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CLAVES PARA AUMENTAR EL RENDIMIENTO PROFESIONAL

ene.16
1

Retos en supply Chain

PRODUCTIVIDAD PERSONAL. CLAVES PARA AUMENTAR EL RENDIMIENTO PROFESIONAL

ndICE
FEB.16

RETOS EN SUPPLY CHAIN

QU ES LA PRODUCTIVIDAD
INIDIVIDUAL? 3

CLAVES PARA MEJORAR TU

PRODUCTIVIDAD LABORAL 5

FACTORES QUE INFLUYEN EN LA

PRODUCTIVIDAD 4

EL TIEMPO, GRAN ALIADO O EL PEOR

ENEMIGO? 7

PRODUCTIVIDAD PERSONAL. CLAVES PARA AUMENTAR EL RENDIMIENTO PROFESIONAL

0I. QU ES LA PRODUCTIVIDAD INIDIVIDUAL?

Las personas pasamos gran parte de nuestro tiempo haciendo cosas. A veces, de forma
inconsciente y sin que nos planteemos una finalidad concreta; otras tantas, con plena
autonoma y conocimiento de aquello que realizamos. Salvo en las horas de descanso,
nuestro da a da es una acumulacin de distintas tareas.
Sin embargo, no todas las veces llevamos a cabo dichas tareas de la misma manera. En algunas ocasiones logramos lo que nos hemos propuesto, pero en otras no. Esto es lo que se conoce como grado de
eficacia.
Los objetivos que sustentan cualquiera de nuestros actos son los que marcan el grado de eficacia de lo
que hacemos. En la medida en que los cumplamos o nos acerquemos a ellos, seremos eficaces; pero si,
por el contrario, no conseguimos lo que nos hemos propuesto, nuestros esfuerzos sern necesariamente ineficaces.
En el campo empresarial, la productividad es una de las habilidades mejor valoradas. Aunque existen
varias definiciones del concepto, una de las ms extendidas habla de la relacin que guarda con el desempeo laboral. Es decir, se trata de la capacidad de los trabajadores de conseguir los resultados propuestos en cualquier tipo de proyecto, ms all de su naturaleza, duracin o las fases que lo componen.
Al contrario de lo que an se cree, la productividad no es nica; por el contrario, tiene varios grados o
niveles. Esto se explica porque se trata de un concepto atravesado por elementos como el tiempo, la
planificacin, las fases de ejecucin, la carga laboral, la formacin requerida o los recursos disponibles,
entre otros.

PRODUCTIVIDAD PERSONAL. CLAVES PARA AUMENTAR EL RENDIMIENTO PROFESIONAL

02. FACTORES QUE INFLUYEN EN LA

PRODUCTIVIDAD
Algunos modelos organizacionales, especialmente aquellos basados en un enfoque de resultados,
van ms y definen la productividad como la cantidad de trabajo til que ejecuta una persona en un
determinado plazo. Si los resultados corresponden con lo fijado en el plan de accin, puede hablarse
de un trabajador productivo.
La productividad puede ser baja, media o alta. Si bien los resultados son el indicador ms empleado
a la hora de medirla, existen otros factores que entran en juego cuando una persona desarrolla una
tarea. Estos factores, que pueden ser condicionantes tanto externos como internos, son bsicamente los
siguientes:

El nivel de intensidad
Todas las tareas no requieren la misma energa. Algunas precisan de una atencin mxima y un
esfuerzo fsico enorme, mientras que otras se pueden desarrollar en ambientes tranquilos y apacibles.
Pensad, por ejemplo, en un trabajador que limpia los cristales del edificio ms alto de Nueva York. Sin
duda, es un trabajo que supone mayor arrojo e intensidad que el que realiza otra persona vendiendo
entradas en la taquilla de un cine. Es un factor clave para la productividad.

Concentracin
Del mismo modo, existen tareas que necesitan una alta dosis de concentracin, como por ejemplo las
que implican el manejo de maquinaria pesada. Pero, ms all de cul sea la accin que se realice, el
nivel de concentracin influye de manera decisiva en el resultado de los procesos. Una mayor concentracin se traduce en un mayor control de las acciones y decisiones que tomamos.

Compromiso con la tarea

Est demostrado que los trabajadores ms comprometidos con lo que hacen son los que mejores
resultados obtienen. El compromiso nace del vnculo entre la persona y las tareas que ejecuta. Cuando
ese vnculo es fuerte, la persona se esforzar por dar lo mejor de s para beneficio del proyecto. En esto
tambin influyen aspectos como la motivacin, los estmulos y el clima laboral.

Formacin requerida
Muchos proyectos fracasan porque sus ejecutores no estn preparados para asumir las tareas que
se les han delegado. Los retos que plantean las situaciones superan a las habilidades y fortalezas de
los trabajadores. Antes de medir la productividad de nuestros equipos de trabajo, conviene analizar el
grado de cualificacin con el que cuentan sus miembros. Si es ms bajo del requerido, debe buscarse
una frmula que permita suplir esas carencias.

Plazos de entrega
Los tiempos y las fechas de entrega tienen una influencia directa sobre el nivel de productividad. Por
un lado, fijan los lmites temporales para la ejecucin de una o varias tareas y, en cierta forma, impulsan
la accin. Pero, a la vez, pueden ser fuente de presin. Los plazos deben definirse teniendo en cuenta la
naturaleza de cada tarea, la formacin de quien la realiza, el clima laboral, los recursos y los eventuales
condicionantes que puedan surgir en el camino. Sea como sea, siempre tienen que disearse con cierto
margen de accin.

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Recursos necesarios
Si los recursos disponibles son los adecuados, un trabajador no tendr problemas en el momento de
ejecutar sus tareas. Distinto es cuando los recursos son mnimos o insuficientes para la situacin, algo
disminuye de forma considerable su nivel de productividad y pone en entredicho la calidad del proceso.

Planificacin
Elementos como la formacin requerida, los plazos y los recursos deben definirse en la etapa previa
de cada proyecto, es decir, en la planificacin. Los trabajadores con una mayor planificacin suelen
alcanzar ms pronto sus objetivos; en cambio, los que dejan todo en manos de la improvisacin suelen
perder el sentido de lo que hacen ms tarde o ms temprano.

03. CLAVES PARA MEJORAR TU

PRODUCTIVIDAD LABORAL
Pero ms all de estos factores, la productividad es, sobre todo, una consecuencia de la actitud que
asume cada persona en su sitio de trabajo. Aun cuando estas variables o condicionantes estuviesen
cubiertas, seran necesarios el compromiso y la implicacin de quien asume la ejecucin de las tareas.
La productividad puede mejorar mediante la introduccin de pequeos hbitos en el da a da. Antes que
modificar la jornada o la estructura de una compaa, cualquier trabajador debe revisar sus conductas
para determinar si est siendo lo suficientemente eficaz. Si no es as, valdra la pena tener en cuenta
algunas claves:

PRODUCTIVIDAD PERSONAL. CLAVES PARA AUMENTAR EL RENDIMIENTO PROFESIONAL

1. Planificar el da
Un primer paso consiste en planificar la jornada. Hay algo ms desconcertante que empezar el da
sin saber por qu hacemos lo que hacemos? Aunque cueste creerlo, le pasa a muchas personas que
no llevan agendas ni listas de tareas; se entregan a la improvisacin. Cada da es distinto, por lo que es
necesario definir las cosas que hacemos y su orden de importancia.

2. Abordar primero las tareas ms difciles

Algunos expertos en Recursos Humanos consideran que la maana es el mejor momento para realizar
las tareas ms difciles. A esta hora, dicen, las personas estn ms lcidas y tienen la energa suficiente
para encararlas. El resto de cosas pueden realizarse a medioda o en la tarde.

3. Ordenar el sitio de trabajo

El espacio es importante, s, pero tambin lo es la manera en que cada persona hace uso de ese
espacio. Est demostrado que los trabajadores ms productivos son los que se desenvuelven en sitios
ordenados y agradables a la vista. Por el contrario, la desorganizacin es una clara fuga de tiempo.
Las personas que no dominan su espacio realizan un doble esfuerzo al volver una y otra vez sobre una
misma funcin. Organizarse es la clave para operar bien.

4. Hacer pausas
Sin embargo, eso no significa que las personas deban estar sujetas al desempeo y el rendimiento.
Para ser realmente productivo, no es necesario permanecer ocho horas en un mismo sitio de trabajo.
Las pausas bien dosificadas tambin son necesarias. El asunto no radica tanto en el tiempo que se
pasa dedicado a una labor especfica; importa ms la manera en que se emplea ese tiempo. A este
concepto se le llama tiempo til.

5. Delegar, siempre que puedas

Los directivos o jefes de equipos se enfrentan a menudo al reto de aumentar su productividad. Tener
a cargo un gran volumen de tareas y personas puede acabar jugando en su contra. Para que eso no
suceda, la mejor solucin es delegar las tareas que no puedan asumir por s mismos. Delegar es una
forma de ser eficaz sin dejar de estar presente en la monitorizacin y el seguimiento de proyectos.

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6. Dividir el trabajo en tareas pequeas

Los proyectos o tareas demasiado complejos no pueden abordarse de un solo tirn. Conviene dividirlos en fases o etapas que puedan monitorizarse. A la vez, es preciso establecer una lista en la que se
prioricen las tareas en funcin de su impacto, urgencia, beneficios o plazos de entrega.

7. Una sola cosa a la vez

Tal vez en este punto sea preciso citar aquel conocido refrn: Ms vale pjaro en mano que ciento
volando. Cunta razn! Las personas son ms productivas cuando centran su atencin en una sola
tarea y se emplean a fondo en ella. Hay que evitar la multitarea. Realizar varias cosas al mismo tiempo
implica no slo un esfuerzo adicional, sino que tambin disminuye la calidad de lo que hacemos. Aparte, es una clara muestra de la falta de planificacin.

04. EL TIEMPO, GRAN ALIADO O EL

PEOR ENEMIGO?
Actualmente, la lucha
contra el tiempo es
casi una constante en
el terreno comercial
y empresarial. Todo
fluye a una velocidad
extrema: la informacin,
las tendencias, los
datos, los negocios y
las dinmicas que se
imponen en cada sector.
Lo que hoy tiene vigencia
probablemente maana
no la tendr.

PRODUCTIVIDAD PERSONAL. CLAVES PARA AUMENTAR EL RENDIMIENTO PROFESIONAL

Esta coyuntura ha provocado que el tiempo se convierta en un elemento indispensable de nuestra

cultura. Casi todo gira en torno a l. Da a da, miles de personas tratan de sacar el mximo provecho a
sus jornadas laborales o a las diferentes actividades que realizan, aunque no siempre los resultados son
los esperados.

4.1 Estrategias para optimizar el tiempo

De todos los elementos que intervienen en el concepto de productividad individual, sin duda el ms
importante es el tiempo, el cual acta como un gran marco de todo aquello que hacemos a diario. Es el
que determina los plazos y los lmites temporales; es la gran referencia que tenemos para saber si los
esfuerzos empleados en una actividad son los que corresponden con la situacin.
El tiempo de una tarea no puede entenderse sin su relacin con otros elementos como los recursos
disponibles, la formacin de sus responsables, la naturaleza de las tareas y, por supuesto, los objetivos
que se tracen al inicio.
Estos elementos determinan los plazos y la duracin de los proyectos. Cada actividad tiene un tiempo y
unos ciclos de evolucin propios, los cuales, por lo general, se hacen patentes slo durante su ejecucin.
Pero la lucha contra el tiempo es sobre todo individual. Nuestros hbitos y conductas determinan, a
veces sin darnos cuenta, la eficacia de nuestras jornadas profesionales o laborales. Cuando los resultados no son los esperados, son precisamente estos hbitos los que debemos modificar. Cmo hacerlo?
Repasemos algunos consejos que pueden ayudarnos para aprovechar mejor el tiempo:

Cuida cada parcela de tu vidA

Todos pertenecemos a diversos entornos. El trabajo, la casa, el ocio, el desarrollo personal, la salud y la
pareja son aspectos que merecen su debida atencin. Por supuesto, algunos de ellos tienen mayor peso
en nuestras vidas. Si sabes separarlos y dedicar a cada uno el tiempo que requieren, habrs ganado
mucho.

Identifica tus puntos fuertes

Nadie mejor que t para saber cules son tus habilidades y talentos ms significativos. La productividad
individual tambin nace del hecho de conocerse a s mismo y actuar en consecuencia. O es que acaso
aspiras a triunfar en aquello que no eres bueno?

Anticpate a los hechos

La gestin del tiempo empieza desde el momento en que concebimos una actividad. Si lo hacemos acertadamente, podemos incluso anticiparnos a lo que puede suceder durante el proceso. Si no, tendremos
que detenernos en aquello que no habamos previsto, con lo cual habremos cado en una mala gestin
de los plazos.

Planta cara a los ladrones de tiempo

La falta de previsin no es el nico enemigo de una buena gestin. Los denominados ladrones de
tiempo estn al acecho: interrupciones, improvisacin, labores simultneas, procrastinacin, pesimismo, desorden y escasa delegacin, son algunos de los ms importantes. No debes sucumbir a su influjo;
plntales cara aplicando soluciones para cada uno.

No postergues; hazlo ahora

Las tareas que se postergan son un arma de doble filo. Por un lado, se acumulan una tras otra; por el

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otro, pierden el grado de continuidad que les corresponda durante los procesos. Si puedes hacer algo
ahora, hazlo sin pensarlo; de lo contrario, djalo para ms adelante. Al abrir tantos frentes, es probable
que nunca los cierres.

No renuncias a lo que has empezado.

Antes de iniciar algo, asegrate de que quieres acabarlo. No hay nada peor que un trabajo a medias.
Quiz la clave est en elementos como la disciplina, la continuidad, la atencin y la dedicacin. Recuerda
que la eficiencia consiste en alcanzar los objetivos que te has trazado al inicio, lo cual requiere emplearse hasta el final.

4.2 Dos reglas sobre el uso del tiempo:

Para tratar de optimizar el tiempo de nuestras jornadas laborales, existen numerosas herramientas.
Dos de las ms conocidas en la actualidad son las reglas sobre el uso del tiempo, las cuales podemos
describir de la siguiente manera:

a. Regla de los 2 minutos

El terico David Allen, en su libro Get Things Done (Terminar las cosas), aporta algunos consejos prcticos para optimizar cualquier labor a la que nos dediquemos. Uno de ellos es la ley de los 2 minutos,
cuyo postulado central puede resumirse as: Si puedes hacer una cosas en 2 minutos, hazla ahora; de
lo contrario, apntala en tu lista de tareas pendientes. Aplicada de esta forma, su objetivo es centrar la
atencin en tareas cortas para evitar que stas, a su vez, interfieran en otras que requieran ms tiempo.
De hecho, esta regla es especialmente til en entornos donde proliferan las interrupciones. Si un trabajador la tiene clara, difcilmente abandonar algo que est haciendo por dedicarse a otra cosa. La premisa
es sencilla: ya habr tiempo para hacer aquello que no puedes hacer ahora; sigue en lo tuyo.

b. Regla del 80/20

Fue ideada por el socilogo italiano Vilfredo Pareto. Aunque en principio tuvo una aplicacin en el mbito
econmico, luego se traslad a varias escenarios, incluido el empresarial y laboral. Segn esta regla, el
20% del tiempo empleado produce el 80% de los resultados, mientras que el 80% del tiempo slo produce el 20% de los resultados. Por supuesto, los porcentajes no son exactamente los mismos en cada
caso, pero s que representan muy bien los retos de eficiencia y productividad de algunas actividades.
Pareto afirma que debemos centrarnos en ese 20% de las tareas que producen el 80% de los resultados.
Es decir, es una clara invitacin a jerarquizar aquello que hacemos a diario. Por ejemplo, en una lista de
diez tareas, dos de ellas tienen la misma importancia que las ocho restantes, con lo cual los esfuerzos
deben ser orientados hacia aqullas.

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