Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Ghid Achizitii Ed II PDF
Ghid Achizitii Ed II PDF
GHID PRACTIC
MISIUNEA DE AUDIT INTERN
PRIVIND
ACTIVITATEA DE ACHIZITII PUBLICE
Ediia a-II-a
COLECTIV DE REDACTIE
GHITA MARCEL
Sef Serviciul pentru Strategie si Metodologie General
NICOLAU CORNELIA
Auditor superior
AVIZAT
SPRNCEAN MIHAI
Director general UCAAPI
Asteptam sugestiile dumneavoastra pe adresa UCAAPI sau pe e-mail:
marcel.ghita@mfinante.ro sau cornelia.nicolau@mfinante.ro
BUCURESTI
2009
INTRODUCERE
Licitaie deschis
6.
Licitaie restrns
7.
Dialog competitiv
8.
Negociere
9.
Cererea de oferte
Not:
n acest ghid sunt auditate numai modalitile tradiionale de atribuire a contractului
de achiziie public (licitaie deschis, licitaie restrns, dialog competitiv, negociere,
cerere de ofert i concurs de soluii).
Procedurile de licitaie deschis i licitaie restrns reprezint regula de atribuire a
oricrui contract de achiziie public, indiferent de valoarea estimat a acestuia. Celelalte
reprezint excepii de la regula de atribuire a contractului de achiziie public i intr n
responsabilitatea exclusiv a autoritii contractante.
Modalitile speciale de atribuire a contractului de achiziie public sunt: acordulcadru, sistemul de achiziie dinamic i licitaia electronic.
Acordul-cadru reprezint nelegerea scris intervenit ntre una sau mai multe
autoriti contractante i unul sau mai muli operatori economici, al crei scop este
stabilirea elementelor/condiiilor eseniale care vor guverna contractele de achiziie public
ce urmeaz a fi atribuite ntr-o perioad dat, n mod special n ceea ce privete preul i,
dup caz, cantitile avute n vedere.
Acordul-cadru este ncheiat de regul, prin aplicarea procedurilor de licitaie
deschis sau licitaie restrns.
Sistemul de achiziie dinamic este procesul n ntregime electronic, limitat n timp i
deschis pe ntreaga sa durat oricrui operator economic care ndeplinete criteriile de
calificare i selecie i care a prezentat o ofert iniial conform cu cerinele caietului de
sarcini.
Sistemul dinamic se utilizeaz numai pentru produse de uz curent ale cror
caracteristici sunt general disponibile pe pia (exemple: articole de papetrie, suporturi de
date - dischete, CD, DVD - produse de uz gospodresc, baterii electrice i acumulatori,
unelte de mn)
Licitaia electronic este procesul repetitiv realizat dup o prim evaluare complet a
ofertelor, n care ofertanii au posibilitatea, exclusiv prin intermediul mijloacelor electronice,
de a reduce preurile prezentate i /sau de a mbunti alte elemente ale ofertei; evaluarea
final trebuie s se realizeze n mod automat prin mijloacele electronice utilizate.
ncepnd cu anul 2008, autoritatea contractant are obligaia de a utiliza mijloacele
electronice pentru aplicarea procedurilor de atribuire i pentru realizarea achiziiilor directe,
ntr-un procent de cel puin 20% din valoarea total a achiziiilor publice efectuate de
aceasta n cursul anului respectiv.
Pn n 2010 toate administraiile publice din Europa trebuie s dispun de capacitatea
de a realiza 100% din achiziiile publice prin mijloace electronice i cel puin 50% din
achiziiile publice aflate peste pragurile valorice europene vor trebui realizate prin aceste
mijloace.
INTERVENIA
LA FAA
LOCULUI
ELABORAREA
RAPORTULUI
DE AUDIT
INTERN
URMRIREA
RECOMANDRILOR
SUPERVIZARE
A
MISIUNII
Ordinul de serviciu
Declaraia de independen
Notificarea i anexa
Teste modele
Tabloul aspectelor pozitive si negative
posibile
Situaia aspectelor negative
semnificative identificate
Calendarul preliminar al interveniei la
faa locului
Programul de audit
Programul interveniei la faa locului
Minuta edinei de deschidere
Notificarea interveniei la faa locului
Liste de verificare
Chestionare
Teste
FIAP- uri
FCRI- uri
Rezumatul informativ
Minuta edinei de nchidere
Raport de audit public intern privind
achiziiile publice (proiect)
Adres de transmitere
Raport de audit intern privind achiziiile
publice (proiect actualizat)
Minuta reuniunii de conciliere
Raportul de audit intern privind
achiziiile publice (forma finala)
Nota de prezentare a raportului spre
aprobare
Nota de transmitere
Dosarele misiunii de audit intern
privind achiziiile publice
Fi de urmrire a recomandrilor
Lista de supervizare a documentelor
ENTITATEA PUBLICA
Serviciul Audit Intern
Nr. 45/9.01.2009
ORDIN DE SERVICIU
n conformitate cu prevederile art. 8, litera c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul
public intern, cu modificrile i completrile ulterioare, Normelor generale privind
exercitarea activitii de audit public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003, cu
modificrile i completrile ulterioare i cu Planul de audit public intern pentru anul 2009,
se va efectua o misiune de audit intern privind achiziiile publice la Direcia
Administrativ i Patrimoniu, Serviciul Achiziii Publice, n perioada 1.02.-30.04. 2009.
10
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice
DECLARAIA DE INDEPENDEN
Incompatibiliti
n legtur cu Serviciul Achiziii Publice
Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar
putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii
sau s constatai slbiciuni in misiunea de audit intern, n orice fel?
Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective
care ar putea s v influeneze n misiunea de audit intern?
Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat n ultimii 3 ani ntr-un alt mod
n activitatea entitii/structurii auditate?
Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale
entitii/structurii auditate?
Suntei so, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul
entitii/structurii auditate sau cu membrii organelor de conducere colectiv
din unitile din subordinea/coordonarea/sub autoritatea acesteia ?
Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau
primirea de redevene de la entitatea/structura auditat?
Ai fost implicat n activitatea financiar-contabil la entitatea auditat sau la
o unitate din subordinea/n coordonarea/sub autoritatea acesteia ?
Avei vreun interes direct sau indirect la entitatea/structura auditat?
Dac n timpul misiunii de audit intern, apare orice incompatibilitate
personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze
abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai de
urgen conductorul structurii de audit intern?
Da
Nu
X
X
X
X
X
X
X
X
Auditor intern
Comnescu Cristian
In continuare se completeaz de ctre conductorul structurii de audit intern
1. Incompatibiliti personale.
Nu exist.
2. Pot fi negociate/diminuate incompatibilitile?
Dac da, explicai cum anume
Nu este cazul.
Data
12.01.2009
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice
DECLARAIA DE INDEPENDEN
Incompatibiliti
n legtur cu Serviciul Achiziii Publice
Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar
putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii
sau s constatai slbiciuni in misiunea de audit intern, n orice fel?
Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective
care ar putea s v influeneze n misiunea de audit intern?
Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat n ultimii 3 ani ntr-un alt mod
n activitatea entitii/structurii auditate?
Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale
entitii/structurii auditate?
Suntei so, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul
entitii/structurii auditate sau cu membrii organelor de conducere colectiv
din unitile din subordinea/coordonarea/sub autoritatea acesteia ?
Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau
primirea de redevene de la entitatea/structura auditat?
Ai fost implicat n activitatea financiar-contabil la entitatea auditat sau la
o unitate din subordinea/n coordonarea/sub autoritatea acesteia ?
Avei vreun interes direct sau indirect la entitatea/structura auditat?
Dac n timpul misiunii de audit intern, apare orice incompatibilitate
personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze
abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai de
urgen conductorul structurii de audit intern?
Da
Nu
X
X
X
X
X
X
X
X
Auditor intern
Popescu Maria
n continuare se completeaz de ctre conductorul structurii de audit intern
1. Incompatibiliti personale
D-ra Popescu Maria este rud cu noul conductor al structurii auditate. ncepnd cu 25
ianuarie 2008 a fost numit n funcia de director la Direcia Administrativ i Patrimoniu
domnul Popescu Laureniu, vrul d-rei Popescu Maria.
2. Pot fi negociate/diminuate incompatibilitile? Dac da, explicai cum anume.
Incompatibilitatea este real, nu se poate modifica. D-ra Popescu Maria este nlocuit cu
d-na Bcescu Ana.
Data
12.01.2009
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice
DECLARAIA DE INDEPENDEN
Incompatibiliti
n legtur cu Serviciul Achiziii Publice
Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar
putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau
s constatai slbiciuni in misiunea de audit intern, n orice fel?
Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective
care ar putea s v influeneze n misiunea de audit intern?
Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat n ultimii 3 ani ntr-un alt mod
n activitatea entitii/structurii auditate?
Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale
entitii/structurii auditate?
Suntei so, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul
entitii/structurii auditate sau cu membrii organelor de conducere colectiv
din unitile din subordinea/coordonarea/sub autoritatea acesteia ?
Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau
primirea de redevene de la entitatea/structura auditat?
Ai fost implicat n activitatea financiar-contabil la entitatea auditat sau la o
unitate din subordinea/n coordonarea/sub autoritatea acesteia ?
Avei vreun interes direct sau indirect la entitatea/structura auditat?
Dac n timpul misiunii de audit intern, apare orice incompatibilitate
personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea
dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai de urgen
conductorul structurii de audit intern?
Da
Nu
X
X
X
X
X
X
X
X
Auditor intern
Bcescu Ana
In continuare se completeaz de ctre conductorul structurii de audit intern
1. Incompatibiliti personale
Nu exist.
2. Pot fi negociate/ diminuate incompatibilitile? Dac da, explicai cum anume
Nu este cazul.
Data
13.01,2009
14
ENTITATEA PUBLICA
Serviciul Audit Intern
Nr. 46/14.01.2009
ORDIN DE SERVICIU
n conformitate cu prevederile art. 8, litera c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul
public intern, cu modificrile i completrile ulterioare, Normelor generale privind
exercitarea activitii de audit public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003, cu
modificrile i completrile ulterioare i cu Planul de audit public intern pentru anul 2009,
se va efectua o misiune de audit intern privind achiziiile publice la Direcia
Administrativ i Patrimoniu, Serviciul Achiziii Publice, n perioada 1.02.-30.04. 2009.
15
16
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
Nr. 50/16.01.2009
NOTIFICARE
privind declanarea misiunii de audit intern
Ctre: Direcia Administrativ i Patrimoniu, Serviciul Achiziii Publice
De la: eful Serviciului Audit intern
Referitor la misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice
Stimate domn POPESCU Laureniu
Stimate domn Radu NICOLAE
n conformitate cu prevederile art.11, lit.c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul
public intern, cu modificrile i completrile ulterioare, i cu Planul de audit intern pe anul
2009, urmeaz c n perioada 1 februarie 30 aprilie 2009 s efectum o misiune de audit
intern cu tema Activitatea de achiziii publice la Direcia Administrativ i Patrimoniu,
Serviciul Achiziii Publice.
Auditul intern va examina responsabilitile asumate de ctre Serviciul Achiziii
Publice i va determina dac acesta i-a ndeplinit obligaiile n mod eficient i efectiv.
Perioada supus evalurii este 01.01.-31.12.2008.
Ulterior, v vom contacta pentru a stabili de comun acord data edinei de
deschidere, n cadrul creia vor fi discutate diverse aspecte ale misiunii de audit intern.
Printre acestea enumerm:
- prezentarea auditorilor;
- scopul i obiectivele misiunii de audit intern;
- calendarul preliminar al interveniilor la faa locului;
- persoanele de contact;
- alte aspecte organizatorice.
Pentru o mai bun nelegere a activitii dumneavoastr, v rugm s ne punei la
dispoziie n termen de 10 zile de la data primirii prezentei adrese urmtoarea
documentaie necesar: legile i reglementrile ce se aplic activitii dumneavoastr,
organigrama, regulamentul de organizare i funcionare, fiele posturilor existente, toate
procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate n vederea desfurrii
activitii de achiziii publice i un exemplar al rapoartelor anterioare care se refera la
aceasta tem. Pentru documentele solicitate se va asigura conformitatea cu originalul.
Detalii suplimentare putei obine la tel. ., persoana de contact este: Comnescu
Cristian, auditor intern, coordonatorul misiunii.
Cu stim,
ef Serviciul Audit Intern
Petrescu Aurel
17
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
COLECTAREA INFORMAIILOR
COLECTAREA INFORMAIILOR
SERVICIUL ACHIZIII PUBLICE
Identificarea legilor i regulamentelor aplicabile
structurii auditate
Obinerea organigramei
Obinerea Regulamentului de organizare i
funcionare
Obinerea fielor posturilor
Obinerea procedurilor scrise i formalizate
Identificarea personalului responsabil
Obinerea Raportului de audit intern anterior
DA
X
NU
-
X
X
X
X
-
X
X
X
X
OBSERVAII
18
Entitatea Public
Serviciul de Audit Intern
CHESTIONAR DE LUARE LA CUNOTIN - CLC
Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice
Perioada auditat: 01.01 31.12.2008
ntocmit: Comnescu Cristian, Bcescu Ana
Avizat: Petrescu Aurel
Nr.
crt.
A.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
NTREBAREA
DA
Data:
Data:
NU
OBSERVAII
Cunoaterea contextului socio-economic de funcionare a Serviciului Achizitii
Publice
Care este numrul salariailor
20 de posturi cu 12 ocupate.
Serviciului Achizitii Publice?
Exist un buget al serviciului?
Exist buget la nivel de
Nu
organizaie.
Necesitile financiare ale serviciului
Da
sunt corelate cu bugetul elaborat?
Care sunt atribuiile generale ale
Elaborarea programului anual al
serviciului?
achizitiilor publice
Elaborarea documentatiilor de
atribuire
Asigura activitatea de publicitate
Aplica si finalizeaza procedurile
de atribuire
Constituie si pastreaza dosarele
achizitiilor publice
Atribuiile generale sunt acoperite n
Da
totalitate de sarcinile stabilite posturilor?
Care este nivelul de competene al
De a aplica intocmai prevederile
salariailor?
OUG nr. 34/2006 .
Care este nivelul de calificare al
2 salariai sunt asisteni, 2 sunt
personalului?
principali i 8 sunt superiori.
Tot personalul are calificare
2 salariati au studii tehnice.
Da
economica?
Personalul este evaluat cel puin anual? Da
Complexitatea obiectivelor individuale
Sunt meninute anual la acelai
este mbuntit anual, n corelaie de
nivel.
cunotinele acumulate?
Aprecierea realizrii obiectivelor este
realizat n funcie de nivelul de criteriile
Da
de performan?
19
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
ns acestea au un grad de
ocupare de 60%.
Motivarea se face financiar
Nu
Nu
Da
Nu
In mica masura
Nu
Nu
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Nu
20
B.
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
n subordinea conductorului
entitatii.
Cu toate celelalte
compartimente.
Subordonat conductorului
instituiei, nu are compartimente
n subordine.
Seful serviciului este subordonat
conductorului entitii, iar
salariaii sunt subordonai sefului
de serviciu.
Nu
Da
Da
Da
Da
Da
Conducerea pe baz de
obiective.
Da
n funcie de complexitatea
activitilor
Da
Da
Da
Da
Da
Nu
21
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
Da
Nu
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Nu
Nu
Toi salariai sunt implicai n
realizarea tuturor activitilor.
Este necesar o separare a
activitilor i o specializare pe
acestea a salariailor
Da
Promovare se face n condiiile
stabilite de lege
Da
Da
Nu
Da
Da
Da
22
39
40
41
42
Da
Nu in totalitate
Nu in totalitate
Da
C.
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Da
Da
Este folosit cadrul normativ
Este folosit cadrul normativ
Este folosit cadrul normativ
Este folosit cadrul normativ
Este folosit cadrul normativ
Este folosit cadrul normativ
Da
Da
Da
Lipsa de personal.
Nu exist elaborat nici o
reform.
Nu
23
15
16
Data:
Auditori,
24
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
LISTA CENTRALIZATOARE A ACTIVITILOR AUDITABILE
Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice
Perioada auditat: 01.01 31.12.2008
ntocmit: Comnescu Cristian, Bcescu Ana
Avizat: Petrescu Aurel
Data:
Data:
2.
3.
4.
Obiective
Activiti auditabile
Obs.
ORGANIZAREA
ACTIVITII DE
ACHIZIII PUBLICE
25
Obiective
Activiti auditabile
LICITAIE DESCHIS
6.
LICITAIE
RESTRNS
7.
DIALOG COMPETITIV
8.
NEGOCIERE
9.
CERERE DE OFERT
10.
CONCURS DE
SOLUII
Obs.
Obiective
ATRIBUIREA
CONTRACTULUI DE
ACHIZIIE
DERULAREA I
ADMINISTRAREA
CONTRACTULUI DE
ACHIZIIE PUBLIC
Activiti auditabile
Obs.
Nota:
Lista centralizatoare a activitilor auditabile reprezint primul document care se
elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i cuprinde, pentru acest studiu de caz,
36 de activiti auditabile, structurate pe 12 obiective.
26
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
IDENTIFICAREA RISCURILOR SEMNIFICATIVE
Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice
Perioada auditat: 01.01 31.12.2008
ntocmit: Comnescu Cristian, Bcescu Ana
Avizat: Petrescu Aurel
Data:
Data:
Obiective
ORGANIZAREA
ACTIVITII DE
ACHIZIII PUBLICE
Activiti auditabile
1. Procedurile specifice
care reglementeaz
activitatea de achiziii
publice
Riscuri semnificative
Obs.
27
Nr.
crt.
Obiective
Activiti auditabile
Riscuri semnificative
3. Sistemul de gestionare
a riscurilor conducerea
Registrului riscurilor
2.
ORGANIZAREA
SISTEMULUI
INFORMATIC AL
ACHIZIIILOR
PUBLICE
4. Dotarea cu tehnica de
calcul a Serviciului
Achiziii Publice i
pregtirea profesional
corespunztoare a
personalului
Obs.
28
Nr.
crt.
3.
Obiective
PROGRAMUL
ANUAL AL
ACHIZIIILOR
PUBLICE
Activiti auditabile
6. Fundamentarea
Programului anual al
achiziiilor publice
Riscuri semnificative
7. Alegerea procedurii de
atribuire
8. Anunul de intenie
Obs.
29
Nr.
crt.
4.
Obiective
PREGTIREA
APLICRII
PROCEDURILOR
DE ACHIZIII
PUBLICE
PROGRAMATE
Activiti auditabile
9. Anunul de participare
Riscuri semnificative
12. Documentaia de
atribuire
Obs.
30
Nr.
crt.
Obiective
Activiti auditabile
Riscuri semnificative
Obs.
Obiective
LICITAIE
DESCHIS
Activiti auditabile
14. Deschiderea i
calificarea ofertelor
Riscuri semnificative
Obs.
31
Nr.
crt.
Obiective
Activiti auditabile
Riscuri semnificative
6.
LICITAIE
RESTRNS
16. Depunerea
candidaturilor i selecia
acestora
7.
DIALOG
COMPETITIV
18. Preselectarea
candidailor
Obs.
32
19. Desfurarea
dialogului cu candidaii
preselectai
8.
NEGOCIEREA
22. Preselecia
candidailor
23. Negocierea i
stabilirea ofertei
ctigtoare
9.
CEREREA DE
OFERTE
25. Deschiderea i
calificarea ofertelor
34
10.
CONCURSUL DE
SOLUII
29. Stabilirea
concurentului ctigtor
35
Obiective
ATRIBUIREA
CONTRACTULUI
DE ACHIZIIE
PUBLIC
Activiti
auditabile
30. Soluionarea
contestaiilor
Riscuri semnificative
31. Semnarea
contractului de
achiziie public
12.
DERULAREA I
ADMINISTRAREA
CONTRACTULUI
DE ACHIZIIE
PUBLIC
32. Anunul de
atribuire
33. Garania de
bun execuie
36
Nr.
crt.
Obiective
Activiti
auditabile
34. Finalizarea
contractului de
achiziie public
Riscuri semnificative
35. Dosarul
achiziiei publice
36. Analiza
procesului de
achiziie public
37
Nota:
Identificarea riscurilor este al doilea document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i
presupune asocierea riscurilor semnificative la operaiile stabilite n Lista centralizatoare a activitilor auditabile. De regul, se
asociaz unul sau mai multe riscuri teoretice, determinate de auditorii interni din documentele colectate sau din riscurile practice
reieite din propria experien. n situaia n care la operaiile auditabile se ataeaz mai multe riscuri analiza acestora se va putea
realiza pentru fiecare risc n parte sau pe total activitate auditabil.
Acest studiu de caz conine 12 obiective, 36 de activiti auditabile, crora le-au fost asociate 158 riscuri.
38
ENTITATEA PUBLICA
Serviciul Audit Intern
STABILIREA FACTORILOR DE RISC,
A PONDERILOR SI
APRECIEREA NIVELURILOR RISCURILOR
Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice
Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008
Intocmit: Comnescu Cristian, Bcescu Ana
Avizat: Petrescu Aurel
Factori
de risc
(Fi)
Pondere
(Pi)
Data:
Data:
N2
N3
P1 55%
Exist
proceduri i
se aplic
Exist proceduri,
sunt cunoscute,
dar se aplic
uneori
Nu exist
proceduri sau nu
sunt utilizate
Aprecierea
cantitativ
F2
P2 25%
Impact
financiar
sczut
Impact financiar
mediu
Impact financiar
ridicat
Aprecierea
calitativ
F3
P3 20%
Vulnerabilitat
e mic
Vulnerabilitate
medie
Vulnerabilitate
mare
Aprecierea
controlului
intern F1
Not:
Prin acest document se stabilesc, n funcie de importana i greutatea factorilor
de risc, ponderile i nivelurile de apreciere ale riscurilor.
Cei trei factori de risc sunt stabilii prin normele generale i sunt acoperitori
pentru entitate, ns dac dorim s evideniem i ali factori de risc, cu nivelurile de
apreciere corespunztoare, trebuie s se aib n vedere ca suma ponderilor factorilor
de risc s fie de asemenea 100.
39
Aprecierea controlului intern este necesar fiind factorul de risc cel mai complex
dintre cei trei, deoarece cuprinde: riscul de fraud, riscul neimplementrii
recomandrilor anterioare, riscul inexistenei procedurilor operaionale de lucru etc. i n
consecin va avea o pondere nsemnat n cadrul factorilor de risc.
Factorii de risc pentru aprecierea controlului intern evalueaz funcionalitatea
sistemului de control intern, care este structurat pe o scal cu trei niveluri.
CONTROL INTERN
Corespunztor (nivel 1)
Insuficient (nivel 2)
Dac
conducerea i personalul demonstreaz o atitudine
constructiv, existnd preocuparea de a anticipa i a
nltura problemele;
auditurile i studiile preliminare nu au descoperit nici o
problem;
sunt n funciune numeroase i eficiente tehnici de
control intern;
procedurile sunt bine susinute de documente.
conducerea i personalul demonstreaz o atitudine
cooperant cu privire la conformitate, la pstrarea
dosarelor sau la controalele externe;
auditurile i studiile preliminare au descoperit anumite
probleme, dar conducerea a luat msuri imediate de
remediere i a rspuns la recomandri;
sunt n funciune tehnici de control intern.
procedurile sunt puin utilizate.
conducerea i/sau personalul demonstreaz o
atitudine necooperant i nepstoare cu privire la
conformitate, la pstrarea dosarelor sau la controalele
externe;
auditurile i studiile preliminare au descoperit
probleme deosebite;
nu sunt n funciune numeroase i eficiente tehnici de
control intern;
procedurile lipsesc.
40
ACTIVITATEA DE AUDIT
Data:
Data:
DA NU
OBS.
Obiectiv 1.
Organizarea activitii de achiziii publice (importana procesului de achiziii publice)
a) exist o strategie clar stabilit pentru activitatea de
X
achiziii publice?
b) strategia privind achiziiile publice se bazeaz i
X
susine obiectivele generale ale entitii?
c) Serviciul Achiziii Publice este vzut ca o organizaie
X
profesional, experimentat, care respect normele i
contractele?
d) personalul cunoate i nelege strategiile de
X
achiziionare?
e) performana procesului de achiziie public este
X
msurat i sunt determinate tendinele pentru fiecare
proces de achiziie
f) exist un sistem de proceduri specifice care s
X
Cadrul normativ
reglementeze activitatea de achiziii publice?
g) procedurile specifice existente sunt scrise i
X
Ce este prevzut n
formalizate?
cadrul normativ
h) procedurile specifice existente sunt cunoscute i
X
Parial
aplicate de personalul compartimentului ?
i) atribuiile cuprinse n procedurile specifice se regsesc
X
n fiele posturilor?
j) avei stabilit responsabil cu elaborarea i actualizarea
X
procedurilor specifice?
k) exist o politic privind recrutarea personalului?
X
l) avei toate posturile ocupate?
X
10% neocupate prin
blocarea posturilor
m) avei un plan n ceea ce privete pregtirea
profesional a personalului?
n) planul reflect nevoia de dezvoltare a abilitilor de
lucru n echip?
X
X
41
ACTIVITATEA DE AUDIT
o) personalul este ncurajat s i dezvolte abilitile prin
pregtire adecvat nafara entitii?
p) sunt realizate sondaje cu privire la moralul i satisfacia
salariailor?
r) conducerea asigur un feedback regulat cu personalul?
s) avei o persoan responsabil cu monitorizarea
perfecionrii pregtirii profesional a personalului?
t) personalul este contient de competena necesar?
u) personalul este evaluat periodic?
v) exist un proces formalizat al riscului?
x) au fost riscurile identificate i evaluate?
z) s-au adoptat msuri adecvate de gestionare i
actualizare a riscurilor
Obiectiv 2.
Organizarea sistemului informatic al achiziiilor publice
a) exist o politic i strategie de informatizare a
Serviciului de achiziii publice?
b) exist acces la internet, intranet etc.?
c) informaiile gestionate sunt utilizate eficient?
d) dispunei de dotare hard i soft suficient i
corespunztoare activitii pe care o desfurai?
e) dispunei de o baz de date proprie n ceea ce privete
furnizorii de produse/executanii de lucrri/prestatorii de
servicii i preurile practicate, foarte util desfurrii
activitii dumneavoastr?
f) avei personal responsabil de specialitate pentru
ntreinerea i actualizarea sistematic a bazei de date?
g) exist un sistem pentru prevenirea i detectarea
accesrilor i modificrilor neautorizate in sistem ?
h) utilizai programe antivirus?
i) exist personal calificat pentru activitatea IT?
DA NU
OBS.
X
X
X
X
X
X
Evaluarea anual
X
X
X
La nivelul entitii
X
X
X
X
Personalul DGTI
responsabil cu
activitatea de
achiziii publice
X
X
X
Personalul DGTI
responsabil cu
activitatea de
achiziii publice
La nivelul entitii
42
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA NU
Obiectiv 3.
Programul anual al achiziiilor publice
a) exist un sistem procedural complet pentru realizarea
X
obiectivului ?
b) activitatea de achiziii publice se desfoar pe baza
X
de plan?
c) dac da, exist o fundamentare detaliat a acestuia?
X
d) necesitatea fiecrei investiii este bine fundamentat?
X
e) nevoile, prioritile sunt definite i convenite cu prile
X
interesate?
f) exist personal calificat pentru fundamentarea,
X
elaborarea i actualizarea Programului?
g) Programul ndeplinete condiiile de conformitate
X
h) Programul are toate avizele i aprobrile persoanelor
X
autorizate?
i) avei procedur specific scris i formalizat pentru
X
estimarea valorii contractelor de achiziie?
j) exist un sistem bine definit pentru desfurarea
X
activitilor privind realizarea obiectivului?
k) planificarea are asigurate resursele necesare?
l) avei procedur specific scris i formalizat pentru
X
publicarea anunurilor de intenie?
m) este respectat principiul dublei semnturi?
X
Obiectiv 4.
Pregtirea aplicrii procedurilor de achiziii publice programate
a) avei procedur specific scris i formalizat pentru
X
publicarea anunurilor de participare?
b) exist persoan responsabil cu publicarea anunurilor
X
de participare?
c) este respectat principiul dublei semnturi?
d) exist lista activitilor privind constituirea comisiilor de
X
evaluare?
e) avei procedur specific scris i formalizat privind
X
emiterea i comunicarea deciziilor de numire?
f) exist stabilit persoan responsabil cu emiterea i
X
comunicarea deciziilor de numire?
g) sunt numii n comisiile de evaluare i persoane
X
dinafara entitii?
h) sunt stabilite atribuiile i responsabilitile experilor
externi cooptai?
i) membrii comisiilor de evaluare sunt remunerai ?
X
OBS.
Cadrul legal
Cadrul legal
Cadrul legal
Cadrul legal
Cadrul legal
Cadrul legal
43
ACTIVITATEA DE AUDIT
j) avei procedur specific scris i formalizat pentru
elaborarea Documentaiei de atribuire?
k) sunt stabilite persoane responsabile cu elaborarea
Documentaiei de atribuire?
l) dac da, acestea beneficiaz de pregtire profesional
continu?
m) v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i
pregtirea profesional necesare elaborrii, completrii i
clarificrii Documentaiei de atribuire.
n) Documentaia de atribuire este ntocmit i cu
consultani dinafara ?
o) exist un sistem procedural de lucru pentru eventualele
completri i rspunsuri la solicitrile de clarificare privind
Documentaia de atribuire?
p) sunt stabilite persoane responsabile cu efectuarea de
completri i clarificri la Documentaia de atribuire?
DA NU
X
OBS.
Cadrul legal
Personalul
Serviciului Achiziii
Publice
X
X
X
X
Cadrul legal
Persoana care a
elaborat documentul
iniial
44
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA NU
Cadrul legal
X
X
X
X
X
OBS.
In principiu seful
echipei participante
la atribuirea
contractului
In principiu seful
echipei participante
la atribuirea
contractului
Cadrul legal
Cadrul legal
45
ACTIVITATEA DE AUDIT
e) sunt adoptate msuri corespunztoare de asigurare i
protejare a activelor?
if pentru fiecare proces exist o monitorizare a
performanei?
g) sunt evaluate preul i calitatea produselor/serviciilor
achiziionate?
h) sunt realizate studii de fezabilitate pentru a determina
oportunitatea unei achiziii?
i) avei procedur de lucru scris i formalizat pentru
ntocmirea dosarelor fiecrei achiziii publice?
j) exist persoan responsabil cu ntocmirea dosarelor
fiecrei achiziii publice?
k) spaiul destinat depozitrii dosarelor achiziiilor publice
corespunde cerinelor?
DA NU
OBS.
X
X
X
X
X
Cadrul legal
Un salarit,
participant la
desfurarea
licitaiei
Not :
n practic, acest chestionar reprezint faza a patra din Analiza riscurilor i se
adreseaz managementului general i managementului de linie, cu privire la specificul
direciei/serviciului, asupra cruia auditorul intern are aspecte neclarificate, dar i pentru
observaii realizate pe baza documentelor colectate n procedura Colectarea i
prelucrarea informaiilor.
Se recomand ca CLC s fie structurat pe obiectivele misiunii de audit intern i
s se construiasc ntrebri pentru probleme neclare abordate pn n aceast faz.
Prin ntrebrile formulate i rspunsurile primite auditorii interni se asigur de
existena i funcionalitatea controalelor interne.
46
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
STABILIREA NIVELULUI RISCULUI I PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI
Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice
Perioada auditat: 01.01 31.12.2008
ntocmit: Comnescu Cristian, Bcescu Ana
Avizat: Petrescu Aurel
Data:
Data:
Nr.
crt.
1.
Obiective
ORGANIZAREA
ACTIVITII DE
ACHIZIII
PUBLICE
Activiti
auditabile
1. Procedurile
specifice care
reglementeaz
activitatea de
achiziii publice
Riscuri semnificative
Procedurile specifice elaborate
pentru reglementarea activitii
de achiziii publice sunt
insuficiente
Procedurile specifice elaborate
pentru reglementarea activitii
de achiziii publice nu ndeplinesc
condiiile de conformitate
Procedurile specifice elaborate
pentru reglementarea activitii
de achiziii publice nu sunt
actualizate funcie de modificrile
legislative
Punctaj
total
Pt
0,55
0,25
0,20
2,10
0,55
0,25
0,20
1,55
0,55
0,25
0,20
2,10
47
Nr.
crt.
Obiective
Activiti
auditabile
Riscuri semnificative
Procedurile specifice elaborate
pentru reglementarea activitii
de achiziii publice nu sunt
cunoscute i nu se aplic
2. Resursele
umane ale SAP
3. Sistemul de
gestionare a
riscurilor
conducerea
Registrului
riscurilor
Neadecvarea structurii
profesionale a personalului cu
necesitile compartimentului
Existena unui numr mare de
posturi neocupate
Neactualizarea fielor posturilor
Nerespectarea principiului
segregrii sarcinilor de serviciu
Necuprinderea atribuiilor stabilite
prin ROF n fiele posturilor
Evaluarea formal a personalului
Insuficienta unor programe de
pregtire profesional continu
Inexistena unei politici privind
gestionarea riscurilor
Nedesemnarea unei persoane
responsabil cu identificarea i
elaborarea Registrului riscurilor
Neactualizarea sistematic a
Registrului riscurilor
Punctaj
total
Pt
0,55
0,25
0,20
2,30
0,55
0,25
0,20
2,10
0,55
0,25
0,20
2,05
0,55
0,25
0,20
2,00
0,55
0,25
0,20
2,00
0,55
0,25
0,20
1,90
0,55
0,25
0,20
2,20
0,55
0,25
0,20
2,30
0,55
0,25
0,20
2,05
0,55
0,25
0,20
2,30
0,55
0,25
0,20
2,10
48
Nr.
crt.
2.
Obiective
ORGANIZAREA
SISTEMULUI
INFORMATIC
AL
ACHIZIIILOR
PUBLICE
Activiti
auditabile
4. Dotarea cu
tehnic de
calcul a SAP i
pregtirea
profesional
corespunztoar
e a personalului
5. Crearea
bazei proprii de
date i
responsabilizare
a personalului
implicat n
utilizarea
sistemului
informatic al
achiziiilor
publice
Riscuri semnificative
Dotarea cu hard i soft
insuficienta
Inexistena unui sistem informatic
care sa asiste activitatea de
achiziii publice
Neinstruirea sistematic a
utilizatorilor sistemului informatic
Neinformarea periodic sau ori
de cte ori este necesar asupra
modificrilor survenite n sistemul
informatic
Baz de date insuficient, care
nu permite consultarea ofertelor
reprezentative
Neactualizarea sistematica a
bazei proprii de date
Inexistena programelor anti-virus
Neasigurarea proteciei mpotriva
accesrii de ctre persoane
neautorizate prin sistem de
parole
Nerespectarea calendarului
privind modificarea periodica a
parolelor de acces
Nedesemnarea personalului
pentru sigurana sistemului
informatic aferent ahiziiilor
Punctaj
total
Pt
0,55
0,25
0,20
1,20
0,55
0,25
0,20
1,20
0,55
0,25
0,20
1,20
0,55
0,25
0,20
1,20
0,55
0,25
0,20
2,00
0,55
0,25
0,20
2,00
0,55
0,25
0,20
2,30
0,55
0,25
0,20
0,55
0,25
0,20
2,05
0,55
0,25
0,20
2,10
2,30
49
Nr.
crt.
3.
Obiective
PROGRAMUL
ANUAL AL
ACHIZIIILOR
PUBLICE
Activiti
auditabile
6.Fundamentare
a Programului
anual al
achiziiilor
publice
7. Alegerea
procedurii de
atribuire
Riscuri semnificative
Activitatea de achiziii nu se
desfoar pe baza unui
program anual
Corelarea insuficienta ntre
Program i politica de realizarea
a obiectivelor entitii
Lipsa referatelor de necesitate
privind achiziiile publice
Depirea bugetului alocat
Programul nu ndeplinete
condiiile de conformitate
Estimarea eronata a valorii
contractelor de furnizare/lucrri/
servicii
Nerespectarea pragurile valorice
prevzute
Divizarea achiziiei publice astfel
nct s se obin plafoane
pariale mai mici
Utilizarea abuziv/improprie a
procedurii de atribuire
Inexistena unei note justificative
pentru utilizarea unui tip de
procedur de achiziie public
Punctaj
total
Pt
0,55
0,25
0,20
2,30
0,55
0,25
0,20
2,00
0,55
0,25
0,20
2,10
0,55
0,25
0,20
2,30
0,55
0,25
0,20
2,05
0,55
0,25
0,20
2,10
0,55
0,25
0,20
2,30
0,55
0,25
0,20
2,00
0,55
0,25
0,20
2,05
0,55
0,25
0,20
2,10
50
Nr.
crt.
Obiective
Activiti
auditabile
8. Anunul de
intenie
4.
PREGTIREA
APLICRII
PROCEDURILOR DE
ACHIZIII
PUBLICE
PROGRAMATE
9. Anunul de
participare
Riscuri semnificative
Anunul de intenie nu respecta
coninutul minim de informaii
Omiterea unor contracte cu o
valoare estimata egala sau mai
mare de 750.000 euro
Anunul de intenie cuprinde n
comun achiziii de produse,
lucrri i servicii
Anunul de intenie nu este
publicat n termenul legal
Anunul de intenie nu este
transmis corespunztor ctre
sursele de informare prevzute
(Monitorul Oficial, SEAP, Jurnalul
Oficial al Uniunii Europene)
Anunul de participare nu
respecta condiiile de
conformitate
Anunul de participare publicat n
mijloace de informare diferite
conine informaii diferite
Anunul de participare conine
informaii care contravin
precizrilor din Documentaia de
atribuire
Punctaj
total
Pt
0,55
0,25
0,20
1,20
0,55
0,25
0,20
1,20
0,55
0,25
0,20
1,20
0,55
0,25
0,20
1,20
0,55
0,25
0,20
1,20
0,55
0,25
0,20
1,00
0,55
0,25
0,20
1,45
0,55
0,25
0,20
1,25
51
Nr.
crt.
Obiective
Activiti
auditabile
10. Notificarea
UCVAP
11. Comisia de
evaluare
Riscuri semnificative
Neinformarea UCVAP de
iniierea unor proceduri de
atribuire
Continuarea procedurii de
atribuire, pe proprie rspundere,
prin neimplementarea
recomandrilor UCVAP
Decizia de numire a comisiei de
evaluare nu ndeplinete
condiiile de conformitate
Membrii comisiei de evaluare nu
au pregtire profesional i
experiena relevant n domeniu
Incompatibilitate ntre membri
comisiei de evaluare i ofertani
Constituirea unei singure comisii
pentru atribuirea tuturor
contractelor de achiziii
Mai puin de 3 membri n
componena comisiei de
evaluare
Punctaj
total
Pt
0,55
0,25
0,20
1,00
0,55
0,25
0,20
1,20
0,55
0,25
0,20
2,10
0,55
0,25
0,20
2,30
0,55
0,25
0,20
2,00
0,55
0,25
0,20
2,05
0,55
0,25
0,20
2,10
0,55
0,25
0,20
2,30
52
Nr.
crt.
Obiective
Activiti
auditabile
Riscuri semnificative
Cerine care ncalc principiile ce
stau la baza atribuirii contractului
de achiziie public
Neconformitatea operaiilor n
ceea ce privesc solicitrile de
clarificri i completri la
Documentaia de atribuire
13. Garania de
participare
Perioada de valabilitate a
garaniei de participare mai mic
dect perioada de valabilitate a
ofertei
Neconformitatea scrisorii de
garanie bancar
Nerespectarea cuantumului
prevzut pentru garania de
participare
Nerespectarea condiiilor de
restituire/reinere a garaniei de
participare
Punctaj
total
Pt
0,20
2,30
0,20
2,10
0,25
0,20
1,00
0,25
0,20
1,20
0,55
0,25
0,20
1,25
0,55
0,25
0,20
1,00
0,55
0,25
0,55
0,25
0,55
0,55
53
Nr.
crt.
5.
Obiective
LICITAIE
DESCHIS
Activiti
auditabile
14. Deschiderea
i calificarea
ofertelor
15. Stabilirea
ofertei
ctigtoare
Riscuri semnificative
Proces-verbal de deschidere a
ofertelor neconform
Oferta depusa nu corespunde
cerinelor prevzute n
Documentaia de atribuire
Acceptarea ofertei nedepuse la
termen
Oferta nu este nsoit de dovada
constituirii garaniei pentru
participare
Restricionarea numrului
ofertelor depuse
Modificarea/retragerea ofertei n
perioada de valabilitate
Acceptarea ofertei
neeligibile/nenregistrate/fr
capacitate tehnic i ec.-fin.
Continuarea procedurii cu o
singur ofert depus
Examinarea ofertelor nu se
realizeaz la sediul autoritii
contractante
Punctaj
total
0,55
0,25
0,20
2,10
0,55
0,25
0,20
2,30
0,55
0,25
0,20
2,00
0,55
0,25
0,20
1,90
0,55
0,25
0,20
2,30
0,55
0,25
0,20
2,05
0,55
0,25
0,20
2,10
0,55
0,25
0,20
2,00
0,55
0,25
0,20
2,10
54
Nr.
crt.
Obiective
Activiti
auditabile
Riscuri semnificative
Evaluarea ofertelor nu se
realizeaz n concordan cu
termenii din caietul de sarcini
Stabilirea eronat a
clasamentului ofertelor
Neconformitatea Raportului de
evaluare a ofertei i propunerii de
atribuire a contractului
Rezultatul evalurii nu se
comunic participanilor
6.
LICITAIA
RESTRNS
16. Depunerea
candidaturilor i
selecia acestora
Limitarea nejustificat a
numrului de candidai
Un candidat depune mai multe
oferte n cadrul aceleiai
proceduri
Aplicarea unor criterii de selecie
neprevzute n anunul de
participare
Continuarea procedurii cu mai
puin de 5 candidai selectai
Inexistena unui raport
intermediar aprobat
Necomunicarea rezultatului
selectrii candidailor
Punctaj
total
0,55
0,25
0,20
2,05
0,55
0,25
0,20
2,30
0,55
0,25
0,20
2,00
0,55
0,25
0,20
2,10
0,55
0,25
0,20
2,05
0,55
0,25
0,20
1,90
0,55
0,25
0,20
2,10
0,55
0,25
0,20
2,30
0,55
0,25
0,20
2,00
0,55
0,25
0,20
2,10
55
Nr.
crt.
Obiective
Activiti
auditabile
17. Stabilirea
ofertei
ctigtoare
7.
DIALOG
COMPETITIV
18. Preselectarea
candidailor
19. Desfurarea
dialogului cu
candidaii
preselectai
Riscuri semnificative
Punctaj
total
0,55
0,25
0,20
2,30
0,55
0,25
0,20
2,05
0,55
0,25
0,20
2,10
0,55
0,25
0,20
2,00
0,55
0,25
0,20
2,30
0,55
0,25
0,20
1,45
0,55
0,25
0,20
1,00
0,55
0,25
0,20
1,25
0,55
0,25
0,20
1,20
0,55
0,25
0,20
1,00
0,55
0,25
0,20
2,10
56
8.
NEGOCIERE
21. Condiii de
aplicare a
procedurii de
negociere
0,55
0,25
0,20
2,30
0,55
0,25
0,20
1,00
0,55
0,25
0,20
1,00
0,55
0,25
0,20
1,00
0,55
0,25
0,20
1,00
0,55
0,25
0,20
1,00
0,55
0,25
0,20
1,00
0,55
0,25
0,20
1,00
0,55
0,25
0,20
1,00
0,55
0,25
0,20
2,10
0,55
0,25
0,20
2,30
0,55
0,25
0,20
2,10
57
23. Negocierea i
stabilirea ofertei
ctigtoare
Folosirea la preselecie a
criteriului preul cel mai sczut
nceperea negocierilor cu un
numr insuficient de candidai
Nerespectarea termenelor pentru
verificarea ofertelor preliminare
Neinformarea ofertantului cu
privire la admiterea/respingerea
ofertei preliminare
Participarea la consultri i a
unor ofertani nepreselectai
Dialogul nu asigur un tratament
egal tuturor candidailor
Inexistena proceselor-verbale
pentru negocierile cu candidaii
preselectai
n toate cazurile, oferta
ctigtoare este cea cu preul
cel mai sczut
Oferta final prezint modificri
fa de cea preliminar negociat
0,55
0,25
0,20
2,05
0,55
0,25
0,20
2,75
0,55
0,25
0,20
1,00
0,55
0,25
0,20
1,00
0,55
0,25
0,20
1,45
0,55
0,25
0,20
1,20
0,55
0,25
0,20
1,00
0,55
0,25
0,20
2,10
0,55
0,25
0,20
2,05
0,55
0,25
0,20
2,00
0,55
0,25
0,20
2,30
0,55
0,25
0,20
2,10
58
9.
CEREREA DE
OFERTE
24. Invitaia de
participare
25. Deschiderea
i calificarea
ofertelor
26. Stabilirea
ofertei
ctigtoare
10.
CONCURSUL
DE SOLUII
27. Juriul de
evaluare
Neconformitatea invitaiilor de
participare
Numr mic de candidai invitai
Procesul-verbal de deschidere a
ofertelor este neconform
Ofertele depuse nu corespund
cerinelor prevzute n
Documentaia de atribuire
Ofertele nu respecta termenul de
depunere
Oferta depus nu este nsoit de
dovada constituirii garaniei
pentru participare
Modificarea/retragerea ofertei n
perioada de valabilitate
Stabilirea eronat a
clasamentului ofertelor
Raportul de evaluare a ofertei i
propunerea de atribuire a
contractului nu ndeplinesc
condiiile de conformitate
Rezultatul evalurii nu se
comunic participanilor
Neeligibilitatea n ceea ce
privete studiile i experiena n
domeniu a membrilor juriului
Proiectele nu i pstreaz
anonimatul pn la formularea
unei decizii/opinii
0,55
0,25
0,20
2,10
0,55
0,25
0,20
2,30
0,55
0,25
0,20
1,00
0,55
0,25
0,20
1,45
0,55
0,25
0,20
1,00
0,55
0,25
0,20
1,45
0,55
0,25
0,20
1,25
0,55
0,25
0,20
1,45
0,55
0,25
0,20
1,00
0,55
0,25
0,20
1,25
0,55
0,25
0,20
2,30
0,55
0,25
0,20
2,10
59
29. Stabilirea
concurentului
ctigtor
nclcarea integritii i
confidenialitii informaiilor
Neasigurarea unei concurene
reale
Nerespectarea criteriilor de
evaluare indicate n anunul de
concurs
Inexistena/neconformitatea
raportului de evaluare calitativ
Probleme consemnate n raport
i neclarificate
Procese-verbale incomplete ale
rundelor de discuii
0,55
0,25
0,20
2,00
0,55
0,25
0,20
2,05
0,55
0,25
0,20
1,00
0,55
0,25
0,20
1,20
0,55
0,25
0,20
1,20
0,55
0,25
0,20
1,00
0,55
0,25
0,20
1,20
0,55
0,25
0,20
1,00
60
11.
ATRIBUIREA
CONTRACTULUI DE
ACHIZIIE
PUBLIC
Activiti
auditabile
30. Soluionarea
contestaiilor
31. Semnarea
contractului de
achiziie public
Riscuri semnificative
Punctaj
total
0,55
0,25
0,20
2,10
0,55
0,25
0,20
2,30
0,55
0,25
0,20
1,90
0,55
0,25
0,20
2,05
0,55
0,25
0,20
1,00
0,55
0,25
0,20
2,10
0,55
0,25
0,20
2,30
61
Nr.
crt.
Obiective
Activiti
auditabile
Riscuri semnificative
ncheierea contractului de
achiziie nu respecta condiiile
de conformitate
Contractul nu se ncheie cu
ofertantul a crei oferta a fost
declarat ctigtoare
Existena diferenelor ntre
termenii prevzui n caietul
de sarcini i termenii cuprini
n contractul de achiziie
ncheiat
32. Anunul de
atribuire
12.
Anunul de atribuire nu
respecta condiiile de
conformitate
Garania de buna execuie
este sub nivelul impus
Garania de buna execuie nu
este constituit
Neconformitatea scrisorii
bancare a garaniei de bun
execuie a contractului
Eliberarea garaniei de bun
execuie, dei obligaiile
contractului nu au fost
respectate
Punctaj
total
0,55
0,25
0,20
2,10
0,55
0,25
0,20
1,00
0,55
0,25
0,20
1,20
0,55
0,25
0,20
1,00
0,55
0,25
0,20
2,00
0,55
0,25
0,20
2,10
0,55
0,25
0,20
2,05
0,55
0,25
0,20
2,30
62
Nr.
crt.
Obiective
Activiti
auditabile
34. Finalizarea
contractului de
achiziie public
35. Dosarul
achiziiei publice
Riscuri semnificative
Punctaj
total
0,55
0,25
0,20
1,90
0,55
0,25
0,20
2,10
0,55
0,25
0,20
2,30
0,55
0,25
0,20
2,00
0,55
0,25
0,20
2,00
0,55
0,25
0,20
2,10
0,55
0,25
0,20
2,05
0,55
0,25
0,20
2,30
63
Nr.
crt.
Obiective
Activiti
auditabile
Riscuri semnificative
Restricionarea nejustificat a
accesului la dosarul achiziiei
publice
Distrugerea dosarului achiziiei
publice naintea limitei minime
a termenului legal
Pstrarea dosarelor n locaii
i/sau condiii neadecvate
36. Analiza
procesului de
achiziie public
Punctaj
total
0,55
0,25
0,20
2,10
0,55
0,25
0,20
2,05
0,55
0,25
0,20
1,80
0,55
0,25
0,20
1,00
0,55
0,25
0,20
1,20
64
Nota:
Punctajul total al riscului se realizeaz prin nmulirea, pe fiecare risc identificat, a nivelului i ponderilor factorilor de risc i
nsumarea acestora pe baza formulei de calcul prezentate n normele generale, i anume:
Pt = Pi x Ni ,
unde:
Pt punctaj total;
Pi ponderea riscurilor pentru fiecare factor;
Ni nivelul de apreciere a riscului pentru fiecare factor utilizat.Auditorii interni au mprit riscurile n urmtoarele trei
categorii :
- riscuri mici
1,00 1,20 ;
- riscuri medii
1,25 2,00 ;
- riscuri mari
2,05 3,00.
Elaborarea acestui document are un oarecare grad de subiectivitate i din aceste motive auditorii interni aduc
mbuntiri acestei lucrri pe toata durata misiunii de audit n funcie de informaiile privind activitile auditate i a riscurilor
ataate acestora, pe care le constat.
65
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
CLASAREA RISCURILOR PE BAZA PUNCTAJELOR TOTALE
Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice
Perioada auditat: 01.01 31.12.2008
ntocmit: Comnescu Cristian, Bcescu Ana
Avizat: Petrescu Aurel
Data:
Data:
Obiective
ORGANIZAREA
ACTIVITII DE
ACHIZIII
PUBLICE
Activiti auditabile
Riscuri semnificative
1. Procedurile
specifice care
reglementeaz
activitatea de achiziii
publice
2. Resursele umane
ale SAP
Punctaj
total
Clasare
risc
2,10
Mare
1,55
Mediu
2,10
Mare
2,30
Mare
2,10
Mare
2,05
Mare
Obs.
66
Nr.
crt.
Obiective
Activiti auditabile
3. Sistemul de
gestionare a riscurilor
conducerea
Registrului riscurilor
2I.
ORGANIZAREA
SISTEMULUI
INFORMATIC AL
ACHIZIIILOR
PUBLICE
Riscuri semnificative
Punctaj
total
Clasare
risc
2,00
Mediu
2,00
Mediu
1,90
Mediu
2,20
Mare
2,30
Mare
2,05
Mare
2,30
Mare
2,10
Mare
1,20
Mic
Nu
1,20
Mic
Nu
1,20
Mic
Nu
1,20
Mic
Nu
2,00
Mediu
2,00
Mediu
2,30
Mare
Obs.
67
Nr.
crt.
Obiective
Activiti auditabile
Riscuri semnificative
Neasigurarea proteciei mpotriva accesrii
de ctre persoane neautorizate prin parole
Nerespectarea calendarului privind
modificarea periodica a parolelor de acces
Nedesemnarea personalului pentru
sigurana sistemului informatic
3.
PROGRAMUL
ANUAL AL
ACHIZIIILOR
PUBLICE
6.Fundamentarea
Programului anual al
achiziiilor publice
7. Alegerea
procedurii de
atribuire
Punctaj
total
Clasare
risc
2,30
Mare
2,05
Mare
2,10
Mare
2,30
Mare
2,00
Mediu
2,10
Mare
2,30
2,05
Mare
Mare
2,10
Mare
2,30
Mare
2,00
Mediu
2,05
Mare
2,10
Mare
Obs.
68
Nr.
crt.
Obiective
Activiti auditabile
8. Anunul de intenie
4.
PREGTIREA
APLICRII
PROCEDURILOR
DE ACHIZIII
PUBLICE
PROGRAMATE
9. Anunul de
participare
10. Notificarea
UCVAP
11. Comisia de
evaluare
Riscuri semnificative
Anunul de intenie nu respecta coninutul
minim de informaii
Omiterea unor contracte cu o valoare
estimata egala sau mai mare de 750.000
euro
Anunul de intenie cuprinde n comun
achiziii de produse, lucrri i servicii
Anunul de intenie nu este publicat n
termen
Anunul de intenie nu este transmis
coresp. ctre sursele de informare
prevzute (Monitorul Of., SEAP, Jurnalul
Oficial al UE)
Anunul de participare nu respecta
condiiile de conformitate
Anunul de participare publicat n mijloace
de informare diferite conine informaii
diferite
Anunul de participare conine informaii
care contravin precizrilor din
Documentaia de atribuire
Neinformarea UCVAP de iniierea unor
proceduri de atribuire
Continuarea procedurii de atribuire, pe
proprie rspundere, prin neimplementarea
recomandrilor UCVAP
Decizia de numire a comisiei de evaluare
nu ndeplinete condiiile de conformitate
Punctaj
total
Clasare
risc
Obs.
1,20
Mic
Nu
1,20
Mic
Nu
1,20
Mic
Nu
1,20
Mic
Nu
1,20
Mic
Nu
1,00
Mic
Nu
1,45
Mediu
1,25
1.00
Mediu
Mic
Nu
Nu
1,20
Mic
2,10
Mare
69
Nr.
crt.
Obiective
Activiti auditabile
Riscuri semnificative
Membrii comisiei de evaluare nu au
pregtire profesional i experiena
relevant n domeniu
Incompatibilitate ntre membri comisiei de
evaluare i ofertani
Constituirea unei singure comisii pentru
atribuirea tuturor contractelor de achiziii
Mai puin de 3 membri n componena
comisiei de evaluare
12.Documentaia de
atribuire
13. Garania de
participare
Punctaj
total
Clasare
risc
2,30
Mare
2,00
Mediu
2,05
Mare
2,10
Mare
2,30
Mare
2,30
Mare
2,10
Mare
1,00
Mic
1,20
Mic
1,25
Mediu
1,00
Mic
Obs.
Nu
Nu
Nu
70
Obiective
LICITAIA
DESCHIS
Activiti auditabile
14. Deschiderea i
calificarea ofertelor
Riscuri semnificative
Proces-verbal de deschidere a ofertelor
neconform
Oferta depusa nu corespunde cerinelor
prevzute n Documentaia de atribuire
Acceptarea ofertei nedepuse la termen
Oferta nu este nsoit de dovada
constituirii garaniei pentru participare
Restricionarea numrului ofertelor depuse
Modificarea/retragerea ofertei n perioada
de valabilitate
Acceptarea ofertei
neeligibile/nenregistrate/ fr capacitate
tehnic i economico-financiar
Continuarea procedurii cu o singur ofert
depus
Examinarea ofertelor nu se realizeaz la
sediul autoritii contractante
Evaluarea ofertelor nu se realizeaz n
concordan cu termenii din caietul de
sarcini
Stabilirea eronat a clasamentului ofertelor
Neconformitatea Raportului de evaluare a
ofertei i propunerii de atribuire a
contractului
Rezultatul evalurii nu se comunic
participanilor
Punctaj
total
Clasare
risc
2,10
Mare
2,30
Mare
2,00
Mediu
1,90
Mediu
2,30
Mare
2,05
Mare
2,10
Mare
2,00
Mediu
2,10
Mare
2,05
Mare
2,30
Mare
2,00
Mediu
2,10
Mare
Obs.
71
Nr.
crt.
6.
Obiective
LICITAIA
RESTRNS
Activiti auditabile
16. Depunerea
candidaturilor i
selecia acestora
7.
DIALOG
COMPETITIV
18 Preselectarea
candidailor
Riscuri semnificative
Limitarea nejustificat a numrului de
candidai
Un candidat depune mai multe oferte n
cadrul aceleiai proceduri
Aplicarea unor criterii de selecie
neprevzute n anunul de participare
Continuarea procedurii cu mai puin de 5
candidai selectai
Inexistena unui raport intermediar aprobat
Necomunicarea rezultatului selectrii
candidailor
Candidaii modific oferta funcie de
informaiile suplimentare solicitate de
autoritatea contractant
Nerespectarea termenului i locaiei
stabilite pentru deschiderea ofertelor
Stabilirea eronat a factorilor de evaluare a
ofertelor
Evaluarea incorect a ofertelor
Neasigurarea unei concurene reale la
preselectare
Subiectivism i discriminare n selectarea
candidaturilor
Neinformarea asupra criteriilor i regulilor
de preselecie
Neinformarea asupra numrului minim i
maxim de preselectri
Candidaii nu sunt informai de rezultatul
preseleciei
Punctaj
total
Clasare
risc
2,05
Mare
1,90
Mediu
2,10
Mare
2,30
Mare
2,00
Mediu
2,10
Mare
2,30
Mare
2,05
Mare
2,10
Mare
2,00
Mediu
2,30
Mare
1,45
Mediu
1,00
Mic
1,25
Mediu
1,20
Mic
Obs.
Nu
Nu
72
19. Desfurarea
dialogului cu
candidaii
preselectai
20.Stabilirea ofertei
ctigtoare
8.
NEGOCIEREA
21. Condiii de
aplicare a procedurii
de negociere
2,10
Mare
2,30
Mare
2,05
Mare
1,00
Mic
Nu
1,00
Mic
Nu
1,00
Mic
Nu
1,00
Mic
Nu
1,00
Mic
Nu
1,00
1,00
Mic
Mic
Nu
Nu
1,90
Mic
Nu
2,10
Mare
2,30
Mare
2,10
Mare
2,05
Mare
2,75
Mare
73
23. Negocierea i
stabilirea ofertei
ctigtoare
9.
CEREREA DE
OFERTE
24. Invitaia de
participare
25. Deschiderea i
calificarea ofertelor
1,00
Mic
Nu
1,00
Mic
Nu
1,45
Mediu
1,20
Mic
Nu
1,00
Mic
Nu
2,10
Mare
2,05
Mare
2,00
Mediu
2,30
Mare
2,10
Mare
2,10
Mare
2,30
Mare
1,00
Mic
1,45
Mediu
1,00
Mic
Nu
Nu
74
10.
CONCURSUL DE
SOLUII
28. Stabilirea
concurentului
ctigtor
1,45
Mediu
1,25
Mediu
1,45
Mediu
1,00
Mic
1,25
Mediu
2,30
Mare
2,10
Mare
2,00
Mediu
2,05
Mare
1,00
Mic
Nu
1,20
Mic
Nu
1,20
Mic
Nu
1,00
Mic
Nu
Nu
75
1,20
Mic
Nu
1,00
Mic
Nu
Punctaj
total
Clasare
risc
Obs.
2,10
Mare
2,30
Mare
1,90
Mediu
2,05
Mare
1,00
Mic
2,10
Mare
2,30
Mare
2,10
Mare
1,00
Mic
Obiective
ATRIBUIREA
CONTRACTULUI DE
ACHIZIIE
PUBLIC
Activiti auditabile
30. Soluionarea
contestaiilor
31. Semnarea
contractului de
achiziie public
Riscuri semnificative
Acceptarea contestaiilor care nu
ndeplinesc condiiile de conformitate
Analiza contestaiei nu se realizeaz n
conformitate cu termenii din caietul de
sarcini
Rezoluia autoritii contractante nu s-a
comunicat n termen
Rezoluia autoritii contractante nu s-a
comunicat tuturor participanilor nc
implicai
Contestatorul nu-i notific poziia fa de
rezoluia i msurile corective decise
Fundamentarea insuficient a reprezentrii
n instan a cauzei
Nerespectarea perioadei de ateptare,
necesare eventualelor contestaii
ncheierea contractului de achiziie nu
respecta condiiile de conformitate
Contractul nu se ncheie cu ofertantul a
crei oferta a fost declarat ctigtoare
Nu
Nu
76
12.
DERULAREA I
ADMINISTRA-REA
CONTRAC-TULUI
DE ACHIZIIE
PUBLIC
32. Anunul de
atribuire
34. Finalizarea
contractului de
achiziie public
1,20
Mic
Nu
1,00
Mic
Nu
2,00
Mediu
2,10
Mare
2,05
Mare
2,30
Mare
1,90
Mediu
2,10
Mare
2,30
Mare
2,00
Mediu
2,00
Mediu
2,10
Mare
2,05
Mare
2,30
Mare
2,10
Mare
77
2,05
Mare
1,80
Mediu
1,00
Mic
Nu
1,20
Mic
Nu
Nota:
Pe baza punctajelor totale obinute anterior, riscul se poate clasa pe baza unei scri de valori predeterminate n: risc
mic, risc mediu, risc mare.
Activitile auditabile clasate ca fiind cu riscuri mici, nu vor intra n etapa de ierarhizare, respectiv nu vor fi cuprinse n
documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe. Riscurile prezint un nivel sczut, iar importana lor este redus pentru
moment.
Activitile auditabile clasate ca fiind cu riscuri semnificative (mari i medii), vor fi preluate pentru ierarhizare n
documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe.
78
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
IERARHIZAREA RISCURILOR
TABELUL PUNCTE TARI I PUNCTE SLABE
Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice
Perioada auditat: 01.01 31.12.2008
ntocmit: Comnescu Cristian, Bcescu Ana
Avizat: Petrescu Aurel
Data:
Data:
Obiective
1.
ORGANIZAREA
ACTIVITII DE
ACHIZIII
PUBLICE
Activiti
auditabile
1. Procedurile
specifice care
reglementeaz
activitatea de
achiziii publice
Riscuri semnificative
Punct
T/S
Consecina
funcionrii/
nefuncio-nrii
controlului
intern
Grad de
ncredere
al
auditorului
intern n
controlul
intern
Nerealizarea
tuturor
obiectivelor
Sczut
Nenelegere
total a
sarcinilor
Sczut
Riscul abaterii
de la cadrul
legal
Obs.
Sczut
79
Nr.
crt.
Obiective
Activiti
auditabile
Riscuri semnificative
Neadecvarea structurii
profesionale a personalului cu
necesitile compartimentului
Existena unui numr mare de
posturi neocupate
Neactualizarea fielor posturilor
Nerespectarea principiului
segregrii sarcinilor de serviciu
Necuprinderea atribuiilor
stabilite prin ROF n fiele
posturilor
Evaluarea formal a
personalului
Insuficienta unor programe de
pregtire profesionala
Punct
T/S
S
S
T
T
S
Consecina
funcionrii/
nefuncio-nrii
controlului
intern
Nerealizarea
obiectivelor la
parametrii
stabilii
Neasigurarea
competenelor
n realizarea
activitilor
Riscul ca
obiectivele s
nu fie ndeplinite
Neresponsabilizarea sarcinilor
Relaii
funcionale bine
definite
Colaborare n
interiorul i
exteriorul SAP
Aplicarea
incorect a
legislaiei
Riscul ca
obiectivele s
nu fie ndeplinite
Grad de
ncredere
al
auditorului
intern n
controlul
intern
Obs.
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
Ridicat
Ridicat
Sczut
Sczut
80
Nr.
crt.
Obiective
Activiti
auditabile
3. Sistemul de
gestionare a
riscurilor
conducerea
Registrului
riscurilor
Riscuri semnificative
2.
ORGANIZAREA
SISTEMULUI
INFORMATIC
AL
ACHIZIIILOR
PUBLICE
4. Crearea bazei
proprii de date i
responsabilizare
a personalului
implicat n
utilizarea
sistemului
informatic al
achiziiilor
publice
Punct
T/S
S
S
S
S
Consecina
funcionrii/
nefuncio-nrii
controlului
intern
Producerea de
evenimente
nedorite
Neasigurarea
competenelor
n realizarea
sarcinilor
Consecine
nedorite ale
unor riscuri
poteniale
Ineficiena
informaiilor
Denaturarea
informaiilor
Inexactitatea
datelor stocate
Nesigurana
coninutului
datelor
Accesare
neautorizat
Grad de
ncredere
al
auditorului
intern n
controlul
intern
Obs.
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
81
Nr.
crt.
Obiective
Activiti
auditabile
Riscuri semnificative
Nedesemnarea personalului
pentru sigurana sistemului
informatic
3.
PROGRAMUL
ANUAL AL
ACHIZIIILOR
PUBLICE
5.Fundamentare
a Programului
anual al
achiziiilor
publice
Activitatea de achiziii nu se
desfoar pe baza unui
program anual
Corelarea insuficienta ntre
Program i politica de realizarea
a obiectivelor entitii
Lipsa referatelor de necesitate
privind achiziiile publice
Depirea bugetului alocat
Programul nu ndeplinete
condiiile de conformitate
6. Alegerea
procedurii de
atribuire
Punct
T/S
T
T
S
S
S
S
Consecina
funcionrii/
nefuncio-nrii
controlului
intern
Folosirea
eficient a
sistemului IT
Realizarea de
achiziii
pertinente
Realizarea de
achiziii
pertinente
Decizii luate
superficial
Achiziii
nerealizate
Nerespectarea
cadrului legal
Cheltuieli mai
mari cu achiziia
Nerespectarea
prevederilor
legale
Prelungirea
duratei de
execuie
Grad de
ncredere
al
auditorului
intern n
controlul
intern
Obs.
Ridicat
Ridicat
Ridicat
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
82
Nr.
crt.
Obiective
Activiti
auditabile
Riscuri semnificative
Utilizarea abuziv/improprie a
procedurii de atribuire
Inexistena unei note justificative
pentru utilizarea unui tip de
procedur de achiziie public
4.
PREGTIREA
APLICRII
PROCEDURILOR DE
ACHIZIII
PUBLICE
PROGRAMATE
7. Anunul de
participare
8. Comisia de
evaluare
Punct
T/S
Consecina
funcionrii/
nefuncio-nrii
controlului
intern
Respectarea
cadrului legal
Realizarea de
achiziii
pertinente
Informarea
similar a
ofertanilor
Grad de
ncredere
al
auditorului
intern n
controlul
intern
Obs.
Ridicat
Ridicat
Ridicat
Depunerea de
oferte valabile
T
S
S
S
Ridicat
Competene i
responsabiliti
neclare
Oferte incorect
analizate
Favorizarea
unor ofertani
Oferte
insuficient
studiate
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
83
Nr.
crt.
Obiective
Activiti
auditabile
Riscuri semnificative
10. Garania de
participare
Neconformitatea Documentaiei
de atribuire
Cerine care ncalc principiile
ce stau la baza atribuirii
contractului de achiziie public
Neconformitatea operaiilor n
ceea ce privesc solicitrile de
clarificri i completri la
Documentaia de atribuire
Nerespectarea cuantumului
prevzut pentru garania de
participare
Punct
T/S
S
S
S
Consecina
funcionrii/
nefuncio-nrii
controlului
intern
Oferte
insuficient
studiate
Necalificarea
unor oferte bune
Apariia de
contestaii
Grad de
ncredere
al
auditorului
intern n
controlul
intern
Obs.
Sczut
Sczut
Sczut
Litigii cu
ofertanii
S
Sczut
Calcul direct,
corespunztor .
Ridicat
84
5.
Obiective
LICITAIA
DESCHIS
Activiti
auditabile
11. Deschiderea
i calificarea
ofertelor
Riscuri semnificative
Proces-verbal de deschidere a
ofertelor neconform
Oferta depusa nu corespunde
cerinelor prevzute n Documentaia
de atribuire
Acceptarea ofertei nedepuse la
termen
Oferta nu este nsoit de dovada
constituirii garaniei pentru
participare
Restricionarea numrului ofertelor
depuse
Modificarea/retragerea ofertei n
perioada de valabilitate
Continuarea procedurii cu o singur
ofert depus
12.Stabilirea
ofertei
ctigtoare
Examinarea ofertelor nu se
realizeaz la sediul autoritii
contractante
Evaluarea ofertelor nu se realizeaz
n concordan cu termenii din
caietul de sarcini
Stabilirea eronat a clasamentului
ofertelor
Punct
T/S
T
S
T
S
Consecina
funcionrii/
nefuncionr
ii controlului
intern
Derulare
corect a
procedurii
Reducerea
numrului
ofertelor
Cadru legal
respectat
Pierderea
calificrii
Descalificare
incorect
Reducerea
concurenei
Cadru legal
nclcat
Reluarea
procedurii
S
S
S
S
Contestarea
rezultatului
procedurii
Ctigtor
neeconomic
Grad de
ncredere al
auditorului
intern n
controlul
intern
Obs.
Ridicat
Sczut
Ridicat
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
85
Nr.
crt.
Obiective
Activiti
auditabile
Riscuri semnificative
Neconformitatea Raportului de
evaluare a ofertei i propunerii de
atribuire a contractului
Rezultatul evalurii nu se comunic
participanilor
6.
LICITAIA
RESTRNS
13. Depunerea
candidaturilor i
selecia acestora
14. Stabilirea
ofertei
ctigtoare
Punct
T/S
S
S
S
S
Consecina
funcionrii/
nefuncionr
ii controlului
intern
Posibile
greeli n
derularea
procedurii
Inexistena
transparenei
Reducerea
concurenei
Ofert bun
descalificat
Anularea
procedurii
Grad de
ncredere al
auditorului
intern n
controlul
intern
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
Neasigurarea
concurenei
Neresponsabilizare
Contestaii
nejustificate
Sczut
Principii
nclcate
Sczut
S
S
Lipsa unor
ofertani
Obs.
Sczut
Sczut
Sczut
86
Nr.
crt.
Obiective
Activiti
auditabile
Riscuri semnificative
Punct
T/S
S
S
7.
8.
DIALOG
COMPETITIV
NEGOCIEREA
15 Preselectarea
candidailor
16. Desfurarea
dialogului cu
candidaii
preselectai i
stabilirea ofertei
ctigtoare
17. Condiii de
aplicare a
procedurii de
negociere
S
T
T
T
T
T
S
S
Consecina
funcionrii/
nefuncionr
ii controlului
intern
Contestarea
procedurii
Rezultat
eronat
Pierderi
financiare
Obiectivitate
Asigurarea
concurenei
Selecie
obiectiv
Rezultat
asteptat
Rezultat
acceptat
nclcarea
normativului
Pierderi
financiare
nclcarea
normativului
Grad de
ncredere al
auditorului
intern n
controlul
intern
Obs.
Sczut
Sczut
Sczut
Ridicat
Ridicat
Ridicat
Ridicat
Ridicat
Sczut
Sczut
Sczut
87
9.
CEREREA DE
OFERTE
18. Preselecia
candidailor
19. Negocierea
i stabilirea
ofertei
ctigtoare
20. Invitaia de
participare
21.Deschiderea
i calificarea
ofertelor
Neconformitatea invitaiilor de
participare
Numr mic de candidai invitai
Ofertele depuse nu corespund
cerinelor prevzute n Documentaia
de atribuire
Oferta depus nu este nsoit de
dovada constituirii garaniei pentru
participare, dac e cazul
Modificarea/retragerea ofertei n
perioada de valabilitate
S
S
T
T
T
T
T
T
nclcarea
normativului
nclcarea
normativului
Informaii
obinute din
dosarele
achiziiilor
Corectitudine
Ofert bine
stabilit
Lipsa
observaiilor
ulterioare
Oferte
avantajoase
Ofert corect
stabilit
Nenscriere la
procedur
Reducerea
concurenei
Nu se cer
clarificri
Acceptarea
ofertelor
S
T
Oferte
valabile
Sczut
Sczut
Ridicat
Ridicat
Ridicat
Ridicat
Ridicat
Ridicat
Sczut
Ridicat
Ridicat
Ridicat
Ridicat
88
22. Stabilirea
ofertei
ctigtoare
10.
CONCURSUL
DE SOLUII
23. Juriul de
evaluare
S
S
S
S
Rezultat
corect la
atribuire
Rezultat
acceptat
Evaluare
incorect a
proiectelor
nclcarea
confidenialitii
Contestarea
rezultatului
Incertitudine
n stabilirea
ctigtorului
Ridicat
Ridicat
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
Obiective
11.
ATRIBUIREA
CONTRACTULUI DE
ACHIZIIE
PUBLIC
Activiti
auditabile
Riscuri semnificative
24.Soluionarea
contestaiilor
Punct
T/S
Consecina
funcionrii/
nefuncionr
ii controlului
intern
Respingerea
de ctre
CNSC
Continuarea
contestaiilor
Grad de
ncredere al
auditorului
intern n
controlul
intern
Obs.
Sczut
Sczut
89
Nr.
crt.
Obiective
Activiti
auditabile
Riscuri semnificative
12.
Nerespectarea perioadei de
ateptare, necesare eventualelor
contestaii
ncheierea contractului de achiziie
nu respecta condiiile de
conformitate
Garania de buna execuie este sub
nivelul impus
Garania de buna execuie nu este
constituit
Neconformitatea scrisorii bancare a
garaniei de bun execuie a
contractului
Punct
T/S
Consecina
funcionrii/
nefuncionr
ii controlului
intern
Grad de
ncredere al
auditorului
intern n
controlul
intern
Creterea
termenelor de
soluionare
Continuarea
contestaiilor
Sczut
Pierderea
cauzei
Sczut
Anularea
contractului
ncheiat
Anularea
contractului
ncheiat
Nerecuperarea unor
eventuale
pierderi
Nerecuperarea unor
eventuale
pierderi
Neconstituirea gajului
Obs.
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
90
Nr.
crt.
Obiective
Activiti
auditabile
Riscuri semnificative
Punct
T/S
S
S
S
S
S
S
Consecina
funcionrii/
nefuncionr
ii controlului
intern
Ineficiena
utilizrii
fondurilor
Finalizare
defectuoas
a contractului
Pierderi
financiare
Posibile
pagube
financiare i
materiale
Apariia unor
probleme
ulterioare
Contestare
ulterioar
Pagube
neacoprite
Pagube
neacoprite
Grad de
ncredere al
auditorului
intern n
controlul
intern
Obs.
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
91
Nr.
crt.
Obiective
Activiti
auditabile
Riscuri semnificative
28. Dosarul
Dosarul achiziiei publice nu
achiziiei publice respecta condiiile de conformitate
indiferent de procedura de atribuire
utilizat
Restricionarea nejustificat a
accesului la dosarul achiziiei publice
Distrugerea dosarului achiziiei
publice naintea limitei minime a
termenului legal
Pstrarea dosarelor n locaii i/sau
condiii necorespunztoare
Punct
T/S
S
S
S
Consecina
funcionrii/
nefuncionr
ii controlului
intern
Lipsa
dovezilor n
cazul unor
contestaii
nclcarea
principiului
transparenei
Pierderea
informaiilor
Distrugerea
dosarelor
Grad de
ncredere al
auditorului
intern n
controlul
intern
Obs.
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
Nota:
Ierarhizarea riscurilor realizat prin documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe a contribuit la identificarea a 29
riscuri, ataate unor activiti auditabile, care au fost evaluate ca fiind puncte tari, iar diferena de 85 de riscuri au fost
identificate ca fiind puncte slabe. Evaluarea operaiile identificate ca fiind puncte tari i riscurile asociate acestora a avut loc ca
urmare a unor controale interne funcionale care limiteaz apariia riscurilor.
In urma ierarhizrii activitilor auditabile n documentul Tematica n detaliu a misiunii de audit intern au fost
preluate obiectivele i activitile auditabile, considerate ca fiind puncte slabe, ocazie cu care vor fi renumerotate, i ulterior
stabilit corespondena cu paragrafele din Raportul de audit intern.
92
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
Data:
Data:
Activiti auditabile
Obiective
Paragraful
corespunztor
din RAI
2.
3.
ORGANIZAREA
ACTIVITII DE
ACHIZIII
PUBLICE
II.1.1.
II.1.2.
II.1.3.
ORGANIZAREA
SISTEMULUI
INFORMATIC AL
ACHIZIIILOR
PUBLICE
II.2.1.
PROGRAMUL
ANUAL
AL ACHIZIIILOR
PUBLICE
II.3.1.
II.3.2.
93
Nr.
obiectiv
4.
Obiective
PREGTIREA
APLICRII
PROCEDURILOR
DE ACHIZIII
PUBLICE
PROGRAMATE
Activiti auditabile
7. Comisia de evaluare
8. Documentaia de atribuire
Paragraful
corespunztor
din RAI
II.4.1.
II.4.2.
6.
LICITAIE
DESCHIS
LICITAIE
RESTRNS
II.5.1.
II.5.2.
II.6.1.
II.6.2.
7.
DIALOG
COMPETITIV
8.
NEGOCIERE
II.8.1.
9.
CERERE DE
OFERTE
II.9.1.
CONCURS DE
SOLUII
II.10.1.
10.
II.7.1.
94
Nr.
obiectiv
Activiti auditabile
Obiective
Paragraful
corespunztor
din RAI
12.
ATRIBUIREA
CONTRACTELOR
DE ACHIZIII
PUBLICE
II.11.1.
II.11.2.
DERULAREA I
ADMINISTRAREA
CONTRACTELOR
DE ACHIZIII
PUBLICE
II.12.1.
II.12.2.
II.12.3.
Not:
Analiza riscurilor a pornit de la Lista centralizatoare a obiectelor auditabile,
care a cuprins 12 obiective i 36 de operaii, i s-a finalizat cu Tematica n detaliu a
misiunii de audit intern, n care au fost selectate 12 obiective i numai 21 de activiti
auditabile.
Tematica n detaliu a misiunii de audit intern se obine n baza prelurii obiectelor
auditabile considerate ca fiind puncte slabe din documentul Tabelul puncte tari i puncte
slabe.
n continuare, doar acestea, vor fi avute n vedere n activitatea de auditare,
deoarece prezint riscuri semnificative pentru domeniul auditat i vor fi supuse diferitelor
testri, stabilite pe baza Programului interveniei la faa locului, care se vor materializa
n FIAP-uri i FCRI-uri, acolo unde este cazul, i n final vor fi transferate i comentate n
Raportul de audit intern, n ordinea din Tematica in detaliu a misiunii de audit.
Precizm c n coloana Observaii a documentului, se trece numrul paragrafului
corespunztor din Raportul de audit intern, n care vor fi abordate respectivele obiecte
auditabile selectate.
n situaia n care, se considera necesar, n Tematica n detaliu a misiunii de audit, la
obiectele auditabile selectate se pot aduga si alte obiecte auditabile, care nu au fost
auditate n ultimii 3 ani i/sau nu au fost supuse analizei riscurilor, iar aceasta completare
va fi menionata n coloana Observaii.
95
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
PROGRAM DE AUDIT
Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice
Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008
ntocmit: Comnescu Cristian (CC), Bcescu Ana (BA)
Avizat: Petrescu Aurel (PA)
Etapele
misiunii
Domeniul
Activiti
Data:
Data:
Durata
(h)
Persoane
implicate
Locul
desfurrii
1008
472
8
PAl
SAI
CC, BA
SAI
CC, BA
PA
SAI
72
CC, BA
48
CC, BA
SAI
SAP
SAI
104
104
40
32
CC, BA
CC, BA
CC
CC, BA
SAI
SAI
SAI
SAI
16
CC, BA,
Radu Nicolae
CC
SAI
SAP
SAI
96
Etapele
misiunii
Domeniul
Activiti
12. Organizarea edinei de nchidere cu
serviciul auditat.
13. Redactarea Minutei edinei de
nchidere.
B. Intervenia
la faa locului
1. Organizarea
activitii de
achiziii publice
2. Organizarea
sistemului
informatic al
achiziiilor
publice
Durata
(h)
Persoane
implicate
Locul
desfurrii
16
SAP
CC, BA
Radu Nicolae
CC
360
30
10
CC
SAP
CC, PA
SAI
8
4
4
CC
CC
CC
SAI
SAP
SAI
30
10
BA
SAP
BA, PA
SAI
8
4
BA
BA
SAI
SAP
BA
SAI
SAI
97
Etapele
misiunii
Domeniul
3. Programul
anual al
achiziiilor
publice
4. Pregtirea
aplicrii
procedurilor de
achiziii publice
programate
5. Licitaie
deschis
Activiti
Durata
(h)
Persoane
implicate
Locul
desfurrii
30
10
CC
SAP
CC, PA
SAI
8
4
4
CC
CC
CC
SAI
SAP
SAI
30
10
BA
SAP
BA, PA
SAI
8
4
4
BA
BA
BA
SAI
SAP
SAI
30
10
CC
SAP
CC, PA
SAI
8
4
CC
CC
SAI
SAP
98
Etapele
misiunii
Domeniul
6. Licitaie
restrns
7. Dialog
competitiv
Activiti
Durata
(h)
Persoane
implicate
Locul
desfurrii
CC
SAI
30
10
BA
SAP
BA, PA
SAI
8
4
4
BA
BA
BA
SAI
SAP
SAI
30
10
CC
SAP
CC, PA
SAI
8
4
4
CC
CC
CC
SAI
SAP
SAI
99
Etapele
misiunii
Domeniul
Activiti
8. Negociere
1. Efectuarea testrilor (prezentare
detaliata in Programul interveniei la fata
locului).
2. Discutarea constatrilor cu eful de
serviciu
3. Elaborarea FIAP urilor
4. Colectarea dovezilor
5. Revizuirea documentelor de lucru din
punct de vedere al coninutului i al formei i
ntocmirea Notei centralizatoare a
documentelor de lucru.
9. Cerere de
oferte
10. Concurs de
soluii
Durata
(h)
Persoane
implicate
Locul
desfurrii
30
10
BA
SAP
BA, PA
SAI
8
4
4
BA
BA
BA
SAI
SAP
SAI
30
10
CC
SAP
CC, PA
SAI
8
4
4
CC
CC
CC
SAI
SAP
SAI
30
10
BA
SAP
BA, PA
SAI
BA
SAI
100
Etapele
misiunii
Domeniul
Activiti
Durata
(h)
Persoane
implicate
Locul
desfurrii
4. Colectarea dovezilor
5. Revizuirea documentelor de lucru din
punct de vedere al coninutului i al formei i
ntocmirea Notei centralizatoare a
documentelor de lucru
4
4
BA
BA
SAP
SAI
11. Atribuirea
contractului de 1. Efectuarea testrilor (prezentare
achiziie public detaliata in Programul interveniei la fata
locului)
2. Discutarea constatrilor cu eful de
serviciu
3. Elaborare FIAP - urilor
4. Colectarea dovezilor
5. Revizuirea documentelor de lucru din
punct de vedere al coninutului i al formei i
ntocmirea Notei centralizatoare a
documentelor de lucru
12. Derularea i
administrarea
1. Efectuarea testrilor (prezentare
contractului de detaliata in Programul interveniei la fata
achiziie publica locului).
2. Discutarea constatrilor cu eful de
serviciu
3. Elaborarea FIAP urilor
4. Colectarea dovezilor
5. Revizuirea documentelor de lucru din
punct de vedere al coninutului i al formei i
ntocmirea Notei centralizatoare a
documentelor de lucru.
30
10
CC, BA
SAP
CC, BA, PA
SAI
8
4
4
CC, BA
CC, BA
CC, BA
SAI
SAP
SAP
30
10
CC, BA
SAP
CC, BA, PA
SAI
8
4
4
CC, BA
CC, BA
CC, BA
SAI
SAP
SAP
101
Etapele
misiunii
Domeniul
Activiti
Durata
(h)
Persoane
implicate
Locul
desfurrii
160
80
CC, BA, PA
SAI
CC, BA,
Radu Nicolae
SAI
16
SAP
32
CC, BA,
Radu Nicolae
CC, BA
CC, BA
SAI
CC, BA
SAI
CC, BA, PA
SAI
16
16
CC, BA
SAI
SAI
Not:
Programul de audit este un document de lucru intern al compartimentului de audit, prin care se realizeaz ordinea de parcurgere
a procedurilor misiunii de audit intern pe timpul derulrii acesteia.
Cuprinde numrul total de ore afectate misiunii de audit, repartizate pe membri echipei, cu menionarea locului de desfurare a
aciunii.
Confer sigurana neomiterii aspectelor importante ale auditului i repartizrii sarcinilor i planificrii activitilor pe auditori interni.
Programul de audit este finalizat nainte de intervenia la faa locului.
102
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
PROGRAMUL INTERVENIEI LA FAA LOCULUI
Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice
Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008
ntocmit: Comnescu Cristian, Bcescu Ana
Avizat: Petrescu Aurel
Obiecte auditabile
Tipul testrii
Data:
Data:
Locul
testrii
T O T A L G E N E R A L - 120 ore
Obiectivul 1. ORGANIZAREA ACTIVITATII DE ACHIZITII PUBLICE
1. Procedurile specifice care Analiza procedurilor existente
reglementeaz activitatea de Verificarea calitii i
achiziii publice
cuprinderii procedurilor
SAP
Interviu adresat sefului SAP
2. Resursele umane ale SAP
3. Sistemul de gestionare a
riscurilor conducerea
Registrului riscurilor
Durata
testrii
(h)
Nr. test
Interviu 1.1.1.
Interviu1.5.1.
FIAP 1.5.1.
Interviu1.6.1.
FIAP 1.6.1.
Nr. lista
de
verificare
Auditori
LV 1
CC
103
Obiecte auditabile
Tipul testrii
Locul
testrii
Durata
testrii
(h)
Nr. test
T O T A L G E N E R A L - 120 ore
Obiectivul 2. ORGANIZAREA SISTEMULUI INFORMATIC AL ACHIZIIILOR PUBLICE
10
Interviu 2.6.1.
4. Crearea bazei proprii de
Studierea bazei de date de
FIAP 2.6.1.
date i responsabilizarea
care dispune serviciul achiziii
FIAP 2.6.2.
personalului implicat n
publice
FIAP 2.6.3.
utilizarea sistemului
Interviu adresat sefului
informatic al achiziiilor
Serviciului Achiziii Publice,
publice
privind realizarea unui studiu
al pieei si crearea bazei de
date proprii
Obiectivul 3. PROGRAMUL ANUAL AL ACHIZITIILOR PUBLICE
SAP
5
Interviu3.5.1.
5. Fundamentarea
Examinarea Referatelor de
LC 3.5.1.
Programului de achizitii
necesitate
FIAP
3.5.1.
publice
Analiza fundamentrii
Programului de achiziii
publice
Observarea fizic directa a
respectrii sumelor din
Program cu bugetul alocat
SAP
5
Test 3.6.1.
6. Alegerea procedurii de
Verificarea modului de calcul a
Foaie de lucru
atribuire a contractelor de
valorii estimative a contractului
3.6.1.
achiziie publica
de achiziie
LC
3.6.1.
Analiza alegerii procedurii de
FIAP 3.6.1.
atribuire
Eantionul va fi de 25% din
populaia totala, respectiv 8
achiziii publice
Nr. lista
de
verificare
Auditori
LV 3
BA
LV 3
BA
104
Obiecte auditabile
Tipul testrii
Locul
testrii
Durata
testrii
(h)
Nr. test
T O T A L G E N E R A L - 120 ore
Obiectivul 4. PREGATIREA APLICARII PROCEDURILOR DE ACHIZITII PUBLICE PROGRAMATE
3
Test 4.5.1.
7. Comisia de evaluare
Examinarea deciziilor de
Note
de relaii
numire
4.5.1.
Verificarea declaraiilor de
LC 4.5.1.
confidenialitate i
FIAP 4.5.1.
imparialitate
Note de relaii privind
respectarea cadrului normativ
referitor la compatibilitatea
membrilor comisiilor de
evaluare
Test 4.6.1.
8. Documentaia de atribuire Verificarea coninutului
7
Test 4.6.2.
Documentaiei de atribuire
LC 4.6.2.
Verificarea respectrii
FIAP 4.6.1.
principiilor care guverneaz
FIAP 4.6.2.
activitatea de achiziii publice
Analiza solicitrilor i
rspunsurilor pentru clarificri
la Documentaia de atribuire,
verificarea transmiterii la toi
participanii
Obiectivul 5. LICITAIE DESCHIS
SAP
4
Test 5.5.1.
9. Deschiderea i calificarea Examinarea anunului de
LC 5.5.1.
ofertelor
participare, examinarea
FIAP 5.5.1.
coninutului
Examinarea Proceselor
verbale ncheiate n urma
edinelor de deschidere a
ofertelor
Nr. lista
de
verificare
Auditori
LV 4
LV 4
LV 5
CC
105
Obiecte auditabile
Tipul testrii
T O T A L G E N E R A L - 120 ore
10. Stabilirea ofertei
Testarea a urmrit verificarea
ctigtoare
corectitudinii stabilirii ofertei
ctigtoare din cele calificate
cu privire la respectarea
specificaiilor din
Documentaia de atribuire i
corectitudinea algoritmilor de
calcul
Obiectivul 6. LICITAIE RESTRNS
11. Depunerea candidaturilor Examinarea Documentaiei de
i selecia acestora
atribuire transmisa
Analiza solicitrilor si
rspunsurilor pentru clarificri
la Documentaia de atribuire,
verificarea adreselor ctre
participani
12. Stabilirea ofertei
Analiza Rapoartelor de
ctigtoare
stabilire a ofertei ctigtoare
Analiza documentaiilor
aferente
Examinarea Procesului-verbal
de adjudecare
Nr. lista
de
verificare
Auditori
Test 5.6.1.
LC 5.6.1.
FIAP 5.6.1.
LV 5
CC
Test 6.5.1.
LC 6.5.1.
Interviu 6.5.1.
LV 6
CC
Interviu 6.6.1.
LV 6
CC
Locul
testrii
Durata
testrii
(h)
SAP
SAP
Nr. test
SAP
106
Obiecte auditabile
Tipul testrii
T O T A L G E N E R A L - 120 ore
Obiectivul 7. DIALOG COMPETITIV
13. Preselectarea
Examinare direct
candidailor
Analiza raportului de stabilire a
ofertei ctigtoare
Analiza documentaiilor
aferente contractului de
achiziie ncheiat
Examinarea Procesului-verbal
de adjudecare
Obiectivul 8. NEGOCIEREA
14. Condiii de aplicare a
procedurii de achiziie
public
Nr. lista
de
verificare
Auditori
Interviu 7.5.1.
FIAP 7.5.1.
LV 7
BA
10
FIAP 8.5.1.
FIAP 8.5.2.
LV 8
BA
10
Test 9.6.1.
LC 9.6.1.
FIAP 9.6.1.
LV 9
10
Not de relaii
10.5.1.
Interviu 10.5.1.
FIAP 10.5.1.
LV 10
Locul
testrii
Durata
testrii
(h)
SAP
10
SAP
SAP
Nr. test
BA
107
Durata
testrii
(h)
Nr. test
Nr. lista
de
verificare
Interviu 11.5.1.
LV 11
Test 11.6.1.,
11.6.2., 11.6.3
Foi de lucru
11.6.1., 11.6.2.,
11.6.3
LC 11.6.1.,
11.6.2., 11.6.3
FIAP 11.6.1.,
11.6.2., 11.6.3
FCRI 11.6.3.
Obiectivul 12. DERULAREA I ADMINISTRAREA CONTRACTELOR DE ACHIZITII PUBLICE
2
Test 12.5.1.
19. Garania de bun
Analiza documentelor care
Foaie de lucru
execuie
atest depunerea garaniei
LC 12.5.1.
FIAP 12.5.1.
LV 11
Obiecte auditabile
Tipul testrii
Locul
testrii
T O T A L G E N E R A L - 120 ore
Obiectivul 11. ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZITIE PUBLICA
17. Soluionarea
Examinarea documentaiei de
contestaiilor
concurs i a contestaiilor
existente.
Vizualizarea documentelor
care atest msurile
administrative aplicate.
Interviu adresat efului
Serviciului Achiziii Publice
18. ncheierea contractului
Examinarea unui procent mare
de achiziie public
din contractele atribuite de
entitate pentru stabilirea
corectitudinii pailor parcuri
pentru semnarea acestora
Auditori
LV 12
108
Obiecte auditabile
Tipul testrii
T O T A L G E N E R A L - 120 ore
20. Finalizarea contractului: Verificarea corectitudinii
- Dosarul de urmrire a
decontrii
derulrii contractului
Analiza adendum-urilor
ncheiat
Examinarea diferenelor i
- Constatarea minusurilor
soluionarea lor
sau plusurilor la
Verificarea conformitii
recepie
facturilor
- Certificarea i
Interviu privind administrarea
verificarea facturilor
contractelor de achiziii
publice, adresat unui salariat
din cadrul Serviciului Achiziii
Publice
21. Dosarul achiziiilor
publice
Verificarea existenei,
coninutului i condiiilor de
pstrare a dosarelor achiziiilor
publice derulate la nivelul
serviciului
Locul
testrii
SAP
Serv.
Contb.
Interna
Durata
testrii
(h)
Nr. test
Nr. lista
de
verificare
Interviu 12.6.1.
LV12
Test 12.7.1.
LC 12.7.1.
FIAP
12.7.1.
LV 12
Auditori
CC
BA
Not:
Programul de intervenie la faa locului sau Programul preliminar se elaboreaz pe baza Programului de audit i prezint
detaliat lucrrile pe care auditorii interni i propun s le efectueze, tipurile de teste i eantioanele pe baza crora se vor realiza
acestea, locul i durata testrii.
Pentru organizarea acestor testri auditorii ntocmesc Liste de verificare (LV) care vor cuprinde operaiile din structura activitilor
auditabile, precum i rezultatele obinute.
De regul, Listele de verificare se elaboreaz pe fiecare obiectiv n parte i conin ansamblul testelor care se vor efectua i
rezultatele acestora, respectiv necesitatea elaborrii de FIAP-uri i/sau FCRI-uri.
109
ENTITATEA PUBLICA
Serviciul Audit Intern
MINUTA EDINTEI DE DESCHIDERE
Funcia/Direcia/
Serviciul
Director Ec.
Director Adm.Patr.
Sef Serv. Achiziii Publice
Director Audit Intern
Sef Serv. Audit Intern
Auditor intern
Auditor intern
Nr.
telefon
Semntura
Stenograma edinei:
prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit intern;
prezentarea funciei de audit intern de ctre auditori, n special a obiectivelor generale
ale auditului intern, din care s rezulte semnificaia auditului intern;
prezentarea Programului interveniei la faa locului, obiectivele auditabile care se
intenioneaz a fi realizate, dup analizele de risc efectuate. A fost cerut prerea
auditailor cu privire la aceste obiective, unde s-au fcut remarci c acestea n general
reprezint zone cu risc;
stabilirea persoanelor pe care auditorii le pot contacta n vederea colectrii
informaiilor, efecturii de teste asupra muncii lor i pentru interviuri. A fost stabilit
programul ntlnirilor i timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;
stabilirea condiiile pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii misiunii
de audit (spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)
stabilirea unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor edine intermediare
n cursul misiunii, informarea sistematic asupra constatrilor. A fost stabilit edina
de nchidere, inclusiv lista participanilor;
Stabilirea modalitii de redactare a Raportului de audit intern (cnd, cum i cui va fi
distribuit). Recomandrile formulate ca urmare a eventualelor disfuncionaliti
constatate vor fi discutate i analizate cu structura auditat, inclusiv calendarul
implementrii i persoanele rspunztoare cu implementarea.
110
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
OBS.
X
Interviu
nr. 1.1.1.
X
X
X
X
X
X
X
-
X
X
X
X
X
X
Interviu
nr. 1.5.1.
FIAP nr.
1.5.1.
111
Nr.
crt.
1.6
1.7.
ACTIVITATEA DE AUDIT
h) existena unui sistem de indicatori de performan
pentru evaluarea gradului de pregtire profesional
Examinarea sistemului de gestionare a riscurilor
conducerea Registrului riscurilor
a) existena unei politici unitare privind gestionarea
riscurilor
b) existena Registrului riscurilor la nivelul Serviciului de
Achiziii Publice
c) actualizarea sistematic a Registrului riscurilor
d) existena unui sistem de evaluare a riscurilor
e) desemnarea unui responsabil privind gestionarea
riscurilor la nivelul Serviciului de Achiziii Publice
f) riscurile majore prezentate n Registrul riscurilor
elaborat la nivelul Serviciului de Achiziii Publice se
regsesc n Registrul riscurilor elaborat la nivelul ntregii
entiti publice
Analiza sistemului de arhivare a documentelor
Data:
Auditor intern,
Comnescu Cristian
DA
NU
OBS.
X
X
X
X
X
Interviu
nr. 1.6.1.
FIAP nr.
1.6.1.
X
-
Supervizor,
Petrescu Aurel
112
ENTITATEA PUBLICA
Serviciul Audit Intern
Nr.
crt.
1.
ntrebare
DA
NU
2..
3.
4.
5.
6.
7.
Data
Auditor,
Comnescu Cristian
Obs.
Cadrul
normativ
Cadrul
normativ
Intervievat,
Radu Nicolae
Nota:
n aceast situaie nu se va elabora FIAP, dei s-ar impune, avnd n vedere c
problema ntocmirii i formalizrii procedurilor specifice va fi abordata la toate
obiectivele misiunii de audit intern.
Informaiile obinute n cadrul interviului vor fi luate n consideraie la redactarea
Raportului de audit intern.
113
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
INTERVIU nr. 1.5.1.
privind
analiza resurselor umane ale Serviciului Achiziii Publice
adresat domnului Radu Nicolae, ef serviciu
ntrebri
Ai semnat fia postului pentru acest an?
2.
Auditor,
Comnescu Cristian
Da Nu
Obs.
X
X
X
X
X
edinele de lucru
din cadrul serviciului.
Evalurile individuale
anuale
X
X
X
Ne ndeplinim
sarcinile de serviciu
X
X
X
Intervievat,
Radu Nicolae
Nota:
Pe baza rspunsurilor la interviu i a documentelor transmise s-a hotrt ca pentru
acest obiectiv s se elaboreze FIAP.
De asemenea, informaiile primite n cadrul interviului vor fi utilizate i la elaborarea
Raportului de audit intern.
114
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
CAUZE
Inexistena planului de pregtire profesional continu.
Lipsa experienei i profesionalismului n procesul derulrii achiziiilor publice.
Nesolicitarea unor competene speciale din partea conducerii.
Nedesemnarea unui responsabil cu planul de pregtire profesional continu.
Neasigurarea instruirii adecvate a personalului.
Inexistena procedurilor scrise i formalizate cu pregtirea profesional continu.
CONSECINE
Dei pn n prezent nu au aprut erori cu grave implicaii financiare, totui exist
pericolul apariiei unor probleme/disfuncionaliti datorate pregtirii profesionale a
salariailor.
RECOMANDRI
Elaborarea unui sistem de pregtire profesional continu a salariailor.
Elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru pregtirea profesional continu.
Stabilirea unor responsabiliti cu elaborarea procedurilor i actualizarea acestora.
Coroborarea atribuiilor i responsabilitilor stabilite prin proceduri cu fiele posturilor.
Analiza nivelului de pregtire profesional a salariailor i stabilirea modalitilor de
realizare a perfecionrii pregtirii profesionale n vederea elaborrii planului pentru
anul viitor.
115
ntocmit,
Comnescu Cristian
Supervizat,
Petrescu Aurel
Pentru conformitate,
Radu Nicolae
116
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Da
ntrebri
Exist o politic de management al riscului?
Exist preocupri pentru managementul riscurilor n cadrul
Serviciului Achiziii Publice?
S-au organizat cursuri cu ntreg personalul pentru
activitatea de gestionare a riscurilor n conformitate cu
metodologia de organizare a sistemului de control intern
conform prevederilor OMFP nr. 946/2005 privind Codul
controlului intern?
Au fost identificate riscurile la nivelul Serviciului Achiziii
Publice?
Exist un sistem de evaluare a riscurilor?
Au fost prevzute msuri de rspuns n cazul apariiei
riscurilor?
Exist un sistem de monitorizare i raportare periodic a
riscurilor asociate activitii Serviciului Achiziii Publice?
Avei elaborat i actualizat Registrul riscurilor?
Este desemnat un responsabil cu gestionarea riscurilor la
nivelul Serviciului Achiziii Publice?
Data
Auditor,
Comnescu Cristian
Nu
Obs.
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Intervievat,
Radu Nicolae
Nota:
Pe baza rspunsurilor la interviu i a documentelor transmise s-a hotrt ca pentru
acest obiectiv s se elaboreze FIAP.
Informaiile primite n cadrul interviului vor fi utilizate i la elaborarea Raportului de
audit intern.
117
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.6.1.
Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice
Perioada auditat: 01.01 31.12.2008
PROBLEMA
Inexistena unui sistem de identificare, evaluare i management al riscurilor la nivelul
Serviciului Achiziii Publice.
CONSTATARE
Din analiz s-a constatat c nu exist preocupri pentru gestionarea riscurilor n
Serviciului Achiziii Publice i nu a fost inut Registrul riscurilor cuprinznd riscurile
poteniale i istoricul acestora, cu efectele i consecinele lor, precum i activitile de
control intern asociate pentru limitarea riscurilor.
CAUZE
- Inexistena procedurilor scrise i formalizate pentru realizarea Registrului riscurilor.
- Performana sistemului achiziiilor publice nu este eficace monitorizat.
- Neacordarea ateniei cuvenite managementului riscurilor de ctre personalul
Serviciului Achiziii Publice.
CONSECINE
- Informaiile aferente achiziiilor publice nu sunt adecvate, disponibile, corecte sau pot fi
corupte, ceea ce conduce la luarea de decizii necorespunztoare sau incapacitatea de
a lua decizii n timp util.
- Posibilele mbuntiri ce pot fi aduse procesului achiziiilor publice nu sunt
recunoscute.
- Producerea unor evenimente nedorite pentru care Serviciul Achiziii Publice nu este
pregtit s acioneze.
- Exist pericolul de a nu identifica riscuri majore i de a nu fi asociate controale interne
adecvate pentru reducerea efectului riscurilor la un nivel acceptabil pentru Serviciul
Achiziii Publice.
RECOMANDRI
- Stabilirea unei strategii de gestionare a riscurilor la nivelul Serviciului Achiziii Publice.
- Stabilirea responsabilului pentru elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor
privind ntocmirea Registrului riscurilor.
- Coroborarea atribuiilor i responsabilitilor din proceduri cu cele din fia postului
referitor la gestionarea riscurilor.
- Organizarea i inerea la zi a Registrului riscurilor cuprinznd msurile de control intern
care sunt luate pentru limitarea acestora.
- Monitorizarea sistematic a modului de respectare n activitatea zilnic a procedurilor
scrise i formalizate menite s asigure gestionarea riscului.
- Informarea echipei de auditori n privina stadiului elaborrii, nsuirii i monitorizrii
riscurilor.
ntocmit,
Comnescu Cristian
Supervizat,
Petrescu Aurel
Pentru conformitate,
Radu Nicolae
118
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
ACTIVITATEA DE AUDIT
Examinarea procedurilor specifice privind organizarea
sistemului informatic al achiziiilor publice
2.1.1.Verificarea gradului de acoperire prin proceduri
specifice organizrii sistemului informatic al
achiziiilor publice
a) existenta unui sistem de proceduri specifice
b) aprobarea procedurilor de ctre persoanele
competente
c) stabilirea modelelor de formulare
d) precizarea modalitilor de completare a modelelor
e) oferirea unor exemple n acest sens
f) cuprinderea modalitilor de actualizare a
procedurilor
2.1.2. Existena activitilor de control intern n
punctele cheie ale activitilor/operaiilor
2.1.3. Stabilirea responsabilitilor pe nivele de
execuie
2.1.4. Modalitatea arhivarii documentelor
Compararea atribuiilor cuprinse n fiele posturilor cu
cele din procedura specifica i evaluarea
completitudinii prelurii acestora
Examinarea cunoaterii procedurilor specifice de
ctre responsabilii cu realizarea activitilor
Aprecierea calitii procedurilor specifice:
a) considera procedurile specifice corespunztoare ?
b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii
practice?
c) exist propuneri de perfecionare a procedurii?
Analiza crerii bazei proprii de date i
responsabilizarea personalului implicat n utilizarea
sistemului informatic al achiziiilor publice
a) existena bazei proprii de date
b) actualizarea sistematic a bazei proprii de date
c) elaborarea i actualizarea sistematic a
documentaiei tehnice adecvate privind conectarea la
Internet
d) existena unui sistem de prevenire i detectare a
accesrilor neautorizate ale bazei proprii de date
e) monitorizarea sistematic a funcionalitii
programelor anti-virus:
DA
NU
OBS.
La nivelul
serviciului nu
exist personal
cu specializare
IT
X
X
X
X
Interviu nr.
2.5.1.
119
Nr.
crt.
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA
2.6.
OBS.
NU
X
X
La nivelul
entitii
La nivelul
entitii
X
-
Data:
Auditor intern,
Comnescu Cristian
Supervizor,
Petrescu Aurel
120
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
INTERVIUL nr. 2.5.1.
privind
crearea bazei proprii de date i responsabilizarea personalului
implicat n utilizarea sistemului informatic al achiziiilor publice
adresat
domnului Radu Nicolae, ef Serviciu Achiziii Publice
Nr.
crt.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
ntrebare
Exist un sistem informatic integrat la nivelul entitii?
Da.
Exist o procedur de securitate pentru sistemul informatic al achiziiilor publice?
Nu. Exist o procedur de sistem, deci la nivelul entitii, elaborat de structura de
specialitate, dar care nu este aplicat la nivelul serviciului, deci privind activitatea de
achiziii publice.
Avei desemnat o persoan responsabil cu securitatea sistemului informatic al
achiziiilor publice?
Nu. Fiele posturilor nu prevd sarcini legate de securitatea sistemului informatic i n
plus serviciul nu are angajat personal de specialitate.
Accesul n sistemul informatic al achiziiilor publice se face printr-o singur parol de
acces?
Nu. Se utilizeaz mai multe nume de utilizator i parole de acces.
Exist o persoan responsabil cu detectarea accesrii neautorizate a sistemului
informatic al achiziiilor publice?
Nu.
Considerai c este asigurat securitatea sistemului IT privind datele intrate/ieite din
Serviciul Achiziii Publice?
Nu pot da un rspuns relevant. Cerinele posturilor i pregtirea profesional
ulterioar nu fac referire la sigurana IT, iar serviciul, repet, nu are personal de
specialitate.
Sistemele de calcul din cadrul Serviciului Achiziii Publice sunt prevzute cu programe
antivirus, antispyware, firewall .a.?
Parial. Am dispus modificarea configuraiei programului anti-virus deoarece am
considerat c are efect negativ asupra performanei sistemului informatic.
Avnd n vedere c, activitatea de studiere a pieei i realizarea bazei de date proprii
privind furnizorii/executanii/prestatorii este foarte important pentru desfurarea
activitii serviciului dumneavoastr eficient, eficace i economic, este repartizat prin
fia postului unei persoane din cadrul Serviciului Achiziii Publice?
Nu, dar n urma discuiilor cu dumneavoastr a fost elaborat o decizie prin care este
numit o persoan cu aceasta responsabilitate, cu pregtire n marketing, i urmeaz
a se actualiza corespunztor fia postului.
9.
10.
Exista o baz de date proprie actualizat care s pun la dispoziie cea mai larg
oferta.
Da, i o consider suficient de complet i acoperitoare nevoilor serviciului nostru.
Exista un istoric pe fiecare furnizor/ executant/prestator din baza de data.
11.
Da, i cu ocazia actualizrilor sistematice sunt eliminate informaiile mai vechi de doi
ani.
Se folosesc si alte mijloace de informare, de moment?
12.
13.
Da, Serviciul Achiziii Publice dispune continuu de diverse materiale publicitare, dar
baza o constituie publicaia Pagini aurii, i informaiile ce se gsesc pe Internet.
Mai avei ceva de adugat referitor la cele de mai sus?
Nu.
Data:
Auditor intern,
Comnescu Cristian
Intervievat,
Radu Nicolae
Not:
n urma acestui interviu, respectiv datorit rspunsurilor 4, 5, 6 i 7 se vor elabora FIAPurile nr. 2.5.1. i nr. 2.5.2.
122
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
CAUZE
Inexistena la nivelul serviciului a unui responsabil care s detecteze accesul
neautorizat la sistemul informatic al achiziiilor publice.
Lipsa unei proceduri pentru schimbarea periodic a parolelor ce permit accesul la
sistemul informatic al achiziiilor publice.
Pregtirea profesional necorespunztoare n domeniul informatic a personalului din
cadrul Serviciului Achiziii Publice.
Inexistena unor proceduri adecvate de conectare a utilizatorilor la reea;
Lips corelrii dintre atribuiile de serviciu i fiele de post ale salariailor.
CONSECINE
Posibilitatea accesrii sistemului informatic al achiziiilor publice de ctre persoane
neautorizate;
Vulnerabilitate ridicat a sistemului n faa unor accesri neautorizate.
Neasigurarea integritii informaiilor.
Datorit numrului mare de parole ce trebuiesc utilizate de salariai, deseori acetia
noteaz parolele pe documente lsate pe birou. Astfel salariaii cunosc parolele
colegilor de serviciu, putndu-se conecta la subsistemele IT folosindu-le datele de
identificare i prin urmare putnd s vizualizeze i/sau modifice date aflate n acele
subsisteme IT.
Practic, sistemul de parole nu are funcia principal de restricionare a accesului
persoanelor nepotrivite ci doar ngreuneaz funcionarea sistemului.
n situaia apariiei unor incidente nu se pot stabili responsabilitile adecvate.
123
RECOMANDRI
Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind schimbarea periodic a
parolelor de acces la sistemul informatic al achiziiilor publice.
Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri.
Stabilirea unui responsabil cu detectarea accesrii neautorizate a sistemului informatic
al achiziiilor publice.
Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personalul
Serviciului Achiziii Publice pentru asigurarea securitii sistemului informatic al
achiziiilor publice.
Realizarea unui proces de reorganizare nivelul sistemului IT din cadrul entitii publice,
astfel nct salariaii s poat accesa subsistemele IT de care au nevoie utiliznd un
singur nume de utilizator i o singur parol;
Instruirea adecvat a salariailor ce utilizeaz sistemul IT.
Data:
ntocmit,
Comnescu Cristian
Supervizor,
Petrescu Aurel
Pentru conformitate,
Radu Nicolae
124
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.5.2.
Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice
Perioada auditat:
PROBLEMA
Nefuncionalitatea programelor anti-virus i infectarea cu virui a unor staii de lucru
din sistemul IT al serviciului.
CONSTATARE
O politic adecvat privind securitatea IT trebuie s prevad instalarea unui
program anti-virus pe toate staiile de lucru i acesta s verifice staia de lucru la pornire,
s monitorizeze toate programele de aplicaii active, mesajele primite i s verifice
automat actualizrile la intervale regulate (poate chiar zilnic). Echipa de auditori a verificat
5 calculatoare personale, selectate n mod aleator i a constatat urmtoarele:
- configuraia programului anti-virus a fost modificat pentru a nu ntrerupe monitorizarea
ntregii activiti i verificarea e-mail-ului i, n special, a fiierelor anexate. Acest lucru
s-a realizat la cererea efului serviciului, deoarece se considera c programul anti-virus
are un efect negativ asupra performanei sistemului;
- urmare acestei constatri, am verificat respectivele staii de lucru pentru a descoperi
prezena viruilor i am descoperit c toate erau infectate cu virui.
-
CAUZE
Inexistena unei proceduri pentru aplicarea n mod unitar a politicii de securitate IT;
Lipsa procedurilor formalizate care s prevad aciunile ce trebuiesc ntreprinse n
cazul modificrii configuraiei programului anti-virus.
CONSECINE
Prezena viruilor i a altor programe duntoare pe staiile de lucru afecteaz n mod
negativ activitatea utilizatorilor.
Existena viruilor ridic numeroase semne de ntrebare n privina exactitii datelor
stocate.
RECOMANDRI
Elaborarea procedurilor formalizate care s prevad aciunile ce trebuiesc ntreprinse
n cazul modificrii configuraiei programului anti-virus;
Stabilirea unui responsabil pentru elaborarea i actualizarea procedurilor;
Coroborarea atribuiilor i responsabilitilor stabilite prin fiele posturilor cu sarcinile
stabilite prin proceduri;
Monitorizarea aplicrii n mod unitar a politicii de securitate IT;
Constituirea unor echipe pentru efectuarea de verificri anti-virus la nivelul tuturor
staiilor de lucru din cadrul serviciului.
Data
ntocmit,
Comnescu Cristian
Supervizat,
Petrescu Aurel
Pentru conformitate,
Radu Nicolae
125
3.2.
3.3.
3.4.
3.5.
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA
NU
TEST nr.
3.5.1.
X
X
X
X
X
-
OBS.
Lista de
control
nr. 3.5.1.
FIAP nr. 3.5.1.
126
Nr.
crt.
3.6.
3.7.
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA
Data :
Auditor intern,
Bcescu Ana
NU
OBS.
X
X
X
Observare
direct
X
X
X
X
X
X
-
TEST nr.
3.6.1.
Foaie de lucru
nr. 3.6.1.
Lista de
control
nr. 3.6.1.
FIAP nr. 3.6.1.
Supervizor,
Petrescu Aurel
127
ENTITATEA PUBLICA
Serviciul Audit Intern
TESTUL NR. 3.51.
Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice
Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008
OBIECTUL TESTULUI: Programul anual al achiziiilor publice.
OBIECTIVUL TESTULUI: Fundamentarea Programului anual al achiziiilor publice.
DESCRIEREA TESTULUI:
Pentru efectuarea testului s-au analizat referatele de necesitate ale compartimentelor
funcionale ale entitii i notele de fundamentare ale acestora, utilizate pentru ntocmirea
Programului anual al achiziiilor publice pentru anul 2008.
Auditor intern,
Bcescu Ana
Supervizor,
Petrescu Aurel
128
Elemente
testate
Populaia
Compartiment
funcional 1
Compartiment
funcional 2
Compartiment
funcional 3
Compartiment
funcional 4
Compartiment
funcional 5
Compartiment
funcional 6
Compartiment
funcional 7
Compartiment
funcional 8
Compartiment
funcional 9
Compartiment
funcional 10
Compartimentele
funcionale au transmis
referate de necesitate
Referatele de necesitate
au avizele persoanelor
responsabile
Referatele de necesitate
au ataate note de
fundamentare
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
Solicitarea referatelor de
necesitate ale
compartimentelor
funcionale ale entitii
X
X
129
ENTITATEA PUBLICA
Serviciul Audit Intern
FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 3.5.1.
Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice
Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008.
PROBLEMA:
Elaborarea Programului anual al achiziiilor publice anual, fr realizarea unei
fundamentri temeinice, conform cadrului normativ n vigoare.
CONSTATARE:
Activitatea de achiziii publice se desfoar pe baza Programului anual de achiziii
publice, nefundamentat corespunztor, respectiv fr referatele de necesitate i notele de
fundamentare ale tuturor compartimentelor entitii publice, fr o centralizare i
prioritizare a necesitile de produse, lucrri i servicii ale acestora.
CAUZE:
- Neasigurarea prin fia postului a responsabilitilor, delegrii competenelor i
separrii sarcinilor.
- Efectuarea fundamentrii i elaborrii Programului de ctre persoane fr o
pregtire corespunztoare (pentru primirea propunerilor de la compartimente,
centralizarea i prioritizarea necesitilor a fost numit un funcionar debutant).
- Inexistena unor proceduri scrise i formalizate.
CONSECINE:
- Imposibilitatea oferirii unei imagini de ansamblu asupra volumului necesitilor
entitii i a gradului de prioritate al acestora, rezultnd de aici neachiziionarea
unor bunuri i servicii indispensabile desfurrii activitii curente n favoarea
altora care nu erau strict necesare.
- Crearea de stocuri supranormative i imobilizare de fonduri financiare.
RECOMANDRI:
- Stabilirea unui responsabil cu elaborarea Programului anual al achiziiilor publice.
- Existenta listelor de verificare ataate Programului, cu atribuiile persoanelor
implicate n elaborarea i aprobarea acestuia.
- ntocmirea procedurilor scrise i formalizate privind fundamentarea i elaborarea
programelor de achiziii publice i actualizarea sistematic a acestora.
- Completarea fielor posturilor cu atribuii clare, coroborate cu procedurile elaborate,
privind coninutul referatelor de necesitate, modul de ncadrare n cadrul normativ i
sistemul de centralizare i prioritizare al achiziiilor solicitate.
- Instituirea unui sistem de asigurare a pregtirii profesionale a salariailor implicai n
munca de planificare.
ntocmit,
Bcescu Ana
Supervizat,
Petrescu Aurel
Pentru conformitate,
130
ENTITATEA PUBLICA
Serviciul Audit Intern
Data:
Auditor intern,
Bcescu Ana
Supervizor,
Petrescu Aurel
131
FOAIE DE LUCRU
nr. 3.6.1.
Auditor intern,
Bcescu Ana
In prezena,
Radu Nicolae
ef Serviciu Achiziii Publice
132
Alegerea corecta a
procedurii de atribuire a
contractelor de achiziie
public
X
X
X
X
FIAP
FIAP
X
X
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
X
X
133
ENTITATEA PUBLICA
Serviciul Audit Intern
134
RECOMANDARI:
- Stabilirea unui responsabil cu alegerea procedurii de atribuire a contractelor de achiziie
public i asigurarea pregtirii profesionale corespunztoare a acestuia.
- Elaborarea listelor de verificare ataate la Nota privind estimarea valorii contractelor, n
vederea precizrii elementelor verificate cu ocazia stabilirii procedurii de achiziie pentru
atribuirea acestora.
- Elaborarea unei proceduri specifice scris i formalizat, privind alegerea procedurii de
atribuire a contractelor de achiziie public i actualizarea acesteia.
- Asigurarea coroborrii atribuiilor i responsabilitilor stabilite prin fisa postului cu
procedura.
- Asigurarea pregtirii profesionale a salariailor n vederea nsuirii procedurilor i
influenarea evalurilor anuale cu rezultatele acesteia.
- Constituirea unei echipe de control i verificarea tuturor licitaiilor din ultimul an, pentru a
constata dac aceasta divizare a valorii totale a achiziiei este o ntmplare sau se
prezint deja ca o practic n cadrul Serviciului Achiziii Publice.
- Analiza rezultatelor acestei aciuni de control.
ntocmit,
Bcescu Ana
Supervizat,
Petrescu Aurel
Pentru conformitate,
Radu Nicolae
135
4.2.
4.3.
4.4.
4.5.
ACTIVITATEA DE AUDIT
Examinarea procedurii specifice privind pregtirea
aplicrii procedurilor de achiziie public programqte
4.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedura
specific
a) existena procedurii specifice
b) aprobarea procedurii specifice de ctre persoanele
competente
c) stabilirea modelelor documentelor aferente acestui
obiectiv i modalitile de completare
4.1.2.Existena activitilor de control intern n punctele
cheie ale procesului
4.1.3. Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie
3.1.4. Modalitatea arhivarii documentelor
Compararea atribuiilor cuprinse in fisele posturilor cu
cele din procedura specifica si evaluarea completitudinii
prelurii acestora
Examinarea cunoaterii procedurii specifice de ctre
responsabilul cu realizarea activitii
Aprecierea calitii procedurii specifice de ctre
responsabilii acestora:
a) considera procedura corespunztoare ?
b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice ?
c)exist propuneri de perfecionare a procedurii?
Analiza modului de constituire a comisiilor de evaluare
a) ordinele de numire ale comisiilor de evaluare sunt
aprobate;
b) numrul membrilor comisiei este de cel puin 3;
c) membrii comisiilor de evaluare sunt independeni de
participanii la procedura;
d) membrii comisiilor sunt eligibili n ceea ce privete
studiile i experiena n domeniu;
e) declaraiile de confidenialitate i imparialitate sunt
semnate de toi membrii comisiei;
f) semnarea declaraiilor se face nainte de deschiderea
ofertelor;
g) constituirea pentru atribuirea fiecrui contract de
achiziie n parte a unei comisii de evaluare
h) existena unui corp al membrilor de rezerv
i) numirea n comisia de evaluare a experilor externi
DA
NU
OBS.
X
X
X
X
X
X
X
-
Nr.
crt.
4.6.
4.7.
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA
NU
Data:
Auditor intern,
Comnescu Cristian
X
X
OBS.
X
X
X
X
X
X
X
X
X
-
X
X
Lista de control
nr. 4.6.2.
FIAP nr. 4.6.2.
X
-
Supervizor,
Petrescu Aurel
137
ENTITATEA PUBLICA
Serviciul Audit Intern
TESTUL NR. 4.5.1.
Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice
Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008
OBIECTUL TESTULUI: Pregtirea aplicrii procedurilor de achiziie public.
OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza modului de constituire a comisiilor de evaluare.
DESCRIEREA TESTULUI:
Populaia, pentru efectuarea testrii reprezint documentele aferente constituirii,
componenei i a compatibilitii membrilor comisiilor de evaluare, organizate n 2008.
Eantionul s-a constituit din documentele celor 24 achiziii publice, prevzute n Program,
respectiv 100%. Echipa de auditori interni a considerat necesar testarea ntregii populaii
pentru obinerea unei concluzii de ansamblu, avnd n vedere faptul c populaia total a
fost rezonabil ca mrime.
Testarea a urmrit analiza constituirii, componenei i a compatibilitii membrilor comisiilor
de evaluare pe baza elementelor stabilite in Lista de verificare nr. 4, poz.4.5.1., literele a-g,
i anume:
Verificarea constituirii, componenei i a compatibilitii membrilor comisiilor de evaluare:
a) Ordinele de numire ale comisiilor de evaluare sunt aprobate;
b) numrul membrilor comisiei este de cel puin 3;
c) membrii comisiilor de evaluare sunt independeni de participanii la procedura;
d) membrii comisiilor sunt eligibili n ceea ce privete studiile i experiena n domeniu;
e) declaraiile de confidenialitate i imparialitate sunt semnate de toi membrii comisiei;
f) semnarea declaraiilor se face nainte de deschiderea ofertelor;
g) constituirea pentru atribuirea fiecrui contract de achiziie n parte a unei comisii de
evaluare.
Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 4.5.1. privind Analiza modului
de constituire a comisiilor de evaluare.
De asemenea, au fost solicitate note de relaii de la salariai din cadrul Serviciului
Achiziii Publice, membri ai comisiilor de evaluare, pentru problemele legate de declaraiile de
confidenialitate i imparialitate.
CONSTATRI:
- declaraiile de confidenialitate i imparialitate nu au fost semnate de toi membrii comisiilor
- unele declaraii de confidenialitate i imparialitate ale membrilor comisiilor de evaluare au
fost semnate dup deschiderea ofertelor.
CONCLUZII:
In baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 4.5.1.
Data,
Auditor intern,
Comnescu Cristian
Supervizor,
Petrescu Aurel
138
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
Auditor,
Comnescu Cristian
Consilier,
Luiza Marin
Nota:
Pentru ntrebarea i rspunsul nr. 5 se va elabora FIAP-ul nr. 4.5.1.
139
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
NOTA DE RELATII nr. 4.5.1.b.
privind
respectarea cadrului normativ referitor la compatibilitatea membrilor comisiilor de evaluare,
adresat
domnului Andrei Bratu, consilier in cadrul Serviciului Achiziii Publice
ntrebare 1: La nivelul Serviciului Achiziii Publice exist proceduri specifice, scrise i
formalizate, privind asigurarea compatibilitii membrilor comisiilor de evaluare?
Rspuns 1: Nu, dar avem cadrul legal si fiele posturilor n care sunt prevzute de
asemenea principalele elemente care trebuie respectate pentru asigurarea compatibilitii
membrilor comisiilor de evaluare.
ntrebare 2: De cnd participai n calitate de membru n comisii de evaluare?
Rspuns 2: Avnd 15 ani vechime n acest domeniu, i n acest serviciu, sunt numit
frecvent n comisii de evaluare ca membru titular.
Auditor,
Comnescu Cristian
Consilier,
Andrei Bratu
Nota:
Pentru ntrebarea i rspunsul nr. 4 se va elabora FIAP-ul nr. 4.5.1.
140
Ordinele
de numire
ale
comisiilor
de
evaluare
sunt
aprobate
Numrul
membrilor
comisiei
este de
cel puin 3
persoane
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Membrii
Membrii
comisiilor
comisiilor de
sunt eligibili
evaluare sunt
in ceea ce
independeni
privete
de
studiile si
participanii
experiena
la procedura
in domeniu
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Declaraiile de
confidenialitate
i imparialitate
sunt semnate de
toi membrii
comisiei
Semnarea
declaraiilor
se face
nainte de
deschiderea
ofertelor
Constituirea
pentru
atribuirea
fiecrui
contract de
achiziie n
parte a unei
comisii de
evaluare
X
FIAP
X
X
FIAP
X
X
X
X
X
X
FIAP
FIAP
X
X
X
X
X
X
X
FIAP
X
X
X
X
X
X
FIAP
X
X
X
FIAP
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
141
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
ntocmit,
Comnescu Cristian
Supervizat,
Petrescu Aurel
Pentru conformitate,
Radu Nicolae
142
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
TESTUL nr. 4.6.1.
Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice
Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008
OBIECTUL TESTULUI: Pregtirea aplicrii procedurilor de achiziii publice programate.
OBIECTIVUL TESTULUI: Verificarea conformitii Documentaiei de atribuire.
DESCRIEREA TESTULUI:
Populaia pentru realizarea testului o reprezint Documentaiile de atribuire existente n
dosarele achiziiilor realizate n 2008 n cadrul entitii.
Eantionul pentru testarea conformitii Documentaiei de atribuire este de 100%,
considerndu-se o etap important n procesul achiziiilor publice, pentru a putea ajunge
la o concluzie documentat .
Testarea a urmrit existena unor indicatori n coninutul Documentaiei de atribuire i
transmiterea acestora tuturor solicitanilor, important n derularea ulterioar a procedurii de
atribuire a contractelor de achiziii publice i anume:
a) Verificarea conformitii Documentaiei de atribuire:
- adresa la care se depune oferta;
- data limit i modaliti pentru depunerea ofertei;
- ora, data i locul deschiderii ofertelor;
- cerine minime de calificare;
- garania pentru participare (cuantum, perioada de valabilitate, constituire);
- criteriul aplicat pentru atribuirea contractului;
- garania de buna execuie a contractului (cuantum, modul de constituire)
- caietul de sarcini.
b) Documentaia de atribuire cuprinde specificaii n favoarea unui operator economic
c) Documentaia de atribuire restricioneaz posibilitatea depunerii ofertelor de ctre
toi operatorii economici
d) Autoritatea contractant transmite n termen Documentaia de atribuire ctre toi
ofertanii solicitani n acest sens.
CONSTATARI:
In urma verificarii s-a constatat c unele documentaii de atribuire cuprind cerine care
nclc principiile ce stau la baza atribuirii contractului de achiziie public.
Datorita acestor constatari s-a elaborat FIAP nr. 4.6.1.
Data,
Auditor intern,
Comnescu Cristian
Supervizor,
Petrescu Aurel
143
Data,
Licitaie
1
Licitaie
2
Licitaie
3
Licitaie
4
Licitaie
5
..
Licitaie
22
Licitaie
23
Licitaie
24
X
X
X
X
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
..
Auditor intern,
n prezena,
144
ENTITATEA PUBLICA
Serviciul Audit Intern
FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 4.6.1.
Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice
Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008
PROBLEMA:
Neconformitatea Documentaiei de atribuire.
CONSTATARE:
Din analiza Documentaiilor de atribuire a rezultat:
1. Specificaii nelegale n caietul de sarcini, respectiv n cazul achiziionrii de
software de protecie antivirus, prin Documentaia de atribuire s-a specificat
denumirea produsului, respectiv Symantec AntiVirus, GFI Download Securyti ver.6,
sau similar, ceea ce contravine prevederilor art.38, alin.(1) din O.U.G. nr.34/2006
privind achiziiile publice, respectiv Se interzice definirea in caietul de sarcini a
unor specificaii tehnice care indica o anumita origine, sursa, producie, un
procedeu special, o marc de fabrica sau de comer () care au ca efect
favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici sau a anumitor produse.
2. Documentaia de atribuire nu cuprinde informaii cu privire la modalitatea de
prezentare a ofertei financiare n vederea redrii unitare de ctre participani a
acesteia (moneda n care se va exprima preul, dac preul conine TVA sau nu,
etc). De asemenea, s-a constatat c modalitatea de stabilire a preului final al
ofertelor a fost diferit, comisia de evaluare stabilind n raport de modalitatea de
prezentare a ofertei i modul de calcul a preului final. De exemplu:
- n cazul societii AAA n consoriu cu societatea BBB, comisia de selecie a
stabilit un pre mediu de 100 Euro/h, calculat prin efectuarea unei medii a tuturor
tarifelor din oferta financiar (n ofert nu se precizeaz dac preurile conin
sau nu TVA), pentru toi partenerii i asociaii din cele dou societi, dei
onorariile variaz foarte mult.
- n cazul societii CCC mpreun cu societatea DDD (n oferta financiar nu se
precizeaz dac preurile conin sau nu TVA), nu s-a utilizat modalitatea de
stabilire a preului mediu utilizat mai sus, ci o medie a tarifelor minim i maxim
prezentate n ofert, astfel c media stabilit de comisie a fost de 120 Euro/h.
- n cazul societii EEE, comisia de selecie a stabilit un pre mediu de 110
Euro/h, folosind media onorariilor din oferta financiar. De asemenea,
menionm faptul c, n oferta financiar, societatea a prezentat onorarii n lire
sterline, iar comisia a efectuat conversia n euro.
- n cazul societii FFF, aceasta a prezentat un onorariu orientativ de 200 dolari,
comisia de selecie efectund o conversie i stabilind un onorariu de 130 Euro/h.
3. La procedura de achiziii de manuale de nvare a limbii engleze autoritatea
contractant a condiionat participarea numai a editurilor englezeti, nclcnd
astfel principiul nediscriminrii operatorilor economici funcie de naionalitate. La
procedura de achiziie de bonuri de mas autoritatea contractant a condiionat
nscrierea la procedura de achiziie doar a imprimeriilor proprietate de stat
(Imprimeria Naional i Imprimeria Bncii Naionale) excluznd din competiie
imprimeriile proprietate privat, nclcnd astfel principiul nediscriminrii
operatorilor economici funcie de forma de proprietate.
145
Oferta
X
Y
Pre
2
microbuz
euro
ani
60.000
55.000
1
1
3
Euro/
an
2000
5000
Cheltuieli 1
Total
euro
4000
10.000
Euro/
an
240
360
Total
euro
720
1080
Cheltuieli
4
Total
euro
4000
8000
Total 3
ani
Total
euro
68.720
74.080
CAUZE:
Documentaiile de atribuire sunt elaborate de salariai care nu au ntotdeauna
pregtirea corespunztoare specificului achiziiei.
Documentaiile de atribuire sunt elaborate de salariai, posibili membri in comisia de
evaluare, interesai de calificarea anumitor oferte.
Inexistena unor proceduri specifice.
CONSECINTE:
Ofertele depuse de participani fiind prezentate n mod diferit, n cazul contestrii
rezultatelor, chiar comisia de evaluare se poate confrunta cu situaia de a emite o
decizie incorect, n lipsa unui cadru unitar.
Posibilitatea ncheierii unor contracte cu sume mai mari dect suma stabilit iniial prin
ierarhizarea ofertelor, prin adugarea unor sume suplimentare reprezentnd TVA
(suma stabilit iniial n ofert este considerat fr TVA, dei oferta prezentat poate fi
cu TVA, iar n contract se nscrie aceast sum stabilit iniial, la care se mai adaug
nc o dat TVA).
nclcarea principiilor de atribuire a contractului de achiyiie public[.
Restrngerea ariei ofertanilor;
Posibilitatea apariiei de contestaii i eventuale litigii cu ofertanii.
RECOMANDARI:
Elaborarea de proceduri de control (check-list) cu ajutorul crora comisia de evaluare
va verifica daca Documentaiile de atribuire au fost realizate n conformitate cu
prevederile legale privind achiziiile publice.
Stabilirea unor responsabili cu realizarea si actualizarea procedurilor.
Coroborarea atribuiilor stabilite in proceduri cu cele atribuite prin fisele posturilor.
Elaborarea proiectelor Documentaiilor de atribuire de ctre persoane cu pregtire
corespunztoare i care nu vor face parte din comisia de evaluare.
Instruirea personalului cu atribuii n domeniul achiziiilor publice n vederea: constituirii
si transmiterii Documentaiilor de atribuire i nsuirii i aplicrii corecte a legislaiei
privind achiziiile publice n spiritul eliminrii caracterului interpretabil al acesteia.
ntocmirea procedurii specifice, scris i formalizat, referitoare la elaborarea
Documentaiei de atribuire.
Efectuarea de instruiri profesionale n cadrul serviciului pentru nsuirea legislaiei i a
cadrului procedural, ndeosebi pentru procedurile nou introduse, cunoaterea i
interpretarea corecta a acestora i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele
obinute.
Data:
Intocmit,
Bacescu Ana
Supervizat,
Petrescu Aurel
Pentru conformitate,
Radu Nicolae
147
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
TESTUL NR. 4.6.2.
Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice
Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008
OBIECTUL TESTULUI: Pregtirea aplicrii procedurilor de achiziii publice programate.
OBIECTIVUL TESTULUI: Verificarea solicitrilor de clarificri privind Documentaia de
atribuire .
DESCRIEREA TESTULUI:
Populaia pentru realizarea testului o constituie documentele aferente, completrile la
Documentaia de atribuire, solicitrile de clarificri i transmiterea rspunsurilor la
acestea.
Eantionul va fi constituit din documentele de la o singura achiziie public, la care s-a
aplicat procedura licitaie deschis i unde au existat astfel de solicitri, respectiv
Achiziia de servicii ntreinere i reparaii ascensoare. Pentru participarea la licitaie
cei trei ofertani au solicitat cte un exemplar al Documentaiei de atribuire, dintre care,
ulterior, unul a solicitat clarificri.
Testarea a urmrit analiza respectrii prevederilor privind completrile solicitate la
Documentaia de atribuire i dreptul de a solicita clarificri, pe baza elementelor
stabilite n Lista de verificare nr. 4, poz. 4.6., litera f), astfel:
f) Solicitarea de clarificri
- respectarea termenului de rspuns la solicitri;
- oferirea de rspunsuri evazive sau care schimb specificaiile din
documentaie fr a acorda un termen corespunztor operatorilor pentru a
se adapta la clarificri
- transmiterea clarificrilor la Documentaia de atribuire ctre toi ofertanii
care au solicitat documentaia iniial.
Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 4.6.2. pentru Verificarea
respectrii prevederilor privind completrile la Documentaia de atribuire i dreptul de a
solicita clarificri.
CONSTATRI:
Pe baza testrii efectuate i a listei de control s-a constatat:
- nu au existat completri la Documentaia de atribuire;
- rspunsul la solicitarea de clarificri la Documentaia de atribuire s-a transmis
numai solicitantului, iar ceilali competitori nu au fost informai.
CONCLUZII:
In baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 4.6.2.
Data
Auditor intern
Comnescu Cristian
Supervizor
Petrescu Aurel
148
Ofertani
SC Ascensorul SRL
SC Elevatorul SRL
FIAP
FIAP
Elemente
testate
Respectarea termenului de rspuns la
clarificrilor solicitate, de cel puin 6 zile
nainte de data limit pentru depunerea
ofertelor
Oferirea de rspunsuri evazive sau care
schimb specificaiile din documentaie fr
a acorda un termen corespunztor
operatorilor pentru a se adapta la clarificri
Transmiterea clarificrilor la Documentaia
de atribuire ctre toi ofertanii care au
solicitat documentaia iniiala n cel mult 3
zile de la primirea solicitrii
Data,
Auditor intern,
n prezena,
149
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
FI DE IDENTIFICARE I ANALIZA A PROBLEMEI NR. 4.6.2.
Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice
Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008
PROBLEMA:
Nerespectarea prevederilor ordonanei privind dreptul de a solicita clarificri la coninutul
Documentaiei de atribuire.
CONSTATARE:
Din testul efectuat a rezultat faptul ca la solicitarea de clarificri din partea SC Elevatorul
SRL rspunsul a fost transmis numai acesteia i nu i celorlali doi competitori.
Rspunsul la clarificrile solicitate de unul dintre ofertani trebuie transmise tuturor
ofertanilor, cu protejarea identitii celui care le-a solicitat, conform prevederilor legale.
-
CAUZE:
Inexistena unor proceduri specifice scrise i formalizate referitoare la transmiterea
rspunsurilor la solicitrile de clarificri primite din partea unor ofertani.
Efectuarea acestei activiti de ctre persoane care nu au atribuii i competene stabilite
prin fia postului.
CONSECINE:
Posibilitatea respingerii unor oferte datorit nenelegerii complete a cerinelor prevzute n
Documentaia de atribuire.
nclcarea principiului transparenei, respectiv punerea la dispoziie tuturor celor interesai
a informaiilor referitoare la aplicarea procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie
public.
nclcarea principiului tratamentului egal", respectiv aplicarea n mod nediscriminatoriu a
criteriilor de selecie i a criteriilor pentru atribuirea contractului de achiziie public, astfel
nct orice furnizor/executant/ prestator s aib anse egale de a i se atribui contractul
respectiv.
Posibilitatea informrii suplimentare a unor competitori n defavoarea altora.
RECOMANDRI:
ntocmirea procedurii specifice, scris i formalizat, referitoare la transmiterea
rspunsurilor la solicitrile de clarificri primite din partea unor ofertani.
Stabilirea prin procedura a unui responsabil cu transmiterea rspunsului la clarificrile la
Documentaia de atribuire solicitate de ofertani.
Coroborarea coninutului procedurilor cu responsabilitile stabilite prin fiele posturilor.
Efectuarea de instruiri profesionale n cadrul serviciului pentru nsuirea legislaiei i a
cadrului procedural, cunoaterea i interpretarea corecta a acestora i influenarea
evalurilor anuale cu rezultatele obinute.
ntocmit,
Comnescu Cristian
Supervizat,
Petrescu Aurel
Pentru conformitate,
Radu Nicolae
150
Nr.
crt.
5.1.
5.2.
5.3.
5.4.
5.5.
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA
NU
OBS.
TEST nr.
5.5.1.
X
X
X
X
X
X
Lista de
control
nr. 5.5.1.
FIAP nr.
5.5.1.
151
5.6.
5.7.
X
X
X
X
Lista de
control
nr. 5.6.1.
X
X
FIAP nr.
5.6.1.
X
Data:
Auditor intern,
Comnescu Cristian
Supervizor,
Petrescu Aurel
152
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
TESTUL NR. 5.5.1.
Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice
Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008
OBIECTUL TESTULUI: Derularea procedurii de licitaie deschisa pentru atribuirea contractului
de achiziie public.
OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza deschiderii i calificrii ofertelor.
DESCRIEREA TESTULUI:
Populaia pentru efectuarea testului o reprezint licitaiile deschise, n numr de 10,
realizate n anul 2008 n cadrul entitii.
Eantionul a fost constituit din documentele aferente unei singure licitaii deschise, care
reprezint 10% din populaia total, unde numrul ofertelor depuse a fost cel mai mare,
respectiv Achiziia de calculatoare, cu 8 oferte depuse.
Testarea a urmrit analiza deschiderii ofertelor i stabilirea ofertelor calificate pe baza
elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 5, poz. 5.5, literele a- h, astfel:
Verificarea desfurrii deschiderii i calificrii ofertelor:
a) respectarea termenului i adresei de depunere al ofertelor;
b) deschiderea ofertelor la data, ora i locul indicate n anunul de participare;
c) calificarea ofertelor care au depus garania pentru participare;
d) calificarea ofertelor nregistrate ca persoane juridice sau nregistrate/atestate din
punct de vedere profesional;
e) calificarea ofertelor eligibile;
f) calificarea ofertelor cu capacitatea tehnic;
g) calificarea ofertelor cu capacitatea economico-financiar;
h) numrul ofertelor depuse este mai mare de 2
Pentru efectuarea testrii s-a elaborat Lista de control nr. 5.5.1. privind Analiza
deschiderii si calificrii ofertelor.
CONSTATRI:
n urma verificrii i pe baza listei de control ntocmite s-a stabilit:
- data indicat n anunul de participare nu a coincis cu data deschiderii propriu-zise a
ofertelor;
- ofertani nscrii la licitaie care nu au depus garania de participare;
- ofertani descalificai incorect.
CONCLUZII:
In baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 5.5.1.
Data,
Auditor intern,
Comnescu Cristian
Supervizor,
Petrescu Aurel
153
Oferta 1
Oferta 2
Oferta 3
Elemente
testate
Verificarea desfurrii deschiderii si calificrii ofertelor
respectarea termenului si adresei
X
X
X
de depunere al ofertelor
deschiderea ofertelor la data, ora si
FIAP
FIAP
FIAP
locul indicate n anunul de
participare
calificarea ofertelor care au depus
X
X
X
garania pentru participare
calificarea ofertelor nregistrate ca
persoane juridice sau nregistrate/
X
X
X
atestate din punct de vedere
profesional
X
X
X
calificarea ofertelor eligibile
calificarea ofertelor cu capacitatea
FIAP
X
X
tehnica
calificarea ofertelor cu capacitatea
X
X
X
economico-financiara
numrul ofertelor depuse este mai
X
X
X
mare de 2
existena i coninutul Procesuluiverbal al edinei de deschidere a
X
X
X
ofertelor
Data,
Auditor intern,
Oferta 4
Oferta 5
Oferta 6
Oferta 7
Oferta 8
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
n prezena,
154
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 5.5.1.
Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice
Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008
PROBLEMA:
Nerespectarea cadrului normativ privind deschiderea si calificarea ofertelor.
CONSTATARE:
Data precizat n anunul de participare la licitaie nu a coincis cu data deschiderii propriuzise a ofertelor.
n urma aplicrii procedurii, ofertantul SC STYLE SRL a fost descalificat
pentru
nedepunerea garaniei de participare, dei n Procesul verbal al edinei de deschidere a
ofertelor comisia de evaluare atesta existena garaniilor de participare pentru toate firmele
ofertante.
n cazul licitaiei deschise organizate pentru Achiziia de calculatoare, autoritatea
contractant a dispus ca propunerile tehnice sa fie depuse, n vederea analizrii, la un
termen limit anterior celui al depunerii efective a ofertelor. In aceste condiii, constituirea
garaniei de participare la procedura de achiziie a devenit obligatorie doar pentru ofertanii
calificai din punct de vedere al ndeplinirii condiiilor tehnice minimale.
CAUZE:
Neefectuarea controlului ierarhic privind corectitudinea elaborrii Documentaiei de atribuire.
Inexistenta unei proceduri scrise i formalizate n ceea ce privete deschiderea i calificarea
ofertelor.
CONSECINE:
Descalificarea incorecta a unui ofertant poate conduce la atribuirea contractului de achiziie
public la un pre mai mare.
Posibilitatea contestrii i anulrii procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie.
Nerespectarea caracterului confidenial al informaiilor prezentate de ctre ofertani dup
prima etapa de verificare a ndeplinirii condiiilor de calificare.
Apariia riscului de a efectua verificri inutile, n contextul n care cei declarai calificai din
punct de vedere al condiiilor tehnice minimale, nu ndeplinesc condiiile de eligibilitate
impuse prin Documentaia de atribuire.
RECOMANDRI:
ntocmirea procedurii specifice scris i formalizat referitoare la deschiderea i calificarea
ofertelor.
Stabilirea unui responsabil cu elaborarea procedurilor i actualizarea sistematic a acestora.
Coroborarea fielor posturilor salariailor cu atribuiile stabilite prin procedurile elaborate.
Asigurarea nsuirii cadrului normativ i procedural de ctre salariaii serviciului i
influenarea evalurii anuale cu rezultatele activitilor practice.
Data :
ntocmit,
Supervizat,
Pentru conformitate,
Comnescu Cristian
Petrescu Aurel
Radu Nicolae
155
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
TESTUL NR. 5.6.1.
Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice
Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008
OBIECTUL TESTULUI: Derularea procedurii de achiziie public licitaie deschis.
OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza stabilirii ofertei ctigtoare.
DESCRIEREA TESTULUI:
Populaia este reprezentat de documentele aferente ofertelor depuse pentru licitaiile
deschise realizate n cadrul entitii n anul 2008.
Eantionul va fi constituit din documentaiile a 5 din cele 10 achiziii prin licitaie deschis,
prevzute n Program, respectiv pornind cu prima achiziie i urmnd din doi n doi.
Testarea a urmrit analiza stabilirii ofertei ctigtoare pe baza elementelor din Lista de
verificare nr. 5, poz. 5.6, lit. a-f, i anume:
Verificarea stabilirii ofertei ctigtoare documentaiei :
a) conformitatea propunerii tehnice cu cerinele prevzute n Documentaia de atribuire;
b) conformitatea propunerii financiare cu cerinele prevzute n Documentaia de
atribuire;
c) existena clarificrilor necesare pentru evaluarea ofertelor;
d) existena coreciilor aritmetice n textul ofertelor;
e) pstrarea criteriului pe baza cruia se atribuie contractul stabilit n Documentaia de
atribuire, pe tot parcursul derulrii procedurii;
f) corectitudinea calculelor pentru stabilirea clasamentului ofertelor, n cazul aplicrii
criteriului oferta cea mai avantajoas din punct de vedere tehnico-economic.
Testarea s-a concretizat in elaborarea Listei de control nr. 5.6.1. pentru Analiza stabilirii
ofertei ctigtoare.
CONSTATRI:
Pe baza testrii efectuate i a listei de control s-a constatat:
- calcule eronate pentru stabilirea clasamentului ofertelor, n cazul aplicrii criteriului
oferta cea mai avantajoas din punct de vedere tehnico-economic
CONCLUZII:
n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 5.6.1.
Data,
Auditor intern,
Bcescu Ana
Supervizor,
Petrescu Aurel
156
Achiziiile
publice
Achiziie
public 1
Achiziie
public 3
Achiziie
public 5
Achiziie
public 7
Achiziie
public 9
FIAP
Elemente testate
Auditor intern,
n prezena,
157
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 5.6.1.
Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice
Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008
PROBLEMA:
Analiza stabilirii ofertei ctigtoare.
CONSTATARE:
n coninutul Documentaiei de atribuire aferent Dosarului nr. 5 al achiziiei de servicii de
ntreinere i reparaii climatizoare au fost constatate unele deficiene:
n Fia de date a achiziiei pentru factorul financiar de evaluare tariful manoperei/ora de
lucru la interveniile accidentale/lot au fost acordate 300 puncte, iar n algoritmul de calcul
prezentat n Documentaia de atribuire punctajul maxim a fost de 150 de puncte.
De asemenea, pentru valoarea minima a criteriului eantion de piese de
schimb/unitate de aer condiionat s-a acordat punctajul maxim de 150 de puncte. n
formula de calcul a punctajelor intermediare acestei valori minime a factorului financiar i-au
fost acordate 300 de puncte.
Datorit diferenelor mari dintre valorile nscrise n Fiele de date prezentate de
ofertani, erorile de calcul nu au influenat clasificarea ofertelor n funcie de acest criteriu.
Pentru valoarea maxim a factorului tehnic de evaluare asigurarea cu piese de schimb pe
perioada ndelungat (minim 9 luni) au fost acordate 150 de puncte. n oferta tehnicoeconomic SC AER COM SA a ofertat termenul de 120 de luni, adic 10 ani, pentru care a
primit punctajul maxim.
De subliniat c, oferta SC AER COM SA privind manopera/ora servicii prestate a
fost substanial mai mic dect a celorlali ofertani i n final nu a ctigat licitaia.
-
CAUZA
Interpretarea eronat a prevederilor Documentaiei de atribuire n privina calculelor
necesare pentru stabilirea ofertei ctigtoare.
Inexistena procedurii scrise i formalizate pentru evaluarea ofertelor n vederea stabilirii
ofertei ctigtoare.
Necunoaterea prevederilor legale n ceea ce privete obligativitatea solicitrii de clarificri
n cazul unei oferte cu un pre neobinuit de sczut.
CONSECINE:
Depunctarea nefondat a unor ofertani care
au respectat cerina minim din
Documentaia de atribuire care duce la favorizarea celorlali.
Posibilitatea apariiei de contestaii i eventuale litigii cu ofertanii.
ncheierea de contracte neeconomice.
158
RECOMANDARE:
Elaborarea unei proceduri scrise i formalizate n ceea ce privete aplicarea prevederilor
Documentaiei de atribuire pentru stabilirea ofertei ctigtoare i actualizarea sistematic
a acesteia.
Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea procedurilor.
Coroborarea responsabilitilor stabilite prin proceduri cu cele atribuite prin fiele posturilor.
Realizarea unui sistem de pregtire profesional cu personalul Serviciului Achiziii Publice,
viitori membrii n comisiile de evaluare, n ceea ce privete aplicarea prevederilor
Documentaiei de atribuire pentru stabilirea ofertei ctigtoare.
ntocmirea unor proceduri de control (check-list) cu ajutorul crora s se poat verifica
respectarea prevederilor Documentaiei de atribuire privind stabilirea clasamentului
ofertelor i implicit stabilirea ctigtorului.
Realizarea unei instruiri periodice cu personalul de execuie de ctre eful serviciului i
influenarea evalurilor anuale cu rezultatele acestora.
Constituirea unei echipe de control i verificarea tuturor licitaiilor din ultimul an, pentru a
constata dac aceste erori de calcul pentru stabilirea ofertei ctigtoare a fost o
ntmplare sau se prezint deja ca o practic n cadrul Serviciului Achiziii Publice.
Analiza rezultatelor acestei aciuni de control. Luarea masurilor care se impun i informarea
echipei de auditori interni.
Data:
ntocmit,
Bcescu Ana
Supervizat,
Petrescu Aurel
Pentru conformitate,
Radu Nicolae
159
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA
NU
6.1.
6.2.
6.3.
6.4.
6.5.
OBS.
X
X
X
X
Test nr.
6.5.1.
List de
control
nr. 6.5.1.
160
6.7.
Data,
Auditor intern,
Comnescu Cristian
X
X
X
Interviu nr.
6.5.1.
X
X
X
X
X
Interviu nr.
6.6.1.
X
X
X
Supervizor,
Petrescu Aurel
161
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
TESTUL NR. 6.5.1.
Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice
Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008
OBIECTUL TESTULUI: Derularea procedurii de achiziie public prin licitaie restrns.
OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza depunerii candidaturilor i selecia acestora.
DESCRIEREA TESTULUI:
Populaia pentru efectuarea testului o reprezint licitaiile restrnse, n numr de 5,
realizate n anul 2008 n cadrul entitii.
Eantionul a fost constituit din documentele ofertelor depuse, aferente tuturor licitaiilor
restrnse, deci reprezint 100% din populaia total.
Testarea a urmrit
analiza depunerii candidaturilor i selecia acestora pe baza
elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 6, poz. 6.5, literele a-i, astfel:
Verificarea depunerii candidaturilor i selecia acestora:
a) candidaturile sunt depuse n termenul legal, corespunztor i situaiilor suplimentar
prevzute
b) sunt selectai un numr de candidai egal cu cel indicat n anunul de participare
c) procedura se continu cu un numr mai mic de 5 candidai
d) criteriile de selecie aplicate sunt cele indicate n anunul de participare
e) criteriile de selecie aplicate sunt doar de natur tehnic i economico-financiar
f) invitaia de participare la etapa a doua a procedurii se transmite, concomitent, tuturor
candidailor selectai
g) invitaia de participare la etapa a doua a procedurii se transmite i candidailor
neselectai
h) la etapa a doua a procedurii particip i candidai nenscrii n prima etap
i) invitaia de participare include informaii privind modalitatea de procurare a
Documentaiei de atribuire
Pentru efectuarea testrii s-a elaborat Lista de control nr. 6.5. privind Analiza depunerii
candidaturilor i selecia acestora
CONSTATRI:
n urma verificrii i pe baza listei de control ntocmite s-a stabilit:
- Invitaia de participare la etapa a doua a procedurii nu s-a transmis concomitent tuturor
candidailor selectai.
- Etapa a doua a procedurii s-a continuat cu un numr prea mic de selecii.
CONCLUZII:
In baza acestui test s-a hotrt intervievarea unui membru n comisiile de evaluare la
licitaiile cu probleme.
Data,
Auditor intern,
Comnescu Cristian
Supervizor,
Petrescu Aurel
162
Licitaie
restrns
1
Licitaie
restrns
2
Licitaie
restrns
3
Licitaie
restrns
4
Licitaie
restrns
5
Interviu
Interviu
Interviu
Data,
Auditor intern,
n prezena,
163
ENTITATEA PUBLICA
Serviciul Audit Intern
ntrebare/rspuns
Ai participat n comisiile de evaluare pentru atribuirea contractelor de achiziii
publice prin licitaie restrns la cele dou proceduri unde s-au constatat abateri
de la cadrul legal?
Da. La prima licitaie restrns am fost membru titular, iar la a doua, iniial,
membru de rezerv. Am devenit titular prin nlocuirea obiectiv a unui coleg.
2.
3.
4.
164
5.
6.
Data
Auditor,
Comnescu Cristian
Intervievat,
Chiriac Marian
Not:
Nu se va elabora FIAP.
Informaiile obinute n cadrul interviului vor fi luate n consideraie la redactarea Raportului de
audit intern.
165
ENTITATEA PUBLICA
Serviciul Audit Intern
INTERVIU nr. 6.6.1.
privind
stabilirea ofertei ctigtoare,
n cazul licitaiilor restrnse,
adresat
domnului Chiriac Marian, salariat Serviciul Achiziii Publice
Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice
Nr.
crt.
1.
ntrebare/rspuns
Ai participat n calitate de membru titular n comisii de evaluare pentru atribuirea
contractelor de achiziii publice prin licitaie restrns?
Da. La o licitaie restrns am fost preedintele comisiei de evaluare, deci persoana
responsabil pentru atribuirea contractului, iar la o alta, iniial, membru de rezerv.
Am devenit titular prin nlocuirea obiectiv, respectiv concediu medical, a unui coleg.
2.
3.
4.
5.
Au fost cazuri cnd o ofert a prezentat un pre neobinuit de sczut? Dac da, ce
s-a ntreprins?
Nu au fost cazuri. Dar n calitate de membru ntr-o comisie de evaluare cunosc
foarte bine procedura ce trebuie parcurs n acest caz, posibilitile de
acceptare/respingere a ofertei i obligaia notificrii ANRMAP n cazul respingerii.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Data
Auditor,
Comnescu Cristian
Intervievat,
Chiriac Marian
Nota:
Potrivit rspunsurilor la interviu, nu se va elabora FIAP.
Informaiile obinute n cadrul interviului vor fi luate n consideraie la redactarea Raportului de
audit intern.
167
7.2.
7.3.
7.4.
7.5.
7.6.
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA
NU
Data,
Auditor intern,
Comnescu Cristian
X
X
X
X
OBS.
Observare
direct
Interviu 7.5.1.
FIAP 7.5.1.
Supervizor,
Petrescu Aurel
168
ENTITATEA PUBLICA
Serviciul Audit Intern
INTERVIU nr. 7.5.1.
privind desfurarea procedurii de dialog competitiv,
adresat domnului Dumitru Gabriel, salariat Serviciul Achiziii Publice
Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice
Nr.
ntrebare/rspuns
crt.
1.
n anul 2008 un singur contract s-a ncheiat n baza unui dialog competitiv?
Dialogul competitiv este o procedur introdus recent n legislaia romneasc referitor la
achiziiile publice. n anul 2008 s-a derulat o singur astfel de procedur pentru
ncheierea unui contract pentru construirea unui drum ntre dou uniti proprii pentru
pregtirea profesional continu i recreerea salariailor.
2.
Parcurgnd documentele din singurul dosar de achiziie public ncheiat prin dialog
competitiv, am s v adresez cteva ntrebri ale cror rspunsuri mi vor completa
constatrile proprii obinute n urma observrii directe.
Ai fost membru n comisia de evaluare n cadrul acestei proceduri?
Preedintele comisiei, n consecin responsabil cu derularea aciunii i atribuirea
contractului.
3.
innd cont de specificul achiziiei, din comisie au fcut parte i persoane cu pregtire n
construcii drumuri i poduri?
Din cei cinci membri, doi au avut o astfel de pregtire, iar ceilali au fost economiti.
4.
Cadrul legal privind acest gen de procedur de atribuire prevede asigurarea unei
concurene reale, respectiv un numr minim de candidai nscrii. Care a fost realitatea?
Aceast construcie era foarte important pentru instituia noastr. La competiie s-a
inscris un singur candidat, un nume recunoscut n domeniu. Cum legislaia de ultim or
face o modificare, respectiv la dialog poate participa chiar un singur candidat preselectat,
dac ndeplinete criteriile specificate, am forat cadrul legal. Nu am anulat procedura,
am purtat dialogul i fiind foarte mulumii de rezultat am ncheiat contractul.
5.
6.
7.
Data
Auditor,
Comnescu Cristian
Not: Se va elabora FIAP-ul nr. 7.5.1.
Intervievat,
Dumitru Gabriel
169
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
FI DE IDENTIFICARE I ANALIZA A PROBLEMEI NR. 7.5.1.
Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice
Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008
PROBLEMA: Neasigurarea concurenei la preselectare.
CONSTATARE:
Autoritatea contractant a fost interesat de construirea unui drum ce leag dou localiti
aflate pe versanii opui ai unui munte (n cele dou localiti aveau construite centre proprii
de pregtire profesional continu i recreere a personalului). Pentru a utiliza o procedur de
licitaie deschis sau restrns trebuia s tie cu precizie specificaiile tehnice ale construciei
respective, dar acest lucru nu a fost posibil, avnd n vedere c exist mai multe soluii
tehnice pentru a realiza respectiva construcie (tunel, pod suspendat, drum pe munte). Evident
c i montajul financiar ar fi fost diferit n funcie de soluia tehnic aleas.
n aceast situaie s-a utilizat procedura de dialog competitiv pentru a stabili soluia
tehnic cea mai avantajoas din punct de vedere economic (construcie i ntreinere).
S-a nscris un singur candidat, acesta a fost acceptat la preselecie i n final oferta
depus a fost ctigtoare i s-a ncheiat contractul. Au fost astfel nclcate prevederile OUG
34/2006, Capitolul III Proceduri de atribuire, art. 94-109.
-
CAUZE:
Neacordarea importanei cuvenite concurenei;
Folosirea doar a informaiilor externe n aprecierea candidailor;
Comoditate n derularea procedurilor de achiziie public;
Necunoaterea complet a cadrului normativ aferent acestei spee.
CONSECINE:
nclcarea principiilor generale care guverneaz activitatea de achiziii publice respectiv,
nediscriminarea, concuren, eficiena utilizrii fondurilor publice;
Eliminarea din start a unor candidai posibil mai performani tehnic/financiar;
Posibila cretere a costurilor achiziiei publice respective.
RECOMANDRI:
ntocmirea procedurii specifice, scris i formalizat, referitoare la situaiile de aplicare a
procedurilor de dialog competitiv i responsabilizarea personalului;
Revizuirea dosarelor achiziiilor publice ncheiate prin proceduri noi, n anii 2007-2008, i
n condiiile n care exist abateri de la legalitate, dar nu exist contestaii, atenionarea
personalului responsabil;
Efectuarea de instruiri profesionale n cadrul serviciului pentru nsuirea legislaiei i a
cadrului procedural, ndeosebi pentru procedurile nou introduse, cunoaterea i
interpretarea corecta a acestora i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele obinute.
ntocmit,
Comnescu Cristian
Supervizat,
Petrescu Aurel
Pentru conformitate,
Radu Nicolae
170
Nr.
crt.
8.1
8.2
8.3
8.4
ACTIVITATEA DE AUDIT
Examinarea procedurii specifice privind
derularea procedurii de negociere pentru
atribuirea contractului de achiziie public
8.1.1.Verificarea gradului de acoperire prin
procedurile specifice a activitilor aferente
iniierii procedurii negociere cu publicarea
prealabil a unui anun de participare:
a) existena procedurilor specifice
b) aprobarea procedurilor specifice de ctre
persoanele competente
c) existena modelelor aferente activitilor i
precizarea modalitilor de completare
d) existena componentei de actualizare a
procedurilor specifice
8.1.2. Existena activitilor de control intern n
punctele cheie ale procesului
8.1.3. Stabilirea responsabilitilor pe nivele de
execuie
8.1.4. Modalitatea arhivrii documentelor
Compararea atribuiilor din procedura specific
cu fiele posturilor
Examinarea cunoaterii proceduri specifice de
ctre responsabilii cu realizarea activitii
Aprecierea calitii procedurii de ctre
responsabilii acestora:
a) consider procedura specific
corespunztoare ?
b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii
practice ?
c) exist propuneri de perfecionare a
procedurii specifice?
DA
NU
OBS.
171
8.5
8.6.
Observare
direct
X
Nu a fost cazul
FIAP nr.
8.5.1.
Observare
direct
Nu a fost cazul
X
X
FIAP
nr. 8.5.2.
X
-
Data
Auditor intern,
Bcescu Ana
Supervizor,
Petrescu Aurel
Not:
S-a recurs la observarea fizic direct avnd n vedere numrul mic de proceduri
derulate, respectiv doua (o procedur de negociere cu publicarea prealabil a unui anun de
participare i o procedur de negociere fr publicarea prealabil a unui anun de participare),
specificul acestora (contract ncheiat dup anularea unei licitaii deschise, respectiv pentru o
situaie de extrem urgen) i obiectivele cuprinse n tematica misiunii de audit intern.
S-au elaborat FIAP-urile nr. 8.5.1. i 8.5.2.
172
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
FI DE IDENTIFICARE I ANALIZA A PROBLEMEI NR. 8.5.1.
Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice
Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008
PROBLEMA: Nerespectarea condiiilor de aplicare a procedurii de achiziie public de
negociere.
CONSTATARE:
Pentru atribuirea unui contract de furnizare articole uz casnic s-a organizat iniial o
licitaie deschis. S-au nscris 3 oferte care n urma evalurii au fost respinse ca neconforme.
S-a decis organizarea procedurii de negociere cu publicare prealabil a unui anun de
participare. S-a anulat licitaia deschis i pentru c s-a dorit o concuren mai puternic s-a
transmis un anun de participare la negociere. Documentaia de atribuire a suferit modificri n
ceea ce privete criteriul de atribuire, respectiv nu se mai dorea oferta cea mai avantajoas
economic, ci preul cel mai mic. Astfel nu a fost respectat art. 110, alin.(1), lit a) privind dreptul
de a aplica procedura de negociere, cu publicarea prealabil a unui anun de participare:
a) atunci cnd, n urma aplicrii licitaiei deschise, licitaiei restrnse, dialogului competitiv sau
a cererii de oferte, nu a fost depus nicio ofert sau au fost depuse numai oferte inacceptabile
ori neconforme. Aplicarea procedurii de negociere n acest caz este posibil numai dup
anularea procedurii iniiale de licitaie deschis, licitaie restrns, dialog competitiv sau cerere
de oferte i numai dac cerinele iniiale prevzute n documentaia de atribuire nu sunt
modificate substanial;
CAUZE:
Neacordarea importanei cuvenite concurenei i comoditate n derularea procedurilor de
achiziie public;
Necunoaterea complet a cadrului normativ aferent acestei spee.
CONSECINE:
Eliminarea din start a unor candidai posibil mai performani tehnic/financiar;
Posibila cretere a costurilor achiziiei publice respective.
RECOMANDRI:
ntocmirea procedurii specifice, scris i formalizat, referitoare la situaiile de aplicare a
procedurilor de negociere;
Revizuirea dosarelor achiziiilor publice ncheiate prin proceduri noi, n anii 2007-2008, i
n condiiile n care exist abateri de la legalitate, dar nu exist contestaii, atenionarea
personalului responsabil;
Efectuarea de instruiri profesionale n cadrul serviciului pentru nsuirea legislaiei i a
cadrului procedural, ndeosebi pentru procedurile nou introduse, cunoaterea i
interpretarea corecta a acestora i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele obinute.
ntocmit,
Comnescu Cristian
Supervizat,
Petrescu Aurel
Pentru conformitate,
Radu Nicolae
173
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
FI DE IDENTIFICARE I ANALIZA A PROBLEMEI NR. 8.5.2.
Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice
Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008
PROBLEMA: Nerespectarea condiiilor de aplicare a procedurii de achiziie public de
negociere.
CONSTATARE:
n urma reorganizrii entitii publice, prin nfiinarea a dou noi direcii, cu un numr
total de 50 de salariai, a fost necesar dotarea rapid cu mobilier i tehnic de calcul a
spaiilor i personalului aferente.
Serviciul Achiziii Publice a recurs n aceast situaie, de extrem urgen, la procedura
de negociere fr publicarea prealabil a unui anun de participare.
n virtutea acestei situaii create, Serviciul Achiziii Publice a mrit volumul i durata
contractului pentru modernizarea tuturor departamentelor entitii, nelundu-se n calcul
organizarea unei noi proceduri de achiziie public.
Este nclcat astfel prevederea legal din OUG nr. 34/2006 privind achiziiile publice,
art. 122, alin. (3), respectiv: Autoritatea contractant nu are dreptul de a stabili durata
contractului pe o perioad mai mare dect cea necesar pentru a face fa situaiei de urgen
care a determinat aplicarea procedurii de negociere fr publicarea prealabil a unui anun de
participare.
-
CAUZE:
Neacordarea importanei cuvenite concurenei i comoditate n derularea procedurilor de
achiziie public;
Necunoaterea complet a cadrului normativ aferent acestei spee.
CONSECINE:
nclcarea principiilor generale care guverneaz activitatea de achiziii publice respectiv,
nediscriminarea, transparena, eficiena utilizrii fondurilor publice;
Eliminarea din start a unor candidai posibil mai performani tehnic/financiar;
Posibila cretere a costurilor achiziiei publice respective.
RECOMANDRI:
ntocmirea procedurii specifice, scris i formalizat, referitoare la situaiile de aplicare a
procedurilor de negociere;
Revizuirea dosarelor achiziiilor publice ncheiate prin proceduri noi, n anii 2007-2008, i
n condiiile n care exist abateri de la legalitate, dar nu exist contestaii, atenionarea
personalului responsabil;
Efectuarea de instruiri profesionale n cadrul serviciului pentru nsuirea legislaiei i a
cadrului procedural, ndeosebi pentru procedurile nou introduse, cunoaterea i
interpretarea corecta a acestora i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele obinute.
ntocmit,
Comnescu Cristian
Supervizat,
Petrescu Aurel
Pentru conformitate,
Radu Nicolae
174
9.2.
9.3.
9.4.
9.5.
9.7.
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA NU
Data:
Auditor intern,
Bcescu Ana
OBS.
X
X
TEST nr.
9.5.1.
List de
control nr.
9.5.1.
X
X
X
X
FIAP nr.
9.5.1.
Nu exist
sesizri
X
-
Nu a fost
cazul
Supervizor,
Petrescu Aurel
175
ENTITATEA PUBLICA
Serviciul Audit Intern
TESTUL NR. 9.5.1.
Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice
Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008
OBIECTUL TESTULUI: Derularea procedurii de achiziie public prin cerere de oferte.
OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza conformitii invitaiilor de participare.
DESCRIEREA TESTULUI:
Testarea s-a concretizat in elaborarea Listei de control nr. 9.6. privind Analiza
conformitii invitaiilor de participare.
CONSTATARI:
In urma verificrii i pe baza listei de control s-a constatat:
- diminuarea termenului legal dintre publicarea invitaiei de participare i data limit de
depunere a ofertelor
- invitaiile de participare nu informeaz ntotdeauna cu privire la data limit pentru
depunerea ofertelor;
- nespecificarea modalitii de obinere a Documentaiei de atribuire.
CONCLUZII:
In baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 9.5.1.
Data,
Auditor intern,
Bcescu Ana
Supervizor,
Petrescu Aurel
176
Cerere de
oferta 1
Cerere de
oferta 2
Cerere de
oferta 3
Cerere de
oferta 4
Cerere de
oferta 5
FIAP
FIAP
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
FIAP
X
X
X
X
Elemente
testate
Verificarea publicrii invitaiilor de participare n
X
SEAP
Verificarea publicrii n SEAP n corelaie cu
FIAP
termenul de depunere a ofertelor
Verificarea respectrii coninutului minim de informaii
- data limit pentru depunerea ofertelor;
FIAP
- adresa la care se transmit ofertele;
X
- limba n care trebuie elaborate ofertele;
X
- criteriile minime de calificare;
X
- descrierea pe scurt a viitorului contract de
X
achiziie public;
- modalitatea de obinere a Documentaiei de
FIAP
atribuire.
Data,
Auditor intern,
n prezena,
177
ENTITATEA PUBLICA
Serviciul Audit Intern
FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 9.5.1.
Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice
Perioada auditata: 01.01.-31.12.2008
PROBLEMA:
Sistemul de prezentare al invitaiilor de participare la licitaii.
CONSTATARE:
ntre publicarea invitaiilor de participare n SEAP i termenul de depunere a ofertelor
nu au fost ntotdeauna 6 zile distan indiferent de complexitatea contractului de
furnizare ce se dorea a se atribui
Invitaiile de participare nu au informat ntotdeauna cu privire la data limit pentru
depunerea ofertelor.
Invitaiile de participare nu au informat ntotdeauna cu privire la modalitatea de
obinere a Documentaiei de atribuire.
CAUZE:
Nu a existat un control privind corectitudinea ntocmirii i publicrii invitaiilor de
participare la licitaii.
Inexistena unei proceduri scrise i formalizate n ceea ce privete ntocmirea i
publicarea invitaiilor de participare
CONSECINTE:
Baza de selecie a ofertelor este mai mic, (de regula nefiind mai mult de doi ofertani
pentru fiecare achiziie), ceea ce duce la o concuren limitat i se reduce
posibilitatea asigurrii unui pre mai bun/performane tehnice mai mari pentru subiectul
achiziiei. Preurile mai ridicate pot s mpiedice firmele mici, care de cele mai multe ori
sunt surse de inovaie, s concureze i s obin contracte.
Posibilitatea contestrii i anulrii procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie
public.
RECOMANDARI:
ntocmirea procedurii specifice, scris i formalizat, referitoare la invitaiile de
participare.
Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurii.
Asigurarea coroborrii responsabilitilor din fiele posturilor cu procedura elaborat.
Realizarea verificrii de ctre eful Serviciului Achiziii Publice a nsuirii cadrului
normativ de ctre salariaii serviciului i influenarea evalurii anuale cu rezultatele
practice obinute de acetia.
Data:
Intocmit,
Bacescu Ana
Supervizat,
Petrescu Aurel
Pentru conformitate,
Radu Nicolae
178
DA
NU
OBS.
X
X
X
X
X
Not de relaii
nr. 10.5.1.
179
Interviu nr.
10.5.1.
X
X
FIAP nr.
10.5.1.
X
X
X
X
X
-
Data:
Auditor intern,
Bcescu Ana
Supervizor,
Petrescu Aurel
180
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
NOTA DE RELAII nr. 10.5.1.
privind
respectarea cadrului normativ referitor la desfurarea unui concurs de soluii, adresat
domnului Radu Nicolae, ef serviciu, Serviciul Achiziii Publice
ntrebare 1: Cte contracte de achiziie public au fost ncheiate prin concurs de soluii, la
nivelul Serviciului Achiziii Publice, n ultimii 5 ani?
Rspuns 1: Acum doi ani, la modernizarea arhitectural a cldirii s-a mai derulat o astfel
de procedur i acum n vederea elaborrii de materiale de prezentare a instituiei noastr.
ntrebare 2: Considerai c avei experien n derularea acestui tip de procedur de
achiziie public?
Rspuns 2: Avem experien n achiziii publice n general i folosind legislaia am parcurs
i acest tip mai rar de procedur.
ntrebare 3: innd cont de cerinele minime de calificare solicitate concurenilor,
considerai c persoanele componente ale juriului au asigurat proiectelor o evaluare
profesionist corespunztoare ateptrilor?
Rspuns 3: Juriul a fost compus din 4 persoane, respectiv o persoan din partea organului
ierarhic superior, dou persoane din instituia noastr i o persoan din partea Universitii
de Arhitectur. Aceasta din urm, a fost i n juriul format la licitaia de acum doi ani i
cunoate bine activitatea instituiei.
ntrebare 4: Fia de date a concursului de soluii este detaliat i complet nct s v
asigure un proiect ctigtor ntr-adevr reprezentativ dumneavoastr?
Rspuns 4: La completarea Fiei de date a fost solicitat sprijinul unui specialist extern, iar
n ceea ce privete finalitatea licitaiei, instituia noastr a avut de ctigat n urma
procesului de publicitate.
ntrebare 5:Ai solicitat transmiterea electronic a ofertelor? n aceste condiii au fost
ndeplinite toate cerinele legale aferente acestui proces?
Rspuns 5: Modul de desfurare a procedurii de licitaie prin concurs de soluii nu a fost
contestat de nici un participant.
ntrebare 6: Mai avei ceva de adugat?
Rspuns 6: Nu.
Auditor,
Bcescu Ana
Not: Pentru mai multe detalii privind desfurarea procedurii achiziie public prin
concurs de soluii se va lua un interviu persoanei direct responsabile cu atribuirea
contractului, respectiv preedintele juriului.
181
ENTITATEA PUBLICA
Serviciul Audit Intern
2.
3.
4.
5.
ntrebare
DA
7.
10.
Cadrul normativ
9.
Obs.
6.
8.
NU
Salariaii serviciului au
acces toi la toate
calculatoarele.
Eu am deinut informaii
despre concureni.
X
X
182
11.
12.
13.
14.
Data
Auditor,
Bcescu Ana
Soluionat
X
Intervievat,
Ion Paraschiv
183
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
CONSTATARE:
Din examinarea Documentaiei de concurs, respectiv a Fiei de date a concursului de
soluii se poate observa c s-a solicitat concurenilor specializare n design i
publicitate, experien n activitatea atelierelor de creaie i ageniilor de publicitate.
Aceste specializri nu se regsesc n nici un CV al membrilor juriului. Se ncalc astfel
prevederile ordonanei, respectiv n cazul n care concurenilor li s-a solicitat o
anumit calificare profesional, atunci cel puin o treime din numrul membrilor juriului
trebuie s aib acea calificare sau una echivalent.
Potrivit rspunsurilor intervievatului, salariat n cadrul Serviciului Achiziii Publice i
membru n juriul de evaluare, au fost nclcate prevederile legale de asigurare a
integritii i confidenialitii depline a informaiilor comunicate de concureni.
CAUZE:
Interpretarea superficial a legislaiei privitoare la respectarea condiiilor de constituire
a juriului de evaluare.
Lejeritate n abordarea concursului, mai exact minimizarea scopului i importanei lui.
CONSECINE:
Neaprecierea just a criteriilor aplicate la evaluarea proiectelor.
Posibilitatea contestrii rezultatului concursului de soluii
Nedelimitarea clar a competenelor i responsabilitilor membrilor juriului de
evaluare n eventualitatea apariiei unor litigii.
RECOMANDRI:
Ordinul de numire al juriului de evaluare s aib n anex atribuiile i responsabilitile
membrilor comisiei.
Elaborarea unei proceduri specifice, scris i formalizat, care s cuprind i modul de
lucru al membrilor juriilor de evaluare n activitatea practic.
Realizarea unor perfecionri profesionale de ctre eful de compartiment pentru
cunoaterea cadrului normativ i procedural cu personalul implicat n activitatea de
achiziii publice i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele acestora.
ntocmit,
Bcescu Ana
Supervizat,
Petrescu Aurel
Pentru conformitate,
Radu Nicolae
184
ACTIVITATEA DE AUDIT
11.2.
11.3.
11.4.
11.5.
DA NU
-
OBS.
Interviu
nr. 11.5.1.
Nu a fost cazul
185
Nr.
crt.
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA NU
X
X
X
Foaie de lucru
nr. 11.6.1.
X
X
Lista de control
nr. 11.6.1.
X
X
Data :
Auditor intern,
Bcescu Ana
X
Lista de control
nr. 11.6.2.
ntr-un singur
caz contractul
s-a ncheiat cu
al doilea clasat
X
m) existena, ca parte integrant a contractului, cel
puin a urmtoarelor documente:
- Caietul de sarcini
- Propunerea tehnica i propunerea financiara
- Graficul de ndeplinire a contractului
- Graficul de pli
n) Informaii/clauze privind modul de actualizare i/sau
revizuire a preturilor contractelor
11.7. Analiza sistemului de arhivare a documentelor
OBS.
Lista de control
nr. 11.6.3.
X
-
Supervizor,
Petrescu Aurel
186
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
187
Data:
Auditor intern,
Comnescu Cristian
Intervievat,
Radu Nicolae
188
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
TESTUL NR. 11.6.1.
Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice
Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008
OBIECTUL TESTULUI: Atribuirea contractului de achiziie public
OBIECTIVUL TESTULUI: Semnarea contractului de achiziie public
DESCRIEREA TESTULUI:
Populaia pentru efectuarea testului este format din contractele de achiziie
public aferente perioadei auditate, atribuite de entitate, n numr de 24.
Eantionul pentru examinarea modului de atribuire a contractului de achiziie
public, va fi constituit dintr-un procent de 50%, din populaie, respectiv 12
contracte de achiziie public, conform Foii de lucru;
Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea ncheierii contractelor
de achiziie public pe baza Listei de verificare nr. 11, poz. 11.6., lit. c-i i anume:
- existena avizului favorabil din partea serviciului financiar-contabil pentru
disponibilitatea fondurilor;
- verificarea existenei vizei de CFP;
- verificarea existenei avizului juridic;
- examinarea existenei vizei managementului general;
- examinarea clauzelor referitoare la reclamaii i aciuni n justiie;
- examinarea clauzelor referitoare la penaliti pentru nefurnizarea bunurilor/
neprestarea serviciilor/neefectuarea lucrrilor la termenele stabilite;
- examinarea clauzelor referitoare la penaliti pentru neplata n termen a datoriilor
ctre furnizori.
Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 11.6.1. privind Analiza
atribuirii contractelor de achiziie public.
CONSTATRI:
Din analiza Listei de control nr. 11.6.1 am constatat c la nivelul entitii nu se
respect condiiilor de conformitate cu privire la contractele de achiziie public.
CONCLUZII:
n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 11.6.1.
Data:
Auditor intern,
Bcescu Ana
Supervizor,
Petrescu Aurel
189
FOAIE DE LUCRU
nr. 11.6.1.
Obiectivul nr. XI:
ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZIIE PUBLIC
Data:
Auditor intern,
n prezena,
190
Contract Contract
de
de
achiziie achiziie
public
public
nr.23
nr21
Contract
de
achiziie
public
nr.3
Contract
de
achiziie
public
nr.5
Contract
de
achiziie
public
nr.7
Contract
de
achiziie
public
nr.9
X
X
X
X
X
X
X
X
.
.
X
X
X
X
FIAP
FIAP
Auditor intern,
n prezena,
191
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 11.6.1.
Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice
Perioada auditat: 01.01-31.12.2008
PROBLEMA:
Contractele de achiziie public nu respect condiiile de conformitate.
CONSTATARE:
Unele din contractele de achiziie public atribuite de entitate nu conin clauze
referitoare la reclamaii i aciuni n justiie, daune-interese pentru neexecutarea total sau
parial a contractului, precum i clauze referitoare la eventuale penaliti pentru
neachitarea n termenele prevzute a obligaiilor i/sau nerealizarea n termen a lucrrilor,
respectiv:
contractul de achiziie public nr. 3 din data de 01 februarie 2008, atribuit SC CCC SA,
nu conine clauze referitoare la reclamaii i aciuni n justiie, ce ar putea rezulta din
nclcarea unor drepturi de proprietate intelectual (licene de software) n legtur cu
utilizarea softului achiziionat. Totodat, avnd n vedere importana noului soft pentru
entitate, echipa de auditori a constatat lipsa clauzelor contractuale referitoare la dauneinterese pentru neexecutarea total sau parial a contractului, sub forma daunelor
moratorii sau a celor compensatorii.
contractul de achiziie nr. 9 din data de 05 martie 2008, atribuit de autoritatea
contractant SC BBB SRL, nu are stipulate clauze contractuale referitoare la penaliti
pentru nerealizarea lucrrilor la termenele stabilite.
contractul de achiziie nr. 15 din data de 22 februarie 2008, atribuit SC SSS SRL,
privind furnizarea de produse, nu conine clauze referitoare la neplata n termen a
datoriilor ctre furnizori.
n acest fel nu se respect prevederile Legii nr.469/2002 privind unele msuri
pentru ntrirea disciplinei contractuale.
CAUZE:
Inexistena unor proceduri scrise i formalizate.
Lipsa unui personal specializat care s aib ca sarcin de serviciu urmrirea modului
ntocmirea contractelor de achiziie public atribuite .
Lipsa unui control efectuat de managementul entitii modului de ntocmire a
contractelor de achiziie.
CONSECINE:
Entitatea se afl n imposibilitatea recuperrii unor eventuale daune cauzate de
efectuarea unor achiziii necorespunztoare din punct de vedere cantitativ i/sau
calitativ.
Exist riscul apariiei unor datorii viitoare reprezentnd penaliti de ntrziere.
De asemenea, lipsa unor preocupri n acest domeniu a condus la ntocmirea unor
contracte de achiziie public care nu sunt n conformitate cu reglementrile legale n
vigoare.
192
RECOMANDRI:
Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind elaborarea i administrarea
contractelor de achiziie public.
Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestui sistem.
Stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru
personalul implicat n aceste activiti.
Realizarea uni program de pregtire profesional pentru personalul entitii cu atribuii
n domeniul atribuirii i derulrii contractelor de achiziie public.
Efectuarea unei analize contractelor de achiziie public atribuite de entitate n
perioada auditat, n scopul identificrii contractelor care nu respect condiiile de
conformitate i remedierea acestor deficiene.
Data:
Auditor intern,
Comnescu Cristian
Supervizor,
Petrescu Aurel
Pentru conformitate,
Radu Nicolae
193
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
TESTUL NR. 11.6.2.
Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice
Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008
OBIECTUL TESTULUI: Atribuirea contractului de achiziie public
OBIECTIVUL TESTULUI: ncheierea contractului
DESCRIEREA TESTULUI:
Populaia pentru efectuarea testului este format din contractele de achiziie public
aferente perioadei auditate, atribuite de entitate, n numr de 245
Eantionul pentru examinarea modului de atribuire a contractului de achiziie
public, va fi constituit dintr-un procent de 10%, din populaie, respectiv 3 contracte
de achiziie public, conform Foii de lucru.
Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea atribuirii contractelor
de achiziie public pe baza Listei de verificare nr. 11 poz. 11.6.2. lit. j-m i
anume:
- verificarea similitudinii datelor din Fia de date a achiziie/ Caietul de sarcini
cu cele din Contractul de achiziie public;
- verificarea similitudinii datelor din Propunerea financiar cu cele din
Contractul de achiziie public;
- examinarea clauzelor referitoare la sub contractani dac este cazul;
- examinarea datelor referitoare la asociere n cazul unei oferte.
Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 11.6.2. privind Analiza
concordanei datelor din contractelor de achiziie public cu cele din documentaiile de
atribuire.
CONSTATRI:
Din analiza Listei de control nr. 11.6.2. s-a constatat c la nivelul entitii existena
unor diferene ntre clauzele din contractele de achiziie public i solicitrile din
documentaia de atribuire a contractelor.
CONCLUZII:
n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 11.6.2.
Data:
Auditor intern,
Supervizor,
194
FOAIE DE LUCRU
nr. 11.6.2.
Obiectivul nr. XI:
ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZIIE PUBLIC
nr. 4
va cuprinde urmtoarele
Data:
Auditor intern,
n prezena,
195
LISTA DE CONTROL
nr. 11.6.2.
privind
Analiza concordanei datelor din contractelor de achiziie public cu cele din documentaia de atribuire a contractelor
Elemente testate
Nr.
crt.
1.
Elemente
eantionate
Contract de achiziie
public nr. 4
Compararea datelor
din Fia de date a
achiziie/ Caietul de
sarcini cu cele din
Contractul de
achiziie public
Compararea datelor
din Propunerea
financiar cu cele din
Contractul de
achiziie public
Compararea
datelor din
Propunerea
tehnic cu cele
din contractul de
achiziie public
Examinarea
clauzelor
referitoare la
sub
contractani
dac este
cazul
Examinarea
datelor referitoare
la asociere n
cazul unei oferte
depuse n comun
de mai muli
ofertani, dac
este cazul
2.
Contract de achiziie
public nr. 14
3.
Contract de achiziie
public nr. 24
FIAP
FIAP
Data:
Auditor intern,
n prezena,
196
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
CAUZE:
Lipsa unor proceduri de lucru, scrise i formalizate.
Elaborarea Fiei de date achiziiei de ctre o persoan fr pregtire
corespunztoare.
Interpretarea superficial a legislaiei referitoarea la atribuirea contractelor de
achiziie public.
Neefectuarea controlului intern ierarhic privind corectitudinea elaborrii
documentaiei de atribuire.
CONSECINE:
Nerespectarea principiului transparenei n atribuirea contractelor de achiziii publice.
Descalificarea incorect a ofertanilor care au prezentat oferte financiare cu tarife
mai mari.
Posibilitatea contestrii i anulrii procedurii privind atribuirea contractului de
achiziie public.
Posibilitatea apariiei unor cheltuieli cu daunele morale.
197
RECOMANDRI:
Elaborarea procedurilor de lucru, scrise i formalizate, privind atribuirea contractelor
de achiziie public; stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea
sistematic a procedurilor.
Realizarea unui control pe perioada auditat pentru a stabili dimensiunile
disfuncionalitii constatate i remedierea deficienelor.
Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul
compartimentului.
Data:
Auditor intern,
Comnescu Cristian
Supervizor,
Petrescu Aurel
Pentru conformitate,
Radu Nicolae
198
ENTITATEA PUBLICA
Serviciul Audit Intern
TESTUL NR. 11.6.3.
Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice
Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008
OBIECTUL TESTULUI: Atribuirea contractului de achiziie public
OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza ncheierii contractelor de achiziii publice.
DESCRIEREA TESTULUI:
Populaia este reprezentata de documentele care stau la baza ncheierii contractelor de
achiziii publice in anul 2008.
Eantionul va fi constituit din dosarele celor 24 achiziii publice, prevzute in Program,
respectiv 100%. Procedam astfel, deoarece innd cont de importana obiectivului am
considerat necesar testarea ntregii populaii pentru obinerea unor rezultate
concludente.
Testarea a urmrit analiza conformitii ncheierii contractelor de achiziii publice pe
baza elementelor stabilite in Lista de verificare nr. 11 poziia 11.6., literele o-r, si anume:
Analiza ncheierii contractelor de achiziii publice:
o) contractul s-a ncheiat in perioada de valabilitate a ofertelor;
p) existena, ca parte integrant a contractului, cel puin a urmtoarelor documente:
- caietul de sarcini
- propunerea tehnica i propunerea financiara
- graficul de ndeplinire a contractului
- graficul de pli
r) existenta, ca parte integranta a contractului si a informaiilor/clauzelor privind
modul de actualizare si/sau revizuire a preturilor contractelor;
Testarea s-a concretizat in elaborarea Listei de control nr. 11.6.3. pentru Analiza
ncheierii contractelor de achiziii publice.
CONSTATARI:
Pe baza testrii efectuate si a listei de control echipa de audit a constatat
nerespectarea clauzelor existente la contractul de achiziie public privind modul de
actualizare si/sau revizuire a preturilor contractelor.
n mod surprinztor, la contract se mai ncheie un act adiional cu acelai numr i
data, dar cu coninut diferit n ceea ce privete preul, rezultnd un prejudiciu adus entitii.
CONCLUZII:
In baza acestui test s-a elaborat att Fia de identificare i analiza a problemei (FIAP
nr. 11.6.3.) cat si Formular de Constatare si Raportare a Iregularitilor (FCRI nr. 11.6.3.).
Data,
Auditor intern,
Comnescu Cristian
Supervizor,
Petrescu Aurel
199
Dosar
7
Dosar
8
Dosar
9
Dosar
10
X
X
X
X
X
X
X
X
FIAP
FCRI
200
ENTITATEA PUBLICA
Serviciul Audit Intern
FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 11.6.3.
Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice
Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008
PROBLEMA:
nclcarea clauzelor privind actualizarea/revizuirea preturile din contractele de achiziii
publice.
CONSTATARE:
Din analiza Dosarului de achiziie publica nr. 8 s-a constatat:
-
Din verificarea efectuat de ctre echipa de audit la firma prestatoare, s-a constatat c
n anul 2008, aceasta a practicat mai multe tarife de la 7,5 lei la 12,5 lei mc. Pentru
majoritatea instituiilor publice s-a practicat tariful maxim.
CAUZA
Inexistena procedurii scrise privitor la ncheierea contractului de achiziie public i
derularea ulterioar a contractelor ce depesc perioada unui an.
Necunoaterea temeinic a prevederilor legale in ceea ce privete ncheierea
contractului de achiziie publica i derularea ulterioar a contractelor ce depesc
perioada unui an.
Lipsa controlului intern, neexercitarea corespunztoare a vizei controlului financiar
preventiv propriu i delegat.
201
CONSECINTE:
Posibilitatea prejudicierii entitii prin inexistena unor clauze de actualizare/revizuire
adecvate. Spre exemplu n situaia de mai sus autoritatea contractanta a pltit in plus in
anul 2008 suma de 4.500 lei noi.
RECOMANDARE:
ntocmirea unor proceduri de control (check-list) cu ajutorul crora s se poat verifica
respectarea prevederilor contractuale.
Elaborarea unei proceduri scrise i formalizate n ceea ce privete ncheierea
contractului de achiziie public i derularea ulterioar a contractelor ce depesc
perioada unui an.
Asigurarea responsabilitilor prevzute in proceduri prin fiele posturilor.
Realizarea unui sistem de pregtire profesional cu personalul Serviciului Achiziii
Publice i influenarea cu rezultatele acestuia a evalurilor anuale.
Data:
Intocmit,
Comnescu Cristian
Supervizat,
Petrescu Aurel
Pentru conformitate,
Radu Nicolae
202
ENTITATEA PUBLICA
Serviciul Audit Intern
FORMULAR DE CONSTATARE SI RAPORTARE A IREGULARITATILOR
nr. 11.6.3.
Ctre: domnul NICOLESCU Mircea, conductorul structurii de audit intern
CONSTATARE
In urma misiunii de audit intern, efectuat la Serviciul Achiziii Publice din cadrul
Direciei Administrative i Patrimoniu, n perioada 01.02-30.04.2009, la Dosarul achiziiei
publice nr. 8, s-au constatat urmtoarele:
-
Echipa de auditori interni, din verificarea efectuata la firma prestatoare a constatat ca, in
anul 2006, aceasta a practicat mai multe tarife de la 7,5 lei la 12,5 lei mc, iar pentru
majoritatea instituiilor publice a practicat tarife maximale, evident cu acordul
contractanilor.
203
ANEXE:
copie contract achiziie servicii de evacuare si depozitare a gunoiului menajer;
copie Memoriu justificativ, depus la autoritatea contractanta;
copii acte adiionale nregistrate la autoritatea contractanta.
Data:
Auditor,
Comnescu Cristian
Supervizor:
Petrescu Aurel
204
DA
NU
X
X
X
X
OBS.
TEST
nr. 12.5.1.
Foaie de lucru
nr. 12.5.1.
Lista de control
nr. 12.5.1.
FIAP
nr. 12.5.1.
205
X
X
Interviu nr.
12.6.1.
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
TEST
nr. 12.7.1.
Lista de control
nr. 12.7.1.
X
X
X
FIAP
nr. 12.7.1.
X
X
X
206
X
X
X
X
X
X
Data:
Auditori interni:
Bcescu Ana
Supervizor:
Petrescu Aurel
207
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
TESTUL NR. 12.5.1
Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice
Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008
OBIECTUL TESTULUI: Derularea i administrarea contractului de achiziie public
OBIECTIVUL TESTULUI: Garania de bun execuie
DESCRIEREA TESTULUI:
Populaia pentru efectuarea testului este format din contractele de achiziie public
aferente perioadei auditate, ntocmite i administrate de entitate, n numr de 24.
Eantionul este constituit dintr-un procent de 25%, din populaie, respectiv 6 contracte
de achiziie public, alese aleatoriu, conform Foii de lucru.
Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea constituirii i gestionrii
garaniei de bun execuie aferent contractelor de achiziie public pe baza Listei de
verificare nr. 12 poz. 12.5. i anume:
- examinarea existenei clauzelor contractuale referitoare la garania de bun
execuie;
- examinarea constituirii garaniei de bun execuie n temenele stabilite prin contract;
- urmrirea constituirii garaniei de bun execuie n cuantumul stabilit prin contract;
- verificarea posibilitilor de a emite pretenii asupra garaniei de bun execuie;
- examinarea restituirii garaniei de bun execuie dup finalizarea contractelor
Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 12.5.1. privind
constituirea i gestionarea garaniei de bun execuie.
CONSTATRI:
Pe baza testrii i Listei de control nr. 12.5.1. s-a constatat :
- garania de bun execuie nu este constituit n cuantumul prevzut n contract;
- nerestituirea garaniei de buna execuie dup expirarea perioade de garanie
stabilit pin contract;
- entitatea public nu are un control asupra garaniei de bun execuie constituit
conform prevederilor contractuale .
CONCLUZII:
n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 12.5.1.
Data:
Auditor intern,
208
FOAIE DE LUCRU
nr. 12.5.1.
Obiectivul XII:
DERULAREA I ADMINISTRAREA CONTRACTULUI DE ACHIZIIE PUBLIC
Data:
Auditor intern,
n prezena,
209
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Elemente
eantionate
Contract de achiziie
nr.1
Contract de achiziie
nr.5
Contract de achiziie
nr.9
Contract de achiziie
nr.13
Contract de achiziie
nr.17
Contract de achiziie
nr.21
Data:
Urmrirea constituirii
garaniei de bun
execuie n cuantumul
stabilit prin contract
Verificarea
posibilitilor de a
emite pretenii
asupra garaniei de
bun execuie
Examinarea
restituirii
garaniei de
bun execuie
dup finalizarea
contractelor
Examinarea
constituirii
garaniei de
bun execuie
n termenele
stabilite prin
contract
X
FIAP
FIAP
FIAP
Examinarea
existenei clauzelor
contractuale
referitoare la
garania de bun
execuie
Auditor intern,
n prezena
210
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Public Intern
CAUZE:
Inexistena unor proceduri scrise i formalizate.
Lipsa unui personal specializat care s aib ca sarcin de serviciu urmrirea
constituirii i restituirii garaniei de buna execuiei.
Necunoaterea adecvat a sistemului de decontare interbancar de ctre personalul
entitii a avut ca rezultat posibilitatea utilizrii de ctre furnizor a sumelor constituite
garanie de bun execuie.
Lipsa unei colaborri ntre persoana nsrcinat cu evidena analitic a creditorilor din
cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern i personalul Serviciului Achiziii
publice.
211
CONSECINE:
Lipsa unei garanii referitoare la ndeplinirea cantitativ, calitativ i n perioadele
convenite a contractelor de achiziii atribuite.
Existena riscului apariiei unei datorii viitoare reprezentnd penaliti de ntrziere.
RECOMANDRI:
Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind constituirea i administrarea
garaniei de bun execuie.
Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestui sistem.
Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru
personalul implicat n aceste activiti.
Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul entitii, privind
necesitile de informare n domeniul achiziiilor publice i a sistemului de decontare
bancar.
Stabilirea relaiilor de colaborare ntre structurile funcionale, prin ROF-ul entitii,
astfel nct s permit o circulai rapid a informaiilor, fr nicio distorsionare a
coninutului acestora.
Analiza tuturor contractelor de achiziii atribuite de entitate n perioada auditat, n
scopul identificrii cazurilor n care constituirea i gestionarea garaniei de bun
execuie s-a fcut fr respectarea cadrului normativ i remedierea deficienelor.
Data:
Auditor intern,
Bcescu Ana
Supervizor,
Petrescu Aurel
Pentru conformitate,
Radu Nicolae
212
ENTITATEA PUBLICA
Serviciul Audit Intern
INTERVIU nr. 12.6.1.
privind
administrarea contractelor de achiziii publice
adresat
domnului Victor UNGUREANU, salariat in cadrul Serviciului Achiziii Publice
Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice
Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008
Nr.
crt.
Intrebri
1.
Rspunsuri
2.
3.
213
4.
5.
Ce presupune plile
intermediare la contract?
6.
7.
8.
9.
Nu.
Data:
Auditori interni,
Bcescu Ana
Intervievat,
Victor Ungureanu
Nota:
Informaiile primite in cadrul interviului vor fi cuprinse in Raportul de audit intern.
Pe baza rspunsurilor celui intervievat, nu s-a elaborat FIAP.
214
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
TESTUL NR. 12.7.1.
Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice
Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008
OBIECTUL TESTULUI: Derularea i administrarea contractului de achiziie public
OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza dosarelor achiziii lor publice.
DESCRIEREA TESTULUI:
215
CONSTATRI:
n urma verificrii i pe baza listei de control ntocmite s-a constatat:
unele dosare sunt incomplete. deoarece:
- in dosarele achiziiilor 2, 3 i 17 nu exista Notele privind determinarea valorii
estimative, fr tva, a contractului de achiziie public ;
- in dosarul achiziiei 4 nu exist Documentaia de atribuire, inclusiv
clarificrile solicitate i rspunsurile aferente transmise de autoritatea
contractant;
- in dosarul achiziiei 28 nu exist Decizia de numire a comisiei de evaluare;
- in dosarele achiziiilor 17 i 24 nu exist copii ale contractelor de achiziii
publice.
Spaiul afectat pentru arhivare este necorespunztor nevoilor de arhivare a dosarelor
achiziiilor publice.
Din analiza respectrii modului de pstrare a dosarelor achiziiilor publice, s-a
constatat c acestea sunt deteriorate, dei au termen de pstrare cel puin 5 de ani
dup ncheierea contractelor.
CONCLUZII:
In baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 12.7.1.
Data,
Auditor intern,
Comnescu Cristian
Supervizor,
Petrescu Aurel
216
Dosarul
achiziiei
publice se
pstreaz un
timp
suficient de
la data
finalizrii
contractului
Dosarul
achiziiei
publice
este pus la
dispoziia
oricrei
autoriti
publice
interesate,
spre
consultare
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Dosarul
achiziiei
publice este
pstrat n
locaii/
condiii
corespunztoare
FIAP
FIAP
..
..
Dosarul
achiziiei
publice nr. 15
Elemente
testate
Existena
dosarelor
achiziiilor
publice
Dosarele
achiziiilor
publice
Dosarul
achiziiei
publice nr. 1
Dosarul
achiziiei
publice nr. 2
Dosarul
achiziiei
publice nr. 3
Dosarul
achiziiei
publice nr. 4
Dosarul
achiziiei
publice nr. 5
217
Elemente
testate
Existena
dosarelor
achiziiilor
publice
Dosarele
achiziiilor
publice
Dosarul
achiziiei
publice nr. 16
Dosarul
achiziiei
publice nr. 17
..
Dosarul
achiziiei
publice nr. 24
Data:
Existena
numerotri,
nuruirii i
semnrii
procesului
de predareprimire a
dosarelor
arhivate i
a opisului
Dosarul
achiziiei
publice se
pstreaz un
timp
suficient de
la data
finalizrii
contractului
Dosarul
achiziiei
publice
este pus la
dispoziia
oricrei
autoriti
publice
interesate,
spre
consultare
..
X
..
X
..
X
Auditor intern,
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Dosarul
achiziiei
publice este
pstrat n
locaii/
condiii
corespunztoare
n prezena,
218
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
FISA DE IDENTIFICARE i ANALIZA A PROBLEMEI NR. 12.7.1.
Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice
Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008
PROBLEMA:
Nentocmirea complet a dosarelor achiziii lor publice pentru toate contractele
ncheiate i pstrarea n condiii necorespunztoare a acestora.
CONSTATARE:
Din analiza echipei de auditori interni au reieit o serie de nereguli.
Existena de dosare care conin originalele contractelor de achiziii publice care n
mod normal ar trebui s se regseasc la Direcia Buget i Contabilitate;
Unele dosare sunt incomplete, deoarece nu conin documente prevzute de cadrul
normativ, respectiv:
- notele privind determinarea valorii estimate a achiziiei, fr tva;
- Documentaia de atribuire;
- Decizia de numire a comisiei de evaluare;
- copiile contractelor de achiziii.
Din analiza respectrii modului de pstrare a dosarelor achiziiilor publice s-a
constatat c nu se poate rspunde la cererea doamnei Ionescu Laura, nregistrat
sub nr. 1852/18.04.2007, prin care solicit o copie a dosarului unei achiziii publice
ncheiate n anul 2005, contract n derulare, deoarece dosarul este deja deteriorat,
dei are termen de pstrare de 5 de ani dup ncheierea contractului.
Lipsa la nivelul entitii a spaiului necesar care s permit arhivarea dosarelor
achiziiilor publice, n conformitate cu prevederile legale n vigoare.
CAUZA
- Efectuarea parial a ndosarierii documentelor aferente desfurrii procedurilor
de atribuire a contractelor de achiziie, aceasta fiind considerat de ctre eful
serviciului ca o operaiune neimportant.
- Inexistena unui responsabil cu activitatea de ndosariere care s aib atribuiile
stabilite prin fia postului.
- Pn la data acestei misiuni ntocmirea dosarelor achiziii lor publice s-a realizat
prin rotaie de salariaii Serviciului Achiziii Publice, fr a se efectua verificarea
ulterioara a integralitii coninutului dosarelor;
- Inexistena procedurii specifice privind constituirea, arhivarea i pstrarea
dosarelor achiziiilor publice.
219
CONSECINE:
- Dificultate n gsirea unor documente datorit dosarelor incomplete;
- Posibilitatea pierderii/dispariiei unor documente;
- Imposibilitatea urmririi respectrii procedurilor de achiziie public, fapt care
conduce la nerespectarea cadrului legal n domeniu, fr a putea constata i/sau
preveni asemenea situaii.
- n situaia necesitii de a consulta dosarelor achiziiilor publice acestea nu pot fi
accesate.
- Entitatea se afl n imposibilitatea eliberrii unor documente solicitate.
RECOMANDARE:
- Elaborarea procedurii specifice scrise i formalizate pentru ntocmirea dosarelor
achiziiilor publice, care s cuprind modul de constituire, de accesare, stocare i
utilizare a dosarelor arhivate.
- Desemnarea unui salariat din cadrul Serviciului achiziii
Publice, prin
completarea fisei postului, care va avea atribuii i competente pentru
constituirea dosarelor achiziiilor publice.
- Coroborarea atribuiilor stabilite prin proceduri cu cele din fiele posturilor.
- Pstrarea la dosare numai a copiilor contractelor de achiziie ncheiate, cu
specificarea conform cu originalul.
- Reconstituirea dosarelor pentru achiziiile efectuate i completarea acestora cu
documentele prevzute de cadrul normativ i procedural, pentru ultimii trei ani.
Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele aciunii de reconstituire a
dosarelor de achiziii de ctre persoanele responsabile cu aceste activiti.
- Verificarea ntregii arhive a entitii, n scopul depistrii documentelor deteriorate
i/sau distruse i luarea msurilor necesare pentru reconstituirea acestora.
Data:
ntocmit,
Bcescu Ana
Supervizat,
Petrescu Aurel
Pentru conformitate,
Radu Nicolae
220
ENTITATEA PUBLICA
Serviciul Audit Intern
NOT CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU
Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice
Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008
ntocmit: Comnescu Cristian, Bcescu Ana
Avizat: Petrescu Aurel
Constatarea
Data:
Data:
Document justificativ
Exist
DA
NU
X
ROF-ul Direciei
Plan de pregtire
profesional
manuale, ghiduri practice
X
X
Registrul riscurilor
program anti-virus
parol unic de acces
X
X
Programul de achiziii
publice pentru anul 2008
referatele de necesitate
221
Constatarea
Document justificativ
Nesemnarea declaraiilor de
confidenialitate i imparialitate de
toi membrii comisiilor de evaluare.
Semnarea declaraiilor de
confidenialitate si imparialitate
dup deschiderea ofertelor.
Incompatibilitate ntre CV-urile
membrilor juriului i specializrile
solicitate candidailor la concursul
de soluii.
Programul de achiziii
publice pentru anul 2008
Exist
DA
NU
X
declaraiile de
confidenialitate i
imparialitate aferente
fiecrei comisii de evaluare
interviuri
not de relaii
interviu
CV membrii juriului
X
X
X
Neconformitatea Documentaiei de
atribuire
Rspunsul la solicitarea de
clarificri la Documentaia de
atribuire s-a transmis numai
solicitantului.
Documentaia de atribuire
rspunsurile la adresele de
solicitare clarificri
anunurile de participare
procesele-verbale ale
edinelor de deschidere a
ofertelor.
X
X
procesele-verbale ale
edinelor de deschidere a
ofertelor
documente de depunere a
garaniilor de participare
Documentaia de atribuire
pentru achiziiile analizate
Ofertele depuse
Rapoartele ntocmite
pentru atribuirea
contractelor
X
X
222
Constatarea
Document justificativ
Exist
DA
NU
X
Nerespectarea numrului
candidailor nscrii pentru
preselectare ntr-un dialog
competitiv
Contractele de negociere
invitaiile de participare
existente in dosarele
achiziiilor publice
contractele de achiziii
publice
fiele de date ale
achiziiilor publice
dosarul de achiziie nr. 8
X
X
Neactualizarea/nerevizuirea
preurilor din contractele de achiziii
publice
contractele de achiziii
publice
Auditori interni,
Comnescu Cristian
Bcescu Ana
223
ENTITATEA PUBLICA
Serviciul de Audit Intern
Data:
Data:
Lista participanilor:
Numele
Tnase Dumitru
Popescu Laureniu
Radu Nicolae
Nicolescu Mircea
Petrescu Aurel
Comnescu Cristian
Bcescu Ana
Funcia/ Direcia/
Serviciul
Director Ec.
Director Adm. Patr.
Sef serv. Achiziii Publice
Director Audit Intern
Sef serv. Audit Intern
Auditor intern
Auditor intern
Nr.
telefon
Semntura
Stenograma edinei:
Prezentarea obiectivelor auditate si constatrilor pentru fiecare obiect auditat; a fost
discutat fiecare deficien n parte, au fost analizate cauzele care au contribuit la
realizarea disfuncionalitii, au fost prezentate recomandrile care urmeaz a fi
implementate pentru eliminarea deficienelor constatate.
In cadrul edinei de nchidere structura auditat si-a nsuit in totalitate constatrile
si recomandrile formulate de echipa de auditori.
In consecin, proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit intern final
care va fi pregtit pentru aprobare si transmitere structurii auditate. Raportul de audit
intern va fi nsoit de o SINTEZA care va conine concluziile echipei de auditori
interni cu prezentarea principalelor recomandri si opinia general a acesteia.
Structura auditat se angajeaz s completeze Planul de aciune i calendarul
implementrii recomandrilor, cu termenele de realizare si persoanele responsabile
cu implementare acestora, pe care l vor discuta cu echipa de auditori.
224
ENTITATEA PUBLICA
Serviciul Audit Intern
STRUCTURA AUDITAT:
DIRECIA ADMINISTRATIV SI PATRIMONIU
SERVICIUL ACHIZITII PUBLICE
BUCURESTI
225
I. INTRODUCERE
Echipa de auditare a fost formata din :
Comnescu Cristian - auditor intern, coordonator al misiunii;
Bcescu Ana - auditor intern.
Cei doi auditori fac parte din Serviciul Audit Intern al entitii publice.
Ordinul de efectuare a misiunii de audit - Ordinul de serviciu nr. /2009.
Baza legal a aciunii de auditare:
- Planul de audit intern pentru anul 2009, aprobat de conducerea instituiei;
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificrile si completrile
ulterioare;
- OMFP nr. 38/2003 prin care se aproba Normele metodologice de aplicare a Legii nr.
672/2002, cu modificrile si completrile ulterioare;
- Ordinul prin care se aprob Normele proprii de exercitare a auditului intern n cadrul
entitii publice.
Durata aciunii de auditare 01.02 - 31.03.2009.
Perioada supus auditrii 01.01.-31.12.2008.
Scopul misiunii de audit intern este de a evalua activitatea de achiziii publice de la
nivelul entitii in ceea ce privete respectarea condiiilor de legalitate, economicitate,
eficacitate, de a aduga valoare prin formularea recomandrilor, iar in cazul identificrii
unor iregulariti, de a se corecta.
Obiectivele misiunii de audit intern:
A. Obiective generale iniiale
1. Organizarea activitii de achiziii publice
Organizarea sistemului informatic al achiziiilor publice
5. Programul anual al achiziiilor publice
6. Pregtirea aplicrii procedurilor de achiziii publice programate
B. Derularea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice:
7. Licitaie deschis
8. Licitaie restrns
9. Dialog competitiv
10. Negociere
11. Cererea de oferte
12. Concursul de soluii
Obiective generale finale
13. Atribuirea contractului de achiziie public
14. Derularea i administrarea contractului de achiziie public
226
227
228
Procedurile specifice
achiziii publice
care
reglementeaz
activitatea
de
229
230
1.2.
231
1.3.
232
233
234
235
Comisia de evaluare
Documentaia de atribuire
236
Formulare i modele
Alte informaii cu privire la impozitare, protecia mediului, protecia muncii
La ntocmirea documentaiilor de atribuire, autoritatea contractanta va utiliza
documentaia standard, conform cadrului normativ.
Datorit constatrii privind constituirea incomplet a Documentaiilor de atribuire,
echipa de audit intern recomand organizarea de instruiri periodice cu personalul
serviciului privind aceast activitate i elaborarea unor proceduri de control care s vin
n sprijinul comisiei de evaluare care verific respectarea conformitii realizrii
Documentaiilor de atribuire.
Orice furnizor, executant sau prestator, care a obinut un exemplar al
Documentaiei de atribuire, are dreptul de a solicita, in scris, clarificri despre
elementele cuprinse in aceasta.
Entitatea publica, in calitate de autoritate contractanta, are obligaia de a
rspunde la orice solicitare pentru eventuale clarificri, respectnd condiiile prevzute
de cadrul normativ, astfel rspunsul la clarificrile solicitate de unul dintre ofertani
trebuie transmis tuturor ofertanilor, cu protejarea identitii celui care le-a solicitat.
De asemenea, autoritatea contractant are dreptul de a completa documentaiile
din proprie iniiativ, ori de cate ori consider c este necesar. Aceste completri
trebuie comunicate, n scris, tuturor celor crora li s-a transmis un exemplar al
documentaiilor respective.
Echipa de auditori interni a examinat respectarea prevederilor legale privind
completrile la documentaii si dreptul de a solicita clarificri si au constatat faptul ca in
urma unei solicitri pentru o clarificare, rspunsul nu a fost transmis dect solicitantului,
nu si celorlali competitori. Aceasta aciune contravine cadrului normativ, avnd drept
consecin respingerea unor oferte datorita nenelegerii complete a cerinelor, sau
informarea suplimentara a unor competitori in defavoarea altora.
S-au nclcat principiul transparentei, respectiv punerea la dispoziie tuturor
celor interesai a informaiilor referitoare la aplicarea procedurii pentru atribuirea
contractului de achiziie public i principiul tratamentului egal", respectiv aplicarea in
mod nediscriminatoriu a criteriilor de selecie i a criteriilor pentru atribuirea contractului
de achiziie public, astfel nct orice furnizor/executant/prestator s aib anse egale
de a i se atribui contractul respectiv.
In acest context, echipa de auditori interni recomanda elaborarea unor proceduri
de lucru, scrise si formalizate, cu respectarea ntocmai a cadrului normativ si stabilirea
responsabililor cu monitorizarea aplicrii i actualizrii lor.
De asemenea, este necesar instituirea unui sistem de pregtire profesional al
salariailor, de ctre eful serviciului, i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele
realizrii nsuirii i aplicrii procedurilor.
237
5. Licitaie deschis
5.1.
238
Dialogul competitiv este procedura la care orice operator economic are dreptul
de a-i depune candidatura i prin care autoritatea contractant conduce un dialog cu
candidaii admii, n scopul identificrii uneia sau mai multor soluii apte s rspund
necesitilor sale, urmnd ca, pe baza soluiei/soluiilor identificate, candidaii selectai
s elaboreze oferta final.
Procedura poate fi desfurat doar dup verificarea prealabil a ndeplinirii
cumulative a dou condiii:
- contractul ce urmeaz a fi atribuit este de complexitate deosebit;
- aplicarea procedurii de licitaie deschis sau restrns nu permite
atribuirea contractului n cauz.
Contractul ncheiat de Serviciul Aciziii Publice este de complexitate tehnic,
respectiv autoritatea contractant nu este n msur s defineasc (nseamn c i este
imposibil nu c este incompetent) specificaiile tehnice capabile s i satisfac
necesitile i exigenele.
239
Invitaia de participare
240
241
242
Echipa de auditori interni, in baza acestui FIAP, a elaborat si FCRI, pe care l-a
transmis managementului general in vederea acionrii in timpi reali, si prezentat in cele
ce urmeaz.
FORMULAR DE CONSTATARE SI RAPORTARE A IREGULARITATILOR
CONSTATARE
In urma misiunii de audit intern, efectuat la Serviciul Achiziii Publice din cadrul
Direciei Administrative i Patrimoniu, n perioada 01.02-30.04.2009, la Dosarul
achiziiei publice nr. 8, s-au constatat urmtoarele:
- La contractul de servicii atribuit de autoritatea contractanta ofertantului SC
ECOLOGIA SRL au fost ncheiate clauze privind actualizarea si/sau revizuirea
valorii prestaiei de evacuare si depozitare a gunoiului menajer, pentru ntreaga
perioada de valabilitate a contractului, 2006-2008, respectiv creterea anuala a
tarifului pe mc cu 5% (tariful de pornire, pentru anul 2006, a fost de 8 lei/mc gunoi
menajer, fara TVA).
In anul 2007, societatea prestatoare nainteaz autoritii contractante un
memoriu justificativ, in urma cruia stabilete tariful prestaiei lunare la 10 lei/mc fara
TVA, ncepnd cu ianuarie 2008.
Tot in 2007 se nregistreaz pe adresa autoritii contractante un act adiional
prin care se stabilete ca tariful prestaiei de evacuare si depozitare a gunoiului
menajer sa fie de 10 lei mc ncepnd cu ianuarie 2008, fr TVA. Actul adiional a
fost gsit semnat doar de prestator.
Corespunztor clauzelor contractuale, pentru anul 2008, al treilea an din
perioada de valabilitate a contractului, tariful trebuia sa fie de 8,8 lei/mc gunoi
menajer, fr TVA.
De asemenea, la contract, in mod inexplicabil, se mai ncheie un act adiional
cu acelai numr si data, dar cu coninut diferit in ceea ce privete tariful pentru anul
2008, respectiv 12,5 lei/mc, fr TVA.
In consecin, pentru anul 2008, diferena nejustificata prin clauzele
contractuale a fost de 3,7 lei/mc gunoi menajer, fr TVA.
Datorita acestor iregulariti, autoritatea contractanta a pltit in plus in anul
2008 suma de 4.500 lei noi.
Echipa de auditori interni, din verificarea efectuata la firma prestatoare a
constatat ca, in anul 2006, aceasta a practicat mai multe tarife de la 7,5 lei la 12,5 lei
mc, iar pentru majoritatea instituiilor publice a practicat tarife maximale, evident cu
acordul contractanilor.
ACTE NORMATIVE INCALCATE:
OUG nr. 34/2006 privind achiziiile publice, cu modificrile si completrile
ulterioare .
HG nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a Ordonanei de
urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind achiziiile publice, cu modificrile i
completrile ulterioare .
243
RECOMANDARE:
Deoarece au fost angajate cheltuieli suplimentare nejustificate, propunem
recuperarea sumei de 4.500 lei, de la SC ECOLOGIA SRL. In eventualitatea in care
suma nu se poate recupera de la SC ECOLOGIA SRL, directorul Direciei Administrativ
si Patrimoniu va stabili, in vederea recuperrii, persoanele responsabile de derularea
contractului care, dei aveau cunotina de prima form a contractului, au naintat, spre
aprobare conducerii autoritii contractante un act adiional cu acelai numr si data,
dar cu tarife diferite de cele stabilite prin contract.
Faptul c a fost aprobat, conduce la ideea c nu exist o procedur pentru
aceasta activitate, astfel conducerea a semnat pe ncredere, fr a verifica contractul.
De asemenea, recomandam elaborarea unei proceduri scrise si formalizate si
stabilirea unui responsabil de procedura.
-
ANEXE:
copie contract achiziie servicii de evacuare si depozitare a gunoiului menajer;
copie Memoriu justificativ, depus la autoritatea contractanta;
copii acte adiionale nregistrate la autoritatea contractanta.
244
245
III. CONCLUZII
Prezentul proiect de Raport de audit intern a fost ntocmit n baza Listei
centralizatoare a activitilor auditabile, a Programului de audit i a Programului de
intervenie la faa locului, a constatrilor efectuate, n timpul colectrii i prelucrrii
informaiilor, i n timpul muncii pe teren. Toate constatrile au la baza probe de audit
obinute pe baza testelor efectuate consemnate in documentele de lucru (liste de
control, foi de lucru, interviuri, note de relaii) ntocmite de auditorii interni i nsuite de
factorii de management ai entitii.
Echipa de auditori interni pe baza testrilor i analizelor efectuate evalueaz
Activitatea de achiziii publice conform grilei:
Nr.
crt.
1.
APRECIERE
OBIECTIVUL
FUNCTIONAL
5.
ORGANIZAREA ACTIVITATII DE
ACHIZITII PUBLICE
ORGANIZAREA SISTEMULUI
INFORMATIC AL ACHIZIIILOR
PUBLICE
PROGRAMUL ANUAL AL
ACHIZIIILORI PUBLICE
PREGATIREA APLICARII
PROCEDURILOR DE ACHIZIII
PUBLICE
LICITATIE DESCHISA
6.
7.
LICITATIE RESTRNS
DIALOG COMPETITIV
8.
9.
NEGOCIERE
CERERE DE OFERTE
10.
CONCURS DE SOLUII
11.
ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE
ACHIZIIE PUBLIC
DERULAREA I ADMINISTRAREA
CONTRACTULUI DE ACHIZITIE
PUBLICA
2.
3.
4.
12.
DE
IMBUNATATIT
CRITIC
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
246
Supervizat,
Petrescu Aurel
Not:
Precizm c n practic, Raportul de audit intern este semnat pe fiecare pagin de
echipa de auditori interni, iar pe ultima pagin att de auditorii interni, ct i de
supervizorul misiunii de audit.
247
SINTEZA
RAPORTULUI DE AUDIT INTERN
I. INTRODUCERE
Misiunea de audit intern privind Activitatea de achiziii publice din cadrul
entitii publice s-a desfurat conform prevederilor Legii nr. 672/2002 privind auditul
public intern, Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern,
aprobate prin OMFP nr. 38/2003 i a Normelor specifice aprobate de conducerea
entitii. Misiunea a fost cuprins n Planul de audit intern pe anul 2009, i a fost
realizat de auditorii interni: Comnescu Cristian, auditor superior i Bcescu Ana,
auditor principal.
II. CONCLUZII
Echipa de auditori interni n baza Programului de audit intern, a testrilor i
analizei efectuate evalueaz Activitatea de achiziii publice din cadrul entitii, dup cum
urmeaz:
OPINIE
Nr.
crt.
OBIECTIVUL
1.
ORGANIZAREA ACTIVITATII DE
ACHIZITII PUBLICE
ORGANIZAREA SISTEMULUI
INFORMATIC AL ACHIZIIILOR
PUBLICE
PROGRAMUL ANUAL AL
ACHIZIIILORI PUBLICE
PREGATIREA APLICARII
PROCEDURILOR DE ACHIZIII PUBLICE
LICITATIE DESCHISA
LICITATIE RESTRNS
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
FUNCTIONAL
DE
IMBUNATATIT
X
X
X
X
DIALOG COMPETITIV
NEGOCIERE
CERERE DE OFERTE
X
X
X
CONCURS DE SOLUII
ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE
ACHIZIIE PUBLIC
DERULAREA I ADMINISTRAREA
CONTRACTULUI DE ACHIZITIE PUBLICA
CRITIC
X
X
248
249
Constatare 5: Unele persoane numite prin ordin, de conducere, pentru a face parte
din juriile de evaluare pentru concursurile de soluii nu au adus dovada
specializrilor solicitate concurenilor. Se ncalc astfel prevederile ordonanei,
respectiv n cazul n care concurenilor li s-a solicitat o anumit calificare
profesional, atunci cel puin o treime din numrul membrilor juriului trebuie s aib
acea calificare sau una echivalent. (FIAP nr. 10.5)
Recomandare 5: Ataarea unei anexe, la ordinul de numire al membrilor juriilor de
evaluare pentru atribuirea contractelor de achiziii publice n concursurile de soluii,
cu atribuiile ce le revin in aceasta calitate, pe care sa le semneze de luare la
cunotin.
Constatare 6: nclcarea clauzelor privind actualizarea/revizuirea preurilor din
contractele de achiziii publice ncheiate. (FIAP nr. 11.6.3)
Recomandare 6: Completarea procedurilor existente cu prevederi clare si
responsabiliti adecvate pentru a evalua nerespectarea acestora. Stabilirea unei
persoane pentru elaborarea procedurilor, monitorizarea respectrii i actualizrii
sistematice a acestora.
Constatare 7: ntocmirea incomplet a dosarelor de achiziii publice pentru toate
contractele ncheiate. (FIAP nr. 12.7)
Recomandare 7: Desemnarea unui salariat care s aib prin fia postului
responsabilitatea de a verifica completitudinea dosarelor privind achiziiile publice
ntocmite n cadrul compartimentului, conform legii. Stabilirea unei echipe pentru
verificarea dosarelor achiziiilor publice constituite n ultimii trei ani i asigurarea
completrii acestora ntr-un termen rezonabil, dac este cazul.
Recomandare general Elaborarea procedurilor, scrise si formalizate, pentru toate
activitile care se desfoar in cadrul Serviciului Achiziii Publice prin dezvoltarea
i completarea cadrului normativ. De asemenea, pentru activitile de elaborare a
procedurilor s se stabileasc responsabilii cu realizarea, monitorizarea
implementrii lor si actualizarea periodic.
Pregtirea personalului pentru utilizarea mijloacelor electronice n
derularea activitii de achiziii publice avnd n vedere c ncepnd cu anul 2010
toate administraiile publice din Europa trebuie s dispun de capacitatea de a
realiza 100% din achiziiile publice prin mijloace electronice i cel puin 50% din
achiziiile publice aflate peste pragurile valorice europene.
Supervizat,
Petrescu Aurel
250
ENTITATEA PUBLICA
Serviciul Audit Intern
PLANUL DE ACIUNE
I
CALENDARUL IMPLEMENTRII RECOMANDRILOR
Nr.
crt.
1.
Plan de aciune
Recomandarea
Elaborarea
procedurilor specifice
care reglementeaz
activitatea de achiziii
publice
Calendarul
implementrii
desemnarea
persoanelor
responsabile cu
elaborarea procedurilor
specifice care
reglementeaz
activitatea de achiziii
publice
demararea elaborrii
procedurilor operaionale
31.12.2009
Responsabil
cu
implementarea
Radu Nicolae,
Sef SAP
2.
desemnarea unei
persoane responsabile
cu completarea
atribuiilor in fisele
posturilor, corespunztor
procedurilor elaborate
31.12.2009
Victor
Ungureanu,
salariat SAP
3.
Elaborarea unui
sistem de pregtire
profesional continu
a salariailor i
numirea unui
responsabil cu
realizarea acestuia
Analizarea necesitilor
de pregtire profesional
31.12.2009
Radu Nicolae,
Sef SAP
4.
Stabilirea unei
strategii de gestionare
a riscurilor la nivelul
entitii publice
Elaborarea strategiei
30.06.2009
Radu Nicolae,
Sef SAP
251
6.
Elaborarea Registrului
Riscurilor
31.03.2009
Radu Nicolae,
Sef SAP
Instruirea adecvat a
salariailor ce
utilizeaz sistemul IT
Realizarea instruirii
utilizatorilor
31.12.2009
Radu Nicolae,
Sef SAP
8.
Stabilirea unui
responsabil cu
elaborarea
Programului de
achiziii publice.
solicitarea de la fiecare
compartiment a
necesarului i
justificarea acestuia;
analiza necesarului de
aprovizionat primit i
centralizarea cantitilor;
analiza stocurilor
existente i compararea
cu necesarul de
aprovizionat;
stabilirea cantitilor de
aprovizionat, avnd n
vedere stocurile;
compararea valoric a
necesarului stabilit cu
bugetul aprobat,
ajustarea acestuia n
funcie de buget.
Respectarea
datei scadente
pentru
ntocmirea
Planului anual
de achiziii
publice
Andrei Bratu,
salariat SAP
stabilirea anexei cu
atribuiile si
responsabilitile fiecrei
funcii din comisie si a
secretarului comisiei
15.07.2009
Luiza Marin,
salariat SAP
9.
Ordinul de numire al
comisiei de evaluare
s aib in anexa
atribuiile i
responsabilitile
fiecrei funcii din
comisie, implicit ale
secretarului comisie
cu sarcina verificrii
semnrii declaraiilor
de confidenialitate i
imparialitate nainte
de deschiderea
ofertelor.
252
10.
Existenta unei
proceduri
privind modul de lucru
al membrilor
comisiilor de
evaluare in activitatea
de achiziii publice.
stabilirea responsabililor
elaborarea procedurilor
31.08.2009
Luiza Marin,
salariat SAP
11.
Stabilirea unui
responsabil cu
transmiterea
rspunsului la
clarificrile la
Documentaia de
atribuire solicitate de
ofertani.
stabilirea responsabilului
emiterea deciziei interne
31.07.2009
Luiza Marin,
salariat SAP
Efectuarea de
instruiri, de ctre eful
Serviciului Achiziii
Publice cu
personalul, pentru
cunoaterea si
interpretarea corecta
a legislaiei.
stabilirea persoanei
responsabile
realizarea unui program
de instruire
aprobarea programului
informri periodice
privind realizarea
instruirilor
31.07.2009
Radu Nicolae,
Sef SAP
Desemnarea unui
salariat
din cadrul Serviciului
achiziii publice, prin
completarea fisei
postului, care va avea
atribuii si competente
in ntocmirea
dosarelor achiziiilor
publice.
.
- verificarea contractelor
ncheiate in anul 2008 i
constituirea dosarului de
achiziie publica pentru
fiecare contract n parte
30.09.2009
Florin
Gheorghe,
salariat SAP
Reconstituirea
dosarelor pentru
achiziiile efectuate in
ultimii trei ani.
31.12.2009
Mircea
Tudoran,
salariat SAP
12.
253
Realizarea verificrii
de ctre eful
Serviciului achiziii
publice a nsuirii
cadrului normativ de
ctre salariaii
serviciului si
influenarea evalurii
anuale cu rezultatele
instruirilor periodice.
n cazurile n care n
urma procedurii de
licitaie prin cerere de
oferte nu se primesc
cel puin 2 oferte
corespunztoare, s
se repete procedura
In toate cazurile n
care se fac achiziii
publice s se
urmreasc
elaborarea unui caiet
de sarcini care s
cuprind toate
caracteristicile tehnice
i alte caracteristici,
astfel nct produsul
achiziionat s
corespund
necesitilor
.
Auditori interni,
supervizarea respectrii
legislative si normative
ntocmirea unui plan de
evaluare sistematica a
personalului
organizarea unor
aplicaii practice cu
personalul responsabil
la toate contractele
achiziii publice ncheiate
in 2005 prin cerere de
ofert se va urmri ca
exista cel puin 2 oferte
corespunztoare
completarea fiselor
posturilor cu aceasta
atribuie
pentru toate achiziiile
publice se vor elabora
caiete de sarcini
caietele de sarcini vor
cuprinde n mod
obligatoriu toate
caracteristicile, astfel
nct produsul s
corespund necesitilor
completarea atribuiilor
din fisele posturilor
..
30.09.2009
Radu Nicolae,
Sef SAP
31.07.2009
Mircea
Tudoran,
salariat SAP
31.12.2009
Ion Pienaru,
salariat SAP
..
Director,
Direcia Administrativ si Patrimoniu
254
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
FIA DE URMRIRE A RECOMANDRILOR
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Achiziii Publice
Rec
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Recomandarea
Elaborarea procedurilor specifice care
reglementeaz activitatea de achiziii
publice
Asigurarea coroborrii atribuiilor si
responsabilitilor stabilite prin fiele
posturilor cu procedurile specifice
Stabilirea unui responsabil cu
elaborarea Programului de achiziii
publice.
Ordinul de numire al comisiei de
evaluare s aib in anexa atribuiile i
responsabilitile fiecrei funcii din
comisie, implicit ale secretarului
comisiei cu sarcina verificrii semnrii
declaraiilor de confidenialitate i
imparialitate nainte de deschiderea
ofertelor.
Existena unei proceduri privind
modul de lucru al membrilor comisiilor
de evaluare in activitatea de achiziii
publice.
Stabilirea unui responsabil cu
transmiterea rspunsului la
clarificrile solicitate de ofertani.
Efectuarea de instruiri, de ctre eful
Serviciului Achiziii Publice cu
personalul, pentru cunoaterea si
interpretarea corecta a legislaiei.
Parial
implementat
Neimplementat
Data:
31.08.2009
Raport de
audit nr. X/
......2009
Data
planificat/
Data
implementrii
31.12.2009
X
31.12.2009
X
X
Data scadent
legala pt.
elaborare plan
15.07.2009
31.08.2009
X
31.07.2009
X
31.10.2009
X
255
8.
n.
31.12.2009
15.07.2009
15.07.2009
30.09.2009
X
31.12.2009
Instruciuni
Entitatea/structura auditat:
1. Introducei recomandrile de audit dup Serviciul Achiziii Publice
cum sunt prezentate n Raportul de audit
Data i semntura conductorului:
2.Verificai coloana corespunztoare:
Radu Nicolae
implementat, parial implementat,
neimplementat
Auditor:
3.Introduceri
data
planificat
pentru Comnescu Cristian, Bcescu Ana
implementare n Raportul de audit i data
Data i semntura:
implementrii
256
Nr.
crt.
1.
Documentul
sau
procedura
supervizat
Planificarea
activitii de
audit intern
Aciunile supervizorului
-
2.
Ordinul de
serviciu
3.
Declaraia de
independen
Obs.
257
Documentul
Nr.
sau
crt.
procedura
supervizat
4.
Notificarea
Aciunile supervizorului
-
5.
Colectarea i
prelucrarea
informaiilor
Obs.
258
Documentul
Nr.
sau
crt.
procedura
supervizat
6.
Lista
operaiilor
auditabile
Aciunile supervizorului
-
7.
Identificarea
riscurilor
8.
Analiza
riscurilor
9.
Clasarea
riscurilor
Obs.
259
Documentul
Nr.
sau
crt.
procedura
supervizat
10. Elaborarea
tabelului
Puncte tari
puncte slabe
Aciunile supervizorului
-
11.
Tematica n
detaliu
12.
Programul de
audit
Obs.
260
Nr.
crt.
13.
Documentul
sau
procedura
supervizat
Programul
interveniei la
faa locului
Aciunile supervizorului
-
14.
Minuta
edinei de
deschidere
15.
Lista de
verificare
16.
Testele
Obs.
261
Nr.
crt.
Documentul
sau
procedura
supervizat
Aciunile supervizorului
-
17.
Fia de
identificare i
analiz a
problemei
Obs.
262
Documentul
Nr.
sau
crt.
procedura
supervizat
18. Formularul de
constatare i
raportare a
iregularitilor
Aciunile supervizorului
-
19.
Minuta
edinei de
nchidere
20.
Proiectul de
raport de
audit
Obs.
263
Nr.
crt.
Documentul
sau
procedura
supervizat
Aciunile supervizorului
-
21.
Minuta
edinei de
conciliere,
dac e cazul
22.
Raportul de
audit
Obs.
Normele prevd
ca aceste
atribuii sunt n
sarcina efului
de serviciu, dar
ele trebuie
urmrite i de
ctre supervizor
264
Documentul
Nr.
sau
crt.
procedura
supervizat
23. Constituirea
dosarelor de
audit
Aciunile supervizorului
-
24.
Urmrirea
recomandrilor
25.
Derularea
misiunilor de
audit intern n
ansamblu
Obs.
Normele prevd
ca aceste
atribuii sunt n
sarcina efului
de serviciu, dar
ele trebuie
urmrite i de
ctre supervizor
265
ENTITATEA PUBLICA
Serviciul Audit Intern
LISTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR
Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice
Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008
Avizat: Petrescu Aurel
Nr.
crt.
1.
2.
3.
4
n.
Documentul
de audit
Propunerea sefului
structurii de
audit/supervizorului
misiunii, ca urmare a
revizuirii documentului
Declaraia de Exista o incompatibilitate.
independen Este propusa o alt
persoan n echipa de
audit.
Programul
Nu exist concordan la
interveniei la un obiectiv fa de
faa locului
Tematica in detaliu
FIAP nr.
Se constata o pagub i
nu exist fia de
iregularitate
Test nr. ..
Modul de prezentare a
constatrilor nu
corespunde cu
documentele prezentate
Proiect de
La pag. , alin.
Raport de
constatarea nu are la
audit intern
baz dovezi. Se solicit
reanalizarea constatrilor.
Rspunsul
auditorilor
interni
_
Obiectivul a
fost refcut in
program
S-a ntocmit
FCRI
Constatarea
a fost
redefinit
S-au
reanalizat
constatrile
i paragraful
a fost
eliminat
Revizuirea de ctre
seful structurii de audit/
supervizorul misiunii de
audit a rspunsurilor
auditorilor
De acord
De acord
De acord
De acord
De acord
266
267
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
FIA DE EVALUARE A PERFORMANELOR AUDITORILOR INTERNI
Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice
Auditor evaluat: Comnescu Cristian/Bcescu Ana
ntocmit: Petrescu Aurel
Data: .
Bugetul de timp efectiv: . ore
X
A fost necesar
s se lucreze
peste orele de
program
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
268
269
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
Obiectiv auditat
Obiectivele de audit au fost comunicate clar la
nceputul misiunii
Au fost furnizate suficiente informaii privind
misiunea de efectuat
Misiunea a contribuit la obinerea de rezultate
sau la mbuntirea unora deja existente
Misiunea a beneficiat de direcii clare i precise
privind modul de desfurare
Obiectivele de audit stabilite au fost n
concordanta cu activitile desfurate
Constatrile au fost prezentate ntr-o maniera
logic, structurat, dinamic i interesant
S-a rspuns n toate cazurile la ntrebrile legate
de misiunea de audit, iar rspunsurile au condus
la obinerea de concluzii relevante
Misiunea a fost desfurat adecvat, intervenia
la fata locului a privit doar obiectivele stabilite i
comunicate
A existat un feed-back pe tot parcursul misiunii,
iar acesta a fost util n gsirea de soluii la
probleme
Cum evaluai n general misiunea de audit
Considerai ca obiectivele de audit stabilite au
privit activitile cu riscuri majore
In desfurarea misiunii de audit au fost
prezentate constatrile i recomandrile cnd
au fost identificate probleme
A existat o bun comunicare ntre auditor i
auditat
Auditorii au avut un comportament adecvat i
profesional
Note
2
3
4
X
Obs.
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
270
15.
16.
17.
18.
19.
Ce v-a plcut cel mai mult pe timpul misiunii de audit descriei cel puin 3 aspecte
care v-au plcut cel mai mult
- claritatea recomandrilor
- conduita auditorilor interni
- calitatea discuiilor
Ce v-a plcut cel mai puin pe timpul misiunii de audit descriei cel puin 3
aspecte care v-au plcut cel mai puin
ntlnirile pe parcursul misiunii au fost limitate, nu ntotdeauna din vina auditatului.
Ce obiective de audit considerai c nu au fost atinse n totalitate din cele
comunicate
Nu sunt comentarii.
Ce obiective de audit considerai c ar fi necesar a fi cuprinse n programul viitor de
audit
Calitatea procedurilor privind achiziiile publice elaborate n urma recomandrilor.
Alte comentarii
Tabelele de mai sus vor fi completate innd cont de urmtorul sistem de punctaj:
1 pentru nesatisfctor;
2 pentru slab;
3 pentru satisfctor;
4 pentru bine;
5 pentru foarte bine.
n practic se va urmri ca pentru orice notare sub 3 s se solicite explicaii scrise.
271
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice
Data: ..
FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT DE CTRE STRUCTURA AUDITAT
Nr.
crt.
1.
Etapele misiunii
Acord
total
Programul de audit
Programul de audit i timpul alocat misiunii au fost clar
X
exprimate/definite la nceputul misiunii de audit?
2.
3.
4.
5.
Acord
Dezacord
Dezacord
total
Fr
observaii
X
X
272
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Echipa de audit
Auditorii au avut cunotine despre politicile aplicabile
i/sau alte informaii corelate acestora i privind cerinele
care afecteaz operaiunile desfurate de ctre structura
auditat?
Auditorii au acionat ntr-o manier profesional i
transparent?
Not:
S se furnizeze orice comentariu suplimentar fa de chestionarele de mai sus care ar putea conduce la mbuntirea
activitii desfurate de structura de audit intern.
273