Ghidperformantabunurisiservicii24042014 PDF

MINISTERUL FINANELOR PUBLICE
UNITATEA CENTRAL DE ARMONIZARE PENTRU AUDITUL PUBLIC INTERN
GHID PRACTIC
MISIUNEA DE AUDIT PUBLIC INTERN AL PERFORMANEI
MBUNTIREA PROCESULUI DE FUNDAMENTARE,

APROBARE I UTILIZARE A FONDURILOR PENTRU
FINANAREA CHELTUIELILOR CU BUNURILE I
SERVICIILE
Aprobat:
Director Marcel GHI
Avizat:
ef birou Ion Croitoru
Elaborat:
Auditor superior George Calot
Prezentul ghid general este elaborat n baza art. 8 lit. c) din Legea nr. 672/2002 privind
auditul public intern, republicat, cu modificrile ulterioare i a Normelor generale privind
exercitarea activitii de audit public intern aprobate prin Hotrrea Guvernului nr.
1086/2013.
Bucureti
2014
1
CUPRINS
CUVNT NAINTE
SCHEMA DE DERULARE A MISIUNII
ETAPA I. PREGTIREA MISIUNII
1.1
Iniierea auditului intern
1.1.1 Ordinul de serviciu
1.1.2 Declaraia de independen
1.1.3 Notificare privind declanarea misiunii de audit public intern de performan
1.2
edina de deschidere
1.2.1 Minuta edinei de deschidere
1.3
Colectarea i prelucrarea informaiilor
1.3.1 Chestionarul de luare la cunotin
1.3.2 Studiu preliminar
1.4
Analiza riscurilor i evaluarea controlului intern
1.4.1 Stabilirea punctajului total al riscurilor i ierarhizarea riscurilor
1.4.2 Chestionarul de control intern
1.4.3 Evaluarea gradului de ncredere n controlul intern
1.5
Elaborarea Programului misiunii de audit public intern de performan
1.6.1 Programul misiunii de audit public intern de performan
ETAPA II. Intervenia la faa locului
2.1
Colectarea i analiza probelor de audit
2.1.1 Obiectiv 1:Planificarea adecvat a cheltuielilor cu bunurile i serviciile
Activitatea 1.1 Nevoie de bunuri i servicii este identificat i fundamentat
n raport cu activitile derulate n cadrul entitii Test 1.1.; FIAP 1.1.:
2.1.2 Obiectiv 1:Planificarea adecvat a cheltuielilor cu bunurile i serviciile
Activitatea 1.2. Estimarea cheltuielilor cu bunurilor i serviciilor urmrete
realizarea calitativ a activitilor i reducerea costurilor Test 1.2.; FIAP 1.2.
2.1.3 Obiectivul 2:
mbuntirea gestiunii financiare a cheltuielilor cu bunurile i serviciile
Activitatea 2.1. Selectarea corespunztoare a furnizorilor de bunuri i servicii
Test 1.3.; FIAP 1.3.
2.1.4 Obiectivul 2:
Activitatea 2.2. Soluionarea abaterilor intervenite n derularea contractelor
de furnizare a bunurilor/serviciilor Test 1.4.; FIAP 1.4.
2.2
Revizuirea documentelor i constituirea dosarului de audit
2.2.1 Nota centralizatoare a documentelor de lucru
2.3
edine de nchidere
2.3.1 Minuta edinei de nchidere
ETAPA III. Raportarea rezultatelor misiunii
Raportul misiunii de audit public intern de performan
ETAPA IV. Urmrirea recomandrilor
Fia de urmrire a implementrii recomandrilor
3
5
6
6
6
7
9
10
10
12
12
17
40
40
43
49
61
61
64
64
64
88
100
110
117
117
119
119
120
120
135
135
CUVNT NAINTE
Ghidul practic privind misiunea de audit public intern al performanei

,,mbuntirea procesului de fundamentare, aprobare i utilizare a fondurilor pentru
finanarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile reprezint un model practic de
desfurare a unei astfel de misiuni, prin parcurgerea n detaliu, a fiecrei proceduri.
Ghidul poate fi utilizat de entitile din sectorul public i n acelai timp poate reprezenta
suportul pentru realizarea, de ctre fiecare structur de audit intern a unor ghiduri practice
privind auditul public intern al performanei.
Elaborarea ghidului practic s-a realizat avnd la baz prevederile art. 8 lit. c) din Legea
nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicat, cu modificrile ulterioare i Normele
generale privind exercitarea activitii de audit public intern, aprobate prin HG nr. 1086/2013
potrivit crora UCAAPI are ca atribuie dezvoltarea i implementarea de proceduri i
metodologii uniforme, bazate pe standardele internaionale de audit intern.
La elaborarea acestui model de ghid practic s-a avut n vedere definiia auditului
performanei din cadrul normativ naional, potrivit creia auditul performanei este o
,,activitate care examineaz dac criteriile stabilite pentru implementarea obiectivelor i
sarcinilor entitii publice sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor i apreciaz dac
rezultatele sunt conforme cu obiectivele.
Obiectivul principal al misiunilor de audit public intern al performanei l reprezint
evaluarea modului n care entitatea utilizeaz fondurile din punct de vedere al economicitii,
eficienei i eficacitii i ofer recomandri privind mbuntirea alocrii i cheltuirea
banului public i utilizrii resurselor.
Potrivit HG nr. 1086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea
activitii de audit public intern , auditul performanei poate fi axat pe:
- auditul economicitii evalueaz dac procurarea resurselor necesare s-a realizat la
cel mai mic cost, astfel nct entitatea public s poat satisface calitativ i cantitativ propriul
interes, respectiv evalueaz dac costul resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor
estimate ale unei activiti a fost minimizat, ns cu meninerea calitii corespunztoare
acestor rezultate;
- auditul eficienei evalueaz dac rezultatele unei activiti au fost monitorizate n
relaie cu resursele utilizate, respectiv evalueaz dac efectele economice obinute sunt n
concordan cu consumul dat de resurse, respectiv dac a fost obinut volumul de efecte
planificat dar cu un cost minim de resurse;
- auditul eficacitii evalueaz gradul de ndeplinire al obiectivelor programate pentru
fiecare dintre activiti i raportul dintre efectul proiectat i rezultatul efectiv al activitii
respective.
Pentru realizarea misiunilor de audit public intern al performanei auditorii interni
apeleaz la proceduri i tehnici specifice, unele dintre ele preluate din alte domenii de
activitate, ns care conduc la obinerea unei imagini pertinente domeniului supus auditului
performanei.
n realizarea misiunilor de audit public intern al performanei, auditorii interni ncearc
3
s rspund la dou probleme, respectiv dac s-a lucrat n mod corect i dac s-a atins
obiectivul stabilit. In primul caz se urmrete dac deciziile au fost implementate
corespunztor i dac s-a respectat cadrul normativ si procedural n concordanta cu politica
stabilita, iar in al doilea caz se analizeaz daca politicile adoptate au fost implementate
corespunztor si resursele au fost utilizate eficient.
Pentru realizarea misiunilor de audit public intern al performanei auditorii interni pot
avea doua abordri :
abordarea orientat pe rezultate evaluarea performanei este realizata prin
compararea rezultatelor cu normele stabilite (obiective, inte, indicatori etc.) n funcie de
criteriile de audit stabilite ;
abordarea orientat pe probleme pentru evaluarea performanei auditul se
concentreaz pe identificarea, verificarea si analizarea problemei, fr a face referiri la
criteriile de audit predefinite.
Ghidul practic privind misiunea de audit public intern al performanei mbuntirea
procesului de fundamentare, aprobare i utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor
cu bunurile i serviciile a fost elaborat prin parcurgerea procedurilor i documentelor
specifice structurate pe etapele derulrii unei misiuni de audit intern stabilite prin normele
generale, astfel:
- n etapa Pregtirea misiunii au fost elaborate documentele prevzute de norme, fiind
aduse clarificri, n special, cu privire la modul concret de realizare a procedurilor de
colectarea i prelucrarea informaiilor i Analiza riscurilor i evaluarea controlului intern i
succesiunea documentelor;
- n etapa Intervenia la faa locului au fost elaborate documente pentru a prezenta
modalitatea de utilizare a diferitelor tehnici de audit, cu ajutorul crora sunt stabilite
constatrile care vor fi menionate n Raportul de audit public intern de performan;
- n etapa de Raportarea rezultatelor misiunii s-a urmrit elaborarea unui model de
Raport de audit public intern de performan structurat pe obiectivele stabilite pentru auditare
astfel nct acesta s comunice clar cititorului obiectivele, perioada de timp acoperit de audit,
aria de cuprindere, constatrile, concluziile auditului i recomandrile formulate;
- n etapa Urmrirea recomandrilor s-a urmrit caracterul adecvat, eficacitatea i
oportunitatea aciunilor ntreprinse pentru implementarea recomandrilor formulate.
Obiectivele misiunii de audit public intern al performanei mbuntirea procesului
de fundamentare, aprobare i utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu
bunurile i serviciile au fost urmtoarele:
Planificarea adecvat a cheltuielilor cu bunurile i serviciile
Metodologia de derulare a misiunii de audit public intern al performanei

Metodologia de derulare a misiunii de audit public intern al performanei ,,mbuntirea
procesului de fundamentare, aprobare i utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor
cu bunurile i serviciile presupune parcurgerea n cadrul fiecrei etape a activitilor specifice
i elaborarea documentelor aferente, conform schemei prezentate n continuare.
Etape
Pregtirea
misiunii
Intervenia
la faa
locului
Raportarea
rezultatelor
misiunii
Proceduri
Cod
Elaborarea Ordinului de
serviciu
Elaborarea Declaraiei de
independen
Elaborarea Notificrii privind
declanarea misiunii de audit
public intern al performanei
edina de deschidere
Colectarea Constituirea/actualizarea
i
dosarului permanent
prelucrarea Prelucrarea i documentarea
informaiil informaiilor
or
Analiza
riscurilor i Evaluarea riscurilor
evaluarea
controlului Evaluarea controlului intern
intern
P-01
Ordinul de serviciu
P-02
Declaraia de independen
P-03
P-04
P-05
Notificarea privind declanarea

misiunii de audit public intern al
performanei
Minuta edinei de deschidere
Chestionarul de luare la cunotin
P-06
Studiul preliminar
Iniierea
misiunii de
audit
public
intern al
performan
ei
P-07
P-08
P-09
Colectarea
i analiza
probelor de
audit
P-10
Analiza problemelor i
formularea recomandrilor
Analiza i raportarea
iregularitilor
Revizuirea documentelor i constituirea
dosarului de audit
edina de nchidere
Elaborarea
Elaborarea proiectului
proiectului
Raportului misiunii de
Raportului
audit public intern al
misiunii de
performanei
audit public
Transmiterea proiectului
intern al
Raportului misiunii de
performanei audit public intern al
performanei
Reuniunea de conciliere
Elaborarea
Raportul misiunii de audit
Raportului
public intern al
misiunii de
performanei
audit public
Difuzarea Raportului
intern al
misiunii de audit public
performanei intern al performanei
S
U
P
E
Elaborarea Programului misiunii de audit

public intern de performan
Efectuarea testrilor i
formularea constatrilor
Documente
P-11
P-12
P-13
P-14
P-15
Stabilirea punctajului total al riscurilor

i ierarhizarea riscurilor
Chestionarul de control intern
Evaluarea gradului de ncredere n
controlul intern
Programul misiunii de audit public
intern de performan
Teste
Chestionar list de verificare - CLV; foi
de lucru; interviuri; chestionare etc.
Fi de Identificare i Analiz a
Problemei - FIAP
Formular de Constatare i Raportare a
Iregularitilor FCRI
Nota centralizatoare a documentelor de
lucru
Minuta edinei de nchidere
Proiectul Raportului misiunii de audit
public intern al performanei
P-16
P-17
P-18
Minuta Reuniunii de conciliere

Raportul misiunii de audit public intern
al performanei
P-19
R
V
I
Z
A
R
E
A
P-20
Urmrirea
recomandrilor
Urmrirea recomandrilor
P-21
Fi de urmrire a implementrii
recomandrilor
Entitatea public
Compartimentul Audit Public Intern
Nr. 23245 data 15.01.2014
ORDIN DE SERVICIU
n conformitate cu prevederile art. 13, lit. c din Legea nr. 672/2002 privind auditul public
intern, republicat, cu modificrile ulterioare, HG nr. 1086/2013 pentru aprobarea Normelor
generale privind exercitarea activitii de audit public intern i Planului anual de audit
public intern pentru anul 2014, n perioada, 03.02.2014 28.02.2014 se va efectua o misiune
de audit public intern al performanei la nivelul entitii, cu tema mbuntirea procesului de
fundamentare, aprobare i utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu bunurile
i serviciile.
Perioada cuprins n auditare: 01.01.2011 31.12.2013
Scopul misiunii de audit public intern al performanei l reprezint examinarea
responsabilitilor asumate de ctre conducerea entitii publice i personalul de execuie, cu
privire la organizarea i realizarea procesului de fundamentare, aprobare i utilizare a
fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile i ndeplinirea n mod
eficient i eficace a acestora.
Obiectivele generale ale misiunii sunt:
Menionam c se va efectua un audit al performanei
Echipa de audit este format din:
1. Popescu Ion, auditor intern, coordonator echip de audit intern
2. Georgescu Vasile, auditor intern.
Supervizor al misiunii de audit public intern al performanei este Vasilescu Daniel,
avnd funcia de auditor intern.
eful Compartimentului de audit public intern

Nicolaescu Constantin
6
Entitatea public
Compartimentul de Audit Public Intern
DECLARAIA DE INDEPENDEN
Nume i prenume: Popescu Ion
Misiunea: mbuntirea procesului de fundamentare, aprobare i utilizare a fondurilor pentru
finanarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile
Data: 15.01.2014
Nr.
crt.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Declararea conflictelor de interese i a incompatibiliti
Da
Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu persoane din

cadrul entitii/structurii ce va fi auditat care ar putea s v limiteze msura n
care putei s intervenii i s constatai deficiene de orice fel cu privire la
misiunea de audit public intern de performan?
Avei idei preconcepute fa de persoane, activiti, procese, programe, grupuri,
care au legtura cu structura ce va fi auditat i care ar putea s v influeneze n
Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod
n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat?
Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral
sau parial de Uniunea European?
Ai fost implicat() n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale
entitii/structurii ce va fi auditat?
Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu
conductorul entitii/structurii ce va fi auditat?
Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau
primirea de redevene de la vreun grup, organizaie sau nivel guvernamental, care
are legtur cu entitatea/structura ce va fi auditat?
Ai aprobat nainte documente, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru
entitatea/structura ce va fi auditat?
Ai fost/sau suntei implicat n inerea evidenei contabile la entitatea/structura ce
va fi auditat?
Ai avut/sau avei vreun interes personal care influeneaz sau pare s influeneze
ndeplinirea atribuiilor de serviciu cu imparialitate i obiectivitate fa de
Putei evalua eficacitatea proceselor i sistemelor n raport cu cerinele
specificate i conformitatea obiectivelor cu politica entitii?
Dac n timpul misiunii de audit public intern de performan apar
incompatibiliti personale, externe sau organizaionale care
afecteaz
obiectivitatea dvs. de a lucra i a elabora rapoarte de audit impariale, notificai
eful compartimentului de audit public intern?
Nu
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
1. Incompatibiliti personale: Nu este cazul

2. Pot fi eliminate incompatibilitile: Nu este cazul
3. Dac da, explicai cum anume: Nu este cazul
Auditor intern,
Popescu Ion
eful Compartimentului Audit Public Intern,

Entitatea public
DECLARAIA DE INDEPENDEN
Nume i prenume Georgescu Vasile
Misiunea: mbuntirea procesului de fundamentare, aprobare i utilizare a fondurilor pentru
Data: 15.01.2014
Nr.
crt.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Declararea conflictelor de interese i a incompatibiliti

Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu persoane din cadrul
entitii/structurii ce va fi auditat care ar putea s v limiteze msura n care putei
s intervenii i s constatai deficiene de orice fel cu privire la misiunea de audit
public intern de performan?
Avei idei preconcepute fa de persoane, activiti, procese, programe, grupuri,
care au legtura cu structura ce va fi auditat i care ar putea s v influeneze n
Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n
activitatea entitii/structurii ce va fi auditat?
Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau
parial de Uniunea European?
Ai fost implicat() n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale
Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul
Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau
primirea de redevene de la vreun grup, organizaie sau nivel guvernamental, care
are legtur cu entitatea/structura ce va fi auditat?
Ai aprobat nainte documente, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru
Ai fost/sau suntei implicat n inerea evidenei contabile la entitatea/structura ce va
fi auditat?
Ai avut/sau avei vreun interes personal care influeneaz sau pare s influeneze
ndeplinirea atribuiilor de serviciu cu imparialitate i obiectivitate fa de
Putei evalua eficacitatea proceselor i sistemelor n raport cu cerinele specificate
i conformitatea obiectivelor cu politica entitii?
Dac n timpul misiunii de audit public intern de performan apar incompatibiliti
personale, externe sau organizaionale care afecteaz obiectivitatea dvs. de a lucra
i a elabora rapoarte de audit impariale, notificai eful compartimentului de audit
public intern?
Da
Nu
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
1. Incompatibiliti personale: Am fost salariat, n urm cu 1 an n cadrul DGAPA i am participat la

implementarea standardelor de control intern/managerial la nivelul acestei structuri.
2. Pot fi eliminate incompatibilitile: DA
3. Dac da, explicai cum anume: Analiza i examinarea activitilor n cadrul DGAPA de care a fost
responsabil domnul Georgescu Vasile inclusiv formularea i prezentarea concluziilor, se vor realiza pe
perioada de derulare a misiunii de ctre domnul Popescu Ion.

Auditor intern,
Georgescu Vasile
eful Compartimentului Audit Public Intern,

Entitatea public
Nr. 543256 din 15.01.2014
NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT
PUBLIC INTERN AL PERFORMANEI
Ctre:
Marius ENACHE, Secretar general

Eugenia NICOAR, Director general Direcia General Juridic
Petre ANTONESCU , Director general Direcia General Achiziii, Patrimoniu i
Administrativ
Marian IONESCU, Director Direcia Financiar Contabilitate
Ion TEODORESCU, Director general - Direcia General Resurse Umane
De la:
eful Compartimentului de Audit Public Intern
Referitor la misiunea de audit public intern al performanei: mbuntirea procesului de

fundamentare, aprobare i utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu bunurile i
serviciile
Stimate/doamn,
n conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2014, urmeaz ca n perioada 03.02.2014
28.02.2014 s efectum o misiune de audit public intern al performanei cu tema mbuntirea
procesului de fundamentare, aprobare i utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu
bunurile i serviciile.
Scopul misiunii de audit public intern al performanei l reprezint examinarea responsabilitilor
asumate de ctre conducerea entitii publice i personalul de execuie, cu privire la organizarea i
realizarea procesului de fundamentare, aprobare i utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor
cu bunurile i serviciile i ndeplinirea n mod eficient i eficace a acestora.
Obiectivele generale ale misiunii sunt:
a. Planificarea adecvat a cheltuielilor cu bunurile i serviciile
b. mbuntirea gestiunii financiare a cheltuielilor cu bunurile i serviciile
Ulterior, v vom contacta pentru a stabili, de comun acord, data i modul de organizare a edinei
de deschidere a misiunii n cadrul creia vom avea n vedere:
a. prezentarea auditorilor;
b. prezentarea i documentarea obiectivelor generale ale misiunii de audit public intern;
c. scopul misiunii de audit public intern;
d. modalitatea de desfurare a misiunii de audit intern, persoanele de contact;
e. alte aspecte.
Pentru o mai bun nelegere a activitii dumneavoastr, v rugm sa ne punei la dispoziie
documentaia necesar privind: planificarea, organizarea si controlul activitilor manageriale, legile i
reglementrile aplicabile, organigrama entitii, Regulamentul de organizare i funcionare, fiele
posturilor, procedurile operaionale de lucru, rapoartele de activitate etc.
De asemenea, pentru nelegerea rolului i scopului auditului public intern v transmitem
alturat Carta auditului intern a Compartimentului de audit intern.
Pentru eventualele ntrebri privind desfurarea misiunii, v rugm s-l contactai pe domnul
Popescu Ion auditor intern, la telefon , e-mail .
Cu deosebit consideraie,
eful Compartimentului Audit Public Intern

Compartimentul de
PREGTIREA MISIUNII
Data: 03.02.2014
Audit Public Intern
edina de deschidere
Domeniul/activitatea auditat: Finanarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile
Denumire misiune: mbuntirea procesului de fundamentare, aprobare i utilizare a fondurilor pentru finanarea
cheltuielilor cu bunurile i serviciile.
Document redactat de: Popescu Ion/ Georgescu Vasile auditori interni
Supervizat de:
Vasilescu Daniel auditor intern
MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE

A. Lista participanilor
Numele i prenumele
Marius Enache
Eugenia Nicoar
Petre Antonescu
Ion Teodorescu
Marian Ionescu
Sorin Protopopescu
Nadia Ionescu
Nicolae Manolescu
Constantin Nicolaescu
Daniel Vasilescu
Ion Popescu
Vasile Georgescu
Funcia
Secretar general
Director general
Director general
Director general
Director
ef serviciu
ef birou
ef birou
ef Compartiment
Auditor intern
supervizor
Auditor intern
Auditor intern
Entitatea/structura auditat
Semntura
DGJ
DGAPA
DGRUM
DFC
Serviciul financiar i buget
Biroul contabilitate
Birou metodologie i drepturi
salariale pentru activitatea intern
CAPI
CAPI
CAPI
CAPI
B. Stenograma edinei
n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la:
- prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit public intern
al performanei ;
- prezentarea caracteristicilor misiunii de audit public intern al performanei,
particularitile i flexibilitatea acestuia, comparativ cu auditul de regularitate;
- prezentarea temei si a obiectivelor misiunii de audit public intern al performanei care se
va realiza i prioritile stabilite. Entitatea auditat i-a exprimat punctul de vedere cu privire
la tema propus n vederea efecturii unui audit public intern al performanei fiind n totalitate
de acord cu acestea i recunoscnd existena posibilitilor de mbuntire a activitii;
- specificarea tipului de abordare a misiunii de audit public intern al performanei,
respectiv orientarea pe rezultate;
prezentarea etapelor de realizare ale metodologiei misiunii de audit public intern al
performanei;
- stabilirea persoanelor pe care auditorii interni le pot contacta n vederea colectrii
informaiilor, efecturii de teste i asupra modului de obinere a interviurilor. De asemenea, a
fost stabilit programul ntlnirilor i timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;
10
- stabilirea condiiilor minime pe care structura auditat trebuie s le asigure n vederea

realizrii misiunii de audit (spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.);
- convenirea asupra unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor edine
intermediare n cursul derulrii misiunii de audit, informarea sistematic asupra constatrilor
efectuate .a.;
- stabilirea modalitii de redactare a Raportului misiunii de audit public intern al
performanei (cnd, cum i cui va fi distribuit);
- explicarea modului cum vor fi discutate i analizate recomandrile formulate, ca urmare a
eventualelor disfuncionaliti constatate.
11
Compartimentul Audit
Public Intern
PREGTIREA MISIUNII
Data: 04.02.2014
Denumire misiune: mbuntirea procesului de fundamentare, aprobare i utilizare a fondurilor pentru
finanarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile.
Document redactat de: Popescu Ion/Georgescu Vasile auditori interni
Supervizat de:
CHESTIONARUL DE LUARE LA CUNOTIN
NTREBRI FORMULATE
DA
NU
OBSERVAII
A. Cunoaterea contextului socio-economic

1.
2.
3.
Pot fi identificate entiti care au n subordonarea,

coordonarea sau sub autoritatea lor alte entiti?
Pot fi identificate entiti care deruleaz bugete
asemntoare?
Pot fi identificate entiti care au un numr de personal
aproximativ egal cu cel al entitii n cauz?
4.
Numrul de rectificri bugetare este ridicat?
5.
Obligaiile ctre furnizori sunt decontate la timp i n

conformitate cu prevederile bugetare?
Pot fi identificate tendinele pieei de bunuri i servicii?
Este asigurat un sistem de comunicare adecvat cu mediul
exterior entitii?
Care este evoluia cheltuielilor cu bunurile i serviciile n
perioada 01.01.2012 31.12.2013?
Sunt realizate studii de pia i sunt utilizate n dezvoltarea
politicilor i strategiilor?
La elaborarea strategiei se ine cont de toi factorii care pot
manifesta influene?
6.
7.
8.
9.
10.
Foaie de lucru nr. 1
X
X
X
X

Se urmrete performana
i
coerena
politicii
bugetare a entitii, dac
cheltuielile fixe sunt
ridicate, resursele pentru
investiii sunt reduse.
Se realizeaz o analiz pe
o perioad de 3 ani
Care este raportul dintre cheltuielile fixe (cheltuielile cu

personalul, cheltuielile administrative, alte cheltuieli cu
mentenana cldirilor) i totalul cheltuielilor anuale ale
entitii?
3.
4.
5.
11.
B.
1.
2.
n anii 2012 i 2013 au

fost 3 rectificri anuale
Cunoaterea contextului organizaional

Care sunt atribuiile generale ale entitii?
Structura organizatoric a entitii este conceput astfel
nct s asigure realizarea atribuiilor stabilite prin ROF?
Atribuiile generale ale structurilor din cadrul entitii sunt
definite?
Prin aciunile ntreprinse la nivelul entitii se asigur
respectarea principiilor dreptului bugetar?
Exist o comunicare ntre structurile entitii pentru a
X
X
X
X
12
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
stabili nevoile acestora?

n situaia apariiei unor dificulti, structurile
organizatorice din cadrul entitii tiu cum s acioneze?
Care este structura din cadrul entitii care are atribuii n
coordonarea procesului bugetar?
Exist o organigram la nivelul structurii cu atribuii n
coordonarea procesului bugetar?
Organigrama exprim relaiile funcionale?
Care sunt relaiile de subordonare ale structurii care are
atribuii n domeniul coordonrii procesului bugetar?
Sunt stabilite relaiile de cooperare ntre structura cu
atribuii n domeniul coordonrii procesului bugetar i
celelalte structuri ale entitii?
Dac da, aceste relaii de colaborare funcioneaz?
Dac aceste relaii sunt funcionale care este periodicitatea
cu care se realizeaz schimbul de informaii?
Relaiile ierarhice asigur o bun colaborare ntre posturile
de conducere i cele de execuie?
Exist un model formalizat al fiei postului utilizat la
nivelul structurii cu atribuii n domeniul administrrii
patrimoniului?
Fiele posturilor definesc clar condiiile specifice
posturilor?
Exist fie pentru toate posturile din cadrul entitii care au
atribuii n cadrul procesului bugetar?
Sarcinile din fie acoper totalitatea atribuiilor?
Sarcinile posturilor de conducere difer de sarcinile
posturilor de execuie?
Fiele posturilor conin sarcini incompatibile?
Exist un dispozitiv de gestionare a perioadelor de vrf?
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
Sunt identificate posturile cheie care pot aduce valoare

adugat?
Aceste persoane sunt ocupate de persoane cu pregtite
profesional corespunztoare?
Persoanele care nlocuiesc titularii acestor posturi pe
perioada concediilor au o pregtire profesional
corespunztoare cerinele posturilor?
Exist o politic de rotaie a personalului n cadrul
entitii?
Personalul este informat n mod corespunztor cu privire la
sarcinile de serviciu?
Exist o adecvare ntre gradul profesional i treapta de
salarizare aferent postului i sarcinile stabilite prin fia
postului?
Cum se asigur managementul c repartizarea sarcinilor
este corect realizat?
Este asigurat stabilitatea personalului care este implicat n
procesul bugetar?
Care este evoluia personalului cu responsabiliti n
procesul bugetar n ultimii 3 ani?
X
DFC
Se
analizeaz
dac
organigrama furnizeaz
informaii referitoare la
numrul de posturi
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Se verific dac n
perioadele care implic un
volum mare de munc
sunt
aplicate
msuri
pentru
asigurarea
continuitii activitii?
X
X
X
X
X
X
X
Se
face
o
analiz
comparativ a evoluiei
13
personalului
cu
responsabiliti n cadrul
procesului bugetar i
evoluia
cheltuielilor
entitii, precum i ntre
evoluia personalului cu
responsabiliti n cadrul
procesului bugetar i
evoluia cheltuielilor cu
bunurile i serviciile;
31.
Care este rata absenteismului (concedii medicale, atribuirea

altor sarcini, mutarea pe alte posturi etc. i care au ca efect
nerealizarea sarcinilor de serviciu) pentru personalul din
cadrul structurii cu atribuii n procesul bugetar?
32.
Exist un plan de formare profesional pentru personalul

care are sarcini n domeniul bugetar?
33.
C.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Conducerea asigur un feedback regulat cu personalul?
Se face o analiz cu
privire la:
- modalitatea de evaluare
a
performanelor
personalului;
modalitatea
de
identificare
a
cunotinelor, abilitilor
i valorilor necesare;
modalitatea
de
identificare a nevoii de
formare profesional;
- modalitatea de realizare
a planificrii activitii de
- modalitatea de realizare
a evalurii programelor de
modalitatea
de
diseminare a informaiilor
- gradul n care pregtirea
profesional a avut ca
efect
creterea
performanelor
profesionale
ale
angajailor.
Cunoaterea funcionrii entitii

La nivelul entitii este definit un sistem de politici i
proceduri?
Este elaborat i aprobat ROF-ul pentru toate structurile
funcionale din cadrul entitii?
Prin ROF-ul fiecrei structuri funcionale sunt definite
corect atribuiile acesteia?
Persoanele cu funcii de conducere din cadrul structurilor
funcionale au competene n domeniul pe care l
reglementeaz structurile respective?
Personalul din cadrul entitii cunoate importana
procesului bugetar i rolul su la realizarea obiectivelor
entitii?
La nivelul entitii sunt elaborate proceduri care fac
referire la procesul bugetar?
Politica bugetar se bazeaz i susine obiectivele generale
ale entitii?
X
X
X
X
X
X
14
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
Procedurile de lucru acoper toate activitile?

Procedurile de lucru descriu corect activitile procedurate?
Procedurile de lucru sunt cunoscute i aplicate de salariaii
din cadrul entitii?
Procedurile de lucru asigur separarea sarcinilor?
Derularea activitilor asigur conformitatea cu procedurile
elaborate?
Personalul entitii este informat n mod corespunztor cu
privire la eventualele modificri ale calendarului bugetar
aferent fiecrui an?
Personalul entitii cu sarcini n domeniul procesului
bugetar cunoate fazele procesului bugetar?
Personalul entitii cu sarcini n domeniul procesului
bugetar cunoate i nelege prevederile din Scrisoarea
cadru pe baza crora se elaboreaz proiectul de buget?
La elaborarea proiectului de buget sunt luate n considerare
i opiniile structurilor din cadrul entitii?
Sunt realizate studii i analize i utilizate pentru ncadrarea
cheltuielilor n limitele stabilite prin Scrisoarea cadru?
Pentru fundamentarea proiectului de buget se realizeaz o
analiz comparativ ntre plile efective i prevederile
iniiale precum i ntre prevederile definitive i prevederile
iniiale aferente anului anterior?
Pentru fundamentarea proiectului de buget se realizeaz o
analiz a tendinelor preurilor/tarifelor pentru principalele
bunuri i servicii de care entitatea are nevoie pentru
desfurarea activitilor?
Exist o persoan responsabil cu monitorizarea
cheltuielilor pe parcursul execuiei bugetare?
Solicitrile de deschidere de credite au la baz o analiz a
fondurilor puse la dispoziie anterior, precum i gradul de
ncasare a veniturilor bugetare?
Sunt identificate soluii corespunztoare pentru recuperarea
sumelor reprezentnd pli n avans i nejustificate prin
bunuri livrate, lucrri executate sau servicii prestate?
Instrumentele utilizate i rezultatele obinute sunt
compatibile cu obiectivele entitii?
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
25.
26.
27.
28.
29.
30.
Sistemul
informaional
asigur
managementului
informaiile necesare pentru luarea diferitelor decizii
economice sau de alt natur?
Sistemul informaional asigur o colectare, transmitere i
prelucrare eficient a informaiilor utilizate n cadrul
procesului bugetar?
Exist o politic clar de gestiune a informaiilor?
Informaiile gestionate sunt utilizate eficient?
Accesul al informaii este stabilit pe nivele ierarhice?
Strategiile de comunicare sunt adaptate la cerinele impuse
Se urmrete dac n
momentul
realizrii
proiectului de buget anual
se ine cont de nivelul
execuiei bugetare din anii
anteriori.
X
X
X
X
X
Organizarea i exercitarea
activitii
CFPP
se
desfoar
ntr-un
compartiment distinct, iar
persoanele, care exercit
CFPP nu sunt implicate n
efectuarea operaiunilor
supuse controlului.
24.
La nivelul entitii au fost luate msurile necesare pentru
organizarea i exercitarea controlului financiar preventiv
propriu?

X
X
X
X
15
31.
32.
33.
34.
35.
36.
37.
38.
39.
40.
41.
de nevoile actuale?
Personalul direciei are acces la internet, intranet etc.?
Exist o procedur de securitate pentru sistemul informatic
din cadrul entitii?
Exist o persoan responsabil cu securitatea sistemului
informatic al entitii?
Accesul la sistemul informatic al entitii se face printr-o
parol de acces?
Exist o procedur de schimbare periodic a parolelor ce
permit accesul la sistemul informatic al entitii?
Exist preocupri din partea managementului pentru
implementarea unor tehnologii i echipamente noi?
Exist softuri implementate pentru toate activitile care se
desfoar n cadrul Direciei Financiar Contabilitate?
Documentele n format electronic sunt standardizate astfel
nct s faciliteze accesul persoanelor interesate?
Care sunt principalele probleme la nivelul entitii?
Schimbrile din mediul extern sunt luate n calcul n
procesul de utilizare a fondurilor pentru finanarea
cheltuielilor?
Care sunt reformele la nivelul entitii?
Auditori interni,
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Supervizor,
16
Public Intern
PREGTIREA MISIUNII
Data: 04.02.2014
Supervizat de:
STUDIU PRELIMINAR
Prin acest studiu auditorii interni urmresc s neleag condiiile n care se desfoar, n cadrul
entitii, activitatea de programare i utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu bunurile i
serviciile, s identifice i s analizeze problemele care mpiedic entitatea s i realizeze obiectivele n
domeniu.
Prezentul studiu este structurat pe 6 capitole astfel:
1. Analiza domeniului auditabil;

2. Stabilirea ariilor auditabile;
3. Stabilirea ntrebrilor derivate domeniului auditabil;
4. Analiza obiectivelor domeniului auditabil;
5. Analiza indicatorilor de performan;
6. Analiza surselor de date utilizate de management.
1. Analiza domeniului auditabil
1.1. Prezentarea general a entitii
Entitatea public este organ de specialitate al administraiei publice centrale n domeniul
transportului, cu personalitate juridic, n subordinea Guvernului, ndeplinete sarcinile/atribuiile
stabilite conform cadrului normativ de referin.
Entitatea i stabilete politica n domeniul transporturilor la nivel naional, elaboreaz strategia
i reglementrile specifice de dezvoltare i de armonizare a activitilor de transport n cadrul politicii
generale a Guvernului i ndeplinete rolul de autoritate de stat n domeniul transporturilor i al
infrastructurii de transport. Astfel, entitatea ndeplinete urmtoarele funcii:
a) elaboreaz i supune spre aprobare cadrul legislativ privind domeniul transporturilor,
administrarea i utilizarea infrastructurii de transport i punerea acestei infrastructuri la dispoziia
utilizatorilor, potrivit legii;
b) elaboreaz politica economic n domeniul transporturilor;
c) elaboreaz strategiile de dezvoltare n domeniul infrastructurii de transport, precum i al
activitilor de transport;
d) elaboreaz i implementeaz strategii, politici i programe privind reeaua de drumuri publice
din Romnia: drumuri naionale, drumuri judeene, drumuri comunale i strzi;
e) elaboreaz politici pentru dezvoltarea transporturilor multimodale i a transportului combinat;
f) directivele comunitare transpuse, potrivit domeniului su de responsabilitate;
g) elaboreaz poziiile Romniei pe problematica afacerilor europene n domeniul su de
competen;
h) fundamenteaz i elaboreaz necesarul de fonduri de la bugetul de stat pentru domeniul su de
17
activitate;
i) eantioneaz resursele financiare alocate prin bugetul de stat, din credite externe i din fonduri
comunitare, n domeniul su de activitate;
j) exercit drepturile i obligaiile statului ca acionar la companiile naionale, societile
naionale i societile comerciale aflate sub autoritatea sa, pn la finalizarea procesului de privatizare;
k) elaboreaz i pune n aplicare strategiile de privatizare n domeniul su de activitate i
asigur gestionarea ntregului proces de privatizare i postprivatizare pentru unitile de sub autoritatea
sa i/sau la care este acionar;
l) aprob tarifele percepute de instituiile publice din subordine pentru eliberarea de autorizaii i
licene, precum i cuantumul redevenelor ce se obin prin concesionarea infrastructurilor de transport
aparinnd domeniului public aflate n administrarea sa, potrivit legii;
m) asigur organizarea i dezvoltarea cercetrii n domeniul transporturilor i asigur
valorificarea acesteia, ca informaii de interes public, prin reglementri tehnice i alte activiti
specifice de reglementare, potrivit legii;
n) organizeaz i finaneaz activitatea pentru constituirea fondului propriu de date statistice i a
fondurilor documentare specializate din domeniul transporturilor, participnd la sistemul informaional
naional i internaional;
o) promoveaz sistemul instituional pentru dezvoltarea pieei libere a transporturilor, asigur
condiiile unui mediu concurenial n cadrul fiecrui mod de transport, precum i ntre modurile de
transport;
p) poate desemna organisme tehnice specializate pentru: elaborarea i punerea n aplicare a
normelor tehnice i a reglementrilor specifice, asigurarea pregtirii profesionale i perfecionrii
personalului din transporturi, efectuarea certificrii i nmatriculrii mijloacelor de transport i
asigurarea inspeciei i controlului acestora, efectuarea certificrii operatorilor economici care
desfoar activiti de transport, efectuarea certificrii personalului cu atribuii n domeniul siguranei
transporturilor, n conformitate cu prevederile legale n vigoare;
q) ndeplinete funcia de autoritate de implementare a proiectelor majore de infrastructur din
domeniul transporturilor;
r) coordoneaz programele de asisten tehnic acordate de Uniunea European i de alte
organisme internaionale;
s) asigur managementul tipurilor de risc generatoare de situaii de urgen, care i-au fost
repartizate, i ndeplinirea funciilor de sprijin specifice, n condiiile legii;
t) asigur managementul proteciei civile n domeniul su de competen.
Din punct de vedere al organizrii, entitatea are n componena sa 15 de structuri funcionale,
astfel: 2 cabinete ale demnitarilor; 7 direci generale; 3 direcii; 2 servicii; 1 compartiment.
De asemenea, n subordinea entitii se afl 3 entiti, n coordonare 5 entiti, iar sub autoritatea
sa se afl 7 entiti.
Pentru realizarea activitilor stabilite prin legi sau acte normative n vigoare, n anul 2014
entitatea are prevzut s deruleze un buget de 3.406.500 mii lei.
Activitatea entitii este influenat de schimbrile care intervin n mediul extern.
n acest sens, influena factorilor externi asupra activitilor entitii este prezentat n Tabelul
nr. 1.
18
Tabelul nr. 1
Nr.
crt.
1.
Categorie
Impactul pe care l are asupra activitii entitii
Factori politici
- schimbrile legislative la nivel european i - influeneaz modalitatea de implementare a programelor i

naional;
strategiei entitii;
- reforma administraiei publice centrale;
- reorganizarea aparatului central din domeniul de activitate
respectiv;
- instabilitatea politic generat de - sincope n activitatea entitii;
schimbrile
frecvente
la
nivelul
managementului de top al entitii;
- legislaie deficitar i adoptarea acesteia n - greuti n realizarea proiectelor finanate cu fonduri europene;
contextul european;
- adoptarea cu ntrziere a unor acte - punerea n aplicare cu ntrziere a unor msuri strategii de
normative;
programe, care impun existena unor acte normative n domeniu;
- conflicte ntre reprezentanii principalelor - realizarea cu dificultate a atribuiilor entitii att la nivel
partide politice;
central ct i la nivel local;
- lipsa unui aparat corespunztor care s - lipsa unei cooperri ntre structurile teritoriale i aparatul
asigure desfurarea eficient a activitii i central.
controlul aplicrii n practic a legislaiei.
2. Factori economici
- tipul sistemului economic (intervenia - suplimentarea/redirecionarea resurselor financiare curente;
statului n economie);
- nivelul salarizrii stabilit pentru personalul - entitatea nu-i poate exercita eficient atribuiile att timp ct nu
din entitile publice descurajeaz specialitii reuete s atrag personal cu o pregtire profesional
din domeniu s se integreze n funcia corespunztoare n structurile publice;
public;
- puterea de cumprare a populaiei, ritmul - nivelul de trai al populaiei influeneaz n mod direct nevoia de
de dezvoltare economic etc.;
servicii publice de calitate a populaiei;
- poziia internaional a rii;
- relaiile bilaterale ale Romniei cu ri din diferite zone
geografice pot atrage surse suplimentare de finanare a unor
proiecte naionale respectiv, o cretere a lichiditilor pe piaa
financiar naional;
- situaia economic a rii (produsul intern - elaborarea unor strategii /programe n funcie de situaia
brut, balana plilor, nivelul inflaiei, cursul economic a rii;
valutar leu-euro).
- reducerea cheltuielilor publice poate conduce la o structur de
personal neconform cu nevoile entitii.
3. Factori sociali
- structura social a populaiei;
- modificarea strategiilor/programelor n funcie de structura
social;
- raportul dintre populaia rural i urban - modificarea strategiilor/programelor n funcie de raportul
sau ponderea fiecreia n totalul populaiei;
dintre populaia rural i urban;
- ocrotirea sntii (numrul de medici la - lipsa unor condiii minime pentru ocrotirea sntii, poate
1000 locuitori);
influena migraia forei de munc, n timp ce un nivel redus al
veniturilor salariale conduce la imposibilitatea achiziionrii unor
materiale medico-sanitare de care populaia are nevoie;
- evoluia exigenelor populaiei reflectat n - modificarea strategiilor/programelor n funcie de nevoia
modificarea cererii pentru servicii;
populaiei;
- nevoia de educaie permanent (ponderea - lipsa unor instituii care s furnizeze servicii de educaie i
cheltuielilor cu nvmntul n PIB);
cultur la un nivel corespunztor cu nevoile populaiei, poate
determina migraia persoanelor cu astfel de aspiraii, ctre zone
geografice ale rii n care aceste servicii sunt mai dezvoltate;
- numrul i structura populaiei pe vrste, - n cazul apariiei unor profesii noi, entitatea nu reuete s
sexe, i socio-profesional.
atrag un numr corespunztor de specialiti din aceste domenii
pentru ocuparea posturilor vacante din aparatul central sau local.
Impactul negativ const n lipsa specialitilor necesari realizrii
atribuiilor noi ale entitii;
- n condiiile n care entitatea nu reuete s-i asigure un
echilibru din punct de vedere al structurii salariailor pe vrste i
sexe, exist riscul de a nu-i asigura continuitatea activitii pe
timp mediu sau lung.
4. Factori tehnologici
- inovaiile industriale;
- costuri cu pregtirea profesional a personalul n domeniul IT;
- licenele cumprate;
- adaptarea strategiilor/programelor la cerinele impuse de softuri;
- gradul de infuzie cu tehnologie de vrf;
- introducerea de noi tehnologii implic creterea cheltuielilor cu
investiiile, precum i cu cele aferente specializrii personalului;
19
- sistemele informaionale i de comunicare - adaptarea strategiilor de comunicare la cerinele impuse de

complexe;
nevoile societii informaionale;
- costuri ridicate generate de implementarea acestor sisteme de
comunicare;
- creterea impactului documentelor - standardizarea documentelor n format electronic, astfel nct
electronice;
aceste documente s fie uor accesate de persoanele interesate;
- capacitatea de inovare a institutelor de - introducerea unor concepte i tehnologii noi are implicaii
cercetare sau a unitilor de nvmnt directe n creterea productivitii muncii i disponibilitatea
superior;
serviciilor IT;
- nivelul tehnic la imobilizrilor corporale - economie de resurse umane;
achiziionate din ar sau importate.
- operativitate n executarea sarcinilor de serviciu;
- diminuarea gradului de implicare a personalului prin creterea
gradului de abstractizarea a sarcinilor;
- efecte psihologice negative datorate excesului de monitorizare
computerizat a performanelor.
1.2. Prezentarea domeniului auditabil

1.2.1. Organizarea i activitile structurii cu atribuii de coordonare a procesului
bugetar
Responsabilitatea pentru organizarea i conducerea activitii financiar contabile revine
managementului superior al entitii. n acest sens, n cadrul entitii a fost organizat i funcioneaz o
structur distinct, Direcia Financiar - Contabilitate, n subordinea Secretarului general. Structura
organizatoric, competenele i responsabilitile specifice personalului acestei direcii au fost stabilite
prin Regulamentul de Organizare i Funcionare, organigram i fiele posturilor.
n ceea ce privete derularea procesului bugetar, aceast direcie are rolul de a realiza obiectivele
strategice n domeniu, prin utilizarea de metode, tehnici i procedee specifice, asigurnd proiectarea i
realizarea indicatorilor de venituri i cheltuieli pe baza unui cadru juridic bine definit.
Funciile de conducere existente la nivelul Direciei Financiar - Contabilitate sunt urmtoarele:
director, ef Serviciu financiar i buget, ef Birou contabilitate, ef Birou metodologie i drepturi
salariale pentru activitatea intern.
Din punct de vedere organizatoric Direcia Financiar - Contabilitate are n componena sa
urmtoarele structuri: Serviciul financiar i buget, Biroul contabilitate, Biroul metodologie i drepturi
salariale pentru activitatea intern i Compartimentul control financiar preventiv propriu pentru
activitatea intern.
Direcia Financiar - Contabilitate coordoneaz i ndrum metodologic activitatea tuturor
structurilor din cadrul entitii care sunt implicate n procesul bugetar.
1.2.2. Resursele umane din cadru Direciei Financiar - Contabilitate
La data derulrii misiunii de audit, resursele umane din cadrul direciei sunt formate dintr-un
numr de 21 de persoane. Personalul din cadrul direciei care exercit o funcie public de conducere
este n numr de patru, respectiv 19,00% din totalul posturilor ocupate din cadrul direciei. Peste o
treime din funcionari i desfoar activitatea n cadrul Serviciului financiar i buget (46,88%).
Sintetic, structura personalului din cadrul Direciei Financiar Contabilitate (DFC) pentru
perioada auditat este prezentat n Tabelul nr. 2.
Nr.
crt.
1.
2.
3.
Anul
2011
2012
2013
Consilier
Superior
10
8
8
Expert
Principal Asistent
5
4
8
8
-
Referent de specialitate
Superior Principal Asistent
1
1
1
-
Tabelul nr. 2 Personalului din cadrul Direciei Financiar - Contabilitate grupat dup funcia
public de execuie i gradul profesional
Din analiza informaiilor prezentate n Tabelul nr. 2, se constat n perioada 2011-2013,
20
posturile din cadrul direciei, n numr de 24, au fost ocupate n proporie de 70%, iar evoluia
personalului a cunoscut urmtoarea dinamic:
- n anul 2012 comparativ cu anul 2011, efectivul de personal s-a redus cu aproximativ 8,50%,
scdere care a afectat Serviciul financiar i buget (2 persoane) i Biroul metodologie i drepturi
salariale pentru activitate intern (1 persoan);
- n anul 2013, numrul de persoane a rmas acelai cu cel din anul 2012.
n ceea ce privete structura funcionarilor publici de execuie, 16 de persoane sunt cu studii
superioare i o persoan cu studii medii.
1.2.3. Asigurarea unui nivel de calificare adecvat al personalului
Sistemul de recrutare al funcionarilor publici ofer posibilitatea ca o entitate, n funcie de
particularitile posturilor care urmeaz a fi ocupate, s stabileasc i s solicite prin fia postului
vacant, cunotinele, abilitile i valorile pe care o persoan trebuie s le dein n vederea ocuprii
postului.
La nivelul Direciei Financiar - Contabilitate s-a urmrit ca prin procesul de recrutare s se
ocupe posturile de ctre persoane care dein competene n conformitate cu cerinele postului.
Totodat, avnd n vedere rolul pe care Tehnologia Informaiilor i Comunicaiilor (TIC) l
deine n realizarea activitilor direciei, la angajare au fost solicitate funcionarilor un nivel mediu de
cunotine de operare pe calculator de nivel mediu.
La nivelul direciei toate persoanele au n dotare un calculator cu conexiune la internet, prin
intermediul reelei proprii a entitii i au repartizat o adres de email personificat.
Un alt aspect important, este faptul c la nivelul entitii exist o preocupare manifestat de
management pentru dezvoltarea competenelor de tip ,, a nva s nvei. Totui, instruirea practic
realizat la locul de munc trebuie consolidat cu noiuni teoretice.
1.3. Cadrul de reglementare al domeniului auditabil

Pentru desfurarea acestei misiuni de audit intern a fost avut n vedere, n principal, urmtorul
referenial:
- Legea contabilitii nr. 82/1991 republicat;
- OMFP nr. 1917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i
conducerea contabilitii instituiilor publice, Planul de conturi pentru instituiile publice i
instruciunile de aplicare a acestuia;
- OMEF nr. 3421/2008 pentru modificarea Ordinului ministrului finanelor publice nr.
1.850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile i a Normelor metodologice privind
angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea,
evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale, aprobate prin Ordinul ministrului finanelor
publice nr. 1.792/2002;
- OMEF nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile;
- Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare;
- OMFP nr. 1954/2005 pentru aprobarea Clasificaiei indicatorilor privind finanele publice;
- Legea bugetului de stat pe anul 2012;
- Conturile anuale de execuie bugetar din perioada evaluat;
- Scrisorile cadru emise de Ministerul Finanelor privind contextul macroeconomic,
metodologia de elaborare a proiectelor de buget pe anii 2011, 2012 i 2013 i a estimrilor pe urmtorii
21
trei ani, precum i limitele de cheltuieli stabilite pe ordonatorii principali de credite;

- HG nr. 870/2006 privind aprobarea Strategiei pentru mbuntirea sistemului de elaborare,
coordonare i planificare a politicilor publice la nivelul administraiei publice centrale;
- HG nr. 1807/2006 pentru aprobarea Componentei de management din cadrul Metodologiei
privind sistemul de planificare strategic pe termen mediu al instituiei administraiei publice de la
nivel central;
- HG nr. 158/2008 pentru aprobarea Componentei de programare bugetar din cadrul
Metodologiei privind sistemul de planificare strategic pe termen mediu al instituiilor administraiei
publice la nivel central;
- OMFP nr. 1792/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea,
ordonanarea i raportarea angajamentelor bugetare i legale;
- HG nr. 264/2003 privind stabilirea aciunilor i categoriilor de cheltuieli, criteriilor,
procedurilor i limitelor pentru efectuarea de pli n avans din fonduri publice, republicat;
- OMEC nr. 137/2005 privind organizarea i funcionarea Comisiei pentru derularea
mecanismului de acordare a sprijinului financiar, precum i a modului de gestionare a activitii;
- OG nr. 80/2001 privind stabilirea unor normative de cheltuieli pentru autoritile
administraiei publice i instituiile publice;
- HG nr. 1860/2006 privind drepturile i obligaiile personalului autoritilor i instituiilor
publice pe perioada delegrii i detarii n alt localitate, precum i n cazul deplasrii, n cadrul
localitii, n interesul serviciului.
- OUG nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de
concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii;
- Legea nr. 188/1999, republicat, privind Statutul funcionarilor publici;
- HG nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea i dezvoltarea carierei
funcionarilor publici;
- OG nr. 6/2007 privind unele msuri de reglementare a drepturilor salariale i a altor drepturi
ale funcionarilor publici pn la intrarea n vigoare a legii privind sistemul unitar de salarizare i alte
drepturi ale funcionarilor publici
- OG nr. 119/999 privind controlul intern i controlul financiar preventiv, republicat;
- OMFP nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la
exercitarea controlului financiar preventiv cu modificrile i completrile ulterioare;
- OMFP nr. 912/2004 pentru modificarea i completarea Normelor metodologice generale
referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, aprobate prin OMFP nr. 522/2003, cu
modificrile ulterioare;
- Standardele de management/control intern aprobate prin OMFP nr. 946/2005;
- Legea nr. 358/2002 pentru modificarea i completarea Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996;
- Legea nr. 35/2007 privind arhivarea documentelor n form electronic.
n cursul misiunii de audit public intern au mai fost avute n vedere documentele:
Cadrul procedural aplicabil;
Programul de guvernare 2009-2013;
Programul de dezvoltare a sistemului de control managerial, documentele elaborate n cadrul
celor 9 etape;
Regulamentul de Organizare i Funcionare al direciei.
1.4. Analiza situaiei actuale
1.4.1. Prezentarea general a evoluiei cheltuielilor cu bunurile i serviciile n perioada
22
01.01.2011- 31.12.2013. La nivelul entitii, pe perioada analizat, cheltuielile totale au urmtoarea

evoluie:
- mii lei Nr.
crt.
Realizri
Indicator
bugetar
Total
cheltuieli, din
care:
Cheltuieli
curente total,
din care:
Cheltuieli de
personal
Bunuri
i
servicii
Transferuri
2.
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
3.
Dinamic
2011
2012
2011
2012
2013
2012/
2011
2013/
2012
7=3/2
8=6/3
1.
Prevederi
Ritm
mediu
(%)
9
1.478.205
1.518.630
1.467.000
1.703.400
3.406.500
1,03
1,62
29,30
1.146.552
1.417.521
1.177.500
1.605.900
3.391.500
1,24
1,72
46,20
439.602
507.984
405.600
505.200
786.000
1,16
1,69
39,79
578.238
450.750
679.500
637.500
468.000
0,78
1,23
-3,01
73.236
423.987
48.900
426.000
1.365.000
5,79
0,35
41,62
55.476
34.800
43.500
37.200
772.500
0,63
25,08
292,20
331.653
101.109
289.500
97.500
15.000
0,30
0,21
-74,84
Alte cheltuieli
Cheltuieli de
capital
Tabelul nr. 3 Evoluia cheltuielilor entitii n perioada 2011 2013

Analiza informaiilor din Tabelul nr. 3 evideniaz, n principal, urmtoarele aspecte:
cheltuielile totale au crescut de la an la an n perioada 2011-2013, ritmul mediu de cretere
fiind de 29,30%;
categoriile de cheltuieli la care s-au nregistrat n perioada analizat ritmuri medii anuale
superioare ritmului mediu de cretere al totalului cheltuielilor (29,30%) sunt: cheltuielile de personal
(39,79%), transferurile (41,62%) i alte cheltuieli (292,20%).
Avnd n vedere ritmul de cretere al cheltuielilor, s-a analizat gradul n care entitatea i
fundamenteaz prevederile pentru fondurile solicitate i care sunt aprobate iniial prin buget n Tabelul
nr. 4 prezentat n continuare:
- mii lei Nr.
crt.
Indicator
bugetar
Prevederi
Realizri
Plti
efectuate/prevederi
iniiale (%)
2011
2012
2011
2012
2011
2012
1.
Total cheltuieli, din care:
1478205
1518630
1467000
1703400
0,99
1,12
2.
1146552
1417521
1177500
1605900
1,03
1,13
2.1.
Cheltuieli curente total,

din care:
Cheltuieli de personal
439602
507984
405600
505200
0,92
0,99
2.2.
Bunuri i servicii
578238
450750
679500
637500
1,18
1,41
2.3.
Transferuri
73236
423987
48900
426000
0,67
1,00
2.4.
Alte cheltuieli
3.
Cheltuieli de capital
55476
34800
43500
37200
0,78
1,07
331653
101109
289500
97500
0,87
0,96
Tabelul nr. 4 Gradul de fundamentare a fondurilor solicitate prin bugetul anual

Din examinarea variaiilor indicilor calculai ca raport ntre plile efectuate i prevederile
bugetare iniiale, s-au constatat variaii la cheltuielile cu bunuri i serviciile, n anul 2011 i 2012,
mai mari fa de cea apreciat ca fiind rezonabil i acceptabil (+/- 10%).
1.4.2. Analiza cheltuielilor cu bunurile i serviciile n perioada 2011-2013
Un prim factor de influen al creterii cheltuielilor cu bunurile i serviciile l reprezint
numrul de activiti care implic consumul de bunuri i servicii.
Pentru eficientizarea utilizrii fondurilor alocate se impune ca la nivelul entitii cheltuielile
programate s fie urmrite de la formarea lor.
Principalele cauze care au influenat creterea numrului de aciuni sunt:
23
a) necesitatea armonizrii activitii entitii cu cea a entitilor din UE;

b) necesitatea cooperrii entitii cu entitile similare din UE;
c) ndeplinirea angajamentelor fa de UE, respectiv nfiinarea Autoritii de management
pentru programe operaionale sectoriale pentru gestionarea programelor operaionale n
vederea absorbiei fondurilor post-aderare;
d) necesitatea acordrii asistenei tehnice de specialitate structurilor aflate n subordinea, sub
autoritatea sau n coordonarea entitii;
e) perfecionarea pregtirii profesionale a personalului care i desfoar activitatea n
cadrul entitii sau n cadrul structurilor aflate n subordinea, sub autoritatea sau n
coordonarea entitii;
f) acoperirea deficitului de personal pentru activitile existente.
n baza analizelor efectuate s-a identificat faptul c la nivelul entitii nu exist un proces
constant de analiz care s aib ca rezultat identificarea i programarea anual a aciunilor care
implic cheltuielile cu bunurile i serviciile.
De asemenea, nu a fost identificat o fundamentare riguroas privind cheltuielile cu bunurile
i serviciile att n momentul elaborrii bugetului anual, ct i n momentul rectificrii bugetare.
Rezultatele analizei efectuate se pot sintetiza astfel:
Aspecte pozitive:
- implementarea sistemului de control managerial la nivelul entitii;
- existena unui personal cu pregtire profesional corespunztoare cu cerinele din Fiele
posturilor;
- preocuprile managementului pentru asigurarea perfecionrii pregtirii profesionale a salariailor;
- preocuprile managementului pentru dezvoltarea competenelor de tipul ,,a nva s nvei;
- existena unei infrastructuri informatice (dotarea cu tehnic de calcul, acces la internet etc.) i a
personalului care deine noiuni fundamentale n domeniul TIC;
- procesul de armonizare a legislaiei naionale cu legislaia UE;
- capacitatea de adaptare a direciei la nevoile i cerinele impuse de situaia socio-economic
actual;
- o bun colaborare cu structurile funcionale din cadrul entitii, cu structurile teritoriale
subordonate, precum i cu ceilali ordonatori principali de credite;
- structura organizatoric asigur un echilibru ntre funcionarii publici de grad profesional
superior, principal, asistent i debutant;
- stabilitatea personalului din cadrul direciei.
Aspecte negative:
- inexistena unei planificri riguroase, la nivelul direciei, care s asigure participarea la cursuri de
perfecionare profesional a tuturor persoanelor din cadrul direciei;
- limitri bugetare la nivelul entitii, care nu permit asigurarea unei pregtiri profesionale n
conformitate cu nevoile personalului;
- inexistena unor aciuni cu privire la monitorizarea gradului de ncrcare a personalului;
- inexistena unei metodologii de lucru care s cuprind norme precise privind modul de estimare a
fondurilor bugetare care urmeaz a fi cuprinse n proiectele de buget;
- lipsa unor fundamentri explicative a sumelor solicitate;
- numrul mare de rectificri ale bugetului entitii, n condiiile n care nu s-au manifestat factori
neprevzui.
Oportuniti:
- realizarea unor programe de formare formatori, cu scopul diseminrii informaiilor cu privire la
utilizarea fondurilor ctre un numr ct mai mare de persoane din cadrul entitii;
- mbuntirea activitilor entitii n domeniu, avndu-se ca model buna practic internaional
precum i practica altor entiti din Romnia;
24
- realizarea unor programe de formare profesional continu a salariailor, utilizndu-se

infrastructura IT existent la nivelul entitii (e-learnig);
- implementarea unui sistem informaional privind evidena i raportarea n execuie a cheltuielilor
care s furnizeze date privind trendul real pentru fiecare titlu de cheltuieli i care s permit efectuarea
unor analize detaliate.
Ameninri:
- nerealizarea obiectivelor entitii;
- nerealizarea unor atribuii specifice entitii;
- costuri suplimentare cu personalul, care pot apare sub forma cheltuielilor cu orele suplimentare.
1.5. Concluzii
Avnd n vedere cercetarea efectuat i concretizat n cele prezentate mai sus, pe parcursul
desfurrii misiunii de audit public intern al performanei, auditorii interni vor avea n vedere
urmtoarele aspecte:
cu privire la economicitate. Analiza activitilor care au generat cheltuieli cu bunurile i
serviciile, respectiv:
- dac au fost achiziionate bunuri i servicii n cantitile potrivite i standarde de calitate
corespunztoare, pltind cel mai sczut pre/tarif;
cu privire la eficien:
- analiza modului de identificare, fundamentare i programare a activitilor care genereaz
cheltuieli cu bunurile i serviciile;
- analiza rezultatelor obinute n raport cu resursele utilizate.
cu privire la eficacitate:
- analiza ndeplinirii obiectivelor aferente activitilor pentru care a fost necesar achiziia de
bunuri i servicii.
Echipa de auditori interni va efectua o misiune de audit public intern al performanei care s
furnizeze asigurarea cu privire la economicitatea, eficiena i eficacitatea activitii de utilizare a
fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile.
n acest sens, ntrebrile principale la care trebuie s rspund studiul i pe care va fi axat
misiunea de audit public intern al performanei sunt:
1. Estimrile anuale asigur o planificare adecvat a cheltuielilor cu bunurile i serviciile?
2. Gestiunea financiar asigur o bun utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu
bunurile i serviciile?
2. Stabilirea ntrebrilor secundare

Pe baza ntrebrilor principale au fost stabilite ntrebrile de rang inferior care sunt prezentate
detaliat cu scopul de a sprijini auditorii interni n identificarea activitilor/aciunilor auditabile,
riscurilor poteniale aferente acestora i controalele interne implementate la nivelul entitii pentru
atenuarea efectelor riscurilor.
Stabilirea ntrebrilor pentru domeniul auditabil a fost realizat cu ajutorul documentului Lista
ntrebrilor auditului, n care ntrebrile sunt detaliate pe 4 niveluri, ntrebrile elementare asociate
ultimului nivel au rolul de a sprijini auditorii n identificarea instrumentelor de control intern
implementate. Documentul formalizat utilizat pentru stabilirea ntrebrilor auditului este prezentat n
25
continuare:
Compartimentul de
Pregtirea misiunii
Data: 06.02.2014
Audit Public Intern
Supervizat de:
Lista ntrebrilor auditului

Nivel 1 :
1. Estimrile
anuale asigur
o
planificare
adecvat
a
cheltuielilor cu
bunurile
i
serviciile?
Nivel 2
1.1. Nevoia de
bunuri
i
servicii
este
identificat i
fundamentat
n raport cu
activitile
derulate
n
cadrul
entitii?
1.2. Estimarea
perioadei de
efectuare
a
cheltuielilor cu
bunurile
i
serviciile este
Nivel 3
1.1.1. Raportrile
transmise
de
structurile
funcionale
din
cadrul
entitii
conin
informaii
complete
i
fundamentate ?
1.1.2.
Situaiile
centralizatoare
elaborate
de
structurile elaborate
de
structurile
entitii
sunt
transmise
ntr-o
perioad care s
permit
centralizarea
a
acestora?
1.1.3.
Analiza
informaiilor
transmise
de
structurile
din
cadrul
entitii,
asigur ndeplinirea
obiectivelor
entitii?
1.2.1.
Analizele
efectuate
asigur
cunoaterea
perioadei pe care o
implic achiziia de
bunuri i servicii?
Nivel 4
1.1.1.1. Procedurile operaionale asigur
identificarea activitilor care genereaz
cheltuieli cu bunuri i serviciile (utilizarea
unor check-listuri)?
1.1.1.2. La nivelul structurilor funcionale
din cadrul entitii, au fost repartizate
sarcinile personalului prin fia postului n
concordana cu pregtirea profesional?
1.1.1.3. Cheltuielile cu bunuri i servicii
planificate
la
nivelul
structurilor
funcionale sunt n concordan cu nevoia
acestor structuri?
1.1.1.4.
Oportunitatea
i
impactul
activitilor care implic cheltuieli cu
bunurile i serviciile sunt analizate i
evaluate?
1.1.1.5. Sistemul informaional existent la
nivelul entitii asigur o comunicare
eficient?
1.1.2.1. Procedurile operaionale faciliteaz
transmiterea informaiilor ntr-o perioad
optim?
1.1.2.2. Activitile privind colectarea i
transmiterea informaiilor sunt repartizate
persoanelor care au abiliti n domeniul
comunicrii?
1.1.2.3. Condiiile tehnice de la nivelul
entitii asigur transmiterea operativ a
informaiilor cu privire la nevoia de bunuri
i servicii?
1.1.3.1. Estimrile cu privire la cheltuielile
cu bunurile i serviciile sunt determinate
prin corelare cu nevoia structurilor
1.1.3.2. Cheltuielile cu bunuri i servicii
estimate sunt n concordan cu activitile
viitoare derulate n cadrul entitii?
1.2.1.1. Modalitile de achiziie a
bunurilor i serviciilor sunt identificate
adecvat avnd n vedere nevoile entitii?
1.2.1.2. Este previzionat n mod
corespunztor perioada pe care o implic
derularea procedurii de achiziiei de bunuri
26
realist?
1.3. Estimarea
cheltuielilor cu
bunurile
i
serviciile
urmrete
realizarea
calitativ
a
activitilor i
reducerea
costurilor?
i servicii?
1.2.2.
Analizele 1.2.2.1. Se realizeaz o analiz comparativ
comparative
a duratelor pe care le implic derularea
efectuate
permit procedurilor de achiziii de bunuri i
identificarea
servicii?
modului optim de 1.2.2.2. Analizele efectuate sunt n
efectuarea
concordan cu nevoile entitii?
achiziiei de bunuri
i servicii?
1.3.1.
Sistemul 1.3.1.1.
Personalul
entitii
este
informaional
responsabilizat n domeniul culegerii de
existent la nivelul informaii cu privire la furnizorii de bunuri
entitii
permite i servicii?
estimarea corect a 1.3.1.2. Mijloacele tehnice de la nivelul
cheltuielilor
cu entitii asigur colectarea de informaii cu
bunurile
i privire la oferta furnizorilor de bunuri i
serviciile?
servicii?
1.3.1.2.
Sunt
analizate
n
mod
corespunztor toate informaiile deinute cu
privire la oferta furnizorilor de bunuri i
servicii?
1.3.2. Activitile
desfurate
la
nivelul
entitii
conduc
la
identificarea unor
soluii
pentru
realizarea
n
condiii
de
economicitate
a
cheltuielilor
cu
bunurile
i
serviciile?
2. Activitile
desfurate n
cadrul entitii
asigur o bun
2.1. Furnizorii
de bunuri i
servicii sunt
selectai
n
1.3.3. Activitile
desfurate
n
cadrul entitii cu
privire la estimarea
cheltuielilor
cu
bunurile
i
serviciile
permit
previzionarea
corespunztoare a
cheltuielilor?
1.3.4. Repartizarea
pe
trimestre
a
cheltuielilor asigur
realizarea n bune
condiii
a
activitilor
entitii?
2.1.1. Politica de
achiziii
asigur
utilizarea fondurilor
n
condiii
de
1.3.2.1. Sunt evaluate n mod corect

cheltuielile
poteniale
cu
bunurile/serviciile?
1.3.2.2. Sunt realizate studii comparative cu
privire la cheltuielile pe care le implic
utilizarea unor modaliti diferite de
achiziie a bunurilor i serviciilor?
1.3.2.3. Sunt luate n considerare toi
factorii care contribuie la efectuarea unui
anumit tip de cheltuial cu bunurile/
serviciile?
1.3.2.4. Cheltuielile cu bunurile i serviciile
sunt planificate astfel nct s se asigure un
standard de calitate ridicat?
1.3.3.1. Exist o corelaie ntre cheltuielile
cu bunuri i servicii previzionate prin
bugetul entitii i activitile care
genereaz astfel de cheltuieli?
1.3.3.2. Sumele previzionate pentru
finanarea cheltuielilor cu bunurile i
serviciile, sunt orientate pentru realizarea
activitilor prioritate?
1.3.4.1. Sumele previzionate prin bugetul
entitii asigur continuitatea activitii?
2.1.1.1. Criteriile de selecie a furnizorilor

de bunuri i servicii sunt clare, precise i
complete?
2.1.1.2. Activitile desfurate asigur
27
utilizare
a mod
fondurilor
corespunztor?
pentru
finanarea
cheltuielilor cu
bunurile
i
serviciile?
2.2. Abaterile
intervenite n
derularea
contractelor de
furnizare
bunuri
i
servicii sunt
soluionate
astfel nct s
se
asigure
utilizarea
fondurilor n
condiii
de
economicitate,
eficien
i
eficacitate?
economicitate,
eficien
eficacitate?
continuitatea activitilor din cadrul

i entitii?
2.1.1.3. activitile entitii se realizeaz pe
baza unor contracte ncheiate n condiii de
economicitate?
2.1.2. Contractele 2.1.2.1. La nivelul entitii exist un cadru
de achiziie de adecvat de derulare a contractelor de
bunuri i servicii achiziie?
sunt atribuite cu 2.1.2.2. activitile entitii se realizeaz pe
respectarea
baza unor contracte ncheiate n condiii de
principiilor
de economicitate?
transparena
i
competitivitate?
2.2.1.
Analizele 2.1.1.
Abaterile
identificate
sunt
efectuate periodic la centralizate i comunicate ntr-un mod care
nivelul
entitii s permit o analiz corespunztoare a
asigur identificarea acestora?
problemelor?
2.2.1.2. Abaterile identificate sunt analizate
n mod corespunztor?
2.2.1.3. Analiza problemelor permite
identificarea impactului financiar pentru
fiecare categorie, precum i influena
acestora n totalul cheltuielilor?
2.2.2.
2.2.2.1. Tehnicile i instrumentele de
Responsabilitile
analiz utilizate permit identificarea
stabilite
asigur cauzelor care au determinat abaterile?
identificarea
2.2.2.2. Aciunile ntreprinse pentru
cauzelor
i eliminarea cauzelor sunt n concordan cu
cuantificarea
activitile derulate n cadrul entitii?
efectelor
printr-o
abordare sistemic
i metodic?
2.2.3.
La 2.2.3.1. Aciunile de corectare contribuie la
identificarea
soluionarea problemelor?
soluiilor
se 2.2.3.2. Soluiile asigur realizarea
urmrete
obiectivelor entitii?
ncadrarea
cheltuielilor
n
prevederile
bugetare?
Auditori interni,
Popescu Ion
Georgescu Vasile
Supervizor,
Vasilescu Daniel
3. Analiza obiectivelor domeniului auditabil

Pentru realizarea sarcinilor/atribuiilor stabilite prin cadrul normativ, la nivelul entitii a fost
elaborat Planul strategic pentru anii 2009-2013 prin care sunt stabilite direciile de dezvoltare i nivelul
de performan previzionat a fi obinut n cadrul entitii, care a fost adus la cunotin salariailor prin
publicarea lui pe site-ul entitii.
n acest context, Planul strategic pentru anii 2009-2013 cu privire la procesul bugetar conine
urmtorul obiectiv strategic: mbuntirea capacitii funcionale de a fundamenta cheltuielile i
utiliza fondurile pentru finanarea acestora.
n consens cu strategia i politica entitii au fost stabilite urmtoarele obiective generale:
28
o Creterea capacitii entitii de a asigura un proces de planificare n conformitate cu

principiile i regulile bugetare;
o Creterea capacitii entitii de a asigura utilizarea instrumentelor de planificare i
monitorizare a cheltuielilor n conformitate cu principiile i regulile bugetare.
Pentru ca obiectivele generale s poat fi ndeplinite este necesar ca la nivelul structurilor
funcionale s fie stabilite obiectivele specifice. Un obiectiv specific difer de unul general, prin aceea
c vizeaz rezultate concrete i conduce la atingerea obiectivului general.
Obiectivele specifice cu privire la procesul bugetar trebuie s fie realiste, repartizate
structurilor din cadrul direciei, cuantificabile, abordabile i ncadrate n timp, astfel nct s rspund
cerinelor SMART, respectiv:
Specific - nseamn o formulare, exprimare specific, lipsit de ambiguiti. Obiectivul indic
exact ceea ce se dorete a se obine.
Msurabil - nseamn c exist o modalitate explicit de a evalua precis dac activitatea
desfurat pentru atingerea obiectivului are succes i ulterior dac obiectivul a fost atins n ntregime.
Obiectivul poate fi cuantificat, fie cantitativ, fie calitativ.
Accesibil - nseamn c ceva poate fi realizat cu adevrat. Obiectivul poate fi atins.
Realist: - nseamn c obiectivul respectiv este compatibil cu alte obiective i este relevat
pentru rezultatele dorite. Obiectivul contribuie la impactul prevzut de proiect
Raportat la timp: Obiectivul face referire la perioada pn la care este prevzut a se realiza.
n acest sens DFC are stabilite urmtoarele obiective specifice:
1. Capacitatea entitii de a asigura o planificare strategic i anual n conformitate cu
regulile i principiile bugetare
2. Decizii adecvate pentru mbuntirea procesului bugetar
3. Asigurarea unor sinteze i analize privind finanarea activitilor cuprinse n programele
i proiectele aprobate de conducerea entitii
Analiza obiectivelor s-a realizat cu ajutorul documentului Evaluarea obiectivelor, care

este prezentat n continuare.
Compartimentul
Pregtirea misiunii
Data:06.02.2014
de Audit Public
Intern
Supervizat de:
Vasilescu Daniel
EVALUAREA OBIECTIVELOR
EVALUARE
OBIECTIVE
Specific
Msurabil
Necesar
Realist
Limitat
n timp
Obiectiv (1)
Capacitatea entitii de a asigura o
Da
Da
Da
Da
Da
planificare strategic i anual n
conformitate
cu
regulile
i
principiile bugetare
Evaluare general
Obiectivul este SMART compatibil i respect cerinele i
intele propuse de entitate
29
Obiectiv redefinit de conducerea

entitii i agreat cu auditorii
Nu este cazul.
interni din punct de vedere al
cerinelor SMART
Obiectiv (2)
Coordonare adecvat a deciziilor i
Da
Da
Da
Da
aciunilor n scopul reducerii
Da
consumului de resurse i obinerii
rezultatelor lunare estimate
Obiectivul este SMART compatibil i respect cerinele i
Evaluare general
intele propuse de entitate
Nu este cazul.
cerinelor SMART
Obiectiv (3)
Asigurarea unor sinteze i analize
Da
Da
Da
Nu
privind finanarea activitilor
Parial
cuprinse n programele i proiectele
aprobate de conducerea entitii
Nesatisfctor nu este suficient de specific i nu se tie
Evaluare general
dac este sau nu raportat la o anume perioad de timp.
Realizarea unor analize semestriale privind finanarea
activitilor cuprinse n programele i proiectele aprobate de
conducerea entitii
cerinelor SMART
OBIECTIVE NOI PROPUSE DE AUDITORI
Obiectiv (4)
mbuntirea procesului de utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor prin actualizarea
semestrial a ipotezelor de lucru
Obiectiv (5)
mbuntirea capacitii de planificare i monitorizare a cheltuielilor prin utilizarea unui sistem
informaional adecvat
Auditor intern,
Popescu Ion
Georgescu Vasile
Supervizor,
Vasilescu Daniel
Pe baza analizei efectuate auditorii interni au identificat faptul c un obiectiv nu a fost

definit corect, respectiv obiectivul Asigurarea unor sinteze i analize privind finanarea
activitilor cuprinse n programele i proiectele aprobate de conducerea entitii, care nu
ndeplinete toate caracteristicile SMART. Aceste aspecte sunt prezentat n mod sintetic n
Foaia de lucru nr. 1
n urma analizei efectuate auditorii interni au formulat propuneri pentru redefinirea
obiectivului, precum i propuneri de obiective noi, care vor fi prezentate n Raportul de audit
intern al performanei.
Not:
n etapa de Intervenie la faa locului auditorii interni vor analiza acele arii pentru
care au fost definite corect obiectivele specifice.
30
4. Analiza indicatorilor
Pentru a formula o opinie cu privire la posibilitatea de realizare a criteriilor de performan
stabilite de entitate pentru realizarea obiectivelor auditorii interni evalueaz indicatorii de performan
stabilii de conducere i ataai obiectivelor specifice.
Pentru evaluarea indicatorilor de performan au fost utilizate 7 criterii de evaluare care sunt
reflectate n documentul Evaluarea indicatorilor, prezentat n continuare:
Compartimentul de
Pregtirea misiunii
Data:06.02.2014
Audit Public Intern
Perioada auditat:
Evaluarea indicatorilor
Criterii de evaluare
Instrumente de msur/ Indicatori
Obiectiv 1.
Capacitatea entitii de a asigura o
planificare strategic i anual n
conformitate cu regulile i
Numrul de
structuri din
cadrul
entitii
implicate
n
procesul
bugetar.
Repere msurabile
11
(toate 95
%
(solicitrile
structurile
structurile entitii prin
funcionale din utilizarea formularelor i
cadrul
la termenele stabilite din
entitii).
proceduri).
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Axat pe
Axat pe cantitate i
Axat pe canti-tate,
cantitate i
calitate
calitate, cost i timp
calitate
Da
Da
Da
Indicatorii stabilii permit msurarea performanei. Totui, intele
stabilite pot fi uor realizate i nu stimuleaz mbuntirea
activitii.
Numrul anual de instruiri n domeniul bugetar, efectuate la nivelul
entitii.
Numrul de structuri din cadrul entitii care au depit prevederile
care au stat la baza elaborrii Proiectului de buget.
Numrul persoanelor care anual au participat la programe de
formare profesional n domeniul bugetar raportat la numrul
persoanelor care anual au participat la programe de formare
profesional i la activiti n domeniul bugetar.
Relevant pentru obiective

Definiie clar i fr ambiguiti
Uor de neles i de folosit
Comparabil
Verificabil
Acoper toate variabilele de
cantitate, calitate, cost, durat
Raportare la timp
Evaluarea general a indicatorilor
sau instrumentelor de msur luate
ca ntreg
Propuneri de msuri/indicatori noi
sau alternative
Ponderea
n
care
procedurile de sistem
sunt aplicate n mod
corect (%).
Gradul
n
care
realizrile
anuale/multianuale sau
ncadrat
n
prevederile care au
stat la baza elaborrii
Proiectului de buget
(%).
70 % (prevederile care
au
stat
la
baza
elaborrii Proiectului
de
buget
sunt
respectate).
Da
Da
Da
Da
Da
31
Obiectiv 2.
Coordonare adecvat a deciziilor i
aciunilor
n
scopul
reducerii
consumului de resurse i obinerii
Repere msurabile
Comparabil
Verificabil
Acoper toate variabilele de cantitate,
calitate, cost, durat
Raportare la timp
Evaluarea general a indicatorilor sau
instrumentelor de msur luate ca
ntreg
Propuneri de msuri/indicatori noi sau
alternative
Obiectiv 3.
Asigurarea unor sinteze i

analize privind finanarea
activitilor cuprinse n
programele i proiectele
aprobate de conducerea
entitii
Obiectiv redefinit:
Realizarea unor analize
semestriale
privind
finanarea
activitilor
cuprinse n programele i
proiectele aprobate de
conducerea entitii
Repere msurabile

Comparabil
Verificabil
Acoper toate variabilele de
cantitate, calitate, cost, durat
Raportare la timp
Evaluarea general a
indicatorilor sau instrumentelor
de msur luate ca ntreg
Propuneri de msuri/indicatori
noi sau alternative

Ponderea
structurilor Gradul n care creditele bugetare
care
raporteaz sunt angajate i utilizate (%).
satisfacia general cu
privire la Proiectul de
buget (%).
60%
95 %
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Axat pe cantitate, calitate
Axat pe cantitate, calitate i timp
i timp
Da
Da
Indicatorii stabilii permit msurarea performanei.
Numrul de cazuri n care implementarea activitilor
planificate a fost amnat
Numrul
de
structuri de la
care
sunt
solicitate
semestrial
informaii
cu
privire
la
finanarea
activitii
Ponderea
structurilor
din
cadrul entitii la
nivelul
crora
semestrial
sunt
efectuate analize i
care
furnizeaz
informaii
cu
privire la finanarea
activitilor (%)
Gradul de acceptare al
propunerilor transmise
de structurile entitii
(%)
11
(toate
structurile
funcionale
din
cadrul entitii).
75 % (solicitrile 50 % (prevederile care

structurile
entitii au stat la baza elaborrii
prin
utilizarea Proiectului de buget sunt
formularelor i la respectate).
termenele
stabilite
din proceduri).
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Da
Axat pe cantitate,
Axat pe cantitate,
Axat pe cantitate
calitate i timp
calitate, cost i timp
Da
Da
Da
Indicatorii stabilii permit msurarea performanei. Totui,
intele stabilite pot fi uor realizate i nu stimuleaz mbuntirea
activitii.
Gradul de realizare al propunerilor acceptate transmise de
structurile entitii
Rezultatele evalurilor sunt reflectate n Foaia de lucru nr. 2. n baza testrilor

efectuate auditorii interni au formulat o opinie cu privire la indicatori i au elaborat
32
propuneri de msuri/indicatori noi care vor fi prezentate n Raportul de audit intern de

performan.
5. Analiza adecvrii surselor de date utilizate de management
Pentru mbuntirea procesului bugetar au fost analizate sursele de informaii utilizate
de conducere pentru definirea criteriilor de performan.
n acest scop ntr-o prim etapa au fost identificate sursele de informaii utilizate de
management, iar ulterior a fost evaluat adecvarea i corectitudine a surselor de date. Analiza
este efectuat cu ajutorul documentului Evaluarea surselor de date care este prezentat n
continuare.
Compartimentul de
Pregtirea misiunii
Data: 06.02.2014
Audit Public Intern
Evaluarea surselor de date

Rezultatele
Aprecierea
evalurii
global a
surselor de
suficienei
date
surselor de date
Obiectiv 1: Capacitatea entitii de a asigura o planificare strategic i anual n conformitate cu regulile i
Numrul
de Cadrul
normativ Testrile au urmrit dac:
Datele
sunt Datele
sunt
structuri din cadrul care reglementeaz - structura organizatoric a complete
i corecte
permit
entitii implicate n organizarea
i entitii este n concordan cu corecte i permit identificarea
procesul bugetar
funcionarea
cadrul
normativ
care realizarea unor structurilor care
entitii;
reglementeaz organizarea i analize
cu nu
transmit
ROF-ul entitii;
funcionarea entitii;
privire
la informaiile
Politica entitii;
- atribuiile stabilite structurilor calitatea
necesare realizrii
Politica bugetar a din cadrul entitii, permit informaiilor
unor sinteze i
entitii;
acestora s se implice n cadrul transmise
de analize,
ntr-o
Programul
de procesului bugetar;
structuri.
perioad optim.
control
intern - politica entitii este n
managerial elaborat concordan
obiectivele
la nivelul entitii; entitii;
Registrul riscurilor - sursele de date utilizate de
elaborat la nivelul management ofer informaii
entitii.
complete i corecte pentru
definirea
i
msurarea
indicatorului.
Ponderea n care Strategia entitii; S-a
analizat
comparativ Datele
sunt Datele sunt corecte
procedurile
de ROF-ul entitii;
realizrile
anuale
cu corecte.
i pot fi obinute n
sistem sunt aplicate Politica bugetar a prevederile iniiale.
Indicatorul
timp util.
n mod corect (%) entitii;
S-au analizat informaiile din poate
fi Totodat, permit o
Procedurile
minutele edinelor;
comparat
i informare
a
elaborate, aprobate S-a realizat o reconstituire a msurat, i poate managementului
i utilizate n cadrul circuitului informaional.
contribui
la cu privire la modul
entitii;
S-au
analizat
comparativ mbuntire a de
utilizare
a
Proiectele de buget realizrile
cu
estimrile procesului
procedurilor,
cu
pentru anii 2011, bugetare;
bugetar.
condiia
ca
2012, 2013;
S-a realizat o analiz a
periodic s fie
Execuia bugetar informaiilor din documentele
efectuate analize,
Indicator
Surse de date
existente
Criterii stabilite pentru

evaluarea surselor de date
33
pentru anii 2011, de fundamentare i motivare a

iar
rezultatele
2012, 2013;
proiectelor de buget;
acestora s fie
Documentele
de Testrile au urmrit dac:
comunicate
fundamentare
i - diagrama de proces asigur o
managementului.
motivare a sumelor circulaie
adecvat
a
din Proiectul de informaiilor;
buget pentru anii - structurile implicate n
2011,2012, 2013. procesul bugetar au atribuii
stabilite prin ROF;
- dac informaiile utilizate
permit elaborarea proiectului
de buget cu respectarea
termenelor legale;
- dac procedurile sunt
complete;
Gradul n care Strategia entitii
S-au
analizat
comparativ Datele
sunt Datele
sunt
realizrile
Politica bugetar a realizrile
cu
estimrile corecte.
eficiente, corecte i
anuale/multianuale entitii;
bugetare;
Indicatorul
furnizate la timp
s-au ncadrat n Proiectele de buget S-a realizat o analiz a asigur
dpdv al practicii
prevederile care au pentru anii 2011, informaiilor din documentele msurarea
din cadrul entitii.
stat
la
baza 2012, 2013;
de fundamentare i motivare a eficacitii
Totui,
elaborrii
Execuia bugetar proiectelor de buget;
activitii, poate performana
Proiectului de buget pentru anii 2011, S-a analizat concordana dintre fi comparat i trebuie analizat
2012, 2013;
fondurile stabilite prin buget i msurat. inta prin comparaie cu
Documentele
de estimrile din Programul anual stabilit pentru practica
n
fundamentare
i de achiziii;
acest indicator domeniu.
motivare a sumelor S-a urmrit dac informaiile este uor de
din Proiectul de furnizate de acest indicator sunt realizat i nu
buget pentru anii utilizate n procesul bugetar
este n limitele
2011, 2012, 2013; Testrile au urmrit dac:
de
toleran
Programul anual de - la definirea indicatorului s-a acceptate
de
achiziii
aferente avut n vedere realizarea unei buna practic n
anilor 2011, 2012, concordane ntre planificarea domeniu
(+/2013.
strategic i cea anual;
10%).
- indicatorul contribuie la
realizarea
unei
estimri
bugetare corecte;
- indicatorul stimuleaz politica
de achiziii a entitii.
Obiectiv 2. Coordonare adecvat a deciziilor i aciunilor n scopul reducerii consumului de resurse i obinerii
Ponderea
Strategia entitii
S-au
analizat
comparativ Informaiile
Datele
sunt
structurilor
care Politica bugetar a realizrile
cu
estimrile obinute n urma corecte,
dar
raporteaz
entitii;
bugetare;
analizelor
datorit faptului c
satisfacia general Proiectele de buget S-a analiza concordana dintre efectuate
de procedurile
nu
cu
privire
la pentru anii 2011, fondurile alocate prin buget i management
detaliaz termene,
Proiectul de buget 2012, 2013;
estimrile din Programele permit stabilirea pot apare decalaje
Execuia bugetar anuale de achiziii;
nivelului n care ntre
momentul
pentru anii 2011, S-a analizat modul n care intele
sunt cnd
aceste
2012, 2013;
informaiile sunt transmise de realizate.
informaii
sunt
Documentele
de structurile entitii
necesare
i
fundamentare
i S-au realizat analize cu privire
momentul cnd se
motivare a sumelor la evoluia diferitelor categorii
obin.
din Proiectul de de cheltuieli bugetare;
buget pentru anii S-au
realizat
analize
2011, 2012, 2013; comparative ntre previziunile
Planurile
de bugetare iniiale i execuia
achiziii
aferente bugetar
final
aferente
anilor 2011, 2012, perioadei 2011-2013;
2013;
Analiza
informaiilor
din
Informri transmise documentele de fundamentare
de
structurile i motivare a proiectelor de
funcionale
din buget;
34
cadrul entitii;
Analiza
informaiilor
din
Procedurile
referatele de fundamentare a
operaionale i a Programelor anuale de achiziii
procedurile
de pentru perioada 2011-2013;
sistem
Testarea a urmrit dac:
- dac la nivelul entitii sunt
efectuate periodic analize cu
privire la valoarea acestui
indicator;
- dac deciziile adoptate n
baza
analizelor
efectuate
conduc la utilizarea fondurilor
n condiii de economicitate i
eficien;
Gradul n care Politica bugetar a S-au
analizat
comparativ Analizele
i Datele sunt corecte
creditele bugetare entitii;
realizrile
cu
estimrile deciziile
pentru
analiza
sunt angajate i Proiectele de buget bugetare;
managementului gradului n care
utilizate
pentru anii 2011, S-a analiza concordana dintre au
la
baz sunt
realizate
2012, 2013, 2014; fondurile alocate prin buget i informaii
intele
aferente
Execuia bugetar estimrile din Programele corecte
cu indicatorului
pentru anii 2011, anuale de achiziii;
privire
la analizat.
2012, 2013;
Analiza modului n care execuia
Totui, nu sunt
Documentele
de solicitrile structurilor au fost bugetar.
suficiente pentru a
fundamentare
i avute n vedere n momentul
stimula
motivare a sumelor elaborrii bugetului;
performana
n
din Proiectul de Analiza realitii solicitrilor
domeniul
buget pentru anii transmise
de
structurile
procesului bugetar.
2011, 2012, 2013; entitii;
Planurile
de Recalcularea
indicatorului
achiziii
aferente pentru diferite categorii de
anilor 2011, 2012, cheltuieli, aferente perioadei
2013;
analizate.
Fundamentri ale
necesarului
de
achiziii;
Programul anual de
achiziii
aferente
anilor 2011, 2012,
2013.
Obiectiv 3. Asigurarea unor sinteze i analize privind finanarea activitilor cuprinse n programele i
proiectele aprobate de conducerea entitii
Obiectiv redefinit: Realizarea unor analize semestriale privind finanarea activitilor cuprinse n programele
i proiectele aprobate de conducerea entitii
Numrul
de Politica bugetar a Analiza informaiilor din notele Deciziile
Datele sunt corecte
structuri de la care entitii;
transmise de structurile
manageriale au pentru
analiza
sunt
solicitate Proiectele de buget entitii;
la baz date modului n care
semestrial
pentru anii 2011, Testarea a urmrit dac:
corecte.
structurile entitii
informaii
cu 2012, 2013;
- informaiile transmise de
sunt implicate n
privire la finanarea Execuia bugetar structurile
entitii
sunt
procesul bugetar.
activitii
pentru anii 2011, colectate n mod adecvat;
Totui, pentru a
2012, 2013;
- informaiile transmise de
stimula
Documentele
de structurile
sunt
analizate
performana
n
fundamentare
i periodic;
domeniul
motivare a sumelor - n urma analizelor efectuate
procesului bugetar
din Proiectul de au fost identificate zonele cu
este necesar s se
buget pentru anii risc major pentru activitatea de
analizeze i gradul
2011, 2012, 2013; finanare;
de realizare al
Procedurile
de - sunt stabilite msuri pentru
solicitrilor primite
sistem
elaborate, mbuntirea
performanei
de la structurile
aprobate i utilizate activitii de finanare a
entitii.
n cadrul entitii; activitilor entitii;
Procedurile
- msurile stabilite sunt
operaionale
implementate
n
mod
35
elaborate, aprobate corespunztor;

i utilizate n cadrul - sunt efectuate periodic analize
entitii;
cu privire la valoarea acestui
ROF-ul entitii;
indicator;
Note de informare - structurile din cadrul entitii
primite
de
la sunt motivate s transmit
structurile
din informaii periodic.
cadrul entitii.
Ponderea
Politica bugetar a Analiza procedurilor utilizate Analizele
i Datele sunt corecte
structurilor
din entitii;
n cadrul entitii;
deciziile
pentru
analiza
cadrul entitii la Procedurile
Analiza modului n care sunt managementului gradului n care
nivelul
crora operaionale
stabilite
i
implementate au
la
baz sunt
realizate
semestrial
sunt elaborate, aprobate aciunile pentru realizarea informaii
intele
aferente
efectuate analize i i utilizate n cadrul strategiei entitii
corecte.
indicatorului
care
furnizeaz entitii;
analizat.
Totui,
informaii
cu Procedurile
de - structurile din cadrul entitii
este necesar ca la
privire la finanarea sistem
elaborate, sunt motivate s transmit
nivelul entitii s
activitilor
aprobate i utilizate informaii periodic;
fie
utilizate
n cadrul entitii; - informaiile transmise de
documente
de
Registrul riscurilor; structurile din cadrul entitii
lucru
care
s
ROF-ul entitii
sunt utile managementului n
permit
s
cadrul procesului bugetar;
centralizeze
managementul
entitii
informaiile
monitorizeaz evoluia acestui
rezultate n urma
indicator;
analizelor,
iar
- procedurile din cadrul entitii
conducerea
permit realizarea unor analize
entitii s poat
care
s
conduc
la
emite decizii.
mbuntirea
performanei
bugetare a entitii.
Gradul de acceptare Politica bugetar a Analiza procedurilor utilizate Deciziile
Datele sunt corecte
al
propunerilor entitii;
n cadrul entitii;
managementului pentru
analiza
transmise
de Procedurile
de Analiza modului n care sunt au la baz
modului n care
structurile entitii sistem
elaborate, stabilite
i
implementate informaii
structurile entitii
aprobate i utilizate aciunile pentru realizarea corecte.
sunt implicate n
n cadrul entitii; strategiei entitii
procesul bugetar.
Procedurile
Totui, pentru a
operaionale
- structurile din cadrul entitii
stimula
elaborate, aprobate sunt motivate s transmit
performana
n
i utilizate n cadrul propuneri periodic;
domeniul
entitii;
managementul
entitii
procesului bugetar
Registrul riscurilor; monitorizeaz evoluia acestui
este
necesar
Situaii transmise indicator;
analiza gradului n
de structurile din
- managementul entitii a
care
solicitrile
cadrul entitii.
stabilit
msuri
pentru
primite
de
la
mbuntirea nivelului acestui
structurile entitii
indicator.
sunt soluionate.
Auditori interni,
Popescu Ion
Georgescu Vasile
Supervizor,
Vasilescu Daniel
36
Compartimentul de Audit
Pregtirea Misiunii
Data: 06.02.2014
Public Intern
Supervizat de:

Obiectivul misiunii
Obiectivul testului
Modalitatea de
eantionare
Descrierea testului
Constatare
Concluzii
Auditori interni,
Analiza i evaluarea obiectivelor stabilite de entitate pentru

domeniul auditabil
Analiza definirii corecte a obiectivelor
Eantionul stabilit pentru efectuarea testrilor este constituit din
totalitatea obiectivelor stabilite la nivelul entitii pentru domeniul
auditabil, respectiv 3 obiective.
Efectuarea testrii a constat n analiza modului n care au fost avute n
vedere caracteristicile SMART n momentul definirii la nivelul
entitii a obiectivelor specifice domeniului auditabil, prin utilizarea
formularului ,,Evaluarea obiectivelor.
Obiectivul (1) - Capacitatea entitii de a asigura o planificare
strategic i anual n conformitate cu regulile i principiile bugetare
- este SMART compatibil i respect cerinele i intele propuse de
entitate.
Obiectiv (2)- Coordonare adecvat a deciziilor i aciunilor n scopul
reducerii consumului de resurse i obinerii rezultatelor lunare
estimate - este SMART compatibil i respect cerinele i intele
propuse de entitate.
Obiectiv (3) - Asigurarea unor sinteze i analize privind finanarea
activitilor cuprinse n programele i proiectele aprobate de
conducerea entitii- nu este suficient de specific i nu se tie dac este
sau nu raportat la o anume perioad de timp. Obiectivul ar putea fi
formulat ntr-o manier mai SMART- compatibil.
Un obiectiv definit de entitate aferent domeniului auditabil nu este
definit cu respectarea de cerinelor SMART.
Obiectivele definite nu acoper n totalitate domeniul auditabil.
Aspectele prezentate n acest test i recomandrile vor fi preluate n
mod direct n Raportul de audit public intern al performanei.
Supervizor,
37
Data:
Pregtirea Misiunii
06.02.2014
Public Intern
Supervizat de:

Obiectivul misiunii
Obiectivul testului
Modalitatea de
eantionare
Descrierea testului
Constatare
Concluzii
Auditori interni,
Analiza i evaluarea indicatorilor de performan

Analiza indicatorilor stabilii de entitate din punct de vedere calitativ
i cantitativ i intelor stabilite pentru acetia
Eantionul stabilit pentru efectuarea testrilor este constituit din
indicatorii de performan stabilii la nivelul entitii pentru domeniul
auditabil aferent celor 3 obiective, n numr de 8.
Testarea a constat n analiza indicatorilor de performan ataai celor 3
obiective specifice definite pentru domeniul auditabil, prin utilizarea
unui numr de 7 criterii de evaluare prin folosirea formularului
,,Evaluarea indicatorilor.
Indicatorii stabilii permit msurarea performanei, ns exist situaii n
care intele stabilite pot fi uor realizate i nu stimuleaz performana.
Exemplificm:
- indicatorul ,, Ponderea n care procedurile de sistem sunt aplicate n
mod corect (%) pentru care s-a stabilit inta 95 % (solicitrile
structurilor entitii prin utilizarea formularelor i la termenele stabilite
din proceduri).
- indicatorul ,,Gradul n care realizrile anuale/multianuale s-au
ncadrat n prevederile care au stat la baza elaborrii Proiectului de
buget (%) pentru care s-a stabilit inta 70 % (prevederile care au stat
la baza elaborrii Proiectului de buget sunt respectate).
- indicatorul ,,Ponderea structurilor din cadrul entitii la nivelul
crora semestrial sunt efectuate analize i care furnizeaz informaii
cu privire la finanarea activitilor (%) pentru care s-a stabilit inta
75 % (solicitrile structurile entitii prin utilizarea formularelor i la
termenele stabilite din proceduri).
- indicatorul ,,Gradul n care realizrile anuale/multianuale s-au
ncadrat n prevederile care au stat la baza elaborrii Proiectului de
buget (%) pentru care s-a stabilit inta 50 % (prevederile care au stat
la baza elaborrii Proiectului de buget sunt respectate).
Indicatorii stabilii permit msurarea performanei. Totui, intele
stabilite pot fi uor realizate i nu stimuleaz mbuntirea activitii.
Aspectele prezentate n acest test i recomandrile vor fi preluate n mod
direct n Raportul de audit public intern al performanei.
Supervizor,
38
6. Stabilirea ariilor auditabile

Pe baza ntrebrilor principale auditorii interni identific ariile auditabile, care i ghideaz n
activitatea de efectuare a testrilor. Identificarea ariilor auditabile se realizeaz cu ajutorul unui
document formalizat care este prezentat n continuare.
Public Intern
PREGTIREA MISIUNII
Data: 06.02.2014
Supervizat de:
ARIA DE CUPRINDERE A AUDITULUI

Nr.
ntrebrile la care auditul
Ariile auditabile
Crt.
trebuie s rspund
1. Planificarea adecvat a 1.1. Identificarea i fundamentarea nevoii de
cheltuielilor cu bunurile bunuri i servicii
1.2. Estimarea perioadei de efectuare a
i serviciile
cheltuielilor.
1.3. Estimarea cheltuielilor cu bunurile i
Observaii
serviciile.
2. mbuntirea
gestiunii 2.1. Selectarea furnizorilor de bunuri i
financiare a cheltuielilor servicii
cu bunurile i serviciile
2.2. Soluionarea abaterilor intervenite n
derularea contractelor de furnizare bunuri

i servicii
Auditori interni,
Popescu Ion
Georgescu Vasile
Supervizor,
Vasilescu Daniel
39
PREGTIREA MISIUNII
Data: 07.02.2014

Denumire misiune: mbuntirea procesului de fundamentare, aprobare i utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile
Supervizat de: Vasilescu Daniel auditor intern
STABILIREA PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCURILOR I IERARHIZAREA RISCURILOR

Nr.
crt.
Obiective
1. Planificarea
adecvat
cheltuielilor
bunurile
serviciile
Activiti/aciuni
Riscurile identificate
Identificarea i fundamentarea
a nevoii de bunuri i servicii
cu
i
Estimarea
perioadei
efectuare a cheltuielilor
Estimarea cheltuielilor
bunurile i serviciile
Informaiile
transmise
de
structurile
funcionale sunt incomplete i fundamentate
necorespunztor
Transmiterea cu ntrziere a informaiilor de
ctre structurile funcionale din cadrul
entitii
Situaiile obinute nu sprijin managementul
n adoptarea deciziilor
de Estimarea eronat a perioadei n care se vor
efectua cheltuielile
Analizele comparative efectuate nu susin
realizarea activitilor
cu Estimri eronate cu privire la cheltuielile cu
Neidentificarea soluiilor care permit
realizarea n condiii de economicitate a
activitilor
Cheltuielile cu bunurile i serviciile nu sunt
estimate ntr-o perioad care s permit
previzionarea cheltuielilor entitii.
ntrzieri n obinerea trimestrial a
Criterii de analiza
riscurilor
PROBABILITATE
(P)
IMPACT
(I)
Punctaj
total
(PT)
Ridicat
Mic
Mediu
Mediu
Mediu
Ridicat
Mediu
Mediu
Mediu
Ierarhizarea
riscurilor
40
Selectarea furnizorilor de
2. mbuntirea
bunuri i servicii
gestiunii
financiare
a
cheltuielilor cu
bunurile
i
serviciile
Soluionarea
abaterilor
intervenite
n
derularea
contractelor de furnizare
bunuri i servicii
Auditori interni,
Popescu Ion
Georgescu Vasile
rezultatelor activitilor
Informaiile eronate existente n baza de date
a entitii nu asigur utilizarea fondurilor n
condiii de economicitate, eficien i
eficacitate
Atribuirea
necorespunztoare
a
unor
contracte de achiziie
Analiza necorespunztoare a abaterilor
identificate
Realizarea unor activiti neadecvate pentru
identificarea i analiza cauzelor
Implementarea unor soluii neadecvate
Ridicat
Mediu
Mediu
Mediu
Ridicat
Supervizor,
Vasilescu Daniel
41
Not:
Mare
(3)
Medie
(2)
Mic
(1)
PROBABILITATE
1) Stabilirea criteriilor de analiz a riscurilor - sunt reprezentate de impactul i probabilitatea de manifestare a riscului, fiind evaluate pe o
scal cu trei niveluri, astfel:
S-R
(3)
M-R
(6)
R-R
(9)
Ridicat
S-M
(2)
M-M
(4)
R-M
(6)
Mediu
S-S
(1)
M-S
(2)
R-S
(3)
Mic
Sczut
(1)
IMPACT
Moderat
(2)
Ridicat
(3)
2) Stabilirea punctajului total al riscurilor i ierarhizarea riscurilor presupune:

a) stabilirea punctajului total al riscurilor, ca produsul dintre probabilitate i impactul riscului, obinut pe baza formulei:
PT = P x I,
unde
PT punctajul total al riscului
P probabilitate
I impact
b) ierarhizarea riscurilor se realizeaz pe baza punctajelor totale obinute din evaluarea riscului, iar activitile/aciunile auditabile se
mpart n activiti/aciuni cu risc mic, mediu i mare, astfel:
- pentru PT = 1 sau 2, riscul este mic;
- pentru PT = 3 sau 4, riscul este mediu;
- pentru PT = 6 sau 9, riscul este mare;
42
PREGTIREA MISIUNII
Data: 07.02.2014
Public Intern
CHESTIONARUL DE CONTROL INTERN

NTREBRI FORMULATE
DA
NU
OBSERVAII
Obiectiv 1 Planificarea adecvat a cheltuielilor cu bunurile i serviciile

1. Identificarea i fundamentarea nevoii de bunuri i servicii
Identificarea activitilor care genereaz cheltuieli cu
bunurile i serviciile se realizeaz cu ajutorul unor
1.1.
X
documente unitate la nivelul entitii, al cror format este
aprobat prin intermediul unor proceduri?
La nivelul entitii se realizeaz o analiz periodic a
1.2.
X
procedurilor n scopul actualizrii lor?
Identificarea nevoii de bunuri i servicii la nivelul
1.3. structurilor funcionale se realizeaz de persoane cu o
X
pregtire profesional corespunztoare?
La nivelul structurilor funcionale este responsabilizat
1.4. personalul cu privire la identificarea i fundamentarea
X
nevoii de bunuri i servicii?
Planificarea cheltuielilor se realizeaz pe baza unei
analize comparative ntre nevoia identificat i activitile
1.5.
X
care urmeaz a se desfura la nivelul structurilor
funcionale?
La nivelul structurilor funcionale se realizeaz o analiz
1.6. cu privire la oportunitatea i impactul activitilor care
X
genereaz cheltuieli cu bunurile i serviciile?
Procedurile operaionale menioneaz termenele la care
1.7.
X
structurile funcionale trebuie s efectueze raportrile?
Dotarea tehnic existent la nivelul entitii asigur
1.8.
X
transmiterea operativ a informaiilor?
Personalul responsabil cu transmiterea informaiilor are o
1.9.
X
pregtire profesional corespunztoare?
1.10 Purttorii de informaii asigur o comunicare adecvat?
X
Estimarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile se
1.11 realizeaz pe baza analizei solicitrilor transmise de
X
structurile funcionale din cadrul entitii?
Analiza solicitrilor transmise se realizeaz n cadrul
1.12
X
unor edine de lucru?
La edinele de lucru au fost reprezentate toate structurile
1.13
X
din cadrul entitii?
Persoanele participante la grupul de lucru au o pregtire
1.14
X
Informaiile colectate cu ocazia derulrii edinelor de
1.15 lucru sunt prelucrate de persoane cu o pregtire
X
profesional corespunztoare i care au responsabilitii n
43
1.16
1.17
1.18
2.
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
2.7.
2.8.
2.9.
2.10.
2.11.
2.12.
2.13.
2.14.
acest sens?
Rezultatele activitii de prelucrarea a informaiilor sunt
X
aduse la cunotin tutor structurilor din cadrul entitii?
Estimarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile are la
baz o analiz a activitilor viitoare derulate n cadrul
X
entitii?
Structurile funcionale din cadrul entitii au transmis
punctul lor de vedere cu privire la concordana dintre
X
cheltuielile cu bunurile i serviciile estimate i activitile
viitoare derulate n cadrul entitii?
Estimarea perioadei de efectuare a cheltuielilor

La nivelul entitii exist o procedur de sistem care s
permit colectarea informaiilor cu privire la nevoia de
X
bunuri i servicii care trebuie achiziionate?
n cadrul procedurii sunt stabilite termenele clare cu
privire la transmiterea, colectarea i prelucrarea
X
informaiilor primite de la structurile funcionale din
cadrul entitii?
Formularele prevzute n cadrul procedurii, permit
structurilor funcionale s transmit informaii cu privire la
X
perioada n care trebuie efectuate cheltuielile?
Rezultatele activitii de prelucrare, a informaiilor
transmise de structurile funcionale, sunt aduse la
X
cunotin factorilor cu atribuii de conducere din cadrul
entitii?
Periodic, n funcie de stadiul de realizare al activitilor
structurile funcionale informeaz cu privire la modificarea
X
unor perioade de efectuare a cheltuielilor?
Solicitrile de modificare a perioadei de efectuare a
cheltuielilor sunt colectate, prelucrate i analizate de
X
persoane care au responsabiliti n domeniu si o pregtire
Modificarea calendarului de efectuare a cheltuielilor cu
bunurile se efectueaz prin consultarea tuturor structurilor
X
Calendarul actualizat de efectuare a cheltuielilor cu
bunurile i serviciile este adus la cunotin tuturor
X
structurilor funcionale din cadrul entitii?
Planificarea perioadei de efectuare a cheltuielilor are la
baz o analiz a duratei pe care o implic derularea
X
procedurii de achiziie?
Analiza este efectuat de persoane care au o pregtire
X
profesional corespunztoare n domeniu?
Persoanele care au efectuat analiza au stabilite prin fia
X
postului responsabiliti n domeniu?
Exist o procedur la nivelul entitii pentru elaborarea
X
Programului anual al achiziiilor publice?
Anterior definitivrii Programului anual de achiziii
publice sunt organizate workshopu-uri care au ca tem
X
analiza proiectului acestui document?
La workshop-uri particip reprezentani ai structurilor a
X
cror activitate genereaz cheltuieli cu bunurile i
44
serviciile?
Reprezentanii structurilor funcionale transmit informri
periodice cu privire la necesitatea actualizrii Programului
X
anual al achiziiilor publice referitor la perioada de
achiziie a unor bunuri i servicii?
2.15. Solicitrile structurilor funcionale sunt analizate anterior
X
actualizrii Programului anual al achiziiilor publice?
.
3.
Estimarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile
Procedura de elaborare a Programului anual al achiziiilor
publice menioneaz modalitatea de culegere i prelucrare
3.1.
X
a informaiilor referitoare la oferta furnizorilor de bunuri i
servicii?
La nivelul entitii exist o baz de date care s conin
3.2.
X
informaii cu privire la furnizorii de bunuri i servicii?
Exist o persoan responsabil cu activitatea de culegere
3.3. i prelucrare a informaiilor referitoare la oferta
X
furnizorilor de bunuri i servicii?
Persoanele responsabile cu activitatea de culegere i
3.4. prelucrare a informaiilor referitoare la furnizorii de bunuri
X
i servicii au o pregtire profesional corespunztoare?
Persoanelor responsabile cu culegerea i prelucrarea
informaiilor referitoare la furnizorii de bunuri i servicii li
3.5.
X
s-a asigurat o dotare tehnic corespunztoare activitii pe
care o desfoar?
Sunt stabilite criterii pe baza crora s fie analizate
3.6. informaiile cu privire la oferta furnizorilor de bunuri i
X
servicii?
Persoanele care efectueaz analiza informaiilor cu
3.7. privire la oferta de bunuri i servicii au o pregtire
X
Sunt efectuate informri periodice ctre management cu
3.8. privire la rezultatele activitii de analiz a ofertei
X
furnizorilor de bunuri i servicii?
Exist o baz de date la nivelul entitii care s conin
3.9. informaii cu privire la evoluia n timp a diferitelor
X
categorii de cheltuieli cu bunuri i servicii?
n momentul evalurii cheltuielilor poteniale cu bunurile
3.10.
X
i serviciile se ia n considerare evoluia indicelui inflaiei?
n momentul evalurii a cheltuielilor poteniale cu bunuri
3.11.
X
i serviciile se ia n considerare progresul tehnic?
Pentru evaluarea cheltuielilor poteniale cu bunurile i
3.12. serviciile este responsabilizat personalul entitii prin fia
X
postului?
Personalul responsabil cu evaluarea cheltuielilor
3.13. poteniale cu bunuri i servicii are o pregtire profesional
X
corespunztoare?
Exist un document de lucru formalizat care s permit
efectuarea unei analize comparative cu privire la
3.14.
X
cheltuielile pe care le implic utilizarea unor modaliti
diferite de achiziie a bunurilor i serviciilor?
Exist o aplicaie informatic care sprijin activitatea de
3.15.
X
estimare a cheltuielilor poteniale cu bunurile i serviciile?
2.15.
45
Exist un document formalizat pe baza cruia se

3.16. realizeaz estimarea cheltuielilor poteniale cu bunurile i
X
serviciile?
Documentul formalizat conine informaii cu privire la
3.17. toate componentele care pot fi cuprinse n valoare de
X
intrare a unui bun?
Documentul formalizat permite analiza comparativ a
3.18. dou sau mai multe bunuri/servicii de acelai fel d.p.d.v. al
X
preului/tarifului i standarde de calitate?
Valoarea estimat a cheltuielilor cu bunurile i serviciile
3.19.
X
este stabilit pe baza unei analize comparative?
3.20 Dac da, analiza este efectuat cu ocazia unor workshopuri la care particip persoane cu experien n diferite
X
domenii care au cunotin despre caracteristicile tehnice
ale bunurilor i serviciilor care urmeaz a fi achiziionate?
3.21. La nivelul entitii exist o procedur care s sprijine
X
DFC n activitatea de elaborarea i actualizare a bugetului
3.22. La nivelul entitii exist o procedur care s sprijine
DGAPA n activitatea de elaborarea i actualizare a
X
Programului anual al achiziiilor publice?
3.23. Exist o corelaie ntre perioadele de realizare a
activitilor stabilite prin procedura de elaborare i
X
actualizare a bugetului i procedura de elaborare i
actualizare a Programului anual al achiziiilor publice?
3.24. Sunt efectuate periodic analize cu privire la gardul de
X
realizare a activitilor?
3.25. Printre cauzele care au avut ca efect nerealizarea
activitilor, au fost identificate unele i cauze care au
X
legtur cu activitatea de planificare bugetar?
3.26. Dac da, aceste aspecte au fot avute n vedere n
momentul realizrii actualizrii bugetare sau la
X
planificarea bugetar a anului viitor?
3.27. La nivelul entitii se realizeaz o bugetare pe programe
X
i subprograme n cadrul structurilor funcionale?
3.28 La nivelul structurilor funcionale ale entitii sunt
realizate periodic analize cu privire la gradul de realizare a
X
activitilor?
3.29. Dac da, structurile funcionale raporteaz satisfacia cu
privire la gradul n care fondurile alocate asigur realizarea
X
activitilor?
3.30. Rezultatele informrilor efectuate de structurile entitii
sunt colectate, prelucrate i ulterior analizate n cadrul
X
unor workshop-uri?
3.31. Rezultatele acestor analize sunt reflectate n activitatea de
X
actualizare a bugetului?
3.32. Sunt stabilii indicatori de performan care s msoare
X
performana previziunilor bugetare?
Obiectiv 2 mbuntirea gestiunii financiare a cheltuielilor cu bunurile i serviciile
1.
Selectarea furnizorilor de bunuri i servicii
1.1.
La nivelul entitii exist o procedur/proceduri pentru
elaborarea documentaiei de atribuire a contractelor de
X
achiziie?
1.2.
Dac da, prin procedur este stabilit clar modul de
X
46
1.3.
1.4.
1.5.
1.6.
1.7.
1.8.
1.9.
1.10.
1.11
1.12.
1.13.
2.
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
2.7.
colaborare ntre personalul din cadrul DGAPA i

personalul de specialitate din cadrul structurilor
funcionale?
n momentul elaborrii documentaiei pentru ofertani
este implicat personalul de specialitate din cadrul
X
structurilor
funcionale,
n
sensul
elaborrii
,,Specificaiilor tehnice?
Definitivarea documentaiei pentru ofertani se face n
cadrul unor workshop-uri la care participa personalul din
X
cadrul structurilor de specialitate din cadrul entitii?
La nivelul entitii sunt efectuate analize periodice cu
privire la activitatea comisiilor care elaboreaz
X
documentaia pentru ofertani?
La nivelul entitii sunt efectuate periodic analize cu
X
privire la activitatea comisiilor de evaluare a ofertelor?
La nivelul entitii sunt analizate cauzele care au condus
X
la anularea documentaiei pentru ofertani?
La nivelul entitii sunt efectuate analize cu privire la
cauzele care au condus la anularea deciziilor comisiilor de
X
evaluare a ofertelor?
Condiiile de derulare a contractelor de achiziie sunt
X
cunoscute de toi factorii implicai din cadrul entitii?
La nivelul entitii sunt efectuate periodic analize cu
X
privire la stadiul de derulare a contractelor de achiziie?
Sunt prezentate periodic informri ctre managementul
entitii cu privire la cauzele care au condus la abateri n
X
derularea contractelor?
Sunt utilizai indicatori de performan pentru
X
monitorizarea contractelor derulate?
La nivelul entitii au fost organizate programe de
formare profesional care au ca tem ,,achiziiile publice,
X
la care s participe persoane din cadrul tuturor structurilor
funcionale?
Soluionarea abaterilor intervenite n derularea contractelor de furnizare bunuri i

servicii
Exist persoane responsabile la nivelul structurilor
X
funcionale cu derularea contractelor de achiziie?
Exist o procedur prin care se stabilete modalitatea de
transmitere a informaiilor cu privire la abateri, la
X
persoanele cu atribuii de conducere din cadrul structurilor
funcionale?
Abaterile identificate, sunt analizate n cadrul unor
edine de lucru la care particip reprezentanii tuturor
X
structurilor implicate n derularea contractului?
Cu ocazia edinelor de lucru sunt identificate cauzele
X
care au condus la apariia baterilor?
Cu ocazia edinelor de lucru este identificat/estimat
X
impactul financiar al acestor abateri?
Procedura de lucru conine un document formalizat prin
intermediul cruia s se transmit ctre toi factorii
X
implicai modalitatea de soluionare a abaterilor?
Este monitorizat activitatea de implementare a unor
X
47
2.8.
2.9.
2.10.
2.11.
2.12.
2.13.
2.14.
2.15.
2.16.
2.17.
2.18.
instrumente de control stabilite pentru eliminarea

abaterilor?
La nivelul fiecrei structuri funcionale sunt stabilite
responsabiliti cu privire la identificare cauzelor care au
X
determinat abateri?
Personalul responsabil din cadrul structurilor funcionale
are o pregtire profesional corespunztoare pentru a
X
identifica cauzele care au determinat abaterile?
Personalului responsabil din cadrul structurilor
funcionale i este asigurat dotarea tehnic necesar
X
pentru identificarea cauzelor care au determinat abaterile i
cuantificarea efectelor?
La nivelul entitii este asigurat un sistem de comunicare
adecvat, care s permit persoanelor responsabile s
X
transmit ctre management cauzele identificate i
efectele?
Aciunile stabilite pentru eliminarea cauzelor au la baz o
X
analiz a activitilor derulate n cadrul entitii?
La nivelul structurilor funcionale sunt analizate efectele
X
implementrii soluiilor adoptate?
Personalul cu atribuii de conducere este informat cu
X
privire la efectele implementrii soluiilor adoptate?
Sunt stabilite msuri suplimentare pentru soluionarea
X
problemelor, dup caz?
Exist o procedur la nivelul entitii prin intermediul
creia se asigur transmiterea informaiilor ntre structurile
X
funcionale?
La nivelul structurilor funcionale sunt stabilii indicatori
pentru msurarea performanelor cheltuielilor cu bunurile
X
i serviciile?
Personalul din cadrul structurilor funcionale este
responsabilizat cu privire la monitorizarea gradului de
X
realizare al obiectivelor?
Auditori interni,
Popescu Ion
Georgescu Vasile
Supervizor,
Vasilescu Daniel
48
PREGTIREA MISIUNII
Data: 10.02.2014

EVALUAREA INIIAL A CONTROLULUI INTERN I STABILIREA OBIECTIVELOR DE AUDIT

NR.
CRT.
OBIECTIVE
ACTIVITI
ACIUNI
RISCURILE
IDENTIFICATE
IERARHIZARE
A RISCURILOR
1. Planificarea 1.1.
1.1.1
adecvat a Identificarea Informaiile
cheltuielilor i
transmise
de
cu bunurile fundamentare structurile
i serviciile a nevoii de funcionale sunt
bunuri
i incomplete
i
.
servicii
fundamentate
necorespunztor
Ridicat
CONTROALE INTERNE EXISTENTE
CONTROALE INTERNE ATEPTATE
1) procedur de sistem prin intermediul 1) procedur de sistem prin

crora sunt formalizate documentele intermediul crora sunt formalizate
utilizate
pentru
identificarea documentele utilizate
pentru
activitilor care genereaz cheltuieli cu identificarea
activitilor
care
genereaz cheltuieli cu bunurile i
2) analize semestriale la nivelul serviciile;
compartimentelor funcionale cu privire 2) analiza anual a procedurilor de
la cheltuielile cu bunurile i serviciile; sistem cu scopul actualizrii
3) stabilirea responsabilitilor prin acestora;
fiele posturilor;
3) organizarea anuala a unui seminar
4) existena unor termene clare cu care are ca tem ,,procesul bugetar
privire la raportri, stabilite prin la care s participe persoane din toate
proceduri.
structurile funcionale;
4) stabilirea anual a sarcinilor i
obiectivelor individuale prin Fiele
posturilor i Rapoartele anuale de
evaluare
a
performanelor
profesionale;
5) analize semestriale la nivelul
compartimentelor funcionale cu
privire la cheltuielile cu bunurile i
serviciile;
6) existena unor termene clare cu
privire la raportri, stabilite prin
EVALUAREA
INIIAL A
CONTROLULUI
INTERN
PARIAL
CONFORM
SELECTARE
N
AUDITARE
DA
49
NR.
CRT.
OBIECTIVE
ACTIVITI
ACIUNI
RISCURILE
IDENTIFICATE
IERARHIZARE
A RISCURILOR
1.1.2 Situaiile
obinute
nu
sprijin
managementul n
adoptarea
deciziilor
Mediu
proceduri;
7) existena unei reele proprii de
intranet;
8) existena unei platforme on-line la
nivelul entitii, pe care s fie stocate
informaii cu privire la procedurile
operaionale i care s permit
accesul personalului din cadrul
entitii pe baza unei parole de acces;
9)
asigurarea
unei
pregtiri
profesionale
corespunztoare
a
personalului
n
domeniul
comunicrii.
1) identificarea informaiilor minime 1) identificarea informaiilor minime
necesare care trebuie coninute de necesare care trebuie coninute de
Situaiile centralizatoare cu ajutorul Situaiile centralizatoare cu ajutorul
unor Check-listuri;
unor Check-listuri;
2) analize anuale cu privire la aciunile 2) realizarea unei analize periodice
care implic cheltuieli cu bunurile i cu privire la necesarul de aciuni
serviciile;
care implic cheltuieli cu bunurile i
3) organizarea unor programe de serviciile, n cadrul unor edine de
pregtire profesional cu scopul lucru n care s fie reprezentate toate
asigurrii personalului o pregtire structurile funcionale;
profesional corespunztoare;
3) organizarea unor programe de
4) analiza comparativ a informaiilor pregtire profesional cu scopul
primite de la structurile entitii, asigurrii personalului o pregtire
respectiv realizarea unei analize ntre profesional corespunztoare;
activitile preconizate a se realiza anul 4) existena unui sistem newsletter la
urmtor i activitile desfurate n nivelul entitii prin intermediul
anul curent.
cruia personalul este informat
periodic cu privire la deciziile i
soluiile adoptate de managementul
entitii;
5) existena unei aplicaii informatice
care s asigure furnizarea i
EVALUAREA
INIIAL A
CONTROLULUI
INTERN
PARIAL
CONFORM
SELECTARE
N
AUDITARE
DA
50
NR.
CRT.
OBIECTIVE
ACTIVITI
ACIUNI
RISCURILE
IDENTIFICATE
IERARHIZARE
A RISCURILOR
1.2. Estimarea 1.2.1 Estimarea

perioadei de eronat
a
efectuare
a perioadei n care
cheltuielilor se vor efectua
cheltuielile
Mediu
colectarea unor informaii complete

i fundamentate;
6) existena unui obiectiv specific
care s ndeplineasc caracteristicile
SMART;
7)
analiza
comparativ
a
informaiilor primite de la structurile
entitii, respectiv realizarea unei
analize ntre activitile preconizate a
se realiza
anul urmtor i
activitile desfurate n anul curent.
1) existena unei proceduri de sistem;
1) existena unei proceduri de sistem;
2) existena unor termene clare cu 2) existena unor termene clare cu
privire la raportri, stabilite prin privire la raportri, stabilite prin
proceduri;
proceduri;
3) existena unui document formalizat 3)
existena
unui
document
care s fac referire la informaiile formalizat care s fac referire la
minime necesare care trebuie furnizate, informaiile minime necesare care
n cazul n care raportarea se face trebuie furnizate, n cazul n care
manual;
raportarea se face manual;
4) existena unei aplicaii informatice 4) existena unei aplicaii informatice
care s asigure furnizarea i colectarea care s asigure furnizarea i
unor
informaii
complete
i colectarea unor informaii complete
fundamentate;
i fundamentate;
5) responsabilizarea personalului prin 5) responsabilizarea personalului
stabilirea de sarcini prin Fia postului; prin stabilirea de sarcini prin Fia
6) planificarea activitii n scopul postului;
identificrii cauzelor care au determinat 6) planificarea activitii n scopul
abaterile;
identificrii cauzelor care au
7) asigurarea unei pregtiri profesionale determinat abaterile;
corespunztoare
personalului 7)
asigurarea
unei
pregtiri
responsabil;
profesionale
corespunztoare
8) realizarea unei analize periodice cu personalului responsabil;
privire la stadiul de realizare al 8) realizarea unei analize periodice
obiectivelor.
cu privire la stadiul de realizare al
EVALUAREA
INIIAL A
CONTROLULUI
INTERN
SELECTARE
N
AUDITARE
CONFORM
NU
51
NR.
CRT.
OBIECTIVE
ACTIVITI
ACIUNI
RISCURILE
IDENTIFICATE
IERARHIZARE
A RISCURILOR
SELECTARE
N
AUDITARE
CONFORM
NU
PARIAL
CONFORM
DA
9) supervizarea activitii.
1.2.2. Analizele
comparative
efectuate
nu
susin realizarea
activitilor
Mediu
1.3. Estimarea 1.3.1

Estimri
cheltuielilor eronate
cu
cu bunurile i privire
la
serviciile
cheltuielile
cu
bunurile
i
serviciile
Ridicat
obiectivelor.
9) supervizarea activitii.
1) realizarea unei analize cu privire la 1) realizarea unei analize cu privire
perioada pe care o implic derularea la perioada pe care o implic
procedurilor de achiziie.
derularea procedurilor de achiziie.
2)
pregtire
profesional 2)
pregtire
profesional
corespunztoare a personalului ;
corespunztoare a personalului ;
3) responsabilizarea personalului prin 3) responsabilizarea personalului
stabilirea unor atribuii n Fia postului; prin stabilirea unor atribuii n Fia
4) procedur de sistem;
postului;
5) organizarea unor grupuri de lucru 4) procedur de sistem;
pentru identificarea abaterilor i 5) organizarea unor grupuri de lucru
cauzelor care le-au generat, la care s pentru identificarea abaterilor i
participe reprezentani ai structurilor a cauzelor care le-au generat, la care s
cror activitate genereaz cheltuieli cu participe reprezentani ai structurilor
a cror activitate genereaz cheltuieli
6) evaluarea periodic a gradului de cu bunurile i serviciile;
realizare a indicatorilor bugetari i a 6) evaluarea periodic a gradului de
programului anual al achiziiilor realizarea a indicatorilor bugetari i a
publice;
programului anual al achiziiilor
7) analize periodice cu privire la publice;
necesarul de aciuni care implic 7) analize periodice cu privire la
cheltuieli cu bunurile i serviciile, n necesarul de aciuni care implic
cadrul unor edine de lucru n care s cheltuieli cu bunurile i serviciile, n
fie reprezentate toate structurile cadrul unor edine de lucru n care
funcionale.
s fie reprezentate toate structurile
funcionale.
1) stabilirea unor proceduri de culegere 1) stabilirea unor proceduri de
i prelucrare a informaiilor referitoare culegere i prelucrare a informaiilor
la oferta furnizorilor de bunuri i
referitoare la oferta furnizorilor de
servicii , prin intermediul unor
bunuri i servicii , prin intermediul
proceduri de sistem;
unor proceduri de sistem;
2) baz de date cu furnizorii de bunuri i 2) actualizarea periodic a bazei de
servicii;
date care conine informaii cu
3) responsabilizarea personalului prin privire la furnizorii de bunuri i
EVALUAREA
INIIAL A
CONTROLULUI
INTERN
52
NR.
CRT.
OBIECTIVE
ACTIVITI
ACIUNI
RISCURILE
IDENTIFICATE
IERARHIZARE
A RISCURILOR
1.3.2
Neidentificarea
soluiilor
care
permit realizarea
n condiii de
economicitate a
activitilor
Mediu
stabilirea de sarcini prin Fia postului; servicii;

4) asigurarea unei pregtiri profesionale 3) responsabilizarea personalului
corespunztoare
personalului prin stabilirea de sarcini prin Fia
responsabil;
postului;
5)
asigurarea
unei
dotri
corespunztoare, pentru personalul
cu atribuii n domeniu;
6) existena unor criterii de analiz a
informaiilor, formalizate ntr-un
document la nivelul entitii, care
este adus la cunotin tuturor
structurilor;
7)
asigurarea
unei
pregtiri
profesionale
corespunztoare
personalului responsabil;
8) coordonarea activitilor de ctre
eful de serviciu concretizat n
aprobarea Notelor de informare.
1) baz de date care conine informaii 1) actualizarea periodic a bazei de
cu privire la furnizorii de bunuri i date care conine informaii cu
servicii;
privire la furnizorii de bunuri i
2) responsabilizarea personalului prin servicii;
stabilirea de sarcini prin Fia postului; 2) actualizarea periodic a bazei de
3) asigurarea unei pregtiri profesionale date care conine informaii cu
corespunztoare
personalului privire la indicele inflaiei;
responsabil;
3) stabilirea unui criteriu de
4) existena unor relaii de colaborare; actualizare periodic a informaiilor
5) existena unui document formalizat cu privire la preurile/tarifele
care s fac referire la informaiile utilizate pe pia
minime necesare care trebuie furnizate, 4) analiza periodic a informaiilor
n cazul n care raportarea se face furnizate de site-uri i realizarea de
manual.
informri ctre management;
5) responsabilizarea personalului
EVALUAREA
INIIAL A
CONTROLULUI
INTERN
PARIAL
CONFORM
SELECTARE
N
AUDITARE
DA
53
NR.
CRT.
OBIECTIVE
ACTIVITI
ACIUNI
RISCURILE
IDENTIFICATE
1.3.3 Cheltuielile
cu bunurile i
serviciile nu sunt
estimate ntr-o
perioad care s
permit
previzionarea
cheltuielilor
entitii.
IERARHIZARE
A RISCURILOR
Mediu
prin stabilirea de sarcini prin Fia

postului;
6) organizarea de cursuri de pregtire
profesional n domeniile finane
publice,
contabilitate,
achiziii
publice i TIC pentru personalul din
cadrul entitii;
7) existena unei conexiuni la
internet prin
intermediul reelei
proprii a entitii;
8) existena unor relaii de
colaborare;
9) existena unei aplicaii informatice
prin intermediul creia se face
raportarea;
10) existena unui document
formalizat care s fac referire la
informaiile minime necesare care
trebuie furnizate, n cazul n care
raportarea se face manual;
11) organizarea unor grupuri de
lucru pentru estimarea cheltuielilor
cu bunurile i serviciile.
1) procedur de sistem privind 1) procedur de sistem privind
elaborarea i actualizarea bugetului
elaborarea i actualizarea bugetului
2) procedur de sistem privind 2) procedur de sistem privind
elaborarea PAAP.
elaborarea PAAP;
3) realizarea unei analize periodice
cu privire la necesarul de aciuni
care implic cheltuieli cu bunurile i
serviciile, n cadrul unor edine de
lucru n care s fie reprezentate toate
structurile funcionale;
4) planificarea activitii n scopul
identificrii cauzelor care au
EVALUAREA
INIIAL A
CONTROLULUI
INTERN
PARIAL
CONFORM
SELECTARE
N
AUDITARE
DA
54
NR.
CRT.
OBIECTIVE
ACTIVITI
ACIUNI
RISCURILE
IDENTIFICATE
IERARHIZARE
A RISCURILOR
1.3.4 ntrzieri
n
obinerea
trimestrial
a
rezultatelor
activitilor
Mediu
2.
2.1. Selectarea 2.1.1
mbuntire furnizorilor de Informaiile
a
gestiunii bunuri
i eronate existente
financiare a servicii
n baza de date a
cheltuielilor
entitii
nu
cu bunurile
asigur utilizarea
i serviciile
fondurilor
n
condiii
de
Ridicat
determinat abaterile.
5) analiza periodic a gradului de
implementare a aciunilor stabilite
pentru eliminarea abaterilor i a
cauzelor acestora.
1) analiza periodic a gradului de 1) repartizarea buget la nivelul
execuie a bugetului la nivelul entitii; fiecrei structuri funcionale;
2) organizarea unor grupuri de lucru n 2) analiza periodic a gradului de
cadrul crora s se analizeze gradul n execuie a bugetului la nivelul
care fondurile alocate asigur realizarea fiecrei structuri funcionale;
activitilor;
3) stabilirea unor indicatori de
3) realizarea unor rectificri bugetare performan la nivelul fiecrei
avnd n vedere rezultatele analizelor; structuri funcionale care s permit
o analiz comparativ ntre stadiul de
realizare a activitilor planificate i
stadiul de efectuare a cheltuielilor;
4) organizarea semestrial a unor
grupuri de lucru n cadrul crora s
se analizez gradul n care fondurile
alocate
asigur
realizarea
activitilor;
5) realizarea unor rectificri bugetare
avnd
n
vedere
rezultatele
analizelor;
6) stabilirea unor indicatori bugetari
acre s msoare performana
previziunilor bugetare.
1) existena unor proceduri operaionale 1)
existena
unor
proceduri
pentru desfurarea activitii de operaionale pentru desfurarea
achiziie public;
activitii de achiziie public;
2) responsabilizarea personalului prin 2) stabilirea prin intermediul
stabilirea de sarcini prin Fia postului; procedurilor
unor
relaii
de
colaborare ntre personalul de
specialitate din cadrul structurilor
entitii;
EVALUAREA
INIIAL A
CONTROLULUI
INTERN
SELECTARE
N
AUDITARE
PARIAL
CONFORM
DA
PARIAL
CONFORM
DA
55
NR.
CRT.
OBIECTIVE
ACTIVITI
ACIUNI
RISCURILE
IDENTIFICATE
IERARHIZARE
A RISCURILOR
economicitate,
eficien
i
eficacitate
2.1.2 Atribuirea
necorespunztoa
re
a
unor
contracte
de
achiziie
Mediu
3) responsabilizarea personalului
prin stabilirea de sarcini prin Fia
postului;
4) organizarea unor grupuri de lucru
pentru definitivarea documentaiei
pentru ofertani.
1) existena unui sistem la nivelul 1) analiza semestrial a activitii
entitii
prin
intermediul
cruia comisiilor
care
elaboreaz
persoanele responsabile sunt informate documentaia pentru ofertani;
periodic cu privire la condiiile de 2) analiza semestrial a activitii
derulare a contractelor de achiziie;
comisiilor de evaluare a ofertelor pe
2) analiza semestrial a stadiului de baza unor criterii de performan
derulare a unor contracte de achiziie stabilite;
public pe baza unor criterii stabilite i 3) analiza semestrial a cauzelor care
actualizate periodic n funcie de au condus la ntrzieri n atribuirea i
necesiti;
derularea unor contracte de achiziie
3) organizarea unor programe de public;
formare profesional avnd ca tema 4) existena unui sistem la nivelul
,,achiziiile publice la care s participe entitii prin intermediul cruia
persoane din cadrul tuturor structurilor persoanele
responsabile
sunt
funcionale.
informate periodic cu privire cu
privire la condiiile de derulare a
contractelor de achiziie;
5) analiza semestrial a stadiului de
derulare a unor contracte de achiziie
public pe baza unor criterii stabilite
i actualizate periodic n funcie de
necesiti;
6)
informarea
periodic
a
managementului cu privire la stadiul
de derulare a contractelor de
achiziie;
7)
monitorizarea
performanei
contractelor derulate cu ajutorul unor
indicatori de performan;
EVALUAREA
INIIAL A
CONTROLULUI
INTERN
PARIAL
CONFORM
SELECTARE
N
AUDITARE
DA
56
NR.
CRT.
OBIECTIVE
ACTIVITI
ACIUNI
RISCURILE
IDENTIFICATE
IERARHIZARE
A RISCURILOR
2.2
2.2.1
Analiza
Soluionarea necorespunztoa
abaterilor
re a abaterilor
intervenite n identificate
derularea
contractelor
de furnizare
bunuri
i
servicii
Mediu

formare profesional avnd ca tema
,,achiziiile publice la care s
participe persoane din cadrul tuturor
structurilor funcionale.
1) modalitatea de transmitere a 1) stabilirea anual a sarcinilor i
informaiilor cu privire la abateri este obiectivelor individuale prin Fiele
prezentat n cadrul unei proceduri posturilor i Rapoartele anuale de
operaionale;
evaluare
a
performanelor
2) formalizarea unor documente prin profesionale;
intermediul procedurii operaionale;
2) modalitatea de transmitere a
3) organizarea unor grupuri de lucru la informaiilor cu privire la abateri este
care particip reprezentani ai tuturor prezentat n cadrul unei proceduri
structurilor pentru analiza abaterilor operaionale;
identificate, identificarea cauzelor i 3) formalizarea unor documente prin
estimarea impactului financiar;
intermediul procedurii operaionale;
4) organizarea trimestrial a unor
grupuri de lucru la care particip
reprezentani ai tuturor structurilor
pentru analiza abaterilor identificate,
identificarea cauzelor i estimarea
impactului financiar;
5) utilizarea unor indicatori de pentru
evaluarea aciunilor de control
stabilite pentru eliminarea abaterilor;
6) analiz trimestrial a stadiului de
implementarea a aciunilor de control
stabilite pentru eliminarea abaterilor;
7)
diseminarea
principalelor
probleme abordate n edinele cu
managementul;
8) implementarea la nivelul entitii
a sistemului de control managerial
PO ,,Managementul riscului.
9) existena la nivelul entitii a unui
EVALUAREA
INIIAL A
CONTROLULUI
INTERN
PARIAL
CONFORM
SELECTARE
N
AUDITARE
DA
57
NR.
CRT.
OBIECTIVE
ACTIVITI
ACIUNI
RISCURILE
IDENTIFICATE
IERARHIZARE
A RISCURILOR
2.2.2 Realizarea
unor
activiti
neadecvate
pentru
identificarea i
analiza cauzelor
Mediu
2.2.3
Implementarea
unor
soluii
neadecvate
Ridicat
sistem de intranet
care asigur
comunicarea ntre personalul entitii
prin email.
evaluare
a
performanelor
profesionale;
2) organizarea de cursuri de pregtire
profesional n domeniile finane
publice,
contabilitate,
achiziii
publice i TIC pentru personalul din
cadrul entitii;
3) asigurarea unor resurse tehnice
adecvate pentru gestionarea bazelor
de date.
4) existena unei conexiuni la
internet prin
intermediul reelei
proprii a entitii.
5) analiza trimestrial a informaiilor
furnizate de site-uri i realizarea de
informri ctre management;
6) analiza periodic a stadiului de
realizare a activitilor planificate.
1) procedur de sistem privind 1)
evaluarea
trimestrial
a
transmiterea informaiilor;
rezultatului implementrii soluiilor
2) responsabilizarea personalului prin adoptate;
stabilirea de sarcini prin Fia postului; 2)
informarea
trimestrial
a
3) procedur de sistem privind
managementului cu privire la stadiul
de implementare a
soluiilor
4) informarea
managementului cu adoptate;
privire la stadiul de implementare a 3) organizarea trimestrial a unor
soluiilor adoptate;
grupuri de lucru la care particip
5) organizarea trimestrial a unor reprezentani ai tuturor structurilor
grupuri de lucru la care particip pentru analiza abaterilor identificate,
EVALUAREA
INIIAL A
CONTROLULUI
INTERN
SELECTARE
N
AUDITARE
PARIAL
CONFORM
DA
PARIAL
CONFORM
DA
58
NR.
CRT.
OBIECTIVE
ACTIVITI
ACIUNI
RISCURILE
IDENTIFICATE
IERARHIZARE
A RISCURILOR
EVALUAREA
INIIAL A
CONTROLULUI
INTERN
SELECTARE
N
AUDITARE
reprezentani ai tuturor structurilor identificarea cauzelor i stabilirea

pentru analiza abaterilor identificate, unor msuri suplimentare pentru
identificarea cauzelor i stabilirea unor soluionarea problemelor;
msuri suplimentare pentru soluionarea 4) procedur de sistem privind
problemelor;
5) existena la nivelul entitii a unui
sistem de intranet
care asigur
comunicarea ntre personalul entitii
prin email;
6) stabilirea unor indicatori privind
msurarea performanei cheltuielilor
cu bunurile i serviciile;
evaluare
a
performanelor
profesionale;
59
Concluzii:
Pe baza analizei riscurilor au fost selectate pentru auditare urmtoarele obiective:
NR.
CRT.
OBIECTIVE
ACTIVITI/ACIUNI
RISCURILE IDENTIFICATE
Planificarea adecvat a cheltuielilor cu

Identificarea i fundamentarea nevoii de bunuri i

servicii
Informaiile transmise de structurile funcionale sunt incomplete i

fundamentate necorespunztor
Situaiile obinute nu sprijin managementul n adoptarea
deciziilor
Estimri eronate cu privire la cheltuielile cu bunurile i serviciile
Neidentificarea soluiilor care permit realizarea n condiii de
economicitate a activitilor
Cheltuielile cu bunurile i serviciile nu sunt estimate ntr-o
perioad care s permit previzionarea cheltuielilor entitii.
ntrzieri n obinerea trimestrial a a rezultatelor activitilor
Informaii eronate existente n baza de date a entitii nu asigur
utilizarea fondurilor n condiii de economicitate, eficien i
eficacitate
Atribuirea necorespunztoare a unor contracte de achiziie
Analiza necorespunztoare a abaterilor identificate
Realizarea unor activiti neadecvate pentru identificarea i analiza
cauzelor
Implementarea unor soluii neadecvate
Estimarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile
1.
mbuntirea gestiunii financiare a

cheltuielilor cu bunurile i serviciile
2.
Selectarea furnizorilor de bunuri i servicii
Soluionarea abaterilor intervenite n derularea

contractelor de furnizare bunuri i servicii
Auditori interni,
Popescu Ion
Georgescu Vasile
Supervizor,
Vasilescu Daniel
60
Compartimentul Audit Public

Intern
PREGTIREA MISIUNII DE AUDIT

Elaborarea programului misiunii de audit public intern al
performanei
Data: 10.02.2014

Supervizat de:
Aprobat de :
Nicolaescu Constantin ef Compartiment de Audit Public Intern
PROGRAMUL MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN AL PERFORMANEI
OBIECTIVE
ACTIVITI/ACIUNI
Durata
(ore)
Tipul testrii
Misiunea privind audit public intern al performanei:

I. Pregtirea misiunii :
1.
ntocmirea
si
aprobarea Ordinului
de serviciu
Sediu
CAPI
Sediu
CAPI
Sediu
CAPI
Vasilescu Daniel
Popescu Ion
Georgescu Vasile
Sediul
structur
auditat
12
20
36
11.
Evaluarea
controlului intern
Nicolaescu
Constantin Popescu
Ion Georgescu
Vasile
Nicolaescu
Constantin Popescu
Ion Georgescu
Vasile
Nicolaescu
Constantin Popescu
Ion Georgescu
Vasile
Evaluarea
13. Elaborarea
Programului misiunii
de audit public intern
al performanei
II. Intervenia la fata locului:
1.1 Nevoia de bunuri
Obiectiv 1:
Planificarea
i
servicii
este
adecvat
a identificat
i
cheltuielilor cu fundamentat
n
bunurile
i raport cu activitile
Locul de
desfurar
e
368
130
2.
ntocmirea
si
validarea
Declaraiilor
de
independen
3.
Pregtirea
i
transmiterea
Notificrii
pentru
declanarea misiunii
de
audit public
intern
al
performan
4.
Deschiderea
misiunii de audit
public
intern
al
performanei
5. Constituirea i
actualizarea dosarului
permanent
6. Prelucrarea i
documentarea
informaiilor
10.
riscurilor
Auditorii interni
20
24
Vasilescu Daniel
Popescu Ion
Georgescu Vasile
Vasilescu Daniel
Popescu Ion
Georgescu Vasile
Vasilescu Daniel
Popescu Ion
Georgescu Vasile
Vasilescu Daniel
Popescu Ion
Georgescu Vasile
Vasilescu Daniel
Popescu Ion
Georgescu Vasile
Sediu
CAPI
Sediu
CAPI
Sediu
CAPI
Sediu
CAPI
Sediu
CAPI
156
Analiza economicitii utilizrii

fondurilor
pentru finanarea cheltuielilor cu
serviciile de consultan
32
Nicolaescu
Constantin
Vasilescu Daniel
Popescu Ion
Georgescu Vasile
Sediul
structur
auditat
61
OBIECTIVE
serviciile
Obiectivul 2:
mbuntirea
gestiunii
financiare
a
cheltuielilor cu
bunurile
i
serviciile
ACTIVITI/ACIUNI
derulate n cadrul
entitii
1.2.
Estimarea
cheltuielilor
cu
bunurilor
i
serviciilor urmrete
realizarea calitativ a
activitilor
i
reducerea costurilor
2.1. Selectarea
corespunztoare a
furnizorilor de bunuri
i servicii
2.2. Identificarea,
analiza i
soluionarea
abaterilor intervenite
n derularea
contractelor de
furnizare a
bunurilor/serviciilor
Tipul testrii
Analiza modului n care au fost

avute n vedere principiile de
economicitate i eficacitate a
utilizrii
fondurilor
pentru
finanarea cu serviciile de reparaii
i formare profesional
- Analiza concordanei dintre
perioada
planificat
pentru
atribuirea contractului i perioada
n care s-a atribuit contractul.
- Analiza concordanei dintre
caracteristicile
tehnice
ale
bunurilor menionate n cartea
tehnic a echipamentelor i cele
solicitate prin documentaia pentru
ofertani;
- Examinarea modului n care
entitatea s-a asigurat cu privire la
calitatea bunurilor i serviciilor
care sunt achiziionate.
- Analiza evoluiei cheltuielilor cu
reparaiile auto finanate din
bugetul entitii;
- Analiza gradului de utilizare a
autoturismelor din parcul auto al
entitii;
- Examinarea modului n care au
fost analizate cauzele care au
determinat scoaterea temporar
din uz a autoturismelor din parcul
auto al entitii.
- Examinarea modului n care a
fost asigurat funcionalitatea
autoturismelor din parcul auto al
entitii.
Durata
(ore)
Auditorii interni
Locul de
desfurar
e
32
Nicolaescu
Constantin
Vasilescu Daniel
Popescu Ion
Georgescu Vasile
Sediul
structur
auditat
32
Nicolaescu
Constantin
Vasilescu Daniel
Popescu Ion
Georgescu Vasile
Sediul
structur
auditat
32
Nicolaescu
Constantin
Vasilescu Daniel
Popescu Ion
Georgescu Vasile
Sediul
structur
auditat
Revizuirea
documentelor
i
constituirea dosarelor
de audit intern
20
edina de nchidere
III. Raportarea rezultatelor misiunii

Elaborarea
Proiectului
raportului misiunii de
performanei
Transmiterea
Proiectului
raportului misiunii de
performanei
Reuniunea de
conciliere
Vasilescu Daniel
Popescu Ion
Georgescu Vasile
Sediu
CAPI
Vasilescu Daniel
Popescu Ion
Georgescu Vasile
Sediul
structur
auditat
28
Vasilescu Daniel
Popescu Ion
Georgescu Vasile
Sediu
CAPI
Popescu Ion
Sediu
CAPI
Vasilescu Daniel
Popescu Ion
Georgescu Vasile
Sediul
structur
auditat
56
62
OBIECTIVE
ACTIVITI/ACIUNI
Elaborarea
Raportului misiunii
de audit public intern
al performanei
Difuzarea Raportului
misiunii de audit
public intern al
performanei
IV. Urmrirea recomandrilor:
Urmrirea
recomandrilor
Elaborarea Fiei de
urmrire a
implementrii
recomandrilor
Tipul testrii
Auditorii interni
Locul de
desfurar
e
16
Vasilescu Daniel
Popescu Ion
Georgescu Vasile
Sediu
CAPI
Popescu Ion
Sediu
CAPI
16
Popescu Ion
Sediu
CAPI
Durata
(ore)
16
63
Compartimentul
de
Audit
INTERVENIA LA FAA LOCULUI
Data:14.02.2014
Public Intern
Document redactat de: Popescu Ion/ Georgescu Vasile auditor intern
Test Nr. 1.1

Obiectivul
misiunii
Obiectivul
testului

Nevoia de bunuri i servicii este identificat i fundamentat n raport cu
activitile derulate n cadrul entitii
Populaia pentru efectuarea testrii a fost alctuit din totalitatea contractelor de

prestri de servicii care au avut ca obiect consultana juridic, atribuite n perioada
01.01.2011 31.12.2013 i pentru care au fost previzionate i utilizate fonduri ,dup caz,
pentru finanarea cheltuielilor de la de la Titlul ,,Bunuri i servicii, articolul 20.12
Consultan i expertiz n sum de 296.055 lei.
Modalitatea
Eantionul pentru evaluarea modului n care nevoia de bunuri i servicii este
de eantionare identificat i fundamentat este alctuit din 4 contracte ceea ce reprezint 45% din
valoarea contractelor de asisten juridic atribuite n perioada 01.01.2011 31.12.2013,
respectiv 133.224,53 lei, n baza (Foii de lucru nr. 1.1.1).
Metoda de eantionare: eantionare stratificat const n fracionarea populaiei
totale n straturi, respectiv subcolectiviti n funcie de dimensiuni i constituirea de
eantioane mari pentru straturile cu valori mari.
Efectuarea testrii a presupus analiza economicitii utilizrii fondurilor pentru
finanarea cheltuielilor cu serviciile de consultan juridic. Analiza a presupus
parcurgerea mai multor etape dup cum urmeaz:
- etapa 1: Analiza atribuiilor Direciei Generale Juridice n scopul de a se asigura
auditorii interni c aceast structur avea atribuii care i-ar fi permis s realizeze
activitile care au fost externalizate. Totodat, a fost analizat i concordana dintre
atribuiile stabilite prin ROF i sarcinile stabilite prin fiele posturilor personalului care ia desfurat activitatea n perioada 01.01.2011 31.12.2013 n cadrul Direciei Generale
Descrierea
Juridic (Foaia de lucru nr. 1.1.2).
testului
- etapa 2: Identificarea volumului de munc exprimat n ore-om pe care l-ar fi presupus
desfurarea n cadrul entitii a activitilor care au fost externalizate prin atribuirea celor
patru contracte (Foaia de lucru nr. 1.1.3).
- etapa 3: Analiza anual volumului de munc desfurat n cadrul Direciei Generale
Juridic, n perioada 01.01.2011 31.12.2013 (Foaia de lucru nr. 1.1.4).
- etapa 4: Analiza comparativ dintre volumul cheltuielilor cu serviciile de consultan
generate de atribuirea celor patru contracte i cheltuielile de personal care ar fi fost
finanate din bugetul entitii n condiiile n care activitile externalizate ar fi fost
realizate cu personal propriu. (Foaia de lucru nr. 1.1.5).
Articolul 20.12 Consultan i expertiz cuprinde cheltuielile pentru consultan i
reprezentare n instan, consultan IT i expertiz tehnic La nivelul acestui articol au
Constatare
fost alocate fonduri ncepnd cu anul 2011. Analiznd evoluia n dinamic s-a constat c
acest articol bugetar are un ritm mediu anual de cretere de 114,52% n perioada 2011
2013. Ponderea acestui articol de cheltuieli n total cheltuieli bugetare ale entitii a
64
Concluzii
nregistrat un trend ascendent de la 10% n anul 2011, la 16% n anul 2013, iar n
prevederile bugetare pentru anul 2014 se preconizeaz s reprezinte 23%.
Acest articol de cheltuieli a avut, n total titlu Bunuri i servicii, ponderi ascendente de
la 11,01% n anul 2011 la 16,8% n anul 2012, iar pentru anul 2013 este previzionat o
tendin de cretere semnificativ a ponderii acestora la aproximativ 18,6%. Creterea
semnificativ care s-a previzionat a se nregistra n anul 2013 se datoreaz creterii
cheltuielilor previzionate cu consultana juridic care suplimenteaz previziunile bugetare
ale entitii la articolul Consultan i expertiz cu 2.000 mii lei.
n perioada 01.01.2011 31.12.2013 entitatea a atribuit contracte de prestri servicii
de consultan juridic, cu mai multe societi/cabinete individuale de avocatur, care au
ca obiect acordarea de consultan juridic, asistarea reprezentanilor la negocieri cu alte
entiti, precum i reprezentarea n instan a entitii n cauzele n care este parte.
Analiza comparativ a informaiilor cuprinse n documentele analizate, a rezultat
faptul c Direcia General Juridic are stabilite prin ROF atribuii care i-ar fi permis s
realizeze activitile care au fost externalizate prin intermediul celor 4 contracte de prestri
servicii analizate. Mai mult, din analiza fiselor posturilor a rezultat faptul c personalul
care i desfoar activitatea n cadrul Direciei Generale Juridic are ca responsabiliti,
stabilite prin fia postului, reprezentarea entitii n instan i oferirea managementului de
consiliere juridic de specialitate. De asemenea, din analiza dosarelor profesionale ale
personalului din cadrul Direciei Generale Juridic a rezultat faptul c acesta deine o
pregtire profesional, dovedit prin intermediul diplomelor de studii, i experien
relevant n domeniul dreptului administrativ, civil,comercial i penal.
n condiiile n care activitile, care au reprezentat obiectul unor contracte de
furnizare de servicii de consultan i asistare juridic, ar fi fost efectuate cu personal din
cadrul Direciei Generale Juridic era necesar ca la nivel structuri s fie disponibil un
volum total de 319 total ore/om.
Din analiza anual a volumului de munc desfurat n cadrul Direciei Generale
Juridic s-a constatat:
- la nivelul Direciei Generale Juridic nu a fost realizat o estimare corect a fondului
de timp disponibil pentru realizarea activitilor specifice direciei. Astfel, n anul 2012 a
fost estimat n mod eronat un fond de timp cu 1.120 ore mai mare dect cel necesar
desfurrii activitilor, iar n anul 2013 cu 1.008 ore mai mare;
- o ncrcare necorespunztoare a personalului, care n anul 2011 i 2012 a desfurat
activiti n cadrul Direciei Generale Juridic. Aceasta deoarece, n urma analizei
efectuate, echipa de audit a identificat o rezerv de timp de 2.120 ore aferent anului
2012 i de 1.080 ore aferent anului 2013 rezultnd o economie total de 3.200 ore.
Analiznd comparativ volumul cheltuielilor cu serviciile de consultan generate de
atribuirea celor patru contracte i cheltuielile de personal care ar fi fost finanate din
bugetul entitii n condiiile n care activitile externalizare ar fi fost realizate cu personal
propriu a rezultat c, n condiiile n care la nivelul entitii, activitile juridice care au
fost externalizate ar fi fost efectuate cu personal propriu, s-ar fi nregistrat o economie de
minim 133.224,53 lei aferent fondurilor utilizate din bugetul entitii n anul 2012 i anul
2013 de la Titlul ,,Bunuri i servicii, articolul 20.12 ,,Consultan i expertiz, fr ca
volumul cheltuielilor finanate din alte capitole bugetare s fie afectat.
Utilizarea fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu serviciile de consultana juridic
n perioada 01.10.2011 31.12.2013 nu s-a realizat n condiii de economicitate. Astfel,
dac entitatea ar fi utilizat resursele proprii de personal pentru realizarea unor activiti
specifice Direciei Generale Juridice care au fost externalizate, ar fi nregistrat o
economie de minim 133.224,53 lei.
n baza acestui test s-a elaborat FIAP nr. 1.1
Auditori interni,
Supervizor,
.........................
.....................
65
Data: 14.02.2014
Public Intern
Foaie de lucru nr. 1.1.1.

-
pentru selectarea eantionului -
1. Elemente analizate:Planificarea adecvat a cheltuielilor cu bunurile i serviciile

2. Documentele analizate:
a) Achiziii publice:
- Programul anual al achiziiilor publice pentru anul 2011;
- Situaiei privind contractele de achiziii atribuite n perioada 01.01.2011 31.12.2013.
b) Bugetul entitii:
- Bugetul entitii pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate pe
anul 2011 (execuia final);
anul 2013 (previziuni);
3. Descrierea constatrilor
Pentru stabilirea eantionului s-a procedat astfel:
- populaia a fost constituit din totalitatea contractelor de prestri de servicii care au avut ca
obiect furnizarea de servicii de consultan juridic, pentru care au fost previzionate i utilizate din bugetul
entitii n perioada 01.01.2011 31.12.2013, fonduri pentru finanarea cheltuielilor de la Titlul ,,Bunuri
i servicii articolul 20.12 Consultan i expertiz, n sum de 296.055 lei. Numrul total al
contractelor finanate de la acest articol este de 10 contracte.
- tipul eantionrii: eantionare stratificat const n fracionarea populaiei totale n straturi,
respectiv subcolectiviti n funcie de dimensiuni i constituirea de eantioane mari pentru straturile cu
valori mari.
- eantionul: este format din contracte a cror valoare nsumat reprezint 45% din totalul
cheltuielilor finanate din bugetul entitii n perioada 01.01.2011 31.12.2013 de la articolul 20.12
Consultan i expertiz.
3. Concluzii:
Numrul contractelor analizate este 4, iar valoarea cheltuielilor, aferente acestora decontate din
bugetul entitii de la articolul 20.12,,Consultan i expertiz, este de 133.224,53 lei. Eantionul astfel
constituit se va verifica integral.
Auditori interni,
Supervizor,
66
Data: 14.02.2014
Public Intern

1. Elemente analizate: Planificarea adecvat a cheltuielilor cu bunurile i serviciile
- contractul de prestri servicii nr. 78954/28.04.2011;
- contractul de prestri serviciu nr. 159700/31.01.2013;
- Regulamentul de Organizare i Funcionare al Direciei Generale Juridice;
- Fia postului nr. 2513, Fia postului nr. 1514, Fia postului nr. 4312, Fia postului nr. 1913, Fia
postului nr. 2613, Fia postului nr. 2411, Fia postului nr. 1215, Fia postului nr. 3416, Fia postului nr.
2117, Fia postului nr. 968.
Testarea s-a concretizat n analiza comparativ dintre atribuiile Direciei Generale Juridice stabilite
prin ROF i obligaiile prestatorilor de servicii juridice. Totodat, a fost analizat i concordana dintre
atribuiile direciei generale stabilite prin ROF i sarcinile stabilite prin fiele posturilor personalului care
i-a desfurat activitatea n cadrul acestei structuri n perioada 01.01.2011 31.12.2013.
Analiza comparativ a informaiilor din documentele enumerate anterior s-a realizat cu ajutorul
urmtorului tabel:
Nr.
crt.
1.
Contract
nr./data
Activitate
desfurat
n baza
contractului
78954/28.04.2012 Reprezentarea
entitii
n
instan
n
dosarul
nr.
15143/2/2011
Curtea de Apel
Craiova
Secia a VIII-a
Contencios
Administrativ
i Fiscal
Atribuia Direciei
Generale Juridic
din ROF
Sarcini ele personalului stabilite prin

fiele posturilor/ Fia postului
- formuleaz aciuni i
acte cu caracter juridic
adresate
instanelor
judectoreti
respectnd
datele
cuprinse n solicitrile
primite n acest sens.
Aceste aciuni i acte
se
semneaz
de
conductorul direciei
generale n numele i
pentru
conductorul
entitii. Dac aceste
acte sau aciuni sunt
adresate
instanelor
naionale sau ale altor
state, ele vor fi
naintate numai sub
- ntocmete acte cu caracter juridic necesare

reprezentrii entitii n procesele aflate pe
rolul instanelor de judecat (Fia postului nr.
2513, Fia postului nr. 1514, Fia postului nr.
2613);
- formuleaz aciuni i acte cu caracter juridic
adresate instanelor respectnd datele
cuprinse n solicitrile primite n acest sens
(Fia postului nr. 2513, Fia postului nr.
1913, Fia postului nr. 2613);
- reprezint entitatea n litigiile n care
aceasta este parte (Fia postului nr. 2513,
Fia postului nr. 1514, Fia postului nr. 4312,
Fia postului nr. 1913, Fia postului nr.
2613);
- ntocmete referate de renunare la drept i
67
semntura
conductorului
entitii publice sau a
persoanei desemnate
n acest sens;
- organizeaz evidena
dosarelor aflate pe
rolul instanelor.
2.
entitii
n
instan
n
dosarul
nr.
14143/2/2011
nalta Curte de
Casaie
i
Justiie Secia
Civil i de
Proprietate
Intelectual
adresate
instanelor
judectoreti
respectnd
datele
se
semneaz
de
generale n numele i
pentru
conductorul
entitii. Dac aceste
adresate
instanelor
state, ele vor fi
naintate numai sub
semntura
conductorului
persoanei desemnate
n acest sens;
dosarelor aflate pe
rolul instanelor.
3.
entitii
n
instan
n
dosarul
nr.
adresate
instanelor
judectoreti
referate de renunare la judecat i/sau

promovarea cilor de atac pentru dosarele n
care reprezentarea se asigur de Direcia
General Juridic (Fia postului nr. 2513,
2613);
- propune msuri pentru punerea n aplicare a
hotrrilor judectoreti (Fia postului nr.
2613);
- organizeaz i conduce Registrul unic al
cauzelor i Condica termenelor (Fia postului
nr. 1514, Fia postului nr. 4312);
- coordoneaz conducerea Registrului unic al
cauzelor i Condicii termenelor (Fia postului
nr. 2613).
2613);
2613);
referate de renunare al judecat i/sau
2613);
2613);
nr. 2613).
68
4.
11143/1/2011
nalta Curte de
Casaie
i
Justiie Secia
Contencios
Administrativ
i Fiscal
respectnd
datele
se
semneaz
de
generale n numele i
pentru
conductorul
entitii. Dac aceste
adresate
instanelor
state, ele vor fi
naintate numai sub
semntura
conductorului
persoanei desemnate
n acest sens;
dosarelor aflate pe
rolul instanelor.
entitii
n
instan
n
dosarul
nr.
15154/3/2011
nalta Curte de
Casaie
i
Justiie Secia
Contencios
Administrativ
i Fiscal
adresate
instanelor
judectoreti
respectnd
datele
se
semneaz
de
generale n numele i
pentru
conductorul
entitii. Dac aceste
adresate
instanelor
state, ele vor fi
naintate numai sub
semntura
conductorului
persoanei desemnate
n acest sens;
dosarelor aflate pe
rolul instanelor.

2613);
2613);
2613);
2613);
nr. 2613).
2613);
2613);
2613);
69
5.
entitii
n
instan
n
dosarul
nr.
43155/4/2011
Curtea de Apel
Bucureti
Secia a III - a
Civil
adresate
instanelor
judectoreti
respectnd
datele
se
semneaz
de
generale n numele i
pentru
conductorul
entitii. Dac aceste
adresate
instanelor
state, ele vor fi
naintate numai sub
semntura
conductorului
persoanei desemnate
n acest sens;
dosarelor aflate pe
rolul instanelor.
6.
entitii
n
instan
n
dosarul
nr.
12156/4/2011
Tribunalul
Bucureti
Secia
Contencios
Administrativ
i Fiscal
adresate
instanelor
judectoreti
respectnd
datele
se
semneaz
de
generale n numele i
pentru
conductorul

2613);
nr. 2613).
2613);
2613);
2613);
2613);
nr. 2613).
2613);
70
entitii. Dac aceste

adresate
instanelor
state, ele vor fi
naintate numai sub
semntura
conductorului
persoanei desemnate
n acest sens;
dosarelor aflate pe
rolul instanelor.
7.
68540/03.04.2012 Consultan i
avizare
documentaie
pentru
funcionarea
unor structuri
din cadrul sau
din subordinea
entitii
- particip la grupurile
de
lucru
pentru
elaborarea proiectelor
de acte cu privire la
politica
entitii,
mpreun cu experii
tehnici;
- avizeaz pentru
legalitate,
dup
obinerea
tuturor
celorlalte
avize
acordate de structurile
din cadrul entitii,
actele i documentele
elaborate de structurile
de specialitate ale
entitii i emite avize
de legalitate referitoare
la activitatea entitii;
- emite opinii legale cu
privire la interpretarea
i
aplicarea
legii
structurilor
de
specialitate din cadrul
entitii i unitilor
subordonate
colaboreaz
cu
structurile
de
entitii n vederea
parcurgerii
procedurilor
legislative/juridice;
- particip la seminarii,

2613);
2613);
2613);
nr. 2613).
- rspunde de cunoaterea legislaiei din
domeniul de activitate specific entitii (Fia
postului nr. 2613).;
- rspunde de cunoaterea legislaiei
comunitare i a jurisprudenei Curii
Europene de Justiie ce au legtur cu
sectorul de activitate al entitii (Fia postului
nr. 2613).;
- particip la grupurile de lucru
interinstituionale
pentru
elaborarea
proiectelor de acte normative/oficiale ce
reglementeaz domeniul de activitate al
entitii (Fia postului nr. 2411, Fia postului
nr. 1215, Fia postului nr. 3416, Fia postului
nr. 2613);
- colaboreaz cu structurile de specialitate din
cadrul entitii n procesul de definitivare a
actelor normative/oficiale specifice activitii
entitii i urmrete respectarea procedurilor
de tehnic legislativ pentru elaborarea
acestor documente (Fia postului nr. 2411,
Fia postului nr. 2117, Fia postului nr. 968
,Fia postului nr. 2613);
- analizeaz punctele de vedere transmise de
structurile de specialitate din cadrul entitii
i unitile subordonate (Fia postului nr.
- analizeaz actele i documentele elaborate
de structurile de specialitate din cadrul
entitii i face propuneri pentru emiterea
71
workshop-uri care au
ca
problematic
aspecte juridice din
domeniul de activitate
al entitii.
8.
68540/03.04.2012 Elaborarea
unor proiecte
relevante
cu
privire
la
politica entitii
de lucru pentru
politica entitii,
mpreun cu experii
tehnici;
avizeaz
pentru
legalitate,
dup
obinerea
tuturor
celorlalte
avize
unui aviz de legalitate (Fia postului nr.

968 ,Fia postului nr. 2613);
- colaboreaz cu instituiile din subordinea
entitii n procesul de definitivare a unor
documente
normative/
oficiale
ce
reglementeaz activitatea entitii (Fia
postului nr. 2411, Fia postului nr. 1215, Fia
postului nr. 968 ,Fia postului nr. 2613);
- analizeaz proiectele de documente
elaborate de alte entiti publice sau,
mpreun cu structurile de specialitate din
entitate, face observaii sub aspectul corelrii
acestora cu prevederile legislaiei (Fia
postului nr. 968 , Fia postului nr. 2613);
- analizeaz propunerile salariailor din
cadrul direciei cu privire la avizarea unor
acte/documente; avizeaz pentru legalitate
actele i documentele elaborate de structurile
de specialitate ale entitii i emite avize de
legalitate referitoare la activitatea entitii
(Fia postului nr. 968 , Fia postului nr.
2613);
- particip la seminarii, workshop-uri care au
ca problematic aspecte juridice specifice
administraiei publice (Fia postului nr. 2411,
Fia postului nr. 2117, Fia postului nr. 968 ,
Fia postului nr. 2613);
- particip la schimburi de experien pe
probleme juridice cu structurile similare din
Statele Membre ale Uniunii Europene, cu
respectarea
mandatului
aprobat
de
conducerea entitii Fia postului nr. 2411,
- colaboreaz cu salariaii din celelalte
structuri ale entitii n limita sarcinilor i
dispoziiilor primite Fia postului nr. 2411,
Fia postului nr. 2613).
postului nr. 2613);
nr. 2613);
interinstituionale
pentru
elaborarea
72
din cadrul entitii,
de specialitate ale
i
aplicarea
legii
structurilor
de
entitii i unitilor
subordonate
colaboreaz
cu
structurile
de
entitii n vederea
parcurgerii
procedurilor
ca problematic
al entitii.
9.
54155/13.02.2013 Consultan i
avizare
documentaie
pentru
funcionarea
unor structuri
din cadrul sau
din subordinea
de
lucru
pentru
politica
entitii,
mpreun cu experii
tehnici;
- avizeaz pentru

nr. 2117, Fia postului nr. 968 , Fia postului
nr. 2613);
documente
normative/oficiale
ce
postului nr. );
respectarea
mandatului
aprobat
de
conducerea entitii (Fia postului nr. 2411,
dispoziiilor primite (Fia postului nr. 2411,
postului nr. 2613).;
nr. 2613).;
73
entitii
legalitate,
dup
obinerea
tuturor
celorlalte
avize
din cadrul entitii,
de specialitate ale
i
aplicarea
legii
structurilor
de
entitii i unitilor
subordonate;
colaboreaz
cu
structurile
de
entitii n vederea
parcurgerii
procedurilor
ca
problematic
al entitii.

interinstituionale
pentru
elaborarea
nr. 2117, Fia postului nr. 968 ,Fia postului
nr. 2613);
Fia postului nr. 2117, Fia postului nr. 968
,Fia postului nr. 2613);
- analizeaz punctele de vedere transmise de
structurile de specialitate din cadrul entitii
i unitile subordonate (Fia postului nr.
- analizeaz actele i documentele elaborate
de structurile de specialitate din cadrul
entitii i face propuneri pentru emiterea
unui aviz de legalitate (Fia postului nr.
968 ,Fia postului nr. 2613);
documente
normative/
oficiale
ce
postului nr. 968 ,Fia postului nr. 2613);
- analizeaz propunerile salariailor din
cadrul direciei cu privire la avizarea unor
acte/documente; avizeaz pentru legalitate
actele i documentele elaborate de structurile
de specialitate ale entitii i emite avize de
legalitate referitoare la activitatea entitii
(Fia postului nr. 968 , Fia postului nr.
2613);
administraiei publice;
74
10.
54155/13.02.2013 Elaborarea
unor proiecte
relevante
cu
privire
la
politica entitii
de
lucru
pentru
politica
entitii,
mpreun cu experii
tehnici;
- avizeaz pentru
legalitate,
dup
obinerea
tuturor
celorlalte
avize
din cadrul entitii,
de specialitate ale
i
aplicarea
legii
structurilor
de
entitii i unitilor
subordonate
colaboreaz
cu
structurile
de
entitii n vederea
parcurgerii
procedurilor
ca
problematic
al entitii.

respectarea
mandatului
aprobat
de
conducerea entitii Fia postului nr. 2411,
dispoziiilor primite Fia postului nr. 2411,
postului nr. 2613);
nr. 2613);
interinstituionale
pentru
elaborarea
nr. 2613);
fia postului nr. 2613);
documente
normative/oficiale
ce
75
11. 159700/31.01.2013 Consultan n

materia
dreptului civil,
dreptului
administrativ,
dreptului
comercial,
dreptului
muncii
de
lucru
pentru
politica
entitii,
mpreun cu experii
tehnici;
- avizeaz pentru
legalitate,
dup
obinerea
tuturor
celorlalte
avize
din cadrul entitii,
de specialitate ale
i
aplicarea
legii
structurilor
de
entitii i unitilor
subordonate
colaboreaz
cu
structurile
de
entitii n vederea
parcurgerii
procedurilor
ca
problematic
al entitii.

respectarea
mandatului
aprobat
de
- face propuneri pentru mbuntirea i
actualizarea documentaiei SMC (Fia
postului nr. 2613);
nr. 2613);
interinstituionale
pentru
elaborarea
nr. 2117, Fia postului nr. 968 , Fia postului
nr. 2613);
- consiliaz managementul entitii pe
probleme juridice i reprezint entitatea n
relaiile cu terii (Fia postului nr. 968 , Fia
postului nr. 2613);
- asist reprezentanii legali ai entitii la
negocieri cu alte instituii (Fia postului nr.
968 , Fia postului nr. 2613);
documente
normative/oficiale
ce
76

respectarea
mandatului
aprobat
de
Concluzii:
Din analiza comparativ a informaiilor, cuprinse n documentele analizate, a rezultat
faptul c Direcia General Juridic are stabilite prin ROF atribuii care i-ar fi permis s realizeze
activitile care au fost externalizate prin intermediul celor 4 contracte de prestri servicii
analizate.
Mai mult, din analiza fiselor posturilor a rezultat faptul c personalul care i desfoar
activitatea n cadrul Direciei Generale Juridic are ca responsabiliti, stabilite prin fia postului,
reprezentarea entitii n instan i oferirea managementului de consiliere juridic de specialitate.
De asemenea, din analiza dosarelor profesionale ale personalului din cadrul Direciei Generale
Juridic a rezultat faptul c acesta deine o pregtire profesional, dovedit prin intermediul
diplomelor de studii, i experien relevant n domeniul dreptului administrativ, civil,comercial
i penal.
Auditorii interni
Supervizor,
77
Data: 14.02.2014
Public Intern

2. Documente analizate:
a) contractul de prestri servicii nr. 78954/28.04.2012;
- factura 154/13.07.2012 n valoare de 9.989,81 lei i Proces verbal de recepie servicii nr.
15190/13.07.2012 aferent reprezentrii entitii n instan n dosarul nr. 15143/2/2011 Curtea de Apel
Craiova Secia a VIII-a Contencios Administrativ i Fiscal;
- factura 163/06.08.2012 n valoare de 19.979,62 le i Proces verbal de recepie servicii nr.
15200/07.08.2012 aferent reprezentrii entitii n instan n dosarul nr. 14143/2/2011 nalta Curte de
Casaie i Justiie Secia Civil i de Proprietate Intelectual;
15126/28.06.2012 aferent reprezentrii entitii n instan n dosarul 11143/1/2011 nalta Curte de Casaie
i Justiie Secia Contencios Administrativ i Fiscal;
- factura nr. 171/23.09.2012 n valoare de 6.493,38 lei i Proces verbal de recepie servicii nr.
190/23.09.2012 aferent reprezentrii entitii n instan n dosarul nr. 15154/3/2011 nalta Curte de
Casaie i Justiie Secia Contencios Administrativ i Fiscal;
211/22.12.2012 aferent reprezentrii entitii n instan n dosarul nr. 43155/4/2011 Curtea de Apel
Bucureti - Secia a III - a Civil;
197/22.11.2012 aferent reprezentrii entitii n instan n dosarul nr. 12156/4/2011 Tribunalul Bucureti
Secia Contencios Administrativ i Fiscal.
b) contractul de prestri servicii nr. 68540/03.04.2012;
- factura nr. 253/13.05.2012 pentru suma de 9.729 lei i Proces verbal de recepie servicii nr.
1114/13.05.2012 privind furnizarea serviciilor de consultan i avizare documentaie pentru funcionarea
unor structuri din cadrul sau din subordinea entitii;
- factura nr. 256/05.06.2012, pentru suma de 33.840 lei i Proces verbal de recepie servicii nr.
1124/05.06.2012 privind furnizarea serviciilor de consultan pentru elaborarea unor proiecte relevante cu
privire la politica entitii;
c) contractul de prestri servicii nr. 54155/13.02.2013;
- factura nr. 231/06.04.2013, pentru suma de 19.305 lei, Proces verbal de recepie servicii nr.
1514/06.04.2013 privind furnizarea serviciilor de consultan i avizare pentru pentru funcionarea unor
structuri din cadrul sau din subordinea entitii i Proces verbal de recepie servicii nr. 1514/06.04.2013
privind furnizarea serviciilor de consultan pentru elaborarea unor proiecte relevante cu privire la politica
entitii.
d) contractul de prestri servicii nr. 159700/31.01.2013;
- factura 1290/13.02.2013, pentru suma de 8.690,73 lei i Procesul verbal de recepie servicii nr.
15170/13.02.2013 privind furnizarea serviciilor lunare de consultan juridic tip abonament, precum i
reprezentarea intereselor entitii n litigiile n care este parte:
78
- dosar nr. 174/57/2005 aflat pe fond: 4.159,13 lei justificate astfel: studiu dosar Curtea de Apel
Timioara 1.055,30 lei, reprezentare termen Curtea de Apel Timioara 2.234,76 lei, adres client
referitor la oportunitate declarare recurs contra ncheierii de declinare a competenei 682,84 lei, pregtire
i depunere recurs Curtea deApel Timioara 186,23 lei;
- dosar nr. 1133/64/2011 aflat pe fond: 4.531,60 lei justificate astfel: studiu dosar, redactare
cerere amnare pentru Ministerul Mediului 434,54 lei, redactare ntmpinare entitate pentru Curtea de
Apel Braov 1.489,84 lei, termen la Curtea de Apel Braov depunere ntmpinare 2.234,76 lei, elaborare i
trimitere raport de termen 186,23 lei, pregtire documentaie astfel nct direcia de specialitate s
pregteasc setul de nscrisuri pentru termenul urmtor 186,23 lei.
Testarea s-a concretizat iniial n identificarea numrului efectiv de ore pe care l-a presupus derularea
fiecrui contract. Identificarea numrului de ore derulate n cadrul fiecrui contrat s-a realizat prin
nsumarea numrului de ore aferent fiecrei facturi.
Ulterior, pentru stabilirea numrului total de ore s-a procedat la nsumarea numrului de ore aferent
fiecrui contract.
Echipa de audit pentru stabilirea volumului de munc ore/om, necesar pentru realizarea activitilor
externalizate, a elaborat urmtoarea situaie:
Nr.
Contract nr./data
crt.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Activitate desfurat n baza contractului
78954/28.04.2012 Reprezentarea entitii n instan n dosarul nr.

15143/2/2011 Curtea de Apel Craiova Secia
a VIII-a Contencios Administrativ i Fiscal
14143/2/2011 nalta Curte de Casaie i Justiie
Secia Civil i de Proprietate Intelectual
Secia Contencios Administrativ i Fiscal
Secia Contencios Administrativ i Fiscal
43155/4/2011 Curtea de Apel Bucureti Secia a III - a Civil
12156/4/2011 Tribunalul Bucureti Secia
Contencios Administrativ i Fiscal
68540/03.04.2012 Consultan i avizare documentaie pentru
funcionarea unor structuri din cadrul sau din
subordinea entitii
68540/03.04.2012 Elaborarea unor proiecte relevante cu privire la
politica entitii
54155/13.02.2013 Consultan i avizare documentaie pentru
funcionarea unor structuri din cadrul sau din
subordinea entitii
54155/13.02.2013 Elaborarea unor proiecte relevante cu privire la
politica entitii
159700/31.01.2013 Consultan n materia dreptului civil, dreptului
administrativ, dreptului comercial, dreptului
muncii
Total ore
Volumul
de munc
exprimat
n ore/om
Nivel minim de
pregtire
profesional.
24 ore
minim 5 ani
48 ore
minim 5 ani
25 ore
minim 5 ani
16 ore
minim 5 ani
19 ore
minim 5 ani
16 ore
minim 5 ani
23 ore
minim 5 ani
80 ore
minim 5 ani
20 ore
minim 5 ani
25 ore
minim 5 ani
23 ore
minim 5 ani
319 ore
79
Concluzii:
Din analiza efectuat, echipa de audit a stabilit c pentru a putea fie efectuate activitile, care au
reprezentat obiectul unor contracte de furnizare de servicii de consultan i asistare juridic, cu personal din
cadrul Direciei Generale Juridic era necesar ca la nivelul structurii s fie disponibil un volum total de 319
total ore/om.
Auditorii interni
Supervizor,
80
Data: 14.02.2014
Public Intern

- Rapoartele de anuale de evaluare a performanelor profesionale;
- Rapoartele anuale de activitate ale Direciei General Juridic;
- Planurile anuale i multianuale de activitate ale Direciei General Juridic;
- documentele elaborate la nivelul Direciei General Juridic.
Testarea s-a realizat n dou etape succesive dup cum urmeaz:
- echipa de auditori a realizat o evaluare a activitilor desfurate n anul 2012 i 2013 n
cadrul Direciei General Juridic, n scopul de a realiza o estimare cu privire la fondul de timp
necesar pentru realizarea acestor activiti;
- echipa de audit intern a realizat o analiz comparativ ntre bugetul de timp planificat i
utilizat de Direciei General Juridic pentru realizarea activitilor n perioada 2012-2013 i
bugetul de timp estimat de echipa de auditori pentru realizarea acestor activiti.
Rezultatele activitii desfurate de echipa de audit intern sunt reflectate de urmtoarea situaie:
2012
Nr.
crt.
0
Denumire elemente
1
1.
Fond de timp disponibil calendaristic - (zileom)
2.
Srbtori legale - (zile-om)
3.
Zile calendaristice lucrtoare (1-2)/ (zile-om)
4.
Fond de
timp
disponibil
estimat
3
Fond de
timp
planificat
2
2013
Fond de
Fond de
timp
timp
disponibil disponibil
planificat
estimat
4
5
261
261
261
261
252
252
252
252
Pregtire profesional (om-zile)
15
15
15
15
5.
Concedii odihn (om-zile)
25
25
25
25
6.
Arhivare documente elaborate n cursul anului

(om-zile)
7.
Organizarea, planificarea i evaluarea activitii

proprii (om-zile)
12
24
12
24
8.
Numrul de zile disponibil pentru realizarea

activitilor specifice direciei
196
182
195
181
9.
Numr mediu de personal care i-a desfurat
10
10
81
activitatea n cadrul direciei

10.
Fond de timp total disponibil pentru

realizarea activitilor specifice direciei
(ore) (rd. 8 x rd. 9 x 8 ore/zi)
15.680
14.560
14.040
13.032
11.
Fond de timp necesare pentru realizarea

activitilor n cadrul direciei estimate n
ore total , din care:
15.680
13.560
14.040
12.960
12.
Formularea de aciuni i acte cu caracter juridic

adresate instanelor judectoreti
6.400
5.520
5.610
4.792
13.
Organizeaz evidena dosarelor aflate pe rolul

instanelor
64
64
64
72
14.
Elaborarea actelor normative /elaborarea

proiectelor de acte cu privire la politica entitii
cu respectarea regulilor de tehnic legislativ
480
320
432
480
15.
Avizarea pentru legalitate a actelor i

documentelor de specialitate elaborate din
cadrul entitii i emiterea avizelor de legalitate
referitoare la activitatea entitii
480
320
496
560
16.
Participarea la seminarii/workshop-uri care au

ca problematic aspecte juridice din domeniul
de activitate al entitii
120
160
108
96
17.
Colaborarea cu societile/cabinetele de
avocatur care reprezint interesele entitii n
faa instanelor judectoreti.
4.800
4.264
4.320
4.110
18.
Avizarea ordinelor cu caracter administrativ sau

a actelor cu caracter normativ
1.200
960
1.080
980
19.
Organizarea evidenei documentelor elaborate

la nivelul direciei
480
480
432
460
20.
Participarea la schimburi de experien pe

Statele Membre ale UE cu care Romnia are
relaii de cooperare
640
560
576
560
Activiti realizate la solicitarea

managementului entitii
640
560
576
480
Acordarea de consultaii metodologice i

asisten de specialitate reprezentanilor
partenerilor sociali sindicate, patronate, la
solicitarea acestora, cu ncadrarea n
prevederile normative n materie
96
96
90
88
23.
Participarea la analizele iniiate de partenerii

sociali
40
96
40
84
24.
Furnizarea unor rspunsuri la solicitrile venite

din partea populaiei
240
160
216
198
21.
22.
Concluzii:
Din analiza efectuat, echipa de audit a constatat urmtoarele:
- la nivelul Direciei General Juridic nu a fost realizat o estimare corect a fondului de timp
disponibil pentru realizarea activitilor specifice direciei. Astfel, n anul 2012 a fost estimat n mod eronat
un fond de timp cu 1.120 ore mai mare dect cel necesar desfurrii activitilor (rd.10 col.2 rd. 10
col.3), iar n anul 2013 cu 1.008 ore mai mare.
- o ncrcare necorespunztoare a personalului, care n anul 2012 i 2013 a desfurat activiti n
82
cadrul Direciei General Juridic. Aceasta deoarece, n urma analizei efectuate, echipa de audit a
identificat o rezerv de timp de 2.120 ore aferent anului 2012 (rd.11col.3 rd.11.col 2) i de 1.080 ore
aferent anului 2013 (rd. 11 col. 5 rd.11. col 4), rezultnd o economie total de 3.200 ore.
n concluzie, echipa de audit a stabilit c din punct de vedere al volumului de timp disponibil,
entitatea putea s realizeze cu resurse proprii activitile care au fost externalizate, volumul de timp
necesar desfurrii acestor activiti fiind de 319 ore.
Auditorii interni
Supervizor,
83
Data: 14.02.2014
Public Intern

1. Elementele analizate: Planificarea adecvat a cheltuielilor cu bunurile i serviciile
a) contractul de prestri servicii nr. 78954/28.04.2012:
- factura 154/13.07.2012, factura 163/06.08.2012, factura 151/24.06.2012, factura nr. 171/23.09.2012,
factura 196/22.12.2012 i factura 182/22.11.2012;
b) contractul de prestri servicii nr. 68540/03.04.2012:
- factura nr. 253/13.05.2011 i factura nr. 256/05.06.2012
c) contractul de prestri servicii nr. 54155/13.02.2013:
- factura nr. 231/06.04.2013
d) contractul de prestri servicii nr. 159700/31.01.2013;
- factura 1290/13.02.2013, pentru suma de 8.690,73 lei
Testarea s-a concretizat n determinarea valorii totale a cheltuielilor cu servicii de consultan juridic
aferente celor 4 contracte selectate prin eantion.
Nr.
crt.
1.
2.
3.
4.
5.
Contract nr./data
78954/28.04.2012
78954/28.04.2012
78954/28.04.2012
78954/28.04.2012
78954/28.04.2012
Activitate desfurat n
baza contractului
Reprezentarea entitii n
instan
n dosarul nr.
15143/2/2011 Curtea de
Apel Craiova Secia a VIII-a
Contencios Administrativ i
Fiscal
instan
n dosarul nr.
14143/2/2011 nalta Curte
de Casaie i Justiie Secia
Civil i de Proprietate
Intelectual
instan
n dosarul nr.
Fiscal
instan
n dosarul nr.
Fiscal
instan
n dosarul nr.
Factura nr.
/data
Valoare
- lei-
154/13.07.2012
9.989,81
163/06.08.2012
19.979,62
151/24.06.2012
10.489,30
171/23.09.2012
6.493,38
196/22.12.2012
7.991,85
84
6.
7.
8.
9.
10.
43155/4/2012 Curtea de
Apel Bucureti - Secia a III a Civil
78954/28.04.2012 Reprezentarea entitii n
instan
n dosarul nr.
12156/4/2012 Tribunalul 182/22.11.2012
Bucureti Secia Contencios
Administrativ i Fiscal
68540/03.04.2012 Consultan
i
avizare
documentaie
pentru
funcionarea unor structuri din 253/13.05.2012
cadrul sau din subordinea
entitii
68540/03.04.2012 Elaborarea
unor
proiecte
relevante cu privire la politica 256/05.06.2012
entitii
54155/13.02.2013 Consultan
i
avizare
documentaie
pentru
funcionarea unor structuri din
cadrul sau din subordinea 231/06.04.2013
entitii/ Elaborarea unor
proiecte relevante cu privire la
politica entitii
159700/31.01.2013 Consultan n materia
dreptului civil, dreptului
1290/13.02.2013
administrativ, dreptului
comercial, dreptului muncii
Total
6.715,84
9.729,00
33.840,00
19.305,00
8.690,73
133.224,53
Concluzii:
Din analiza efectuat, echipa de audit a estimat c n condiiile n care la nivelul entitii activitile
juridice care au fost externalizate ar fi fost efectuate cu personal propriu, s-ar fi nregistrat o economie de
minim 133.224,53 lei aferent fondurilor utilizate din bugetul entitii n anul 2012 i anul 2013 de la Titlul
,,Bunuri i servicii, articolul 20.12 ,,Consultan i expertiz, fr ca volumul cheltuielilor finanate din
alte capitole bugetare s fie afectat.
85
Data: 14.02.2014
Public Intern
FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.1

Problema
Constatarea
Estimrile anuale cu privire la fondurile necesare pentru finanarea cheltuielilor cu

bunurile i serviciile nu au urmrit respectarea principiului economicitii.
Din analiza efectuat echipa de audit a constatat faptul c, n perioada 01.01.2011
31.12.2013 entitatea a finanat din bugetul propriu de la articolul 20.12 ,,Consultan
i expertiz cheltuieli cu consultana juridic n valoare de 296.055 lei.
n condiiile n care la nivelul entitii s-ar fi realizat o planificare corespunztoare,
activitatea care a fost desfurat de prestatorii externi de servicii juridice n baza a
patru contracte, s-ar fi putut realiza cu resurse umane proprii ale entitii. n acest fel,
la nivelul entitii s-ar fi realizat o economie de 133.224,53 lei.
Cauza
Lipsa unei pregtiri profesionale corespunztoare a personalului din cadrul

Direciei Generale Juridice a avut ca rezultat implementarea parial a Standardului 7
,,Obiective, Standardului 8 ,,Planificarea, Standardului 10 ,,Monitorizarea
performanelor i a Standardului 15 ,,Ipoteze i reevaluri.
Astfel, definirea incorect a unor obiective specifice i a indicatorilor de msurare a
performanei, cu implicaii asupra planificrii activitii, a avut ca efect utilizarea
neeconomic a unor fonduri pentru finanarea cheltuielilor entitii.
Sistemul informaional din cadrul entitii nu asigur o comunicare intern i
extern eficient i o difuzare rapid, fluent i precis a informaiilor, astfel nct
acestea s ajung complete i la timp la utilizatori.
Consecina
Utilizarea fondurilor, pentru finanarea cheltuielilor generate de contractele de prestri

servicii care au avut ca obiect consultana juridic, nu s-a realizat n condiii de
economicitate.
Recomandarea
Asigurarea unei pregtiri profesionale corespunztoare personalului n domeniu

controlului intern/managerial.
Realizarea unui sistem informaional la nivelul entitii care s conduc la
mbuntirea activitii. Avnd n vedere instrumentele de control intern
implementate la nivelul entitii, echipa de auditori apreciaz c urmtoarele
instrumente conduc la mbuntirea activitii de identificare i fundamentare a nevoii
de finanare a cheltuielilor:
- utilizarea unei aplicaii informatice pentru centralizarea i ierarhizarea
nevoilor;
- stabilirea, prin fiele posturilor, personalului din cadrul Direciei Financiar
Contabilitate a unor sarcini n ceea ce privete comunicarea cu responsabilii
structurilor din cadrul entitii;
- asigurarea unei asistene corespunztoare, de ctre personalul din cadrul
86
Direciei Financiar Contabilitate, structurilor din cadrul n entitii n momentul

centralizrii informaiilor.
ntocmit
Data: 17.02.2014
Auditorii interni,
Popescu Ion .
Supervizat
Data: 17.02.2014
Georgescu Vasile ..
Supervizor
Vasilescu Daniel
Pentru luare la cunotin

Reprezentantul entitii/structurii auditate
Marius Enache Secretar general
87
Data: 10.02.2014
Public Intern
TEST nr. 1.2

Obiectivul
misiunii
Obiectivul
testului
Modalitatea
de
eantionare
Descrierea
testului

Estimarea cheltuielilor cu bunurile/serviciile urmrete realizarea calitativ a
activitilor i reducerea costurilor
Populaia pentru efectuarea testrii a fost alctuit din totalitatea documentelor care au
stat la baza determinrii valorii estimate a contractelor de prestri de servicii care au avut
ca obiect ,,Reparaiile curente (finanate din bugetul entitii de la articolul 20.02
,,Reparaiile curente) i ,, Pregtire profesional (finanate din bugetul entitii de la
articolul 20.13 ,,Pregtire profesional).
Eantionul pentru evaluarea modului n care s-a realizat estimarea cheltuielilor cu
bunurile i serviciile, este constituit din documentaia care a stat la baza atribuirii a trei
contracte (Foaia de lucru nr. 1.2.1), astfel:
- documentaia aferent atribuirii unui contract pentru furnizarea unor servicii specifice
de ntreinere, inspecie tehnic, revizii i reparaii pentru autoturismele din dotarea
entitii (contract nr. 58/24.05.2013), care a generat cheltuieli finanate din bugetul
entitii n anul 2013 de la Titlul ,,Bunuri i servicii, articolul 20.02 ,,Reparaii
curente;
- documentaia eferent atribuirii a dou contracte pentru furnizarea unor servicii de
formare profesional pentru personalul din cadrul entitii (contractul nr.
45/11.02.2013 i contract nr. 86/16.05.2013), care au generat cheltuieli care au fost
finanate din bugetul entitii n anul 2013 Titlul ,,Bunuri i servicii, articolul 20.13
,,Pregtire profesional.
Metoda de eantionare: eantionare pe baza propriei aprecieri
Efectuarea testrii a constat n analiza modului n care au fost avute n vedere
principiile de economicitate i eficacitate a utilizrii fondurilor pentru finanarea
cheltuielilor cu serviciile de reparaii i formare profesional, n momentul stabilirii valorii
acestor cheltuieli. Analiza s-a realizat distinct pentru fiecare categorie de cheltuieli, astfel:
- n cazul cheltuielilor cu reparaiile curente, a fost analizat dac n etapa de estimare a
valorii acestora s-a urmrit atribuirea contractului n condiii de economicitate i
eficacitate, respectiv dac achiziia serviciilor a fost fundamentat din punct de vedere
cantitativ corespunztor, dac achiziia de servicii a fost fundamentat din punct de vedere
valoric corespunztor, dac entitatea a definit standarde de calitate pentru serviciile pe care
dorete s le achiziioneze, dac n momentul estimrii valorii contractului de achiziie s-a
urmrit achiziia unor servicii care rspund din punct de vedere calitativ unor standarde de
calitate definite. (Foaia de lucru nr. 1.2.2)
- n cazul cheltuielilor cu serviciile de formare profesional, a fost analizat dac n etapa
de estimare a acestora s-a urmrit realizarea formrii profesionale a angajailor la standarde
de calitate stabilite de acte normative i reducerea cheltuielilor, respectiv dac s-a avut n
vedere realizarea formrii profesionale n condiii care s stimuleze dorina personalului
pentru a participa la programele de formare profesional, dac n momentul estimrii
valorii cheltuielilor au fost avute n vedere tarife utilizate pe piaa formrii profesionale de
entiti acreditate, dac s-a urmrit mbuntirea performanelor profesionale a angajailor,
88
Constatare
dac s-a urmrit certificarea competenelor dobndite de participanii la programele de

formare profesional. (Foaia de lucru nr. 1.2.3)
care au avut ca obiect ntreinerea, inspecia tehnic, revizii i reparaii pentru
autoturismele din dotarea entitii, finanate din bugetul entitii de la articolul 20.02
,,Reparaii curente, i formarea profesional finanate din bugetul entitii de la articolul
20.13 ,,Pregtire profesional.
Articolul 20.02 Reparaii curente n cadrul cruia sunt incluse costul lucrrilor
de ntreinere i reparaii executate att n regie proprie, ct i efectuate de prestatori
externi. Ponderea acestui articol de cheltuieli n totalul cheltuielilor cu bunurile i serviciile
a nregistrat o cretere uoar de la 1,09% n anul 2011, la 10,22% n anul 2012 urmat de
o scdere la 6,79% n anul 2013 Analiznd evoluia n dinamic s-a constatat c n cazul
acestui articol bugetar, ritmul mediu anual de cretere n perioada 01.10.2011 31.12.2013
este 36,85%.
Din analiza documentaiei care a stat la baza atribuirii contractului de prestri servicii
nr. 58/24.05.2012 a rezultat:
- estimarea necesarului de servicii din punct de vedere cantitativ nu a avut la baz o
situaie sintetic cu privire la tipul de operaiuni de reparaii necesare pentru fiecare
autoturism i numrul acestora pentru fiecare autoturism;
- estimarea valorii necesare pentru finanarea cheltuielilor nu a avut la baz un normativ
orar aferent fiecrei operaiuni de reparaie necesar;
- estimarea valorii necesare pentru finanarea cheltuielilor nu s-a realizat prin utilizarea
unor tarife orare estimate aferente unor standarde de calitate definite la nivelul entitii i
care s corespund realitii existente pe pia;
- la nivelul entitii estimarea valorii cheltuielilor cu reparaiile, care au stat la baza
atribuirii contractului nr. 58/24.05.2013, nu s-a realizat innd cont de necesitatea asigurrii
unei garanii aferente serviciilor achiziionate.
n aceste condiii, a fost atribuit contractul nr. 58/24.05.2013 n valoare de 95.000 lei,
fr TVA, care nu conine clauze cu privire la normativul orar pentru fiecare operaiune,
tipul operaiunilor care fac obiectul contractului i numrul acestora i clauze cu privire la
acordarea garaniei de bun execuie cu privire la serviciile prestate. Mai mult, prin
contract nu a fost stabilit valoarea cert a pieselor care au fost schimbate, fiind menionat
urmtoarea clauz ,,prestatorul va aplica un adaos de maxim 30% la piesele de schimb
nlocuite, fa de preul de achiziie de la importator.
Dintre efectele atribuirii acestui contract, care nu a avut la baz o estimare
corespunztoare, amintim:
- furnizorul a utilizat preuri la piesele schimbate n funcie de propria opiune, fr ca
entitatea s aib un control asupra preurilor utilizate de acesta;
- furnizorul a practicat un normativ de cheltuieli, fr ca entitatea s poat deine
controlul din punct de vedere al preului i calitii;
- inexistena unor clauze contractuale cu privire la garania acordat pentru serviciile
prestate a avut ca i consecin, n cazul a 5 autoturisme, efectuarea aceluiai tip de
reparaie pe perioada de derulare a contractului.
Articolul 20.13 ,,Pregtire profesional n cadrul cruia sunt incluse costul
serviciilor de formare profesional efectuate de prestatori externi. Ponderea acestui articol
n total cheltuieli a nregistrat o cretere semnificativ n anul 2012 comparativ cu anul
2011, respectiv cu 120%, iar n anul 2013 se estimeaz o scdere cu 20% comparativ cu
anul 2011.
Din analiza documentaiei care a stat la estimarea valorii contractului de prestri servicii
nr. 45/11.02.2011 i a contractului de prestri servicii nr. 86/16.05.2013 a rezultat
urmtoarele:
- s-a stabilit ca un numr de 450 persoane din cadrul entitii s participe la programe de
89
Concluzii
formare profesional fr a se realiza la nivelul entitii o activitate de informare, consiliere

i mediere a acestor persoane, cu scopul de a evalua competenele, deprinderile i
cunotinele care le dein aceste persoane i a identifica nevoile acestor persoane n ceea ce
privete pregtirea profesional;
- n momentul estimrii cheltuielilor nu s-a avut n vedere faptul c n Registrul naional
al calificrilor profesionale din Romnia nu era nregistrat nici un furnizor de servicii de
formare profesional atestat pentru programele de formare profesional la care urmau s
participe personalul entitii;
- n momentul estimrii cheltuielilor nu s-a avut n vedere tarifele utilizate pe pia de
entiti care au ca obiect de activitate formarea profesional i sunt atestate ANC;
- n momentul estimrii cheltuielilor nu s-a avut n vedere realizarea unor indicatori de
performan, cum ar fi de exemplu ,,numrul persoanelor care au absolvit programul de
formare profesional i au dobndit certificat, n funcie de care s se realizeze
decontarea valorii serviciilor prestate;
- n momentul estimrii cheltuielilor nu s-a avut n vedere ca furnizorul de formare
profesional s elibereze un certificat de absolvire cu recunoatere naional nsoit de un
supliment descriptiv n care s se precizeze competenele profesionale dobndite.
n aceste condiii, a fost atribuit contractul nr. 45/11.02.2013 n valoare de 549.231 lei
fr TVA i contractul nr. 86/16.05.2012 n valoare de 282.113 lei fr TVA care nu
conin clauze contractuale cu privire la obligativitatea ca furnizorul s ndeplineasc
anumite criterii de performan pentru a se putea deconta contravaloarea serviciilor,
obligativitatea ca formatorul s fie autorizat ANC pentru programele de formare
profesional furnizate, obligativitatea furnizorului ca s pun la dispoziia cursanilor un
suport de curs.
Dintre efectele atribuirii acestui contract, care nu a avut la baz o estimare
corespunztoare, amintim:
- personalul entitii a participat la programe de formare profesional fr a se identifica
o nevoie real n toate cazurile cu privire la necesitatea pregtirii profesionale a
personalului;
- formatorul a furnizat programe de formare profesional neautorizate;
- formatorul a furnizat programele de formare profesional n grupe de cte 30 de
persoane, cu o durat de 4 zile/sptmn, fr a se avea n vedere faptul c referenialul
care reglementeaz activitatea de formare profesional prevede ca numrul maxim de
participani pe grup de formare profesional s fie de 28 persoane pentru pregtirea
teoretic i 14 persoane pentru pregtirea practic;
- furnizorul de formare profesional nu a eliberat un certificat de absolvire cu
recunoatere naional nsoit de un supliment descriptiv n care s se precizeze
competenele profesionale dobndite;
- competenelor dobndite de participani nu au fost evaluate i certificate de ctre o
comisie autorizat.
Estimarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile, efectuat la nivelul entitii nu a fost un
instrument util pentru management, care s asigure o bun gestionarea a fondurilor
utilizate pentru finanarea cheltuielilor.
n baza acestui test s-a elaborat FIAP nr. 2.2.
Auditori interni,
Popescu Ion
Georgescu Vasile
Supervizor,
Vasilescu Daniel
90
Data: 10.02.2014
Public Intern

1. Elementele analizate: Planificarea adecvat a cheltuielilor cu bunurile i serviciile
- documentaia pentru ofertani furnizarea unor servicii specifice de ntreinere, inspecie tehnic,
revizii i reparaii tehnice pentru autoturismele din dotarea entitii;
- documentaia pentru ofertani furnizarea servicii de formare profesional pentru personalul din
cadrul entitii.
b) Bugetul entitii:
3. Descrierea constatrilor:
Eantionul n vederea examinrii modalitii de estimare a cheltuielilor cu bunurile i
serviciile a fost constituit astfel:
- populaia statistic a fost constituit din totalitatea documentelor care au stat la baza
determinrii valorii estimate a contractelor de prestri de servicii care au avut ca obiect ,,Reparaiile
curente (finanate din bugetul entitii de la articolul 20.02 ,,Reparaiile curente) i ,, Pregtire
profesional (finanate din bugetul entitii de la articolul 20.13 ,,Pregtire profesional).
- tipul eantionrii: eantionare pe baza propriei aprecieri const n fracionarea populaiei
avnd n vedere propria experien a auditorilor cu privire la gestionarea riscurilor i funcionalitatea
instrumentelor de control intern.
- eantionul: este format din documentaia pe baza creia a fost atribuit un contract pentru
furnizarea de servicii specifice de ntreinere, inspecie tehnic, revizii i reparaii tehnice pentru
autoturismele din dotarea entitii, precum i documentaia pe baza creia au fost atribuite dou contracte
de furnizare de servicii de formare profesional pentru personalul propriu al entitii.
Concluzii:
Numrul contractelor analizate este 3, iar valoarea cheltuielilor aferente decontate din bugetul
entitii este de 926.344 lei, fr TVA. Eantionul astfel constituit se va verifica integral.
n urma verificrii eantionului se va ntocmi Foaia de lucru nr. 2.2 i Foia de lucru nr. 2.3, n
care se vor concretiza rezultatele testrii.
Auditorii interni
Supervizor,
91
Data: 10.02.2014
Public Intern

- documentaia pentru ofertani furnizarea unor servicii specifice de ntreinere, inspecie tehnic,
revizii i reparaii tehnice pentru autoturismele din dotarea entitii;
- contractul nr. 58/24.05.2013 pentru furnizarea unor servicii de ntreinere, inspecie tehnic, revizii
i reparaii pentru autoturismele din dotarea entitii.
b) Bugetul entitii:
Testarea s-a concretizat n analiza documentaiei care a stat la baza atribuirii contractului de prestri
servicii nr. 58/24.05.2013, pentru furnizarea unor servicii specifice de ntreinere, inspecie tehnic, revizii
i reparaii pentru autoturismele din dotarea entitii, n scopul de a se identifica dac n etapa de elaborare
a documentaiei pentru atribuirea contractului de achiziie public au fost avute n vedere criterii de
performan care s asigure utilizarea fondurilor pentru finanarea cheltuielilor n condiii de economicitate
i eficacitate. Principalele aspecte urmrite de echipa de auditori interni pe perioada testrii au fost:
- dac achiziia de servicii a fost fundamentat din punct de vedere cantitativ corespunztor,
respectiv dac la nivelul entitii a fost stabilit un necesar de operaiuni care trebuie efectuat pe perioada de
derulare a contractului de furnizare de servicii, prezentat ntr-o form sintetic la nivelul entitii, ct i
detaliat pentru fiecare autoturism din parcul auto al entitii;
- dac entitatea a definit standarde de calitate pentru serviciile care dorete s le achiziioneze,
respectiv dac n momentul estimrii valorii contractului de achiziie public a fost avut n vedere un
normativ orar pentru fiecare operaiune de reparaie;
- dac estimarea valorii contractului de achiziie public s-a realizat prin utilizarea unor tarife
estimate aferente unor standarde de calitate definite la nivelul entitii i care s corespund realitii
existente pe pia;
- dac s-a urmrit achiziia unor servicii care rspund din punct de vedere calitativ unor standarde de
calitate definite de entitate.
Concluzii:
Din analiza informaiilor din documentaia pentru ofertani care a
contractului nr. 58/24.05.2013 a rezultat urmtoarele:
stat la baza atribuirii
92
- estimarea cheltuielilor cu ntreinerea, inspecia tehnic, revizia i reparaiile pentru

autoturisme nu a avut la baz o fundamentare i analiz a costurilor pentru fiecare tip de operaiune,
valoarea estimat a contractului fiind stabilit prin aplicarea unui indice de corecie la valoarea cheltuielilor
de aceiai natur din anul 2011;
- la estimarea valorii cheltuielilor cu reparaiile, care au stat la baza atribuirii contractului nr.
58/24.05.2012, nu s-a avut n vedere necesitatea asigurrii unei garanii pentru serviciile achiziionate.
n aceste condiii, a fost atribuit contractul nr. 58/24.05.2013 n valoare de 95.000 lei, fr TVA,
care nu conine clauze cu privire la normativul orar pentru fiecare operaiune, tipul operaiunilor care fac
obiectul contractului i numrul acestora i clauze cu privire la acordarea garaniei de bun execuie cu
privire la serviciile prestate. Mai mult, prin contract nu a fost stabilit valoarea cert a pieselor care au fost
schimbate, fiind menionat urmtoarea clauz ,,prestatorul va aplica un adaos de maxim 30% la piesele
de schimb nlocuite, fa de preul de achiziie de la importator.
Auditori interni,
Supervizor,
93
Data: 10.02.2014
Public Intern

- documentaia pentru ofertani furnizarea serviciilor de formare profesional;
- contractul nr. 45/11.02.2013 pentru furnizarea de servicii de formare profesional;
- contractul nr. 86/16.05.2013 pentru furnizarea de servicii de formare profesional.
b) Bugetul entitii:
- Bugetul entitii pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si
alineate pe anul 2012 (execuia final);
- Bugetul entitii pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si
alineate pe anul 2013 (previziuni);
Testarea s-a concretizat n analiza documentaiei care a stat la baza atribuirii contractului de
prestri servicii nr. 45/11.02.2013 i a contractului de prestri servicii nr. 86/16.05.2013, pentru
furnizarea de servicii de formare profesional, n scopul de a se identifica dac n etapa de
elaborare a documentaiei pentru atribuirea contractului de achiziie public au fost avute n
vedere criterii de performan care s asigure utilizarea fondurilor pentru finanarea cheltuielilor
n condiii de economicitate i eficacitate. Principalele aspecte urmrite de echipa de auditori
interni pe perioada testrii au fost:
- dac la baza estimrii valorii contractului de achiziie public a stat o nevoie real de
formare profesional a personalului entitii;
- dac n momentul estimrii valorii contractului de achiziie public s-a urmrit utilizarea
fondurilor n condiii de economicitate i eficacitate, prin definirea unor indicatori de performan
adecvai i a unor inte realiste;
- dac n momentul estimrii valorii contractelor de furnizare servicii s-a urmrit asigurarea
unei pregtiri profesionale corespunztoare personalului prin utilizarea fondurilor n condiii de
economicitate.
Concluzii:
Din analiza informaiilor din documentaia pentru ofertani care a stat la baza atribuirii
contractului de prestri servicii nr. 45/11.02.2013 i a contractului de prestri serviciu nr.
86/16.05.2013 a rezultat urmtoarele:
formare profesional fr a se realiza la nivelul entitii o activitate de informare, consiliere i
mediere a acestor persoane, cu scopul de evalua competenele, deprinderile i cunotinele care le
dein aceste persoane i a identifica nevoile acestor persoane n ceea ce privete pregtirea
94
profesional;
- n momentul estimrii cheltuielilor nu s-a avut n vedere faptul c n Registrul naional al
calificrilor profesionale din Romnia nu era nregistrat nici un furnizor de servicii de formare
profesional atestat pentru programele de formare profesional la care urmau s participe
personalul entitii;
- n momentul estimrii cheltuielilor nu s-a avut n vedere tarifele utilizate pe pia de entiti
care au ca obiect de activitate formarea profesional i sunt atestate ANC;
performan, cum ar fi de exemplu ,,numrul persoanelor care au absolvit programul de formare
profesional i au dobndit certificat, n funcie de care s se realizeze decontarea valorii
serviciilor prestate;
n aceste condiii, a fost atribuit contractul nr. 45/11.02.2013 n valoare de 549.231 lei fr
TVA i contractul nr. 86/16.05.2013 n valoare de 282.113 lei fr TVA care nu conin clauze
contractuale cu privire la obligativitatea ca furnizorul s ndeplineasc anumite criterii de
performan pentru a se putea deconta contravaloarea serviciilor, obligativitatea ca formatorul s
fie autorizat ANC pentru programele de formare profesional furnizate, obligativitatea
furnizorului ca s pun la dispoziia cursanilor un suport de curs.
Auditori interni,
Supervizor,
95
Data: 10.02.2014
Public Intern
FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.2

Problema
Constatarea
Realizarea cantitativ a activitilor i reducerea costurilor nu reprezint criterii pe baza

crora s se realizeze estimarea cheltuielilor cu bunurilor i serviciilor
care au avut ca obiect ntreinerea, inspecia tehnic, revizii i reparaii pentru
autoturismele din dotarea entitii, finanate din bugetul entitii de la articolul 20.02
,,Reparaii curente, i formarea profesional finanate din bugetul entitii de la articolul
20.13 ,,Pregtire profesional.
Ponderea
articolului de cheltuieli 20.02 ,,Reparaii curente n totalul
cheltuielilor cu bunurile i serviciile a nregistrat o cretere uoar de la 1,09% n anul
2011, la 10,22% n anul 2012 urmat de o scdere la 6,79% n anul 2013. Analiznd
evoluia n dinamic s-a constat c n cazul acestui articol bugetar, ritm mediu anual de
cretere n perioada 01.10.2012 31.12.2013 este 36,85% n perioada analizat.
Analiznd documentele care au stat la baza atribuirii contractului de prestri servicii
nr. 58/24.05.2013 au fost constatate urmtoarele aspecte:
- estimarea necesarului de servicii din punct de vedere cantitativ nu a avut la baz o
situaie sintetic cu privire la tipul de operaiuni de reparaii necesare pentru fiecare
autoturism i numrul acestora pentru fiecare autoturism;
- estimarea valorii necesare pentru finanarea cheltuielilor nu a avut la baz un
normativ orar aferent fiecrei operaiuni de reparaie necesar;
- pentru estimarea valorii contractului nu au fost utilizate tarife orare estimate aferente
unor standarde de calitate definite la nivelul entitii i care s corespund realitii
existente pe pia;
- n momentul estimarea valorii cheltuielilor cu reparaiile, nu s-a inut cont de
necesitatea asigurrii unei garanii aferente serviciilor achiziionate.
n aceste condiii, a fost atribuit contractul nr. 58/24.05.2013 n valoare de 95.000 lei,
fr TVA, care nu conine clauze cu privire la normativul orar pentru fiecare operaiune,
tipul operaiunilor care fac obiectul contractului i numrul acestora i clauze cu privire la
acordarea garaniei de bun execuie cu privire la serviciile prestate. Mai mult, prin
contract nu a fost stabilit valoarea cert a pieselor care au fost schimbate, fiind
menionat urmtoarea clauz ,,prestatorul va aplica un adaos de maxim 30% la piesele
Ponderea articolului de cheltuieli 20.13 ,,Pregtire profesional n total
cheltuieli a nregistrat o cretere semnificativ n anul 2012 comparativ cu anul 2011,
respectiv cu 120%.
Din analiza documentaiei care a stat la estimarea valorii contractului de prestri servicii
nr. 45/11.02.2013 i a contractului de prestri servicii nr. 86/16.05.2013 a rezultat
urmtoarele:
formare profesional fr a se realiza la nivelul entitii o activitate de informare,
consiliere i mediere a acestor persoane, cu scopul de evalua competenele, deprinderile i
cunotinele care le dein aceste persoane i a identifica nevoile acestor persoane n ceea ce
privete pregtirea profesional;
96
Cauza
Consecina
- n momentul estimrii cheltuielilor nu s-a avut n vedere faptul c n Registrul naional

al calificrilor profesionale din Romnia nu era nregistrat nici un furnizor de servicii de
formare profesional atestat pentru programele de formare profesional la care urmau s
participe personalul entitii;
- n momentul estimrii cheltuielilor nu s-a avut n vedere tarifele utilizate pe pia de
entiti care au ca obiect de activitate formarea profesional i sunt atestate ANC;
performan, cum ar fi de exemplu ,,numrul persoanelor care au absolvit programul de
formare profesional i au dobndit certificat, n funcie de care s se realizeze
decontarea valorii serviciilor prestate;
n aceste condiii, a fost atribuit contractul nr. 45/11.02.2013 n valoare de 549.231
lei fr TVA i contractul nr. 86/16.05.2012 n valoare de 282.113 lei fr TVA care nu
conin clauze contractuale cu privire la obligativitatea ca furnizorul s ndeplineasc
anumite criterii de performan pentru a se putea deconta contravaloarea serviciilor,
obligativitatea ca formatorul s fie autorizat ANC pentru programele de formare
profesional furnizate, obligativitatea furnizorului ca s pun la dispoziia cursanilor un
suport de curs.
Lipsa unei pregtiri profesionale adecvate a personalului din cadrul direciei
DGAPA.
Sistemul informaional din cadrul entitii nu asigur o comunicare intern i extern
eficient i o difuzare rapid, fluent i precis a informaiilor, astfel nct acestea s
ajung complete i la timp la utilizatori.
Lipsa unui sistem de motivare a personalului din cadrul entitii.
Lipsa unei preocupri din partea entitii cu privire la asigurarea mpotriva
achiziionrii unor servicii la standarde de calitate necorespunztoare.
Lipsa unei baze de date la nivelul entitii care s conin informaii aferente
autoturismelor din parcul auto al entitii referitoare la caracteristicile tehnice ale
autoturismului (consumul de carburant, tipul motorului, dimensiunile anvelopelor etc.),
uzura fizic (numrul de ani, numrul de revizii, numrul de kilometrii parcuri etc.),
reparaiile efectuate (data efecturii reparaiei, tipul reparaiei, momentul cnd trebuia
efectuat reparaia, momentul cnd a fost efectuat reparaia etc.) i modalitatea n care
sunt asigurate autoturismele (tipul asigurrii RCA/CASCO, perioada pe care este asigurat
autoturismul, clauze contractuale).
Lipsa unor indicatori prin intermediul crora s se monitorizeze performana
utilizrii fondurilor pentru finanarea cheltuielilor.
Lipsa unei preocupri din partea managementului entitii n ceea ce privete
asigurarea unei formri profesionale a personalului avnd n vedere pe de o parte nevoile
proprii ale personalului exprimate de acesta, iar pe de alt parte politica de personal a
entitii.
Lipsa unei baze de date la nivelul entitii care s conin informaii cu privire la
prestatorii de servicii i tarifele practicate pe pia.
Dintre efectele atribuirii contractelor de prestri de servicii, care nu au avut la baz o
estimare corespunztoare amintim:
a) n cazul contractelor de furnizare servicii specifice de ntreinere, inspecie
tehnic, revizii i reparaii pentru autoturismele din dotarea entitii:
- utilizarea din partea furnizorului a unor preuri n funcie de propria opiune, fr ca
entitatea s aib un control asupra lor;
- furnizorul a practicat un normativ de cheltuieli, fr ca entitatea s poat deine
controlul din punct de vedere al preului i calitii;
97
- inexistena unor clauze contractuale cu privire la garania acordat pentru serviciile

prestate a avut ca i consecin, n cazul a 5 autoturisme, efectuarea aceluiai tip de
reparaie pe perioada de derulare a contractului.
b) n cazul contractelor de furnizare servicii de formare profesional pentru
personalul din cadrul entitii:
- personalul entitii a participat la programe de formare profesional fr a se identifica
o nevoie real n toate cazurile cu privire la necesitatea pregtirii profesionale a
personalului;
- formatorul a furnizat programele de formare profesional n grupe de cte 30 de
persoane, cu o durat de 4 zile/sptmn, fr a se avea n vedere faptul c referenialul
care reglementeaz activitatea de formare profesional prevede ca numrul maxim de
participani pe grup de formare profesional s fie de 28 persoane pentru pregtirea
teoretic i 14 persoane pentru pregtirea practic;
- furnizorul de formare profesional nu a eliberat un certificat de absolvire cu
recunoatere naional nsoit de un supliment descriptiv n care s se precizeze
competenele profesionale dobndite;
- competenelor dobndite de participani nu au fost evaluate i certificate de ctre o
comisie autorizat.
n concluzie, estimarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile, efectuat la nivelul
entitii nu a fost un instrument util pentru management, care s asigure o bun
gestionare a fondurilor utilizate pentru finanarea cheltuielilor.
Recomandarea
Organizarea unor workshop-uri la care s participe specialiti din entiti cu un profil
de risc asemntor cu cel al entitii auditate, n scopul implementrii bunei practici
referitoare estimarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile.
Constituirea unei baze de date la nivelul entitii care s conin informaii cu privire
la caracteristicile tehnice ale autoturismelor din parcul auto al entitii, uzura fizic,
reparaiile efectuate i modalitatea n care sunt asigurate aceste autoturisme.
Stabilirea unor indicatori de performan i stabilirea unor inte adecvate care s
reprezinte baza estimrii fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile.
Constituirea unei baze de date cu furnizorii de servicii care s conin informaii cu
privire la tipul serviciilor prestate, standarde de calitate ale serviciilor, tarifele utilizate,
atestate obinute de furnizori obinute de organisme naionale i internaionale etc.
mbuntirea activitii. Echipa de auditori apreciaz c urmtoarele instrumente conduc
la mbuntirea activitii de estimare a cheltuielilor cu bunurile i serviciile:utilizarea
unei aplicaii informatice pentru centralizarea i ierarhizarea nevoilor; stabilirea prin fiele
posturilor personalului din cadrul DFC a unor sarcini n ceea ce privete comunicarea cu
responsabilii structurilor din cadrul entitii; asigurarea unei asistene corespunztoare, de
ctre personalul din cadrul DFC, structurilor din cadrul n entitii momentul centralizrii
informaiilor.
Asigurarea unei pregtiri profesionale corespunztoare personalului n ceea ce
privete comunicarea i munca n echip.
Implementarea unui sistem de motivare a personalului din cadrul entitii. Pentru
realizarea unui sistem motivaional adecvat, echipa de auditori recomand realizarea
urmtoarelor activiti:
- analiza periodic a atribuiilor fiecrei structuri i actualizarea ROF-ului;
- actualizarea periodic a fielor posturilor prin atribuirea unor sarcini
personalului n conformitate cu competenele deinute;
- asigurarea unei pregtiri profesionale adecvate personalului, avnd n vedere i
dorinele exprimate de acesta;
- participarea personalului din cadrul entitii la reuniuni de lucru organizate n
98
parteneriat cu entiti care au un profil funcional asemntor, n scopul cunoaterii i

aplicrii bunei practici n domeniu;
- mbuntirea performanelor activitii structurilor prin organizarea unor
activiti de team-building;
- motivarea moral a personalului.
ntocmit
Data: 17.02.2014
Auditorii interni,
Popescu Ion .
Supervizat
Data: 17.02.2014
Georgescu Vasile ..
Supervizor
Vasilescu Daniel
Pentru luare la
cunotin
Reprezentantul
entitii/structurii auditate
Marius Enache Secretar
general
99
Data: 10.02.2014
Public Intern
Test Nr. 1.3.

Obiectivul
misiunii
Obiectivul
testului
Modalitatea
de
eantionare
Descrierea
testului
Constatare

Selectarea corespunztoare a furnizorilor de bunuri i servicii
Populaia pentru efectuarea testrii a fost alctuit din totalitatea contractelor atribuite i
derulate pentru achiziionarea de tonere i cartue pentru imprimante i faxuri, finanate din
bugetul entitii de la Titlul ,,Bunuri i servicii, articolul 20.01.01 ,,Furnituri de birou.
Eantionul pentru evaluarea modului n care s-a realizat selectarea furnizorilor de
bunuri i servicii a fost constituit din patru contracte care au fost atribuite i derulate n
perioada 01.01.2011 31.12.2013 (documentaia de atribuire i documentaia aferent
derulrii contractelor).
Metoda de eantionare: eantionare stratificat
Efectuarea testrii a constat n analiza modului n care au fost avute n vedere principiile
de economicitate i eficacitate a utilizrii fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu
furniturile de birou. Analiza s-a realizat astfel:
- analiza concordanei dintre perioada planificat pentru atribuirea contractului i perioada
n care s-a atribuit contractul;
- analiza concordanei dintre caracteristicile tehnice ale tonerelor i cartuelor pentru
imprimante i faxuri menionate n cartea tehnic a echipamentelor i cele solicitate prin
documentaia pentru ofertani;
- examinarea modului n care entitatea s-a asigurat cu privire la calitatea bunurilor i
serviciilor care sunt achiziionate.
n perioada 01.01.2011 31.12.2013 entitatea a atribuit contracte de furnizare care au
avut ca obiect tonere i cartue pentru imprimante i faxuri, care au generat cheltuieli
finanate de la Titlul ,,Bunuri i servicii, articolul 20.01.01 ,,Furnituri de birou. n
perioada analizat cheltuielile cu furniturile de birou au nregistrat un ritm mediu de cretere
de 17,88%.
Din analiza modului de derulare a contractelor care au avut ca obiect furnizarea de
tonere i cartue pentru imprimante i faxuri, cuprinse n eantion, s-au constatat
urmtoarele:
1) Documentaia pentru ofertani, aferent a dou proceduri de atribuire a unor contracte
de achiziie tonere i cartue pentru imprimante i faxuri, a coninut informaii contradictorii
la Seciunea II ,,Caiet de sarcini. Datorit caracterului ambiguu al informaiilor din
documentaia de atribuire, documentaia a fost contestat la Consiliul Naional pentru
Soluionarea Contestailor. n urma analizrii contestaiilor, acestea au fost admise de
Consiliul Naional pentru Soluionarea Contestailor, fapt ce a impus refacerea documentaiei
pentru ofertani cu implicaii asupra datei de atribuire a contractelor. n acest sens
exemplificm:
- meniunile din documentaia pentru ofertani pentru achiziia de consumabile, publicat
pe site n data de 17.01.2013, la Seciunea II Caiet de sarcini (specificaii tehnice)
informaiile menionate la pct. 1 Cerine tehnice ale produselor, respectiv ,,tonerele i
100
cartuele de cerneal trebuie s satisfac cerinele tehnice conform codului de produs

original ce este precizat pentru fiecare produs n parte nu au fost n concordan cu cele
menionate la pct. 3 Condiii minime de calitate lit. h. respectiv ,,n cazul n care, dup
livrare, produsele care nu sunt originale se dovedesc a nu fi compatibile cu echipamentul
pentru care au fost livrate, furnizorul va suporta toate cheltuielile pentru retragerea
produselor defecte de la utilizatori i va nlocui pe cheltuiala sa ntregul lot cu produse
originale n termen de maxim 5 zile lucrtoare.
- meniunile din documentaia pentru ofertani pentru achiziia de consumabile, publicat
pe site n data de 12.01.2013 , la Seciunea II Caiet de sarcini (specificaii tehnice) pct. 3
Condiii minime de calitate lit. c) ,,furnizorul are obligaia s prezinte pentru produse
certificarea conform condiiilor din standardele ISO/IEC 24711, 19752, respectiv 19798
privind msurarea capacitii n numr de pagini a cartuelor nu sunt n concordan cu
cele menionate la pct. 3 Condiii minime de calitate lit. g) ,,n cazul n care, dup livrare,
produsele care nu sunt originale se dovedesc a nu fi compatibile cu echipamentul pentru care
au fost livrate furnizorul va suporta toate cheltuielile pentru retragerea produselor defecte de
la utilizatori i va nlocui pe cheltuiala sa ntregul lot cu produse originale n termen de
maxim 5 zile lucrtoare. Aceasta deoarece pentru produsele remanufacturate sau
rencrcate nu se pot obine certificate referitoare la ndeplinirea standardele ISO/IEC 24711
i 19752, care stabilesc capacitatea declarat n numr de pagini standard (acoperire 5%).
n aceste condiii a fost necesar replanificarea procedurilor de achiziii. Replanificarea
procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii a avut ca efect existena unor perioade
de timp, cnd echipamentele de tehnic de calcul i telecomunicaii din cadrul entitii nu
au fost n stare de funcionare datorit lipsei consumabilelor.
2) Atribuirea unor contracte prin intermediul crora au fost achiziionate produse
remanufacturate sau rencrcate, n condiiile n care preurile utilizate sunt asemntoare cu
cele practicate pe pia pentru produse noi. Utilizarea unor astfel de produse a avut ca efecte
generarea unor cheltuieli cu reparaiile echipamentelor care au utilizat astfel de produse,
cheltuieli care din punct de vedere al volumului au fost duble comparativ cu valoarea
bunurilor care au fost achiziionate. Spre exemplu, n documentaia pentru ofertani, aferent
atribuirii unui contract de achiziie consumabile, publicat n data de 18.02.2012, Seciunea
II Caiet de sarcini (specificaii tehnice) pct. 3 Condiii minime de calitate se menioneaz,
produsele ofertate s fie originale OEM sau echivalente, s respecte n totalitate cerinele
din manualul tehnic al echipamentului i/sau recomandrile productorului echipamentelor
i s fie 100% compatibile cu echipamentele n care urmeaz s fie montate, fiind
recunoscute de echipamente. n urma atribuirii contractului de achiziie nr. 26/11.03.2012,
au fost achiziionate produse remanufacturate sau rencrcate ale cror preuri au fost
aproximativ egale cu cele ale unor produse OEM.
Utilizarea unor produse neconforme din punct de vedere calitativ a avut ca efecte
generarea unor cheltuieli cu reparaiile echipamentelor care au utilizat astfel de produse,
cheltuieli care din punct de vedere al volumului n anul 2012 au fost la un nivel de
aproximativ 50% din valoarea consumabilelor care au fost achiziionate.
3) Atribuirea contractelor fr ca entitatea s se asigure cu privire la calitatea produselor
care vor fi achiziionate, respectiv n contractele de furnizare nu au fost prevzute clauze cu
privire la obligativitatea furnizorului de a suporta contravaloarea cheltuielilor cu reparaiile
echipamentelor care s-au defectat din cauza utilizrii unor produse consumabile
necorespunztoare din punct de vedere calitativ. De asemenea, n contractele de furnizare de
tonere i cartue pentru imprimante i faxuri nu au fost menionate clauze cu privire la
obligativitatea furnizorului de a pune la dispoziia achizitorului echipamente similare pe
perioada n care acestea nu sunt funcionale i sunt n service din vina furnizorului. Lipsa
acestor prevederi contractuale a avut ca efect generarea unor costuri cu reparaiile, pierderea
garaniei pentru echipamentele defectate datorit utilizrii unor consumabile remanufacturate
101
Concluzii
i existena unor perioade n care echipamentele existente n dotarea entitii nu au fost

funcionale cu consecine asupra activitii desfurate n cadrul entitii. Spre exemplu,
documentaia pentru ofertani, care a stat la baza atribuirii celor patru contracte de furnizare
produse analizate, la Seciunea II Caiet de sarcini (specificaii tehnice) nu sunt menionate
astfel de clauze.
Lipsa unor prevederi contractuale privind obligativitatea furnizorului de a suporta
contravaloarea cheltuielilor cu reparaiile echipamentelor care s-au defectat din cauza
utilizrii unor produse consumabile necorespunztoare din punct de vedere calitativ, a avut
ca efect generarea unor costuri cu reparaiile, pierderea garaniei pentru echipamentele
defectate datorit utilizrii unor consumabile remanufacturate i existena unor perioade n
care echipamentele existente n dotarea entitii nu au fost funcionale, cu consecine asupra
activitii desfurate n cadrul entitii.
Foaie de lucru nr. 1.3.1. i foaie de lucru nr. 1.3.2.
Activitatea de selecie a furnizorilor de bunuri i servicii, nu a fost o activitate suport care
s sprijine managementul n utilizarea fondurilor n condiii de economicitate i eficacitate.
Auditori interni,
Popescu Ion
Georgescu Vasile
Supervizor,
Vasilescu Daniel
102
Data: 10.02.2014
Public Intern

1. Elemente analizate: mbuntirea gestiunii financiare a cheltuielilor cu bunurile i serviciile
- documentaia pentru ofertani achiziia de consumabile (tonere i cartue pentru imprimante i faxuri)
care a stat la baza atribuirii contractelor de furnizare consumabile (tonere i cartue pentru imprimante i
faxuri) n perioada 2011 2013;
- contract furnizare consumabile (tonere i cartue pentru imprimante i faxuri) 26/11.03.2012, contract
furnizare consumabile (tonere i cartue pentru imprimante i faxuri) nr. 31/10.03.2013 i contract furnizare
consumabile (tonere i cartue pentru imprimante i faxuri) nr. 35/15.03.2013.
b) Bugetul entitii:
anul 2013 (previziuni).
Testarea s-a concretizat n analiza concordanei dintre perioada planificat pentru atribuirea
contractului furnizare consumabile (tonere i cartue pentru imprimante i faxuri) i perioada n care s-a
atribuit contractul, astfel:
Nr.crt
Anul
1.
2011
2.
2012
3.
2013
Perioada planificat
Perioada planificat
pentru atribuirea
pentru atribuirea
contractului prin PAP- contractului prin PAPul iniial
ul actualizat
Ianuarie Februarie
Februarie Martie 2011
2011
Februarie 2011 Martie
2012
Octombrie Noiembrie Octombrie Noiembrie
2013
2013
Data de atribuire
a contractului
11.03.2011
10.04.2012
15.11.2013
Documentaia pentru ofertani, aferent a dou proceduri de atribuire a unor contracte de achiziie tonere
i cartue pentru imprimante i faxuri, a coninut informaii contradictorii la Seciunea II ,,Caiet de sarcini.
Datorit caracterului ambiguu al informaiilor din documentaia de atribuire, documentaia a fost contestat
la Consiliul Naional pentru Soluionarea Contestailor. n urma analizrii contestaiilor, acestea au fost
admise de Consiliul Naional pentru Soluionarea Contestailor, fapt ce a impus refacerea documentaiei
103
pentru ofertani cu implicaii asupra datei de atribuire a contractelor. n acest sens exemplificm:
- meniunile din documentaia pentru ofertani pentru achiziia de consumabile, publicat pe site n data
de 17.01.2013, la Seciunea II Caiet de sarcini (specificaii tehnice) informaiile menionate la pct. 1
Cerine tehnice ale produselor, respectiv ,,tonerele i cartuele de cerneal trebuie s satisfac cerinele
tehnice conform codului de produs original ce este precizat pentru fiecare produs n parte nu au fost n
concordan cu cele menionate la pct. 3 Condiii minime de calitate lit. h. respectiv ,,n cazul n care, dup
livrare, produsele care nu sunt originale se dovedesc a nu fi compatibile cu echipamentul pentru care au fost
livrate furnizorul va suporta toate cheltuielile pentru retragerea produselor defecte de la utilizatori i va
nlocui pe cheltuiala sa ntregul lot cu produse originale n termen de maxim 5 zile lucrtoare.
- meniunile din documentaia pentru ofertani pentru achiziia de consumabile, publicat pe site n
data de 12.01.2013 , la Seciunea II Caiet de sarcini (specificaii tehnice) pct. 3 Condiii minime de calitate
lit. c) ,,furnizorul are obligaia s prezinte pentru produse certificarea conform condiiilor din standardele
ISO/IEC 24711, 19752, respectiv 19798 privind msurarea capacitii n numr de pagini a cartuelor nu
sunt n concordan cu cele menionate la pct. 3 Condiii minime de calitate lit.g) ,,n cazul n care, dup
livrare, produsele care nu sunt originale se dovedesc a nu fi compatibile cu echipamentul pentru care au fost
nlocui pe cheltuiala sa ntregul lot cu produse originale n termen de maxim 5 zile lucrtoare. Aceasta
deoarece pentru produsele remanufacturate sau rencrcate nu se pot obine certificate referitoare la
ndeplinirea standardele ISO/IEC 24711 i 19752, care stabilesc capacitatea declarat n numr de pagini
standard (acoperire 5%).
n aceste condiii a fost necesar replanificarea procedurilor de achiziii.
Replanificarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii a avut ca efect existena unor
perioade de timp, cnd echipamentele de tehnic de calcul i telecomunicaii din cadrul entitii nu au fost
n stare de funcionare datorit lipsei consumabilelor.
Concluzii:
Activitile desfurate la nivelul entitii nu au asigurat o selectare corespunztoare a furnizorilor de
bunuri i servicii.
Echipa de audit a identificat urmtorii factori care au contribuit la aceast situaie:
Pregtire profesional necorespunztoare att n cazul persoanelor care au elaborat documentaia de
atribuire a contractelor de furnizare tonere i cartue pentru imprimante i faxuri, ct i n cazul persoanelor
care au avut calitatea de membru n Comisia de evaluare a ofertelor depuse.
Comunicare neadecvat ntre personalul din cadrul structurii cu atribuii n domeniul tehnologiei
informaiei i personalul din cadrul structurii cu atribuii n elaborarea documentaiei pentru ofertani
Lipsa unei preocupri din partea personalului n ceea ce privete implementare la nivelul entitii a
bunei practici n cu privire la asigurarea garaniei de bun execuie n cadrul produselor achiziionate.
Auditori interni,
Supervizor,
104
Data:
Public Intern

- documentaia pentru ofertani achiziia de consumabile (tonere i cartue pentru imprimante i
faxuri) care a stat la baza atribuirii contractelor de furnizare consumabile (tonere i cartue pentru
imprimante i faxuri) n perioada 2011 2013;
- contract furnizare consumabile (tonere i cartue pentru imprimante i faxuri) 26/11.03.2012,
contract furnizare consumabile (tonere i cartue pentru imprimante i faxuri) nr. 31/10.03.2013 i
contract furnizare consumabile (tonere i cartue pentru imprimante i faxuri) nr. 35/15.03.2013.
b) Bugetul entitii:
Descrierea constatrilor
Testarea s-a concretizat n:
- analiza concordanei dintre caracteristicile tehnice ale tonerelor i cartuelor pentru imprimante i
faxuri menionate n cartea tehnic a echipamentelor i cele solicitate prin documentaia pentru ofertani;
- examinarea modului n care entitatea s-a asigurat cu privire la calitatea bunurilor i serviciilor care
sunt achiziionate.
Rezultatele testrii sunt sintetizate cu ajutorul urmtorului tabel:
Nr.
crt.
1.
2.
3.
Anul
Nr. i data
contract
2011
2012
2013
26/11.03.2011
18/10.03.2012
31/15.03.2013
Valoarea
contractului
fr TVA
25.000
52.000
44.200
Cheltuieli cu
ntreinerea
imprimantelor i
faxurilor, fr
TVA
12.400
6.150
5.250
Respectarea cerinelor
din manualul tehnic sau
recomandrile
productorului
NU
NU
NU
Atribuirea unor contracte prin intermediul crora au fost achiziionate produse remanufacturate sau
rencrcate, n condiiile n care preurile utilizate sunt asemntoare cu cele practicate pe pia pentru
105
produse noi. Utilizarea unor astfel de produse a avut ca efecte generarea unor cheltuieli cu reparaiile
echipamentelor care au utilizat astfel de produse, cheltuieli care din punct de vedere al volumului au fost
duble comparativ cu valoarea bunurilor care au fost achiziionate. Spre exemplu, n documentaia pentru
ofertani, aferent atribuirii unui contract de achiziie consumabile, publicat n data de 18.02.2012,
Seciunea II Caiet de sarcini (specificaii tehnice) pct. 3 Condiii minime de calitate
se
menioneaz,,produsele ofertate s fie originale OEM sau echivalente, s respecte n totalitate cerinele din
manualul tehnic al echipamentului i/sau recomandrile productorului echipamentelor i s fie 100%
compatibile cu echipamentele n care urmeaz s fie montate, fiind recunoscute de echipamente. n urma
atribuirii contractului de achiziie nr. 26/11.03.2012, au fost achiziionate produse remanufacturate sau
rencrcate a cror preuri au fost aproximativ egale cu cele ale unor produse OEM.
n urma efecturii testrii s-au constatat urmtoarele:
Utilizarea unor produse neconforme din punct de vedere calitativ avut ca efecte generarea unor
cheltuieli cu reparaiile echipamentelor care au utilizat astfel de produse, cheltuieli care din punct de
vedere al volumului n anul 2012 au fost la un nivel de aproximativ 50% din valoarea consumabilelor care
au fost achiziionate.
Atribuirea contractelor fr ca entitatea s se asigure cu privire la calitatea produselor care vor fi
achiziionate, respectiv n contractele de furnizare nu au fost prevzute clauze cu privire la obligativitatea
furnizorului de a suporta contravaloarea cheltuielilor cu reparaiile echipamentelor care s-au defectat din
cauza utilizrii unor produse consumabile necorespunztoare din punct de vedere calitativ. De asemenea, n
contractele de furnizare de tonere i cartue pentru imprimante i faxuri nu au fost menionate clauze cu
privire la obligativitatea furnizorului de a pune la dispoziia achizitorului echipamente similare pe perioada
n care acestea nu sunt funcionale i sunt n service din vina furnizorului. Lipsa acestor prevederi
contractuale a avut ca efect generarea unor costuri cu reparaiile, pierderea garaniei pentru echipamentele
defectate datorit utilizrii unor consumabile remanufacturate i existena unor perioade n care
echipamentele existente n dotarea entitii nu au fost funcionale cu consecine asupra activitii desfurate
n cadrul entitii. Spre exemplu, documentaia pentru ofertani, care a stat la baza atribuirii celor patru
contracte de furnizare produse analizate, la Seciunea II Caiet de sarcini (specificaii tehnice) nu sunt
menionate astfel de clauze.
Lipsa unor prevederi contractuale privind obligativitatea furnizorului de a suporta contravaloarea
cheltuielilor cu reparaiile echipamentelor care s-au defectat din cauza utilizrii unor produse consumabile
necorespunztoare din punct de vedere calitativ, a avut ca efect generarea unor costuri cu reparaiile,
pierderea garaniei pentru echipamentele defectate datorit utilizrii unor consumabile remanufacturate i
existena unor perioade n care echipamentele existente n dotarea entitii nu au fost funcionale cu
consecine asupra activitii desfurate n cadrul entitii.
Concluzii:
Activitatea de selecie a furnizorilor de bunuri i servicii, nu a fost o activitate suport care s sprijine
managementul n utilizarea fondurilor n condiii de economicitate i eficacitate.
Echipa de audit a identificat urmtorii factori care au contribuit la aceast situaie:
- Pregtire profesional necorespunztoare att n cazul persoanelor care au elaborat documentaia de
atribuire a contractelor de furnizare tonere i cartue pentru imprimante i faxuri, ct i n cazul persoanelor
care au avut calitatea de membru n Comisia de evaluare a ofertelor depuse.
- Comunicare neadecvat ntre personalul din cadrul structurii cu atribuii n domeniul tehnologiei
- Lipsa unei preocupri din partea personalului n ceea ce privete implementare la nivelul entitii a
bunei practici n cu privire la asigurarea garaniei de bun execuie n cadrul produselor achiziionate.
- Lipsa unor indicatori prin intermediul crora s se monitorizeze performana echipamentelor de
tehnic de calcul cum ar fi de exemplu: ,,numrul de pagini listate,,numrul de incidente raportat de
imprimant, ,,numr de intervenii - service aferent fiecrei imprimante.
Auditori interni,
Supervizor,
106
Data:
Public Intern
FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.3.

Problema
Constatarea
Selectarea furnizorilor de bunuri i servicii nu a permis utilizarea fondurilor n

condiii de economicitate i eficacitate.
n perioada 01.01.2011 31.12.2013 entitatea a atribuit contracte de
furnizare care au avut ca obiect tonere i cartue pentru imprimante i faxuri,
care au generat cheltuieli finanate de la Titlul ,,Bunuri i servicii, articolul
20.01.01 ,,Furnituri de birou. n perioada analizat cheltuielile cu furniturile
de birou au nregistrat un ritm mediu de cretere de 17,88%.
Din analiza modului de derulare a contractelor care au avut ca obiect
furnizarea de tonere i cartue pentru imprimante i faxuri, cuprinse n eantion,
s-au constatat urmtoarele:
1) Documentaia pentru ofertani, aferent a dou proceduri de atribuire a
unor contracte de achiziie tonere i cartue pentru imprimante i faxuri, a
coninut informaii contradictorii la Seciunea II ,,Caiet de sarcini. Datorit
caracterului ambiguu al informaiilor din documentaia de atribuire,
documentaia a fost contestat la Consiliul Naional pentru Soluionarea
Contestailor. n urma analizrii contestaiilor, acestea au fost admise de
Consiliul Naional pentru Soluionarea Contestailor, fapt ce a impus refacerea
documentaiei pentru ofertani cu implicaii asupra datei de atribuire a
contractelor. n acest sens exemplificm:
- meniunile din documentaia pentru ofertani pentru achiziia de
consumabile, publicat pe site n data de 17.01.2013, la Seciunea II Caiet de
sarcini (specificaii tehnice) informaiile menionate la pct. 1 Cerine tehnice ale
produselor, respectiv ,,tonerele i cartuele de cerneal trebuie s satisfac
cerinele tehnice conform codului de produs original care este precizat pentru
fiecare produs n parte nu au fost n concordan cu cele menionate la pct. 3
Condiii minime de calitate lit. h. respectiv ,,n cazul n care, dup livrare,
produsele care nu sunt originale se dovedesc a nu fi compatibile cu
echipamentul pentru care au fost livrate, furnizorul va suporta toate cheltuielile
pentru retragerea produselor defecte de la utilizatori i va nlocui pe cheltuiala
sa ntreg ul lot cu produse originale n termen de maxim 5 zile lucrtoare.
- meniunile din documentaia pentru ofertani pentru achiziia de
consumabile, publicat pe site n data de 12.01.2013 , la Seciunea II Caiet de
sarcini (specificaii tehnice) pct. 3 Condiii minime de calitate lit. c) ,,furnizorul
are obligaia s prezinte pentru produse, certificarea conform condiiilor din
standardele ISO/IEC 24711, 19752, respectiv 19798 privind msurarea
capacitii n numr de pagini a cartuelor nu sunt n concordan cu cele
menionate la pct. 3 Condiii minime de calitate lit. g) ,,n cazul n care, dup
livrare, produsele care nu sunt originale se dovedesc a nu fi compatibile cu
107
echipamentul pentru care au fost livrate, furnizorul va suporta toate cheltuielile

pentru retragerea produselor defecte de la utilizatori i va nlocui pe cheltuiala
sa ntregul lot cu produse originale n termen de maxim 5 zile lucrtoare.
Aceasta deoarece pentru produsele remanufacturate sau rencrcate nu se pot
obine certificate referitoare la ndeplinirea standardele ISO/IEC 24711 i
19752, care stabilesc capacitatea declarat n numr de pagini standard
(acoperire 5%).
Atribuirea unor contracte prin intermediul crora au fost achiziionate
produse remanufacturate sau rencrcate, n condiiile n care preurile utilizate
sunt asemntoare cu cele practicate pe pia pentru produse noi. Utilizarea unor
astfel de produse a avut ca efecte generarea unor cheltuieli cu reparaiile
echipamentelor care au utilizat astfel de produse, cheltuieli care din punct de
vedere al volumului au fost duble comparativ cu valoarea bunurilor care au fost
achiziionate. Spre exemplu, n documentaia pentru ofertani, aferent atribuirii
unui contract de achiziie consumabile, publicat n data de 18.02.2012,
Seciunea II Caiet de sarcini (specificaii tehnice) pct. 3 Condiii minime de
calitate se menioneaz ,,produsele ofertate s fie originale OEM sau
echivalente, s respecte n totalitate cerinele din manualul tehnic al
echipamentului i/sau recomandrile productorului echipamentelor i s fie
100% compatibile cu echipamentele n care urmeaz s fie montate, fiind
recunoscute de echipamente. n urma atribuirii contractului de achiziie nr.
26/11.03.2012, au fost achiziionate produse remanufacturate sau rencarcate a
cror preuri au fost aproximativ egale cu cele ale unor produse OEM.
Cauza
Atribuirea contractelor fr ca entitatea s se asigure cu privire la

calitatea produselor care vor fi achiziionate, respectiv n contractele de
furnizare nu au fost prevzute clauze cu privire la obligativitatea furnizorului de
a suporta contravaloarea cheltuielilor cu reparaiile echipamentelor care s-au
defectat din cauza utilizrii unor produse consumabile necorespunztoare din
punct de vedere calitativ. De asemenea, n contractele de furnizare de tonere i
cartue pentru imprimante i faxuri nu au fost menionate clauze cu privire la
obligativitatea furnizorului de a pune la dispoziia achizitorului echipamente
similare pe perioada n care acestea nu sunt funcionale i sunt n service din
vina furnizorului. Lipsa acestor prevederi contractuale a avut ca efect generarea
unor costuri cu reparaiile, pierderea garaniei pentru echipamentele defectate
datorit utilizrii unor consumabile remanufacturate i existena unor perioade
n care echipamentele existente n dotarea entitii nu au fost funcionale cu
consecine asupra activitii desfurate n cadrul entitii spre exemplu,
documentaia pentru ofertani, care a stat la baza atribuirii celor patru contracte
de furnizare produse analizate, la Seciunea II Caiet de sarcini (specificaii
tehnice) nu sunt menionate astfel de clauze.
Pregtire profesional necorespunztoare att n cazul persoanelor care au
elaborat documentaia de atribuire a contractelor de furnizare tonere i cartue
pentru imprimante i faxuri, ct i n cazul persoanelor care au avut calitatea de
membru n Comisia de evaluare a ofertelor depuse.
Comunicare neadecvat ntre personalul din cadrul structurii cu atribuii n
domeniul tehnologiei informaiei i personalul din cadrul structurii cu atribuii
n elaborarea documentaiei pentru ofertani.
Lipsa unei preocupri din partea personalului n ceea ce privete
implementarea la nivelul entitii a bunei practici cu privire la asigurarea
garaniei de bun execuie n cadrul produselor achiziionate.
Lipsa unor indicatori prin intermediul crora s se monitorizeze
108
performana echipamentelor de tehnic de calcul cum ar fi de exemplu:

,,numrul de pagini listate,,numrul de incidente raportat de imprimant,
,,numr de intervenii - service aferent fiecrei imprimante
Consecina
Replanificarea unor proceduri de achiziii.
Existena unor perioade de timp, cnd echipamente de tehnic de calcul i
telecomunicaii din cadrul entitii nu au fost n stare de funcionare datorit
lipsei consumabilelor.
Utilizarea unor produse neconforme din punct de vedere calitativ avut ca
efecte generarea unor cheltuieli cu reparaiile echipamentelor care au utilizat
astfel de produse, cheltuieli care din punct de vedere al volumului n anul 2012
au fost la un nivel de aproximativ 50% din valoarea consumabilelor care au fost
achiziionate.
Lipsa unor prevederi contractuale privind obligativitatea furnizorului de a
suporta contravaloarea cheltuielilor cu reparaiile echipamentelor care s-au
defectat din cauza utilizrii unor produse consumabile necorespunztoare din
punct de vedere calitativ, a avut ca efect generarea unor costuri cu reparaiile,
pierderea garaniei pentru echipamentele defectate datorit utilizrii unor
consumabile remanufacturate i existena unor perioade n care echipamentele
existente n dotarea entitii nu au fost funcionale cu consecine asupra
activitii desfurate n cadrul entitii.
Recomandarea
Analiza tuturor contestaiilor i a clarificrilor la acestea, aferente
procedurilor de achiziie derulate n perioada 01.01.2013-31.12.2013, n scopul
eliminrii unor neconformiti care pot apare n documentaia de atribuire.
Cooptarea unor persoane cu expertiz n domeniul n care se efectueaz
achiziia, care s participe la toate fazele procesului de achiziie.
Asigurarea unei pregtiri profesionale n domeniul achiziiilor publice
pentru cel puin o persoan din fiecare structur a entitii, astfel nct n
momentul n care se desfoar a procedur de achiziiei care legtur cu
activitatea unei structuri, s poat participa n comisiile constituite pentru
atribuirea contractului de achiziie.
Organizarea unor workshop-uri la care s participe specialiti din entiti
cu un profil de risc asemntor cu cel al entitii auditate, n scopul identificrii
bunei practici referitor la modul n care entitatea se poate asigura c
achiziioneaz bunuri i/sau servicii la standarde de calitate superioare.
Constituirea unei baze de date la nivelul entitii care s conin informaii
cu privire la caracteristicile tehnice ale echipamentelor IT din cadrul entitii,
care s reprezinte principala surs de informaii pentru elaborarea documentaiei
de atribuire pentru achiziia de tonere i cartue pentru imprimante i faxuri.
Stabilirea unor indicatori de performan prin intermediul i stabilirea unor
inte adecvate n conformitate cu specificaiile tehnice ale echipamentelor, astfel
nct entitatea s poat msura performana achiziiilor efectuate.
ntocmit
Data: 17.02.2014
Auditorii interni,
Popescu Ion .
Supervizat
Data: 17.02.2014
Georgescu Vasile ..
Supervizor
Vasilescu Daniel
Pentru luare la cunotin

Reprezentantul entitii/structurii auditate
Marius Enache Secretar general
109
Data:
Public Intern
Test nr. 1.4.

Obiectivul
misiunii
Obiectivul
testului
Modalitatea
de
eantionare
Descrierea
testului
Constatare

Soluionarea abaterilor intervenite n derularea contractelor de furnizare a
Populaia pentru efectuarea testrii a fost alctuit din totalitatea contractelor de
prestri de servicii, atribuite i derulate n perioada 01.01.2011 31.12.2013, care au
avut ca obiect furnizarea unor servicii specifice de ntreinere, inspecie tehnic, revizii
i reparaii pentru autoturismele din dotarea entitii i care au generat cheltuieli care au
fost finanate din bugetul entitii de la Titlul ,,Bunuri i servicii, articolul 20.20
Reparaii curente.
Eantionul pentru evaluarea modului n care nevoia de bunuri i servicii este
identificat i fundamentat este alctuit din 3 contracte atribuite n perioada
01.01.2011 31.12.2013, adic 100%, avnd n vedere c aceasta reprezint un volum
redus de documente.
Metoda de eantionare: eantionare dirijat.
Efectuarea testrii a presupus analiza modului n care sunt gestionate contractele de
prestri servicii de reparaie autoturisme. Analiza a presupus parcurgerea mai multor
etape:
- etapa 1: analiza evoluiei cheltuielilor cu reparaiile auto finanate din bugetul entitii
n perioada 01.01.2011-31.12.2013;
- etapa 2: analiza gradului de utilizare a autoturismelor din parcul auto al entitii;
- etapa 3: examinarea modului n care au fost analizate cauzele care au determinat
scoaterea temporar din uz a autoturismelor din parcul auto al entitii;
- etapa 4: analiza modului n care a fost asigurat funcionalitatea autoturismelor din
parcul auto al entitii.
n perioada 01.01.2011 31.12.2013 entitatea a atribuit contracte de prestri
servicii care au avut ca obiect ntreinerea, inspecia tehnic, revizii i reparaii pentru
autoturismele din dotarea entitii. Din analiza evoluiei cheltuielilor cu reparaiile auto
finanate din bugetul entitii, a rezultat faptul c ponderea acestor cheltuieli n totalul
cheltuielilor cu bunurile i serviciile a reprezentat 8,46% n anul 2012, 6,79% n anul
2013 i 3,53% n perioada 01.01.2013 31.12.2013, iar ritmul mediu de cretere pe
perioada analizat a fost de 36,85%.
n perioada analizat cele 10 autoturisme din parcul auto al entitii au fost
repartizate structurilor entitii pentru a utilizate de ctre acestea n scopul realizrii
obiectivelor. Din analiza efectuat a rezultat faptul c n general autoturismele au avut
activitate zilnic, excepie fiind perioada cnd acestea au fost n service pentru lucrri
de constatare tehnic, inspecii tehnice sau reparaii; anual, fiecare autoturism efectund
n medie un numr de 55.000 km/lun.
Un aspect particular se ntlnete n cazul a trei autoturisme care n perioada
01.02.2013 31.05.2013 nu au fost n stare de funcionare, din cauza unor defeciuni
tehnice dup cum urmeaz:
- autoturism Dacia Logan defeciuni sistem direcie dreapta fa i cutie de viteze;
110
- autoturism Dacia Logan defeciuni sistem suspensie punte spate;

- autoturism Citroen parbriz spart.
Pe perioada analizat n momentul n care a aprut necesitatea efecturii unei
lucrri de ntreinere sau reparaie la un autoturism aflat n parcul auto al entitii,
persoana care a avut n gestiune mijlocul auto s-a deplasat la entitatea furnizoare de
servicii de reparaii auto cu care entitatea a avut contract de furnizare servicii.
n aceste condiii, entitatea furnizoare de servicii de reparaii auto a efectuat
constatarea tehnic i ulterior au fost efectuate lucrrile de reparaii i ntreinere fr ca
n prealabil o persoan din cadrul entitii, cu pregtire corespunztoare n domeniul
administrrii parcului auto, s analizeze i s aprobe nceperea lucrrilor de ntreinere
i reparaii.
Pe perioada auditat, inspecia tehnic, constatarea strii tehnice a autoturismelor
i repararea defeciunilor a fost asigurat prin externalizare, prin atribuirea unor
contracte de furnizri servicii unor entiti specializate. Astfel, s-a urmrit ca toate
autoturismele din parcul auto al entitii s fie n stare bun de funcionare i s se
realizeze obiectivele entitii.
Un aspect particular a fost nregistrat n perioada 01.02.2011-31.05.2013 cnd un
numr de trei autoturisme, enumerate anterior, nu au fost n stare de funcionare.
ntruct n acest interval de timp entitatea nu a avut un contract de furnizare servicii
de inspecie tehnic, constatare tehnic i reparaii cu o entitate specializat, aceste
autoturisme au fost imobilizate la sediul entitii fr ca s se efectueze o analiz a
cauzelor care au determinat defeciunile tehnice, o estimare a costurilor cu reparaia
acestor autoturisme i o identificare a unor posibiliti de efectuare a constatrii tehnice
i reparaii la autoturisme.
Totodat, pe aceast perioad entitatea a avut ncheiate contracte de asigurare
CASCO, prin care autoturismele din parcul auto al entitii au fost asigurate mpotriva
unor riscuri.
ntruct personalul din cadrul DGAPA cu atribuii n domeniul coordonrii
activitilor specifice parcului auto nu a avut cunotine de aceste aspecte, entitatea nu a
solicitat la societile de asigurare i reasigurare cu care a avut contracte de asigurare
CASCO s se efectueze o constatare a strii tehnice a autoturismelor, deschiderea
unor dosare de daune auto i obinerea despgubirilor aferente. Menionm faptul c,
defeciunile la cele trei autoturisme s-au produs ca urmare a unor evenimente
independente de activitatea entitii, motiv pentru care contravaloarea reparaiilor
pentru aceste defeciuni putea fi solicitat la decontare societilor de asigurare i
reasigurare.
n aceste condiii, pe perioada n care entitatea nu a avut contracte de furnizare
servicii de constatare tehnic, inspecie tehnic i reparaii, cele trei autoturisme nu au
fost n stare de funcionare, iar ulterior atribuirii contractului nr. 58/24.05.2013,
autoturismele au fost reparate, costul aferent acestor reparaii fiind de 25.000 lei (Foaie
de lucru nr. 1.4.1.).
Echipa de auditori interni apreciaz c s-a ajuns la aceast situaie ntruct:
- personalul cu atribuii n domeniul administrrii parcului auto al entitii nu are o
pregtire corespunztoare n domeniu;
- comunicare neadecvat ntre personalul din cadrul structurii cu atribuii n
domeniul gestionrii parcului auto, personalul din cadrul structurii cu atribuii n
gestionarea contractelor comerciale i personalul din cadrul Direciei Generale
Economic Financiar.
- lipsa unei baze de date la nivelul entitii care s conin informaii aferente
autoturismului (consumul de carburant, tipul motorului, dimensiunile anvelopelor etc.),
uzura fizic (numrul de ani, numrul de revizii, numrul de kilometrii parcuri etc.),
reparaiile efectuate (data efecturii reparaiei, tipul reparaiei, momentul cnd trebuia
efectuat reparaia, momentul cnd a fost efectuat reparaia etc.) i modalitatea n care
sunt asigurate autoturismele (tipul asigurrii RCA/CASCO, perioada pe care este
asigurat autoturismul, clauze contractuale).
- lipsa unor indicatori prin intermediul crora s se monitorizeze performana
cheltuielilor cu primele de asigurare pltite i a cheltuielilor cu reparaiile
111
autoturismelor.
Concluzii
ntruct nu a fost realizat periodic o analiz cu privire la modul de derulare a

contractelor de asigurare CASCO, entitatea a decontat din bugetul propriu
contravaloarea unor servicii de constatare tehnic i reparaii la autoturisme n valoare
de 25.000 lei, n condiiile n care aceste servicii putea face obiectul unor despgubiri
obinute de la societile de asigurare i reasigurare. Astfel, la nivelul entitii
asigurarea funcionalitii autoturismelor din parcul auto nu a avut la baz principiul
economicitii.
Totodat, neluarea n considerare a posibilitii de activare i utilizare a unor
clauze din contratele de asigurare CASCO n scopul efecturii unor lucrri de
constatare tehnic i reparaii autoturisme, trei mijloace de transport din parcul auto al
entitii au fost imobilizate la sediul entitii o pe perioad de trei luni calendaristice, cu
implicaii asupra desfurrii activitilor entitii. Astfel, la nivelul entitii asigurarea
funcionalitii autoturismelor din parcul auto al entitii nu a avut la baz principiul
eficacitii.
Auditori interni,
Popescu Ion
Vasilescu Daniel
Supervizor,
Georgescu Vasile
112
Data:
Public Intern
Foaie de lucru nr. 1.4.1

Calculul cheltuielilor cu reparaiile suportate din bugetul entitii i care puteau fi decontate
prin poliele de asigurare CASCO
Autoturism marca i nr de
nmatriculare
1 Autoturism Dacia Logan
2 Autoturism Dacia Logan
3 Autoturism Citroen
TOTAL
Nr crt
Auditori interni,
Factura nr.
5960
5972
5867
Data facturii
24.05.2013
27.05.2013
15.05.2013
Valoare
- lei 9420
8240
7340
25.000
Supervizor,
113
Data:
Public Intern
Denumire misiune mbuntirea procesului de fundamentare, aprobare i utilizare a fondurilor pentru finanarea
FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.4.

Problema
Constatarea
Deficiene n gestionarea contractelor de furnizarea bunuri/prestri servicii

finanate din bugetul entitii de la Titlul ,,Bunuri i servicii
n perioada analizat cele 10 autoturisme din parcul auto al entitii au fost
repartizate structurilor entitii pentru a fi utilizate de ctre acestea n scopul
realizrii obiectivelor. Din analiza efectuat a rezultat faptul c n general
autoturismele au avut activitate zilnic, excepie fiind perioada cnd acestea au
fost n service pentru lucrri de constatare tehnic, inspecii tehnice sau reparaii;
anual fiecare autoturism efectund n medie un numr de 55.000 km/lun.
Un aspect particular se ntlnete n cazul a trei autoturisme care n perioada
01.02.2013 31.05.2013 nu au fost n stare de funcionare, din cauza unor
defeciuni tehnice dup cum urmeaz:
- autoturism Dacia Logan defeciuni sistem direcie dreapta fa i cutie de
viteze;
Pe perioada auditat, inspecia tehnic, constatarea strii tehnice a
autoturismelor i repararea defeciunilor a fost asigurat prin externalizare, prin
atribuirea unor contracte de furnizri servicii unor entiti specializate. Astfel, s-a
urmrit ca toate autoturismele din parcul auto al entitii s fie n stare bun de
funcionare i s se realizeze obiectivele entitii. n acest scop, n perioada
01.01.2011 31.12.2013 entitatea a atribuit contracte de prestri servicii care au
avut ca obiect ntreinerea, inspecia tehnic, revizii i reparaii pentru
autoturismele din dotarea entitii.
Un aspect particular a fost nregistrat n perioada 01.02.2013-31.05.2013
cnd un numr de trei autoturisme, enumerate anterior, nu au fost n stare de
funcionare.
ntruct n acest interval de timp entitatea nu a avut un contract de furnizare
servicii de inspecie tehnic, constatare tehnic i reparaii cu o entitate
specializat, aceste autoturisme au fost imobilizate la sediul entitii fr ca s se
efectueze o analiz a cauzelor care au determinat defeciunile tehnice, o estimare
a costurilor cu reparaia acestor autoturisme i o identificare a unor posibiliti de
efectuare a constatrii tehnice i reparaii la autoturisme.
Totodat, pe aceast perioad entitatea a avut ncheiate contracte de asigurare
CASCO, prin care autoturismele din parcul auto al entitii au fost asigurate
mpotriva unor riscuri.
ntruct, personalul din cadrul DGAPA cu atribuii n domeniul coordonrii
activitilor specifice parcului auto nu a avut cunotine de aceste aspecte
entitatea nu a solicitat, la societile de asigurare i reasigurare cu care a avut
contracte de asigurare CASCO, s se efectueze o constatare a strii tehnice a
autoturismelor, deschiderea unor dosare de daune auto i obinerea despgubirilor
aferente. Defeciunile la cele trei autoturisme s-au produs ca urmare a unor
114
evenimente independente de activitatea entitii, motiv pentru care contravaloarea

reparaiilor pentru aceste defeciuni putea fi solicitat la decontare societilor de
asigurare i reasigurare.
n aceste condiii, pe perioada n care entitatea nu a avut contracte de
furnizare servicii de constatare tehnic, inspecie tehnic i reparaii cele trei
autoturisme nu au fost n stare de funcionare, iar ulterior atribuirii contractului
nr. 58/24.05.2013, autoturismele au fost reparate, costul aferent acestor reparaii
fiind de 25.000 lei.
Cauza
Pregtire profesional necorespunztoare a personalului care are atribuii n
gestionarea parcului auto.
Comunicare neadecvat ntre personalul din cadrul structurii cu atribuii n
domeniul gestionrii parcului auto, personalul din cadrul structurii cu atribuii n
gestionarea contractelor comerciale i personalul din cadrul Direciei Generale
Economic Financiar.
Lipsa unei baze de date la nivelul entitii care s conin informaii aferente
autoturismului (consumul de carburant, tipul motorului, dimensiunile anvelopelor
etc.), uzura fizic (numrul de ani, numrul de revizii, numrul de kilometrii
parcuri etc.), reparaiile efectuate (data efecturii reparaiei, tipul reparaiei,
momentul cnd trebuia efectuat reparaia, momentul cnd a fost efectuat
reparaia etc.) i modalitatea n care sunt asigurate autoturismele (tipul asigurrii
RCA/CASCO, perioada pe care este asigurat autoturismul, clauze contractuale).
Lipsa unor indicatori prin intermediul crora s se monitorizeze performana
cheltuielilor cu primele de asigurare pltite i a cheltuielilor cu reparaiile
autoturismelor.
Consecina
ntruct nu a fost realizat periodic o analiz cu privire la modul de derulare
a contractelor de asigurare CASCO, entitatea a decontat din bugetul propriu
contravaloarea unor servicii de constatare tehnic i reparaii la autoturisme n
valoare de 25.000 lei, n condiiile n care aceste servicii puteau face obiectul
unor despgubiri obinute de la societile de asigurare i reasigurare. Astfel, la
nivelul entitii asigurarea funcionalitii autoturismelor din parcul auto al
entitii nu a avut la baz principiul economicitii.
Totodat, neluarea n considerare a posibilitii de activare i utilizare a
unor clauze din contratele de asigurare CASCO n scopul efecturii unor lucrri
de constatare tehnic i reparaii autoturisme, trei mijloace de transport din parcul
auto al entitii au fost imobilizate la sediul entitii o pe perioad de trei luni
calendaristice, cu implicaii asupra desfurrii activitilor entitii. Astfel, la
nivelul entitii asigurarea funcionalitii autoturismelor din parcul auto al
entitii nu a avut la baz principiul eficacitii.
Recomandarea
Implementarea unui sistem de monitorizare a cheltuielilor pe perioada
execuiei bugetare. Avnd n vedere instrumentele de control intern implementate
n cadrul altor entiti cu un profil funcional i de risc asemntor, echipa de
auditori apreciaz c implementarea urmtoarelor instrumente conduce la
mbuntirea activitii de identificare a problemelor:
- realizarea unor studii periodice n scopul identificrii unor indicatori necesari
pentru monitorizarea cheltuielilor;
- utilizarea unei aplicaii informatice care s permit identificarea abaterilor;
- stabilirea unor intervale de abatere n funcie de care se impune realizarea
unor analize;
- realizarea unor analize cu reprezentanii structurilor n scopul identificrii
cauzelor care au determinat abaterile.
Asigurarea unei pregtiri profesionale corespunztoare n domeniul
115
gestionrii parcului auto pentru personalul entitii, astfel nct fundamentarea i

lansarea unui comenzi pentru efectuarea unei reparaii s se realizeze pe baza
unei analiz cost eficien.
Organizarea unor workshop-uri la care s participe specialiti din entiti cu
un profil de risc asemntor cu cel al entitii, n scopul implementrii bunei
practici referitor la gestionarea parcului auto.
Constituirea unei baze de date la nivelul entitii care s informaii cu privire
la caracteristicile tehnice ale autoturismelor din parcul auto al entitii, uzura
fizic, reparaiile efectuate i modalitatea n care sunt asigurate aceste
autoturisme.
Stabilirea unor indicatori de performan i stabilirea unor inte adecvate
prin intermediul crora s de poat monitoriza cheltuielile cu primele de asigurare
i cheltuielile cu reparaiile auto.
ntocmit
Data: 17.02.2014
Auditorii interni,
Popescu Ion .
Supervizat
Data: 17.02.2014
Georgescu Vasile ..
Supervizor
Vasilescu Daniel
Pentru luare la
cunotin
Reprezentantul
entitii/structurii auditate
Marius Enache Secretar
general
116
Data:
Public Intern
Revizuirea documentelor i constituirea dosarului de audit
NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU

Constatarea
Documentele justificative/Probe de audit
Obiectivul de audit: Planificarea adecvat a cheltuielilor cu bunurile i serviciile

Utilizarea fondurilor, pentru - Programul anual al achiziiilor publice pentru
finanarea
cheltuielilor anul 2012;
generate de contractele de - Programul anual al achiziiilor publice pentru
prestri servicii care au avut anul 2013;
ca obiect consultana juridic, - Programul anual al achiziiilor publice pentru
nu s-a realizat n condiii de anul 2014;
economicitate.
Prin - Situaie privind contractele de achiziie atribuite
externalizarea unor servicii n perioada 01.01.2011 31.12.2013;
de
consultan
juridic - Bugetul entitii pe capitole, subcapitole,
cheltuielile
entitii
au paragrafe, titluri de cheltuieli, articole i alineate
crescut,
n
perioada pentru anul 2011 (execuia final);
01.01.2011 31.12.2013, cu - Bugetul entitii pe capitole, subcapitole,
minim 133.224,53 lei
paragrafe, titluri de cheltuieli, articole i alineate
pentru anul 2012 (execuia final);
- Bugetul entitii pe capitole, subcapitole,
pentru anul 2013 (previziuni);
contract
de
prestri
servicii
nr.
78954/28.04.2012;
contract
de
prestri
servicii
nr.
68540/03.04.2012;
- factura nr. 231/13.07.2012 PV recepie servicii
nr. 1514/06.04.2013
contract
de
prestri
servicii
nr.
159700/31.01.2013;
- factura nr. 1290/13.02.2013, PV recepie
servicii nr. 15170/13.02.2013;
- Regulamentul de Organizare i Funcionare a
Direciei Generale Juridice;
- Fia postului nr. 2513;
- Rapoarte anuale de evaluare a performanelor
profesionale, rapoarte anuale de activitate ale
Direciei Generale Juridic;
- Planurile anuale i multianuale de activitate ale
Direciei Generale Juridic;
- documente elaborate la nivelul Direciei
Generale Juridic
.
Estimarea cheltuielilor cu - Programul anual al achiziiilor publice pentru
bunurile
i
serviciile, anul 2011;
efectuat la nivelul entitii - Programul anual al achiziiilor publice pentru
nu a fost un instrument util anul 2012;
pentru management, care s - Programul anual al achiziiilor publice pentru
asigure o bun gestionare a anul 2013;
fondurilor utilizate pentru - documentaia pentru ofertani furnizarea unor
Exist
Da
Nu
Auditori
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Popescu
Ion
Georgescu
Vasile
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Popescu
Ion
Georgescu
Vasile
117
Constatarea
Documentele justificative/Probe de audit
Exist
Da
Nu
servicii de ntreinere, inspecie tehnic, revizii i

reparaii tehnice pentru autoturismele din dotarea
entitii;
- documentaia pentru ofertani furnizarea servicii
X
de formare profesional pentru personalul din
cadrul entitii;
X
pe anul 2011; 2012 i 2013 (execuia final);
- contractul nr. 58/24.05.2013 pentru furnizarea
X
unor servicii de ntreinere, inspecie tehnic,
revizii i reparaii pentru autoturismele din
dotarea entitii;
X
servicii de formare profesional;
X
servicii de formare profesional;
..
Obiectivul de audit: mbuntirea gestiunii financiare a cheltuielilor cu bunurile i servicii
Activitatea de selecie a - Programul anual al achiziiilor publice pentru
X
furnizorilor de bunuri i anul 2011;
servicii, nu a fost o activitate - Programul anual al achiziiilor publice pentru
X
suport care s sprijine anul 2012;
managementul n utilizarea - Programul anual al achiziiilor publice pentru
X
fondurilor
n
condiii anul 2013;
economicitate i eficacitate.
X
pe anul 2011; 2012 i 2013 (execuia final);
- documentaia pentru ofertani achiziia de
X
consumabile (tonere i cartue pentru imprimante
i faxuri) care a stat la baza atribuirii contractelor
de furnizare consumabile (tonere i cartue
pentru imprimante i faxuri) n perioada 20112013;
- contract furnizare consumabile (tonere i
X
cartue pentru imprimante i faxuri) nr.
26/11.03.2013;
..
Asigurarea funcionalitii
X
autoturismelor din parcul
auto al entitii nu a avut la
pe anul 2011 (execuia final);
baz principiul efixcienei
X
pe anul 2012 (execuia final);
X
pe anul 2013 (previziuni);
- contracte asigurare CASCO;
X
- contract reparaii nr. 58/24.05.2013;
X
- factura nr. 5960/24.05.2013;
X
..
Auditori
finanarea cheltuielilor
Auditori interni,
Popescu Ion
Georgescu Vasile
Popescu
Ion
Georgescu
Vasile
Popescu
Ion
Georgescu
Vasile
Supervizor,
Vasilescu Daniel
118
Data:
Public Intern
edina de nchidere
MINUTA EDINEI DE NCHIDERE

A. Lista participanilor:
Numele i
prenumele
Enache Marius
Nicoar Eugenia
Antonescu Petre
Nicolaescu
Constantin
Funcia
Secretar general
Director general
Director general
DGJ
DGAPA
ef Compartiment
CAPI
Popescu Ion
Georgescu Vasile
Ionescu Marian
Protopopescu Sorin
Ionescu Nadia
Auditor intern
supervizor
Auditor intern
Auditor inetrn
Director
ef serviciu
ef birou
Manolescu Nicolae
ef birou
Vasilescu Daniel
Semntura
CAPI
CAPI
CAPI
DFC
Serviciul financiar i buget
Biroul contabilitate
Birou metodologie i drepturi
salariale pentru activitatea intern
B. Concluzii:
Constatrile, concluziile i recomandrile formulate de echipa de auditori vizeaz activitile

desfurate de mai multe structuri din cadrul entitii care au implicaii asupra procesului bugetar. Din
aceste motive, la edina de nchidere au fost invitate persoanele care coordoneaz activitatea acestor
structuri, respectiv secretarul general al entitii, directorul general DGJ, directorul general DGAPA,
eful Serviciului financiar i buget, eful Biroului contabilitate i eful Biroului metodologie i drepturi
salariale pentru activitatea intern.
n cadrul edinei au fost prezentate obiectivele auditate i constatrile pentru fiecare obiect
auditat. De asemenea, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncionalitilor,
eventualele consecine, i au fost comentate recomandrile care urmeaz a fi implementate pentru
eliminarea acestora.
Totodat, echipa de auditori a prezentat faptul c o parte din recomandri au fost formulate n baza
unor evaluri i analize cu privire la utilizarea fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu bunurile i
serviciile.
n cadrul edinei de nchidere structura auditat, precum i celelalte structuri ale cror
activiti au implicaii asupra desfurrii n bune condiii a procesului bugetar, i-a nsuit n totalitate
constatrile i recomandrile formulate de echipa de auditori, considernd c prin implementarea
acestora n cadrul entitii va fi implementat buna practic din domeniu.
119
Entitate public
PROIECTUL RAPORTULUI MISIUNII DE AUDIT

PUBLIC INTERN AL PERFORMANEI
mbuntirea procesului de fundamentare, aprobare i

utilizare a fondurilor pentru finanarea
BUCURETI
2014
120
I. INTRODUCERE
Echipa de auditori a fost format din :
Popescu Ion, auditor superior, coordonatorul misiunii de audit intern;
Georgescu Vasile, auditor superior
Supervizarea misiunii de audit intern a fost asigurat de dl. Vasilescu Daniel, auditor superior n
cadrul Compartimentului de Audit Intern.
Ordinul de efectuare a misiunii de audit intern al performanei: misiunea de audit a fost cuprins n
Planul de audit intern pe anul 2014 i s-a derulat n baza Ordinului de serviciu nr. 23245/15.01.2014
Baza legal a misiunii de audit intern al performanei:
Planul de audit intern pe anul 2014, aprobat de conducerea entitii publice;
Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicat, cu modificrile ulterioare;
HG nr.1086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitii de
audit public intern;
Normele proprii de audit intern ale entitii, avizate i aprobate de conducere, privind
exercitarea activitii de audit intern n cadrul entitii.
Durata misiunii de audit: 02.02.2014 28.02.2014
Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2013
Scopul misiunii de audit public intern al performanei l reprezint examinarea

responsabilitilor asumate de ctre conducerea entitii publice i personalul de execuie, cu
privire la organizarea i realizarea procesului de fundamentare, aprobare i utilizare a fondurilor
pentru finanarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile i ndeplinirea n mod eficient i eficace a
acestora.
Obiectivele misiunii de audit:
Obiectivul general al misiunii l-a reprezentat formularea de recomandri pertinente n vederea
creterii eficacitii sistemelor de control intern instituite n procesul de fundamentare, acordare i
utilizare a fondurilor destinate finanrii cheltuielilor cu bunurile i serviciile.
n contextul obiectivului general, au fost avute n vedere urmtoarele obiective specifice:
Tipul de audit: Echipa de auditori interni a efectuat o misiune de audit public intern de performan,
respectiv realizarea unei analize a activitilor desfurate n domeniul planificrii i execuiei bugetare,
urmrindu-se determinarea necesitii i oportunitii mbuntirii economicitii, eficienei i eficacitii
activitilor.
Metodologia utilizat n realizarea misiunii de audit:
Misiunea de audit public intern al performanei s-a desfurat n conformitate cu prevederile
Ghidului general privind metodologia specific de derulare a misiunilor de audit public intern al
performanei i Normele proprii de audit intern ale entitii, avizate i aprobate de conducere, privind
exercitarea activitii de audit intern n cadrul entitii.
Tehnicile i instrumentele utilizate specifice activitii de audit intern au fost aplicate pentru mai
puin de 100% din elementele specifice unei tranzacii, activiti s.a., echipa de audit utiliznd tehnici de
121
eantionare n scopul selectrii probelor analizate.
II. METODOLOGIA DE DESFURARE A MISIUNII DE AUDIT PUBLIC

INTERN AL PERFORMANEI
Tehnici de audit intern utilizate:
verificarea se realizeaz n vederea asigurrii validitii, realitii i acurateei nregistrrilor n
contabilitate a documentelor i a concordanei cu legile i regulamentele n vigoare, precum i a
eficacitii controlului intern cu ajutorul urmtoarele tehnici de verificare:
comparaia: pentru confirmarea identitii unor informaii, dup obinerea lor din dou sau
mai multe surse diferite;
examinarea: pentru detectarea erorilor i/sau iregularitilor;
recalcularea: verificarea algoritmilor de calcul i a calculelor matematice;
punerea de acord: pentru realizarea procesului de potrivire a doua categorii diferite de
nregistrri;
confirmarea: pentru solicitarea informaiilor din mai multe surse independente cu scopul
validrii acestora;
garantarea: pentru verificarea realitii tranzaciilor nregistrate pornind de la examinarea
nregistrrilor spre documentele justificative;
urmrirea: verificarea modului n care au fost respectate procedurile de la documentele
justificative spre articolul nregistrat.
observarea fizic: const n urmrirea unui proces sau a unei proceduri, prin care auditorul i
formeaz o imagine de ansamblu asupra structurii auditate;
analiza: const n descompunerea unei entiti/ structuri/activiti n elemente, care pot fi izolate,
identificate, cuantificate i msurate distinct;
eantionarea: presupune aplicarea procedurilor de audit pentru mai puin de 100% din elementele
populaiei, cu condiia ca toate elementele eantionului s aib posibilitatea de a fi selectate, n scopul de
a trage concluzii valabile pentru ntreaga populaie, bazate pe constatrile obinute din eantion..
Instrumentele de audit intern utilizate:
Chestionarul de luare la cunotin - CLC: pentru obinerea unor informaii referitoare la contextul
socio-economic, organizare intern, funcionarea entitii/structurii auditate.
Documente i materiale examinate n cadrul entitii activitile desfurate pe perioada etapei
Intervenia la faa locului a vizat documentaia aferent perioadei auditate, respectiv 01.01.201131.12.2013, care a cuprins urmtoarele:
legi i regulamente aplicabile la nivelul entitii;
organigrama entitii;
Regulamentul de Organizare i Funcionare;
Fiele posturilor;
Procedurile de lucru;
Planul strategic pentru anii 2011-2013;
Scrisorile-cadru pentru anii 2011, 2012, 2013;
Documentele de fundamentare i motivare a sumelor din Proiectul de buget pentru anii
2011, 2012, 2013;
Bugetul entitii pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole i
alineate pe anul 2013 (previziuni);
Programul anual al achiziiilor publice pentru anul 2011;
122
Situaie privind contractele de achiziie atribuite n perioada 01.01.2011 31.12.2013;
documentaia pentru ofertani achiziia de consumabile (tonere i cartue pentru

imprimante i faxuri) care a stat la baza atribuirii contractelor de furnizare
consumabile (tonere i cartue pentru imprimante i faxuri) n perioada 20112013;
ordine ale conductorului entitii;
documente justificative care au stat la baza nregistrrii n contabilitate a cheltuielilor;
evidene analitice i sintetice etc .
Documente i materiale ntocmite pe perioada auditrii:
Studiu preliminar;
Chestionarul de luare la cunotin;
Lista ntrebrilor auditului;
Situaie privind evaluarea obiectivelor specifice;
Situaie privind evaluarea indicatorilor de performan;
Situaie privind evaluarea surselor de date;
Evaluarea gradului de ncredere n controlul intern;
Programul misiunii de audit public intern;
teste;
foi de lucru;
FIAP-uri;
Nota centralizatoare a documentelor de lucru;
Raportul de audit intern;
Sinteza raportului de audit intern;
minute ale edinelor de deschidere i de nchidere;
III. Constatri i recomandri

Prezentm n continuare, n mod sintetic, principalele constatri nsoite de cauze, consecine i
recomandri pe baza testrilor efectuate pe perioada colectrii i prelucrrii informaiilor i n perioada de
intervenie la faa locului, consemnate n documentele de lucru.
III. 1 Analiza Obiectivelor i indicatorilor ataai domeniului auditabil

III. 1.1 Analiza obiectivelor stabilite pentru domeniul auditabil
Prin Planul strategic pentru anii 2009-2013, entitatea, cu privire la procesul bugetar, are stabilit un
obiectiv strategic, respectiv mbuntirea capacitii funcionale de a fundamenta cheltuielile i utiliza
fondurile pentru finanarea acestora.
n consens cu strategia i politica entitii au fost stabilite urmtoarele obiective generale:
o Creterea capacitii entitii de a asigura un proces de planificare n conformitate cu
principiile i regulile bugetare;
o Creterea capacitii entitii de a asigura utilizarea instrumentelor de planificare i
monitorizare a cheltuielilor n conformitate cu principiile i regulile bugetare.
Pentru ca obiectivele generale s poat fi ndeplinite este necesar ca la nivelul structurilor
funcionale s fie stabilite obiectivele specifice. Un obiectiv specific difer de unul general, prin aceea c
vizeaz rezultate concrete i conduce la atingerea obiectivului general.
Referitor la procesul bugetar entitatea i-a stabilit trei obiective specifice, dup cum urmeaz:
Capacitatea entitii de a asigura o planificare strategic i anual n conformitate cu regulile
i principiile bugetare
Coordonare adecvat a deciziilor i aciunilor n scopul reducerii consumului de

resurse i obinerii rezultatelor lunare estimate
Asigurarea unor sinteze i analize privind finanarea activitilor cuprinse n programele i
proiectele aprobate de conducerea entitii
Echipa de auditori a analizat obiectivele cu ajutorul documentului Evaluarea obiectivelor. n urma
analizei s-a constatat c un obiectiv specific nu a fost definit corect avnd n vedere caracteristicele
123
SMART, respectiv nu are formulare corect avnd n vedere specificitatea domeniul la care se refer i nu
se raporteaz la o perioad de timp. Exemplificm n acest sens obiectivul ,,Asigurarea unor sinteze
privind finanarea activitilor cuprinse n programele i proiectele aprobate de conducerea entitii.
De asemenea, echipa de auditori a apreciat c cele trei obiective nu acoper n totalitate domeniul
auditat.
n aceste condiii echipa de audit a recomandat reformularea obiectivului dup cum

urmeaz ,,Realizarea unor analize semestriale privind finanarea activitilor cuprinse n
programele i proiectele aprobate de conducerea entitii.
Totodat, echipa de autori a agreat cu conducerea entitii dou noi obiective, pentru a
acoperi procesul bugetar, respectiv:
- mbuntirea procesului de utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor prin
actualizarea semestrial a ipotezelor de lucru.
- mbuntirea capacitii de planificare i monitorizare a cheltuielilor prin utilizarea
unui sistem informaional adecvat.
III. 1.2 Analiza indicatorilor de performan
Pentru realizarea obiectivelor specifice la nivelul entitii au fost stabilii un numr de cinci
indicatori de performan.
n urma analizei efectuate s-a constatat c indicatorii stabilii permit msurarea performanei, ns
exist situaii n care intele stabilite pot fi uor realizate i nu stimuleaz performana. Exemplificm:
- indicatorul ,, Ponderea n care procedurile de sistem sunt aplicate n mod corect (%) pentru
care s-a stabilit inta 95 % (solicitrile structurile entitii prin utilizarea formularelor i la termenele
stabilite din proceduri).
- indicatorul ,,Gradul n care realizrile anuale/multianuale s-au ncadrat n prevederile care
au stat la baza elaborrii Proiectului de buget (%) pentru care s-a stabilit inta 70 % (prevederile care
au stat la baza elaborrii Proiectului de buget sunt respectate).
- indicatorul ,,Ponderea structurilor din cadrul entitii la nivelul crora semestrial sunt
efectuate analize i care furnizeaz informaii cu privire la finanarea activitilor (%) pentru care
s-a stabilit inta 75 % (solicitrile structurile entitii prin utilizarea formularelor i la termenele stabilite
din proceduri).
- indicatorul ,,Gradul n care realizrile anuale/multianuale s-au ncadrat n prevederile care
au stat la baza elaborrii Proiectului de buget (%) pentru care s-a stabilit inta 50 % (prevederile
care au stat la baza elaborrii Proiectului de buget sunt respectate).
n aceste condiii echipa de audit a recomandat stabilirea unor inte care s stimuleze
performana, precum i utilizarea unor indicatori de performan:
Nr.
crt.
1.
2.
3.
Obiectiv specific
Indicator de performan propus
Obiectivul (1) - Capacitatea

entitii de a asigura o planificare
strategic
i
anual
n
conformitate cu regulile i
Numrul anual de instruiri n domeniul bugetar, efectuate la nivelul entitii.

Numrul de structuri din cadrul entitii care au depit prevederile care au stat la
baza elaborrii proiectului de buget
Numrul persoanelor care anual au participat la programe ed e formare profesional
n domeniul bugetar raportat la numrul persoanelor care anual au participat la
programe de formare profesional i la activiti n domeniul bugetar
Numrul de cazuri n care implementarea activitilor planificate au fost amnate
Obiectiv (2) - Coordonare

adecvat a deciziilor i aciunilor
n scopul reducerii consumului de
resurse i obinerii rezultatelor
lunare estimate
Obiectiv (3) - Asigurarea unor
sinteze
i
analize
privind
finanarea activitilor cuprinse
n programele i proiectele
aprobate de conducerea entitii
Gradul de realizare al propunerilor acceptate transmise de structurile entitii
124
III. 2 Analiza procesului de fundamentare, aprobare i utilizare a fondurilor pentru finanarea

III.2.1. Planificarea adecvat a cheltuielilor cu bunurile i serviciile
III.2.1.1. Identificarea i fundamentarea nevoii de bunuri i servicii.
Pe baza testrilor efectuate auditorii interni au constatat urmtoarele aspecte cu privire la
identificarea i fundamentarea nevoii de bunuri i servicii:
Articolul bugetar 20.12 ,,Consultan i expertiz cuprinde cheltuieli pentru consultan i
reprezentare n instan, consultan IT i expertiz tehnic.
Din analiza evoluiei n dinamic s-a constatat c acest articol bugetar, n perioada 01.01.2011
30.12.2013 i previzionat pentru anul 2014, are un ritm mediu de cretere de 114,52%; ponderea acestui
articol de cheltuieli n totalul cheltuielilor bugetare ale entitii a nregistrat un trend ascendent de la 10%
n anul 2012, la 16% n anul 2013, iar conform prevederilor bugetare pentru anul 2014 se preconizeaz s
reprezinte 23%.
Raportat la totalul cheltuielilor finanate de la titlul ,,Bunuri i servicii, acest articol de cheltuieli a
avut ponderi ascendente de la 11,01% n anul 2012 la 16,80% n anul 2013, iar pentru anul 2014 este
previzionat o tendin de cretere a ponderii acestora la aproximativ 18,60 %. Creterea semnificativ
care s-a nregistrat se datoreaz faptului c n perioada 01.01.2011 31.12.2013 entitatea a atribuit
contracte de prestri servicii de consultan juridic, cu mai multe societi/cabinete individuale de
avocatur care au ca obiect acordarea de consultan juridic, asistarea reprezentanilor la negocieri cu alte
entiti, precum i reprezentarea n instan a entitii n cauzele n care este parte.
n anul 2014 se preconizeaz de asemenea o cretere a valorii cheltuielilor finanate de la articolul
,,Consultan i expertiz, care se estimeaz s creasc cu 2.000 mii lei mai mari n anul 2014 comparativ
cu anul 2013.
Din analiza comparativ a informaiilor cuprinse n documentele analizate, a rezultat faptul c
Direcia General Juridic are stabilite prin ROF atribuii care i-ar fi permis s realizeze activitile care au
fost externalizate prin intermediul celor 4 contracte de prestri servicii analizate.
n condiiile n care activitile, care au reprezentat obiectul unor contracte de furnizare de servicii
de consultan i asistare juridic, ar fi fost efectuate cu personal din cadrul Direciei Generale Juridic era
necesar ca la nivel structuri s fie disponibil un volum total de 319 total ore/om.
Mai mult, din analiza fiselor posturilor a rezultat faptul c personalul care i desfoar activitatea
n cadrul Direciei Generale Juridic are ca responsabiliti, stabilite prin fia postului, reprezentarea
entitii n instan i s ofere managementului consiliere juridic de specialitate. De asemenea, din analiza
dosarelor profesionale ale personalului din cadrul Direciei Generale Juridic a rezultat faptul c acesta
deine o pregtire profesional, dovedit prin intermediul diplomelor de studii, i experien relevant n
domeniul dreptului administrativ, civil, comercial i penal.
Din analiza anual a volumului de munc desfurat n cadrul Direciei Generale Juridic s-a
constatat:
- la nivelul Direciei Generale Juridic nu a fost realizat o estimare corect a fondului de timp
disponibil pentru realizarea activitilor specifice direciei. Astfel, n anul 2012 a fost estimat n mod
eronat un fond de timp cu 1.120 ore mai mare dect cel necesar desfurrii activitilor, iar n anul 2013
cu 1.008 ore mai mare;
- o ncrcare necorespunztoare a personalului, care n anul 2012 i 2013 a desfurat activitai n
cadrul Direciei Generale Juridic. Aceasta deoarece, n urma analizei efectuate echipa de audit a
identificat o rezerv de timp de 2.120 ore aferent anului 2012 i de 1.080 ore aferent anului 2013
rezultnd o economie total de 3.200 ore.
Analiznd comparativ volumul cheltuielilor cu serviciile de consultan generate de atribuirea
celor patru contracte i cheltuielile de personal care ar fi fost finanate din bugetul entitii n condiiile n
care activitile externalizate ar fi fost realizate cu personal propriu, a rezultat c n condiiile n care la
nivelul entitii activitile juridice care au fost externalizate ar fi fost efectuate cu personal propriu, s-ar fi
125
nregistrat o economie de minim 133.224,53 lei aferent fondurilor utilizate din bugetul entitii n anul
2012 i anul 2013 de la la Titlul ,,Bunuri i servicii, articolul 20.12 ,,Consultan i expertiz, fr ca
volumul cheltuielilor finanate din alte capitole bugetare s fie afectat.
Cauzele identificate de auditorii interni i care stau la baza constatrilor identificate sunt:
Lipsa unei pregtiri profesionale corespunztoare att a personalului de execuie, ct i a
personalului de conducere n domeniul controlului managerial, care este reflectat implementarea parial
a Standardului 7 ,,Obiective, Standardului 8 ,,Planificarea, Standardului 10 ,,Monitorizarea
performanelor i a Standardului 15 ,,Ipoteze i reevaluri.
Sistemul informaional din cadrul entitii nu asigur o comunicare intern i extern eficient i o
difuzare rapid, fluent i precis a informaiilor, astfel nct acestea s ajung complete i la timp la
utilizatori.
Consecine:
Planurile ntocmite la nivelul entitii nu au avut la baz concordana dintre activitile necesare
pentru atingerea obiectivelor i resursele maxim de alocat, astfel nct riscul de a nu realiza obiectivele s
fie minim.
n aceste condiii, utilizarea fondurilor, pentru finanarea cheltuielilor generate de contractele de
prestri servicii care au avut ca obiect consultana juridic, nu s-a realizat n condiii de economicitate.
Astfel, prin exetrnalizarea unor servicii de consultan juridic cheltuielile entitii au crescut cu minim
133.224,53 lei n perioada 01.01.2011 31.12.2013.
Urmare a derulrii misiunii de audit intern, auditorii au formulat urmtoarele recomandri:
Asigurarea unei pregtiri profesionale corespunztoare personalului n domeniu controlului
intern/managerial. Echipa de auditori apreciaz c urmtoarele instrumente conduc la implementarea
Standardului 7 ,,Obiective, Standardului 8 ,,Planificarea, Standardului 10 ,,Monitorizarea
performanelor i a Standardului 15 ,,Ipoteze i reevaluri:
- organizarea unor workshop-uri cu reprezentani ai fiecrei structuri din cadrul entitii n scopul
prezentrii principalelor direcii care trebuie urmrite n momentul identificrii i fundamentrii nevoii de
bunuri i servicii;
- organizarea unor edine la nivelul fiecrei structuri n scopul diseminrii informaiilor;
- asigurarea unei pregtiri profesionale corespunztoare personalului n ceea ce privete
Comunicarea i munca n echip.
Realizarea unui sistem informaional la nivelul entitii care s conduc la mbuntirea
activitii. Avnd n vedere instrumentele de control intern implementate la nivelul entitii, echipa de
auditori apreciaz c urmtoarele instrumente conduc la mbuntirea activitii de identificare i
fundamentare a nevoii de finanare a cheltuielilor:
- utilizarea unei aplicaii informatice pentru centralizarea i ierarhizarea nevoilor;
- stabilirea prin fiele posturilor personalului din cadrul Direciei Financiar Contabilitate a unor
sarcini n cea ce privete comunicarea cu responsabilii structurilor din cadrul entitii;
- asigurarea unei asistene corespunztoare, de ctre personalul din cadrul Direciei Financiar
Contabilitate, structurilor din cadrul n entitii momentul centralizrii informaiilor.
III.2.1.2. Estimarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile
Pe baza testrilor efectuate auditorii interni au constatat urmtoarele aspecte cu privire la estimarea
cheltuielilor cu bunurile i serviciile:
n perioada 01.01.2011 31.12.2013 entitatea a atribuit contracte de prestri servicii care au avut
ca obiect ntreinerea, inspecia tehnic, revizii i reparaii pentru autoturismele din dotarea entitii,
finanate din bugetul entitii de la articolul 20.02 ,,Reparaii curente, i formarea profesional finanate
din bugetul entitii de la articolul 20.13 ,,Pregtire profesional.
Ponderea articolului de cheltuieli 20.02 ,,Reparaii curente n totalul cheltuielilor cu bunurile i
serviciile a nregistrat o cretere uoar de la 1,09% n anul 2011, la 10,22% n anul 2012 urmat de o
scdere la 6,79% n anul 2013 Analiznd evoluia n dinamic s-a constat c n cazul acestui articol
bugetar, ritm mediu anual de cretere n perioada 01.10.2011 31.12.2013 este 36,85% n perioada
126
analizat.
Analiznd documentele care au stat la baza atribuirii contractului de prestri servicii nr.
58/24.05.2013 au fost constatate urmtoarele aspecte:
- estimarea necesarului de servicii din punct de vedere cantitativ nu a avut la baz o situaie sintetic
cu privire la tipul de operaiuni de reparaii necesare pentru fiecare autoturism i numrul acestora pentru
fiecare autoturism;
- estimarea valorii necesare pentru finanarea cheltuielilor nu a avut la baz un normativ orar aferent
fiecrei operaiuni de reparaie necesar;
- pentru estimarea valorii contractului nu au fost utilizate tarife orare estimate aferente unor
standarde de calitate definite la nivelul entitii i care s corespund realitii existente pe pia;
- n momentul estimarea valorii cheltuielilor cu reparaiile, nu s-a inut cont de necesitatea asigurrii
unei garanii aferente serviciilor achiziionate.
n aceste condiii, a fost atribuit contractul nr. 58/24.05.2013 n valoare de 95.000 lei, fr TVA, care
nu conine clauze cu privire la normativul orar pentru fiecare operaiune, tipul operaiunilor care fac
obiectul contractului i numrul acestora i clauze cu privire la acordarea garaniei de bun execuie cu
privire la serviciile prestate. Mai mult, prin contract nu a fost stabilit valoarea cert a pieselor care au fost
schimbate, fiind menionat urmtoarea clauz ,,prestatorul va aplica un adaos de maxim 30% la piesele
Ponderea articolului de cheltuieli 20.13 ,,Pregtire profesional n total cheltuieli a nregistrat
o cretere semnificativ n anul 2013 comparativ cu anul 2012, respectiv cu 120%, iar n anul se estimeaz
o scdere cu 20% comparativ cu anul 2013.
Din analiza documentaiei care a stat la baza estimrii valorii contractului de prestri servicii nr.
45/11.02.2013 i a contractului de prestri servicii nr. 86/16.05.2013 a rezultat urmtoarele:
- s-a stabilit ca un numr de 450 persoane din cadrul entitii s participe la programe de formare
profesional fr a se realiza la nivelul entitii o activitate de informare, consiliere i mediere a acestor
persoane, cu scopul de evalua competenele, deprinderile i cunotinele care le dein aceste persoane i a
identifica nevoile acestor persoane n ceea ce privete pregtirea profesional;
- n momentul estimrii cheltuielilor nu s-a avut n vedere faptul c n Registrul naional al
calificrilor profesionale din Romnia nu era nregistrat nici un furnizor de servicii de formare
profesional atestat pentru programele de formare profesional la care urmau s participe personalul
entitii;
- n momentul estimrii cheltuielilor nu s-a avut n vedere tarifele utilizate pe pia de entiti care au
ca obiect de activitate formarea profesional i sunt atestate ANC;
- n momentul estimrii cheltuielilor nu s-a avut n vedere realizarea unor indicatori de performan,
cum ar fi de exemplu ,,numrul persoanelor care au absolvit programul de formare profesional i au
dobndit certificat, n funcie de care s se realizeze decontarea valorii serviciilor prestate;
- n momentul estimrii cheltuielilor nu s-a avut n vedere ca furnizorul de formare profesional s
elibereze un certificat de absolvire cu recunoatere naional nsoit de un supliment descriptiv n care s se
precizeze competenele profesionale dobndite.
n aceste condiii, a fost atribuit contractul nr. 45/11.02.2013 n valoare de 549.231 lei fr TVA i
contractul nr. 86/16.05.2013 n valoare de 282.113 lei fr TVA care nu conin clauze contractuale cu
privire la obligativitatea ca furnizorul s ndeplineasc anumite criterii de performan pentru a se putea
deconta contravaloarea serviciilor, obligativitatea ca formatorul s fie autorizat ANC pentru programele de
formare profesional furnizate, obligativitatea furnizorului ca s pun la dispoziia cursanilor un suport de
curs.
Cauzele stabilite de auditorii interni i care stau la baza constatrilor identificate sunt:
Lipsa unei pregtiri profesionale adecvate a personalului din cadrul direciei DGAPA.
Sistemul informaional din cadrul entitii nu asigur o comunicare intern i extern eficient i o
difuzare rapid, fluent i precis a informaiilor, astfel nct acestea s ajung complete i la timp la
utilizatori. Lipsa unui sistem de motivare a personalului din cadrul entitii.
Lipsa unei preocupri din partea entitii cu privire la asigurarea achiziionrii unor servicii la
standarde de calitate necorespunztoare.
127
Lipsa unei baze de date la nivelul entitii care s conin informaii aferente autoturismelor din
parcul auto al entitii referitoare la caracteristicile tehnice ale autoturismului (consumul de carburant, tipul
motorului, dimensiunile anvelopelor etc.), uzura fizic (numrul de ani, numrul de revizii, numrul de
kilometrii parcuri etc.), reparaiile efectuate (data efecturii reparaiei, tipul reparaiei, momentul cnd
trebuia efectuat reparaia, momentul cnd a fost efectuat reparaia etc.) i modalitatea n care sunt
asigurate autoturismele (tipul asigurrii RCA/CASCO, perioada pe care este asigurat autoturismul, clauze
contractuale).
Lipsa unor indicatori prin intermediul crora s se monitorizeze performana utilizrii fondurilor
pentru finanarea cheltuielilor.
Lipsa unei preocupri din partea managementului entitii n ceea ce privete asigurarea unei
formri profesionale a personalului avnd n vedere pe de o parte nevoile proprii ale personalului
exprimate de acesta, iar pe de alt parte politica de personal a entitii
Lipsa unei baze de date la nivelul entitii care s conin informaii cu privire la prestatorii de
servicii i tarifele practicate pe pia.
Dintre efectele atribuirii contractelor de prestri de servicii, care nu au avut la baz o estimare
corespunztoare amintim:
a) n cazul contractelor de furnizare servicii specifice de ntreinere, inspecie tehnic, revizii i
reparaii pentru autoturismele din dotarea entitii:
- utilizarea din partea furnizorului a unor preuri n funcie de propria opiune, fr ca entitatea s aib un
control asupra lor;
- furnizorul a practicat un normativ de cheltuieli, fr ca entitatea s poat deine controlul din punct de
vedere al preului i calitii;
- inexistena unor clauze contractuale cu privire la garania acordat pentru serviciile prestate a avut ca
i consecin, n cazul a 5 autoturisme, efectuarea aceluiai tip de reparaie pe perioada de derulare a
contractului.
b) n cazul contractelor de furnizare servicii de formare profesional pentru personalul din
cadrul entitii:
- personalul entitii a participat la programe de formare profesional fr a se identifica o nevoie real
n toate cazurile cu privire la necesitatea pregtiri profesionale a personalului;
- formatorul a furnizat programele de formare profesional n grupe de cte 30 de persoane, cu o durat
de 4 zile/sptmn, fr a se avea n vedere faptul c referenialul care reglementeaz activitatea de
formare profesional prevede ca numrul maxim de participani pe grup de formare profesional s fie de
28 persoane pentru pregtirea teoretic i 14 persoane pentru pregtirea practic;
- furnizorul de formare profesional nu a eliberat un certificat de absolvire cu recunoatere naional
nsoit de un supliment descriptiv n care s se precizeze competenele profesionale dobndite;
- competenelor dobndite de participani nu au fost evaluate i certificate de ctre o comisie autorizat.
n concluzie, estimarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile, efectuat la nivelul entitii nu a fost un
instrument util pentru management, care s asigure o bun gestionarea a fondurilor utilizate pentru
finanarea cheltuielilor.
Urmare a derulrii misiunii de audit intern auditorii au formulat urmtoarele recomandri:
Organizarea unor workshop-uri la care s participe specialiti din entiti cu un profil de risc
asemntor cu cel al entitii auditate, n scopul implementrii bunei practici referitoare estimarea
cheltuielilor cu bunurile i serviciile.
Constituirea unei baze de date la nivelul entitii care s conin informaii cu privire la
caracteristicile tehnice ale autoturismelor din parcul auto al entitii, uzura fizic, reparaiile efectuate i
modalitatea n care sunt asigurate aceste autoturisme.
Stabilirea unor indicatori de performan i stabilirea unor inte adecvate care s reprezinte baza
estimrii fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile.
Constituirea unei baze de date cu furnizorii de servicii care s conin informaii cu privire la tipul
serviciilor prestate, standarde de calitate ale serviciilor, tarifele utilizate, atestate obinute de furnizori
obinute de organisme naionale i internaionale etc.
128
Realizarea unui sistem informaional la nivelul entitii care s conduc la mbuntirea

activitii. Echipa de auditori apreciaz c urmtoarele instrumente conduc la mbuntirea activitii de
estimare a cheltuielilor cu bunurile i serviciile:utilizarea unei aplicaii informatice pentru centralizarea i
ierarhizarea nevoilor; stabilirea prin fiele posturilor personalului din cadrul DFC a unor sarcini n cea ce
privete comunicarea cu responsabilii structurilor din cadrul entitii; asigurarea unei asistene
corespunztoare, de ctre personalul din cadrul DFC, structurilor din cadrul n entitii momentul
centralizrii informaiilor.
Asigurarea unei pregtiri profesionale corespunztoare personalului n ceea ce privete
Comunicarea i munca n echip.
Implementarea unui sistem de motivare a personalului din cadrul entitii. Pentru realizarea unui
sistem motivaional adecvat, echipa de auditori recomand realizarea urmtoarelor activiti:
- analiza periodic a atribuiilor fiecrei structuri i actualizarea ROF-ului;
- actualizarea periodic a fielor posturilor prin atribuirea unor sarcini personalului n
conformitate cu competenele deinute;
- asigurarea unei pregtiri profesionale adecvate personalului, avnd n vedere i dorinele
exprimate de acesta;
- participarea personalului din cadrul entitii la reuniuni de lucru organizate n parteneriat cu
entiti care au un profil funcional asemntor, n scopul cunoaterii i aplicrii bunei practici n
domeniu;
- mbuntirea performanelor activitii structurilor prin organizarea unor activiti de teambuilding;
- motivarea moral a personalului.
III.2.2. mbuntirea gestiunii financiare a cheltuielilor cu bunurile i serviciile

III.2.2.1 Selectarea corespunztoare a furnizorilor de bunuri i servicii
Selectarea a furnizorilor de bunuri i servicii:
n perioada 01.01.2011 31.12.2013 entitatea atribuit contracte de furnizare care au avut ca obiect
tonere i cartue pentru imprimante i faxuri, care au generat cheltuieli finanate de la Titlul ,,Bunuri i
servicii, articolul 20.01.01 ,,Furnituri de birou. n perioada analizat cheltuielile cu furniturile de birou
au nregistrat un ritm mediu de cretere de 17,88%.
Din analiza modului de derulare a contractelor care au avut ca obiect furnizarea de tonere i
cartue pentru imprimante i faxuri, cuprinse n eantion, s-au constatat urmtoarele:
1) Documentaia pentru ofertani, aferent a dou proceduri de atribuire a unor contracte de achiziie
tonere i cartue pentru imprimante i faxuri, a coninut informaii contradictorii la Seciunea II ,,Caiet de
sarcini. Datorit caracterului ambiguu al informaiilor din documentaia de atribuire, documentaia a fost
contestat la Consiliul Naional pentru Soluionarea Contestailor. n urma analizrii contestaiilor, acestea
au fost admise de Consiliul Naional pentru Soluionarea Contestailor, fapt ce a impus refacerea
documentaiei pentru ofertani cu implicaii asupra datei de atribuire a contractelor. n acest sens
exemplificm:
data de 17.01.2013, la Seciunea II Caiet de sarcini (specificaii tehnice) informaiile menionate la pct. 1
Cerine tehnice ale produselor, respectiv ,,tonerele i cartuele de cerneal trebuie s satisfac cerinele
tehnice conform codului de produs original ce este precizat pentru fiecare produs n parte nu au fost n
concordan cu cele menionate la pct. 3 Condiii minime de calitate lit. h. respectiv ,,n cazul n care, dup
livrare, produsele ce nu sunt originale se dovedesc a nu fi compatibile cu echipamentul pentru care au fost
nlocui pe cheltuiala sa ntreg ul lot cu produse originale n termen de maxim 5 zile lucrtoare.
data de 12.01.2013 , la Seciunea II Caiet de sarcini (specificaii tehnice) pct. 3 Condiii minime de
129
calitate lit. c) ,,furnizorul are obligaia s prezinte pentru produse certificarea conform condiiilor din
standardele ISO/IEC 24711, 19752, respectiv 19798 privind msurarea capacitii n numr de pagini a
cartuelor nu sunt n concordan cu cele menionate la pct. 3 Condiii minime de calitate lit. g) ,,n cazul
n care, dup livrare, produsele ce nu sunt originale se dovedesc a nu fi compatibile cu echipamentul
pentru care au fost livrate furnizorul va suporta toate cheltuielile pentru retragerea produselor defecte de la
utilizatori i va nlocui pe cheltuiala sa ntregul lot cu produse originale n termen de maxim 5 zile
lucrtoare. Aceasta deoarece pentru produsele remanufacturate sau rencrcate nu se pot obine
certificate referitoare la ndeplinirea standardele ISO/IEC 24711 i 19752, care stabilesc capacitatea
declarat n numr de pagini standard (acoperire 5%).
2) Atribuirea unor contracte prin intermediul crora au fost achiziionate produse remanufacturate
sau rencrcate, n condiiile n care preurile utilizate sunt asemntoare cu cele practicate pe pia pentru
produse noi. Utilizarea unor astfel de produse a avut ca efecte generarea unor cheltuieli cu reparaiile
echipamentelor care au utilizat astfel de produse, cheltuieli care din punct de vedere al volumului au fost
duble comparativ cu valoarea bunurilor care au fost achiziionate. Spre exemplu, n documentaia pentru
ofertani, aferent atribuirii unui contract de achiziie consumabile, publicat n data de 18.02.2012,
Seciunea II Caiet de sarcini (specificaii tehnice) pct. 3 Condiii minime de calitate se
menioneaz,,produsele ofertate s fie originale OEM sau echivalente, s respecte n totalitate cerinele
din manualul tehnic al echipamentului i/sau recomandrile productorului echipamentelor i s fie 100%
compatibile cu echipamentele n care urmeaz s fie montate, fiind recunoscute de echipamente. n urma
atribuirii contractului de achiziie nr. 26/11.03.2012, au fost achiziionate produse remanufacturate sau
rencrcate a cror preuri au fost aproximativ egale cu cele ale unor produse OEM.
3) Atribuirea contractelor fr ca entitatea s se asigure cu privire la calitatea produselor care vor fi
achiziionate, respectiv n contractele de furnizare nu au fost prevzute clauze cu privire la obligativitatea
cauza utilizrii unor produse consumabile necorespunztoare din punct de vedere calitativ.
De asemenea, n contractele de furnizare de tonere i cartue pentru imprimante i faxuri nu au fost
menionate clauze cu privire la obligativitatea furnizorului de a pune la dispoziia achizitorului
echipamente similare pe perioada n care acestea nu sunt funcionale i sunt n service din vina
furnizorului. Lipsa acestor prevederi contractuale a avut ca efect generarea unor costuri cu reparaiile,
pierderea garaniei pentru echipamentele defectate datorit utilizrii unor consumabile remanufacturate i
existena unor perioade n care echipamentele existente n dotarea entitii nu au fost funcionale cu
consecine asupra activitii desfurate n cadrul entitii. Spre exemplu, documentaia pentru ofertani,
care a stat la baza atribuirii celor patru contracte de furnizare produse analizate, la Seciunea II Caiet de
sarcini (specificaii tehnice) nu sunt menionate astfel de clauze.
Pregtire profesional necorespunztoare att n cazul persoanelor care au elaborat documentaia de
atribuire a contractelor de furnizare tonere i cartue pentru imprimante i faxuri, ct i n cazul
persoanelor care au avut calitatea de membru n Comisia de evaluare a ofertelor depuse.
Comunicare neadecvat ntre personalul din cadrul structurii cu atribuii n domeniul tehnologiei
Lipsa unei preocupri din partea personalului n ceea ce privete implementarea la nivelul entitii a
bunei practici cu privire la asigurarea garaniei de bun execuie n cadrul produselor achiziionate.
Lipsa unor indicatori prin intermediul crora s se monitorizeze performana echipamentelor de
tehnic de calcul cum ar fi de exemplu: ,,numrul de pagini listate,,numrul de incidente raportat de
imprimant, ,,numr de intervenii - service aferent fiecrei imprimante.
Dintre efectele selectrii necorespunztoare a furnizorilor de bunuri i servicii, amintim
replanificarea unor proceduri de achiziii; existena unor perioade de timp, cnd echipamente de tehnic
de calcul i telecomunicaii din cadrul entitii nu au fost n stare de funcionare datorit lipsei
consumabilelor; utilizarea unor produse neconforme din punct de vedere calitativ a avut ca efecte
generarea unor cheltuieli cu reparaiile echipamentelor care au utilizat astfel de produse, cheltuieli care din
punct de vedere al volumului n anul 2012 au fost la un nivel de aproximativ 50% din valoarea
consumabilelor care au fost achiziionate; lipsa unor prevederi contractuale privind obligativitatea
130
cauza utilizrii unor produse consumabile necorespunztoare din punct de vedere calitativ, a avut ca efect
generarea unor costuri cu reparaiile, pierderea garaniei pentru echipamentele defectate datorit utilizrii
unor consumabile remanufacturate i existena unor perioade n care echipamentele existente n dotarea
entitii nu au fost funcionale cu consecine asupra activitii desfurate n cadrul entitii.
Analiza tuturor contestaiilor i a clarificrilor la acestea, aferente procedurilor de achiziie
derulate n perioada 01.01.2011-31.12.2013, n scopul eliminrii unor neconformiti care pot apare n
documentaia de atribuire.
Cooptarea unor persoane cu expertiz n domeniul n care se efectueaz achiziia, care s participe
la toate fazele procesului de achiziie.
Asigurarea unei pregtiri profesionale n domeniul achiziiilor publice pentru cel puin persoan
din fiecare structur a entitii, astfel nct n momentul n care se desfoar a procedur de achiziie care
are legtur cu activitatea unei structuri, s poat participa n comisiile constituite pentru atribuirea
contractului de achiziie.
asemntor cu cel al entitii auditate, n scopul identificrii bunei practici referitor la modul n care
entitatea se poate asigura c achiziioneaz bunuri i/sau servicii la standarde de calitate superioare.
caracteristicile tehnice ale echipamentelor IT din cadrul entitii, care s reprezinte principala surs de
informaii pentru elaborarea documentaiei de atribuire pentru achiziia de tonere i cartue pentru
imprimante i faxuri.
Stabilirea unor indicatori de performan i stabilirea unor inte adecvate n conformitate cu
specificaiile tehnice ale echipamentelor, astfel nct entitatea s poat msura performana achiziiilor
efectuate.
III.2.2.2 Soluionarea abaterilor intervenite n derularea contractelor de furnizare a
identificarea, analiza i soluionarea abaterilor intervenite n derularea contractelor de furnizare a
bunurilor/serviciilor:
n perioada analizat cele 10 autoturisme din parcul auto al entitii au fost repartizate structurilor
entitii pentru a utilizate de ctre acestea n scopul realizrii obiectivelor. Din analiza efectuat a rezultat
faptul c n general autoturismele au avut activitate zilnic, excepie fiind perioada cnd acestea au fost n
service pentru lucrri de constatare tehnic, inspecii tehnice sau reparaii; anual fiecare autoturism
efectund n medie un numr de 55.000 km/lun.
Un aspect particular se ntlnete n cazul a trei autoturisme care n perioada 01.02.2013 31.05.2013
nu au fost n stare de funcionare, din cauza unor defeciuni tehnice dup cum urmeaz:
- autoturism Dacia Logan defeciuni sistem direcie dreapta fa i cutie de viteze;
Pe perioada auditat inspecia tehnic, constatarea strii tehnice a autoturismelor i repararea
defeciunilor a fost asigurat prin externalizare, prin atribuirea unor contracte de furnizri servicii unor
entiti economice specializate. Astfel, s-a urmrit ca toate autoturismele din parcul auto al entitii s fie
n stare bun de funcionare i s se realizeze obiectivele entitii. n acest scop, n perioada 01.01.2011
31.12.2013 entitatea a atribuit contracte de prestri servicii care au avut ca obiect ntreinerea, inspecia
tehnic, revizii i reparaii pentru autoturismele din dotarea entitii.
Un aspect particular a fost nregistrat n perioada 01.02.2013-31.05.2013 cnd un numr de trei
autoturisme, enumerate anterior, nu au fost n stare de funcionare.
ntruct n acest interval de timp entitatea nu a avut un contract de furnizare servicii de inspecie
tehnic, constatare tehnic i reparaii cu o entitate specializat, aceste autoturisme au fost imobilizate la
131
sediul entitii fr ca s se efectueze o analiz a cauzelor care au determinat defeciunile tehnice, o

estimare a costurilor cu reparaia acestor autoturisme i o identificare a unor posibiliti de efectuare a
constatrii tehnice i reparaii la autoturisme.
Totodat, pe aceast perioad entitatea a avut ncheiate contracte de asigurare CASCO, prin care
autoturismele din parcul auto al entitii au fost asigurate mpotriva unor riscuri.
ntruct, personalul din cadrul DGAPA cu atribuii n domeniul coordonrii activitilor specifice
parcului auto nu a avut cunotine de aceste aspecte entitatea nu a solicitat, la societile de asigurare i
reasigurare cu care a avut contracte de asigurare CASCO, s se efectueze o constatare a strii tehnice a
autoturismelor, deschiderea unor dosare de daune auto i obinerea despgubirilor aferente. Defeciunile la
cele trei autoturisme s-au produs ca urmare a unor evenimente independente de activitatea entitii, motiv
pentru care contravaloarea reparaiilor pentru aceste defeciuni putea fi solicitat la decontare societilor
de asigurare i reasigurare.
n aceste condiii, pe perioada n care entitatea nu a avut contracte de furnizare servicii de constatare
tehnic, inspecie tehnic i reparaii cele trei autoturisme nu au fost n stare de funcionare, iar ulterior
atribuirii contractului nr. 58/24.05.2013, autoturismele au fost reparate, costul aferent acestor reparaii
fiind de 25.000 lei.
Pregtire profesional necorespunztoare a personalului care are atribuii n gestionarea parcului
auto.
Comunicare neadecvat ntre personalul din cadrul structurii cu atribuii n domeniul gestionrii
parcului auto, personalul din cadrul structurii cu atribuii n gestionarea contractelor comerciale i
personalul din cadrul Direciei Generale Economic Financiar.
Lipsa unei baze de date la nivelul entitii care s conin informaii aferente autoturismelor din
parcul auto al entitii referitoare la caracteristicile tehnice ale autoturismului (consumul de carburant, tipul
motorului, dimensiunile anvelopelor etc.), uzura fizic (numrul de ani, numrul de revizii, numrul de
kilometrii parcuri etc.), reparaiile efectuate (data efecturii reparaiei, tipul reparaiei, momentul cnd
trebuia efectuat reparaia, momentul cnd a fost efectuat reparaia etc.) i modalitatea n care sunt
asigurate autoturismele (tipul asigurrii RCA/CASCO, perioada pe care este asigurat autoturismul, clauze
contractuale).
Lipsa unor indicatori prin intermediul crora s se monitorizeze performana cheltuielilor cu
primele de asigurare pltite i a cheltuielilor cu reparaiile autoturismelor.
Dintre consecinele gestionrii necorespunztoare a contractelor de furnizare bunuri/prestri servicii
amintim:
ntruct nu a fost realizat periodic o analiz cu privire la modul de derulare a contractelor de
asigurare CASCO, entitatea a decontat din bugetul propriu contravaloarea unor servicii de constatare
tehnic i reparaii la autoturisme n valoare de 25.000 lei, n condiiile n care aceste servicii putea face
obiectul unor despgubiri obinute de la societile dea asigurare i reasigurare. Astfel, la nivelul entitii
asigurarea funcionalitii autoturismelor din parcul auto al entitii nu a avut la baz principiul
economicitii.
Totodat, neluarea n considerare a posibilitii de activarea i utilizarea unor clauze din
contratele de asigurare CASCO n scopul efecturii unor lucrri de constatare tehnic i reparaii
autoturisme, trei mijloace de transport din parcul auto al entitii au fost imobilizate la sediul entitii o pe
perioad de trei luni calendaristice, cu implicaii asupra desfurrii activitilor entitii. Astfel, la nivelul
entitii asigurarea funcionalitii autoturismelor din parcul auto al entitii nu a avut la baz principiul
eficacitii.
Implementarea unui sistem de monitorizare a cheltuielilor pe perioada execuiei bugetare. Avnd
n vedere instrumentele de control intern implementate n cadrul altor entiti cu un profil funcional i de
risc asemntor, echipa de auditori apreciaz ca implementarea urmtoarelor instrumente conduce la
mbuntirea activitii de identificare a problemelor:
- realizarea unor studii periodice n scopul identificrii unor indicatori necesari pentru monitorizarea
132
cheltuielilor;
- utilizarea unei aplicaii informatice care s permit identificarea abaterilor;
- stabilirea unor intervale de abatere n funcie de care se impune realizarea unor analize;
- realizarea unor analize cu reprezentanii structurilor n scopul identificrii cauzelor care au
determinat abaterile.
Asigurarea unei pregtiri profesionale corespunztoare n domeniul gestionrii parcului auto
pentru personalul entitii, astfel nct fundamentarea i lansarea unui comenzi pentru efectuarea unei
reparaii s se realizeze pe baza unei analiz cost eficien.
asemntor cu cel al entitii auditate, n scopul implementrii bunei practici referitor la gestionarea
parcului auto.
caracteristicile tehnice ale autoturismelor din parcul auto al entitii, uzura fizic, reparaiile efectuate i
modalitatea n care sunt asigurate aceste autoturisme.
Stabilirea unor indicatori de performan i stabilirea unor inte adecvate prin intermediul crora s
de poat monitoriza cheltuielile cu primele de asigurare i cheltuielile cu reparaiile auto.
IV. CONCLUZII
Raportul misiunii de audit public intern al performanei a fost ntocmit n baza Listei ntrebrilor, a
Programului misiunii de audit i a constatrilor efectuate pe perioada colectrii i prelucrrii informaiilor i
n timpul muncii pe teren. Constatrile au la baz probe de audit obinute pe baza testelor efectuate
consemnate n documentele de lucru.
Echipa de auditori interni a evaluat activitile desfurate, n cadrul procesului de fundamentare,
aprobare i utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile utiliznd o gril cu 3
nivele astfel:
1. Critic: nu exist preocupri din partea managementului pentru implementarea unor
aciuni/instrumente de control necesare desfurrii activitilor n condiii de economicitate, eficien i
eficacitate sau activitile/instrumentele sunt implementate, de la caz la caz, fr a exista o planificare i o
monitorizare a cheltuielilor;
2. De mbuntit: se ndeplinesc cerinele minime ale cadrului normativ, exist preocupri ale
managementului pentru implementarea sistemului de management prin obiective, asigurarea unei pregtiri
profesionale corespunztoare personalului, implementarea i funcionarea sistemului informaional din cadrul
entitii i realizarea unor studii i analize necesare activitii de planificare i execuie bugetar;
3. Funcional: exist o strategie n domeniul planificrii i execuiei bugetare care are n vedere
sarcinile i atribuiile stabilite entitii. Totodat, activitatea se desfoar cu respectarea bunei practici din
domeniu.
n urma testrilor efectuate echipa de auditori apreciaz activitile desfurate n cadrul procesului
de fundamentare, aprobare i utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile dup
cum urmeaz:
Activiti auditabile
Nevoia de bunuri i servicii este identificat i fundamentat

n raport cu activitile derulate n cadrul entitii
Estimarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile urmrete
realizarea calitativ a activitilor i reducerea costurilor.
Selectarea corespunztoare a furnizorilor de bunuri i
servicii
Identificarea, analiza i soluionarea abaterilor intervenite n
derularea contractelor de furnizarea a bunurilor/serviciilor
Nivele de apreciere
2
X
X
X
X
133
Evaluarea are la baz analiza activitilor desfurate n cadrul entitii i bunei practici n domeniu i
discuiile care au avut loc cu reprezentanii structurii auditate, cu ocazia edinei de nchidere, cu privire la
recomandrile echipei de auditori apreciate de ctre participani ca fiind realiste i fezabile.
Data: 27.02.2014
Auditori interni,
Supervizor,
Popescu Ion,
Georgescu Vasile
Vasilescu Daniel
Not:
Avnd n vedere faptul c reprezentanii structurilor ale cror activiti au implicaii asupra
desfurrii n bune condiii a procesului bugetar i-au nsuit constatrile i recomandrile i nu au
formulat un punct de vedere, PROIECTUL RAPORTULUI MISIUNII DE AUDIT PUBLIC
INTERN AL PERFORMANEI devine RAPORTUL MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN
AL PERFORMANEI.
134
URMRIREA RECOMANDRILOR
Data: 15.04.2014
Public Intern
FIA DE URMRIRE A IMPLEMENTRII RECOMANDRILOR

Entitatea public
Nr.
crt.
Recomandarea
Obiectivul nr. 1. Planificarea adecvat a cheltuielilor cu bunurile i serviciile

1.
Asigurarea unei pregtiri profesionale corespunztoare personalului n
domeniu controlului intern/managerial. Echipa de auditori apreciaz c urmtoarele
instrumente conduc la implementarea Standardului 7 ,,Obiective, Standardului 8
,,Planificarea, Standardului 10 ,,Monitorizarea performanelor i a Standardului
15 ,,Ipoteze i reevaluri:
- organizarea unor workshop-uri cu reprezentani ai fiecrei structuri din cadrul
entitii n scopul prezentrii principalelor direcii care trebuie urmrite n momentul
identificrii i fundamentrii nevoii de bunuri i servicii;
- organizarea unor edine la nivelul fiecrei structuri n scopul diseminrii
informaiilor;
- asigurarea unei pregtiri profesionale corespunztoare personalului n ceea ce
privete Comunicarea i munca n echip.
2.
mbuntirea activitii. Avnd n vedere instrumentele de control intern
implementate la nivelul entitii, echipa de auditori apreciaz c urmtoarele
instrumente conduc la mbuntirea activitii de identificare i fundamentare a
nevoii de finanare a cheltuielilor:
- utilizarea unei aplicaii informatice pentru centralizarea i ierarhizarea nevoilor;
- stabilirea prin fiele posturilor personalului din cadrul Direciei Financiar

Misiunea de audit public intern al performanei:
mbuntirea procesului de fundamentare, aprobare i
utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu
Parial
Implementat
Neimplementat
implementat
Data: 15.04.2014
Raport misiunii de
audit public intern
al performanei nr.
2365/28.02.014
Data planificat/
Data implementrii
31.05.2014
31.05.2014
X
135
Contabilitate a unor sarcini n cea ce privete comunicarea cu responsabilii

structurilor din cadrul entitii;
asigurarea unei asistene corespunztoare, de ctre personalul din cadrul Direciei
Financiar Contabilitate, structurilor din cadrul n entitii momentul centralizrii
informaiilor.
. ..
N.
Obiectivul nr. 2 mbuntirea gestiunii financiare a cheltuielilor cu bunurile i serviciile
1.
Analiza tuturor contestaiilor i a clarificrilor la acestea, aferente procedurilor
de achiziie derulate n perioada 01.01.2012-30.06.2014, n scopul eliminrii unor
neconformiti care pot apare n documentaia de atribuire.
Cooptarea unor persoane cu expertiz n domeniul n care se efectueaz
achiziia, care s participe la toate fazele procesului de achiziie.
Asigurarea unei o pregtiri profesionale n domeniul achiziiilor publice pentru
cel puin persoan din fiecare structur a entitii, astfel nct n momentul n care se
desfoar a procedur de achiziie care are legtur cu activitatea unei structuri, s
poat participa n comisiile constituite pentru atribuirea contractului de achiziie.
Organizarea unor workshop-uri la care s participe specialiti din entiti cu un
profil de risc asemntor cu cel al entitii auditate, n scopul identificrii bunei
practici referitor la modul n care entitatea se poate asigura c achiziioneaz bunuri
i/sau servicii la standarde de calitate superioare.
Constituirea unei baze de date la nivelul entitii care s conin informaii cu
privire la caracteristicile tehnice ale echipamentelor IT din cadrul entitii, care s
reprezinte principala surs de informaii pentru elaborarea documentaiei de atribuire
pentru achiziia de tonere i cartue pentru imprimante i faxuri.
Stabilirea unor indicatori de performan i stabilirea unor inte adecvate n
conformitate cu specificaiile tehnice ale echipamentelor, astfel nct entitatea s
poat msura performana achiziiilor efectuate.
..
31.05.2014
136

Ghidperformantabunurisiservicii24042014 PDF

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Ghidperformantabunurisiservicii24042014 PDF

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

MINISTERUL FINANELOR PUBLICE

UNITATEA CENTRAL DE ARMONIZARE PENTRU AUDITUL PUBLIC INTERN

MBUNTIREA PROCESULUI DE FUNDAMENTARE,

Ghidul practic privind misiunea de audit public intern al performanei

Metodologia de derulare a misiunii de audit public intern al performanei

Notificarea privind declanarea

Elaborarea Programului misiunii de audit

Stabilirea punctajului total al riscurilor

Minuta Reuniunii de conciliere

eful Compartimentului de audit public intern

Declararea conflictelor de interese i a incompatibiliti

Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu persoane din

1. Incompatibiliti personale: Nu este cazul

eful Compartimentului Audit Public Intern,

Declararea conflictelor de interese i a incompatibiliti

1. Incompatibiliti personale: Am fost salariat, n urm cu 1 an n cadrul DGAPA i am participat la

perioada de derulare a misiunii de ctre domnul Popescu Ion.

eful Compartimentului Audit Public Intern,

Marius ENACHE, Secretar general

eful Compartimentului de Audit Public Intern

Referitor la misiunea de audit public intern al performanei: mbuntirea procesului de

eful Compartimentului Audit Public Intern

MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE

- stabilirea condiiilor minime pe care structura auditat trebuie s le asigure n vederea

CHESTIONARUL DE LUARE LA CUNOTIN

A. Cunoaterea contextului socio-economic

Pot fi identificate entiti care au n subordonarea,

Numrul de rectificri bugetare este ridicat?

Obligaiile ctre furnizori sunt decontate la timp i n

Foaie de lucru nr. 1

Foaie de lucru nr. 2

Foaie de lucru nr. 4

Foaie de lucru nr. 5

Foaie de lucru nr. 6

Care este raportul dintre cheltuielile fixe (cheltuielile cu

Foaie de lucru nr. 3

n anii 2012 i 2013 au

Cunoaterea contextului organizaional

Foaie de lucru nr. 7

stabili nevoile acestora?

Exist un dispozitiv de gestionare a perioadelor de vrf?

Sunt identificate posturile cheie care pot aduce valoare

Foaie de lucru nr. 8

Care este rata absenteismului (concedii medicale, atribuirea

Foaie de lucru nr. 11

Exist un plan de formare profesional pentru personalul

Conducerea asigur un feedback regulat cu personalul?

Cunoaterea funcionrii entitii

Foaie de lucru nr. 13

Foaie de lucru nr. 14

Procedurile de lucru acoper toate activitile?

Foaie de lucru nr. 17

Foaie de lucru nr. 18

Foaie de lucru nr. 15

1. Analiza domeniului auditabil;

Impactul pe care l are asupra activitii entitii

- schimbrile legislative la nivel european i - influeneaz modalitatea de implementare a programelor i

- sistemele informaionale i de comunicare - adaptarea strategiilor de comunicare la cerinele impuse de

1.2. Prezentarea domeniului auditabil

1.3. Cadrul de reglementare al domeniului auditabil

trei ani, precum i limitele de cheltuieli stabilite pe ordonatorii principali de credite;

01.01.2011- 31.12.2013. La nivelul entitii, pe perioada analizat, cheltuielile totale au urmtoarea

Tabelul nr. 3 Evoluia cheltuielilor entitii n perioada 2011 2013