Sunteți pe pagina 1din 35

2 Introducere Prima intenie a acestei lucrri este aceea de a ilustra o

imagine de ansamblu asupra demersului organizrii unor evenimente cu


scopul de a oferi un punct de reper tuturor celor interesati n aceast
activitate. Dat fiind faptul c trim ntr-o lume n plin micare n care
dinamismul existenial este prezent, iat c explozia informaional n
toate domeniile de activitate determin specialiti, cercettori i
practicieni s se reuneasc n cadrul diferitelor evenimente: conferin e,
congrese, reuniuni pentru a-i mprti teoriile i rezultatele
experienelor pe care le-au efectuat. Tocmai de aceea, pentru a nu pregti
specialiti rupi de realitate, eficiena sau reuita conferinelor sau
congreselor presupune parcurgerea anumitor etape n desfurarea
evenimentelor. Lucrarea de fa este structurat pe trei capitole, tratnd
subiectul propus de la general la particular, cercetarea concretizandu-se
efectiv n studiul de caz realizat avnd la baz Conferina Economic
Internaional IECS 2011. n primul capitol al acestei lucrri am vorbit
despre importana organizrii de evenimente n domeniul turismului, am
definit noiunea de eveniment, am prezentat tendinele pe plan mondial
n industria reuniunilor i situaia Romniei pe piaa de reuniuni i
congrese. Al doilea capitol prezint ntr-o manier ct mai clar i
atractiv, tipurile de evenimente cu accent pe evidenierea taxonomiei
acestora. Tot aici, am descris pe larg paii de parcurs n organizarea unei
conferine, respectiv pregtirea evenimentului, stabilirea datei
conferinei i multe alte detalii ce trebuiesc puse la punct atunci cnd ne
hotrm s organizm o conferin. n ultimul capitol al lucrrii de fa
mi-am propus s concretizez efectiv toate datele prezentate pn acum,
fcnd referire la Conferina Economic Internaional Sibiu (IECS
2011), conferin organizat de Facultatea de tiine Economice din
cadrul Universitii Lucian Blaga din Sibiu. Ceea ce m-a determinat s
fac acest lucru a fost implicarea activ de care am dat dovad n
organizarea evenimentului. Contribuiia mea din cadrul conferinei a
asigurat ntr-o anumit msur reuita acesteia i, totodat, a constituit
un punct de plecare n realizarea acestei lucrri. Ceea ce ofer culoare
acestui studiu i l face atractiv, este, consider eu, abordarea subiectului
dintr-o perspectiv personal, unde multitudinea de date, de fapte a fost
reinut i integrat viziunii proprii adecvat unui demers riguros.

Aadar, pot conchide prin a evidenia rolul primordial pe care


specialistul trebuie s-l acorde respectrii tuturor pailor de parcurs, n
mod sistematic, n organizarea unei conferine, pentru a asigura reuita
acesteia i pentru a se alinia realitii timpului n care triete, timp n
care consecvena, originalitatea i rigurozitatea constituie cheia
scucesului. 3 Cap. 1 Importana organizrii de evenimente n activitatea
de turism Pentru nceput trebuie definit noiunea de eveniment n
contextul activitilor de turism i implicit importana organizrii de
evenimente pentru sectorul de turism. n literatura de specialitate
turistic, termenul eveniment1 apare utilizat n contexte diferite, putnd
desemna fie o ntmplare sau o manifestare important de natur social,
cultural, sportiv (o reunine, un congres, un festival, o olimpiad
sportiv, un campionat de fotbal, etc.), fie o ntmplare ieit din comun,
unic i cu mare potenial de a oferi triri deosebite, emoii sau o
experien de via de neuitat. Organizarea de evenimente din prima
categorie este o activitate ce capt o importan tot mai mare n cadrul
turismului de afaceri, alte evenimente innd mai mult de turismul
cultural, tursimul educaional. Cea de-a doua categorie de evenimente a
generat in ultimii ani o adevrat mod a turismului evenimenial sau
special, unele agenii de turism (numite event agencies) specializndu-se
n a oferta programe / pachete sau cltorii turistice centrate pe anumite
evenimente unice naturale (eclipsa total de soare, eruptia unui vulcan
etc.) sau tematice / puse n scen (Dracula, festivaluri medievale) care s
permit turitilor experiene deosebite, de neuitat. Acest tip de turism
este asociat adesea i cu cel de aventur. Motivaiile i tendintele de
dezvoltare a acestor forme de turism in de evoluia general a sectorului
de turism, determinat de prefacerile sociale i economice din ultimii
ani, caracterizat prin: Globalizarea economic, social, politic, dar i
a riscurilor pentru turism nseamn adaptare la standarde de nivel
internaional, flexibilitate n oferte, decelarea riscurilor, evaluarea rapid
a tendinelor noi. Contientizarea efectelor turismului asupra mediului
i ntoarcerea spre natur, manifestat prin variate forme de turism
ecologic, destinaiile care au aderat la acest concept fiind agreate i n
cazul celorlalte forme de turism practicate. Computerizarea i

informatizarea societii pentru turism nseamn utilizarea


preponderent a noilor mijloace de comunicare on-line pentru a putea
oferi informaii, consiliere i servicii. Comunicarea este cuvntul cheie
al societii postmoderne, avnd nenumrate faete, putnd fi realizat
prin cele mai sofisticate medii de comunicare chiar n domeniul
afacerilor se pune tot mai mult accent pe reuniuni, simpozioane,
seminarii, teambuilding evenimente care au o pondere tot mai mare n
segmentul turismului. 1 Chiriac, A.C., Asistena turistic n organizarea
de evenimente, THR-CG, 2004, p. 5. 4 Segmentele pieei turistice sunt
afectate n dezvoltarea lor de aceste noi condiii sociale, diferite de cele
ale societii de consum n mas, studiile de marketing oferind
urmtoarea ierarhizare: turismul de afaceri, se situeaz pe primul loc,
fiind urmat de cltorii la distane mari (exotice) vacane club
turism de sntate i fitness cltorii de lux turism evenimenial i
de aventur vacane creative i de practicare a unui hobby vacane
active i practicarea sportului turism ecologic. 1.1. Turismul de afaceri
i evenimentele specifice acestuia Turismul de afaceri cuprinde mai
multe tipuri de evenimente care au n comun faptul c se cltorete n
scopuri legate de afaceri: ntlniri / reuniuni de afaceri (Meetings)
Programe i cltorii incentive (Incentives) Congrese, conferine,
convenii (Congresses) Expoziii trguri de comer (Expositions)
Acestea sunt prezentate n lucrrile de specialitate (brouri, site-uri, etc.)
sub sigla MICE, incluznd toate formele de reuniuni de la cele de
grupuri mici seminarii, simpozioane, activiti de training sub form
de cursuri tradiionale sau n aer liber, teambuilding n variate forme etc.,
pn la conferine i congrese sau trguri de anvergur, numit alteori
turism de reuniuni i congrese. Turismul de reuniuni, privit sub toate
componentele sale, reprezint un segment important al industriei
ospitalitii, generatoare de venituri substaniale, mai ales n perioadele
de extrasezon, dar i de imagine pozitiv pentru destinaiile implicate i
chiar pentru imaginea turistic de ansamblu al unei ri. Din datele
statistice reiese faptul c acest segment ar putea fi considerat
componenta cea mai profitabil i eficient din turism, tinznd chiar s

devin o industrie independent.2 Turismul de reuniuni cuprinde nu doar


activiti turistice comune (cazare, restauraie, transport) ci i o serie
complex de servicii organizatorice profesionale de conferine, expoziii,
ntruniri, seminarii, gzduite de destinaia respectiv. 2 Chiriac, A.C.,
Asistena turistic n organizarea de evenimente, THR-CG, 2004, p. 12.
5 ntlnirile de afaceri sau reuniunile reprezint cltoriile oamenilor cu
scopul de a se ntlni i de a discuta afaceri sau pentru schimburi de
informaii ntre cei de aceiai profesie sau asociaie. Conferinele,
congresele i conveniile atrag un numr foarte mare de participani i
reprezint o afacere bun pentru destinaiile unde se organizeaz. La
nivel mondial, orae recunoscute ca organizatoare pentru astfel de
manifestri sunt: Madrid, Paris, Londra, Roma, Viena, Bruxelles,
Singapore, Washington, Strasbourg etc. Rezervrile pentru astfel de
evenimente se fac chiar i cu 2 ani inainte iar 2/3 din participani vin
nsoii de so/soie sau de o alt persoan. Lunile de vrf ale acestor
manifestri internaionale i naionale sunt mai, iunie i septembrie,
octombrie. Expoziiile i trgurile de comer reprezint un alt sector
important al turismului de afaceri, deoarece la aceste evenimente se fac
tranzacii ntre vnztori i cumprtori, se plaseaz comenzi, se fac
contracte de durat, etc. Un exemplu clasic este salonul de aviaie de la
Paris, iar n turism, Trgul Internaional de la Berlin (ITB), care atrage
anual ntre 20.000 50.000 de specialiti la fiecare manifestare i peste
100.000 persoane / manifestare din cadrul publicului larg.3 1.2. Tendine
pe plan mondial n industria reuniunilor n cadrul turismului de afaceri
trebuie remarcat faptul c ponderea cea mai mare revine segmentului de
reuniuni i congrese, trguri sau expoziii care sunt privite, n general
avnd caracteristici comune privind organizarea i derularea lor. n acest
sens, sunt relevante datele statistice adunate de International Meetings
Association, publicate prin ICCA DATAbase, cu specificaia c acestea
nregistreaz doar manifestrile cu minimum 50 de participani ale unor
asociaii i cele cu minimum 20 participani ale unor ntreprinderi i care
sunt declarate din proprie iniiativ. Pentru anul 2000, 5.075 de
organizatori au comunicat ICCA DATAbase date statistice privind
reuniuni internaionale, dintre care 65% cu sediul n Europa. n anul
2000, pe primul loc se afla SUA cu 234 reuniuni, reprezentnd un

segment de pia de 8,2. Marea Britanie se afla pe locul 2 iar Germania


pe 3. n ceea ce privete oraele-locaii pentru congrese, n top se afla
Londra, urmat de Madrid, Paris i Viena. Numrul participanilor la
congrese a fost, n medie de 250 500 persoane, doar 11 procente
cuprinznd mai mult de 2.000 participani. Cifra medie a participanilor
la diverse reuniuni a crescut din 1993 de la 638 la 815. Din totalul
participanilor, 54% revin Europei, 17% Americii de Nord, 13% Asiei.
Durata manifestrilor a sczut fa de anii anteriori la 4,5 zile. 3 Chiriac,
A.C., Asistena turistic n organizarea de evenimente, THR-CG, 2004,
p. 13. 6 Ca tematic, un sfert din totalul congreselor a fost de natur
medical, n general manifestrile de natur tiinific s-au diminuat,
urmate de tehnologie i industrie. Pentru anul 2003, statistica ICCA a
nregistrat 3.297 reuniuni internaionale, din care 62% au avut loc n
Europa. ntruct n aceste date statistice nu sunt cuprinse dect acele
reuniuni care corespund criteriilor impuse de International Meetings
Association, ele nu reflect n totalitate amploarea acestora n cadrul
turismului de afaceri. Trebuie remarcat faptul c turismul de reuniuni i
congrese se desfoar preponderent n lunile mai, iunie, septembrie i
octombrie, deci n perioade cand sezonul turistic de vacan se afl n
recul, avnd deci o mare importan n ocuparea capacitilor turistice
prin astfel de manifestri. n acest sens, activitatea de organizare a
evenimentelor tinde s devin o form complementar de turism,
deosebit de important n economia turismului unei ri, necesitnd ns
adaptarea infrastructurii turistice existente sau crearea de noi
infrastructuri, adecvate acestor activiti. Pentru exemplificare, sunt
relevante datele statistice din rile europene cu experien n acest
domeniu4 . Austria. n anul 2001 n aceast ar existau 244 orae i
comune cu 557 ofertani de congrese i reuniuni, capabili s organizeze
manifestri pentru 100 si mai muli participani. Cele 2.705 spaii de
reuniuni din aceste locaii pot cuprinde 392.660 persoane. Oraul cel mai
solicitat este Viena care i pe plan mondial este o destinaie preferat
pentru organizare de congrese, ocupnd n ierarhia european locul 3,
dup Londra si Paris. Cu 4 milioane de nnoptri doar din turismul de
congrese, volumul acestora a crescut n ultimii 15 ani de 3 ori,
reprezentnd ntre 3,1-3,5% din totalul de nnoptri n Austria. Italia.

Patrimoniul cultural i artistic al Italiei este un puternic magnet de


atracie i pentru turismul de reuniuni, existnd n acest domeniu 1.163
centre de conferine i 4.504 hoteluri, 39.600 palate i castele, plus
30.500 reedine istorice, la care se adaug complexe de trguri i
expoziii, stadioane pentru concerte i manifestri sportive, teatre,
cinematografe. Cele mai solicitate locaii sunt oraele mari i metropole
precum: Milano, Roma, Bologna, Florena, Neapole dar i localitile
culturale i artistice mai mici, precum i centrele turistice recunoscute.
n anul 2002, n Italia au avut loc 104.563 conferine cu 17,5 milioane
participani, piaa de congrese reprezentnd 21% din totalul veniturilor
realizate din turism. Germania. n anul 2002 s-au desfurat n cele
11.000 de locaii pentru reuniuni 1,3 milioane de manifestri cu 69
milioane de participani. Cele 11.000 de 4 Chiriac, A.C., Asistena
turistic n organizarea de evenimente, THR-CG, 2004, p. 14. 7 locaii
pentru reuniuni constau n 10.000 hoteluri (93%), 420 centre de
congrese (4%) si 330 institute de nvmnt superior (3%). La acestea
se adaug 1.500 locaii alternative precum castele, palate, mnstiri i
sli de concerte, precum i 75 centre de conferine ale unor firme. n
total sunt 65.000 spaii cu 3,1 milioane mp spaii de reuniuni i 1,4
milioane mp de spaii de expoziie. n domeniul hotelier, 85% dintre
ofertani sunt din segmentul de 3 i 4 stele. n anul 2002 prin cei 3,5
milioane de delegai strini, Germania a atras la reuniuni i congrese cu
un milion mai mult dect n anii anteriori. Astfel, se poate observa c,
mai ales la congrese caracterul internaional al acestora este n cretere.
Conform unor studii, tot mai muli organizatori de congrese i trguri
doresc s le deruleze n afara rii respective. Se observ i o cretere a
cererii de organizare de reuniuni, n timp ce oferta de capaciti locative
ramne constant. Se caut locaii cu imagine recunoscut internaional,
dar i cele cu ofert cultural i turistic variat i interesant. Se
confirm i tendina de descretere a numrului de participani, de
scurtare a duratei, dar cu o cretere a cerinelor privind standardele de
organizare. De aceste tendine pot profita foarte mult, pe lng locaiile
de reuniuni, i ageniile de turism, precum i ali prestatori care sunt
solicitai n organizarea i derularea de manifestri cu caracter
internaional. 1.3. Romnia pe piaa de reuniuni i congrese Atragerea de

evenimente internaionale spre a fi gzduite i organizate n Romnia


este o direcie ce ar trebui urmrit prioritar n preocuprile privind
promovarea turismului romnesc. Organizarea profesionist de reuniuni
este extrem de benefic att pentru imaginea public a rii ct i pentru
agenii economici locali implicai n procesul de organizare al
evenimentelor. Rezultatele nseamn venituri, profit, grad sporit de
ocupare i utilizare a infrastructurii de reuniuni i cazare, taxe i
impozite ncasate la bugetul de stat, locuri de munc, dar i un excelent
capital de imagine.5 Pentru a realiza aceste beneficii este ns necesar
asigurarea unui standard nalt al serviciilor din partea prestatorilor
implicai i o cooperare i din partea autoritiilor si administraiei locale
pentru stimularea acestor activiti deosebit de utile pentru ntreaga
comunitate local. Percepia industriei organizrii de evenimente ca fiind
un domeniu profitabil pentru orice comunitate local specializat ca
destinaie n acest sens este dat de cifrele statistice din alte ri care
dovedesc evoluia acestei industrii pe plan mondial i realitatea
financiar a acestor destinaii.6 5
http://www.conventionbureau.ro/portal/industrie/ind_manag_utilitatea.ht
m 6 Chiriac, A.C., Asistena turistic n organizarea de evenimente,
THR-CG, 2004, p. 18. 8 Este bine de tiut c din totalul venituri rezultat
din organizarea unei reuniuni internaionale, un procent minim revine
beneficiarului reuniunii, pentru acoperirea unor cheltuieli proprii
aferente evenimentului i eventual, un oarecare profit; n schimb,
aproximativ 85% din venituri sunt ncasate de prestatorii din ar care
gzduiesc evenimetnul, acestea regasindu-se in produsul intern brut. n
evaluarea pe care un potenial beneficiar o face n perspectiva alegerii
Romniei ca destinaie pentru evenimentul su va avea n vedere
urmtoarele criterii:7 Competitivitatea (locaie, organizare, servicii);
Securitatea / sigurana destinaiei; Credibilitatea mediului de afaceri
local. Beneficiarii sau iniiatorii unor reuniuni ce au ca destinaie
Romnia pot fi: Companii de stat sau private, romneti sau mixte;
Instituii publice sau guvernamentale; Asociaii profesionale sau
internaionale; Institute de cercetare n diverse domenii. Beneficiarul
iniiaz de obicei evenimentul conferina, congres, seminar, sesiune de

training etc pe principiul periodicitii, majoritatea reuniunilor avnd


mai mult de o singur ediie i o caden n general anual. Din ce n ce
mai muli clieni externi aleg Romnia ca destinaie a evenimentelor lor:
Adunarea Parlamentar Anual a OSCE (2000), Conferina anual i
Adunarea General a BERD (2002), Congresul Mondial IRU (2002),
Congresul EMAS (2003), Summit-ul efilor de stat din Europa Central
Mamaia 2007, Summit-ul NATO Poiana Braov 2004, Conferina
Internaional de Turism Rural Cheile Grditei 2004 sunt doar cteva
dintre exemplele ultimilor ani.8 Romnia se afirm cu tot mai mult
succes n ultimii ani n competiia cu locaiile clasice de evenimente,
miznd pe o serie de avantaje care o transform ntr-un punct de
referin pentru dezvoltarea acestei industrii n Europa de Est9 : O
destinaie inedit, pregtit s i impresioneze vizitatorii cu o
combinaie unic de valori naturale, culturale i istorice, bine pstrate i
etalate cu generozitate i ospitalitate n toate regiunile geografice; 7
Chiriac, A.C., Asistena turistic n organizarea de evenimente, THRCG, 2004, p. 18. 8
http://www.vacantesicalatorii.ro/modules/revista/articole/articol.php?
artID=1622, consultat 05.06.2011 9
http://www.vacantesicalatorii.ro/modules/revista/articole/articol.php?
artID=1608, consultat 05.06.2011 9 Amplasare ideal n spaiul
central-estic al Europei, uor accesibil prin legturi aeriene cu
majoritatea capitalelor lumii; Stabilitate politic i civil;
Infrastructur dedicat pentru gzduirea de conferine i expoziii, ntrun proces de modernizare, diversificare i extindere rapid, fr
precedent, genernd totodat posibiliti de investiii strine sau mixte
amortizabile ntrun termen eficient; Cele mai renumite lanuri hoteliere
multinaionale, deja prezente n Romnia, n strns concuren cu oferta
local a structurilor de cazare la nivel de confort 3-5 stele; Stadiu
avansat de implementare a standardelor internaionale n industria
ospitalitii; Specializarea profesional a tot mai multor companii
romneti care au capacitatea de a prelucra integral procesul de
organizare al reuniunilor de mare anvergur, putnd deveni parteneri de
ncredere ai oricror organizatori sau beneficiari din ntreaga lume, care

vizeaz Romnia ca destinaie pentru evenimentele lor. 10 Cap. 2


Organizarea de conferine / evenimente 2.1. Organizarea evenimentelor
Scopul oricrui eveniment, indiferent de natura lui, este comunicarea fie
c este vorba de informaii, idei sau doar de distracie. Astfel, cei
implicai n planificarea i organizarea unui eveniment (reuniune,
congres, trg, seminar sau training) sunt implicai ntr-o afacere bazat
pe comunicare. Aadar, orice organizator are sarcina de a asigura
eficiena acestui proces de comunicare, iar pentru a se achita de aceast
obligaie i a avea succes n aceast domeniu trebuie s dovedeasc
competene i abiliti privind: tehnici de comunicare, organizarea
muncii n echip, metode de management, de educaie a adulilor, turism
i hotelrie, tehnologie informaional (IT), multimedia, bugetare i
negociere, administrare dar i altele ce ar putea inverveni n unele
situaii neprevzute. n vederea reuitei oricrui eveniment, este necesar
ca n organizarea lui s se respecte i s se parcurg urmtoarele etape:
Definirea profilului evenimentului Obiective; Durata evenimentului
(inclusiv timpul necesar de pregtire a locaiei i dezafectarea spaiilor
utilizate); Stabilirea datei se va avea n vedere s nu se suprapun cu
alte evenimente locale (trguri, conferine, alte reuniuni);
Responsabiliti de organizare (entiti implicate: asociaii naionale i
internaionale, firme, organizator profesionist, ali furnizori de servicii);
Programul (orarul de desfurare a evenimentelor, tururi de informare
organizate nainte sau dup eveniment); Numrul participanilor;
Confereniari / participanii invitai s ia cuvntul; Spaiul necesar
(numrul slilor de conferin, spaii pentru expoziii etc.); Cerine
tehnice i de infrastructur specific pentru eveniment; Selectarea
unor posibile regiuni sau locaii adecvate pentru profilul evenimentului ;
Profilul participanilor Caracteristicile participanilor (grupuri-int);
rile de unde vin participanii (formaliti pentru obinerea vizei);
Psihograma participantului (vrst, sex, profesie, naionalitate, limba
matern, motivaie); Persoane nsoitoare (so / soie, parteneri, invitai
ai participanilor); 11 Stabilirea bugetului Lista costurilor; Cine
suport cheltuielile i pentru ce; ncasri (din taxe de participare,

pentru expoziii, sponsori); Investigarea altor opiuni financiare (de


ex: programe de finanare ale fundaiilor sau ale altor companii, asisten
public, sponsori); Claritatea problemelor legate de fiscalitate i
legislaie; Elaborarea planului de aciune Diagram realizat pe
calculator sau caiet de sarcini n care se specific cine, ce i cnd trebuie
executat; Grafice de lucru, n care se specific exact data i sarcinile
de executat pentru echipele implicate, inclusiv modificrile ce apar pe
parcurs, pn la startul evenimentului, privind: Selectarea locaiei
Materiale tiprite nregistrarea / sosirea participanilor Programe
sociale i timp liber Cazare Confereniari VIP-uri Repetiii
Audio-video i IT Marketing Evaluare Eventualiti 2.1.1. Tipuri de
evenimente Sub denumirea de evenimente, sunt incluse, de obicei,
urmtoarele: reuniuni, congrese, conferine, simpozioane, seminarii,
colocvii etc. Aceastea joac un rol foarte important n activitatea din
hoteluri i restaurante; se remarc frecvena sporit a acestor aciuni n
majoritatea unitilor de categorie superioar, mai mari sau mai mici. La
aceste aciuni particip oameni de afaceri, personaliti ale vieii politice
i sociale, de cultur, sportivi, artiti etc. cu motivaiile i opiunile
fiecruia, n funcie de locul pe care l ocup n societate. Hotelul
reprezint locul ideal pentru acest gen de evenimente (manifestri),
oferind graie structurilor sale tradiionale, condiii optime care s
completeze fericit activitile de grup, n cazul conferinelor sau
seminariilor, n special cnd dureaz mai multe zile. Fr ndoial,
sectorul de turism de conferine i seminarii 12 este n continu cretere
i este important de tiut n ce mod un hotel i poate adapta oferta
acestui trand. Un studiu de pia realizat de o important firm german
de consultan n acest domeniu, relev c printre criteriile de selecie
dintre oferte hoteliere similare, pe primele locuri se situeaz: Acces
uor la locaia respectiv (amplasare la maximum 10 km de aeroport,
autostrad); Capacitatea de organizare perfect a derulrii
evenimentului, incluznd dotarea tehnic adecvat pentru tipul de
eveniment cerut; Reputaia locaiei, aflat prin recomandarea acesteia
din partea altor clieni satisfcuti; Statistic, condiiile necesare pentru a

putea concura cu succes pe aceast pia, sunt ierarhizate n felul


urmtor10 : Condiii generale Organizare perfect Echipament
modern pentru derularea de conferine, seminarii Servicii perfecte
Ofert gastronomic adecvat Calitate superioar a ofertei Existena
unor spaii pentru expoziii Amplasament Acces uor din punct de
vedere rutier Ambian natural atractiv Zon geografic central
Obiective turistice atractive Ora turistic renumit Modul prin care
locaia a fost selectat Recomandare Ghid turistic Agenie de
turism Pres de specialitate Se poate observa astfel c n acest sector
lideri de pia sunt hotelurile situate n orae sau zone centrale, dar i
hotelurile mai mici, situate n zone pitoreti, sunt tot mai mult preferate
ntruct se observ tendina de a organiza frecvent evenimente pentru
grupuri mici (12-20 persoane), n special pentru angajaii unei firme la
care se pune accent mai mare pe programul complementar oferit
participanilor (relaxare, team- building prin activiti n aer liber etc.).
Este 10 Constantin Florea, Mdlina Belous Organizare de evenimente
i banqueting, THR-CG, 2004, P. 5. 13 important, deci, ca hotelurile s
evidenieze n oferta lor i facilitile de acest gen (acces gratuit la saun,
centru de fitness, faciliti pentru practicarea sportului n grup:
organizarea de tururi cu biciclete, mountain-bikes, puse la dispoziie de
hotel, organizare de drumeie, etc.). Pentru a putea fi competitiv pe
aceast pia, este important s se fac anumite reorganizri i adaptri
n organizarea curent. Pentru derularea optim a unui eveniment, se
impune o mare flexibilitate din partea personalului hotelier i deci
gsirea unor soluii rapide n caz de disfuncii inerente. S-a observat c,
adesea, programul stabilit iniial cu organizatorul i ncadrat n
activitatea curent a hotelului nu poate fi respectat. De exemplu, dac
programul unui seminar se prelungete, atunci prnzul trebuie decalat cu
o jumtate de or i mai mult, ceea ce creeaz probleme cu ocuparea
salonului. 2.1.2. Clasificarea evenimentelor Exist o larg varietate de
clasificri care folosesc o seam de criterii cu semnificaie i
aplicabilitate practice. n continuare, sunt prezentate modalitile de
clasificare ntlnite cel mai des n industria evenimentelor. 1.
Clasificarea din punct de vedere al ariei geografice Aceast clasificare

permite o prefigurare necesar a fundamentrii a deciziei de organizare a


evenimentelor sau de participare la ele, n funcie de interesele i
obiectivele stabilite, de pieele i zonele geografice de interes. Structura
general a acestei clasificri este urmtoarea:11 a) Evenimente
internaionale De regul, la asemenea evenimente particip ori este
admis participarea companiilor i persoanelor din ntreaga lume. S-a
remarcat ns c ponderea cea mai ridicat o au vizitatorii i asistenii
din ar sau localitatea-gazd a evenimentului, urmat de aceia din rile
i zonele geografice nvecinate. Se nregistreaz ns i participarea
vizitatorilor, asistenilor, oamenilor de afaceri din ri i zone geografice
mai ndeprtate, dar ntr-o msur mai redus atunci cnd acetia sunt
interesai n estimarea valorii, prestigiului i cunoaterea evenimentului,
n culegerea de informaii, comunicare i stabilire de contracte de
afaceri. Alte considerente ale acestei trsturi sunt valoarea, calitatea i
prestigiul evenimentelor, eficiena dovedit a acestora n planul
ncheierii de afaceri, existena unui interes deosebit n achiziionarea
unor produse, servicii i tehnologii. 11 Zamfir C. Moise, Trgurile,
expoziiile i conveniile, instrumente de marketing, ALL BECK,
Bucureti, 2002, p. 105. 14 b) Evenimente regionale Aceast categorie
de evenimente a aprut relativ recent i n numr restrns. Ele vizeaz
satisfacerea cererii, promovarea schimburilor comerciale, de informaii,
a comunicrii i relaiilor de afaceri ale companiilor din anumite grupri,
asociaii de ri sau anumite zone geografice, cum ar fi: rile membre
ale Uniunii Europene, ale Asociaiei Europene a Liberului Schimb, rile
balcanice i mediteraneene, etc. c) Evenimente naionale Au ca scop
major promovarea afacerilor, respectiv a vnzrilor i cumprrilor pe
piaa anumitor ri i a exportului companiilor din acea ar. Acestea pot
fi difereniate n dou categorii: evenimente naionale organizate n
ara care vizeaz promovarea produselor, mrfurilor, serviciilor i
tehnologiilor oferite de companiile rezidente; evenimente naionale
itinerante, organizate n alte ri n scopul efecturii marketingului i
promovrii vnzrilor companiilor din anumite ri i din anumite
sectoare de activitate economic a acestora. Acestea din urm se
organizeaz n mod consecutiv, n perioade diferite, n fiecare din rile

de interes, cu participarea aproximativ a acelorai companii i sunt


sprijinite considerabil de numeroase i variate manifestri conexe:
ntlniri cu grupul de afaceri din ara n care se organizeaz evenimentul,
simpozioane, parade ale modei, conferine de pres, etc. d) Evenimente
locale Au ca scopuri principale marketingul i promovarea vnzrilor de
produse, mrfuri, servicii de regul, de necesitate i consum cotidiene
din anumite zone, localiti sau provincii din aceeai ar. n cazul
acestor evenimente, activitile de vnzri i cumprri ori de ncheieri
de afaceri chiar cu ocazia lor au un rol preponderent. 2. Clasificarea din
punct de vedere al ariei de cuprindere Aceasta este una din cele mai
judicioase i practice clasificri ale evenimentelor, n concordan cu
extinderea numrului, diversificarea tematicilor, a zonelor geografice n
care se organizeaz, n scopul servirii mai eficiente i cuprinztoare a
obiectivelor de afaceri ale tuturor celor implicai n realizarea lor i n
participare. La definirea acestui tip de clasificare au contribuit mari
specialiti, organizaii, uniuni i asociaii recunoscute n lumea
afacerilor. Acest tip de clasificare cuprinde trei mari grupe de
evenimente i anume12 : 12 Zamfir C. Moise, Trgurile, expoziiile i
conveniile, instrumente de marketing, ALL BECK, Bucureti, 2002, p.
105. 15 a) Evenimente generale Aceast grup de evenimente se
caracterizeaz prin profilul, tematica lor general i este compus din
trei categorii i anume: i. Evenimente cu profil i tematic general
care includ totalitatea gamei de produse, servicii i tehnologii realizate i
vndute n lume (mijloace de producie, bunuri de investiii, etc.). n
cadrul acestora, organizatorul evenimentului nu impune niciun fel de
restricii de ordin tehnic, calitatic, sortimental, excepie fcnd doar cele
periculoase din punct de vedere al sntii i integritii fizice i morale
al oamenilor dar i cele care atenteaz la starea mediului nconjurtor.
Ele se adreseaz tuturor categoriilor de poteniali cumprtori,
consumatori, utilizatori, beneficiari, etc. Rolul acestor evenimente este
de creare a imaginii riigazd a evenimentului i de atragere a ofertei
(att din ar ct i din strintate) n scopul satisfacerii celor mai diverse
cereri ale pieei interne. ii. Evenimente cu profil i tematic general
incluznd toate domeniile, de la cele mai sofisticate tehnologii,
procedee, idei, soluii, pn la banalele suruguri, organe simple de

asamblare ori semifabricate. iii. Evenimente generale pentru ntreaga


gam de bunuri de consum necesare populaiei au ca scop satisfacerea
la un nivel ct mai ridicat a cererii populaiei, angrositilor i
distribuitorilor de asemenea produse. Ele se adreseaz publicului larg si
cumprtorilor din acest sector. La nivel global, evenimentele cu profil
i tematic general se organizeaz n toate rile n curs de dezvoltare,
precum i ntr-o msur totui din ce n ce mai redus, n rile n curs de
tranziie ctre o economie de pia. b) Evenimente specializate Acestea
sunt evenimente care se nscriu pe un traseu accentuat ascendent n
privina calitii, ritmului de dezvoltare i diversificare, contribuiei la
realizarea obiectivelor de afaceri i la dezvoltarea economic. La rndul
lor, ele se pot clasifica pe urmtoarele domenii i categorii de produse,
aplicabile att la nivel local, regional, naional ct i global,
internaional, n funcie de amplasarea i destinaia lor: Informatic,
birotic, telecomunicaii; Industrie, tehnologii de fabricaie, comer i
servicii; Transport, trafic, manipulare de mrfuri; Agricultur,
silvicultur, viticultur; Industria esturilor, confeciilor, pielriei,
nclmintei; Construcii, lucrri publice, reparaii i ntreinerea
acestora, etc. 16 2.2. Organizarea de conferine Conferinele sunt
reuniunile n cursul creia o persoan trateaz un subiect, fr
participarea activ a publicului, acesta fiind doar auditoriu.13 Condiiile
minime necesare pentru organizarea conferinelor sunt urmtoarele:
Spaii de cel puin 4 m lime, 2,50 m nlime, cu o suprafa util de
cel puin 36 m; Iluminat natural i posibilitate de acoperire a
geamurilor (ntunecarea ncperii); Iluminat artificial de min. 300
Lux; Ventilare adecvat a spaiului (aer condiionat); Cel puin 3
prize n spaiu; Zgomot exterior de max. 45 dB; Dotare tehnic:
videoproiector, ecrane de proiecie, electroinic whiteboard,
retroproiector cu lamp de rezerv, ecran de protecie (1,5x1,5);
proiector pentru diapozitive, instalaie de proiecie audio-video, tabla
(neagr, mai nou sunt preferate cele colorate care au efect relaxant
asupra participanilor), flipchart cu hrtie si markere, tablou de afiaj (cu
pioneze), aparat de fotocopiat (xerox), laser pointer, microfoane cu sau

fr fir, cabluri prelungitoare (cu triplutechere); telefon, fax, internet


etc.; Modaliti de amenajare flexibil a spaiului: perei mobili,
paravane, suporturi metalice pe care se pot aga table, panouri,
flipchart, ecran etc.; Mobilier (mese, scaune) pentru cel puin 20
participani; Decoraine adecvat: culori relaxante, flori, instalaii de
aerosoli cu arome florale etc. Lista de preuri cu mijloacele
disponibile. 2.2.1. Pregtirea evenimentului Atunci cnd apare intenia
de a organiza o conferin, este bine de tiut c trebuie acordat o
perioad de pregatire de aproximativ 5-6 luni nainte de eveniment.
Acest lucru este foarte important att pentru beneficiarul ct i pentru
organizatorul conferinei. n aceast perioad, organizatorul conferinei
pune la punct urmtoarele: - Stabilete tipul conferinei; (dac este o
conferin tiinific, formeaz comitetul local i comitetul tiinific); Stabilete echipa care se ocup de organizarea conferinei; 13 Florea C.,
Belous M., Organizare de evenimente si banqueting, THR-CG, 2004, P.
7. 17 2.2.1.1. Stabilirea datei conferinei Stabilirea datei conferinei este
fixat de obicei de beneficiarul acesteia, dar n determinarea ei trebuie s
se in cont de urmtoarele:14 Intervalul din sptmn (de preferat ar
fi s nceap la mijlocul sptmnii, miercuri sau joi i s se termine
smbta sau duminica); Cea mai bun perioad a anului pentru a
organiza o conferin important este Martie-Aprilie sau sfritul lunii
Septembrie; Anotimp, perioade de vacan / extrasezon (tarife reduse,
disponibiliti spaii cazare); S nu existe o conferin cu aceiai tem
aleas de beneficiar, n acelai interval de timp sau n aceeai zon;
2.2.1.2. Alegerea destinaiei i locaiei Destinaia poate fi stabilit de
beneficiar, din anumite considerente i interese proprii. Trebuie avut n
vedere c destinaia adaug un plus de valoare i interes evenimentului
iar de aceea sunt preferate adesea localiti cu variate atracii naturale,
culturale, turistice i posibiliti de petrecere a timpului liber. n alegerea
unei destinaii trebuie avute n vedere: obiectivele reuniunii, ateptrile
participanilor, cerinele grupurilor de interese, distana de la care sosesc
participanii (timpul necesar pentru cltorie), bugetul disponibil, clima
(anotimp, condiii meteo), obiective turistice. O destinaie atractiv
transpune participanii ntr-o dispoziie pozitiv. Binenteles, cheltuielile

pot s delimiteze foarte repede cercul destinaiilor i locaiilor dorite sau


s elimine anumite idei. n funcie de stilul reuniunii se va alege ntre
centrul unui ora, staiune turistic de munte sau de litoral, zon rural
sau aeroport. Trebuie s se in cont i de originea geografic a
majoritii participanilor, destinaia optim fiind la maximum 200 km
deprtare de localitile de reedin ale participanilor, excepie fcnd
reuniunile internaionale. Alegerea locaiei intr n atribuiile
organizatorului profesionist care propune o list cu posibilele locaii ce
corespund dimensiunilor evenimentului i exigenelor beneficiarului
(clasificarea calitativ, capacitatea slii, spaiu expoziional, etc.)
ntotdeauna, locaia este mai mult dect un simplu nveli pentru o
mulime definit de persoane, locul manifestaiei avnd o importan
comunicativ central. El este o parte esenial a punerii n scen.
Imaginea, arhitectura, predispoziia joac acelai rol ca si poziia,
capacitatea, dotarea costurile i disponibilitatea. O locaie special,
creeaz surpriz i nerbdare.15 14 Chiriac, A.C., Asistena turistic n
organizarea de evenimente, THR-CG, 2004, p. 26. 15 Schafer-Mehdi, S.,
Organizarea evenimentelor, ALL, 2008, p. 60. 18 Locaiile pot fi:
Hoteluri; Centre de conferine sau congrese; Centre culturale;
Alte locaii (palate, castele, etc.). Locul destinat manifestaiei este un
element central al punerii n scen i nu doar un spaiu n care se
reunete o anumit mulime de oameni. Locaia are o semnificaie
comunicativ central, astfel c arhitectura i poziia ei sunt la fel de
importante ca i infrastructura i service-ul. Pentru a gsi locaia
potrivit, trebuie parcuri urmtorii pai16 : Cercetarea pieei
Solicitarea de material informativ Alegerea + opiunea Vizitarea
Discutarea Inspectarea mpreun cu beneficiarul Decizia
Rezervarea i ncredinarea comenzii Pentru a selecta una dintre locaiile
existente, organizatorul trebuie s transmit cereri de ofert cu
specificarea cerinelor de ndeplinit n legtur cu reuniunea planificat.
Cererea de ofert (RPF request for proposals) este un formular n care
organizatorul va specifica toate caracteristicile pe care trebuie s le
ndeplineasc o locaie pentru a corespunde ca loc de desfurare a
reuniunii, avnd alturi meniunea obligatoriu sau de dorit, dup

cum unele cerine sunt imperative, altele mai puin importante dar
preferabile. Cerinele trebuie s se refere la: mrimea spaiilor necesare
reuniunii, capacitii de cazare, catering, evenimente sociale,
echipamente audio-video. Dup primirea ofertelor, se va face o prim
selecie, astfel rmnd doar cteva locaii la care este recomandabil s se
fac o inspecie la faa locului pe baza unei liste de control detaliate, de
preferat mpreun cu beneficiarul urmnd s se stabileasc locaia cu cea
mai potrivit infrastructur pentru reuniunea respectiv. Este
recomandabil ca la inspecia locaiei s se observe anumite elemente
care, de obicei, nu sunt nscrise dar care sunt foarte importante pentru o
bun derulare a conferinei i anume 17 : 1. Accesul - acces separat
pentru participanii la reuniune (direct din hol sau din strad); - acces
pentru aprovizionare / furnizori; 16 Schafer-Mehdi, S., Organizarea
evenimentelor, ALL, 2008, p. 169. 17 Chiriac, A.C., Asistena turistic
n organizarea de evenimente, THR-CG, 2004, p. 35. 19 - acces adecvat
pentru persoane cu dizabiliti; 2. Spaiile pentru reuniune sunt situate n
apropiere sau la distan de: - intrarea principal; - locul / biroul de
nregistrare; - alte sli utilizate de participani; - saloane de restaurant i
buctrie (miros, zgomot); - lift i telefon; - toalete; - ieiri obinuite sau
de urgen; 3. Dotarea - decor, pardoseli, perei (s fie fono-izolate,
culori plcute); - sistem de nclzire, climatizare; - forma spaiilor i
sistemul de modulare; - amplasarea uilor; - ieiri de urgen; - lumin
natural, lustre, oglinzi; - sistem de reglare a luminii si cldurii; - prize
electrice i de telefon; - posibiliti de ntunecare a spaiului; - nlimea
spaiului i acustic; 4. Mobilierul - Scaune (confort); - Mese (mrime,
materialul blatului); - Decor pentru mese (dac va fi pus la dispoziie);
Cteva criterii de selecie ntre oferte de locaii similare, sunt: Conditii
generale: organizare perfect, echipament modern pentru derularea
conferinelor, servicii perfecte, ofert gastronomic adecvat, calitate
superioar a ofertei, reputaia locaiei. Amplasament: acces uor pe
cile rutiere, ambian natural atractiv, zon geografic central,
obiective turistice atractive, localitate turistic renumit. Se poate
observa c n acest sector, lideri de pia sunt locaiile (hotelurile, centre
de conferine, complexe) situate n orae dar sunt preferate i locaiile

situate n zone pitoreti. 20 2.2.1.3. Rezervri la hotel n practic se


ntlnesc cel mai des, trei modaliti de abordare a acestui serviciu foarte
util pentru confortul participanilor la conferine18 : - participanii i fac
singuri rezervarea la hotel; - organizatorul evenimentului asigur
rezervare i cazare la hotel prin personalul propriu specializat; organizatorul coopereaz cu o agenie specializat de turism pentru
asigurarea cazrii la hotel Cazarea face parte din acele servicii mult
apreciate de participani, mai ales de ctre cei ce vin pentru prima oar la
o conferin, ea contribuind substanial la creterea atractivitii i valorii
evenimentului. Indiferent c este gestionat de PCO / DMC, de
beneficiar sau este lsat la libera alegere a participanilor, cazarea
reprezint unul dintre serviciile de baz din pachetul de conferin.
Evenimentele de anvergur presupun rezervarea unui numr mare de
camere, de cele mai multe ori n hoteluri diferite, fiind necesar
obinerea de oferte echivalente pentru fiecare grad de confort, pentru a
asigura disponibiliti suficiente de cazare. Se recomand includerea n
oferta de cazare a unor hoteluri cu grad de confort de la 3 la 5 stele,
accesibile diverselor categorii socio-economice participante. De obicei,
se solicit camere single (cu pat dublu) sau duble (cu dou paturi), cu
mic dejun inclus, invitaii VIP i sponsorii putnd solicita eventual
apartamente. Hotelurile orientate spre turismul de afaceri pot acorda
anumite gratuiti n funcie de numrul total de camere rezervate.19
2.2.1.4. Catering Pe durata conferinei, se prefer servirea unor prnzuri
de afaceri de durat medie, n aceeiai locaie. Programul prevede i
pauze de cafea pentru participani (cafea, ceai, rcoritoare, produse de
patiserie, gustri, etc.). Catering-ul n slile de conferin se refer la
necesarul de buturi rcoritoare pentru vorbitori i public. Recepiile de
bun-venit, o cin n ambiana tradiional local, dineurile oficiale fac
parte din programul obinuit al conferinelor, facilitnd stabilirea
raporturilor sociale ntre participani. n funcie de natura activitii de
catering, se practic servirea la mese sau de tip bufet. Meniurile se
stabilesc n acord cu beneficiarul, respectnd caracteristicile fiecrei
aciuni n parte, innd cont de diferite cerine speciale (vegetarieni /
diabetici / apartenen cultural sau religioas). 18 Zamfir C. M.,
Trgurile, expoziiile i conveniile, instrumente de marketing, ALL

BECK, Bucureti, 2002, p. 352. 19 Chiriac, A.C., Asistena turistic n


organizarea de evenimente, THR-CG, 2004, p. 32. 21 Pentru ca i din
acest punct de vedere, participanii s plece cu amintiri plcute, tiind c
mncarea i butura consumate dar i serviciile dintrun restaurant,
contribuie decisiv la buna dispoziie a clienilor, este necesar a acorda o
atenie sporit i a verifica urmtoarele elemente20 : micul dejun
(sortiment, mod de servire); lista de preparate i buturi (coninut,
aspect, preuri); preparatele servite (aspect, gust); condiii de igien
n buctrie; serviciul din restaurant (personal calificat, inuta,
atitudine, promptitudine); decoraia meselor, ambient, iluminare,
instalaie de sonorizare; acces i faciliti pentru persoanele cu
dizabiliti; ieiri de siguran i alte msuri generale de securitate
(incendii); garderob, toalete (amplasare, igien); orar de funcionare
(bar, restaurant, alte localuri); baciuri, alte taxe. 2.2.1.5. Slile de
conferin Natura conferinei determin nevoia de ntlniri fie n plen
(sli mari), fie pe seciuni (activiti n grupuri mai mici, n sli
adecvate), care i desfoar activitatea simultan sau succesiv, fapt care
devine un criteriu n selectarea locaiei. Organizatorul identific locaia
potrivit i efectueaz rezervarea unui numr de sli corespunztor
nevoilor evenimentului, cu dimensiuni i capaciti optim adaptate
numrului de participani i tipului de amenajare a fiecrei sli solicitat
de beneficiar. Izolarea fonic i cerinele speciale (ecrane ncorporate,
podium pentru prezidiu etc.) sunt elemente suplimentare ce pot
condiiona alegerea locaiei. Cele mai cerute forme de amenajare a
spaiilor sunt urmtoarele21 : Aranjarea convenional (stil teatru /
cinema) Prezidiul va fi plasat pe o estrad bine centrat, n faa
auditorului. n cazul participrii a peste 200 de persoane, este necesar s
se amenajeze o alee central. Modalitatea de aranjare este urmtoarea: se determin amplasarea mesei vorbitorilor (centrat la extremitatea
slii); - primul rnd de scaune va fi plasat la 1,80 / 2,50 m de prezidiu; distana ntre dou rnduri va fi de 40 50 cm; - spaiul ntre dou
scaune va fi de minimum 5 cm; - se las alei de degajare de 1,50 m pe
margini (laturi); 20 Chiriac, A.C., Asistena turistic n organizarea de

evenimente, THR-CG, 2004, p. 37. 21 Chiriac, A.C., Asistena turistic


n organizarea de evenimente, THR-CG, 2004, p. 33. 22 Aranjarea
slii de clas (numit i stil parlament) Pentru aceast dispunere este de
dorit s existe n dotare mese de 1,20 m sau 1,80 m lungime i 0,45 m
lime pentru a ctiga loc. Aranjamentul se face astfel: - Se aliniaz
mesele pe rnduri cte 2 sau 3 urmnd limea slii; - Se face o alee
central de dimensiuni suficiente i alei de degajare ntre rnduri; Distana ntre dou rnduri de mese trebuie sa fie de 0,60 m minimum,
dar pentru un confort mai bun se poate 0,70 m. Aranjarea n form de
U / careu Acest fel de amenajare a meselor se utilizeaz, mai ales, pentru
activiti n grupuri de lucru: workshop, seminar, training, oferind
vizibilitate tuturor participanilor spre moderator, precum i spre ecranul
de proiecie sau alte mijloace de lucru folosite. Pe lng modul n care
sunt amenajate slile de conferine, un rol important n buna desfurare
a conferinelor l au i echipamentele i serviciile tehnice. Astfel,
calitatea echipamentelor audio-video i a serviciilor tehnice contribuie n
msur considerabil la succesul conferinei. Adesea, prezentrile i
dezbaterile se susin cu ajutorul videoproiectoarelor, retroproiectoarelor,
flipchart-urilor, computerelor i conexiunilor internet n sli. Slile cu
capacitate de peste 25 de persoane impun utilizarea instalaiilor de
sonorizare, la care se pot ataa microfoane fr fir / lavaliere / de mas
pentru prezidiu / cu pupitru pentru vorbitor. Birourile funcionale au
propriile necesiti logistice: computere, imprimante, copiatoare, linii
telefonice internaionale, fax, etc. Serviciile de traducere simultan se
includ din timp n buget i n planul organizatoric, fiind i un argument
n ncurajarea creterii numrului de participani. Traducerea poate fi
asigurat fie simultan, de ctre traductori aflai n cabine speciale, prin
instalaie individual, fie consecutiv de catre un interpret pentru
vorbitori. Suplimentar poate fi amenajat pentru participani un internet
cafe cu acces gratuit pe durata evenimentului. Pentru aceastea, se iau n
calcul costurile de nchiriere a echipamentelor electronice i a conexiunii
internet, precum i prezena resurselor umane care asigur asistena
tehnic. n cazul n care conferina include o component expoziional,
organizatorul (printrun furnizor subcontractat) va gestiona nchirierea

spaiului ctre expozani i asigurarea serviciilor tehnice (proiectarea i


instalarea standurilor, inscripionarea paziilor, mobilier i dotri in
standuri, etc.). Orientarea participanilor n locaie este facilitat prin
marcaje, indicatoare i signalectic (panouri electronice, tv cu circuit
intern, etc.). 23 2.2.1.6. Estimarea bugetului conferinei Beneficiarul,
asistat de PCO/DMC (Destination Management Company (DMC) ,
Professional Conference Organizer (PCO)22), realizeaz proiectarea i
structurarea bugetului conferinei. Considernd trsturile evenimentului
i experiena anterioar, cei doi parteneri identific sursele de venituri,
potenialul financiar al acestora i distribuia lor n raport cu categoriile
de cheltuieli angajate. Principalele surse de venit sunt23: taxele de
participare, sponsorizri, nchiriere de spaiu expoziional, subvenii sau
finanri rambursabile / nerambursabile ale Guvernului (n cazurile
speciale ale evenimentelor de nalt interes naional), ns taxele de
participare rmn componenta de baz a veniturilor. De aceea, trebuie
determinat cu exactitate numrul de participani ale cror costuri sunt
preluate de organizatori integral sau parial (confereniari principali,
invitai speciali) i nivelul valoric al taxelor, care poate fi difereniat att
n funcie de categoriile de participani ct i de data la care se
efectueaz nscrierea (timpurie / trzie / la faa locului). Politica de
contramandri se definete n raport cu momentul anulrii nscrierii. n
general, se stabilesc cteva etape, care pot diferi de la caz la caz: a)
primul termen de nscriere este i cel pn la care este posibil restituirea
integral a taxei; b) pn cu o lun naintea evenimentului, se percepe o
tax de cca 10%; c) ntre o lun i 48 de ore naintea evenimentului,
penalizarea este de 50%; d) pentru contramandrile care survin la mai
puin de 48 de ore nainte de deschiderea conferinei nu se restituie taxa
de participare. Aceste reglementri i au justificarea n etapele i
procedurile fireti i legale ale industriei de reuniuni ale turismului de
afaceri, privind garaniile, plile n avans, etc. Aceleai considerente
determin termenele i condiiile de decontare ntre beneficiar i
furnizori, stipulate n contractele aferente. O completare adesea salutar
a veniturilor o constituie fondurile provenite din sponsorizri, n
obinerea crora sunt deosebit de utile propunerile de pachete de
sponsorizare, coninnd diverse forme de recunoatere public a

meritului sponsorului, n funcie de aportul su: invitarea i


menionarea sponsorilor la ceremonia de deschidere i momentele
oficiale; prezentarea de 15 minute a companiei sponsor n timpul
sesiunilor pe seciuni; inserarea de materiale promoionale ale
sponsorilor n mapele de conferin, afiarea siglelor n materialele
tiprite, expunerea de bannere n locaia conferinei; 22
http://www.advantageico.com/association-conferences.html 23 Chiriac,
A.C., Asistena turistic n organizarea de evenimente, THR-CG, 2004,
p. 29. 24 includerea numelui i siglei sponsorului n machetele de
publicitate din pres; inserii de publicitate electronic n website-ul
manifestrii (pagin de prezentare, banner animat); acordarea unui
spaiu expoziional preferenial pentru produsele sau prezentarea
sponsorului; 2.2.1.7. Publicitatea Publicitatea pentru astfel de
evenimente este foarte important. Mediatizarea evenimentului
urmrete n prim faz informarea i determinarea deciziei de
participare a posibililor delegai, la care se adaug ulterior efortul de
promovare a conferinei n pres i n mediile de interes. Beneficiarul
poate dori conceperea unui logo al conferinei, folosind servicii de
design sau poate apela la CB-ul local, pentru utilizarea unui logo al
destinaiei. Producerea i distribuirea materialelor informative const
n24 : Pliant de anunare / semnalare a conferinei, distribuit cu mult
naintea datei evenimentului, uneori chiar n timpul ediiei anterioare,
incluznd date despre: destinaie, locaie, dat, cazare, informaii
turistice, schia programului tiinific; Broura de invitare a
confereniarilor i oaspeilor speciali care include tematica
evenimentului i formularul de nregistrare a rezumatelor pe teme de
interes profesional, n condiiile determinate; Pliant pentru a doua
anunare, tiprit i distribuit cu cteva luni naintea conferinei, care
trebuie s cuprind toate informaiile, tarifele i serviciile determinate
ferm pn la momentul respectiv; Programul lucrrilor tiinifice
prezentate n cadrul conferinei, un volum tiprit n care se prezint
cronologia evenimentului, vorbitorii, rezumatele lucrrilor tiinifice;
Crearea unui website dedicat conferinei i realizarea n cadrul acestuia a

transmisiei audio-video n direct prin internet a conferinei pot aduga


prestan i atractivitate evenimentului, fiind accesibile n timp real
persoanelor aflate oriunde n lume, prin intermediul unui simplu
computer conectat la internet. 24 Chiriac, A.C., Asistena turistic n
organizarea de evenimente, THR-CG, 2004, p. 38. 25 2.2.1.8. Cererea de
lucrri Cererea de lucrri trebuie s includ informaii precum:25
numele conferinei ora i locul conferinei; termenul limit de
depunere al lucrrilor; taxa de nregistrare formatul lucrrilor; Este
foarte important alocarea unui termen rezonabil de trimitere a lucrrilor
i trebuie tiut faptul c acest termen se poate prelungi deoarece sunt
nenumrate motive care pot duce la ntrzierea trimiterii lucrrilor de
ctre participani. 2.2.1.9. Trimiterea solicitrilor de nscriere ctre
participani Aceast procedur trebuie nceput dup ce termenul de
cereri pentru lucrri a trecut, astfel nct s invite ct mai muli
participani s participe i pentru a le reaminti de eveniment. Astfel, ea
trebuie s cuprind urmtoarele informaii: ora i locul conferinei;
departamentele / asociaiile care suport costurile evenimentului;
termenul limit pentru nregistrare; website-ul oficial al conferinei
care trebuie vizitat pentru nscriere; detalii de contact pentru orice
nelmurire; limba oficial a conferinei; formularul de nregistrare;
2.2.1.10. Formularul de nregistrare si website-ul Formularul de
nregistrare26 fie trimis participanilor prin email sau disponibil online
n website-ul manifestrii, reprezint principala surs de informaii
despre participani. Astfel trebuie solicitate explicit datele personale si
de contact ale fiecrui participant, tipul nscrierii, metode de plat
acceptate, i tot odata trebuie s reaminteasc condiiile de
contramandare. Dup recepionarea acestui formular, organizatorul
transmite confirmarea de primire i documentul de facturare a sumei
aferente. 25 Elena Papadopoulou, How to organize a conference,
http://www.lagb.org.uk/student_cttee_docs/booklet.pdf 2008, p. 6,
consultat 25.03.2011. 26 Chiriac, A.C., Asistena turistic n organizarea
de evenimente, THR-CG, 2004, p. 31. 26 Pe baza formularelor de
nregistrare completate de participani, organizatorul va gestiona

aranjamentele pentru: transportul internaional (eventuale tarife


prefereniale negociate cu companiile aeriene); transport local al
participanilor de la hotel la locaia conferinei i retur; ntmpinarea,
preluarea i transferul participanilor aeroport / hotel / aeroport;
rezervrile i constituirea grupurilor pentru tururi i programe sociale
facultative; nregistrarea participanilor este posibil i la sosirea
locaiei, motiv pentru care organizatorul trebuie s aloce spaiu, resurse
umane i echipamente necesare biroului de nregistrare. Amplasat la
vedere, acest birou devine funcional n ziua primei sosiri i i nceteaz
activitatea n ziua ultimei plecri, asigurnd att nregistrarea la faa
locului, ct i asisten organizatoric permanent pentru participani pe
durata conferinei. Biroul de inregistrare distribuie ecusoanele i mapa
de conferin fiecrui participant. Website-ul pe care este prezentat i
fcut public conferina ce urmeaz s aibe loc are un rol foarte
important pentru a-i asigura succesul. Pagina de internet dedicat acestui
eveniment trebuie s cuprind urmtoarele: informaii despre natura
evenimentului; informaii despre locaia unde are loc conferina; list
cu hotelurile disponibile; informaii despre locul i zona unde se
desfoar evenimentul; tarifele pentru nregistrare / pachete
disponibile pentru studenti; modaliti de plat; formularul de
nregistrare; evenimentele anterioare, etc. 2.2.2. Perioada anterioar
evenimentului 2.2.2.1. Primirea lucrrilor Dup primirea lucrrilor,
organizatorul trebuie s se asigure c acestea urmeaz formatul solicitat.
Participanii ai cror lucrri respect criteriile si formatul solicitat de
organizator pot fi clasificai n funcie de domeniul si subiectul abordat.
27 2.2.2.2. Revizuirea lucrrilor Toate lucrrile se primesc pn la o dat
limit, fixat anterior de organizatorul conferinei. Exist un interval
stabilit nainte de recenzia acestora (ex 2 sptmni), n care acestea sunt
citite, fiecare, de ctre doi sau trei recenzori, membri ai comitetului
tiinific. Acestea vor fi notate de fiecare recenzor i dac obin un
anumit punctaj vor fi acceptate spre publicare n jurnalul, revista sau
proccedings-ul conferinei. 2.2.2.3. Programul conferinei La
organizarea unui asemenea eveniment, trebuie inut cont de mai muli

factori printre care: Pauzele adecvate ntre sesiuni; Pauzele de cafea


ar trebui s dureze cel putin 30 de minute; Pauzele de prnz ar
trebui s dureze cel puin o or; Timp suplimentar pentru videoprezentri; Programul trebuie s permit o pauz de minim 5 minute
ntre prezentri, astfel nct participanii pot alege de a prsi sau
schimba sala de curs; Beneficiarul, mpreun cu organizatorul
conferinei realizeaz programul conferinei, care ulterior este prezentat
i participanilor. 2.2.3. Ultimile pregtiri Cu o saptmn nainte de
nceperea conferinei, trebuie pregtite ecusoanele i mapa de conferin
fiecrui participant. De asemenea mai trebuie pregtite si urmtoarele:
Programul conferinei; Broura cu informaii despre evenimentele
locale i zona unde se desfoar conferina, numere de taxi i autobuz,
tren, metrou; Harta zonei unde se desfoar conferina; Lista cu
delegaii; De asemenea mai trebuie pregtit i un anun n cazul n care
evenimentul trebuie anulat din anumite motive, indiferent de natura lor
dar s fie bine ntemeiate. Organizatorul trebuie s se asigure c exist
suficiente indicatoare pentru participani spre salile de conferine unde
evenimentul are loc. Dac consider c 28 nu exist destule,
organizatorul poate atrage atenia celor din locaie pentru a pune la punct
acest lucru. De asemenea, trebuie reconfirmate rezervrile la hotel, n
cazul n care acestea au fost fcute de organizator. Organizatorul trebuie
s dein o lista cu participanii dar i o list cu confereniarii. 2.2.3.1. n
ziua evenimentului n ziua evenimentului, organizatorul conferinei
trebuie s ajung la locaia unde se va desfura conferina foarte
devreme, pentru a fi sigur ca totul este pregatit: Pregtete biroul de
nregistrare i se asigur c fiecare este pe poziia lui; Verific nc o
dat slile de conferin pentru ca totul s fie n ordine; Ceremonia de
deschidere oficial27 a conferinei marcheaz ntrun cadru protocolar i
chiar spectaculos debutul evenimentului, determinnd prin impresiile
pozitive atmosfera ntregului eveniment. Impactul pozitiv depinde de
cteva elemente pe care organizatorul profesionist le aplic: discursuri
oficiale de scurt durat, parada steagurilor naionale, momente artistice
(dans popular, orchestr, etc.). n cadrul sesiunilor n plen i pe seciuni,

numrul i calitatea vorbitorilor invitai dau substan coninutului


conferinei. Ordinea lurii de cuvnt, tematica lucrrilor, forma i durata
admis a prezentrii, programul tiinific al evenimentului sunt stabilite
i comunicate vorbitorilor n prealabil, n paralel cu corespondena
legat de serviciile de cazare i pachetul de conferin. Ceremonia de
ncheiere a conferinei este un argument al meninerii prezenei
delegaiilor pn la finalul evenimentului, n special dac este urmat de
decernare de premii, un banchet, dineu, etc. 2.2.3.2. Reacii dup
eveniment Reaciile dup eveniment se fac cu ajutorul formularelor de
feedback. Acestea sunt analizate i astfel se elaboreaz un raport cu
privire la punctele slabe dar i cele bune ale organizrii conferinei.
Indiferent dac este pozitiv sau negativ, feedback-ul trebuie gestionat
mereu ca i instrument care i ajut pe cei din jur s se corecteze i s
fac progrese. Ca orice instrument de comunicare si relaionare,
feedback-ul este foarte sensibil la contextul n care este oferit i la
modalitatea de formulare.28 27 Chiriac, A.C., Asistena turistic n
organizarea de evenimente, THR-CG, 2004, p. 36. 28
http://www.deklausen.ro/articol.aspx?aid=5&cid=4, consultat
23.05.2011 29 Cteva principii de baz29 : Feedback-ul eficient este
specific, nu general. Feedback-ul eficient este ntotdeauna centrat pe
comportamente specifice, nu pe persoana n sine sau pe inteniile
acesteia; de regul, atrage atenia persoanei asupra unui aspect nu foarte
pozitiv n prezent, dar care poate fi modificat. Feedback-ul constructiv
este diferit de critic; spre deosebire de critic, el este descriptiv (nu
evaluativ) i ar trebui ntotdeauna s fie orientat spre comportament, nu
spre persoana n sine. Ori de cate ori e posibil, se obine impactul cel
mai puternic dac feedbackul este solicitat de persoana respectiv. Cel
mai bun feedback este mesajul transmis cu intenia onest declarat de al
ajuta pe cel cruia i se adreseaz. Cu certitudine, oamenii vor simi dac
sunt alte motive care stau n spatele unui feedback. Feedback-ul
eficient este corect ncadrat n timp. Fie c este feedback pozitiv sau
negativ, e bine s fie dat ct mai repede dup evenimentul care la
provocat. 29
http://www.clubafaceri.ro/info_articole/35_comportament_organizationa

l/380/Cum+sa+oferim+un+feedback+efici ent.html, consultat


24.05.2011 30 Cap. 3 Studiu de caz: 18th International Economic
Conference IECS 2011 Succesul organizrii unei conferine depinde
foarte mult de planificarea strategic a acesteia. Planificarea strategic a
unei conferine trebuie nceput cu mult timp nainte de nceperea
conferinei, fiind necesar determinarea din timp a unor elemente cum ar
fi: programul ntreg al conferinei, volumul estimat al bugetului,
structura bugetului, profilul participanilor, alegerea datei, destinaiei i
locaiei conferinei. 3.1. Stabilirea datei conferinei Este foarte important
atunci cnd trebuie s stabilim data unei conferine, mai ales a unei
conferine internaionale. De aceea, data Conferinei Economice
Internaionale IECS Sibiu: CRISES AFTER THE CRISIS.
INQUIRIES FROM A NATIONAL, EUROPEAN AND GLOBAL
PERSPECTIVE a fost fixat cu aproximativ 5 luni nainte de
deschiderea oficial a conferinei. Conferina Economic Internaional
IECS Sibiu a avut loc n perioada 19-20 Mai, organizatorul innd cont
c n aceeai zon i acelai interval de timp nu exist o alt conferin
cu aceeai tem. n acest interval de timp, s-a stabilit natura conferinei
conferin tiinific iar organizatorul a format comitetul local i
comitetul tiinific pentru IECS 2011. Astfel, comitetul local (Local
Commitee) a fost format din personalul Facultatii de Stiinte Economice
din cadrul Universitii Lucian Blaga, Clubul Studenilor Economiti
din cadrul Facultii de tiine Economice din cadrul Universitii
Lucian Blaga i Asociaia Facultilor de Economie din Romnia
(AFER). Comitetul tiinific a fost format din profesori de la
universitile din Romnia dar si de la universiti din strintate. O
parte dintre profesorii care au fost n comitetul tiinific sunt30 :
Ramona Ortean, Universitatea Lucian Blaga din Sibiu, Romnia;
Lucian Belacu, Universitatea Lucian Blaga din Sibiu, Romnia; Jari
Appelgren, Universitatea Karlstad, Suedia; Anya Diekmann,
Universitatea Libre de Bruxelles, Belgia; Mihaela Herciu,
Universitatea Lucian Blaga din Sibiu, Romnia; Liviu Iftode,
Universitatea Rutgers, USA Constantin Roca, AFER, Romania
Ilie Rotariu, Universitatea Lucian Blaga din Sibiu, Romnia; 30

http://iecs.ulbsibiu.ro/committee/ consultat 05.06.2011 31 Werner Neus,


Universitatea Eberhard Karls ,Tbingen, Germania. 3.2. Alegerea destinaiei i locaiei Destinaia. Cea de-a 18-a
Conferin Economic Internaional IECS 2011 a fost gzduit de oraul Sibiu, Romnia, la aproximativ 300km
NV de capitala Bucureti. n anul 2007, Sibiul a fost Capital Europeana a Culturii, acesta fiind unul dintre cele ma
ari i importante evenimente din Sibiu, oraul fiind vizitat de un numr foarte mare de vizitatori romani dar i strini.
Sibiul, alturi de mprejurimile sale sunt unul dintre cele mai vizitate orae din Romnia. Aceast destina ie nu a fost
aleas ntmpltor, ci datorit faptului c Facultatea de Stiine Economice din cadrul Universitii Lucian Blaga se
afl n Sibiu. Locaia. Conferina Economic Internaional s-a desfaurat n slile de curs de la Facultatea de Stiin e
Economice, cu meniunea c deschiderea oficial a conferinei a avut loc n Aula Magna a Universitii Lucian
Blaga. Pentru o bun derulare a conferinei s-a inut cont de urmtoarele: 1. Accesul La deschiderea oficial, accesul
spre Aula Magna, s-a fcut direct din hol iar accesul spre slile unde a avut loc conferina s-a facut, de asemenea din
holul facultii. 2. Spaiile pentru reuniune au fost situate n apropiere de: - intrarea principal; - biroul de
nregistrare; - lift; - toalete; - ieiri obinuite. 3. Dotarea -sistem nclzire; -sistem climatizare; -posibilit i de
ntunecare a spaiului; -prize curent electric; -prize internet; -nlimea spaiului si acustic. La Conferin a
Economic Internaional IECS Sibiu 2011 au fost nfiinate 2 birouri de nregistrare pentru participan i, ace tia
fiind ntampinai de persoanele desemnate la nregistrare, primind astfel mapa pentru a putea participa la conferin .
Un birou de nregistrare a fost nfiinat n holul Aulei Magna unde sa inut deschiderea oficial a conferin ei, iar cel
de-al doilea birou de nregistrare a 32 fost nfiinat la Facultatea de tiine Economice, unde s-a desf urat ntreaga
conferin. Birourile de nregistrare au fost coordonate de personalul de la facultatea de tiin e Economice i de
Clubul Studenilor Economiti. 3.3. Rezervri la hotel Deoarece cazarea reprezint unul dintre serviciile de baz din
pachetul de conferin, organizatorul a ales cea mai simpl modalitate cu privire la acest serviciu foarte util pentru
participanii conferinei, dnd fiecrui participant posibilitatea de a- i face rezervare la ce hotel dore te atfel nct
acesta s se simte ct mai confortabil. Organizatorul a pus la dispoziia participanilor urmtoarele unit i de cazare
unde acetia i pot face rezervare31 : 1. Hotel SIMBA 3* (vis--vis de Facultatea de tiine Economice)
www.simbahotel.ro DBL (twin or large bed) 55 euro/noapte SGL 29 euro/noapte DBL as SGL 37 euro/noapte Suite
55 euro/noapte Toate taxele si mic dejun incluse . 2. HOTEL IBIS 3* (2 minute de facultate)
www.ibishotels.ro/ro/conferinte-evenimente Special IECS 2011 rates SGL 45 euro/noapte DBL 55 euro/noapte
Toate taxele si mic dejun incluse. reservations.sibiu@ibishotels.ro 3. HOTEL RAMADA 4* (4 minute de facultate )
www.ramadasibiu.ro DBL 60 euro/noapte SGL 50 euro/noapte Executive DBL 130 euro/noapte Executive SGL 110
euro/noapte Toate taxele si mic dejun incluse. 31 http://iecs.ulbsibiu.ro/accomodation/ consultat 10.04.2011 33 4.
PENSIUNE BELASCU 3* (7 minute cu taxi) www.belascu.ro SGL 22 euro/noapte DBL 30 euro/noapte Toate taxele
si mic dejun incluse. 5. PENSIUNE CASA-SOARELUI 3* (Cisnadioara - 8km) www.casa-soarelui.ro SGL 19
euro/noapte DBL 25 euro/noapte Toate taxele si mic dejun incluse. Pentru a beneficia de tarifele speciale,
participanii au fost rugai sa treaca pe foaia de rezervare for IECS conference sau pentru conferin a IECS. 3.4.
Catering Catering-ul are un rol important n cadrul conferinelor. De acceea, el trebuie prins cu mare aten ie de
ctre organizatori n programul conferinei. n program trebuie prevzute i pauzele de cafea pentru participanii la
conferin (cafea, ceai, rcoritoare, desert, gustri, produse de patiserie, etc.). Catering-ul n slile de conferin face
referire la necesarul de buturi rcoritoare i gustri pentru confereniari i pentru public. Pentru ca i din acest punct
de vedere, participanii s plece cu amintiri plcute, organizatorul a acordat o mare atenie i catering-ului din slile
de conferin. Astfel c nu au lipsit rcoritoarele, cafeaua, apa plat i apa mineral i produsele de patiserie.
(Reprezentare fig. 1 i fig. 2) 34 Figura nr. 1. Figura nr. 2. Catering-ul pentru Conferina Economic Internaional

n prima zi a conferinei,
prnzul s-a servit ntre orele 12:00-14:00, la cantina Universitii Lucian
Blaga, strada Bulevardul Victoriei, nr. 30; 35 tot n prima zi a
coferinei, cina s-a servit ncepnd cu orele 20:00, la restaurantul Silva,
Aleea Mihai Eminescu nr. 1; a doua zi, prnzul s-a servit la Slite. 3.5. Slile de conferin
IECS Sibiu 2011, a fost organizat n mai multe locaii dup cum urmeaz:

Natura conferinei determin nevoia de ntalniri fie n sli mari (n plen) sau fie pe seciuni (activit i n sli
adecvate, pe grupuri mici, dezbateri pe anumite teme, etc). Conferina Economic Internaional IECS Sibiu 2011,

adecvate, pe grupuri mici avand loc astfel


dezbateri pe anumite teme pe seciuni. IECS Sibiu 2011 s-a desfurat pe
fiind de natur tiinific s-a desfurat n sli

mai multe seciuni, dup cum urmeaz: 1. Economics of Crises versus


Crisis of Economics 2. Management: New Coordinates and Challenges
3. Marketing, Commerce and Tourism and a New Paradigm of Change
4. Banking, Accounting and Financial Systems from the 21st Century
Perspective 5. Applied Informatics in Economy 6. Postdoctoral Studies
School for Livestock Biodiversity and Food Biotechnologies based on
Eco-economy and Bio-economy for Ecosanogenesis Slile n care s-a
desfurat conferina, au fost dotate cu: - laptop; - videoproiector; - laser
pointer; - ecran de proiecie. (Reprez. fig. nr. 3) 36 Figura nr.3 Pe uile
slilor n care au avut loc seciunile de mai sus, au fost afiate: Seciunea (Management: New Coordinates and Challenges) - Sala (E41)
- Intervalul orar (4 p.m. 6 p.m.) 3.6. Bugetul conferinei Principala
surs de venit pentru organizarea Conferinei Internaionale Economice
IECS 2011 Sibiu a fost taxa de participare. La IECS Sibiu 2011 au fost
323 participani, fiecare pltind suma de 100 euro, rezultnd astfel suma
de 32.300 euro. Termenul limit pentru plata taxei de participare a fost
22.04.2011. Plile s-au facut prin transfer bancar dup cum urmeaz:
in lei, n contul Universitatea Lucian Blaga, Sibiu, B-dul Victoriei Nr.
10, CUI: 4480173, IBAN: RO63TREZ576504601X000406, Trezoreria
Sibiu in euro, n contul Universitatea Lucian Blaga, Sibiu, B-dul
Victoriei Nr. 10, IBAN: RO44RNCB0227036041020003, BCR Sibiu,
SWIFT CODE: RNCBROBU Taxa de participare acoper nregistrarea
la conferin, pachetul de conferint (mapa, program conferin), acces
la toate sesiunile de conferine, acces la mesele pe zi (prnz i cin).
Cheltuielile cu transportul si cazarea au fost suportate de participani. 37
n cazul n care lucrarea are mai muli autori, iar acetia doresc s
participe la conferin, trebuie s plateasc taxa de participare separat.
Din bugetul strns din taxele de participare, s-au achitat mapele cu tot ce
conin, afiele, catering-ul, banner-ul i organizarea concursului
studenesc i transportul la Slite. Mapele a coninut urmtoarele: Lucrrile n format electronic pe CD; - Programul conferinei listat; Broura prezentare Facultatea de tiine Economice; - 2 brouri cu
prezentarea oraului Sibiu care gzduiete conferina; - Lenyard-ul +
Badge-ul Conferinei; - Pix personalizat cu numele facultii i al

conferinei; - Caiet notie; - Map personalizat a conferinei. (Reprez.


fig. Nr. 4) Figura nr. 4. 3.7. Publicitatea Ca la orice eveniment de
anvergur, publicitatea este necesar. Publicitatea pentru Conferina
Economic Internaional s-a facut prin urmtoarele mijloace: - Mail-uri
trimise participanilor la ediiile trecute; 38 - Site-uri de specialitate:
www.allconferences.com, www.ecbs.org, www.conferencealerts.com Prin publicarea de tiri n ziare locale: www.ronduldesibiu.ro. - Prin
intermediul site-urilor de socializare: www.facebook.com - Prin site-ul
conferinei IECS: www.iecs.ulbsibiu.ro. 3.8. Cererea de lucrri Cererea
de lucrri a inclus urmtoarele informaii: Numele conferinei; Ora i
locul conferinei; Termenul limit de depunere al lucrrilor; Taxa de
nregistrare; Formatul (template-ul) lucrrilor. 3.9. Trimitrea
solicitrilor de nscriere ctre participani Aceast procedur trebuie
nceput dup ce termenul de cereri pentru lucrri a trecut, astfel nct
s invite ct mai muli participani s participe i pentru a le reaminti de
eveniment. Astfel, ea trebuie s cuprind urmtoarele informaii: ora i
locul conferinei; departamentele / asociaiile care suport costurile
evenimentului; termenul limit pentru nregistrare; website-ul oficial
al conferinei care trebuie vizitat pentru nscriere; detalii de contact
pentru orice nelmurire; limba oficial a conferinei; formularul de
nregistrare; 3.10. Formularul de nregistrare si website-ul Website-ul pe
care este prezentat i fcut public conferina ce urmeaz s aibe loc are
un rol foarte important pentru a-i asigura succesul. Pagina de internet
dedicat acestui eveniment cuprinde urmtoarele: informaii despre
natura evenimentului; informaii despre locaia unde are loc conferina;
list cu hotelurile disponibile; informaii despre locul i zona unde se
desfoar evenimentul; 39 tarifele pentru nregistrare / pachete
disponibile pentru studeni; modaliti de plat; formularul de
nregistrare; evenimentele anterioare, etc. (Reprez. fig. nr. 5) Figura nr.
5 Website-ul unde este prezentat conferina a fost bine conceput, avnd
implementat un sistem de management online al conferinei. 40 Acest
sistem de management online se refer la posibilitatea nregistrrii
participanilor la conferin, acetia completnd anumite cmpuri

necesare, cerute de organizatorul conferinei dar i trimiterea


lucrrii/lucrrilor ctre organizatorul conferinei. (Reprez. fig. nr. 6)
Figura nr. 6 Dup ce participantul s-a nregistrat pe site-ul conferinei,
completnd formularul de nscriere online, primete un email automat cu
informaii referitoare la autentificare, username i parol. Dup ce se
nregistreaz, participanii trebuie sa i activeze contul, accesnd un link
trimis automat de sistemul online de management al conferinei pe mailul acestora. nscrierile la conferin au avut loc n intervalul 15.02.2011
21.03.2011. Dup aceast dat, nu s-au mai putut nscrie participani,
sistemul online de management al conferinei nchiznd automat aceast
posibilitate. 41 Figura nr. 7. Dup ce s-a logat pe site-ul conferinei,
participantul are posibilitatea s trimit singur lucrarea/lucrrile cu care
dorete s participe la conferin. (Reprez. fig. nr. 7) Participantul
trebuie s completeze titlul lucrrii, autorii lucrrii (maxim 3 autori),
abstractul lucrrii i seciunea unde dorete s participe. (Reprez. fig. nr.
8) 42 Figura nr. 8 Dup ce a timis lucrarea/lucrrile pentru conferin,
primete un email automat confirmnd depunerea actelor dar i
informaii despre lucrare. Dup ce lucrrile au ajuns la recenzori,
participantul primete un email automat referitor la acceptarea /
respingerea documentelor. Email-ul conine mrcile i notele primului i
celui de al doilea recenzor. Avantajele participanilor privind acest sistem
online de management al conferinei sunt: Se logheaz i verific
statusul documentelor depuse; Primete mesaje Spam cu modificari
sau anunuri ale conferinei; Trimite lucrrile n format electronic
(.pdf) direct din contul lui; De acest sistem online de management al
conferinei nu se bucur doar participanii la conferin ci i
organizatorul conferinei. 43 Acesta poate astfel gestiona mult mai bine
situaia celor nscrii, primirea lucrrilor, comunicarea cu participan ii.
Fa de participant, administratorul conferinei are acces la mai multe
informaii. Interfaa sistemului online de management ii permite
administratorului s aib acces la panoul de administrare. (Reprez. fig.
nr. 9) Figura nr. 9 n panoul de administrare sunt informaii cu privire la
numrul de participani nregistrai la conferin, n cazul IECS Sibiu au
fost 323 dintre care doar 305 au fost useri activi i informaii cu privire

la numrul lucrrilor, n cazul IECS Sibiu au fost 307 lucrri acceptate,


dintre care 21 au fost respinse. Administratorul sistemului are
posibilitatea de a schimba funciile disponibile pe site-ul conferinei,
acesta putnd s le activeze sau s le dezactiveze. (Reprez. fig. nr. 10 44
Figura nr. 10 Administratorul website-ului are posibilitatea de a cuta
participanii la conferin dup numele acestora sau dup lucrarea
acestora. Un alt avantaj al sistemului online de management al
conferinei este faptul c face mult mai uoar comunicarea dintre
organizatorul conferinei i participani, prin mesajele trimise de
administrator, participanilor, acesta avnd posibilitatea de a alege grupul
cruia dorete s transmit anumite anunuri sau informaii: la toi userii
activi, la toi userii inactivi, la userii ale cror lucrri au fost respinse,
etc. (Reprez. fig. nr. 11) Figura nr. 11 45 3.11. Primirea lucrrilor
Participanii au trimis lucrrile pentru Conferina Economic
Internaional pn la data de 21.03.2011 . Dup ce lucrrile au fost
primite, organizatorul se asigur c acestea urmeaz formatul cerut.
Formatul lucrrilor cerut de organizatorul IECS 2011 a fost: Lucrrile
vor fi scrise n limba englez i vor avea maxim 10 pagini; Lucrrile
trebuie s respecte template-ul IECS 2011; Participanii pot trimite o
lucrare individual sau dou lucrri n colaborare; Toate lucrrile vor fi
verificate de ctre 2 recenzori. Acestea vor fi evaluate pentru
originalitate, semnificaie, claritate i contribuie. 3.12. Revizuirea
lucrrilor Revizuirea lucrrilor la IECS 2011 s-a facut de ctre doi
membrii ai comitetul tiinific din organizare. Acestea au fost citite,
fiecare, n parte i s-au acordat note pe o scar de la 1 la 4 pentru
urmtoarele criterii: claritate, relevan, originalitate i s nu fie plagiat.
Lucrrile au fost notate de fiecare recenzor i dac au obinut punctajul
necesar au fost acceptate spre publicare in jurnalul, revista sau
proccedings-ul conferinei. Termenul pn la care trebuiau revizuite
lucrrile a fost 04.04.2011. 3.13. Programul conferinei Conferina
Economic Internaional de la Sibiu s-a desfurat astfel: Prima zi: Joi
19 Mai 9 a.m. - 10 a.m. nregistrarea participanilor la "Aula
Magna", Universitatea Lucian Blaga din Sibiu, str. Lucian Blaga nr.
2A. 10 a.m. -12a.m. Deschiderea oficial susinut de Prof. Univ. Dr.

Carmen Comaniciu , Decanul Facultii de tiine Economice; ("Aula


Magna"). Speech-ul de bun venit susinut de Prof. Univ. Dr. Ing.
Constantin Oprean, Rector al Universitii 46 Lucian Blaga din Sibiu.
Introducerea participanilor i prezentarea programului conferinei
susinut de Prof. Univ. Dr. H.C. Dan Popescu. Srbtorirea a 20 de ani
de nvmnt superior economic la Sibiu susinut de Prof. Univ. Dr.
Carmen Comaniciu, Decanul Facultii de tiine Economice 12 a.m. - 2
p.m. Pauz de masa. Servirea prnzului la cantina Universitii
"Lucian Blaga", B-dul Victoriei nr. 31. 2 p.m. - 8 p.m. Dup ora 8 p.m. A
doua zi: Vineri 20 mai 9 a.m. - 10 a.m. 10 a.m. -12a.m. Dup ora 12
p.m. Prezentarea lucrrilor n seciuni paralele n cadrul Facultii de
tiine Economice, str. Calea Dumbrvii nr. 17. Se servete cina - la
restaurantul Silva. Prezentarea lucrrilor n seciuni paralele n
cadrul Facultii de tiine Economice, str. Calea Dumbrvii nr. 17.
Sesiune plenar n cadrul Facultii de tiine Economice, str. Calea
Dumbrvii nr. 17. Concluzii. nchiderea oficial a conferinei.
Vizitare Mrginimea Sibiului. Prnzul se servete la Slite. 3.14.
Reacii dup eveniment Feedback-ul unei conferinte se poate realiza prin
formularele de feedback iar n urma completrii i analizrii acestor
formulare, se poate scoate un raport cu privire la organizarea conferiei.
La IECS 2011, nu s-a realizat feedback i nu s-au folosit formularele de
feedback. 47 Concluzii i recomandri Pe aceasta tem se pot aduce n
discuie mult mai multe lucruri, ns aceast lucrare a urmrit
evidenierea efectiv a pailor care stau la baza organizrii sistematice a
unei conferine. Intenia mea a fost aceea de a oferi un punct de sprijin
tuturor celor interesai ntr-o astfel de activitate, pentru a-i asigura
acesteia reuita i buna apreciere. Iar pentru acest lucru am ales s aplic
partea teoretica a lucrrii ntr-un studiu de caz, avnd la baza Conferina
Economic Internaional IECS 2011. i pentru a valorifica toate
calitile i punctele tari ale acestei conferine, dar i pentru a sugera
modaliti de mbuntire a planului organizaional al acesteia, am
realizat prezenta analiz SWOT. Puncte tari Puncte slabe Factori Interni
SWOT Oportuniti Ameninri Factori Externi -Lipsa de la eveniment a

autoritilor publice locale; -Lipsa unor mini-hri cu locaiile unde a


avut loc conferina i unitile de cazare unde s-au cazat participanii i
cantina, puse la dispoziie la birourile de nregistare -Distana mare
dintre Aula Magna si Facultatea de tiinte Economice. -Lipsa interesului
massmedia fa de astfel de subiecte i evenimente; -Lipsa feedbackului; -Actualitatea i relevana subiectelor abordate; -Atitudinea i
profesionalismul spekerilor; -Bun organizare a conferinei;
-Capacitatea, modernismul i facilitile slilor n care a avut loc
conferina; -Internet gratuit pe durata conferinei prin reeaua wireless a
facultii; -Stabilirea de parteneriate cu entiti din acelai domeniu;
-Implicarea mai mult a presei i mass-mediei locale n promovarea
evenimentului; -Interesul mare al viitorilor participani la urmtoarea
ediie a IECS; - Pasivitatea participanilor i lipsa dorinei de
interaciune; - Nerespectarea programului activitilor ntarzierea
deschiderii sesiunilor; 48 n urma analizei SWOT realizat, consider c
punctele slabe rezultate din analiz, trebuie mbuntite pentru o
imagine favorabila a organizatorului i pentru a face ct mai confortabil
prezena participanilor la conferin. De asemenea, trebuie meninute i
chiar mbuntite punctele tari ale analizei SWOT. Trebuie profitat de
oportunitile conferinei pentru ca aceasta s aib un impact mai
puternic asupra participanilor dar i asupra auditoriului. n ncheiere,
doresc s spun c organizarea conferinei IECS 2011a fost o reuit. 49
Bibliografie 1. Chiriac Alexandra Crina, Asistena turistic n
organizarea de evenimente, THR-CG, Bucureti, 2004; 2. Constantin
Florea, Mdlina Belous Organizare de evenimente i banqueting,
THR-CG, Bucureti, 2004; 3. Zamfir C. Moise, Trgurile, expoziiile i
conveniile, instrumente de marketing, ALL BECK, Bucureti, 2002; 4.
Schafer-Mehdi Stephan, Organizarea evenimentelor, ALL Beck,
Bucureti 2008; 5. Anne Gregory, Relaiile publice n practic, ALL
Beck, Bucureti, 2005; 6. Balaure Virgil, Ctoiu Iacob, Veghe Clin,
Marketing turistic, Editura Uranus, Bucureti, 2005; 7. Tigu Gabriela,
Resurse si destinatii turistice pe plan mondial, Uranus, Bucureti,
2008; 8. Petcu Nicoleta, Statistic n turism 2005 teorie i aplicaii,
Albastra, Cluj, 2005; 9. Minciu Rodica, Economia turismului, Uranus,
Bucureti, 2004; 10. Cosmescu Ioan, Economia turismului: serviciile

turistice, Editura Universitii Lucian Blaga, Sibiu, 1998; 11.Fiona


Campbell, Alison Robinson, Sally Brown, Phil Race, Essential tips for
organizing conferences & events, Routledge, London, 2003; 12. Judith
Leigh, Organizing and participating in meetings, Oxford University
Press, USA, 2003;
13.http://www.lagb.org.uk/student_cttee_docs/booklet.pdf
14.http://www.conventionbureau.ro/portal/industrie/ind_manag_utilitate
a.htm
15.http://www.vacantesicalatorii.ro/modules/revista/articole/articol.php?
artID= 1622
16.http://www.vacantesicalatorii.ro/modules/revista/articole/articol.php?
artID= 1608 17.http://www.deklausen.ro/articol.aspx?aid=5&cid=4,
consultat 23.05.2011
18.http://www.clubafaceri.ro/info_articole/35_comportament_organizati
onal/3 80/Cum+sa+oferim+un+feedback+eficient.html, consultat
24.05.2011 19. http://iecs.ulbsibiu.ro/committee/
20.http://www.advantageico.com/association-conferences.html