Caracterizarea Sistemului Informaional Contabil al ntreprinderii

moderne
Analiza sistemului informaional existent n cadrul Companiei Naionale
Administraia Porturilor Dunrii Maritime SA Galai

Generaliti
Noiunea de informaie este complex i de mare generalitate. La momentul apariiei sale,
conceptul de informaie a suscitat dispute filosofice pe tema caracterului material al acesteia. Norbert
Winer spunea Informaia este informaie, nu este materie sau energie
Msura informaiei se poate calcula cu formula lui Shannon i se numete Entropie
informaional.
Transferul informaiilor ntre diferite procese, activiti, sisteme sau subsisteme creeaz o
problematic complementar cantitii de informaie i anume problema comunicrii.
Circulaia informaiei din momentul producerii unui fenomen ntr-un proces i pn cnd pe
baza cunoaterii lui, se declaneaz un nou eveniment precum i cu precizarea coninutului informaiei,
destinaiei, locului stocrii, alctuiesc sistemul informaional.
Literatura de specialitate precizeaz de asemenea c, un sistem informaional se ceeaz i se
dezvolt odat cu activitatea pe care o reflect.
Avnd n vedere caracterul dinamic al sistemului economic, n mod obiectiv i sistemul
informaional trebuie s fie ntr-o continu adaptare i perfecionare.

Necesitatea i fazele analizei sistemului informaional existent

Analiza sistemului informaional existent are scopul de a efectua un studiu complex asupra
tuturor activitilor i fluxurilor informaionale existente, a volumului de informaii prelucrate, a ariei
de cuprindere a sistemului informaional i a dotrii existente cu tehnic de calcul, pentru a se
evidenia calitile, limitele, i deficenele actualului sistem informaional, n vederea stabilirii
cerinelor generale ce vor fi asigurate prin intermediul unui nou sistem informatic ce urmeaz a fi
implementat.
n analiza sistemului informaional se ine cont de urmtoarele etape:

Delimitarea ariei de cuprindere a sistemului informaional existent

1

Reflectarea activitilor i operaiilor de culegere, transmitere i prelucrare a datelor specifice

sistemului informaional existent

Surprinderea modificrilor ce se impun n organizareea i funcionarea sistemului informaional

Evidenierea dotrii existente cu tehnic de calcul;

Fundamentarea unei soluii de principiu care vor preciza activitile i operaiile ce urmeaz a fi
informatizate, costul antecalculat al viitorului sistem informaional proiectat.

Analiza sistemului informaional existent la Compania Naional Administraia Porturilor Dunrii

Maritime SA Galai a fost necesar pentru a fundamenta direciile de perfecionare i modernizare ale
acestuia, i de asemenea pentru a satisface toate cerinele informaionale ale conducerii companiei i
ale structurilor funcionale ale acesteia.
n realizarea analizei sistemului informaional existent la Compania Naional Administraia
Porturilor Dunrii Maritime SA Galai s-a inut cont de respectarea urmtoarelor etape:

Documentarea pentru analiza sistemului informaional

Alegerea procedeelor de analiz a sistemului informaional

Studiul componentelor sistemului informaional existent

Evaluarea critic a sistemului informaional existent

Elaborarea variantelor de realizare a sistemului informatic

Declanarea analizei sistemului informaional existent a fost comandat de conducerea companiei

sub forma unui misiuni de audit intern neplanificate (care nu este cuprins n planul anual de audit
intern), realizat de auditorii interni ai compartimentului de Audit Intern. Dat fiind complexitatea
acestei analize a sistemului informaional, auditorii interni au solicitat colaborarea unor specialiti din
domeniul IT.

Constituirea colectivului pentru analiza sistemului informaional existent

Colectivul pentru realizarea analizei sistemului informaional este alctuit din auditorii interni ai
compartimentului de Audit Intern i efii structurilor funcionale supuse analizei i specialiti de
sisteme informaionale.
Participarea efilor structurilor funcionale este impus de necesitatea identificrii informaiilor utile,
eliminarea celor de prisos, inclusiv formularea cerinelor informaionale pentru viitorul sistem, cerine
care se vor regsi n concluziile formulate de auditorii interni n Raportul de Audit Intern.
Aceast colaborare a efilor de structuri funcionale ce fac obiectul analizei, este impus de
cunoaterea detaliat a tuturor activitilor i operaiilor desfurate, ceea ce ajut la sesizarea
neajunsurilor segmentului de sistem informaional de care rspunde fiecare persoan din structura
respectiv.
2

Documentarea pentru analiza sistemului informaional existent

Activitatea de documentare necesar analizei sistemului informaional s-a desfurat conform
procedurilor de audit intern,, Culegerea i prelucrarea informaiilor i a urmrit ndeosebi studierea
problemelor de organizare ale companiei rezultate din analiza organigramei, a ROF-ului, i alte
documente relevante, particularitile fiecrei activiti, fluxurile informaionale precum i cadrul
legislativ normativ impus funcionrii sistemului informaional.
S-au avut n vedere urmtoarele:

Modul de organizare i de conducere a companiei

Obiectele principale de activitate

Particularitile proceselor desfurate n cadrul companiei

Strategia i tactica conducerii n realizarea sarcinilor de serviciu

Principalele opiuni pentru dezvoltarea activitilor, a serviciilor oferite

Principalele documente folosite

Structurile funcionale implicate

Frecvenele i termenele de realizare a documentelor

Dotarea existent cu tehnic de calcul

Posibilitatea de asimilare a acesteia n condiiile imbuntirii sistemului informatic

Procedee de analiz a sistemului informaional existent

Alegerea procedeelor de analiz s-a fcut n funcie de complexitatea i particularitile sistemului
informaional existent, condiiile concrete de lucru i experiena auditorilor interni.
Ca procedeu de analiz s-a utilizat observarea direct a activitilor vizate i s-a urmrit modul de
realizare a operaiilor de prelucrare a datelor din documentelor utilizate, timpul necesar realizrii
fiecrei operaii, gradul lor de dificultate.
Un alt procedeu de analiz a fost chestionarul care a avut la baz o serie de ntrebri care au fost
adresate personalului din compartimentele analizate. Chestionarele au fost elaborate de auditorii interni
i au cuprins maxim 20 ntrebri.
Acest procedeu a prezentat avantajul c a permis culegerea de informaii ntr-un timp scurt, simultan
cu mai multe structuri funcionale.

Studiul componentelor sistemului informaional existent

Etape
n studierea componentelor sistemului informaional existent n cadrul Companiei Naionale
Administraia Porturilor Dunrii Maritime SA Galai, auditorii interni au inut cont de urmtoarele
aspecte:

Studiul fiecrei structuri organizatorice a companiei inclusiv ale sucursalei Tulcea

Studierea fiecrei activiti care se desfoar n cadrul companiei

Dotarea existent cu tehnic de calcul a fiecrei structuri organizatorice

Studierea deciziilor economice financiare

Studierea fluxurilor informaionale existente

Studiul volumului datelor din sistemul informaional existent

Studiul costurilor de funcionare a sistemului informaional existent

Evaluarea critic a sistemului informaional existent la CN APDM SA Galai

Evaluarea critic a sistemului informaional existent a urmrit evidenierea performanelor i
limitelor acestuia n raport cu cerinele sistemului de conducere, punndu-se un accent deosebit pe
aprecierea calitii informaiilor respectiv precizia i frecvena de difuzare.
Din analiza preciziei informaiilor la fiecare structur organizatoric auditat, auditorii interni
au constat urmtoarele:
-

Documentele elaborate n cadrul structurilor organizatorice analizate nu respect

principiul fidelitii, necorelndu-se cu sistemul de indicatori utilizai pentru
conducerea, urmrirea i controlul activitilor ce se desfoar n cadrul acestora.

Abateri de la structuri informaionale generate de insuficiena mijloacelor de

prelucrare i a personalului insuficient calificat.

Timpul mare de rspuns datorat unor deficiene majore n procesul operaional al

companiei, cauzat de lipsa procedurilor scrise i a necunoaterii n detaliu a
activitilor efectuate.

Un alt indicator de analiz care a fost urmrit de auditorii interni este frecvena de difuzare a
informaiilor:
-

Ritmul de transmitere a informaiilor ctre utilizatorii finali este lent, cauza fiind
existena unor deficiene n organizarea proceselor informaionale. Acest lucru

determin apariia unor frecvene mari de rspuns, astfel informaiile devenind

insuficiente i perimate.

Concluzii privind evaluarea critic a sistemului informaional existent

- Nu exist o concordan ntre nivelele structurilor organizatorice i categoriile de informaii
necesare fiecrui compartiment implicat.
- Cantitatea de informaii vehiculat n cadrul fiecrui compartiment nu asigur o execuie
oportun a activitilor i duce i la lipsa de operativitate.
- O problem grav este apariia redundanei informaionale.
- Legislaia economico financiar genereaz ntotdeauna cerine noi pentru sistemul
informaional al companiei fapt de care nu se ine seama.
- Nu se acord o importan major modernizrii sistemului informaional, el n prezent avnd
un caracter static i nu dinamic.
- Fiele de post nu sunt actualizate i nu concord cu realitatea existent n ceea ce privete
atribuiile persoanelor cu funcii implicate n execuia sistemului informaional
Propuneri privind imbuntirea sistemului informaional
- S creasc gradul de dotare al companiei cu sisteme electronice de calcul pentru culegerea,
transmiterea, i prelucrarea datelor
- S creasc gradul de folosire al tehnicii de calcul n prelucrarea datelor specifice activitilor aferente
sistemului informaional
- S existe o preocupare permanent din partea conducerii companiei n ceea ce privete pregtirea
profesional continu a personalului cu funcii implicate n sistemul informaional.
- S se urmreasc concordana ntre dinamica volumului de informaii vehiculate n sistemul
informaional existent i capacitatea maxim de prelucrare a echipamentelor de calcul existente sau
soluii de achiziionare a noi echipamente de calcul prin proiecte de investiii anuale.
- S se urmreasc continuu gradul de fiabilitate a sistemului de echipamente i msura n care ele
sunt compatibile cu cerinele informaionale prezente.