1987.
Su historia:
En 1993 por problemas legales relacionados con el copyright del
nombre Excel, Microsoft tuvo que hacer cambios al nombre de su
producto especificndolo como Microsoft Excel, cambio que fue
temporal, durando solamente hasta que Microsoft compr la
empresa que tena los derechos sobre la marca y el nombre de
Excel.
Algunas de las caractersticas que posee el programa Excel:
Celdas.- Esta es la principal forma de ingresar datos, emula
directamente los libros de contabilidad.
Efectos.- Son procesos predefinidos en los que introducimos datos y
se producen las sumas o movimientos de graficas automticamente
al existir modificaciones, podemos incluir imgenes que muestren los
datos o aspectos directos de la informacin introducida.
Formatos.- Esta es una de las caractersticas que ms destacan,
pues pueden tener diversos formatos, cambiando desde alineacin,
hasta tipo y color de letras.
Grficas.- Con el Excel, podemos utilizar grficas que dan una idea
visual de las estadsticas de los datos que estamos manejando.

Herramientas.- Las
herramientas
son
pequeos
procesos
predefinidos, que modifican el denominado libro. Con estas se
pueden dar efectos que se modifican segn los usos que se le den.
Vnculos.- En las hojas de Excel, se pueden insertar vnculos,
imgenes o directamente direcciones de internet que se abren
automticamente al hacer clic en el enlace.
Plantillas.- Cuenta con numerosas plantillas preestablecidas que
facilitan la creacin de diversos documentos como:
Agendas
Calendarios
Facturas
Horarios
Informes
Presupuestos etc.
Adems de que el usuario puede crear sus propias plantillas
personalizadas con las especificaciones que necesite.
Compatibilidad.- Este
sistema
comparte
la
denominada
compatibilidad, que le permite abrir y editar documentos de este tipo
realizadas con plataformas similares como son:
Open office
KOffice
Star Office etc.
Evolucin.- Este
sistema
se
adapta
a
las
necesidades,
transformndose eventualmente mediante actualizaciones o nuevas
versiones.
As, cada nueva versin se encuentra mejor estructurada que la
anterior, con ms funciones y retirando funciones que resultan
obsoletas.
Auto textos.- Esta es una de las funciones automticas ms
utilizadas, y es cuando los usuarios ingresan datos iguales o
similares en las casillas, y el programa los auto-detecta y los
convierte en textos con formato y completndolos.
Herramientas.- Cuenta con diversas herramientas para con las que
se realizan varias tareas, como autosuma y otras con las que se
facilita hacer diversas operaciones dentro de las distintas celdas que
componen la hoja de clculo automatizando las operaciones evitando
al usuario hacer cada operacin por separado.

Difusin.- Por las distintas herramientas, la facilidad de manejo que

posee y dems capacidades que tiene para realizar el trabajo, ha sido
el programa de hoja de clculo que en los ltimos aos ha tenido
mayor difusin en el mundo.

CONCEPTO DE HOJA DE CALCULO

Una hoja de clculo es un tipo de documento que permite manipular

datos alfanumricos y numricos, dispuestos en un documento con
celdas, ordenadas en una matriz bidimensional de filas y columnas.

Una hoja de clculo est formada por filas y columnas que ayudan a
ordenar datos, manejarlos de forma fcil, y calcular datos
numricos. Lo que convierte a la hoja de clculo en un
programa de software nico es su habilidad para calcular
valores utilizando frmulas matemticas a travs de los datos
existentes en las celdas. Un buen ejemplo de hoja de clculo
podra ser utilizado para crear una visin global del equilibrio
de un banco.
Cada vez que introducimos datos literales o texto en una celda
observaremos que estos se desplazan ligeramente hacia la
izquierda, alinendose a lo largo de las diferentes filas y columnas.
Mientras que si introducimos un nmero entero o decimales,
estos se situarn a la derecha de la cela de forma automtica.

Para realizar las operaciones matemticas como la suma, la resta, la

divisin o la multiplicacin se utilizarn smbolos diferentes para tal
fin. En todos estos casos, antes de introducir las celdas de las
que queramos obtener el resultado, deberemos introducir el
signo igual (=) para que la plantilla reconozca que queremos
realizar una operacin sobre un conjunto de datos.

Si por ejemplo quisiramos multiplicar dos celdas, la a1 y la b3, lo

que haramos sera introducir la siguiente frmula: =a1*b3 Por lo
tanto, utilizaramos el smbolo del asterisco como multiplicador. Si
por el contrario, necesitsemos dividir estas mismas celdas,
pondramos: =a1/b3

Funcin SUMA
Se aplica a: Excel 2016 Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007 Excel
2016 para Mac

La
funcin SUMA,
una
de
las funciones
matemticas
y
trigonomtricas, suma valores. Puede sumar valores individuales,
referencias o rangos de celda o una combinacin de las tres.
Por ejemplo:
=SUMA(A2:A10)
=SUMA(A2:A10, C2:C10)
La forma ms sencilla de agregar una frmula SUMA a su hoja de
clculo es usar el asistente de Autosuma. Seleccione una celda vaca
directamente encima o debajo del rango que quiere sumar y, en las
pestaas
Inicio
o
Frmula
de
la
cinta
de
opciones,
presione Autosuma > Suma. El asistente de Autosuma detectar
automticamente el rango que se va a sumar y crear la frmula.
Tambin puede funcionar horizontalmente si selecciona una celda a
la derecha o a la izquierda del rango que va a sumar. Tenga en
cuenta que no va a funcionar en rangos no contiguos, pero en la
siguiente seccin veremos cmo hacer eso.

Prcticas recomendadas para SUMA

Esta seccin trata algunos procedimientos recomendados para

trabajar con la funcin SUMA. La mayora de este contenido puede
aplicarse para trabajar tambin con otras funciones.
El mtodo =1+2 o =A+B. Aunque puede escribir =1+2+3 o
=A1+B1+C2 y obtener resultados totalmente precisos, estos
mtodos son propensos a errores por varias razones:
Errores de escritura. Imagine que intenta escribir ms valores o
valores ms grandes como estos:
=14598,93+65437,90+78496,23
Despus, intente validar que sus entradas son correctas. Es mucho
ms sencillo poner estos valores en celdas individuales y usar una
frmula SUMA. Adems, puede aplicar formato en los valores cuando
estn en celdas, haciendo que sean ms legibles cuando estn en una
frmula.

Restar nmeros
Se aplica a: Excel 2016 Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007
Suponga que desea determinar cuntos artculos del inventario no
son rentables (inventario total menos artculos rentables) o el
nmero de empleados que se acercan a la edad de jubilacin
(nmero total de empleados menos empleados con menos de 55
aos). Hay varias formas de restar nmeros.
Restar nmeros de una celda
Para realizar esta tarea, utilice el operador aritmtico - (signo
menos).
Por ejemplo, si escribe la frmula siguiente en una celda:
=10-5
La celda muestra el resultado siguiente:

5
Restar nmeros de un rango
Para realizar esta tarea, utilice la funcin SUMA. Sumar un nmero
negativo equivale a restarlo.
NOTA: En Excel no hay funcin RESTAR. Use la funcin SUMA y
convierta los nmeros que desee restar a sus valores negativos. Por
ejemplo, SUMA(100,-32,15,-6) devuelve 77.

Funcin SI
Se aplica a: Excel 2016 Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007 Excel
2016 para Mac
La funcin SI es una de las funciones ms populares de Excel y le
permite realizar comparaciones lgicas entre un valor y un resultado
que espera. En su forma ms sencilla, la funcin SI dice:
SI(Algo es Verdadero, hacer algo; de lo contrario hacer algo
diferente)
Por esto, una instruccin SI puede tener dos resultados. El primer
resultado es si la comparacin es Verdadera y el segundo si la
comparacin es Falsa.

Ejemplos sencillos de SI

=SI(C2="S",1,2)
En el ejemplo anterior, la celda D2 dice: SI(C2 = S, entonces
devolver un 1, en caso contrario devolver un 2)

=SI(C2=1,"S","No")
En este ejemplo, la frmula de la celda D2 dice: SI(C2 = 1, entonces
devolver S, en caso contrario devolver No)
Como puede ver, la funcin SI se puede usar para evaluar texto y
valores. Tambin se puede usar para evaluar errores. No est
limitado exclusivamente a comprobar si un elemento es igual a otro y
devolver un nico resultado, tambin puede usar operadores
matemticos y realizar clculos adicionales segn sus criterios.
Tambin se pueden anidar varias funciones SI para realizar varias
comparaciones.
Usar SI para comprobar si una celda est en blanco
A veces es necesario comprobar si una celda est en blanco
(normalmente, para que una frmula no muestre un resultado sin
datos de entrada).

En este caso usaremos SI con la funcin ESBLANCO :

=SI(ESBLANCO(D2);"En blanco";"No est en blanco")

Lo que equivale a SI(D2 est en blanco, devuelve "En blanco"; en

caso contrario, devuelve "No est en blanco"). Tambin podra usar
fcilmente su propia frmula para la condicin "No est en blanco".
En el ejemplo siguiente usaremos "" en lugar de ESBLANCO.
Bsicamente, las dos comillas dobles ("") equivalen a "nada".

=SI(D3="";"En blanco";"No est en blanco")

Esta frmula dice lo siguiente: SI(D3 no tiene nada, devuelve "En
blanco"; en caso contrario, devuelve "No est en blanco"). Este es un
ejemplo de un mtodo muy comn del uso de "" para evitar que una
frmula realice un clculo si una celda dependiente est en blanco:
=SI(D3="";"";SuFrmula())
SI(D3 equivale a nada, no se devuelve nada; en caso contrario,
calcula la frmula).

Funcin PROMEDIO
Se aplica a: Excel 2016 Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007 Excel
2016 para Mac Ms...
En este artculo se describen la sintaxis de la frmula y el uso de la
funcin PROMEDIO en Microsoft Excel.
Descripcin
Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos. Por
ejemplo,
si
el
intervalo
A1:A20
contiene
nmeros,
la
frmula =PROMEDIO(A1:A20) devuelve el promedio de dichos
nmeros.
Sintaxis
PROMEDIO(nmero1, [nmero2], ...)
La sintaxis
argumentos:

de

la

funcin

PROMEDIO

tiene

los

siguientes

Nmero1 Obligatorio. El primer nmero, referencia de celda o

rango para el cual desea el promedio.

Nmero2, ... Opcional. Nmeros, referencias de celda o rangos

adicionales para los que desea el promedio, hasta un mximo de 255.
Observaciones
Los argumentos pueden ser nmeros o
referencias de celda que contengan nmeros.

nombres,

rangos

Se tienen en cuenta los valores lgicos y las representaciones

textuales de nmeros escritos directamente en la lista de
argumentos.
Si el argumento de un rango o celda de referencia contiene texto,
valores lgicos o celdas vacas, estos valores se pasan por alto; sin
embargo, se incluirn las celdas con el valor cero.
Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda
traducir a nmeros provocan errores.
Si desea incluir valores lgicos y representaciones textuales de
nmeros en una referencia como parte del clculo, use la
funcin PROMEDIOA.
Si desea calcular el promedio de solo los valores que cumplen ciertos
criterios,
use
la
funcin PROMEDIO.SI o
la
funcin PROMEDIO.SI.CONJUNTO.
NOTA: La funcin PROMEDIO mide la tendencia central, que es la
ubicacin del centro de un grupo de nmeros en una distribucin
estadstica. Las tres medidas ms comunes de tendencia central son
las siguientes:
Promedio, que es la media aritmtica y se calcula sumando un grupo
de nmeros y dividiendo a continuacin por el recuento de dichos
nmeros. Por ejemplo, el promedio de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 30 dividido
por 6, que es 5.
Mediana, que es el nmero intermedio de un grupo de nmeros; es
decir, la mitad de los nmeros son superiores a la mediana y la mitad
de los nmeros tienen valores menores que la mediana. Por ejemplo,
la mediana de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 4.
Moda, que es el nmero que aparece ms frecuentemente en un
grupo de nmeros. Por ejemplo, la moda de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 3.
Para una distribucin simtrica de un grupo de nmeros, estas tres
medidas de tendencia central son iguales. Para una distribucin
sesgada de un grupo de nmeros, las medidas pueden ser distintas.
SUGERENCIA: Al calcular el promedio de celdas, tenga en cuenta la
diferencia existente entre las celdas vacas y las que contienen el
valor cero, especialmente cuando desactiva la casilla Mostrar un

cero en celdas que tienen un valor cero en el cuadro de

dilogo Opciones de Excel de la aplicacin de escritorio de Excel.
Cuando se activa esta opcin, las celdas vacas no se tienen en
cuentan pero s los valores cero.
Para encontrar la casilla Mostrar un cero en celdas que tienen un
valor cero:
En la pestaa Archivo, haga clic en Opciones y despus en la
categora Avanzado, busque Mostrar opciones para esta hoja.

columnas para ver todos los datos.

Datos
10

15

32

Frmula

Descripcin

Resulta
do

=PROMEDIO(A2:A
6)

Promedio de los nmeros en las 11

celdas A2 a A6.

=PROMEDIO(A2:A
6;5)

Promedio de los nmeros en las 10

celdas A2 a A6 y el nmero 5.

=PROMEDIO(A2:C
2)

Promedio de los nmeros en las 19

celdas A2 a C2.

7
9
27
2