GESTIN PROCESOS

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DOCUMENTO INTERNO GENERAL PARA

LA CARACTERIZACIN DE LOS
PROCESOS.
CP-SIGCT-003

CARACTERIZACIN DE PROCESOS
2014-2015

1. Objetivos:
1.1 Dar cumplimiento al numeral 4.1 Requisitos Generales de la norma NTCGP
1000:2009, del Modelo estndar de control interno, de la ISO 9001:2008, 14001:2004, de
la NTC OHSAS 18001 y del BASC, se determina realizar la presente gua de
Caracterizacin de Procesos.
1.2 Unificar conceptos y facilitar la realizacin de la caracterizacin de los procesos por
parte de los lderes o responsables de los mismos. A travs de la claridad en los
conceptos y en la ilustracin de estos se logra optimizar tiempo y recursos en la
elaboracin del ejercicio vital para el desarrollo del Sistema Integrado de Gestin.
Con esta Gua a su vez se quiere establecer una orientacin metodolgica que facilite
siempre el avance de la implementacin del Sistema Integrado.

2. Alcance:
La presente Gua aplica para todos los procesos de la Institucin Universitaria ITA,
identificados y requeridos para el efectivo desempeo del Sistema Integrados de Gestin,
el cumplimiento de la Misin y el logro de la Visin.

3. Definiciones y Condiciones Generales:

- Qu es una Gua?
Una gua es un documento que direcciona con base a sugerencias de las normas
nacionales e internacionales y expertos.
- Qu es un Macro proceso y que es un Proceso?
i. Un Macro proceso es aquel que recoge un conjunto de procesos permitindole alcanzar
el resultado requerido por la institucin.
ii. Un proceso es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan,
las cuales transforman elementos de entrada en resultados o salidas. Identificar el
proceso es definir el cmo (operativo) del Macro proceso.
Los procesos deben ser secuenciales, complementarios y lgicos y un macro procesos
puede tener ms de un proceso.

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-Identificacin y seleccin de los Macro procesos:

No existe un estndar sobre la clasificacin de los Macro procesos, pero es importante
considerar los principales factores a tener en cuenta para la identificacin y seleccin de
los Macro procesos:
Influencia en la satisfaccin del cliente.
Los efectos en la calidad del producto/servicio.
Influencia en Factores Clave de xito (FCE).
Influencia en la misin y estrategia.
Cumplimiento de requisitos legales o reglamentarios.
Nota: Los Macro procesos ya existen dentro de una organizacin, de manera que el
esfuerzo se debe centrar en identificarlos y gestionarlos de manera apropiada. Habra
que plantearse, por tanto, cules de los Macro procesos son los suficientemente
significativos como para que deban formar parte de la estructura de procesos y en
qu nivel de detalle.
-Clasificacin de los Macro procesos: Tomando como referencia la norma ISO 9001,
los Macro procesos se pueden clasificar de la siguiente forma:
a. Macro Procesos de Gestin o Estratgicos o de Planificacin: Son los procesos
estratgicos de la organizacin, tambin son denominados procesos de liderazgo o de
staff, establecen las bases para el correcto funcionamiento y control de la organizacin.
Proveen de informacin al resto de los procesos para elaborar planes de mejora. Son
tambin aquellos procesos que estn vinculados al mbito de las responsabilidades de la
direccin. Se encuentran en consonancia con el captulo 5 Responsabilidad de la
Direccin de las normas de referencia NTCGP 1000:2009, ISO 9001:2008, Modelo
Estndar de Control Interno.
b. Macro Procesos operativos o misionales o de realizacin del servicio: Son los
procesos que transforman los recursos en el producto/servicio aportndoles valor, es
decir, conforme a los requisitos del cliente tanto interno como externo. Son la razn de ser
de la organizacin, sin los cuales esta no tendra sentido. Son los responsables de lograr
los objetivos de la empresa. Se encuentran en consonancia con el captulo 7
Realizacin del Producto o Prestacin del servicio de las normas de referencia
NTCGP 1000:2009, ISO 9001:2008, Modelo Estndar de Control Interno.

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c. Macro Procesos de apoyo o de gestin de recursos: Son los procesos que

proporcionan los recursos al resto de procesos segn los requisitos de estos. Son tambin
aquellos procesos que permiten determinar, proporcionar y mantener los recursos
necesarios (recursos humanos, infraestructura y ambiente de trabajo). Se encuentran en
consonancia con el captulo 6 Gestin de los Recursos de las normas de
referencia NTCGP 1000:2009, ISO 9001:2008, Modelo Estndar de Control Interno.
d. Macro Procesos de control o evaluacin y seguimiento: Son los procesos
fundamentales para evaluar la marcha del proceso, corregir deficiencias y mejorar
continuamente, es decir, son procesos de medicin, anlisis y mejora como aquellos
procesos que permiten hacer el seguimiento de los procesos, medirlos, analizarlos y
establecer acciones de mejora. Se encuentran en consonancia con el captulo 8
Medicin, Anlisis y Mejora de las normas de referencia NTCGP 1000:2009, ISO
9001:2008, Modelo Estndar de Control Interno.
En el siguiente grafico #1 se pueden ver ilustrado los conceptos anteriores:

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CONCEPTOS
Proceso de Apoyo

Proceso Estratgico

Proceso Misional
Proceso de Evaluacin y seguimiento

Una vez definidos, identificados y clasificados los Macro procesos, pasamos a la

construccin del mapa de procesos y a su caracterizacin; antes de abordar el tema que
nos ocupa que es el de la caracterizacin de los procesos recordemos que es el Mapa de
procesos.
Un mapa de procesos, viene a ser la representacin grfica de la estructura de procesos
que conforman el sistema de gestin; Un mapa de procesos es un diagrama de valor; un
inventario grfico de los procesos de una organizacin. Ver grfico #2 en el cual se
evidencia el concepto de mapa de procesos:

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CARACTERIZACIN DE LOS PROCESOS: En cumplimiento de las normas de

referencia NTCGP 1000:2009, ISO 9001:2008, Modelo Estndar de Control
Interno.
Caracterizacin de Procesos consiste en identificar las caractersticas de los
procesos en una organizacin, y est orientada a ser el primer paso para adoptar
el
enfoque
basado
en
procesos.
Para caracterizar los procesos se recomienda hacerlo con base al ciclo de mejora
continua PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar).

Visto segn grafico #3 sera lo siguiente:

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Ahora bien la caracterizacin podramos de manera resumida ilustrarla en el

siguiente grafico #4

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4. Desarrollo de la Caracterizacin de Procesos:

A. Para caracterizar los procesos primero que todo se defini el esquema que
permite el cumplimiento de la Misin y avanzar hacia el logro de la Visin, este
esquema que va de lo general a lo particular se puede describir de la siguiente
forma:

1
Mapa de Procesos

2
Caracterizacin de Procesos

3
Documentacin de los Procesos

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(Guas o Instructivos)

B. Para facilitar el ejercicio de la caracterizacin de los procesos, se debe tener

en cuenta:
B.1 La identificacin tanto de los Macro procesos como los procesos relacionados
con cada uno de ellos, para ello se debe hacer uso de la siguiente tabla:
Tabla de identificacin y seleccin de Macro procesos y Procesos
Ver ejemplo:
Cdig
o

Descripci
n
Macro
Proceso
Gestin
Talento
Humano

10

Estratgic
o

Apoy
o

Misiona
l

Evaluacin
y
Seguimient
o

Cdig
o

Descripcin
Procesos
Asociados

10.1

Reclutamient
o
y
Seleccin.
Contratacin
Induccin y
Capacitacin
Seguridad y
Salud
Ocupacional

10.2
10.3
10.4

B.2 La matriz de Interrelacin de Procesos para determinar entradas y salidas.

Ver anexo 1
MATRIZ DE INTERRELACION DE PROCESOS Versin 1.0 00/00/2013.
Igual ejercicio se debe hacer con cada uno de los macro procesos para tener LA
RED DE PROCESOS a travs de la cual realiza su gestin la institucin. Es
importante para realizar este ejercicio tener en cuenta segn los expertos:
-

Cuando identifique un proceso determine si de manera general cuenta con los sig
uientes elementos: proveedores, entradas, recursos, controles, salidas y usua
rio
o
cliente
interno de esas salidas; si el proceso identificado no cuenta con los 6 element
os mencionados, no es un proceso descrtelo.

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Un macroproceso es un conjunto de procesos, sin embargo un macroproceso pue

de llegar a tener un solo proceso, caso en el cual por su jerarqua o complejidad s
e mantendr
como tal.
Cuando se consideren varios procesos para un macroproceso, ellos deben c
umplir de manera simultnea, por lo menos dos de las siguientes condiciones:
secuenciales, com-plementarios y lgicos.

Es muy importante para asegurar la eficacia del ejercicio realizar la validacin de la

informacin
para
ello:
Validar los resultados que se van alcanzando, con los responsables de cada proceso
(Discusin de contenidos y concertacin de ajustes).
Por ultimo presentacin versin final del documento al equipo de mejoramiento
para aprobacin.
B.3 Caracterizacin de los Procesos: Caracterizar los Macro procesos con sus
respectivos
procesos asociados no es otra cosa que:
Establecer la relacin con los dems procesos internos o externos, los insumos
y
salidas del proceso, los proveedores y clientes, los riesgos y controles, perm
itiendo a los usuarios del sistema clarificar de manera muy sencilla el accionar de l
a Entidad y la ges-tin de sus procesos.
La caracterizacin de los procesos debe contener como mnimo:
Objeto del macroproceso.
Responsable del mismo.
Proveedores.
Insumos o entradas.
Productos o salidas.
Usuarios o clientes.
Recursos asociados a la gestin del proceso.
Riesgos y controles asociados.
Indicadores del proceso.
Requisitos relacionados con el proceso.
Documentos y
Registros del mismo.

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Para facilitar la realizacin de la caracterizacin en la Institucin ITA se ha definido el

formato anexo 2 con las respectivas instrucciones para su diligenciamiento denominado
Formato para caracterizacin de Procesos.

Documentos de Referencia:
Normas ISO 9001.
Gua Bsica para Caracterizacin de Procesos de la Universidad Nacional de
Colombia.
Informacin suministrada por Planeacin ITA.

Preparado/Revisado

Aprobado
17-12-2014

Marco Tulio Castao

Calidad Integral

Hctor Martnez Luna

Rector ITA