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DISEO DE DIAGRAMAS DE ORGANIZACION: SU APLICACION EN LA

ADMINISTRACION PBLICA

I N T R O D U C C I N
Esta Gua est dirigida a ejecutivos, gerentes, profesionales y personal tcnico de los
organismos de la Rama Ejecutiva del Gobierno con el propsito de servirle de gua y de
fuente de referencia para el diseo de los diagramas de organizacin de las instituciones
gubernamentales. Presenta informacin relativa a los aspectos bsicos de la estructura de
una organizacin, y cmo sta puede representarse en una grfica. Plantea, adems, los
problemas ms comunes relativos al diseo de los diagramas, y mediante el uso de
ejemplos grficos, aclara conceptos, particularidades y situaciones especiales que
comnmente se confronta en la preparacin de los mismos.
El principal objetivo que persigue la Oficina de Gerencia y Presupuesto (OGP) mediante
esta publicacin es impartir un grado razonable de uniformidad en la elaboracin de los
diagramas de organizacin de las entidades gubernamentales, dando margen a su vez a la
flexibilidad necesaria para que adopten aquella estructura organizacional que mejor se
ajuste a sus necesidades, circunstancias y recursos. Esta Oficina tiene, entre otras, la
responsabilidad de asesorar al Gobernador y a los jefes de agencias en todos los aspectos
gerenciales de la Rama Ejecutiva, incluyendo el ordenamiento y estructuracin de la
organizacin en sus alcances macro y micro.
No existen reglas universales ni inflexibles para disear un diagrama de organizacin,
pero s existe cierto lenguaje tcnico compuesto de signos, figuras geomtricas, prcticas
aceptadas, conceptos convencionales, etc., con el cual es necesario familiarizarse para
lograr instrumentos grficos correctos, comprensibles y uniformes, que transmitan
informacin sobre la estructura de una organizacin. Con este propsito, la Oficina de
Gerencia y Presupuesto ha adoptado este lenguaje para el diseo de los diagramas de
organizacin de los organismos del Gobierno. Se utiliza como base los principios de
organizacin y las tcnicas de diagramas generalmente aceptados por tratadistas y
estudiosos en el campo de organizacin; as como las prcticas o criterios que a travs de
los aos se han desarrollado por uso y costumbre en nuestra administracin pblica
puertorriquea.
En esta Gua damos nfasis a los aspectos relacionados con el diseo de diagramas para
estructuras de organizacin formales, especficamente con la elaboracin del diagrama
tipo vertical. En la primera parte se presenta, en trminos generales, los distintos tipos de
diagramas de organizacin estructurales. La segunda parte describe los elementos
grficos para el diseo de diagramas de organizacin. Para facilitar la comprensin, en la
tercera parte se incluye una representacin de los componentes de la organizacin para
algunas situaciones particulares o especiales.

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Las nuevas tendencias y cambios tecnolgicos en los sistemas de informacin facilitan
varias herramientas de trabajo que nos ayudan en el diseo de los diagramas. Son
programas mecanizados que permiten crear rpidamente diagramas organizacionales a
base de niveles de supervisin y proveen para la creacin de mltiples tipos de
diagramas. Es recomendable que se consulte al personal de las unidades de sistemas de
informacin de su organismo para el asesoramiento sobre estos programas y apoyo
tcnico al respecto.
I

ASPECTOS FUNDAMENTALES
ORGANIZACION

TIPOS

DE

DIAGRAMA

DE

A. Aspectos Fundamentales del Organigrama

El diagrama de organizacin (tambin conocido como organigrama; esquema o
grfica de organizacin; diagrama estructural, etc.) es una gua o plano de la
organizacin en el que se representan las unidades que la componen y las relaciones
de autoridad y comunicacin entre las mismas. Tambin se define como instrumento
auxiliar de la administracin para representar la estructura de organizacin; la
informacin bsica sobre las lneas de mando; los diversos niveles funcionales; los
alcances; y otros aspectos de la organizacin.
La estructura organizacional constituye el arreglo en la organizacin para la
interrelacin oficial de las unidades o componentes de una institucin. Dicha
estructura muestra la divisin de sus funciones y actividades y como stas estn
relacionadas, y en cierta medida, tambin muestra el grado de especializacin del
trabajo. En el diagrama se indica, adems, la estructura de autoridad, as como las
relaciones de subordinacin. De acuerdo a algunos tratadistas, los organigramas
destacan cinco aspectos fundamentales de la estructura de la organizacin, y otra
informacin sobre elementos estructurales que describiremos a continuacin:
1. Divisin de trabajo. Cada figura geomtrica representa la unidad
responsable de determinada parte de la carga de trabajo de la institucin.
2. Autoridad y Comunicacin. Las lneas indican la cadena de mando (la
jerarqua de los empleados) entre los gerentes y subordinados.
3. Tipo de trabajo que se ejecuta. Las denominaciones o descripciones de
las figuras geomtricas indican las diferentes funciones o reas de
responsabilidad.
4. Criterio de agrupacin de los segmentos de trabajo. La grfica indica el
criterio con que se han dividido las actividades, por ejemplo, aplicando el
criterio de: funciones, procesos, producto, clientela o rea geogrfica, etc.
5. Niveles gerenciales. La grfica refleja tambin los diferentes niveles en la
jerarqua gerencial de la organizacin.

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Por otra parte, el diagrama de organizacin debe reflejar la estructura de acuerdo a los
elementos bsicos siguientes:
1. Especializacin - Se refiere a la especificacin de las tareas individuales y
de grupo en el seno de la organizacin (divisin de trabajo) y a la
agrupacin de ellas en unidades de trabajo (departamentalizacin).
2. Estandarizacin - Designa los procedimientos por los que la organizacin
asegura la predictibilidad de sus actividades. Muchos de dichos
procedimientos se establecen formalizando las actividades y relaciones
dentro de la organizacin.
3. Coordinacin de actividades - Se refiere a los procedimientos que
integran las funciones de las subunidades dentro de la organizacin. Los
mecanismos de estandarizacin facilitan la coordinacin de las
actividades, especialmente en organizaciones con patrones no complicados
de trabajo. Sin embargo, a medida que el trabajo se torna ms complejo y
aumenta la especializacin, la estandarizacin ya no es suficiente para
coordinar las actividades. Es preciso desarrollar nuevos mecanismos a fin
de integrar el trabajo de unidades interdependientes.
4. Centralizacin y descentralizacin de la toma de decisiones - Denota la
localizacin del poder de decidir. En una estructura organizacional
centralizada, las decisiones son tomadas en un alto nivel por los ejecutivos
de alta gerencia o bien por una sola persona. En una estructura
descentralizada, dicho poder lo comparten ms individuos en los niveles
de la gerencia intermedia y baja. sta se puede dar de forma horizontal y
vertical. La descentralizacin vertical se da cuando el poder formal se
dispersa a lo largo de la cadena de mando. Mientras que en la
descentralizacin horizontal los procesos de decisin son controlados por
quienes no son gerentes.
Por otro lado, el diagrama de organizacin tiene que ajustarse a unos requerimientos
mnimos de claridad, uniformidad y actualidad para que resulte verdaderamente til.
El mismo se utiliza como instrumento para proporcionar informacin fidedigna,
sencilla, a la ciudadana, a los tcnicos y a los estudiosos del campo gerencial.
El diagrama tiene que ceirse, adems, a unas consideraciones tcnicas establecidas
dentro de la disciplina gerencial, de modo que resulte til para comunicar
informacin sobre la organizacin. Esas consideraciones operan dentro de un marco
de flexibilidad. Sin embargo, no pueden ignorarse totalmente si se desea que el
diagrama de organizacin sea realmente un instrumento gerencial prctico y fcil de
interpretar por cualquier lector, sea el ejecutivo de la agencia, Gobernador, legislador,
investigador, estudiante, o la ciudadana en general. Cuando se ha tomado en
consideracin los aspectos tcnicos relevantes en la construccin de los mismos, se
facilita la interpretacin correcta de las grficas de organizacin. Por ejemplo, el

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organigrama no debe quedar inutilizado al variar el ttulo o jerarqua de un puesto. Es
por ello, que el diagrama de organizacin se elabora a base de funciones y no de ttulo
de puestos, con excepcin del puesto del jefe y subjefe de la institucin.
B. Criterios para Organizar
Como se indica anteriormente, las unidades pueden estructurarse formalmente utilizando
diversos criterios. Algunas veces se utilizan combinaciones de criterios para crear la
estructura de organizacin. Davis y Weckler (1996)1 distinguen entre cinco modelos de
organizacin del trabajo a base de estos criterios: la estructura funcional, la estructura
basada en el servicio / producto /o mercado, la estructura basada en la clientela o el rea
geogrfica, la estructura de equipos de procesos de negocios y la estructura matricial.
Tambin existen estructuras mixtas o hbridas.
1. Estructura Funcional
El trabajo se organiza de acuerdo a las funciones principales de la organizacin.
Rene en una unidad a todos los que realizan una actividad o varias actividades
relacionadas entre s. Por ejemplo, una organizacin dividida con este criterio puede
tener unidades individuales de produccin, mercadotecnia y ventas.
Ventajas
Resulta particularmente apropiada para
organizaciones cuyo trabajo principal es el
anlisis tcnico y la interpretacin de
informacin especializada.
Permite visualizar fcilmente cules son las
responsabilidades del organismo y detectar si
ste est realizando actividades o tareas que
no le pertenecen.
Cada unidad organizacional tiene claro el
mbito de su responsabilidad.
Facilita la continuidad y estabilidad de los
procesos.

Desventajas o Limitaciones
No propicia la comunicacin y coordinacin
entre unidades. En las organizaciones donde
dos o ms unidades tienen la informacin que
se requiere para completar el trabajo, esta
estructura puede restar agilidad y flexibilidad.
Usualmente, la autoridad para la toma de
decisiones de cada unidad es limitada, lo que
puede hacer necesaria una unidad de jerarqua
superior que dirija todas las unidades que
intervienen en un mismo trabajo.
No promueve de forma natural la innovacin,
por lo que cuando se interesa lograr cambios, a
menudo es necesario impulsarlos como
proyectos especiales.
Fomenta la especializacin a todos los niveles,
por lo que la gerencia intermedia solo tiende a
conocer un pedazo del trabajo.

2. Estructura a Base de Servicios o Producto

El trabajo se organiza alrededor de los servicios o productos que ofrece la
organizacin. Cada unidad lleva a cabo todas las funciones necesarias para producir
un servicio.
1

Margaret R. Davis y David A. Weckler, A Practical Guide to Organization Design, Crisp Publications, 1996.

Ventajas

Desventajas o Limitaciones

Facilita definir y fijar responsabilidad por el

servicio.

Requiere multiplicar el personal de apoyo

tcnico y administrativo por cada unidad de
servicios, de modo que cuenten con la
autonoma
necesaria
para
asumir
responsabilidad por el servicio.

Promueve el espritu de equipo dentro de la

unidad, a la vez que fomenta la competencia
saludable entre unidades de la organizacin.
Facilita el desarrollo de una gerencia
intermedia con un conocimiento variado y que
puede tomar decisiones sobre la totalidad del
proceso de trabajo.

Si los clientes o usuarios de servicios de la

organizacin utilizan dos o ms servicios,
debern lidiar con los requerimientos y
condiciones
de
cada
unidad
independientemente, lo que puede reducir la
satisfaccin de la clientela.

3. Estructura a Base de rea Geogrfica o Clientela

El trabajo se organiza utilizando como criterio las caractersticas o la localizacin del
cliente. Esto requiere un conocimiento razonable del cliente, de sus necesidades y de
sus hbitos.
Ventajas

Desventajas o Limitaciones

Es til cuando la clientela de la organizacin

puede ser agrupada por un nmero limitado de
criterios que permite identificarla y conocerla
mejor y ofrecerle un servicio a la medida.

Los sistemas de apoyo tcnico y administrativo

deben tener la capacidad para manejar las
necesidades que se generan en cada segmento
de la poblacin.

Al trabajar tan de cerca con el cliente es ms

fcil identificar cambios en sus necesidades
que requieran la revisin de procesos o
servicios.

Requiere gran capacidad gerencial a nivel

ejecutivo debido a la diversidad y complejidad
de las unidades.

4. Estructura de Equipos y Procesos

El trabajo se organiza alrededor de los procesos ms importantes de la organizacin y
se caracteriza por la coexistencia de unidades especializadas en funciones o servicios
y divisiones de equipos de trabajo constituidas por un representante de cada unidad
funcional. Es decir, cada empleado pertenece a dos unidades. En la funcional se
adiestra, recibe instrucciones sobre las normas, mtodos y tcnicas de su profesin o
trabajo. En el equipo de trabajo aplica sus conocimientos y destrezas para el logro de
los objetivos del equipo. Este tipo de estructura se considera de tipo horizontal.

Ventajas

Desventajas o Limitaciones

Agiliza los procesos y reduce el tiempo de

producir y entregar un servicio o producto, ya
que todas las unidades que intervienen en el
proceso estn representadas en el equipo y la
toma de decisiones es simultnea, no
secuencial.

Requiere un alto nivel de destrezas gerenciales

y comunicacin para que el Director de Unidad
Funcional y el Gerente o Lder de Equipo
puedan coordinar asuntos que afectan al
empleado que responde a ambos, como
reuniones, evaluaciones, aumentos salariales y
otros.

Es til mayormente para proyectos o

encomiendas de duracin fija en las cuales se
requiere o es conveniente la participacin y
colaboracin de distintas unidades de la
organizacin para el xito de la misma. Esto
brinda flexibilidad para llevar a cabo proyectos
o encomiendas especiales o temporeras, sin
necesidad de modificar la estructura de
organizacin formal.

Puede requerir un mayor nmero de empleados

de cada unidad crtica al proceso, para asegurar
representantes en cada equipo.

Permite utilizar sus recursos humanos al

mximo segn las prioridades y necesidades
particulares de cada encomienda o proyecto
Propicia el desarrollo y aprendizaje del
personal dentro de la organizacin, al ofrecer
la oportunidad de adquirir destrezas y
experiencia en nuevos roles y tipos de trabajo.

5. Estructura Matricial
La estructura matricial guarda alguna similitud con la estructura de equipos y
procesos. Ambas mantienen unidades especializadas por funcin o tipo de servicio y
cada una de esas unidades asigna los recursos necesarios para completar el trabajo
asignado a las unidades de equipos de trabajo. Se diferencian en que en la estructura
matricial los equipos no son de carcter permanente y los objetivos de los equipos
varan de un proyecto a otro. De varias unidades funcionales se seleccionan los
miembros del equipo que estn subordinados a un gerente de proyectos, responsable
por los resultados del trabajo del equipo. Este tipo de estructura es adecuado en
organizaciones que llevan a cabo los trabajos basndose en proyectos con principio y
fin. Los equipos de trabajo se forman y se desintegran a medida que se completan los
proyectos o que termina el trabajo de alguna de las unidades especializadas. Cada
equipo es dirigido por un Gerente de Proyecto que proviene de cualquiera de las
unidades, dependiendo de las particularidades del proyecto o la disponibilidad de
recursos humanos.

Ventajas

Desventajas o Limitaciones

Permite una utilizacin ptima de los recursos

humanos, facilidades y presupuesto al facilitar
la reasignacin de los mismos una vez no son
necesarios en el proyecto.

Puede perderse el control de los recursos

humanos, fiscales y fsicos si no existe una
claridad de roles, responsabilidad y autoridad
entre los Gerentes de Proyectos, los Jefes de
las Unidades y el Jefe de la Agencia.

Ofrece las ventajas asociadas al trabajo en

equipo; aprendizaje y desarrollo profesional,
comunicacin directa y cooperacin, al mismo
tiempo que mantienen su peritaje de acuerdo a
la unidad matriz.

Se requiere una excelente coordinacin y

comunicacin entre los Gerentes y los Jefes de
Unidades en la evaluacin del desempeo de
los empleados y en la asignacin de tareas y
tiempo de reuniones.

6. Estructuras Mixtas o Hbridas

A menudo la adopcin de un modelo de estructura similar a travs de toda la
organizacin puede resultar una decisin poco efectiva o ineficiente. Esto ocurre en
organizaciones de gran complejidad en las que se llevan a cabo diferentes funciones
con requerimientos distintos. Por tal razn, es cada vez ms comn la organizacin
del trabajo adoptar estructuras hbridas que contienen dos o ms formas de
organizacin en diferentes niveles.
Las estructuras hbridas ms comunes son aquellas en las cuales al nivel de una
Secretara o Administracin, se organiza el trabajo en una estructura funcional, pero
dentro de las unidades primarias operacionales el trabajo se organiza por servicios,
por rea geogrfica o por clientela. Estas combinaciones son perfectamente
aceptables. No obstante, es necesario que la decisin se tome con el conocimiento de
las fortalezas y debilidades de cada modelo, segn previamente mencionadas, de
modo que se establezcan las medidas necesarias para corregir cualquier efecto
adverso.
C. Tipos de Diagramas
1. Diagrama de Estructura:
Existen diferentes tipos de diagramas para reflejar la estructura de una organizacin.
No obstante, en esta gua se mencionan y describen brevemente los tipos que
comnmente se utiliza en el Gobierno, profundizando en el diagrama de estructura
organizacional ramificado en forma vertical.
a. Diagrama Vertical - Este es en forma piramidal, pero fluye de arriba hacia
abajo. Es el diseo que ms se utiliza para representar la estructura formal
burocrtica o tradicional. Los niveles de autoridad y las unidades por niveles se
explican en detalle en la Parte III de esta Gua. Puede reflejar la estructura en una
pirmide alta o una achatada. La alta presenta mayor divisin o estratificacin

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organizacional. En cambio, la pirmide achatada presenta reduccin en los niveles
de autoridad y ms unidades en el nivel operacional. Veamos algunos ejemplos.

Ejemplos Diagrama s de
Estructura Piramidal

Departamento de Estado
Diagrama de Organizacin
Oficina del Secretario

Oficina del Subsecretario

Oficina de Asuntos
Legales

Oficina de
Comunicaciones

Seceretara Auxiliar de
Asuntos Protocolares

Oficina de Nombramientos
de la Gobernadora

Secretara Auxiliar de
Servicios

Secretara Auxiliar de
Administracin

Oficina de Exencin
Contributiva

Secretara Auxiliar de Asuntos

Protocolares

Junta Estatal de Educacin

Diagrama de Organizacin

Oficina del Superintendente Estatal

Programa de Iniciativas/
Intervencin Acadmica

Consejo General
Superintendente Asociado

Oficina de
Comunicaciones

Superintendente Auxiliar

Oficina de Legislacin

Superintendente Auxiliar

Superintendente Auxiliar

Diseo de
Escuelas

Sistemas de
Informacin

Servicio de
Determinacin de
Incapacidad

Certificacin y
Educacin a
Maestros

Educacin
Especial

Calidad de
Enseanza

Programa de
Nutricin de
Estudiantes

Programa de
Ayudas al
Estudiante

Mejoramiento del
Saln de Clases

Iniciativas de
Lectura

Servicios de
Prevencin y
Apoyo

Programas
Federales

Ejemplo Diagrama de
Estructura Achatada

Departamento de Estado
Diagrama de Organizacin

Oficina del Secretario

Seceretara Auxiliar de
Asuntos Protocolares

Oficina de Asuntos
Legales

Oficina de
Comunicaciones

Oficina de Nombramientos
de la Gobernadora

Oficina de Exencin
Contributiva

Secretara Auxiliar de
Asuntos Protocolares

Diagrama Estructural
Organizacin Matriz
Compaa de Servicios de Ingeniera y
Desarrollo de Obras

Oficina del Presidente

Divisin de Mercadeo

Seccin de Planificacin e
Ingeniera

Divisin de Ingeniera y
Produccin

Seccin de Produccin y
Desarrollo

Divisin de Ventas

Seccin de Equipo y
Materiales

Proyectos

Proyecto 1

Grupo de
Planif. e
Ingeniera

Grupo de
Produccin

Grupo de
Equipo y
Materiales

Flujo de Trabajo

Proyecto 2

Grupo de
Planif. e
Ingeniera

Grupo de
Produccin

Grupo de
Equipo y
Materiales

b. Diagrama Horizontal - Se disea en forma piramidal de izquierda a derecha o

viceversa, segn se ilustra a continiacin.

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Secretara Auxiliar
de Servicios
Directos

Negociado de
Estadsticas

Negociado de
Normas del
Trabajo

Divisin de
Igualdad en el
Empleo

Negociado de
Seguridad en el
Empleo

Oficinas
Regionales

Negociado de
Beneficios al
Trabajador

Oficinas
Regionales

Secretario

Secretara Auxiliar
de Recursos
Humanos

c. Diagrama Lineal de Organizacin - En vez de utilizar figuras, presenta

lneas relacionadas entre s.

2. Diagramas de Puestos:
Estos presentan los puestos por unidad y otra informacin sobre stos que sea
necesaria, conforme a la situacin bajo estudio. Por ejemplo, puede incluirse
cantidad, nmero del puesto, categora del puesto, ocupado o vacante, ttulo
funcional, o la informacin que se considere necesaria sobre los mismos.

11

Secretara Auxiliar de
Planificacin y Evaluacin
Diagrama de Puestos

Oficina del Secretario Auxiliar

1 Secretario Aux. (C) - [00001]

2 Asistente Administrativo (C) - [00002; 00003]

Divisin de Evaluacin

Divisin de Planificacin

1 Jefe de Divisin (RC) [00005]

1 Especialista en Evaluacin II (RC) [000010]
3 Tcnicos en Evaluacin II (RC)
[000011; 000012; 000015]
1 Tcnico en Evaluacin I (RC) [000021]
1 Asistente Administrativo I (RC) [000022]
1 Oficinista [000040]

1 Jefe de Divisin (RC) [00007]

1 Planificador III (RC) [000026]
2 Planificador II (RC) [000027;000028]
1 Asistente de Planificacin I (RC)
[ 000033]
1 Asistente Administrativo I (RC) [000023]
1 Oficinista (RC) [000039]

Divisin de Estadsticas
1 Jefe de Divisin (RC) [00004]
2 Estadsticos III (RC) [000031; 000032]
2 Estadsticos I (RC) [00034, 000035]
1 Tcnico de Muestreo (RC) [000037]
1 Asistente Administrativo (RC) [000024]

C = Servicio de Confianza;
RC = Servicio Regular de Carrera
[000000] = Nmero del Puesto

3. Diagrama de Funciones:
Este diagrama presenta un desglose de funciones por unidad. Las funciones se deben
presentar en orden de importancia o por secuencia lgica del proceso. Veamos el
ejemplo siguiente:
Departamento de Estado
Diagrama de Organizacin

Oficina del Secretario

Oficina del Subsecretario

Seceretara Auxiliar de
Asuntos Protocolares
Organizar ceremonias y
atender asuntos protocolarios
del Estado Libre Asociado.
Emitir las Proclamas y
rdenes Ejecutivas firmadas
por la Gobernadora.
Traducir documentos del
Estado Libre Asociado de
Puerto Rico.
Coordinar Proyectos
Culturales.

Seceretara Auxiliar de
Servicios
Tramitar pasaportes.
Registro de coorporaciones.
Registro de Marcas.
Registro de Transacciones
Comerciales.
Certificaciones, leyes y
reglamentos
Registro de Propiedad
Intelectual
Centro Unico de Servicios

Secretara Auxiliar de
Administracin
Formular y administrar el
presupuesto de la agencia.
Administrar los recursos
humanos.
Realizar las actividades de
finanzas y contabilidad de la
agencia.
Proveer servicios de
transportacin al personal del
Departamento.
Administrar los sistemas de
informacin y proveer apoyo
tcnico a las unidades.

Secretara Auxiliar de Asuntos

Protocolares
Coordinar los asuntos
hemisfricos.
Llevar acabo y coordinar
actividades de intercambio
internacional y cooperacin
tcnica.

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II. ELEMENTOS GRAFICOS PARA EL DISEO DE DIAGRAMAS
El diagrama de organizacin debe reflejar, entre otros aspectos, el patrn bsico de
trabajo de una institucin, ya que presenta las diferentes funciones de la misma; los
componentes o unidades de trabajo y el arreglo de relaciones entre stas; las lneas de
autoridad; y los canales de supervisin. En el diseo de esta grfica son
fundamentalmente importantes los siguientes aspectos:
A. La Ubicacin de las Unidades de Trabajo por Nivel:
La ubicacin podra depender de las particularidades y relaciones de trabajo de
cada organismo o institucin. Las teoras modernas de organizacin tienden a
recomendar las estructuras "achatadas" o de pocos niveles, para optimizar los
recursos. Por ejemplo, el proceso de reingeniera dirige la estructura de
organizacin hacia los procesos. Por lo tanto, su metodologa ignora las
representaciones de posiciones jerrquicas y se muestra de forma achatada.
La grfica siguiente demuestra tal tendencia:

Procesos

Gerencia Tradicional

Los grupos de trabajo (team work) tienden tambin a eliminar estructuras

altamente jerrquicas. La grfica siguiente es un ejemplo de un equipo de trabajo:

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Secretara Auxiliar de
Administracin

Divisin de Recursos
Humanos

Grupo
Desarrollo
Profesional

Divisin de Servicios
Administrativos

Grupo
Presupuesto y
Finanzas

Grupo
Transacciones
de Personal

Grupo
Servicios
Generales

Las grficas que se presentan ms adelante, sin entrar en una representacin

detallada, pueden tambin servir de pauta para la ubicacin de las unidades de
trabajo por nivel.
Oficina del Secretario
Nivel Directivo

Subsecretario

Nivel Asesorativo y
de Apoyo
Estratgico

Nivel de Servicios
Auxiliares (Apoyo
Administrativo)

Nivel
Operacional

Oficinas
Regionales

El orden de colocacin de las unidades de trabajo dentro de cada nivel en el

diagrama no tiene ningn significado en particular. Por ejemplo, el que una
determinada unidad asesorativa se encuentre situada en el primer lugar
comenzando por la izquierda, no debe considerarse como indicativo de prioridad.
Los niveles en que usualmente se divide la estructura de organizacin son: el
estratgico en el cual se encuentran las unidades de direccin y asesoramiento; el
de apoyo administrativo o servicios auxiliares; el de apoyo tcnico; y el

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operacional. En la parte superior del diagrama se presenta(n) la(s) unidad(es) del
nivel directivo y estratgico, es decir, el alto nivel gerencial del organismo y las
unidades asesorativas o que formulan las estrategias de operacin.
En la parte intermedia se ubican las unidades de apoyo administrativo o servicios
auxiliares al resto del organismo, como presupuesto, anlisis de sistemas y de
procedimientos, administracin de personal, servicios administrativos, etc. El
personal en estas unidades generalmente acta como asesor del restante personal
ejecutivo de la institucin en la materia especializada en que laboran. El
conocimiento especializado del personal en estas unidades se convierte en la base
para los controles funcionales y para la economa en las operaciones de la
institucin
En la parte inferior o base del diagrama se figuran las unidades del nivel
operacional que son las que desarrollan las funciones ms importantes de un
organismo en trminos de misin o de su razn de ser en ley. En este nivel
operacional se agrupan las unidades que realizan las funciones sustantivas de la
entidad, tanto del nivel central como extramural (regional, subregional, local, en
centros, etc.). En los casos de organismos que prestan servicios a la clientela
extramuralmente, las unidades regionales, subregionales, o locales son las que se
ubican en la base del diagrama. Los gerentes operacionales pueden definirse como
aquellos que tienen la responsabilidad directa de alcanzar las metas de la
organizacin.
La autoridad de lnea est representada por la cadena estndar de mando,
alargndose hacia abajo por los diversos niveles en la jerarqua hasta el punto
donde se llevan a cabo las actividades bsicas de la organizacin. Dado que las
actividades del personal operacional se identifican a partir de las metas del
organismo, las mismas diferirn con cada organizacin.
Cuando una organizacin es pequea, todas las posiciones pueden ser funciones
operacionales.
B. Las Figuras Geomtricas
Las figuras geomtricas simbolizan o representan las unidades de trabajo que
componen la estructura de organizacin dibujada en la grfica. Las figuras sirven,
adems, para expresar grficamente algunas particularidades relativas a las unidades
representadas. Se debe representar, adems, la relacin especial con organismos
exgenos a dicha organizacin. Las dimensiones dadas a las diferentes figuras en un
organigrama no tienen, en principio, ningn significado especial, por lo cual es ms
correcto representar todas las unidades de trabajo utilizando figuras de la misma
dimensin.
Se recomienda utilizar las figuras con valor genrico para representar unidades
semejantes. De ese modo, el diagrama representa un plano fiel a la realidad, no

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resulta repetitivo y estticamente luce mejor. Veamos el siguiente ejemplo con un
rectngulo genrico indicando unidades extramurales (en este caso regionales):

En la preparacin del diagrama se recomienda, adems, abstenerse de utilizar una

figura geomtrica para representar aquel componente de trabajo que realiza una labor
con carcter espordico. Ese es el caso, por ejemplo, de grupos de trabajo como
comits o juntas (internas en la institucin) a las cuales se les asigna funciones
particulares a desarrollarse en forma no recurrente. En stas, las personas desempean
en adicin a la labor diaria y permanente, actividades espordicas.
Las figuras ms utilizadas para disear el diagrama de organizacin son:
1. Rectngulo formado por lnea continua

Ilustra:
a. La unidad de trabajo permanente que es parte integrante de la institucin, y que
tiene la organizacin y forma de trabajo tradicional, donde hay un nmero de
subalternos respondiendo a un supervisor (jefe), con la responsabilidad de realizar
una funcin dada y permanente.
b. El organismo exgeno que tiene una relacin especial y permanente con otro, pero
que no participa en la labor diaria de la institucin. La relacin especial en este caso
se representa mediante la lnea que une los organismos gubernamentales y se aclara la
misma con nota al calce.
2. Rectngulo formado por lnea entrecortada

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Ilustra:
a. Los organismos adscritos o relacionados a otros en el Diagrama Macro del
Gobierno
b. El cuerpo rector de un organismo cuyos miembros prestan servicio parte del
tiempo, tales como:
l) La junta de directores de una corporacin
2) La Comisin, Junta o Consejo de un organismo
Ejemplo:

c) Al reflejar el caso (b), es adecuado incluir nota al calce para definir el Cuerpo. Por
ejemplo, si es consultivo, directivo, o asesor y nmero de miembros que lo
componen.
3. Rectngulo con lados dobles
Ilustra:
a. Organismo gubernamental o unidad de trabajo, que funciona con relativa
autonoma.

b. Organismo gubernamental o unidad de trabajo que funciona con menos autonoma.

17

Esos son casos muy particulares. En lo posible debe prescindirse de matizar

grficamente el grado de autonoma.
4. Crculo formado por lnea continua
Ilustra:
Los grupos de trabajo establecidos internamente como unidad o estructura de
organizacin flexible. Estos grupos se establecen con el fin de desarrollar
determinadas funciones con agilidad, pero en forma flexible e integrada para
aprovechar ms adecuada y satisfactoriamente la experiencia y capacidad del
personal. Dichos grupos de trabajo son parte integrante de la organizacin formal,
pero trabajan bsicamente por encomiendas o proyectos. El Director del Proyecto
(coordinador o encargado) tiene autoridad sobre el resto del personal que constituye
el grupo, por la necesidad de asegurar la rigurosa unidad de direccin de todas las
actividades que intervienen en la consecucin de un objetivo.
Divisin de Recursos
Humanos

Grupo
Desarrollo
Profesional

Grupo
Transacciones
de Personal

5. Crculo formado por lnea entrecortada

Ilustra:
a. Ejecutivo de un organismo (ej. Secretario) a quien la Ley le asigna poderes de una
junta de directores de otro organismo (ej. una administracin, una corporacin).
b. Ejecutivo de un organismo (ej. Secretario) que por disposicin de ley es, a su vez,
ejecutivo responsable del desarrollo de otro organismo y que tiene autoridad para
nombrar el administrador de ese otro organismo.
La situacin representada en cualesquiera de esos casos, debe aclararse con nota al
calce.
Ejemplo:

18

6. Elipse
a) Representa un organismo subsidiario de otro.
Ejemplo:
Banco Gubernamental
de Fomento

Junta de
Directores

Agencia para el
Financiamiento de
la Vivienda

Presidente

Organismo Subsidiario es aquel que se crea bajo la jurisdiccin de otro organismo,

pero tiene personalidad jurdica propia. Se entiende que est en una jerarqua menor
que el organismo que lo cre. Sus decisiones y plan de trabajo responden a los
intereses que tiene el organismo mayor. Se puede crear por ley, orden administrativa
o por la Junta de Directores del organismo matriz. Su funcin es ayudar al organismo
matriz a cumplir con su misin, ya que lleva a cabo una labor especializada y
especfica. Es una situacin que puede darse en las corporaciones o agencias que
tienen tesoro propio.

19
7. Cuadrado y otras figuras geomtricas con lnea continua o discontinua
Es una figura que se est utilizando ms frecuentemente para reflejar estructuras de
organizacin grandes. Por necesidades de diseo, el cuadrado acomoda ms
adecuadamente las unidades de trabajo regulares en el diagrama.
Se puede utilizar tambin para representar organismos, unidades, proyectos, servicios,
etc., con situaciones de trabajo o relaciones especiales, las cuales no se haya
representado con alguna otra figura, smbolo o signo en particular. Se puede utilizar
para representar, entre otras:
a. Unidades creadas formalmente, pero no establecidas.
b. Proyectos, servicios u organismos que aunque no forman parte integrante de la
entidad, mantienen con ella alguna relacin especial no permanente.
c. Proyectos, servicios u organismos que forman parte de la entidad, pero no son
creados con carcter permanente.
C. Las Lneas
Las lneas que unen los componentes orgnicos en el diagrama indican los diferentes
tipos de relaciones existentes entre stos, o lo que es lo mismo, entre una figura
geomtrica y otra. Los organigramas ms frecuentes suelen presentar una sola clase
de lnea, pero en algunos casos puede observarse la existencia de distintos tipos de
trazos, cada uno de los cuales representar un tipo especial de relaciones.
Los siguientes conceptos se deben considerar para dibujar las mismas:
1. El punto de origen y de terminacin de la lnea
El punto de arranque u origen ilustra donde radica la autoridad o de donde surge la
relacin especial que existe. El punto de terminacin indica la unidad sobre la cual
recae esa autoridad o el componente con el cual se tiene la relacin especial. Dado
que el vnculo jerrquico supone una relacin de contenido bidireccional, no es
necesario que las lneas que lo representan terminen en flechas.
En el diagrama ramificado en vertical, que es el organigrama comnmente utilizado
en el Gobierno, la autoridad fluye de la parte alta de ste hacia abajo (hacia la base) y
la responsabilidad se manifiesta en sentido ascendente, pero no es necesario expresar
su doble orientacin. El diagrama debe reflejar claramente esta lnea de mando
respecto a cada unidad de trabajo. Es importante, adems, que la relacin principal de
autoridad y responsabilidad se dibuje de modo que todas las unidades de trabajo que
dependan de un determinado jefe o supervisor queden ligadas a ste por una sola
lnea, adecuadamente ramificada como se ejemplifica a continuacin:

20

Es conveniente no cruzar dos lneas que no tienen relacin. Al representar la relacin

entre dos o ms unidades, se debe evitar interrumpir la lnea que une otras unidades.
No obstante, si fuere necesario cruzar una lnea para ilustrar dicha relacin, sta
deber hacerse de forma diferente, o tal vez, mediante la interrupcin de la lnea
continua. Toda vez que sea necesario dicha interrupcin se deber identificar con una
flecha o asterisco. La relacin a ilustrarse deber explicarse con nota al calce.
Ejemplo:

2. El tipo de lnea
La lnea ya sea continua o discontinua indica los tipos de nexos entre componentes.
Cada uno de los tipos de nexos especiales representados debe aparecer explicado en
la leyenda.
a. Lnea continua - Se utiliza para ilustrar la relacin jerrquica normal de
autoridad, responsabilidad y subordinacin que existe entre los componentes o
unidades de trabajo de un mismo organismo o entre el organismo en cuestin y otro
exgeno. Las unidades que son partes integrantes de la organizacin se entrelazan
con lneas continuas.
El vnculo principal de autoridad o la autoridad de lnea debe, en lo posible,
representarse mediante un trazo visiblemente ms grueso que el que se utiliza para
el diseo de las figuras geomtricas, tal como se expresa a continuacin:

21

b. Lnea discontinua - Se utiliza para representar varios tipos de relaciones

especiales entre componentes de una institucin, es decir, para representar las
relaciones que no suponen subordinacin, ni an funcional. Su uso debe indicar al
pie del organigrama el significado que se dara a cada una de ellas. Debe tenerse
presente, adems, que las lneas discontinuas deben utilizarse de modo restrictivo o
reservarse, en lo posible, para los diagramas analticos.
Entre estas lneas encontramos:
1) Lnea formada por pequeos trazos (-----)
Ilustra en la mayor parte de los casos:
a) Relacin de tipo consultivo, asesorativo y de cooperacin
b) La relacin especial de adscripcin establecida por ley. La acepcin del
vocablo "adscrito" puede ser variada, pero en casi todos los casos se utiliza
este tipo de lnea para indicarlo.
2) Lnea formada por puntos (.....) - Representa la relacin formal de
coordinacin, y la de control tcnico.
3) Lnea formada por pequeos trazos y puntos (_._._.) - Representa la relacin
bien especial entre organismos, donde el cuerpo rector del organismo adscrito ser
presidido por el ejecutivo del otro organismo.
c. Otras lneas - En los diagramas pueden dibujarse otros tipos de lneas, como las que
mencionamos ms adelante. Las mismas se utilizan para representar algunas
relaciones especiales o para indicar que la estructura de organizacin tiene otras
unidades o componentes los cuales no aparecen recogidos en el organigrama. Estas
situaciones se pueden poner de manifiesto con:

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1) Lneas continuas y flechas
2) Lneas discontinuas y flechas
3) Lneas discontinuas
Ejemplo para la presentacin de relaciones secundarias, las cuales debern aclararse
mediante nota al calce:

Ejemplos para ilustrar la existencia de otras unidades no comprendidas en el

organigrama:

23

D. Los Nombres
Mediante la Gua 2 de la Carta Circular 74-04 se deleg a las agencias algunas
transacciones relacionadas con cambios en la organizacin con el propsito de
flexibilizar y agilizar los procedimientos para facilitar la administracin y ser ms
eficiente en la gestin pblica. Por lo tanto, es importante la presentacin clara, breve
y correcta del nombre de la organizacin y de sus unidades de trabajo, para que no
surjan dudas a la hora de presentarlas. Consideraciones que deben tenerse presente:
1. El nombre del organismo deber ser el que aparece en la ley o estatuto que lo crea.
2. Los nombres de las unidades deben cotejarse para asegurarse que estn
correctamente identificadas. Las unidades debern designarse con nombres que clara
e inconfundiblemente indiquen el quehacer de la unidad. Debe siempre describir, en
forma breve, la funcin o funciones que se realiza en la misma para as facilitar la
comunicacin y el uso de la grfica. La nomenclatura debe reflejar la funcin
principal que se realiza en la unidad; no el puesto del incumbente, excepto en el caso
del alto nivel gerencial del organismo y en alguna otra situacin muy especial.

Correcto

Incorrecto

Oficina de Auditora

Oficina del Auditor

Oficina de Contralora

Oficina del Contralor

Oficina de Asesoramiento
Legal

Oficina de Asesoramiento

El patrn de ordenamiento que predomina en nuestro gobierno es producto del uso y

la costumbre en la prctica administrativa. No obstante, este patrn responde a
criterios de lgica y se define comnmente, partiendo del nivel directivo de la
institucin, en la siguiente forma:
a. Oficina (comnmente se usa para unidades del nivel de staff)
b. Secretara Auxiliar; Area; Directora; Directora Adjunta, Asociada o
Auxiliar; Inspectora; Inspectora Auxiliar, Adjunta, Superintendencia
Auxiliar.
c. Negociado
d. Divisin, Centro

24
e. Seccin, Centro
Debemos recalcar que no es indispensable seguir el orden correlativo sealado. En
algunos casos, el organismo gubernamental es pequeo y de poca complejidad
funcional, razn por la cual su organizacin no amerita gran nmero de unidades de
trabajo. Sin embargo, cuando el organismo es grande es indispensable que se
mantenga un ordenamiento lgico que vaya de lo general a lo particular.
La denominacin que va a usarse para representar las diferentes unidades de trabajo
depende del organismo en cuestin. En algunos casos se llega desde rea o Secretara
hasta Divisin. En otros, no se utiliza la denominacin de rea, secretara o negociado
y slo se utiliza divisin. Para la determinacin de la denominacin de la unidad de
trabajo es preciso considerar, entre otros factores:
a. Tipo, cantidad y complejidad de las funciones delegadas respecto a la de otras
unidades.
b. Alcance de los objetivos a lograrse por la unidad y su relacin con los
generales de la institucin.
c. Importancia de las funciones en el marco de trabajo de la institucin.
d. El volumen y continuidad del trabajo de esa unidad y de otras.
e. Aspectos delegados y grado de delegacin.
f. Grado de descentralizacin de las operaciones.
g. Personal destacado en sta y en otras unidades.
h. Rigidez o flexibilidad organizativa de la institucin.
i. Necesidad de integrar en ncleos comunes determinadas funciones o de
fragmentar las mismas.
No obstante lo anterior, los siguientes criterios deben tenerse presentes para efectos de la
denominacin uniforme de las unidades de trabajo en una organizacin:
a. Generalmente, las unidades de apoyo estratgico se denominan oficinas,
especialmente las de carcter asesorativo y consultivo.
b. Las unidades del nivel operacional se denominan divisin, reas, negociado,
etc.
c. Los vocablos "programa" y "unidad" los consideramos incorrectamente
usados como denominaciones de unidades de trabajo.

25

El trmino programa se utiliza para esbozar la estructura programtica o

presupuestaria de una institucin. Ninguna de esas estructuras tiene
necesariamente que coincidir con la estructura organizativa, que es en
esencia lo que se define al denominar unidades de trabajo.
Mientras, el trmino unidad es de carcter genrico utilizado comnmente
para identificar cualquier componente de trabajo de una institucin.
d. Las
denominaciones
"departamento",
"departamento
sombrilla",
"administracin" y "rama" no deben utilizarse para el nombre de unidades o
componentes internos de trabajo de los organismos gubernamentales para as
evitar confusiones.
El trmino departamento, de acuerdo a la poltica adoptada para la
organizacin de nuestra Rama Ejecutiva, se utiliza exclusivamente para
designar aquellos organismos principales creados por ley para atender
funciones bsicas inherentes a la responsabilidad del Gobierno para con el
Pueblo y que son de primordial importancia para el Pas.
El trmino departamento sombrilla, de acuerdo a la poltica adoptada, es
un modelo de organizacin basado en la agrupacin de organismos o
unidades de la Rama Ejecutiva por reas programticas. Su principio
bsico es la integracin de agencias con funciones y caractersticas
similares bajo la coordinacin de una direccin comn. El Secretario del
Departamento-Sombrilla se convierte en un delegado del Gobernador para
administrar el sector programtico integrado. Las lneas de
responsabilidad van de los directores de las agencias que integran el sector
al Secretario del Departamento y de ste al Gobernador.
El trmino administracin, de acuerdo a la poltica sealada, es de
aplicabilidad a los organismos gubernamentales que trabajan con relativa
autonoma en el Gobierno.
El trmino rama se utiliza para denominar, con carcter genrico, cada
una de las partes, esferas o componentes grandes y bsicos de trabajo del
Gobierno, como lo son la Rama Judicial, la Rama Legislativa y la Rama
Ejecutiva.
III - REPRESENTACION DE COMPONENTES DE LA ORGANIZACION CON
SITUACIONES PARTICULARES O ESPECIALES
1. Situacin:
El dirigente al mximo nivel de una organizacin cuenta con una unidad inmediatamente
subordinada a travs de la cual ejerce autoridad sobre todas las restantes unidades de

26
trabajo, es decir, que todas las unidades del organismo responden al primer ejecutivo a
travs del subsecretario, o del subdirector, o del subadministrador.
Representacin:
La Oficina del subsecretario, subdirector o subadministrador debe quedar inmediatamente
despus de la lnea principal de autoridad, es decir, debajo de la unidad del primer
ejecutivo, unida por una lnea slida. Las restantes unidades de trabajo se colocan
directamente bajo el subjefe

2. Situacin:
El subjefe del organismo es parte de la oficina del jefe y aqul no funciona como un ente
inmediatamente subordinado a travs del cual el jefe ejerce autoridad a las dems
unidades.
Representacin
En el mismo rectngulo que representa la oficina del jefe se coloca el ttulo del subjefe,
separado por una lnea que divida la figura geomtrica en dos.

3.

Situacin:

El dirigente al mximo nivel se reserva la facultad de intervenir en forma directa con

ciertas funciones que tienen mayor importancia que las delegadas o encomendadas al
subjefe, respecto a todas las dems unidades de trabajo del organismo.

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Representacin:
La unidad del subjefe debe quedar a un lado de la lnea principal de autoridad.

Los siguientes casos reflejan la situacin anterior cuando el subjefe tiene a su cargo la
supervisin directa y total de algunas unidades de trabajo. Adems, tiene la supervisin
de ciertas funciones de menor importancia, delegadas respecto a otras unidades.
Representacin:

4. Situacin:
El jefe o dirigente de un organismo, aparte de la autoridad ejercida a travs de la unidad
del subjefe, conserva autoridad por razn de ciertas facultades de menor importancia
retenidas que conllevan mando directo sobre todas o algunas de las unidades de la
organizacin.
Representacin:
Estos casos se pueden representar de varias formas, entre otras:

28

4. Situacin:
Cuando en un organismo gubernamental hay cuerpo rector cuyos miembros prestan
servicio a tiempo completo
Representacin:
Se representa al cuerpo con un rectngulo formado por lnea slida.

5. Situacin:
Cuando en un organismo gubernamental hay un cuerpo rector que establece poltica
pblica y vela por el buen funcionamiento de la misma; cuyos miembros prestan
servicio a tiempo parcial; que cuenta con un funcionario con autoridad
administrativa sobre las unidades que componen la institucin. (Ejemplo; las juntas
de directores de las corporaciones pblicas y algunas comisiones o juntas).
Representacin:

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El cuerpo regente se representa en un rectngulo con lnea entrecortada y se une a la
unidad inmediatamente subordinada con una lnea continua. Se aclara la situacin que
aplica mediante leyenda o nota al calce.

6. Situacin:
Cuando existe un cuerpo rector deliberativo (Comisin, Junta, Consejo) con miembros
que prestan servicio parte del tiempo y cuyo presidente es el jefe o mxima autoridad en
la administracin del organismo. Este ltimo es el nico miembro del cuerpo que presta
servicios a tiempo completo.
Representacin:
Se intercala el rectngulo que representa la oficina del presidente o director en la figura
que representa el cuerpo regente.

7. Situacin:
Un cuerpo rector de un organismo gubernamental que tiene autoridad administrativa
sobre otras unidades de trabajo de la organizacin. (Ej. Consejo Superior de Enseanza
de la U.P.R.).
Representacin:
El cuerpo regente se representa en un rectngulo formado por lnea continua.

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9. Situacin:
a. Al ejecutivo de un organismo (ej. Secretario de Departamento) la ley le asigna poderes
de una Junta de Directores de otro organismo (puede ser una corporacin, administracin,
etc.).
b. El ejecutivo de un organismo (ej. Secretario de un Departamento) es, a su vez,
ejecutivo responsable del desarrollo de otro organismo y tiene autoridad para nombrar el
administrador de este otro organismo.
Representacin:
En las dos situaciones anteriores se representa el ejecutivo, por ejemplo, el Secretario de
un Departamento, en un crculo formado por lnea entrecortada y se une a la figura del
otro organismo con el cual tiene la relacin funcional, con una lnea continua. Se aclara la
situacin que aplica mediante leyenda o nota al calce.

10. Situacin:
Organismos adscritos a otro organismo. Respecto a organismos adscritos hay que tener
presente que existen distintas modalidades en ese tipo de relacin, por lo cual hay que
analizar cada situacin o caso para determinar la forma de representacin que procede en
cada uno de ellos.
Representacin:

31
a. En el caso de la relacin de adscripcin comnmente expresada en la ley, se representa
cada organismo en la figura geomtrica que corresponda y se unen con lneas
entrecortadas, explicando dicha relacin mediante leyenda.

b. En algunos casos, la ley no es clara y no especifica si el organismo est adscrito. Si la

relacin se considera adscripcin, se representa en la forma sealada y se cita lo que dice
la ley mediante nota al calce.
c. Cuando el organismo se adscribe a otro para fines administrativos solamente, se
representa en la forma sealada y se indica esta situacin en nota al calce.
d. Si la situacin de adscripcin es que el ejecutivo de un organismo es presidente del
cuerpo rector del organismo adscrito, esa relacin entre organismos se expresa
comnmente con raya y punto (-.-.-.-.), y se explica mediante leyenda.
Representacin:

e. Es conveniente tener presente el caso especial de aquellos organismos adscritos a otro

que se considera organismo central en el sector. Esto aplica generalmente a algunos
departamentos.
Ciertos departamentos tienen organismos adscritos, que funcionan como programas
operacionales del departamento. En ese caso, el departamento desarrolla, bsicamente, las
funciones de planificacin, evaluacin, direccin, reglamentacin general,
establecimiento de normas y control para todos los programas. Dada esta circunstancia
especial, los organismos adscritos deben ubicarse en el nivel operacional del diagrama
del departamento, pero aclarando la situacin con nota al calce o leyenda, segn sea el
caso. En otras circunstancias, los organismos que son adscritos funcionan en forma
integrada con el departamento, para el desarrollo de ciertas funciones solamente. Lo
anterior nos indica que no todos pueden figurarse de igual manera; la forma de funcionar
no es igual para todos los departamentos. Por lo tanto, es preciso analizar cada situacin
en particular, figurarla en la mejor forma posible y, cuando sea necesario, indicar al pie
del diagrama el significado que haya de darse a cada una de ellas.

32
Representacin:

11. Situacin:
Un organismo es subsidiario a otro.
Representacin:
Se utiliza la elipse para representar el organismo subsidiario y la lnea entrecortada para
indicar su relacin con el organismo principal, segn se ilustra a continuacin.
12. Situacin:
Organismo que no participa en la operacin diaria de otro organismo, pero tiene una
relacin especial de asesoramiento, consejera, coordinacin, etc. Esta relacin es
importante figurarla en el diagrama.
Representacin:
Los organismos se representan en la figura geomtrica que corresponda y se unen con
lneas entrecortadas (formadas por trazos, puntos, o trazos y puntos, etc.) segn sea el
caso. Esta relacin hay que aclararla en nota al calce. Es necesario, adems, asegurar con
cul unidad de trabajo del organismo base es que primordialmente existe la relacin
especial para figurarla en forma correcta unida a sta.

33

13. Situacin:
Unidades de trabajo de organismos pequeos que tienen delegadas, tanto funciones de
asesoramiento o de servicios auxiliares (que se brinda a todo el organismo) como
funciones operacionales.
Representacin:
Es preciso evaluar las funciones para determinar cul de los tipos de funciones delegadas
a la unidad es la ms importante y la que ms volumen de trabajo genere. La evaluacin
indicar el nivel al que pertenece la funcin y el rea fsica del diagrama en el cual se
figurar la unidad. En caso de duda, la unidad se figura en el nivel operacional del
diagrama, toda vez que la funcin operacional es la ms importante en un organismo en
trminos de la base legal, de los objetivos de gobierno, y de su misin y razn de ser. De
darse esta situacin, se aclara mediante nota para expediente, para estudiarse
exhaustivamente posteriormente.
14. Situacin:
Organismo gubernamental que tiene una unidad de trabajo con funciones operacionales o
de "staff" y dentro de sta una (o unas) subunidad(es) con funciones de apoyo, pero
exclusivamente para esta unidad de lnea o de "staff" es decir, la funcin de apoyo no es
para todo el organismo en cuestin.
Representacin:
La ubicacin de las unidades de apoyo para estas unidades en particular deber hacerse
siguiendo los mismos criterios utilizados para la colocacin de unidades con funciones de
igual tipo, segn lo sealado anteriormente en la Parte II (I) - Ubicacin de las Unidades
de Trabajo por Nivel.

34

15. Situacin:
Organismo gubernamental que tiene unidades de trabajo de auditora y/o contralora.
Representacin:
En cualesquiera de esos casos es preciso indagar sobre las funciones y actividades que
desarrollan esas unidades. El nombre solamente no puede ser criterio para su ubicacin
correcta en el diagrama.
Independientemente del nombre asignado, la unidad que realice investigaciones o
intervenciones (post-auditora) es la que asesora y se ubica en el nivel de asesoramiento
en el diagrama. Generalmente, se identifica como Oficina de Auditora. Aquella unidad
que tenga delegada la funcin de pre-auditar y otros aspectos financieros, es de servicios
auxiliares; generalmente, se conoce como unidad de contralora. Debe tenerse cuidado,
pues en algunos organismos la unidad con funciones de contralora puede ser del nivel
operacional. El anlisis que se realice deber dar base a la ubicacin correcta de las
correspondientes unidades en el diagrama.
16. Situacin:
Un organismo gubernamental que tiene un cuerpo rector y un administrador. Ese ltimo
tiene la responsabilidad de supervisar y dirigir la labor de da a da en la organizacin.
Ese organismo tiene unidades, entre otras, de: Asesoramiento Legal, Secretara,
Auditora, Examinadores.

35
Representacin:
Es necesario asegurarse a quin le responden esas unidades de trabajo. En unos casos
puede que una o varias de stas le respondan al cuerpo en pleno; en otras puede que le
respondan al administrador del organismo. En casos no frecuentes puede que le
respondan al cuerpo rector y al administrador a la vez. El anlisis que se realice deber
definir esas relaciones y a base de ello, determinar la presentacin correcta de las mismas
en el diagrama de organizacin.
17. Situacin:
Unidades de trabajo en un organismo con nombres iguales o similares a las de unidades
en otro organismo.
Representacin:
En estos casos no se debe asumir que las funciones, la autoridad y la responsabilidad de
estas unidades son iguales y que se deben figurar en el mismo nivel en el diagrama ni con
la misma relacin de autoridad y responsabilidad. La determinacin de dnde y cmo
presentarlas en el diagrama depender del anlisis que se realice.
18. Situacin:
Organismos gubernamentales que tienen puestos de "ayudante de". Las funciones de esos
puestos son de tal naturaleza que la obligacin del incumbente es slo hacia el jefe. El
"ayudante de" no tiene autoridad directa sobre puesto alguno en la organizacin. Las
personas en tales puestos ayudan al jefe mediante la ejecucin de tareas especiales y se
diferencian de las restantes porque no toman parte en la supervisin y administracin
directa de ninguna funcin principal del organismo y en la mayor parte de los casos no
contribuyen directamente a la ejecucin de los objetivos de la institucin. Son ms bien,
ayudantes personales del jefe. La naturaleza de sus obligaciones, generalmente, no es
rutinaria ni repetitiva.
Representacin:
Debe omitirse la representacin de esos puestos en el diagrama de organizacin en forma
separada de la oficina del jefe, es decir, en una figura geomtrica separada. Esos puestos
forman parte de la oficina propia del jefe. No constituyen una unidad de trabajo separada.
En un diagrama de puestos es en el cual se debern reflejar los puestos de "ayudantes de,"
no en un diagrama de organizacin.
19. Situacin:
Organismo gubernamental con una estructura orgnica que requiere la representacin de
diferentes organismos o unidades de trabajo con variadas relaciones o condiciones
especiales. Esos se representan con tipos diversos de lneas y/o figuras geomtricas.

36
Representacin:
Aclarar la situacin o relacin, que en particular aplique a cada trazo o figura geomtrica,
con notas al calce y/o con leyenda, segn sea el caso. El nmero de las notas al calce
deber indicarse dentro de la figura geomtrica en la parte superior derecha. Las notas
debern aparecer en nmero correlativo desde el 1. Para determinar el nmero a asignarse
a cada figura geomtrica deber seguirse el orden o direccin de la forma normal de leer
y escribir (de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo).
Ver diagrama que se incluye a continuacin.

En las notas al calce donde se aclara la relacin especial con otros organismos, no es
necesario sealar la base legal que propicia esa relacin si la misma aparece en la parte
narrativa del documento que generalmente acompaa un diagrama.
La discrecin y lgica ayudarn a determinar cundo usar nota al calce y/o leyenda. Por
ejemplo, si en el diagrama aparece una sola relacin de adscripcin o de asesoramiento
para lo cual se usa la lnea entrecortada (-------) y una sola figura geomtrica que sea de
valor genrico o que sea diferente a las dems, se puede aclarar la situacin con:

37
a. Leyenda y nota al calce

b. Dos o ms notas al calce

38

BIBLIOGRAFIA
Libros
Hale, Richard D. Organizaciones, Estructura y Proceso
Prentice - Hall Hispanoamericana, S. A. Mxico, 1988
Henry Mintzberg, The Structuring of Organizations (Englewood Cliffs, N.J.;Prentice Hall, 1979), pp. 7, 185-186
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Nm. 11 (enero-febrero de 1981): 116
Stoner, James A. F. & Charles Wankel. Administracin. Prentice - Hall
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Microsoft Corp., Microsoft Powerpoint Handbook Copyright 1992 Microsoft Corp.,
Impreso en los Estados Unidos
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Users Tutorial & Reference Manual
First Edition, October 1991, Editado por Cathy Fineran
Creating Business Diagrams with Visio (Version 4)
Visio Corporation 520 Pike Street, Suite 1800 Seattle, Washington 98101-4001, USA
Publicaciones y Presentaciones
Oficina de Presupuesto y Gerencia, San Juan, Puerto Rico. "Diseo de Diagramas de
Organizacin: su Aplicacin en la Administracin Pblica de Puerto Rico". Revisado
diciembre, 1993.
Government Finance Review. Reengineering: Looking Sideways at the Finance Function.
April 1996.
Slye, Joseph M. Achieving Quality Results Through Employee Empowerment.
Presentation at Conferences of Restructuring Internal Conmunications in Government

39
Agencies presented by Internal Quality and Productivity Center. December 9-10, 1996.
Washington DC